INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD REGULAR PÁGINA 1 DE 60

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD REGULAR

ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ALVAREZ PINZÓN” DE TUNJA VIGENCIA 2018

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA 06 de junio de 2019


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ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ÁLVAREZ PINZÓN” DE TUNJA VIGENCIA 2018

WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditora Fiscal

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Profesional Especializado - Líder de la auditoria

Equipo Auditor


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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL .................................................................................................. 4 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2018 ....................................................... 5

1.1.1 Control de Gestión .............................................................................................................. 5

1.1.2 Control de Resultados ............................................................................................................. 6

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal .................................................................................... 6

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables 2018 ........................................................................... 7

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2018 ................................................ 8 2.1 CONTROL DE GESTIÓN ............................................................................................................... 8

2.1.1 Factores Evaluados .................................................................................................................... 8

2.1.1.1 Gestión Contractual ................................................................................................................ 8

2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas ....................................................................... 27

2.1.1.3 Legalidad............................................................................................................................... 31

2.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento ..................................................................... 31

2.1.1.5 Control Fiscal Interno ........................................................................................................... 35

2.2 CONTROL DE RESULTADOS .................................................................................................... 37

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL.......................................................................... 37

2.3.1 Estados Contables .................................................................................................................... 38

2.3.2 Gestión Presupuestal ................................................................................................................ 51

2.3.3 Gestión Financiera ................................................................................................................. 55

3. OTRAS ACTUACIONES ................................................................................................ 56 3.1 AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO ........................................................... 56

3.2 BENEFICIOS DE AUDITORIA .................................................................................................... 57

4. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ........................................................ 58 5. CUADRO TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ............................................................... 59


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1. DICTAMEN INTEGRAL Tunja, 06 de junio de 2019 Licenciado PEDRO PABLO BAUTISTA RABA Rector Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón Ciudad Asunto: Dictamen de Auditoría Gubernamental, modalidad Regular a la Escuela Normal

Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, vigencia Fiscal 2018. La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental, Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2018, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría municipal de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Institución, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: Control Financiero, control de legalidad, control de gestión, control de resultados, revisión de cuenta y evaluación de control interno; que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Institución, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación; por tanto requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen


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proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Institución, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2018 Con base en la calificación total de 90.6 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Municipal de Tunja Fenece la cuenta de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja por la vigencia fiscal correspondiente al año 2018.

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, establece que el concepto del Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 86.1 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0,5 43,0

2. Control de Resultados 0,3 27,7

3. Control Financiero 0,2 19,8

Calificación total 1,00 90,6

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ESCUELA NORMAL SUPERIOR "LEONOR ALVAREZ PINZÓN" DE TUNJA

VIGENCIA 2018

Calificación Parcial

92,3

99,2

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

86,1

FENECE


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1.1.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 92.3 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:


1.1.3 Control Financiero y Presupuestal

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0,65 63,2

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0,02 1,7

3. Legalidad 0,05 4,3

4. Gestión Ambiental 0,05 0,0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0,03 0,0

6. Plan de Mejoramiento 0,10 8,7

7. Control Fiscal Interno 0,10 8,2

1,00 86,1

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

Desfavorable

82,2

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

0,0

0,0

97,3

85,0

85,4

86,8

TABLA 1



VIGENCIA 2018

CONTROL DE GESTIÓN

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 92,3


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos


VIGENCIA 2018

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

92,3


Concepto

Favorable


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La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 99.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Fuente: Matriz de calificación

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables 2018 En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2018, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Sin Salvedad o Limpia. PLAN DE MEJORAMIENTO La Escuela Normal Superior “LEONOR ÁLVAREZ PINZÓN” de Tunja debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo del informe. El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.


Total

1. Estados Contables 0,70 70,0

2. Gestión presupuestal 0,10 9,2

3. Gestión financiera 0,20 20,0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

91,7

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2018

100,0

TABLA 3

100,0



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2018

2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.1.1 Factores Evaluados 2.1.1.1 Gestión Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna No. 175 de 2013 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja”, se determinó que la Institución celebró la siguiente contratación: La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja en la vigencia 2018 celebró un total de cuarenta y cuatro (44) contratos por valor de $269.067.274, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 0 $ 0

Prestación de Servicios 20 118.389.000

Suministros 15 88.840.397

Consultoría u Otros 9 61.837.877

TOTAL 44 $ 269.067.274 Fuente: Formato F20_13A_AGR, SIA Elaboró: Comisión de auditoría

De los cuarenta y cuatro (44) contratos celebrados por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, se tomó para estudio una muestra de diecisiete (17) contratos por valor de $166.024.692, que corresponde al 61.70% del valor total contratado, tomando para estudio los contratos mayores a $6.570.000 en su cuantía.

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 97.3 puntos, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:


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2.1.1.1.1 Prestación de Servicios

De un universo de veinte (20) contratos de prestación de servicios por valor de $118.389.000, se auditaron siete (7) contratos por valor de $65.429.000 equivalente al 55.27% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

N° CONTRATISTA OBJETO VALOR

1

E&C SOLUCIONES SAS

Prestación de Servicios Profesionales de asesoría contable financiera y presupuestal para apoyar a la institución en la preparación y presentación de la información a las autoridades y entes de control bajo normas internacionales de contabilidad del sector público.

12,000,000.00

12

YPV Energy SAS

Prestación de servicios profesionales para elaborar estudio de calidad de la potencia eléctrica de dos transformadores ubicados dentro de la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón.

10,591,000.00

21

René Zamir Pinzón Nontoa

Preparación, instrucción y dirección del grupo Banda Femenina Show de la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón.

9,300,000.00

24

Sharon Milena Olaya Salinas

Servicio de apoyo a la gestión para desarrollar talleres de creación literaria para estudiantes de básica primaria de las instituciones educativas oficiales de Tunja dentro del Plan Nacional de Lectura y Escritura organizado por la ENSLAP.

7,868,000.00

30

Fabio Alonso Arias Adarme

Servicios profesionales para realizar soporte técnico al software académico SIE diseño e implementación de los

6,570,000.00

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 7 100 6 100 4 0 0 100.00 0.50 50.0

Cumplimiento deducciones de ley 57 7 100 6 100 4 0 0 82.35 0.05 4.1

Cumplimiento del objeto contractual 95 7 100 6 100 4 0 0 98.04 0.20 19.6

Labores de Interventoría y seguimiento 100 7 92 6 100 4 0 0 97.06 0.20 19.4

Liquidación de los contratos 86 7 67 6 100 4 0 0 82.35 0.05 4.1

1.00 97.3

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

VARIABLES A EVALUAR Promedio

TABLA 1-1


GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA 2018

Calificación

Eficiente


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módulos para preescolar PFC e ITEDRIS de la ENSLAP y servicio de Hosting.

35

Corporación Cultural Kontrabia

Prestación de servicios de logística y organización para desarrollar la clausura del Plan Municipal de Lectura y Escritura y publicación de memorias de experiencia lectoescritora de las I. E. Oficiales del Municipio de Tunja y producción escrita de niñas y niños.

12,100,000.00

36

WR Ingenieros Avaluadores S.A.S.

Prestación de servicios técnicos especializados en la elaboración de inventario y avalúo de activos de propiedad de la ENSLAP acorde con las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF.

7,000,000.00

TOTAL 65.429.000.00

Del estudio de los siete (7) contratos de prestación de servicios de la muestra se detectaron las siguientes observaciones: -En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 001 del 26 de enero de 2018 a nombre de E & C SOLUCIONES S.A.S. - R/L. MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $12.000.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente, solo se publicó los estudios previos, el contrato y el acta de inicio, falta oferta ganadora, acta de liquidación de mutuo acuerdo y constancia del cierre del expediente del proceso de contratación. b) En la carpeta del contrato falta acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo. c) No se efectúa descuento por Reteica que corresponde a $101.000. -En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 012 del 23 de julio de 2018 a nombre de YPV ENERGY S.A.S. - R/L. YOVANI PACHÓN VARGAS por valor de $10.591.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) Falta constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área, tal como lo dispone el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo se publican estudios previos, el contrato y el acta de inicio, faltan documentos como oferta ganadora, acta de liquidación de mutuo acuerdo, constancia del cierre del expediente del proceso de contratación. c) No se efectúa descuento por reteica que corresponde a $89.000. -En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 021 del 22 de agosto de 2018 a nombre de RENÉ ZAMIR PINZÓN NONTOA por valor de $9.300.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) La propuesta del contratista no tiene fecha, valor y período de ejecución. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo se publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio, falta


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oferta ganadora, acta de liquidación de mutuo acuerdo, constancia del cierre del expediente del proceso de contratación. c) No se efectúa deducciones de ley como el reteica que corresponde a $93.000. En el contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión No. 024 del 11 de septiembre de 2018 a nombre de SHARON MILENA OLAYA SALINAS por valor de $7.868.100, presenta las siguientes inconsistencias: a) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo se publicó estudios previos, el contrato y el acta de inicio, falta oferta ganadora, acta de liquidación de mutuo acuerdo, constancia del cierre del expediente del proceso de contratación, además el contrato se publica un día después del término establecido por el Decreto. En el contrato de prestación de servicios No. 030 del 04 de octubre de 2018 a nombre de FABIO ALONSO ARIAS ADARME por valor de $6.570.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio, falta oferta ganadora, acta de liquidación de mutuo acuerdo, constancia del cierre del expediente del proceso de contratación. En el contrato No. 035 del 9 de noviembre de 2018 a nombre de CORPORACIÓN CULTURAL KONTRABIA - R/L HENRY GILBERTO GONZÁLEZ AVENDAÑO por valor de $12.100.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio, falta oferta ganadora, acta de liquidación de mutuo acuerdo, constancia del cierre del expediente del proceso de contratación, además el contrato se publica un día después del término establecido por el Decreto. En el contrato No. 036 del 19 de noviembre de 2018 a nombre de WR INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. por valor de $7.000.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican estudios previos, contrato y acta de inicio, falta oferta ganadora, acta de liquidación de mutuo acuerdo, constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

OBSERVACIÓN No. 01

En los contratos que se relacionan a continuación se evidencia que: - En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 001 del 26 de enero de 2018 a nombre de E & C SOLUCIONES S.A.S. - R/L. MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor


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de $12.000.000, no se efectúa descuento por Reteica, incumpliendo con lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 030 del 31 de diciembre de 2017, artículo 92, código 3.023 “Demás actividades de servicios” y que corresponde a un valor de $101.000, además en la carpeta del contrato falta acta de liquidación del contrato y declaratoria de paz y salvo - En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 012 del 23 de julio de 2018 a nombre de YPV ENERGY S.A.S. - R/L. YOVANI PACHÓN VARGAS por valor de $10.591.000, falta constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área, tal como lo dispone el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, además no se efectúa descuento por Reteica incumpliendo con lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 030 del 31 de diciembre de 2017, artículo 92, código 3.023 “Demás actividades de servicios” y que corresponde a un valor de $89.000. - En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 021 del 22 de agosto de 2018 a nombre de RENÉ ZAMIR PINZÓN NONTOYA por valor de $9.300.000, la propuesta del contratista no tiene fecha, valor y período de ejecución, además no se efectúa descuento por Reteica, incumpliendo con lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 030 del 31 de diciembre de 2017, artículo 92, código 3.023 “Demás actividades de servicios” y que corresponde a un valor de $93.000. Lo anterior por falta de control por parte de la Institución Educativa y presunto desconocimiento de la norma. Esto conlleva a que el Municipio pueda requerir a la Institución y se generen intereses de mora y sanciones por no liquidar los descuentos de Reteica a los contratistas y en consecuencia la Entidad tenga que responder por los descuentos dejados de liquidar, generándose un presunto detrimento patrimonial por valor de $283.000. Por lo anterior, se establece observación administrativa con alcance fiscal. RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL: - En el contrato No. 01 del 26 de enero de 2018, suscrito con E & C SOLUCIONES S.A.S. R/L. MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $12.000.000, la retención de Industria y Comercio se realizó el descuento del total del valor del contrato, en el último pago de cuenta por pagar de la vigencia 2018 cancelado el 07 de mayo de 2019. Se anexa comprobante de pago, acta de liquidación e informe de supervisión. Folios 1 a 9.

- En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 012 del 23 de julio de 2018 a nombre de YPV ENERGY S.A.S. - R/L. YOVANI PACHÓN VARGAS por valor de $10.591.000, se anexa la constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad dejando constancia que la experiencia y los requisitos que certifican la idoneidad reposan en la carpeta. En cuanto al descuento por RETEICA se anexa la fotocopia de la consignación por


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valor de $89.000.oo correspondiente al valor de la retención de industria y comercio y el acto administrativo en donde se ordena al contratista la devolución de este dinero. Folio 10 a 12.

