INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON...

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL, MODALIDAD REGULAR A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

SILVINO RODRÍGUEZ.

VIGENCIA 2011

Tunja, 23 de octubre de 2012.

JOSE ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

LIDDA MAGNOLIA URIAN HUERTAS Contadora - Contratista

NELSON FERNANDO BALLESTEROS Administrador de Empresas- Contratista

Grupo Auditor

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

El Control Fiscal un Compromiso Social

INFORME FINAL AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL, MODALIDAD REGULAR A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO

RODRÍGUEZ, VIGENCIA FISCAL 2011.

Elaboró: Equipo Auditor Revisó: Hernando FarfánRubianoPágina3 de 59

Página web: www.contraloriamunicipaldetunja.com Email: contralorí[email protected] N° 15-76 Telefax: 7441843

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 4

1. DICTAMEN INTEGRAL ..................................................................................................................... 5

1.1.Alcance de la auditoría .................................................................................................................... 6

1.2.Dictamen integral ............................................................................................................................ 8

1.2.1. Opinión Sobre los Estados Contables: .................................................................................... 8

1.2.2. Concepto sobre la Gestión y Resultados ................................................................................. 8

1.2.3. Criterios para el Fenecimiento de la Cuenta ........................................................................... 9

2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD ............................................................................... 10

2.1.RESEÑA HISTÓRICA ................................................................................................................. 10

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ............................................................................................... 12

3.1. Revisión de la Cuenta .................................................................................................................. 12

3.2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ................................................................. 13

3.3. Evaluación de la Gestión.............................................................................................................. 21

3.3.1.Presupuesto 2011 .................................................................................................................. 21

3.3.2. ANÁLISIS DE LEGALIDAD Y GESTIÓN DE RESULTADOS A LOS CONTRATOS ... 23

3.3.4. Evaluación del Sistema de Control Interno ........................................................................... 53

4. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ............................................................................................ 55








INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 41 de la ley 42 de 1993 y en cumplimientode su Plan General de Auditorias 2012, practicó Auditoria Gubernamental con integral, Modalidad Regular a la Institución Educativa Silvino Rodríguez, vigencia 2011, con el fin de evaluar los resultados de la gestión administrativa y misional y el cumplimiento de las normas y demás disposiciones legales vigentes aplicables en los diferentes procesos de la administración. La auditoría evaluó a base de pruebas selectivas, el manejo de los recursos involucrados en las áreas de Contratación, Financiera, de Gestión, Austeridad y Eficiencia en el gasto público, el Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad, permitiendo presentar en este informe los resultados de la gestión desarrollada por la Institución en el periodo analizado. La evaluación se efectuó con base en la normatividad aplicable, los informes enviados por la Institución Educativa Silvino Rodríguez de Tunja, en la rendición de la cuenta de la vigencia auditada, dentro de la cual se remite la información relacionada con la gestión adelantada en la Institución. Para determinar el concepto sobre la gestión, se acogió lo dispuesto en el Audite 3.0, diligenciando los cuadros o formatos allí establecidos con la información resultante del trabajo de auditoria realizado a cada una de las áreas y actividades contenidas en el alcance de la misma y lo ordenado por la Contraloría Municipal de Tunja mediante memorando de encargo No. 16 de 2012. La Contraloría Municipal de Tunja espera que este informe, contribuya al mejoramiento continuo en el manejo de los recursos públicos a cargo de la Institución Educativa Silvino Rodríguez y en beneficio de la comunidad en general.








1. DICTAMEN INTEGRAL

Licenciado OMAR SANDOVAL FONSECA Rector Institución Educativa Silvino Rodríguez Ciudad

La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267, 268 Y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, modalidad regular ala INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRÍGUEZ, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, el examen del Balance General consolidado a 31 de diciembre de la vigencia 2011, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el mismo periodo y los resultados de su gestión. La Contraloría Municipal de Tunja revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables; así como el Sistema de Control Interno.

Es responsabilidad dela Institución Educativa Silvino Rodríguez, el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja; la responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, la opinión sobre los estados financieros y el concepto sobre la gestión adelantada por la administración dela Institución.

El representante legal de la Institución Educativa Silvino Rodríguez, rindió la cuenta anual consolidada correspondiente a la vigencia fiscal de 2011, dentro de los plazos previstos en la resolución No. 020 de 2011. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental Colombianas y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. La auditoría incluyó el examen con base en pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Institución, las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno, los cuales se








encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo que reposan en el fondo documental de la Contraloría Municipal de Tunja. 1.1.Alcance de la auditoría El ejercicio de auditoría fue realizado con base en pruebas selectivas, de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría de general aceptación, de manera que el examen y resultado de las pruebas, proporcionaron una base razonable para fundamentar la opinión y conceptos expresados en el presente informe. - Revisión de la Cuenta: Para la vigencia 2011, la cuenta se rindió electrónicamente bajo los parámetros de la Resolución No. 020 de 2011 y el Sistema Integrado de Auditoria SIA. Con relación a términos y forma se estableció que la Institución cumplió con la presentación de conformidad y oportuna de los 16 formatos exigidos por el ente de control, el cierre de la rendición se efectuó de forma correcta, motivo por el cual la cuenta fue aceptada por el SIA. Entre los objetivos de la revisión de la cuenta está la recepción, verificación y conocimiento de la información reportada en los formatos exigidos por la Contraloría Municipal de Tunja y demás documentación adicional solicitada para determinar la existencia y exactitud de los documentos. -Presupuesto: El Consejo Directivo dela Institución Educativa Silvino Rodríguez, mediante Acta número 011 de fecha 24 de noviembre de 2010, fijó el presupuesto de ingresos y gastos del Fondo de Servicios Educativos correspondiente a la vigencia fiscal 2011, en la suma de $521.167.500, el cual fue adicionado en la suma de $118.360.852, para un presupuesto definitivo de $645.528.352. Se recaudaron $502.869.327 equivalente al 77.9%, quedando por recaudar $142.659.025. Los mayores recaudos corresponden a Transferencias Corrientes $294 millones y Venta de Servicios Educativos con $207 millones. La cuenta de gastos más representativa es la correspondiente a Materiales y Suministros, en la que se pagaron y comprometieron $118.745.998, equivalente al 28.63%; seguido por gastos por Servicios Públicos por $77.812.483 es decir el 18.76% del total de los gastos y Gastos de funcionamiento que se cancelaron $41.760.384, correspondiente al 10.07% del total ejecutado, entre otros. -Evaluación Financiera: Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de Auditoria como: Análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por la Institución Educativa; donde se ejecutaron algunas de las actividades contratadas. Dichas actuaciones soportan las acciones que la entidad llevó a cabo durante el período auditado. Se hizo revisión de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. En relación a la línea de auditoría Financiera se obtuvo la siguiente documentación: Comprobantes de Egresos, Libros de contabilidad, Ejecución del presupuesto, conciliaciones bancarias, Resoluciones, Estados Financieros.








-Contratación: De conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Decreto No. 4791 del 19 de diciembre de 2008, por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13, y 14 de la ley 715 de 2001, se establece que la celebración de contratos a que haya lugar con recursos del Fondo de Servicios Educativos, deberá realizarse con estricta sujeción a lo dispuesto en el estatuto contractual de la administración pública, cuando supere la cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes, por lo tanto para la vigencia 2011 hasta por $10.712.000. Mediante Acuerdo No. 001 del 12 de julio de 2010 se adoptó el reglamentó o Manual de Contratación y reglamento para el manejo de Tesorería de la Institución Educativa Silvino Rodríguez. De acuerdo a la información reportada, la Institución Educativa Silvino Rodríguez dentro de la cuenta anual consolidada rendida electrónicamente para la vigencia fiscal 2011, el 97% de los gastos fueron contratados directamente y el 3% por contratación Selección Abreviada – Menor Cuantía. Se celebraron Ciento Cuatro (104) contratos que suman $305.023.372 y se estudiaron Treinta y Nueve (39) contratos, que ascienden a $265.398739, lo que representa el 14.93% del total del presupuesto contratado En cuanto a la contratación se evidenciaron algunas inconsistencias, las cuales se encuentran plasmadas en el cuerpo del informe y en la consolidación de hallazgos y deben ser objeto de mejoramiento. -Sistema de Control Interno: La Institución educativa Silvino Rodríguez, mediante Resolución No. 045 de 2011, constituye el Comité de Control Interno de Gestión, se establece como herramienta de control la elaboración de los mapas de riesgos y programas de autocontrol para apoyarel área administrativa como la académica de la Institución. - Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público: La Institución Educativa Silvino Rodríguez en las vigencias 2011 presentó el informe consolidado sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, sobre contratación, Servicios profesionales; Impresos, publicidad y publicaciones; Asignación y uso de teléfonos fijos; Asignación y uso de vehículos oficiales y Adquisición de inmuebles, mejoras y mantenimiento. Encontrando diferencias entre la Austeridad en el Gasto y el Presupuesto del Gasto; Ver tabla adjunta. La Institución educativa Silvino Rodríguez cuenta con dos (2) buses escolares de placas OXE151 y OXE152, Chevrolet modelo 1983, los cuales trabajan a gas y gasolina, son utilizados para el transporte de los estudiantes y para algunas salidas de estudiantes en representación de la institución, algún deporte, etc. Según lo manifestó el señor rector estos vehículos serán chatarrizados y para ello solicita información a la Secretaria de Tránsito y Transporte de la Alcaldía de Tunja, ya que por su antigüedad, requieren de reparación total para su buen funcionamiento y el colegio no cuenta con estos recursos y los buses no están en condiciones de seguir prestando el servicio de transporte escolar. -Plan de Mejoramiento:Lo correspondiente a Plan de mejoramiento producto de la auditoria de 2010, no fue evaluado dado que su concertación se hizo en Junio de 2012, por lo que resulta improcedente ver los avances en tan corto tiempo; por esta razón el plan de








mejoramiento de 2010, junto con el resultante en la presente auditoria serán evaluados en la auditoria a la vigencia 2012. 1.2.Dictamen integral

Después de haber efectuado los trabajos mencionados en los párrafos del alcance y basados en la tabla de consolidación de calificación se dictamina: 1.2.1. Opinión Sobre los Estados Contables:

La Contraloría Municipal de Tunja, ha practicado la evaluación a los Estados del Balance General y de Actividad Financiera, Económica y Social de la Institución Educativa SILVINO RODRÍGUEZ, con corte a 31 de diciembre del 2011, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad del Rector y la Contadora de la institución. La Auditoria se realizó mediante un control de acuerdo a las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en Colombia, aplicando los procedimientos señalados en la Guía de Auditoria Gubernamental con enfoque integral –Audite 3.0- y la Guía para Elaborar el Informe de Auditoría al Balance General proferida por la Contraloría General de la República y la Auditoria General de la República respectivamente; adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja. En el informe se incluyó un examen sobre una base selectiva de la evidencia que respaldan las cifras y las notas informativas a los Estados Contables, así como la evaluación de la aplicación de las normas y principios consagrados en el Plan General de la Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación. Los Estados Contables para la vigencia 2011 son copia fidedigna de los libros oficiales y auxiliares con las observaciones que se hacen en las notas explicativas. Con base en los hallazgos descritos en el presente informe la Contraloría Municipal emite OPINIÓN LIMPIA, sobre la razonabilidad de los Estados Contables Consolidados a 31 de Diciembre de 2011. 1.2.2. Concepto sobre la Gestión y Resultados - Criterios para el Fenecimiento de la Cuenta

Para determinar el concepto sobre la gestión se acogió lo dispuesto en el Audite 3.0, diligenciando los cuadros o formatos allí establecidos con la información resultante del trabajo de auditoria realizado a cada una de las áreas y actividades contenidas en el alcance de la auditoría y lo ordenado por la Contraloría Municipal con el siguiente resultado:

CONSOLIDACIÓN DE LA CALIFICACIÓN- AÑO 2011

ASPECTOS

CALIFICACION PARCIAL

(A)

FACTOR DE PONDERACIÓN (B)

PUNTAJE TOTAL (A * B)

Gestión misional

80.00

0.30

24.00








Gestión Contractual 80.00 0.25 20.00

Gestión Presupuestal y Financiera.

80.00

0.25

20.00

Evaluación del Sistema de Control Interno.

50.00

0.20

10.00

CALIFICACIÓN TOTAL

1.00

74.00

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA OBTENER EL CONCEPTO- AÑO 2011

RANGO CONCEPTO

Más de 80 puntos Favorable

Entre 60 y 79 puntos Favorable con observaciones

Menos de 59 puntos Desfavorable

La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada a la Institución Educativa Silvino Rodríguez, CONCEPTÚA, que la gestión en las áreas y procesos auditados, para la vigencia 2011 es FAVORABLE CON OBSERVACIONES, con un puntaje de 74 de 100 posibles, la cual se encuentra dentro del rango “Entre 60 y 79 puntos”, como se observa en las tablas anteriores.

1.2.3. Criterios para el Fenecimiento de la Cuenta

Los criterios para determinar el fenecimiento o no de la Cuenta Fiscal están directamente relacionados con la opinión a los Estados Contables y el Concepto sobre la Gestión, como se ilustra en la siguiente tabla:

CONCEPTO GESTIÓN OPINIÓN ESTADOS CONTABLES

FAVORABLE CON OBSERVACIONES DESFAVORABLE

LIMPIA FENECIMIENTO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

CON SALVEDADES FENECIMIENTO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

NEGACIÓN NO

FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

ABSTENCIÓN NO

FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

En consideración a lo anterior y con base en la OPINIÓN LIMPIA a los Estados Financieros y concepto FAVORABLE CON OBSERVACIONES de la Gestión a las Cuentas rendidas por la Institución educativa SILVINO RODRÍGUEZ vigencia 2011, se emite FENECIMIENTO de la cuenta de este periodo fiscal. Tunja, Julio 26 de 2012 LIDDA MAGNOLIA URIAN HUERTAS NELSON FERNANDO BALLESTEROS G.








