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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INFORME FINAL AUDITORIA AL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá, Abril de 2019


TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ...........................................................................................................................4

2. OBJETIVO ......................................................................................................................................4

3. CRITERIOS ....................................................................................................................................4

4. ALCANCE ......................................................................................................................................4

5. METODOLOGIA ............................................................................................................................5

6. LIMITANTES ..................................................................................................................................5

7. FORTALEZAS ...............................................................................................................................5

8. ANTECEDENTES .........................................................................................................................6

9. INFORME .......................................................................................................................................7

MACROPROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO ..............................................................8

9.1. CUMPLIMIENTO FUNCIONES ...................................................................................................8

9.2.1 PRUEBA DE RECORRIDO PROCEDIMIENTO PROVISIÓN DE EMPLEOS

APPD01: .............................................................................................................................................. 10

9.2.2. PRUEBA DE RECORRIDO PROCEDIMIENTO NOVEDADES DE PERSONAL,

REMUNERACIÓN Y PRESTACIONES APPPD02: ..................................................................... 11

9.2.3 PRUEBA DE RECORRIDO PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE PERSONAL APPD03:

............................................................................................................................................................... 12

9.2.4. PRUEBA DE RECORRIDO PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES APPD04: 14

9.3. REVISIÓN DE MUESTRAS ALEATORIAS POR PROCEDIMIENTO: ......................... 16

9.3.1. PROCEDIMIENTO PROVISIÓN DE EMPLEOS APPD01:.............................................. 16

9.3.2. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO NOVEDADES DE PERSONAL,

REMUNERACIÓN Y PRESTACIONES APPD02: ....................................................................... 18

9.3.3. PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE SERVICIOS - APPD03: .......................................... 24

9.3.4. PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES APPD04: ................................................... 25

9.4. MATRIZ DE RIESGOS INSTITUCIONALES CONFORME A LAS MUESTRAS

ALEATORIAS: ................................................................................................................................... 27

9.4.1 VERIFICACIÓN RIESGOS OPERACIONALES O DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO

APPD01: .............................................................................................................................................. 27

9.4.2 PROCEDIMIENTO NOVEDADES DE PERSONAL, REMUNERACIÓN Y

PRESTACIONES APPD02. .............................................................................................................. 29


9.4.3 MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTO COMISIONES DE

PERSONAL APPD03. ....................................................................................................................... 30

9.4.4 MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTO BONOS

PENSIONALES APPD04.................................................................................................................. 31

9.5 DECRETO 1499 DE 2017 – MIPG - COMPONENTE TALENTO HUMANO: ................... 32

9.6 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ........................................................................... 35

10. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 37

11. HALLAZGOS: ......................................................................................................................... 38

11.1. CONFORMIDAD ...................................................................................................................... 38

11.2 RECOMENDACIONES: .......................................................................................................... 38

11.3 OBSERVACIONES: ................................................................................................................. 38

11.4. NO CONFORMIDADES ......................................................................................................... 41

12. OBSERVACIONES DEL AUDITADO AL INFORME PRELIMINAR ............................. 42


1. INTRODUCCION

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y

del Decreto 1499 de 2017, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar

que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y

que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como

también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la

organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejore

permanentemente.

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de

sus funciones y del Plan Anual de Gestión – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS),

aprobado para la vigencia 2019 mediante Resolución 1477 del 14 de diciembre de 2018,

realizó la presente auditoría con base en lo establecido en el Proceso Administración de

Personal que hace parte del Macroproceso Gestión de Personal, de la Superintendencia

Nacional de Salud.

2. OBJETIVO

Evaluar la gestión que se adelanta en el Grupo de Talento Humano conforme al Proceso de

Administración de Personal, en lo que corresponde a las funciones que desarrolla, los

procedimientos que le competen en el Sistema Integrado de Gestión, Riesgos, avance de

MIPG y TRD en la vigencia comprendida en el año 2018.

3. CRITERIOS

Los criterios para tener en cuenta por parte de la Oficina de Control Interno, para la realización

de esta auditoría son:

▪ Decreto 2462 de 2013

▪ Resolución 180 de 2014

▪ Manual de Procesos y Procedimientos Institucional

▪ Riesgos Operacionales y de Corrupción

▪ Decreto 1499 de 2017 - MIPG

▪ Tablas de Retención Documental- AGN

4. ALCANCE

El periodo de evaluación que abarca la presente auditoría se constituye a partir del 01 de

enero de 2018 hasta el 31 de diciembre de 2018.


5. METODOLOGIA

Para el desarrollo de este ejercicio auditor, se utilizaron las siguientes técnicas metodológicas:

➢ Anuncio y presentación del Plan de Auditoría.

➢ Apertura de la Auditoría.

➢ Ejecución de la auditoría (in – situ).

➢ Rastreo: seguimiento a través de la documentación aprobada por sistema de gestión de la

calidad, a fin de conocer y evaluar la implementación del SG-SST.

➢ Confrontación: cotejo de información contenida en registros contra el soporte documental

para confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de del SG-SST.

➢ Recorrido: Sirve para verificar la comprensión del proceso de gestión, los riesgos y los

controles clave relacionados.

➢ Observación: verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la ejecución de

las actividades realizadas por el líder del SG-SST.

➢ Presentación del informe preliminar de auditoría.

➢ Presentación del informe final de auditoría al Despacho del señor Superintendente

Nacional de Salud.

6. LIMITANTES

En el desarrollo del proceso de Auditoría, no se presentaron limitantes.

7. FORTALEZAS

Se identificaron como fortalezas durante el desarrollo de la auditoria se recalca la disposición

de los funcionarios que operan los procedimientos auditados, en cuanto al suministro de la

información requerida en términos de oportunidad, así como para atender de manera

comprometida las visitas in situ, el aporte de información y soportes adicionales que fueron

requeridos.

Abreviaturas:

Con el fin de simplificar los textos dentro de este informe, se relacionan a continuación las

abreviaturas que serán utilizadas en el mismo:

SNS: Superintendencia Nacional de Salud.

OCI: Oficina de Control Interno.

GR-TH: Grupo de Talento Humano


8. ANTECEDENTES

El GR-TH es uno de los grupos internos de trabajo que componen la Secretaría General de la

SNS y sus funciones principales se describen en el artículo 2° de la Resolución No. 180 de

enero de 2014. Lideran lo que tiene que ver con formulación de políticas y planes, diseño de

procesos y procedimientos, relacionados con la Gestión del Talento Humano de la entidad,

en cuanto a la capacitación, bienestar, incentivos, carrera administrativa, administración de

personal, nómina, seguridad en el trabajo y en general, es decir; aquello que apunte a mejorar

la calidad de vida de los funcionarios y potenciar sus capacidades, para la cual la OCI en el

desarrollo de sus funciones ha venido realizando respectivas auditorias y seguimientos,

aportando de manera objetiva las recomendaciones pertinentes en procura de la Mejora

Continua de la entidad.

En la actualidad el GR-TH, está bajo la Coordinación de la Doctora Rosa Misaelina Ospina

Peña, profesional en Derecho, y cuenta con una planta de 19 funcionarios así:

NOMBRES Y APELLIDOS DENOMINACIÓN DEL

EMPLEO CÓDIGO GRADO NIVEL

OSPINA PEÑA ROSA MISAELINA ASESOR 1020 13 ASESOR

MARTINEZ MUZA MAURA

PROFESIONAL

ESPECIALIZADO 2028 17 PROFESIONAL

RIAÑO NIÑO FLOR ANGELA

PROFESIONAL


FRANCO MARTINEZ MARTHA AMELIA

PROFESIONAL


ARDILA GUZMAN ELIZABETH

PROFESIONAL


MORENO FEO LUIS JORGE

PROFESIONAL


TABORDA NOPE CHIRLEY YADIRA

PROFESIONAL


HERNANDEZ MARQUEZ OLGA CLEMENCIA

PROFESIONAL


CADENA VASQUEZ JOSE DAVID

PROFESIONAL


FORERO ZUÑIGA ADRIANA MARCELA

PROFESIONAL


https://docs.supersalud.gov.co/Intranet/TalentoHumano/OtrosDocumentosTalentoHumano/Resolucion-000180-de-2014-Grupos-de-Trabajo.pdf

https://docs.supersalud.gov.co/Intranet/TalentoHumano/OtrosDocumentosTalentoHumano/Resolucion-000180-de-2014-Grupos-de-Trabajo.pdf


BABATIVA MAYORGA LAURA

PROFESIONAL


QUEVEDO LOPEZ ISMAEL ANTONIO

PROFESIONAL


PEREZ ORDOÑEZ RAUL FERNANDO

PROFESIONAL


CIFUENTES PREGONERO LILIANA TÉCNICO 3100 18 TECNICO

CARO PINZÓN AIDEE ESPERANZA SECRETARIO EJECUTIVO 4210 20 ASISTENCIAL

AGUIRRE GARAY LAURA YESENIA SECRETARIO EJECUTIVO 4210 18 ASISTENCIAL

SOLANO CAÑON LUIS ALEJANDRO SECRETARIO 4178 13 ASISTENCIAL

RODRIGUEZ PEÑA CARMEN VICTORIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044 15 ASISTENCIAL

RODRIGUEZ GOMEZ MIGUEL ANTONIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044 13 ASISTENCIAL

9. INFORME

En cumplimiento del Plan de Auditoría de la OCI presentado en apertura de auditoría de fecha

08 de febrero de 2019, se desarrolló la misma, verificando la gestión que se adelanta en el

Proceso Administración de Personal a través de los soportes y lo viabilizado en las pruebas

de recorrido realizadas además de las evidencias que el GR-TH remite a través de correos

electrónicos y en el Micrositio de la OCI.

El Proceso Administración de Personal está dirigido a administrar, tramitar y controlar las

actividades necesarias para la vinculación, compensación, permanencia y retiro de los

empleados públicos de la SNS mediante el uso y registro en los sistemas de información

institucionales y externos dispuestos de conformidad con la normatividad vigente, con el fin

de proporcionar personal competente para el logro de la misión de la entidad, visualizándose

a través del cumplimiento de los procedimientos establecidos para tal fin.


MACROPROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

9.1. CUMPLIMIENTO FUNCIONES

Las funciones del GR-TH, están descritas en el artículo 2° de la Resolución 180 de enero de

2014, comprende 26 funciones de las cuales se toma muestra aleatoria de seis (6) de ellas

para ser verificadas teniendo en cuenta las relacionadas con el Proceso de Administración de

Personal, y corresponden a las siguientes:

1. Apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con

la gestión para el desarrollo del Talento Humano.

