Informe Final sobre Examen de Cuentas en la...

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICAREGIONAL DEL MAULE

UNIDAD DE AUDITORíA E INSPECCiÓN

Informe Final sobreExamen de Cuentas en la

Universidad de Talea

Fecha 21 de diciembre de 2009N0 Informe: 137, de 2009

CONTRAtORIA GENERAL DE LA REPUBLICACONTRALORIA REGIONAL DEL MAULEUNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCiÓN

Al N° 837/09REF. N°5156/09

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

TAlCA, z 3. O le o 9 * O08'715

Se remite, para su conocimiento y finespertinentes, el Informe Final N° 137/F, de 2009, aprobado por el infrascrito, quecontiene el resultado del examen realizado a los gastos y cuentas corrientes de laUniversidad de Talca, en el periodo comprendido entre el 10 de junio de 2008 al 31de marzo de 2009. . .

Al respecto, es necesario señalar que portratarse de un Informe Final corresponde que se adopten las medidas necesariaspara subsanar las observaciones pendientes, las que serán objeto de revisión poreste Organismo de Control en futuras visitas.

Saluda atentamente a Ud.,

--------:J~--_../

,/ ,. __ ..,. . ..../. /

./~ , ...---- ....-~ ./

~ -. JUANROl:l51 CAB:::iil-CONTRALOR REGIONAL SUBROGAN TECONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

REGlON DEL MAULE

Al SEÑORRECTORUNIVERSIDAD DE TAleAPRESENTE

Avda. Diagonal Isidoro del Solar N° 21 - Talca - Fono: 071-413200

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORíA REGIONAL DEL MAULEUNIDAD DE AUDITORíA E INSPECCIÓN

PREG N° 7026REF. N° 5156/09

INFORME DE CONCLUSIONES N° 137, DE2009, RELATIVO AL EXAMEN DE LASCONCILIACIONES BANCARIAS Y GASTOS.

TALCA, 2 2 DIC. 2009

En virtud de las facultades establecidas en laley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República y encumplimiento de la Planificación Operativa Nacional Anual del año 2009, unafiscalizadora de esta Contraloría Regional se constituyó en la Universidad de Talca,con el objeto de efectuar un examen de las conciliaciones bancarias centralizadas yde los gastos de los bienes y servicios, para el período comprendido entre el 1° dejunio de 2008 y el 31 de marzo de 2009.

Objetivo

El trabajo tuvo como propósito, la revisiongeneral a las conciliaciones de cuentas corrientes y de los gastos relativos a losbienes y servicios, verificándose, que el actuar de la Entidad para estos efectos seajustara a las políticas y procedimientos de control interno establecidos sobre lamateria así como a las disposiciones contables, legales y reglamentarias atingentes.

Metodología

El examen se realizó de acuerdo con laspolíticas, pnncipios y normas de control aprobados por esta Contraloría General,mediante las resoluciones N°s. 1.485 y 1.486, de 1996, efectuándose un análisis yvalidación selectiva de registros contables, de documentación sustentante y laaplicación de otros procedimientos técnicos que se estimó necesarios en lascircunstancias.

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORíA REGIONAL DEL MAULEUNIDAD DE AUDITORíA E INSPECCiÓN

- 2 -

Universo

De acuerdo con los antecedentes recabadospara el período examinado al 31 de diciembre de 2008 y 31 de marzo de 2009, tantode los saldos de las cuentas corrientes como de las transacciones imputadas alsubtítulo 22 en la cuenta compra de bienes y servicios, se consideró un monto total de$ 2.232.718.703.- Y $ 4.745.310.996.-, respectivamente, conforme al detalle que seseñala en las muestras consideradas en la revisión.