Contadora TP 99146-T Contratista 2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD

2.1.RESEÑA HISTÓRICA

La Institución Educativa Silvino Rodríguez de Tunja, nació como Instituto Integrado Silvino Rodríguez mediante la integración reglamentada por el Decreto 0012 de 1973 que autorizó la fusión de los colegios departamentales “Silvino Rodríguez” y “Liceo Departamental femenino”. El progreso de la Institución a través de sus 48 años de existencia ha sido evidente. En 1.982 se creó la sección nocturna de bachillerato que funcionó hasta el año 2.001. Posteriormente en el año 2.003 el colegio Silvino Rodríguez cambió de razón social por Institución Educativa Silvino Rodríguez y se volvió de carácter municipal. Mediante Resolución No. 2425 de 2002 se fusionaron las concentraciones: el Dorado, Batallón Bolívar, Rafael Uribe, San Antonio, Jordán y la Unidad de atención Integral. De igual manera mediante Resolución No. 189 del 10 de octubre de 2003 se fusionó el Centro Auxiliar de Servicios Docentes (CASD) como Sede Jaime Rook, dando lugar a lo que hoy se conoce como Institución Educativa Silvino Rodríguez, donde se ofrecen cuatro Especialidades en la Educación Media Técnica, como: Comercio, Atención básica en Salud, en Ciencias y Medio Ambiente, Producción artística y artesanal, con programas articulados con el servicio Nacional de Aprendizaje –SENA-, la cual garantiza a los egresados la obtención de un C.A.P. y la continuidad en la cadena de formación profesional y el desempeño en competencias laborales específicas; los estudiantes de otras instituciones educativas oficiales de Tunja asisten a tomar este servicio de la Media Técnica, además la sede Jaime Rook también ofrece algunos cursos de extensión a la comunidad en la formación para el trabajo. Actualmente cuenta con cinco sedes: Central ubicada en el barrio Manzanare; Jaime Rook ubicada en la parte alta del barrio San Antonio; San Antonio ubicada en el barrio del mismo nombre; El Jordán ubicada en el barrio Jordán y El Dorado ubicada en el barrio el Dorado que hoy alberga a la población estudiantil de la sede Batallón Bolívar. La I.E. Silvino Rodríguez hoy en día es un prestigioso plantel educativo del orden municipal que atiende aproximadamente a una población de 3.000 estudiantes de los estratos 1 al 3, distribuidos en 106 grupos de niveles de preescolar, básica primaria, básica secundaria y media técnica. La sede Jaime Rook ofrece 4 especialidades de educación media técnica: La Institución viene ofreciendo a la comunidad tunjana programas de Educación para el Trabajo y el Desarrollo humano a través de Diplomados en Gobierno Municipal, Atención Domiciliaria en salud, Salud Ocupacional, Alta Gerencia; en Programas de Educación Informal curso de Decoración navideña, guitarra, pintura, Bisuteria, Iniciación a la informática, Mantenimiento y ensamble de computadores, Digitación de textos, Autocad entre otros; Cursos Semestrales en Redacción y ortografía, técnicas de redacción de documentos, Contabilidad sistematizada, Creación de empresas, ética y protocolo, primeros auxilios e








inyectología, curso básico en reparación de aparatos electrónicos entre otros. Convirtiéndose el SILVINO RODRÍGUEZ en la única institución educativa en el departamento en ofrecer este tipo de programas de educación técnica. MISIÓN

La Institución Educativa Silvino Rodríguez es una empresa pública al servicio de la Educación de estratos bajos de la comunidad del oriente y sur de la ciudad especialmente. Nuestro compromiso es el de impartir “EDUCACIÓN CON VISIÓN HUMANA” y como tal se ha impartido un modelo educativo de disciplina reflexiva la cual nos ha llevado a obtener resultados excelentes en cuanto al bajo nivel de agresividad de nuestros estudiantes; adicionalmente los estamos capacitando en convenio con el SENA sobre competencias laborales en las modalidades de comercio, salud, artes y ciencias y medio ambiente para lo cual se hacen convenios inter institucionales para mejorar el desempeño laboral de los estudiantes.

VISIÓN

Nuestra visión está en propiciar ambientes sanos para impartir una educación de calidad, inclusiva e incluyente dado que la Institución alberga el 70% de los estudiantes de familias en acción de la ciudad, formándolos a todos en principios éticos, morales, intelectuales y laborales para que sean capaces de afrontar los retos que la vida les ofrece. También debo destacar el sentido de la responsabilidad, solidaridad y sensibilidad para soportar la visión humana del quehacer pedagógico.

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Propiciar la formación integral de la persona en sus aspectos: físico, psicológicos, social, intelectual, moral, afectivo, religioso, ético y espiritual; que le permita la construcción de su propio proyecto de vida y su inserción activa en la sociedad.

Fomentar el cultivo de valores como la honradez, la honestidad, la responsabilidad, el respeto, la sinceridad, la madurez individualidad, la espiritualidad, la solidaridad y espíritu de servicio.

Fomentar la construcción del conocimiento, formación para el trabajo y la capacitación para el liderazgo, como medios para la construcción y la concreción de la visión común de la comunidad educativa.

Implementar la auto evaluación de las prácticas como indicador de crecimiento personal y comunitario y la evaluación institucional permanente como instrumento fundamental para el control de gestión y la toma de decisiones.

Efectivizar los canales de comunicación entre los sectores institucionales con el fin de fortalecer los vínculos interpersonales.








3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1. Revisión de la Cuenta

El proceso de control fiscal inicia con la revisión de la cuenta anual consolidada, en la que se evalúa la eficiencia, eficacia, equidad y economía con que los sujetos de control realizan sus funciones, permitiendo analizar, conceptuar y opinar sobre los resultados de la gestión en cada vigencia auditada. Entre los objetivos de la revisión de la cuenta está la recepción, verificación y conocimiento de la información reportada en los formatos exigidos por la Contraloría Municipal de Tunja y demás documentación adicional solicitada para determinar la existencia y exactitud de los documentos. La Contraloría Municipal de Tunja mediante Resolución 020 del 31 de enero de 2011, reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e Informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja, a partir de la vigencia 2010. Se analizaron los formatos SIA vigencia 2011. Se reflejan los documentos presentados virtualmente por la Institución Educativa Silvino Rodríguez, bajo los parámetros de la Resolución 020 de 2011 y el Sistema Integrado de Auditoria SIA. Con relación a términos y forma se establece lo siguiente: La institución cumplió con la rendición electrónica de la cuenta, subiendo con oportunidad los 16 formatos exigidos por el ente de control. El cierre de la rendición se efectuó de forma correcta, motivo por el cual la cuenta fue aceptada por el SIA. Al revisar la cuenta rendida electrónicamente se hacen las siguientes observaciones:

El Formato F07 Relación de pagos, en este formato se duplicó la numeración de 37 cheques.

Respuesta de la Entidad: No puedo dar respuesta concreta con respecto a este hallazgo ya que en el

momento no tengo acceso a las chequeras porque la persona encargada de Tesorería LIZETH GÓNGORA

ÁLCALA a quien inicialmente se le cambiaron funciones, a la fecha no ha hecho entrega formal del cargo,

documentos y oficinas de Pagaduría.

Pronunciamiento de la Contraloría:La respuesta no desvirtúa el hallazgo por tanto se mantiene el hallazgo con alcance administrativo.

El Formato F20- Contratación. Los contratos están mal numerados y clasificados. En la columna Objeto del contrato no es claro el objeto a contratar.

El Formato F49 Control Interno. Las actividades registradas en el formato son muy generales y no se relacionan con los componentes del MECI.

Las anteriores inconsistencias conducen a un presunto hallazgo administrativo.








El ejercicio de auditoría fue realizado con base en pruebas selectivas, de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría de general aceptación, de manera que el examen y resultado de las pruebas, proporcionaron una base razonable para fundamentar la opinión y conceptos expresados en el presente informe.

3.2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La presente auditoria examinó las siguientes actividades y procesos: Los Estados Contables: Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de Cambios en el Patrimonio, Estado de Planeación y Presupuesto y Notas a los Estados Contables.

VERIFICACIÓN GENERAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 2010 Y 2011

DESCRIPCIÓN 2010 2011 VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN PORCENTUAL %

ACTIVOS 292,152,358 286,697,305 -5,455,053 -1.87

PASIVOS 54,124,501 52,135,645 -1,988,856 -3.67

PATRIMONIO 238,027,587 234,561,660 -3,465,927 -1.46 Fuente: Estados Financieros 2010 y 2011

Fuente: Estados Financieros

ACTIVOS:La parte correspondiente a Activos es donde se agrupan las cuentas que reflejan bienes y derechos tangibles e intangibles. Los Activos Totales a Diciembre 31 de 2011 tienen un valor de $286.697.305 presentando una disminución del 0.76% con relación al año 2010 reflejado principalmente en la Cuenta de Bancos.








En cuanto a la Cuenta Bancos hacemos la siguiente observación:

Durante la vigencia fiscal 2011 la Institución Educativa elaboró las conciliaciones bancarias de las dos cuentas que se manejaron.

Se evidencia en el formato F07 Relación de pagos rendido por la entidad, la existencia de 37 cheques que aparecen duplicados en su número, los cuales corresponden a la cuenta corriente número 585065923 del Banco de Bogotá, según anexo 01, de lo anterior se solicita explicación detallada por parte de la Institución.

Se solicita ordenes de pago y soportes de los cheques girados números : T5198794 y T5198795,de la cuenta corriente número585065915 del Banco de Bogotá, aparentemente girados en Enero de 2011, los cuales, en las colillas aparecen girados a “Tesorera” y “DIAN” respectivamente, pero sin especificar fechas y montos.

Respuesta de la Entidad: Actualmente no se ha entregado formalmente la tesorería y las chequeras del año 2011, están bajo la responsabilidad de LIZETH GÓNGORA ALCALA Tesorera anterior, quien no ha entregado la oficina con los elementos y documentos respectivos. Por lo tanto no se puede dar respuesta a lo requerido por la Contraloría.

Pronunciamiento de la Contraloría:La respuesta no desvirtúa el hallazgo por lo tanto se mantiene el hallazgo.

De igual manera, se solicita explicación del por qué el cheque número W7023411 cuenta corriente número 585065923 del Banco de Bogotá, de fecha diciembre 07 de 2011, girado a CHEVEMAZDA por valor de $1.485.018, aparentemente fue anulado sin embargo no se adjunto a la colilla el cheque, por lo tanto se solicita explicación y el respectivo soporte de anulación.

Respuesta de la Entidad: Este trámite correspondía única y exclusivamente a la oficina de pagaduría ya que allí se realiza el manejo de las chequeras atinentes. Reitero, que la titular en ese entonces señora LIZETH GÓNGORA ÁLCALA nunca ha rendido hasta la fecha cuenta alguna ni ha hecho entrega formal y material del cargo a pesar de las continuas solicitudes en ese sentido. Por tanto carezco de esa información.

Pronunciamiento de la Contraloría: La respuesta no desvirtúa el hallazgo por tanto se mantiene

Caja Menor:

La Resolución que crea la caja menor de la institución, es la número 01 de enero 27 de 2011, en la que su artículo primero va en contra vía de la resolución 01 de 2011 expedida por el Ministerio de Hacienda y crédito público “ por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de la cajas menores” en su artículo cuarto “Cuantía” , ya que de acuerdo a la Resolución del ministerio, el tope máximo del monto de caja menor se fija de acuerdo al presupuesto total de la Institución, que para el caso de la Institución educativa SILVINO RODRÍGUEZ era de $5.891.600 y no de $8.000.000, Es de aclarar que este hallazgo, en esta oportunidad queda con alcance administrativo dado que la Institución no hizo uso del monto total de la caja menor.








Respuesta de la Entidad: Si bien es cierto no hubo congruencia legal en el valor fijado para la caja menor Esto obedeció a una indeterminación involuntaria por parte de la Institución, Pero actualmente se tuvo en cuenta el contenido de la Resolución emanada del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores.

Pronunciamiento de la Contraloría: Se mantiene el hallazgo para hacer el respectivo seguimiento a través del plan de mejoramiento.

Con respecto al reembolso de caja menor correspondiente a Noviembre de 2011, se evidencia:

El pago de un gasto por valor de $78.000 cuyo soporte no es válido para erogaciones de dinero, ya que lo anexado a la orden de pago corresponde a una Cotización y no a una factura de venta. Por otra parte se relaciona gastos por $25.000 por combustible cancelado a la estación de servicios FUEL Y GAS de los cuales solo aparecen soportes por valor de $15.000. Lo anterior se configura como un presunto hallazgo de tipo fiscal.

Respuesta de la Entidad: En cuanto a este hallazgo, manifiesto se puede estar hablando de un asunto supuesto, ya que al momento de la visita y aún en el presente momento de la contestación no poseo los documentos pertinentes y necesarios para responder puesto como bien se ha dicho la oficina de pagaduría donde su titular manejaba para el año 2011 la caja menor permanece cerrada y sin entregar hasta la fecha. Por lo tanto digo que hablamos en este hallazgo en el campo de los supuestos porque no se ha podido ni desmentir ni corroborar lo afirmado por la visita, mas sin embargo solicito se me levante el hallazgo.

Pronunciamiento de la Contraloría: El hallazgo se mantiene ya que la información en la cual se evidenció el mencionado hallazgo fue suministrada por la señora Lizeth Góngora y devuelta al Rector de la Institución una vez terminado el trabajo de campo del equipo auditor, por lo tanto si tienen acceso a la información;dado que la respuesta no desvirtúa el hallazgo este se mantiene con alcance administrativo y Fiscal.

De igual manera se le recomienda a la institución dejar contemplado en el contenido de la resolución de creación de caja menor,lo relacionado con: Apertura del libro, legalizaciones, Reembolsos, Cancelación de la caja menor, responsables, lo anterior de acuerdo a las directrices dadas por el Ministerio de Hacienda y crédito público.

ACTIVO NO CORRIENTE:Para el año 2011 representa un 55.5% del total del Activo, Siendo la Propiedad planta y equipo la partida más representativa del Activo no Corriente, registra las inversiones efectuadas en activos fijos de la institución, de igual manera refleja los valores por concepto de la Depreciación. INVENTARIOS: El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional,

debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades para su funcionamiento.








La Institución Educativa no cuenta con un sistema de Registro Permanente de los bienes del almacén lo cual imposibilita conocer las cantidades disponibles o saldos existentes de los mismos, lo que va en contravía con las prácticas que salvaguardan los recursos patrimoniales de las entidades.

Respuesta de la Entidad: En el año 2010 la Institución adquirió un software con módulo para manejo de almacén, el cual a la fecha no ha sido implementado por falta de capacitación al funcionario de almacén por parte del proveedor, al cual se le ha hecho solicitudes permanentes para que se acerque a dar la inducción respectiva. Adjuntamos copia comunicación. Además el funcionario de almacén esta nombrado en este cargo a partir del 1 de agosto de 2011 por lo que está implementando y mejorando su funcionamiento. Anexo copia comunicación enviada al Proveedor. Comedidamente solicito se levante el hallazgo.

