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Contraloría General de la República

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INFORME Nro. DFOE-EC-IF-00019-2016 20 DE SETIEMBRE, 2016

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA

ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA EN EL INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS (INS)

2016




CONTENIDO

Página nro.

RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………... 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA………………………………………………………………….. 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA………………………………………………………………...1

ALCANCE DE LA AUDITORÍA…………………………………………………………………1

ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA……………. 2

GENERALIDADES ACERCA DEL INS Y DE SU AUDITORÍA INTERNA………………………… 2

METODOLOGÍA APLICADA…………………………………………………………………... 3

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA…………………….. 3

2. RESULTADOS…………………………………………………………………………….. 3

TEMA 1: PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA…… 3

HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN LA DOCUMENTACIÓN DEL UNIVERSO AUDITABLE……….3

HALLAZGO 1.2: LAS UNIDADES DE NEGOCIO DE BAJO NIVEL DE RIESGO NO SE INCLUYEN EN

LOS PLANES DE AUDITORÍA………………………………………………………………….4

TEMA 2: VALOR AGREGADO DEL RESULTADO DE LOS ESTUDIOS QUE

REALIZA LA AUDITORIA INTERNA DEL INS………………………………………… 5

HALLAZGO 2.1: LA AUDITORÍA INTERNA DEL INS REALIZA ACTIVIDADES QUE

CORRESPONDEN A LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA…………………………………………... 5

TEMA 3: SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS…………………... 8

HALLAZGO 3.1: OPORTUNIDADES DE MEJORA RESPECTO A LA PROGRAMACIÓN Y

EJECUCIÓN DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES…………………………………… 8

3. CONCLUSIONES…………………………………………………………………………..9

4. DISPOSICIONES………………………………………………………………………… 10

AL LIC. LEONEL FERNÁNDEZ CHAVES, EN SU CALIDAD DE AUDITOR INTERNO O A QUIEN EN

SU LUGAR OCUPE EL CARGO……………………………………………………………… 10

ANEXO

OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL

SOBRE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA EN EL INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS.....12




INFORME Nro. DFOE-EC-IF-00019-2016

RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos? El presente estudio tuvo como objetivo analizar la gestión de la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Seguros (AI-INS) con el fin de fortalecer esta unidad como componente orgánico del sistema de control interno y determinar oportunidades de mejora en las funciones de planificación, valor agregado y seguimiento de las recomendaciones, aspectos mediante los cuales esa unidad coadyuva en la mejora de la gestión del INS. El alcance de este estudio comprende del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, ampliándose cuando se consideró necesario.

¿Por qué es importante? Esta auditoría se realiza dada la relevancia que reviste para la administración activa el buen funcionamiento de las unidades de auditoría interna, ya que los servicios que brindan coadyuvan en el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Asimismo, por ser las unidades de auditoría interna uno de los componentes de los sistemas de control interno de las entidades del Sector Público, y dada la labor que realiza en términos del aseguramiento de la gestión de la Hacienda Pública, es de fundamental importancia que el Órgano Contralor realice valoraciones de las unidades de auditoría, con el fin de identificar áreas que deban ser fortalecidas para aumentar la efectividad de su labor.

¿Qué encontramos? La AI-INS dedica esfuerzos para elaborar planes estratégicos basados en riesgo y en las actividades que han sido calificadas prioritarias; sin embargo, no se documenta de forma adecuada el universo auditable y no se incluyen periódicamente unidades de negocio con bajo nivel de riesgo en el plan de auditoría, tal y como lo establece el Consejo para la Práctica 2010-2 de las Normas para el ejercicio profesional de la auditoría interna, del Instituto de Auditoría Interna Global.

La AI-INS realiza funciones administrativas al efectuar la valoración de avalúos de vehículos de manera permanente, y al revisar en forma previa las contrataciones que debe adjudicar la Junta Directiva, lo cual va en contra de lo dispuesto en el inciso a) del artículo 34 de la Ley General de Control Interno.

En el artículo 31 del Manual de Auditoría Interna, se establecen plazos máximos para que la Administración cumpla con las recomendaciones, aspecto que va en contra de la norma 2.11 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (NEAI), donde se dispone que tales plazos deban ser determinados por la Administración.

Finalmente, se observó que en algunos casos no hay evidencia de que la Administración haya suministrado la programación de actividades que le permita a la AI-INS verificar el avance y cumplimiento de las recomendaciones. Además, no se tiene evidencia que se realicen acciones formales ante el incumplimiento de plazos.

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¿Qué sigue? Con el propósito de contribuir a solventar las situaciones determinadas, y para fortalecer la gestión de la Auditoría Interna, se disponen acciones tendentes a mejorar la documentación del universo auditable, incorporar en el proceso para la elaboración del plan de auditoría una guía para la selección en forma periódica de “unidades de negocio” con bajo nivel de riesgo, abstenerse de realizar funciones administrativas, modificar el inciso 31 del Manual de Auditoría Interna, para que se ajuste con lo que establece la norma 2.11 de las NEAI, solicitar a la Administración los cronogramas para la implementación de las recomendaciones y establecer un cronograma sobre las acciones a tomar por la AI-INS en relación con las recomendaciones que se encuentran vencidas.




INFORME Nro. DFOE-EC-IF-00019-2016

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA EN EL INSTITUTO

NACIONAL DE SEGUROS (INS)

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. Esta auditoría se realizó dada la relevancia que reviste para la administración activa el buen funcionamiento de las unidades de auditoría interna, ya que los servicios que brindan coadyuvan en el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

1.2. Asimismo, dado que las unidades de auditoría interna son uno de los componentes del control interno de las entidades del Sector Público que contribuyen junto con la Contraloría General de la República a la vigilancia de la Hacienda Pública, es de fundamental importancia que el Órgano Contralor realice valoraciones de las unidades de auditoría, con el fin de identificar áreas que deban ser fortalecidas para aumentar la efectividad de su labor.

