CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA INFORME FINAL...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control Fiscal un Compromiso Social

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR, A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA “SAN JERÓNIMO EMILIANI”, VIGENCIA 2012.

Elaboró: Nelson F. Ballesteros G.; Lorena Andrea Hernández A. Revisó: Hernando Farfán Rubiano Página 1 de 42

Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD

REGULAR,

A LA INSTITUCION EDUCATIVA “SAN JERÓNIMO EMILIANI”,

VIGENCIAS 2012

Tunja, 27 de junio de 2013






Dr. JOSE ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

NELSON FERNANDO BALLESTEROS GUERRERO Profesional de apoyo – Contratista

LORENA ANDREA HERNÁNDEZ AGUILAR Pasante de Contaduría de la Universidad Santo Tomás de Aquino

Comisionados para realizar la Auditoría






Tabla de Contenido

Pág.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 4

1. DICTAMEN INTEGRAL ............................................................................................... 5

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. ................................................................ 6

1.1.1 Control de Gestión .......................................................................................... 6

1.1.2 Control de Resultados ..................................................................................... 7

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal .................................................................. 7

1.2. Alcance de la auditoría ............................................................................................... 8

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA .......................................................................... 10

2.1. Revisión de la Cuenta ................................................................................................ 10

2.2. Análisis de la Información Financiera ...................................................................... 10

2.2.1. Comparación Balance General, vigencias 2012 y 2011. ................................... 10

2.2.2. Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental................ 15

2.2.3. Caja Menor ........................................................................................................ 16

2.2.4. Órdenes de Pago ................................................................................................ 16

2.3. Evaluación de la Gestión .......................................................................................... 16

2.3.1. Presupuesto vigencia 2012 ................................................................................ 16

2.4. Contratación Administrativa. .................................................................................... 19

2.4.1. Análisis de legalidad y gestión de resultados a los contratos ............................ 19

2.5. Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. ........................................................... 35

2.6. Evaluación del Sistema de Control Interno .............................................................. 36

2.6.1 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE ...... 39

2.7. Evaluación seguimiento Plan de Mejoramiento ....................................................... 41

3. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ....................................................................... 42



INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR, A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SAN JERONIMO “EMILIANI”, VIGENCIA 2012.

Elaboró: Nelson F. Ballesteros G., Lorena Andrea Hernández A. Revisó: Hernando Farfán Rubiano Página 4 de 42


INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Tunja en desarrollo de su función constitucional y legal y en cumplimiento del Plan General de Auditorias Territorial -PGAT- para el año 2012, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad Regular a la Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI”, vigencia 2012. El representante legal de la Institución Educativa, Presbítero RICARDO POVEDA ROA, rindió la cuenta anual consolidada de la vigencia 2012, dentro de los plazos previstos en la Resolución No. 020 de 2011. Con la notificación del memorando de asignación al grupo auditor y la información

suministrada por la Institución Educativa a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja –SIRECT-, suministrada con ocasión de la rendición de la cuenta de la vigencia 2012, se inicia la auditoría que comprende tres momentos como son la etapa de planeación, etapa de ejecución y etapa de informes. La etapa de planeación se inicia con la notificación de la carta de presentación de la auditoria al ente auditado, la elaboración del Plan de Trabajo y la elaboración del mapa de riesgos; en la etapa de ejecución se revisan las cuentas con sus documentos soportes, revisando y recopilando documentación que sirva de evidencia para sustentar los presuntos hallazgos, a la vez que soportan el desarrollo financiero, la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Asimismo en esta etapa se opina sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y se conceptúa sobre la gestión de la entidad, con el propósito de emitir pronunciamiento sobre la cuenta, que conlleva al fenecimiento o no de la cuenta. Por último se elabora el respectivo informe y demás actuaciones propias del proceso auditor. Los estudios y análisis están debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja. Para el ejercicio del control fiscal la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013, adoptó la Guía de Auditoría Territorial “GAT”, dicha guía contiene la metodología que unifica criterios y conceptos para el ejercicio del proceso auditor en cada una de las fases de planeación, ejecución e informe.






1. DICTAMEN INTEGRAL

Presbítero RICARDO POVEDA ROA Rector Institución Educativa “San Jerónimo Emiliani” Tunja La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad regular, a la Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI”, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, el examen del Balance General consolidado a 31 de diciembre de la vigencia 2012, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el mismo periodo y los resultados de su gestión. La Contraloría Municipal de Tunja revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables. Asimismo evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento. Es responsabilidad de la Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI” el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, la opinión sobre los estados financieros y el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la Institución Educativa. El representante legal de la Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI”, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal 2012, dentro de los plazos previstos en la resolución No. 020 del enero 31 de 2011 emitida por la Contraloría Municipal de Tunja. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por tanto requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. La auditoría incluyó el examen a base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Institución, las cifras y presentación de






los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento, los cuales se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo que reposan en el fondo documental de la Contraloría Municipal de Tunja. 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. Con base en la calificación total de 98.9 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Municipal de Tunja FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

“SAN JERÓNIMO EMILIANI"

VIGENCIA 2012

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 98.6 0.5 49.1

2. Control de Resultados 100.0 0.3 30.0

3. Control Financiero 99.2 0.2 19.8

Calificación total 1.00 98.9

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Elaboró: Nelson Fernando Ballesteros, Lorena Andrea Hernández A.

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, expresa que el concepto de la Gestión Fiscal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 98.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

EVALUACIÓN FACTORES

TABLA 1

../../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/KY5P9STC/MATRIZ%20%20ORIGINAL%20EMILIANI.xlsx#FACTORES!L16








CONTROL DE GESTIÓN “SAN JERÓNIMO EMILIANI"

VIGENCIA 2012

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Gestión Contractual 100.0 0.20 20.0

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 100.0 0.20 20.0

3. Legalidad 99.1 0.20 19.8

6. Plan de Mejoramiento 92.9 0.20 18.6

7. Control Fiscal Interno 99.2 0.20 19.8


Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Nelson Fernando Ballesteros, Lorena Andrea Hernández A.

1.1.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 100 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

TABLA 2 CONTROL DE RESULTADOS SAN JERÓNIMO "EMILIANI"

VIGENCIA 2012

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

100.0 1.00 100.0


Concepto de Gestión de Resultados

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto



Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Nelson Fernando Ballesteros, Lorena Andrea Hernández A

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como

../../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.IE5/KY5P9STC/MATRIZ%20%20ORIGINAL%20EMILIANI.xlsx#VARIABLES!A1












consecuencia de la calificación de 99.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL SAN JERÓNIMO "EMILIANI"

VIGENCIA 2012

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Estados Contables 100.0 0.70 70.0

2. Gestión presupuestal 91.7 0.10 9.2

3. Gestión financiera 100.0 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto



Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Nelson Fernando Ballesteros, Lorena Andrea Hernández A

1.2. Alcance de la auditoría La Auditoría realizada a la Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI”, tuvo el siguiente alcance:

Presupuesto: Para la vigencia fiscal 2012, el Presupuesto definitivo de la Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI” fue de $309.696.651. Se realizó un análisis comparativo de las vigencias 2012 y 2011 para determinar las diferencias más significativas para su posterior estudio, de igual forma se identificaron las diferentes modificaciones que presentó el presupuesto con sus respectivos actos administrativos, con el fin de verificar su correcta aprobación.

Contratación: Mediante Acuerdo No. 001 del 27 de enero de 2010 se adoptó el reglamentó o Manual de Contratación de la Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI”. Dentro de la cuenta anual consolidada rendida electrónicamente para la vigencia fiscal 2012, se suscribieron cincuenta y dos (52) contratos por valor de $156.156.618, de los cuales se estudiaron veintiséis (26) por valor de $99.670.392, que en cantidad representan el 50% y en valor el 63.83%. El 38% de estos contratos fueron contratados directamente y el 62% por orden de suministro.

Evaluación Financiera: Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de Auditoria como: Análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por la Institución Educativa. De igual forma se hizo revisión de documentos que









soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. En relación a la línea de auditoría Financiera se obtuvo la siguiente documentación: Libros de contabilidad, Estados Financieros, conciliaciones bancarias, Ejecución del presupuesto, Resoluciones de modificación al presupuesto, Comprobantes de Egresos.

Revisión de la Cuenta: En cumplimiento de lo establecido en la Resolución 020 de 2011, emanada de la Contraloría Municipal de Tunja, la Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI”, rindió dentro del término la cuenta correspondiente a la vigencia 2012, la cual contiene todos los ítems establecidos por el ente de control y fueron analizados dentro de la etapa de planeación.

Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público: La Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI” en las vigencias 2012 presentó el informe consolidado sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, sobre gastos de servicios profesionales; publicaciones, fotocopias; uso de teléfonos celular; uso de teléfonos fijos y adquisición de muebles, mejoras y mantenimiento. Funcionarios de planta y personal vinculado mediante prestación de servicios personales: La Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI” para la vigencia 2012 suscribió Un (1) contratos de prestación de servicio de apoyo a la gestión y contó con una planta de personal que la conforma nueve (9) Directivos y cincuenta y ocho (58) docentes para las tres sedes de la Institución.

Sistema de Control Interno: La Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI”, no ha constituyó el Comité de Control Interno; sin embargo se comprometieron a crearla a partir del 2013 según plan de mejoramiento.

Evaluación Seguimiento Plan de Mejoramiento: La Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI” firmó avance al Plan de Mejoramiento de los hallazgos resultantes de la auditoría realizada a la vigencia 2011, conformado por 15 observaciones, en el que se plasmó el tiempo necesario para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento, de los cuales se hará las observaciones pertinentes en el cuerpo del informe. Tunja, 27 de junio de 2013. HERNANDO FARFAN RUBIANO NELSON FERNANDO BALLESTEROS Auditora Fiscal (C.) Profesional de Apoyo - Contratista






2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1. Revisión de la Cuenta De acuerdo a lo reglamentado en el articulo 6 de la resolución No. 020 de 2011 la rendición de la cuenta “Es el deber legal que tiene todo funcionario o persona de informar o responder por la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes o recursos públicos acompañada de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada”, es por esto que la Contraloría Municipal de Tunja debe velar por que sus sujetos de control quienes deben diligenciar y colgar hasta la fecha de cierre la cuenta lo hagan debidamente y en los tiempos establecidos. La Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI” para la vigencia fiscal 2012, rindió la cuenta el día 28 de febrero de 2013 a las 11:10: p.m.

Se pudo evidenciar que la información rendida en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, cumplió con los diferentes criterios señalados en la resolución No. 020 de 2011, mostrando coherencia entre la rendida en los anexos y la recibida en forma física en la Contraloría. 2.2. Análisis de la Información Financiera

Por medio de la presente auditoria, se revisaron los Estados Contables, Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de Cambios en el Patrimonio y Notas a los Estados Contables; evidenciándose la variación alcanzada en la vigencia 2012 respecto a la vigencia 2011.

2.2.1. Comparación Balance General, vigencias 2012 y 2011.

2012 2011 VARIACION ABSOLUTA VARIACION PORCENTUAL % $ $

ACTIVOS 84,660,905.62 49,725,436.25 34,935,469.37 70%

PASIVOS 1,177,528.00 4,740,549.00 -3,563,021.00 -75%

PATRIMONIO 83,483,377.62 44,984,887.25 38,498,490.37 86%






Cifras en Miles de Pesos

2.2.1.1. Activos Según el Sistema de Contabilidad Pública, respecto a las normas relativas a los Activos, éstos son recursos tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluya un potencial de servicios o beneficios económicos futuros. El Activo total a diciembre 31 de 2012 tiene un valor de $84.660.905,62, presentando un aumento del 70% con relación al año 2011, representado principalmente en la Cuenta propiedad, planta y equipo, la cual paso de $32.569.788,33 en 2011 a $40.268.474,54 en 2012, equivalente a una aumento de 24%. El activo se clasifica en: ACTIVO CORRIENTE: el cual a su vez se subdivide en: Efectivo: al comparar las dos vigencias este rubro presento una aumento en

2012 respecto a 2011 del 24%, lo cual evidencia una liquidez para cubrir los diferentes gastos en forma oportuna. Bancos: se realizó una comparación entre la información presentada en

los libros contables, los extractos de las dos cuentas bancarias que tiene la Instituto en el Banco Colpatria y las respectivas conciliaciones mensuales realizadas durante la vigencia 2012, lo cual se evidencia en el siguiente cuadro:






INSTITUCIÓN EDUCATIVA SAN JERONIMO EMILIANI

ELABORO: NELSON FERNANDO BALLESTEROS Y LORENA ANDREA HERNANDEZ PASANT DE U.

SANTO TOMAS

Mes No. De Cuenta

Saldo s/g Extracto

Cheques pendientes *

cobrar

Saldo S/g Libros CMT

Saldo Libros Auxiliares I.E

Diferencia

Enero 7301000299 8,701,531.84 -

13,933,732.92 13,933,732.92 0

7301000728 5,232,201.08 -

Febrero 7301000299 5,920,329.96 557,600.00 10,594,931.04 10,594,931.04 0

7301000728 5,232,201.08 -

Marzo 7301000299 88,545,884.96 -

98,862,373.04 98,862,373.04 0

7301000728 10,316,488.08 -

Abril 7301000299 87,650,184.96

454,000.00

103,687,377.04 103,687,377.04 0

7301000728 21,597,168.08 5,105,976.00

Mayo 7301000299 79,353,382.96 -

115,460,897.04 115,460,897.04 0

7301000728 36,107,514.08 -

Junio 7301000299 65,263,678.96

94,460,527.04 94,460,527.04 0

7301000728 29,196,848.08

Julio 7301000299 56,584,343.96

7,000,000.00

57,780,461.96 57,780,462.04 0

7301000728 11,486,727.00 3,290,609.00

Agosto 7301000299 43,870,662.08

500,000.00

61,736,328.16 61,736,328.16 0

7301000728 23,740,378.08 5,374,712.00

Septiembre 7301000299 38,391,770.08

7,609,400.00

66,203,397.16 66,203,397.16 0

7301000728 40,258,268.08 4,837,241.00

Octubre 7301000299 26,060,405.08

557,600.00

54,333,300.16 54,333,300.16 0

7301000728 34,473,942.08 5,643,447.00

Noviembre 7301000299 24,291,705.00 -

46,988,280.08 46,988,280.08 0

7301000728 22,696,575.08 -

Diciembre 7301000299 8,926,766.00

4,433,815.00

22,598,102.08 22,598,102.08 0

7301000728 20,879,391.08 2,774,240.00

Al verificar el diligenciamiento de las conciliaciones se pudo evidenciar que se realizaron en forma correcta, pues como se puede ver en el cuadro anterior no hubo diferencia alguna entre los saldos. Deudores: para la vigencia 2011 la Institución Educativa presentó un saldo de $0 y para la vigencia 2012 el saldo es de $17.000.000,00, teniendo un aumento, es decir que la Institución Educativa no obtuvo el pago suficiente de sus deudores.






ACTIVO NO CORRIENTE: Para la vigencia 2012 representó un 91% del activo total, siendo la Propiedad Planta y Equipo la partida más representativa, con un porcentaje del 69%, con respecto a la vigencia 2011, este rubro mostró un aumento de $7.698.686,21, equivalente a un 24%. Inventarios: En lo referente a inventarios, los funcionarios de la Contraloría

Municipal, visitaron las instalaciones de la Institución Educativa San Jerónimo “EMILIANI”, el día 14 de junio de 2013; se realizó una revisión selectiva de inventarios, donde se pudo verificar lo siguiente:

INVENTARIO/ DEPENDENCIA

ARTICULO CANT VALOR

TOTAL $

ESTADO OBSERVACIONES

B R M NO

EQUIPO DE ENSEÑANZA

Equipo de laboratorio de electricidad

2,905,220 X Están en servicio

Equipo de soldadura Stick Miller TXl

2 3,364,000 X Están en servicio

Guarda Motor SIEMENS de 20-25 Amperios


Taladro 1/2 DEWALT DW 505

1 335,000 X Están en servicio

EQUIPO DE AYUDA

AUDIOVISUAL

Equipo de Amplificador 800,400 X Están en servicio

Televisor Marca SAMSUNG


DVD Marca SAMSUNG 4 436,000 X Están en servicio

Video Proyector BENQ MP 51- MP 512


EQUIPOS DE OFICINA

Fotocopiadora KM 2035 3,480,000 X Están en servicio

Fotocopiadora Marca TOSHIBA 181


CONTRATO Nº10

Juego de llaves boca fija stay X 8 piezas


juego de destornillador Stay X


Cepillo de vuelta stanley 1 48,000 X Están en servicio

Alacrán - presa x 2m 2 105,000 X Están en servicio

Alacrán - presa x 1.5m 2 143,500 X Están en servicio

Triscador o trabajador Stanly


Aceitera de 300 cc 1 20,000 X Están en servicio

serrucho de costillaStanly de 14"


CONTRATO Nº12

Bajo Activo marca BEHRINGER de 15" 1400W

2

2,604,000

X

Están en servicio

Cabina Activa marca BEHRINGER

2 1,512,000

X Están en servicio

Juego de Tripode para cabinas

1 94,700


Extención de linea de 20mts

2 121,600







Extención de linea de 3mts 2 37,001


Mesclador BEHRINGER 6 Canalesw

1 480,000


Microfono Inalambrico Takstar

1 120,000


ORDEN Nº 01 Kit de carnet PVS Canon Pixma IP4910

1 1,518,440


ORDEN Nº 06 Pinza VOL/AMP 1 301,724 X Están en servicio

ORDEN Nº 09 video Beam Epson 1 1,240,000 X Están en servicio

Disco Externo Toshiba 3.0 1 310,000 X Están en servicio

ORDEN Nº 018

Cdomputador de escritorio, procesador INTEL CORE, teclado, mause, monitor SANSUNG, LED 18.5"

1 1,180,000 X

Están en servicio

ORDEN Nº 020 Clarinete Soprano CL710 2 1,439,655 X Están en servicio

De acuerdo al cuadro anterior se puede concluir lo siguiente:

Al revisar la información recibida en medio físico respecto a inventarios se evidenció que cuenta con un formato de inventarios estructurado que permita verificar detalladamente algunos conceptos como código, fecha elemento o bien cantidad, valor unitario, valor total.

