INFORME FINAL AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA CONTROL FISCAL UN COMPROMISO SOCIAL

CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 02-03-2015

REGISTRO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL O

EXPRES PÁGINA 1 DE 79

Contraloría Municipal de Tunja NIT 800107701-8 - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co Correo electrónico: [email protected]

Teléfono y Fax:098-7441843

INFORME FINAL

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA, VIGENCIA 2014.

Tunja, 05 de junio de 2015

http://www.contraloriatunja.gov.co/


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JOSÉ ARMANDO PUIN

Contralor Municipal de Tunja

MIRYAM RUBIELA TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditor Fiscal (C.)

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Profesional Especializado

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA

Contratista

JUAN PABLO CASTELLANOS CASTRO Profesional Especializado – Líder de la auditoria

Comisionados para realizar la Auditoría



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TABLA DE CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN 4

1. CARTA DE CONCLUSIONES 5

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 8

2.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DE LA PARTE FINANCIERA 8

2.2. ESTADOS FINANCIEROS 9

2.2.1 Activo 11

2.2.1.1. Grupo 11 Efectivo 13

2.2.1.2. Grupo 12 Inversiones 19

2.2.1.3. Grupo 13 Rentas por cobrar 24

2.2.1.4. Grupo 14 Deudores 28

2.2.1.5. Grupo 15 Inventarios 29

2.2.1.6. Grupo 16 Propiedad, planta y equipo 31

2.2.1.7. Grupo 17 Bienes de uso y beneficio publico 37

2.2.1.8. Grupo 19 Otros activos 41

2.2.2 PASIVO 47

2.2.1.1. Grupo 22 Deuda publica 48

2.2.1.2. Grupo 24 Cuentas por pagar 49

2.2.1.5. Grupo 27 Pasivos estimados 59

2.2.1.6. Grupo 29 Otros pasivos 60

2.2.3 PATRIMONIO 62

2.3. CONTRATOS DE APOYO AL ÁREA CONTABLE 63

2.4. EVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE 63

2.5. EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO 69

2.6. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS 75



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INTRODUCCIÓN

El Municipio de Tunja es una unidad Administrativa Centralizada del orden Territorial, clasificado en segunda categoría, conforme a lo estipulado en la Ley 136 de 1994. La representación legal del municipio, recae sobre el doctor Fernando Flores Espinosa, quien fue elegido mediante voto popular programático para el periodo 2012-2015. El municipio de Tunja como ente autónomo, financiera y presupuestalmente, obtiene recursos de diferentes fuentes, entre ellas la Nación quien le gira por concepto de participaciones y transferencias, además obtiene ingresos propios entre los que se destacan, el impuesto predial unificado, industria y comercio, sobretasa a la gasolina; los cuales deben ser invertidos eficientemente para garantizar el bienestar de la comunidad tunjana. El presente informe tiene como fin contribuir en el proceso de mejora continua del Municipio de Tunja exponiendo las observaciones a que haya lugar, con el fin de que la administración en uso del derecho de réplica, presente las explicaciones o respuestas que considere conveniente dentro del Proceso Auditor. Por lo anteriormente expuesto, la Contraloría Municipal de Tunja con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 41 de la ley 42 de 1993, presenta el siguiente informe el cual fue elaborado aplicando las normas y procedimientos establecidos en la Guía de Auditoría Territorial, adoptada por este organismo de control mediante la resolución No. 024 de 2013, tomando como fuente principal la información suministrada a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, rendida el 27 de febrero de 2015, además con base en la información suministrada en calidad de préstamo por parte de la administración del Municipio de Tunja, información anexa al avance del plan de mejoramiento, información suministrada por parte de las entidades bancarias, entre otras fuentes de información. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de esta Contraloría.



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1. CARTA DE CONCLUSIONES

Doctor FERNANDO FLOREZ ESPINOSA Alcalde Mayor de Tunja Ciudad Respetado doctor Flórez Espinosa: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Política de Colombia y la ley, practicó Auditoría Gubernamental Modalidad Especial a los Estados Financieros de la Alcaldía Mayor de Tunja, vigencia 2014. Es responsabilidad de la Administración Municipal de Tunja el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen aplicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental Colombiana (NAGC) y con las políticas y procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT-, adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013. La Auditoría en esta oportunidad se enfocó en revisar algunas cuentas que ya se venían auditando en vigencias anteriores, para poder hacerle seguimiento a la acción de mejora propuesta en el plan de mejoramiento, se profundizó en la liquidación de cesantías retroactivas, se incluyeron nuevas cuentas contables para auditar. La documentación analizada corresponde a la información suministrada por la entidad, alguna en calidad de préstamo, la información rendida a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, información reportada por las entidades financieras a las cuales se les ofició. El análisis se realizó con base en la normatividad y jurisprudencia vigente que soporta algunas observaciones, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en la Contraloría Municipal de Tunja. ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance:



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De acuerdo con el objetivo general y los objetivos específicos encomendados en el memorando de asignación de la auditoría, se revisaron las conciliaciones de 20 cuentas bancarias de recursos propios del Municipio de Tunja, se analizaron la totalidad de las inversiones, las rentas por cobrar de industria y comercio vigencia actual y vigencias anteriores, se recalcularon las amortizaciones acumuladas de los bienes entregados a terceros, se analizaron los empréstitos que posee la Alcaldía Municipal de Tunja junto con sus intereses, se cotejaron los saldos contables vs. Los valores pagados en las declaraciones de retención en la fuente e IVA, se analizó la contabilización de las contingencias por las demandas que la Alcaldía de Tunja puede estar perdiendo, se analizaron los recaudos para el Instituto de la Recreación y el Deporte de Tunja -IRDET-, cuenta de inventarios, depreciaciones de propiedad planta y equipo, valorizaciones de la Propiedad Planta y Equipo, pólizas, entre otros. CONCLUSIONES Del estudio practicado se destaca:

Se están conciliando la totalidad de cuentas bancarias que posee el Municipio de Tunja.

Existen 23 cuentas bancarias que suman $536.480.902,25, que se encuentran inactivas.

Algunos formatos de conciliación bancaria no discriminan datos como el cheque o la fecha de la transacción.

A pesar de ser una observación que se viene realizando desde la auditoria a los estados financieros de la vigencia 2011, el municipio aún no cuenta con un software que permita el manejo adecuado de la propiedad, planta y equipo y realice adecuadamente el cálculo de las depreciaciones y amortizaciones de éstas.

Desde la auditoria a los estados financieros de la vigencia 2010 se ha venido reiterando que no existen avalúos a la propiedad, planta y equipo del municipio y a la fecha no se han llevado a cabo.

Las pólizas que se adquirieron durante la vigencia 2014 fueron correctamente contabilizadas y su amortización se vino realizando durante la vigencia.

El saldo que aparece en la cuenta 1.9.05.01 SEGUROS, corresponde al valor por amortizar de las pólizas adquiridas durante la vigencia 2014 cuya cobertura se extiende a mas allá de un año.

El Municipio de Tunja ha rendido formatos al Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT- que no corresponden con la información consignada en los libros oficiales de contabilidad.

La Alcaldía de Tunja no presentó y pagó las declaraciones tributarias de acuerdo a los tiempos establecidos para tal fin; ya que estos no deben ser compensados en la



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siguiente declaración, pues esto generaría corrección a la declaración donde se incurren en interés de mora y sanciones.

La Alcaldía de Tunja no contabilizó el total de sus posibles contingencias, valores que deben corresponder a lo reportado por la oficina jurídica.

La Alcaldía de Tunja no cuenta con la adecuada implementación de los procesos de control interno contable para ser vinculados en el modelo estándar de control Interno de acuerdo a lo establecido en la resolución No. 357 de 23 de julio de 2008.

No hay comunicación eficiente entre algunas dependencias que alimentan los estados financieros de la Alcaldía, razón por la cual se evidencian incertidumbres como en el caso de la contabilización de las contingencias y de los saldos por amortizar por entrega de soluciones de vivienda con ECOVIVIENDA.

CONSOLIDACIÓN DE OBSERVACIONES En desarrollo de la presente auditoría se establecieron trece (13) hallazgos administrativos. Cordialmente, MIRYAM R. TOCARRUNCHO P. Auditor Fiscal (c)

JUAN PABLO CASTELLANOS C. Profesional especializado

YONH FREDY PIRACOCA Profesional especializado



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DE LA PARTE FINANCIERA La revisión de la cuenta es el punto de partida del proceso de control fiscal, mediante este sistema se evalúa la eficiencia, eficacia, equidad y economía con que los sujetos de control realizan sus funciones, permitiendo analizar, conceptuar y opinar sobre los resultados en cada vigencia auditada. La Contraloría Municipal de Tunja, mediante resolución No. 175 del 17 de diciembre de 2013 reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que las entidades sujetas de control deben presentar: En cumplimiento de lo prescrito en la resolución citada, la Alcaldía Mayor de Tunja rindió en término la cuenta correspondiente a la vigencia 2013, en lo pertinente a la parte financiera, esta fue radicada el 27 de febrero de 2014 cumpliendo con el plazo establecido para tal fin. En el FORMATO_201414_F03_AGR_CONCILIACIONES.XLS, aun se presentan cuentas que se encuentran identificadas con el nombre de entidades financieras que ya no existen, cambiaron de nombre o fueron fusionadas con otras, como por ejemplo:

Banco Numero cuenta

Cafetero 371 - 63285 – 2

Cafetero 371 - 67431-8

Colmena - colpatria 730200458-1

Colmena - colpatria 7302083856

Ganadero 914 - 00877 - 6

Santander 291 - 01728 - 3

Santander 291 - 02392 – 7

Santander 291 - 02808 – 2

Santander 291 - 02975 - 9

Santander 291 - 03101 – 1

Santander 291 - 03255 – 5

Santander 291 - 03501 – 2

Santander 291 - 00296 – 2

Santander 291 - 00363 - 0

Santander 291 - 00665 – 8

Caja agraria 1503 - 003052 - 0

Megabanco 2076044155 - 076033026

Estado 710 - 056147 - 3



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Uconal 003 - 035 - 00001431 - 2 Fuente: Formato presentado al SIA Elaboro: Grupo auditor

OBSERVACIÓN No. 1 Al revisar las conciliaciones, se evidenció que existen cuentas bancarias que aún conservan el nombre de entidades financieras, las cuales ya cambiaron su nombre o fueron fusionadas con otras. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Revisado el archivo que se envió en la rendición de cuentas año 2014, referente al Formato-201414_F03_ARG_ CONCILIACIONES.XLS, por error se cargó el archivo histórico donde se lleva el seguimiento de las cuentas desde la apertura y homologación de cuentas bancarias y nombres de las entidades financieros fusionados. Envió la información CD Formato_201414_F03_AGR_Conciliaciones para que sea tenido en cuenta. Respetuosamente se solicita levantar la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Debido a que la rendición de la cuenta es anual y debe realizarse en los plazos estipulados, no es posible aceptar la respuesta dada por la Alcaldía de Tunja, ya que es evidente el error en el diligenciamiento del formato, por esta razón y a pesar de adjuntar el formato corregido, la observaciones se mantiene en cuanto al reporte erróneo en la rendición de la cuenta, esto con el fin de que sea incluida en el plan de mejoramiento como hallazgo administrativo.

2.2. ESTADOS FINANCIEROS La Contraloría Municipal de Tunja, en ejercicio de la función constitucional y legal emite con este informe, su opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de la Alcaldía de Tunja a 31 de diciembre de 2014, en cumplimiento del último inciso del artículo 268 y del parágrafo único del artículo 354 de la Constitución Política, así como del artículo 47 de la Ley 42 de 1993.



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La auditoría efectuada por la Contraloría Municipal de Tunja, consiste en el examen, revisión y verificación, con base en pruebas selectivas previamente planeadas de la evidencia que soporta las cifras y las revelaciones de los estados financieros. Los resultados de estas pruebas, permiten obtener una seguridad razonable que los estados financieros han sido examinados de acuerdo con lo establecido en las normas de auditoría generalmente aceptadas. En ese sentido, la opinión aquí expresada, se integró a partir de los resultados de la auditoría. Para el caso del análisis de las cuentas del balance, es necesario hacer claridad en que se revisó la parte pertinente al municipio de Tunja, sin tener en cuenta la información que envían las entidades para que sean agregadas a los estados financieros y así obtener el estado financiero consolidado del municipio. Lo anterior debido a que la Contraloría Municipal de Tunja hace revisión individual a la totalidad de las entidades adscritas al municipio.

Fuente: Libros oficiales Elaboro: Grupo auditor

Descripción 2014

(miles) 2013

(miles) Var absoluta

(miles) Var %

ACTIVO 431.306.668.247 439.400.936.649 8.094.268.402,79 1,88%

PASIVO 123.769.389.870 124.480.139.662 710.749.792,13 0,57%

PATRIMONIO 307.537.278.377 314.920.796.989 7.383.518.611,66 2,40% Fuente: Libros oficiales Elaboro: Grupo auditor



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De acuerdo a la conformación de las cuentas del balance, los pasivos del municipio equivalen al 27.98% del total del activo y se evidencia un comportamiento muy similar entre las vigencias 2013 y 2014, pues la variación entre una y otra vigencia es muy pequeña. Para la determinación de la muestra a auditar se decidió tomar una muestra con base en la variación de la vigencia, para esto se tomaron los estados financieros del 2014 y se compararon con los de 2013, producto de la diferencia se tomaron las cuentas o subcuentas que presentaron gran variación. Cabe hacer mención que solo se seleccionaron cuentas del balance general (activo, pasivo y patrimonio), ya que dentro de las auditorías a la contratación se revisan los gastos y para los ingresos se realizan diferentes auditorias especiales en las cuales se verifican. Además es necesario tener presente que la evaluación a los estados financieros que se lleva a cabo dentro de la Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal de la que se encuentra inmersa dentro de las las políticas y procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT-, adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013, considera la evaluación de las subestimaciones, sobreestimaciones e incertidumbres evaluadas sobre las cuentas del balance (activo, pasivo y patrimonio). 2.2.1 Activo



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La parte correspondiente a Activos es donde se agrupan las cuentas que reflejan bienes y derechos tangibles e intangibles. Los Activos totales al 31 de diciembre de 2014 tienen un valor de $ 439.400.936.649,47, el cual refleja un aumento del 1.88% comparado con la vigencia anterior. La composición del Activo fue la siguiente:

Grupo 2103 2014 Variación Absoluta

Variación %

Efectivo 55.029.883.219,75 50.600.678.372,76 (4.429.204.846,99) -8,05%

Inversiones 1.466.085.360,00 1.406.906.954,00 (59.178.406,00) -4,04%

Rentas por cobrar 29.499.181.598,18 28.178.953.226,44 (1.320.228.371,74) -4,48%

Deudores 21.014.921.891,01 16.906.036.363,42 (4.108.885.527,59) -19,55%

Inventarios 835.389.541,93 720.786.926,93 (114.602.615,00) -13,72%

Prop, pl y equipo 129.299.206.338,10 134.846.412.186,57 5.547.205.848,47 4,29%

Bienes de uso publico 78.708.479.677,73 83.506.613.977,96 4.798.134.300,23 6,10%

Otros activos 115.453.520.529,98 123.234.548.641,39 7.781.028.111,41 6,74%

TOTAL 431.306.668.156,68 439.400.936.649,47 8.094.268.492,79 1,88% Fuente: Libros oficiales – cifras en pesos Elaboro grupo auditor

Fuente: Libros oficiales Elaboro grupo auditor



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2.2.1.1. Grupo 11 Efectivo 2.2.1.1.1. Cuenta 1105 Caja menor Representa el valor de los fondos en dinero y equivalentes a dinero o asimilables, de disponibilidad inmediata. La presente auditoria se centró en verificar el cumplimiento de los reglamentos de creación de las cajas menores, comprobar el cumplimiento de los procedimientos y requisitos establecidos para la constitución, revisar que en el manejo de la caja no se supere las cuantías autorizadas para cada rubro y comprobar que los fondos de caja menor sólo sean utilizados para atender los gastos contemplados en la disposición de creación. Mediante resolución 008 de 14 de enero de 2014, se reglamenta y constituye el funcionamiento de la caja menor del municipio de Tunja, en la cual se indica que el valor máximo de giro por cada pago es de CIENTO CINCUENTA Y OCHO MIL PESOS M/CTE ($158.000), lo cual se cumplió a cabalidad durante toda la vigencia, pues ningún giro supero este valor. Así mismo en el Artículo 1, se indican cuáles serán los rubros y los gastos máximos por cada uno. Se observó que durante la vigencia se tuvo especial cuidado en no exceder estos valores establecidos, al llevar un control constante de cada uno de los gastos y del saldo por cada rubro. A continuación se relaciona el valor provisionado, el valor ejecutado y el saldo a fin de año por cada rubro.

Rubro Concepto Valor

provisionado Valor

ejecutado Saldo sin ejecutar

2110101020101 Materiales y suministros $ 5.000.000 $ 3.198.505 $ 1.801.495

2110101020202 Comunicaciones y transportes $ 300.000 $ 292.900 $ 7.100

2110101020206 Impresos y publicaciones $ 2.500.000 $ 662.800 $ 1.837.200

2110101020207 Mantenimiento $ 4.000.000 $ 1.271.200 $ 2.728.800

2110101020215 Gastos judiciales $ 200.000 $ 118.700 $ 81.300

2110101020304 Gastos protocolarios $ 8.000.000 $ 1.744.730 $ 6.255.270

Total $ 20.000.000 $ 7.288.835 $ 12.711.165 Fuente: Resolución de liquidación Elaboro: Grupo auditor

Mediante consignación del 22 de diciembre de 2014 en el banco DAVIVIENDA, la doctora Lina Chiquilla Secretaria Administrativa del municipio y quien es la persona responsable de la caja menor, consigna $12.711.165 no ejecutados a la cuenta 176000304137 a nombre del Municipio de Tunja.



