INFORME N° DFOE-EC-IF-00019-2017 3 de noviembre, 2017 ... · Interna del Instituto Nacional de...

Contraloría General de la República

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INFORME N° DFOE-EC-IF-00019-2017

3 de noviembre, 2017

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO NACIONAL

DE APRENDIZAJE

2017




CONTENIDO

Página N°

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA .................................................................................................... 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ................................................................................................. 1

ALCANCE DE LA AUDITORÍA .................................................................................................. 2

GENERALIDADES ACERCA DEL INA Y SU AUDITORÍA INTERNA ................................................. 2

METODOLOGÍA APLICADA ..................................................................................................... 2

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ....................................... 3

2. RESULTADOS .................................................................................................................. 3

TEMA 1: PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORIA INTERNA ........................................... 3

HALLAZGO 1.1 DEBILIDADES EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA AI-INA 3 HALLAZGO 1.2 DEBILIDADES RELACIONADAS CON LA METODOLOGÍA DE VALORACIÓN DE RIESGOS DEL UNIVERSO DE AUDITORÍA .................................. 6

TEMA 2: VALOR AGREGADO DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA ...................................... 8

HALLAZGO 2.1: SITUACIONES QUE PODRÍAN AFECTAR LA INDEPENDENCIA

FUNCIONAL Y DE CRITERIO DE LA AI-INA ................................................................. 8 HALLAZGO 2.2: DEBILIDADES EN LA EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE

RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AI-INA ....................................................... 9

3. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 11

4. DISPOSICIONES ............................................................................................................ 11

A LA LICDA. RITA MORA BUSTAMANTE, EN SU CALIDAD DE AUDITORA INTERNA DEL INA O A

QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ................................................................................ 12

CUADROS CUADRO N° 1 DETALLE DE ESTUDIOS DE AUDITORÍA QUE SON EJECUTADOS DURANTE VARIOS

PERIODOS…………………………………………………………………………………………………6 CUADRO N° 2 RANGOS UTILIZADOS POR LA AI-INA PARA LA DETERMINACIÓN DEL RIESGO DEL

UNIVERSO AUDITABLE…………………………………………………………………………………….9 CUADRO N° 3 CANTIDAD DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AI-INA PENDIENTES O EN

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016…………………………………………12 ANEXO VALORACIÓN DE OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER

ESPECIAL SOBRE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO NACIONAL DE

APRENDIZAJE………………………………………………………………………………………..…….14





RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos? Esta auditoría de carácter especial tuvo como propósito analizar la gestión de la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Aprendizaje (AI-INA) durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2016, respecto al cumplimiento de sus funciones durante la planificación de su actividad, y el valor agregado de los servicios de auditoría prestados, con el fin de determinar oportunidades de mejora que coadyuven a su fortalecimiento, como componente orgánico del Sistema de Control Interno (SCI) de ese Instituto.

¿Por qué es importante? Esta auditoría se realiza dada la relevancia que reviste para la administración activa del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) el buen funcionamiento de su unidad de auditoría interna, ya que los servicios que brinda coadyuvan en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Asimismo, por ser las unidades de auditoría interna uno de los componentes del SCI de las entidades del Sector Público, y dada la labor que realiza en términos del aseguramiento de la gestión de la Hacienda Pública, es de fundamental importancia que el Órgano Contralor realice valoraciones de las unidades de auditoría, con el fin de identificar áreas que deban ser fortalecidas para aumentar la efectividad de su labor.

¿Qué encontramos? Como resultado de la auditoría realizada, se identificaron debilidades en el proceso de planificación de la AI-INA, que afectaron el cumplimiento efectivo y oportuno de su actividad, siendo que del análisis del Informe Anual de Labores de esa unidad, correspondiente a los periodos 2014, 2015 y 2016, se observó que en promedio la ejecución del Plan Anual de Trabajo (PAT) alcanzó el 82%, 87% y 92% respectivamente y se determinó la existencia de estudios cuya ejecución alcanzó hasta 4 años de duración.

Dichas debilidades se encuentran relacionadas con la estimación de los servicios de auditoría y administración de recursos, específicamente se evidenció una sobrestimación de 1.027 días para los servicios de auditoría planificados correspondientes al periodo 2016, debido a que la base utilizada para su cálculo fue la cantidad de plazas disponibles y no las efectivamente ocupadas. Además, no se obtuvo evidencia de un análisis técnico que permita a la AI-INA, la estimación formal de recursos necesarios para el desarrollo efectivo y oportuno de su actividad, así como el cumplimiento tanto de sus planes anuales de trabajo como de su plan estratégico.

Adicionalmente, se observó que la AI-INA no ha estandarizado el seguimiento del cumplimiento del Plan Anual de Trabajo que realiza cada una de sus áreas, la normativa interna que regula este proceso se encuentra desactualizada y no incorpora la definición de los indicadores de gestión asociados que permitan ejercer un control continuo sobre la ejecución y alcance de sus labores.

Respecto, a la normativa interna que rige los servicios que brinda la Auditoría Interna, se identificó que en su mayoría se encuentra desactualizada desde el año 2009, y en algunos casos hace referencia a fuentes normativas no vigentes. Asimismo, se observó que la AI-INA, ejecuta actividades que no se encuentran formalmente establecidas en su normativa interna.




Adicionalmente, del análisis del proceso de valoración de riesgos del universo auditable, ejecutado por la AI-INA para la definición de los estudios de auditoría a incorporar en su planificación anual, se observó que existen debilidades relacionadas con la ausencia de una metodología formal, y la definición y estandarización de las variables o factores claves de riesgo, siendo que estas varían si se trata de la elaboración del plan estratégico, el plan anual de auditoría o los planes específicos de cada una de sus áreas. Además, se observó que se utilizan diferentes escalas para determinar el nivel de riesgo de los procesos que componen el universo de auditoría.

Aunado a lo anterior, la metodología utilizada por la AI-INA, así como los procedimientos, instructivos y formularios que deben seguir sus funcionarios para su implementación, no se han definido formalmente mediante normativa interna.

Por otra parte, se determinaron situaciones que podrían afectar la independencia funcional y de criterio de la AI-INA, las cuales se relacionan con la emisión de servicios preventivos que contienen interpretaciones que podrían suponer una sustitución de labores que corresponden a la Administración Activa.

