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INFORME Nº DFOE-PGAA-IF-32-2010 17 de enero, 2011

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE SERVICIOS PÚBLICOS GENERALES, AMBIENTALES Y AGROPECUARIOS

INFORME SOBRE EL ESTUDIO DE TIPO FINANCIERO REALIZADO EN LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

2010


CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................. 1

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO. ...................................................................................................... 1 1.2. OBJETIVO DEL ESTUDIO. ................................................................................................... 1 1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO. .................................................................................................... 1 1.4. CRITERIOS DE FISCALIZACIÓN. ........................................................................................... 1 1.5. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO. ......................................... 2 1.6. ANTECEDENTES. .............................................................................................................. 2

2. RESULTADOS. ....................................... ......................................................................... 4

2.1. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. ............................................ 4 2.1.1. Limitaciones en el sistema de información contable utilizado en el Registro Nacional.

................................................................................................................................. 4 2.1.2. Manuales de procedimientos contables desactualizados y no autorizados. ............. 5 2.1.3. Insuficiente avance en la ejecución del plan de acción para la implementación de las

NICSP. ..................................................................................................................... 6 2.1.4. Ausencia de reglamentación sobre la materia de rendición de garantías o cauciones.

................................................................................................................................. 9 2.1.5. Necesidad de realizar los nombramientos en propiedad del recurso humano. ....... 12

2.2. ACTIVOS FIJOS. .............................................................................................................. 15 2.2.1. No hay evidencia de estudios o estadísticas que justifiquen las compras de

inventario y activo fijo determinadas en el presupuesto. ......................................... 15 2.2.2. Desconocimiento de la cantidad precisa de activos con que cuenta el Registro

Nacional. ................................................................................................................ 17 2.2.3. Necesidad de establecer controles estrictos que aseguren la propiedad y existencia

de los activos. ........................................................................................................ 18 2.3. INVENTARIOS.................................................................................................................. 20

2.3.1. El Registro Nacional no mantiene un monitoreo de los inventarios. ....................... 20 2.4. INGRESOS. ..................................................................................................................... 21

2.4.1. El registro de ingresos tributarios no cumple con el principio de devengo. ............. 21 2.5. SITUACIÓN FINANCIERA DEL REGISTRO NACIONAL. ........................................................... 23

2.5.1. Deterioro de la situación financiera durante el periodo en estudio. ......................... 23

3. CONCLUSIÓN. .............................................................................................................. 24

4. DISPOSICIONES. .......................................................................................................... 25

4.1. A LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL. ................................................... 25 4.2. AL DIRECTOR DEL REGISTRO NACIONAL. ......................................................................... 26

ANEXO .................................................................................................................................... 29


INFORME Nº DFOE-PGAA-IF-32-2010

RESUMEN EJECUTIVO

El estudio de tipo financiero efectuado en la Junta Administrativa del Registro Nacional, planteó como objetivo y alcance, evaluar el sistema de control interno y la verificación sobre la aplicación de la normativa técnica en relación con el registro, valuación y presentación de las cuentas de Activo Fijo, Inventarios e Ingresos, correspondiente a los estados financieros del período 2009. Se incluye la evaluación sobre el estado del nombramiento del recurso humano, de la calidad del sistema contable y del proceso de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP). Los resultados del estudio evidencian debilidades en materia de control interno y en el registro de las cuentas objeto de examen.

El sistema contable-financiero en operación presenta limitaciones que le impide a la

Administración llevar a cabo un registro ágil, confiable y eficiente, por cuanto sus módulos de registro y captura de datos no están integrados; asimismo debe recurrirse a la hoja Excel para preparar y emitir los estados financieros. Aunque se dispone de manuales de procedimientos contables, estos no se encuentran actualizados y carecen de la aprobación del Director General, tal como corresponde.

En relación con la implantación de las NICSP, a pesar de haberse constituido una

comisión institucional y desarrollado un plan de acción, su ejecución presenta atrasos que ponen en riesgo el logro de los resultados esperados dentro de la fecha establecida por el Decreto No. 34918-H del 19 de noviembre del 2008 “Adopción e Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), en el Ámbito Costarricense”. No se tiene una reglamentación en materia de rendición de garantías o cauciones, por lo que existen funcionarios que no rinden tal protección a la Administración. En materia de gestión del potencial humano, un 27% de las plazas están ocupadas con nombramientos interinos, situación que es crítica en el Departamento Financiero, como resultado de la poca eficacia de las gestiones de selección y reclutamiento por parte del Registro Nacional.

Existen debilidades en la gestión y control de los activos fijos e inventarios, por cuanto

se carece de estudios que justifiquen su adquisición; se desconoce la cantidad y valor de los activos propiedad de la Junta Administrativa del Registro Nacional y se carece de controles suficientes para su custodia y protección apropiada. El reconocimiento de los ingresos incumple con el principio contable del “Devengo”, asimismo se manifiesta un deterioro en las finanzas del Registro Nacional, fundamentada especialmente por una reducción de los ingresos tributarios y un aumento de los egresos corrientes, lo cual generó una pérdida contable en el período 2009.

Las situaciones indicadas exigen la emisión de disposiciones a la Administración

superior de la Junta Administrativa del Registro Nacional que se detallan en este informe.


INFORME Nº DFOE-PGAA-IF-32-2010

INFORME SOBRE EL ESTUDIO DE TIPO FINANCIERO REALIZADO EN LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

1. INTRODUCCIÓN.

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO.

El estudio se realizó en cumplimiento del plan anual operativo de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativo del año 2010, en el ejercicio de las potestades de fiscalización superior de la Contraloría General. Forma parte del macroproyecto de Evaluación de resultados y rendición de cuentas que se promueve en el sector público costarricense.

1.2. OBJETIVO DEL ESTUDIO .

El objetivo del estudio es efectuar un examen de tipo financiero sobre las principales cuentas de los estados financieros, con el fin de evaluar el sistema de control interno y la aplicación de la normativa técnica en relación con el registro, valuación y presentación de dichas partidas en los estados financieros.

1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO .

El estudio de tipo financiero se orientó al examen del sistema de control interno y a verificar la razonabilidad del saldo de las cuentas de Activo Fijo, Inventarios e Ingresos y a su presentación en los estados financieros del año 2009. Se incluye la evaluación sobre el estado de los nombramientos del recurso humano, de la calidad del sistema contable y del proceso de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público.

Lo anterior de conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el

Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual General de Fiscalización Integral.

1.4. CRITERIOS DE FISCALIZACIÓN . Como criterios de fiscalización utilizados para el presente examen, se señala el

Decreto No. 34460-H del 14 de febrero del 2008, mediante el cual se promulgaron los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricenses1. Al respecto, el artículo 1° de la citada normativa establece que los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público, constituyen un conjunto de conceptos básicos y reglas para el registro contable y presentación de la información, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las dependencias del sector público.

1 Publicados en La Gaceta No. 82 del 29 de abril del 2008 y rigen hasta el 31 de diciembre del 2011 de acuerdo con la reforma mediante DE

No. 34918-H.

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Asimismo, forma parte de los criterios utilizados, el Decreto Ejecutivo No. 34918-H, aplicable a todas aquellas instituciones que son regidas por el Subsistema de Contabilidad Nacional, establecido en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nro. 8131 del 18 de septiembre del 2001. Mediante dicho decreto se adoptan las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), publicadas y emitidas en español, por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, de la Federación Internacional de Contadores (IFAC), en el ámbito de las Instituciones del Sector Público Costarricense2.

En materia de control interno se tiene en consideración la Ley General de Control

Interno No. 8292, y el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), emitido por la Contraloría General de la República, las Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI), y las Directrices que deben observar la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización para elaborar la normativa interna relativa a la rendición de garantías o cauciones (D-1-2007-CO)3, entre otra normativa particular.

1.5. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDI O.

Mediante el oficio No 12506 (DFOE-PGAA-790) del 16 de diciembre del 2010, se

remitió a la Administración el borrador del informe, sin haberse recibido observaciones dentro del plazo de cinco días hábiles otorgados para ese propósito.

1.6. ANTECEDENTES.

El Registro Nacional es un órgano de desconcentración máxima del Ministerio de Justicia y Gracia, creado mediante la Ley de Creación del Registro Nacional, Nro. 5695 del 28 de mayo de 1975, la cual ha sufrido varias reformas, a saber: Ley Nro. 5950 del 27 de octubre de 1976, Nro. 6934 del 28 de noviembre de 1983, Nro. 7764 del 22 de mayo de 1998 (Código Notarial) y la Ley Nro. 8710 del 3 de febrero de 2009.

De acuerdo con la Ley Nro. 5695, el Registro Nacional tiene como fines: “Unificar criterios en materia de registro, coordinar las funciones, facilitar los trámites a los usuarios, agilizar las labores y mejorar las técnicas de inscripción; para todo lo cual se modernizarán los sistemas.”

Está dirigido por una Junta Administrativa, la cual tiene personalidad jurídica para el

cumplimiento de sus funciones, integrada por siete miembros: el Ministro de Justicia y Gracia, quien la preside; un notario en ejercicio de reconocida experiencia y nombrado por ese Ministro; el Director Nacional de Notariado, y un representante de cada uno de los siguientes organismos: Procuraduría General de la República, Colegio de Abogados de Costa Rica, Colegio de Ingenieros Topógrafos y el Instituto Costarricense de Derecho Notarial. Además, como parte de la estructura organizacional del Registro Nacional, existe la figura de un Director General, quien reporta a la Junta Administrativa. Para efectos de orden administrativo, dependen del Director General los directores de las diferentes dependencias que integran dicha entidad.

2 Publicado en La Gaceta No. 238 del 9 de diciembre del 2008. 3 Resolución R-CO-10, publicada en La Gaceta No. 64 del 30 de marzo de 2007.