La institución Educativa mejoró en un 95% en cuanto al manejo de los inventarios ya que adquirieron un Software para el control de dichos inventarios.

Depreciación: La depreciación es el reconocimiento de la pérdida de capacidad operacional de la Propiedad, Planta y Equipo, por el uso u otros factores normales, teniendo en cuenta su vida útil estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras.

Para la vigencia 2012 la Institución Educativa presentó la siguiente depreciación anual:

CONCEPTO VIDA UTIL

(AÑOS) BASE

DEPRECIACIÓN ANUAL

(AUDITORIA)

DEPRECIACION ANUAL EN

LIBROS DIFERENCIA

MAQUINARIA Y EQUIPO

15 33,345,861.00 2,223,057.40 2,223,057.40 -

MUEBLES Y ENSERES

10 15,580,280.00 1,558,028.00 1,558,028.00 -

EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTO

5 16,594,800.00 3,318,960.00 3,318,960.00 -

EQUIPO DE COMEDOR Y COCINA

10 1,540,001.00 154,000.10 154,000.10 -






2.2.1.2. Pasivos La parte correspondiente al Pasivo, es donde se agrupa las cuentas de deudas o compromisos adquiridos por la Institución. El pasivo para la vigencia 2012 presentó una disminución del 75%, con relación a la vigencia 2011; paso de $4.740.549,00 en 2011 a $1.177.528,00 lo que implica que la Institución está utilizando los fondos para amortizar o pagar las cuentas de los acreedores. 2.2.1.3. Patrimonio El patrimonio está formado por un conjunto de bienes, derechos y obligaciones pertenecientes a una empresa, y que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir con sus fines. Para la vigencia 2012 el Patrimonio de la Institución fue de $83.483.377.62 presentando un aumento de $38.498.490,37 equivalente al 86%, con respecto al año 2011 que fue de $44.984.887,25; esto debido a que el rubro Resultado del ejercicio paso de $27.314.580,52 en 2011 a $50.375.192,16 respectivamente; lo que evidencia que durante la última vigencia la Institución obtuvo una utilidad considerable en gran parte al buen manejo de los recursos. 2.2.2. Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental El Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental reporta los ingresos y gastos reflejando el resultado de la gestión en cumplimiento del objeto de la institución. A continuación se muestra un comparativo de las vigencias 2012 y 2011 mostrando el comportamiento del Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental.

DESCRICIÓN 2012 2011 variación Var. %

Ingresos operacionales 182,132,621.00 210,008,973.00 (27,876,352.00) -13.27%

- Costos y gastos op. 104,358,217.00 141,518,325.00 (37,160,108.00) -26.26%

= utilidad bruta 77,774,404.00 68,490,648.00 9,283,756.00 13.55%

- Gastos administración 31,768,986.00 39,723,521.00 (7,954,535.00) -20.02%

= Utilidad operacional 46,005,418.00 27,639,127.00 18,366,291.00 66.45%

+ Otros ingresos 4,772,774.00 18,204.00 4,754,570.00 26118.27%

- Otros gastos 402,999.84 342,750.48 60,249.36 17.58%

= Resultado del Ejercicio 50,375,192.16 27,314,580.52 23,060,611.64 84.43% Fuente: Estado de la Actividad Financiera Económica y Social 2012 y 2011

Los ingresos para la vigencia 2012 presentaron un disminución del 13.27% es decir $27.876.352,00, mientras que los costos y gastos disminuyeron en 26.26%, equivalentes a ($37.160.108,00), lo que finalmente se evidencia en el resultado del ejercicio, presentó un aumento del 84.43% es decir $11.189.817,00.






2.2.3. Caja Menor La Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI” constituyó la caja menor mediante resolución rectoral N°005 del 12 de enero de 2012 por un monto de $6.228.000,00 distribuidos así:

Materiales y suministros: $1.800.000,00 Materiales de educación, técnica y mantenimiento: $700.000,00 Mantenimiento infraestructura y activos fijos $1.000.000,00 Impresos, publicaciones y suscripciones: $400.000,00 Comunicaciones y transporte: $2.328.000,00

Se designó como responsable del manejo de la caja menor a la funcionaria Carolina Saavedra Cáceres, quien se desempeña como secretaria general de la institución hasta el 31 de mayo del 2012 y mediante resolución rectoral Nº 019 del 01 de junio de 2012 se nombra como funcionaria responsable del manejo de la caja menor a la señorita Laura Patricia Saavedra Alarcón. La apertura de la caja menor se realizó mediante comprobante de egreso N°0714 del 16 de Enero de 2012, por un monto parcial de $519.000,00 Una vez revisado los pagos girados por caja menor se concluye que la que Institución Educativa ha efectuado correctamente el manejo de la misma cumpliendo con el objetivo de Proveer los recursos necesarios para gastos urgentes de menor cuantía. 2.2.4. Órdenes de Pago Para llevar a cabo la revisión de las órdenes de pago del año 2012, se tomó como muestra los meses de enero, febrero, mayo, julio, noviembre y diciembre, concluyendo que la institución educativa “San Jerónimo Emioliani” cumplió con el lleno de los requisitos para la elaboración de los comprobantes de egreso de acuerdo a la normatividad establecida contablemente. 2.3. Evaluación de la Gestión 2.3.1. Presupuesto vigencia 2012 La Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI” para la vigencia 2012 tuvo un presupuesto inicial de $293.800.000,00, con un adicional de $15.896.651,52, para un definitivo de $309.696.651,52. De igual forma se observó que los Acuerdos de adiciones y traslados que se llevaron a cabo en el presupuesto de la Institución Educativa “SAN JERONIMO






EMILIANI” durante la vigencia 2012, están debidamente soportados con sus respectivos actos administrativos.

Actos administrativos que modificaron el presupuesto de ingresos.

ACTO ADMINISTRATIVO CONCEPTO ADICIÓN REDUCCION

Acuerdo N° 001 del 16 de enero de 2012

-Recursos del Balance $9.726.651.52

Acuerdo N° 002 del 28 de marzo de 2012

-Constancias y Certificados de estudio -Las cuentas por cobrar servicios educativos

$5.570.000

Acuerdo N° 003 del 27 de Septiembre de 2012

-Constancias y Certificados de Estudio

$300.000

Acuerdo N° 004 del 28 de Noviembre de 2012

-Proyección presupuesto de ingresos y gastos para el 2013

$221.295.000


-Traslado entre rubros de la caja menor

$400.000


-Constancias y certificados de estudio

$300.000

TOTAL $ 16,296,651.52

Se concluye que en el presupuesto para la vigencia del 2012, de la institución educativa “SAN JERONIMO EMILIANI”, de acuerdo con la ejecución presupuestal encontramos un faltante de $400.000 con el cual se supera el monto inicial de adición que era de $15.896.651.52.

HALLAZGOS: (A: Administrativos, P: Penales, D: Disciplinarios, F: Fiscales.)

No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.

Al sumar los acuerdos donde se modifica el presupuesto de ingreso es de $16.296.651.52 y el que se reporta es de $15.896.651.52, encontrándose una diferencia de $400.000, vulnerando los acuerdos.

Se levantan los hallazgos

administrativo y disciplinario.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: No existe ninguna diferencia en las adiciones, efectivamente estas corresponden a la suma de $15.896.651.52, ya que los $400.000 son traslados entre rublos de caja menor; se adjunta para






verificación el Acuerdo Nº 005 de noviembre 28 de de 2012 como se soporta (anexo 1). NO se acepta el hallazgo, por favor levantarlo.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: El grupo auditor en su estudio al anexo 1, observa que efectivamente la institución educativa tiene la razón y procede a levantar el hallazgo con alcance administrativo.