Además, se determinó la existencia de recomendaciones con antigüedades que van desde 1 a 4 años, debido a que la AI-INA, no ha definido como parte del procedimiento para el seguimiento de recomendaciones, los lineamientos a seguir para determinar la relevancia de las observaciones, ni la definición de las acciones a seguir para la comunicación correspondiente a

los niveles adecuados, ante situaciones que implican la falta de su implementación.

¿Qué sigue? Con fundamento en lo descrito y con el propósito de fortalecer la gestión de la AI-INA, se dispone a la Auditora Interna que defina e implemente las acciones que tomará para evitar la realización de funciones administrativas que puedan afectar la independencia funcional y de criterio de esa Unidad en la ejecución de estudios posteriores.

Además se dispone a la Auditora Interna, que ajuste, oficialice e implemente la normativa interna que rige su actividad de planificación y seguimiento de recomendaciones; que elabore, oficialice e implemente los indicadores de gestión a considerar como base para la evaluación del alcance de sus objetivos y el cumplimiento de los servicios de auditoría; un sistema de gestión documental que permita la estandarización normativa, el establecimiento del procedimiento, la periodicidad de actualización, responsables y niveles de aprobación; la metodología de valoración de riesgos y los procedimientos, instructivos y formularios que correspondan.

Finalmente, se dispone a la Auditora Interna que se actualice, oficialice e implemente normativa interna relacionada con los servicios que brinda la Unidad; y defina e implemente acciones en relación con recomendaciones giradas a la Administración cuya antigüedad es superior a un año.





DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO NACIONAL

DE APRENDIZAJE

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La auditoría realizada se fundamenta en las competencias que le confieren a esta Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 17, 21, 26 y 37 de su Ley Orgánica N° 7428, y en cumplimiento del programa anual de trabajo de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

1.2. Este tipo de auditorías contribuyen al buen funcionamiento de las unidades de auditoría interna, quienes deben ser la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad a las entidades y órganos sujetos a la Ley General de Control Interno, N° 8292, puesto que se crean para validar y mejorar sus operaciones, contribuir a que se alcancen los objetivos institucionales y proporcionar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y la Administración Activa, se ejecuta conforme al marco legal y técnico.

1.3. Por ello, es de fundamental importancia que la Contraloría General realice valoraciones que permitan verificar que las auditorías internas practican un enfoque sistémico y profesional al evaluar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las instituciones, así como coadyuvar en el cumplimiento de sus objetivos.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.4. El propósito de este estudio fue analizar la gestión de la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Aprendizaje (AI-INA), respecto al cumplimiento de sus funciones durante la planificación de su actividad, y el valor agregado de los servicios de auditoría prestados, con el fin de determinar oportunidades de mejora que coadyuven a su fortalecimiento, como componente orgánico del Sistema de Control Interno (SCI) de ese Instituto.

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ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.5. La auditoría consideró la evaluación de la gestión ejecutada por la AI-INA durante el período comprendido entre el 1 de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2016, ampliándose en los casos en que se consideró necesario, referida a los siguientes temas:

Planificación de la actividad: considerando tanto la planificación estratégica como la operativa, la valoración de riesgos y la congruencia con la planificación institucional y el Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional (SEVRI).

Valor agregado: Análisis de la cobertura de los servicios de la AI-INA, durante el período 2016, así como el efecto de sus resultados.

GENERALIDADES ACERCA DEL INA Y SU AUDITORÍA INTERNA

1.6. El Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) es una Institución autónoma de Derecho Público, con personería jurídica y patrimonio propio, creada mediante la Ley Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje, N° 3506, con el fin de promover y desarrollar la capacitación y formación profesional en todos los sectores de la producción para impulsar el desarrollo económico y contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida y de trabajo en el país, mediante acciones de formación, capacitación, certificación y acreditación para el empleo productivo, sostenible, equitativo, de alta calidad y competitividad.

1.7. En adición a lo anterior, mediante el artículo 40 de la Ley del Sistema de Banca para el Desarrollo (SBD), N° 8634, se definió que el INA debe destinar el 15% de su presupuesto para incorporar actividades de capacitación y de apoyo empresarial para los proyectos financiados dentro del SBD.

1.8. Por su parte, la AI-INA tiene dentro de sus competencias la evaluación de los Programas de Apoyo Administrativo y de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, en los que se incluyen los aspectos relativos al SBD.

1.9. Al 31 de diciembre de 2016, la AI-INA estaba conformada por 19 funcionarios, distribuidos entre la Dirección de Auditoría (4) y sus 4 áreas de auditoría (15), relacionados con la evaluación de Recursos Financieros, Administrativos, y de Apoyo; Planeamiento y Ejecución de Formación y Capacitación; Tecnología de la Información y Comunicación; y, Estudios Especiales y Atención de Denuncias. Además, cuenta con asesoría jurídica.

METODOLOGÍA APLICADA

1.10. Para la ejecución de esta auditoría se consideró lo estipulado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de

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Fiscalización Integral (MAGEFI), los Procedimientos de Auditoría de la Contraloría General de la República y las sanas prácticas en la materia.

1.11. La metodología utilizada se enfocó en la aplicación de técnicas y prácticas de auditoría generalmente aceptadas, tales como entrevistas, sesiones de trabajo con el personal de la auditoría interna, consulta de los sistemas de información y el análisis de la documentación que respalda la ejecución de las funciones de la AI-INA en los aspectos evaluados.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.12. La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones a la Licda. Rita Mora Bustamante Auditora Interna del INA, producto de la auditoría a la que alude el presente informe, se efectuó el 26 de septiembre de 2017, en oficinas de esta Contraloría General, cuya convocatoria se efectuó mediante el oficio N° DFOE-EC-0595 (11005) del 21 de septiembre de 2017.

1.13. Además, con el citado oficio N° 11005 se remitió el borrador del presente informe en versión digital, a la Licda. Mora Bustamante, con el propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles, formulara y remitiera a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos, las observaciones que considerara pertinentes sobre su contenido.

1.14. Los comentarios y observaciones de la AI-INA, fueron suministradas mediante el oficio N° AI-00714-2017 del 3 de octubre de 2017, cuyo contenido fue analizado y se ajustó el documento en lo que se consideró pertinente según los términos que se indican en el Anexo.