Muestra Examinada

Para la revisión de las cuentascorrientes centralizadas, el examen de las conciliaciones cuyo monto alcanzó a$ 1.326.433.471.-, lo que significó un porcentaje de revisión de 59,4%, del totalconsiderado para el período de revisión, situación que se expone en el siguientecuadro:

TIPO CTA CTEN° TOTAL UNIVERSO MUESTRA PORCENTAJE

CTASCTES $ $ REVISADOA DICIEMBRE 2008 32 790.340.024 567.630.422 71,8%A MARZO 2009 37 1.442.378.679 758.803.049 52,6%

Total 2.232.718.703 1.326.433.4 71 59,4%

Para el caso de la revisron de lastransacciones imputadas al subtítulo 22 en la cuenta compra de bienes y servicios,conforme los registros existentes en el Balance de Ejecución Presupuestaria defechas 31 de diciembre 2008 y 31 de marzo 2009, el examen se realizó, sobre unmonto que alcanzó a $ 1.000.135.063.-, lo que significó un porcentaje de revisión de21,1%, como se resume en cuadro adjunto:

DENOMINACIÓN AÑO UNIVERSO MUESTRAPORCENTAJE

REVISIÓNCOMPRA DE BIENES Y SERVICIOS 2008 3.995.647.925 861.668.411 21,6%COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS 2009 749.663.071 138.466.652 18,5%

Total 4.745.310.996 1.000.135.063 21,1%

En este contexto, se remitió para suconocimiento al Rector de la Universidad, el Preinforme de Observaciones N° 137, de2009, el que contenía las consideraciones más relevantes comprobadas durante lavisita, con la finalidad que se formularan los alcances y precisiones que se estimarenpertinentes, el que fue respondido por esa Corporación de Educación Superior

"-' mediante Ord. Ext. N° 42, de 2009, documento que se ha considerado para la emisiónCf' de este informe.

~

GIO-1r.e ~....• (o

~A ORIA~~ fff!SPECCION ~,?., ~'" ~, I"AlCjII.'


-3-

Del examen practicado y de acuerdo con lasrespuestas al preinforme entregadas por la Universidad de Talca, las situacionesobservadas y objetadas son las siguientes:

1. EVALUACiÓN DEL CONTROL INTERNO

En la evaluación del control interno de laDirección de Finanzas de la Universidad se pudo establecer las siguientesdeficiencias:

1.1. La Dirección de Finanzas no cuentacon un manual de funciones, formalmente establecido. En efecto, se constató quefaltan instrucciones escritas que orienten y delimiten responsabilidades de laspersonas que ejecutan, aprueban y autorizan las distintas operaciones que debendesarrollar los funcionarios que cumplen labores contables y financieras,contraviniendo lo señalado en el numeral 30 de la resolución N° 1.486, de 1996, deesta Contraloría.

En su respuesta el Rector expresa que laDirección de Finanzas tiene descripción de funciones para las jefaturas responsables,tales como: Dirección de Finanzas, Departamento de Contabilidad, Departamento deTesorería, Departamento de Cobranzas y Departamento de Adquisiciones.

Agrega más adelante que cada cargo en cadauno de los distintos departamentos, tiene un levantamiento de competencias, que dacuenta de las funciones principales a desarrollar.

Expresa que existen en la Universidadprocesos establecidos, dando como ejemplo: los procesos de ventas internas,conciliaciones bancarias, emisión de certificados, emisión de facturas de compras deterceros, ingresos de compras al libro de compras y bienes inventariables.

Asimismo, adjunta en su oficio respuesta unaserie de antecedentes que dicen relación específicamente con la descripción defunciones de las jefaturas, el levantamiento de competencias de los cargos y ellevantamiento de procesos principales. Al efecto, cabe precisar que de ladocumentación anexada por la Universidad en su oficio respuesta, se advierte que lasacciones reseñadas obedecen a una propuesta de modificación de la estructuraorganizacional, en lo que dice relación a la descripción de funciones de las jefaturas

~ .Jde los departamentos que componen la Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo(J' Administrativo.


-4-

Además, se puede apreciar que losprincipales procesos levantados están en etapa de revisión y aprobación y, no seadjunta un decreto universitario que los apruebe, como asimismo, la manera en quese darán a conocer a los distintos profesionales o administrativos que intervienen enellos.

Por consiguiente, si bien esa Casa deEstudios está tomando acciones relacionadas con la materia informada, dichasmedidas no se han aprobado formalmente ni se han implementado, por lo que no seda por subsanada la observación.