1.3. El presente estudio se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a la Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, y los artículos 17, 21, 26 y 37 de su Ley Orgánica N° 7428, y en cumplimiento del programa anual de trabajo del Área de Fiscalización de Servicios Económicos de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.4. El estudio realizado tuvo como objetivo analizar la gestión de la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Seguros (AI-INS), con el fin de fortalecer esta unidad como componente orgánico del sistema de control interno y determinar oportunidades de mejora en las funciones de planificación, valor agregado y seguimiento de las recomendaciones emitidas, aspectos mediante los cuales esa unidad coadyuva en la mejora de la gestión del INS.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.5. La auditoría comprende una valoración de la actividad de la AI-INS, referida a los temas que se mencionan a continuación, en el período comprendido entre el 1 de

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enero y el 31 de diciembre de 2014, ampliándose en los casos en que se consideró necesario.

Planificación de la actividad de auditoría interna: Comprende tanto la planificación estratégica como la operativa, valoración de riesgos y la congruencia con la planificación institucional y el Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional (SEVRI).

Valor agregado: Considera la cobertura de la actividad de la AI-INS, durante el período 2014, así como el efecto de los resultados de los servicios de auditoría interna.

Seguimiento de recomendaciones: Incluye el proceso que ejecuta la AI-INS para comprobar el estado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas.

ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

1.6. El personal de la AI-INS mantuvo en todo momento una actitud colaborativa hacia el desarrollo del trabajo asignado.

GENERALIDADES ACERCA DEL INS Y DE SU AUDITORÍA INTERNA

1.7. El Instituto Nacional de Seguros fue creado mediante la Ley N° 12 del 30 de octubre de 1924, como la institución autónoma del Estado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, autorizada para desarrollar la actividad aseguradora y reaseguradora, posteriormente reformada integralmente en el artículo 52 de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, N° 8653 del 17 de junio de 2008.

1.8. Desde su creación y hasta el año 2008, el INS mantuvo el monopolio en el mercado de seguros en Costa Rica; sin embargo, con la promulgación de la citada Ley N° 8653, se dio la apertura comercial de los seguros y con ello la llegada de nuevas aseguradoras al mercado nacional y se propició un ambiente de competencia. Respecto a su operación, actualmente el INS se encuentra estructurado como un Grupo Financiero, el cual está integrado por el INS y sus sociedades anónimas: INS Valores Puesto de Bolsa S.A, INS Inversiones SAFI S.A, Insurance Servicios S.A. e INS Red de Servicios de Salud, S.A. (anteriormente denominada Hospital del Trauma S.A.).

1.9. Por otra parte, el INS, está sujeto a la fiscalización tanto de la Contraloría General de la República como de la Superintendencia General de Seguros (SUGESE), en los ámbitos correspondientes a las competencias de cada órgano de control.

1.10. La AI-INS se encuentra conformada por cuatro departamentos y una unidad técnica: Auditoría Financiero Contable, Auditoría Operativa, Auditoría Informática, Auditoría de Estudios Especiales y Unidad Técnica de Auditoría.

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METODOLOGÍA APLICADA

1.11. La auditoría se efectuó de conformidad con lo establecido en el Manual General de Fiscalización Integral1 (MAGEFI), las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público2, el Procedimiento de Auditoría3 y las sanas prácticas en la materia.

1.12. Para realizar el trabajo de fiscalización se valoraron entre otros aspectos, la documentación existente en el Órgano Contralor y la correspondencia de dicha Auditoría. También, se realizaron entrevistas y sesiones de trabajo con el personal de la AI-INS. Además, se revisaron los documentos emitidos por ella durante el 2014, con el fin de determinar si en el cumplimiento de sus funciones, se observó la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.13. En reunión celebrada el 9 de agosto de 2016, se comunicaron verbalmente los resultados de la auditoría a los siguientes funcionarios del INS: Lic. Leonel Fernández Chaves, Auditor Interno y Licda. Pilar Castro Quesada, Subauditora Interna.

1.14. El borrador del presente informe se entregó en esa misma fecha, en la Auditoría Interna del INS, con el oficio DFOE-EC-0551 (10404), con el propósito de que en un plazo de cinco días hábiles formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos, las observaciones que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento.

1.15. Mediante oficio N° AU-000701-2016 del 16 de agosto de 2016, la Auditoría Interna remitió las observaciones sobre el contenido del borrador del informe. Lo resuelto sobre los planteamientos efectuados en dicho oficio se consideran en el Anexo de este documento.

2. RESULTADOS

TEMA 1: PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA

INTERNA

HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN LA DOCUMENTACIÓN DEL UNIVERSO

AUDITABLE

2.1. El proceso de planificación debe considerar, entre otros elementos, la determinación del universo de auditoría. Al respecto, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (NEAI) definen dicho concepto como:

1 Resolución R-DC-13-2012. Contraloría General de la República. Despacho Contralor, San José, a las

catorce horas del tres de febrero de dos mil doce

2 Resolución R-DC-64-2014. Contraloría General de la República. Despacho Contralor, a las quince horas del once de agosto de dos mil catorce.

3 Emitido por la Contraloría General de la República mediante Resolución N° R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicado en La Gaceta N° 28 del 10 de febrero de 2010.

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Conjunto de elementos susceptibles de la prestación de los servicios de la auditoría interna dentro de su ámbito de competencia institucional. Generalmente, el universo de auditoría contempla un detalle de unidades auditables que pueden agruparse de diferentes formas (por función, actividad, unidad organizacional, proyecto, proceso, etc.), pero puede ampliarse para considerar un inventario de los trabajos que la auditoría interna puede efectuar en relación con esas unidades auditables.

2.2. Sobre este mismo particular, la norma 2.2 de las NEAI, establece literalmente lo siguiente:

2.2 Planificación: El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben ejecutar un proceso sistemático para la planificación de la actividad de auditoría interna, el cual debe documentarse apropiadamente. Dicho proceso debe cubrir los ámbitos estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes.

2.2.1 Planificación estratégica / El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben establecer una planificación estratégica, en la que se plasmen la visión y la orientación de la auditoría interna, y que sea congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales.

2.3. En la auditoría realizada se observó que en el Plan Estratégico de la AI-INS, se presenta una debilidad de documentación, ya que se incluyen innecesariamente, bajo el título de “Unidades que componen el universo auditable y cobertura brindada”, organizaciones que se financian con aportes de los empleados, tales como: UPINS, COOPEINS (que ya no existe), CAPEINS, CAPILLA y FRATERNA, las cuales no se enmarcan dentro del ámbito de competencia de la AI-INS. Lo anterior a pesar de que a la par se indica “N/A”, término que implica que no son parte del universo auditable.