2. RESULTADOS

TEMA 1: PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORIA INTERNA

HALLAZGO 1.1 DEBILIDADES EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA AI-INA

2.1. En las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (NEAI) números 2.2 y 2.4, se dispone que el Auditor Interno y sus funcionarios deben ejecutar un proceso sistemático para la planificación estratégica y operativa de su actividad y que se debe formular para ello, un Plan Anual de Trabajo basado en la planificación estratégica, el cual debe mantenerse actualizado, considerar la dotación de recursos, y ser proporcionado y equilibrado frente a las condiciones imperantes en la institución. Además, se debe ejercer un control continuo de la ejecución de dicho Plan Anual, procurando

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la medición de resultados mediante indicadores de gestión, detección oportuna de desviaciones y adopción de medidas correctivas.

2.2. Asimismo, en la norma 2.5 de las NEAI, se define que el Auditor Interno debe establecer y velar por la aplicación de la normativa interna, fundamentalmente políticas y procedimientos, para guiar la actividad de la auditoría en la prestación de los diferentes servicios, la cual debe ser congruente con el tamaño, complejidad y organización de la unidad, mantenerse actualizada y comunicarla a todos los funcionarios de la auditoría interna.

2.3. Por su parte, en las Directrices para la solicitud y asignación de recursos a las auditorías internas (R-DC-010-2015), se establece que la Auditoría Interna debe determinar técnicamente sus necesidades de recursos, mediante un estudio que considere al menos su ámbito de acción, los riesgos asociados a los elementos de su universo de auditoría, el ciclo de auditoría y el comportamiento histórico de los recursos institucionales y de la Auditoría Interna, así como el volumen de actividades que ésta ha desarrollado y pretende desarrollar. Además, que las vacantes que surjan deben suplirse atendiendo a los requerimientos que establece el ordenamiento jurídico.

2.4. En la auditoría realizada sobre el proceso de planificación anual ejecutado por la AI-INA, se evidenciaron las siguientes situaciones.

Estimación de los servicios de auditoría

2.5. Del análisis del Plan Anual de Trabajo de la AI-INA (PAT) del periodo 2017, elaborado en el año 2016 (IN-DAI-12-2016), se determinó una sobrestimación de 1.085 días para los servicios de auditoría planificados, debido a que la base utilizada para su cálculo fue la cantidad de plazas disponibles (24) y no las efectivamente ocupadas (17) a esa fecha.

2.6. Además, en dicho Plan Anual de Trabajo, se identificó una diferencia de 1.328 días, entre la información presentada en el cuadro de “Distribución del tiempo disponible del personal de la Auditoría Interna” y los cuadros que detallan los estudios de cada una de las áreas de la Auditoría Interna y sus respectivos días disponibles estimados por auditor.

2.7. Adicionalmente, se observó que durante los años 2015 y 2016, se presentó la salida de 9 funcionarios de la auditoría interna, entre ellos el sub-auditor quien renunció desde el año 2015; sin embargo, no existe evidencia de un análisis técnico que permita a la AI-INA una estimación formal de los recursos necesarios para el desarrollo efectivo y oportuno de su actividad, así como el cumplimiento tanto de sus planes anuales de trabajo como de su plan estratégico.

Cumplimiento del Plan Anual de Trabajo

2.8. Del análisis del Informe Anual de Labores de la AI-INA, correspondiente a los periodos 2014, 2015 y 2016, se observó que en promedio la ejecución del PAT

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en esos periodos1, alcanzó el 82%, 87% y 92% respectivamente; no obstante, se determinó la existencia de estudios cuya ejecución alcanza hasta 4 años de duración, según el siguiente detalle:

Cuadro N° 1 Detalle de estudios de auditoría que son ejecutados en varios periodos

Periodo de incorporación al Plan

Estudios finalizados en

2014 2015 2016

2012 2 1

2013 28 3

2014

13 5

2015

20

Total 30 17 25

Fuente: CGR, elaborado con base en los planes anuales de labores suministrados por la AI-INA.

2.9. Cabe indicar, que a pesar de que en el Informe Anual de Labores del año 2015, se indican estudios en proceso de ejecución (2 planificados en el año 2013, 3 en el 2014 y 13 en el 2015) al cierre de ese periodo, el informe de labores al 31 de diciembre de 2016 no revela su estado (finalizado o en proceso).

2.10. Asimismo, del análisis de la documentación que respalda la planificación ejecutada por la AI-INA, no se evidencia una valoración que permita determinar si los estudios que son ejecutados durante varios periodos mantienen su oportunidad, pertinencia, cobertura de riesgos, así como su factibilidad de ejecución durante cada periodo.

2.11. Adicionalmente, se evidenció que la normativa interna que rige este proceso se encuentra desactualizada y no se han definido formalmente indicadores de gestión que permitan el monitoreo continuo e integral del cumplimiento del PAT de la AI-INA. Cabe señalar que los reportes de seguimiento elaborados por cada una de las áreas que conforman esa Unidad, difieren en los elementos informativos que los componen, lo cual podría incidir en la eficiencia del proceso de análisis e integración de la información.

Normativa interna que rige la actividad de la AI-INA

2.12. Del análisis de la normativa interna vigente de la AI-INA2, se determinó que la mayoría de los procedimientos o instructivos que rigen tanto su proceso de

1 Se calculó un promedio de los porcentajes de avance indicados para cada uno de los estudios,

asesorías, advertencias y denuncias que se detallan en el Anexo N° 1 de los informes de labores de cada uno de los periodos indicados.

2 A modo de ejemplo, se cita la siguiente normativa analizada: Plan Anual de Trabajo (I-AI-23) del 4 de

noviembre de 2013, Plan estratégico (I-AI-25) del 19 de febrero de 2015, Cumplimiento del plan anual de trabajo (I-AI-32) del 18 de julio de 2011, Asesorías (I-AI-8) del 15 de diciembre de 2009, Atención de consultas (I-AI-09) del 29 de septiembre de 2009, Informe anual de labores (I-AI-17) del 3 de agosto de 2011, Atención de denuncias (I-AI-19) del 19 de junio de 2014, Autoevaluación de la calidad (I-AI-27) del 13 de octubre de 2009, Manual de Organización de la Auditoría Interna de enero de 2010.