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La conformación del Registro Nacional está definida de la siguiente manera4:

“Conforman el Registro Nacional, además de los que se adscriban por otras leyes, los siguientes registros: a) El Registro Inmobiliario, que comprende: propiedad inmueble, hipotecas, cédulas hipotecarias, propiedad en condominio, concesiones de zona marítimo-terrestre, concesiones del Golfo de Papagayo, registro de marinas turísticas y el Catastro Nacional.

b) El Registro de Personas Jurídicas, que comprende: mercantil, personas, asociaciones civiles, medios de difusión y agencias de publicidad y asociaciones deportivas.

c) El Registro de Bienes Muebles, que comprende: vehículos automotores, prendas y buques.

d) Los Registros de la Propiedad Intelectual, que comprende:

i. El Registro de la Propiedad Industrial: patentes de invención, modelos de utilidad, dibujos y modelos industriales, marcas y signos distintivos, denominaciones de origen e indicaciones geográficas, trazados de circuitos integrados y marcas de ganado.

ii. El Registro de Derechos de Autor y Derechos Conexos.

Sin perjuicio de lo anterior, las autoridades del Registro Nacional podrán organizar las diferentes dependencias, de conformidad con sus reglamentos internos.” Con respecto a los estados financieros de la Junta Administrativa del Registro

Nacional del período objeto de estudio, que comprenden el balance de situación, estado de resultados, de variaciones en el patrimonio, y flujos de efectivo, fueron auditados por el Despacho Carvajal & Colegiados y emitidos con una opinión calificada debido a que no se cuenta con un registro auxiliar de la cuenta de propiedad, planta y equipo debidamente conciliado y actualizado con el registro contable.

Asimismo, la Contraloría General de la República emitió el informe Nro. DFOE-PGAA-

IF-21-2010, sobre la contratación y ejecución de las auditorías externas para el dictamen de estados financieros del Registro Nacional.

4 Ley de Creación del Registro Nacional, Nro. 5695 y sus reformas, artículo 2°, reformado por el artículo 1° de la Ley Nro. 8710 del 3 de

febrero de 2009.

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2. RESULTADOS.

Del examen realizado se tienen los resultados que a continuación se presentan.

2.1. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Como parte del estudio y evaluación del sistema de control interno del Registro Nacional, se verificó el cumplimiento de las “Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional SEVRI”, publicadas en el diario oficial La Gaceta No. 134 del 12 de julio del 2005, teniéndose resultados satisfactorios. La evaluación de otras áreas de interés, permitió determinar las debilidades que de seguido se exponen.

2.1.1. Limitaciones en el sistema de información co ntable utilizado en el Registro Nacional.

El sistema de información que emplea el Registro Nacional para registrar la

información contable, conocido como “Open Gob”, posee una serie de limitaciones, principalmente en cuanto a su flexibilidad e integración de la información.

Los módulos de cuentas por pagar, inventarios, cuentas por cobrar y compras,

no están integrados al módulo de contabilidad.5 También presenta dificultades en generar reportes en un formato que permita el análisis y procesamiento de la información, ya que la mayor parte de los reportes se generan en formato pdf. En el módulo de inventarios, el sistema no permite generar la orden de compra ni la entrada del inventario en dólares, a pesar de que una cantidad importante de compras se efectúa en esta moneda, tal es el caso de las placas metálicas para vehículos. Dadas las limitaciones señaladas, algunos auxiliares contables se mantienen en formato Excel y un importante número de transacciones se ejecutan en forma manual; asimismo los estados financieros son emitidos en formato Excel.6

Lo indicado se contrapone con lo dispuesto en el Manual de Normas de

Control Interno para el Sector Público, Capítulo V, punto 5.2, sobre la “Flexibilidad de los sistemas de información” en cuanto a que:

“Los sistemas de información deben ser lo suficientemente flexibles, de modo que sean susceptibles de modificaciones que permitan dar respuesta oportuna a necesidades cambiantes de la institución.”

Asimismo, el numeral 5.3 del manual citado, referente a la “Armonización

de los sistemas de información con los objetivos”, señala:

“La organización y el funcionamiento de los sistemas de información deben estar integrados a nivel organizacional y ser coherentes con los objetivos institucionales y, en consecuencia, con los objetivos del SCI.”

5 Oficio DF-RN-645 con fecha 5 de noviembre de 2010, suscrito por el Jefe del Departamento Financiero. 6 Oficio DPRN-10-02923 del 11 de noviembre de 2010, suscrito por el Proveedor.

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La situación expuesta aumenta el riesgo de error en el registro de la información contable, al trasegarse más datos por parte de los usuarios y de que la información no se genere de forma oportuna y confiable, lo cual dificulta la obtención de datos para su análisis y toma de decisiones gerenciales. Asimismo, tanto el registro de las transacciones como el cierre contable se tornan en un proceso lento y poco eficiente.

Cabe indicar que la Junta Administrativa solicitó a la Dirección Administrativa,

analizar diferentes opciones en el mercado que puedan asimilar las actividades que posee el sistema administrativo-financiero del Registro Nacional, así como contemplar los ajustes que se requieran debido a la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera para el Sector Público (NICSP), mientras se analiza la opción de un cambio de sistema.7

2.1.2. Manuales de procedimientos contables desactu alizados y no autorizados. El Registro Nacional no cuenta con manuales de procedimientos contables

actualizados y aprobados por la autoridad competente. Lo anterior fue verificado durante el examen realizado para las cuentas de inventarios, propiedad planta y equipo e ingresos. La Administración posee únicamente manuales, reglamentos y circulares aislados sobre algunas cuentas. En el caso particular de los ingresos, los procedimientos vigentes no establecen actividades para la conciliación de los reportes que el Banco de Costa Rica remite al Departamento Financiero, con respecto a los archivos que dicho banco remite al Departamento de Informática.

La Ley General de Control Interno, en el artículo Nº 15, inciso a), señala en lo

que interesa, que serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados:

“Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar de los objetivos y las metas trazados por la institución de sus funciones”.

Por su parte la norma 1.4 del Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público, indica como una responsabilidad del jerarca y de los titulares subordinados:

“La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta.”

En el acuerdo J-385 de la sesión ordinaria Nro.30-2007, del 30 de agosto del 2007, incisos b y c, la Junta Administrativa le confiere el poder al Director General para formalizar los manuales de procedimientos.

7 Oficio DF-RN-645 con fecha 5 de noviembre de 2010, suscrito por el Jefe del Departamento Financiero.

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La ausencia de manuales y procedimientos actualizados y de la aprobación respectiva, posibilita que los procesos no se lleven de forma ordenada, regulada y controlada, por lo que no se garantiza un registro exacto de los datos y la consecuente generación de información poco confiable.

2.1.3. Insuficiente avance en la ejecución del plan de acción para la implementación de las NICSP.

No obstante que existe un plan de acción para la implementación de las

Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), al igual que el cronograma respectivo, el mismo muestra un avance insuficiente con respecto a las fechas programadas. El plan de acción plantea como objetivo general “Emitir los Estados Financieros de la Junta Administrativa del Registro Nacional a partir del año 2012, basados en las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público y los lineamientos establecidos por la Contabilidad Nacional”. Está constituido por 8 objetivos estratégicos y 43 tareas, el cual fue remitido por el Director General del Registro Nacional, a la Contadora Nacional del Ministerio de Hacienda mediante el oficio Nro. DG-RN-985-2009 del 29 de julio del año 2009. De acuerdo con el cronograma, para los años 2009 y 2010 se programaron 24 tareas de las cuales a la fecha del presente estudio sólo el 8% (2 tareas) se han ejecutado en su totalidad, el 25% (6 tareas) presentan una ejecución parcial y el 67% (16 tareas) no presentan avance. Véase Gráfico No. 1.

Gráfico No. 1Registro Nacional

Estado del Cumplimiento de las Tareas del Período 2 009-2010 del Plan de Acción para la Implementación de las NICSP

Ejejcutadas8%

No ejecutadas67%

Ejecución Parcial25%

Fuente: Elaboración propia con base en la información suministrada por la Administración.

Con respecto a la implementación de dicha normativa, la Dirección

Administrativa del Registro Nacional señala:8

8 Oficio Nro. DARN-0343 del 23 de junio del 2010, remitido a la Gerencia de Área de Servicios Públicos Generales,

Ambientales y Agropecuarios de la Contraloría General de la República.

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“Por acuerdo de la Dirección General del Registro Nacional, se nombró una Comisión de Normas Internacionales para el Sector Público, la cual tiene por objetivo, implementar las Normas Internacionales del Sector Público, en acatamiento a la Directriz emitida por la Contabilidad Nacional. a. Se elaboró un plan de acción, el cual fue enviado a la Contabilidad Nacional y a principios de este año se envió un avance del plan de acción. b. La Administración presentó un cartel para la contratación de la Licitación Abreviada 2010LA-000017-00100 “Contratación de Servicios Profesionales para la Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) en el Registro Nacional”. El objetivo de dicha contratación, sirve como consultoría donde se establecerá, el plan de acción con seguimiento para los cambios que se requieran para implementar las NICSP. c. La Comisión de NICSP, recibió el oficio DGRN-0564-2010 de fecha 11 de mayo de 2010, en el cual solicita se le informe qué recursos requerirá dicha Comisión para la implementación de las NICSP”.

En relación con lo indicado, la Junta Administrativa del Registro Nacional mediante el acuerdo J506-2008, comisionó al Director General para que cumpla con lo estipulado en el Decreto Ejecutivo No. 34029-H (derogado por el No. Decreto No. 34918-H y vigente este último), a su vez la Dirección General emite el oficio DGRN-1528-2008, de fecha 17 de octubre del 2008, en el que conforma la Comisión Institucional de Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público y nombra al Director Administrativo, como coordinador de la misma.