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Se evidenció que durante la vigencia 2014, al parecer se hicieron compras a personas naturales, a quienes no se les verificó la actividad económica inscrita en el R.U.T, ni la actualización de este, los cuales se relacionan a continuación:

NOMBRE DESCRIPCION OBSERVACIÓN

OLGA IMIRIDA PRIETO CIPAMOCHA

- 48 refrigerios ( empanada y jugos natural ) -1 tinto

Durante la auditoría realizada se observó que la persona no ha realizado la actualización del código de la actividad económica correspondiente en el Rut. El cual se encuentra con los códigos 5522 y 7499 actualmente y no corresponden a la actividad económica.

ANGELA MILEIDY PRADA PEREZ

-227 copias de escritura notaria tercera -Fotocopias de escritura

Se observó que no se ha realizado la actualización del código de la actividad económica correspondiente en el Rut. El cual se encuentra con el código 7499 actualmente y que no corresponde a la actividad económica

EDGAR ANTONIO PEREZ JIMENEZ

-mantenimiento y reparación de calculadora casio -arreglo protectógrafo

Se observó que no se ha realizado la actualización del código de la actividad económica correspondiente en el Rut. El cual se encuentra con dos Rut que no corresponden a la actividad económica que son: 5539 y 9511

RICARDO PEREZ VELANDIA

-lavado de banderas de Colombia, Boyacá y Tunja.

Se observó que no se ha realizado la actualización del código de la actividad económica correspondiente en el Rut. El cual se encuentra con el código 9301 que no corresponde a la actividad económica.

RAFAEL ANTONIO SARMIENTO GOMEZ

-1 mantenimiento motobomba marca simen hp 9 RPM 3500

Se observó que no se ha realizado la actualización del código de la actividad económica correspondiente en el Rut. El cual se encuentra con el código 5170 actualmente y que no corresponde a la actividad económica.

EDGAR ALONSO PAEZ PARRA

-1 recarga tóner lexmark x203 N

Se observó que no se ha realizado la actualización del código de la actividad económica correspondiente. El Rut no corresponde con el soporte del gasto, además ese no es un soporte valido, no cumple con los requisitos de facturación, la actividad económica no corresponde con el servicio

BLANCA INES ALVAREZ -16 rollos de cinta Se observó que no se ha realizado la



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DE PINZON antideslizante 48mm x 5m actualización del código de la actividad económica del Rut. El cual se encuentra con el código 5241 actualmente y no pertenece a la actividad económica.

JORGE ENRIQUE YANQUEN SOLER

-1sello mecánico 1 ¼ marca pc -1 buje de cobre de 1” -2 empaques siliconados -1 acople macho de 1 ½” galvanizado

Se observó que no se ha realizado La actualización del código de la actividad económica del Rut. El cual se encuentra con el código 5170 actualmente y no pertenece a la actividad económica.

ALEXANDER CAMARGO HERNANDEZ

-1 juego de avisos secretaria de transito

Se observó que no se ha realizado la actualización del código de la actividad económica del Rut. El cual se encuentra con el código 5030 actualmente y que no pertenece a la actividad económica.

OBSERVACIÓN No. 2 Algunos proveedores de la Alcaldía no cuentan con el R.U.T actualizado ante la DIAN. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Según Resolución No. 0008 de 14 de enero de 2014, por medio de la cual se reglamenta

la constitución y funcionamiento de la caja menor del municipio de Tunja y debido a que

el Municipio requiere de la creación de la Caja Menor, con el fin de sufragar los gastos

generales de menor cuantía que tengan el carácter de urgente e imprescindibles,

previstos en el presupuesto y que permitan el normal y ágil desarrollo de las actividades

inherentes a las funciones propias de la Alcaldía Mayor de Tunja. A su vez como reza en

la Resolución en mención se dictaron los parámetros y directrices respecto de los

requisitos para efectuar los pagos, como se cita en el Articulo 9. "Pagos y

Legalización. Para los pagos y legalización de la Caja Menor se tendrá en cuenta lo

estipulado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, esto es la legalización

de los gastos deberá efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su

realización, para lo cual debe acreditarse el cumplimiento de los siguientes



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requisitos:

a. Que los gastos correspondan a los rubros autorizados y atrás indicados.

b. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren

firmados por los acreedores, con indicación del nombre y/o razón social,

numero de documento de identidad o NIT, fecha de expedición, objeto y

cantidad.

c. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que

está legalizando.

d. Que el gasto se haya efectuado siempre y cuando existiere disponibilidad en

la Caja Menor.

De acuerdo a lo expresado, específicamente en el literal b., del artículo 9 de la Resolución

No. 0008 de 2014 y teniendo en cuenta la observación hecha por la Contraloría Municipal

de Tunja respecto del no cumplimento por parte de los proveedores citados por ellos, en

Relación a la "falta de actualización de los códigos de la actividad económica", Comedidamente

expresamos que se verificó la existencia del RUT en cada cuenta, no obstante no estar

plasmado dentro de los requisitos exigidos para tal pago, como lo dictaminó el Ministerio

de Hacienda y Crédito Público quien es el órgano encargado de dictar las bases y

lineamientos para el manejo de las Cajas Menores.

Pero atentos a sus valiosas observaciones, solicitamos nos informen si se hace necesario

exigir a partir de la fecha el RUT actualizado, esto con el fin de proceder a solicitar a la

Cámara de Comercio y a la DIAN los respectivos listados de los códigos de las

actividades económicas vigentes y de esta forma subsanar las inconsistencias que se

hayan venido presentando, según concepto emanado por ustedes.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA En el caso de que la persona natural desarrolle una actividad económica no contemplada RUT, no implica que se esté cometiendo un delito o un acto ilegal que tenga efectos sobre quienes contratan con ella, la razón de verificar la actividad económica obedece más a una práctica en la que se asegure que la persona a quien se le está pagando por la prestación de un servicio o la compra de un bien, sea la idónea para realizarla. Se levanta la observación teniendo en cuenta que el estatuto tributario no obliga a ninguna entidad a hacer la verificación de las actividades económicas inscritas en el RUT de la persona con quien se pacta la prestación de un servicio o la compra de un bien. Se



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recomienda que la Alcaldía haga la verificación de la actividad para asegurarse de la idoneidad de quien suministra el bien o servicio.

2.2.1.1.2. Cuenta 1110 Bancos y corporaciones Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras.

La verificación del saldo en libros de bancos para la vigencia auditada, se realizó cruzando los saldos de las cuentas bancarias de los balances de enero y diciembre entregados por la administración Vs. las conciliaciones físicas de estos mismos meses entregadas por tesorería, además se solicitó confirmación bancaria a las entidades financieras. Se logró evidenciar que existen 23 cuentas bancarias que se mantienen inactivas, esta es una observación recurrente de auditorías anteriores y si bien se puede ver avance en la disminución de la cantidad de cuentas inactivas, aún se mantienen una gran cantidad de cuentas sin movimiento y con un saldo en ellas por valor total de $ 536.480.902,56.

Entidad Bancaria

No. De Cuenta Tipo de Cuenta

Fecha de Apertura

Saldo s/g Extracto

OCCIDENTE 390042000 CORRIENTE 12/07/1996 23.231.937,00

BANCOLOMBIA 88229725097 AHORROS 22/08/2014 193.461.029,57

AGRARIO 15030000697 CORRIENTE 19/07/2000 1.071.835,00

AGRARIO 15030001091 CORRIENTE 26/09/2000 89.997,96

AGRARIO 15030030520 CORRIENTE 15/01/1986 5.185.914,42

BOGOTA 616095352 CORRIENTE 21/07/1993 1.191.579,11


BOGOTA 76046697 CORRIENTE 19/08/2007 711.732,00






BOGOTA 616109443 AHORROS 12/12/1997 5.000.000,00


BOGOTA 616607255 AHORROS 08/01/2014 145.508.295,71

POPULAR 110250020062 CORRIENTE 24/07/1998 651.780,13



POPULAR 110250020732 CORRIENTE 24/07/1998 1.753.822,00



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






POPULAR 110250020880 CORRIENTE 01/03/1995 17.807.561,51

POPULAR 220250142254 AHORROS 18/12/2009 58.091.543,00

POPULAR 220250150257 AHORROS 23/12/2010 35.800.353,60

TOTAL SALDO INACTIVO 536.480.902,25

Fuente: Relación entregada por los bancos- cifras en pesos Elaboro: Grupo auditor

OBSERVACIÓN No. 3 Al hacer la verificación de las cuentas inactivas a nombre del municipio de Tunja, se logró evidenciar que existe un total de 24 cuentas que no presentan movimientos, con un valor total de $536.480.902,25. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA De las cuentas inactivas que se relacionan, se cancelaron dos cuentas, anexos certificaciones:

Consecutivo Entidad No. Cuenta Tipo de Cuenta Estado

10 BOGOTA 76048818 Corriente Cancelada - soportes

16 BOGOTA 616607255 Ahorros Cancelada – soportes

Las siguientes cuentas corresponden a recursos de cofinanciación, convenios que están en proceso de ejecución hasta el 2015, anexo soportes.


2 BANCOLOMBIA 88229725097 Ahorros En ejecución - Soportes

22 POPULAR 220250142254 Ahorros En ejecución - Soportes

23 POPULAR 220250150257 Ahorros En ejecución - Soportes

Se encuentran en proceso de conciliación las siguientes cuentas, para efectos de liquidación y devolución de los recursos conforme al origen de los mismos y de conformidad con los procesos de saneamiento contable y financiero, así como a las acciones plasmadas en los planes de mejoramiento, anexo soportes:


5 AGRARIO 15030030520 Corriente Información - Soportes

11 BOGOTA 616108429 Corriente Información -



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Soportes

14 BOGOTA 616109443 Ahorros Información - Soportes

20 POPULAR 110250020732 Corriente Información - Soportes

21 POPULAR 110250020880 Corriente Información - Soportes

Como se puede observar en los avances de los planes de mejoramiento establecidos en auditorias anteriores, estas cuentas se vienen depurando, a medida que se ha logrado establecer el origen de los recursos. La consecución de la información ha sido muy compleja en razón a que

corresponde a vigencias demás de diez años, lo que ha dificultado respuesta inmediata por parte

de las entidades que cofinanciaron los recursos; a pesar de esto la administración esta haciendo el mayor esfuerzo a fin de depurar y cancelar las cuentas.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Si bien se evidencia avance en el plan de mejoramiento en cuanto a lo referente a la cancelación de cuentas, se decide mantener la observación como hallazgo administrativo, para que se continúe con el proceso de cancelación de las cuentas bancarias inactivas durante la presente vigencia.

En la totalidad de las cuentas auditadas, se encontró que se realizaron las condiciones bancarias, la totalidad presenta los extractos mensuales y en líneas generales se mejoró bastante el proceso de conciliación bancaria lo cual se evidencia en la parte pertinente al avance del plan de mejoramiento. 2.2.1.2. Grupo 12 Inversiones En esta denominación se incluyen las cuentas de los recursos representados en valores con el objeto de aumentar los excedentes disponibles por medio de la percepción de rendimientos, dividendos y participaciones, variaciones del mercado y otros conceptos. En la auditoria se revisó la totalidad de la cuenta 12 “Inversiones e instrumentos derivados” en donde se registran inversiones accionarias en tres entidades: Banco Popular, Empresa de Energía de Boyacá S.A. y Servitunja S.A. E.S.P. Banco Popular El municipio poseía a 2014 un volumen de un millón seiscientos treinta y cuatro mil novecientas noventa y dos (1.634.992) acciones; teniendo en cuenta que esta entidad cotiza en la Bolsa de Valores de Colombia, el valor a registrar contablemente corresponderá a la multiplicación del número de acciones que posee el municipio por el precio de la acción reportado en bolsa de valores a 31 de diciembre.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Al revisar el registro contable de las acciones ordinarias, se evidenció una posible subestimación por valor de $3.269.984, que correspondería a un posible error en el precio de la acción tomado por el municipio para su cálculo.

Cantidad de acciones 1.634.992

Precio por acción según Alcaldía $ 497

Precio por acción según Contraloría1 $ 499

Valor según Alcaldía $ 812.591.024

Valor según Contraloría $ 815.861.008

Diferencia $ 3.269.984 Cifras en pesos

OBSERVACIÓN No. 4 Se establece una subestimación en el registro contable de las acciones que posee el municipio con el Banco Popular por valor de $3.269.984, ya que el precio por acción que reportó la Alcaldía no correspondería al registrado en la Bolsa de Valores de Colombia a 31 de diciembre de 2014. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA

La oficina de Contabilidad para la actualización de estas inversiones tomó como soporte

el valor de la acción de la Bolsa de Valores de Colombia para la fecha 31-12-2014 el

valor fue de $497. Se adjunta soporte de la Bolsa y Nota de Contabilidad No. 20140133.

Dos folios

Se solicita respetuosamente se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA

El grupo auditor se permite controvertir las explicaciones dadas por la Administración

Municipal en razón a que consultando la página web de la Bolsa de Valores de Colombia,

el precio de cierre de la acción del Banco Popular a 31 de diciembre de 2014 fue de $499

y no de $497 como lo señala el municipio. La diferencia radica en que el valor asumido

1 Información de negociación Renta Variable, compraventas de la Bolsa de Valores de Colombia; contrastada con la evolución de los precios diarios de cotización reportada por la Superintendencia Financiera de Colombia.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






por el municipio corresponde a al precio base, más no al precio de cierre de la acción.

Al realizarse hoy (02/06/2015) la consulta histórica de precios de cotización de todo el

mes de diciembre, se evidencia que el precio de cierre a fecha de corte 31/12/2014, fue

efectivamente de $499 por acción.

De igual manera, y como se indicó en el contenido de este informe, esta información se

contrastó con los datos históricos de cotización reportada por la Superintendencia

Financiera de Colombia, donde se evidenció que el precio de cierre a 31/12/2014 fue de

$499, tal y como lo reporta la BVC en su página web.

Por lo anterior, se mantiene lo observado, configurándose el siguiente hallazgo con

alcance administrativo:

“Existe una subestimación en el registro contable de las acciones que posee el municipio con el Banco Popular, ya que el precio por acción que se tomó no correspondió al registrado en la Bolsa de Valores de Colombia a 31 de diciembre de 2014.”

Empresa de Energía de Boyacá S.A. Para la vigencia 2014 el municipio contaba con 14.987.298 acciones, y cuya participación era de 0.049%. Considerando que la EBSA no cotiza sus acciones en bolsa de valores, el precio de cada acción corresponde al calculado intrínsecamente. Conforme a certificación del 25 de enero de 2015, el valor nominal de la acción a 31 de diciembre de 2014 era de $7.87, lo que significa un valor nominal de las acciones que poseía el municipio ascendió a la suma de $117.892.272. Al verificar el registro contable en la cuenta de inversiones patrimoniales en entidades no controladas – entidades privadas, se evidencia que el registro se hizo asumiendo un valor nominal por acción de $10 y no al reportado por la misma Empresa de Energía; hecho que genera una posible sobreestimación de $31.922.945 en el valor de las acciones que tiene el municipio en dicha empresa.

Cantidad de acciones 14.987.298

Precio por acción según Alcaldía $ 10

Precio por acción según Certificación $ 7,87

Valor según Alcaldía $149.872.980

Valor según Contraloría* $117.950.035

Diferencia $ (31.922.945) Cifras en pesos



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






OBSERVACIÓN No. 5 Se establece una sobrestimación en el registro contable de las acciones que posee el municipio con la Empresa de Energía de Boyacá S.A. por valor de $31.922.945, ya que el precio por acción que tomó la Alcaldía no correspondería al certificado por la misma Empresa a 31 de diciembre de 2014. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA No hay sobreestimación en la actualización de las acciones en la Empresa de Energía de

Boyacá. Según el Procedimiento Contable para el reconocimiento y revelación de las inversiones

de la Contaduría General de la Nación Sección I Capítulo I; estas Inversiones patrimoniales en

entidades no controladas (privadas) se actualizan con su valor intrínseco para nuestro caso es

según la certificación por $24.273 moviendo la cuenta de Valorización cuando el valor intrínseco

supera el costo, y en caso contrario se disminuye la valorización hasta agotarla, y más allá de ese

valor se lleva al gasto.

Cantidad Acciones 14.987.298

Valor intrínseco $24.273

CUENTA DETALLE VALOR

120751 Inversiones Entidades Privada 149.872.980

199936 Inversiones en Entidades Privadas 213.913.704

Total valor Acciones valoradas valor intrínseco 363.786.684

Se adjunta la Nota de Contabilidad NT 20140136 donde se disminuye la valorización, y

certificación de la Empresa de Energía. Dos folios.

Por lo anterior se solicita respetuosamente levantar la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA De acuerdo a las explicaciones dadas por el municipio, se entiende que la contabilización de las acciones que tiene el municipio con la Empresa de Energía de Boyacá, se hizo de forma adecuada, por lo que resulta pertinente levantar lo observado.