- En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 021 del 22 de agosto de 2018 a nombre de RENÉ ZAMIR PINZÓN NONTOA por valor de $9.300.000, la propuesta del contratista no tiene fecha, valor y período de ejecución, además no se efectúa descuento por RETEICA: * La propuesta presentada por el posible Contratista presenta el valor de $12.000.000.oo y el período de ejecución es por el año lectivo 2018 el cual está señalado en el último párrafo de la propuesta, folio 5 de la carpeta. *En este contrato no se realizó descuento de RETEICA en tratándose de personas naturales con profesión liberal y bajo las condiciones establecidas por los numerales 6 y 7 del artículo 85 ACTIVIDADES NO SUJETAS del Acuerdo Municipal 030 de 2017 “6. Las realizadas por establecimientos educativos públicos, las entidades de beneficencia, las culturales y deportivas… y 7. Los servicios de profesiones liberales prestados por personas naturales bajo las condiciones establecidas en este Acuerdo”; el numeral 1 del artículo 111 NO SUJETOS DE RETENCION DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y EL COMPLEMENTARIO DE AVISOS del mismo Acuerdo y el artículo 71 de la Constitución Política de Colombia ARTICULO 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades. El contratista en mención es profesional en su ramo según el folio 41 de la carpeta Hoja de Vida en el cual se relaciona que tiene 21 años de experiencia como Instructor de Banda Marcial.

Por lo anterior solicitamos cordialmente se levante la observación a la presente. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: En cuanto al contrato de prestación de servicios profesionales No. 001 del 26 de enero de 2018 a nombre de E & C SOLUCIONES S.A.S. - R/L. MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $12.000.000, la Escuela Normal adjunta el último pago efectuado al contratista donde se evidencia el descuento total por Reteica, descuento por valor de $126.050,00 efectuado Gel 07 de mayo de 2019 con el pago de la cuenta por pagar del año 2018 a nombre de E & C SOLUCIONES S.A.S y acta de liquidación del contrato, subsanándose la inconsistencia. Para el contrato de prestación de servicios técnicos No. 012 del 23 de julio de 2018 a nombre de YPV ENERGY S.A.S. - R/L. YOVANI PACHÓN VARGAS por valor de $10.591.000 en donde la Escuela Normal no descontó el valor correspondiente al Reteica, se anexa fotocopia


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de consignación por valor de $89.000,00 efectuada el día 29 de mayo de 2019; además se anexa la constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad del contratista. Y en el contrato de prestación de servicios técnicos No. 021 del 22 de agosto de 2018 a nombre de RENÉ ZAMIR PINZÓN NONTOA por valor de $9.300.000 en el que no se descontó Reteica, se anexa fotocopia de consignación por valor de $93.000,00 del 31 de mayo de 2019. Con base en las anteriores explicaciones, la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, descontó y consignó un valor de $308.050.00 por concepto de Reteica dejados de descontar a los contratos de prestación de servicios números 001, 012 y 021 de 2018, que para la presente auditoría se convierte en un beneficio de auditoría. Por lo anterior se concluye que las observaciones fueron solucionadas y como consecuencia se levanta la observación y se toma como beneficio de auditoria.

OBSERVACIÓN No. 02

Los contratos de prestación de servicios números 001, 012, 021, 024, 030, 035, 036 de 2018, la Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015; solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio, falta oferta ganadora, acta de liquidación de mutuo acuerdo, constancia del cierre del expediente del proceso de contratación. Además los contratos números 024 y 035 de 2018 los documentos que se suben se publican un día después del término establecido. Por lo anterior, se establece observación administrativa con incidencia disciplinaria, por el incumplimiento del artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto reglamentario 1082 de 2015 y la Circular Externa No. 1 del 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente. RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL: La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón actualmente se encuentra en investigación disciplinaria por esta observación mediante expediente No. 2017-050. Se aclara que la ENSLAP en aplicación del Régimen Especial publicó oportunamente en el SECOP los soportes más relevantes que hacen parte del proceso contractual y a la fecha está cumpliendo con lo señalado en la ley. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, argumenta que ya se le abrió investigación disciplinaria por esta observación y aunque efectivamente se publican en el SECOP los estudios previos, el contrato y el acta de inicio, aún falta por publicar los


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documentos de la etapa postcontractual como son el acta de liquidación de mutuo acuerdo, constancia del cierre del expediente del proceso de contratación, tal como lo establece el “Tutorial – Sistema Electrónico para la Contratación Pública” de Colombia Compra Eficiente. Por lo anterior se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Nota: Este hallazgo se compila en uno solo junto con los hallazgos de las observaciones números 5 y 10.

2.1.1.1.2 Suministros De un universo de quince (15) contratos de suministros por valor de $88.840.397, se auditaron seis (6) contratos por valor de $59.607.815 equivalente al 67.1% del valor total de contratos de suministros, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:


22

Fabriaseo SAS

Compra de elementos de aseo con destino a la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón.

7,155,300.00

29

Daniel Augusto Suárez Zarabanda.

Diseño, diagramación e impresión de diplomas para Básica, Bachilleres y Normalistas Superiores de la ENSLAP.

7,701,680.00

32

Consultoría Técnica y Servicios de Ingeniería.

Suministro de equipos de cómputo e impresoras y periféricos para la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón.

9,560,092.00

34

Héctor García González

Compra de un refrigerador y de una planta de ozono para la sede María Cristina de la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón.

12,000,000.00

39

Jeffersson Manuel Bastidas Niño.

Compra de elementos de electricidad con destino a la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón.

8,022,742.00

45

Grupo Comercial Atlantis Ltda.

Compra de materiales papelería y elementos de oficina con destino a la ENSLAP.

15,168,001.00

TOTAL 59.607.815.00

Del estudio de los seis (6) contratos de la muestra se detectaron las siguientes observaciones: En el contrato de suministros No. 022 del 27 de agosto de 2018 a nombre de FABRIASEO LTDA - MARIA EUGENIA SALCEDO LÓPEZ por valor de $7.155.300, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2 "Descripción del Objeto a Contratar", literal g) "Valor estimado del contrato", se dice que para el análisis que soporta el valor estimado del contrato se tomó como referencia los precios del mercado, estableciendo un valor aproximado de $7.400.000, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo establece el numeral 4, del artículo 2.2.1.1.2.1.1


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del Decreto 1082 de 2015, que dice: "El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos..."; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos...", evidenciándose que el manual de contratación de la Institución desconoce una norma superior como es el del Decreto 1082 de 2015. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio. En el contrato de suministros No. 029 del 1º de octubre de 2018 a nombre de DANIEL AUGUSTO SUÁREZ ZARABANDA por valor de $7.701.680, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 3 "Descripción del Objeto a Contratar", literal g) "Valor estimado del contrato", se dice que para el análisis que soporta el valor estimado del contrato se tomó como referencia los precios del mercado para obtener un menor valor, para lo cual se solicitaron cotizaciones a empresas del ramo; estimándose un valor $8.400.000, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo establece el numeral 4, del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, que dice: "El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos..."; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos...", evidenciándose que el manual de contratación de la Institución desconoce una norma superior como es el del Decreto 1082 de 2015. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio. c) No se anexa la Planilla Integrada Autoliquidación de aportes a seguridad social al momento de pagar el contrato, la última planilla corresponde a los aportes del mes de agosto de 2018 y el contrato se pagó en diciembre de 2018, incumpliendo con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, en concordancia con el parágrafo 1º del artículo 23 de la ley 1150 de 2007. d) No hay informe de la supervisora del contrato Myriam Stella Fuentes Hernández. En el contrato de suministros No. 032 del 10 de octubre de 2018 a nombre de CONSULTORÍA TÉCNICA Y SERVICIOS DE INGENIERÍA S.A.S. - R/L, JOSÉ ANTONIO MATHEUS ROCHA, por valor de $9.560.092, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 3 "Descripción del Objeto a Contratar", literal g) "Valor estimado del contrato", se dice que para el análisis que soporta el valor estimado del contrato se tomó como referencia los precios del mercado para obtener un menor valor, para lo cual se solicitaron cotizaciones a empresas legalmente constituidas, por tanto el presupuesto se estimó en $9.700.000, pero no


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se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo establece el numeral 4, del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, que dice: "El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos..."; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos...", evidenciándose que el manual de contratación de la Institución desconoce una norma superior como es el del Decreto 1082 de 2015. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio. En el contrato de suministros No. 034 del 25 de octubre de 2018 a nombre de HÉCTOR GARCÍA GONZÁLEZ, por valor de $12.000.000, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2 "Descripción del Objeto a Contratar", literal g) "Valor estimado del contrato", se dice que para el análisis que soporta el valor estimado del contrato se tomó como referencia los recursos que transfirió la Alcaldía de Tunja a través de la Secretaría de Educación mediante resolución 371 de 2017, estimándose el valor del contrato en $12.588.831 incluidos impuestos, contribuciones de ley y demás emolumentos a que haya lugar, sin embargo no se dice cómo se calculó dicho valor, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo establece el numeral 4, del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, que dice: "El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos..."; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos...", evidenciándose que el manual de contratación de la Institución desconoce una norma superior como es el del Decreto 1082 de 2015. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio. En el contrato de suministros No. 039 del 23 de octubre de 2018 a nombre de JEFFERSSON MANUEL BASTIDAS NIÑO, por valor de $8.022.742, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.1 "Descripción del Objeto a Contratar", literal g) "Valor estimado del contrato", se dice que las variables y factores tenidos en cuenta para la elaboración del presupuesto oficial se origina en necesidades y cantidades acorde a las solicitudes de la Institución, por lo que se realizó solicitud de cotizaciones a proveedores del mercado, por lo anterior el presupuesto se estimó en $8.300.000, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo establece el numeral 4, del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, que dice:


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"El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos..."; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos...", evidenciándose que el manual de contratación de la Institución desconoce una norma superior como es el del Decreto 1082 de 2015. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio. c) No está actualizada la planilla PILA, se anexa la planilla de octubre y el contrato se pagó el 13 de diciembre de 2018, incumpliendo con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, en concordancia con el parágrafo 1º del artículo 23 de la ley 1150 de 2007.

OBSERVACIÓN No. 03

En el contrato de suministros No. 029 del 1º de octubre de 2018 a nombre de DANIEL AUGUSTO SUÁREZ ZARABANDA por valor de $7.701.680, no se anexa la Planilla Integrada Autoliquidación de Aportes a Seguridad Social al momento de pagar el contrato, la última planilla adjunta a la carpeta del contrato pertenece a los aportes del mes de agosto de 2018 y el contrato se pagó en diciembre de 2018, incumpliendo con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, en concordancia con el parágrafo 1º del artículo 23 de la ley 1150 de 2007. Además no hay informe de la supervisora del contrato Myriam Stella Fuentes Hernández. Asimismo en el contrato de suministros No. 039 del 23 de octubre de 2018 a nombre de JEFFERSSON MANUEL BASTIDAS NIÑO, por valor de $8.022.742, la planilla PILA no está actualizada, se anexa la planilla de octubre y el contrato se pagó el 13 de diciembre de 2018, incumpliendo con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, en concordancia con el parágrafo 1º del artículo 23 de la ley 1150 de 2007. Lo anterior por falta de supervisión, yendo en contravía del principio de responsabilidad, permitiendo que los contratistas incumplan con lo reglado para efectuar sus aportes al Sistema de Seguridad Social. Por lo anterior, se establece observación administrativa con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL: - Contrato No. 029 del 1º de octubre de 2018 a nombre de DANIEL AUGUSTO SUÁREZ ZARABANDA por valor de $7.701.680.oo; se anexan planillas integradas de autoliquidación de aportes de seguridad social de los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2018 e informe de supervisión. Folios 13 a 17.


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- Contrato de suministros No. 039 del 23 de octubre de 2018 a nombre de JEFFERSSON MANUEL BASTIDAS NIÑO, por valor de $8.022.742.oo; se anexan planillas integradas de autoliquidación de aportes de seguridad social de los meses de noviembre y diciembre de 2018. Folios 18 y 19.

Por lo anterior solicitamos cordialmente se levante la observación a la presente. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja anexa las Planilla Integradas de Autoliquidación de Aportes a Seguridad Social de los contratistas DANIEL AUGUSTO SUÁREZ ZARABANDA de los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2018 y de JEFFERSSON MANUEL BASTIDAS NIÑO de los meses de noviembre y diciembre de 2018; documentos que no estaban en las carpetas de los contratos al momento de la revisión. Por lo anterior se levanta la observación.

En el contrato de suministros No. 045 del 05 de diciembre de 2018 a nombre de GRUPO COMERCIAL ATLANTIS LTDA - R/L MARIA FLORALBA NOVA DELGADO, por valor de15.168.001, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.1 "Descripción del Objeto a Contratar", literal h) "Valor estimado del contrato", se dice que las variables y factores tenidos en cuenta para la elaboración del presupuesto oficial se origina en necesidades y cantidades acorde a las solicitudes de la Institución, por lo que se realizó solicitud de cotizaciones a establecimientos comerciales del mercado, por lo anterior el presupuesto estimado es de $15.400.000, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo establece el numeral 4, del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, que dice: "El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos..."; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos...", evidenciándose que el manual de contratación de la Institución desconoce una norma superior como es el del Decreto 1082 de 2015. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio.