Pronunciamiento de la Contraloría: La comisión de Auditoría considera que de la fecha de nombramiento del almacenista (01/08/11) a la fecha de la Auditoria (Junio de 2012) ha transcurrido el tiempo suficiente para que se llevará a cabo el proceso de capacitación por lo tanto, no se acepta la explicación dada por la institución, de otra parte es responsabilidad de la institución solicitar y programar las capacitaciones por tanto se mantiene el hallazgo.

La institución en la vigencia 2010 adquirió un software, el cual incluía el módulo de inventarios, software que a pesar de estar instalado en el equipo de cómputo que permanece en el almacén nunca ha sido puesto en funcionamiento, como tampoco se han dado las capacitaciones al funcionario encargado de almacén, de otro lado y teniendo en cuenta que en la actual vigencia la Institución educativa suscribió un contrato cuyo objeto es “Depuración de inventarios de las seis sedes… depuración de bienes muebles y equipos a precios de mercado y actualizarlos y su codificación para inclusión en contabilidad” por valor de $10 millones de pesos y cuya duración va del 22 de Junio al 22 de Octubre , esta auditoría recomienda poner en funcionamiento de manera inmediata el módulo de inventarios y capacitar al funcionario encargado con el ánimo de darle utilidad a la información resultante del mencionado contrato, caso contrario se constituye en daño patrimonial el valor pagado por este concepto ya que no ha generado el beneficio esperado.

Respuesta de la Entidad: Con relación a este hallazgo es necesario resaltar que para dar exacta aplicación al programa adquirido por la Institución, en el caso que nos ocupa la inducción y capacitación del personal adscrito para desarrollar la aplicación. Es así, que se ha requerido al contratista de manera oficiosa para que realice dicha capacitación quedando pendiente la respuesta y la debida atención en este sentido. Se anota de manera evidente que existe oficio remisorio para ese requerimiento y hasta la fecha no ha habido respuesta, se seguirá insistiendo por parte de la Institución.

Pronunciamiento de la Contraloría: La respuesta dada por la institución no desvirtúa el hallazgo por tanto se mantiene.

Para la vigencia auditada no existe política para dar de baja los inventarios obsoletos o en mal estado, por lo evidenciado en esta auditoria y por lo expresado por la persona encargada del almacén son muchos los bienes que se deben dar de baja, pero a la fecha no se ha hecho, a pesar del volumen de inventario y que se está ocupando un espacio importante en una de la sedes de la institución.








Respuesta de la Entidad: Para el año 2012 se contrato con un profesional en contaduría la Depuración de los Inventarios de la Institución, con la cual pretendemos contar con la información real de bienes que nos permita realizar de manera técnica la baja de elementos obsoletos y/ o en mal estado y dar uso adecuado a los que están en condiciones normales de uso. Solicito sea levantado el hallazgo.

Pronunciamiento de la Contraloría:la comisión de auditoría decide mantener el hallazgo para hacer el respectivo seguimiento a través del plan de mejoramiento.

OTROS ACTIVOS: Aun cuando la Institución educativa adquirió un software

denominado Alamasoft por valor de $3 millones, en los Estados Financieros no se evidencia el registro de esta adquisición en la cuenta 1970 INTANGIBLES que según el Manual de Procedimientos del Sector Público registra “El valor de los costos de adquisición o desarrollo del conjunto de bienes materiales, o sin apariencia física , que puedan identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios futuro o un potencial de servicios”· de igual manera se debe hacer la Amortización del respectivo intangible.

Respuesta de la Entidad: Debido al valor del contrato y el rubro por el cual se efectúo se contabilizo en la cuenta gastos en consideración a que se llevo a cabo por el rubro honorarios profesionales.

Pronunciamiento de la Contraloría: Revisada la respuesta dada por la institución al informe preliminar y la respuesta dada al oficio AF 1326 de 25/09/12, la comisión de Auditoría evidencia que la Institución educativa expidió Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 36 de Enero 27 de 2010 bajo el rubro 2.2.2 MATERIALES Y SUMINISTROS para la compra de Compra de paquete contable, por lo tanto que no entendemos porque razón se afectó el rubro honorarios. La comisión de auditoría una vez revisada la documentación suministrada por la institución decide darle al presente hallazgo alcance de tipo Disciplinario dado que se hizo uso de recursos por el rubro al que no pertenecían.

PASIVOS: La parte correspondiente al Pasivo, es donde se agrupa las cuentas que reflejan las obligaciones y compromisos con terceros de la Institución SILVINO RODRÍGUEZ, en desarrollo de su función administrativa. Representa las obligaciones pendientes por cancelar. El pasivo para la vigencia 2011 refleja una disminución de $2 millones con relación a la vigencia 2010. PATRIMONIO:El Patrimonio Público comprende el valor de los recursos representados en bienes, deducidas sus obligaciones necesarias para cumplir los fines estipulados en la Constitución y la ley. Para el año 2011 el Patrimonio de la Institución fue de $234.561.660 representando una disminución del 1.46% en relación con el año 2010, incluido el descuento por depreciación de Propiedad Planta y Equipo en aplicación al régimen de Contabilidad pública y su manual de procedimientos. ESTADO DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA, FINANCIERA, SOCIAL Y AMBIENTAL








Las cuentas del Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental reportan los ingresos y gastos que reflejan el resultado de la gestión en cumplimiento del cometido de la institución. Durante la vigencia 2011 comparado con la vigencia 2010, el Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental presentó el siguiente comportamiento:

DESCRIPCIÓN 2010 2011

VARIACIÓN

ABSOLUTA

INGRESOS 451,369,900 429,449,623 -21,920,277

COSTO Y GASTOS 367,489,283 395,775,070 28,285,787

EXCEDENTE O PERDIDA 83,880,617 33,674,553 -50,206,064

Fuente: Estado de la Actividad Financiera Económica y Social 2010 y 2011

CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA VIGENCIA 2011 Se hacelas siguientes observaciones encontradas en las órdenes de pago de los meses Junio, Julio, Agosto y Noviembre, los cuales se traducen en hallazgos con alcance administrativo y están debidamente detallados en el Anexo 02, sin embargo hacemos un consolidado de las observaciones evidenciadas:

OBSERVACIÓN NÚMEROS DE

ORDEN DE PAGO

Sin Pago a Seguridad Social 59-63-69-70-77-80-81-82-84-86-89-91-

99-104- 165-180

Enmendaduras 60

Sin firmas del proveedor del servicio en la Ordende Pago

69-81-82-83-84-121-122-123-170-173-174-177-180-181-








182-183-184

Sin firmas del proveedor del servicio en la Orden de Suministro

122-123-170-173-177-180-181-183-184

No se evidenciaingreso al almacén de los productos

85

Retenciones en la fuente mal aplicadas.

99-123

No adjuntaantecedentesJudiciales

116-184

No se adjunta RP 170-173-174-177-

180-181-182-183-184

No se adjuntaCDP, RP, antecedentes

163-165

Observaciones en los soportes de la Orden de Pago

92-163

Respuesta de la Entidad: No tenemos acceso a la información para dar respuesta a este hallazgo porque la persona responsable de la documentación no ha hecho entrega formal. Se tendrán en cuenta para incluir en el Plan de Mejoramiento.

Pronunciamiento de la Contraloría: La documentación de la cual el equipo auditor evidencia las observaciones del presente hallazgo, fue devuelta al rector de la institución una vez culminado el trabajo de campo de la auditoria, por lo tanto no entendemos porque se asegura que no se tiene acceso a la información. La Respuesta no desvirtúa el hallazgo por tanto se mantiene.

De otra parte la Institución a pesar de tener un software que apoye las áreas de Presupuesto y almacén a la fecha está siendo subutilizado, ya que todos los módulo aún no están en funcionamiento, y no todos los responsables de cada área han recibido la capacitación necesaria. No existe un manual de políticas y procedimientos para la Institución, herramienta que sería de gran apoyo para alcanzar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos, no existe flujogramas u otra técnica o mecanismo que permita evidenciar la forma como circula la información a través de la institución. Se evidenció en el desarrollo de la Auditoria Regular de la vigencia 2010 llevada acabo del 01 Noviembre al 02 de Diciembre de 2011, dificultades en el suministro de la información por parte de la pagadora de la institución del momento, lo cual repercutió en un hallazgo con alcance administrativo y sancionatorio para la institución por “haber entorpecido el desarrollo de la auditoria” de la vigencia 2010. Dado los múltiples inconvenientes con la pagadora de la institución el día 26 de Abril de 2012 mediante Resolución 010 se le reasignan funciones a un auxiliar administrativo de la institución Señora LizethGóngoraAlcalá (Pagadora)y se le envía








a la sede manzanares como apoyo a labores administrativas.Sin embargo la funcionaria LizethGóngoraAlcalá a la fecha en que el equipo auditor de la Contraloría Municipal de Tunja se desplazó a las instalaciones de la Institución Educativa (Julio 16 de 2012), no había hecho entrega formal del cargo de pagadora, aún cuando ella misma lo manifestó ya había sido trasladada por parte dela Secretaria de Educación del Municipio a la Institución Educativa Rural del Sur. Por lo anterior esta auditoria se pronuncia en el sentido de que la funcionaria debió hacer entrega de su cargo en la fecha en que le fue notificada la reasignación de funciones, y que aún a pesar de las comunicaciones envidas por el rector de la institución donde se le solicitaba la entrega, no se efectuó. Según actas del comité de control interno de la Institución, que ha hecho el acompañamiento en las solicitudes de entrega, la funcionaria LizethGóngoraA,les ha manifestado que no efectuará la mencionada entrega hasta tanto no le sea resuelto un “Recurso de reposición de su evaluación de desempeño como auxiliar administrativo en provisionalidad”, por lo que a juicio de esta comisión de auditoria, nos encontramos frente a un presunto hallazgo de tipo disciplinario.

En materia disciplinaria, la Ley 734 de 2002 señala los deberes, normas de las cuales podemos a manera enunciativa referir las siguientes: ARTÍCULO 34. Respeto de los DEBERES señala, entre otros:son deberes de todo servidor público: 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. Los deberes consignados en la Ley 190 de 1995 se integrarán a este código. 2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. 3. Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público. 4. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos. 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. 6. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio. 7. Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la Constitución Nacional y a las leyes vigentes, y atender los requerimientos y citaciones de las autoridades competentes. 16. Permitir a los representantes del Ministerio Público, fiscales, jueces y demás autoridades competentes el acceso inmediato a los lugares donde deban adelantar sus actuaciones e








investigaciones y el examen de los libros de registro, documentos y diligencias correspondientes. Así mismo, prestarles la colaboración necesaria para el desempeño de sus funciones. 17. Permanecer en el desempeño de sus labores mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba reemplazarlo, salvo autorización legal, reglamentaria, o de quien deba proveer el cargo. 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. 22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. De esta enunciación normativa, a título informativo, se deduce efectivamente que en el presente caso, la conducta de los servidores públicos que tienen injerencia directa en todo el proceso administrativo que da como consecuencia el entorpecimiento de las funciones y el normal desarrollo de las actividades de las instituciones, da como resultado un presunto incumplimiento de los deberes consagrados en el código Disciplinario único.

Respuesta de la Entidad: La aludida funcionaria pagadora señora LIZETH GÓNGORA ÁLCALA no venia cumpliendo con sus funciones violando flagrantemente sus deberes como servidora pública y es por eso que se le reasignan funciones, las cuales no cumplió igualmente. Como consecuencia de lo anterior se le inicio por control Interno Disciplinario de la Institución seguimiento y se puso en conocimiento la novedad a la Secretaria de Educación Municipal e igualmente a la Secretaria de Control Interno Municipal y la Personería Municipal para que estas dependencias hicieran un acompañamiento formal y real de la entrega de la oficina por parte de la entonces titular. Así mismo se le comunicó por escrito a la titular la Resolución de reasignación de funciones y la entrega de sus antiguas oficinas situación que hasta la fecha no se ha realizado. Físicamente permanecen estas oficinas cerradas con la seguridad respectiva e igualmente hasta el momento la Institución no tiene oficialmente conocimiento en donde se encuentra la señora LIZETH GÓNGORA puesto que desde el día 19 de Julio en que entrego documentos a los funcionarios encargados de esta auditoria no ha regresado a la Institución.

Pronunciamiento de la Contraloría: La Respuesta de la institución confirma el hallazgo por lo tanto se mantiene con alcance administrativo y disciplinario.

3.3. Evaluación de la Gestión

3.3.1.Presupuesto 2011 El control de presupuesto en la Institución SILVINO RODRÍGUEZ, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios. Una vez revisados los actos administrativos que respaldan las modificaciones al presupuesto se evidenció que en la carpeta correspondiente, no está completóel acto administrativo por el cual se fija y se aprueba el presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia 2011.








Respuesta de la Entidad: Quien manejaba el Presupuesto para la época era la funcionaria Lizeth Góngora Álcala, el original del acto administrativo completo con firmas se supone se encuentra en Tesorería.

Pronunciamiento de la Contraloría: La respuesta dada por la institución no desvirtúa el hallazgo por tanto se mantiene.

Ejecución presupuestal de ingresos.

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRÍGUEZ

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2011

COD CONCEPTO PRESUPUESTO

DEFINITIVO TOTAL

RECAUDADO POR

RECAUDAR %

RECAUDADO

1 INGRESOS $645.528.352 $502.869.327 $142.659.025 77.9%

Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos 2011

Para la vigencia 2011 el presupuesto Inicial de ingresos fue de $527.167.500 el cual tuvo adiciones por $118.360.85 para un presupuesto Definitivo de $645.528.352 de los cuales se presentó un recaudo del 77.9% equivalente a $502.869.327, lo que indica que se dejo de recaudar $142.659.025 equivalente al 22.1% Los mayores recaudos corresponden a Transferencia del Sistema General de Participaciones Servicios Públicos, Gastos de Funcionamiento CONPES y Transferencias Municipales Gratuidad.

Ejecución presupuestal de egresos.

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRÍGUEZ

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE EGRESOS VIGENCIA 2011

COD CONCEPTO PRESUPUESTO

DEFINITIVO TOTAL

EJECUTADO POR

EJECUTAR %

EJECUTADO

2 GASTOS $645.528.352 $414.823.614 $230.704.738 64.3%

Fuente: Ejecución presupuestal de Gastos 2011

Para la vigencia 2011 el presupuesto inicial de gastos fue de $527.167.500, el cual tuvo adiciones por valor de $118.360.852 para un presupuesto definitivo de egresos de $645.528.352 de los cuales se ejecutó $414.823.614 equivalente al 64.3% dejándose de ejecutar un 35.7% es decir $230.704.738 lo indica una baja gestión en la ejecución de sus recursos.