1.2. Se comprobó que la Dirección deFinanzas no cuenta con un organigrama actualizado y formalmente establecido, con elfin de tener una claridad sobre su estructura administrativa.

Al respecto, el Rector manifiesta en surespuesta que la Estructura Orgánica de la Universidad de Talca se establece en eldecreto universitario N° 335 de fecha 07 de agosto de 2009, que incluye a la Direcciónde Finanzas y a sus Departamentos, en el artículo 26, como unidades dependientesde la Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo Administrativo, para lo cual adjuntacopia de dicho documento en su respuesta.

Analizados los antecedentes, se puedeapreciar que esa Casa de Estudios Superiores, adoptó las medidas necesarias alaprobar con fecha posterior a la visita de esta Contraloría el decreto universitario, loque permite en esta ocasión dar por subsanada la observación.

1.3. No existe una adecuada segregaciónde funciones, toda vez que un funcionario, el Jefe de Contabilidad, es el encargado depreparar, elaborar y revisar las transacciones de las cuentas corrientes, en la Unidadde Vicerrectoría de Administración y Finanzas, lo que no permite un control poroposición. Se verificó que las conciliaciones bancarias no son revisadas,mensualmente, por otro funcionario.

Al efecto, la Universidad de Talca manifiestaen su respuesta que la segregación de funciones para el caso del uso de cuentascorrientes centralizadas se encontraría a cargo de la preparación y elaboración doñaSara Norambuena, Administrativo Contable y Para el caso de la revisión don RogelioRodríguez, Jefe del Departamento de Contabilidad.


-5-

11. REVISiÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Al examinar las conciliaciones de las cuentascorrientes se observaron las siguientes situaciones:

2.1. Cuentas sin movimiento por más de un año

Se constató al realizar la revisten de losdocumentos, que existen cuentas corrientes, sin movimiento por más de 2 años, lasque suman la cantidad de $ 388.157.194.-.

Al respecto, en el cuadro siguiente se señalalas cuentas corrientes con saldo según cartolas bancarias, sin movimientos:

Año, últimoCta Cte Banco Monto $ movimiento

74-0119893-2 SANTANDER 91.840 200374-0048976-3 SANTANDER 24.432.683 2005

435-0-910943-6 ESTADO 5.897.700 200574-0048928-3 SANTANDER 4.180.897 200674-0116166-4 SANTANDER 1.842.206 200674-0048879-1 SANTANDER 4.614.260 200774-0 11613 1-1 SANTANDER 137.485.217 2007

435-0-017330-1 ESTADO 209.612.391 2007388.157.194

Cabe indicar que la existencia y aplicación deuna política sana de manejo de disponible, permite determinar que las cuentascorrientes de la Institución sean consignadas con fines específicos y evitansituaciones de riesgo de mal uso y costos innecesarios de apertura de cuentascorrientes que no se utilicen.

Sobre la materia el Rector de la Universidadreconoce en su respuesta que efectivamente estas cuentas corrientes, no presentanmovimientos a la fecha de la auditoría, debido a que controlan recursos externos paraproyectos específicos, en su mayoría proyectos del MINEDUC del Programa deMejoramiento de la Calidad y Equidad en la Educación Superior (MECESUP), por loque el cierre de dichas cuentas corrientes, sólo se hace una vez que se concluyen lasactividades del proyecto específico, se rinden la totalidad de sus fondos y se recibe asatisfacción tal rendición por la contraparte, por consiguiente, la totalidad de las

"'-.J aludidas cuentas corrientes deberían estar vigentes a pesar de no tener movimientos(J"-.. en la fecha de la auditoría por tratarse de proyectos específicos.


-6-

Esta Contraloría Regional, procede amantener la observación de la especie, toda vez que esa Casa de EstudiosSuperiores no ha aportado antecedentes respecto al estado de esos proyectos y sihan cumplido los convenios en relación con las rendiciones de cuenta y proceder a ladevolución de los recursos no aplicados.