SERVITUNJA S.A. E.S.P.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






En esta empresa el municipio cuenta con 45.000 acciones que de acuerdo a las notas contables, tienen un valor nominal de $10.000 cada una. Al realizar la indagación respectiva tanto con el municipio como con la empresa, no fue posible establecer con base en que se calculó el valor de estas acciones, se establece como una incertidumbre el valor total registrado en contabilidad que hace referencia a las inversiones del Municipio en la empresa Servitunja S.A. E.S.P.

OBSERVACIÓN No. 6 Se presenta incertidumbre en el registro contable de las acciones que posee el municipio con la Empresa SERVITUNJA S.A E.S.P por valor de $450.000.000, ya que precio por acción que se asumió no cuenta con soporte que así lo demuestre. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA

Como se aclaró en la observación No. 5 las inversiones tienen diferentes métodos de actualización para este caso se hace una provisión con la cuenta 128034 la cual fue actualizada en el mes de mayo del 2014. Aquí no se asume ningún valor se ajusta o actualiza con la certificación de la entidad. Se adjunta soporte.

No obstante que la oficina de contabilidad con oficio No. D.C. 002 del 8 de enero de 2015, solicit6 la certificación del año 2014, a la fecha no se ha recibido, una vez se tenga se procederá a efectuar los ajustes pertinentes. Adjunto tres folios.

Se solicita respetuosamente levantar la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Considerando que en ejecución de la auditoría no se evidenció documento que soportara el ajuste contable por las acciones que posee el Municipio de Tunja con la empresa SERVITUNJA S.A E.S.P, se emitió observación al respecto; sin embargo, al revisar los documentos adjuntos a la respuesta, se observa certificación de la Revisora Fiscal de la empresa de fecha 29 de mayo de 2015 en la que se muestra el valor nominal e intrínseco de las acciones. Conforme a los documentos adjuntos, se espera que la administración municipal realice los ajustes contables que sean necesarios para ajustar los registros contables pertinentes. Por lo anterior, se decide levantar lo observado.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






2.2.1.3. Grupo 13 Rentas por cobrar Están incluidas las cuentas que representan el valor de los derechos a favor de la Alcaldía por concepto de ingresos tributarios directos e indirectos, nacionales o territoriales determinados en las disposiciones legales, por la potestad que tiene el Estado de establecer Gravámenes. El Municipio de Tunja en sus estados financieros presenta Impuesto predial unificado, Impuesto de Industria y comercio. En lo ateniente al balance General registra como saldo la suma de $28.178.953.226. Discriminado en las cuentas 1305 Rentas por cobrar vigencia actual y 1310 Rentas por cobrar vigencias anteriores. El grupo auditor procedió a verificar subcuenta 130507 vigencia actual predial unificado y las subcuentas 130508 rentas por cobrar vigencia actual Impuesto de Industria y comercio; las Subcuentas 131007 y 131008 rentas por cobrar vigencias Anteriores así:

Subcuenta 130507 Rentas por cobrar predial Unificado vigencia Actual.

Incluye los impuestos liquidados, reconocidos durante el periodo contable en curso

Se evidencia que la alcaldía de Tunja registra en sus estados financieros un valor por $3.338.475.961.00 valor que se encuentra soportado mediante oficio OIJ-070 del 05 de febrero de 2015, por parte de la Oficina de impuestos municipales. Subcuenta 130508 Rentas por cobrar de Industria y Comercio vigencias actual Representa el valor de los Ingresos tributarios, anticipos y retenciones pendientes de recaudos, determinados en las declaraciones tributarias y en las liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme durante el periodo contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a la cual corresponda la liquidación. En los estados financieros de la Alcaldía de Tunja registra un valor por $268.658.376.00 y según comunicación del 05 de febrero de 2015 enviada por la Secretaria de Hacienda corresponde a un valor de $248.352.134.00, de lo que se establece una diferencia de $20.306.242.00; subestimación a esta subcuenta.

OBSERVACIÓN No. 7 Se observa diferencia entre los libros de contabilidad y certificación enviada por la oficina de impuestos según comunicación del 5 de febrero de 2015, por valor de $20.306.242.00, que se constituiría en una subestimación por esta suma. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA

Por un olvido involuntario en la vigencia 2014 no se reclasificó el valor de $20.306.242 en

Rentas de Vigencia Anterior, una vez se detectó en el mes de enero del 2015 se realizó

el ajuste pertinente. Se adjunta Nota de Contabilidad No.20150018


DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Teniendo en cuenta que la Alcaldía mayor de Tunja aportó nota de contabilidad número 20150018 del 19 de mayo de 2015 se levanta lo observado.

131007 Rentas por cobrar predial Unificado vigencias anteriores Son los saldos de las rentas por cobrar de la vigencia actual reclasificados al inicio del periodo contable siguiente. Según libros de contabilidad la Alcaldía de Tunja registra un valor por $24.432.045.379.44.se observa que durante la vigencia se recuperó un valor de $4.906.815.381.56 Se evidencia una baja recuperación de cartera por parte de la administración municipal; si tenemos en cuenta que en el 2013 venia un valor de $19.745.779.754.18 y al reclasificar el saldo de la vigencia 2013 $9.593.081.007 corresponde un valor de $29.338.860.761.18; la recuperación equivale a un 16.72 %

OBSERVACIÓN No. 8 Se evidencia una baja recuperación de cartera de impuesto predial de vigencias anteriores, solo equivale al 16.72% al parecer. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA

En primera instancia tenemos que para el año 2014 se presupuestó recaudar en cuanto a

IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO VIGENCIAS ANTERIORES un total de $3.5000.000.000.oo

cifra que fue recaudada oportunamente, ya que incluso se llegó a un recaudo de



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






$4.906.815.174.oo cifra con la cual se logró superar en un 40% la meta de recaudo propuesta. Es

decir, que el Municipio de Tunja ejerció las acciones pertinentes y necesarias para recaudar

vigencias anteriores, obteniendo un significativo recaudo, para lo cual anexo cuadro explicativo.

CÓDIGO DESCRIPCIÓN APROPIACIÓN

INICIAL

APROPIACIÓN

DEFINITIVA

TOTAL INGRESO

DICIEMBRE

1.1.01.01.02 Impuesto predial unificado

vigencias anteriores 3.500.000.000,00 3.500.000.000,00 4.906.815.281,74

Es pertinente indicar que la RECUPERACIÓN DE CARTERA es una labor permanente, que

demanda la realización de varias actividades, habiéndose desarrollado en el año 2014 para el

recaudo de vigencias anteriores, las siguientes actividades:

Envió de 5.000 cartas de fidelización con las cuales se invitan a los contribuyentes

morosos a cancelar su IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO y evitarse el inicio de proceso de

cobro.

Envió de 1200 títulos para adelantar proceso de cobro coactivo

Atención y orientación a los contribuyentes para explicación de estados de cuenta, forma

de pago, acuerdos de pago. Habiéndose expedido aproximadamente 70.000 facturas para

pago.

Expedición de mandamientos de pago por parte de la UNIDAD DE COBRO

Practica de medidas cautelares (embargos)

Visita a predios, con su posterior secuestro

Entrevista a contribuyentes en el inmueble sometido a cobro

Otorgamiento facilidades de pago

Divulgación descuentos y campañas informativas

Igualmente revisando el histórico de lo recaudado por vigencias anteriores, tenemos que para el

año 2014, la labor de recaudo fue más dispendiosa lográndose un recaudo de casi 5.000

millones. Comparativo que se hace con la vigencia 2013 donde se recaudaron 4.900 millones,

con el ofrecimiento de la condición especial de pago que otorgaba un descuento del 50% en

intereses de mora, y para el año 2014 sin ofrecimiento de beneficio, se logr6 la meta indicada.

Para el año 2015, tenemos igualmente el ofrecimiento de una condición especial de pago con el

ofrecimiento del 80% en interés de mora predial, lo cual arroja que a la fecha se haya recaudado

por vigencias anteriores, más de 3.000 millones.

Adicional a lo anterior, se pretende adelantar un proceso de depuración de rentas por cobrar,

acatando lo dispuesto en el art. 59 de la LEY 1739 DE 2014, la cual impone la obligación de



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






efectuar un SANEAMIENTO CONTABLE. Dicho proceso estaría enfocado a reflejar en los

estados financieros unas cifras más fidedignas de lo que debe ser catalogado como VIGENCIAS

ANTERIORES.

Con las anteriores explicaciones se solicita respetuosamente sea levantada la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Si bien es cierto que la RECUPERACIÓN DE CARTERA es una labor permanente, que demanda la realización de varias actividades, habiéndose desarrollado en el año 2014 para el recaudo de vigencias anteriores y que la alcaldía de Tunja realizó actividades como lo indica en su respuesta, el porcentaje de cartera es alto y teniendo en cuenta que los impuestos requieren prioridad de recaudo para así poder cumplir con los proyector del plan de desarrollo, se configura Hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

131008 Rentas por cobrar de Industria y Comercio Vigencias Anteriores Los saldos de las Rentas por Cobrar de la Vigencias anteriores son los saldos de las rentas por cobrar de la Vigencia Actual reclasificados al inicio del periodo contable siguiente. Según libros auxiliares se evidencia un saldo Inicial por valor de $160.320.837. No es claro el registro crédito de $129.258.237.00 efectuado el 27 de junio, el cual se reverso el día 03 de julio de 2014. Se evidencia una recuperación de cartera de $20.547.327.00 el cual corresponde a un 12.82% del total de la cartera vigencias anteriores que correspondía a $160.320.837.

OBSERVACIÓN No. 9 No hay claridad por que se reversó la suma de $129.258.327.00 de ingresos por industria y comercio, generando incertidumbre en esta subcuenta por ese valor. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Por error se registró en el ingreso del mes de junio de 2014 en industria y Comercio el valor

de $129.258.327 en las Rentas por Cobrar perteneciendo a ingreso de la vigencia. Se adjunta



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






NT 20140072. Donde se reclasifica el ingreso en la cuenta 41. Se adjunta un folio.


DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Teniendo en cuenta que la Alcaldía de Tunja efectuó el ajuste contable por valor de $129.258.237.00con nota contable número 20140072 de fecha 19 de mayo de 2013 se levanta lo observado.

2.2.1.4. Grupo 14 Deudores 2.2.1.4.1. Cuenta 1420 Avances y anticipos entregados Esta cuenta representa los valores entregados por la entidad contable pública, en forma anticipada, a contratistas y proveedores para la obtención de bienes y servicios. Subcuenta 1.4.20.12 Anticipo para adquisición de bienes y servicios A partir de los saldos auxiliares a nivel de tercero de la cuenta 1.4.20 y de la relación de los pagos efectuados durante 2014, se pudo constatar el valor entregado por concepto de anticipos a los contratistas y su amortización en el pago de los avances de obra y el valor registrado en los estados financieros. Se evidencia una sobre-estimación en la subcuenta 1.4.20.12 debido a que se encuentra registrado un anticipo por valor de $6.580.100 a favor de Ingeniería y consultoría estructural S.A.S identificada con NIT 900.411.406, que tiene como objeto la liquidación del contrato SMC-AMT-205/2013. La sobre-estimación se configura, debido a que de acuerdo al formato de contratación de la vigencia 2013, (formato _201314_f20_13a_agr), el valor del contrato es de $26.332.000 al cual se le otorgó un anticipo del 50%, equivalente a $13.166.600 el cual fue registrado contablemente en la cuenta 1.4.20.13 con fecha 19 de noviembre de 2013 y cancelado mediante acta final registrada el día 24 de abril de 2014. De acuerdo a lo anterior, no se entienden las razones por las cuales se contabiliza este nuevo anticipo por valor de $6.580.100 el día 09 de mayo de 2014, y esta vez en la cuenta 1.4.20.12.

OBSERVACIÓN No. 10 Se presenta una sobreestimación por valor de $6.580.100 en la cuenta 1.4.20.12, debido a que se registra un anticipo en esta cuenta el cual ya había sido registrado con fecha 19



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






de noviembre de 2013 y posteriormente cancelado el día 24 de abril de 2014 en la cuenta 1.4.20.13 . De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA

Se acata la observación y se procede a realizar la Nota de Contabilidad reversando el

registro del egreso No. 20142398 que se contabilizó erradamente ya que debía ser contra

el pasivo. Se adjunta un folio NT 20150033 de mayo 19-2015

Se solicita de manera respetuosa levantar la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Considerando la respuesta dada por la Alcaldía, la misma se acepta y se levanta la observación.

2.2.1.5. Grupo 15 Inventarios El valor contabilizado en esta cuenta hace referencia al valor que le corresponde a cada solución de vivienda (casa o apartamento) del proyecto denominado La Estancia del Roble, con respecto al predio en el cual está ubicado. El valor del subsidio equivalente al valor del terreno que corresponde a cada casa es de $7.035.556 y el correspondiente para cada apartamento es de $7.035.556. De acuerdo al reporte entregado por ECOVIVIENDA el 29 de abril de 2015 al grupo auditor, se indica que durante la vigencia 2014, fueron entregadas un total de 40 apartamentos y 3 casas. De esta forma, en el momento en que se haga entrega de la totalidad de las soluciones de vivienda, el saldo de esta cuenta debe llegar a cero. Ante este hecho, los estados financieros del municipio deberían reflejar un movimiento crédito en la cuenta 1.5.10.02.0002 Terreno Santa Ana, por el valor de los 43 lotes correspondientes a las soluciones de vivienda entregadas, por lo que se genera una subestimación por valor de Ochenta y ocho millones ochocientos catorce mil quinientos ochenta y ocho pesos ($ 88.814.588).



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






A continuación se relaciona el valor de la SUBESTIMACIÓN correspondiente a esta observación:

Tipo de solución Cantidad

Valor subsidio

$ Valor total

$

Apartamento 40 1.542.698 61.707.920

Casa 3 7.035.556 21.106.668

TOTAL 82.814.588

OBSERVACIÓN No. 11 En los estados financieros no se ve reflejada la entrega de las 43 soluciones de vivienda por parte de ECOVIVIENDA a los beneficiarios de éstas, puesto que debería existir un movimiento crédito que muestre el valor del subsidio entregado. Por tal razón, existe una sobreestimación por valor de Ochenta y ocho millones ochocientos catorce mil quinientos ochenta y ocho pesos ($88.814.588). De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA La cuenta 151002 se afecta con la información reportada por ECOVIVIENDA, es así que en junio del 2014 se recibe un informe global de las viviendas entregadas y con este se procede a realizar los ajustes contables. A la fecha no se ha recibido información diferente, no obstante la oficina de Contabilidad en Febrero del 2015 solicitó nuevamente información actualizada sin recibir respuesta. Adjunto Oficio No. 140-25-25.1-1179 de junio 2014 de ECOVIVIENDA y la Nota de contabilidad No. 20140043 con la cual se afectó y oficio DC-018 del 2015 Se solicita respetuosamente se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Es cierto que el municipio depende de la información reportada por ECOVIVIENDA y que dicha entidad no ha entregado de manera eficiente el reporte a la alcaldía, sin embargo los estados financieros deben reflejar los hechos económicos ocurridos durante un periodo de tiempo determinado, de tal forma que con corte a 31 de diciembre se debería reflejar las entregas hechas por ECOVIVIENDA, para de esta forma poder descargar el valor de los subsidios.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Se mantiene la observación como hallazgo administrativo para que se incluya en el plan de mejoramiento.

2.2.1.6. Grupo 16 Propiedad, planta y equipo En esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. A continuación se muestra la variación de la propiedad, planta y equipo entre las vigencias 2013 y 2014.

2.2.1.6.1 Cuenta 1.6.05 Terrenos En esta cuenta se registra la compra del predio denominado “La Esperanza”, el cual se encuentra ubicado en la vereda Runta, identificado con matrícula 070-206194 y legalizado al municipio mediante escritura pública No 2537 del 23 de diciembre de 2014, por valor de $56.881.762.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Asimismo se logró identificar que el municipio adquirió el lote baldío ubicado en la Transversal 15 # 24-16, y que mediante escritura pública No. 419 de 04 de marzo de 2014 aclarada mediante escritura pública No. 556 de 20 de marzo de 2014 se legaliza la titularidad de un lote baldío de conformidad con la ley 388 de 1997, la cual “otorga derecho real de dominio de aquellos predios baldíos que se encuentran en suelo urbano a las entidades territoriales en donde se encuentren dicho predios”. En la cláusula octava, de la escritura No 419 de 2014, se indica que el predio ubicado en la transversal 15 # 24-16 está identificado con el número 010301470036000 y tiene un avaluó de $517.642.000, este valor no fue tenido en cuenta por el municipio ni registrado en la cuenta contable correspondiente, razón por la cual se presenta un subestimación en la cuenta 1.6.05 Terrenos por dicho valor.

OBSERVACIÓN No. 12 Se presenta una subestimación por valor de $517.642.000 correspondientes al valor del avaluó del lote baldío legalizado a nombre del municipio mediante escritura pública No. 419 de 04 de marzo de 2014, el cual no fue registrado contablemente. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA

La oficina de Contabilidad, no tiene conocimiento ni soporte alguno sobre la legalización

de este inmueble. Se oficiará a la dependencia de Almacén requiriendo la información del

predio con el fin de incorporarlo a la contabilidad del municipio.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Considerando la respuesta, se mantiene la observación como hallazgo administrativo para que sea incluida en el plan de mejoramiento.

