“INFORME “EVENTO CUMPLEAÑOS”

PRESENTADO POR:

SANDRA REYES FARFÁN ESPERANZA RODRIGUEZ

DORIS PANTOJA CANDELARIA CABALLERO

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Técnico en Asistencia Administrativa

Resultado: organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales teniendo

en cuenta el objeto social de la empresa.

Sopó

Marzo, 28 de 2012

“INFORME “EVENTO CUMPLEAÑOS”

PRESENTADO POR:

SANDRA REYES FARFÁN ESPERANZA RODRIGUEZ

DORIS PANTOJA CANDELARIA CABALLERO

PRESENTADO A:

NELSON ENRIQUE VERA PRIETO

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Técnico en Asistencia Administrativa

Resultado organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales teniendo

en cuenta el objeto social de la empresa.

Sopó

Marzo, 28 de 2012

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Alistamiento del evento (pre – evento)

1.1 Registro de asistentes, invitados especiales y participantes.

1.2 Instalaciones locativas

1.3 Logística

2. Medios de divulgación

3. Fases de ejecución

3.1 Inauguración

3.2 Agenda

4. Registro fotográfico (evento)

4.1 Acondicionamiento del sitio de encuentro

4.2 Llegada de invitados

4.3 Inducción de Protocolo y Etiqueta

4.4 Comida

4.5 Concursos y premiación

4.6 Entrega de detalles

4.7 Entrega del premio de la rifa realizada para recoger fondos

5. Evaluación del evento (post-evento)

*Análisis

6. Presupuesto

6.1 Almuerzo

6.2 Torta de cumpleaños

6.3 Detalles y premios

7. Facturas correspondientes.

8. CONCLUSIONES

OBJETIVO GENERAL

Realizar un evento aplicando conocimientos vistos en clase, superando el resultado de aprendizaje

OBJETIVO ESPECÍFICOS

Levar a cabo el evento según puntos acordados con el profesor anticipadamente Compartir un momento agradable con los compañeros de clase y profesor.

-COMITÉ DE DOCUMENTACIÓN

Confirmar asistencia de los participantes y tomar recordatorio. Responsable Doris Pantoja

-COMITÉ DE DIVULGACIÓN

Comunicar a los participantes toda la información relacionada con el evento a través de correo electrónico. Responsable Sandra Reyes F -COMITÉ DE RECEPCIÓN Confirmar asistencia y recibir los invitados, ubicándolos de acuerdo a su orden de llegada, brindando comodidad a cada uno. Responsable Candelaria Caballero -COMITÉ LOGÍSTICO Estar al pendiente de todo el evento incluyendo (comida, concurso y premiación y entrega de detalles). Responsable Esperanza Rodríguez

1. Alistamiento del evento (pre – evento)

1.1 Registro de asistentes, invitados especiales y participantes.

La asistencia fue completa en cuanto a invitados en general a excepción de la profesora Deissy Rivera y el profesor Carlos Ramírez, que fueron invitados pero no pudieron asistir. 1.2 Instalaciones locativas.

Restaurante EL BALCÓN en Sopó

1.3 Logística Todo se manejo de acuerdo a la agenda, a excepción de un poco de retraso en las actividades a causa de la llegada tardía de los asistentes. 2. Medios de divulgación

Se envió la invitación con anticipación por medio del correo electrónico a cada uno

de los invitados, solicitando confirmación.

Hola! Nos sentiríamos enormemente

complacidas de contar con tu presencia

en el acto de cumpleaños de nuestras

compañeras, hecho bajo nuestra

responsabilidad

creativa. Lugar: Restaurante EL BALCÓN

Cra. 3 # 3 - 11 Sopó.

Fecha: Jueves 29 de marzo.

Hora: 3:00 p.m.

Uniforme con blusa de color Lila

Organiza. Doris Pantoja Sandra Reyes Candelaria Caballero

Esperanza Rodríguez

3. Fases de Ejecución 3.1 Inauguración Se dio la bienvenida al evento a los asistentes. 3.2 Agenda La actividad de tres y media horas estuvo acompañada de una inducción de protocolo y etiqueta en la mesa por parte de la propietaria del restaurante, seguida por la comida sencilla, un plato llamado Volován (un hojaldre con pollo y salsa de champiñones, una ensalada mixta) y jugo de uva.

Luego de terminar la comida se presento la torta de cumpleaños y se canto happy birthday a los homenajeados.

Se sirvió la torta con vino y luego de ello se hicieron una serie de concursos como: La persona que primero desgrane una mazorca Pelara una papa y le sacara el pellejo más largo Exprimiera más jugo de una naranja y Más rápido en coser un botón en un trozo de tela Acto seguido, se premiaron a los ganadores y se dieron los respectivos detalles a los homenajeados y el premio del ganador de la rifa. Al final por ser el mes de la mujer, se ofreció una flor a cada asistente mujer. 4. Registro fotográfico (evento)

4.1 Acondicionamiento del sitio de encuentro

4.2 Llegada de invitados

4.3 Inducción de Protocolo y Etiqueta

4.4 Comida

4.5 Concursos y premiación

4.6 Entrega de detalles

4.7 Entrega del premio de la rifa realizada para recoger fondos

5. Evaluación del evento (post-evento)

5.1 Análisis

Fue un evento muy bueno y bien organizado, se logro el objetivo principal que era

planificar un evento y desarrollarlo y por supuesto festejar el cumpleaños a nuestras

compañeras, hubo mucho trabajo en equipo e integración entre nuestros

compañeros.

5. Presupuesto

Total aprendices Cuota x aprendiz Total

12 $ 5.000 $ 60.000

3 $ 7.700 $ 23.100

total $ 83.100

Decidimos organizarnos en dos grupos y realizar actividades pro-fondos, se hizo a través de la venta de onces para los compañeros. Esta actividad se realizo con 23.100 que fue el aporte inicial de tres de las organizadoras de evento es decir $7.700 por cada una como se ve en el cuadro anterior, al finalizar el mes esta actividad dejo como utilidad, la suma de $65.000.

Adicionalmente a esto realizamos una segunda actividad que fue una rifa pro- fondos de una ancheta de productos alpina, un total de 100 boletas, por valor de $ 2.000 cada una, para un total de $200.000, de los cuales se invirtió $ 25.000 en el premio, sobrando $175.000 para la actividad del evento.

Para el evento contamos con un presupuesto de:

Total cuota aprendices $ 83.100

Total ventas $ 65.000

Total rifa $175.000

Suma totales $323.100

6.1 Almuerzo

Costo plato por persona $ 11.000

21 platos para un total de $ 231.000

Varios $ 22.500

Total almuerzo $253.500

6.2 Torta de cumpleaños

1 torta para 25 a 30 personas por un valor de $35.000

2 vinos Gran brindis $9.800

6.3 Detalles y premios

Detalles $ 21.400

Premios $ 5.400

Almuerzo $ 253.500

Torta $ 44.800

Detalles y premios $ 26.800

Suma totales $325 .100

Los $ 2.000 que faltaron los aportaron las organizadoras.

7. Facturas correspondientes.

8. CONCLUSIONES

Con la planeación y ejecución de este evento se pudo conocer que aspectos se deben tener en cuenta para realizar un evento en una organización. Lograr y entender la importancia del trabajo en equipo, en pro de lograr un objetivo Compartimos un momento agradable con nuestros compañeros y salimos de la rutina diaria. Le rendimos un homenaje a nuestros compañeros. Superamos el logro propuesto por el profesor.