Respuesta de la Entidad: Tomando en cuenta la observación le manifiesto que no se puede tomar el porcentaje de ejecución del presupuesto sobre la proyección definitiva de los $645.528.352.00 pesos en








razón a que este valor no fue el recaudo de la vigencia, ya que la Secretaria de Educación no giró los recursos que se proyectaron en gratuidad según la cobertura real de la Institución, igualmente la ejecución se debe analizar pero efectuando el cotejo frente al valor real de recaudo versus ingresos (recaudo real $502.869.327.00 de ingresos, ejecución de gastos $414.823.614.00), donde la ejecución de mi Institución estuvo en un 83% es decir se hizo una buena gestión en la ejecución de los recursos obtenidos, por lo anterior solicito se levante el hallazgo.

Pronunciamiento de la Contraloría: La Comisión de auditoría acepta las explicaciones dadas por la institución, sin embargo mantiene el hallazgo con alcance administrativo con el ánimo de hacer seguimiento a las gestiones que realiza la institución en aras de que la adiciones que se hacen al presupuesto sean efectivamente giradas por parte de la Secretaria de Educación.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE EGRESOS VIGENCIA 2011

COD CONCEPTO EJECUTADO PAGO % POR

PAGAR %

2 GASTOS $414.823.614 $364.546.212 87.9% $50.277.402 12.1%

Fuente: Ejecución presupuestal de Gastos 2011

Para la vigencia 2011 de los recursos ejecutados ($414.823.614) se pagaron $364.546.212equivalentes al 87.9% y quedaron por pagar recursos por valor de $50.277.402correspondientes al 12.1%. La cuenta de gastos más representativa es la correspondiente a Materiales y Suministros con $118 millones, seguida de servicio público con $78 millones. 3.3.2. ANÁLISIS DE LEGALIDAD Y GESTIÓN DE RESULTADOS A LOS CONTRATOS Se procede a hacer el análisis a cada uno de los contratos de acuerdo a la muestra tomada para su estudio, suscritos en el año 2011, así: CONTRATO No. 001 de 2011. Contratista. MIRYAM PILAR MANCERA BELTRAN NIT 40030299 Objeto.Servicios profesionales contador publico. Supervisor. Omar Sandoval Fonseca Plazo.Diez (10) Meses. Valor.Nueve Millones Cuatrocientos mil pesos ($ 9.400.000.00) Modalidad de Contratación.Contratación Directa Estado. Liquidado

ASPECTOS GENERALIDADES

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRE – CONTRACTUAL

1. Cuenta con los Estudio Previos, no aportó el Paz Y Salvo Municipal, no aporto afiliación a pensión, Salud y Riesgos Profesionales.

2. Se encontraron dos Certificados de Disponibilidad presupuestal








con el mismo número, la misma fecha pero con distinto valor presupuestal uno está por valor de $ 9.400.000 y el otro por valor de $ 9.491.000, ninguno de estos valores concuerdan con el valor del contrato ya que en CLAUSULA SÉPTIMA – VALOR, la institución pagará por sus servicios el valor de NUEVE MILLONES CUATROCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL PESOS ($ 9.492.000)

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL

Se encuentran los actos necesarios e indispensables para la suscripción del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato.

LEGALIDAD EN LA ETAPA POSCONTRACTUAL

Se encuentran los actos necesarios e indispensables para su liquidación de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato

GESTIÓN Y RESULTADOS

1. Cumplió con sus servicios profesionales de contadora pública de manera autónoma e independiente para la preparación, firma y presentación de los estados financieros y contables de la Institución Educativa Silvino Rodríguez.

2. No existe supervisión por parte de la persona asignada, ya que no se evidencia acta de supervisión, articulo 4 de la Ley 80 de 1993.

HALLAZGOS: (A: Administrativos, P:Penales, D: Disciplinarios, F:Fiscales.)

No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.

Presunta irregularidad en el valor a contratar ya que se encontraron dos Certificados presupuestales con distinto valor y fecha que no corresponden al valor del contrato. X

1.

La falta de documentación mínima exigida para la contratación Paz Y Salvo Municipal, no aporto afiliación a pensión, Salud y Riesgos Profesionales X

2. No existe supervisión por parte delfuncionario designado Art. 04 de la ley 80 de 1993 X

Respuesta de la Entidad: La falta de documentación mínima exigida para la contratación, Paz y Salvo Municipal, no aporto afiliaciones a Pensión, Salud y Riesgos Profesionales en los contratos Nº 001, 002, 003, 005 y 19. Con respecto a la Contratación se llevo a cabo de acuerdo a lo contemplado en el Decreto 4791 de 2008, que en el artículo 17 establece: “Si la cuantía es inferior a veinte ( 20 ) salarios mínimos legales mensuales vigentes se debe seguir los procedimientos establecidos en el reglamento expedido por el Consejo Directivo, de conformidad con lo dispuesto en el Articulo 13 de la Ley 715 de 2001 y en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economía, publicidad y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función administrativa”








Con base en lo anterior lo contemplado en el Manual de Contratación autorizado por el Consejo Directivo en su ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: PROCEDIMIENTO APLICABLE A LA CONTRATACIÓN HASTA POR 20 S.M.M.L.V es: 8. La Institución Educativa SILVINO RODRIGUEZ exigirá los siguientes documentos a proveedores y contratistas tratándose de cuantía hasta por 20 S.M.M.L.V. • Fotocopia documento de Identidad si es personal natural • Certificado de Existencia y representación legal para personas jurídicas. • Fotocopia de Registro Único Tributario RUT expedido por la DIAN con la actividad económica que le pertenezca • Fotocopia carnet de afiliación a EPS como cotizante o beneficiario • Antecedentes Disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación. • Antecedentes de Responsabilidad Fiscal expedidos por la Contraloría General de la Nación • Certificado Judicial expedido por el DAS

Pronunciamiento de la Contraloría:No se acepta la explicación dada por la entidad, en razón a que todo contrato se debe anexar los soportes a seguridad social según articulo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por la ley 1150 de 2007 artículo 23, artículo 50 de la Ley 789 del 2002.Y que las instituciones educativas se tienen que regir, en cuanto al Paz Salvo Municipal toda Institución Educativa por pertenecer al ente municipal se requiere en el momento d contratar se solicite este documento, el hallazgo con alcance administrativo, se mantiene con el ánimo de hacer el respectivo seguimiento en el plan de mejoramiento.

Respuesta de la Entidad: En relación a la supervisión por parte del funcionario designado debo aclarar que si se realizó la supervisión permanente sobre los contratos en mención y que para el pago de cada contrato se elaboraron recibidos a satisfacción como documentos verificadores del cumplimiento de compromisos de los contratistas, los cuales hacen parte integral del contrato y cumplen con lo señalado en el Articulo 4 de la Ley 80 de 1993. Para los contratos En consecuencia solicitamos sea levantado este hallazgo. (Contratos Nº 001, 002, 003, 005, 006, 007 y 028).

Pronunciamiento de la Contraloría: No se acepta la explicación dada por la entidad, en razón que el documento de recibido a satisfacción no cumple con la especificaciones de la supervisión es decir que en el acta de supervisión debe relacionarse las actividades desarrolladas durante el contrato, el hallazgo con alcance administrativo, se mantiene con el ánimo de hacer el respectivo seguimiento en el plan de mejoramiento.

Respuesta de la Entidad: La generación de disponibilidades y registros presupuestales estaba a cargo de LIZETH GÓNGORA ÁLCALA en el 2011, quien puede explicar en detalle la situación motivo de hallazgo. Los estudios previos existentes no se firmaron por error involuntario de la persona encargada de Almacén en 2011.

Pronunciamiento de la Contraloría:Las explicaciones dada por la entidad no desvirtúan el hallazgo por tanto se mantiene con alcance administrativo.

CONTRATO No. 002 de 2011. Contratista. OMAR DANIEL GONZÁLEZ LÓPEZ. NIT 19401230 Objeto.SERVICIOS PROFESIONALES JURÍDICOS








Supervisora.Omar Sandoval Fonseca Plazo.Nueve(09) Meses. Valor.Diez Millones Setecientos mil pesos($10.700.000.00) Modalidad de Contratación.Contratación Directa Estado. Liquidado



1. Cuenta con los Estudio Previos, no aporto el Paz Y Salvo Municipal, no aporto afiliación a pensión, Riesgos Profesionales.




Si se encuentran los actos necesarios e indispensables para la suscripción del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato


Cumplió con sus servicios profesionales de abogado de manera autónoma e independiente para asesoría jurídica del Instituto con relación a los diferentes actos administrativos de la Institución Educativa Silvino Rodríguez. No existe supervisión por parte de la persona asignada, ya que no se evidencia acta de supervisión.


No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.

La falta de documentación mínima para la contratación Paz Y Salvo Municipal, no aporto afiliación a pensión, Riesgos Profesionales X


CONTRATO No. 003 de 2011. Contratista. ELKIN BAYONA HERNÁNDEZ NIT 1049612318 Objeto.Servicios Profesionales Sistemas. Supervisora. Yuli Carolina Jerez López Plazo.Un(01) Mes. Valor.Un Millón Quinientos mil pesos ($ 1.500.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado










Cuenta con los Estudio Previos, no aporto el Paz Y Salvo Municipal, no aporto afiliación a pensión, Salud y Riesgos Profesionales, los estudios previos no fu firmado por el almacenista.




Se encuentran los actos necesarios e indispensables para su liquidación de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato


1. Cumplió con sus servicios de mantenimiento de manera autónoma e independiente garantizando una adecuada protección de los equipos de la Institución Educativa Silvino Rodríguez.

2. No existe supervisión por parte de la persona asignada, ya que no se evidencia acta de supervisión.


No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.


2. No se firmo los estudios previos por el almacenista X


Respuesta de la Entidad:.

Pronunciamiento de la Contraloría: Se acepta la explicación dada por la entidad, sin embargo, el hallazgo con alcance administrativo, se mantiene con el ánimo de hacer el respectivo seguimiento en el plan de mejoramiento.

CONTRATO No. 005 de 2011. Contratista. FUEL & GASNIT 6769953 Objeto.SUMINISTRO DE GAS Supervisora. Jorge Parada Campos Plazo.Dos(02) Meses. Valor.Cuatro Millones de Pesos($4.000.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado










Cuenta con los Estudio Previos, no aportó el Paz Y Salvo Municipal, no aporto afiliación a pensión, Salud y Riesgos Profesionales.


Se encuentran los actos necesarios e indispensables para la suscripción del contrato de acuerdo a la normatividad vigente.


Si se encuentran los actos necesarios e indispensables para suliquidación del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato


1. No se evidencia ninguna constancia o acto administrativo de la labor desarrollada por la Supervisión de la Institución educativa Silvino Rodríguez: Un informe detallado mensual del consumo del combustible donde se especificara el número de galones en gasolina o/y el consumo del Gas Vehicular suministrados a los Buses de la Institución, no se manejaron recibos de autorización por parte de las directivas, ni el tiquete electrónico que emite el dispensador de combustible.

2. Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de Cuatro Millones peso ($ 4.000.000) con fundamento en la inexistencia de soportes que indiquen los suministros realmente entregados en cumplimiento del objeto contratado.


No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.



3.

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de Cuatro Millones peso ($4.000.000) con fundamento en la inexistencia de soportes que indiquen los suministros realmente entregados en cumplimiento del objeto contratado. X

X X

Respuesta de la Entidad: La autorización para el suministro de combustible la ejercía la tesorera, en su momento LIZETH GÓNGORA ÁLCALA, quien suministraba los vales firmados y sellados a los conductores, quienes los presentaban en la estación de servicio para el respectivo suministro. Por lo tanto los soportes








deben reposar en la oficina de tesorería que permanece cerrada.

Pronunciamiento de la Contraloría:Las explicaciones dada por la entidad no desvirtúan el hallazgo por tanto se mantiene con alcance administrativo y disciplinario y fiscal.,con fundamento en la inexistencia de soportes que indiquen los suministros realmente entregados en cumplimiento del objeto contratado.

CONTRATO No. 006 de 2011. Contratista. ZULMA JANETH MEDINA RUIZNIT 40037013 Objeto.SUMINISTRO DE PAPELERÍA, ÚTILES DE OFICINA E INSUMOS PARA CÓMPUTO Y PARA REPRODUCCIONES DE LAS GUÍAS DIDÁCTICAS Y FOTOCOPIADO PARA LA DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LAS CINCO SEDES ESCOLARES DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRÍGUEZ Supervisora. Yuli Carolina Jerez López Plazo.Siete (07) Meses Valor.Treinta y Nueve Millones Quinientos Cuarenta y Cuatro mil pesos ($ 39.544.000.00) Modalidad de Contratación.Selección Abreviada – Mínima Cuantía Estado.Liquidado



Verificada la carpeta de este contrato se estableció que cumplió con la documentación exigida para celebrar este contrato, existiendo los soportes del proceso de selección.


Se encuentran los actos necesarios e indispensables para suliquidación del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato de suministro suscrito.Se evidencia la publicación del contrato en un medio de alta circulación, el pago de esta publicación reposa en tesorería


1. No se evidenció la entrada a almacén de los elementos entregados por el contratista, en su primera entrega se cuenta con unas facturas sin el recibido a satisfacción ni fecha, también se evidenció que no hay un punteo en estas facturas donde se identifiquen los artículos entregados, ni el recibido a satisfacción, constituyéndose en un posible hallazgo fiscal por valor de $21.922.539; En la segunda entrega se registra la entrada al almacén como consta en el soporte que reposa en la carpeta del contrato.

2. Las factura que reposan en contrato no tienen fecha de expedición y no se evidencia el punteo de recibido de los elementos, no se evidencia tampoco un recibido a satisfacción por las partes encargadas de recibir los elementos (Almacenista)

3. Se evidencia un stock en almacén de la Institución Educativa Silvino Rodríguez, para suplir necesidades de las sedes escritas a la Institución.

4. No hay evidencia de entrega de los elementos por parte del almacén a las otras sedes adscritas a la Institución.

5. No se encontró acto administrativo ratificando la supervisión








6. No existe supervisión por parte de la institución ya que no se evidencia acta de supervisión, articulo 4 de la Ley 80 de 1993.

7. Los precios fueron verificados y se pudo establecer que están acordes con los de mercado.


No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.

No se sustento la entrada de los elementos al almacén en su primera entrega por parte del contratista, Por un valor de $21.922.539 constituyéndose en un posible hallazgo fiscal X

Se levanta el Hallazgo (HD. HF)

2. Se evidencia que las factura no contienen fecha de emisión ni de recibido por los encargados del control X

3.

