Informe Fase I
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1 INFORME FINAL FASE I BIBLIOTECA PUBLICA MUNICIPAL ZENÓN SOLANO RICAURTE DE DUITAMA TECNOLOGIA DE GESTIÓN EN BIBLIOTECAS PUBLICAS Profesor: Arley Soto Aprendiz: Jorge Eduardo Ruiz Fonseca Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Duitama 2012 Duitama 1935
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Biblioteca Municipal Zenón Solano Ricaurte - Duitama
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INFORME FINAL FASE I
BIBLIOTECA PUBLICA MUNICIPAL ZENÓN SOLANO RICAURTE DE DUITAMA
TECNOLOGIA DE GESTIÓN EN BIBLIOTECAS PUBLICAS
Profesor: Arley Soto
Aprendiz: Jorge Eduardo Ruiz Fonseca
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Duitama
2012
Duitama 1935
2
TABLA DE CONTENIDO
1. RESUMEN EJECUTIVO. ....................................................................................................................... 4
2. MAPAS MUNICIPIO Y UBICACIÓN. ................................................................................................... 6
2.1 MAPA ZONA URBANA DEL MUNICIPIO DE DUITAMA. ....................................................... 6
2.2 MAPA ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE DUITAMA ........................................................... 6
2.3 UBICACIÓN. ................................................................................................................................... 7
3. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO. ......................................................................................................... 8
3.1 MISIÓN. ............................................................................................................................................ 8
3.2 VISIÓN. ............................................................................................................................................. 8
3.3 OBJETIVOS CORPORATIVOS ....................................................................................................... 9
3.4 CULTURA ORGANIZACIONAL .................................................................................................... 9
3.5 ENTORNO INTERNO .................................................................................................................... 10
3.5.1 Capacidad Directiva. ................................................................................................................. 10
3.5.2 Capacidad Competitiva. ............................................................................................................ 11
3.5.3 Capacidad Financiera. ............................................................................................................... 13
3.5.4 Capacidad Tecnológica. ............................................................................................................ 14
3.5.5 Capacidad Talento Humano. ..................................................................................................... 15
3.6. ENTORNO EXTERNO. ................................................................................................................. 16
3.6.1 Factores Económicos. ................................................................................................................ 16
Condiciones y tendencias generales de la economía que pueden ser factores relevantes en las
actividades de la organización. ........................................................................................................... 16
3.6.2 Factores Políticos. ..................................................................................................................... 17
Estamos sujetos a las actitudes y las acciones de los legisladores y líderes políticos y
gubernamentales. El gobierno tiene la particularidad de afectar prácticamente a todas las
empresas y todos los aspectos de la vida. .......................................................................................... 17
3.6.3. Factores Sociales. ..................................................................................................................... 17
3
El ambiente social se compone de actitudes, formas de ser, expectativas, grados de inteligencia y
educación, creencias y costumbres de las personas de un grupo o sociedad determinados. ............... 17
3.6.4. Factores Tecnológicos. ............................................................................................................. 18
Tecnología se refiere a la suma total del conocimiento que se tiene de las formas de hacer las cosas.
............................................................................................................................................................ 18
3.6.5 Factores Competitivos................................................................................................................ 19
Factores relativos a la calidad del servicio, mercadeo, oportunidades, ventajas y deseventajas ante la
competencia que buscan mejorar la organización. .............................................................................. 19
3.6.6. Factores Geográficos................................................................................................................. 19
Es todo el espacio físico o macro que rodea la organización, como la topografía, el clima, recursos
naturales, entre otros. .......................................................................................................................... 19
3.7 ANÁLISIS DOFA. .......................................................................................................................... 20
3.8 INDICADORES DE IMPACTO. .................................................................................................... 21
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS. ....................................................................................................... 22
ANEXOS. ................................................................................................................................................... 24
ANEXO 1. DIAGNÓSTICO DE USUARIOS. ..................................................................................... 24
ANEXO 2. DIAGNÓSTICO DE COLECCIONES. ............................................................................. 27
ANEXO 3. DIAGNÓSTICO DE PLANTA FÍSICA. ............................................................................ 31
ANEXO 4. DIAGNÓSTICO DE PROGRAMAS. ................................................................................ 36
ANEXO 5. DIAGNÓSTICO DE SERVICIOS. .................................................................................... 43
ANEXO 6. DIAGNÓSTICO DE REGLAMENTO. ............................................................................. 47
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1. RESUMEN EJECUTIVO.
Informe Final de la Fase I, realizado para la Biblioteca Pública Municipal Zenón Solano
Ricaurte de Duitama.
El municipio de Duitama se encuentra en el Departamento de Boyacá, ubicado en la región
centro oriental del país. El área municipal es de 229 Km2, su altura barométrica es de 2.532
metros sobre el nivel del mar; la temperatura promedio es de 14.2 °C. Es un asentamiento
anterior a la llegada de los españoles, por esta razón no se conoce fecha de fundación ni nombre
de fundador alguno. Es llamada así en honor al cacique “Tundama o Duitama”, señor absoluto y
poderoso de origen chibcha.
Duitama tiene una población estimada para el año 2011 de 110.911 habitantes, es el centro
terrestre del nororiente del departamento. Tiene una gran actividad comercial e industrial con
diferentes empresas consolidadas a través de varios años. Los sistemas de salud, educación,
seguridad y de agricultura son los que más demanda tienen y su organización no alcanza a cubrir
las necesidades de la población, aspecto genera inconformidad en la población. La biblioteca está
ubicada en la diagonal 16 Nº20-41 y fue creada como pública mediante el Decreto Nº010 del 6
de junio de 1997. El señor Zenón Solano Ricaurte donó su biblioteca al municipio para crear la
biblioteca y por este motivo lleva su nombre. Inicialmente por donaciones se empezó a aumentar
su inventario y ahora ya se puede hacer por compras directas, lo que permite satisfacer en parte
las necesidades de los diferentes usuarios.
El diagnóstico estratégico nos permite tener claridad sobre el futuro de la biblioteca (visión),
el compromiso que se tiene con la comunidad (misión) y las acciones específicas para atender la
población en sus necesidades de lectura y escritura, básicamente. El principal problema que ha
superado la biblioteca fue el financiero y ahora con recursos incursiona con talleres de lectura y
escritura en los diferentes segmentos de la población, al igual que se está actualizando su
material bibliográfico.
La biblioteca mantiene un promedio de 20.000 usuarios atendidos en sala por año desde el
2004, sus programas de promoción de lectura son recientes y se mantienen en ejecución con
algunos problemas de periodicidad. En la biblioteca labora un funcionario de planta profesional
en Administración Industrial y se contrata un promedio de tres a cuatro talleristas profesionales
en preescolar o con gran experiencia los diferentes géneros literarios.
Esta información se logró consolidar con la ayuda de los talleristas y usuarios de la
biblioteca. Se realizaron charlas con ellos, relacionadas con los diferentes tópicos requeridos en
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el diagnóstico. Realmente se debió hacer un concienzudo estudio con toda la comunidad, hecho
que por tiempo y personal no se pudo llevar a cabo totalmente, pero se debe resaltar que la
información obtenida es muy importante.
Las debilidades más notorias son, toma de decisiones propias; sala de cómputo en las
mismas instalaciones de la Biblioteca; conocimiento de la comunidad; decisiones unilaterales de
la Gerencia General; número de funcionarios de planta. La causa principal de estas debilidades
es no ser un ente autónomo, independiente administrativa y financieramente. Las fortalezas como
el servicio de préstamo externo flexible; calidad en la colección en literatura; recursos
económicos del SGP y estampilla Procultura; la colección sistematizada en el gestor de bases de
datos FoxPro y se considera siempre en el usuario como la persona más importante que tiene la
Biblioteca.
En cuanto a las amenazas, recortes o aplazamientos financieros; cantidad de
establecimientos de internet; libre utilización del internet y bajo interés por la lectura. De estas
últimas podemos encontrar sus causas en la familia y en los establecimientos educativos. Ellos
no orientan de manera eficaz a los niños, adolescentes y jóvenes en el uso adecuado de la
tecnología y en la necesidad de la lectura y su comprensión. Los aplazamientos financieros
dependen de la administración municipal.
El diagnóstico de usuarios nos da información sobre la población afiliada y atendida, para el
caso el año 2011. El diagnóstico de colecciones nos permite ver la demanda del material
bibliográfico, los procesos de adquisiciones y donaciones de la biblioteca. El diagnóstico de
planta física refleja los espacios con que se cuentan y los indicadores de espacios nos dan una
idea de la precaria situación actual. El diagnóstico programas y servicios es el recuento detallado
de las ejecutorias que se han llevado a cabo en el transcurso de estos años. El diagnóstico
reglamento nos permite detectar aspectos que no se han tenido en cuenta o que ya sobran en él,
con el fin de actualizarlo e implementarlo.
Las estrategias utilizadas fueron el estudio de la comunidad en una población aproximada de
120.000 habitantes, segmentándola para poder detallar con más precisión sus preferencias y
gustos por la lectura y la escritura. Por otra parte, la estrategia de operaciones conjuntas entre la
comunidad y una biblioteca autónoma es importante para ofrecer los servicios de la biblioteca.
Como conclusión general, debemos resaltar que este estudio es fundamental para empezar a
cambiar la manera como estamos trabajando con la comunidad y en nuestro puesto de trabajo.
Estamos adquiriendo herramientas que ayudarán a mejorar nuestro desempeño, pensando
siempre en la satisfacción de nuestros clientes, nuestros usuarios, insumo primordial de nuestra
razón laboral y social.
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2. MAPAS MUNICIPIO Y UBICACIÓN.
2.1 MAPA ZONA URBANA DEL MUNICIPIO DE DUITAMA.
2.2 MAPA ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE DUITAMA
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2.3 UBICACIÓN.
Foto satelital de la ubicación de la Biblioteca Pública Municipal
Zenón Solano Ricaurte de Duitama
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3. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO.