OBSERVACIÓN No. 04

En los contratos de suministros números 22, 29, 32, 34, 39 y 45 de 2018 en los estudios previos en el numeral correspondiente a la "Descripción del Objeto a Contratar" y literal correspondiente al "Valor estimado del contrato", se dice que las variables y factores tenidos en cuenta para la elaboración del presupuesto oficial se origina en necesidades y cantidades


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acorde a las solicitudes de la Institución, por lo que se realizó solicitud de cotizaciones a establecimientos comerciales del mercado, estableciéndose un presupuesto estimado, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, tal como lo establece el numeral 4, del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, que dice: "El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos..."; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos...", desconociendo lo establecido en el numeral 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. Del Decreto 1082 de 2015. Se debe tener en cuenta que los manuales de contratación no deben ir en contra de la norma, por lo anterior se establece como observación administrativa. RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL: Se anexan los estudios o cálculos para determinar el valor estimado aproximado de los contratos a suscribir. La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón para los procesos de contratación inferiores a 20 SMMLV se ciñe a lo estipulado en el Decreto 1075 de 2015 en su artículo 2.3.1.6.3.17 Régimen de Contratación “Si la cuantía es inferior a los 20 SMLMV se deben seguir los procedimientos establecidos en el reglamento expedido por el Consejo Directivo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001…”. Folios 20 a 24.

Por lo anterior solicitamos cordialmente se levante la observación a la presente. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja anexa los estudios o cálculos para determinar el valor estimado de los contratos números 022, 029, 032, 039 y 045 de 2018, documentos que no se anexan a los estudios previos, sin embargo se evidencia que la Institución Educativa si tienen un método para calcular el valor estimado. Por lo anterior, se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 05

En los contratos de suministros números 22, 29, 32, 34, 39 y 45 de 2018 NO se publican en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, en la mayoría de los contratos solo se publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio, ningún otro documento.


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Por lo anterior, se establece como observación administrativa con incidencia disciplinaria y se consolida en una sola en el informe final junto con las observaciones números 02 y 10 de este informe. RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL: La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón actualmente se encuentra en investigación disciplinaria por ésta observación mediante expediente No. 2017-050. Se aclara, que la ENSLAP en aplicación del Régimen Especial publicó oportunamente en el SECOP los soportes más relevantes que hacen parte del proceso contractual y a la fecha está cumpliendo con lo señalado en la ley. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, argumenta que ya se le abrió investigación disciplinaria por esta observación y aunque efectivamente se publican en el SECOP los estudios previos, el contrato y el acta de inicio, aún falta por publicar los documentos de la etapa postcontractual como son el acta de liquidación de mutuo acuerdo, constancia del cierre del expediente del proceso de contratación, tal como lo establece el “Tutorial – Sistema Electrónico para la Contratación Pública” de Colombia Compra Eficiente. Por lo anterior se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Nota: Este hallazgo se compila en uno solo junto con los hallazgos de las observaciones números 2,5 y 10.

2.1.1.1.3 Consultoría y otros

De un universo de nueve (9) contratos por valor de $61.837.877, se auditaron cuatro (4) contratos por valor de $40.987.877 equivalente al 66.28% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:


16

Transportes Playa Blanca Tours S.A.S.

Servicio de Transporte Escolar terrestre para las estudiantes de la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja participantes en eventos académico culturales y deportivos.

8,300,000.00

26

Asociación de Servicios Integrales de Colombia EAT.

Mantenimiento de Infraestructura física Bloque F y elaboración e instalación del portón principal de Básica Primaria de la ENSLAP.

14,188,420.00


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VERSIÓN: 02




38

Luis Alberto Suárez

Mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos de cómputo impresoras y periféricos de la ENSLAP.

6,976,375.00

43

La Equidad Seguros

Compra póliza todo riesgo para los bienes de propiedad de la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón y de manejo global estatal para unos funcionarios administrativos.

11,523,082.00

TOTAL 40.987.877.00

Del estudio de los cuatro (4) contratos de la muestra se detectaron las siguientes observaciones: En el contrato No. 016 del 2 de agosto de 2018 a nombre de TRANSPORTES PLAYA BLANCA TOURS S.A.S. por valor de $8.300.000 y adicionado en $3.850.000, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2 "Descripción del objeto a contratar" en el literal h) "Valor estimado del contrato", se dice que para realizar el análisis que soporta el valor estimado del contrato se toma como referencias los precios del mercado para obtener un menor valor, para lo cual se solicitó cotización a empresas de transporte público terrestre especial, por lo que se estimó un valor de $9.000.000, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos...", evidenciándose que el manual de contratación de la Institución desconoce una norma superior como es el del Decreto 1082 de 2015. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP todos los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato, el acta de inicio y el contrato adicional. c) No se constituye garantía de responsabilidad civil contractual y de responsabilidad Civil extracontractual establecida en la cláusula décimo séptima del contrato, poniendo en riesgo a la Entidad y el municipio de Tunja ante un eventual accidente. d) El contrato fue adicionado en la suma de $3.850.000 por lo que se requería ampliar la garantía única, en cumplimiento a lo establecido en el inciso segundo del artículo 2.2.1.2.3.1.18 del Decreto 1082 de 2015: "Restrablecimiento o ampliación de la garantía. Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la Entidad Estatal debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso", asimismo lo establecía la cláusula cuarta del contrato adicional No. 01 al Contrato de prestación de servicios de transporte escolar terrestre No. 016 de 2018. e) En los comprobantes de egreso el reteica está mal calculado, se aplica una tarifa del 10 por mil cuando el artículo 92 del Acuerdo Municipal No. 030 de 2017 en "Tarifas Servicios" se establece en el código 3.001 una tarifa del 7 por mil, descontándose $35.250 de más.

OBSERVACIÓN No. 06

En el contrato No. 016 del 2 de agosto de 2018 a nombre de TRANSPORTES PLAYA BLANCA TOURS S.A.S. por valor de $8.300.000 y adicionado en $3.850.000, no se constituye garantía de responsabilidad civil contractual y de responsabilidad civil


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extracontractual establecida en la cláusula Décimo Séptima del contrato, poniendo en riesgo a la Institución Educativa y al municipio de Tunja ante un eventual siniestro. Por lo anterior, se establece como observación administrativa. RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL: Se anexa la póliza Seguros QBE 000706539469 que contiene las garantías de Responsabilidad Civil Contractual y de Responsabilidad Extracontractual. Folios 25 y 26.

Por lo anterior solicitamos cordialmente se levante la observación a la presente. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón anexa póliza No. 000706539469 de Responsabilidad Civil Transporte de Pasajeros con vigencia desde el 31 de octubre de 2017 hasta el 30 de octubre de 2018 en la cual el tomador es Transportes Playa Blanca Tours S.A.S. Por lo anterior se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 07

El contrato No. 016 del 2 de agosto de 2018 a nombre de TRANSPORTES PLAYA BLANCA TOURS S.A.S. por valor de $8.300.000, el contrato fue adicionado en la suma de $3.850.000 por lo que se requería ampliar la garantía única, en cumplimiento a lo establecido en el inciso segundo del artículo 2.2.1.2.3.1.18 del Decreto 1082 de 2015: "Restrablecimiento o ampliación de la garantía. Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la Entidad Estatal debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso", asimismo lo establecía la cláusula cuarta del contrato adicional No. 01 al Contrato de prestación de servicios de transporte escolar terrestre No. 016 de 2018. Por lo anterior, se establece como observación administrativa. RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL:

Por la premura de tiempo para la ejecución del contrato no se amplió la póliza en el valor de la adición pero el tiempo si estaba amparado hasta el 30 de marzo de 2019. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA:


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La Institución Educativa acepta que la garantía única no se amplió por el valor de la adición y su prorroga, incumpliendo con lo establecido en el inciso segundo del artículo 2.2.1.2.3.1.18 del Decreto 1082 de 2015. Por lo anterior la respuesta no desvirtúa lo observado, por el contrario acepta que no se amplió la póliza en el valor de adición del contrato, por lo tanto se establece como hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 08

El contrato No. 016 del 2 de agosto de 2018 a nombre de TRANSPORTES PLAYA BLANCA TOURS S.A.S. por valor de $8.300.000 y adicionado en $3.850.000, en los comprobantes de egreso el reteica está mal calculado, se aplica una tarifa del 10 por mil cuando el artículo 92 del Acuerdo Municipal No. 030 de 2017 en "Tarifas Servicios" se establece en el código 3.001 una tarifa del 7 por mil, descontándose $35.250 de más.

Por lo anterior, se establece como observación administrativa. RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL:

A partir de la fecha se tendrá en cuenta el artículo 92 del Acuerdo 030 de 2017. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Con la respuesta dada por la Institución Educativa no se desvirtúa lo observado, por consiguiente se establece como hallazgo administrativo.

En el contrato No. 026 del 24 de septiembre de 2018 a nombre de ASOCIACIÓN DE SERVICIOS INTEGRALES DE COLOMBIA E.A.T. - R/L. DILSON HERNÁN GONZÁLEZ DIAZ por valor de $14.188.420, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2 "Descripción del objeto a contratar" literal i) "Valor estimado del contrato”, se dice que el valor estimado del contrato es por la suma de $14.595.547, conforme al presupuesto de obra realizado el cual se estructuró con base en los precios del mercado, particularmente en los precios de referencia señalados por la Gobernación de Boyacá año 2017, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. Del Decreto 1082 de 2015 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos", evidenciándose que el manual de contratación de la Institución desconoce una norma superior como es el del Decreto 1082 de


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




2015. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP todos los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos y el contrato. En el contrato No. 038 del 20 de noviembre de 2018 a nombre de LUIS ALBERTO SUÁREZ por valor de $6.976.375, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.1 "Descripción del objeto a contratar", literal f) "Valor estimado del contrato”, se dice que el valor estimado del contrato se tomó como referencia los precios del mercado para lo cual se solicitaron cotizaciones, por lo que el presupuesto se estimó en $7.800.000, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones, tal como lo dispone el numeral 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. Del Decreto 1082 de 2015 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos", evidenciándose que el manual de contratación de la Institución desconoce una norma superior como es el del Decreto 1082 de 2015. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP todos los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio. En el contrato No. 043 del 3 de diciembre de 2018 a nombre de LA EQUIDAD SEGUROS por valor de $11.523.082, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En los estudios previos en el numeral 2.1 "Descripción del objeto a contratar", literal h) "Valor estimado del contrato”, se dice que el valor estimado es de $12.100.000 incluidos los impuestos y costos a que haya lugar, basados en cotizaciones realizadas por la ENSLAP, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado del contrato, aunque se allega cuadro en donde se relacionan cuatro entidades o empresas que cotizan, estas son La Equidad, Liberty, Seguros del Estado y la Previsora, observándose que la oferta más favorables es seguros la Equidad, sin embargo en los estudios previos se debió especificar cómo fue que se determinó dicho valor, contraviniendo el numeral 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015 que establece: “Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos...”. b) La Institución Educativa NO publica en el SECOP todos los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos y el contrato; en la carpeta del contrato se evidencia acta de liquidación pero no está publicada.

OBSERVACIÓN No. 09

En los contratos números 016, 026, 038 y 043 de 2018 en los estudios previos en el numeral 2 "Descripción del objeto a contratar" en el literal h) "Valor estimado del contrato", se dice que para realizar el análisis que soporta el valor estimado del contrato se toma como referencias


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VERSIÓN: 02




los precios del mercado para obtener un menor valor, para lo cual se solicitó cotización a empresas de transporte público terrestre especial, para lo cual se estableció un valor aproximado, pero no se allegan estudios o cálculos o promedio que demuestren el valor aproximado de los contratos a pesar que se allegaron dos (2) cotizaciones; sin embargo en el manual de contratación de la ENSLAP en el numeral 2.3.1.1. "Trámite de selección objetiva", en el literal a) dice que "Se solicitarán dos cotizaciones las cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas de los bienes requeridos...", evidenciándose que el manual de contratación de la Institución desconoce una norma superior como es el del Decreto 1082 de 2015 Por lo anterior, se establece como observación administrativa. RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL: Se anexan los estudios o cálculos para determinar el valor estimado aproximado de los contratos a suscribir. La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón para los procesos de contratación inferiores a 20 SMMLV se ciñe a lo estipulado en el Decreto 1075 de 2015 en su artículo 2.3.1.6.3.17 Régimen de Contratación “Si la cuantía es inferior a los 20 SMLMV se deben seguir los procedimientos establecidos en el reglamento expedido por el Consejo Directivo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001…”. Folios 27 a 30.