No existe supervisión por parte de la institución ya que no se evidencia acta de supervisión, articulo 4 de la Ley 80 de 1993 X

Queja Contrato 006 de 2011:Con respecto a este contrato existe una queja instaurada por la tesorera LIZETH ANGELID GONGORA ALCALA ante la CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA donde expone los motivos del no pago del último 50 % de la entrega del objeto del contrato cuyo proveedor es la firma ZULMA YENETH MEDINA RUIZ. Según verificación de la Contraloría, se pudo establecer que ya fue cancelado el último 50% del valor del contrato, según consta en los comprobantes de egresos Nº 22 de fecha 12 de Junio de 2012 por valor de $13.292.050.83 y el comprobante de egresos Nº 26 de fecha 15 de junio de 2012 por un valor de $2.430.546; además se verificó el cabal cumplimiento del objeto pactado, por tanto se pudo evidenciar que el problema de no pago obedecía mas a un problema interno que se suscito entre el señor rector y la tesorera, este impase ya se encuentra en investigación por parte de control Interno de la Secretaria de Educación de la Alcaldía de Tunja, por tanto no hay hallazgo con alcance fiscal en este proceso contractual.

Respuesta de la Entidad: Al respecto la anterior almacenista YULLY CAROLINA JÉREZ LÓPEZ manifiesta: si bien no hay evidencia de entrada a almacén de los elementos entregados por el contratista en su primera entrega que corresponde a la suma de $21.922.539 los originales del ingreso con sus correspondientes facturas originales dentro de las fechas acordadas fueron entregados en su momento a la funcionaria pagadora LIZETH GÓNGORA ÁLCAL , para que se realizará el correspondiente pago caso que así se hizo, es de aclarar que para todo pago a efectuar la funcionario de tesorería solicitaba la documentación en original. Puesto que, el pago correspondiente a la cantidad anunciada anteriormente se realizó sin objeción alguna, ya que es imposible que el pago del primer suministro se haya realizado totalmente sin el lleno de los requisitos formales exigidos para tal evento. Además, como lo dice la visita de Contraloría en el punto 3 del tópico Gestión y Resultados en el cual dice; “se evidencia un stock en almacén de la Institución Educativa Silvino Rodríguez, para suplir necesidades de las sedes escritas a la Institución.Teniendo en cuenta lo anterior si existió un stock de elementos para suplir las necesidades de las sedes, se hace obligatorio concluir que los elementos si ingresaron, ya que ellos fueron suministrados desde marzo de 2011 y aún hay existencia. Si








hubo alguna falencia esta sería la de no haber guardado copia de los documentos entregados a la oficina de Pagaduría ya que como se dijo anteriormente para que se realizará el pago allí es donde reposan esos documentos oficina que en la actualidad no ha sido objeto de entrega por parte de su titular. En mi calidad de representante legal y en virtud de lo anterior solicito se levante este hallazgo teniendo en cuenta que aunque en la carpeta del contrato no reposa el ingreso, los elementos suministrados ingresaron a la Institución Educativa ya que hasta el momento de la respuesta a este hallazgo no se ha comprado materiales de papelería.


Respuesta de la Entidad: Por error involuntario por parte de la funcionaria de almacén YULLY CAROLINA JÉREZ LÓPEZ, no se tuvo en cuenta este aspecto. Actualmente se lleva a cabo la verificación de datos completos en las facturas. De igual forma está contemplado dentro del Plan de Mejoramiento año 2012.


CONTRATO No. 007 de 2011. Contratista. OLIMACO DISTRIBUCIONESNIT. Nº 79522888 Objeto.SUMINISTRO DE MATERIAL DE ASEO PARA CINCO SEDES ESCOLARES DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRÍGUEZ Supervisora. Yuli Carolina Jerez López Plazo.Siete (07) Meses Valor.Veinte y Nueve Millones seiscientos ochenta y dos mil pesos ($29.682.000.00) Modalidad de Contratación.Selección Abreviada – Mínima Cuantía Estado. Liquidado



1. Cumple con los requisitos legales establecidos para ello, el proceso fue mediante la modalidad de subasta inversa, que se realizó en audiencia donde los contratista presentaron sus propuestas y realizaron sus lances escogiéndose al contratista OLIMACO DISTRIBUCIONESexistiendo los soportes para su escogencia, este proceso se realizo con trasparencia y legalidad


1. Si se encuentran los actos necesarios e indispensables para suliquidación del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contratode suministro suscrito.Se evidencia la publicación del contrato en un medio de alta circulación. El pago de esta publicación reposa en tesorería, cumpliendo con el trámite para su publicación.

GESTIÓN Y 1. Existe la entrada a almacén de los elementos entregados por el








RESULTADOS contratista. 2. Se evidencia un stock en el almacén de la Institución Educativa

Silvino Rodríguez, para suplir necesidades de las sedes escritas a la Institución

3. No se encontró acto administrativo ratificando la supervisión 4. No existe supervisión por parte de la institución ya que no se

evidencia acta de supervisión, articulo 4 de la Ley 80 de 1993. 5. Los precios son acordes al mercado. 6. Se suplió la necesidad de adquirir los elementos de aseo para las

sedes de la institución para su consumo cotidiano que garantice las buenas condiciones de aseo para todas las personas que integran la comunidad educativa.


No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.

No existe supervisión por parte de la institución ya que no se evidencia acta de supervisión, articulo 4 de la Ley 80 de 1993 X

CONTRATO No. 008 de 2011. Contratista. Humberto Lemus Prado NIT. Nº 7304347 Objeto.SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE GAS – GASOLINA PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA INSTITUTO EDUCATIVO SILVINO RODRÍGUEZ Supervisora. Yuli Carolina Jerez López Plazo.Siete (7) Meses Valor.Diez y Seis Millones de pesos ($ 16.000.000.oo) Modalidad de Contratación.Selección Abreviada – Menor Cuantía Estado. Liquidado



Cumple con los requisitos legales establecidos para ello. La selección se realizó por subasta inversa, donde los proponentes hicieron sus respectivas ofertas cumpliendo con el proceso de selección


Se encuentran los actos necesarios e indispensables para laliquidación del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contratode suministro suscrito. No evidencia publicación en el SECOOP.De conformidad con el inciso segundo del artículo 8 del

Decreto 2474 de 2008. GESTIÓN Y RESULTADOS Este contrato no se llevo a cabo y fue suspendido el 03 de Junio de








2011 por las dos partes. El contrato no se realizó por circunstancias específicas de la Secretaria de Educación de la Alcaldía de Tunja manifiesta suministrar un apoyo de destinación específica para el transporte de los estudiantes de la Institución Educativa Silvino Rodríguez. Por este contrato la Institución no cancelo un solo peso como se evidencia en el acta de terminación del contrato unilateralmente y firmada el tres (3) de Junio del 2011


No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.

Presunta violación al artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, en lo referente a la no publicación en el SECOP, de los documentos requeridos. X

Se levanta el hallazgo (HD)

Respuesta de la Entidad: En este hallazgo manifestamos que se cumplió plenamente con los requisitos exigidos el Decreto 2474 de 2008 en la realización de Licitación por subasta Inversa. Es así, que su liquidación por mutuo acuerdo entre las partes se realizo también bajo el amparo total del anterior Decreto manifestando en su acta de liquidación por mutuo acuerdo entre las partes, las razones que conllevaron a este finiquito. En el caso que nos ocupa si se cumplió con todos los requisitos, máximo que por este contrato no se cancelo un solo peso y no hubo erogación alguna por parte del contratante. Respalda lo afirmado en contradicción con lo que verdaderamente se realizo lo descrito en el acápite de gestión de resultados en el cual manifiesta que el acta de terminación es unilateral y por el contrario la terminación de este contrato se realizo bilateralmente. Teniendo en cuenta es espíritu de la relación contractual en cumplimiento de lo pactado el contrato se firmo y se finiquito con el lleno de los requisito legales exigidos. Solicito de manera respetuosa sea levantado este hallazgo.


CONTRATO No. 009 de 2011. Contratista. TALLERES FRENOS DE AIRE EL COMPRESOR NIT 7183263 Objeto.Mantenimiento de Buses Supervisora. Jorge Alberto Parada Campos Plazo.Siete (07) Meses Valor.Cinco Millones de Pesos ($ 5.000.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado



Cuenta con los Estudio Previos.











Se encuentran los actos necesarios e indispensables para laliquidación del contrato de acuerdo a la normatividad vigente.


1. Se cumplió con el servicio de mantenimiento de los Buses brindando los medios de seguridad para estos vehículos de la Institución Educativa Silvino Rodríguez.

2. Se encontraron las siguientes facturas N°360 por valor de $780.000, N° 0367 por valor de $626.000 y la N°0420 por valor de $1.365.000 para un total de $2.771.000 en ejecución; se observo que el acta de liquidación hay presunta irregularidad teniendo en cuenta que el valor de ejecución era de $5.000.000 y se ejecutaron $2.771.000 por ende la institución debe tomar medidas pertinentes en próximos contratos que se suscriban, de tal forma que en el Acta de Liquidación debe relacionarse el valor por el cual se ejecutó el valor del objeto


No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.

Presunta irregularidad en el acta de liquidación ya que se registra el valor total de ejecución del contrato y no se relaciona el valor por el cual se pago al finalizar el objeto del contrato X

CONTRATO No. 014 de 2011. Contratista. DORA INER BLANCO BLANCO NIT Objeto.CURSO DE ACTUALIZACIÓN EN FARMACOLOGÍA Supervisora. José Ángel Monroy Cuadros Plazo.Un(01) Mes Valor.Trescientos Cuarenta Mil Pesos($340.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado



Cuenta con los Estudio Previos













Cumplió con sus servicios profesionales como ingeniera de sistemas de manera autónoma e independiente de educadora formadora en le programa de “Formación en actualización en nueva Farmacología N-I” con patrones de desempeño y calidad con la Institución Educativa Silvino Rodríguez.

CONTRATO No. 015 de 2011. Contratista. CHEVEMAZDA NIT 6.773515 Objeto.Suministro de Repuestos Supervisora.Jorge Alberto Parada Campos Plazo.Cinco(05) Meses Valor.Diez Millones ($10.000.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado.



Cuenta con los Estudio Previos.






1. Cumplió con el servicio que permitió el arreglo del parque automotor, la compra de los diferentes repuestos de los Buses brindando los medios de seguridad para estos vehículos de la Institución Educativa Silvino Rodríguez.

2. Se encontraron las siguientes Cuentas de cobro N° 11-013 por valor de $3.685.784, N° 11-035 por valor de $2.766.368 y la N° 11-045 por valor de $1.664.368 para un total de $8.116.520. Se observó que en el acta de liquidación hay una presunta irregularidad teniendo en cuenta que en ella se menciona como valor ejecutado la suma de $10.000.000 y éste corresponde realmente a la suma de $8.116.520, suma real que fue pagada. Por ende la institución debe tener el debido cuidado al suscribir las actas de liquidación.









No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.

Presunta irregularidad en el acta de liquidación ya que se registra el valor total de ejecución del contrato y no se relaciona el valor por el cual se pago al finalizar el objeto del contrato X

Respuesta de la Entidad: Si bien la liquidación de los contratos en mención se realizo escribiendo el valor total del contrato, y no se especifico el monto gastado, las facturas que en ellos reposan corresponden al valor realmente gastado y pagado. Es así que el valor del contrato No. 009 es de $5.000.000y se gastó y se pagó $ 2771.000 y el contrato 015 por valor de $ 10.000.000 y se gastó y se pagó $ 8.116.520 .Esto constituye un error involuntario en la redacción del acta. Puesto que el monto no superó el valor total del contrato y no hubo detrimento patrimonial. Comedidamente solicito sea levantado este hallazgo.


CONTRATO No. 019 de 2011. Contratista. FUEL & GAS. NIT 900103246 Objeto.SUMINISTRO DE GAS Y GASOLINA Supervisora. Jorge Alberto Parada Campos Plazo.Cinco(05) Meses Valor.Seis Millones Setecientos Mil Pesos($ 6.700.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado.



Cuenta con los Estudio Previos, no aporto el Paz Y Salvo Municipal, no aporto afiliación a pensión, Salud y Riesgos Profesionales.




Se encuentran los actos necesarios para su liquidación, reposan las constancias de los conductores de los buses donde certifican que se realizó el suministro del combustible, fechado el 23 de septiembre de 2011.


No se evidencia ninguna constancia o acto administrativo de la labor desarrollada por la Supervisión de la Institución Educativa Silvino Rodríguez: Un informe detallado mensual del consumo del combustible donde se especificara el número de galones en gasolina o/y el consumo del Gas Vehicular suministrados a los Buses de la Institución, no se manejaron recibos de autorización por parte de las








directivas, ni el tiquete electrónico que emite el dispensador de combustible.

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de ($6.700.000) con fundamento en la inexistencia de soportes que indiquen los suministros realmente entregados en cumplimiento del objeto contratado.


No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.


2.

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de ($6.700.000) con fundamento en la inexistencia de soportes que indiquen los suministros realmente entregados en cumplimiento del objeto contratado. X X X

Respuesta de la Entidad: La autorización para el suministro de combustible la ejercía la tesorera LIZETH GÓNGORA ÁLCALA, quien suministraba a los conductores los recibos correspondientes para el suministro de combustible y quien tenía el conocimiento del número de galones de gasolina o gas vehicular necesario para los recorridos diarios de los dos buses de la Institución. Para la cancelación de los suministros de combustible la tesorera revisaba los tiquetes electrónicos y la factura generada por la estación de servicio.

Pronunciamiento de la Contraloría:Se mantiene el hallazgo, con fundamento en la inexistencia de soportes que indiquen los suministros realmente entregados en Cumplimiento del objeto contratado.

CONTRATO No. 027 de 2011. Contratista. LUZ MERY MOLINA SOLER NIT 40035043 Objeto.CURSOS MÓDULOS DE INFORMÁTICA. Supervisora. José Ángel Monroy Cuadros Plazo.Tres (03) Meses Valor.Quinientos Setenta y Cinco Mil Pesos($575.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado.
















Cumplió con sus servicios profesionales como ingeniera de sistemas de manera autónoma e independiente de educadora formadora en le programa de “Formación Laboral” en las asignaturas y módulos del programa de sistemas con patrones de desempeño y calidad con la Institución Educativa Silvino Rodríguez.