2.4. Sobre el particular, la misma AI-INS reconoce que los servicios comunes a empleados no son sujetos de auditoría, por lo que no deben incorporarse como parte de su competencia. Por lo tanto, la permanencia de estas organizaciones en el citado documento puede conducir a error sobre el concepto y naturaleza del universo auditable.

HALLAZGO 1.2: LAS UNIDADES DE NEGOCIO DE BAJO NIVEL DE RIESGO

NO SE INCLUYEN EN LOS PLANES DE AUDITORÍA

2.5. Con respecto a la importancia de incluir periódicamente unidades de negocio con bajo nivel de riesgo en el plan de auditoría, el Consejo para la Práctica 2010-2, contenido en el apartado 14 de los “Consejos para práctica de las normas para el ejercicio profesional de la auditoría interna, del Instituto de Auditoría Interna Global” , emitido en octubre de 2013, señala lo siguiente:

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14. En el plan de actividad de auditoría interna debe incluirse periódicamente una selección de auditorías de sucursales o unidades de negocio con bajo nivel de riesgo para ofrecerles cobertura y confirmar que sus riesgos no han cambiado. Además, la actividad de auditoría interna establece un método para priorizar los riesgos que están por resolver y que aún no están sujetos a una auditoría interna.

2.6. En relación con esta misma temática, la norma 2.2 de las NEAI, establece entre otros aspectos, que el Auditor y los funcionarios de la auditoria interna, según proceda, deben ejecutar un proceso sistémico para la planificación de los servicios de auditoría, cubrir los ámbitos estratégico y operativo, considerar los riesgos institucionales y otros criterios relevantes.

2.7. En la auditoría realizada se determinó que no se considera de manera periódica unidades de negocio con bajo nivel de riesgo en el plan de auditoría. Lo anterior se debe a que la AI-INS determina los productos a revisar centrándose en aquéllos que presentan los principales riesgos asociados.

2.8. Esta situación puede traer como consecuencia que no se reporten deficiencias de control interno oportunamente en los procesos con bajo nivel de riesgo. A modo de ejemplo, se observó que con la promulgación de la Ley de Seguro de Fidelidad emitida en 1931, el INS ofrece el producto denominado “fianzas”, (también conocido como „Bonos de Garantía‟), el cual se denomina actualmente “Seguro de caución”. Dichos productos fueron objeto de reclamos por parte de los acreedores, lo cual requirió de una investigación realizada por la Administración del INS entre los meses de mayo y julio de 2014, con el fin de fortalecer los procedimientos y mecanismos de control utilizados.

2.9. Sobre este tema, la AI-INS en el oficio N° AU-00314-2016 del 29 de abril de 2016, le indicó a la Presidencia Ejecutiva, que no habían realizado estudios concretos de control en los productos citados en períodos anteriores al 2013, por cuanto no formaban parte de los principales riesgos asociados a cada línea de negocio. Sin embargo, en los estados financieros se registró una pérdida representativa al cierre del 2015, lo cual implicó la necesidad a esa Auditoría de realizar un estudio sobre dichas líneas de negocio.

2.10. Así las cosas, dadas las situaciones presentadas, se hace relevante que la AI-INS considere dentro del proceso de planeación, la realización de estudios con una periodicidad razonable de las líneas de negocio con calificación de riesgo bajo, para verificar la efectividad del control interno.

TEMA 2: VALOR AGREGADO DEL RESULTADO DE LOS

ESTUDIOS QUE REALIZA LA AUDITORIA INTERNA DEL INS

HALLAZGO 2.1: LA AUDITORÍA INTERNA DEL INS REALIZA ACTIVIDADES

QUE CORRESPONDEN A LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA

2.11. La Ley N° 8292, en relación con las prohibiciones de la Auditoría Interna, establece en el artículo 34, que: “El auditor interno, el subauditor interno y los

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demás funcionarios de la auditoría interna, tendrán las siguientes prohibiciones: a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia”.

2.12. Por su parte, el artículo 62 de la Ley N° 7428, en lo que respecta a la organización e independencia de las auditorías internas, indica que éstas, “…ejercerán sus funciones con independencia funcional y de criterio, respecto del jerarca y de los demás órganos de administración activa”.

Revisión de los avalúos realizados por los talleres a los daños de vehículos a ser indemnizados por el INS

2.13. En la auditoría realizada, se determinó que la AI-INS contrata servicios profesionales de peritos automotores para realizar de manera permanente, mediante muestreo, una revisión de los avalúos realizados por los talleres, relacionados con los daños sufridos por los vehículos a ser indemnizados, dado que se encuentran amparados por el seguro voluntario de vehículos; no obstante, ésta es una función de control de calidad que le compete a la administración activa.

2.14. Para realizar la labor indicada en el párrafo anterior, en 1995, 1996 y 1997, se contrataron cuatro peritos4, por un periodo de 3 meses, en el 2001 y el 2004 se contrataron por 6 meses, y a partir del 2005 se contratan por 1 año.

2.15. Cada perito contratado por la AI-INS, según lo señala el cartel respectivo, debe revisar como mínimo 150 “avalúos físicos” por mes, equivalente a 5.400 avalúos (5% del total de avalúos que se tramitan anualmente), así como presentar un informe mensual sobre el particular.

2.16. También, se corroboró que la AI-INS elabora informes trimestrales y anuales de las revisiones realizadas, en los cuales se evidencia que esa labor se efectúa todos los meses de manera continua, durante el año.

2.17. Con respecto al motivo por el cual AI-INS ejecuta esa labor, la AI-INS señaló5:

Siendo el Seguro Voluntario de Automóviles una de las líneas de mayor primaje y reclamos, tanto por su volumen como por lo complejo de su manejo y la diversidad de actores que participan, es en la valoración de los daños de los vehículos donde inicialmente se define el costo a indemnizar de los reclamos de ese seguro, lo que lo convierte en un proceso medular que conlleva riesgos implícitos; por lo que se hace necesaria la participación de la Auditoría como ente fiscalizador de que dicha actividad se desarrolle de manera razonable y en apego de la normativa establecida, evaluando aspectos de control interno, verificación de la razonabilidad de las estimaciones aprobadas, las condiciones de los automotores valorados, coincidencia de daños, así como brindar seguimiento a la actuación de los peritos de los talleres que conforman la Red de Servicios Auxiliares que supervisa la Institución mediante el

4 Contratos directos N° CD-95-766, N° CD-95-767, N° CD-95-768 y N° CD-95-771. Correo electrónico

remitido por la Auditoría Interna el 19 de mayo de 2016. 5 Idem.