3.1 MISIÓN.
La Biblioteca Pública Municipal Zenón Solano Ricaurte de Duitama, asume la
responsabilidad social de fomentar el desarrollo cultural de toda nuestra comunidad, adquiriendo
en diversos formatos la información con el fin de ayudarla en sus procesos de investigación,
aprendizaje y recreación.
Se facilitará el libre acceso y difusión de esta información por medio de excelentes servicios
en promoción de la lectura y la escritura con el objetivo de formar usuarios críticos e
independientes.
Nos interesa afianzar las relaciones con nuestros usuarios actuales, pero igualmente,
deseamos llegar a aquellos no lectores. Debemos aprovechar las ventajas que ofrecen las nuevas
tecnologías integrándolas al proceso lector y en general debemos ser una entidad con una
diversidad de servicios para lograr la plena satisfacción de los usuarios y cumplir nuestro
compromiso con ellos.
3.2 VISIÓN.
En la Biblioteca Pública Municipal Zenón Solano Ricaurte de Duitama, nos vemos en un
periodo de dos (2) años como el Centro Cultural líder del municipio.
Nos vemos siendo innovadores en los servicios de información a la comunidad, adquiriendo
recursos tecnológicos y materiales bibliográficos de excelente calidad, buscando la excelencia y
mejoramiento continuo en nuestros servicios.
Contaremos con personal calificado, eficiente y eficaz, comprometido y en función del
usuario: conociéndolo, orientándolo y escuchándolo.
Nos vemos ampliando el cubrimiento y acceso de la población en general a los servicios y
programas que promocionamos.
Nos vemos convocando la participación de la ciudadanía en la cultura y por tanto,
contribuyendo a la formación de una real cultura ciudadana.
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3.3 OBJETIVOS CORPORATIVOS
En el desarrollo de su misión, la Biblioteca Pública Municipal Zenón Solano Ricaurte de
Duitama, tendrá como objetivos corporativos, los siguientes:
Como orientación hacia el usuario se crearán talleres de promoción de lectura y escritura
para cada segmento de la población durante los dos próximos años.
El objetivo de crecimiento es el de aumentar en un 20% la cantidad de usuarios afiliados a la
biblioteca cada año.
Como objetivo de calidad tenemos el de actualizar y diversificar la colección de la
biblioteca con criterios de calidad y según las necesidades o solicitudes de los usuarios.
En productividad laboral prepararemos a todo nuestro personal con por lo menos dos
capacitaciones en las áreas de promoción de lectura y escritura y en mantenimiento del material
bibliográfico.
Aumentar un 10% nuestros recursos financieros por medio de alianzas con la empresa
privada y organizaciones oficiales.
En responsabilidad social, por medio de diferentes campañas de publicidad ofertar los
servicios de la biblioteca, en especial en las comunidades menos favorecidas, para consolidar
nuestro liderazgo cultural.
En desarrollo tecnológico estaremos atentos a actualizar nuestros computadores tanto en
aplicaciones como en equipos.
Para mejorar nuestra productividad laboral en los servicios al cliente conoceremos los
conceptos de los usuarios sobre nuestro trabajo realizado. Tenemos claro que ellos son el
principio y fin de nuestras actividades.
3.4 CULTURA ORGANIZACIONAL
La Biblioteca Pública Municipal como entidad adscrita al Instituto de Cultura y
CULTURAMA, depende de él tanto administrativa como financieramente. La iniciativa
individual reflejada en la independencia y libertad que se tiene para ejecutar programas está muy
limitada, esto debido a la directriz del Gerente General del Instituto, según la cual, la Gerencia
debe tomar todas las decisiones administrativas y culturales.
10
La responsabilidad que se tiene en el cargo se limita a la atención al público y
mantenimiento de la colección nada más y para responder por las actividades administrativas
propias del cargo. De igual manera la tolerancia al riesgo no se permite lo que es un obstáculo
para el desarrollo de la Biblioteca.
3.5 ENTORNO INTERNO
Se analizan las capacidades Directiva, Competitiva, Financiera, Tecnológica y Talento
Humano.
3.5.1 Capacidad Directiva.
CAPACIDAD DIRECTIVA FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO
A M B A M B A M B
Toma de decisiones propias X X
Planeamiento de actividades X X
Independencia administrativa X X
Coordinación actividades X X
Control en la ejecución X X
Comunicación en el proceso
administrativo
X X
Falta de apoyo administrativo X X
Nivel de autonomía X X
Imagen corporativa X X
Ejecución de actividades X X
Análisis. Las deficiencias altas son generadas por el excesivo rol de autoridad asumido por
el Gerente General de Culturama, reflejado en la creencia que él conoce cómo se deben hacer o
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ejecutar los diferentes procesos y servicios de la biblioteca a la comunidad sin tener en cuenta las
apreciaciones y experiencia de los funcionarios. El control es una herramienta administrativa
muy eficaz, pero en nuestro caso es exagerado y lo único que permite vislumbrar es que no se
tiene confianza en las ejecutorias.
La fortaleza alta del planeamiento de actividades obedece a la experiencia que se tiene en el
cargo. Se planea desde el primer mes del año con el fin de ofrecer una variada programación de
actividades enfocadas, principalmente, en la lectura y la escritura. La Red de Bibliotecas de
Boyacá, desde su administración anterior inició la exigencia de hacer un Plan de Acción muy
detallado y esto nos ha servido para organizar y planear nuestras actividades de mejor manera.
3.5.2 Capacidad Competitiva.
CAPACIDAD COMPETITIVA FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO
A M B A M B A M B
Calidad del servicio X X
Horario de atención X X
Calidad en la colección en literatura X X
Ubicación geográfica en el
municipio
X X
Programación de actividades
culturales
X X
Presentación de muebles y enseres X X
Acceso a las instalaciones X X
Servicio de préstamo externo flexible X X
Atención al cliente X X
Infraestructura - espacio físico X X
Sala de cómputo en las mismas
instalaciones de la municipal
X X
Servicios con gratuidad X X
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Títulos variados en diferentes áreas X X
Devolución por préstamos X X
Lealtad y satisfacción de usuarios X X
Exigencia de calidad en
adquisiciones y dotaciones
X X
Mantenimiento y arreglos menores
de títulos
X X
Conocimiento de la comunidad X X
Programas de apoyo
interbibliotecario
X X
Títulos obsoletos en la colección X X
No tener sede propia X X
Publicidad en los medios virtuales X X
Análisis. La fortaleza alta de la colección en literatura se debe al compromiso por ofrecer lo
mejor y en el momento esta área cuenta con un considerable número de títulos de muy buena
calidad en su presentación y contenido.
El servicio de préstamo externo es muy flexible y se basa en buscar satisfacer al máximo al
usuario. Son muy pocos los títulos que no se prestan y el plazo de entrega es concertado con el
usuario y así afianzar la confianza mutua.
La sala de cómputo en las mismas instalaciones es una debilidad alta porque las
capacitaciones que se dictan en ella interrumpen o incomodan a los usuarios, es decir, es una
molestia en ambos sentidos.
La biblioteca comparte la sede con el Culturama, esta es una debilidad porque los procesos
educativos de la biblioteca se ven interrumpidos y limitados por falta de espacios y por las
actividades artísticas del Instituto, como ensayos de banda y de grupos de danzas, entre otros.
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3.5.3 Capacidad Financiera.
CAPACIDAD FINANCIERA FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO
A M B A M B A M B
Recursos económicos del SGP y
estampilla Procultura
X X
Seguridad o confiabilidad para
proveedores
X X
Proceso de contratación estatal X X
Decisiones unilaterales de la
Gerencia General
X X
Recorte o aplazamiento de recursos X X
Análisis. Esta fortaleza alta, recursos económicos obtenidos por el SGP y la estampilla
Procultura, es fundamental para el desarrollo de los programas de la biblioteca. Son recursos
generosos que permiten planificar y ejecutar los planes de la biblioteca. Como en el proceso
estatal, su giro demora unos meses, pero su impacto es de todas maneras alto.
La debilidad alta de las decisiones unilaterales de la Gerencia General de Culturama, se
manifiestan en actividades que no tiene un objetivo claro, por tanto se malgastan recursos.
El proceso de contratación estatal es un gran obstáculo. Sus requisitos, tiempos de Ley para
ejecutar acciones y especialmente la escogencia del producto de menor valor sin importar la
calidad. Si bien lo que se busca es la transparencia en la contratación, a la larga se convierte en
un cuello de botella para proveedores y en la escogencia de ellos, en algunos casos, de manera
amañada.
.
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3.5.4 Capacidad Tecnológica.
CAPACIDAD TECNOLÓGICA FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO
A M B A M B A M B
La colección sistematizada en el
gestor de bases de datos FoxPro
X X
Carencia del sistema SIABUC X X
Sala de Cómputo con 30
computadores
X X
Manejo de licencias de las
aplicaciones
X X
Colección sin control sistematizado
físico para inventario y préstamos
X X
Servicio de fotocopiado X X
Conectividad a internet X X
Puerta de entrada y salida con el
dispositivo de control de títulos
X X
Análisis. Ante la ausencia del sistema SIABUC, se implementó un programa en el gestor de
basa de datos FoxPro con distintas rutinas para inventario, usuarios y préstamo de títulos para
facilitar los diferentes procesos. No tenemos el sistema SIABUC porque no hicimos parte del
primer plan de apoyo a las bibliotecas, sin embargo en las diferentes capacitaciones sobre el
sistema, se ha tomado nota de los procesos novedosos que maneja y se han implementado en el
que se hizo.
Se tiene una conectividad reducida que no permite trabajar con eficiencia en los 30
computadores de la Sala de Cómputo. Esta debilidad es susceptible de superarla a corto plazo ya
que el impulso a las nuevas tecnologías en el municipio va en aumento y consigo lleva la
posibilidad de ampliar la conectividad.
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3.5.5 Capacidad Talento Humano.