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planificación como la ejecución de sus labores3, no evidencian una revisión de su contenido y aplicabilidad acorde con las funciones y actividades realizadas actualmente por la auditoría interna; asimismo, en algunos casos hacen referencia a fuentes normativas no vigentes o no considera actividades que son ejecutadas por esa Unidad; entre ellas, la utilización del Sistema de Control Interno (SICOI) para determinar los objetivos de proceso, riesgo inherente, controles del proceso operativo, entre otras.

2.13. Las situaciones descritas obedecen a debilidades relacionadas con la planificación anual de labores de la AI-INA y con la estimación técnica de los recursos necesarios para el desarrollo efectivo y oportuno de su actividad; además, por la ausencia de indicadores para el seguimiento y cumplimiento de la gestión que ésta realiza; así como de estandarización de su normativa interna (procedimiento, periodicidad de actualización, responsables, niveles de aprobación, entre otros).

2.14. Lo antes expuesto incide de forma negativa sobre el alcance, calidad, oportunidad y eficacia de los resultados esperados en los servicios que brinda la auditoría interna, el cumplimiento del PAT, la detección oportuna de eventuales desviaciones y la adopción de las medidas correctivas pertinentes.

HALLAZGO 1.2 DEBILIDADES RELACIONADAS CON LA METODOLOGÍA DE VALORACIÓN DE RIESGOS DEL UNIVERSO DE AUDITORÍA

2.15. Las normas 2.1 y 2.2 de las NEAI, señalan que el auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben establecer, aplicar y evaluar los mecanismos necesarios para la debida planificación y que se debe ejecutar mediante un proceso sistemático el cual debe documentarse apropiadamente.

2.16. Asimismo, en la norma 2.5 de las NEAI se establece que el auditor interno debe establecer y velar por la aplicación, de la normativa interna, fundamentalmente políticas y procedimientos, para guiar su actividad en la prestación de los diferentes servicios.

2.17. Además, en el apartado 2010 de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, se indica que el Auditor Interno debe establecer un plan basado en los riesgos, con el fin de determinar las prioridades de la actividad de auditoría interna.

2.18. En el estudio realizado se determinó que la AI-INA no ha definido formalmente la metodología, procedimientos, instructivos y formularios que deben seguir sus

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Durante los años 2015 y 2016, únicamente se actualizaron y emitieron seis procedimientos relacionados con la ejecución de estudios de auditoría.

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funcionarios para la valoración de riesgos del universo de auditoría durante la planificación anual, lo cual se evidencia en las siguientes situaciones:

El documento utilizado como base para la valoración de riesgos, corresponde a los resultados de un informe de auditoría denominado DAI-03-2015 Actualización de la Estrategia y Lineamientos para la fiscalización con base en riesgos para el año 2016.

Si bien el informe DAI-03-2015 establece que la valoración del universo de auditoría del INA, debe realizarse con base en 18 factores; existe otro documento denominado “Tabla de criterios para la valoración de las actividades del universo auditable periodo 2016”, el cual indica que dicha valoración debe considerar un factor de riesgo adicional (Conductas que hayan sido advertidas y no corregidas).

La valoración de riesgos utilizada para la elaboración del Plan estratégico de la AI-INA 2014-2018, así como de los planes específicos para cada una de sus áreas difiere de la establecida para la definición del PAT (criterios del DAI-03-2015), siendo que se realiza con base en una matriz que evalúa 4 factores y 22 criterios relevantes.

Además, del análisis de la evaluación realizada la matriz supra-citada, se identificó que la AI-INA utiliza diferentes escalas para determinar el nivel de riesgo de los procesos que componen el universo de auditoría, según se detalla:

Cuadro N° 2 Escalas utilizadas para determinar el riesgo del universo auditable

Nivel de riesgo Procesos del universo auditable

1/

PEFC TIC RFAA

Alto 45-77 39-77 41-77

Medio 35-44 33-38 35-40

Bajo 22-34 0-33 22-34

Nota: 1/ PEFC: Procesos de Planificación y Ejecución de la formación y Capacitación, TIC: Procesos de Tecnologías de Información y Comunicación, RFAA: Proceso de Recursos Financieros, Administrativos y de Apoyo.

Fuente: CGR, elaborado con información suministrada por la AI-INA.

2.19. Las debilidades descritas responden a la ausencia de un proceso formal de valoración de riesgos del universo auditable claramente definido, así como de la normativa interna que guíe dicho proceso, aspecto que afecta la toma de decisiones respecto a la priorización del universo auditable, así como la definición de los servicios de auditoría con base en los resultados de dicha valoración.

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TEMA 2: VALOR AGREGADO DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

HALLAZGO 2.1: SITUACIONES QUE PODRÍAN AFECTAR LA INDEPENDENCIA FUNCIONAL Y DE CRITERIO DE LA AI-INA

2.20. En el artículo 34 de la Ley N° 8292 se establece que: “El auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna, tendrán las siguientes prohibiciones: a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia”.

2.21. Además, en el artículo 62 de la Ley N° 7428, se indica que las auditorías internas: “…ejercerán sus funciones con independencia funcional y de criterio, respecto del jerarca y de los demás órganos de administración activa”.

2.22. Asimismo, en la norma 1.1.3 de las NEAI, se dispone que “Los servicios que presta la auditoría interna deben ser ejercidos con independencia funcional y de criterio, conforme a sus competencias”.

2.23. Por su parte, en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del INA, se dispone que los funcionarios de la auditoría interna, ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa y deben tener presente los impedimentos asociados a los deberes y prohibiciones contemplados en la Ley N° 8292 y otra normativa atinente.

2.24. No obstante lo anterior, se determinó que la AI-INA emitió documentos, relativos a servicios preventivos que contienen interpretaciones que podrían suponer una sustitución de labores que corresponden a la Administración Activa, según se indica a continuación:

Advertencia N° ADV-08-2014: se observan labores de control administrativo tales como la revisión de requisitos de dos contrataciones directas y sus respectivos expedientes, previo al conocimiento y aprobación respectiva de la Junta Directiva.