La OCI lo verifica a través de la Página Web de la entidad que el GR-TH ejecutó la función

con la elaboración del Plan Estratégico 2018, Plan de Vacantes 2018”.

2. Describir, valorar y redefinir perfiles de cargos y habilidades del personal, así como

mantener actualizado el Manual de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias

Laborales de la Entidad, de conformidad con la planta de cargos vigente y normas

que regulen la materia.

La OCI lo verifica a través de las muestras aleatorias tenidas en cuenta en los Ítems 9.2.1 y

9.3.1; correspondientes al Procedimiento Provisión de empleos APPD01.

3. Custodiar y mantener actualizado el archivo de las historias laborales de los

funcionarios y exfuncionarios de la entidad, manteniendo la reserva de los

documentos que reposan en las mismas.


9.3.1; correspondientes al Procedimiento Provisión de empleos APPD01.


4. Responder por los trámites relacionados con las novedades de personal,

situaciones administrativas (vacaciones, licencias, prestaciones, primas técnicas,

etc), carrera administrativa, selección e ingreso, retiro del servicio y demás eventos

y situaciones que correspondan a la administración del Talento humano.


9.3.2; correspondientes al Procedimiento Novedades de Personal, Remuneración y

Prestaciones APPD02.

5. Liquidar y tramitar adecuadamente la nómina, factores salariales y demás

prestaciones y reconocimientos económicos del personal, así como los

documentos a que haya lugar, de conformidad con las disposiciones que rigen la

materia.


9.3.2; correspondientes al Procedimiento Novedades de Personal, Remuneración y

Prestaciones APPD02.

6. Expedir y suscribir las certificaciones de tiempo de servicio, funciones y para el

trámite de bonos pensiónales de los funcionario y exfuncionarios de la SNS que

sean solicitadas, cuyas hojas de vida reposan en los archivos de la Entidad.


9.3.4; correspondientes al Procedimiento Bonos Pensionales APPD04.

9.2. PRUEBA DE RECORRIDO EN LOS PROCEDIMIENTOS

Una prueba de recorrido consiste en seguir a través del sistema de información de la entidad,

reproducir y documentar, las etapas manuales y automáticas de un proceso de gestión o de

actividades competentes al mismo desde su inicio hasta su finalización.

ANÁLISIS DE LA OCI:

La OCI refiere que en la prueba de recorrido realizada al GR-TH con el apoyo de los

funcionarios encargados de la ejecución de las funciones, conforme la intención de la auditoria

al Proceso de Administración de Personal, se logró el propósito de reproducir y documentar

por parte de la OCI, la trazabilidad práctica de los procedimientos que compete al proceso en

mención dado su alcance, teniendo en cuenta que la revisión comprendió el análisis de la

documentación a través de técnicas como: muestreos, entrevistas a los funcionarios, revisión,

y observación para constatar la veracidad y calidad de esta, lo cual también se tuvo en cuenta

en todas las visitas In Situ realizadas al GR-TH en el desarrollo de la presente Auditoria.


En la ejecución de la Auditoria al Proceso de Administración de Personal al GR-TH, la OCI

tuvo en cuenta el Macroproceso de Gestión de Talento Humano, el cual se desarrolla a través

del Proceso de Administración de Personal comprendiendo cuatro (4) procedimientos, que se

aúnan para lograr el alcance del Proceso en mención el cual inicia desde la vinculación de

personal, continua con la permanencia, remuneración del funcionario y termina con la

desvinculación de este.

La OCI, conforme a la trazabilidad de los procedimientos consiguió cotejar el desarrollo de

este contra lo sistematizado y definido en el Manual de Procesos y Procedimientos de la

Supersalud, además de lo relacionado en el Mapa de Riesgos Institucional del Sistema de

Gestión evidenciando su aplicabilidad en lo que compete a las tareas relativas que adelanta

el GR-TH y conforme al listado maestro de documentos y registros, evidenciado para cada

procedimiento como se evidencia a continuación:

9.2.1 PRUEBA DE RECORRIDO PROCEDIMIENTO PROVISIÓN DE EMPLEOS APPD01:

La prueba de recorrido efectuada para este procedimiento concluye:

POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Obedecen lo establecido

ACTIVIDAD / TAREA:

La trazabilidad de las actividades realizadas en el Procedimiento es pertinente al mismo. No

obstante, la OCI analiza que en el Procedimiento APPD01 se especifica en la actividad número:

5. VINCULACION DE AUXILIAR JURIDICO AD HONOREN.


PUNTOS DE CONTROL:

VERIFICACIÓN DE PUNTOS DE CONTROL Y RIESGOS:

La OCI refiere que durante la Prueba de Recorrido del procedimiento APPD01 no se evidenció

materialización de riesgos dado que los Puntos de Control se encuentran determinados en

el procedimiento y están alineados con los controles existentes en los Riesgos Operativos y

de Corrupción contemplados en la Matriz de Riesgos Institucionales, no obstante, se

evidencia que únicamente se encuentra establecido control para la actividad No. 1: “Realizar

selección de personal para proveer los empleos de libre nombramiento y remoción” dado el

registro: Estudio técnico hoja de vida Código APFT01.

Ahora bien, el GR-TH como punto de control cada vez que se provea una vacante realiza

verificación del cumplimiento de requisitos para proveer el cargo, para lo cual diligencia el

formato Estudio Técnico Hoja de Vida Código APFT01, de acuerdo con lo establecido en el

Manual Específico de Funciones y Competencia Laborales de la SNS.

9.2.2. PRUEBA DE RECORRIDO PROCEDIMIENTO NOVEDADES DE PERSONAL,

REMUNERACIÓN Y PRESTACIONES APPPD02:


POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Requiere revisión por parte del GR- TH

La OCI verificó la aplicabilidad de las políticas de operación de manera directa a través de los

funcionarios responsables de dicho procedimiento en el GR- TH, dada la documentación

revisada en sitio en confrontación con el Sistema de Información Institucional de Nomina y las

disposiciones legales que se ameritan.

ACTIVIDAD / TAREA: La trazabilidad de las actividades es pertinente

PUNTOS DE CONTROL:


La OCI refiere que durante la Prueba de Recorrido correspondiente al procedimiento

Novedades de Personal, Remuneración y Prestaciones APPD02 no se evidenció

materialización de riesgos dado que los Puntos de Control se encuentran determinados en

el procedimiento y están alineados con los controles existentes en los Riesgos Operativos


contemplados en la Matriz de Riesgos Institucionales. No obstante, se evidencia que,

conforme a este procedimiento únicamente se encuentra establecido control para las

siguientes actividades:

2. Clasificar, verificar y registrar las novedades de personal.

4. Validar y generar la nómina mensual definitiva

9.2.3 PRUEBA DE RECORRIDO PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE PERSONAL APPD03:


POLÍTICAS DE OPERACIÓN

La OCI repasó la aplicabilidad de las políticas de operación de manera directa a través de

funcionaria responsable de dicho procedimiento en el GR- TH, dada la documentación

revisada en sitio en confrontación con los soportes revisados dada la legalización de la

comisión, lo cual hace parte del SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA LIQUIDACIÓN DE

NÓMINA.

La OCI verifica incumplimiento en la política de operación. 6. Que precisa: “Todas las

dependencias que con ocasión del ejercicio de sus funciones no requieran la autorización de

comisiones, deberán remitir trimestralmente al Grupo de Talento Humano el cronograma de

actividades a realizar fuera de la sede habitual, lo anterior con el fin de acceder a las tarifas

más económicas en tiquetes aéreos, dicha información deberá contener el Nombre Del

Funcionario O Contratista, Fecha De Viaje Y Horarios De Vuelo (Inicio y Fin), Lugar De

Destino y objeto comisión. Adicionalmente este cronograma no podrá ser modificado

cuando ya se hayan efectuado las compras de los tiquetes, por cuanto esto implica asumir

una penalidad a cargo de la entidad”. Lo citado deriva la Observación No 01. La cual se

puede consultar en el numeral 11 del presente documento.

ACTIVIDAD / TAREA

La trazabilidad de las actividades realizadas en el Procedimiento APPD03 es pertinente al

mismo, en virtud de ello el GR- TH refiere que para la aplicabilidad del procedimiento se

encuentran definidos los siguientes formatos, los cuales son utilizados conforme a las

actividades:

“En cuanto a la solicitud de los formatos APFT11, APFT12, APFT13, APFT24, APFT27, utilizados

conforme a las comisiones de viáticos dada la gestión de los funcionarios solicitados en la auditoría se

tiene que:


El formato APFT11: corresponde a la autorización de desplazamiento y permanencia nacional e

internacional para los funcionarios (formato de diligenciamiento de la comisión).

El formato APFT12: corresponde a la autorización de gastos de viaje nacional para contratistas (formato

de diligenciamiento de la comisión).

El formato APFT13: corresponde a la modificación y autorización de desplazamiento y permanencia

nacional e internacional para los funcionarios ( Este formato no se ha utilizado toda vez que

implementado el módulo de viáticos por la aplicación de Humanos no se hizo necesaria la aplicabilidad

del mismo), sin embargo se encuentra pendiente la exclusión del procedimiento en la Intranet ya que

con la entrada de la nueva funcionalidad en el SIIF NACIÖN se requiere que sea en conjunto con la

Subdirección Financiera).

El formato APFT24: Corresponde al Libro de Bancos de Caja Menor (relación del gasto de la

comisión).

El formato APFT27: Corresponde a la Modificación y autorización de desplazamiento y permanencia

nacional e internacional para los contratistas (Este formato no se ha utilizado toda vez que

implementado el módulo de viáticos por la aplicación de Humanos no se hizo necesaria la aplicabilidad

del mismo), sin embargo se encuentra pendiente la exclusión del procedimiento en la Intranet ya que

con la entrada de la nueva funcionalidad en el SIIF NACIÖN se requiere que sea en conjunto con la

Subdirección Financiera).

Se precisa que para los funcionarios que solicitan comisión, sólo aplica el formato APFT11,

documentos que reposan en la Subdirección Financiera – Grupo de Tesorería, de acuerdo

con el procedimiento de cierre de caja menor”.

Conforme a lo anterior la OCI evidencia que la trazabilidad de las actividades del

Procedimiento APPD03 son ejecutadas según al alcance de este, lo cual consiste en la

recepción del formato de solicitud de comisión diligenciado por parte de las dependencias,

continua con el trámite en la caja menor, firma del ordenador del gasto y entrega de tiquetes,

termina con el trámite de la comisión legalizada. No obstante, ve pertinente que en relación

con el manejo de la solicitud de comisiones y al reconocimiento del viático para los

funcionarios y contratistas de la entidad, es importante el cumplimiento a las nuevas

directrices impartidas por el Ministerio de Hacienda mediante la aplicación de SIIF NACIÓN -

GESTIÓN VIÁTICOS, en lo relacionado con lo indicado en la Circular Externa No.020 del 16

de Abril de 2018. Lo citado deriva el Hallazgo dado el Procedimiento Comisión de Personal,

lo que procede la Observación No 02; la cual se puede consultar en el numeral 11 del

presente documento.


