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Contraloría General de la República

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INFORME NRO. DFOE-IFR-IF-01-2016 12 DE ENERO, 2016

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES (MOPT) SOBRE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,

CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ECONÓMICO 2014

2016

http://www.cgr.go.cr/




CONTENIDO

Página Nro.

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA .......................................................................................................... 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ........................................................................................................ 1

NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA .................................................................................... 2

GENERALIDADES DEL PROCESO ACERCA DE LA AUDITORÍA ................................................................. 2

METODOLOGÍA APLICADA........................................................................................................... 3

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS .......................................................................... 3

2. RESULTADOS ........................................................................................................... 4

REGISTRO Y CONTROL DE BIENES DURADEROS ................................................................................ 4

FONDO CENTRAL DE CAJA CHICA ............................................................................................... 12

3. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 13

4. DISPOSICIONES ..................................................................................................... 14

AL LIC. CARLOS SEGNINI VILLALOBOS, EN SU CALIDAD DE MINISTRO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES O A

QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ......................................................................................... 14





RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos?

Se realizó una Auditoría Financiera en el Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT) sobre la información financiera correspondiente al ejercicio económico 2014, sobre las cuentas de balance: Bienes Duraderos, Depreciación Acumulada; así como de las cuentas de gastos de Remuneraciones, Servicios, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y de Capital y Depreciación, Activos y Pasivos Contingentes y Caja Chica que representan el 100% de los activos y el 99,92% de los egresos, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichas cuentas y comprobar su correspondencia con el marco normativo contable.

¿Por qué es importante?

Con este estudio se coadyuva al cumplimiento de la obligación que establecen los artículos 181 y 184 de la Constitución Política, el artículo 52 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, donde se dispone que la Contraloría General de la República debe remitir la liquidación del presupuesto ordinario y de los extraordinarios de la República que se hubieran acordado a la Asamblea Legislativa, junto con su dictamen, así como fiscalizar la ejecución y liquidación presupuestaria. Además, se promueven mejoras significativas en la gestión financiera del MOPT. Se refiere a la relevancia de los hallazgos del producto en cuanto a su vinculación con el valor agregado a la mejora de la gestión de la Hacienda Pública.

¿Qué encontramos?

En el estudio sobre las cuentas indicadas, se observó, entre otros, en relación con los Bienes Duraderos, según Balanza de Comprobación, un saldo de ¢1.027.915.915.361 al 31 de diciembre 2014, el cual presenta una diferencia acumulada de ¢126.865.300.039, en el Sistema de Registro y Control de Bienes de Administración Pública (SIBINET) y el SIGAF (módulo contable), específicamente para el período 2014, la diferencia fue de ¢14.055.205.564. El Registro Contable de Altas de Activos Duraderos por inventario inicial, en la cuenta “Construcciones Infraestructuras”, presentó una diferencia de ¢1.770.951.701,50 al 31 de diciembre 2014. En la cuenta denominada “Construcción en Proceso Edificios e Instalaciones” del MOPT que presenta un valor en libros por ¢471.301.964.917 se incorporan tanto “Obras en proceso” como activos en uso o sea bienes terminados, adicionalmente no se ha cumplido a cabalidad la disposición emitida en el Informe Nro. DFOE-SAF-IF-03-2013, “INFORME DE LA AUDITORIA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES SOBRE EL RUBRO DE BIENES, AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011”, en lo referente a: “Proceder al levantamiento del inventario de los bienes duraderos que se encuentran bajo la administración del MOPT y efectuar los ajustes que correspondan en el sistema SIBINET”, lo que continua afectando el saldo de la cuenta de Bienes Duraderos y por tanto la Depreciación Acumulada y el gasto por Depreciación.

Con respecto a los activos y pasivos contingentes, el MOPT como actor y demandado ha definido la pretensión inicial por un monto de ¢135.471.233,35 y de ¢20.497.015.430,08 respectivamente, para el período 2014; sin embargo, los reportes que se remiten a la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN) sobre esta materia presentan omisiones de asuntos requeridos por dicha Dirección y para el período 2014 no se logró determinar si se depuró algún caso de la información remitida por la Procuraduría General


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de la República sobre los procesos litigiosos y las Resoluciones en Firme reportadas por el MOPT no han sido registradas por la DGCN.

Al ejecutar pruebas de control en los registros de bienes del SIBINET, sobre la base de datos reportada al 31 de diciembre de 2014, se detectaron inconsistencias tales como: 734 bienes, cuyo valor de compra corresponde a ₡58.625.268,28 se encuentran a nombre de cincuenta y un exfuncionarios, setenta bienes no tienen anotado el nombre de la persona responsable de su custodia, ciento quince terrenos tienen 2, 3 o más veces repetido el número de folio real, ciento cincuenta y siete vehículos cuyo valor en libros asciende a ₡2.870.913.954,7, indican en el campo denominado “NUMERO_DE_PLACA_AUTOMOTORES” los caracteres "0", "00", "000", entre otros, setecientos noventa y dos vehículos con valor en libros total de ₡1.573.196.251,03, tienen placas repetidas, en 20 casos una misma placa se repite hasta 11 u 10 veces.