2.2.1.6.2 Cuenta 1615 Construcciones en curso Subcuenta 1.6.15.04 Plantas Ductos y túneles Al efectuar la revisión de la subcuenta, se evidencia una incertidumbre por valor de $24.929.970 debido a que se presenta un movimiento debito por dicho valor el día 12 de junio de 2014 a favor de Jairo Danilo Galán Rodríguez por el pago del acta de liquidación del contrato No. 831 de 2013 cuyo objeto es “PAVIMENTACIÓN VÍAS DE LA



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






URBANIZACIÓN EL CORTIJO DE LA CIUDAD DE TUNJA EN CUMPLIMIENTO DE ACCIÓN POPULAR 2001-2172 DEL TRIBUNAL CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO DE BOYACÁ SALA DE DECISIÓN NO 4 M:369”. Como se observa el objeto no se ajusta con la cuenta en la cual ha sido contabilizada.

OBSERVACIÓN No. 13 Se presenta incertidumbre por valor de $24.929.970 en la cuenta 1.6.15.04 Plantas, ductos y túneles, debido a que se registra en esta cuenta. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Por error involuntario se registró la suma $24.929.970 en la cuenta 1.6.15.04 Plantas,

perteneciendo a la cuenta de mantenimiento de vías.

Se procede a efectuar el ajuste con Nota de Contabilidad No. 20150034. Se adjunta un

folio.


DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Considerando que se hizo el ajuste, se levanta la observación.

2.2.1.6.3 Cuenta 1640 Edificaciones Subcuenta 1.6.40.90 Otras edificaciones Como resultado de la auditoría realizada a los estados financieros de la vigencia 2013, se observa que se reclasifica el complejo de servicios del sur a la cuenta 1.7.10.04.0010 por valor de $3.019.329.616,65, esto con el objetivo de disminuir la los altos valores que se presentan en las subcuentas otros, para este caso en particular, la subcuenta 1.6.40.90 OTRAS EDIFICACIONES, en cumplimiento de lo estipulado en los instructivos No. 002 de 2013 y 004 de 2014 de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, en el numeral 1.2.1. ANÁLISIS, VERIFICACIONES Y AJUSTES, en cuanto a la revelación adicional de



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






información de las subcuentas “otros” que superan el 5% del valor de la cuenta a la que corresponden. 2.2.1.6.4 Cuenta 1.6.85. Depreciación acumulada Subcuenta 1.6.85.01.0001 Edificaciones Alcaldía Se procedió a revisar la depreciación de la Institución Educativa Rural del Sur, relacionado en la cuenta contable 1.6.40.09.0019, considerando que durante la vigencia 2014 se presentaron 3 movimientos de naturaleza debito con ocasión a la contabilización del recibo parcial y final de contrato de obra pública No. 657 de 2013. Efectuando la revisión de la depreciación aplicada a esta edificación, se encontraron los siguientes aspectos:

Al haberse recibido y contabilizado en la cuenta contable y por la naturaleza del bien, este debería empezar a depreciarse desde el momento en que se da por recibido o registrado en la contabilidad.

La depreciación mensual registrada en libros es de $595.000, que considerando una vida útil de 50 años correspondería a un valor del bien de $357.000.000, lo cual no es cierto, puesto que el valor registrado en libros a 01 de enero es de $417.644.448,16. Por esta razón en la primera columna de la siguiente tabla, se toma la diferencia entre estos dos valores que correspondería entonces al valor sobre el cual no se efectuó la depreciación durante la vigencia 2014 ($417.644.448,16 - $357.000.000 = 60.644.448).

Se recibió por parte del municipio a fecha 13 de marzo la primera acta de recibo del contrato No. 657 de 2013 por valor de $15.197.430. sobre este valor tampoco se efectuó depreciación.

El día 14 de agosto se recibió mediante acta de liquidación el contrato No. 657 de 2013 por valor de $28.517.400. Contablemente se ven registrados dos valores ($8.517.500 + $19.999.990) que sumados corresponden al valor ya mencionado, sobre los cuales no se efectuó depreciación.

En la siguiente tabla se calcula la depreciación que no se efectuó durante la vigencia 2014 para la I.E. Rural del Sur:

Depreciación Escuela Rural del Sur

Cuenta contable: 1.6.40.09.0019

Cuenta depreciación: 1.6.85.01.0001

Fecha del registro contable 01/01/2014 13/03/2014 14/08/2014 14/08/2014



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Valor sobre el cual no efectúa la depreciación 60.644.448,00 15.197.430,00 8.517.500 19.999.990

Años en que se deprecia 50 50 50 50

Total depreciación anual 1.212.888,96 303.948,60 170.350 399.999,80

Valor depreciación diaria 3.322,98 832,74 466.71 1.095,89

Total días en que no se deprecio el bien 365,00 293,00 139,00 139,00

Valor total de la depreciación que no se contabilizó 1.212.888,96 243.991,62 64.873,01 152.328,69

Subestimación 1.674.082 Cifras en pesos

OBSERVACIÓN No. 14 La cuenta 1.6.85 Depreciación acumulada, presenta una subestimación por valor de $1.674.082, como consecuencia de no calcular la depreciación de manera completa del bien denominado Escuela Rural del Sur registrado en la cuenta 1.6.40.09.0019. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Como se le ha informado a la Contraloría Municipal el cálculo de la depreciación se viene

haciendo de manera manual en la oficina de Contabilidad, por no contar con una

herramienta tecnológica en la dependencia de Almacén.

No obstante se procede a efectuar el ajuste de la depreciación del inmueble denominado

Escuela Rural del Sur. Con la Nota de Contabilidad No. 20150035. Adjunto un folio.





CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Si bien el cálculo y contabilización de la depreciación ha mejorado sustancialmente con relación a vigencias anteriores, se siguen presentando errores relativos al cálculo de ésta para algunos bienes, siendo necesario recalcar la necesidad de integrar el software contable con uno que maneje la totalidad de la propiedad, planta y equipo del Municipio, con el fin de minimizar el riesgo de error en el cálculo de las depreciaciones. La compra de este software fue considerada como una acción de mejoramiento en la vigencia anterior, sin embargo no se evidencia que la acción de mejora haya surtido efecto alguno, a pesar de que en el plan de mejoramiento se indicaba que el tiempo para el cumplimiento era de tres meses y medio a partir de la fecha de suscripción, es decir, del 24 de junio de 2014.

OBSERVACIÓN No. 15 Se continúan presentando errores en el cálculo de la depreciación de los bienes propiedad del municipio, pese a que en el plan de mejoramiento para la vigencia 2013 se indicó que se adelantarían los trámites para la adquisición o actualización del software de inventarios que interaccione con el módulo de contabilidad, y así mejorar el proceso de depreciación. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo y sancionatorio. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA En pro de cumplir con lo establecido en el plan de mejoramiento, se solicitó a varias

empresas del país la cotización del sistema de software que ellas ofrecen para entidades

como la nuestra; dichas empresas presentaron sus propuestas en el mes de julio de 2014

(Anexo acta de presentación de propuestas). En base a las propuestas se realizó el

estudio previo para continuar con el proceso de adquisición del software pero la oficina de

Control Interno y Gestión solicito parar el proceso y estudiar la posibilidad de hacer una

actualización del software que actualmente presta los servicios a la oficina de contabilidad

esto con el fin de hacer una interface de las dos aplicaciones; Almacén General

atendiendo dicha sugerencia solicito una propuesta a esta empresa en repetidas

ocasiones obteniendo una respuesta en el mes de noviembre del año 2014. Teniendo las

propuestas la dependencia realizo una evaluación costo- beneficio verificando que el valor

de la actualización del software era 3 veces más costoso, pese a que no era una

adquisición nueva.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






De acuerdo a los anteriores argumentos se concluyó que no era favorable contratar con el

proveedor actual y se continuó con el proceso de adquirir una opción tecnológica

favorable para la entidad, encontrando a inicios del año 2015 una convocatoria de

presentación de proyectos tecnológicos hecha por el ministerio de las TIC. Proceso al cual

hizo su presentación la secretaria de planeación municipal.

El proyecto es un sistema integrado que contiene 17 tramites específicos enfocados a

funcionarios en ,los que se encuentra bienes y servicios, control de inventarios,

depreciaciones, entre otros; de igual manera se busca un sistema transparente que

genere informes sin tener que hacer procesos manuales, que economice tiempo y

esfuerzos a los funcionarios y que el desarrollo de las funciones sea más eficiente y

confiable, este proyecto tiene un plazo de ejecución de 6 meses a partir de su aprobación

la cual se hará el día 05 de junio. (Anexo presentación de la propuesta).

En caso de que la respuesta no sea satisfactoria inmediatamente se reanudara el proceso

contractual antes mencionado.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Considerando que el proceso se está adelantando, se levanta la observación con alcance sancionatorio, per se mantiene la observación con alcance administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento con el objetivo de hacer seguimiento a la adquisición e implementación del software.

2.2.1.7. Grupo 17 Bienes de uso y beneficio publico 2.2.1.7.1. Cuenta 1785 Amortización acumulada Se logró evidenciar que no se efectuó adecuadamente la amortización correspondiente a los puentes que se encuentran relacionados en la cuenta 1.7.10.01.0005, por tanto se genera una subestimación por valor de $ 3.293.822 correspondiente a la amortización no calculada ni registrada para la vigencia 2014.

PUENTES


Cuenta amortización: 1.7.85.01

Valor que se debe amortizar $33.104.485,79

Años en que se amortiza 50

Total amortización anual $33.104.586



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Valor amortización mensual calculada C.M.T $2.758.707

Valor amortización mensual calculada municipio $2.484.222

Valor total de la amortización que no se contabilizó mensual $274.485

Valor total de la amortización que no se contabilizó $3.293.822

Subestimación Cifras en pesos

A continuación se muestra la amortización mensual calculada por el municipio para cada uno de los puentes:

Descripción Amortización

Amortización puente frente barrio Villa Luz 214.450

Amortización puente Santa Inés 257.340

Amortización puente frente a la UPTC 175.813

Amortización puente barrio Maldonado 164.825

Amortización puente Las Quintas 905.564

Amortización puente Batallón Bolívar 243.043

Amortización puente barrio Santiago de Tunja 171.560

amortización puente barrio San Antonio 186.802

Amortización puente Colegio Boyacá Londoño 164.825

TOTAL 2.484.222 Cifras en pesos

OBSERVACIÓN No. 16 La cuenta 1.7.85.01 Amortización acumulada Plazas públicas, presenta una subestimación por valor de $3.293.822, como consecuencia de no calcular la amortización del bien denominado Puentes registrado en la cuenta auxiliar 1.7.10.01.0005. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Se acata la observación y se efectúa la Nota de Contabilidad No.20150035 con el ajuste

pertinente. Se adjunta un folio.



Al efectuar la revisión de la amortización, se logró evidenciar que no se efectuó adecuadamente la amortización correspondiente a la plazoleta Muisca y/o nieves (cuenta contable 1.7.10.04.0002), por tanto se genera una subestimación por valor de $ 2.005.005 correspondiente a la amortización no calculada ni registrada para la vigencia 2014.

PLAZOLETA MUISCA Y/O NIEVES



Valor que se debe amortizar $1.285.769.228


Total amortización anual $25.715.384,56

Valor amortización mensual calculada C.M.T $2.142.949

Valor amortización mensual calculada municipio $1.975.865

Valor total de la amortización que no se contabilizo mensual $167.084

Valor total de la amortización que no se contabilizo $2.005.008


OBSERVACIÓN No. 17 La cuenta 1.7.85.04 Amortización acumulada Plazas públicas, presenta una subestimación por valor de $2.005.008, como consecuencia de no calcular la amortización del bien denominado Plazoleta Muiscas y/o Nieves registrado en la cuenta auxiliar 1.7.10.04.0002. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Se acata la observación y se efectúa la Nota de Contabilidad No.20150035 Con el ajuste


Se solicita de manera respetuosa se levante la observación.


Al efectuar la revisión de la amortización, se logró evidenciar que no se efectuó la amortización correspondiente al polideportivo Barrio José Joaquín Camacho (cuenta contable 1.7.10.05.0031), por tanto se genera una subestimación por valor de $1.108.216,35, correspondiente a la amortización no calculada ni registrada para la vigencia 2014.

Polideportivo Barrio José Joaquín Camacho

Cuenta contable: 1.7.10.05,0031


Valor que se debe amortizar $ 55.410.817,48


Total amortización anual calculada C.M.T $ 1.108.216,35

Valor amortización mensual calculada municipio $ 0

Valor total de la amortización que no se contabilizo mensual

$ 1.108.216 ,35


OBSERVACIÓN No. 18 La cuenta 1.7.85.05 Amortización acumulada Parques recreacionales, presenta una subestimación por valor de $1.108.216,35, como consecuencia de no calcular la amortización del bien denominado polideportivo Barrio José Joaquín Camacho registrado en la cuenta auxiliar 1.7.10.05.0031. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Se acata la observación y se efectúa la Nota de Contabilidad No.20150035 Con el ajuste




2.2.1.8. Grupo 19 Otros activos 2.2.1.8.1. Cuenta 1901 Reserva financiera actuarial La reserva financiera actuarial corresponde al conjunto de activos que han sido destinados por la entidad contable pública, en atención a las disposiciones legales vigentes o por iniciativa propia, para atender las obligaciones pensionales. Hacen parte de la Reserva Financiera Actuarial los recursos que la entidad territorial tiene en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales-Fonpet. Por lo tanto, las entidades territoriales deben reconocer y revelar en su información contable los recursos que tienen como reserva para el pago del pasivo pensional a su cargo en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales-Fonpet, garantizando la actualización en pesos de las unidades Fonpet. En la vigencia 2014 y de acuerdo con la información reportada en el Fonpet, el municipio de Tunja hizo el aporte de 23,037,044.00 unidades, que equivalen a la suma de $71,093,086 miles. De acuerdo a la información financiera reportada por el Municipio en el Balance General, se observa que la reserva financiera actuarial tuvo un incremento de 14.95% respecto al año inmediatamente anterior y que corresponde principalmente a incrementos de aportes al Fonpet, los cuales se encuentran registrados debidamente en la cuenta 1.9.01.04 “Encargos Fiduciarios”.

Cuenta Denominación Saldo 2013 Saldo 2014 Variación Relativa

Variación %

1.9.01 RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL

61.853.772 71.098.715 9.244.943 14,95%



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






1.9.01.01 EFECTIVO 5.619 5.628 9 0,16%

1.9.01.02 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN

- - - -

1.9.01.04 ENCARGOS FIDUCIARIOS 61.848.153 71.093.087 9.244.934 14,95% *miles de pesos

Al verificar el adecuado registro de esta cuenta, se observó que éste muestra efectivamente los saldos reportados en el Fonpet a través de la página web www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/FONPET_SCH.consultapasivospensector observando que no existe diferencia considerable que afecte los estados financieros, contablemente se clasificó en una subcuenta de la misma cuenta. 2.2.1.8.2. Cuenta 1925 Amortización acumulada de bienes entregados a terceros Representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales registrado sobre los bienes entregados a terceros, como consecuencia de la pérdida de capacidad operacional que se produce en la utilización de los bienes por parte de terceros con base en el valor en libros de los bienes y los años de vida útil estimados. En la siguiente tabla se evidencia presunta diferencias entre lo realmente liquidado y lo registrado en libros de contabilidad así:

CÓDIGO NOMBRE VIDA ÚTIL

VALOR AMORTIZACIÓN

192505 BIENES MUEBLES EN COMODATO

1.566.672

Maquina Lavadora de zanahoria 15 23.500.000

1.566.672

192506 BIENES INMUEBLES EN COMODATO

1.663.938.613.05

Acueducto y canalización 50

Enero-marzo $62.629.480.74 Abril-diciembre

$62.641.161.080.74

1.252.604.058.57

Planta de tratamiento 15 4.441.868.094

296.124.540

pozos profundos 50 1.271.095.517

25.421.910

Tanques 50 914.866.750

18.297.335

Embalse Teatino 50 2.923.696.284

58.473.926

Casa Juan de Vargas 50 133.531.200

2.670.624

Sede Administrativa San Antonio

50 230.175.860

4.603.517

Edificación concentración piloto 50 238.735.133

4.774.703

Casa Fundación San Alejandro calle 28 no 10-91

50 48.400.000

968.000

AJUSTE AMORTIZACIÓN DEJADA DE REGISTRAR EL

11.157.965


http://www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/FONPET_SCH.consultapasivospensector


CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






2012

192512 BIENES INMUEBLES ENTREGADOS EN CONCESIÓN.

15.622.163.04

192512 Interceptores y acueducto 50

Enero-mayo$776.174.524.61

Junio-diciembre

$784.632.174.61

15.622.163.04

Cifras en pesos

Para la subcuenta 192506 acueducto y canalización se establece una diferencia de $487.466.57 entre el valor liquidado por amortización y lo registrado en libros de contabilidad. De igual forma se analizó la subcuenta 192512 Bienes entregados a terceros bajo la modalidad de contratos de concesión, estos bienes no son objeto de amortización mientras se encuentren en tal situación. Se evidencia una diferencia de $1.083.767.04 entre el valor liquidado y el valor registrado en libros de contabilidad. De acuerdo a lo anterior se establece una SOBRESTIMACIÓN de $1.571.230,61 de la cuenta 1925 Amortización acumulada de bienes entregados a terceros, si se tienen en cuenta los valores registrados en la sub cuenta 1920 Bienes entregados a terceros.