PUNTOS DE CONTROL.


La OCI refiere que durante la Prueba de Recorrido correspondiente al procedimiento Comisión

de Personal APPD03 no se evidenció materialización de riesgos dado que los Puntos de

Control se encuentran determinados en el procedimiento y están alineados con los controles

existentes en los Riesgos Operativos contemplados en la Matriz de Riesgos

Institucionales. No obstante, se evidencia que, conforme a este procedimiento únicamente

se encuentra establecido control para las siguientes actividades:

2. Verificar la información consignada en los Formatos

3. Revisar y aprobar la disponibilidad presupuestal.

9.2.4. PRUEBA DE RECORRIDO PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES APPD04:


POLÍTICAS DE OPERACIÓN

El Procedimiento Bonos Pensionales que por parte del GR-TH se constituye en recibir la

solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las historias

laborales y termina con la respuesta al peticionario dentro de los términos legales, se ve

interrumpido toda vez que los tiempos no se cumplen conforme lo dispuesto en las Políticas

de operación No. 4. Que precisa; El Grupo de Tesorería debe allegar al Grupo de Talento

Humano, dentro de los 10 días hábiles, siguientes a la solicitud, el formato Número 3B

Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de Hacienda Código APDE05, debidamente

diligenciado. De no ser posible el cumplimiento del plazo en mención, se debe realizar solicitud

de prórroga al usuario y con copia al Grupo de Talento Humano.

Es importante mencionar que el grupo de Tesorería por solicitud del GR-TH debe diligenciar

el formato Número 3B Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de Hacienda Código

APDE05 y debe dar respuesta a este por memorando interno, pero incumple con los plazos

de envío estipulados tanto en las políticas de operación como en el análisis de tiempos

contenidos en el procedimiento APPD04, retrasando de esta manera que el funcionario del

GR-TH diligencie los formatos que exige el Ministerio de Hacienda para el trámite de pensión

con las aprobaciones pertinentes del coordinador del GR-TH. Lo citado deriva el Hallazgo al

Grupo de Tesorería dado el Procedimiento Bonos Pensionales APPD04 de lo que procede la

No Conformidad No. 01. lo cual se puede consultar en el numeral 11 de este informe de

Auditoría.


Adicionalmente, es importante tener en cuenta que dado el alcance del Procedimiento Bonos

Pensionales que se constituye en recibir la solicitud de bono pensional continua con la

búsqueda de la información en las historias laborales y termina con la respuesta al peticionario

dentro de los términos legales, no es procedente que se establezca como un procedimiento

para el Proceso Administración de Personal dado que es el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público y no la SNS la que se encarga de emitir los Bonos Pensionales. Lo citado deriva el

Hallazgo al GR-TH dado el Procedimiento Bonos Pensionales APPD04 de lo que procede la

Recomendación No. 01; que se puede consultar en el numeral 11 de este informe de

Auditoría.

ACTIVIDAD / TAREA: La trazabilidad de las actividades realizadas en el Procedimiento es

pertinente al mismo.

PUNTOS DE CONTROL: Obedece lo establecido.


La OCI refiere que durante la Prueba de Recorrido correspondiente al procedimiento Bonos

Pensionales APPD04 no se evidenció materialización de riesgos dado que los Puntos de

Control se encuentran determinados en el procedimiento y están alineados con los controles

existentes en los Riesgos Operativos contemplados en la Matriz de Riesgos

Institucionales. No obstante, se evidencia que conforme a este procedimiento únicamente

se encuentra establecido control para las siguientes actividades:

2.2. Suministrar las hojas de vida

2.4. Diligenciar y enviar Formato certificación de salarios mes a mes

5. Diligenciar y enviar Formato certificación de salarios mes a mes

En conclusión, al Ítem a 9.2 PROCEDIMIENTOS que corresponde a la PRUEBA DE

RECORRIDO realizada, conforme a la verificación de las actividades registradas que se

ejecutan en el GR-TH para los procedimientos Provisión de Empleos APPD01, Novedades de

Personal, Remuneración y Prestaciones APPD02, Comisiones de Servicios APPD03 y Bonos

Pensionales APPD04, la OCI estima que estas actividades están en consonancia con lo

estipulado según el Manual de Procesos y Procedimientos de la SNS. No obstante, la OCI

evidencia que únicamente se encuentra establecidos puntos de control para las actividades

que se mencionaron en el presente ítem, por lo cual es procedente que conforme al Estatuto

anticorrupción dada la Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en

Entidades Públicas publicada por el DAFP, incluidos sus anexos, esta sea utilizada como una

herramienta que permitirá el manejo del riesgo, así como el control en todos los niveles de la

entidad pública, adicionalmente, conforme a lo preceptuado en el artículo 4º de la Resolución


4086 del 19 de diciembre de 2014, la cual precisa en sus apartes: “la responsabilidad de

mantener actualizados los procesos y procedimientos a que hace referencia esta resolución”

y […] “los procesos y procedimientos adoptados por la presente resolución son de obligatorio

cumplimiento para los servidores públicos y contratistas que laboran en la Superintendencia”.

Por lo anterior se hace necesaria la intervención del líder del proceso Administración de

Personal, para que, con el acompañamiento metodológico de la OAP, se definan las

actuaciones que se consideren pertinentes a fin de propender por la mejora de estas

situaciones. De lo citado procede la Observación No. 03, la cual se puede consultar en el

numeral 11 del presente documento.

9.3. REVISIÓN DE MUESTRAS ALEATORIAS POR PROCEDIMIENTO:


9.3.1. PROCEDIMIENTO PROVISIÓN DE EMPLEOS APPD01:

Objetivo: Garantizar la igualdad de oportunidades en el acceso, permanencia y ascenso en el

servicio público de los servidores de la Superintendencia Nacional de Salud mediante la

aplicación de los principios de igualdad, mérito, equidad, eficiencia, celeridad, economía,

eficacia, transparencia y la administración de personal para el logro de la misión, visión y

objetivos institucionales.

➢ MUESTRAS:

La OCI refiere que en el año 2018 el GR-TH tramitó 71 Provisiones de Empleos, destinados

a cargos de Provisionalidad y a Libre Nombramiento y Remoción, se retiraron 88 funcionarios

con causal de retiro voluntaria y un funcionario por causal de fallecimiento.

En lo que corresponde al desarrollo de la presente Auditoria y con el fin de verificar el

cumplimiento del Procedimiento Provisión de Empleos APPD01 en el GR-TH la OCI tomó

como muestras aleatorias un total de cinco (5) historias laborales correspondientes a las

setenta y un (71) provisiones de empleos tramitados, adicionalmente cinco (5) historias

laborales pertinentes a las diez (10) novedades de ascensos, y finalmente dos (2) historias


laborales de nombramientos de encargos de los treinta y nueve (39) realizados en la entidad

en la misma vigencia.

La OCI verifica las muestras aleatorias contempladas para:

✓ INGRESOS Y RETIROS VIGENCIA 2018

✓ PROMOCIONES VIGENCIA 2018

✓ ENCARGOS VIGENCIAS 2018

INGRESOS Y RETIROS VIGENCIA 2018

NÚMERO DE MUESTRA CARGO CODIGO

1 DIRECTOR DE SUPERINT GRADO 20 10520

2 PROFES ESPECIALIZADO GR 20 202814

3 TÉCNICO OPERATIVO GR 11 313211

4 ASESOR GR 10 102010

5 PROFES UNIVERSITARIO GR 08 204408

PROMOCIONES VIGENCIA 2018

NÚMERO DE MUESTRA CARGO ANTERIOR CARGO NUEVO

1 PROFES ESPECIALIZADO 2028-17 ASESOR 1029-13

2 PROFES ESPECIALIZADO 2028-17 PROFES ESPECIALIZADO 2028-20


4 PROFES UNIVERSITARIO 2044-04 PROFES ESPECIALIZADO 2028-12


6 PROFES UNIVERSITARIO 2044-06 PROFES ESPECIALIZADO 2028-14

ENCARGOS VIGENCIAS 2018

NÚMERO DE MUESTRA

N.º RESOLUCIÓN CÓDIGO GRADO DEPENDENCIA

1 000329 DEL 25 DE ENERO DEL 2018

0110 23 DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO DE SUPERVICION DE RIESGOS

2 003478 DEL 12 DE FEBRERO DEL 2018

0110 23 DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO DE SUPERVICION DE RIESGOS

3 010060 DEL 01 DE OCTUBRE DEL 2018

0110 23 DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES

4 010456 DEL 02 DE NOVIEMBRE DEL 2018

0110 23 DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS


La OCI revisa la dinámica del alcance del procedimiento APPD01, el cual Inicia al presentarse

una vacante definitiva o temporal, en alguno (s) de los empleos de la planta de personal de la

entidad, continua con la selección del nuevo funcionario a ocuparlo y finaliza dando aplicación

a las etapas determinadas en la ley, de acuerdo con la naturaleza del empleo y el tipo de

vinculación a realizar, y conforme a las muestras aleatorias tenidas en cuenta se encontró lo

siguiente:

Conforme a la lista de verificación de documentos requeridos para ingreso de personal código

APFT14 se utilizan los registros y formatos que se derivan de las actividades competentes al

Procedimiento Provisión de Empleos APPD01 dado que se pudieron cotejar con el SIG.

Se confronta el formato Estudio Técnico Hoja de Vida Código APFT01, de acuerdo con lo

establecido en el Manual Específico de Funciones y Competencia Laborales de la SNS y el

proceso meritocrático; encontrándose que los funcionarios a proveer los cargos cumplen con

los requisitos.

Se verificó las historias laborales tomadas como muestras aleatorias correspondientes a las

provisiones de empleos tramitados en el año 2018, y para ninguno de los funcionarios se

encuentra registro de Copia de la comunicación firmada por el interesado; lo cual es un

registro designado por el procedimiento. De lo citado se deriva un hallazgo dado el

Procedimiento Provisión de Empleos de lo que procede la No Conformidad No. 02 del

numeral 11 que se puede consultar en este informe de Auditoría.