Con respecto a los recursos presupuestarios, para el año 2009 la institución

incorporó recursos mediante modificación presupuestaria No. 02-2009 y aprobada por la Junta Administrativa mediante acuerdo J108 de la sesión ordinaria No. 09-2009 del 5 de marzo del mismo año. Tales recursos corresponden a la partida “Servicios en ciencias económicas y sociales” con un monto de ¢10.000.000,00 (diez millones de colones) para la contratación de una consultoría para la aplicación de dicha normativa, según lo indicado por la Dirección Administrativa en oficio DARN-0172-2009, los cuales no fueron ejecutados. Asimismo, en relación con el período 2010, el informe No. AI-RN-216-2010 del 13 de julio del 2010, realizado por la Auditoría Interna del Registro Nacional, señala lo siguiente:

“Para el año 2010, no hay contenido económico dentro del presupuesto ordinario, para continuar con la implementación de las NICSP, se incluyó una partida en el Ante Proyecto (sic) de Presupuesto del 2010 de la Dirección Administrativa, pero el mismo fue eliminado cuando fue analizado por parte de la Dirección General, quien consideró que no era prioritario dentro de los proyectos a ejecutar en el año 2010. Lo anterior expuesto se fundamenta en la información envidada por la Licda. Elizabeth Chacón B., Coordinadora de Presupuesto, y el Lic. Carlos Obando Vargas, Asistente de la Dirección Administrativa, respectivamente, en correos internos de fecha 12 de abril del 2010”.

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Con respecto al presupuesto ordinario del Registro Nacional para el año 2011, en la subpartida “0.02.01 Tiempo extraordinario”, se presupuesta el monto de ¢15.000.000,00 (quince millones de colones) asignado al Departamento Financiero, que se justifica de la siguiente manera:

“La inclusión de este monto es con el objetivo de prever trabajos especiales, que por falta de recurso humano es necesario ejecutar, tales como:

1. Depurar cuentas contables: Este punto es necesario como parte previa e indispensable para cumplir con la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICPS).

2. Establecer procedimientos y políticas a las cuentas contables.

3. Dar seguimiento a los hallazgos de las auditorías internas y externas.

4. (…)”

Además, se incluye la partida “1.04.04 Servicios en ciencias económicas y sociales”, por el monto de ¢20.000.000,00 (veinte millones de colones) para la “Consultoría para la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. Contratación de un consultor para atender los requerimientos de la Contabilidad Nacional que se deben atender para el 2012. Dentro del Presupuesto 2010 se le dio contenido presupuestario”.

El Decreto No. 34918-H del 19 de noviembre del 2008 “Adopción e Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), en el Ámbito Costarricense”9, dispone lo siguiente:

“Artículo 7º—Vigencia para la adopción e implementación de las NICSP: A partir de la publicación del presente Decreto Ejecutivo las instituciones incluidas en su alcance, deberán iniciar el ajuste necesario en sus sistemas y registros contables, para la adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), publicadas en español por el IFAC. Este proceso iniciará con implementaciones parciales a partir del 02 de enero del 2010 y un paralelo del sistema actual donde se implementen las NICSP a partir del 02 de enero de 2011, con la finalidad de que a partir del 02 de enero del año 2012 sin excepción, y en forma general, se inicie con la definitiva aplicación”. “Transitorio II.—Para el cumplimiento de lo establecido en el artículo 7º del presente Decreto Ejecutivo (Vigencia para la adopción e implementación de las NICSP), cada una de las Instituciones incluidas en el alcance del presente Decreto, a partir del 01 de marzo del 2009 deberán confeccionar un Plan de Acción con la finalidad de adoptar e implementar las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) en las fechas establecidas. Las administraciones activas velarán por el cumplimiento de estos Planes de Acción en coordinación con las auditorias internas de cada una de las instituciones, con la finalidad de que estas últimas realicen las verificaciones que estime procedentes, con el alcance y la oportunidad que sean necesarios, según su juicio profesional, así como brindar las asesorías y efectuar las advertencias que procedan en el ejercicio de su competencias”.

9 Publicado en La Gaceta No. 238 del 9 de diciembre del 2008.

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“Transitorio III.—Para el cumplimiento de lo establecido en el artículo 7º del presente Decreto Ejecutivo (Vigencia para la adopción e implementación de las NICSP), cada una de las instituciones incluidas en el alcance del presente Decreto deberán remitir cada seis meses a partir del 02 de enero del 2010 a la Contabilidad Nacional los informes de avances en relación con la implementación de las NICSP”.

El atraso en la implementación del plan de acción, pone en riesgo al Registro Nacional para la implementación oportuna de las NICSP, lo que además del incumplimiento de la normativa establecida, con la consecuente eventual responsabilidad administrativa, imposibilita contar con adecuados sistemas contables, que se ajusten a los requerimientos vigentes, lo cual también afectará la consolidación de los estados financieros del sector público costarricense.

Se tiene como principal causa sobre la situación comentada, el depender de

manera casi exclusiva de un consultor externo para la ejecución del plan de acción y la efectiva implementación de las NICSP en el plazo establecido. A la fecha del presente estudio, el Registro Nacional no ha logrado realizar la contratación y tampoco dispone de un plan de contingencia para tal situación.

2.1.4. Ausencia de reglamentación sobre la materia de rendición de garantías o cauciones.

El Registro Nacional no dispone de un reglamento interno que regule la materia

de rendición de garantías o cauciones. No obstante, debe indicarse que la Administración ha venido exigiendo dicha garantía a los funcionarios respectivos. Asimismo, de acuerdo con la documentación adjunta al oficio DARN-598-2020 del 25 de octubre del 2010, suscrito por el Director Administrativo del Registro Nacional, existen cinco funcionarios del Departamento Financiero con póliza de fidelidad vencida, incluyendo al Jefe del Departamento Financiero. Tampoco se encontró evidencia de que algunos funcionarios encargados de custodiar o administrar fondos y valores públicos, hayan rendido la garantía respectiva, tal es el caso del Proveedor Institucional, los miembros de la Junta Administrativa y otros funcionarios que tienen funciones de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos.

La Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131, en su artículo 13 señala:

“Sin perjuicio de las previsiones que deba tomar la Administración, todo encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos deberá rendir garantía con cargo a su propio peculio, en favor de la Hacienda Pública o la entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y las obligaciones de los funcionarios. Las leyes y los reglamentos determinarán las clases y los montos de las garantías, así como los procedimientos aplicables a este particular, tomando en consideración los niveles de responsabilidad, el monto administrado y el salario del funcionario”.

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Por su parte las Directrices que deben observar la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización para elaborar la normativa interna relativa a la rendición de garantías o cauciones, en su artículo 1.2 dispone lo siguiente:10

“Cada administración deberá reglamentar a lo interno la materia de rendición de garantías a favor de la Hacienda Pública o de la institución respectiva, por parte de los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos, acorde con las disposiciones legales y técnicas vigentes, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y las obligaciones de esos servidores, por lo que estas directrices constituyen un marco de referencia de carácter general. La normativa interna sobre la rendición de garantías debe regular los puestos sujetos a esa obligación, los montos y tipos de esas cauciones que deben rendir de su propio peculio los funcionarios en quienes recae esa exigencia.”

Como complemento a las normas anteriores, resulta pertinente adicionar lo ya

expuesto por la Contraloría General:11 “Al respecto, como lo establece el artículo 13 de la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos la caución consiste en una garantía exigible a los funcionarios públicos encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos, su propósito es garantizar el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que el caucionante responsable pueda producir al patrimonio de la institución.

Sobre los alcances de la norma en cuestión, la Contraloría General de la

República ha indicado:

'Sin pretender con ello agotar dichos conceptos, debemos indicar que la ciencia de la administración , en un sentido genérico, se refiere al gobierno de los intereses o bienes, constituida por el conjunto de reglas para gestionar bien los negocios, caracterizada con amplitud como aplicación de medios a fines; comprende la realización oportuna, eficaz y efectiva de las funciones administrativas que guiarán la organización hacia la consecución de los fines deseados. En un sentido amplio, identificamos con el calificativo de administrador de fondos públicos -entendiendo por estos últimos los establecidos en el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428-, a aquellos funcionarios o empleados que determinan los objetivos y políticas de los entes y órganos, a quienes se les ha encomendado mediante el ejercicio de las funciones administrativas la tarea de ejercer el gobierno y cuidado de esos fondos. El término recaudación se refiere a la cobranza de rentas públicas, y en general a la percepción de fondos públicos. El funcionario o empleado encargado de realizar esta función se denomina recaudador o perceptor de fondos públicos.

10 Resolución R-CO-10-07 del 19 de marzo del 2007, publicadas en el Diario Oficial La Gaceta No. 64, del viernes 30 de marzo del 2007. 11 Oficio Nro. 01196 (FOE-PGAA-0047) del 14 de febrero del año 2008.

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En materia tributaria, la gestión recaudatoria consiste en el ejercicio de la función administrativa conducentes a la realización de los créditos y derechos que constituyen el Haber del Estado y, en su caso, de los demás entes y órganos públicos. Dicha función tiene como finalidad especifica la cobranza de los impuestos, contribuciones especiales, tasas, multas y otros ingresos que figuren en los presupuestos generales del Estado; de las cantidades que deben percibir las Entidades Locales, los Organismos Autónomos de la Administración del Estado y demás entes públicos, salvo las excepciones establecidas por Ley. Custodia -en genera-— puede interpretarse como la guarda o tenencia de cosa ajena que se administra o conserva con cuidado y vigilancia. Lo anterior implica preservar la cosa custodiada y responder por ella. Será custodio de los fondos públicos el funcionario o empleado que por la índole de sus funciones se encargue de la guarda o tenencia de recursos, valores, bienes o derechos propiedad de los entes y órganos públicos.