CAPACIDAD TALENTO
HUMANO
FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO
A M B A M B A M B
Número de funcionarios de planta X X
Nivel académico X X
Calidades pedagógicas y de
conocimientos de talleristas y
promotor de lectura
X X
Estabilidad del personal de planta X X
Estabilidad de talleristas y promotor
de lectura
X X
Pertenencia del grupo humano X X
Nivel de remuneración X X
Experiencia del grupo humano X X
Aporte de los estudiantes de Servicio
Social
X X
Análisis. La calidad de los talleristas y del promotor de lectura es una fortaleza alta porque
son profesionales que tienen las cualidades académicas y pedagógicas para tener un excelente
desempeño en su trabajo. La experiencia es amplia ya que llevan varios años en esta labor.
Es una debilidad alta tener solo un funcionario de planta porque se debe recurrir a la
contratación temporal para complementar las demás actividades de la biblioteca. Se necesita al
menos otra persona en la dependencia. Esta acción permitiría que la biblioteca no se cerrara en
su horario normal e igualmente el horario se podría ampliar en más días a la semana y en su
horario del día.
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3.6. ENTORNO EXTERNO.
Son una serie de factores que afectan a toda la sociedad y a todas las empresas existentes en
ella. Es cierto que es muy difícil evitar algunas repercuciones de estas fuerzas externas en la
organización, entonces nuestra única alternativa es responder a ellas para identificar, evaluar y
reaccionar ante las consecuencias que nos deparen.
Con una población aproximada de 120.000 habitantes es fundamental hacer el estudio
profundo de la comunidad. La alternativa de segmentar la población puede ser un primer paso
para comenzar su estudio
El entorno externo está compuesto por los factores económicos, políticos, sociales,
tecnológicos, competitivos y geográficos.
3.6.1 Factores Económicos.
Condiciones y tendencias generales de la economía que pueden ser factores relevantes en las
actividades de la organización.
CALIFICACIÓN
FACTORES ECONÓMICOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO
A M B A M B A M B
Recesión de la economía nacional. X X
Recortes o aplazamientos financieros
en la admon municipal.
X X
Baja significativa en la contratación
municipal.
X X
Alto índice del costo de vida. X X
Nuevos recursos económicos por
exención de impuestos.
X X
La amenaza alta por los recortes o aplazamientos de los recursos financieros por parte de la
administración municipal, es latente, se puede presentar en cualquier tiempo del año y requiere
de mucha atención para evitar que se pierdan los recursos.
17
3.6.2 Factores Políticos.
Estamos sujetos a las actitudes y las acciones de los legisladores y líderes políticos y
gubernamentales. El gobierno tiene la particularidad de afectar prácticamente a todas las
empresas y todos los aspectos de la vida.
CALIFICACIÓN
FACTORES POLÍTICOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO
A M B A M B A M B
Cumplimiento Ley de Bibliotecas. X X
Apoyo y reconocimiento en el
Concejo Municipal.
X X
Apoyo irrestricto de la Alcaldía y
Gabinete Municipal.
X X
Nuevas disposiciones o normatividad
del Mincultura o Biblioteca Nacional
de Colombia.
X X
Tener la Ley 1379 del 15 de enero de 2010 o Ley de Bibliotecas Públicas es una garantía
que debemos aprovechar y hacer cumplir a cabalidad por todos los estamentos que se relacionen
con la Biblioteca. Debemos conocerla, estudiarla, analizarla y ponerla en práctica para poder así
exigir y respaldar su formulación.
3.6.3. Factores Sociales.
El ambiente social se compone de actitudes, formas de ser, expectativas, grados de
inteligencia y educación, creencias y costumbres de las personas de un grupo o sociedad
determinados.
CALIFICACIÓN
FACTORES SOCIALES
OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO
A M B A M B A M B
Aumento de la población por
desplazamientos.
X X
18
Número de instituciones educativas. X X
Actividad artística variada. X X
Bajo interés por la lectura. X X
El alto número de instituciones educativas de la ciudad es una oportunidad alta, ya que nos
permite tener una amplia población para atender con nuestros servicios y programas. El bajo
interés por la lectura es una amenaza alta que debemos combatir con diferentes estrategias en
promoción de lectura.
3.6.4. Factores Tecnológicos.
Tecnología se refiere a la suma total del conocimiento que se tiene de las formas de hacer
las cosas.
CALIFICACIÓN
FACTORES TECNOLÓGICOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO
A M B A M B A M B
Funcionamiento de 16 centros TICs
en el municipio.
X X
La Biblioteca como centro TIC de
capacitación y aprendizaje.
X X
Mercado de libros digitales y
dispositivos electrónicos.
X X
Implementación de Intranet o carpeta
en red para la administración
municipal.
X X
Es una oportunidad alta tener la biblioteca como un centro TIC de capacitación y apredizaje
a la comunidad, en especial a los adultos y adultos mayores. Capacitaciones en sistemas básicos
y progrmas de diseño.
19
3.6.5 Factores Competitivos.
Factores relativos a la calidad del servicio, mercadeo, oportunidades, ventajas y
deseventajas ante la competencia que buscan mejorar la organización.
CALIFICACIÓN
FACTORES COMPETITIVOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO
A M B A M B A M B
Dos bibliotecas en el municipio. X X
Programas o campañas culturales de
nivel nacional.
X X
Libre utilización del internet. X X
Es una amenaza alta el uso del internet por parte de toda la población sin un control claro, es
decir como herramienta de aprendizaje y conocimiento conlleva a tener una población que busca
el facilismo y abandona el análisis al limitarse a cortar y pegar e inclusive al plagio.
3.6.6. Factores Geográficos.
Es todo el espacio físico o macro que rodea la organización, como la topografía, el clima,
recursos naturales, entre otros.
CALIFICACIÓN
FACTORES GEOGRÁFICOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO
A M B A M B A M B
Diferentes vías de acceso al
municipio.
X X
Polo de desarrollo de la Provincia. X X
Cantidad de establecimientos de
internet.
X X
La gran cantidad de establecimiento de internet es una amenaza alta porque menos personas
frecuentan la biblioteca en busca los libros que les proporcionen conocimento y diversión, siendo
esto un factor directo para las estadísticas de baja lectura.
20
3.7 ANÁLISIS DOFA.
ANÁLISIS DOFA OPORTUNIDADES AMENAZAS
EXTERNO
INTERNO
La Biblioteca como centro
TIC de capacitación y
aprendizaje.
Número de instituciones
educativas.
Cumplimiento Ley de
Bibliotecas.
Cantidad de establecimientos de
internet.
Libre utilización del internet.
Bajo interés por la lectura.
Recortes o aplazamientos
financieros.
FORTALEZAS
Servicio de préstamo
externo flexible
Calidad en la colección
en literatura
Recursos económicos
del SGP y estampilla
Procultura
La colección
sistematizada en el
gestor de bases de datos
FoxPro.
Esta combinación de
fortalezas y oportunidades
para la Biblioteca, nos
muestra que las
oportunidades son básicas
para contrarestar las
fortalezas. Aquí encontramos
una estrategia de
Operaciones Conjuntas entre
el conglomerado de la
comunidad y la misión de la
Biblioteca Pública.
La Biblioteca debe hacer frente a
estas amenazas con políticas
directas de promoción de lectura,
informando a la comunidad del
uso eficiente del internet y
especialmente se debe
concientizar a la administración
municipal que los recursos
económicos son una inversión
social.
DEBILIDADES
Toma de decisiones
propias
Sala de Cómputo en las
mismas instalaciones de
la Biblioteca.
Conocimiento de la
comunidad.
Decisiones unilaterales
de la Gerencia General.
Número de funcionarios
de planta.
Como primer paso se debe
buscar una estrategia para
que la Biblioteca tenga
autonomía, lo que no
significa desconocer la
autoridad de Culturama y un
segundo paso, fundamental,
es conocer la comunidad lo
cual regula el
funcionamiento de la
Biblioteca.
Tanto las amenazas como las
debilidades deben tratarse con
especial atención y es
fundamental minimizar las
consecuencias cuando no se pueda
tener una solución, es decir, se
debe pensar en otras opciones que
mitiguen sus efectos negativos.
21
3.8 INDICADORES DE IMPACTO.
Municipio. Nº de
Bibliotecas
Usuarios
carnetizados
en 2011.
C
Préstamos
externos
en 2011.
D
Población
municipio
en 2011.
E
Usuarios
proporción
de la
población
C/E
Préstamo
Per cápita.
D/E
Belén 1 320 1.500 8.206 0.038 0.182
Duitama 2 1.386 6.281 110.911/2
=
55.456
0.025 0.113
Muzo 1 0 0 9.668 0 0
Santa
Rosa de
Viterbo
1 520 208 13.384 0.038 0.015
Fuente: Red Departamental de Bibliotecas Públicas. Reporte Mensual de Estadísticas e
información suministrada por los bibliotecarios de cada municipio.
22
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Rendón Giraldo, N. E. (1998). Los Estudios de Comunidad en Bibliotecas Públicas.
Información: producción, comunicación y servicios., 8(35), 7–12.
Rodríguez Santa María, G. M. (2011). Bibliotecas vivas: las bibliotecas públicas que queremos.
Bogotá: Ministerio de Cultura. Biblioteca Nacional de Colombia.
Serna, H. (2000). Gerencia estratégica (7th ed.). 3R Editores.
24
ANEXOS.
ANEXO 1. DIAGNÓSTICO DE USUARIOS.
Segmento poblacional afiliado.
Usuarios
Edades
Estimado de
población
2011 (A)
Usuarios
reales
(afiliados)
2011 (B)
Usuarios
potenciales
(no afiliados)
Usuarios como
proporción de
población.
(B/A)*100 (%)
Primera
infancia
13.456 3 13.453 0.02
Niños 13.127 93 13.034 0.7
Adolecentes 10.690 190 10.500 1.8
Jóvenes 15.242 135 15.107 0.9
Adultos 46.439 92 46.347 0.2
Adultos
mayores
12.017 6 12.011 0.05
Totales 110.911 519 110.392
Fuente: Censo DANE proyección para segmentos de población de Duitama/2011.