En este caso la Auditora Interna del INA explicó al Presidente de la Junta Directiva que ante la poca información aportada por la Administración, se excluyera de la agenda de la Sesión N° 4593 y así evitar su aprobación. Una vez finalizada esa revisión concluyó que una de las ofertas incumplía un requisito sustancial, y por lo tanto, no era “…procedente considerarla para una posible adjudicación”4.

Asesoría N° AS-03-2015: trabajo especial que comprendía el estudio técnico y la razonabilidad del precio de un procedimiento de contratación en curso que no fue finiquitado por la Administración hasta que se obtuvo el resultado del estudio de la AI-INA.

4 Página N° 14 del Informe AI-00696-2014 del 2 de septiembre de 2014.

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Cabe indicar, que al presentar dicho estudio a la Junta Directiva, la Auditora Interna concluyó que “…se señalan algunas debilidades de control…pero en términos generales, la Administración puede proseguir con las etapas subsiguientes, con base en lo ya determinado por los técnicos”5. (El destacado no corresponde al original).

2.25. El origen de las situaciones antes señaladas radica en que la AI-INA no limitó sus funciones en la emisión de observaciones, tal y como lo define el artículo 68 de su Reglamento de Organización y Funcionamiento; y no advirtió a la Junta Directiva que lo requerido constituía labor propia de la administración y que por su rol debía abstenerse de realizar los estudios en los términos solicitados.

2.26. La ejecución de labores de la AI-INA cuya responsabilidad compete a la Administración Activa podrían comprometer su independencia de criterio, pues en caso de identificarse anomalías posteriores se convertiría en juez y parte y su juicio profesional y objetividad se verían afectados en el desarrollo posterior de sus demás competencias; sin que esto signifique que se menoscabe la prestación de los servicios preventivos.

HALLAZGO 2.2: DEBILIDADES EN LA EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AI-INA

2.27. El artículo 22 de la Ley N° 8292, establece que les compete a las auditorías internas verificar el cumplimiento, validez y suficiencia del SCI de su competencia institucional, informar de ello, proponer las medidas correctivas que sean pertinentes y elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones emitidas.

2.28. Además, la Norma 2.11 de las NEAI, indica que el auditor interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. Para ello, debe definir su naturaleza, oportunidad y alcance, y tener en cuenta al menos, la relevancia de las observaciones y recomendaciones emitidas, la complejidad y condiciones propias de las acciones pertinentes, los efectos e impactos de la implementación de la acción pertinente y la oportunidad con que deba realizarse el seguimiento.

2.29. Asimismo, en dichas normas se define que el proceso de seguimiento debe ejecutarse de conformidad con la programación respectiva, y contemplar, al menos, una evaluación de lo actuado por la administración, incluyendo, entre otros factores, la oportunidad y el alcance de las medidas emprendidas respecto de los riesgos por administrar; la comunicación correspondiente a los niveles

5 Página 84 del Acta de la Sesión Ordinaria N° 4712-2015

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adecuados, ante situaciones que implican falta de implementación de las acciones pertinentes y la documentación del trabajo de seguimiento ejecutado, de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos en la auditoría interna.

2.30. No obstante, del análisis del procedimiento utilizado por la AI-INA para el seguimiento de recomendaciones, se determinó que éste no considera algunos de los elementos requeridos por las NEAI, entre ellos:

La determinación de la relevancia de las observaciones y recomendaciones emitidas.

La definición de las acciones a seguir para la comunicación correspondiente a los niveles adecuados, ante situaciones que implican la falta de su implementación.

2.31. Lo cual se evidencia en el informe anual de labores de la AI-INA del periodo 2016, por cuanto se identificó que al 31 de diciembre de 2016, existían recomendaciones emitidas por la auditoría interna pendientes o en proceso de implementación, con una antigüedad de 1 a 4 años, según se detalla:

Cuadro N° 3 Cantidad de recomendaciones pendientes o en proceso de implementación

al 31 de diciembre de 2016

Periodo Recomendaciones emitidas en Informes de

Total Control Interno Relaciones de hechos

2012 - 3 3

2013 1 - 1

2014 4 1 5

2015 24 - 24

Total 29 4 33

Fuente: CGR, elaborado con información suministrada por la AI-INA.

2.32. La situación descrita se genera debido a que, según lo indicado por la AI-INA, existen debilidades en el proceso de implementación de recomendaciones por parte de la Administración, aunado a la ausencia de los elementos mencionados como parte del procedimiento de seguimiento realizado por la Auditoría Interna.

2.33. Lo anterior, impide que el proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, permitan asegurar que las acciones establecidas por Administración se implementen dentro de los plazos definidos por ésta en procura de mejorar el Sistema de Control Interno institucional.

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3. CONCLUSIONES

3.1. La AI-INA desarrolla una labor enfocada al cumplimiento de las funciones que le señala el ordenamiento jurídico que la regula; sin embargo, existen situaciones que merecen su atención y deben ser atendidas con el fin de mejorar la gestión que realiza.

3.2. Entre ellas, el fortalecimiento en los procesos de planificación estratégica y operativa, la estandarización y congruencia de la información emitida por la unidad, la actualización permanente de su normativa interna y en general de los servicios que brinda la AI-INA, con el fin de guiar la ejecución de las actividades que realizada para cumplir con sus competencias.

3.3. Asimismo, las oportunidades de mejora relacionadas con la valoración de riesgos de los procesos que conforman el universo auditable y que es utilizada por la Auditoría Interna para la selección de los estudios a incorporar en sus planes anuales de labores, se efectúan con el fin de fortalecer esa Unidad, en aspectos tales como estandarización y uniformidad de criterios, objetividad y efectividad esperada durante la priorización de estudios y la respectiva planificación anual.

3.4. Respecto, a la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna del INA, es relevante considerar y valorar el ámbito de acción de los servicios que ofrece esa Unidad, de manera que no comprometa su independencia de criterio al realizar labores que impliquen actividades que son competencia exclusiva de la Administración Activa.

3.5. Finalmente, respecto al seguimiento de recomendaciones, es importante que se reconozca su importancia para el buen funcionamiento del SCI; es por ello que la normativa vigente confía a las auditorías internas, las potestades que le permitirán velar por el adecuado uso de los fondos públicos, el cumplimiento, validez y suficiencia del SCI, así como verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la Ley N° 8292.

4. DISPOSICIONES

4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2. Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución N° R-DC-

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144-2015, publicados en La Gaceta N° 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de 2016.