La custodia de fondos públicos adquiere particular relevancia al considerar que son activos que pertenecen a todos los costarricenses, y por su naturaleza, conllevan un riesgo relativamente alto en su manejo, por tanto su protección material debe abarcar todas aquellas medidas básicas de control interno. Es necesario considerar además, la exposición de estos fondos públicos a pérdidas, siniestros o ataques de despojo o destrucción, por tanto abarca desde la prevención de ataques directos hasta la eliminación de los procesos o contingencias negativas e indirectas que pueden afectar la cosa custodiada'12. Si bien es cierto que corresponde a la propia administración, en este caso al ICD, el valorar y poder precisar si las funciones asignadas al Consejo Directivo conlleva o implica alguna de las acciones que se ven afectadas por la obligación de caucionar por parte de cada uno de sus integrantes, puede indicarse que de acuerdo con lo que establece el artículo 107 de la Ley Nro. 8204, son parte de sus funciones, entre otras que merecen destacarse, las de aprobar, modificar o improbar los presupuestos ordinarios y extraordinarios del Instituto, aprobar los estados financieros, autorizar la adquisición, el gravamen o la enajenación de bienes, y conocer, aprobar y resolver en definitiva sobre las contrataciones y la administración de sus recursos y de su patrimonio. Como se aprecia, el Consejo Directivo que es el jerarca máximo del órgano asume una función decisiva sobre el patrimonio público que administra, siendo consistente con la gestión administrativa de gobierno, de ahí que cada uno de sus integrantes se encuentran obligados a rendir la garantía de caución, la cual debe aclararse, es de carácter funcional y complementaria a la normativa de control interno que dispone la Ley Nro. 8292 del 31 de julio del 2002”.

12 Contraloría General de la República. Pronunciamiento Nº 7200-98 (PI/ES-187) de 7 de julio de 1998. Oficio N° 02207, DI-CR-125 del 3 de

marzo del 2004.

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Como resultado de la ausencia de la reglamentación interna, la Administración no tiene claridad sobre la vigencia de la garantía, los cargos obligados a rendir garantías, el monto de la garantía y el órgano administrativo encargado de gestionar lo relativo al tema de las garantías, entre otros aspectos; teniéndose por lo tanto a funcionarios que actualmente no rinden la garantía respectiva, por lo que el Registro Nacional se encuentra desprotegido en ese aspecto.

No se obtuvieron razones que justifiquen la ausencia de dicha reglamentación, únicamente la Administración señala que “se están iniciando los trámites para elaborar un reglamento interno en esa materia”13.

2.1.5. Necesidad de realizar los nombramientos en p ropiedad del recurso humano.

Para el año 2010 el Registro Nacional dispone de un total de 1.114 plazas, de las cuales 504 corresponden al presupuesto de la Junta Administrativa, 583 al presupuesto del Gobierno Central, 22 plazas pertenecen al Régimen especial de informática y 5 plazas del Régimen de propiedad industrial, las que también pertenecen al presupuesto de la Junta Administrativa.

De lo anterior se tiene que el 27% del recurso humano se encuentra nombrado en forma interina (306 funcionarios), en tanto el 73% está nombrado en propiedad (808 funcionarios). Véase mayor detalle en el Cuadro Nro. 1. En el caso particular del Departamento Financiero, de las 31 plazas disponibles el 55% de los funcionarios (17), están nombrados en forma interina, siendo apenas el 45% (14 funcionarios) nombrados en propiedad.

* Actualmente existen 306 puestos vacantes, incluye 1 puesto vacante del Régimen Especial de Informática, concurso en trámite. Algunos de estos puestos no tienen un interino ocupándolos. Hay 36 interinos sustituyendo al titular que puede estar ascendido, de permiso sin goce de salario o incapacitado. Fuente: Información suministrada por el Departamento de Recursos Humanos del Registro Nacional.

13 Cuestionario de Control Interno adjunto a oficio DARN-596-2010 del 25-10-2010

Cuadro N ro. 1 Estado del nombramiento del Recurso Humano del Regi stro Nacional

Unidad administrativa Nombramiento

Total de plazas Propiedad Interino

Auditoría Interna. 10 4 15 Dirección General. 44 19 56 Dirección Administrativa. 83 42 123 Dirección de Informática. 45 1 48 Registro Inmobiliario. 239 39 280 Dirección Bienes Muebles. 91 11 101 Dirección de Propiedad Industrial. 52 18 73 Dirección de Servicios Registrales. 132 125 257 Registro Derechos de Autor. 9 1 10 Registro Personas Jurídicas. 64 12 76 Dirección de Oficinas Regionales. 39 36 75

TOTALES 808 308(*) 1114

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En lo que interesa, la Ley General de Control Interno señala:

“Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno.

En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes: e) Establecer políticas y prácticas de gestión de recursos humanos apropiadas, principalmente en cuanto a contratación, vinculación, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable”.

Por su parte las Normas de control interno para el Sector Público,

establecen:

“2.4 Idoneidad del personal: El personal debe reunir las competencias y valores requeridos, de conformidad con los manuales de puestos institucionales, para el desempeño de los puestos y la operación de las actividades de control respectivas. Con ese propósito, las políticas y actividades de planificación, reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño, capacitación y otras relacionadas con la gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales”.

El mantener un alto porcentaje de personal nombrado en forma interina, pone

en riesgo la gestión institucional y podría afectar de manera importante el cumplimiento de la misión del Registro Nacional, que indica: “En el Registro Nacional de Costa Rica protegemos los derechos inscritos, ofreciendo seguridad jurídica, prestando servicios de calidad, con recurso humano calificado y tecnología idónea”. Asimismo, dificulta el logro del objetivo estratégico de la institución que indica: “Establecer un programa permanente para el desarrollo personal, laboral y motivacional de los funcionarios”.

Particularmente el Departamento Financiero, al ser una unidad altamente

sensible por cuanto administra los valores y mantiene los registros y controles presupuestarios, financieros y contables, se constituye en un área con un nivel elevado de riesgo institucional.

La situación indicada es resultado de la poca eficacia de las acciones

realizadas, por el Registro Nacional ante la Dirección General de Servicio Civil, para realizar los nombramientos en propiedad, lo cual se evidencia con lo que indica el siguiente cuadro que muestra las gestiones realizadas durante el año 2010:

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Cuadro Nro. 2 Cuadro resumen sobre gestiones realizadas en el 201 0,

para el nombramiento de personal

Nro. nóminas recibidas

Nro. procedimientos

para resolver

Oferentes citados

Oferentes escogidos

Nro. Nóminas sin

resolver

Nro. Nóminas resueltas

72 147 346 55 41 31 Fuente: Oficio Nro. DHR-RS-2406-10 del 24-11-2010 de Departamento de Recursos Humanos Registro Nacional.

Esto por cuanto en su mayoría, los nombramientos en propiedad deben

tramitarse por medio del Servicio Civil, conforme lo establecen los artículos 25 y 26 del Estatuto de Servicio Civil que se transcriben de seguido:

“Artículo 25. Para llenar la plaza vacante que no sea objeto de promoción según artículo 33, la dependencia respectiva deberá dirigir, a la Dirección General de Servicio Civil un pedimento de personal enumerándole sucintamente las condiciones del servidor que se necesite y la naturaleza del cargo que aparezca en el “Manual Descriptivo de Empleos”. “Artículo 26. Al recibir el pedimento, la Dirección General de Servicio Civil deberá presentar al Jefe peticionario, a la mayor brevedad posible, una nómina de los candidatos más idóneos, agregadas las preferencias a que tengan derecho. En los casos en que sea necesario hacer concurso para la vacante, a juicio de la Dirección General de Servicio Civil, el Jefe peticionario podrá nombrar interinamente sustitutos”.

Al respecto, mediante el oficio DRH-2406-10 del 24 de noviembre del 2010, el

Jefe del Departamento de Recursos Humanos y la Coordinadora Reclutamiento del Registro Nacional señalan:

“En ese sentido, cada plaza vacante perteneciente a este régimen en nuestra Institución posee Pedimento de Personal (“solicitud de candidatos que la dependencia respectiva del Poder Ejecutivo remite a la Dirección General para llenar plazas vacantes”). Las gestiones realizadas hasta la fecha, se han ajustado a la normativa. No obstante, cabe mencionar que dado que en todas las ocasiones la prestación de los servicios brindados por nuestra institución es lo primordial y en razón de que el envío de las ternas o nóminas para llenar dichas vacantes no es inmediato, la administración ha debido realizar nombramientos interinos en tanto se reciben las nóminas correspondientes para elegir candidatos en propiedad. / Por lo anterior, dependemos del envío de ternas y nóminas por parte de la Dirección General de Servicio Civil, al recibir los pedimentos de personal que se envían para llenar las plazas. De esta forma nuestra institución a raíz de la aprobación y creación de nuevas plazas se ha visto en la necesidad de realizar nombramientos interinos mientras se envíen las ternas respectivas”. (…) A la fecha, el grueso de ternas y nóminas se empezó a recibir a finales del mes de setiembre, esto se caracterizó por nóminas muy ampliadas de personas para entrevistar, que en muchos casos no se presenta a las entrevistas por diferentes razones: tienen mejor puesto, ya no les interesa, la

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dirección no corresponde, no se logran localizar en virtud de que los teléfonos y direcciones están desactualizados; entre otras razones. Esto según las estadísticas que llevamos en convocatoria a entrevistas de nóminas ampliadas que envía la Dirección General de Servicio Civil produce que solo alrededor de un 20% de los convocados se presentan a las entrevistas. / Aunado a lo anterior, muchas de las personas que no se presentan a la entrevista o que envían nota de que no están interesados en participar en algunas ocasiones mayoritariamente, no son excluidos del registro de elegibles y vuelven a repetir su participación. (…). Solicitud de pruebas extraordinarias: La programación de pruebas extraordinarias se realizó en el mes de junio y octubre del 2009 y el proceso de calificación de resultados y declaratoria en promedio duró entre 3 meses o más, esto en razón de que existen limitaciones en la capacidad de respuesta por falta de personal y equipo y sistemas automatizados obsoletos en la Dirección General de Servicio Civil (por lo anterior el Registro Nacional destacó a dos funcionarios en el Servicio Civil para colaborar en el proceso y así declarar en un menor tiempo). (…)”

2.2. ACTIVOS FIJOS.

2.2.1. No hay evidencia de estudios o estadísticas que justifiquen las compras de inventario y activo fijo determinadas en el pres upuesto.