25
En nuestro municipio el segmento de población más alto es el de adultos, sin embargo los
adolescentes son el segmento que tiene más afiliados en la biblioteca. La razón principal es que
este segmento la utiliza como medio de ayuda para la solución de tareas, ya sea por medio de
textos o por el computador y en un análisis más detallado, el uso del computador es más
generalizado. Los jóvenes están en el segundo lugar, allí también predomina la consulta de
carácter académico puesto que tenemos una universidad presencial y tres a distancia, además de
instituciones de educación técnica.
Para el caso de los niños, ellos prefieren más la lectura de cuentos, no es tan marcado el
empleo de la biblioteca para la consulta de textos escolares o para tareas y los adultos demandan
más los servicios por el préstamo externo de literatura. Los segmentos del adulto mayor y la
primera infancia tienen muy poca presencia y por lo tanto, es a ellos a los que debemos prestar
más atención para ofrecer nuestros servicios.
Segmento poblacional atendido.
Usuarios
Edades
Estimado de
población
2011 (A)
Usuarios
atendidos
2011 (B)
Usuarios
atendidos como
proporción de
población.
(B/A)*100 (%)
Primera
infancia
13.456 474 4
Niños 13.127 4.207 32
Adolecentes 10.690 4.826 45
Jóvenes 15.242 4.466 29
Adultos 46.439 4.628 10
Adultos
mayores
12.017 387 3
Totales 110.911 18.988
26
Fuente: Registro mensual de estadísticas, Red de Bibliotecas Públicas de Boyacá.
En esta estadística solamente se tiene en cuenta los usuarios que entraron a la Biblioteca
Municipal, es decir no se incluyen los usuarios de la Sala de Cómputo.
Los adolescentes es el grupo poblacional más representativo para la biblioteca en cuanto a
atención en sala. Su composición está dada por estar entre los 13 y 17 años, es decir los
estudiantes de séptimo a undécimo grado. Como se explicó en el cuadro anterior, ellos utilizan
los servicios de consulta en la mayoría de los casos. De igual manera se puede explicar para los
segmentos de niños y jóvenes, ellos utilizan la biblioteca más para consulta de tareas y trabajos.
En porcentaje menor están los adultos primera infancia y adulto mayor, que son segmentos que
debemos atender con mayor amplitud.
27
ANEXO 2. DIAGNÓSTICO DE COLECCIONES.
DIAGNÓSTICO DE COLECCIONES.
Para el diagnóstico de colecciones se emplean los siguientes indicadores.
Volumen de Transacciones por Año:
VTA= (# ítem fondo usado préstamo+ ítem fondo usados en sala)/ # ítem fondo
VTA= (6.281 +13.464) / 11.262 VTA= 1.75 ítems fueron usados en el 2011.
El número de usados en sala es un estimativo puesto que no se lleva su estimativo diario. No
se han hecho encuestas para sondeo de medición de usos.
Porcentaje de ítems por Área Temática:
PAT= # ítems área temática / # ítem fondo
Área temática: Literatura, esta área está compuesta por los géneros de novela, cuento, poesía
teatro y ensayo.
PAT= 2.905 / 11.262 PAT= 25.8% de los ítems de la colección son del área de literatura.
Descartes: los descartes que se han hecho, en este año, corresponden al grado de
deterioro del título y por la calidad de contenido.
D= # ítems descartados / # ítems fondo D = 359/11.262 D=3.19% de ítems de la
colección se han descartado, como es un índice menor, se puede interpretar que la colección en
general se conserva en buen estado y su calidad está entre aceptable y buena. En este proceso de
descarte se lleva una base de datos paralela con todos los títulos descartados tal como aparecen
en la original y el destino final del libro es el reciclaje.
En la colección se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
El material antiguo se expone a los usuarios y visitantes en vitrinas dentro de la Biblioteca
con su respectiva ficha informativa. Estos ejemplares ya no hacen parte de la base de datos y se
28
prestan únicamente para consulta en la sala. Los siguientes son los tres títulos más antiguos que
posee la biblioteca:
Título Autor Año Área
Finezas de Jesús sacramentado
para con los hombre, e
ingratitudes de los hombres
para con Jesús sacramentado.
P. Fr. Juan Joseph de Santa
Teresa, Carmelita Descalzo.
1.752.
Cádiz
Religión
Espíritu del derecho. Tomo II. D. J. Pagés. Abogado de la
Corte Real de París.
1825.
París
Derecho
Promptuario de la Theología
Moral.
Por don Francisco Santos, y
Grosin, Presbítero.
1826.
Madrid
Religión.
En cuanto a publicaciones periódicas y seriadas, se tiene dos periódicos de circulación
nacional y uno de circulación departamental con suscripción por un año. Llegan otros periódicos
en calidad de donación como UN periódico y el de la UPTC. Estos periódicos se guardan durante
un semestre y luego se reciclan. En publicaciones seriadas se tiene básicamente revistas de tipo
cultural como El Malpensante, Arcadia, Número y Humboldt. Con información económica se
tiene la revista Dinero y en información general las revistas Semana y Semana Cocina. Se ha
intentado hacer los respectivos índices, pero no se han terminado. Se tienen 142 ejemplares que
se han adquirido con un costo total de $993.200, esto en los años 2011 y 2012. No se cuenta con
un servicio de microfilmación ni de fotocopiado, para este caso se deben tomar las copias fuera
de la biblioteca. Es muy poco el material que se tiene en otros idiomas.
Desde este año se inició una estadística para determinar los títulos que más préstamo
externo tienen, los siguientes son algunos de los libros más prestados:
Título Autor Veces
prestado
El cálculo Leithold Louis 33
Que risa! Colmos y exageraciones,
chistes
Varios autores 25
29
Algebra Baldor Aurelio 23
Termodinámica Cengel Yanus – Boles Michael A. 21
Cien años de soledad Garcia Marquez Gabriel 20
No te rías, pepe Kasza Keiko 17
Mi día de suerte Kasza Keiko 16
Putas asesinas Bolaño Roberto 15
Tenemos un exhibidor con el nombre de “Provocación” y en él se ponen los libros de
autores que tengan celebraciones de nacimiento o muerte o novedades por concepto de
adquisiciones. Es verdad que la mayoría de los usuarios visitan primero este sitio, es una
invitación a la lectura.
Para la compra de material bibliográfico se tiene la siguiente tabla por años y su respectivo
gráfico:
Año Ítems comprados Valor total
2001 116 $ 2’029.750
2002 453 14’544.875
2003 103 5’040.600
2004 137 3’533.300
2005 76 2’549.100
2006 263 8’316.800
2007 360 13’007.950
2008 0 0
2009 0 0
2010 241 10’277.700
2011 0 0
Totales 1.749 $59’300.075
30
Fuente: Base de datos Biblioteca Pública Municipal de Duitama
En los años 2008 y 2009 no se compró material bibliográfico, porque los recursos se
destinaron para la adecuación de espacios físicos de la biblioteca y en el 2011 porque la
Directora de turno no lo permitió.
Se tiene el sistema de trueque en el cual los usuarios pueden cambiar sus libros por los que
ofrecemos. Estos libros que se ofrecen son donaciones de los mismos usuarios que ya tenemos y
que están en buen estado. De nuestra parte el trueque está sujeto a la calidad, disponibilidad y
oportunidad. Este sistema ha gustado a los usuarios y muchas veces ellos donan más libros al
saber que lo que buscamos es beneficio de las dos partes.
En la evaluación general de la colección, el método centrado en los materiales será el
escogido, en un futuro próximo, para hacer la evaluación. Utilizaremos la opción del evaluador
‘anónimo´ porque contamos con la persona que conoce muy bien la colección y en general
domina la información básica sobre diferente material bibliográfico.
Tenemos muy poca información para hacer el Indicador del Balance de la Colección (CBI)
puesto que los registros de préstamos son solo de un año y medio.
31
ANEXO 3. DIAGNÓSTICO DE PLANTA FÍSICA.
Plano planta física.
La biblioteca está ubicada en la casona Culturama, construcción que se debió iniciar por el
año1864 y en donde inició labores el colegio Solano. Su construcción es en adobe, caña brava,
teja de barro, el frente y columnas externas en piedra. En la adecuación de espacio que se hizo a
finales del año 2008 y principios del 2009, se dejaron las siguientes dependencias: Biblioteca
Municipal (Salas A- 91 m² y B); Sala de Cómputo (Sala B, área de 70 m²); Bodega o depósito
(área 18 m²) Sala de lectura y/o eventos culturales, la actual administración de Culturama la
quitó para pasar las oficinas administrativas (área de 56 m²); Telecentro, ahora administrado por
la Secretaría de las TICs (área 27 m²); Aula de tecnología para sordo ciegos, ahora administrada
por la Secretaría de Salud (área 28 m²).
En la Sala A la iluminación la dan dos ventanales y tres lámparas fluorescentes de 90 y toda
la entrada que es una puerta grande en madera y vidrio, la Sala B tiene dos ventanales fijos y tres
lámparas fluorescentes de 90 y la bodega tiene una lámpara fluorescentes de 90.
Sala A
Sala
B
Estantería
Mesa de consulta
Puesto para computador
Baños Hombres Baños Mujeres
Depósito
Maletero
Recepción y préstamos
V e n t a n a V e n t a n a
V e n t a n a
Ve
nta
na
Ve
nta
na
Sa
lid
a d
ee
me
rge
nc
ia
Entrada
Patio
Convenciones
32
La ventilación se da por la puerta de entrada y una ventana de la sala A. Las salas no tienen
impacto de humedad pero la temperatura es baja, 10°C por techos altos, durante todo el día, tiene
buena acústica y para su accesibilidad cuenta con pasillos y ramplas.
Las estanterías son de 100*44*200 cm. Las que están en el centro de las salas son dobles
con cinco entrepaños y las que están contra la pared son sencillas, también con cinco entrepaños.
Descripción general de los espacios de la biblioteca
EXTERIOR.