4.3. Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

A LA LICDA. RITA MORA BUSTAMANTE, EN SU CALIDAD DE AUDITORA

INTERNA DEL INA O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.4. Ajustar, oficializar e implementar la normativa interna que rige la actividad de

planificación anual y la ejecución de los servicios que brinda la AI-INA, con el fin de que se considere la corrección de las debilidades relacionadas con la estimación de tiempos, la estandarización del proceso, la postergación de estudios y su valoración en cuanto a viabilidad, cobertura de riesgos y oportunidad, el seguimiento correspondiente y cualquier otro aspecto relevante que considere esa Unidad deba ser ajustado. Así como para que la normativa interna refleje la estrategia y lineamientos que permitan guiar la ejecución de las actividades y servicios de la Auditoría, que le permitan cumplir con sus competencias. Para tal efecto, remitir a este Órgano Contralor, a más tardar el 30 de abril de 2018, una certificación que acredite el ajuste y oficialización de la normativa interna indicada. Asimismo, remitir una certificación a más tardar el 15 de noviembre de 2018, donde conste la implementación de la normativa interna indicada. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.14 de este informe).

4.5. Elaborar, oficializar e implementar los indicadores de gestión que serán aplicados por la AI-INA como base para la evaluación del alcance de sus objetivos propuestos y del cumplimiento de sus servicios de auditoría, considerando para ello aspectos tales como periodicidad de medición, responsabilidades y rendición de cuentas. Remitir a este Órgano Contralor, a más tardar el 31 de enero de 2018, una certificación que acredite la elaboración y oficialización de los indicadores de gestión señalados. Asimismo, remitir una certificación a más tardar el 31 de julio de 2018, donde conste la implementación de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.14 de este informe).

4.6. Elaborar, oficializar e implementar un procedimiento para regular la emisión de normativa emitida por la Auditoría Interna, su periodicidad de actualización, los responsables, niveles de aprobación entre otros elementos que valore esa Unidad; con el fin de asegurar razonablemente la estandarización y calidad de esos productos. Remitir a este Órgano Contralor, a más tardar el 28 de febrero de 2018, una certificación que acredite la elaboración y oficialización del procedimiento requerido. Asimismo, remitir a más tardar 30 de abril de 2018, una

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certificación donde conste su implementación. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.14 de este informe).

4.7. Elaborar, oficializar e implementar la metodología de valoración de riesgos que será utilizada por la AI-INA para la priorización de su universo de auditoría, con el fin de subsanar las debilidades relacionadas con la estandarización del proceso, definición de factores, criterios y escala de riesgos; así como, los procedimientos, instructivos y formularios, según corresponda, que deberán seguir los funcionarios de la Auditoría Interna para la implementación de dicha metodología. Remitir a este Órgano Contralor, a más tardar el 31 de mayo de 2018, una certificación que acredite la elaboración y oficialización de la metodología, los procedimientos, instructivos y formularios que correspondan para su implementación, conforme lo antes dispuesto. Asimismo, remitir a más tardar el 15 de noviembre de 2018, una certificación donde conste su implementación. (Ver Hallazgo 1.2, párrafos 2.15 al 2.19 de este informe).

4.8. Definir e implementar las acciones a seguir por esa Unidad para evitar la ejecución de funciones que impliquen actividades que son competencia de la Administración Activa, y que puedan afectar su independencia funcional y de criterio en la ejecución de estudios de auditoría posteriores. Remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de noviembre de 2017, una certificación donde consten las acciones definidas. Asimismo, remitir a más tardar el 30 de junio de 2018, una certificación donde haga constar su implementación. (Ver Hallazgo 2.1, párrafos 2.20 al 2.26 de este informe).

4.9. Ajustar, oficializar e implementar la normativa interna que regula el seguimiento de recomendaciones, con el fin de establecer los lineamientos para definir la relevancia de las observaciones y recomendaciones emitidas y las acciones a seguir para la comunicación a los niveles adecuados, ante la falta de su implementación. Asimismo, tomar las medidas que sean pertinentes, en relación con las recomendaciones cuya antigüedad es superior al año y aún se encuentran pendientes o en proceso de implementación por la Administración. Remitir a la Contraloría General, a más tardar el 15 de diciembre de 2017, una certificación que acredite el ajuste y oficialización de la normativa indicada así como las medidas tomadas respecto de las recomendaciones pendientes o en proceso de implementación con una antigüedad superior al año. Remitir a más tardar el 30 de junio de 2018, una certificación en donde conste la implementación de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 2.2, párrafos 2.27 al 2.33 de este informe).

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ANEXO

VALORACIÓN DE OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE

N° Párrafo 2.10

Observaciones

Administración

La AI-INA señala que la mayoría de los estudios mostrados en el cuadro N° 1 de este informe, “…se terminaron máximo en el año siguiente y en el contenido del informe se actualiza la información cuando se concluye completamente el estudio, en todos los casos…”

Además, expresa que algunas de las razones que originaron esta situación corresponden a “…bajas en el personal por incapacidades, permisos y falta de personal para la evaluación de las Tecnologías de Información y Comunicaciones”.

¿Se acoge? Si No X Parcial

Argumentos

CGR

La Contraloría General mantiene su posición en virtud de la evidencia analizada, correspondiente a los informes anuales de labores de los periodos 2014, 2015 y 2016 elaborados por la AI-INA y presentados a la Junta Directiva de esa institución, los cuales reflejan la existencia de proyectos que alcanzaron hasta 3 años de ejecución según se presenta en el cuadro N° 1 de este informe. Asimismo, no se aportó evidencia adicional que demuestre que durante la planificación anual, se documente la valoración que permita determinar si dichos estudios mantienen su oportunidad, pertinencia, prioridad y cobertura de riesgos.

N° Párrafo 2.11

Observaciones

Administración

La AI-INA, señala respecto a los siguientes temas:

Normativa interna desactualizada

“…los instructivos relacionados con la elaboración del PAT (2013), el Plan Estratégico (2015) y el cumplimiento del PAT (2011), no han sufrido cambios importantes, prácticamente se ha venido aplicando igual, porque incluso la normativa emitida por la Contraloría General continúa vigente en esos temas…” (El resaltado no corresponde al original).