De la misma manera, las historias laborales correspondientes a las muestras No. 01

y 02 registra que no se realizó actualización y/o depuración de la base de datos

SIGEP obligatorio ante el DAFP, que todas las entidades deben cumplir con y los

funcionarios servidores públicos tienen la responsabilidad de realizar el cargue y/o

actualización de la hoja de vida en el momento de aprovisionar el cargo, de ahí la importancia

de establecer en el procedimiento punto de control, para que por parte del GR-TH se realice

seguimiento a la actualización en la base de datos del SIGEP del funcionario provisto del

cargo. Lo citado deriva el Hallazgo dado el Procedimiento Provisión de Empleos de lo que

procede la No Conformidad No. 03 y las cuales se pueden consultar en el numeral 11 de

este informe de Auditoría.

9.3.2. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO NOVEDADES DE PERSONAL, REMUNERACIÓN

Y PRESTACIONES APPD02:

Objetivo: Realizar la clasificación y registro de las novedades presentadas en la entidad,

liquidar los devengados y descuentos de forma mensual mediante los registros en los

sistemas de información de nómina y financiero, así como la generación de los reportes de


autoliquidación de aportes para las respectivas entidades competentes en la administración

de prestaciones legales, aportes parafiscales y otros terceros de conformidad con la

normatividad vigente con el fin de lograr equitativa y adecuada compensación de los

empleados públicos y pensionados de la Entidad correspondientes a cada periodo.

➢ MUESTRAS:

En lo que corresponde al desarrollo de la presente Auditoria la OCI con el fin de verificar el

cumplimiento del Procedimiento Novedades de Personal, Remuneración y Prestaciones

APPD02 en el GR-TH, tomó como muestras aleatorias lo que corresponde a tres (3) pagos

de nómina definitiva correspondientes a las nóminas de enero, mayo y diciembre de 2018, a

las cuales se les generó su respectivo Memorando de pago o correo electrónico:

NÓMINA MEMORANDO NOVEDADES

ene-18 NURC 3-2018-001019 Reconocimiento de horas extras, Prima técnica, Ahorro y crédito con terceros y Seguridad Social NURC 3-2018-002120

may-18 NURC 3-2018-008131 Reconocimiento de horas extras, Prima técnica, Ahorro y crédito con terceros y Seguridad Social

dic-18 CORREO ELECT FECHA 17 DIC 2018

Reconocimiento de horas extras, Prima técnica, Ahorro y crédito con terceros y Seguridad Social

La OCI refiere que en el año 2018 el GR-TH validó, generó y pagó un total de 14 procesos

normales de nóminas que constituyeron (12 nominas definitivas y 2 nóminas de primas) y 3

nominas adicionales, lo que totalizó un valor de $44,777,930,818, pagado en la vigencia entre

lo cual se refiere los pagos realizados en los meses de enero, mayo y diciembre de 2018,

teniendo en cuenta los ingresos y deducciones:

NOMINA INGRESOS DEDUCCIONES A PAGAR

ene-18 3.016.470.446 804.102.258 2.212.368.188

203.926.318 71.080.360 132.845.958

may-18 3.737.590.506 945.644.880 2.791.945.626

dic-18 3.613.768.519 927.727.344 2.686.041.175


La OCI tomó como muestras aleatorias; novedades de personal derivadas de las nóminas de

los meses de enero, mayo y diciembre de 2018 encontrándose lo siguiente:

La OCI refiere que el GR-TH clasifica las novedades de personal recibidas en el plazo de los

diez 10 primeros días de manera mensual, y verifica los documentos soporte de estas y en

caso de identificarse información y/o documentos incompletos o inconsistentes, comunica al

funcionario público interesado para subsanarlos para luego registrar aquellas novedades de

personal validadas en el Sistema de Información Institucional de Nomina.

La OCI constató la conformidad la trazabilidad derivada de las actividades competentes al

procedimiento en mención, iniciando con la recepción y trámite de las novedades de personal,

devengados y deducidos para cada periodo mensual. Continua con la elaboración, revisión y

validación de la pre nómina, así como la entrega de la nómina definitiva y la generación de las

planillas de aportes para pago de la carga prestacional y a terceros (Seguridad social, bancos,

libranzas operativas) de cada periodo mensual, continua con la autorización de la orden de

pago de la nómina y la seguridad social, contribuciones inherentes a la nómina y cesantías,

así como de la publicación de los desprendibles de nómina y cierre de la nómina mensual.

Para efectos de la verificación del procedimiento Novedades de Personal, Remuneración y

Prestaciones APPD02 en el GR-TH se tiene en cuenta las muestras aleatorias; basadas en

las novedades de personal de las nóminas de los meses de enero, mayo y diciembre de 2018,

las cuales consistieron en las novedades de Nómina, horas extras, ahorro y crédito a terceros

y Seguridad Social, y dado el ejercicio auditor la OCI entró a cotejar las muestras aleatorias

con el fin de establecer el cumplimiento del Procedimiento en mención el cual se realiza a

través del Sistema de Información Institucional de Nomina; SISTEMA DE INFORMACIÓN

PARA LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA, la cual es la herramienta informática que permite

administrar información del capital humano de la Entidad, así como también manejar todos

los conceptos salariales y no salariales que hacen parte del pago a los empleados,

deducciones y aportes, el cual está regido por las normas vigentes.

• VERIFICACIÓN NOVEDADES DE NÓMINA:

A. RECONOCIMIENTO DE HORAS EXTRAS: Servicio que presta el funcionario a la

Entidad en horas distintas a la jornada laboral ordinaria por razones especiales del

servicio.

La OCI evidencia que las muestras tenidas en cuenta en el presente ejercicio auditor en lo

que respecta las novedades de Horas extras en los meses de enero, mayo y diciembre de

2018, se ejecutan conforme el procedimiento Novedades de Personal, Remuneración y

Prestaciones APPD02, dado lo siguiente:


Enero: No se pagaron horas extras: Las horas extras desarrolladas en el mes, tienen su

reconocimiento en el mes que sigue, excepto las horas que se trabajaron hasta el día 14 de

diciembre, dado que fueron reconocidas y pagadas con la resolución 11515 de 14 de

diciembre de 2018. Y las horas extras que se ocasionaron entre el 15 y el 31 de diciembre,

van a sumar como horas compensatorias, pues no se generan más procesos de pago.

Mayo: (Res 5210 de 22 de mayo 2018)

Diciembre: (Res 11386 de 7 de diciembre de 2018)

B. NOVEDADES DE PRIMA TÉCNICA Y ASIGNACIÓN DE COORDINACIÓN:

FACTORES SALARIALES: Están estipulados en el artículo 42 del Decreto Ley 1042 de 1978,

así: Asignación básica fijada en la ley para los diferentes cargos; valor del trabajo

suplementario y del realizado en jornada nocturna o en días de descanso obligatorio,

constituye salario todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el empleado como

retribución por sus servicios.


que respecta las novedades de Prima técnica y asignación de Coordinación en los meses de

enero, mayo y diciembre de 2018, se ejecutan conforme el procedimiento Novedades de

Personal, Remuneración y Prestaciones APPD02, dado lo siguiente:

Enero: ASIGNACIÓN DE COORDINACIÓN: Resolución 000019 de 11 de enero de 2018.

Mayo: PRIMA TÉCNICA NO FACTOR SALARIAL: resolución 705 de 16 de abril de 2014, se

le asignó Prima Técnica, por evaluación de desempeño, por un monto del cincuenta por ciento

(50%) de su asignación básica, sin que constituya factor salarial.

Posteriormente, con la Resolución 9577 de 5 de septiembre de 2018, en atención a un nuevo

cargo, se asigna la Prima Técnica del 50% que no constituye factor salarial.

Diciembre: PRIMA TÉCNICA FACTOR SALARIAL Resolución 318 de 5 de febrero de 2014,

se asignó Prima Técnica, por título en formación avanzada, por un monto del cincuenta por

ciento (50%) de su asignación básica.

Posteriormente, el Grupo de Talento Humano, recibe la Resolución 11217 de 3 de diciembre

de 2018, mediante la cual se ajusta, asigna y ordena el pago de Prima Técnica por el criterio


de formación avanzada y experiencia altamente calificada por un monto de cincuenta y nueve

por ciento (59%).

C. NOVEDADES DE AHORRO Y CRÉDITO CON TERCEROS: TERCERO: Toda

entidad que establece una relación económica con la Institución o con cualquiera de

sus funcionarios y que implica deducciones de nómina.


que respecta las novedades de Ahorro y Crédito con Terceros en los meses de enero, mayo

y diciembre de 2018, se ejecutan conforme el procedimiento Novedades de Personal,

Remuneración y Prestaciones APPD02, dado lo siguiente:

Se evidencia que conforme a las muestras tenidas en cuenta en el presente ejercicio auditor

en lo que respecta a los meses de:

Enero: LIBRANZAS – AFC, caso de autorización a través de Memorando NURC 3-2018-

000023 de 2 de enero de 2018, valor a descontar con destino a la AFC del Banco

Bancoomeva.

Mayo: LIBRANZAS MAYO 2018: caso que presenta deducciones propias de las libranzas

adquiridas con los terceros: Davivienda y Fondo de Empleados de la Supersalud.

Diciembre: LIBRANZAS – APORTE VOLUNTARIO A PENSIÓN: caso que autorizó con

memorando NURC 3-2017-001774 el descuento para Aporte Voluntario a Pensión.

Posteriormente con memorando NURC 3-2018-008175, autoriza aumento de descuento.

D. NOVEDADES DE SEGURIDAD SOCIAL: Ley 100 de 1993 "Por la cual se crea el

sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones".


que respecta las novedades de Seguridad Social en los meses de enero, mayo y diciembre

de 2018, se ejecutan conforme el procedimiento Novedades de Personal, Remuneración y

Prestaciones APPD02 dado lo siguiente.

Se realiza de forma mensual, y que solo es posible adelantarlo una vez se tienen todos los

movimientos del mes cargados.

La importancia de tener todas las situaciones administrativas presentadas, dentro de la

nómina, busca que, al momento de reportarlas por medio de la planilla, esta contenga todas

las situaciones presentadas de forma que el pago sea un fiel reflejo de estas.


Las novedades que pueden afectar este proceso son: Ingresos, Retiros, Vacaciones,

Licencias No Remuneradas, Incapacidades, Maternidades, Accidentes Laborales y UPC

adicionales.

Una vez se tiene el registro de todas estas situaciones, para el mes que se esté trabajando,

se procede a generar desde el aplicativo de nómina, la Planilla Integrada de Aportes, que es

un archivo plano, que recoge todo el detalle del mes y por cada uno de los funcionarios de la

Superintendencia.

Esta planilla es validada, con el Operador SOI (https://www.nuevosoi.com.co/inicio), portal en

donde se valida que la planilla este acorde con la estructura de ley, como igualmente se valida

que los valores para los diferentes sub sistemas de seguridad social (pensión, salud, riesgos

laborales y aportes parafiscales) estén siendo correctamente reportados. Es en este

momento, en donde se valida con las bases de datos, los traslados a aplicar en la afiliación

de los funcionarios.