Por lo anterior se solicita respetuosamente levantar la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja anexa los estudios o cálculos para determinar el valor estimado del contrato de los contratos números 016, 026, 038 y 043 de 2018, documentos que no se anexan a los estudios previos, sin embargo se evidencia que la Institución Educativa si tienen un método para calcular el valor estimado. Por lo anterior, se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 10

En los contratos números 016, 026, 038 y 043 de 2018, la Institución Educativa NO publica en el SECOP todos los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, solo publican los estudios previos, el contrato y el acta de inicio, ningún otro documento. Por lo anterior, se establece como observación administrativa con incidencia disciplinaria y en el informe final se consolidará en una sola junto con las observaciones números 02 y 05 de este informe.


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VERSIÓN: 02




RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL: La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón actualmente se encuentra en investigación disciplinaria por esta observación mediante expediente No. 2017-050. Se aclara, que la ENSLAP en aplicación del Régimen Especial publicó oportunamente en el SECOP los soportes más relevantes que hacen parte del proceso contractual y a la fecha está cumpliendo con lo señalado en la ley. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, argumenta que ya se le abrió investigación disciplinaria por esta observación y aunque efectivamente se publican en el SECOP los estudios previos, el contrato y el acta de inicio, aún falta por publicar los documentos de la etapa postcontractual como son el acta de liquidación de mutuo acuerdo, constancia del cierre del expediente del proceso de contratación, tal como lo establece el “Tutorial – Sistema Electrónico para la Contratación Pública” de Colombia Compra Eficiente. Por lo anterior se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Nota: Este hallazgo se compila en uno solo junto con los hallazgos de las observaciones números 2 y 5.

2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas Se emite opinión EFICIENTE sobre el Resultado de la Evaluación de la Rendición de la Cuenta teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 85.0 puntos; con base en el siguiente resultado:


En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 175 de 2013 “Mediante la cual se adopta el “Sistema de la Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0,10 10,0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0,30 15,0

Calidad (veracidad) 0,60 60,0

1,00 85,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

50,0

TABLA 1-2

100,0

100,0



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VERSIÓN: 02




SIRECT”, la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, rindió dentro de los términos establecidos la cuenta correspondiente a la vigencia 2018, esto es el 28 de febrero de 2019, a las 16:58:34. Una vez analizado el contenido de la cuenta, se evidencia que la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja rindió todos los formatos de acuerdo con lo establecido en la resolución No. 175 de 2013. Sin embargo, como se puede observar en la tabla 1-2 algunos formatos presentaron debilidades de suficiencia, especialmente el relacionado con la Gestión Contractual en donde se presentan falencias en el cumplimiento de las deducciones de ley, labores de interventoría y seguimiento y liquidación de contratos, además se dejan de publicar en el SECOP todos los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación.

La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón”, rindió en debida forma el informe de contratación del mes de diciembre de 2017, esto es a través de la plataforma web SIA OBSERVA, quedando registrados y rendidos oportunamente cuatro (4) contratos identificados con los números 039, 040, 041 y 042. Posteriormente con fecha 26 de abril de 2018, la Escuela Normal Superior tramita en la plataforma de rendición electrónica de información contractual SIA OBSERVA, solicitud de prórroga del mes de diciembre de 2017, con el propósito de rendir el contrato No. 043 de diciembre de 2017 que no fue rendido en el SIA OBSERVA, justificado de la siguiente manera:

“En virtud a que ya se había rendido la información contractual del mes de diciembre de 2017 y el contrato se celebró posteriormente.”.

Dicha prorroga fue autorizada y el contrato fue rendido efectivamente dentro del plazo otorgado en la prórroga; es de señalar también que una vez consultada la página web de la Agencia Colombia Compra Eficiente, en la que se publican todos los procesos contractuales (SECOP), el mentado proceso fue publicado el 25 de abril de 2018.


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VERSIÓN: 02




Debido a lo anterior, se configura una observación administrativa con presunta incidencia sancionatoria dado que con dichas acciones contravinieron lo reglamentado en la Resolución No. 095 de 2016 emanada de esta Contraloría, en la cual el artículo Primero establece la obligación de rendir la información contractual mediante la plataforma SIA OBSERVA de manera mensual, con plazo máximo de rendición el tercer día hábil del mes siguiente al reportado; para el caso que nos ocupa fue hasta el 4 de enero de 2018. Como se puede evidenciar, no solamente no se rindió el contrato en comento dentro de los términos de la rendición, sino que la solicitud de prórroga fue elevada el 26 de abril de 2018, es decir más de tres meses después de la fecha límite. Lo anterior por falta de control por parte de la entidad y violación al principio de responsabilidad por el servidor público encargado de realizar esta labor. Esto conlleva a que se no sea veraz la información rendida mensualmente, por parte de la Institución Educativa e induzca en error a la Contraloría, al tomar información errada y dejar de hacer seguimiento a algunos recursos ejecutados por esta Institución educativa.

OBSERVACIÓN No. 11

La Institución Educativa rindió en debida forma el informe de contratación del mes de diciembre de 2017 en la plataforma web SIA OBSERVA, quedando registrados y rendidos oportunamente cuatro (4) contratos, identificados con los números 039, 040, 041 y 042. Posteriormente con fecha 26 de abril de 2018, la Institución tramita en la plataforma de rendición electrónica de información contractual SIA OBSERVA, solicitud de prórroga del mes de diciembre de 2017, con el propósito de rendir un contrato (043) suscrito en el mencionado


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VERSIÓN: 02




mes y que no fue rendido en el SIA OBSERVA, justificado de la siguiente manera: “En virtud a

que ya se había rendido la información contractual del mes de diciembre de 2017 y el contrato se celebró posteriormente”. Dicha prorroga fue autorizada y el contrato fue rendido efectivamente dentro del plazo otorgado en la prórroga, es de señalar también que una vez consultado la página web de la Agencia Colombia Compra Eficiente, en la que se publican todos los procesos contractuales (SECOP), el mentado proceso fue publicado el 25 de abril de 2018. Debido a lo anterior se configura una observación administrativa con presunta incidencia sancionatoria, dado que con dichas acciones contraviene lo reglamentado en la Resolución No. 095 de 2016 emanada de esta Contraloría, en la cual el Artículo Primero establece la obligación de rendir la información contractual mediante la plataforma SIA OBSERVA de manera mensual, con plazo máximo de rendición el tercer día hábil del mes siguiente al reportado; para el caso que nos ocupa fue hasta el 4 de enero de 2018. Como se puede evidenciar, no solamente no se rindió el contrato en comento dentro de los términos de la rendición, sino que la solicitud de prórroga fue elevada el 26 de abril de 2018, es decir más de tres meses después de la fecha límite.

Lo anterior por falta de control por parte de la Institución y con violación al principio de responsabilidad por el servidor público encargado de realizar esta labor. Esto conlleva a que se no sea veraz la información rendida mensualmente, por parte de la Institución Educativa e induzca en error a la Contraloría, al tomar información errada y dejar de hacer seguimiento algunos recursos ejecutados por esta Entidad.

RESPUESTA DE LA ESCUELA NORMAL:

La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón para el mes de diciembre de cada año rinde la cuenta en el SIA hasta la fecha de programación de vacaciones del funcionario directivo docente y administrativo responsable de este proceso; por esta razón en la primera semana del mes de diciembre quedó rendida la cuenta; al final del mes de diciembre hubo la necesidad de suscribir el contrato para la compra de la póliza de seguros pre educativa para lo cual la SEM autorizó un día para el levantamiento del período de vacaciones al ordenador del gasto. Este contrato no se pudo rendir en el mismo mes por cuanto ya había sido rendido la información de diciembre en la SIA.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA:

La respuesta dada por la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja no es del recibo de esta Contraloría, por cuanto la Institución debe prever las ausencias temporales para no entorpecer las actividades de la misma.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Por lo anterior, se mantiene la observación y se establece como hallazgo administrativo con alcance sancionatorio.

2.1.1.3 Legalidad Con base en el puntaje de 85.4 puntos de la Tabla 1 - 3 de la Matriz de Evaluación de la Gestión, se emite una calificación de EFICIENTE.


Al evaluar las variables Financiera y de Gestión se observa que se aplican las normas y procedimientos establecidos con algunas escasas excepciones. Para verificar la legalidad financiera se procedió a revisar el cumplimiento de las normas contables en la elaboración y presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2018; de igual forma se evaluó el cumplimiento de las normas presupuestales, Decreto 111 de 1996, Decreto 568 de 1996, Ley 715 de 2001, Decreto 4791 de 2008, Decreto 4807 de 2011 y Decreto 1075 de 2015 en la elaboración, presentación, aprobación y ejecución del presupuesto. En la Gestión Contractual se verificó el cumplimiento de la normatividad en cada una de las etapas contractuales como son Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 1082 de 2015, Decreto 4791 de 2008, Decreto 4807 de 2011, Decreto 1075 de 2015, Manual de contratación de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” y los principios generales de la Función Administrativa (artículo 2 y 209 de la C.P.), evaluando el cumplimiento de las obligaciones con el SECOP, cumplimiento de los principios y procedimientos de la contratación, calidad de los registros y aplicación del presupuesto y la asignación de supervisión. 2.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

De la evaluación al Plan de Mejoramiento, se conceptúa que el resultado de éste se cumple parcialmente dada la calificación de 86.8 puntos, por lo anterior se incumple parcialmente la resolución No. 175 de 2013 en su artículo 51, “Mediante la cual se adopta el “Sistema de la


Atribuido

Financiera 0,40 32,6

De Gestión 0,60 52,8

1,00 85,4

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

81,5

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

88,0


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VERSIÓN: 02




Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT”, en la parte pertinente a planes de mejoramiento.


El Plan de Mejoramiento analizado en esta auditoría corresponde a la Auditoría de las vigencias fiscales 2016 y 2017 de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja y que fue realizada por la Contraloría Municipal de Tunja en la vigencia 2018; el Plan de Mejoramiento suscrito por la Institución Educativa fue suscrito el 26 de octubre de 2018 y su último avance corresponde al corte del 30 de abril de 2019, y aunque su vigencia es de un año y a la fecha tan solo han transcurrido seis meses de su suscripción, no es viable exigir su cumplimiento al 100%. El Plan de Mejoramiento contiene diecinueve (19) hallazgos administrativos, de los cuales catorce (14) ha cumplido con las acciones de mejora y estos son: 1, 3, 4, 5, 7, 9, 10, 12, 13, 14, 16, 17, 18 y 19 y cinco (5) hallazgos han cumplido parcialmente, estos son los números 2, 6, 8, 11 y 15 y que corresponden a: 2) Revisados los documentos de la carpeta de los contratos de Prestación de Servicios No. 3, 4, 7, 11, 14 y 38 de 2016, no hay constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área, tal como lo establece el Manual de contratación Acuerdo 02 de 2015 artículo sexto numeral 2.3.4 y concordante con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 articulo 2.2.1.2.1.4.9. De la muestra estudiada de los contratos de prestación de servicios de la vigencia 2018, solamente se evidenció de un contrato que la hace falta la constancia escrita del ordenador del gasto sobre la verificación de idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área, por esa razón la acción de mejora se ha cumplido parcialmente. 6) El Informe del supervisor es muy general, se debe relacionar en el informe los recorridos efectuados con el número de alumnos y el valor de cada uno y totalizar el valor a pagar. En el informe que presenta no registra ningún valor a cancelar, incumpliendo con lo establecido en la ley 1474 de 2011, en el artículo 83 que determina: “Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0,20 17,4

0,80 69,5

1,00 86,8

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

86,8

86,8

Calificación

Cumple

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Efectividad de las acciones



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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados”. En la vigencia 2018 se suscribió un contrato de transporte escolar donde se evidenció que en el informe de supervisión se relaciona los recorridos efectuados, el número de estudiantes y el valor por cada recorrido, pero falta el seguimiento técnico, administrativo, contable y jurídico del que expresa la observación, acción de mejora cumplida parcialmente. 8) Revisados los acuerdos y resoluciones de modificación del presupuesto, se verificó que en estos no anexan las certificaciones de disponibilidad de los recursos a adicionar y/o trasladar incumpliendo con lo establecido en el Decreto 111 de 1996 artículo 81 que dice: “Ni el Congreso ni el gobierno podrán abrir créditos adicionales al presupuesto, sin que en la ley o decreto respectivo se establezca de manera clara y precisa el recurso que ha de servir de base para su apertura y con el cual se incrementa el presupuesto de rentas y recursos de capital a menos que se trate de créditos abiertos mediante contra créditos a la ley de apropiaciones” (Ley 38/89, art. 67) y artículo 82 que dice: “La disponibilidad de los ingresos de la Nación para abrir los créditos adicionales al presupuesto será certificada por el contador general. En el caso de los ingresos de los establecimientos públicos la disponibilidad será certificada por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces. La disponibilidad de las apropiaciones para efectuar los traslados presupuestales será certificada por el jefe de presupuesto del órgano respectivo”, y lo establecido en el Decreto 4791 de 2008, articulo 10. En la presente auditoría se evidenció que a los Acuerdos y Resoluciones de modificación del presupuesto aún no se anexan las certificaciones de disponibilidad de los recursos a adicionar y/o trasladar que habla no observación, pero en los considerandos de los Acuerdos y Resoluciones se establece la procedencia de los recursos. 11) Verificado el saldo presentado en la cuenta 11 “Efectivo” por la suma de $242.487.126 vemos que es una cifra considerable que representa el 30.7% del total de los recaudos de la vigencia 2016, con lo cual se concluye que la I.E. Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón no está ejecutando de forma eficiente y eficaz los recursos que le son asignados. Corrobora lo anterior el hecho de que en el balance general inicamente se registran pasivos por la suma de $49.534.412, lo que quiere decir que se presenta un superávit de $150.530.339. Es cierto que para la vigencia 2016 la cuenta “Efectivo” presentó un saldo al final del ejercicio contable de $242.487.126 que a criterio del auditor puede ser un saldo demasiado alto, faltando a los principios de eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos asignados, sin embargo para la vigencia 2018 esta cuenta presentó una reducción del 46.54% con relación a la vigencia 2017.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