OBSERVACIÓN No. 19 La cuenta 1.9.25 Amortización acumulada de bienes entregados a terceros, presenta una sobreestimación por valor de $1.571.230,61, al calcular erróneamente la amortización de los bienes entregados a terceros y relacionados en la cuenta 1920 Bienes entregados a terceros. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Se acata la observación y se efectúa la Nota de Contabilidad No.20150035 con el ajuste





CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Teniendo en cuenta que se efectuó el ajuste, se levanta la observación.

La alcaldía de Tunja allega a la Contraloría, un listado de los bienes de propiedad del municipio que se encuentran en comodato, en éste llama la atención que no viene firmado por la persona responsable; de igual forma existen bienes que no se encuentran contabilizados como son el cuarto pequeño piso 4 donde funciona el archivo de la Personería; ESE Santiago de Tunja, caso contrario en libros de contabilidad se registra la sede administrativa San Antonio y en el listado no se encuentra relacionado; por lo que no se pudo establecer cuáles son los bienes que se encuentran en comodato que pertenecen al Municipio.

OBSERVACIÓN No. 20 No se logró establecer los bienes de propiedad del Municipio que se encuentran en comodato debido a que la Alcaldía Municipal no allego correctamente el listado solicitado por la Contraloría.

De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA A continuación se muestra el listado de los comodatos que tiene la Administración

Municipal, solicitando respetuosamente levantar la observación.

BIENES INMUEBLES DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE TUNJA EN COMODATO

N° PREDIO PREDIO COMODATARIO DIRECCIÓN DESTINO

1

# ESCRITURA

2.609

INEM SEDE PILOTO

JOAQUIN CUCAITA PARRA

CR 14 N° 15B-13

ESCUELA PILOTO

2 133 de 2003 FUNDACIÓN SAN ALEJANDRO FUNDACIÓN SAN ALEJANDRO CALLE 2B N° 10-91 FUNDACION SAN ALEJANDRO

3 412 de 2010 SALÓN COMUNA B CAONSUELO PRESDT. JUNTA DE ACCION COMUNAL B.

CONSUELO EDILBERTO PINEDA

CALLE 15A N° 8A-18 JUNTA DE ACCION COMUNAL

4 296 de 2006 CASA JUAN DE VARGAS FONDO MIXTO DE CULTURA DE BOYACA CALLE 20 N° 8-52 FONDO DE CULTURA

5 434 de 2009 CUARTO PEQUEÑO 4 P Edi Mpal PERSONERIA DE TUNJA CALLE 19 N° 9-95 ARCHIVO PERSONERO

6 818 de 2013 E.S.E. SANTIAGO DE TUNJA E.S.E CARRERA 9ª N° 15-61 E.S.E SANTIAGO

7 225 de 2007 LAVADORA DE ZANAHORIA ORGANIZACIÓN RURAL COOPERATIVA VEREDA LA HOYA ORGA.

RURAL

ORGA. RURAL COOPE

8 290 de 2010 CORPORACIÓN ALFARERA CORPORACIÓN DE ALFAREROS VEREDA DE PIRGUA CORP. ALFARERA

9 311 de 2008 ACUEDUCTO TRAS DEL ALTO ASOCIACIÓN DE SUSCRIPTORES A. VEREDA TRAS DEL ALTO ASO. SUSCRIPTORES

10 1137 de 2014 CRUZ ROJA COLOMBIANA OSMAR CORREAL CUERVO CENTRO MOTOBOMBA EMERGENCIA Mpio.

11 617 de 2015 DEFENSA CIVIL JHON ALEXANDER GARCÍA RAMÍREZ CARRERA 15 N° 19-19 DEFENSA CIVIL

12 1140 de 2014 DEFENSA CIVIL JHON ALEXANDER GARCÍA RAMÍREZ MOTOBOMBA DE CAUDAL EMERGENCIA Mpio.

13 065 de 2007 INSTITUTO DE BIENESTAR FAMILIAR MARÍA LUISA CAMACHO CALLE 61 N° 6-60 YCRB N62-30 HOGAR INFANTIL ASIS



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Teniendo en cuenta que la respuesta dada por la alcaldía de Tunja no desvirtúa lo observado por cuanto presenta otro listado de bienes diferente a los presentados al grupo auditor en consecuencia no hay certeza sobre cuales son los bienes que realmente tiene en comodato la Alcaldía; se configura hallazgo administrativo se debe incluir en el plan de mejoramiento

2.2.1.8.3. Cuenta 1999 Valorizaciones De acuerdo con lo establecido en el Plan General de Cuentas, la cuenta 1999 Valorizaciones, representa el valor que corresponde al aumento neto del valor en libros de los activos determinado como resultado de la actualización, de conformidad con las normas técnicas. Durante el desarrollo de la presente auditoria se logró establecer que no se han efectuado avalúos a los bienes propiedad del municipio de Tunja, lo cual está en contra con lo establecido en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, Capítulo III, numeral 20, en relación con la actualización del valor de los bienes, indica: "La actualización de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres (3) años, a partir de la última fecha realizada, y el registro debe quedar incorporado en el período contable respectivo”. Es necesario tener presente que esta observación ya se hizo en los informes de auditoría presentados para las vigencias 2010, 2011 y 2012, quedando consignado dentro de los respectivos planes de mejoramiento. En el avance al plan de mejoramiento presentado con corte a 31 de diciembre de 2014, se informa que el avance de las acciones de mejora es del 60% y del 15%, puesto que se está adelantando la gestión para firmar un convenio interadministrativo con el CISA - CENTRAL DE INVERSIONES S.A. Para el grupo auditor, el hecho de que se esté adelantando la gestión para firmar el convenio no corresponde a un avance del 60%, puesto que el cumplimiento de la acción de mejora se da cuando se ha ejecutado el avaluó de los bienes inmuebles del municipio y éste haya sido registrado en la contabilidad .

OBSERVACIÓN No. 21 Al analizar la cuenta 1999 Valorizaciones, No se evidencia el valor correspondiente a los avalúos de la propiedad, planta y equipo, a pesar de existir un compromiso recurrente año tras año desde la vigencia 2010.



CÓDIGO: RG-AF-13

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De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo y sancionatorio. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA En la vigencia anterior se realizaron avalúos a 4 predios del municipio los cuales se

enumeran a continuación:

1. Predio Fundación San Alejandro identificado con matricula inmobiliaria 070-29996

2. Predio Colegio Castro Martínez identificado con matricula inmobiliaria 070-115405

3. Predio Salon Comunal Runta Alto "La Esperanza" con matricula inmobiliaria 070-

144797.

4. Predio ubicado en el coliseo San Antonio "el bosque" identificado con matricula

inmobiliaria 070-11969

Esta oficina realizo en el año 2014 estudios previos tendientes a la contratación de

avalúos de predios por un valor de $54.000.000, contrato SMC-AMT-020/2014

$27.000.000 y contrato SMC-AMT-133/2014 $27.000.000; en años anteriores at 2012 la

Administración Municipal, tiene un gran número de acciones populares que exigen la

compra inmediata de predios y por ende el avaluó de los mismos, la entidad debe dar

prioridad a esta necesidad ocasionando que el presupuesto no alcance para realizar

avalúos de predios propiedad del municipio.

Teniendo en cuenta lo anterior para la vigencia 2015 la entidad adelanta por medio de la

Secretaria de Planeación Municipal un convenio con el IGAC, en busca realizar una

mayor cantidad de avalúos tanto de predios del municipio como predios externos que dan

solución a acciones legales.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Los avalúos deben reflejarse en la contabilidad del municipio, esta es la razón por la cual se ha venido reiterando durante las últimas 4 vigencias la necesidad de realizar el avaluó a los bienes inmuebles de propiedad del municipio de Tunja. Considerando que se han adelantado algunos avalúos, se levanta el alcance sancionatorio, pero se mantiene el hallazgo administrativo, para que sea incluido en el plan de mejoramiento.

Se recuerda al municipio lo estipulado en el numeral 18 del capítulo III del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública “La selección y aplicación de las



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metodologías para realizar el avalúo técnico debe tener en cuenta la relación costo-beneficio para la entidad contable pública, procurando evitar erogaciones significativas, para lo cual podrán efectuarse avalúos con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realización. Así mismo, deberá atender la expectativa inmediata de la administración, de acuerdo con la destinación prevista para el bien”. Por tanto es válido que el avaluó sea realizado por personal de la alcaldía siempre y cuando éste sea idóneo, lo anterior con el fin de evitar un alto costo para el municipio. 2.2.2 PASIVO En este grupo se relacionan las cuentas que reflejan las obligaciones y compromisos con terceros de la alcaldía, en desarrollo de su función administrativa, por tanto representa las obligaciones pendientes por cancelar

Grupo 2103 2014 Variación absoluta

Variación %

22 Op. de crédito publico 39.773.510.734,43 36.341.764.270,43 (3.431.746.464,00) -8,63%

24 C x pagar 22.137.547.863,09 18.915.938.162,03 (3.221.609.701,06) -14,55%

25 Oblig. Laborales 5.972.039.093,34 4.991.499.986,49 (980.539.106,85) -16,42%

27 Pasivos estimados 55.415.879.328,53 63.562.029.931,05 8.146.150.602,52 14,70%

29 Otros pasivos 470.412.850,17 668.907.311,69 198.494.461,52 42,20%

TOTAL 123.769.389.869,56 124.480.139.661,69 710.749.792,13 0,57% Fuente: Libros oficiales – cifras en pesos Elaboro: Grupo auditor Cifras en pesos



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2.2.1.1. Grupo 22 Deuda publica Esta cuenta representa el valor de las obligaciones originadas en la contratación de Empréstitos, en la emisión suscripción y colocación de títulos de deuda Pública en los créditos de proveedores, que se celebren exclusivamente con residentes, con plazo para su pago superior a un año. El municipio de Tunja registro en su contabilidad del año 2013 un saldo de deuda por valor de $39.773.510.734 y muestra amortizaciones a capital durante el año 2014 por valor de $3.431.746.000, por lo que el registro definitivo de la cuenta “prestamos de banca comercial” de dicha vigencia se fijó en $ 36.341.764.734; esto significa una variación relativa de $3.431.746.000, que corresponderían a amortizaciones de capital realizadas en la vigencia 2014. Al revisar las amortizaciones a capital efectivamente pagadas en el año 2014 y conforme a los extractos bancarios, el valor amortizado durante dicha vigencia fue de $3.431.809.759, por lo que existiría una diferencia de $63.759 respecto a lo registrado en la cuenta 2.2.08 del Balance General.

OBSERVACIÓN No. 22 Se establece una subestimación en el registro contable de la cuenta 2208 “Operaciones de crédito público internas de largo plazo” por valor de $63.759 ya que el valor contabilizado no coincide con el saldo real de deuda pública.



CÓDIGO: RG-AF-13

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De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA

No existe subestimación en el registro de la Deuda Publica cuenta 2208 el saldo esta

verificado con la certificación del Banco de Colombia y el Estado de la Deuda, del cual se

adjuntan las evidencias.

Como se les ha manifestado a los Auditores de la Contraloría en el momento de los pagos

de Ia deuda pública se presentan diferencias en el abono a intereses y este es cargado al

capital por la variación del DTF.

Adjunto Certificación Bancaria de saldos, Informe del Estado de la Deuda y auxiliar de la

cuenta 2208. Tres Folios


DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Al revisar los ajustes por DTF, se evidenció que efectivamente el grupo auditor dejó de incluir un ajuste del crédito 88200801186 correspondiente al mes de junio de 2014. Recalculando los valores, se concluyó que efectivamente el registro de la deuda pública se hizo adecuadamente; por lo que resulta pertinente levantar la observación.

2.2.1.2. Grupo 24 Cuentas por pagar 2.2.1.2.1. Cuenta 2422 Intereses por pagar Representa el valor de los intereses causados, originados en la obtención de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del cometido estatal del ente público. La cuenta 2422 “intereses por pagar – operaciones de crédito público internas de largo plazo”, registró una variación respecto al año 2013 de -21.02%, pasando de $53.598.000 a $42.331.000. El valor registrado según el auxiliar de la cuenta correspondería a causaciones de los pagarés No. 8820080289, 8820081004 y 8820081324, así:

Pagaré Intereses*



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Pagar

8820080289 3.866.427

8820081004 19.553.713

8820081324 18.911.382

Total 42.331.522

Al indagar sobre el origen de los valores causados, se evidenció que los intereses por pagar de los pagarés No. 8820081004 y 8820081324 corresponden a los intereses efectivamente cobrados por la entidad financiera en los extractos a pagar en el mes de enero de 2015; mientras que el valor registrado del pagare 8820080289 corresponde a una aproximación calculada por la contadora en base al último pago de intereses realizado (11/11/2014), deduciéndole a éste el ajuste realizado por la entidad financiera por variación de la DTF, así:

Según Alcaldía de Tunja

Fecha Extracto

Valor intereses a fecha de extracto

Valor Ajustado (Cuota 21/07/2014)

Valor para aproximar

Intereses S/gn Alcaldía.

Meses a causar S/gn

Alcaldía

Valor Causado

20/10/2014 11.742.715 143.434 11.599.281 1 $3.866.427

Una vez se conoció la forma en la que se causaron los intereses de éste crédito, se procedió a comprobarlo; de tal labor se cuestionan dos hechos:

1. No se debió considerar el ajuste por DTF realizado a la cuota pagada el

12/08/2014, ya que dicho ajuste le aplicaba a esa cuota y no a la del 20/10/2014,

toda vez que el ajuste por DTF de ésta última se vería reflejado hasta el extracto

del mes siguiente.

2. Considerando esto, el valor a tener en cuenta para causar los intereses por pagar

del año 2014, sería el total liquidado por intereses del extracto con fecha de corte

20/10/2014, sin ningún tipo de ajuste, ya que sería el valor cierto a 31 de diciembre

de 2014.

Considerando los anteriores cuestionamientos, el valor a causar sería de $3.914.238, valor que difiere del calculado por el Municipio en la suma de $47.811.

Según Contraloría de Tunja



CÓDIGO: RG-AF-13

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Fecha Extracto

Valor Intereses S/gn

Extracto.

Valor Ajustado (Cuota 21/07/2014)

Valor para aproximar

Intereses S/gn Alcaldía.

Meses a causar S/gn

Alcaldía

Valor Causado

20/10/2014 11.742.715 - 11.742.715 1 3.914.238 Cifras en pesos

OBSERVACIÓN No. 23 Se establece una subestimación en el registro contable de la cuenta 2422 “Intereses por pagar” por valor de $47.811, ya que el valor causado por el crédito 8020080289 no se habría calculado adecuadamente. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Como se le informó al señor Auditor la acusación de los intereses de la deuda pública se

hizo en dos casos con el soporte que ya se tenía del banco; en el caso del pagaré 80289

se estimó el valor tomando como base el pago anterior menos el ajuste. Cabe anotar que

el registro puede sufrir modificaciones con el recibo real que expide el banco para el pago

y en este caso se recibe hasta el mes de febrero del 2015.

Es difícil para el cierre de la contabilidad a diciembre 31-2014 tener la cifra exacta de lo

que se va a pagar en el mes de febrero del año siguiente.

Si se hubiese tornado el valor de octubre se hubiera presentado una sobreestimación,

además se debe tener en cuenta que los intereses de un periodo a otro disminuyen.

Igualmente cuando se efectúe el pago en la fecha estipulada se afecta el gasto. Se

adjunta copia del egreso No. 20150375 de febrero 2015.


DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Considerando que los pagos por concepto de deuda pública son trimestrales, y que éstos no se liquidan a una tasa de interés fija, sino que por el contrario están atados a la variación de la DTF, contabilidad debe causar al finalizar el año aquellos meses que hacen parte del año que finaliza y que se pagarán una vez haya extracto bancario de la



CÓDIGO: RG-AF-13

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obligación; resulta entonces pertinente que la causación de dichos intereses se deba hacer de forma aproximada; con base en esto, se decide levantar la observación, ya que la causación en este caso, procede de una aproximación que seguramente se verá alterada, toda vez que los intereses por deuda pública están atados a una tasa variable.

2.2.1.2.2. Cuenta 2425 Acreedores La cuenta 2.4.25.07 “arrendamientos” registró una variación respecto al año 2013 del 79%, pasando de $50.330.000 registrados en 2013 a $90.089.000 en 2014; sin embargo al revisar el auxiliar de dicha cuenta, se evidencia que el saldo fue de $90.087.929. De otro lado, al comparar los valores del libro auxiliar con los correspondientes valores reportados en las actas parciales y finales de los contratos de arrendamiento, se observó un error en el valor registrado contablemente con el reportado en el acta de terminación del contrato CD-AMT-0172014, esta diferencia aunque es pequeña, hace que el valor reportado contablemente difiera de la realidad. Al revisar el auxiliar de la cuenta 242507, se concluye que el registro corresponde realmente a los siguientes valores.

Cuenta 242507

Tercero Valor

$

CENTRO COMERCIAL CENTRO NORTE 40.953.709

Contrato 0162014 Arriendo funcionamiento de Secretaría de Tránsito (Acta de Liquidación).

40.953.709

ARQUIDIOCESIS DE TUNJA 40.206.220

Contrato 0172014 Arriendo funcionamiento Secretaría de Protección Social (Acta parcial No. 10)

7.548.354

Contrato 0172014 Arriendo funcionamiento Secretaría de Protección Social (Acta de Terminación)

7.295.742

Contrato 0302014 Arriendo I.E. Gimnasio Grancolombiano (Acta Parcial) 12.680.562

Contrato 0302014 Arriendo I.E. Gimnasio Grancolombiano (Acta Parcial) 12.680.562

ASIATECH DISTRIBUTORS Y CIA LTDA 8.928.000

Contrato SMC-AMT-1112014 Arrendamiento equipos de cómputo (Liquidación - Adición)

8.928.000

TOTAL ARRENDAMIENTOS POR PAGAR $ 90.086.929

Como bien se observa, el registro contable de la cuenta 242507 debió ser por valor de $90.086.929 y no $90.089.000, lo que significa una diferencia de $2.071.