Durante la vigencia 2012 no hubo adicionado a los presupuestos de gastos 2.3.1.1. Ejecución presupuestal de Ingresos vigencia 2012.

COD CONCEPTO PRESUPUESTO DEFINITIVO

TOTAL POR %

RECAUDADO RECAUDAR EJECUTADO

1 INGRESOS $309,696,651.52 $179,629,272.52 $130.067.379,00 58%

El presupuesto definitivo de ingresos para el año 2012 era de $309.696.561.52 de los cuales se recaudó $179.629272,00, equivalente al 58%, quedando un saldo por ejecutar de $130.067.379,00 equivalente al 42%, lo que indica que la institución educativa tuvo una alta gestión en la ejecución de sus recursos. 2.3.1.2. Ejecución presupuestal de egresos vigencia 2012.

COD CONCEPTO PRESUPUESTO

DEFINITIVO

TOTAL POR %

EJECUTADO EJECUTAR EJECUTADO

2 GASTOS $309,696,651.52 $159,311,584.84 $150,385,066.68 51.44%

El presupuesto de egresos definitivo para la vigencia 2012 fue de $309.696.651,52 de éstos se ejecutaron $159.311.584.84 equivalente al 51.44%, lo que indica que la Institución tuvo una baja gestión en la ejecución de sus recursos.

COD CONCEPTO EJECUTADO PAGO %

POR

% PAGAR

2.00

GASTOS $159,311,584.84 $158,753,984.84 99.65 $557,600.00 0.35%

En la vigencia 2012 se ejecutaron $159.311.584,84 de los cuales se pagaron $158.753.984,84 equivalentes al 99.65% y quedaron por pagar recursos por valor de $557.600 correspondiente al 0.35%, lo que demuestra una buena ejecución de los compromisos adquiridos dentro de la vigencia.






2.4. Contratación Administrativa. 2.4.1. Análisis de legalidad y gestión de resultados a los contratos Se procede a hacer el análisis a cada uno de los contratos de acuerdo a la muestra tomada para su estudio, suscritos en el año 2012, así: la Institución Educativa suscribió cincuenta y dos (52) contratos para la vigencia 2012 por un valor de $156.156.618, analizándose el 50% de la contratación. CONTRATO No. 001 De 2012. Contratista. MYRIAM DEL PILAR MANCERA BELTRAN NIT. 40.030.299 Objeto. Servicios de contadora pública durante la vigencia Supervisor. Poveda Roa Ricardo

Plazo. 12 Meses Fecha de iniciación: 11 de Enero de 2012 Fecha de terminación: 30 de Diciembre de 2012 Valor. Seis Millones Seiscientos Noventa y Un Mil Pesos ($6.691.000,00) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado

ASPECTOS GENERALIDADES

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRE – CONTRACTUAL

Cuenta con los Estudio Previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL

Se encuentran los actos necesarios e indispensables para la suscripción del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato.

LEGALIDAD EN LA ETAPA POSCONTRACTUAL

Se encuentran los actos necesarios e indispensables para su liquidación de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato.

GESTIÓN Y RESULTADOS

Cumplió con sus servicios profesionales de contadora pública de manera autónoma e independiente para la preparación, firma y presentación de los estados financieros y contables de la Institución Educativa San Jerónimo “EMILIANI”.

CONTRATO No. 002 De 2012. Contratista. ALBERGUE INFANTIL DE TUNJA NIT. 891.800.261 Objeto. Arrendamiento de instalaciones y servicios públicos para funcionamiento de la sede anexa a la institución educativa san jerónimo EMILIANI sede BETHLEMITAS para el año 2012 Supervisor. Poveda Roa Ricardo Plazo. Trescientos Diez y Seis (316) Días

Fecha de iniciación: 16 de Enero de 2012 Fecha de terminación: 30 de Noviembre de 2012






Valor. Catorce Millones ($14.000.000) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado





Dentro del contrato suscrito en la CLAUSULA QUINTA, SERVICIOS: el servicio de energía eléctrica, agua y alcantarilladlo así como el de aseo serán pagados por el arrendatario en un porcentaje del 50% del consumo hasta un total de Cinco Millones Pesos Mcte. ($5.000.000), por lo tanto este valor se le sumaria al total del contrato, el cual quedaría por un valor de Diez y Nueve Millones ($19.000.000).




Se cumplió con el objeto de contrato, que era el de tomar en arriendo un inmueble para la educción, ubicado en la calle 5 Nº 9-08; el cual prestara un servicio de enseñanza a la niñez en preescolar y primaria.

CONTRATO No. 003 De 2012. Contratista. AMPARO DE NIÑOS NIT. 891.800.277 Objeto. Arrendamiento de instalaciones y servicios públicos para funcionamiento de la sede anexa a la institución educativa san jerónimo EMILIANI sede santa catalina Supervisor. Poveda Roa Ricardo Plazo. 10 Meses Fecha de iniciación: 16 de Enero de 2012 Fecha de terminación: 30 de Noviembre de 2012 Valor. Nueve Millones ($9.000.000) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado





Dentro del contrato suscrito en la CLAUSULA QUINTA, SEVICIOS: el servicio de energía eléctrica, agua y alcantarilladlo así como el de aseo serán pagados por el arrendatario en un porcentaje del 27% del consumo hasta un total de Tres Millones de Pesos Mcte. ($3.000.000), por lo tanto este valor se le sumaria al total del contrato, el cual quedaría por un valor de Doce Millones ($12.000.000)









Se cumplió con el objeto de contrato, que era el de tomar en arriendo un inmueble para la educción, ubicado en la Av. Circunvalar entre calles 17 y 18 Este Verada Pirgua; el cual prestara un servicio de enseñanza a la niñez en preescolar y primaria

CONTRATO No. 004 De 2012. Contratista. ORDEN DE LOS CLÉRICOS REGULARES SOMASCOS NIT.860.027.139 Objeto. Servicios Públicos de Teléfono y Luz para funcionamiento sede EMILIANI Supervisor. Poveda Roa Ricardo Plazo. Once (11) Meses Fecha de iniciación: 16 de Enero de 2012 Fecha de terminación: 31 de Diciembre de 2012 Valor. Veintiocho Millones de Pesos ($28.000.0000) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado





Se encuentran los actos necesarios e indispensables para la suscripción del contrato, de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato.




Se cumplió con el objeto del contrato, que era el de cancelar los servicios públicos (Energía, Teléfono, Internet) a las empresas prestadoras de estos servicios, para el normal funcionamiento de la Institución Educativa San Jerónimo EMILIANI

CONTRATO No. 005 de 2012. Contratista. COOMULTISER. NIT 800.155.784 Objeto. Servicio de transporte para los alumnos de la sede Santa Catalina en Tres recorridos Diarios Supervisor. Sor Teresita Del Niño Jesús Flórez Plazo. 19 días académicos Fecha de iniciación: 20 de Marzo 2012 Fecha de terminación: 20 de Abril 2012 Valor. Cinco Millones Ciento Cuarenta y Un Mil Novecientos Setenta Pesos. ($5.141.970) Modalidad de Contratación. Directa






Estado. Liquidado





Se encuentran los actos necesarios e indispensables para la suscripción del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato, el 20 de Abril se hace un adicional en 10 días académicos comenzando el 23 de Abril y se termina el 07 de Mayo del 2012, por un valor de Dos Millones Setecientos Seis Mil Trescientos Pesos ($2.706.300) quedando el contrato por un total de $7.848.270




Se cumplió con el servicio de trasporte escolar subsanando la necesidad de trasporte a los alumnos que viven en zonas rurales adyacentes a la Institución Educativa, en tres (3) recorridos a 97 estudiantes en tres rutas escolares, favoreciéndose la población infantil rural perteneciente a los estratos 1 y 2, para que con este servicio de transporte se puedan mantener y ampliar la cobertura educativa, a fin de garantizar la no deserción escolar.

CONTRATO Nº 06 DE 2012. Contratista. PC & TECH LTDA NIT 900.078.005 Objeto. Implementación y parametrización del sistema ciudad educativa. Supervisor. Carolina Saavedra Cáceres Plazo. Ocho (8) Meses Fecha de iniciación: 03 de Marzo de 2012 Fecha de terminación: 15 de Diciembre de 2012 Valor. Tres Millones Trescientos Cincuenta y Siete Mil Quinientos Pesos ($3.357.500) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado.



Cu Se Cuenta con los Estudio Previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar.




Se encuentran los actos necesarios e indispensables para su liquidación del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato.