15) El Informe del supervisor es muy general, se debe relacionar en el informe los recorridos efectuados con el número de alumnos y el valor de cada uno y totalizar el valor a pagar. En el informe que presenta no registra ningún valor a cancelar, incumpliendo con lo establecido en la ley 1474 de 2011 en el artículo 83 que determina: “Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor según corresponda. La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados” Observación que aplica también para el contrato No. 15 de 2017 con la firma ELITUR S.A.S. por valor de $3.350.000. En la vigencia 2018 se suscribió un contrato de transporte escolar donde se evidenció que en el informe de supervisión se relaciona los recorridos efectuados, el número de estudiantes y el valor por cada recorrido, pero falta el seguimiento técnico, administrativo, contable y jurídico del que expresa la observación, acción de mejora cumplida parcialmente. En relación con los hallazgos números 2, 6, 8, 11 y 15 del Plan de Mejoramiento suscrito por la ENSLAP correspondiente a la auditoría a las vigencias 2016 y 2017 y cumplidas parcialmente, éstos deben ser incorporados al nuevo plan de mejoramiento para su cumplimiento definitivo.

Grado de cumplimiento

No cumplido: entre 0 y 0.99 puntos

0

Cumplimiento parcial: entre 1.0 y 1.89 puntos

5

Cumplido: entre 1.9 y 2.0 puntos 14

Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIÓN

𝑁𝑜. 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 = 14/19 = 73.68%

Este indicador señala que de las 19 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a 14, lo que corresponde a un 73.68% de cumplimiento.

𝑁𝑜. 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑐𝑖𝑎𝑙𝑒𝑚𝑛𝑡𝑒 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 = 5/19 = 26.32%

Este resultado establece que la Entidad dio cumplimiento parcial a 5 acciones, equivalentes a un 26.32%.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




INDICADORES DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIÓN

𝑁𝑜. 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑛𝑜 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 = 0/19 = 0%

Este resultado establece que la Entidad no tiene acciones no cumplidas.

Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento Elaboró: Comisión de Auditoría

2.1.1.5 Control Fiscal Interno Se emite opinión EFICIENTE, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 82.2 puntos; con base en el siguiente resultado:

Fuente: Matriz de calificación

De acuerdo a la Ley 87 de 1993 en su artículo 1, “El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. De igual manera guiados por los principios constitucionales el Sistema de Control Interno debe velar por la protección de los recursos de la entidad, buscando su adecuada administración, garantizando la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, asegurando la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, entre otros (artículo 2, ley 87 de 1993). Acorde a lo ordenado por el Decreto 1075 del 26 de mayo de 2015 en el Artículo 2.3.1.6.3.18, que reza: “Control, Asesoría y Apoyo; respecto del Fondo Servicios Educativos, corresponde a las entidades territoriales certificadas en educación ejercer el control interno, brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes.


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0,30 24,8

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0,70 57,4

1,00 82,2

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

TOTAL

TABLA 1-7


82,5

82,1

CONTROL FISCAL INTERNO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La entidad territorial certificada debe ejercer seguimiento en la administración y ejecución de los recursos de los fondos de servicios educativos, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le sea solicitada”. El Departamento Administrativo de la Función Pública a través de directriz ha manifestado respecto al Control Interno en los Establecimientos Educativos: “Las instituciones de educación básica y media de los municipios son dependencias de la Alcaldía - Secretaría de Educación, y no organismos ni entidades independientes de ésta y por lo tanto no están obligadas a implementar un Sistema de Control Interno ni a organizar una Oficina de Control Interno. Por consiguiente, corresponde al Alcalde implementar el control interno en toda la Alcaldía de manera integral incluidas las secretarías y dependencias como lo son los establecimientos educativos, y por lo tanto incluirlas al rendir el Informe Ejecutivo Anual”. Los rectores de cada establecimiento educativo como jefes de tales dependencias, son responsables ante su superior inmediato de implementar y aplicar métodos y procedimientos adecuados de control y velar por la calidad, eficiencia y eficacia de estos, en la dependencia a su cargo. La Alcaldía debe realizar procesos de sensibilización y capacitación al personal docente y administrativo de las Instituciones, sobre los conceptos técnicos y las normas que regulan el Modelo Estándar de Control Interno. La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja en la rendición de la cuenta anual consolidada de la vigencia 2018, presenta un informe de labores de gestión del Comité de Control Interno, mas no una evaluación del Control Fiscal Interno porque esa función le corresponde a la Entidad Territorial, es decir al municipio de Tunja, de conformidad con el artículo 18 del Decreto 4791 de 2008 y el artículo 2.3.1.6.3.18 del Decreto 1075 de 2015. Por lo anterior la Contraloría Municipal de Tunja en el presente informe se remite a presentar los resultados obtenidos a través de la Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal tal como se muestra al comienzo de este aparte. De conformidad con la normatividad el auditor procedió a realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno, de acuerdo a la percepción que se tuvo en desarrollo del proceso auditor y del manejo de los documentos que involucran la contratación, presupuesto, tesorería, contabilidad e inventarios así como el cumplimiento de las acciones y procedimientos de cada una de las áreas, encontrando que durante la vigencia de 2018 la Institución Educativa realiza seguimiento a los procesos en cuanto a las Gestión Directiva y Horizonte Institucional, Gestión Académica, Gestión Administrativa y Financiera y Gestión Comunitaria y Administrativa, descuidado el área Financiera si se tiene en cuenta que tan solo se efectuó dos arqueos de caja y seguimiento a la elaboración y ejecución del presupuesto, presentando las mismas inconsistencias del período 2016-2017.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En el proceso contractual no se están publicando en el SECOP todos los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, en algunos contratos no hay informe de supervisión, o no hay certificación del ordenador verificando la idoneidad y experiencia del contratista, o acta de liquidación del contrato, o no se realizan las deducciones de ley o no se anexa la Planilla Integrada Autoliquidación de aportes a seguridad social al momento de pagar el contrato. Como resultado de la evaluación del Control Fiscal Interno de la vigencia 2018, donde se evaluó y califico las variables: Evaluación de Controles y Efectividad de los Controles, contenidas en la matriz de calificación de Control Fiscal Interno, se obtuvo un puntaje de 82.2, para una calificación de EFICIENTE. 2.2 CONTROL DE RESULTADOS

La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Resultados en la vigencia 2018 es que CUMPLE, como consecuencia de la calificación de 92.3 puntos y que contiene el cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos.


El concepto de la Gestión de Resultados es que CUMPLE, por cuanto de 2.460 alumnas matriculadas en el año 2018, finalizaron 2.380 para un indicador de Eficacia del 96.75%; en cuanto al manejo de recursos de $453.081.811,3 apropiados se ejecutaron $365.849.175,22 para un indicador de eficiencia de 80.75%; el indicador de efectividad es del 96.7% al lograr los alumnos un nivel de satisfacción al culminar su año lectivo, por lo que se es coherente con los objetivos misionales.

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es FAVORABLE, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 99.2 puntos; con base en el siguiente resultado:

FACTORES MINIMOSCalificación

Total

Eficacia 19,3

Eficiencia 24,2

Efectividad 38,7

coherencia 10,0

92,3

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

100,0

0,30

1,00

Calificación

Cumple

TABLA 2-1

CONTROL DE RESULTADOS

0,4096,7

96,7 0,20

80,7

0,10

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

Calificación Parcial Ponderación


Nit. 800.107.701-8

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VERSIÓN: 02





2.3.1 Estados Contables La opinión es Sin salvedades o limpia, debido a la evaluación de las siguientes variables:


BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2018 - 2017 La Contraloría Municipal de Tunja ha practicado auditoría a los Estados Financieros de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja para la vigencia 2018, encontrando que los mismos han sido elaborados y presentados por la Contadora, Rectora y Tesorera.


Total

1. Estados Contables 0,70 70,0

2. Gestión presupuestal 0,10 9,2

3. Gestión financiera 0,20 20,0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

91,7

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2018

100,0

TABLA 3

100,0


Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 0,0

0,0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100,0

Calificación

Sin salvedad o

limpia

TABLA 3-1

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




En el anterior cuadro comparativo del balance general, se observa que la mayor parte de las cuentas del balance presentan una variación negativa en relación con la vigencia anterior, con excepción de la cuenta “Propiedad, Planta y Equipo” que presenta un incremento positivo. En este cuadro se efectuó una comparación independientemente de que estos correspondan a dos marcos diferentes tal como el 2017 marco precedente y el 2018 el nuevo marco normativo, independientemente de que la norma indique que el primer año no hay comparativo. Alcance de la Auditoría Para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizan técnicas de auditoría como el análisis y evaluación de la rendición de la cuenta entregada por la Institución Educativa. Se auditó la parte financiera que involucra el proceso contable, balance general, estado de la actividad financiera, económica y social y notas a los estados contables. Se revisaron los libros principales y auxiliares, conciliaciones bancarias y relación de inventario de almacén.

2018 2017 $ %

11 Efectivo 122,682,797.85 229,504,742.29 -106,821,944.44 -46.54 23.92

14 Deudores 0.00 20,480.00 -20,480.00 -100.00 0.00

16

Propiedad

Planta y

Equipo

384,698,811.71 211,890,762.71 172,808,049.00 81.56 75.01

19 Otros Activos 5,508,118.00 193,564,541.00 -188,056,423.00 -97.15 1.07

512,889,727.56 634,980,526.00 -122,090,798.44 -19.23 100.00

24Cuentas por

pagar17,317,057.90 25,456,913.00 -8,139,855.10 -31.98 100.00

29Otros

Pasivos 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

17,317,057.90 25,456,913.00 -8,139,855.10 -31.98 100.00

31Hacienda

Pública495,572,669.64 609,523,613.00 -113,950,943.36 -18.70 96.62

512,889,727.54 634,980,526.00 -122,090,798.46 -19.23 100

TOTAL ACTIVO

PASIVO

TOTAL PASIVO

PATRIMONIO

TOTAL PASIVO +

PATRIMONIO

Fuente: Papeles de trabajo

CUENTA CONCEPTOPERIODO VARIACIÓN % DE

PARTICIPACIÓN

ACTIVO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Marco Técnico Normativo: Estos son los primeros estados financieros preparados de acuerdo con las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los hechos económicos para la Entidades de Gobierno, establecidas en la resolución No. 533 de 2015; la Entidad ha contemplado las directrices dispuestas en el instructivo 002 del 8 de octubre de 2015. Los criterios con los que se establecieron las cuentas de acto impacto a auditar, fue el análisis horizontal.

COMPARATIVO ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO, VIGENCIAS 2018 - 2017

CUENTA AÑO 2018 AÑO 2017 VARIACIÓN %

ACTIVO 512,889,727.56 634,980,526.00 -122,090,798.44 -19.23

PASIVO 17,317,057.90 25,456,913.00 -8,139,855.10 -31.98

PATRIMONIO 495,572,669.66 609,523,613.00 -113,950,943.34 -18.70

Fuente: Balance General 2017 – 2018

En el cuadro y gráfico anterior, se observa que al comparar la vigencia 2018 versus la vigencia 2017 el Activo disminuyó en el 19.23%, el pasivo el 31.98% y el patrimonio en el 18.70%.

Activo

634,980,526.00

25,456,913.00

609,523,613.00

512,889,727.56

17,317,057.90

495,572,669.66

0.00

100,000,000.00

200,000,000.00

300,000,000.00

400,000,000.00

500,000,000.00

600,000,000.00

700,000,000.00

ACTIVO PASIVO PATRIMONIO

COMPARATIVO ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO 2017 - 2018

2017 2018


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Se evidencia que para la vigencia 2018 el Activo disminuyó en 19.23% con respecto a la vigencia 2017 al disminuir $122.090.798,44 por cuanto en el año 2018 se registró un valor de $512.889.727,56 frente a $634.980.526,00 en el año 2017.

El Activo en la Institución Educativa está representado en los valores que conforman el Efectivo, Deudores, Propiedad Planta y Equipo y Otros Activos. Efectivo En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez Inmediata en Cuenta Corriente y de Ahorros disponibles para el desarrollo de las funciones del Cometido estatal de la Entidad en este caso.