El Registro Nacional no cuenta con estudios, estadísticas o criterios técnicos

documentados, que sean empleados por la Administración para fundamentar las necesidades de compras de inventarios y activo fijo determinadas en el presupuesto, por lo que no se pudo verificar lo adecuado y razonable de dicho procedimiento, tal y como se señala seguidamente.

a) Inventarios.

En el expediente 2009LN-000001-00100 referente a la “Compra de Materiales para la confección de placas metálicas para vehículos automotores”, por un monto estimado de ¢736.000.000,00 (setecientos treinta y seis millones de colones) se observó que, en los documentos de autorización para iniciar el proceso de compra, la justificación presentada es la siguiente:

“En virtud de que el Registro Nacional es la institución que por ley debe velar y garantizar la existencia, asignación y entrega de las placas metálicas que identifican la flotilla vehicular del país, siendo además en sus instalaciones donde se procesa la materia prima para la confección final de estas placas. Por esta razón, se deben tomar las previsiones para garantizar la existencia de los materiales necesarios para su elaboración.”14

14 Oficio CADSR-446-2008 del 30 de octubre de 2008 suscrito por la Dirección de Servicios Registrales, oficio DPRN-3084-08 del 21 de

noviembre de 2008 suscrito por el Lic. Mauricio Madrigal, Proveedor.

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No obstante, no hay evidencia de que se realizaran estudios técnicos y/o estadísticos, que justifiquen la cantidad de placas y materiales que se requerían comprar durante el periodo 2009.

Cabe indicar que la institución tiene un proyecto que implica cambiar todas las

placas del país, por esta razón se están adquiriendo una cantidad superior de placas a la demanda actual, para ello se tiene una estimación de las placas que se requieren; sin embargo esta estimación es partir del 2011 hasta el 2015, por lo que no estaba contemplado el periodo 2009. Además, a pesar de su magnitud, este proyecto no se encuentra contemplado en el Plan Estratégico del Registro Nacional comprendido entre el 2008 y 2012.

b) Activos fijos.

Solicitados los estudios o metodología empleada para la valoración de necesidades, la Administración se refirió que lo correspondiente a activos fijos, son justificados y valorados por cada Director y aprobados en la etapa de aprobación interna del presupuesto por la Dirección General.

En el caso de equipo de cómputo, esta se centraliza en la Dirección de

Informática y es la encargada de realizar los estudios pertinentes para valorar que la información remitida por cada Director se ajusta a sus necesidades15. Se indagó con la Dirección de Informática, y se indicó que no valoran si la cantidad de equipo se ajusta a una necesidad, sino que lleva a cabo el proceso de validación de garantías y que el equipo por adquirir cumpla con los estándares de calidad mínimos exigidos. En una revisión efectuada sobre los activos, en específico sobre equipo de cómputo se determinó que el número de computadoras estacionarias en buen estado asciende a 121216 en relación al número de funcionarios del Registro Nacional 1114; basándose en el supuesto que a todo el personal se le asigne una computadora, quedan por asignar 98 máquinas, sin contemplar 76 computadores portátiles. Por otro lado partiendo que uno de los colaboradores necesite imprimir, la relación entre funcionarios e impresoras en buen estado es de 1,46, lo que significa que en algunos casos dos colaboradores deberán compartir una impresora. De lo observado durante el proceso, la práctica normal consiste en una impresora por funcionario, lo cual es poco eficiente y contrario a una sana política de ahorro en recursos y reducción del gasto en papelería, energía, depreciación, mantenimiento o cambio del equipo, entre otros que esta situación conlleva.

La Administración debe idear procedimientos que ayuden a mejorar la

planificación de las necesidades en activos. Lo anterior es confirmado, en cuanto a la programación de las necesidades de activos, en el Manual de normas de control interno para el sector público, en el numeral 4.3.1 “Regulaciones para la Administración de Bienes”, inciso a.

En los artículos 4 y 33 de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos

Públicos Nº 8131, se dispone que el presupuesto inicia con la planificación operativa la cual debe estar en concordancia con los planes operativos de mediano y largo plazo, así como con las políticas y los objetivos institucionales.

15 Oficio Nro. DF-RN-640 del 3 de noviembre del 2010, suscrito por el Jefe del Departamento Financiero. 16 Oficio Nro. DIRN-0890-2010 del 12 de noviembre del 2010, suscrito por el Director a.i. de la Dirección de Informática.

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Por otro lado en el artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa, Nº 7494, se menciona que:

“El procedimiento de contratación se iniciará con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado competente. Esta decisión encabezará el expediente que se forme y contendrá una justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto, así como el cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución.

La justificación del inicio del procedimiento de contratación deberá estar acorde con lo establecido en los planes de largo y mediano plazos, el Plan Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda”.

2.2.2. Desconocimiento de la cantidad precisa de ac tivos con que cuenta el

Registro Nacional.

En cuanto al levantamiento de inventario de activos institucional (conteo físico de la propiedad, planta y equipo) correspondiente al período 2009, la Administración indicó que la información se tomó de los inventarios levantados por cada Dirección17; sin embargo los Estados Financieros Demostrativos al cierre del 2009 suministrados por la misma Administración, hace referencia en la nota Nro. 6 (Activos fijos) que para dicho período por falta de recurso humano no se pudo realizar el inventario físico18. En consulta realizada a la Unidad Administradora de Bienes de la institución, sobre la existencia del acta respectiva del levantamiento de inventario en el 2009, se indicó que ésta acta no se realizó. Cabe destacar que el levantamiento o toma física de activos posterior, efectuada entre marzo y julio del 2010 no abarcó la totalidad de los activos del Registro Nacional, dejando de lado las oficinas regionales19.

El inventario físico de activos constituye una práctica necesaria, que permite

identificar los bienes adquiridos por la Junta Administrativa del Registro Nacional, los cuales se requieren para satisfacer las necesidades de los servicios de operación, o bien reconocer aquellos que agregan un valor a los servicios.

Por su parte el Manual de Procedimientos para la Recepción, Uso y Control de

los Bienes Duraderos de la Junta Administrativa del Registro Nacional20, establece en su artículo Nro. 7, el deber de la Unidad de Administración de Bienes de programar su trabajo anual, para realizar por lo menos un inventario anual institucional; así mismo el artículo Nro. 53 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, dispone dotar a las unidades de Control de Bienes de cada Proveeduría Institucional de los recursos humanos y materiales indispensables para su funcionamiento.

17 Oficio Nro. DPRN-2010-2890 del 9 de noviembre del 2010, suscrito por el Director Administrativo del Registro Nacional. 18 Oficio Nro. DF-RN-289 del 27 de abril del 2010, suscrito por el Jefe del Departamento Financiero. 19 Confirmado por el coordinador Unidad de Administración de Bienes, lunes 15 de noviembre del 2010, vía correo electrónico. 20 La Gaceta Nro. 244 del miércoles 20 de diciembre del 2006.

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Al no seguirse un procedimiento estricto que permita validar el levantamiento físico de activos, y no tomar en cuenta parte de los bienes que son propiedad del Registro Nacional, tal como se indicó en la última toma física realizada; no se puede asegurar la existencia tangible de todos los activos que posee la institución y contar con la razonabilidad suficiente que los registros realizados en la cuenta sean exactos y confiables. A manera de ejemplo, el auxiliar de activos al 31 de diciembre del 2009 estaba compuesto por 25.078 activos, el último levantamiento físico a julio del 2010 reportó 17.573 activos, lo cual muestra una diferencia de un 30%, que resulta significativo. Esta cuenta representa ¢9.566.699.338 del Balance General, un 26.52% del total del activo, cifra relevante por lo que no debe omitirse realizar dicho procedimiento para validar y asegurar la tenencia de activos, lo que tiene un impacto en la prestación de servicios que realiza esta institución a los ciudadanos.

2.2.3. Necesidad de establecer controles estrictos que aseguren la propiedad y existencia de los activos.

Resultado de las pruebas efectuadas sobre el auxiliar de activos fijos al 31 de

diciembre del 2009 (llevado en formato electrónico), se identificaron 441 activos donados durante ese mismo período que no habían sido dados de baja21 (excluidos) y continuaban mostrándose en el auxiliar como propiedad del Registro Nacional. De los anteriores, 141 activos se depreciaron, ocasionando una sobrevaloración que afectó el valor neto de los activos y los resultados del periodo.

Dicho procedimiento fue confirmado mediante una muestra física de 45 activos

tomados del auxiliar, de los cuales 16 (35%) no aparecieron en la institución ya que habían sido donados al cierre del 2009, 8 (17%) no contaban con una placa o distintivo que indicara el número de patrimonio, entre los que sobresalen tres servidores de informática que juntos totalizan un costo de ¢49.066.626,00 y una computadora portátil cuyo costo ascendía a ¢1.243.000,00 que al momento de la prueba se encontraba fuera de las instalaciones sin la debida autorización para su traslado22. El muestreo realizado reveló indicios sobre la falta de medidas y procedimientos exhaustivos que controlen, aseguren la propiedad y existencia física de los activos para su protección, los cuales si no se fortalecen puede conllevar a un mal manejo, deterioro o pérdida de activos entre otros casos.

Se determinó además sobre los activos que se encuentran fuera de la

institución, que tres vehículos propiedad del Registro Nacional aparecen en calidad de préstamo temporal a la Dirección General de Adaptación Social, cuyo convenio ya ha vencido y a la fecha de este estudio no se habían realizado las gestiones para la emisión de un nuevo acuerdo23.