CONTRATO No. 028 de 2011. Contratista. NELSON RICARDO BARRETO RIAÑONIT 6775806 Objeto.ADECUACIÓN PARQUEADERO SEDE MANZANARE. Supervisora. Ramiro H Naranjo Pérez Plazo.Un (01) Mes Valor.Diez Millones Seiscientos Noventa y Nueve Mil Pesos($10.699.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado.



Cuenta con los Estudio Previos, este contrato no supero los 20 SMLMV ya que para la vigencia 2011 podían contratar hasta $10.700.000, por tanto la selección del contratista se realiza de acuerdo al manual interno de contratación.






1. Cumplió con la adecuación del parqueadero de la sede Manzanares.

2. Se visito la obra para verificar que realmente si se ejecuto en su totalidad.

3. No existe supervisión por parte de la persona asignada, ya que no se evidencia acta de supervisión, articulo 4 de la Ley 80 de 1993


No. HALLAZGO CLASE DE








HALLAZGO

A P D F

1.

No existe supervisión por parte de la persona asignada, ya que no se evidencia acta de supervisión, articulo 4 de la Ley 80 de 1993 X

CONTRATO No. 030 de 2011. Contratista. DEISY LORENA BARRETO LÓPEZNIT 1049605123 Objeto.SUMINISTRO DE ELEMENTOS PARA ARREGLOS LOCATIVOS Supervisor. YULY CAROLINA JEREZ PÉREZ Plazo.Cinco (05) Meses Valor.Siete Millones Doscientos Veintinueve Mil Ciento Sesenta y Cuatro pesos($7.229.164.00). Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado.







Se encuentran los actos necesarios e indispensables para laliquidación del contrato de acuerdo a la normatividad vigente


1. Cumplió con la adquisición de los elementos para los arreglos locativos de la planta física de las sedes adscritas a la Institución Educativa Silvino Rodríguez.

2. Los precios están acordes con el mercado

CONTRATO No. 031 de 2011. Contratista. JOSÉ HUMBERTO BARAJAS VARGASNIT 6771518 Objeto.SUMINISTRO DE PINTURAS PARA LA ADECUACIÓN Y EMBELLECIMIENTO LOCATIVOS DE LAS CINCO SEDES DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SILVINO RODRÍGUEZ Supervisor. Yuly Carolina Jerez López Plazo.Cinco(05) Meses. Valor.Cuatro Millones ($ 4.000.000.00) Modalidad de Contratación. Contratación Directa














Se encuentran los actos necesarios e indispensables para laliquidación del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato.


1. Cumplió con el suministro de las pinturas de acuerdo a las necesidades presentadas por sus sedes de la Institución Educativa Silvino Rodríguez.

2. Los precios están acordes con el mercado. 3. Se visito la sede el Dorado donde se constatóque fue pintada

totalmente;según entrevista con el señor rector la mano de obra fue por parte del Ejercito nacional de Colombia

CONTRATO ORDEN DE SERVICIONº004 de 2011. Contratista.MARÍA CLAUDIA BECERRA NIT 41592893 Objeto.COMPRA DE PÓLIZAS. Supervisor.Jorge Parada Campos Plazo.Un (01) Mes Valor.Ochocientos Cincuenta y Siete Mil Cuatrocientos pesos ($ 857.400.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado.Liquidado. GENERALIDADES: se cumplió con todos los requisitos para suscribir el contrato de orden de prestaciones de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir la póliza de seguro obligatorios para el parque automotor de la Institución (Bus OXE 152). GESTIÓN Y RESULTADOS:El bien que era el suministro de las pólizas de seguro obligatorio para los vehículos de la institución son necesarias para su normal desplazamiento en la ciudad y con la seguridad de los estudiantes que se benefician de este servicio CONTRATO ORDEN DE SERVICIONo. 005 de 2011. Contratista. EDITORIAL EL TIEMPO NIT860.001.022 Objeto. PUBLICACIÓN EN EL SEMANARIO SOBRE SUBASTA SUMINISTROS Supervisor. Yuly Carolina Jerez López Plazo.Tres (03) Días Valor.Seiscientos Ochenta Mil Trescientos Cuarenta Pesos ($680.340.oo) Modalidad de Contratación.Directa Estado.Liquidado. GENERALIDADES: Por ser una publicación se autorizó pagar directamente








ORDEN DE SERVICIO No. 015 de 2011. Contratista.CIBERSERVICIOS NIT 7170951 Objeto.CARNETIZACIÓN Supervisora. Yuly Carolina Jerez López Plazo.Tres (03) Meses Valor.Cinco Millones Ciento Veinte Mil Pesos ($5.120.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado.Liquidado. GENERALIDADES: se cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de prestación de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios de carnetización de los estudiantes de la vigencia 2011. GESTIÓN Y RESULTADOS:Este servicio les fue suministrado a los alumnos facilitando a la institución identificar a los estudiantes que pertenecen a esta comunidad educativa. ORDEN DE SERVICIO No. 025 de 2011. Contratista. BP SERVICIOS NIT 80012097 Objeto.MANTENIMIENTO DE IMPRESORAS Supervisora. Guerrero Sáenz Carmenza Plazo.Un (01) Mes Valor.Dos Cientos Treinta y Siete Mil Pesos ($ 237.000.oo) Modalidad de Contratación.Directa Estado.Liquidado. GENERALIDADES: se cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de prestaciones de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios de mantenimiento de las impresoras HP LASER JET 1020 de las oficinas de secretaria y de coordinación. GESTIÓN Y RESULTADOS:Se cumplió con el arreglo general de las impresoras de propiedad de la institución y que están en uso para su normal desarrollo de sus funciones ORDEN DE SERVICIO No. 027 de 2011. Contratista. NELSON RICARDO SANCHEZ DUEÑAS NIT 7.183.880 Objeto. CELEBRACIÓN DEL DIA DEL NIÑO SEDE EL DORADO Supervisora.Gladys Mariana Pino Álvarez Plazo.Un (01) Mes Valor. Cien Mil Pesos ($100.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado.








GENERALIDADES: Se cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de prestaciones de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios de recreación dirigida por dos horas, concursos baile para los estudiantes de la se de el dorado. ORDEN DE SERVICIO No. 028 de 2011 Contratista. FRANCISCO MURILLO SÁNCHEZ NIT 6.771.324 Objeto. REPARACIÓN DE EQUIPO DE AMPLIFICACIÓN – REGULAR, SALIDA DE AUDIO RE EMBOBINADO DE PARLANTES Supervisora.Alfonso TolosaYofre Jairo Plazo.Un(01) Mes Valor.Cuatro Ciento diez Mil Pesos ($410.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado.Liquidado. GENERALIDADES: se cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de prestaciones de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios del arreglo del equipo de amplificación para que sea utilizado en sus diferentes actividades que se desarrollan a diario en la institución. GESTIÓN Y RESULTADOS:El equipo fue reparado y está en servicio este equipo se utiliza para cuando hay reuniones con padres de familia, en los eventos institucionales que las directivas quieran transmitir a sus alumnos ORDEN DE SERVICIO No. 030 de 2011 Contratista. WILLIAM JAVIER VARGAS LOZANO NIT 6773110 Objeto.AMBIENTACIÓN MUSICAL CON EL GRUPO MADRIGAL, ACOMPAÑADO DE PIANO, SAXO, VIOLÍN PARA LA CELEBRACIÓN DEL DÍA DE LA FAMILIA EN LA SEDE MANZANARE Supervisora. Omar Sandoval Fonseca Plazo.Un (01) Mes Valor.Ciento Veinte Mil Pesos ($120.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: se cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de prestaciones de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios de un grupo musical para amenizar le día de la familia. GESTIÓN Y RESULTADOS:Se pudo establecer que el servicio se presto con el animo de que la comunidad estudiantil, padres de familia y todos aquellos que tienen que ver con la institución estuvieran en familia. ORDEN DE SERVICIO No. 034 de 2011








Contratista. NELSON RICARDO SANCHEZ DUEÑAS NIT 7183880 Objeto.CELEBRACIÓN DEL DÍA DEL ESTUDIANTE EN LAS CINCO SEDES Supervisor.Julio Daza Plazo.Un (01) Mes Valor.Tres Millones Cuatrocientos Noventa y Cinco Mil pesos ($3.495.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: se cumplió con todos los requisitos para suscribir el contrato de orden de prestaciones de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios de recreación que lleno las expectativas de los alumnos de las sedes de la Institución Educativa Silvino Rodríguez.Daño patrimonial por violación a los decretos de austeridad en el gasto y al Decreto 0650 de 2008, por un valor de $3.495.000

Respuesta de la Entidad: Estos gastos se encuentran incluidos en el rubro de Actividades Científicas, Deportivas y Culturales aprobados por el Consejo Directivo en sesión del Día 24 de noviembre de 2011. La Institución en desarrollo de su actividad misional Educar con Visión Humana. Creyó pertinente realizar las actividades del Día del Estudiante, Día del Colegio y Concurso de Poesía con el fin de crear espacios diferentes a los académicos en donde se pueda interactuar por parte de los docentes y estudiantes en escenarios no cotidianos. Uno de los problemas más representativos que tenemos para solucionar, contemplado en el Plan de Mejoramiento entregado a la Contraloría Municipal como Informe Final de Actividades, es el de las relaciones interpersonales y la timidez de los jóvenes para poderse comunicar, aprender a recrearse en una forma sana y técnica por eso utilizamos personas especializadas en recreación derecho que tienen los estudiantes por Ley del Deporte y Programas del Ministerio de Educación Nacional. Dentro de lo contemplado en el Decreto 1737 de 1998Artículo 11. Las entidades objeto de la regulación de este decreto, no podrán con recursos públicos celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación o asistencia logística para la realización de reuniones fuera de la sede de trabajo, encaminadas a desarrollar, planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen. De lo anterior se concluye que las actividades llevadas a cabo están contempladas dentro de la normas ya que fueron realizadas en cada una de las sedes de la Institución y son inherentes a la misión institucional. Específicamente con relación a los hallazgos 24 y 25 se cumplieron los requisitos legales exigidos ya que fueron de pleno conocimiento por parte del Consejo Directivo de la Institución, ya que fueron tratados al interior del mismo, y así lo ratifica el Acta No. 07 del 1 de agosto de 2011. De igual manera en Consejo Directivo se aprobó el presupuesto en el cual estaba incluido el rubro correspondiente a actividades científicas, culturales y deportivas, por tanto, por sustracción de materia fue aprobado en esa sesión de Consejo Directiva. Es más, estas actividades se vienen realizando por la institución hace más de 28 años y son actividades institucionalizadas. Con base en lo anterior, muy respetuosamente, deseo resaltar que la Orden de Prestación de Servicios No. 034 de 2011 Celebración del Día del estudiante en las cinco sedes por el valor de $ 3.495.000 se hizo una inversión de $ 1.196 por estudiante, cifra que es resultado de dividir el valor total del contrato por el número de estudiantes, 2922, que participaron en la actividad. De lo que se decanta la austeridad con que se realizaron las actividades respectivas.








De la misma manera en la Orden de Servicio No. 0042 se invirtieron $ 4.070.000 un valor de $ 1.392 por estudiante, lo cual no constituye un gasto suntuoso. Por lo expuesto anteriormente solicito sea levantado este hallazgo.


ORDEN DE SERVICIO No. 036 de 2011 Contratista. CESAR AUGUSTO CORETES SÁNCHEZNIT 80512601 Objeto.MANTENIMIENTO DE TODAS LAS SALAS DE INFORMÁTICA Y BILINGÜISMO DE LA INSTITUCIÓN Supervisor. Claudia Yaneth Patiño Riaño Plazo. Un (01) Mes Valor.Tres Millones Novecientos cuarenta y cinco mil ciento sesenta pesos ($3.945.160.oo) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: se cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de prestaciones de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios de mantenimiento de las salas de informáticas y bilingüismo agregándoles un protección a los equipos de todas las sedes de la Institución Educativa Silvino Rodríguez. GESTIÓN Y RESULTADOS:Se estableció que este servicio de mantenimiento de la salas de informática y bilingüismo se efectuó, este se pudo establecer ya que se pido al almacenista y el encargado de las salas que nos mostraran toda los sitos en mención y se constato que si se efectuó dicho mantenimiento. ORDEN DE SERVICIO No. 038 de 2011 Contratista. Oscar Durey Castañeda Cáceres NIT 7.317.849 Objeto.TRASTEO DE LA SEDE MANZANARES A URIBE URIBE Supervisor. Yuly Carolina Jerez López Plazo.Un (01) Mes Valor.Dos Millones ($2.000.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de prestaciones de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios para el traslado de muebles y enceres de la sede Manzanares a la sede Uribe Uribe. GESTIÓN Y RESULTADOS:Se pudo establecer que si se realizo el trasteo según información que fue confirmada por el señor rector y que este trasteo consistió en muebles y archivo que








no estaban siendo utilizados en la sede manzanare y que por para tener acceso directamente en el archivo. ORDEN DE SERVICIO No. 040 de 2011 Contratista. EDISON ORLANDO CUCHIVAGUENNIT 1049627524 Objeto.LIMPIEZA DE SUMIDEROS Y CANALES DE TODA LA SEDES MANZANARES, DESTAPONAMIENTOS DE AGUAS LLUVIAS, HECHURA DE CAJA DE SUMIDERO PARA LA CANCHA DE FUTBOL, CONTINUACIÓN DE LA CANALETA DEL COSTADO OCCIDENTAL DEL MODELO 2 Y 3 DE LA SEDE MANZANARE CON HECHURA DE CAJA PARA RECOGER AGUAS LLUVIAS A LA RED PRINCIPAL Supervisor.Jacinto Medina Ruiz Del Carmen Plazo.Un (01) Mes Valor. Tres Millones Ochocientos Mil Pesos ($3.800.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la de prestaciones de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios de mantenimiento y limpieza de las canales de agua, con la elaboración de cajas para los sumideros. GESTIÓN Y RESULTADOS: se pudo establecer que esta obra fue ejecutada en prevención a inundación que se puedan presentar cundo lleva, se verifico y se constato que efectiva si se realizo dicha obra en la visita que se efectuó a la sede manzanare. ORDEN DE SERVICIO No. 041 de 2011 Contratista. JOSÉ LEONARDO ROZO OLARTENIT 7171943 Objeto.ARREGLO DE PORTONES Y REJAS SEDE JAIME ROOK. Supervisor. Carlos Álvarez Plazo.Un (01) Mes Valor.Tres Millones Setecientos Mil Pesos ($3.700.000.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir el contrato de orden de prestación de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios para el arreglo de rejas de puertas de baños de 3/8 8 Cmts, rejas del salón de la modalidad de artes de 3/8 27 Cmts, Cambio de lamina y pintura al portón principal, soldaduras, bisagras y basculantes a las puertas de las modalidades de salud, comercio y bilingüismo. GESTIÓN Y RESULTADOS:Se efectuó el arreglo a estas rejas y portones ya que se lo solicito a almacenista que me mostrara cuales de las rejas y portones fueron arreglados que se mejoras tuvieron y efectivamente se realizo el trabajo para seguridad de los estudiantes y personal que laboran en esta sede.