Para la vigencia 2018 el efectivo está representado en dos cuentas corrientes y dos cuentas de ahorros que reflejan un saldo al 31 de diciembre de 2018 de $122.682.797,85, así: Cuenta de ahorro No. 22025017778-9 Banco Popular $48.066.672,55 Cuenta de ahorro No. 22025022336-9 Banco Popular 23.000,95 Cuenta corriente No. 11025004038-3 Banco Popular 33.311.938,00 Cuenta corriente No. 250-03119-2 Banco Popular 41.281.186,35 En la vigencia 2018 esta cuenta disminuyó con relación al año 2017 en el 46.54%, al disminuir de $229.504.742,29 en el año 2017 a $122.682.797,85 en el año 2018.

Se analizó la caja menor, conciliación Bancaria verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones: Caja Menor La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de necesidades urgentes, imprevistas, inaplazables e imprescindibles, que por su urgencia y cuantía no pueden ser atendidas por los canales normales de contratación, por lo que es preciso disponer de mecanismos ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades concretas y prioritarias.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su cancelación definitiva. La Caja menor para la vigencia 2018 de la Institución Educativa, se constituyó mediante Resolución N° 006 del 21 de febrero de 2018 por la cuantía de $2.000.000, estableciendo que cada pago debe tener el visto bueno del ordenador del gasto y no podrá ser mayor de $100.000; se designó para su manejo a la auxiliar administrativo Elsa Liliana Palacios Suescún. Se evidencia que la Institución Educativa cumplió con los valores autorizados según resolución de constitución de caja menor. Durante la vigencia 2018 se realizaron dos arqueos de caja menor, el primero se llevó a cabo el 16 de julio de 2018 y el segundo el 13 de diciembre de 2018.

Se evidenció la legalización definitiva de la caja menor mediante consignación del 13 de diciembre de 2018 en la cuenta No. 110-250-03119-2 del Banco Popular por un valor de $532.400. Bancos Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras; la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja para la vigencia 2018 tenía dos cuentas corrientes y dos cuentas de ahorro con el Banco Popular.

Extractos bancarios Vs. libros Auxiliares


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Banco Popular cuenta corriente 250-03119-2

En el mes de junio se presenta una diferencia de $200 entre el saldo en libros frente al extracto bancario. Banco Popular cuenta corriente 110-250-04038-3

En la cuenta corriente No. 110-250-04038-3 no se evidencia diferencias entre el saldo en libros y el extracto bancario.

No. CUENTA TIPO DE CUENTA

ENTIDAD

BANCARIA

SALDO EXTRACTO

BANCARIO

SALDO LIBROS

AUXILIARES

DIFERENCIAS S/N

CONCILIACIÓN

CHEQUES POR

COBRAR

250-03119-2 CORRIENTE BANCO POPULAR 12,538,332.04 12,538,332.04

ENERO 19,783,528.04 19,783,528.04

FEBRERO 26,582,052.96 26,412,052.96 170,000.00

MARZO 34,301,007.24 34,301,007.24

ABRIL 29,855,431.10 27,179,381.10 2,676,050.00

MAYO 30,945,588.71 25,640,900.71 5,304,688.00

JUNIO 26,155,620.00 26,155,820.00 200.00

JULIO 36,077,587.42 36,077,587.42

AGOSTO 46,586,021.28 46,786,021.28 200,000.00

SEPTIEMBRE 48,608,741.74 46,507,741.74 2,101,000.00

OCTUBRE 44,068,249.08 44,068,249.08

NOVIEMBRE 42,505,204.57 51,805,204.57 9,300,000.00

DICIEMBRE 41,281,186.35 41,281,186.35

Fuente: Papeles de Trabajo


ENTIDAD

BANCARIA

SALDO EXTRACTO

BANCARIO

SALDO LIBROS

AUXILIARES

DIFERENCIAS S/N

CONCILIACIÓN

CHEQUES POR

COBRAR

110-250-04038-3 CORRIENTE BANCO POPULAR 37,341,557.05 37,341,557.05

ENERO 31,970,557.05 31,970,557.05

FEBRERO 18,577,880.30 18,577,880.30

MARZO 0.00 0.00

ABRIL 173,589,502.00 173,589,502.00

MAYO 173,589,502.00 173,589,502.00

JUNIO 193,589,502.00 193,589,502.00

JULIO 199,589,502.00 199,589,502.00

AGOSTO 196,593,012.00 196,593,012.00

SEPTIEMBRE 185,170,390.00 183,845,390.00 1,325,000.00

OCTUBRE 171,283,184.00 171,283,184.00

NOVIEMBRE 146,675,980.00 134,696,980.00 11,979,000.00

DICIEMBRE 33,311,938.00 33,311,938.00



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Banco Popular, cuenta de ahorros 220-250-17778-9

En la cuenta corriente No. 220-250-17778-9 no se evidencia diferencias entre el saldo en libros y el extracto bancario. Banco Popular, cuenta de ahorros 220-250-22336-9

La cuenta de ahorros 220-250-22336-9 durante la vigencia 2018 presenta movimientos mínimos por lo que debería cancelarse. Propiedad Planta y Equipo Son activos tangibles que prestan un servicio a la Institución Educativa contabilizados al costo de adquisición. Se presenta una variación significativa que se presenta por los ajustes, errores y reclasificaciones según el nuevo marco normativo los cuales se ven reflejados en la cuenta del patrimonio.


ENTIDAD

BANCARIA

SALDO EXTRACTO

BANCARIO

SALDO LIBROS

AUXILIARES

DIFERENCIAS S/N

CONCILIACIÓN

CHEQUES POR

COBRAR

220-250-17778-9 AHORROS BANCO POPULAR 184,995,853.22 184,995,853.22

ENERO 183,230,375.54 183,230,375.54

FEBRERO 181,120,070.52 181,120,070.52

MARZO 188,806,177.01 188,806,177.01

ABRIL 181,279,994.02 181,279,994.02

MAYO 161,426,886.27 161,426,886.27

JUNIO 148,537,786.85 148,537,786.85

JULIO 137,224,315.81 137,224,315.81

AGOSTO 125,667,981.73 125,667,981.73

SEPTIEMBRE 110,255,632.57 110,255,632.57

OCTUBRE 98,455,083.05 95,828,143.05 2,626,940.00

NOVIEMBRE 76,947,029.49 76,962,119.49

DICIEMBRE 48,066,672.55 48,066,672.55



ENTIDAD

BANCARIA

SALDO EXTRACTO

BANCARIO

SALDO LIBROS

AUXILIARES

DIFERENCIAS S/N

CONCILIACIÓN

CHEQUES POR

COBRAR

220-250-22336-9 AHORROS BANCO POPULAR 0.00 0.00

SEPTIEMBRE 1,000.27 1,000.27

OCTUBRE 23,000.34 23,000.34 2,626,940.00

NOVIEMBRE 23,000.64 23,000.64

DICIEMBRE 23,000.95 23,000.95



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Cuadro comparativo de Propiedad, Planta y Equipo de las vigencias 2018 vs. 2017.

La cuenta Propiedad, Planta y Equipo presenta al 31 de diciembre de 2018 un saldo de $384.698.811,71. De las subcuentas de Propiedad, Planta y Equipo solo dos presentaron variación de una vigencia a otra, se trata de la cuenta 1670 “Equipos de Comunicación y Computación”, que presentó una variación del 6.06% al pasar de $157.815.328,00 en el año 2017 a $167.375.420,00 para una variación absoluta de $9.560.092,00 y la otra cuenta corresponde a la 1681 “Bienes de Arte y Cultura” que de cero pesos en el año 2017 pasó a $186.825.564,00 para un incremento del 100%.

En las notas al balance de carácter específico, en relación con la cuenta “Propiedad, Planta y Equipo” se señala que con base en la resolución No. 533 de 2015 e Instructivo No. 002 del 8 de octubre de 2015, se adelantó actividades para la implementación al nuevo marco normativo de la contabilidad, en cuanto a la identificación de la propiedad, planta y equipo para incorporar o dar de baja bienes que no estén reflejados en la información, bienes que no estén prestando servicios, bienes que estén obsoletos e inservibles. Se realizó levantamiento del inventario físico para realizar la respectiva conciliación con los valores que se reflejan en el balance, además se realizó proceso de avalúo de la propiedad, planta y equipo.

Otros activos

CUENTA DESCRIPCIÓN 2018 2017 VARIACIÓN

VARIACIÓN

PORCENTUAL

(%)

16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 384,698,811.71 211,890,762.71 172,808,049.00 81.56

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 162,601,598.00 162,601,598.00 0.00 0.00

1660 EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO 2,166,364.00 2,166,364.00 0.00 0.00

1665

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO

DE OFICINA 341,262,275.00 341,262,275.00 0.00 0.00

1670

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y

CIMPUTACIÓN 167,375,420.00 157,815,328.00 9,560,092.00 6.06

1680

EQUIPO DE COMEDOR, COCINA,

DESPENSA Y HOTELERÍA 15,727,960.00 15,727,960.00 0.00 0.00

1681 BIENES DE ARTE Y CULTURA 186,825,564.00 0.00 186,825,564.00 100.00

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA -491,260,369.29 -467,682,762.29 -23,577,607.00 5.04



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Representan el valor de la cuenta 197008 “Software” que corresponden a la compra del software académico de notas, la adquisición del software integral contabilidad, presupuesto, tesorería y almacén. Para la vigencia 2018 presenta un valor de $12.214.583,00 menos la amortización acumulada de intangibles de $6.706.465,00 quedando un saldo en el balance de $5.508.118,00. Pasivo Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la Institución, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representan para la entidad Un flujo de salida de recursos, que incorporan un porcentaje de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal. En la vigencia 2018 el Pasivo presenta un saldo de $17.317.057,90 y está conformado únicamente por las Cuentas por Pagar y éstas a su vez están conformadas por las cuentas 2436 “Retención en la Fuente e Impuesto de Industria y Comercio” con un saldo de $5.317.057,00 y la cuenta 2490 “Otras Cuentas por Pagar” con un saldo de $12.000.000,00. Cuentas por Pagar Se relacionan todas las cuentas que representan las obligaciones que la entidad adquiere con terceros, relacionado con las operaciones que lleva a cabo en desarrollo de sus funciones.

En este cuadro se puede observar que en el año 2018 las Cuentas por Pagar disminuyeron en el 31.98% con relación a la vigencia 2017, al disminuir de $25.456.913,00 en al año 2017 a $17.317.057,90 en el año 2018, es decir $8.139.855,10 menos que en el año 2017. Retención en la Fuente

CUENTA DESCRIPCIÓN 2018 2017

VARIACIÓN

ABSOLUTA

VARIACIÓN

%

24 CUENTAS POR PAGAR 17,317,057.90 25,456,913.00 -8,139,855.10 -31.98

2401

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

NACIONALES 0.90 20,980,500.00 -20,980,499.10 -100.00

2436

RETENCIÓN EN LA FUENTE E

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y

COMERCIO 5,317,057.00 4,476,413.00 840,644.00 18.78

2490 OTRAS CUENTAS POR PAGAR 12,000,000.00 0.00 12,000,000.00 100.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Representa el valor que ha sido retenido por la Institución Educativa frente a todos los pagos o abono en cuenta que realicen. La cuenta 2436 “La Retención en la Fuente e Impuesto de Industria y Comercio” en la vigencia 2018 presentaron un incremento del 18.78% frente a la vigencia 2017, al pasar de $4.476.413,00 en el año 2017 a $5.317.057,00 en el año 2018, es decir $840.644,00 más que en el año 2017. Al verificar los formularios y recibos de pago de Retención en la Fuente y Reteica de la vigencia 2018 se evidenció que los valores retenidos por la Institución Educativa fueron girados a los beneficiarios en su totalidad y en oportunidad. No obstante como se evidencia en el cuerpo del informe en algunos contratos no se realizan las retenciones correspondientes para tal fin. Otras cuentas por pagar La cuenta 2490 “Otras Cuentas por Pagar” que para la vigencia 2017 no presentó saldo, en la vigencia 2018 presenta un saldo de $12.000.000,00 que corresponde a las cuentas por pagar constituidas mediante la resolución No. 050 del 7 de diciembre de 2018 y que corresponden al pago de honorarios profesionales a E&C Soluciones S.A.S por $3.000.000,00, WR Ingenieros Evaluadores S.A.S. por $7.000.000,00 y Carolina Chica Cadavid por $2.000.000,00. Patrimonio Incluyen los grupos que representan bienes y derechos, deducidas a las obligaciones para cumplir la función de del cometido estatal.

Cuenta 2018 2017 Variación Absoluta

Variación %

Hacienda Pública Cuenta 31

495.572.669,64 609.523.613,00 -113.950.943,36 -18.70%

En la vigencia 2018 se evidencia una disminución en el Patrimonio del 18.70% con relación a la vigencia 2017, cuando en el año 2017 fue de $ 609.523.613,00 disminuyendo a $495.572.669,64 en el año 2018.