21 Constituyen aquellos bienes que han seguido un proceso, sea emitida una resolución o disposición de una autoridad competente y que

califica el activo en la condición desiertos, abandonados, deteriorados, en desuso u obsoletos. 22 Oficio Nro. UAF-2010-018 del 19 de noviembre del 2010. 23 Oficio Nro. DPRN-2010-2890 del 9 de noviembre del 2010 que hace mención al oficio Nro. DARN-0316-2009 del 11 de mayo del 2009,

donde se hace la solicitud ante la Dirección General para la emisión de un nuevo convenio. suscrito por el Director Administrativo del Registro Nacional.

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Sobre lo anterior, el artículo 15 de La Ley General de Control Interno, señala:

“Respecto a las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

(…)

b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:

(…)

ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.

(…)”

También es menester contemplar lo indicado en las Normas de Control Interno

para el Sector Público, en particular la norma 4.3.1 Regulaciones para la administración de activos, la cual establece que deben considerarse entre otros asuntos los siguientes:

“e. El cumplimiento de requerimientos legales asociados a determinados activos, tales como inscripción, placas y distintivos.

f. Los convenios interinstitucionales para préstamo de activos, así como su

justificación y autorización, las cuales deben constar por escrito.”

Por último la norma 4.3.3 Regulaciones y dispositivos de seguridad, indica: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios que deban utilizarlos.”

La situación expuesta genera información contable inexacta, asimismo pone en riesgo la propiedad y existencia de los activos del Registro Nacional.

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2.3. INVENTARIOS.

2.3.1. El Registro Nacional no mantiene un monitore o de los inventarios.

a) Carencia de estudios para determinar la cantidad óptima de inventarios.

El Registro Nacional no cuenta con la práctica de determinar los niveles óptimos de inventarios.24 Debido a que la cuenta de inventarios representa el 9% de los activos corrientes al 31 de diciembre de 2009, con un saldo de ¢ 2.322.566.196,00 y considerando que el mismo tiene como propósito fundamental proveer a la Institución de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento; es vital para el funcionamiento y prestación de servicios eficientes a la ciudadanía contar con herramientas que permitan determinar las cantidades óptimas de inventario.

La determinación del nivel óptimo de inventario se debe constituir como una

práctica administrativa de sana aplicación, que incluso se encuentra señalada en el “Manual de Normas y Procedimientos Generales Bodega General” del Registro Nacional que aún no se ha formalizado, dado que permite obtener las ventajas señaladas anteriormente. Dicha herramienta permitiría planificar eficientemente las compras y evitar mantener cantidades innecesarias de inventarios, lo cual puede ocasionar que se dañen o se vuelvan obsoletos y producir un efecto adverso en los costos incurridos, o por el contrario que existan faltantes en algunas líneas de inventarios.

Según lo señalado por la Administración, para el año 2011 se tiene proyectado

adquirir una herramienta que facilite contar con modelos específicos para la administración del inventario, tales como mínimos y máximos, pronósticos para estimar la demanda, modelos de índices de gestión de inventarios, entre otros.

b) No se efectúan análisis de rotación y obsolescen cia de inventarios.

La Administración no realiza un análisis de la rotación y antigüedad de los

inventarios, según fue verificado mediante oficio Nro. BGRN-080-2010 del 2 de noviembre del 2010, suscrito por el Coordinador General de Bodega. De acuerdo con un reporte suministrado por la Administración, referente a la rotación de inventarios, se constató que este se basa en mostrar todos aquellos artículos que no presentaron movimientos durante el 2009; sin embargo, dicho reporte no contiene información suficiente que permita obtener resultados y conclusiones relevantes sobre la rotación del inventario, debido a que no se incluye el resto de los artículos registrados en el auxiliar, así como el valor monetario de los mismos. Lo anterior imposibilita considerar otras variables; tales como el porcentaje del inventario total que se mantuvo sin rotación, el valor de estos inventarios y cuánto representan del costo total. Además, los artículos que no tuvieron rotación en el 2009, pueden encontrarse sin movimiento desde años anteriores, sin que esto se pueda verificar por medio del reporte suministrado.

La ausencia de herramientas para este tipo de análisis puede generar excesos

en existencias, deterioro, obsolescencia, problemas de espacio y almacenamiento.

24 Oficio BGRN-080-2010, con fecha 2 de noviembre de 2010, suscrito por el Coordinador General de Bodega.

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El análisis sobre la rotación y antigüedad de los inventarios posibilitaría, entre otros aspectos, identificar con certeza inventarios en desuso y obsoletos, así como determinar la existencia de inventarios de lenta rotación, y tomar medidas, en virtud de su exposición a obsolescencia y a daños materiales.

2.4. INGRESOS.

De conformidad con el anexo Nro. 1, en el período 2009 el Registro Nacional obtuvo ingresos por ¢18,112.721.004,00, siendo los más representativos los ingresos tributarios (Impuesto Timbres), que constituyen el 95% del total. El examen realizado se orientó hacia este rubro por su importancia material, teniéndose en cuenta que la Auditoría Interna llevó a cabo un estudio y como resultado generó el informe No. FC-008-2010 “Estudio sobre los ingresos por timbres, impuestos y tributos del Registro Nacional”, razón por la cual no se redunda en el planteamiento de deficiencias de la cuenta indicada, especialmente en materia de control interno.

2.4.1. El registro de ingresos tributarios no cumpl e con el principio de devengo.

El Estado de Resultados dictaminado indica que durante el período 2009, los

ingresos tributarios netos por concepto de Timbres del Registro Nacional suman ¢17.132.403.983,33. En cuanto a su registro y reconocimiento, la Nota Nro. 2 a los estados financieros dictaminados referida a la base contable, indica que:

“Los estados financieros se elaboraron utilizando la base contable de devengo o acumulativa, excepto en lo que concierne a la siguiente información:

• El flujo de efectivo. • La ejecución presupuestaria. • La provisión de vacaciones. • Estimación para incobrables. • La provisión para contingencias. (…)”

Sin embargo, la cuenta de ingresos tributarios antes indicada contempla

ingresos por la suma de ¢4.171.571.629,63, correspondiente a dineros depositados mediante enteros por concepto de timbres en el año 2009 y que los usuarios no presentaron trámite alguno ante el Registro Nacional, por lo que no constituyen ingresos realizados, lo cual amerita un ajuste contable.

Como dato complementario, al 24 de noviembre del año 2010 las estadísticas

suministradas por el Departamento de Informática, indican que aún permanecen 103.238 enteros del año 2009 sin asignar, lo que representa ¢1.633.553.247,87. Por otra parte, es posible que en el año 2009 se haya prestado el servicio que corresponde a enteros pagados por los usuarios en años anteriores. Asimismo del período 2008 existen 114.078 enteros sin asignar por concepto de timbres, lo que representa ¢1.209.926.754,26, y del período 2010 se tienen 114.393 enteros sin asignar para un monto de ¢2.735.318.855,72.

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Al respecto mediante correo electrónico se le planteó la siguiente consulta al Jefe del Departamento Financiero: “¿Qué efectos tienen esos saldos de 'ingresos no realizados', sobre los ingresos reportados por el Banco de Costa Rica?”. El funcionario respondió de la siguiente manera:

“Esos saldos no son conciliados por nuestro departamento, esa estadística es utilizada solo por la administración e informática por lo tanto no cuentan con ningún respaldo de revisión de nuestra parte. En relación con los reportes recibidos por BCR los mismos incluye monto bruto entero, descuento, comisión y monto neto total que es el valor del depósito del cual se revisa contra la cuenta corriente. Hasta donde tengo entendido esa información estadística no está depurada o filtrada por lo que pudiera tener repetición de archivos.”

También se procedió a realizar la siguiente consulta al funcionario indicado: “En caso de llevarse a cabo devoluciones de dinero por parte de la Unidad de Tesorería del Registro Nacional, por concepto de enteros y timbres, ¿Qué ajustes se realizan en la contabilidad para reflejar la exactitud en los ingresos del período?. ¿A cuánto ascendieron esas devoluciones en el año 2009?”. La respuesta fue la siguiente:

“Se reversa el ingreso y se reversa los rubros de descuento y comisión. El total bruto de devoluciones del período 2009 fue de ¢2.519.406,95, el descuento fue ¢151.164,42, la comisión fue de ¢151.164,42.”

Lo antes indicado, confirma la existencia de un problema de información y

registro de la cuenta de ingresos tributarios. Los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense,

emitidos mediante el Decreto No. 34460-H, señalan como un principio fundamental:

“Devengo: El registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en función de su devengamiento, independientemente de la percepción efectiva de los recursos y del pago por las obligaciones contraídas. Los ingresos se registrarán a partir de la identificación del derecho de cobro y los gastos con es surgimiento de una relación jurídica con un tercero por los bienes y servicios recibidos de conformidad. Cuando se presenten ingresos o costos asociados a futuros ingresos y cuya utilidad ya no resulte en diferirlos se deben relacionar con los ingresos del período en que tal hecho se presente. En el caso de que el devengamiento de ciertos ingresos y, gastos no se logren identificar, su registro contable se efectuará a partir del reconocimiento o pago de la obligación y de la percepción efectiva de los recursos.

La situación expuesta genera una distorsión en los registros contables y en los

resultados de operación del Registro Nacional, con la consecuente eventual toma de decisiones con base en información inexacta.

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Tal situación tiene su origen en que se toma la información del Banco de Costa Rica, sin realizar ningún ajuste por concepto de depósitos por timbres y enteros de terceros, sobre los cuales aún no se ha prestado el servicio. Al respecto, no existen políticas ni procedimientos contables orientados a efectuar un registro exacto de los ingresos reales que recibe el Registro Nacional por concepto de timbres.

2.5. SITUACIÓN FINANCIERA DEL REGISTRO NACIONAL .

El propósito de este apartado es presentar e interpretar de forma resumida los hechos más relevantes de la situación financiera del Registro Nacional al 31 de diciembre del año 2009, a fin de que las autoridades tomen las acciones necesarias para el robustecimiento de la gestión institucional en forma integral.