Áreas abiertas.
Fachadas.
Vista general de la Casona-Culturama.
En estas instalaciones se encuentran el
Instituto de Cultura y Bellas Artes,
Culturama y la Biblioteca Pública
Municipal Zenón Solano Ricaurte de
Duitama.
Fachadas de acceso a la Biblioteca. Puerta principal en
madera y vidrio que le da mucha claridad al interior.
33
INTERIOR.
Administración y maletero.
Sala de lectura.
Sala de Cómputo.
Ubicados al costado derecho de
la entrada a la Biblioteca.
Puesto administrativo. Punto de
atención al usuario. El maletero
tiene una capacidad para de 36
puestos.
Esta es la Sala A, compuesta de ocho mesas para 46 sillas, 35
estanterías y dos vitrinas de exposición de libros antiguos,
puesto administrativo y maletero.
Esta es la Sala B que tiene dos usos:
primero como sala de consulta con tres
mesas, 18 sillas y 10 estanterías y,
segundo como aula virtual con 30
computadores. En esta sala se encuentra
la salida de emergencia.
34
Sala de Lectura y/o Eventos Culturales.
Depósito
Servicios sanitarios.
Esta era la Sala de Lectura y/o Eventos
Culturales de la Biblioteca, que ahora
se adecuó para las oficinas
administrativas de Culturama con el
argumento que era un espacio
subutilizado.
El depósito tiene de área 18 m² y
en él se guardan periódicos, libros
donados repetidos y libros
antiguos. No se ha podido
mantener con estantería porque
constantemente se cambia su uso.
Vista del patio interior de la casona
en donde se aprecian a los costados
los baños. Estos baños son para
todo el público que ingresa al
Instituto y a la Biblioteca.
35
Indicadores sobre dimensiones de la Biblioteca Pública.
Población estimada del municipio en 2011: 110.911 habitantes
Volúmenes de la biblioteca: 11.262
Biblioteca tipo 3
Empleados
Usuarios a
atender en
forma
simultánea
Área de
servicios
1.5m *
usuario
Área
infantil
50%
Área
para
jóvenes y
adultos
50%
Áreas
múltiples
Área de
depósito
Área de
adminis-
tración.
Biblioteca
tipo 3 1 1.664 2.496 1.248 1.248 1.669 55 4
Situación
real 1 94 464 232 232 10 18 7
Diferencia 0 1.570 2.032 1.016 1.016 1.659 37 3
Ante los estándares nacionales, la situación de la Biblioteca es de muy poca cobertura en la
mayoría de los ítems analizados. Para conformar el área de servicios, tomamos los siguientes
valores: Sala A + Sala B + Patio => 91mt²+70 mt²+303 mt²=464 mt². Las diferencias son muy
altas y esto nos deja la reflexión que nuestras bibliotecas deben ser impulsadas con mayor vigor
para prestar mejores servicios a la comunidad. En nuestro caso, pensamos en nuevas
instalaciones que nos permitan aumentar estos indicadores de espacio, existe un terreno que está
por definir la asignación y el área para construir la nueva Biblioteca. El único ítem positivo, área
de administración, de todas maneras es un espacio limitado, conformado por un mueble de recibo
y los maleteros.
36
ANEXO 4. DIAGNÓSTICO DE PROGRAMAS.
# Nombre
del pro-
grama.
Área de
trabajo.
Descripción del
programa.
Total
actividades
realizadas.
Total de
beneficiados.
Promedio
beneficiados/
actividad.
2010 2011 2010 2011 2010 2011
1 Lectura
al aula.
Promoción
de lectura.
Talleres para
niños de la básica
primaria con
lectura en voz alta
y manualidades al
final de cada
jornada. Estos son
espacios para
crear conciencia
de la lectura, de
su importancia y
su necesidad para
iniciar a los niños
en la lectura como
lúdica, como
actividad
diferente a las
clases del colegio,
como actividad
libre para
ejercitarla en
cualquier lugar y
en cualquier hora.
Se programan 30
horas para cada
colegio con una
intensidad
máxima de 2
horas por semana.
671 463 8335 10891 12.4 23.52
2 Día del
Idioma.
Promoción
de lectura.
Actividades de
lectura en la
biblioteca,
colegios y calles
8 5 266 188 33.2 3.76
37
del municipio. Es
un programa de
lectura, que busca
que las personas
lean libremente,
por gusto ya sea
en colegios, en la
biblioteca o en las
calles del
municipio.
3 Lectura
sin fin.
Promoción
de lectura.
Lectura de obras
de autores
boyacenses por
parte de las
diferentes
entidades del
municipio y
público en
general. Jornada
de 24 horas que
se puede hacer en
uno o dos días. Se
puede dejar la
lectura libre a
gusto del lector o
hacer la de un
libros o libros
específicos.
0 1 0 182 0 182
4 Taller
para
maternas
y
primera
infancia.
Promoción
de lectura.
Dirigido a madres
gestantes y
primera infancia
en dos colegios
del municipio. El
tallerista les
explicó a las
madres gestantes
y promotores de
lectura las formas
0 6 0 92 0 15.33
38
de iniciar la
lectura con sus
hijos. Con los
niños hizo unas
actividades de
lectura en voz
alta, relato de
cuentos y
manualidades de
dibujo sobre lo
leído. Fueron dos
días: en las
mañanas con las
madres gestantes
y en las tardes
con los niños.
5 Poesía al
aula.
Promoción
de lectura
y
escritura.
Talleres dirigidos
a niños de la
básica primaria.
Lectura y
primeros escritos
en poesía. Como
el programa
anterior es la
oportunidad para
que los niños de
la mano de la
lectura comiencen
a explorar la
escritura. El
tallerista se
apoyaba en la
música para
enriquecer el
ambiente de
trabajo. Se
programan 30
horas para cada
colegio con una
170 0 4927 0 28.9 0
39
intensidad
máxima de 2
horas por semana.
6 Taller
literario.
Promoción
de lectura
y
escritura.
Taller para
adultos y jóvenes
con una
intensidad de
cuatro horas
semanales durante
cinco meses.
Lecturas y
trabajos escritos
como
fundamentos del
taller. Lectura y
análisis de
cuentos, poesía, y
ensayos, entre
otros en clase
como fuera de
ella: se debe ir
escribiendo un
texto que se va
revisando en cada
clase por el
instructor.
Igualmente se
hacen
proyecciones de
películas o videos
alusivos a los
temas literarios
tratados.
48 80 235 379 4.90 4.74
7 Publicaci
ón libro.
Actividad
cultural.
Publicación del
libro “El hastío de
las manos” de
1 * 0 65 0 65 0
40
Miyer Fernando
Pineda. Es la
oportunidad de
apoyar a nuestros
escritores. La
selección del libro
a publicar la hace
el comité de
edición.
8 Recital
poesía.
Actividad
cultural.
Recital con poetas
nacionales,
departamentales y
municipales.
Intervención de
ellos y
finalización con
tertulia con los
asistentes.
Fundamentalment
e buscamos que
nuestros ‘poetas’
dejen la poesía
rimada para
seguir otras
tendencias. La
realización de
poesía rimada
fácil, solo les
permite que
siempre se escriba
lo mismo. Es un
objetivo
complicado, sin
embargo
insistiremos en
ello. Se hace una
jornada al año
durante tres horas.
1 0 40 0 40 0
41
9 Biblio-
Teatro.
Actividad
cultural.
Se presentaron
tres funciones de
la obra Felicidad
del grupo de
teatro La Tranca.
Asistencia de
jóvenes y adultos.
Apoyo a este
grupo de teatro
del municipio.
3 0 122 0 40.6 0
10 Maratón
de cine.
Actividad
cultural.
Se hicieron 16
horas continuas
de proyección
cinematográfica.
Es una alternativa
diferente para
jóvenes y adultos.
De la lectura de
un libro puede
derivarse ver una
película y
viceversa. El
cine-foro el final
de cada película
permite el diálogo
entre los
asistentes y el
coordinador del
evento.
1 0 28 0 28 0
11 Lanzami
ento
película
Actividad
cultural.
Cortometraje “El
Subordinado” de
Hildebrando
Porras. Es
reconocer el
trabajo de un
grupo de
boyacenses que
buscan hacerse un
0 1 0 50 0 50
42
espacio para
mostrar su
creatividad. Todo
el trabajo de
producción y
actuación es con
recurso humano
boyacense.
12 Biblio-
tecnologí
a.
Alfabetiza
ción
informacio
nal.
Capacitación para
sordociegos con
el apoyo del
SENA. Esta
actividad cultural
busca ofrecerle
conocimiento a
esta población
que tiene muy
poca atención, por
parte de todos
nosotros.
30 0 128 0 4.27 0
* Este año se hizo la publicación del libro “Cuaderno invisible” del escritor duitamense
Darío Rodríguez. El libro no se ha podido poner en circulación porque quedó muy mal
terminado, tanto que fue grapado en lugar de pegado como estaba estipulado y en estos
momentos está en un proceso de investigación de responsabilidades.
43
ANEXO 5. DIAGNÓSTICO DE SERVICIOS.
Debemos aclara que para los servicios de referencia, tanto en beneficiaros como en
transacciones, y consulta en sala en transacciones, no se han llevado estadísticas durante los años
analizados en este trabajo. Por esta razón se tomó una muestra para cada servicio durante una
semana y de esta manera se calculó un porcentaje aplicado a cada servicio, así: para el servicio
consulta en sala para transacciones por servicios se tomó un 70%; para el servicio de referencia
para transacciones por beneficiarios un 35% y para el servicio de referencia para transacciones
por servicios un 30%, de los valores correspondientes a cada año de la consulta en sala para
transacciones por beneficiarios.
Tabla de datos para transacciones por beneficiarios.