Se cumplió con la Implementación del Software para el mejoramiento de de los procesos y sistematización de comunidad






educativa con tecnología de punta para la optimización de las funciones, Beneficiándose la Institución Educativa contado con herramientas tecnológicas permitiéndole cumplir con sus funciones de apoyo y cumpliendo con el mejoramiento de las labores de la Institución, en los procesos en la administración de toda la información relacionada con la comunidad, estudiantes, docentes, Administrativos y académicos desarrollándose estos procesos en diferentes áreas como son la rectoría, secretaria y tesorería en la parte administrativa y con los coordinadores, docentes, estudiantes y sus acudientes, generando información necesaria para la regulación e intervención de los resultados en busca de mantener el reconocimiento de la institución mejor posicionada en la ciudad.

CONTRATO No. 007 de 2012.

Contratista. COOMULTISER. NIT 800.155.784 Objeto. Servicio de transporte para los alumnos de la sede Santa Catalina en Tres recorridos Diarios Supervisor. Sor Teresa del Niño Jesús de Flórez Plazo. 34 días académicos Fecha de iniciación: 08 de Mayo 2012 Fecha de terminación: 17 de Junio 2012 Valor. Nueve Millones Doscientos Un Mil Cuatrocientos Veinte Pesos ($9.201.420) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado





Se encuentran los actos necesarios e indispensables para la suscripción del contrato de acuerdo a la normatividad vigente.





CONTRATO No. 008 de 2012. Contratista. VILLAMIL TOCARRUNCHO ERIKA ALEXANDRA NIT 40.037.744 Objeto. Implementación del sistema ALAMOSOFT para el control presupuestal, de activos fijos, devolutivos y de consumo






Supervisor. William Adán Espinosa Pulido Plazo. 2 Meses Fecha de iniciación: 25 de Junio de 2012 Fecha de terminación: 25 de Agosto de 2012 Valor. Tres Millones Quinientos Mil Pesos ($3.500.000) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado.



Cu Cuenta con los Estudio Previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar.






Se cumplió con el suministro de un Software; Beneficiándose la Institución Educativa contado con herramientas tecnológicas permitiéndole cumplir con sus funciones de apoyo y cumpliendo con el mejoramiento de las labores de la Institución, permitiendo administrar de manera controlada los activos fijos de la Institución, así mismo controlar, cuantificar conjunta y sistemáticamente tanto los ingresos como los gastos, mantener actualizado los estados contables de los recursos financieros, permitiendo un manejo organizado, ordenado y sistematizado. El precios está acorde con el mercado


Contratista. COOMULTISER. NIT 800.155.784 Objeto. Servicio de transporte para los alumnos de la sede Santa Catalina en Tres recorridos Diarios Supervisor. Sor Teresa del Niño Jesús de Flórez Plazo. 32 días académicos Fecha de iniciación: 18 de Julio 2012 Fecha de terminación: 04 de Septiembre 2012 Valor. Ocho Millones Seiscientos Sesenta Mil Ciento Sesenta Pesos ($9.660.160) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado





Se encuentran los actos necesarios e indispensables para la suscripción del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato, el 03 de Septiembre se hace un adicional en 16 días académicos comenzando el 05 de Septiembre y se






termina el 26 de Septiembre del 2012, por un valor de Cuatro Millones Trescientos Treinta Mil Ochenta Pesos ($4.330.080) quedando el contrato por un total de $13.990.240





CONTRATO No. 010 de 2012. Contratista. DISMACO SH NIT 891.800.523 Objeto. Suministro Materiales Y Herramientas Para Los Talleres De Enseñanza Técnica De Ebanistería Y Metalistería De La Institución. Supervisor. Bernardo Moreno Rubiano Plazo. 08 Días Fecha de iniciación: 15 de Agosto de 2012 Fecha de terminación: 22 de Agosto de 2012 Valor. Cinco Millones Quinientos Sesenta y Un Mil Peso ($5.561.000) Modalidad de Contratación. Contratación Directa Estado. Liquidado.









Se cumplió con el suministro de elementos de ebanistería, metalistería, informática, electricidad y mecánica industrial para el desarrollo de las diferentes modalidades de enseñanza técnica, beneficiándose los estudiantes de la institución preparándolos para la vida, el trabajo y los estudios superiores, desarrollando conocimiento, capacidades y comportamientos en el hacer. Los precios están acordes al mercado.


Contratista. COOMULTISER. NIT 800.155.784 Objeto. Servicio de transporte para los alumnos de la sede Santa Catalina en Tres recorridos Diarios






Supervisor. Sor Teresa del Niño Jesús de Flórez Plazo. 32 días académicos Fecha de iniciación: 27 de Septiembre 2012 Fecha de terminación: 23 de Noviembre 2012 Valor. Ocho Millones Doscientos Un Mil Cuatrocientos Veinte Pesos ($9.201.420) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado





Se encuentran los actos necesarios e indispensables para la suscripción del contrato de acuerdo a la normatividad vigente, dentro del contrato





CONTRATO No. 012 de 2012. Contratista. GAMBOA HUERTAS HÉCTOR GABRIEL NIT 6.750.927 Objeto. Suministro de un equipo de amplificación de sonido de alto rendimiento Supervisor. Lozano Salomón Fernando Plazo. 22 Días Fecha de iniciación: 07 de Diciembre de 2012 Fecha de terminación: 28 de Diciembre de 2012 Valor. Cuatro Millones Novecientos Sesenta y Nueve Mil Trescientos Pesos ($4.969.300) Modalidad de Contratación. Contratación Directa Estado. Liquidado.














Se cumplió con el suministro del equipo de amplificación de sonido. Beneficiándose la institución educativa en general ya que con este equipo de amplificación se pueden efectuar cualquier evento que requiere de trasmitir un evento a la comunidad estudiantil, a padres de familia etc. Los precios están acordes al mercado.

CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 001 DE 2012. Contratista. MORENO CRUZ CARLOS MAURICIO NIT 11.245798 Objeto. Compra de kit PVC para elaboración de carnets estudiantiles Supervisor. Ricardo Poveda Roa

Plazo. 5 Días Fecha de iniciación: 08 de Febrero de 2012 Fecha de terminación: 12 de Febrero de 2012 Valor. Un Millón Quinientos Diez y Ocho Mil Cuatrocientos Cuarenta Pesos ($1518.400) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro del KIT PVC para la elaboración de los carnets. GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro del kit para la elaboración de los carnets. Beneficiándose los estudiantes de la institución educativa generando una ahorro a los padres de familia en la adquisición de la identificación que los identifica como estudiantes de la Institución Educativa San Jerónimo EMILIANIA. CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 006 DE 2012. Contratista. CALVOS ELECTRONICA LTDA. NIT 830.039.304 Objeto. Suministro de un oscilación y pinzas Vol/AMP DIG 96115 F115 FINES Supervisor. Isaac Gil Tobar Plazo. 8 Días Fecha de iniciación: 11 de Mayo de 2012 Fecha de terminación: 19 de Mayo de 2012 Valor. Un Millón Ciento Veinte y Nueve Mil Novecientos Noventa y Tres Pesos ($1.129.993) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de un oscilación y pinzas






GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de doce puntas osciloscopio y una pinza Vol/AMP beneficiando a los alumnos de la modalidad de electricidad de la institución para desarrollar el conocimiento, capacidades y

comportamientos en el hacer CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 007 DE 2012. Contratista. FERRETERÍA JRC CIA LTDA NIT 8600.534.340 Objeto. Materiales y herramientas para talleres de enseñanza del área de mecánica industrial y metalistería Supervisor. Alfredo Igua Plazo. 8 Días Fecha de iniciación: 12 de Mayo de 2012 Fecha de terminación: 20 de Mayo de 2012 Valor. Un Millón Quinientos Setenta y Tres Mil Novecientos Noventa y Cinco Pesos ($1.573.995) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de materiales y herramientas. GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro materiales y herramientas para los talleres de mecánica beneficiando a los alumnos de la modalidad de metalmecánica de la institución para desarrollar el conocimiento,

capacidades y comportamientos en el hacer CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 008 DE 2012. Contratista. LEÓN ROJAS MIGUEL ANGEL NIT 7.186.837 Objeto. Materiales y herramientas para talleres de enseñanza del área de informática Supervisor. Héctor Alfonso Mendoza Barajas Plazo. 10 Días Fecha de iniciación: 14 de Mayo de 2012 Fecha de terminación: 24 de Mayo de 2012 Valor. Un Millón Ochenta y Ocho Mil Peso ($1.088.000) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro Materiales y herramientas para talleres de enseñanza del área de informática.






GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro materiales y herramientas para los talleres de ebanistería, metalistería, informática, electricidad y mecánica industrial, beneficiando a los alumnos de estas modalidades de la institución para desarrollar el conocimiento, capacidades y comportamientos en el hacer CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 009 DE 2012. Contratista. LEÓN ROJAS MIGUEL ANGEL NIT 7.186.837 Objeto. Suministro de equipos para talleres de enseñanza del área de informática Supervisor. Héctor Alfonso Mendoza Barajas Plazo. 10 Días Fecha de iniciación: 14 de Mayo de 2012 Fecha de terminación: 24 de Mayo de 2012 Valor. Un Millón Quinientos Cincuenta Mil Pesos ($1.550.000) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de equipos para talleres de enseñanza del área de informática GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de un Video Beam Epson S12 un disco duro externo 1 tera Toshiba 3.0, beneficiándose los alumnos de las modalidades de la institución para desarrollar el conocimiento, capacidades y

comportamientos en el hacer CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 010 DE 2012. Contratista. FERRICENTROS S.A.S. NIT 800.237.412 Objeto. Suministro materiales y herramientas para talleres de enseñanza del área de mecánica industrial Supervisor. Alfredo Igua

Plazo. 8 Días Fecha de iniciación: 15 de Mayo de 2012 Fecha de terminación: 23 de Mayo de 2012 Valor. Un Millón Ciento Veinte y Un Mil Cuatrocientos Noventa y Ocho Pesos ($1.121.498) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de materiales y herramientas para talleres de enseñanza del área de mecánica industrial.






GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de materiales y herramientas,

metalistería, informática, electricidad y mecánica industrial para el desarrollo de las diferentes modalidades de enseñanza técnica, beneficiándose los estudiantes de la institución preparándolos para la vida, el trabajo y los estudios superiores, desarrollando conocimiento, capacidades y comportamientos en el hacer. CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 011 DE 2012. Contratista. G & J FERRETERÍAS S.A. NIT 800.426 Objeto. Suministro de materiales y herramientas para talleres de enseñanza del área metalistería – Soldadura Supervisor. Raúl Alonso Ramos Caro Plazo. 10 Días Fecha de iniciación: 18 de Mayo de 2012 Fecha de terminación: 28 de Mayo de 2012 Valor. Tres Millones Seiscientos Noventa y Dos Mil Cincuenta Pesos ($3.692.050) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de de materiales y herramientas para talleres de enseñanza del área metalistería – Soldadura. GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de materiales y herramientas, para el desarrollo de la modalidad de metalistería - soldadura de enseñanza técnica, beneficiándose los estudiantes de la institución preparándolos para la vida, el trabajo y los estudios superiores, desarrollando conocimiento, capacidades y comportamientos en el hacer. CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 014 DE 2012. Contratista. OLIVARES BERMÚDEZ LUIS ALFONSO NIT 6.772.063 Objeto. Suministro de materiales y suministros para pintura de instalaciones sedes anexas bethlemitas y santa catalina Supervisor. Ricardo Poveda Roa

Plazo. 08 Días Fecha de iniciación: 07 de Junio de 2012 Fecha de terminación: 15 de Junio de 2012 Valor. Tres Millones Doscientos Cinco Mil Quinientos Pesos ($3.205.500) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de materiales y suministros para pintura de instalaciones sedes anexas bethlemitas y santa catalina.






GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de la pintura, para las sedes anexas bethlemitas y santa catalina ya que estas sedes presentaban un deterioro en cuanto a pintura, garantizando el normal funcionamiento y el cumplimiento misional de las sedes de la Institución; con un beneficio tanto para los estudiantes como para todo el personal que labora en estas sedes. CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 016 DE 2012. Contratista. DISTRIBUIDORA ELECTRICA LTDA NIT 830.110.523 Objeto. Suministro materiales eléctricos para mantenimiento de equipos (tornos) del taller de enseñanza de mecánica industrial Supervisor. Issac Gil Tovar Plazo. 8 Días Fecha de iniciación: 28 de Junio de 2012 Fecha de terminación: 8 de Julio de 2012 Valor. Cuatro Millones Seiscientos Treinta y Seis Mil Ochenta y Siete Pesos ($4.636.087) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro materiales eléctricos para mantenimiento de equipos (tornos) del taller de enseñanza de mecánica industrial GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de materiales de enseñanza

de mecánica, beneficiándose los estudiantes de la institución preparándolos para la vida, el trabajo y los estudios superiores, desarrollando conocimiento, capacidades y comportamientos en el hacer. CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 018 DE 2012. Contratista. LEÓN ROJAS MIGUEL ANGEL NIT 7.186.837 Objeto. Suministro de Un Computador de Escritorio Supervisor. Oscar Rodolfo Arias Bonilla Plazo. 10 Días Fecha de iniciación: 31deJulio de 2012 Fecha de terminación: 10 de Agosto de 2012 Valor. Un Millón Ciento Ochenta Mil Pesos ($1.180.000) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de Un Computador de Escritorio






GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de Equipos de cómputo, beneficiándose la Institución Educativa fortaleciendo y mejorando los equipos de cómputo, poniéndose en la vanguardia de la tecnología con el fin de ponerse al día en sus procesos tecnológicos y contables para la eficiente administración de los recursos de actividades, procesos, compras, depreciaciones. CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 019 DE 2012. Contratista. DISMACO S.H. NIT 891.800.523 Objeto. Suministro de materiales y herramientas para talleres de enseñanza para las áreas de Ebanistería y Metalistería Supervisor. Raúl Alfonso Ramos Caro Plazo. 8 Días Fecha de iniciación: de de 2012 Fecha de terminación: de de 2012 Valor. Cinco millones Quinientos Sesenta y un Mil pesos ($5.561.000) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro materiales y herramientas para talleres de enseñanza para las áreas de Ebanistería y Metalistería. GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de materiales y herramientas,

para el desarrollo de las áreas de ebanistería y metalistería de enseñanza técnica,

beneficiándose los estudiantes de la institución preparándolos para la vida, el trabajo y los estudios superiores, desarrollando conocimiento, capacidades y comportamientos en el hacer. CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 020 DE 2012. Contratista. ORTIZO S.A. NIT 890.206.354 Objeto. Compra de dos clarinetes prelude selmer para el área de música Supervisor. Asdrúbal Henao Vega

Plazo. 5 Días Fecha de iniciación: 7 de Septiembre de 2012 Fecha de terminación: 12 de Septiembre de 2012 Valor. Un Millón Cuatrocientos Treinta y Nueve Mil Quinientos Sesenta Pesos ($1.439.560) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado.






GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de dos clarinetes. GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de dos clarinetes, beneficiándose los estudiantes de la institución, buscando en los estudiantes la importancia de cada una de las actividades complementarias a su academia, que puedan desarrollar desde la parte lúdica y artística, inculcando el amor por el arte y la música no solo como una disciplina sino como un hábito donde los estudiantes demuestren sus capacidades y habilidades en la asignatura de música, permitiéndoles formarse como mejores personitas, estudiantes, profesionales. CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 021 DE 2012. Contratista. GRUPO COMERCIAL ATANTIS LTDA. NIT 900.008.437 Objeto. Suministro de papelería y útiles de oficina Supervisor. Ricardo Poveda Roa

Plazo. 7 Días Fecha de iniciación: 14 de Septiembre de 2012 Fecha de terminación: 21 de Septiembre de 2012 Valor. Dos Millones Quinientos Cuarenta y Tres Mil Quinientos Pesos ($2.543.500) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de papelería y útiles de oficina. GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de elementos de papelería y de oficina. Requeridos para el funcionamiento de la institución dotando al personal administrativo, estos elementos son necesarios para garantizar la correcta prestación del servicio y el desarrollo oficinas CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 024 DE 2012. Contratista. MORENO DE PIRAZÁN AURA NELLY NIT 23.275.890 Objeto. Suministro de materiales para adecuación de espacios y ubicación de cajillas para computadores portátiles educar Supervisor. Raúl Alonso Ramos Caro

Plazo. 5 Días Fecha de iniciación: 17 de Septiembre de 2012 Fecha de terminación: 22 de Septiembre de 2012 Valor. Trescientos Diez Mil Quinientos Un peso ($310.501) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado.






GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de materiales para adecuación de espacios y ubicación de cajillas para computadores portátiles. GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de materiales para adecuación de espacios y ubicación de cajillas para computadores portátiles educar. Requeridos para la ubicación y aseguramiento de 30 equipos. CONTRATO ORDEN SUMINISTRO Nº 026 DE 2012. Contratista. AVÍCOLA EL MADRONO SA NIT 800.000.276 Objeto. Suministro 706 perniles de pollo para celebración día del estudiante emilianista Supervisor. Adriana Castellanos Plazo. 2 Días Fecha de iniciación: 27 de Septiembre de 2012 Fecha de terminación: 29 de Septiembre de 2012 Valor. Un Millón Ciento setenta y Dos Mil Cuatrocientos Veinte Pesos ($1.172.420) Modalidad de Contratación. Directa Estado. Liquidado. GENERALIDADES: Cuenta con unos estudios previos para sustentar la necesidad del objeto a contratar y cumpliendo con todos los requisitos para el suministro de 706 perniles de pollo.