2.2. Cuenta Corriente en Dólares

Se observó que la cuenta corriente mantenidapor la Universidad en dólares se encuentra reconocida al tipo de cambio promedio decada mes, situación que contraviene la normativa contable actualizada de esteOrganismo de Control que señala en su oficio N° 60.820, de 2005, que lasdisponibilidades en moneda extranjera deben actualizarse mensualmente, de acuerdoal tipo de cambio observado que determina el Banco Central de Chile para lasrespectivas monedas, vigente al último día hábil bancario del mes.

Asimismo, se constató que dicha cuentacorriente en dólares, presentaba un saldo contable acreedor al 31 de marzo2009 de $ 965.278.-. Sobre el particular, cabe señalar que por tratarse de una cuentacontable del rubro del activo, debe presentar un saldo deudor o en su defecto estarsaldada.

En su oficio respuesta, la autoridad de laUniversidad manifiesta que, el saldo de la cuenta corriente en dólares, de fecha 31 demarzo de 2009, presenta un sobre giro contable, debido a que ese mes hubo un giroexcepcional de US$ 20.000.- para el ganador del premio José Donoso.

Añade que, por un descuido involuntario segiró tal cheque habiendo saldo en la cuenta corriente, pero sin prevenir la existenciade otros cheques por cobrar.

Finalmente reconoce que efectivamente en laconciliación bancaria, este cheque corresponde a un cheque girado y no cobradodentro del mismo mes. Debido a este control se compraron los dólares necesarios enel período siguiente (abril de 2009), evitando así el sobregiro de esa cuenta corriente.

Por lo anteriormente expuesto, estaContraloría da por subsanada la objeción, sin perjuicio de que en lo sucesivo se

~ adopten las medidas para controlar oportunamente la disponibilidad de fondos a fin de\..t evitar que se incurra en situaciones similares.


-7-

2.3. Cargos no contabilizados durante el período

Se constató que existen cargos por talonariosde cheques, no registrados contablemente, de algunas cuentas corrientes delBancoEstado, a saber, N°s. 435-0-013527-2 y 435-0-017330-1, por las sumasde $ 5.285.- Y $ 4.970.-, respectivamente.

Además, seis cuentas que pertenecen aproyectos MECESUP denominados UCH0610, UCN0607, UCV0611, ULS0601,ULS0602 y USA0604, del número 22 al 27, abiertas en el Banco Santander, presentancargos no regularizados por $ 5.285.- cada una.

Al efecto, la Universidad expresa en surespuesta que, estos cargos por talonarios de cheques no se encuentranregularizados, debido a que los respectivos bancos no han reintegrado estos montos.

Agregado a lo anterior, informa que lasituación se produce pues las cuentas corrientes Institucionales están exentas delcargo por talonarios de cheques. Pero, los sistemas informáticos internos de losbancos lo cargan automáticamente, adjuntando al respecto e-mails en los que sesolicita al Banco regularizar tal situación.

Si bien esa Casa de Educación Superior hademostrado realizar las acciones pertinentes para solucionar esta situación, estaContraloría General, procede levantar la observación, sin perjuicio de confirmar enfuturas visitas que no se repita en lo sucesivo.

111. EXAMEN DE GASTOS

Del examen practicado a la muestra detransacciones seleccionada para esta ocasión, la Universidad no facilitó a estaContraloría 57 comprobantes de egresos, situación que debe ser regularizada por esaentidad a la brevedad posible.

La no presentación de los comprobantes de~ egresos impide a este Organismo Contralor efectuar el examen y juzgamiento de laslY' cuentas, conforme al artículo 95 y siguientes de la Ley N° 10.336.


-8-

En relación a este tema, la AutoridadUniversitaria manifiesta que, los egresos no entregados en su momento no seencontraban en ese plantel académico pues había una gran cantidad de ellos enempaste y otros en uso por diversas Unidades, lo que no justifica bajo ningunaperspectiva la no entrega de documentación a este Organismo de Control.