# Servicios Beneficiarios
2007 2008 2009 2010 2011
1 Consulta en sala 21.341 12.119 10.945 28.335 25.305
2 Referencia 7.469 4.242 3.831 9.917 8.857
3 Préstamo externo 0 0 0 1.703 3.851
4 Acceso a Internet 0 0 0 10.870 6.317
5 Promoción de lectura 0 0 0 13.763 11732
6 Servicio de Información Local 0 0 0 0 0
7 Actividad cultural 0 0 0 255 50
8 Formación de usuarios 0 0 0 45 22
9 Alfabetización informacional 0 0 0 128 16
10 Extensión bibliotecaria 0 0 0 0 45
44
Gráficos de transacciones por beneficiarios.
Fuente: Registro estadísticos Biblioteca Pública Municipal de Duitama.
Este gráfico nos muestra que el préstamo externo es un servicio que siempre ha existido,
pero hasta el año 2010 se empezaron a llevar estadísticas del número de beneficiados y vemos
que está en aumento en el año 2011; La consulta en sala y referencia muestran una gran
recuperación en los años 2010 y 2011 y el acceso a internet una baja, que se puede interpretar
por el retiro de un colegio en su uso.
Gráficos de transacciones por beneficiarios.
La formación de usuarios, la alfabetización informacional y la extensión bibliotecaria han
tenido poco desarrollo en cantidad de beneficiarios, es una tarea que hay que implementar a corto
plazo.
45
Tabla de datos para transacciones por servicios.
# Servicios Transacciones
2007 2008 2009 2010 2011
1 Consulta en sala 14.939 8.483 7.662 19.835 17.714
2 Referencia 6.402 3.636 3.283 8.500 7.591
3 Préstamo externo 0 0 1.362 4.746 6.281
4 Acceso a Internet 0 0 0 10.870 6.317
5 Promoción de lectura 0 0 0 897 555
6 Servicio Información Local 0 0 0 0 0
7 Actividad cultural 0 0 0 6 1
8 Formación de usuarios 0 0 0 8 5
9 Alfabetización informacional 0 0 0 30 1
10 Extensión bibliotecaria 0 0 0 0 1
Gráfico de transacciones por servicios.
Fuente: Registro estadísticos Biblioteca Pública Municipal de Duitama.
46
Para los años 2007 y 2008 la biblioteca prestaba el servicio de sala con estantería cerrada.
Los registros por concepto de préstamos externos se comenzaron a llevar sistematizados desde
junio de 2010. El servicio de internet se inició desde enero de 2010 y las estadísticas de
promoción de lectura se iniciaron en el año 2010.
Gráfico de transacciones por servicios.
El Servicio de Información Local no se ha implementado.
47
ANEXO 6. DIAGNÓSTICO DE REGLAMENTO.
Reglamento Interno.
Reglamento Interno de Servicios de la Biblioteca Pública Municipal Zenón Solano Ricaurte
de Duitama.
A. Disposiciones Generales.
1. Los usuarios de la biblioteca pertenecen a la comunidad en general. Se tiene como base de
acceso a toda persona sin distingo de edad, raza, sexo, religión, nacionalidad, idioma o
posición social.
2. El horario de servicios de la biblioteca será de las 9:00 am a las 12:00 m y de 2:00 pm a 6:30
pm de lunes a viernes y el día sábado de 8:30 am a 1:00 pm. Se informará oportunamente las
fechas en las cuales habrá variaciones en el horario o suspensión del mismo.
3. Cualquier aspecto no contemplado en este reglamento así como cualquier comentario, queja o
sugerencia de mejora podrá comunicarse verbal o por escrito al bibliotecario para su atención
y manejo.
B. Servicios. Los servicios que ofrece la biblioteca son los siguientes:
1. Préstamo interno. El material bibliográfico se prestará a los usuarios exclusivamente dentro de
las instalaciones de la biblioteca.
2. Préstamo externo. El material bibliográfico se prestará a los usuarios a título personal para
utilizar el material fuera de la biblioteca.
3. Orientación e información. Servicio de asesoría que se ofrece a los usuarios sobre el material
o servicios en particular.
4. Documentación. Servicio especializado en medios audiovisuales como impresos y
electrónicos que consisten en la búsqueda, localización y recuperación de información
requerida por el usuario.
5. Hemeroteca. Servicio de información por medio de publicación periódica como revistas y
diarios.
6. Catalogo. El usuario puede conocer la totalidad del inventario de material bibliográfico por
medio de catalogo automatizado.
7. Maleteros. Servicio para guardar objetos personales como mochilas, maletas, bolsos y libros
personales o externos.
8. Servicios audiovisuales. Se prestará el material y equipo audiovisual en las instalaciones de la
biblioteca.
9. Servicio extra horario de las salas de la Biblioteca Municipal, de Lectura y Eventos
Culturales. Se debe informar de esta necesidad con una anticipación de dos días.
10. Carnet de la Biblioteca. Para no retener documentos personales, el usuario puede adquirir el
carnet, así: debe traer una fotografía tamaño carnet y dar la información personal para la
48
elaboración del documento. Este proceso no tendrá ningún costo o valor monetario, sin
embargo de manera voluntariamente, puede donar un libro a la Biblioteca.
11. Servicio de objetos olvidados en estas dependencias.
12. Servicio de préstamo externo a la tercera edad (mayores de 60 años), discapacitados y por
quebrantos de salud.
C. Derechos de los usuarios.
1. Atención oportuna y satisfactoria en la presentación de los servicios de la biblioteca.
2. Desfrutar de un ambiente propicio para la lectura y la investigación.
3. Recibir un trato digno, con respeto y consideración por parte del personal de la biblioteca.
4. Hacer sugerencias para el mejor funcionamiento de la biblioteca.
5. Información oportuna sobre el uso de servicios y recursos.
D. Deberes de los usuarios.
1. Cumplir con las disposiciones normativas de la biblioteca.
2. Actualizar periódicamente sus datos personales en la base de datos de la Biblioteca.
3. Toda persona que ingrese a la biblioteca debe presentar un documento de identificación
personal con fotografía, vigente, debe dejar bolsos, carteras, mochilas, maletas, paquetes en la
recepción, en donde recibirá una ficha de control con la cual se hará la respectiva devolución
de los objetos.
4. Los usuarios deben hacer uso correcto del material bibliográfico, mobiliario y demás enseres
de la biblioteca, Cualquier anomalía o deterioro que se detecte deberá notificarlo de inmediato
al personal de la biblioteca para evitar implicaciones o sanciones administrativas.
5. En las salas de consulta está prohibido el estudio en grupo.
6. Dejar sobre las mesas o en los lugares destinados para ello los materiales consultados.
7. Dar aviso inmediato en la recepción la pérdida de la ficha de control.
8. Responsabilizarse del material bibliográfico que le han proporcionado para consulta bajo
cualquier forma de préstamo y respetar las fechas que se establezcan para su devolución.
9. Sujetarse a los mecanismos de control, seguridad y vigilancia que se establezcan.
10. Al salir de la biblioteca permitir la revisión total si el funcionario de control lo considera
11. Se podrán consultar hasta un máximo de dos (2) ejemplares por persona de la estantería
abierta
E. Restricciones.
1. Está prohibido comer, fumar, dormir, conversar y estudiar en voz alta. Se debe guardar
respeto y consideración con los demás usuarios y personal de la biblioteca, se debe hablar en
voz baja y uno a la vez e igualmente evitar movimientos o desplazamientos rápidos de un
lugar a otro.
2. Queda prohibido el uso de teléfonos celulares dentro de la biblioteca.
3. Queda restringido el uso de aparatos audiovisuales (laptops, radio grabadoras, reproductores
de discos compactos, Dvd, etc.), los cuales únicamente se podrán autorizar siempre y cuando
49
sean estrictamente indispensables para el estudio y/o investigación y que no provoquen
distracción o interrupción al resto de usuarios de la biblioteca.
4. Está prohibido traer cualquier tipo de mascota a la biblioteca.
F. Colecciones. La biblioteca cuenta con diversas colecciones accesibles bajo la modalidad
de estantería abierta y cerrada y de uso interno y externo.
1. Colección general. Compuesta por material de carácter general que apoya los trabajos
académicos de los usuarios bajo la modalidad de estantería abierta y con opción de préstamo
interno y externo
2. Colección de consulta. Compuesta por material de referencia como los diccionarios,
enciclopedias, etc., y su uso y consulta es de carácter interno en la modalidad de estantería
abierta.
3. Colección de hemeroteca. Compuesta por publicaciones periódicas como revistas nacionales y
regionales y diarios de circulación nacional y regional, en estantería abierta y consulta interna.
4. Colección audiovisual. Material que se encuentra en soportes de audio y visual como los
audios, casetes, mapas los cuales solo pueden ser consultados en forma interna.
5. Colección especial. Compuesta por el material bibliográfico antiguo que por su impresión,
uso y difícil reposición son sujetos a uso interno y en la modalidad de estantería cerrada y de
exposición
G. Prestación de los servicios.
1. Los servicios bibliotecarios se deberán proporcionar en un ambiente adecuado para el trabajo
académico, la investigación, la consulta, la lectura y el estudio.
2. El préstamo interno del material bibliográfico se proporciona a los usuarios en cualquiera de
las colecciones, en las modalidades de estantería abierta o cerrada.
3. En estantería abierta, el usuario podrá tener el material directamente de los estantes o en caso
de duda solicitar la atención del personal de la biblioteca. Todos los estantes están rotulados
con las áreas del saber.
4. El fichero se puede consultar en un computador destinado exclusivamente para este fin.
5. Fotocopiado. Se tendrá derecho a este servicio, siempre y cuando exista el servicio dentro de
la biblioteca, o de lo contrario deberá permanecer dentro de la biblioteca otra persona
responsable mientras se hace el servicio externamente.
H. Préstamo externo.
1. Se proporcionará a todos los miembros de la comunidad que presenten el carnet de la
Biblioteca o con un documento personal, con foto y que esté vigente a criterio del
Bibliotecario.
2. Este proceso está sistematizado. El préstamo es personal e intransferible
3. Cada usuario tendrá hasta dos (2) libros de préstamo como máximo. Se podrán hacer
excepciones en el material relacionado con literatura.