ORDEN DE SERVICIO No. 042 de 2011 Contratista. GABRIEL FERNANDO PÉREZ ROMERONIT 7173732 Objeto.CELEBRACIÓN DÍA DEL COLEGIO Y CONCURSO DE POESÍA Supervisor. Reyes de Camacho Carmen Plazo.Un (01) Mes Valor.Cuatro Millones Setenta Mil Pesos ($4.070.000) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de prestación de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios del evento cultual en homenaje a los 48 años de la institución y la organización del concurso de declamación con una decoración y logística los días 30 y 31 de Agosto de 2011.Daño patrimonial por violación a los decretos de austeridad en el gasto y al Decreto 0650 de 2008, por un valor de $4.070.000

Respuesta de la Entidad: Estos gastos se encuentran incluidos en el rubro de Actividades Científicas, Deportivas y Culturales aprobados por el Consejo Directivo en sesión del Día 24 de noviembre de 2011. La Institución en desarrollo de su actividad misional Educar con Visión Humana. Creyó pertinente realizar las actividades del Día del Estudiante, Día del Colegio y Concurso de Poesía con el fin de crear espacios diferentes a los académicos en donde se pueda interactuar por parte de los docentes y estudiantes en escenarios no cotidianos. Uno de los problemas más representativos que tenemos para solucionar, contemplado en el Plan de Mejoramiento entregado a la Contraloría Municipal como Informe Final de Actividades, es el de las relaciones interpersonales y la timidez de los jóvenes para poderse comunicar, aprender a recrearse en una forma sana y técnica por eso utilizamos personas especializadas en recreación derecho que tienen los estudiantes por Ley del Deporte y Programas del Ministerio de Educación Nacional. Dentro de lo contemplado en el Decreto 1737 de 1998Artículo 11. Las entidades objeto de la regulación de este decreto, no podrán con recursos públicos celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación o asistencia logística para la realización de reuniones fuera de la sede de trabajo, encaminadas a desarrollar, planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen. De lo anterior se concluye que las actividades llevadas a cabo están contempladas dentro de la normas ya que fueron realizadas en cada una de las sedes de la Institución y son inherentes a la misión institucional. Específicamente con relación a los hallazgos 24 y 25 se cumplieron los requisitos legales exigidos ya que fueron de pleno conocimiento por parte del Consejo Directivo de la Institución, ya que fueron tratados al interior del mismo, y así lo ratifica el Acta No. 07 del 1 de agosto de 2011. De igual manera en Consejo Directivo se aprobó el presupuesto en el cual estaba incluido el rubro correspondiente a actividades científicas, culturales y deportivas, por tanto, por sustracción de materia fue aprobado en esa sesión de Consejo Directiva. Es más, estas actividades se vienen realizando por la institución hace más de 28 años y son actividades institucionalizadas. Con base en lo anterior, muy respetuosamente, deseo resaltar que la Orden de Prestación de Servicios No. 034 de 2011 Celebración del Día del estudiante en las cinco sedes por el valor de $ 3.495.000 se hizo una inversión de $ 1.196 por estudiante, cifra que es resultado de dividir el valor total del contrato por el número








de estudiantes, 2922, que participaron en la actividad. De lo que se decanta la austeridad con que se realizaron las actividades respectivas. De la misma manera en la Orden de Servicio No. 0042 se invirtieron $ 4.070.000 un valor de $ 1.392 por estudiante, lo cual no constituye un gasto suntuoso. Por lo expuesto anteriormente solicito sea levantado este hallazgo.


ORDEN DE SERVICIO No. 043 de 2011 Contratista.CARLOS FABIO TORRESNIT 7.167.073 Objeto. MANTENIMIENTO DE SISTEMAS ELÉCTRICO DE TODA LA SEDE Supervisor.Edgar Hugo Mendoza Zea Plazo.Un (01) Mes Valor.Seis Millones Doscientos Mil Pesos ($6.200.000.oo) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de prestación de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios de mantenimiento de la sede Jaime Rook que consistió en aplicación de aceite dieléctrico, instalación de sistemas puestas a tierra, verificación de voltajes, de la sede Manzanare mantenimiento de emergencia con tablero de distribución general, compensación de carga embornamiento y polo a tierra, Laboratorio de ciencias N° 1 mantenimiento de pantallas, suministro e instalación de tomas dobles con polo a tierra, Laboratorio N° 2 mantenimiento de pantallas, suministro e instalación de tomas dobles con polo a tierra, Laboratorio N° 3 mantenimiento de pantallas, suministro e instalación de tomas dobles con polo a tierra, mantenimiento general al sistema de alumbrado y tomas de la sala de informática N°2 de la sede Jaime Rook. GESTIÓN Y RESULTADOS:Se pudo establecer que si se realizo dicho mantenimiento al sistema eléctrico en el recorrido que se efectuó a las sedes y en el se le preguntaba al almacenista que nos indicara cada uno del mantenimiento efectuado y que estos trabajo fueron realizador para seguridad de equipos de la institución y la misma seguridad de los estudiantes y personal. CONTRATO ORDEN DE SERVICIO No. 049 de 2011 Contratista.DIAZ MOLANO JORGE AMADONIT 7180418 Objeto.LAVADO Y ENGRASE DE BUSES Supervisor. Jorge Alberto Parada Campos Plazo.Un (01) Mes Valor.Un Millón de Pesos ($1.000.000.00) Modalidad de Contratación.Directa








Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de prestación de servicio. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los servicios de lavado y engrase de los dos buses de la institución (Por Bus) 10/4 de aceite, 2/4 de valvulina caja 8090, 1 valvulina trasmisión 851140, engrase, un Filtro de aceite, un filtro de aire, lavado general con motor, un grafitado. GESTIÓN Y RESULTADOS: se pudo establecer que este mantenimiento se realizó a los buses de la institución para que prestaran el servicio a la comunidad estudiantil ORDEN DE SUMINISTROS No. 006 de 2011 Contratista.MULTINEGOCIOSNIT 24.589.563 Objeto. SUMINISTRO DE 157 PUPITRES Supervisor. Yuly Carolina Jerez López Plazo.Un (01) Mes Valor.Diez Millones Cuatrocientos Noventa y Nueve Mil Ochocientos Cuarenta y Seis Pesos ($10.499.846.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de suministro. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los suministros de 157 pupitres unipersonal calibre 185 con porta libros, asiento, espaldar y brazos en triple de 12 CM lacado por valor de $66.878 unidad. GESTIÓN Y RESULTADOS: se confirmó que se adquirieron los 157 pupitres y que se encuentran en uso por la comunidad estudiantil ORDEN DE SUMINISTRO No. 008 de 2011 Contratista. GRUPO GUERRERONIT 800175698 Objeto.SUMINISTRODE LLANTAS PARA LOS BUSES Supervisor. Yuly Carolina Jerez López Plazo.Un (01) Mes Valor. Tres Millones Cuatrocientos Noventa Y Dos Mil Ochocientos Noventa Y Cuatro Pesos ($3.492.894.oo) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de suministro. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los suministros de dos llantas 900 CT 150, cuatro llantas 900-20 G 100 y seis set de neumáticos protector. GESTIÓN Y RESULTADOS: Los llantas se encuentran instaladas en los buses, se observó que estas llantas se encuentran casi nuevas.








ORDEN DE SUMINISTRO No. 011 de 2011 Contratista. AMOBLARTE NIT 40033754 Objeto.SUMINISTRO DE TABLEROS Supervisor. Yuly Carolina Jerez López Plazo.Un (01) Mes Valor.Un Millón Seiscientos Cincuenta Y Cinco Mil Pesos ($1.655.000.oo) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la de suministro. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los suministros de un tablero acrílico de 80 X 120 con trípode, dos paleógrafos estándar de 120 X 80 con trípode, tres muebles para implementos de sonido y computo tipo armario de 1.90 X 0.9 X 0.40 en lamina coolrolled con acabados en pintura electrostática. GESTIÓN Y RESULTADOS: Estos tableros se encuentran prestando un servicio a la comunidad estudiantil de la Institución Educativa Silvino Rodríguez ORDEN DE SUMINISTRO No. 013 de 2011 Contratista. METÁLICAS MFNIT 40034131 Objeto.SUMINISTRO REJAS Y PORTÓN Supervisor. Yuly Carolina Jerez López Plazo.Un (01) Mes Valor.Dos Millones Ochocientos Cincuenta Mil Pesos ($2.850.000.oo) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir el contrato de orden de suministro. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los suministros de un portón en malla de 2” calibre 10 con tubería de 2 ½ X 90 de 3 Mts X 2.90 Ml, cuatro rejas en ángulo y malla prensada y tres ventanas de 1.30 X 1 Mt de corredera en lamina calibre 18 pintado con anticorrosivo. GESTIÓN Y RESULTADOS: Estos elementos se adquirieron para el taller de cerámica para la seguridad y ventilación de los olores que se genera por manipulación de la arcilla. También se adquirieron para los baños de los laboratorios, generando tranquilidad y seguridad a los estudiantes y al personal que labora en esta institución. ORDEN DE SUMINISTRO No. 015 de 2011 Contratista.COMPUCENTRONIT 8000087 Objeto.SUMINISTRO DE VIDEO PROYECTOR Supervisor.Yuly Carolina Jerez López








Plazo.Un (01) Mes Valor.Dos Millones Cuatrocientos Tres Mil Setecientos Cincuenta y Un pesos ($2.403.751.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de suministro. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los suministros de un video proyector marca EPSON, Un estabilizadores de 1000W con trasformador, un soporte para el video Been. GESTIÓN Y RESULTADOS: fue adquirido para la sede El Dorado prestando un servicio a la comunidad estudiantil. ORDEN DE SUMINISTRO No. 016 de 2011 Contratista. CESAR AUGUSTO CORTES SANCHEZNIT 80512601 Objeto.UNA FOTOCOPIADORA Supervisor. Andrea Elisa Cuervo González Plazo.Un (01) Mes Valor.Tres Millones Trescientos Sesenta y cuatro Mil Pesos ($3.364.000.oo) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de suministro. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los suministros de una fotocopiadora digital KYOCERA TA 180. Se encuentra en la sede Manzanare. GESTIÓN Y RESULTADOS: Esta fotocopiadora fue comprada para la sede Manzanares para el normal desempeño de las funciones de la institución y para con la comunidad educativa ORDEN DE SUMINISTRO No. 017 de 2011 Contratista. COMPUCENTRO NIT 8000087 Objeto.PLANTA TELEFÓNICA Supervisor. Alfonso TolosaYofre Jairo Plazo.Un (01) Mes Valor.Un Millón Setecientos Seis Mil Doscientos Cuarenta y Tres Pesos ($1.706.243.oo) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de suministro. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los suministros de una planta telefónica que contiene 6 Cajas telefónicas, 230 mts de cable telefónica, 106 Mts cable UTP, un teléfono sencillo de escritorio, un teléfono programada para la planta, dos switch de 24 puertos, un rourte, un cisco, un tóner multifuncional, cable VGA para Monitor.








GESTIÓN Y RESULTADOS: Esta planta se encuentra en la sede Jaime RooK, fue adquirida para facilitar una mejor comunicación con las demás sedes. CONTRATO ORDEN DE SUMINISTRO No. 018 de 2011 Contratista. ALMACÉN SÚPERELÉCTRICOS NIT 7217865 Objeto.SUMINISTRO DE ELEMENTOS ELÉCTRICOS Supervisor. Yuly Carolina Jerez López Plazo.Un (01) Mes Valor.Ocho Millones Quinientos Seis Mil Cuarenta y Ocho pesos ($8.506.048.00) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de suministro. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los suministros de elementos eléctrico un taladro para pared con percutor, un caja de remachadora, una caja de remaches, 150 Mts de cable encauchado de 3 X 12, 3 de cajas balastros 2 X 96, 3 de cajas de tubo de 2 X 96, 200 bombillos ahorradores de energía de 23 WE, 200 rosetas, dos rollos de cable N° 12, dos rollos de cable N° 10 dos rollos de cable N° 14, dos rollos de cable dúplex, 20 rollos de cinta aislante, 25 apagadores dobles, 25 apagadores sencillo, 25 apagadores triples, 40 tomas corrientes dobles, una caja de tacos surtidos, un disco diamantado para pulidora grande 7”, un disco para corte de metal, un disco para pulir. GESTIÓN Y RESULTADOS: Estos elementos fueron suministrados con el fin de remplazar a los que ya no están en servicio, otros para hacer unas instalaciones eléctricas para mejorar el servicio eléctrico de la institución. CONTRATO ORDEN DE SUMINISTRO No. 019 de 2011 Contratista. AMOBLARTENIT 40033754 Objeto.SUMINISTRO MOBILIARIO Supervisor. Lizeth Ángel Góngora Alcalá Plazo. Un (01) Mes Valor.Dos Millones Setecientos Mil Pesos ($2.700.000.oo) Modalidad de Contratación.Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: cumplió con todos los requisitos para suscribir la orden de suministro. Cumpliéndose con el objeto que fue el de adquirir los suministros de un mueble en madera 1.30 X 2.20 X 0.55 con cuatro gavetas para archivo y Az, un mueble en madera para archivo Az de 2.40 X 2.20 X 0.50 puertas de correr con vidrio. GESTIÓN Y RESULTADOS: Este mueble se adquirió con el fin de garantizar la custodia de los archivos que se legajan en los fólderes AZ. 3.3.3 Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público.