GESTIÓN Y RESULTADO: Se cumplió con el suministro de 706 piernas pernil de pollo para la celebración del día de estudiante emilianista; esta prohibido utilizar recursos de SGP los cuales deben ser invertidos en gastos de funcionamiento y no para refrigerios, presunto daño patrimonial por violación a los Decretos de Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público, articulo 6 del Decreto 2209 de 1998 “Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público” por un valor de $1.172.420 HALLAZGOS: (A: Administrativos, P: Penales, D: Disciplinarios, F: Fiscales.)

No. HALLAZGO

CLASE DE HALLAZGO

A P D F

1.

Presunto daño patrimonial por violación a los Decretos de Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público, articulo 6 del Decreto 2209 de 1998 “Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público”, ley 715 del 2001 ya que los recursos de SGP son para gastos de funcionamiento y no para Refrigerios, por un valor de $1.172.420.

X Se levantan los hallazgos fiscal y disciplinario.






RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Teniendo en cuenta que la institución educativa, invirtió esta suma de $1.172.420,00 estrictamente en y para la celebración del día del estudiante, valor que incluso se reflejo al máximo (a la mitad) ya que el numero de estudiantes a esta fecha (septiembre 2012) era de MIL DOCIENTOS CINCUENTA Y DOS (1.252), como se evidencia en el reporte de matricula del SIMAT y se compraron 705 presa de pollo, específicamente: pierna pernil, que se dividió para dos estudiantes, precisamente para no incurrir en altos costos. Se anexa factura de compra y registro de matricula del SIMAT, que corrobora la anteriormente dicho. (Anexo 2). De otra parte, ese día se ofreció junto con el pollo, la papa salada, la gaseosa y se desarrollaron actividades diversas de recreación, inflables, música (mini TK) costos que fueron asumidos por la orden de los Clericós Regulares Somascos, lo cual evidencia que los costos de esta celebración fueron compartidos, tratando siempre de no tocar los recursos del presupuesto de la institución pues siempre se ha tenido especial cuidado en su ejecución pensando en la austeridad y el manejo eficiente de los mismos. Los alumnos tienen el derecho a la celebración del día del estudiante y se les ha celebrado de una manera sencilla, con una mínima inversión. La Institución Educativa continúa con la labor de dar el mejor uso a los recursos del tesoro público, pues en ningún momento se ha olvidado tal compromiso. Se solicitar levantar los hallazgos ya que la institución bajo ninguna circunstancia ha incurrido en el daño patrimonial

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA: Se acepta la explicación dada por la Institución Educativa y se levantan los hallazgos disciplinario y fiscal y se mantiene el hallazgo administrativo para ser tenido en cuenta para el plan de mejoramiento.

2.5. Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. La Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI” en la vigencia 2012, rindió el consolidado de los informes sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, sobre Servicios profesionales; Impresos, publicidad y publicaciones; Asignación y uso de teléfono celular, uso de teléfono fijo y Adquisición de inmuebles, mejoras y mantenimiento. Analizada la información presentada en los cuadros se observa lo siguiente:

CONCEPTO 2012 2011 VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL %

GASTOS DE SERVICIOS PROFESIONALES

6,133,600.00 5,797,000.00 336,600.00 6%

IMPRESOS Y PUBLICACIONES

2,377,540.00 8,281,500.00 -5,903,960.00 -71%

USOS TEL. CELULAR 918,587.00 924,050.00 -5,463.00 -1%

USOS TEL. FIJO 4,494,590.00 3,837,527.00 657,063.00 17%






ADQUISICIÓN MUEBLES, MEJORAS Y MANTENIMIENTO

3,569,200.00 14,137,230.00 -10,568,030.00 -75%

En la vigencia 2012 los gastos más representativos corresponden a Gastos de Servicios profesionales por valor de $6.133.600, donde su incremento fue del 6% con respecto al año anterior, seguida por uso de teléfono fijo por valor de $4.494.590 donde hubo un aumento 17% con respecto al año anterior. En cuanto a publicaciones y fotocopias fue de $2.377.540 donde hubo una disminución del 71% con relación al año anterior. 2.6. Evaluación del Sistema de Control Interno De acuerdo a la ley 87 de 1993 en su artículo 1, “El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. De igual manera guiados por los principios constitucionales el sistema de Control Interno debe velar por la protección de los recursos de la entidad, buscando su adecuada administración, garantizando la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, asegurando la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, entre otros. (Art. 2, Ley 87 de 1993). La Institución Educativa San Jerónimo Emiliani no cuenta con un comité de control interno, sin embargo dichas funciones están siendo asumidas por el rector, coordinador académico y tesorera. Si embargo la institución en su plan de mejoramiento se comprometió a crearlo el comité mediante resolución en la cual se indique como mínimo los integrantes, objetivos, funciones y periodicidad de las reuniones, lo cual permitirá optimizar las labores de control interno desarrolladas por las personas anteriormente nombradas; Este comité se creara a partir del mes de enero del 2013. Sin embargo dichas funciones están siendo asumidas por el rector, coordinador académico y tesorera. De igual manera en la rendición de la cuenta se encontraron las siguientes actividades de control interno: Dentro de las tareas propias de dicho ente, a pesar de que son asumidas por funcionarios de la misma institución delegados para tal fin. No obstante lo anterior, las actividades realizadas por el grupo de profesionales que tienen a cargo las tareas de dicho comité se efectuaron durante la vigencia anterior de manera precisa. y bajo la premisa constante de garantizar la legitimidad de cada proceso. Podemos constatar que el comité integrado por el Rector, el Coordinador






Académico y la Tesorera cumplió a cabalidad su tarea observando los cinco componentes básicos del control interno. Por otra parte podemos explicitar sus labores más significativas:

AMBIENTE DE CONTROL

En nuestra institución somos consientes de que el ideal es que toda institución o empresa avance en la consolidación de un ambiente o cultura del control interno. Ha resultado un tanto difícil alcanzar este ideal, máxime cuando en nuestra cultura colombiana y específicamente en el plano educativo no se han brindado las herramientas para que cada funcionario se involucre en esta tarea; porque evidentemente es tarea de todos, de lo contrario no es posible. No basta con que quien dirige la institución ejerza, a través de variados mecanismos el control, sino que debe darse desde dentro, es decir que cada uno de los miembros de la institución asuman la tarea del control interno y colabore en la generación de dicho control. En nuestro caso, durante la vigencia 2012 y, gracias la labor del comité se logró avanzar hacia esta meta, sensibilizando a los actores institucionales para que asumieran el control como una actitud dinámica de participación y no como un agente exógeno de fiscalización. Se ha generado pues un ambiente de sano interés por el hacer las cosas de manera ética y proactiva y eso genera un ambiente de autocontrol suficientemente eficaz.

VALORACIÓN DE RIESGOS

Cuando se ha realizado la planeación institucional han quedado claros, junto a los objetivos misionales, lo objetivos de la vigencia 2012. Esto porque de no tener claridad en lo que la institución se propone alcanzar como metas o logros de inmediato o mediano plazo es imposible mitigar los riesgos inherentes a la labor educativa. Durante la vigencia anterior se adelantó el análisis de los riesgos más recurrentes, observando especialmente aquellos que se presentan de manera abrupta y que generan traumatismos en la actividad educativa. Cada órgano de participación institucional¸ Consejo Directivo, Consejo Académico, Consejo de padres, etc. efectuó su tarea de anticiparse y analizar previamente a la ejecución de actividades o procesos las consecuencias de los mismos para evitar así la aceleración o incrementación del riesgo.

ACTIVIDADES DE CONTROL

En cada una de las etapas de cada gestión se aplicaron los procedimientos convenidos y adecuados para que las actividades propias de esa gestión se adelantaran sin mayor riesgo y si por el contrario se garantizara la eficacia del proceso. La Institución educativa San Jerónimo Emiliani se propuso para la vigencia 2012 ser impecable en sus procedimientos administrativos, financieros, pedagógicos, etc. y lo logró mediante el concienzudo análisis previo de las tareas a emprender. Así pues, la delegación de funciones por escrito, la asesoría fiscal, la capacitación permanente del cuerpo docente, la participación constante de los






diversos actores del proceso educativo, la legalidad de las acciones y procedimientos –ajustados a lo que la norma educativa dicta-, etc contribuyó al afianzamiento del control eficaz.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Nuestra Institución cuenta con canales efectivos de comunicación que permiten de manera eficiente la puesta en común de las acciones más relevantes de su proceso. En cada uno de los campos de desarrollo institucional han sido privilegiados los elementos afines a la interlocución y comunicación directa e indirecta. Sabemos que cuando ha habido la debida comunicación los procesos fluyen de modo más ágil y el desgaste de los funcionarios disminuye notablemente, usamos la expresión cada cual hace lo que debe hacer, si sabe lo que debe hacer. Por eso intentamos mantener la comunicación eficaz usando o privilegiando los siguientes espacios

Dialogo interdisciplinar: cada disciplina aporta desde su óptica y saber

Uso de las TIC´s: cada funcionario ha recibido comunicación directamente en su buzón de mail o a través de www.colegioemiliani.edu.co

Los noventa minutos: reunión de todos los martes donde se comunican los eventos y acciones más importantes de la semana

Mecanismos varios: circulares, folletos, carteleras institucionales, etc.