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4. El usuario deberá hacer la devolución del material de servicios en la fecha de vencimiento que
se le ha señalado. Se podrán hacer prórrogas siempre y cuando se avise oportunamente.
5. El usuario no podrá utilizar el préstamo externo mientras tenga material pendiente por
entregar.
6. El servicio de préstamo externo será suspendido para los estudiantes de colegios y
universidades 15 días hábiles antes de la terminación de cada periodo académico.
7. Quien realiza el préstamo se hace responsable del material que recibe hasta la fecha de
devolución, es decir, el préstamo es personal e intransferible.
8. Los textos escolares y universitarios se podrán prestar solo después de las 6:00 p.m entre
semana y después de las 11:00 am. del día sábado.
9. Aceptar y firmar el Manifiesto de Compromiso.
10. Firmar el Formato de Préstamos Externos.
I. Sanciones.
1. En caso de desorden y actividades impropias la persona o personas deberán retirarse de la
biblioteca.
2. El usuario será suspendido en sus derechos a los servicios bibliotecarios:
a. Cuando haga uso indebido de los equipos, instalaciones y mobiliario que ofrece la
biblioteca.
b. Cuando haga uso indebido de las colecciones o por la impresión de marcas o subrayado
del material bibliográfico.
c. Por entregar el material bibliográfico visiblemente maltratado.
d. Por entregar el material bibliográfico fuera del tiempo de plazo asignado.
e. Por incurrir en falsedad en su identificación como usuario.
f. Por agresión verbal o física a otros usuarios o personal de la biblioteca.
3. La designación del tiempo de suspensión ser estipula así: Primer incumplimiento, ocho (8)
días hábiles; Segundo incumplimiento, quince (15) días hábiles, y Tercer incumplimiento,
treinta (30) días hábiles. Debe notificarse por escrito al usuario afectado.
4. El usuario será suspendido definitivamente en sus derechos a los servicios bibliográficos:
a. Reincidir en la devolución extemporánea del material bibliográfico.
b. Por la destrucción, mutilación o desaparición del material bibliográfico, equipo o demás
bienes de la biblioteca.
c. Por sustraer sin la debida autorización material o equipo de la biblioteca.
d. Por reincidir en alguna de las disposiciones de los numerales I.2.y 3.
5. Si un usuario pierde cualquier tipo de material bibliográfico o lo devuelve en malas
condiciones físicas, debe dar aviso de inmediato y tiene que reponerlo con uno de las mismas
características bibliográficas. Si fuese imposible conseguirlo, tiene que pagar el doble del
valor comercial actual y en casos especiales, la biblioteca puede recibir fotocopias del original
cosido o sustituirlo por otro libro seleccionado por la misma biblioteca.
51
6. El usuario que posea una sanción debe cumplirla antes de realizar un nuevo préstamo o
servicio.
7. Los usuarios que no devuelvan el material bibliográfico prestado, serán incluidos en una
publicidad radial para que se acerquen a la biblioteca a devolver el material, so pena de un
problema judicial por retener un bien público.
Reglamento del Uso de la Sala de Cómputo y Telecentro
También conocido como Aulas/Laboratorios de Informática
A. Usuarios y servicios de la Sala de Cómputo y telecentro
1. Se considera Sala de Cómputo y telecentro todos los espacios físicos y recursos de equipo
o componentes, programas y conectividad que la red de biblioteca ofrece a la comunidad
como apoyo a las diferentes actividades de enseñanza/aprendizaje
2. Los usuarios de la Sala de Cómputo son aquellos mayores de 13 años y que cuenten con
conocimientos mínimos en sistemas para su uso, el horario de la Sala de Cómputo es de
lunes a viernes de 2:00 pm a 6:00 pm. Los usuarios para el telecentro son todos aquellos
que buscan capacitaciones especificas, cursos de educación continuada, etc., es decir no
hay restricción alguna para su atención, el horario de servicio del telecentro es de 9:00 am
a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm de lunes a viernes y el sábado de 8:00 am a 1:00 pm.
Estos horarios pueden ser ampliados y se avisará oportunamente a los usuarios
3. Se ofrece a los usuarios los recursos de equipo o componentes, programas y conectividad
disponibles para que sirvan de apoyo a sus actividades académicas y como aporte al
desarrollo personal. El uso académico prima sobre cualquier otra utilización
4. La administración de recursos de la Sala de Cómputo y telecentro debe estar en todo
momento bajo la responsabilidad del coordinador de estas salas
5. La utilización por parte de los usuarios se hace de acuerdo con las condiciones
establecidas en el presente reglamento
B. Normas básicas
1. Los usuarios únicamente pueden utilizar los servicios para los cuales están
autorizados. Sin la debida autorización no se permite tener acceso directo a los
servidores, copiar aplicaciones o modificar los archivos que se encuentran allí.
2. Los usuarios de los recursos deben tener presente que sus acciones pueden afectar a la
institución y a otros usuarios. Un usuario no podrá interferir en los procesos
computacionales con acciones deliberadas que puedan afectar el desempeño y
seguridad de los recursos informáticos o la información.
3. El uso de la Sala de Cómputo y telecentro será para fines exclusivamente académicos.
Está prohibido usar los equipos y los servicios de red para jugar, enviar o recibir
información pornográfica, de satanismo y/o de dibujos que hagan alusión a estos
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temas de propósito netamente comercial, al igual que las páginas de conversación
messenger o chat, puesto que además de no constituir un aporte personal, congestiona
el tráfico en la red impidiendo su aprovechamiento por parte de otros usuarios.
4. Por comodidad de los usuarios, solo se permite el uso de un usuario por equipo.
5. En caso de pérdida, daño o deterioro de los equipos usados, el usuario debe reportar
inmediatamente esta situación al coordinador para proceder a su reparación, si se
determina que el daño fue causado por mal manejo o maltrato del equipo, el usuario
responsable debe encargarse de la reparación del mismo.
6. Para tener acceso a los computadores el usuario debe presentarse a la sala con un
documento personal, vigente, original y con foto y esperar un turno según la
disponibilidad de los equipos.
7. Los disquetes y unidades USB que ingresan a esta sala deben estar en mínimas
condiciones de funcionamiento, ya que un problema de estos puede ocasionar daños
en el equipo.
8. Se prohíbe la descarga, copia e instalación de programas en los equipos, a si como la
reproducción de videos y CD´s de música.
9. se prohíbe el ingreso de los usuarios a la red interna de la biblioteca y/o cambiar la
configuración de los equipos.
10. Se debe hablar en voz baja para no incomodar a los otros usuarios.
11. No se permite que los usuarios destapen o traten de arreglar o reparar los equipos.
12. Está prohibido el ingreso a la sala con maletas o paquetes.
C. Deberes de los usuarios
1. La asignación de equipos se ajustará a la disponibilidad de los equipos y a la atención
de los programas de escuelas de formación y procesos artísticos y banda escuela de
Culturama.
2. Los coordinadores de los programas pertenecientes a Culturama, en caso de requerir
algún programa especial deben solicitar su instalación con la debida anticipación
indicando en cuantos equipos se requiere.
3. Cumplir puntualmente con los horarios de servicio establecido para trabajar. El tiempo
máximo de uso es de una hora, si se requiere más tiempo debe esperar la asignación de
un nuevo turno.
4. Cuidar los recursos de equipos o componente y de programa o aplicación, así como
las actividades y demás materiales que se encuentran disponibles para su uso.
5. El usuario dispone de los primeros cinco minutos del turno para informar cualquier
anomalía en los equipos o aplicaciones o conectividad recibidas. Luego de este lapso
los daños que se presenten corren bajo responsabilidad del usuario.
6. Acatar las instrucciones y procedimientos especiales establecidos para ser uso de los
recursos de la Sala de Cómputo y telecentro.
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7. Abstenerse de fumar, consumir alimentos y/o bebidas, hablar con celular y llevar
mascotas al interior de la Sala de Cómputo y telecentro.
8. Mantener la disciplina y no interferir con el trabajo de los demás usuarios.
9. Cuidar sus objetos personales ya que el personal de la Sala de Cómputo y telecentro
no se responsabiliza por la pérdida de los mismos.
10. No se responde por archivos o información que se deje almacenada en el computador.
D. Derechos de los usuarios
1. Recibir tratamiento respetuoso por parte del personal de la Sala de Cómputo o
telecentro.
2. Recibir asistencia técnica en cuanto a los componentes, aplicaciones y conectividad se
refiera.
3. Disponer de equipos en pleno funcionamiento.
4. Hacer uso de los equipos, aplicaciones y conectividad que se le haya asignado durante
la totalidad de tiempo que se le haya acordado.
E. Causales de sanción
Son causas de sanción las siguientes acciones:
1. Utilizar los recursos de las Aulas de Informática para fines no académicos. Por ejemplo,
navegar en páginas no autorizadas, reenviar cadenas de correo electrónico, reproducir
videos o música cuando estos no hacen parte de una clase, etc.
2. No denunciar a otros usuarios que estén utilizando los recursos de la Sala de Cómputo o
telecentro para fines no académicos.
3. Violar o intentar violar los sistemas de seguridad de máquinas locales o remotas sin la
debida autorización.
4. Perturbar el trabajo de otros usuarios con comportamientos inapropiados.
5. No respetar los horarios de servicio establecidos por la Institución.
6. Desacatar alguna de las normas básicas para el uso de la Sala de Cómputo o telecentro,
descritas en el presente reglamento.
7. Incumplir alguno de los deberes enumerados en el presente reglamento.
8. Desacatar los procedimientos establecidos por la Institución para el uso de la Sala de
Cómputo o telecentro.
9. Robar o cambiar equipos, partes o componentes de la dotación de hardware, software y
conectividad de la Sala de Cómputo o telecentro.
10. Utilizar Chats, IRC y programas de comunicación en tiempo real, sin la debida
autorización y sin la presencia del Coordinador.
11. Descargar o reproducir archivos de video o de audio, sin la debida autorización y sin la
presencia del Coordinador.