La planilla validada con éxito arroja una relación de pagos por administradora, esta validación,

junto con la relación de pagos para pensión, salud, riesgo; así como los valores reservados

de meses anteriores, o que se reservan para meses futuros, son entregados en Memorando

a la Subdirección Financiera, de forma que ellos validen la información entregada, la

comparen con lo reportado en los meses anteriores y de encontrar todo acorde, proceder a

hacer el pago de la planilla. Y así mismo las planillas que se generaron para el pago del

retroactivo, que se dividen para el personal activo en la Superintendencia, como el personal

ya desvinculado de la entidad.

Se revisa el cronograma de pagos de seguridad social, en donde de acuerdo con el NIT de la

entidad, hay plazos y fechas de pago establecidas”. Se adjuntan las planillas de pago:

https://www.nuevosoi.com.co/inicio


9.3.3. PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE SERVICIOS - APPD03:

Objetivo: Tramitar las solicitudes de comisión de los funcionarios y contratistas mediante la

aprobación de recursos (tiquetes aéreos, terrestres y viáticos) para el cumplimiento oportuno

de la misión de la entidad:

➢ MUESTRAS:

La OCI verifica el cumplimiento del Procedimiento Comisión de Servicios a través de las

siguientes muestras aleatorias:

DEPENDENCIA No. DE COMISIÓN DE SERVICIO

DESPACHO SUPERINTENDENTE - Grupo de Trabajo Regional Occidental 266

Oficina Asesora Jurídica- Grupo de Defensa Judicial 188

Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario- Dirección de Atención al Usuario

284

Superintendencia Delegada para La Función Jurisdiccional y de Conciliación - Grupo de Conciliación

46

Superintendencia Delegada para La Función Jurisdiccional y de Conciliación - Grupo de Prestaciones Económicas

62

Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales. 158

Oficina Asesora de Planeación - Sistema Integrado de Planeación y Gestión 55

➢ REVISIÓN PROCEDIMIENTO POR PARTE DE LA OCI:

En virtud de que las muestras aleatorias tenidas en cuenta son pertinentes a lo establecido

en el Procedimiento Comisiones de Servicios APPD03, y que conforme al Decreto 1063 de

2015 "Por el cual se fija la escala de viáticos", la OCI constató que se viene ejecutando a

conformidad las actividades contempladas en dicho procedimiento en la vigencia en el año

2018, mediante las comisiones de servicios tenidas en cuenta para la presente auditoria,

donde se evidencian los comprobantes de viáticos junto con los soportes de legalización de

estos, teniendo en cuenta las tareas que le corresponden para dar la trazabilidad de las

actividades establecidas en el Procedimiento objeto de revisión.

En el año 2018 se tramitaron 1593 comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento y

permanencia pertinentes al Procedimiento Comisiones de Servicios APPD03, y en lo que

https://docs.supersalud.gov.co/Intranet/TalentoHumano/AsignacionSalarial/DECRETO-1063-2015-VIATICOS.pdf

https://docs.supersalud.gov.co/Intranet/TalentoHumano/AsignacionSalarial/DECRETO-1063-2015-VIATICOS.pdf


corresponde al desarrollo de la presente Auditoria se revisaron 7 comisiones como muestras

aleatorias, las cuales fueron pagadas a los funcionarios solicitantes en Línea con el Banco a

través de caja menor de viáticos y gastos de viaje interior / exterior, lo cual se constata por

medio del Resumen de cada libro de bancos pertinentes a los viáticos registrado en el formato;

Libro de Bancos de Caja Menor código APFT24 pertinente al Sistema Integrado de Gestión y

dado el Rubro Presupuestal de la dependencia.

No obstante, con relación al manejo de la solicitud de comisiones y al reconocimiento de

viático para los funcionarios y contratistas de la entidad, es importante dar cumplimiento a las

directrices impartidas por el Ministerio de Hacienda mediante la aplicación de SIIF NACIÓN -

GESTIÓN VIÁTICOS, lo citado deriva el Hallazgo dado el Procedimiento Comisión de Viáticos

APPD03 de lo que procede la Observación No. 02, la cual se puede consultar en el numeral

11 del presente documento.

9.3.4. PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES APPD04:

Objetivo: Expedir la información que requieren los funcionarios o exfuncionarios pre-

pensionados, por medio de las hojas de vida que reposan en la entidad desde el momento que

ingresa hasta la fecha de la solicitud para contribuir al reconocimiento de la pensión.

➢ MUESTRAS:

La OCI verifica el cumplimiento del Procedimiento Bonos Pensionales APPD04 a través de

las siguientes muestras aleatorias:

SOLICITUD

NURC 1-2018-183416

NURC 3-2018-016629

NURC 1-2018-177045

NURC 1-2018-199681

NURC 1-2018-116416

NURC 1-2018-191488

NURC 2-2018-191378


➢ REVISIÓN PROCEDIMIENTO POR PARTE DE LA OCI:

En el año 2018 se tramitaron 148 solicitudes pertinentes a tramites pensionales, y en lo que

corresponde al desarrollo de la presente Auditoria se revisaron 9 solicitudes como muestras

aleatorias, por lo cual la OCI luego de verificar que las tareas que el GR-TH ejecuta con el fin

de dar trámite a estas solicitudes son pertinentes a la trazabilidad de las actividades

establecidas en el Procedimiento Bonos Pensionales APPD04, lo cual evidencia el estado de

las solicitudes mediante la remisión de respuesta según el requerimiento:

SOLICITUD RESPUESTA

NURC 1-2018-183416 2-2018-122418

NURC 3-2018-016629 3-2018-015608

NURC 1-2018-177045 2-2018-109374

NURC 1-2018-199681 SIN RESPUESTA

NURC 1-2018-191488 3-2018-019739

NURC 2-2018-191378 2-2018-122417

La OCI entró a cotejar las muestras aleatorias con el fin de establecer el cumplimiento del

Procedimiento en mención encontrando lo siguiente:

La OCI observa incumplimiento dado que confrontó las muestras aleatorias con el análisis de

tiempo establecido en el Procedimiento Bonos Pensionales APPD04; se verifica que se

encuentran vencidos los términos de tiempo de las solicitudes, 1-2018-126357, 1-2018-

183416, 1-2018-199681 y 1-2018-191488, y no se evidencia solicitud de prorroga conforme

al análisis de tiempo establecido en el procedimiento, en virtud que el Grupo de Tesorería

debe allegar al Grupo de Talento Humano, dentro de los 10 días hábiles, siguientes a la

solicitud, el formato Número 3B Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de

Hacienda Código APDE05, debidamente diligenciado, de no ser posible el cumplimiento del

plazo en mención, el Grupo de Tesorería debe realizar solicitud de prórroga al usuario y con

copia al Grupo de Talento Humano. Lo citado deriva el Hallazgo dado el Procedimiento Bonos

Pensionales APPD04 de lo que procede y se reitera la No Conformidad No. 01, la cual se

puede consultar en el numeral 11 de este informe de Auditoría.

Finalmente, el GR-TH envía respuesta al peticionario mediante el Formato Número 3B:

Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de Hacienda Código APDE05, en el cual

se incluye la remisión realizada del Formato Número 1 Certificación de periodos de vinculación

laboral para Bonos Pensionales y Pensiones. Código APDE03 y del Formato Número 2 para

calcular los Bonos Pensionales de las personas incorporadas al Sistema General de

Pensiones Código APDE04, los cuales son documentos protegidos conforme a Abeas Data.


9.4. MATRIZ DE RIESGOS INSTITUCIONALES CONFORME A LAS MUESTRAS

ALEATORIAS:

9.4.1 VERIFICACIÓN RIESGOS OPERACIONALES O DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO

APPD01:

1. Riesgo: Efectuar nombramientos, posesión y reubicación en el empleo sin la

acreditación de los requisitos

Acciones: La actualización del manual de funciones se realizará de acuerdo con el

procedimiento Elaboración y Control de Documentos y Registros.

Mediante Resolución No. 010450 del 31 de octubre de 2018 se modifican los perfiles del

Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de libre

nombramiento y remoción de la Superintendencia Nacional de Salud.

Controles: Formatos formales aplicados

Los controles aplicados consisten en la utilización del formato de Estudio Técnico Hoja de

Vida Código APFT01 contenido en las historias laborales de las muestras aleatorias, para

verificar el cumplimiento de los requisitos establecido en el Manual Específica de Funciones

y Competencia Laborales de la Superintendencia Nacional de Salud.

2. Riesgo: Efectuar nombramientos, encargos o reubicaciones sin que exista el

perfil en el Manual de Funciones

Acciones: Realizar el estudio técnico con base en los soportes de experiencia y

educación del respectivo candidato.

Se verificó el cumplimiento de los requisitos de las muestras aleatorias según el manual de

funciones, diligenciando el formato Estudio Técnico Hoja de Vida Código APFT01.

Controles: Procedimientos Formales Aplicados.

➢ RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

Categoría: Tráfico de influencias:

Riesgo: Vinculación y reubicación de funcionarios sin tener los requisitos.


Acciones: Revisar cumplimiento de los requisitos exigidos en el Manual de Funciones.

CONTROLES:

1. Efectuar la gestión de vinculación conforme al procedimiento establecido en

todos los casos:

La vinculación a la planta de personal se realiza conforme al procedimiento establecido.

2. Verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables en los procesos que se

adelanten:

Cumplimiento de los requisitos establecidos en el manual de funciones de la entidad y el

formato Estudio Técnico Hoja de Vida Código APFT01 con los soportes de estudio y

experiencia aportados por el candidato – carpetas de documentos.


La OCI revisa que no hubo materialización de Riesgos conforme a las muestras aleatorias

dado que una vez se tiene identificada la vacante respectiva, se procede a verificar el

cumplimiento de requisitos establecidos en el Manual de funciones, diligenciando el formato

Estudio Técnico Hoja de Vida Código APFT01 con los soportes de estudio y experiencia

aportados por el candidato, una vez verificados los mismos se elabora el acto administrativo

de nombramiento, posteriormente, se procede a revisar que el candidato aporte los

documentos requeridos para la posesión y posteriormente se da el acto de posesión, el

registro en el aplicativo biométrico y las correspondientes afiliaciones.

En el proceso de vinculación a un empleo de libre nombramiento se realizan las anteriores

actividades, pero en el momento que se ha verificado el cumplimiento de requisitos, se

procede a realizar proceso meritocrático con el Departamento Administrativo de la Función

Pública y posteriormente la publicación de la hoja de vida del aspirante en la página web de

la Presidencia de la República y en la página web de la Entidad.