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“Sistema de Valoración Remota”, a los peritos Institucionales y al personal administrativo, relacionado con este proceso. / Por tal razón contratamos los peritos, profesionales independientes, que nos ayudan a llevar a cabo dichas funciones.

2.18. La revisión de los avalúos de daños de los vehículos realizada por la AI-INS, constituye un control interno de calidad que debe ser establecido, ejecutado y perfeccionado por la administración activa, en consecuencia se contraviene lo estipulado en el inciso a) del artículo 34 de la Ley N° 8292.

Revisión Previa de las Contrataciones que Adjudica y Resuelve la Junta Directiva del INS

2.19. Se determinó que la AI-INS realiza una revisión previa del expediente de las licitaciones que le corresponde adjudicar y resolver a la Junta Directiva del Instituto Nacional de Seguros. Por sus características esta revisión corresponde a una función de carácter administrativo, que no le compete a la AI-INS.

2.20. Según señaló la AI-INS6, el trabajo de revisión de los respectivos expedientes consiste en “… revisiones que se incluyen dentro de las actividades a realizar por la Auditoría Operativa con el propósito de contar con elementos suficientes, de previo a la presentación a Junta Directiva, sobre el cumplimiento de la normativa que regula la contratación”.

2.21. En el plan de trabajo de la AI-INS, se contempla para esa labor el siguiente objetivo: “Analizar las contrataciones que se presentan ante la Junta Directiva, mediante el análisis de la documentación que conforma el expediente respectivo, para verificar el cumplimiento de los aspectos formales y técnicos establecidos en el pliego de condiciones y de principios que rigen la Contratación Administrativa”.

2.22. Además, manifiesta la AI-INS, que:

Dado que el Orden del Día de las sesiones de Junta Directiva son distribuidas con uno o dos días hábiles previos a la propia sesión, no es factible emitir oficios para que se subsanen los aspectos observados. Normalmente nosotros conocemos los alcances finales de la contratación, cuando se presenta a la Junta Directiva para que tome la decisión y de observarse aspectos de mejora o que no cumplen con la normativa vigente se procede de tres maneras: / a. Se conversa con la Proveeduría y de proceder y estar aún en tiempo, se ajusta la información. / b. Si el tema es trascendental para la toma de decisiones se conversa con la Presidencia Ejecutiva para que se traslade el tema para otra sesión mientras la Administración revisa la contratación. / c. De no darse la oportunidad de los dos pasos anteriores, por una situación de tiempo y espacio en agenda, el tema se lleva directamente a Junta Directiva.

2.23. Así las cosas, el trabajo que efectúa la Auditoria Interna corresponde a un control previo, dado que consiste en verificar el cumplimiento de los aspectos formales y técnicos establecidos en el pliego de condiciones y de principios que rigen la

6 Mediante oficio N° AU-00193-2016 del 16 de Marzo de 2016.

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Contratación Administrativa previo a la decisión de adjudicación por parte de la Junta Directiva. Esa actuación podría comprometer la independencia de criterio, pues en caso de existir alguna anomalía que no se detectó en esa revisión y se deba luego auditar la contratación, le convertiría en juez y parte y podría comprometer su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias; lo cual está recogido en el artículo 25 de la Ley N° 8292.

2.24. El criterio previo a la toma de decisiones por parte de la Junta Directiva, sobre el cumplimiento de la normativa de Contratación Administrativa es resorte de la administración activa y por ende no es viable que la Auditoría realice ese control, pues contraviene lo estipulado el citado inciso a) del artículo 34 de la Ley N° 8292.

2.25. Tanto los estudios sobre los avalúos de daños de los vehículos, como los relativos a las contrataciones del INS, deben considerarse en el proceso de planificación de la Auditoria Interna, para determinar su inclusión con base en el riesgo correspondiente.

TEMA 3: SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS

HALLAZGO 3.1: OPORTUNIDADES DE MEJORA RESPECTO A LA

PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

2.26. La norma 2.5 de las NEAI señala que:

El auditor interno debe establecer y velar por la aplicación, de la normativa interna, fundamentalmente políticas y procedimientos, para guiar la actividad de auditoría interna en la prestación de los diferentes servicios. / Dicha normativa debe ser congruente con el tamaño, complejidad y organización de la auditoría interna, mantenerse actualizada y ser de conocimiento de todos los funcionarios de la auditoría interna.

2.27. Además, la norma 2.11 de las NEAI dispone lo siguiente:

El auditor interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración.

2.28. Por su parte, el procedimiento UT-02 denominado “Seguimiento a recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna” contenido en el Manual de Auditoría Interna del INS, aprobado por los titulares de la AI-INS, el 26 de enero de 2015, establece que en el plazo de 10 días la Administración debe presentar a la AI-INS, un cronograma sobre el cumplimiento de las recomendaciones emitidas.

2.29. En la auditoría realizada se determinaron debilidades asociadas con el proceso de seguimiento de disposiciones que lleva a cabo la AI-INS. Al respecto se comprobó que en el artículo 31 del Manual de la Auditoría Interna citado, se establecen plazos máximos de referencia para que la Administración cumpla con las recomendaciones de la AI-INS, de acuerdo con la priorización establecida por esa

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Unidad. Lo anterior contraviene la norma 2.11 de las NEAI transcrita, dado que su determinación de los plazos de cumplimiento corresponde a la administración activa, considerando criterios de razonabilidad y sin perjuicio de que previamente se de una negociación con la AI-INS para asegurar el cumplimiento oportuno de las recomendaciones.

2.30. Además, al revisar una muestra de 15 expedientes de seguimiento, se determinó que en el 47% de los casos, no consta el cronograma sobre el cumplimento de las recomendaciones que debe presentar la Administración a la AI-INS, tal como lo establece el procedimiento UT-02.