12. Descargar cualquier software de Internet, sin la debida autorización y sin la presencia del
Coordinador.
13. Instalar o desinstalar software en equipos y servidores de la Institución, sin la debida
autorización y sin la presencia del Coordinador.
54
14. Maltrato deliberado a los recursos de la Sala de Cómputo o telecentro.
15. Modificar la configuración de los computadores.
16. Borrar archivos de otros usuarios.
17. Infectar, de manera intencional, los computadores con Virus, Spyware o Malware.
F. Sanciones
1. Amonestación verbal. Será impuesta por el Coordinador Sala de Cómputo o telecentro,
dependiendo de la gravedad de la falta.
2. Amonestación escrita. La hará el Director General de Culturama,
3. Cancelación temporal. Será impuesta a los usuarios por el Director General de Culturama.
Manifiesto de Compromiso
Como afiliado y usuario de la Biblioteca Pública Municipal Zenón Solano Ricaurte de Duitama, adquiero el compromiso y responsabilidad por el adecuado uso de los servicios de la biblioteca. Manifiesto que conozco el reglamento y las normas que rigen el funcionamiento de la misma. Nombres y apellidos: _____________________________________ Código: _______
Firma : ____________________ Firma Bibliotecario:
_________________________
Documento de identidad: ____________________________ Fecha: ____________________
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Aspectos pendientes en el Reglamento.
Normas para la Manipulación del Material Bibliográfico o Libros
Lave sus manos antes y después de usar los libros.
Apoye los brazos sobre la mesa de estudio y nunca sobre el material consultado o libros
.Los libros para consultar, necesariamente deben colocarse sobre la mesa de lectura en
posición horizontal o sobre atriles de ser requerido. No intente pararlos o ubicarlos en
posición vertical.
No apile varios libros abiertos en posición horizontal. Esto acelera su deterioro.
Al pasar las hojas, deslice la mano por debajo de cada una, de tal forma que se evite
cualquier deterioro de las mismas.
Utilice hojas o libreta para hacer sus anotaciones. Nunca escriba sobre los textos.
Realice las notas o apuntes de investigación con lápiz exclusivamente, esto para evitar que
accidentalmente el texto pueda recibir rayones con esfero.
Al consultar una obra, hágalo con sus manos libres, pues se suele mantener el lápiz en alguna
de éstas y al pasar las hojas, el material bibliográfico corre mayor riesgo de deterioro.
Nunca deje o mantenga los textos abiertos “boca abajo” ni los apile en esta posición. Esto
acelera su deterioro.
No humedezca los dedos de la mano con saliva u otra clase de humectantes, puesto que pone
en peligro su salud y la del libro.
Evite hablar cerca y directamente sobre el material consultado ya que puede transmitirle
residuos de saliva.
No se permite fumar en ninguna de las dependencias de la biblioteca.
El consumo de alimentos o bebidas debe hacerse en cafeterías o zonas afines, nunca en la
biblioteca.
En el recinto de la biblioteca no se debe gritar ni hablar en voz alta. Se debe usar un tono
moderado para no molestar a los demás usuarios.
Transporte el material bibliográfico directamente en las manos, y hágalo en cantidades
pequeñas. Evite que se caigan o golpeen.
No introduzca ni deje elementos extraños en los libros como flores, separadores (se utilizan
de manera momentánea), lápices, etc.
Preste atención a las hojas sueltas, sellos en lacre o elementos ajenos o agregados al libro y
alerte al encargado. Nunca intente desprender o sustraerlos.
Recuerde que después de entregado el material por parte del encargado, es el usuario quien se
responsabilizará y procurará el bienestar del material prestado.
Si lleva libros para tomar fotocopias, solicite buen tratamiento para ellos. Recuerde que
puede necesitarlos nuevamente.
El préstamo externo está condicionado al cumplimiento en la devolución del material. Evite
que este servicio se suspenda a todos los usuarios.
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Documento del Modelos Estándar de Control Interno (MECI) relacionados con la
Biblioteca.
El Reglamento Interno de la Biblioteca se formuló en el año 2009 y se presentó a la Dirección
de Culturama para su estudio y aprobación por resolución, pero a la fecha no se ha aprobado,
Aquí es importante resaltar que el MECI lo contempla como procedimiento oficial. El MECI
realizado en el año 2010, presenta el procedimiento para:
Servicio Biblioteca y Reglamento:
CULTURAMA CODIGO:PM-BBTC-01
MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO
VERSION: 01
BILIOTECA FECHA: Junio de 2010
SERVICIO DE BIBLIOTECA Y
REGLAMENTO
PAGINA 1 de 2
1. OBJETIVO: Dar a conocer al usuario los diferentes servicios prestados por la Red de
Biblioteca del Tundama.
2. ALCANCE:
Inicia: Actualizar Base de Datos Foxpro archivo estadísticas y realiza Backups.
Termina: Si el usuario incumple el Reglamento se procede a aplicar los correctivos persuasivos
necesarios.
3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Auxiliar Administrativo Biblioteca
4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL:
Acuerdo Municipal No. 010 de Junio de 1997. “Biblioteca Pública Municipal Zenón Solano
Ricaurte”.
Manual de Funciones Resolución Nº 010 del 2007
Resolución No. Por medio de la cual se adopta el Reglamento de la Red de Bibliotecas del
Tundama.
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
No. Descripción actividades Responsable Registros
Inicio
1 Actualizar Base de Datos FoxPro archivo estadísticas
y realiza Backups.
Auxiliar
Administrativo
2
Usuario solicita servicio, si trae algún elemento,
maletas, bolsos se le asigna un espacio en el maletero y
se le entrega un ficha
Auxiliar
Administrativo
3 CONSULTA INTERNA: Según el servicio, se orienta
al usuario sobre la necesidad- Formación de usuarios.
Auxiliar
Administrativo
4
CONSULTA EXTERNA – PRESTAMO: Información
codifica el nombre, fecha de nacimiento, dirección,
ciudad, teléfono, trabajo, colegio, profesión, email.
Base de Datos.
Auxiliar
Administrativo
5
Registro préstamo libro, según las condiciones
establecidas en el reglamento de la Biblioteca.
FORMATO PRESTAMO EXTERNO (1)
Auxiliar
Administrativo Formato
6
Registro en Base de Datos, según libro, clase de
usuario, fecha de devolución. Si es Sala de Cómputo
se diligencia el libro de control de usuario que contiene
fecha, nombre, documento, Iden, Institución, teléfono,
asignación, equipo.
Auxiliar
Administrativo
Libro de
control Sala de
Cómputo.
Base de datos
FoxPro
7
Usuario entrega, se registra base de datos, código,
usuarios, devoluciones, código libro y descarga y
verifica si quedo alguno por devolver
Auxiliar
Administrativo
8 Si el usuario incumple el Reglamento se procede a
aplicar los correctivos persuasivos necesarios.
Auxiliar
Administrativo
Fin
58
6. ANEXOS:
Formato Préstamo Externo (1) Hora Ingreso – Hora salida
Acta compromiso usuario Carnet (2)
Libro control Sala de Cómputo
7. INFORMES:
Informes mensuales a la red departamental de Bibliotecas “Informe Estadístico”
8. DIAGRAMA DE FLUJO: REGLAMENTO BIBLIOTECA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Fase
INICIO
Actualiza datos
Solicitud de servicio
Registro datos de
prestamos de libros
Usuario entrega
Descarga del sistema
fin
Difusión y otros aspectos del Reglamento.
El Reglamento no ha sido aprobado oficialmente por Resolución de Culturama, por lo tanto
no se ha podido hacer la difusión para que los usuarios lo conozcan. Considero que el
Reglamento contiene las características básicas para el manejo de la Biblioteca con relación a los
usuarios. Queda pendiente por incluir en él, las políticas generales de la Biblioteca y el Comité
de Publicaciones.
El Gerente General actual determinó en la Circular 110 0501 Nº02-2012, cambiar el horario
de atención al público en la Biblioteca: Los lunes de 10 a 12 y de 2 a 6 pm; de martes a viernes
de 9 a 12 y de 2 a 6 pm y el sábado de 9 a 1 pm. Cuando la semana inicie con lunes festivo se
59
atenderá el martes desde las 10:0 am., la razón es la reunión general de funcionarios del
Instituto.
En el numeral B, Servicios en el punto 9 dice: “Servicio extra horario de las salas de la
Biblioteca Municipal, de Lectura y Eventos Culturales. Se debe informar de esta necesidad con
una anticipación de dos días.” Se debe quitar la sala de Lectura y Eventos culturales, puesto que
ya no existe.
En el numeral D, Deberes del usuario en punto 3 se dice: “Toda persona que ingrese a la
biblioteca debe presentar un documento de identificación personal con fotografía, vigente…” se
aclara que este párrafo no debe aparecer, solo aplica para el préstamo externo. En este mismo
numeral el punto 5 debe suprimirse y en el punto 11, la cantidad puede ser cuatro (4).
En el numeral F, Colecciones en los puntos 2 y 3 se debe añadir la opción de préstamo
externo. En el numeral G, punto 5 se debe añadir “o puede dejar un documento personal,
actualizado y con fotografía” en el numeral H, punto 8 se debe cambiar 6:00 pm, por 5:30 pm., y
se debe suprimir el punto 10.
El Reglamento de la Sala de Cómputo y Telecentro, ahora solo aplica para la Sala de
Cómputo, por lo tanto debe suprimirse la palabra Telecentro en todo el reglamento y el horario
de atención a usuarios es el mismo de la Biblioteca Municipal.
En el reglamento hace falta información a los usuarios que la Biblioteca tiene presencia en
los medios virtuales, con la finalidad de dar información adicional como novedades, programas y
consultas.
Como anotación final, el MECI tiene tres procedimientos más para la Biblioteca: Préstamo
Externo; Plan de Acción; y Elaboración y Presentación de Informes. En estos momentos éstos se
están revisando en detalle para iniciar su implementación.