Conforme a lo anterior, y en lo que respecta al procedimiento APPD01 la OCI evidencia que

en el GR-TH en la vigencia 2018 no hubo materialización de Riesgos Operativos ni de Riesgos

de Corrupción, toda vez que se aplicaron los controles correspondientes para mitigarlos.


9.4.2 PROCEDIMIENTO NOVEDADES DE PERSONAL, REMUNERACIÓN Y

PRESTACIONES APPD02.

➢ RIESGO OPERATIVO:

Inconsistencia de la información contenida en la nómina.

ACCIONES DE TRATAMIENTO EL RIESGO:

Realizar la divulgación constante a los cambios que se efectúen en el procedimiento de

novedades de personal.


La OCI observa que el GR-TH desarrolló acciones pertinentes que mitigaran el Riesgo

operativo, sin embargo, dada la pertinencia que las dependencias tienen al respecto, son las

responsables de la programación en la necesidad del servicio.

Es importante mencionar que la última divulgación referente a cambio en el procedimiento

corresponde al 30/07/2018: mediante el NURC: 3-2018-012255 se solicita la inclusión de la

política 11 y de la inclusión del formato capacidad de endeudamiento código APFT40. Se

aprueba el ajuste del documento y creación del formato mediante NURC: 3-2018-012511.

No obstante, dado el Informe de Auditoria al Sistema Integrado de Gestión ejecutada en la

vigencia 2018 y remitida al Despacho del Sr. Superintendente Nacional de Salud mediante

NURC 3-2018-010326 del 21 de junio de 2018, se formuló al GR- TH No Conformidad por la

materialización del riesgo Inconsistencia de la información contenida en la nómina, no

obstante la No conformidad, fue subsanada y cerrada en el Sistema ITS de la entidad, por

parte de la OCI dado el Plan de Mejoramiento implementado y el cual fue objeto de

seguimiento en el Informe de Seguimiento a Planes de Mejoramiento - Auditoría de Gestión,

Sistema Integrado de Gestión y suscritos con la Contraloría General de la República remitido

al Despacho del Sr. Superintendente Nacional de Salud mediante NURC 3-2018-017953 del

31 de octubre de 2018:

NO CONFORMIDAD 1. PROCEDIMIENTO: Novedades de Personal Remuneración y

Prestaciones’’. El Grupo de Talento Humano no controla la producción y provisión de servicios

Se evidencia incumplimiento en la Entidad en la producción de reportes del Talento Humano

generados por el aplicativo de nómina “Humano”, incumpliendo el numeral 8.5 de la NTC ISO

9001:2015 Producción y Provisión de Servicios, teniendo en cuenta que los reportes

generados por el aplicativo “Humano”, presenta inconsistencias. Evidencia: En el reporte de

Ocupación de Planta de Personal por Cargo, generado por el aplicativo “Humano”, el

Despacho del Superintendente cuenta con diecisiete (17) cargos, de los cuales, según el


reporte, cuatro (4) se encuentran Ocupados Planta (OP) y trece (13) en vacancia definitiva

(VD). Contrario a la información suministrada por funcionario de esa dependencia donde

solamente aparecen ocho (8) vacantes. En la Oficina Asesora Jurídica, se encuentran en la

OPEC treinta y nueve (39) cargos en concurso y el reporte arroja cero (0) en concurso (EC).

Esto representa un riesgo para la toma de decisiones de la Entidad, en la medida de que no

hay una buena gobernabilidad y gestión de datos, entendida como el ejercicio de diseñar,

controlar y monitorizar todo lo relativo a los datos desde un enfoque holístico, en el que

participen los implicados; corresponde abordar la gestión de los datos como lo que son en

realidad, un activo de gran valor a nivel operativo para crear valor y convertirlos en información

crítica para la Entidad".

➢ RIESGO DE CORRUPCIÓN:

No se tiene establecido en el Proceso Administración de Personal.

9.4.3 MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTO COMISIONES DE

PERSONAL APPD03.


“Inoportunidad en el trámite de legalización de viáticos y gastos de viajes de las

Comisiones por parte de los funcionarios”.


Sucede toda vez que los funcionarios una vez llegan de la comisión, no realizan la legalización

de los viáticos y gastos de viaje, en algunos casos, teniendo que ser requeridos en varias

oportunidades.

El GR-TH refiere que: “De acuerdo con la matriz y riesgo establecido, se aplicó lo definido en

los procedimientos formales aplicados de dicha matriz, adicionalmente las acciones que se

manejaron estuvieron encaminadas al constante acompañamiento personalizado que se

realizó durante del año 2018 a los servidores públicos con relación a la elaboración de las

solicitudes y a su legalización”.

La OCI al revisar las Comisiones generadas en la vigencia 2018 refiere que hubo total

legalización de los viáticos y gastos de viaje toda vez que a través de muestra aleatoria tenida

en cuanto se evidencia los comprobantes de viáticos junto con sus soportes de legalización

de viáticos conforme a los archivos remitidos por el GR-TH.


La OCI, verifica que el Riesgo en mención registrado en la Matriz de Riesgos Institucionales

corresponde al Proceso Administración de Personal, y que los controles existentes en los

Riesgos Operativos corresponden a los “Procedimientos formales aplicados” y estos

están alineados con los Puntos de Control establecidos en el Procedimiento Comisiones

de Servicios.


El GR-TH no tiene establecido conforme al Proceso Administración de Personal.

9.4.4 MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES

APPD04


“Respuesta al peticionario o al fondo de pensiones por fuera de los términos legales”


Es un riesgo de cumplimiento en el cual se evidencia la demora del Grupo de Tesorería en

allegar el formato 3B, dentro de los 10 días hábiles, siguientes a la solicitud del GR-TH, la OCI

al constatar incumplimiento de tiempo solicitó al Grupo de Talento Humano evidencias sobre

la solicitud de prórroga por parte del Grupo de Tesorería y no se evidencia respuesta alguna,

situación que genera incumplimiento a lo establecido en la Política de operación No. 4, que

precisa: El Grupo de Tesorería debe hacer llegar al Grupo de Talento Humano, dentro de los

10 días hábiles, siguientes a la solicitud, el formato Número 3B Certificación de Salarios mes

a mes del Ministerio de Hacienda Código APDE05, debidamente diligenciado. De no ser

posible el cumplimiento del plazo en mención, se debe realizar solicitud de prórroga al usuario

y con copia al GR-TH. lo que deriva y reitera la No Conformidad No 01, cual se puede

consultar en el numeral 11 de este informe de Auditoría.


El GR-TH no tiene establecido conforme al Proceso Administración de Personal.

En conclusión, en lo que respecta al ítem 9.4. MATRIZ DE RIESGOS INSTITUCIONALES

CONFORME A LAS MUESTRAS ALEATORIAS:


La OCI evidencia que, en la Matriz de Riesgos Institucionales, en lo que corresponde al

Proceso Administración de Personal, no se establecen Riesgos de Corrupción para los

procedimientos:

Novedades de Personal, Remuneración y Prestaciones APPD02

Comisiones de Servicios APPD03

Bonos Pensionales APPD04

Riesgos de corrupción que refieran categorías u eventos que generen causas internas o

externas por elementos posiblemente afectados el cual pueda inducir a consecuencias en la

Entidad, lo que deriva la Observación No 04, la cual se puede consultar en el numeral 11 de

este informe de Auditoría.

9.5 DECRETO 1499 DE 2017 – MIPG - COMPONENTE TALENTO HUMANO:

En el año 2018 el GR-TH trabajó en la Dimensión del Talento Humano de acuerdo con las

disposiciones de información previas a la planeación dado que este componente tiene como

propósito establecer elementos que le permitan a la entidad crear conciencia de control,

tendientes al desarrollo del Talento Humano en la SNS correspondientes al Modelo Integrado

de Planeación y Gestión MIPG, conforme a lo siguiente:

➢ Acuerdos, compromisos y protocolos Éticos:

La SNS a través del PIC realizó cursos enfocados a Códigos de ética y buen gobierno con el

DAFP. Durante la vigencia 2018, se avanzó en la aplicación del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión -MIPG, realizando el diagnostico de gestión de talento humano, se

realizó charla sobre los valores de los servidores públicos con el acompañamiento del

Departamento Administrativo de la Función Pública (17 de septiembre de 2018); encuesta a

todos los funcionarios caracterización. Ver listas de Asistencia.

➢ Diagnostico a la gestión estratégica del Talento Humano (GETH); dentro de las

actividades transversales que debe cumplir el talento humano.

Respuesta GR-TH:

“El archivo “Anx 4.0 Autodiagnóstico gestión estratégica TH mar 2018” se subió al micrositio,

y en este se encuentra el autodiagnóstico desarrollado de acuerdo con los criterios del DAFP

y evaluación se encuentra en el documento del plan estratégico de talento para la vigencia

2019, archivo que se adjunta”.


➢ De acuerdo con la línea de defensa, donde se debe facilitar la implementación y

monitoreo a la operación estándar entre otras conductas, alertando a los líderes de los

procesos sobre las actividades realizadas y las pendientes por ejecutar.

Respuesta GR-TH:

En atención a lo anterior, se apoyó a las dependencias con cursos sobre liderazgo, inteligencia

emocional y trabajo en equipo dentro de los temas se incluyó los valores y demás aspectos

para mejorar las relaciones entre los individuos. Informes cursos, Anx 9.0 soportes abr 8.

➢ Con relación a realizar el monitoreo y el seguimiento al cumplimiento del impacto de

los planes de desarrollo, se observó listado de asistencia a capacitación de 20

servidores el día 05 de diciembre de 2018, mas no un documento que permita

evidenciar el impacto y el desarrollo de dichas actividades.

Respuesta GR-TH:

“En los ejercicios de autoevaluación que realiza el Grupo de Talento Humano en cumplimiento

de la resolución 8900 de 2018, se revisan los temas de ejecución y evaluación

correspondiente, al Plan Anual de Gestión, los Proyectos de Inversión, los planes de

mejoramiento, la revisión de mejora de los procesos y procedimientos que lidera el grupo, la

revisión de los riesgos entre otros como lo establece la citada resolución. El archivo se refiere

a las personas que participaron en una de las reuniones que se realizó el 5 de diciembre de

2018”.

➢ Evaluación del clima laboral, por lo cual no se realizaron acciones para realizar el

fortalecimiento al interior de la actividad.

Respuesta GR-TH:

“A través del Programa de Vigilancia del Riesgo Psicosocial se busca identificar, evaluar,

prevenir y controlar los factores de riesgos psicosocial que se presenten en el desarrollo de la

actividad laboral, a los colaboradores de la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD,

bajo este escenario durante la vigencia 2018, se desarrollaron diferentes actividades que

permitieron mejorar el clima laboral en las dependencias de la Entidad.