ESTADO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA ECONÓMICA Y SOCIAL VIGENCIA 2018

CUENTA

CONCEPTO

PERIODO VARIACIÓN %PART. PERIODO

2018 2017 $ %

INGRESOS

INGRESOS 223.040.602,00 386.827.712,00 (163.787.110,00) -42.34% 100%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




41 Ingresos Fiscales 6.589.100,00 0.00 6.589.100,00 100% 2.95%

43 Venta de servicios 22.862.000,00 22.691.000.00 171.000,00 0.75% 10.25%

44 Transferencias 173.589.502,00 200.444.004,00 (26.854.502,00) -13.40% 77.83%

47 Operaciones Interinstitucionales 20.000.000,00 163.692.708,00 (143.692.708,00) -87.78% 8.97%

GASTOS

51 Administración 338.043.134,00 330.797.781,00 7.245.353,00 2.19%

100%

UTILIDAD OPERACIONAL -115.002.532,00 56.029.931,00 (171.032.463,00) -305.25%

OTROS INGRESOS

48 Otros Ingresos 44.105.643,86 35.062.867,57 9.042.776,29 25.79% 100%

OTROS GASTOS

53 Deterioro, Depreciaciones, Amortizaciones y Provisiones

24.808.466,00 0.00 24.808.466,00 100% 97.12%

58 Otros Gastos 734.889,22 351.935,62 382.953,60 108.81% 2.88%

Total Otros Gastos 25.543.355,22 351.935,62 25.191.419,60 7.157,96% 100%

Ingresos En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujo de entrada de recursos por la entidad contable pública susceptible de incrementar el patrimonio público, durante el periodo contable, ya sea por aumento de activos o por disminución del pasivo, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del cometido estatal. Al revisar y comparar la cuenta Ingresos de las vigencias 2018 vs. 2017, se observa una disminución del 42.34% de un año a otro; es así que en el año 2017 se obtuvo ingresos por valor de $386.827.712,00 disminuyendo para el año 2018 a $223.040.602,00, es decir $163.787.110,00 menos que en el año 2017. Presupuesto Vs. libros de contabilidad

RECAUDOS PRESUPUESTO 2018

$471.213.960,16

Recursos el balance 204.068.309,30

Ingresos contabilidad $267.146.245,86

Diferencia (595.00)

Sumas iguales $267.145.650,86 267.145.650,86

En el cuadro anterior se evidencia que existe una diferencia de $595,00 entre los ingresos presupuestados y los registrados en contabilidad, que corresponde a sobrantes cuenta 480825.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Gastos Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa. En la vigencia 2018 los gasto presentaron un incremento del 2.19% con relación a la vigencia 2017, al pasar de $330.797.781,00 en el año 2017 a $338.043.134,00 en el año 2018, aumentando en $7.245.353,00 con relación al año 2017. Presupuestos Vs. libros de contabilidad

Compromisos según presupuesto $365.849.175,22

Cuenta 51- Gastos $338.043.134,00

Cuenta 6- Costos de Ventas 17.510.700,00

Cuenta 58 – Otros Gastos 734.889,22

Cuenta 147002 - Equipos de Cómputo.

9.560.092.00

Totales $365.849.175,22 $365.848.815.22

En el cuadro anterior se evidencia una diferencia de $360.00 entre los compromisos presupuestados en la vigencia 2018 y las cuentas de gasto, Costos de Ventas, Equipos de Cómputo y Otros Gastos contabilizados en la vigencia 2018.

OBSERVACIÓN No. 12

En el cuadro anterior se evidencia una diferencia de $360.00 entre los compromisos presupuestados en la vigencia 2018 y las cuentas de gasto, Costos de Ventas, Equipos de Cómputo y Otros Gastos contabilizados en la vigencia 2018.

Por lo anterior se establece observación administrativa. RESPUESTA DE LA NORMAL SUPERIOR: La diferencia presentada entre los compromisos presupuestales y las cuentas de gastos y costos de $360.oo se origina en la aproximación al mil en el pago de las retenciones realizadas.

Por lo anterior, se solicita respetuosamente se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Institución Educativa explica que la diferencia de $360,00 corresponde a las aproximaciones al mil más cercano. Por lo anterior se levanta la observación.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Concepto control Interno contable El control interno contable comprende la parte del control interno que influya directa o indirectamente en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros, su finalidad es la custodia de los activos o elementos patrimoniales; de igual forma salvaguardar los datos y registros contables para que los estados financieros se elaboren constituyan una imagen fiel de la realidad económica de la entidad, este permite detectar errores, irregularidades, fraudes cometidos en el tratamiento de la información contable. El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2018. La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” no rinde informe de control interno contable a la Contaduría General de la Nación ni a la DAFP, por ser una dependencia de la Secretaria de Educación Municipal de Tunja. En la Institución Educativa no se evidencia el Comité de Control Interno Contable. No se presentó un informe en debida forma como lo establece la resolución No. 357 de 2008. No se observa mapa de riesgos de índole contable donde se establezca la ocurrencia de eventos tanto internos como externos que tiene la probabilidad de afectar e impedir el logro de información contable con las características de confiablidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública. No se evidencian manuales específicos y detallados de políticas, procesos y procedimientos para la gestión Contable y Financiera, lo cual ocasiona debilidades en los registros contables. No se establecen los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna de la información contable. No se evidencian las auditorías realizadas por parte del Comité de Control Interno donde se observe su labor de control contable. En las Notas a los Estados Financieros – Notas de Carácter Específicos, no son claras, se circunscriben a definir la cuenta y a relacionar unos valores pero no explican detalladamente el movimiento contable que se produjo o la incidencia que tuvo en el balance. Realizan verificación de las operaciones financieras mediante la comprobación de los soportes contables como consignaciones, relación de ingresos, órdenes de pago, relaciones de pago, conciliaciones y extractos


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La Institución Educativa adelantó actividades para la implementación al nuevo marco normativo de la contabilidad, en cuanto a la identificación de la propiedad, planta y equipo para incorporar o dar de baja bienes que no estén reflejados en la información, bienes que no estén prestando servicios, bienes que estén obsoletos e inservibles. Se realizó levantamiento del inventario físico para realizar la respectiva conciliación con los valores que se reflejan en el balance, además se realizó proceso de avalúo de la propiedad, planta y equipo. 2.3.2 Gestión Presupuestal Se emite opinión EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:


El control del presupuesto en la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto Decreto 111 de 1996, con sus Decretos Reglamentarios. Efectuado el estudio y evaluación presupuestal desde la programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto de la vigencia 2018, se verificó que cumplió con los procedimientos y normas vigentes, razón por la cual el concepto sobre el análisis efectuado es EFICIENTE, como resultado de la evaluación y calificación de conformidad con la Guía de Auditoria Territorial, en la cual se obtuvo un puntaje de 91.7 puntos. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS VIGENCIA 2018 El presupuesto de Ingresos y Gastos del Fondo de Servicios Educativos de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja para la vigencia 2018, se aprobó mediante el Acuerdo No. 010 del 5 de diciembre de 2017 del Consejo Directivo, con un presupuesto inicial de $277.300.000,00, el cual a través de diferentes actos administrativos tuvo adiciones por valor de $240.192.309,30 y reducciones por valor de $64.410.498,00, para un presupuesto definitivo de $453.081.811,30. EJECUCIÓN DE INGRESOS

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Eficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 91,7

Calificación

Evaluación presupuestal 91,7

GESTIÓN PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




De los $453.081.811,30 apropiados, se recaudó un valor de $471.213.960,16 para un porcentaje de recaudo del 104.00%, es decir se recaudó $18.132.146,86 más de lo presupuestado.

Fuente: Papeles de Trabajo - cifras en pesos

El presupuesto de Ingresos de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón”, de Tunja, está conformado por Ingresos Operacionales, Transferencias de Recursos Públicos y Recursos de Capital. Los Ingresos Operacionales de la Institución, con una participación dentro del presupuesto de ingresos del 12.01%; se apropiaron $54.424.000,00 de los cuales se recaudaron

RUBRO PPTO DEFINITIVO % PART RECAUDOS %

RECAUDOS POR RECAUDAR

% POR

RECAUDAR

PRESUPUESTO DE INGRESOS 453,081,811.30 100.00 471,213,960.16 104.00 -18,132,148.86 -4.00

INGRESO OPERACIONAL DE LA

INSTITUCIÓN54,424,000.00 12.01 72,033,493.00 132.36 -17,609,493.00 -32.36

TRANSFERENCIAS DE RECUROS

PÚBLICOS193,589,502.00 42.73 193,589,502.00 100.00 0.00 0.00

RECURSOS DE CAPITAL 205,068,309.30 45.26 205,590,965.16 100.25 -522,655.86 -0.25

ESCUELA NORMAL SUPERIOR "LEONOR ÁLVAREZ PINZÓN" DE TUNJA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA 2018


453,081,811.30

471,213,960.16

-18,132,148.86

PRESUPUESTO DE INGRESOS, VIGENCIA 2018

PPTO DEFINITIVO RECAUDOS POR RECAUDAR


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




$72.033.493,00 para un porcentaje de recaudo del 132.36%, recaudándose un mayor valor de $17.609.493,00, es decir el 32.36% más de lo presupuestado; este rubro lo alimentan los derechos académicos como las matrículas y certificados y constancias, además programas especiales y otros ingresos operacionales. Transferencias de Recursos Públicos: con una participación dentro del presupuesto de ingresos del 42.73%; se apropiaron $193.589.502,00 de los cuales se recaudaron $193.589.502,00 para un porcentaje de recaudo del 100%; a este rubro corresponden las Transferencias Nacionales y Transferencias Municipales. Recursos de Capital: con una participación del 45.26% dentro del Presupuesto de Ingresos. Para la vigencia 2018 se apropiaron $205.068.309,30 de los cuales se recaudaron $205.590.965,16 para un porcentaje de recaudo de 100.25%, recaudándose $522.655,86 más de lo presupuestado, es decir el 0,25%; a este rubro corresponde los Recursos del Balance y los Rendimientos Financieros. EJECUCION DE GASTOS

Para la vigencia fiscal 2018 se apropiaron $453.081.811,30 de los cuales se comprometieron $365.849.175,22 para un porcentaje de ejecución del 80.75%, quedando por ejecutar un valor de $87.232.636,08 equivalente al 19.25%. El presupuesto de Gastos está conformado por los Gastos Generales y estos a su vez están conformados por los Gastos con Recursos Propios, los Gastos con Transferencias Gratuidad Conpes, Gastos con Transferencias Municipales y Gastos con Recursos del Balance.

RUBRO DETALLE PPTO DEFINITIVO % PART OBLIGACIONES %

COMPROMISOS

SALDO POR

EJECUTAR

% POR

EJECUTAR

2PRESUPUESTO DE GASTOS 453,081,811.30 100.00 365,849,175.22 80.75 87,232,636.08 19.25

2.1 GASTOS GENERALES 453,081,811.30 100.00 365,849,175.22 80.75 87,232,636.08 19.25

2.1.1 RECURSOS PROPIOS 54,424,000.00 12.01 25,239,428.00 46.38 29,184,572.00 53.62

2.1.2

TRANSFERENCIA

GRATUIDAD CONPES173,589,502.00 38.31 143,508,871.00 82.67 30,080,631.00 17.33

2.1.3

TRANSFERENCIAS

MUNICIPALES20,000,000.00 4.41 19,968,000.00 99.84 32,000.00 0.16

2.1.5 RECURSOS DEL BALANCE 205,068,309.30 45.26 177,132,876.22 86.38 27,935,433.08 13.62


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA 2018



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





Los Gastos pagados con Recursos Propios son los pagos que se realizan por Honorarios Profesionales, Mantenimiento, Compra de Equipos, Muebles y Enseres, Materiales, Suministros y Materiales de Educación, Servicios Públicos, Comunicaciones y Transportes, Impresos y Publicaciones, Gastos de Viaje y Transporte de Estudiantes, Programas Formación Complementaria, Gastos Bancarios, necesarios para atender requerimientos de la Institución. Este rubro tuvo una participación en el total de los gastos del 12.01%. Se apropiaron $54.424.000,00 de los cuales se comprometieron $25.239.428,00 para un porcentaje de ejecución del 46.38% y un saldo por comprometer de $29.184.572,00 equivalente al 53.62%. Los Gastos pagados con las Transferencias por Gratuidad Conpes, también cubren gastos ocasionados por Servicios Técnicos y Profesionales, Mantenimiento, Compra de Equipos, Muebles y Enseres, Materiales, Suministros y Materiales de Educación, Seguros, Impresos y Publicaciones, Eventos Culturales, Científicos y Deportivos, Sistematización de Notas. Este rubro presentó una participación del 38.31% en el total de los gastos de la Institución. Se apropiaron $173.589.502,00 de los cuales se comprometieron $143.508.871,00 para un porcentaje de ejecución del 82.67%, quedando un saldo por ejecutar de $30.080.631,00 equivalente al 17.33%. Los Gastos pagados con las Transferencias Municipales se destinaron para financiar el Plan de Lectura y Escritura liderado por la Institución Educativa. Los gastos cubiertos con las Transferencias Municipales tuvieron una participación del 4.41% en el total de las gastos de la vigencia. Se apropiaron $20.000.000,00 de los cuales se