La Institución Educativa Silvino Rodríguez en las vigencias 2011 rindió el consolidado de los informes sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, sobre Servicios Personales Indirectos; Impresos, publicidad y publicaciones; Asignación y uso de teléfonos fijos; Asignación y uso de vehículos oficiales y Adquisición de inmuebles, mejoras y mantenimiento. Analizada la información presentada en los cuadros se observa lo siguiente:

CONCEPTO AUSTERIDAD EN EL GASTO

$

PRESUPUESTO DEL GASTO

$

DIFERENCIA $

GASTOS DE PERSONAL

25.716.000

23.335.100

2.380.900

PUBLICACIONES

14.472.340

14.123.140

349.200

USO DE TELÉFONOS FIJOS

13.357.030

12.119.820

1.237.210

USO DE VEHÍCULOS OFICIALES

43.781.169

34.040.960

9.740.209

ADQUISICIÓN MUEBLES, MEJORAS Y MANTENIMIENTO

162.861.384

118.754.998

44.106.386

En la vigencia en estudio, los gastos más representativos corresponden a adquisición de inmuebles, mejoras y mantenimiento, ya que en el año 2010 se invirtió la suma de $152.510.486 y en el año 2011 $162.861.384, equivalente al 6.78% de aumento de un año al otro. Son los gastos más representativos ya que de éstos depende el buen funcionamiento de las cinco (5) sedes de la institución. La Institución educativa Silvino Rodríguez cuenta con dos (2) buses escolares de placas OXE151 y OXE152, Chevrolet modelo 1983, los cuales trabajan a gas y gasolina, son utilizados para el transporte de los estudiantes y para algunas salidas de estudiantes en representación de la institución. Por concepto de llantas, repuestos, accesorios, combustibles, aceites y mantenimiento de los dos vehículos se gasto en el 2010 la suma de $ 45.989.992 y en el 2011, la suma de $ 43.781.169 teniendo una reducción del 5% con respecto al año anterior. Es importante que se dicten medidas de austeridad en el gasto, ya que para la vigencia en estudio no se evidenció ningún acto administrativo o norma interna del colegio que regule estos servicios. Los gastos reportados en el informe de austeridad y eficiencia en el gasto son diferentes, en su mayoría, con la ejecución de gastos. La oficina de Control Interno o quien haga sus veces, debe realizar seguimiento sobre el tema de Austeridad y Eficiencia en el gasto, buscando con ello la mejora en la Institución en cuanto al aprovechamiento de los recursos con que cuenta, dejando atrás los gastos innecesarios y generando una cultura del buen uso y aprovechamiento de los recursos que se han encomendado para el cumplimiento de la misión, contribuir a un mejoramiento continuo y fortalecer la positiva dinámica en la gestión de Calidad de la Institución.








Es importante que se dicten medidas de austeridad en el gasto, ya que para las vigencias en estudio no se evidencio ningún acto administrativo o norma interna del colegio que regule estos servicios. Inconsistencias generales a los informes de Austeridad. La institución debe promover el eficiente uso de los recursos y el ahorro en los gastos en

distintos aspectos como: Impresos y publicaciones, Servicios Personales, asignación y uso de teléfonos fijos, etc., y en general varias disposiciones tendientes a mejorar el buen manejo de los recursos, se deben establecer parámetros que le permitan a la institución ir reduciendo paulatinamente el gasto y con ello dar continuidad al cumplimiento de las medidas establecidas por el Gobierno Nacional en materia de austeridad en el gasto público.

Es importante que la oficina de Control Interno o quien haga sus veces realice seguimiento sobre el tema de Austeridad y Eficiencia en el gasto, buscando con ello la mejora en la Institución en cuanto al aprovechamiento de los recursos con que cuenta, dejando atrás los gastos innecesarios y generando una cultura del buen uso y aprovechamiento de los recursos que se han encomendado para el cumplimiento de la misión, contribuir a un mejoramiento continuo y fortalecer la positiva dinámica en la gestión de Calidad de la Institución.

3.3.4. Evaluación del Sistema de Control Interno La Ley 87 de 1993 establece que el Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario. La institución educativa hasta Noviembre de 2011, no tenía formalmente constituido el Comité de control Interno, debido a que según argumentan la Secretaria de Educación les informó que lo ejercería directamente, razón por la cual para la vigencia objeto de esta auditoria no se evidenciaron funciones del mencionado comité, sin embargo en la información reportada a través del SIA de identificaron debilidades como:

Constitución extemporánea del Comité del Control Interno

No existe elaboración de mapas de riesgos








No existen programa que fomenten la cultura del autocontrol y la evaluación

No se han fijado horarios de atención al publico

No existe un buzón de quejas, peticiones, Reclamos y sugerencias.

Respuesta de la Entidad: Se corrigió la anomalía en cuanto a la constitución del Comité de Control Interno y elaboración del Plan de Mejoramiento de acuerdo a la auditoría realizada en noviembre de 2011.

Pronunciamiento de la Contraloría: El equipo auditor decide mantener el hallazgo para el respectivo seguimiento.

En cuanto al Control Interno contable se identificó como debilidades:

La falta de un manual de procedimientos financieros y contables

No se tienen identificados los riesgos del proceso de clasificación de la información y registros contables.

No se tienen identificadas las tablas de retención documental para el archivo de la información contable.

No existe un sistema integrado entre contabilidad, presupuesto y almacén.

No existe la evidencia de realizaciones de arqueos de caja menor esporádicos y sorpresivos.

No realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y su conciliación con la contabilidad.

La incorporación de bienes en almacén, no lo hacen de manera técnica.

Respuesta de la Entidad: EL manual de Funciones y Procedimientos debe ser política de las Secretaria de Educación Municipal y hasta el momento no hemos tenido información sobre esta gestión, para poder elaborar nuestro manual de funciones y procedimiento de una forma mucho más técnica.

Pronunciamiento de la Contraloría: Tener claridad de las funciones y procedimientos en la dinámica de la institución consideramos es una necesidad de cualquier entidad organizada, que se convierte en una herramienta valiosa en el autocontrol, por lo tanto se mantiene el hallazgo con alcance administrativo para plan de mejoramiento.

La evaluación del Sistema de Control interno es un aspecto a tener en cuenta para consolidar la calificación de la gestión, por lo anterior y según la metodología contenida en el Audite 3.0 la calificación del Sistema de Control se realiza teniendo en cuenta tres niveles de riesgo, así: Alto, Medio y Bajo; por lo que para la vigencia 2011se establece una calificación global consolidada correspondiente a un nivel de riesgo Medio y se le asigna 50puntos dentro de la evaluación a la gestión.








4. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No HALLAZGOS HA HD HF HS

Bancos

1

En la cuenta rendida se evidencia en el formato F07 Relación de pagos rendido por la entidad, la existencia de 37 cheques que aparecen duplicados en su número, los cuales corresponden a la cuenta corriente número 585065923 del Banco de Bogotá, según anexo 01, de lo anterior se solicita explicación detallada por parte de la Institución.

X

2

Se solicita ordenes de pago y soporte de los cheques girados números: T5198794 y T5198795de la cuenta corriente número585065915 del Banco de Bogotá, dado que las colillas no dejan ver los valores ni la fecha de giro.

X

3

Se solicita explicación, de por qué el cheque número W7023411 cuenta corriente número 585065923 del Banco de Bogotá, aparentemente anulado, pero sin el cheque en físico, por lo tanto se solicita explicación y el respectivo soporte de anulación.

X

Caja Menor

4

La Resolución que crea la caja menor de la institución, es la número 01 de Enero 27 de 2011, en la que su articulo primero va en contra vía de la resolución 01 de 2011 expedida por el Ministerio de Hacienda y crédito público “por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de la cajas menores” en su artículo cuarto “Cuantía” , ya que de acuerdo a la Resolución del ministerio, el tope máximo del monto de caja menor va de acuerdo al presupuesto total de la Institución, que para el caso de la Institución educativa SILVINO RODRÍGUEZ era de $5.891.600 y no de $8.000.000 como fue fijado. Vale aclarar que este hallazgo en esta oportunidad queda con alcance administrativo dado que la Institución no hizo uso del monto total de la caja menor.

X

5

Con respecto al reembolso de caja menor correspondiente a Noviembre de 2011, se evidencia:El pago de un gasto por valor de $78.000 cuyo soporte no es valido para erogaciones de dinero, ya que lo anexado a la orden de pago corresponde a una Cotización y no a una factura de venta.Por otra parte se relaciona gastos por $25.000 por combustible cancelado a la estación de servicios FUEL Y GAS de

X X








los cuales solo aparecen soportes por valor de $15.000. Lo anterior se configura como un presunto hallazgo de tipo fiscal por la suma de $88.000.

Inventarios

6

La Institución Educativa no cuenta con un sistema de Registro Permanente de los bienes del almacén lo cual imposibilita conocer las cantidades disponibles de los bienes o saldos existentes de los mismos, lo que va en contravía con las prácticas que salvaguardan los recursos patrimoniales de las entidades.

X

7 La institución en la vigencia 2010 adquirió un software, el cual incluía el modulo de inventarios, el cual a la fecha se encuentra subutilizado.

X X

8

No existe política para dar de baja los inventarios obsoletos o en mal estado, por lo evidenciado en esta auditoria y por lo expresado por la persona encargada del almacén son muchos los bienes que se deben dar de baja, pero a la fecha no se ha hecho, a pesar del volumen de inventario y que se esta ocupando un espacio importante en una de la sedes de la institución.

X

9

Otros Activos: La Institución educativa adquirió un software denominado Alamasoft por valor de $3millones, en los Estados Financieros no se evidencia el registro de esta adquisición en la cuenta 1970 INTANGIBLES, ni la amortización del mismo.

X X

10

Ciclo de Información financiera Se hace las siguientes observaciones encontradas en las ordenes de pago de los meses Junio, Julio, Agosto y Noviembre, las cuales están debidamente detallados en el Anexo 02, sin embargo hacemos un consolidado de las observaciones evidenciadas:

OBSERVACIÓN NÚMEROS DE ORDEN

DE PAGO

Sin Pago a Seguridad Social

59-63-69-70-77-80-81-82-84-86-89-91-99-104- 165-

180

Enmendaduras 60

Sin firmas del proveedor del servicio en la Orden de Pago

69-81-82-83-84-121-122-123-170-173-174-177-180-181-182-183-184

Sin firmas del proveedor del servicio en la Orden de Suministro

122-123-170-173-177-180-181-183-184

X








No se evidenciaingreso al almacén de los productos

85

Retenciones en la fuente mal aplicadas.

99-123

No adjuntaantecedentesJudiciales

116-184

No se adjunta RP 170-173-174-177-180-

181-182-183-184

No se adjuntaCDP, RP, antecedentes

163-165

Inconsistencias en los soportesadjuntos a la Orden de Pago

92-163

11

Según Resolución 010 de Abril 26 de 2012 a la pagadora de la institución Señora LizethGóngoraAlcalá le reasignan funciones y la trasladan de sede, sin embargo durante la visita a la institución por parte de la comisión de auditoría (Julio 19), la funcionaria no había hecho entrega de su cargo, lo cual ha generado inconvenientes en la Institución, que de cara a la Ley 734 de 2002 artículo 34 se configura como un presunto hallazgo con alcance disciplinario.

X X

Presupuesto

12

Una vez revisados actos administrativos que respaldan las modificaciones al presupuesto se evidenció que en la carpeta correspondiente no esta completo el acto administrativo por el cual se fija se aprueba el presupuesto de Ingresos y Gatos para la vigencia 2011.

X

13

Para la vigencia 2011 el presupuesto definitivo de egresos de $645.528.352 de los cuales se ejecutó $414.823.614 equivalente al 64.3% dejándose de ejecutar un 35.7% es decir $230.704.738 lo indica una baja gestión en la ejecución de sus recursos.

X

Control Interno

14

Se evidenció la constitución extemporánea del Comité del Control Interno y se detectaron debilidades como: no existe elaboración de mapas de riesgos, no existen programa que fomenten la cultura del autocontrol y la evaluación, no se han fijado horarios de atención al público, no existe un buzón de quejas, peticiones, Reclamos y sugerencias.

X

15 En cuanto al Control Interno contable se identificó como X








debilidades: La falta de un manual de procedimientos financieros y contables, No se tienen identificados los riesgos del proceso de clasificación de la información y registros contables, no se tienen identificadas las tablas de retención documental para el archivo de la información contable, no existe un sistema integrado entre contabilidad, presupuesto y almacén, no existe la evidencia de realizaciones de arqueos de caja menor esporádicos y sorpresivos, no realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y su conciliación con la contabilidad, La incorporación de bienes en almacén, no lo hacen de manera técnica.

Contratación

16

Las observaciones que se relacionan a continuación fueron recurrentes en los siguientes contratos:

OBSERVACIONES

CONTRATOS Nº

La falta de documentación mínima exigida para la contratación Paz Y Salvo Municipal, no aporto afiliación a pensión, Salud y Riesgos Profesionales

001- 002-003-005-019

No existe supervisión por parte del funcionario designado Art. 04 de la ley 80 de 1993

001- 002-003-005-006-007-028

X

17

Presunta irregularidad en el valor al contratar ya que se encontraron dos Certificados presupuestales con distinto valor y fecha que no corresponden al valor del contrato. Contrato Nº 001

Se levanta el hallazgo

No se firmó los estudios previos por el almacenista. Contrato Nº 003 X

18

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de Cuatro Millones peso ($4.000.000) con fundamento en la inexistencia de soportes que indiquen los suministros realmente entregados en cumplimiento del objeto contratado. Contrato Nº 005 X X X

19

No se sustento la entrada de los elementos al almacén en su primera entrega por parte del contratista. Por un valor de $21.922.539 constituyéndose en un posible hallazgo fiscal Contrato Nª 006 X

Se Levanta el hallazgo (HD, HF)

20 Se evidencia que las factura no contienen fecha de emisión ni de recibido por los encargados del control. Contrato Nº 006 X








21 Presunta violación al artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, en lo referente a la no publicación en el SECOP, de los documentos requeridos. Contrato Nº 008 X

Se levanta el Hallazgo (HD)

22

Presunta irregularidad en el acta de liquidación ya que se registra el valor total de ejecución del contrato y no se relaciona el valor por el cual se pago al finalizar el objeto del contrato. En los contratos Nº 009 y el Nº 015 X

23

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de ($6.700.000) con fundamento en la inexistencia de soportes que indiquen los suministros realmente entregados en cumplimiento del objeto contratado. Contrato Nª 019 X X X

24

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de ($3.495.000) con fundamentopor violación a los decretos de austeridad en el gasto y al Decreto 0650 de 2008, En la orden de servicio Nº 0034 X

Se levanta el Hallazgo (HD;HF)

25

Se constituye un presunto hallazgo con alcance fiscal por valor de ($4.070.000) con fundamentopor violación a los decretos de austeridad en el gasto y al Decreto 0650 de 2008 en la orden de Servicio Nº 00042 X

Se levanta el

Hallazgo (HD;HF)

HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HS: Hallazgo Sancionatorio

Cordialmente,

NELSON FERNANDO BALLESTEROS Administrador de Empresas – Contratista

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (c )

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