OBSERVACIÓN No. 24 Se establece una sobrestimación de $2.071, en el registro contable de la cuenta 242507



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






“Arrendamientos” ya que el valor contabilizado no coincide con el valor real reportado en la vigencia auditada. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA No existe sobreestimación de $2.071 en el registro de la cuenta 242507 Arrendamientos,

el saldo de esta cuenta en auxiliar es la suma de $90.087.929.44, como tampoco es

cierto que el acta de terminación del contrato 0172014 es la suma $7.295.742 el valor

real es el contabilizado $7.296.742.

No se entiende porqué afirma la Contraloría que el registro de la cuenta 242507 es

$90.089.000. Adjunto auxiliar cuenta en 4 folios.


DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Ante los argumentos presentados por la Administración Municipal en su respuesta, se

procedió a indagar respecto a la diferencia en cuestión, evidenciándose que el día 28 de

abril de 2015 la ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL cargó al portal SECOP acta aclaratoria

del acta de liquidación del contrato CD-AMT-0172014 en donde señala que el valor del

acto es de $7.296.742 (valor que coincide efectivamente con el auxiliar de la cuenta

242507), valor que al contrastarlo con el acta de liquidación publicada el día 27 de enero

de 2015, daría la diferencia señalada en esta observación. Así las cosas, se subsanaría lo

evidenciado.

De igual manera, cabe aclarar que tal inconsistencia fue producto de un error de la

Administración y no a una afirmación infundada de parte del equipo de auditoría; dicho

error fue corregido a raíz de lo detectado en este proceso auditor, tal y como lo

demuestran las evidencias.

Se decide levantar la observación.

2.2.1.2.3. Cuenta 2436 Retención en la fuente e impuestos



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






Representa el valor que ha sido recaudado por los agentes de retención, frente a todos los pagos o abono en cuenta que realicen. Se efectuó una comparación entre lo físico realmente pagado y lo registrado en los libros de contabilidad evidenciándose que no se están realizando los pagos a la DIAN de forma oportuna como lo establece el estatuto tributario, observándose diferencias como se demuestra en el siguiente cuadro:

Enero Febrero

Concepto Libros Declaración Diferencia Libros Declaración

Diferencia pago

Salarios y pagos Alcaldía

5.772.786.00 5.145.000.00 (627.786.00)

Honorarios

Servicios 7.361.252.00 6.631.000.00 (730.252.00)

RteFte DITT

Contratos de obra (otras)

Otras Retenciones

2.942.558.00 2.838.000.00 (104.588.00)

Marzo Abril

Concepto Libros Declaración Diferencia Libros Declaración Diferencia

compras 3.148.590.00 1.792.000.00 (1.356.590.00)

Honorarios 10.443.644.00 7.893.000.00 (2.550.644.00)

Retefuente a empleados articulo 383 cta 2436150001 físico y se debito 243601

4.917.586.83

5.388.000.00

470.413.17

Servicios

Contratos de obra (otras)

Junio Julio


Retefuente a empleados artículo 383cta 2436150001

6.924.813.00 6.659.000.00 (265.813.00)



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






servicios 772.110.00 214.000.00 (558.110.00)

Otros pagos sujetos retención

1.187.754.00 1.292.000.00 104.246.00

Agosto Septiembre


empleados articulo 383cta 2436150001

7.829.705.00 6.944.000 885.705.00 6.305.000.00 7.458.000.00 1.153.000.00

Servicios

RteFte DITT

Arrendamientos

Noviembre Diciembre


RteFte DITT 39.708.300 38.896.000.00 (812.300.00) 43.988.792.00 44.801.000.00 812.208.00

Arrendamientos

Cifras en pesos

Subcuenta 243601 salarios y pagos alcaldía Llama la atención que el día 16 de enero de 2014 presenta un saldo negativo por valor de $-1.097.868.17 lo que evidencia, que al parecer en vigencias anteriores se pagó más de lo efectivamente recaudado para la DIAN. En el mes de febrero se observa un pago inferior a la DIAN por valor de $627.786.00 Subcuenta 243603001 honorarios: En el mes de enero se observa que no se pagó a la DIAN el valor de $730.252.00 De igual forma en el mes de marzo se dejó de girar $2.550.644.00 Subcuenta 243605001 servicios: Se observa que en el me de febrero se dejó de pagar a la DIAN el valor de $730.252.00 en el mes de julio $558.110.00 Subcuenta 243608001 compras:



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






No se giró a la DIAN lo correspondiente a $1.356.590.00 del mes de abril Subcuenta 243615001 rete fuente empleados art 383: En el mes de marzo se pagó demás a la DIAN el valor de $470.413.17 De igual forma en el mes de julio no se efectuó el pago de $265.813.00; en el mes de agosto $885.705.00 los cuales se pagaron hasta el mes de septiembre $1.153.000.00. Subcuenta 243690 otras retenciones: Se evidencia que el municipio efectuó una retención por valor de $104.588.00 correspondiente al mes de enero; este valor se consignó a la DIAN hasta el mes de junio.

OBSERVACIÓN No. 25

Se evidencia que la alcaldía de Tunja no cumple con lo establecido en el estatuto tributario en cuanto a la liquidación y pago de retención en la fuente donde se indica que todas las retenciones efectuadas deben ser consignadas en forma mensual a la DIAN.

De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo.

RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA La Retención en la Fuente del periodo 01 de 2014. En el momento de elaboración y presentación de la declaración de retención en la fuente se presentó con el reporte auxiliar de las cuentas contables, para el caso del concepto de otras retenciones el saldo y/o los descuentos del mes fue por el valor de $2.838.420 para lo cual se anexa el reporte auxiliar de la cuenta. Según revisión posterior a los pagos se generó nuevamente el auxiliar de la cuenta 243690001 y se evidenció el EG-20140280 del 31 de enero del 2014 por valor de $104.138 sin pagar. Partida que se incluyó y pago en el periodo 06 del 2014. La Retención en fuente del periodo 02 del 2014. En cumplimiento de la normatividad tributaria, las observaciones y hallazgos por parte de la Contraloría Municipal de Tunja; Para efectos de elaboración y presentación de la declaración se procedió a revisar los soportes de cuentas contables, relación de descuentos. Para el concepto de Salarios de este periodo se presentó únicamente con la relación de descuentos de nómina. El valor declarado y pagado fue por $5.145.000 no se tuvo en cuenta el saldo de la cuenta contable. Posteriormente al generar el auxiliar en detalle de la cuenta contable 2436010001 se dejó de pagar la suma de $627.786, valor que fue incluido y pagado en el periodo 06 del 2014 y la diferencia en el concepto de



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






servicios corresponde a una devolución aplicada y girado a favor de INTERAPIDISIMO por valor de $730.278 según Comprobante de Egresos RT 20140244 del 21 de mayo del 2014. Anexo soportes. La Retención en la Fuente del periodo 03 del 2014. La diferencia corresponde a que por error se tomó el valor del libro auxiliar contable de la columna crédito por valor de $5.388.000 y el valor correcto que se debía tomar era el saldo de la cuenta contable, valor que se corrige en la declaración del mes de junio de 2014 (Saldo Final).

La retención en la fuente del periodo 04 de 2014. Las diferencias corresponden a devoluciones efectuadas a los siguientes terceros:

Doc NUM DOC FECHA TERCERO VR

DEVOLUCIÓN

CONCEPTO

RT 20140236 16/05/2014 MARCELO HERNAN GARCIA

CUBILLOS

1.357.173,00 Compras

RT 20140237 16/05/2014 GLOBAL MISTRAL CONSULTING

S.A.S.

2.370.690,00 Honorarios

RT 20140335 16/05/2014 TRAFICO INTELIGENTE LTDA 180.032,00 Honorarios

La Retención en la Fuente del periodo 06 de 2014, las diferencias en los conceptos por servicios y otras retenciones, corresponde a devolución aplicada al siguiente tercero:

Doc NUM DOC FECHA TERCERO VR

DEVOLUCIÓN

CONCEPTO

EG 20143847 15/06/2014 FUNDACIÓN CULTURAL TEATRO

POPULAR

558.000 Servicios

La diferencia por valor de $104.246, corresponde a un saldo pendiente de pago del periodo 01 de 2014, que fue incluido y pagado en el periodo 06 de 2014.

La Retención en la Fuente del periodo 07 de 2014. La diferencia de $265.813 se incluyó y pago en el periodo 09 del 2014, en razón a que en momento de elaboración de la declaración no se había contabilizado esta partida, se hizo en libro posteriormente, anexo declaración del mes de septiembre 2014.

La Retención en la Fuente del periodo 08 de 2014. La diferencia por valor de $885.705 corresponde al concepto de salario, fue aplicada y pagada en la declaración del periodo 09 de 2014. La Retención en la fuente del periodo 09 del 2014. La diferencia se presenta por la inclusión de valores pendientes de los periodos 07 y 08 de 2014 así:



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






VALOR CONCEPTO PERIODO

265.813,00 Salarios 07

885.705,00 Salarios 08

1.151.518,00

Por aproximación se pagó la suma de $1.153.000.00.

La retención en la fuente del periodo 11 del 2014. La diferencia por valor de $812.208 por concepto de Retención Fuente DITT (Venta de Activos fijos), se pagó por menor valor debido al cruce de información pero igualmente tal y como lo establece la normatividad vigente, la misma fue incluido y pagado en el periodo 12 de 2014.

Con las anteriores aclaraciones se solicita sea levantada la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA

Teniendo en cuenta que en algunos casos no se consignó en el momento indicado a la DIAN Corriendo el riesgo de intereses por mora se configura hallazgo administrativo y se debe tener en cuenta en el plan de mejoramiento.

2.2.1.2.2. Cuenta 2445 Cuentas por pagar impuesto al valor agregado Representa el valor que ha sido generado en la comercialización de bienes o prestación de servicios gravados, así como el valor descontable por la adquisición de bienes o servicios gravados de acuerdo con las normas tributaria vigentes: En el siguiente cuadro se evidencia que la alcaldía de Tunja giro demás a la DIAN un valor de $359.965. Debido a que debía girar por el bimestre noviembre y diciembre la suma de $8.370.035., sin embargo y según recibo de pago, giró $8.730.000.

IVA

Periodo Libros Declaración Diferencia

Noviembre-diciembre 8.370.035 8.730.000 359.965 Cifras en pesos

OBSERVACIÓN No. 26 Se evidencia que la alcaldía de Tunja efectuó al parecer, un giro demás a la DIAN por



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valor de $359.965.00 por concepto de IVA correspondiente a periodo noviembre-diciembre de 2014. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo y fiscal. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA La diferencia de $359.965.00 corresponde a un mayor valor pagado en el sexto bimestre de 2014, se presenta por un error de digitación en la elaboración y presentación de la declaración, el cual es susceptible de corrección, inclusión y pago dentro de los dos periodos siguientes. Valor que se compensó en la declaración correspondiente al segundo bimestre del 2015. Anexo la declaración y libro auxiliar contable. Por lo anterior se solicita respetuosamente se levante esta observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA Teniendo en cuenta que la alcaldía de Tunja compensó el valor de $359.965.00 en la declaración del segundo bimestre de 2015 a la DIAN, se levanta lo observado en cuanto al alcance fiscal, considerando el mismo como un beneficio de auditoria y se mantiene el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento.

2.2.1.5. Grupo 27 Pasivos estimados Representa el valor estimado, justificable, de obligaciones a cargo de la Alcaldía, ante la probable ocurrencia de eventos que afecten su situación financiera. Se procedió a verificar la certificación enviada por la Secretaria Jurídica de la alcaldía de Tunja y compararlo con los libros auxiliares de contabilidad, lo que evidencia que no hay concordancia; llama la atención que durante la vigencia 2014 no se registró contablemente ningún valor; lo que indica que en el 2014 no se presentó ninguna posible contingencia. En el siguiente cuadro se evidencia una diferencia de $14.992.577.293.00 entre las posibles contingencias y lo registrado en los libros de contabilidad.

RELACIÓN ENTREGADA POR LA ALCALDÍA MUNICIPAL

VALOR EN LIBROS DE CONTABILIDAD

DIFERENCIA

$ 29.926.077.474 $ 14.933.500.181 $ 14.992.577293



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OBSERVACIÓN No. 27 Se evidencia que la alcaldía de Tunja no registra en sus estados financieros las posibles contingencias, la cual genera una subestimación a la cuenta 2710 por valor de $14.992.577.293. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Con oficios DC.06 y DC.015 de Enero 8 y febrero 2 del año 2015 respectivamente, se solicitó la información de las demandas a la Oficina Jurídica. La oficina de Contabilidad recibió por parte de la Oficina Jurídica la información de los procesos en febrero 24 del 2015, a esta fecha ya se había hecho el cierre de la vigencia y reportado a la Contaduría General de la Nación. Con Nota de Contabilidad 20150013 de febrero 26 del año en curso se efectuó la actualización de dichos Pasivos. Adjunto Oficios dirigidos a jurídica, y Nota de Contabilidad. 5 folios. Se solicita respetuosamente levantar la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA La Alcaldía de Tunja presenta nota de contabilidad numero 20150013 del 26 de febrero de 2015 donde se evidencia la contabilización de las posibles contingencia .por lo anterior se levanta lo observado.

2.2.1.6. Grupo 29 Otros pasivos Representa el valor de las obligaciones originadas en el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a éstas en los plazos y condiciones convenidos Esta cuenta está representada por:

CUENTA BENEFICIARIO

VALOR $

290590 OTROS RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 253.646.328.12



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2905900003 Recaudos a favor del Irdet 253.646.328.12

905900004 Recaudos Multas Federación 0

Se Evidencia que en esta subcuenta la Alcaldía registra los valores recaudados a favor del Instituto de Recreación y Deportes provenientes de contratos; se observa que esta subcuenta empieza la vigencia 2014 con un saldo de $131.570.273.36 dejados de girar en la vigencia 2013. En la vigencia 2014 se giró el valor de $1.103.915.263.36 de los cuales se recaudaron $1.225.991.318.12. Llama la atención que con todas las necesidades que tiene el IRDET la alcaldía de Tunja no gire oportunamente los dineros correspondientes, en este caso al 31 de diciembre de 2014, le debió girar $253.646.328.00. De igual forma llama la atención que el 24 de enero de 2014 esta subcuenta se encuentre en rojo $-6.870.700.00; de igual forma en marzo 13 registra un saldo $-41.835.636.88; el 21 de abril $-17.814.540.88 cuenta que pertenece al pasivo y su naturaleza es crédito lo que indica que los hechos no se están registrando correctamente; incumpliendo el principio de Registro donde se indica que los hechos financieros, económicos sociales y ambientales deben contabilizaren de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable publica, con base en la unidad de medida.

OBSERVACIÓN No. 28 Se observa que la Alcaldía de Tunja, al parecer no cumple con el principio de periodo contable, por cuento la naturaleza de su cuenta es de saldo crédito y en algunos casos se evidencia saldo débito. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Respecto a los giros oportunos, el procedimiento para hacer la transferencia de los descuentos causados de cada mes se realiza al mes siguiente, teniendo en cuenta que hay que revisar y elaborar el cuadro de deducciones de todos conceptos y tipo de recursos; proceso que es dispendioso y mucho más para el caso de diciembre, que es cierre de vigencia es más demorado, cabe anotar que los descuentos de diciembre de 2014 fueron girados en febrero de 2015. Estos descuentos no generan inconveniente en la parte financiera ni en el desarrollo del objeto social del I.R.D.ET, recursos que le dan



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ingreso a medida en que son transferidos por la Alcaldía y máxime cuando el recaudo depende de la contratación y los pagos que realice el Municipio de Tunja por concepto de Acuerdo 020 de 1999. Cabe resaltar que estos entran como superavit para la siguiente vigencia y en la misma se hace uso del presupuesto, sin generar ningún trauma. En cuanto a los saldos en rojo de los meses de enero y marzo del 2014 se debe a una transferencia que por error se contabilizó doble vez debitando la cuenta 290590003 por valor de $61.628.917 con los siguientes documentos RT y EG:

DOCUMENTO FECHA CONCEPTO NIT VALOR ACUERDO

RT-20130375 22-oct-13 Pago descue 820000807-1 1.660.886,00 0 I.R.D.E.T.