Las actividades que se desarrollaron fueron enfocadas en los siguientes temas:

Solución de Conflictos

Manejo de emociones

Comunicación Asertiva


Habilidades interpersonales

Prevención del Burnout

Manejo del Estrés

Análisis Puestos de Trabajo

Orientación Psicológica

Intervención Grupal

Buenas prácticas de convivencia

Primeros Auxilios Psicológicos”

➢ Seguimiento a los planes de mejoramiento individual, o que el grupo de Talento

Humano hubiera impartido instrucciones a los directivos para su seguimiento y reporte

a Talento Humano.

Respuesta GR-TH:

“Dentro del proceso de evaluación de desempeño en el primer semestre de 2018 se realizaron

tres planes de mejoramiento en las siguientes áreas:

Oficina Asesora Jurídica, Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos y

Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario - Regional.

Como acciones de mejoramiento, estos funcionarios fueron capacitados en el año 2018 e

incluidos en el Plan de Capacitación del año 2019”

Conforme a lo anterior la OCI verifica que el Grupo de Talento Humano trabaja en la

Dimensión del Talento Humano de acuerdo con las disposiciones de información previas a la

información encontrando debilidad en lo siguiente:

No se evidenció que el autodiagnóstico estuviese estructurado ni terminado a conformidad,

dentro de las actividades trasversales que debe cumplir la Dimensión del Talento Humano

dado que se debe complementar.

Con relación a realizar el monitoreo y seguimiento al cumplimiento del impacto de los planes

de desarrollo, se observó listado de asistencia a capación de 20 servidores el día 5 de

diciembre de 2018, más no un documento que permita evidenciar el impacto y el desarrollo

de dichas actividades.

Sobre clima laboral al interior de la entidad, la OCI no observa resultado efectivo que permita

verificar resultados de la medición del clima laboral.


No obstante, la OCI verifica el GR- TH ha ejecutado acciones encaminadas al cumplimiento

de la Dimensión del Talento Humano dado el Modelo Integrado de Planeación y Gestión

MIPG, tales como:

Caracterización de los servidores

Caracterización de los empleos

Resultados de Mediciones adelantadas en el año 2017

Diagnóstico de la Gestión Estratégica del Talento Humano a través de la Matriz de GETH

Resultados de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeño Institucional Nacional

Resultados de la Medición de Clima Organizacional

Resultados aplicación Estrategia Organizacional

Ahora bien, estas disposiciones requieren ser objeto de seguimiento además de la

importancia de seguir trabajando conforme al Manual Operativo de la Dimensión del Talento

Humano en virtud que los procesos que realiza la SNS sean claros en el horizonte a corto y

mediano plazo que le permita tomar decisiones relacionadas con la gestión del Talento

Humano, especialmente si se tiene en cuenta que la OCI en el mes de septiembre de 2018,

mediante radicado NURC 3-2018-015651 del 24/09/2018, manifiesta la necesidad de

monitoreo a la implementación del MIPG en la SNS, dado que se puede incurrir en

incumplimiento teniendo en cuenta la que la Procuraduría General de la Nación, realizará

seguimientos en atención al artículo 2.2.2.3.4 del Decreto 1499 del 11 de septiembre 2017 a

la implementación y seguimiento sobre la adopción del MIPG, dado lo anterior la OCI señala

que se debe fortalecer la implementación del MIPG por parte del GR-TH. Lo que deriva la

Observación No. 05, que se puede consultar en el numeral 11 de este informe de Auditoría.

9.6 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

RESPUESTA GRUPO DE TALENTO HUMANO:

“El Grupo de Talento Humano con el acompañamiento del Grupo de Gestión Documental

durante la vigencia 2018, ha venido reorganizando la serie historias laborales, en tal sentido

se actualizó el inventario documental, se complementaron algunos expedientes con

documentos que faltaban, se reorganizó el acceso a lugar del archivo, con el apoyo de los

soportes del Grupo de Gestión Documental o el aprendiz de Sena quienes.

En desarrollo del levantamiento de las tablas de retención documental TRD realizado por el

Grupo de Gestión Documental, para el proceso de administración de personal se refiere a las

siguientes series:


CÓDIGO SERIES, SUBSERIES TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

D S Sb NOMBRES EL AG AC CT E MT S

0701 16 g MANUALES INSTITUCIONALES

0701 16 03 c MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

1 10 X X

0701 64 g EMPLEOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA

0701 64 01 c CONCURSOS MERITOS, COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL - CNSC

2 8 X

0701 64 02 c EMPLEOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN

2 8 X

0701 64 03 c NOMBRAMIENTOS PROVISIONALES 2 8 X

0701 65 g HISTORIAS LABORALES 2 98 X

0701 66 g COMISIÓNES DE SERVICIOS

0701 66 01 c AUTORIZACIONES DE COMISIÓN DE SERVICIOS

2 8 X

0701 84 g LIQUIDACIÓN Y PAGOS

0701 84 01 c PRE-NÓMINA 2 8 X X

En informe de julio de 2018 del grupo de gestión documental (Anx. informe GGD), se

estableció un cronograma de trabajo, lo cual se gestionó en el segundo semestre de 2018”.

En desarrollo de lo anterior, el grupo del talento humano con el apoyo de Grupo de Gestión

Documental se continuó con la reorganización de la serie HISTORIAS LABORALES, para lo

cual se priorizo organizar las historias laborales de los directivos y continuar con los

profesionales de mayor rango y luego en orden descendente para las demás.

Se priorizó la serie historias labores en cuanto es la de mayor volumen e impacto, con el grupo

de gestión documental se estableció realizar una línea base del estado de la organización

para los cual se procedió al proceso de organización".

No obstante, la OCI ve importante mencionar en cuanto a Inventarios Documentales – FUID;

que dado el hallazgo presentado por el AGN a la SNS, el cual presuntamente la SNS no

cuenta con inventarios Documentales en la totalidad de las áreas, utilizando el Formato FUID,

lo que claramente afecta el control y la recuperación de la información, dado a ello la

verificación de la Guía Organización de Archivo de Gestión (GDGU01) en el numeral 8.6.3

(Tratamiento de la Información en Medio Electrónico) y se observó incumplimiento en el

control establecido con la clasificación de las carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo


a las TRD, ya que se establece realizar el inventario electrónico con una breve descripción

del contenido de cada carpeta electrónica, lo que hace necesaria la actualización del FUID, y

el respectivo cargue en la carpeta electrónica, en aras de contribuir a que la entidad subsane

hallazgo con el AGN. Lo que deriva la Observación No. 06, lo cual se puede consultar en el

numeral 11 de este informe de Auditoría.

10. CONCLUSIONES

La OCI refiere que el GR-TH ejecuta las funciones tenidas en cuenta como muestra aleatoria

en el desarrollo del presente ejercicio auditor, las cuales se confrontan en el cuerpo del informe

correspondiente a los Ítems contenidos en la verificación cumplimiento de procedimientos:

Numeral 9.2.

En lo concerniente a la PRUEBA DE RECORRIDO realizada, conforme a la verificación de

las actividades registradas que se ejecutan en el GR-TH para los procedimientos Provisión de

Empleos APPD01, Novedades de Personal, Remuneración y Prestaciones APPD02,

Comisiones de Servicios APPD03 y Bonos Pensionales APPD04, la OCI estima que estas

actividades están en consonancia con lo estipulado según el Manual de Procesos y

Procedimientos de la SNS. No obstante, la OCI evidencia que únicamente se encuentra

establecidos puntos de control para las actividades que se mencionaron en el ítem.

En lo que respecta a la MATRIZ DE RIESGOS INSTITUCIONALES para el Proceso

Administración de Personal, únicamente se establecen Riesgos de Corrupción para el

procedimiento Provisión de empleos APPD04.

La OCI observa que las tablas de retención documental están en proceso de convalidación

por el archivo general de la nación, adicionalmente se evidencia que el GR-TH en el año 2018,

elaboró cronograma de trabajo para trabajar aunadamente con el Grupo de Gestión

documental, no obstante, en la misma vigencia no se realizó la completa actualización de

inventarios en lo que compete a las TRD, conforme al Plan de Mejoramiento Archivístico

suscrito por la SNS ante el AGN.

En cuanto a MIPG, la OCI refiere que en el GR-TH se ejecutaron acciones tendientes a

implementar acciones propuestas en la Dimensión del Talento Humano. No obstante, se

requiere análisis y seguimiento de las actividades propuestas que encaminen al

fortalecimiento de este que permitan resultados concretos dirigidos a la toma de decisiones

relacionadas con la gestión del Talento Humano.


11. HALLAZGOS:

11.1. CONFORMIDAD

La OCI refiere que el GR-TH ejecuta a conformidad las funciones contempladas en la

Resolución 180 de 2014; tomadas seis (6) de ellas como muestras aleatorias en el presente

ejercicio auditor, ver Numeral 9.1., toda vez que cumple con lo establecido en el Manual de

Procesos y Procedimientos.

11.2 RECOMENDACIONES:

Recomendación No. 01. REVISIÓN DE EXCLUSIÓN DE PROCEDIMIENTO BONOS

PENSIONALES APPD04.

Dado el alcance del Procedimiento de Bonos Pensionales APPD04 la OCI recomienda la

revisión del procedimiento, con el apoyo metodológico de la OAP, con el fin de determinar la

posibilidad de la exclusión del mencionado procedimiento del Proceso Administración de

Personal, y por tal del SIG, de tal manera que dado su alcance se opere en la Entidad como

una guía de trámite o en su efecto como PQRD, en el sentido de darle tratamiento de Derechos

de Petición y así mismo el establecimiento de los tiempos de respuesta conforme normatividad

aplicable.

11.3 OBSERVACIONES:

Observación No 01. GENERACIÓN DE MULTAS POR CAMBIO DE CRONOGRAMA DE

COMISIONES

La OCI solicitó al GR- TH relación de las comisiones de servicios concernientes al año 2018

pertinentes a las penalidades y cancelaciones, en la relación se evidencia que de un total de

1593 comisiones de servicios, 1136 fueron objeto de penalidades y cancelaciones, lo cual

evidencia alto volumen e implica asumir una penalidad a cargo de la entidad, evidenciándose

incumplimiento en cuanto a la políticas de operación No 6, del procedimiento Comisiones de

Servicios APPD03 la cual precisa: “Todas las dependencias que con ocasión del ejercicio de sus funciones

requieran la autorización de comisiones, deberán remitir trimestralmente al Grupo de Talento Humano el

cronograma de actividades a realizar fuera de la sede habitual, lo anterior con el fin de acceder a las tarifas más

económicas en tiquetes aéreos, dicha información deberá contener el Nombre Del Funcionario O Contratista,

Fecha De Viaje Y Horarios De Vuelo (Inicio y Fin), Lugar De Destino y objeto comisión. Adicionalmente este

cronograma no podrá ser modificado cuando ya se hayan efectuado las compras de los tiquetes, por cuanto esto

implica asumir una penalidad a cargo de la entidad”.