2.5.1. Deterioro de la situación financiera durante el periodo en estudio.

a) Los ingresos tributarios por la venta de timbres, que representan el 95% del

ingreso total del período 2009, experimentó una baja del 9% (¢1.614.784.901,00) en relación con el año anterior, por cuanto la cantidad de servicios prestados por este concepto fue mucho menor en el 2009. Se señala como razones de esta situación, el efecto de la crisis mundial y las políticas de crédito en el Sistema Financiero Nacional. Desde la perspectiva presupuestaria, el Registro Nacional estimó y presupuestó ingresos ordinarios totales por el monto de ¢23.736.161.380,00.25

1 2 3 4 5

Año 2005 2006 2007 2008 2009

Ingresos Reales 9.707.769.595,32 13.225.475.065,41 16.803.477.996,11 17.656.845.122,74 16.037.204.334,55

02.000.000.0004.000.000.0006.000.000.0008.000.000.000

10.000.000.00012.000.000.00014.000.000.00016.000.000.00018.000.000.00020.000.000.000

Ingr

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olon

es

Año

Gráfico Nro. 2Junta Administrativa del Registro Nacional

Comportamiento de los ingresos efectivos durante el período 2005-2009-En miles de colones-

Fuente: Elaboración propia con base en datos de las ejecuciones presupuestarias.

25 Estados Demostrativos de los movimientos económicos y financieros, 31 de dic. 2009, Notas a los Estados Financieros, pag 30/44. Junta Administrativa Registro Nacional,

-24-


Conforme se muestra en el gráfico Nro. 2, durante los años 2006 y 2007, los ingresos efectivos (expresados en términos corrientes), presentaron un crecimiento importante y para el año 2008 el crecimiento fue menor, teniéndose para el año 2009 una disminución, tal como se indicó anteriormente.

b) Por otra parte se produjo un incremento en la estructura de gastos en

¢4.194.722.275,00, un 22% más con respecto al 2008. Desde una perspectiva financiera y contable, el propósito de incurrir en gastos corrientes es contribuir con la mejora de un servicio o grupo de éstos que presta la institución y por ende la generación en los ingresos corrientes; tomando en cuenta lo anterior, la situación encontrada corresponde a que los gastos corrientes continuaron creciendo mientras el ingreso corriente se contrajo, lo cual condujo a una pérdida por ¢886.309.414,00 en el Estado de Resultados al cierre del 2009.

c) Al cierre del ejercicio del período en estudio, el flujo de efectivo compuesto

por actividades de operación, inversión y financiamiento, presentó una variación neta en efectivo y equivalentes, negativa por ¢2.127.334.203. Siendo la generación de los flujos de efectivo necesarios para solventar principalmente las actividades de operación en la prestación de servicios a los usuarios, llama la atención los resultados obtenidos, los cuales muestran un detrimento en la capacidad para generar efectivo durante el 2009. Dentro de las principales causas se encontró: la pérdida contable del periodo en estudio, altas inversiones en bienes duraderos, y una adquisición excesiva del inventario. De mantenerse dicha situación de forma prolongada en un mediano a largo plazo podría recaerse en el riesgo de disminuir su liquidez, y en consecuencia experimentar dificultad con determinadas obligaciones a la fecha de vencimiento, necesarias para llevar a cabo sus operaciones y realizar inversiones en bienes productivos que mejoren la calidad de los servicios. Pese que el Registro Nacional al cierre del ejercicio, no corre este riesgo debido al superávit de períodos anteriores, se deben tomar en cuenta las señales de alerta dadas por el flujo de efectivo.

Lo anterior amerita que la Administración realice un análisis integral del

comportamiento de los ingresos y gastos, orientado a plantear las medidas correspondientes para potenciar los servicios prestados, sin detrimento de las finanzas de la institución. El análisis sobre el flujo de efectivo revela que se debe crecer con planificación, por lo que las inversiones realizadas en bienes duraderos no deben deteriorar la situación financiera, ni causar desequilibrios en sus finanzas.

3. CONCLUSIÓN.

Los resultados del estudio permiten concluir que a pesar de existir esfuerzos importantes

por parte de la Administración de la Junta Administrativa del Registro Nacional, especialmente en la implementación de las Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI); subsisten debilidades que deben ser subsanadas en el corto plazo, a efecto de fortalecer el sistema de control interno institucional y mejorar la información contable y financiera, lo cual contribuirá en la mejora de la gestión institucional.

-25-


El sistema contable-financiero no constituye una herramienta de apoyo ágil y eficiente para la toma de decisiones oportuna, por su condición de falta de integración en sus módulos de registro y captura de datos y por sus limitaciones en la generación de información; los manuales de procedimientos contables no están actualizados y carecen de la aprobación del nivel superior correspondiente; el plan de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) no presenta los avances esperados de acuerdo con su programación; no existe reglamentación en materia de rendición de garantías o cauciones; y un alto porcentaje del recurso humano no está nombrado en una plaza en propiedad.

En materia de activos, no se tienen estudios ni estadísticas que justifiquen técnica ni

racionalmente las compras de inventario y activo fijo; se desconoce la cantidad y valor de los activos propiedad del Registro Nacional; y se carecen de controles suficientes para su custodia y protección apropiada, situación que también se presenta con respecto a los inventarios.

Con respecto a los ingresos, se incumple con el principio contable del “Devengo”, asimismo

se manifiesta un deterioro en las finanzas del Registro Nacional, fundamentada especialmente por una reducción de los ingresos tributarios y un aumento de los egresos corrientes, lo cual generó una pérdida contable en el período 2009.

4. DISPOSICIONES.

En razón de lo expuesto en este informe y de conformidad con las competencias asignadas

en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello.

Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que

considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

4.1. A LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL .

a) Como jerarca superior y máximo responsable del sistema de control interno y de la gestión institucional, mantener un seguimiento oportuno y periódico sobre el avance en el cumplimiento del Plan de acción para la implementación oportuna y efectiva de las Normas Internacionales de Contabilidad en el Sector Público (NICSP), en cumplimiento del Decreto No. 34918-H. En caso de incumplimiento injustificado de la programación establecida por parte de la Administración, establecer las responsabilidades administrativas y exigir las medidas correctivas que correspondan. Ver numeral 2.1.1 del presente informe.

b) En la misma sesión donde se conozca este informe, emitir un acuerdo en relación con

las medidas que tomará esa Junta para el cumplimiento de la disposición anterior y las dictadas al Director General del Registro Nacional. Remitir copia de dicho acuerdo a la Gerencia del Área de Seguimiento de Disposiciones de esta Contraloría General de la República, a más tardar cinco días naturales posteriores a la fecha de la sesión realizada.

-26-


4.2. AL DIRECTOR DEL REGISTRO NACIONAL .

a) Formular a mas tardar el 31 de marzo del año 2011, un plan con su respectivo cronograma, que contenga las acciones por realizar, la asignación de recursos, la fecha de inicio y conclusión de las actividades y la designación de los responsables de su cumplimiento, a efecto de llevar a cabo un estudio de requerimientos y de factibilidad para el diseño e implementación de un sistema de información contable, que permita integrar las diferentes cuentas de los estados financieros con la contabilidad general y se contemplen todas las debilidades que presenta el sistema actual así como los requerimientos necesarios para la puesta en práctica de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). Para ello, se deben observar las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, emitidas por la Contraloría General de la República. Ver numeral 2.1.1 del presente informe.

b) Establecer, actualizar, formalizar y divulgar, a más tardar el 31 de mayo del 2011, el Manual de Procedimientos Contables del Registro Nacional, teniéndose presente la normativa contable actual y la entrada en vigencia de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, así como lo dispuesto en el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), emitido por la Contraloría General de la República. Ver numeral 2.1.2 del presente informe.

c) Realizar, a más tardar el 26 de febrero del año 2011, los ajustes necesarios al Plan de Acción para la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), a efecto de cumplir de manera oportuna y efectiva con la fecha establecida por el Decreto No. 34918-H. Ver numeral 2.1.3 del presente informe.

d) Desarrollar y emitir, a más tardar el 31 de marzo del año 2011, la reglamentación interna relativa a la rendición de garantías o cauciones, en cumplimiento del artículo 13 de la Ley No. 8131 y de conformidad con lo establecido en las Directrices emitidas por Contraloría General de la República (R-CO-10-07) publicadas en La Gaceta No. 64 del 30 de marzo del 2007. Véase numeral 2.1.4 del presente informe.

e) Elaborar a más tardar el 28 de febrero del año 2011, un cronograma con las acciones, fechas y responsables a efecto de realizar en el plazo de seis meses a partir de esa fecha, el nombramiento en propiedad de las plazas que se encuentran con personal nombrado en forma interina. Véase numeral 2.1.5 del presente informe.

f) Disponer a la unidad correspondiente, a más tardar el 28 de febrero del 2011, para que los planes y presupuestos futuros de la institución, se sustenten en estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios, que contemplen entre otros requerimientos, datos estadísticos del comportamiento de las partidas en periodos anteriores, así como las necesidades actuales y nuevos requerimientos. Ver numeral 2.2.1 del presente informe.

g) Efectuar, a más tardar al 28 de febrero del 2011, un inventario físico de la totalidad de los activos del Registro Nacional, incluidas las oficinas regionales; asimismo ordenar a la instancia administrativa correspondiente, el cumplimiento oportuno de lo establecido en el numeral Nro. 7 del Manual de Procedimientos para la recepción, uso y control de los bienes duraderos de la Junta Administrativa del Registro Nacional. En caso necesario, realizar los ajustes contables pertinentes y tomar las medidas administrativas que correspondan. Ver numeral 2.2.2 del presente informe.