453,081,811.30365,849,175.22

87,232,636.08

PRESUPUESTO DE GASTOS

PPTO DEFINITIVO OBLIGACIONES SALDO POR EJECUTAR


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




comprometieron $19.968.000,00 para una ejecución del 99.84%, quedando un saldo por ejecutar de $32.000,00 que equivalen al 0.16%. Los gastos financiados con los Recursos del Balance son los que soportan el mayor peso en el pago de Honorarios Profesionales, Mantenimiento, Materiales, Suministros y Materiales de Educación, Servicios Públicos, Comunicación y Transporte, Impresos y Publicaciones, realización y participación en eventos culturales, científicos y deportivos. Los gastos con Recursos del Balance son los de mayor participación en la financiación del gasto de la Institución Educativa al presentar una participación del 45.26%, donde se apropiaron $205.068.309,30 y se comprometieron $177.132.876,22 para una ejecución del 86.38%, quedando un saldo por ejecutar de $27.935.433,08, equivalente al 13.62%. Constitución y ejecución de cuentas por pagar Para realizar el seguimiento a las Cuentas por Pagar constituidas al cierre de la vigencia 2017, se tomó como soporte la Resolución No. 038 del 14 de diciembre de 2017 con la cual se constituyeron Cuentas por Pagar por valor de $20.980.500,00, a favor de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia por valor de $4.119.265,00, a favor de María Denis Calderón Olmos por valor de $3.000.000,00 y Liberty Seguros S. A. por valor de $13.861.235,00, cuentas que fueron pagadas en la vigencia 2018, sin que se evidenciaran observaciones. En la vigencia 2018 mediante resolución No. 050 del 07 de diciembre de 2018 se constituyeron las Cuentas por Pagar de la vigencia 2018 que registraron un valor de $12.000.000,00, cuentas a favor de E&C Soluciones S.A.S. por valor de $3.000.000,00, WR Ingenieros Avaluadores S.A.S. por $7.000.000,00 y Carolina Chica Cadavid por valor de $2.000.000,00, cuentas que fueron pagadas en la vigencia 2019. 2.3.3 Gestión Financiera Se emite una opinión EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:


Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100,0

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 100,0

VARIABLES A EVALUAR

Con deficiencias

Eficiente

Puntaje Atribuido


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




De acuerdo al análisis de las fuentes de financiación de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, se evidencia que la Institución Educativa depende financieramente de las transferencias municipales por SGP y CONPES de la nación. De los $453.081.811,30 apropiados de ingresos, se recaudó un valor de $471.213.960,16 para un porcentaje de recaudo del 104.00%, es decir se recaudó $18.132.146,86 más de lo presupuestado. Para la vigencia fiscal 2018 se apropiaron $453.081.811,30 de gastos, comprometiéndose $365.849.175,22 para un porcentaje de ejecución del 80.75%, quedando por ejecutar un valor de $87.232.636,08 equivalente al 19.25%. Los recursos fueron ejecutados de acuerdo a los conceptos de utilización de los recursos establecidos en el artículo 11 del Decreto 4791 de 2008, reglamentario de los artículos 11, 12, 13, 14 de la Ley 715 de 2001.

3. OTRAS ACTUACIONES

3.1 AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO La Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, en cumplimiento de la directriz en materia de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, presenta en la rendición de la cuenta anual consolidada, informes trimestrales en los que se relacionan los valores ejecutados en cada rubro, reflejando las medidas adoptadas que revelan el manejo de los recursos durante la vigencia auditada.

A continuación se muestra el total de los gastos efectuados durante las vigencias 2018 y 2017, en donde se evidencia la variación presentada entre una vigencia y la otra, con base en los datos suministrados a través de la rendición de la cuenta SIA - Sistema Integral de Auditoría,

1º 2º 3º 4º TOTAL 1º 2º 3º 4º TOTAL

1. ASIGNACIÓN Y USO

DE CELULARES 762,918.00 743,091.00 791,069.00 527,417.00 2,824,495.00 699,303.00 611,170.00 706,928.00 730,800.00 2,748,201.00

2. ASIGNACIÓN Y USO

DE TELÉFONOS FIJOS 222,840.00 230,000.00 218,697.00 144,027.00 815,564.00 243,492.00 221,435.00 243,919.00 222,840.00 931,686.00

3. CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS

PROFESIONALES Y

TÉCNICOS 0.00 5,000,000.00 19,416,000.00 86,403,000.00 110,819,000.00 20,500,000.00 6,750,000.00 13,700,000.00 57,100,000.00 98,050,000.00

4. MANTENIMIENTO,

MEJORAS Y

ADECUACIONES 0.00 0.00 0.00 19,188,420.00 19,188,420.00 0.00 13,399,800.00 8,351,215.00 11,809,900.00 33,560,915.00

5. IMPRESOS Y

PUBLICACIONES 0.00 0.00 0.00 10,940,806.00 10,940,806.00 0.00 0.00 5,040,000.00 14,385,093.00 19,425,093.00

TOTALES 985,758.00 5,973,091.00 20,425,766.00 117,203,670.00 144,588,285.00 21,442,795.00 20,982,405.00 28,042,062.00 84,248,633.00 154,715,895.00


AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO

VIGENCIAS 2018 Y 2017

CONCEPTO/TRIMESTREAÑO 2018 AÑO 2017


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en cuanto a asignación y uso de celulares y teléfonos fijos; contratación de servicios profesionales y técnicos, mantenimiento, mejoras y adecuaciones a la planta física e impresos y fotocopias.

En relación con el total de los gastos efectuados por la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, en cumplimiento de las disposiciones de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, se observa que para el año 2018 se ocasionaron gastos en todos los rubros por valor de $144.588.285,00, mientras que para la vigencia 2017 los gastos fueron de $154.715.895,00 para una disminución de $10.127.610.00, es decir que en el año 2018 se presentó una disminución del 6.55% con relación a la vigencia 2017. Se evidencia que solo dos rubros presentaron incremento con relación al año anterior, éstos son: la “Contratación de Servicios Profesionales y Técnicos” que se incrementaron en $12.769.000,00 para un porcentaje del 13.02% y la “Asignación y uso de Celulares” que se incrementó en $76.294,00 es decir el 2.78%; los demás conceptos presentaron disminución. 3.2 BENEFICIOS DE AUDITORIA - En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 001 del 26 de enero de 2018 a nombre de E & C SOLUCIONES S.A.S. - R/L. MARIA DENIS CALDERÓN OLMOS por valor de $12.000.000, no se efectúa descuento por Reteica, incumpliendo con lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 030 del 31 de diciembre de 2017, artículo 92, código 3.023 “Demás actividades de servicios” y que corresponde a un valor de $101.000; ante la observación realizada por la Contraloría y a falta de un último pago que se encontraba como cuenta por pagar de la vigencia 2018 a favor del contratista, el día 07 de mayo de 2019 se paga el saldo

CONCEPTO/TRIMESTREINCREMENTO O

DISMINUCIÓN%

1. ASIGNACIÓN Y USO DE CELULARES 2.824.495,00 2.748.201,00 76.294,00 2,78

2. ASIGNACIÓN Y USO DE TELÉFONOS

FIJOS 815.564,00 931.686,00 -116.122,00 -12,46

3. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONALES Y TÉCNICOS 110.819.000,00 98.050.000,00 12.769.000,00 13,02

4. MANTENIMIENTO, MEJORAS Y

ADECUACIONES 19.188.420,00 33.560.915,00 -14.372.495,00 -42,83

5. IMPRESOS Y PUBLICACIONES 10.940.806,00 19.425.093,00 -8.484.287,00 -43,68

TOTALES 144.588.285,00 154.715.895,00 -10.127.610,00 -6,55

AÑO 2018 AÑO 2017


AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO

VARIACIÓN VIGENCIAS 2018 - 2017


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del contrato con el comprobante de egreso No. 2019000039 en el cual se efectúa descuento por Rete Ica por valor de $126.050,00; se anexa comprobante de egreso y se subsana la inconsistencia.

- En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 012 del 23 de julio de 2018 a nombre de YPV ENERGY S.A.S. - R/L. YOVANI PACHÓN VARGAS por valor de $10.591.000, no se efectúa descuento por Reteica incumpliendo con lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 030 del 31 de diciembre de 2017, artículo 92, código 3.023 “Demás actividades de servicios” y que corresponde a un valor de $89.000; ante dicho requerimiento la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón anexa fotocopia de consignación por valor de $89.000,00 efectuada el día 29 de mayo de 2019, subsanando la inconsistencia. En el contrato de prestación de servicios técnicos No. 021 del 22 de agosto de 2018 a nombre de RENÉ ZAMIR PINZÓN NONTOYA por valor de $9.300.000, no se efectúa descuento por Reteica, incumpliendo con lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 030 del 31 de diciembre de 2017, artículo 92, código 3.023 “Demás actividades de servicios” y que corresponde a un valor de $93.000; ante la observación hecha por la Contraloría el contratista consigna $93.000,00 por dicho concepto en la cuenta corriente No. 110-250-03119-2 del Banco Popular, subsanándose la inconsistencia. Con base en las anteriores explicaciones, la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, descontó y consignó un valor de $308.050.00 por concepto de Reteica dejados de descontar a los contratos de prestación de servicios números 001, 012 y 021 de 2018, que para la presente auditoría se convierte en un beneficio de auditoría. 4. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria se establecieron cuatro (4) hallazgos administrativos de los cuales uno (1) tiene alcance disciplinario y otro alcance sancionatorio, los que será trasladado a las instancias correspondientes. HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA HD HS

1. En los contratos de prestación de servicios números 001, 012, 021, 024, 030, 035, 036 de 2018, en los contratos de suministros números 22, 29, 32, 34, 39 y 45 de 2018 y en los contratos números 016, 026, 038 y 043 de 2018, la Institución Educativa NO publica en el SECOP todos los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 (Observaciones números 02, 05 y 10).

X

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2. El contrato No. 016 del 2 de agosto de 2018 a nombre de TRANSPORTES PLAYA BLANCA TOURS S.A.S. por valor de $8.300.000, el contrato fue adicionado en la suma de $3.850.000 por lo que se requería ampliar la garantía única, en cumplimiento a lo establecido en el inciso segundo del artículo 2.2.1.2.3.1.18 del Decreto 1082 de 2015: "Restrablecimiento o ampliación de la garantía. Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la Entidad

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Estatal debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso", asimismo lo establecía la cláusula cuarta del contrato adicional No. 01 al Contrato de prestación de servicios de transporte escolar terrestre No. 016 de 2018 (observación No. 07).

3. El contrato No. 016 del 2 de agosto de 2018 a nombre de TRANSPORTES PLAYA BLANCA TOURS S.A.S. por valor de $8.300.000 y adicionado en $3.850.000, en los comprobantes de egreso el reteica está mal calculado, se aplica una tarifa del 10 por mil cuando el artículo 92 del Acuerdo Municipal No. 030 de 2017 en "Tarifas Servicios" se establece en el código 3.001 una tarifa del 7 por mil, descontándose $35.250 de más (Observación No. 08).

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4. La Institución Educativa el día 26 de abril de 2018 tramita en la plataforma de rendición electrónica de información contractual SIA OBSERVA, solicitud de prórroga del mes de diciembre de 2017 con el propósito de rendir el contrato No. 043 de 2017 que no fue rendido en el SIA OBSERVA; dicha prorroga fue autorizada y el contrato fue rendido efectivamente dentro del plazo otorgado en la prórroga; es de señalar también que una vez consultada la página web de la Agencia Colombia Compra Eficiente, en la que se publican todos los procesos contractuales (SECOP), el mentado proceso fue publicado el 25 de abril de 2018. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo con incidencia sancionatoria, dado que con dichas acciones contraviene lo reglamentado en la Resolución No. 095 de 2016 emanada de la Contraloría de Tunja, en la cual el Artículo Primero establece la obligación de rendir la información contractual mediante la plataforma SIA OBSERVA de manera mensual, con plazo máximo de rendición el tercer día hábil del mes siguiente al reportado; para este caso tenía plazo hasta el día 4 de enero de 2018 y no se publicó (Observación No. 11).

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5. CUADRO TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 4

2. INCIDENCIA DISCIPLINARIA

1

3. INCIDENCIA SANCIONATARIA

1

4. FISCALES 0

Obra Pública 0 $0

Prestación de Servicios 0 $0


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Suministros 0 $0

Consultoría y Otros 0 $0

Gestión Ambiental 0 $0

Estados Financieros 0 $0

TOTALES 4

Elaboró: Aprobó:

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