Por lo anterior, se observó ausencia de controles que mitiguen la circunstancia que origina el

incumplimiento en el procedimiento relativo a un método de control sobre las modificaciones

de los cronogramas de comisiones pertinente al pago de las penalidades en responsabilidad

de las áreas y/o del funcionario.

Observación No 02. NO APLICACIÓN DE LAS NUEVAS TRANSACCIONES EN LA

GESTIÓN DE VIATICOS

En la verificación del Procedimiento Comisiones de Servicios APPD03, la OCI evidencia que

este no se realiza mediante la nueva guía de transacciones en la gestión de viáticos, conforme

a lo establecido en la Circular Externa 020 del 16 de abril de 2018, impartida por el Ministerio

de Hacienda y Crédito Público, para lo cual se considera pertinente que se revise la

actualización del actual procedimiento y la definición de responsables en su ejecución. Por lo

anterior la OCI señala que no existen controles que mitiguen la circunstancia que origina el

incumplimiento, dado que el procedimiento no se ha ajustado a lo establecido por la nueva

circular – NUEVAS TRANSACCIONES GESTIÓN DE VIÁTICOS.

Observación No 03. DEBILIDAD EN LA IDENTIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE

CONTROLES

Se verifica desactualización en el diseño de los Controles dada la debilidad en el autocontrol

necesario en la ejecución del Proceso Administración de Personal relativo a los

procedimientos:

Provisión de Empleos APPD01

Novedades de Personal, Remuneración y Prestaciones APPD02

Comisiones de Servicios APPD03


La OCI evidencia incumplimiento dado que se puede incurrir en materialización de posibles

Riesgos Institucionales; al no ceñir la implementación de los controles conforme a la Guía

para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas y de lo

preceptuado en el artículo 4º de la Resolución 4086 del 19 de diciembre de 2014, la cual

precisa en sus apartes: “la responsabilidad de mantener actualizados los procesos y

procedimientos a que hace referencia esta resolución” y […] “los procesos y procedimientos

adoptados por la presente resolución son de obligatorio cumplimiento para los servidores

públicos y contratistas que laboran en la Superintendencia”.

Por lo anterior, se hace necesaria la intervención de los líderes de los procesos que fueron

referidos durante esta auditoría, para que, con el acompañamiento metodológico de la OAP,


se definan las actuaciones que se consideren pertinentes a fin de propender por la mejora

continua de la entidad que conlleve a subsanar los aspectos evidenciados.

Observación No 04. AUSENCIA DE RIESGO DE CORRUPCIÓN EN MAPA DE RIESGOS

En la verificación de los riesgos institucionales que afectan el Proceso Administración de

Personal no se observa por parte del GR-TH, el establecimiento de riesgos de corrupción

para los procedimientos: Novedades de Personal, Remuneración y Prestaciones APPD02,

Comisiones de Servicios APPD03 y Bonos Pensionales APPD04, por lo cual se considera

conveniente que con el apoyo metodológico de la OAP se revise su definición y el impacto

que podrían generar en la entidad, junto con el establecimiento de las respectivas actividades

de control. Lo mencionado concierne a la probabilidad de incumplimiento conforme el Estatuto

anticorrupción dada la Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en

Entidades Públicas. Por lo anterior la OCI señala que no existen controles que mitiguen las

circunstancias descritas ya que no se encuentran establecidos Riesgos de Corrupción.

Observación No 05. DEBILIDADES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA DIMENSIÓN DEL

TALENTO HUMANO DEL MIPG.

Dado a que la implementación del MIPG se encuentra en proceso, el GR-TH ha venido

trabajando en las disposiciones conforme al Manual Operativo en la Dimensión del Talento

Humano, las cuales requieren ser objeto de seguimiento además de una óptima

implementación del MIPG en la SNS, en lo que se refiere a los siguientes temas:

✓ El Desarrollo del Plan Estratégico del Talento Humano y sus estrategias.

✓ El Plan de acción de la matriz estratégica de Talento Humano.

✓ La Evaluación del Plan

✓ El cumplimiento de la Política de integridad

Su monitoreo y cumplimiento significa un mejor desempeño en el resultado Dimensión de

Talento Humano, teniendo en cuenta que la Procuraduría General de la Nación, realizará

seguimientos en atención al artículo 2.2.2.3.4 del Decreto 1499 del 11 de septiembre 2017 a

la implementación y seguimiento sobre la adopción del MIPG. La observación se generó

debido a la ausencia de controles que mitiguen un posible riesgo en la adecuada

implementación de la Dimensión del Talento Humano del MIPG.


Observación No 06. FALTA DE VALIDACIÓN DE TRD

La OCI observa que las tablas de retención documental están en proceso de convalidación

por el archivo general de la nación, adicionalmente se evidencia que el GR-TH en el año 2018,

elaboró cronograma de trabajo. No obstante, en la misma vigencia no se culminó actualización

de inventarios como lo establece la Guía Organización de Archivo de Gestión (GDGU01) en

el numeral 8.6.3 (Tratamiento de la Información en Medio Electrónico) y se observó

incumplimiento especialmente en la digitalización de las historias laborales y de no realizarse

en los plazos de la implementación del Plan de Mejoramiento Archivístico suscrito por la SNS

con el AGN. Lo anterior debido a que no se ejecutaron los controles establecidos en la Guía

Organización de Archivo de Gestión (GDGU01).

11.4. NO CONFORMIDADES

No Conformidad No. 01. Incumplimiento de tiempos establecidos en el procedimiento


Ante la demora del Grupo de Tesorería en allegar el formato 3B, dentro de los 10 días hábiles,

siguientes a la solicitud del GR-TH, se evidencia incumplimiento de lo establecido en la Política

de operación No. 4, que precisa: El Grupo de Tesorería debe hacer llegar al Grupo de Talento

Humano, dentro de los 10 días hábiles, siguientes a la solicitud, el formato Número 3B

Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de Hacienda Código APDE05, debidamente

diligenciado. De no ser posible el cumplimiento del plazo en mención, se debe realizar solicitud

de prórroga al usuario y con copia al GR-TH, conforme al procedimiento Bonos Pensionales

APPD04; se declara No Conformidad al Grupo de Tesorería en razón a no cumplir los tiempos

conforme a las políticas de operación y controles, lo cual trae como consecuencias posibles

acciones disciplinarias a los funcionarios responsables, generación de tutelas contra la

entidad y reproceso por información incompleta. La no conformidad se generó debido a que

no se aplica la política de operación ni los controles establecidos en el procedimiento para el

cumplimiento de los tiempos establecidos.

No Conformidad No. 02. Ausencia de copia de la comunicación de aceptación de cargo

en historia laboral

Se evidencia ausencia de registros que corresponden a las Copias de la comunicación de

aceptación de cargo, firmada por el interesado incumpliendo con esta actividad establecida

en el procedimiento Provisión de Empleos APPD01:

Actividad 3: Realizar nombramiento ordinario

Actividad 4: Realizar nombramiento provisional


Actividad 6: Realizar encargos

No realizar la comunicación de aceptación de cargo al interesado representa un riesgo

teniendo en cuenta que dicha comunicación constituye un deber y una obligación en la

provisión del empleo público y un riesgo en el debido proceso en el nombramiento. Esta no

conformidad se presenta en el GR-TH porque este registro no se tiene incluido dentro de los

puntos de control del procedimiento.

No Conformidad No. 03. Desactualización SIGEP

Conforme a las muestras analizadas correspondientes a las muestras No. 01 y 02

Procedimiento Provisión de Empleos APPD01 se registra que no se realizó actualización y/o

depuración de la base de datos SIGEP, lo cual es un registro para las actividades designadas

en el procedimiento:

Actividad 3: Realizar nombramiento ordinario

Actividad 4: Realizar nombramiento provisional

Se evidenció incumplimiento en razón a la no actualización del aplicativo SIGEP dada la

vigencia 2018, lo cual representa un riesgo teniendo en cuenta que constituye un deber y una

obligación en el marco de las normas constitucionales y legales del empleo público, que podría

convertirse en una sanción para la entidad y sus directivos responsables. La no conformidad

se generó debido a que no existen controles que mitiguen la circunstancia que originó el

incumplimiento conforme al procedimiento.

12. OBSERVACIONES DEL AUDITADO AL INFORME PRELIMINAR

La OCI con Memorando NURC No 3-2019-6378 del 22 de abril de 2019, remitió a la Secretaría

General el Informe Preliminar de la Auditoria al Proceso Administración de Personal,

concediendo un plazo de cinco (5) días para ejercer el derecho a la defensa y contradicción,

el cual venció el 29 de abril de 2019, dando respuesta mediante NURC No 3-2019-6940 en la

misma fecha.

El análisis realizado por parte de la OCI a la respuesta emitida por el auditado se detalla en el

anexo No. 1 del presente informe, en donde se ratifican las recomendaciones, observaciones

y no conformidades emitidas en el informe preliminar, con base en lo allí expuesto, excepto

por lo relacionado con la Recomendación No. 1 emitida en el informe preliminar, ya que, una

vez revisados los argumentos presentados por el auditado, la OCI considera que es válido lo


indicado y elimina dicha recomendación, que versaba: “Recomendación No. 01. REVISIÓN

DE LA VINCULACION DE AUXILIAR JURIDICO AD HONOREN EN EL GR-TH.”

Finalmente, la No Conformidad y las Observaciones detectados en la Auditoría que ahora

se presenta, serán incorporados en el aplicativo Sistema Integrado de Planeación y Gestión

- SIGP; por lo cual se solicita a la Secretaría General, que dentro de los diez (10) días

siguientes a la fecha de recibo del informe de Auditoría que ahora nos ocupa, se desarrolle

plan de mejoramiento tendiente a subsanar las situaciones registradas, a las cuales la Oficina

de Control Interno realizará seguimiento posterior.

Cordialmente,

ROSEMARY CHAVEZ RODRÍGUEZ Jefe Oficina de Control Interno

Superintendencia Nacional de Salud

Proyectó: Ingeniera Edita Virginia Grisales Montaño, Profesional Especializado Oficina de Control Interno

INFORME FINAL AUDITORIA AL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN … · En el desarrollo del proceso de...

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