-27-


h) Elaborar y ejecutar, a más tardar el 31 de marzo del 2011, un plan de acción para el mejoramiento del sistema de control interno de los activos, que comprenda al menos lo siguiente:

i) Procedimientos de control interno que permita brindar una seguridad razonable sobre la tenencia de los activos que dispone la institución.

ii) instrucciones a la Unidad Encargada para que se efectúen muestreos aleatorios como parte de una medida de control de mínimo una vez al mes.

iii) Con respecto a los vehículos en calidad de préstamo, hacer la gestión necesaria para solicitar su devolución o bien suscribir un nuevo convenio con la Dirección General de Adaptación Social.

iv) Instrucciones al Director Administrativo y Jefe del Departamento Financiero, a efecto de llevar a cabo una investigación sobre los activos dados de baja y que al cierre del año 2009 continuaban depreciándose, y realizar los ajustes pertinentes en la contabilidad. Ver numeral 2.2.2 del presente informe.

Desarrollar a más tardar el 31 de mayo del 2011, un procedimiento o herramienta orientada a efectuar análisis periódicos sobre la rotación, antigüedad de los saldos, determinación de niveles óptimos de inventarios y los que se consideren pertinentes, con el propósito de evitar posibles pérdidas por obsolescencia o daño; facilitar la determinación de una estimación por obsolescencia en caso de ser necesario para mantener cantidades adecuadas para no afectar la capacidad de almacenamiento de las bodegas y propiciar una adecuada administración de esos activos. Ver numeral 2.3.1 del presente informe.

i) Realizar, a más tardar 31 de marzo del 2011, un estudio a efecto de determinar el saldo correcto de la cuenta de Ingresos por impuestos de timbres, tomando en consideración las sumas de dinero que al 31 de diciembre del año 2009, existen por concepto de enteros sin asignar; y efectuar el ajuste contable correspondiente al período 2009. Ver numeral 2.4.1 del presente informe.

j) Desarrollar e implantar, a más tardar el 31 de marzo del 2011, un procedimiento y la política contable para que el registro contable de ingresos por concepto de timbres del Registro Nacional, se realice conforme al “Principio de Devengo”, según lo establece el Decreto No. 34460-H y en concordancia con la entrada en vigencia de las Normas Internacionales de Información Financiera del Sector Público. Ver numeral 2.4.1 del presente informe.

k) Desarrollar, a más tardar el 29 de abril del año 2011, un análisis integral sobre la situación financiera del Registro Nacional, considerando entre otros factores, el comportamiento de los ingresos y gastos corrientes, así como las medidas necesarias para el mejoramiento de las finanzas de esa institución. El informe resultante también deberá comprender la utilización proyectada del superávit acumulado. Ver numeral 2.5.1 del presente informe.

La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las

disposiciones, deberá remitirse en los plazos fijados, a la Gerencia del Área de Seguimiento de Disposiciones de esta Contraloría General de la República. Además, se requiere que se le informe a la referida Área, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, el nombre, número de teléfono y correo electrónico de la persona que fungirá como el contacto oficial y con autoridad para informar sobre el avance en el cumplimiento de las disposiciones correspondientes.

-28-


De conformidad con lo establecido por los artículos 343, 346 y 347 de la Ley General de

la Administración Pública, contra el presente acto caben los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, que deberán ser interpuestos dentro del tercer día a partir de la fecha de recibo de esta comunicación, correspondiéndole a esta Área de Fiscalización la resolución de la revocatoria y al Despacho Contralor, la apelación. De presentarse conjuntamente los recursos de revocatoria y apelación, esta Área de Fiscalización en caso de rechazo del recurso de revocatoria, remitirá el recurso de apelación al Despacho Contralor para su resolución. Asimismo, una vez firme este acto, cabe el recurso extraordinario de revisión ante la señora Contralora General de la República, de acuerdo con las condiciones y plazos que señalan los artículos 353 y 354 de la indicada Ley General de la Administración Pública.


ANEXO

-30-


JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL Estados Financieros Auditados 2009

(San José, Costa Rica)

-31-


2009 2008ACTIVO

Activo Circulante Caja y Bancos 21.555.383.455 23.682.717.658 Cuentas por cobrar 220.156.888 363.438.212 Inventarios materiales y suministros 2.322.566.197 1.483.124.186 Gastos pagados por anticipado 121.022.599 147.184.847 Total de Activo Circulante 24.219.129.139 25.676.464.903

Propiedad, planta y equipo 9.566.699.338 8.549.064.511 Otros activos software 1.732.149.013 1.757.091.805 Otros activos 556.825.454 518.236.123 Total del Activo 36.074.802.944 36.500.857.342

PASIVO Y CAPITAL CONTABLEPasivo Circulante Cuenetas por pagar 392.605.641 9.060.214 Retenciones por pagar 152.571.381 172.638.585 Gastos acumulados por pagar 445.856.535 316.278.976 Depósitos recibidos en garantía 62.305.767 107.846.115 Alquileres pagados por adelantado 9.269.000 7.407.303 Total del Pasivo 1.062.608.324 613.231.193

Patrimonio Capital 414.244 414.244 Capitalización activos fijos 2.989.476.617 3.003.127.784 Superávit por donación 318.291.001 318.291.001 Resultados acumulados 36.835.091.891 35.848.653.253 Resultados no presupuestarios (5.687.211.388) (3.800.403.056) Fideicomiso 556.132.255 517.542.923 Total del Patrimonio 35.012.194.620 35.887.626.149 Total Pasivo y Patrimonio 36.074.802.944 36.500.857.342

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL(San José, Costa Rica)

BALANCES DE SITUACIÓN

Al 31 de diciembre del 2009 y 2008(Expresados en colones costarricenses)

-32-


2009 2008Ingresos Ingresos tributarios (Impuesto Timbres) 17.132.403.983 18.747.188.884 Transferencias corrientes 835.856.621 753.375.270 Venta de servicios 139.302.249 131.589.529 Renta de factores productivos y financieros 652 107.492 Multas varias 182.127 4.405.125 Otros ingresos no tributarios 1.199.352 1.756.551 Venta de activos 3.776.020 12.155.009

Total de Ingresos 18.112.721.004 19.650.577.860

Egresos Servicios personales 6.699.675.147 4.655.345.970 Servicios no personales 5.538.974.276 4.415.060.455 Materiales y suministros 820.727.304 843.358.723 Transferencias corrientes 4.834.414.494 4.027.990.628 Depreciación 1.105.239.182 857.125.833 Especies fiscales (Tesorería) 15 5.426.534

Total Egresos 18.999.030.418 14.804.308.143 Resultado del año (886.309.414) 4.846.269.717

(Expresados en colones costarricenses)


ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS

Por los años terminados el 31 de diciembre del 2009 y 2008

-33-


Capital Social

Capitalización Bienes Duraderos

Superávit por

Superávit Acumulado

Resultados no presupuestario

Fideicomiso Total Patrimonio

Saldo al 31 de diciembre del 2007 414.244 3.003.127.784 318.291.001 29.562.273.425 (2.136.781.598) 494.724.073 31.242.048.929 Resultados no presupuestarios - - - - (1.663.621.458) - (1.663.621.458) Superávit del período (ver nota 19) - - - 4.846.269.717 - - 4.846.269.717 Fideicomiso de vivienda - - - - - 22.818.850 22.818.850 Ajustes al superávit acumulado - - - 1.236.048.568 - - 1.236.048.568 Otros ajustes - - - 204.061.543 - - 204.061.543 Saldo al 31 de diciembre del 2008 414.244 3.003.127.784 318.291.001 35.848.653.253 (3.800.403.056) 517.542.923 35.887.626.149 Resultados no presupuestarios - - - - (1.886.808.332) - (1.886.808.332) Déficit del período (ver nota 19) - - - (886.309.414) - - (886.309.414) Pérdida venta Activos - (13.651.167) - - - - (13.651.167) Fideicomiso de vivienda - - - - - 38.589.332 38.589.332 Ajustes al superávit acumulado - - - 2.395.483.739 - - 2.395.483.739 Otros ajustes - - - (522.735.687) - - (522.735.687) Saldo al 31 de diciembre del 2009 414.244 2.989.476.617 318.291.001 36.835.091.891 (5.687.211.388) 556.132.255 35.012.194.620


ESTADO DE VARIACIÓN EN EL PATRIMONIO

Por los años terminados el 31 de diciembre del 2009 y 2008(Expresados en colones costarricenses)

-34-


ACTIVIDADES DE OPERACIÓN 2009 2008Resultado del año (886.309.414) 4.846.269.717 Depreciaciones 1.105.239.182 857.125.831

Subtotal 218.929.768 5.703.395.548

Variación en cuentas por cobrar 143.281.324 1.359.362 Variación en materiales y suministros (839.442.011) (658.744.746) Variación en otros activos (13.646.539) (130.347.309) Variación gastos pagados por anticipado 26.162.248 (96.181.383) Variación en cuentas por pagar 383.545.427 (23.499.051) Variación en retenciones por pagar (20.067.204) 33.476.644 Variación en gastos acumulados por pagar 129.577.559 186.300.349 Variación en alquileres recibidos por adelantado 1.861.697 1.687.303 Variación en depósitos recibidos en garantía (45.540.348) 55.863.278 Total efectivo generado (usado) por actividades de operación (15.338.079) 5.073.309.995

ACTIVIDADES DE INVERSIÓNIncorporación de bienes duraderos (2.122.874.009) (4.070.395.015) Capitalización de Activos (13.651.167) - Total efectivo utilizado en actividades de inver sión (2.136.525.176) (4.070.395.015)

ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTOVariación resultados acumulados 41.952.287 931.318.499 Variaciones Resultados no presupuestarios (56.012.567) (1.154.829.847) Fideicomiso 38.589.332 22.818.851 Total efectivo (usado) generado por actividades de financiamiento 24.529.052 (200.692.497)

Variación neta en efectivo y equivalentes de efectivo (2.127.334.203) 802.222.483 Efectivo y equivalentes de efectivo al inicio del año 23.682.717.658 22.880.495.175 Efectivo y equivalentes de efectivo al final del añ o (ver nota 3) 21.555.383.455 23.682.717.658

(Expresados en colones costarricenses)


ESTADOS DE FLUJO DE EFECTIVO

Por los años terminados el 31 de diciembre del 2009 y 2008

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