RT-20130376 22-oct-13 Pago descue 820000807-1 1.386.302,00 0 I.R.D.E.T. RT-20130377 22-oct-13 Pago descue 820000807-1 7.752.274,00 0 I.R.D.E.T. RT-20130378 22-oct-13 Pago descue 820000807-1 2.221.093,00 0 I.R.D.E.T. RT-20130379 22-oct-13 Pago descue 820000807-1 426.000,00 0 I.R.D.E.T. RT-20130380 22-oct-13 Pago descue 820000807-1 905.100,00 0 I.R.D.E.T. RT-20130381 22-oct-13 Pago descue 820000807-1 13.191.375,00 0 I.R.D.E.T. RT-20130382 22-oct-13 Pago descue 820000807-1 312.000,00 0 I.R.D.E.T. RT-20130383 22-oct-13 Pago descue 820000807-1 314.550,00 0 I.R.D.E.T. RT-20130384 22-oct-13 Pago descue 820000807-1 33.459.337,00 0 I.R.D.E.T. Total 61.628.917,00

EG-20134577 30-oct-13 TRANSFEREN 820000807-1 61.628.917,00

Valor que se corrigió en libros el 30 de abril de 2014, con el documento NT-20140055 por valor de $61.628.917. Según soportes. Se solicita respetuosamente levantar la observación

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA La respuesta dada por parte de la Alcaldía no desvirtúa lo observado si tenemos en cuenta la naturaleza de la cuenta en cuanto al principio de periodo contable; por lo anterior se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

2.2.3 PATRIMONIO

Grupo 2103 2014 Variación absoluta

Variación %

3105 Capital fiscal 301.155.164.319,93 300.344.377.484,70 (810.786.835,23) -0,27%

3110 Resultado del (294.022.617,23) 17.488.992.501,66 17.783.015.118,89 -



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ejercicio 6048,18%

3115 Superavit por valorización 1.515.350.532,42 1.490.964.100,42 (24.386.432,00) -1,61%

3125 Patr. pub. incorporado 9.965.236.206,00 346.375.128,00 (9.618.861.078,00) -96,52%

3128 Prov prop., pl y equipo (4.804.450.064,00) (4.749.912.226,00) 54.537.838,00 -1,14%

TOTAL 307.537.278.377,12 314.920.796.988,78 7.383.518.611,66 2,40% Fuente: Libros oficiales – cifras en pesos Elaboro: Grupo auditor


La disminución en cuenta 3125 Patrimonio público incorporado por valor de $9.374.191.053, corresponde a un ajuste por la reclasificación de saldos de cartera del impuesto predial, de conformidad con el instructivo de la Contaduría General de la Republica. Las demás variaciones en el patrimonio obedecen a los ajustes por depreciación y amortización y a la contabilización del excedente del ejercicio de la vigencia 2014. 2.3. CONTRATOS DE APOYO AL ÁREA CONTABLE Durante la vigencia 2014 no se celebró ningún contrato de prestación de servicios en la oficina de contabilidad, en la cual laboran cuatro personas, de las cuales tres están vinculadas por carrera administrativa y 1 está nombrada en provisionalidad. 2.4. EVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE



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La Ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros de planeación información y operaciones de la respectiva entidad; la constitución política en su artículo 209 y 269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. La medición o valoración que se hace al control Interno en el proceso contable tiene como finalidad evaluar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y conducen a la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. Esta evaluación corresponde al jefe de la oficina de control Interno o quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en el Manual de Implementación de Modelo estándar de control interno, adoptado mediante resolución 142 de 2006 expedido por el departamento de Administración de la función pública; resolución 357 de 2008 articulo 5. El control interno contable comprende la parte del control interno que influye directa o indirectamente en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros, su finalidad es la custodia de los activos o elementos patrimoniales; de igual forma salvaguardar los datos y registros contables para que los estados financieros se elaboren constituyan una imagen fiel de la realidad económica de la entidad, este permite detectar errores, irregularidades, fraudes cometidos en el tratamiento de la información contable. El municipio de Tunja, presenta un informe de control interno, enmarcado dentro de lo establecido en la encuesta emitida por la Contaduría General de la Nación mediante Resolución No.357 de 2008 y rendido al SIA en el FORMATO_201414_F01_AGR_CONTROLINTERNOCONTABLE.PDF. La calificación final del Control Interno Contable para el municipio fue de 4.39, la cual se discrimina a continuación:

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Cód. Descripción Puntaje Interpretación

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4.38 Adecuado



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1.1 Etapa de reconocimiento 4.58 Adecuado

1.1.1. Identificación 4.76 Adecuado

1.1.2. Clasificación 4.50 Adecuado

1.1.3 Registro y ajustes 4.50 Adecuado

1.2 Etapa de revelación 4.58 Adecuado

1.2.1 Elaboración de estados contables y demás informes 5.00 Adecuado

1.2.2. Análisis, interpretación y comunicación de la información 4.16 Adecuado

1.3 Otros elementos de control 4.00 Satisfactorio

1.3.1 Acciones implementadas 4.00 Satisfactorio

RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS

RANGO CRITERIO

1.00 – 2.00 Inadecuado

2.01 – 3.00 Deficiente

3.01 – 4.00 Satisfactorio

4.01 – 5.00 Adecuado

Dentro de la etapa de reconocimiento se evidenció lo siguiente por parte del grupo auditor:

1. CONTROL INTERNO CONTABLE

1.1. Etapa de reconocimiento

1.1.1 Identificación

FORTALEZAS La información contable pública es rendida en oportunidad a los diferentes órganos de control. El personal del área de Contabilidad, aplica el régimen de contabilidad pública, tanto en el marco conceptual como el manual de procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación. DEBILIDADES No se establecen los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna entre el proceso contable y los demás procesos generadores de hechos, transacciones u operaciones susceptibles de reconocer contablemente, como es el caso de posible contingencia por controversia judicial, depreciaciones, amortizaciones, la información que debe rendir ECOVIVIENDA indicando la cantidad de soluciones de vivienda que se entregaron, entre otros.

1.1.2. Clasificación

FORTALEZAS Los hechos financieros, económicos y sociales son de fácil y confiable clasificación en el catálogo de cuentas, adicionalmente



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utilizan la última versión pública presentada en la página web de la Contaduría General de la Nación. Salvo algunos casos puntuales, la totalidad de los hechos contables son clasificados adecuadamente en la respectiva cuenta contable. Las conciliaciones revisadas durante el proceso auditor, fueron realizadas adecuadamente.

1.1.3. Registro y ajustes

FORTALEZAS Los documentos facilitados para hacer la presente auditoria se encuentran correctamente foliados y archivados. DEBILIDADES Existen alunas cuentas las cuales que durante el periodo contable muestran saldos con naturaleza contraria a la naturaleza propia de la cuenta contable. Es decir, muestran un saldo debito siendo una cuenta de naturaleza crédito y viceversa. Los cálculos de la depreciación y amortización de los bienes del municipio son realizados mediante hojas de cálculo en Excel, lo cual implica que la posibilidad de error en su cálculo aumente y por tanto afecte los valores registrados en la contabilidad. No existe un software que integre a la oficina de almacén y sus procesos con el proceso contable, razón por la cual al toma física de bienes presenta ciertas debilidades.

1.2. Etapa de revelación

1.2.1. Elaboración de estados contables y demás informes

FORTALEZAS Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública. Se cumple con la elaboración y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables a los distintos órganos que los requieren. La información presentada a los distintos entes de control es consistentes entre sí, lo cual resulta en que la información contable rendida sea confiable.

Los ingresos y gastos se registran oportunamente en la



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vigencia a la cual corresponden. DEBILIDADES El personal asignado al área contable no cubre con las necesidades actuales para registro y control de la información contable.

1.2.2. Interpretación y comunicación de la información

FORTALEZAS Los balances se publican mensualmente en la página web del municipio cumpliendo con esta formalidad. La información contable es reportada trimestralmente a la Contaduría General de la Republica, de conformidad a lo establecido por la misma. Las cifras son homogéneas y guardan consistencia en lo reportado a los distintos entres de control. DEBILIDADES No se observa el análisis de la información (publicada mensualmente en la página web del municipio) por medio de indicadores y aun así en la pregunta numero 44 la calificación dada por el municipio es de 4, la cual según consideración del grupo auditor es elevada.

1.3. Otros elementos de control

1.3.1. Acciones implementadas

FORTALEZAS Los soportes documentales se encuentran debidamente archivados y organizados. Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requisitos que demanda el ejercicio de la profesión contable. Con la solución tecnológica de software recientemente adquirida (ISOLUCION) va a permitir la planificación, administración y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión (MECI-CALIDAD) en la Alcaldía de Tunja. Este tiene un módulo que permitirá con mayor credibilidad y agilidad administrar los riesgos de todos los procesos. DEBILIDADES Los avalúos de los bienes inmuebles no se han realizado, siendo esta una observación recurrente desde la auditoria a los estados



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financieros de la vigencia 2010. En la evaluación se dice que los viene están totalmente identificados obteniendo una calificación de 4, sin embargo en la cuenta1.7.10.01.0005 se observa un valor de $1.655.224.289,70 en la cual están incluidos la totalidad de los puentes peatonales del municipio, pero no se observan estos de manera individualizada. No se observa mapa de riesgos de índole contable donde se establezca la ocurrencia de eventos tanto internos como externos que tiene la probabilidad de afectar e impedir el logro de información contable con las características de confiablidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública.

OBSERVACIÓN No. 29 Se observan debilidades en las funciones de la Oficina de Control Interno, no se evidencian auditoria realizadas por parte de esta oficina, se realizó una evaluación donde la calificación es alta teniendo en cuenta las debilidades observadas. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA Si bien es cierto en el año 2014 no se practicó auditoria de gestión a los Estados

Financieros de la Alcaldía en razón a que se practicaron 23 auditorías en los procesos

que se conocía debilidades y faltó tiempo para realizar más, sin embargo se hizo un

trabajo conjunto con la oficina de contabilidad, lo cual permitió revisar y analizar cada

uno de las preguntas que hacen parte del formato establecido por la Contaduría

General de la Nación para posteriormente elaborar el informe de Control Interno

Contable del año 2014.

De todas formas es importante que se conozca que dentro del Programa de Auditoria

para el año 2015 presentado y aprobado al pasado 6 de mayo en Comité Directivo del

Sistema Integrado de Gestión, se ha programado la realización de una auditoria



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específica a los Estados financieros con corte a junio del año 2015.

Se aclara que no es que exista debilidades en el cumplimiento de las funciones de la

oficina, sino que el proceso de auditoría que hace parte de la evaluación independiente

que nos corresponde, no se puede realizar en una vigencia a la totalidad de los

procedimientos que la administración municipal actualmente desarrolla.

Por lo anterior, se solicita respetuosamente se levante la observación con presunto

hallazgo administrativo como quiera que técnicamente en un ario no se puede cumplir

con resultados de auditoria en todas las áreas a pesar de los esfuerzos que se hagan

con los recursos humanos que actualmente se cuenta.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA La respuesta dada por la Alcaldía de Tunja no allega soportes que desvirtúen lo observado en la vigencia 2014. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

2.5. EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO

No.

DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN FORMULADA POR LA CMT

AVANCES POR PARTE DE LA ALCALDÍA OBSERVACIONES POR

PARTE DE LA CONTRALORÍA

1

El anexo 4 (Notas al balance) del formato F01_AGR, no cumple con los requisitos que debe contener según el Plan General de Contabilidad Pública, numeral 2.9.3.1.5.

Acción que se cumplirá una vez se presenten los estados financieros con corte a diciembre 31 de 2014

Acción cumplida en 100% las notas a los estados financieros cumple lo establecido en el plan general de contabilidad publica

2

Existen 44 cuentas bancarias que las entidades financieras reportan como inactivas, algunas con saldos cero pero otras con saldos considerables. De las 44 cuentas 31 desde hace 3 y 2 años no tienen movimiento y ascienden a $888'515.566.

En trámite la consecución de soportes como actas de liquidación de convenios de las vigencias anteriores.

Aun existen cuentas bancarias con saldo y que se encuentran INACTIVAS. Avance 0%

3

En la conciliación de la cuenta No. 110-250-02109-4 del Banco Popular se observa 4 cheques por cobrar con más de 3 y 2 años por valor de $724.375.

Ya cumplida la acción en 100% Cumplida en 100%

4

En las conciliaciones bancarias se evidencia falta de depuración, pues existe un gran número de consignaciones sin ingresar a libros y cheques pendientes por cobrar que

Revisada en su totalidad la conciliación a 31 de diciembre de 2013, se dio ingreso a las partidas con soporte al presupuesto vigencia 2014, respecto a los cheques por cobrar a 31 de diciembre fueron retirados y cobrados por los beneficiarios y para el caso de los cheques de la cta

Cumplida en 100%



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llevan años en las conciliaciones. SGP educación, fueron anulados mediante Resolución No. 001 de marzo de 2014. soportes enviados en el Avance presentado en el mes de agosto de 2014. Avance 100% La Oficina de Impuestos a través de la UNIDAD DE RECAUDO ha prestado colaboración al personal contratado para que al TESORERIA MUNICIPAL realice el proceso de depuración respecto de pago de impuestos municipales año 2013. En efecto se han identificado 55 declaraciones ICA, 306 pagos de impuesto predial con su respectivo soporte.

5

Se observa una falta en la desagregación de funciones pues en algunas entidades bancarias es la misma persona que establece las instrucciones de las cuentas y es con su firma única que puede girar cheques

El Municipio de Tunja en aras de la certificación de calidad, se están actualizando los procesos de cada Dependencia concordante con las funciones. Avance 40%.

Avance 40%

6

La cuenta bancaria en la cual se

manejan los recursos de la caja menor a

31/12/2013 presenta saldo, lo cual

indica que no se liquidó definitivamente

tal y como lo consagra el articulo décimo

tercero de la Res. 00006 de 2013 "Por

medio de la cual se constituye la caja

menor"

AVANCE DEL 100%. Los dineros existentes al cierre definitivo de la Caja Menor ($12,711,165) se consignaron a la Cuenta Fondos Comunes 176000304137, indicada por Tesorería Municipal. Anexo consignación. AVANCE DEL 100%. La legalización y cierre definitivo de la Caja Menor en Tesorería Municipal se realizó el día 18 de diciembre de 2014. Anexos documentos cierre. AVANCE DEL 100%. Cuando hubo rendimientos financieros se trasladaron ala cuenta indicada.

Cumplida en 100% A 31 de diciembre de 2014 se consignó el valor no ejecutado de la caja menor asignada para la vigencia.

7

El Banco Caja Social reporta como firmas registradas de las cuentas No. 24509410573, 23010040820 y 24005421949 a Arturo Montejo Niño y Carlos Alberto Canaria.

Ya cumplida la acción 100% Acción cumplida en 100%

8

De la cuenta No. 21500024154 del Banco Caja Social se reporta como firmas registradas la de los señores Fabio Rodríguez P. y Oscar Olarte.

Revisada la documentación, la cuenta No 21500024154 Banco Caja Social fue cancelada en el año 2014. Avance 100%

Acción cumplida en 100%

9

Las firmas de los señores Avella Ramos Edgar, Zapata Valencia Adolfo, Rodríguez Preciado Henry y 3 sellos reporta el Banco de Bogotá como registradas para el manejo de la cuenta No. 616095352.

La Alcaldía se encuentra realizando acciones con el fin de ubicar a los titulares de la Cuenta para que se dirijan al Banco, con el fin de realizar la cancelación respectiva.

Según certificación emitida el día 13 de abril de 2015 por el Banco de Bogotá un se encuentran registradas las mismas personas, no se evidencia avance por parte del municipio en la ubicación de los titulares de las ceutnas. Avance 0%

10

La Alcaldía no está conciliando la totalidad de las cuentas bancarias y aun cuando se encuentren en ceros deben figurar en las conciliaciones tanto el extracto como en la conciliación, pues la cuenta no está cancelada.

Se vienen conciliando en su totalidad las cuentas bancarias activas e inactivas (saldo cero). Proceso continuo. Avance 100%

Avance 100%

11

La Alcaldía Mayor de Tunja invirtió en CDT's los recursos del Sistema General de Participaciones -SGP- en educación, desconociendo que los recursos que se pueden invertir son los excedentes de

ya cumplida la acción 100% Acción cumplida en 100%



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liquidez.

12

La Alcaldía Mayor de Tunja no está cumpliendo con el principio de contabilidad devengo o causación y con el principio de periodo contable.


13

Se genera INCERTIDUMBRE por $160.320.837 en la cuenta 131008, ya que no se logra establecer cuál fue el valor que se recuperó pues no existe registro alguno.


14

Se continúan presentando errores en el cálculo de la depreciación de los bienes propiedad del municipio, pese a que en el plan de mejoramiento para la vigencia 2012 se indicó que se adelantarían los trámites para la adquisición o actualización del software de inventarios que interaccione con el módulo de contabilidad, y así mejorar el proceso de depreciación. Se incorpora hallazgo No. 12 vigencia 2012 y 51 y 53 de 2009 y 2010

Se realizaron los Estudios Previos y Análisis del sector con los debidos soportes cotizaciones y socialización de empresas desarrolladoras de software, para iniciar el proceso precontractual CUMPLIMIENTO DEL 1 00% La Asesoría de Control de Gestión solicita que se revise la propuesta de Empresa proveedora del sistema actual para verificar la posibilidad de contratar directamente con ellos y hacer el enlace con el módulo de contabilidad; se dio CUMPLIMIENTO DEL 100% Se encuentra en estudio para definir la propuesta más favorable para la administración.

A la fecha de realización de la presenta auditoria no se evidencia la implementación del software. a consideración del grupo auditor, no se ha avanzado en esta acción. Avance 0%

15 Existe incertidumbre por valor de $385.084.402 en la subcuenta 192505.


16

Pese al compromiso adquirido por el municipio de Tunja en adelantar los avalúos de la Propiedad, Planta y Equipo, no se evidencia aún adelanto en este proceso durante la vigencia 2013, razón por la cual la cuenta 1999 valorizaciones no presenta variación durante la vigencia 2013. Se incorpora hallazgo No. 13 vigencia 2012

Se entregó la Información solicitada por CISA acerca de los predios que se encuentran legalizados para que ellos hagan la propuesta de avalúos a esos predios, se espera respuesta; respecto a la información levantada y enviada se avanzó en un 60% Se seguirán solicitando avalúos de los predios legalizados a nombre del municipio en cada vigencia en el marco de los contratos suscritos con entidades evaluadoras AVANCE DEL15%

No se trata solamente de adelantar los procesos contractuales, se busca que los estados financieros reflejen los avalúos. Acción no cumplida.