Por otra parte, del examen legal y financieropracticado a los gastos, de la documentación entregada por ese plantel académicos,se constató lo siguiente:

3.1. Respaldo documental de los egresos

Los egresos N°s. 531 y 783 del 2008, nopresentan las facturas N°s. 20706 y 20925 de Gamma Service Ltda., por un monto de$ 3.908.969.- cada una. Además, los comprobantes N°s. 2538, 2712 de 2008 y 560de 2009 no adjuntaban las facturas N°s. 20630 por $ 13.327.128.-, 38790 por$ 12.514.229.- Y 46982 por $ 15.655.719.- de Cía. de Seguros de Vida EuroamericaS.A., que acrediten los pagos efectuados por los servicios contratados, transgrediendocon ello los artículos 95 y siguientes, de la ley N° 10.336.

Dicha situación, dificulta la revisión y elseguimiento de validación del pago de los respectivos gastos por servicios devigilancia y seguros.

Sobre este punto, el oficio de respuestaacompaña los egresos N°s. 531, 783, 2538 Y 2712 de 2008 y N° 560 de 2009,advirtiéndose que tienen todas las facturas no presentadas en su oportunidad.

De acuerdo a los antecedentes tenidos a lavista y la validación de ellos, esta Contraloría procede por esta vez a dar porsubsanada la observación, sin perjuicio, de que en las próximas visitas que se realice,la documentación sea proporcionada conforme lo establecen las disposiciones legalespertinentes.

3.2. Autenticidad de la documentación

Se encontró como respaldo del egreso\,.JN° 1.838 por un total de $ 5.080.412.- fotocopia legalizada ante notario, de las facturasCJ7'- N°s. 20569 y 20570 de Gamma Service Ltda.


-9-

Dicha situación vulnera lo establecido en la leyN° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República, queseñala en el artículo 98 que para el examen de gastos deberá comprobarse, según laletra a) que "la documentación sea auténtica".

En relación al egreso N° 1838, la Universidadmenciona que, no se encuentra la factura original, debido a que laEmpresa proveedora tuvo desórdenes internos y envió la documentación original(factura) a cobro a través de factoring, realizándose un cobro ejecutivo, por loque se enteró el pago según orden notarial a la empresa Factoring MercantilS. A. Rut N° 99.569.200-7.

Agrega además que, para realizar el pago sesolicitó a la Unidad de Control de Contratos, indicar mediante un documento (adjuntoen la respuesta), que los servicios fueron recibidos conforme.

Al efecto, dicha Casa de Estudio adjunta a surespuesta fotocopia de las facturas "original cliente".

En razón de lo planteado y analizada ladocumentación original remitida a este Organismo de Control, sin que de su examense adviertan situaciones que ameriten objeciones, por lo tanto, corresponde dar porsubsanada la observación de la especie.

IV. CONCLUSIONES

En merito de la fiscalización efectuada,corresponde que el Servicio arbitre a la brevedad las siguientes medidas:

1. Le asiste a la Universidad, formalizar eimplementar las medias y acciones propuestas en las observaciones señaladas en losnúmeros 1.1 y 1.3, del presente informe, relacionadas con la implementación formalde procedimientos y la creación de instancias que permitan dejar constancia de losfuncionarios que intervienen en las etapas de elaboración y revisión de lasconciliaciones bancarias.

2. En lo sucesivo implementar políticasque le permitan manejar y controlar el disponible y el giro de los fondos considerandola variable de riesgo del uso inapropiado de fondos, conforme se dispone en laresolución N° 1.485, de 1996, de esta Contraloría General, como asimismo reconocer

~~' la paridad cambiaria conforme a las disposiciones legales lo disponen, situacionesCJ--- objetadas en el numeral 2, de este informe.


- 10-

Al tenor de lo expuesto, procede remitir elpresente Informe Final a la Universidad de Talca, para que adopte las medidasnecesarias tendientes a subsanar las situaciones pendientes, cuya efectividad será

~ revisada y evaluada en la próxima visita que se realice conforme a las políticas deot' este Organismo de Control sobre seguimiento de sus programas de fiscalización.

SALUDA ATENTAMENTE A UD.,

J¡1~/XIMENA MURA ÁL~

Jefa Unidad de Auditoría e InspecciónContraloría Regional ,~aule

www.contraloria.cl

Informe Final sobre Examen de Cuentas en la...

Documents

Transcript of Informe Final sobre Examen de Cuentas en la...