2.31. En el 20% de los citados casos la fecha de implementación de las acciones correspondientes está vencida y por ende la recomendación se encuentra pendiente. Sin embargo, no se evidencia en el expediente respectivo, gestión formal por parte de la AI-INS, para solicitar a la Administración, justificación o ampliación por el incumplimiento de esos plazos.

2.32. Las razones que originaron las situaciones apuntadas obedecen a la inobservancia, para los casos concretos citados en este apartado, de las normas 2.5 y 2.11 citadas. Además, el párrafo 31 del Manual de Auditoría Interna, es contrario a lo estipulado en las NEAI, por cuanto los plazos para el cumplimiento de las recomendaciones, los debe establecer la administración activa.

2.33. Las situaciones determinadas por esta Contraloría General pueden repercutir en el compromiso por parte de la Administración para el cumplimiento de las recomendaciones, en la corrección oportuna de las situaciones reportadas por la AI-INS y en un cuestionamiento de la efectividad de las recomendaciones y de su respectivo seguimiento.

3. CONCLUSIONES

3.1. A pesar de que la Auditoría Interna realiza un proceso de planificación basada en riesgos, no se documenta adecuadamente el universo auditable en su Plan estratégico. Además, las unidades de negocio de bajo nivel de riesgo no se incluyen en los planes de auditoría.

3.2. La AI-INS contrata servicios profesionales de peritos automotores para realizar de manera permanente, una revisión de los avalúos efectuados por los talleres, relacionados con los daños sufridos por los vehículos a ser indemnizados, y además efectúa una revisión previa del expediente de las contrataciones que debe adjudicar la Junta Directiva, cuyas funciones son de carácter administrativo, lo cual va en contra de la prohibición estipulada en el inciso a) del artículo 34 de la Ley General de Control Interno, N° 8292.

3.3. La AI-INS aprobó el Manual de Auditoría, el cual establece en el artículo 31 plazos máximos para que la Administración cumpla con las recomendaciones giradas por esa Unidad, aspecto que va en contra de la norma 2.11 de las NEAI, por cuanto tales plazos deben ser determinados por la Administración. Además, en algunos casos la Administración no suministra a la AI-INS la programación para verificar el

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cumplimiento de las recomendaciones y no se tiene evidencia de las acciones formales ante su incumplimiento.

4. DISPOSICIONES

4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que, su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2. Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución N° R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta N° 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de 2016.

4.3. Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

AL LIC. LEONEL FERNÁNDEZ CHAVES, EN SU CALIDAD DE AUDITOR INTERNO

O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.4. Documentar adecuadamente el universo auditable con el propósito de que se excluyen las organizaciones que no están dentro del ámbito de competencia de la AI-INS. Para esta disposición deberá suministrarse a este Órgano Contralor una certificación que acredite su cumplimiento a más tardar el 30 de septiembre de 2016. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.4 de este informe).

4.5. Incorporar en el proceso para la elaboración del plan de auditoría una guía para la selección en forma periódica de “unidades de negocio” o procesos con bajo nivel de riesgo, para confirmar que sus riesgos no han cambiado y así seguir el “Consejo del Instituto de Auditores Global” en este sentido. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de septiembre de 2016, una certificación donde se indique su cumplimiento. (Ver Hallazgo 1.2, párrafos 2.5 al 2.10 de este informe).

4.6. Abstenerse de realizar funciones administrativas, tales como la revisión de los avalúos efectuados por los talleres, relacionados con los daños sufridos por los vehículos a ser indemnizados y la revisión previa del expediente de las contrataciones que debe adjudicar la Junta Directiva. Remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 31 de diciembre de 2016, una certificación que acredite las actuaciones tomadas sobre el particular. (Ver Hallazgo 2.1, párrafos 2.11 al 2.25 de este informe).

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4.7. Modificar el inciso 31 del Manual de Auditoría Interna, en el sentido de que el seguimiento de las recomendaciones se ajuste a los plazos definidos por la Administración, de conformidad con lo que establece la norma 2.11 de las NEAI. Remitir a la Contraloría General, a más tardar el 30 de septiembre de 2016, una certificación que acredite el cumplimiento de esta disposición. (Ver Hallazgo 3.1, párrafos 2.26 al 2.33 de este informe).

4.8. Solicitar a la Administración los cronogramas para la implementación de las recomendaciones giradas por la AI-INS, en los casos en que se carezca de éstos. Remitir a la Contraloría General, a más tardar el 31 de enero de 2017, una certificación que acredite el cumplimiento de esta disposición. (Ver Hallazgo 3.1, párrafos 2.26 al 2.33 de este informe).

4.9. Ejecutar las acciones que corresponden a esa Auditoría Interna en relación con las recomendaciones que se encuentran vencidas y aún no han sido implementadas por la Administración. Remitir a la Contraloría General, a más tardar el 31 de enero de 2017, una certificación que acredite el cumplimiento de esta disposición. (Ver Hallazgo 3.1, párrafos 2.26 al 2.33 de este informe).

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ANEXO

OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA

EN EL INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS

N° Párrafos Observaciones al Hallazgo 1.1 (párrafos del 2.1 al 2.4)

Observaciones Auditoría Interna

En cuanto al hallazgo 1.1 referido a las debilidades en la documentación del universo auditable, específicamente en el sentido de que se incluyen en el Plan Estratégico de la AI-INS, bajo el título de “Unidades que componen el universo auditable y cobertura brindada”, organizaciones que se financian con aportes de los empleados, las cuales no se enmarcan dentro del ámbito de competencia de la AI-INS, la Auditoría Interna indicó lo siguiente:

Hemos tomado nota para excluir dichas unidades. Sin embargo no compartimos el criterio de que las mismas puedan ser objeto de confusión por cuanto como ustedes mismos lo señalan se le incluye un „no aplica‟ y … es solo un insumo que se toma de la Administración para corroborar que se estén incluyendo todas las unidades organizacionales y que posteriormente es analizado para excluir lo que no es considerado como unidad evaluable ... Además ya en el documento del Plan Estratégico lo que se incluye es el detalle de las Unidades determinadas, una vez depurada la hoja insumo, junto con la valoración de riesgos que se efectuó a esas. …. En oficios AU-0089-2016 y AU-00115-2016 se presentó a los auditores de la Contraloría, un amplio sustento de las mejoras propuestas en la determinación de las unidades que componen el universo de auditoría y que fueron aplicados para la programación de los años 2015 y 2016, en donde adicionalmente también se están identificando procesos claves para hacer las auditorías.