Indicadores de gestión

Sobre este tema, indica la AI-INA, que “…el Plan Estratégico 2010-2014, incluye en el apartado 6.2 el Plan de Acción a seguir, para cumplir con los objetivos estratégicos por cada perspectiva, con sus respectivos objetivos operativos, actividades, metas, indicadores, el período y el responsable de la ejecución. En la actualización de dicho Plan estratégico 2014-2018, este apartado se quitó… por considerarse un tema operativo, el cual se administra por aparte, ya que había que incluir todas las mejoras de oportunidad de los estudios de autoevaluación de calidad de la auditoría interna, no hay norma que establezca que estos temas operativos deban incluirse en el Plan Estratégico”

Reportes de seguimiento del Plan Anual de trabajo

Respecto a los reportes de seguimiento del plan anual de trabajo, la AI-INA manifiesta que

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…en el 2016 se creó un reporte específico en el Sistema de Información de la Fiscalización (SIFI) para llevar el control de todos los estudios de la Auditoría… el cual es la herramienta oficial avalada y aprobada por la Dirección de Auditoría… la percepción de falta de estandarización pudo darse cuando, adicionalmente, se adjuntaron reportes personales que usan los encargados de proceso… / Aunado a esto, existe otro reporte que se debe llenar semestralmente, en el cual se da seguimiento a todos los estudios tanto del PAT del año, como de otros años, cuando quedan pendientes, que tal y como se comentó en oficios anteriores se incluye en el informe anual de labores, cuyo resumen es del Sistema de Estadísticas y Monitoreo SEMS institucional. Comprendemos que en el informe de labores del 2016 no se incluyó el resumen que se venía adjuntando en los informes anteriores…


Argumentos

CGR

La Contraloría General mantiene su posición de conformidad con lo siguiente:

Normativa interna desactualizada

Se observó que el proceso de planificación de la actividad de la AI-INA se rige mediante instructivos que fueron elaborados en los años 2011, 2013 y 2015, y no se aportó evidencia adicional de una revisión de su contenido y aplicabilidad acorde con las funciones y actividades realizadas actualmente por esa unidad o que permita la generación de iniciativas de mejora. Entre las actividades ejecutadas por la AI-INA que no son consideradas en los instructivos citados, se encuentra la utilización del Sistema de Control Interno (SICOI) para determinar, entre otros, los objetivos de proceso, riesgo inherente y controles del proceso operativo.

Adicionalmente, es importante aclarar que si bien la regulación emitida por esta Contraloría General continúa vigente en esos temas, ésta corresponde a lineamientos que rigen diversas materias de forma general; sin embargo, es mediante la definición de normativa interna, principalmente políticas y procedimientos, que el auditor interno establece la forma específica para llevar a cabo sus actividades y guiar su labor.

Indicadores de gestión de la AI-INA

La AI-INA no aportó evidencia de la existencia y monitoreo realizado mediante indicadores de gestión que permitan la evaluación periódica del alcance de los objetivos propuestos y del cumplimiento de sus servicios de auditoría, entre otros: cobertura del universo auditable y de sus riesgos vinculados, recomendaciones atendidas, duración promedio de los estudios, cumplimiento del plan anual de labores.

Adicionalmente, de conformidad con lo requerido en las secciones 1.3.2, 2.2 y 2.7 de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, la definición de indicadores de gestión deberá ser resultado del análisis realizado por la auditora interna y sus colaboradores y ser considerados en la planificación anual de labores, la planificación puntual y las evaluaciones internas de calidad. Es importante señalar, que la planificación estratégica debe contar con indicadores que permitan evaluar y medir el cumplimiento de los objetivos que en ella se planteen.

Reportes de seguimiento del Plan Anual de trabajo

La Contraloría General mantiene su posición en virtud de que no se suministró la evidencia correspondiente a los reportes del SIFI mencionados por esa unidad; además, es importante indicar que en el informe anual de labores 2016, se incorporan

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los resultados de la auditoría externa de calidad, entre los cuales, se señalan deficiencias en la actualización del SIFI sobre todo en la carencia de una identificación real del estado de los proyectos (suspendido, finalizado y no ejecutado).

Además, se evidenció que a pesar de lo indicado por la Auditora Interna, respecto a la herramienta oficial avalada, las áreas de esa unidad utilizan otros documentos que difieren entre sí, lo cual podría incidir en la eficiencia del seguimiento del plan anual de trabajo.

N° Párrafo 2.13

Observaciones

Administración

En relación con este párrafo la AI-INA solicita valorar su redacción considerando que las frases “ausencia de un proceso formal de planificación” y “carencia de un sistema de gestión de calidad”, no reflejan que esa Auditoría Interna cuenta con algunos elementos del sistema de gestión de la calidad, entre ellos, los instructivos I-AI-26 (Etapa de Mejora Continua) y I-AI-27 (Autoevaluación de Calidad).

¿Se acoge? Si No Parcial X

Argumentos

CGR

Se modifica la redacción del párrafo 2.13 del informe para que se lea de la siguiente manera:

Las situaciones descritas obedecen a debilidades relacionadas con la planificación anual de labores de la AI-INA y con la estimación técnica de los recursos necesarios para el desarrollo efectivo y oportuno de su actividad; además por la ausencia de indicadores para el seguimiento y cumplimiento de la gestión que ésta realiza; así como de estandarización de su normativa interna (procedimiento, periodicidad de actualización, responsables, niveles de aprobación, entre otros).

N° Párrafos 2.15 a 2.19

Observaciones

Administración

La AI-INA manifiesta que cuenta con documentación sobre la metodología de valoración de riesgos del universo de auditoría utilizada durante la planificación de los años 2015 y 2016, haciendo referencia al informe de auditoría DAI-03-2015 emitido en el año 2015 y a la aplicación de una matriz de 4 factores y 22 criterios elaborada para el periodo 2016. Además, justifica el uso de diferentes factores, criterios y escalas para realizar dicha valoración, siendo que considera que la estandarización no es apropiada, ya que la naturaleza de los procesos que evalúa esa auditoría difiere entre si y no son comparables.