MONITOREO O SUPERVISIÓN

La observación directa, objetiva y constante que sobre los procesos se realizó durante la vigencia por parte de los funcionarios delegados internamente para ejercer el control de los procesos permitió asegurar la claridad en cada proceso durante todo el año. Es evidente que no se logra este propósito si no se realizan actividades puntuales de control, es decir, mediante auditorías internas y la aplicación de observaciones directas de los campos de trabajo. Los coordinadores cumplen con la primera tarea que es garantizar el cumplimiento de las obligaciones escolares, la asistencia de todos los actores al proceso y el desarrollo de las actividades pactadas. De otra parte el desarrollo de planes, programas y proyectos institucionales se cumplió siempre bajo la supervisión de los profesionales encargados del control.

Al concluir la vigencia 2012 podemos afirmar que las labores realizadas por el comité de control resultaron eficaces. El personal profesional que integró este comité probó su idoneidad y de manera diligente ejerció el autocontrol, garantizando que los fines de la educación prevalecieran y los objetivos misionales de la institución se alcanzaran. Una vez analizada la información arriba señalada, se puede concluir el Control Interno, a realizado labores de control interno a las diferentes áreas de la

http://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtml

http://www.colegioemiliani.edu.co/






Institución, ya que las actividades que se han desarrollado van encaminadas a evaluar tanto las actividades como al personal. 2.6.1 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE La evaluación efectuada por el Sistema de Control Interno de la Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI”, se realizó con el fin de determinar la calidad del proceso contable y financiero, así como el nivel de confianza y oportunidad que se le pueden brindar a los estados financieros. EVIDENCIAS La evaluación del Sistema de Control Interno Contable estuvo direccionada a analizar el período correspondiente a la vigencia 2012, en relación con:

se Efectúa el auto control por parte de los funcionarios involucrados en el área Financiera y Contable.

El comité de control interno participa en las revisiones a las áreas involucradas en la parte financiera y contable.

El Rector de la Institución Educativa efectúa verificación de que la Profesional contratada cumpla con objeto contractual en todos sus aspectos.

El Rector de la Institución adquirió el software para presupuesto y activos fijos, para poder efectuar mas control sobre la ejecución de los recursos y compra o donaciones de los activos fijos de la Entidad.

RECOMENDACIONES

Elaborar el manual de políticas y procedimientos contables. Elaborar el mapa de riesgos a nivel financiero y contable. Efectuar capacitaciones a los funcionarios sobre el fomento de la cultura de

control interno y contable. Se debe interactuar con los funcionarios de control interno de la Secretaria

de Educación para fortalecer los conocimientos en los funcionarios que hacen parte del comité de Control Interno de la Institución.

ANALISIS Y OBSERVACIONES

Información Presupuestal, Contable y Financiera Se adquirió el software de Presupuesto CNT, el cual se encuentra en

proceso de implementación, lo que permitirá tener un mayor control de ingresos y gastos que realice la Institución Educativa. El sistema realiza los siguientes procesos:

Ejecución Presupuestal: Certificado de disponibilidad presupuestal,

registro Presupuestal, obligación Presupuestal, giro de gastos, giro de






ingresos, reservas presupuestales: constituidas, obligaciones contraídas y pagadas, cuentas por pagar: constituidas y canceladas.

Informes: Movimiento: Apropiación inicial, por dependencia, Modificación

presupuestal, movimiento de PAC, ejecución presupuestal, Reservas presupuéstales, Cuentas por pagar, etc., de las Empresas, Ejecución Presupuestal de Gastos e Ingresos, para entes de control: Libro registro apropiaciones Compromisos, obligaciones y pagos, reservas presupuéstales, vigencias futuras, informe mensual de ejecución por dependencia, estado ejecución presupuestal, programa anual mensualizado de Caja.

Se adquirió el software de activos fijos el cual se encuentra igualmente en

proceso de implementación y realizará los siguientes procesos: movimientos de activos: grupos de activos, centros de costo, almacenes o bodegas, dependencias (lugares de uso), centro de costo (almacenes), centros de costo (dependencia), manejo del activo con serie o sin serie, entrada, traslados, salidas, mejoras, valorización, agotamiento, proceso automático de depreciación a nivel individual mensual de cada elemento.

Se elaboró y presentó el Proyecto de Presupuesto de Fondo de Servicios

Educativos al Consejo Directivo para su respectiva aprobación dentro del término estipulado.

Se presentaron y aprobaron los Acuerdos Presupuestales para las respectivas modificaciones al presupuesto de la vigencia 2012.

Se realizaron los informes de los estados financieros de la Institución Educativa. Al finalizar cada trimestre y se remitieron a la oficina de Contabilidad del Municipio de Tunja dentro de los términos establecidos, para su respectiva presentación.

Se elaboró el proyecto de resolución de recursos de balance para aprobación del Consejo Directivo.

Comprobación de la existencia de Libros de Contabilidad: La Contadora Pública contratada por la Institución Educativa hizo entrega para la vigencia 2012 de los Libros de Contabilidad: Diario Columnario, Mayor y Balances y Libro Inventario y Balances. Además de los anteriores en la Pagaduría de la Institución se llevan en hoja electrónica los libros auxiliares de Bancos y de Presupuesto. Verificación de la causación oportuna de ingresos y gastos:






Los ingresos y gastos de la Institución Educativa se organizan y clasifican diaria y mensualmente para su remisión a la Contadora Pública, para su respectiva causación. Establecimiento de las conciliaciones de saldos disponibles Mensualmente se realizaron las respectivas conciliaciones bancarias para verificar el Flujo de Caja y así poder ordenar los respectivos gastos. Elaboración oportuna de las conciliaciones bancarias

Las conciliaciones se ajustan mensualmente una vez recibidos los extractos bancarios. Los resultados finales de esta evaluación le dieron al control interno contable un puntaje de 4.2 el cual es adecuado; la etapa de revelación presento un puntaje de 4.7, seguida de la etapa de reconocimiento con 4.2 lo que las ubica dentro del criterio de adecuado. Por lo tanto la comisión de auditoria considera que este puntaje se logro debido a la buena gestión, idoneidad y experiencia del contador público encargado. 2.7. Evaluación seguimiento Plan de Mejoramiento La Institución Educativa “SAN JERONIMO EMILIANI” firmó Plan de Mejoramiento de los hallazgos resultantes de la auditoría realizada a la vigencia 2011, conformado por 15 observaciones, en el que se plasmó el tiempo necesario para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento. El grupo auditor hizo seguimiento a las observaciones presentadas en dicho plan, estableciendo que se han corregido todas las deficiencias administrativas mejorando su rendimiento. En conclusión, los objetivos del plan de mejoramiento de la Institución se están cumpliendo con tal fin que fue el de mejorar a nivel de equidad y de excelencia. Una vez analizada y verificada cada acción de mejora y de dar una calificación, se concluye que la Institución Educativa San Jerónimo “EMILIANI” alcanzó un porcentaje de cumplimiento 92.9% y de efectividad del 92.9% Debemos tener en cuenta que el objetivo primordial de un Plan de Mejoramiento es promover los procesos internos de la entidad fiscalizada, que se desarrolle en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.






3. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No HALLAZGOS HA HD HF HS

PRESUPUESTO

1.

Al sumar los acuerdos donde se modifica el presupuesto de ingreso es de $16.296.651.52 y el que se reporta es de $15896.651.52 , encontrándose un diferencia de $400.000, vulnerando los acuerdos

Se Levantan

CONTRATACION

2.

Presunto daño patrimonial por violación a los Decretos de Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público, articulo 6 del Decreto 2209 de 1998 “Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público”, ley 715 del 2001 ya que los recursos de SGP son para gastos de funcionamiento y no para Refrigerios, por un valor de $1.172.420.

X Se levantan los

HD y HF

Equipo Auditor:

NELSON FERNANDO BALLESTEROS GUERRERO Profesional de Apoyo – Contratista

Revisó:

HERNANDO FARFAN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA INFORME FINAL...

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