¿Se acoge? Sí No X Parcial

Argumentos CGR

La Contraloría General de la República (CGR) durante el desarrollo de la fiscalización, solicitó la AI-INS suministrar el Universo de Auditoría. En atención a dicha solicitud, la Subauditora Interna del INS remitió el oficio AU-00089-2016 donde se adjuntó la matriz titulada “Unidades que componen el universo auditable de Auditoría y cobertura brindada”. Posteriormente, el 11 de febrero de 2016, mediante correo electrónico dicha funcionaria confirmó que el documento oficial que responde al Universo de la Auditoría Interna fue el remitido en el citado oficio AU-089-2016, el cual está conformado por las unidades organizacionales vigentes, entre las que se incluyen también las organizaciones que reciben fondos de empleados, por lo que se solicitó nuevamente aclaración respecto al significado del término N/A en el acápite de "Consideradas en el universo auditable para el plan 2016".

Al respecto, esa funcionaria, mediante correo electrónico del 18 de febrero de 2016, señaló lo siguiente: “N/A significa No aplica, para ser considerado dentro del Universo como unidad… Estos no son dependencias, sino centros de costes dentro del organigrama institucional… En el caso de los servicios comunes a empleados: UPINS, COOPEINS (que ya no existe), CAPEINS, CAPILLA y FRATERNA, estos se manejan con aportes de los empleados y no constituyen fondos públicos y por tanto no son sujetos de nuestra fiscalización… En los casos siguientes el N/A (no aplica) se utiliza para identificar aquellas dependencias que no aportan directamente al negocio del Instituto de los seguros, sujeto a nuestra fiscalización, con excepción del Museo y del Fondo de Pensiones, que si son

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sujetos a nuestra fiscalización pero que tienen un trato diferente”.

Como puede observarse se incluyen en los documentos relacionados con el Universo de Auditoría, entidades que no deberían mencionarse dado que se manejan con aportes de los empleados y no constituyen fondos públicos, lo cual confunde un documento tan importante que se debe considerar para la planeación estratégica de la AI-INS.

Por su parte, con respecto al término “Unidades determinadas” que señala esa Auditoría está incluido el Plan Estratégico, este Órgano Contralor no se refiere dado que en el documento suministrado no se define ese término y además no forma parte de los hallazgos citados en este informe.

Asimismo, con respecto a lo indicado por la Auditoría Interna sobre las mejoras propuestas en la determinación de las unidades que componen el universo de auditoría y que fueron aplicados para la programación de los años 2015 y 2016, en donde adicionalmente también se están identificando procesos claves para hacer las auditorías; esta Contraloría General no se refiere al tema, dado que ese proceso no fue objeto de evaluación.

N° Párrafos Observaciones al Hallazgo 1.2 (párrafos del 2.5 al 2.10)


En cuanto al hallazgo 1.2, referido a que las unidades de negocio de bajo nivel de riesgo no se incluyen en los planes de auditoría, la Auditoría Interna indicó lo siguiente:

“Hemos tomado nota para hacer la guía. Sin embargo tanto en el procedimiento AU-002 Actualización del plan estratégico y AU-003 Formulación del plan anual de trabajo, hacemos mención a la identificación de todos los riesgos altos, medios y bajos y nuestros papeles de trabajo tienen identificados todos. La premisa es atender al menos los altos, sin embargo, eso no significa que no se consideren los riesgos medios y bajos. Por lo anterior no compartimos su observación por cuanto en nuestros programas siempre se han incluido procesos o actividades a revisar con riesgos medios y bajos, evidencia que se puede ver en los planes de los años 2014 a 2016. Ya para la programación de estudios del año 2016, este Despacho incluyó otros elementos a considerar para garantizar razonablemente, que se estuviera dando una cobertura adecuada a la institución sobre aspectos fundamentales de su razón de ser. Para ello se afinó la cobertura de auditoría a fin de conocer: a) la cobertura por producto de seguro; b) la cobertura por provisión técnica de seguros y c) la cobertura por data informática y sistema informático, Se documentó la cobertura brindada en los últimos cinco años y se definió realizar auditorías sobre actividades que no se hubieran auditado. Por tanto dicho programa también está orientado a cubrir los riesgos altos y los medios y bajos que salen de los criterios de cobertura anteriores y solicitud de estudios de la administración”.

Señalan además que ”En el caso específico que se comenta en los párrafos 2.8 y 2.9 de su hallazgo, la situación fue atípica y lo que explicamos fue por qué no la habíamos detectado antes. En el oficio AU-264-2016 remitido a esa Contraloría, aportamos evidencia de la valoración de riesgos por producto que se hacía y que el seguro siempre se consideró como una línea más a auditar, sin embargo su comportamiento en resultados no reflejaba situaciones anormales o de importancia relativa. No fue sino hasta finales del año 2015 que se generó un ajuste anormal, que ha dado motivo a todas las acciones materializadas en el año 2016. En oficio AU-314-2016 dirigido posteriormente a la Junta Directiva, se señalan las medidas tomadas para fortalecer nuestra labor de fiscalización; haciendo mención a los cambios dados con la programación del plan del año 2016 para garantizar una fiscalización razonable sobre los seguros que administra el INS y que les fue comentado en el punto 2”.

¿Se acoge? Sí No X Parcial

Argumentos CGR

Durante el proceso de fiscalización realizado por la CGR, la Subauditora Interna del INS señaló, en el oficio AU-00325- 2016 del 2 de mayo de 2016, que los insumos básicos para identificar los productos a revisar para el periodo 2008-2012 fueron volumen de primas y

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siniestros por ramo y por producto y para el 2013 se contó con otros elementos adicionales a la identificación de riesgos altos y rentabilidad de los productos. Adicionalmente, mediante oficio AU-0031 4-2016 del 29 de abril de 2016, se señaló que no se habían realizado estudios concretos de control relacionados con la línea de fianzas y cauciones antes del año 2013, ya que ese producto, para el período 2008-2015, presentaba en la mayoría de esos años utilidades, indicándose además que para la determinación de los productos a revisar se establecen los principales riesgos asociados a cada negocio así como la cobertura dada en años anteriores y otros criterios de evaluación como razonabilidad del rubro de primas y siniestros para enfocar el análisis.