17

Se evidencia que la Alcaldía Mayor de Tunja no cumple con lo establecido en el artículo 382 del estatuto tributario y el decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012, en cuanto a la liquidación y pago de retención en la fuente. Se incorpora hallazgo No. 14 vigencia 2012

Ya cumplida la acción 100%

Acción cumplida en un 90% se evidencia falencias como lo indica la observación en el cuerpo del informe.

18

Se observa que la Alcaldía Mayor de Tunja no está cumpliendo con lo reglado en el artículo 23 del Decreto No. 0187 del 12 de febrero de 2013 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Se incorpora hallazgo No. 16 vigencia 2012

ya cumplida la acción 100% Acción cumplida 100%



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






19

El valor de la casilla numero 6 denominada "Cuantía inicial de la demanda" del formato Fw15A -EVALUACION DE CONTROVERSIAS JUDICIALES, difiere de la cuantía inicial de la demanda notificada mediante oficio S.J./1145 del 09 de abril de 2014.

La información será reportada en el mes de Febrero de 2015.

Acción no cumplida: en la vigencia 2015 no se contabilizo ninguna contingencia para posibles demandas en contra del municipio.

20

Se presenta una subestimación de $175.859.358 en la subcuenta 2905900003. Se incorpora el hallazgo 19 de 2012

Se hizo revisión de la cuenta contable 2905900003 Recaudos a favor de IDET. Los movimientos corresponde a descuentos aplicados a las diferentes ordenes de pago, valores que se viene girando al IRDET. Anexo un soporte. Avance 100%


21

La Alcaldía Mayor de Tunja debe depurar la subcuenta 2905900006 pues en la vigencia 2013 no presenta ningún movimiento contable.

Se hizo revisión y conciliación de la cuenta contable No. 2905900006 Otros Rec SAYCO Y ACINPRO, que corresponde a descuentos a órdenes de giro los cuales fueron girados a SAYCO. Anexo un soporte. Avance 100%.


22

En la liquidación de cesantías de algunos funcionarios no le están disminuyendo las licencias no remuneradas y el tiempo por el cual es sancionado.

100% de AVANCE. A la fecha se han revisado 40 hojas de vida de igual número de funcionarios que han solicitado cesantías parciales, las cuales reposan en cada una de las historias laborales.


23

En la liquidación de cesantías de algunos funcionarios los días que se demoró la administración en incorporarlos, dentro del plazo establecido por la norma, se los están teniendo en cuenta y a otros no, por lo que se evidencia que el procedimiento no es uniforme.

100% de AVANCE. De los cuarenta (40) pagos de cesantías parciales, se actualizó una (1) historia laboral de una funcionaria con licencia no remunerada, pues ninguno de los demás presenta licencia no remunerada.


24

En las resoluciones de liquidación de cesantías las fechas de ingreso de algunos funcionarios difieren, no es uniforme la fecha de ingreso en todas las liquidaciones.

100% CUMPLIMIENTO. A la funcionaria con licencia no remunerada se le descontó el valor correspondiente de

las cesantías parciales. Acción cumplida en 100%

25

En las resoluciones de liquidación de cesantías no se discrimina el número de días que disminuyen, las razones y la descripción del soporte objeto de la disminución.

100% de AVANCE. La resolución de liquidación y pago de las cesantías de la funcionaria con Licencia no Remunerada, en su considerando quedó bien detallada la situación que la originó. En el Informe de Agosto se anexo copia de la Resolución


26

Dentro de la resolución de liquidación de cesantías, no se discrimina el valor de las cesantías ya pagadas, ya que en ocasiones no concuerdan con las que se pueden evidenciar en los soportes de la hoja de vida.

100% de AVANCE. En la resolución de liquidación y pago de las cesantías de la funcionaria con Licencia se establece detalladamente la relación de cesantías ya pagadas.


27

Las notas específicas a los estados financieros no cumplen con lo establecido en el instructivo No. 002 de 2013 emanado por la Contaduría General de la Nación en su numeral 1.2.1. ANÁLISIS, VERIFICACIONES Y AJUSTES, en cuanto a la revelación adicional de información de las subcuentas "otros" que superan el 5% del valor de la cuenta a la que corresponden.

ya cumplida la acción 100%

Acción cumplida en 100%, se evidencia en las notas presentadas según vigencia 2014

28

La Alcaldía Mayor de Tunja no tiene adoptado el control interno contable donde se identifique claramente procesos, riegos y controles.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN: Desde la Alta dirección del sistema Integrado de Gestión (CALIDAD-MECI), se realizan diferentes actividades en pro de la implementación, certificación, mantenimiento y mejora continua del Sistema.

Esta acción se verá cumplida durante la vigencia 2015. De momento se evidencia avance.



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






1. Realización del proyecto de mantenimiento y mejoramiento del sistema del sistema integrado de gestión en la alcaldía de Tunja en la Metodología General Ajustada MGA para el año 2015, se anexa el proyecto y el árbol del problema para el mismo. 2. Se fortalecen las competencias de los diferentes funcionarios que pertenecen al Comité Operativo de Calidad a través de capacitaciones programadas en coordinación con la ESAP en Actualización del MECI 2014. 3. Se realiza la Aprobación del mapa de procesos en versión 4 del 19 de septiembre de 2014, documento firmado por la representante de la alta dirección, dando cumplimiento al componente del MECI (1.2 Componente Direccionamiento Estratégico en su elemento "Modulo de operación por procesos" y como producto mínimo, "la entidad debe establecer un mapa de procesos donde se evidencia la interrelación de estos, articulados entre estratégicos, misionales, apoyo, evaluación"). 4. Se realiza con todo el equipo facilitador del Sistema Integrado de Gestión y los funcionarios, el levantamiento de la matriz de riesgos de gestión, matriz de riesgos de corrupción y estos como insumo para la matriz de Riesgos Institucional por cada uno de los procesos, se crea la politica de administración del Riesgo, lo anterior dando cumplimiento al componente del MECI (1.2 Componente Administración del Riesgo "Política de Administración del Riesgo", "Identificación de Riesgos", "Análisis y valoración del riesgo" y como producto mínimo, "la entidad debe tener mapa de riesgos de gestión y este como insumo para el mapa de riesgos institucional") y a la NTCGP 1000:2009, en su numeral 4.1 Requisitos Generales, literal g). 5. Se define la guía y fichas de indicadores por proceso, así como el tablero de indicadores de cada uno de los procesos, dando cumplimiento al componente del MECI (1.2 Componente Direccionamiento Estratégico en su elemento "Indicadores de Gestión" y como producto mínimo, "definición de indicadores de eficiencia y efectividad, seguimiento de indicadores, revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores"). 6. Difusión de fundamentos institucionales a través de la instalación de protectores de pantalla y fondos de escritorio en todos los computadores de la administración municipal. 7. Se realiza la documentación de los procedimientos de cada uno de los procesos de la Administración Municipal, dando cumplimiento a la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública NTCGP 1000:2009, en su numeral 4.2 Gestión Documental, literal c) la documentación del sistema debe incluir: "los procedimientos documentados y los registros requeridos en la Norma" y al MECI: 2014 en su componente Direccionamiento estratégico, "la entidad debe establecer procedimientos que le permitan evaluar permanentemente la satisfacción de los clientes con respecto a los servicios ofrecidos en la misma. 8. Se adquirió el software de calidad "ISOLUCION", el cual permitirá la administración del Sistema Integrado de Gestión, a través de sus distintos módulos de uso. CUMPLIMIENTO DEL 86,7% DE MECI

29 De acuerdo al análisis de los avances de los planes de mejoramiento se observa que en su gran mayoría los

AVANCE 83%. La Empresa contratista para la documentación de los procedimientos de la Entidad, ya avanzó en 236 de ellos, quedando pendientes 50 para

Aun existen acciones de mejoramiento pendientes por cumplir



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






tiempos programados para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento ya se encuentran vencidos y aun no se han realizado las acciones. Además en algunos hallazgos no reportan avance. Se incopora hallazgo No. 23 vigencia 2012

Enero y lo gira la consolidación del Manual de Procesos y Procedimientos.

VIGENCIAS 2009 Y 2010

25 El Manual de procedimientos no se encuentra actualizado

AVANCE 83%. La Empresa contratista para la documentación de los procedimientos de la Entidad, ya avanzó en 236 de ellos, quedando pendientes 50 para Enero y lo girar la consolidación del Manual de Procesos y Procedimientos.

Esta acción se verá cumplida durante la vigencia 2015. De momento se evidencia avance.

34

No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones confrontándolos con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes.

para la vigencia 2014 al mes de diciembre se tiene el 100% de los inventarios revisados físicamente y verificados con el sistema de recursos físicos, se han realizado el total de los traslados acorde con los funcionarios y se ha informado a contabilidad las novedades ocurridas. se solicita levantar esta observación en la parte de físicos Las transacciones del Municipio de Tunja se registran a diario de acuerdo a las órdenes de pago. CUMPLIMIENTO DEL 100%

Existe un predio que no fue contabilizado, el cual fue legalizado en marzo de 2014. Avance parcial

35

El proceso contable no se encuentra aún integrado con tesorería, presupuesto y almacén, entre otras áreas que lo ameritan.

Presupuesto, Contabilidad y Tesorería están integradas. Para el Almacén se esta estudiando la mejor opción para lograr la interfase.

Aun no está integrado almacén.

43

Con riesgos de invasión o uso indebido, no se conocen visitas que se hayan programado para el control de todos los predios y su eventual cerramiento y protección. Se requiere que la administración municipal realice verificaciones periódicas para cotejar que el área con que cuenta cada predio en su verificación física sea la misma que figura en las escrituras.

. META CUMPLIDA EN 100%: La Secretaria de Desarrollo del municipio reporto en el avance del 30-08-2014 sobre los predios de interés hídrico reforestado y/o aislado.


44

Es necesario tener claridad sobre el total de predios que pueden ser de propiedad del municipio ya que en la base de datos del impuesto predial figuran 1150 (aunque varios de ellos corresponden a zonas de cesión) sin embargo esta cifra difiere mucho de los bienes legalizados (51).

ALMACEN: A la fecha y de acuerdo a cruce de información con la oficina de Impuestos, la oficina de registro, se han encontrado 273 predios de propiedad del municipio de Tunja con sus respectivas matriculas inmobiliarias, de las cuales se están solicitando las escrituras públicas; la Secretaría Jurídica con apoyo de Almacén para esta vigencia ha legalización 3 predios correspondientes a Educación. PLANEACION: De acuerdo con las acciones a seguir con la Modificación excepcional del Plan de Ordenamiento Territorial, durante el periodo de septiembre a diciembre se realizo la compilación del acuerdo municipal 014 de 2001 y el acuerdo municipal 016 de 2014 a través del decreto municipal 241 del 23 de Septiembre de 2014, así mismo se reglamento el tratamiento de desarrollo a través del decreto 268 del 20 de octubre de 2014, lo cual fue debidamente publicado en la pagina web del municipio y que se puede consultar a través del siguiente link, http://www.tunja-boyaca.gov.co/Publicaciones_Municipio.shtml?apc=caMEPOT%20Tunja-1-&x=10684

Se está avanzando en la legalización



CÓDIGO: RG-AF-13

VERSIÓN: 01






De igual manera, se continuo trabajando desde la Oficina Asesora de Planeación en los mecanismos de mejora para el cumplimiento de las cesiones obligatorias al municipio, lo cual se realizo a través de la proyección y formulación del decreto de cesiones, el cual adopta los requerimientos contenidos dentro del acuerdo municipal 016 de 2014 y se reglamenta el proceso por el cual se debe realizar las cesiones a favor del municipio, así mismo se realizo la proyección y formulación del decreto por medio del cual se reglamentara los planes parciales del municipio, los decretos se encuentran en revisión jurídica y en espera de ser firmados. Nota: Se adjuntan archivos como evidencia.

VIGENCIA 2012

15

La Contraloría Municipal de Tunja no tiene claridad de la destinación de los recursos que se retuvieron y no se cancelaron a la DIAN, los cuales ascienden a $79.850.999,00



20

Los rendimientos financieros - intereses no se están contabilizando en el mismo mes que son abonados a las respectivas cuentas bancarias



22 Se debe dar cumplimiento a la conciliación que señala los numerales 3,8 y 3, 16 de la resolución 357 de 2008

con respecto a este hallazgo se hace necesario que la contraloría aclare a que hace referencia el mismo

Los numerales 3.8 y 3.16 hacen referencia a los procesos a tener en cuenta para hacer un correcto cierre contable de cada vigencia. Esta acción se encuentra 100%

2.6. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS La opinión a los Estados Financieros se obtuvo de diligenciar la pestaña denominada “EVALUACIÓN FINANCIERA”, la cual hace parte de la matriz, en donde se tienen en cuenta las subestimaciones, sobreestimaciones e incertidumbres. Según la muestra tomada el total de inconsistencias es de $14.992.577.000 que representa el 3.4% del total del activo, que al encontrarse entre el 2% y el 10% corresponde emitir un dictamen con salvedades.



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VERSIÓN: 01






En nuestra opinión los estados contables de la Alcaldía Mayor de Tunja presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2014 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptadas o prescritos por la Contaduría General de la Nación, excepto por las inconsistencias presentadas en el informe principalmente la no contabilización de la totalidad de las contingencias en el balance.



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VERSIÓN: 01






3. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS No. HALLAZGO HA HD HF HP HS

1

Corresponde a la observación No. 1 Al revisar las conciliaciones, se evidenció que existen cuentas bancarias que aún conservan el nombre de entidades financieras, las cuales ya cambiaron su nombre o fueron fusionadas con otras.

X

2

Corresponde a la observación No. 3 Al hacer la verificación de las cuentas inactivas a nombre del municipio de Tunja, se logró evidenciar que aún existen cuentas que no presentan movimiento.

X

3

Corresponde a la observación No. 4 Se presume una subestimación en el registro contable de las acciones que posee el municipio con el Banco Popular por valor de $3.269.984, ya que precio por acción que reportó la Alcaldía no correspondería al registrado en la Bolsa de Valores de Colombia a 31 de diciembre de 2014.

X

4

Corresponde a la observación No. 8 Se evidencia una baja recuperación de cartera de impuesto predial de vigencias anteriores, solo equivale al 16.72% al parecer.

X

5

Corresponde a la observación No. 11 En los estados financieros no se ve reflejada la entrega de las 43 soluciones de vivienda por parte de ECOVIVIENDA a los beneficiarios de estas, puesto que debería existir un movimiento crédito que muestre el valor del subsidio entregado. Por tal razón, existe una sobreestimación por valor de Ochenta y ocho millones ochocientos catorce mil quinientos ochenta y ocho pesos ($ 88.814.588).

X

6

Corresponde a la observación No. 12 Se presenta una subestimación por valor de $517.642.000 correspondientes al valor avaluó del lote baldío legalizado a nombre del municipio mediante escritura pública No. 419 de

X



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VERSIÓN: 01






04 de marzo de 2014, el cual no fue registrado contablemente.

7

Corresponde a la observación No. 15 Se continúan presentando errores en el cálculo de la depreciación de los bienes propiedad del municipio, pese a que en el plan de mejoramiento para la vigencia 2013 se indicó que se adelantarían los trámites para la adquisición o actualización del software de inventarios que interaccione con el módulo de contabilidad, y así mejorar el proceso de depreciación.

X

8

Corresponde a la observación No. 20 No se logró establecer con certeza los bienes de propiedad del Municipio que se encuentran en comodato debido a que la Alcaldía Municipal no allego correctamente el listado solicitado por la contraloría.

X

9

Corresponde a la observación No. 21 Al analizar la cuenta 1999 Valorizaciones, aunque se han realizado algunos avalúos, aún No se evidencia el valor correspondiente a todos los avalúos de la propiedad, planta y equipo, a pesar de existir un compromiso recurrente año tras año desde la vigencia 2010.

X

10

Corresponde a la observación No. 25

Se evidencia que la alcaldía de Tunja no cumple con lo establecido en el estatuto tributario en cuanto a la liquidación y pago de retención en la fuente donde se indica que todas las retenciones efectuadas deben ser consignadas en forma mensual a la DIAN.

X

11

Corresponde a la observación No. 26 Se evidencia que la alcaldía de Tunja efectuó al parecer, un giro demás a la DIAN por valor de $359.965.00 por concepto de IVA correspondiente a periodo noviembre-diciembre de 2014.

X

12

Corresponde a la observación No. 28 Se observa que la Alcaldía de Tunja, al parecer no cumple con el principio de periodo contable, por cuento la naturaleza de su cuenta es de saldo crédito y en algunos

X



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VERSIÓN: 01






casos se evidencia saldo débito.

13

Corresponde a la observación No. 29 Se observan debilidades en las funciones de la Oficina de Control Interno, no se evidencian auditoria realizadas por parte de esta oficina, se realizó una evaluación donde la calificación es alta teniendo en cuenta las debilidades observadas.

X

MIRYAM R. TOCARRUNCHO P. Auditor Fiscal (c)

JUAN PABLO CASTELLANOS C. Profesional especializado

YONH FREDY PIRACOCA Profesional especializado


INFORME FINAL AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD...

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