Argumentos

CGR

La Contraloría General mantiene su posición en virtud de que la metodología referida por la AI-INA, corresponde a un informe de auditoría emitido en el año 2015 (DAI-03-2015), el cual incorporaba 18 factores de riesgo; no obstante, para el periodo 2016, dicho informe no fue utilizado, aplicando una nueva matriz, compuesta por 4 factores y 22 criterios relevantes, la cual corresponde a un cálculo realizado en Excel y no a un documento formal que describa la metodología definida.

Por otra parte, el objetivo de aplicar una planificación de auditoría basada en riesgos, consiste en optimizar la asignación de los recursos, dirigiendo los esfuerzos en aquellas actividades y/o procesos del universo de auditoría, que presentan una mayor exposición al riesgo. Por lo tanto, es importante aclarar, que uno de los componentes técnicos esenciales para la determinación de esa priorización corresponde a la escala de medición, la cual una vez aplicada la metodología (factores y criterios), permitirá la organización jerárquica (niveles alto, medio y bajo) del universo de auditoría en forma

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conjunta, aspecto que no sucederá si se manejan escalas diferentes para cada uno de ellos, lo cual fue aclarado por esta Contraloría General en la reunión de presentación de resultados correspondiente.

N° Párrafos 2.24 a 2.26

Observaciones

Administración

Respecto a las situaciones que podrían afectar la independencia funcional y de criterio, la AI-INA considera que las actuaciones desarrolladas por esa unidad corresponden a la prestación de servicios preventivos de asesoría y advertencia, con los que únicamente se suministró información suficiente para que la Administración tomara sus decisiones y que efectúo una labor preventiva.

Finalmente, señala que cuando se indica en este informe que la AI-INA ejecuta “… labores de control administrativo tales como la revisión de requisitos de dos contrataciones directas y sus respectivos expedientes, previo al conocimiento y aprobación respectiva de la Junta Directiva”, se sugiere un incumplimiento de la prohibición establecida en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, N° 8292.


Argumentos

CGR

La Contraloría General mantiene su posición en virtud de que se determinó que esa unidad no se limitó a advertir o prevenir a la Junta Directiva de eventuales riesgos en la advertencia N° ADV-08-2014 y la asesoría N° AS-03-2015; sino que más bien direccionó su toma de decisiones al manifestar, en el primer caso, que no procedía una posible adjudicación

6; y en el segundo caso, que la Administración, en términos

generales, podía proseguir con las etapas subsiguientes7.

Sobre el particular, este Órgano Contralor ha señalado que la auditoría interna

… es un órgano de naturaleza asesora, y su trabajo por lo general consiste en una labor que se desarrolla con posterioridad a los actos de la administración, no obstante en asuntos que sean de su conocimiento o a solicitud del jerarca, también emitirá de previo, concomitante o posterior a dichos actos, criterios en asuntos de su competencia y en cumplimiento de su labor de asesoría y advertencia, y sin que se menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en la ejecución de estudios posteriores por parte de ese órgano… / Así, en tratándose de las funciones de asesorar al jerarca y de advertir a toda la Administración, no queda duda que son muy delicadas y deben ser manejadas por el auditor con la prudencia y el tino necesarios para no interferir con la voluntad administrativa, y mucho menos sustituirla

8.

Ahora bien, los servicios de prevención; a saber, Advertencia 08-2014 y Asesoría AS-03-2015 sobre los que se hace referencia en esta auditoría, evidencian conclusiones que eventualmente podrían comprometer la ejecución de estudios posteriores por parte de esa Unidad.

Sobre esa misma línea, los servicios preventivos se deben emplear bajo términos y condiciones que respondan a su naturaleza; la asesoría, por medio de la exposición de observaciones, criterios y elementos de juicio para que la Administración tome la decisión, sin emitir valoraciones sobre lo efectuado; y la advertencia, para prevenir e

6 Página N° 14 del Informe AI-00696-2014 del 2 de septiembre de 2014.

7 Página 84 del Acta de la Sesión Ordinaria N° 4712-2015

8 Oficio CGR/DJ-1484-2015 (10782) del 28 de julio de 2015.

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indicar posibles riesgos; no así determinándose el cumplimiento técnico de las ofertas, ni señalar cual no es procedente de adjudicación, ya que esto evidencia un arribo de conclusiones determinativas que competen únicamente a la Administración.

Finalmente, lo expuesto en el informe, sobre los dos servicios preventivos de repetida cita, no constituye una restricción absoluta para la prestación de este tipo de servicios como lo hace ver en sus observaciones, sino que se deben emplear según su naturaleza y finalidad; por tanto, lo indicado en este informe, de ninguna manera modifica o contradice los criterios emitidos por esta Contraloría General o la normativa vigente sobre la conceptualización de los servicios preventivos denominados “Advertencia” o “Asesoría.

N° Párrafo 2.30 a 2.31

Observaciones

Administración

En relación con las debilidades en la evaluación y cumplimiento de recomendaciones emitidas, la AI-INA señala que “…Las recomendaciones en estado de proceso no implican su incumplimiento o falta de atención por parte de la administración…”

Adicionalmente, manifiesta que existe una diferencia en la cantidad de recomendaciones en proceso señaladas por la Contraloría General y las indicadas por esa Auditoría Interna.


Argumentos CGR La Contraloría General mantiene su posición en virtud de que la cantidad de recomendaciones señaladas en este estudio, se refieren a las emitidas mediante informes, tanto de control interno como de relaciones de hecho. Asimismo, respecto al estado de recomendaciones, en el párrafo 2.31, este Órgano Contralor aclara que las mismas se encuentran pendientes o en proceso de implementación.

Finalmente, es importante indicar que la información contenida en este hallazgo, se fundamenta en los datos reportados por esa AI-INA en su informe de labores del periodo 2016 y no se aportó información adicional sobre el estado actual de esas recomendaciones.

N° Párrafo 4.4 a 4.7 y 4.9

Observaciones

Administración

La AI-INA solicita modificar el plazo de las siguientes disposiciones:

4.4: 30 de abril y 15 de noviembre de 2018.

4.5: 31 de enero y 31 de julio de 2018.

4.6: 28 de febrero y 30 de abril de 2018.

4.7: 31 de mayo y 15 de noviembre de 2018.

4.9: 15 de diciembre de 2017 y 30 de junio de 2018.

¿Se acoge? Si X No Parcial

Argumentos CGR Se aceptan las modificaciones en los plazos solicitados por la AI-INA.

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