No se desprende de lo señalado en esa oportunidad, cuál era el proceder de esa Auditoría Interna respecto de los procesos o gestiones que presentaban riesgos bajo, siendo que, tal y como lo señala la Auditoría Interna en sus comentarios al borrador de informe, no es sino hasta la formulación del programa de estudios del año 2016, que se orienta a cubrir los riesgos altos y los medios y bajos que salen de los criterios de cobertura y solicitud de estudios de la administración.

En todo caso, la misma Auditoría Interna reconoció, tanto en la presentación de resultados del estudio, como en las observaciones al borrador del informe, la conveniencia de contar con una guía para la selección en forma periódica de “unidades de negocio” o procesos con bajo nivel de riesgo, para confirmar que sus riesgos no han cambiado, razón por la cual el hallazgo y su disposición, se mantienen en todos sus extremos.

N° Párrafos Observaciones al Hallazgo 2.1 (párrafos 2.11 al 2.25)


En cuanto al hallazgo 2.1 referido a que la Auditoría Interna del INS realiza actividades que corresponden a la Administración Activa, se indica lo siguiente:

Sobre los aspectos señalados hemos tomado nota para excluirlos de nuestra planificación a partir del programa del año 2017. / En el primer caso, al ser una contratación, debemos esperar a fin de año para no renovar los contratos que tenemos con los peritos. / Sin embargo sobre el tema de que son actividades que corresponden a la administración activa

dejamos de manifiesto lo siguiente:

• La revisión de los avalúos ha constituido para esta Auditoría una revisión importante por cuanto la actividad en sí es una actividad que se presta para realizar fraudes en contra de la Institución y la línea de Automóviles es de las líneas más importantes en cuanto a generación de negocios y pago de siniestralidad. La actividad de esta línea de seguros es de las más altas en riesgo.

• La revisión previa de las contrataciones es un proceso interno de la Auditoría solicitado por el Auditor Interno y cuyo resultado se brinda al Auditor Interno, para su consideración. No constituye un insumo o criterio para que la Junta Directiva tome o no un acuerdo.

¿Se acoge? Sí No Parcial X

Argumentos CGR

Considerando la necesidad de que la Auditoría Interna del INS realice los aspectos indicados por este Órgano Contralor, así como otros que se consideren pertinentes, se amplía el plazo de la disposición contenida en el párrafo 4.6 al 31 de diciembre de 2016.

Sobre los argumentos señalados por la Auditoría Interna, respecto de las labores referidas a la revisión de los avalúos y la revisión previa de las contrataciones, se reitera lo indicado en el informe en cuanto a la necesidad de que ese tipo de actividades no sean labores permanentes de Auditoría y se realicen en el marco de un estudio específico y debidamente programado en el Plan Anual de Auditoría.

N° Párrafos Observaciones al Hallazgo 3.1 (párrafos 2.26 al 2.33 y párrafos 4.8 y 4.9)

Observaciones En cuanto al hallazgo 3.1, sobre las oportunidades de mejora respecto a la programación y

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Auditoría Interna ejecución del seguimiento de recomendaciones, la Auditoría Interna indicó lo siguiente:

“Hemos tomado nota para modificar el inciso 3.1 del Manual de Auditoría Interna a fin de no generar una confusión como la presentada. / Al respecto hacemos el siguiente descargo del hallazgo en general, por cuanto tal y como lo manifiesta ese Ente en su informe, no compartimos los criterios normativos que sustentan el hallazgo:

• 1. Párrafo 2.28, el plazo de los diez días señalados corresponde a lo que indica el artículo 36 de la Ley General de Control Interno. Este artículo se señala en la nota oficial a la Gerencia de los informes enviados. No corresponde a un plazo impuesto por la Auditoría Interna.

• 2. Párrafo 2.29; de su hallazgo, los plazos señalados en el manual son plazos máximos de referencia, no son plazos que se impongan al auditado…La referencia que indica el Manual es para que se considere en la etapa de seguimiento interno, para que se tomen medidas si se observa que se mantienen pendientes recomendaciones que por su prioridad deberían haberse atendido.

• 3. Párrafos 2.30 y 2.31, este Despacho coincide en que sí se dan casos en los que algunas dependencias no mandan los cronogramas o no los cumplen en tiempo, sin que ello se deba a que no se tenga un plan de seguimiento ni a que los plazos no se hayan solicitado desde el inicio o a que no se hayan efectuado requerimientos a la Administración ante la no atención de las recomendaciones. / Con la implementación del sistema de seguimiento de recomendaciones a nivel institucional, se hizo necesario revisar a lo interno de la Auditoría la efectividad de nuestro seguimiento, encontrando oportunidades de mejora para ser más efectivos y eficientes. Para ello a partir del año 2016 se reasignan las recomendaciones pendientes a las áreas que las generaron y se están revisando para ver el grado de implementación de las mismas y tomar las acciones correspondientes. Los cambios fueron aplicados a partir del año 2016, tal y como le fue comunicado a los auditores de la Contraloría que estaban haciendo el estudio en oficio AU-347-2016.

• 4. Párrafo 2.32; considera este Despacho que la inobservancia a que hace referencia esa Contraloría no es de recibo por cuanto sí se acatan las normas 2.5 y 2.11, se tienen políticas y procedimientos para guiar la actividad y los mismos son del conocimiento de nuestros auditores y además se vela porque se aplique un seguimiento de las recomendaciones. Ambos temas son objeto de revisión anualmente buscando oportunidades de mejora, que nos permitan ser más oportunos y eficientes. Además son temas que se valoran en las evaluaciones de calidad y ambos están como “parcialmente cumplidos”.

• 5. Párrafo 2.33; la Administración tiene claro que la responsabilidad de la implementación es suya y siempre, en todos los estudios de auditoría, se solicita a la administración que establezca el plazo de atención de las recomendaciones. / Además se tiene establecido, en el procedimiento de seguimiento, las gestiones a realizar ante la no atención de nuestras recomendaciones: Dos requerimientos al Auditado y si no cumple se le envía nota de advertencia a la Gerencia y las mismas se ejecutan cuando ameritan. / Ya para el año 2016, con los cambios en los procesos de seguimiento, se han remitido advertencias a la Gerencia sobre algunas recomendaciones pendientes y la misma Gerencia ha solicitado dar por atendidas algunas otras con acciones alternativas que se han tomado. (AU-0482-2016, AU-0543-2016, AU-0608-2016, AU-0616-2016, AU-0619-2016)

Adicionalmente señala esa Auditoría que “… con el cambio realizado a partir del año 2016 en el proceso de seguimiento de nuestras recomendaciones, se están revisando todas las recomendaciones pendientes y se está solicitando a la Administración lo pertinente. Sin embargo en atención a sus disposiciones 4.8 y 4.9 procederemos a girar un recordatorio a

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nuestras jefaturas para que revisen las recomendaciones que tienen pendientes en conjunto con sus colaboradores y si todavía se visualizan recomendaciones sin el plan de atención respectivo, se solicite el mismo a la Administración. Además se les giraran instrucciones para que analicen las recomendaciones pendientes a la fecha y si se tienen recomendaciones fuera del tiempo de atención se requiera a la Administración lo pertinente. / Sobre el tema de cronogramas es importante resaltar, además de lo ya mencionado en el punto anterior, que nuestra Auditoría, por lo general siempre los solicita en el oficio formal que se envía a la Gerencia…”

También señala la Auditoría Interna que para las disposiciones 4.8 y 4.9, “…se procederá a solicitar la revisión de las recomendaciones pendientes que carezcan de cronograma o hayan incumplido el plazo, sin embargo para valorar la efectividad de su atención, considera ese Despacho que podrá evidenciarse con el informe de recomendaciones anuales, que se presenta en enero 2017. Solicitamos por tanto valorar si se puede ampliar los plazos de estas disposiciones.”

¿Se acoge? Sí No Parcial X

Argumentos CGR

Con respecto a cada uno de los puntos citados por la Auditoría Interna del INS, esta Contraloría General señala lo siguiente: a) En cuanto a lo señalado en relación con el párrafo 2.8, en el sentido de que no corresponde a un plazo impuesto por la Auditoría Interna y en el párrafo 2.9, en el sentido de que los plazos señalados en el manual son plazos máximos de referencia y no se imponen al auditado, esta Contraloría General aclara que en el informe no se refiere al tema como un asunto de imposición, sino más bien de cumplimiento del ordenamiento que debe observarse como parte de la Administración Pública. Por lo tanto, dado que el plazo de los diez días señalado en el procedimiento UT-02 emitido por esa misma Auditoría, está acorde con lo que indica el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, debe ser acatado por esa Auditoría. Mientras que el artículo 31 del Manual de la Auditoría Interna citado, donde se establecen los plazos máximos de referencia citados, contraviene la norma 2.11 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (NEAI), dado que según ese artículo, la determinación de los plazos de cumplimiento corresponde a la administración activa, considerando criterios de razonabilidad y sin perjuicio de que previamente se dé una negociación con la AI-INS para asegurar el cumplimiento oportuno de las recomendaciones.

b) Con respecto a los párrafos 2.30 y 2.31, a pesar de lo indicado por la Auditoría Interna; se reitera que esta Contraloría General no localizó evidencia en el expediente respectivo, para el 20% de los caso analizados, de alguna gestión formal por parte de la AI-INS, para solicitar a la Administración, justificación o ampliación por el incumplimiento de esos plazos, esto para el período de estudio seleccionado por la CGR. Además, sobre el tema de cronogramas se determinó al revisar una muestra de 15 expedientes de seguimiento, que en el 47% de los casos, no consta el cronograma sobre el cumplimento de las recomendaciones que debe presentar la Administración a la AI-INS, razón por la cual se mantiene lo indicado por esta Contraloría General.

c) En relación con el párrafo 2.32, se acepta parcialmente las observaciones de esa Auditoría Interna, dado que la inobservancia de las normas 2.5 y 2.11 es para los casos concretos señalados nuestro informe, por lo tanto se modifica el informe para que el párrafo se lea de la siguiente manera:

Las razones que originaron las situaciones apuntadas obedecen a la inobservancia para, los casos concretos citados en este apartado, de las normas 2.5 y 2.11 citadas. Además, el párrafo 31 del Manual de Auditoría Interna, es contrario a lo estipulado en las NEAI, por cuanto los plazos para el cumplimiento de las recomendaciones, los debe establecer la administración activa.

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d) Sobre los hechos posteriores a este estudio de la Contraloría, los cuales comunica esa Auditoría Interna que se dieron en el año 2016, mediante los oficios AU-0482-2016, AU-0543-2016, AU-0608-2016, AU-0616-2016, AU-0619-2016 en el sentido de que ha realizado advertencias a la Gerencia sobre algunas recomendaciones pendientes, no queda claro si aún quedan otras recomendaciones pendientes por lo que esta Contraloría reitera la importancia de ejecutar las acciones que corresponden a esa Auditoría Interna en relación con las recomendaciones que se encuentran vencidas y aún no han sido implementadas por la Administración.

e) Con respecto a los acuerdos tomados por la Junta Directiva como por el Comité de Auditoría Corporativo para que la Administración atienda en tiempo y oportunamente nuestras recomendaciones y las recomendaciones de los entes fiscalizadores externos, esta Contraloría no se refiere dado que los citados acuerdos no forman parte del informe de marras.

f) Considerando la necesidad de que la Auditoría Interna del INS realice debidamente fundamentado los aspectos indicados por este Órgano Contralor, así como otros que se consideren pertinentes, se amplía el plazo para el cumplimiento de las disposiciones contenidas en los párrafos 4.8 y 4.9 para el caso de los peritos hasta 31 de enero del 2017.

INFORME Nro. DFOE-EC-IF-00019-2016 20 DE SETIEMBRE, 2016 DIVISIÓN DE ...€¦ · informe nro....

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