En el Ministerio se efectuaron diversas contrataciones por un total de ¢1.634.343.087,91 y de este monto se giraron anticipos de dineros por la suma de ¢1.471.984.366,00, que corresponde al 90% del total contratado. En el 83% de esas contrataciones se anticipó el 100% del monto contratado sin haber iniciado las obras, y en el restante 17% se anticipó un 64.5% del monto total contratado, ya iniciada la obra.

No se tiene la práctica de archivar de manera ordenada los expedientes que contienen la información de los terrenos propiedad del MOPT, los cuales carecen de la numeración correspondiente y no cuentan con un índice. Algunos expedientes no contienen documentos importantes.

Para las adquisiciones con fondos de caja chica, entre las fechas en que se establece la necesidad de un bien o servicio y la orden de pedido correspondiente, en el 64% de la muestra, esa demora va desde uno hasta cuatro meses, período que se considera excesivo. Además, en el 41% del total revisado se observó que los servicios contratados corresponden a arreglos de vehículos que posteriormente también fueron objeto de otra reparación, a veces en fechas muy cercanas entre un servicio y otro. Asimismo, la mayoría de los documentos que justifican los egresos revisados son omisos en cuanto a las características de los vehículos reparados (número de placa, motor, chasís), entre otros.

Todo lo anterior genera que se inobserven los principios contables de registro y periodo contable, dado que el MOPT no suministra información y datos confiables e íntegros y de manera oportuna para que la DGCN efectúe los registros contables para su incorporación dentro de la Contabilidad Patrimonial. Cabe destacar que el avance que ha realizado el Ministerio al 31 de diciembre de 2014 para el correcto registro de los Bienes Duraderos ha sido incipiente y por tanto es necesario realizar mayores esfuerzos para agilizar dichos registros.

¿Qué sigue?

Con el fin de subsanar los asuntos señalados se emitieron a las autoridades competentes del MOPT una serie de disposiciones para mejorar el Sistema de Control Interno y la administración de riesgos que de manera directa e indirecta afectan los saldos de las cuentas de balance: Bienes Duraderos, Depreciación Acumulada, Activos y Pasivos Contingentes y Caja Chica; así como de las cuentas de Gastos de Remuneraciones, Servicios, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y de Capital y Depreciación, presentadas en la información financiera del Poder Ejecutivo para el ejercicio económico 2014.





INFORME N. ° DFOE-IFR-IF-01-2016



INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES (MOPT) SOBRE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,

CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ECONÓMICO 2014

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1 El artículo 52 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), establece a la Contraloría General la obligación de remitir un informe sobre el resultado contable del período a la Asamblea Legislativa, con fundamento en las competencias que le confieren al órgano de control en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política; 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica Nro. 7428, y en cumplimiento del Plan de Trabajo del Área de Fiscalización de Servicios de Infraestructura de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.2 Examinar la información financiera del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, contenida en la Liquidación del Presupuesto de la República y los Estados Financieros del Poder Ejecutivo correspondientes al ejercicio económico 2014, con


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el fin de emitir la opinión sobre su razonabilidad y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable.

NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.3 La auditoría comprendió la revisión de la información financiera del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, correspondiente al ejercicio económico 2014, período que se amplió en los casos que se estimó necesario.

1.4 Se revisaron los registros de las cuentas de Bienes Duraderos por un monto de

¢1.027.915.915.3611, Depreciación Acumulada por ₡38.598.615.883, Gastos

Corrientes: Remuneraciones ¢40.443.693.269, Servicios ¢15.613.154.763, Materiales y Suministros ¢9.962.562.878, Transferencias Corrientes ¢28.191.913.286 y de Capital por un monto total ¢258.116.898.063 y Depreciación por ₡24.287.997.535, que representan el 100% de los activos y el 99,92% de los egresos, según la Balanza de Comprobación para el ejercicio económico 2014, así como Activos y Pasivos Contingentes con pretensiones iniciales definidas por parte del MOPT, respectivamente, en ¢135.471.233,35 y ¢20.497.015.430,08 y Caja Chica por ¢30.000.000,00.

1.5 Para la realización de este estudio se consideró lo estipulado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), el Manual del Procedimiento de Auditoría de la Contraloría General de la República, los lineamientos establecidos en las Normas de Auditoría emitidas por la INTOSAI y las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs).

GENERALIDADES DEL PROCESO ACERCA DE LA AUDITORÍA

1.6 El MOPT es una institución pública creada a partir de la promulgación de la Ley Nro. 3155, del 5 de agosto de 1963 y sus reformas, especializada en transporte, responsable de brindar servicios e infraestructura con calidad que permitan el desplazamiento seguro y eficiente de usuarios y mercancías, que contribuyan al crecimiento económico y social, así como con la competitividad del país, en armonía con el ambiente.

1.7 La ejecución de estos recursos se registra en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) y es la Contabilidad Nacional, ente rector del Subsistema de Contabilidad instituido en el artículo 90 de la LAFRPP, la cual lleva a cabo la generación del Balance de Comprobación del Ministerio, con el objetivo de visualizar el resultado contable del MOPT, así como para elaborar los Estados Financieros Consolidados del Poder Ejecutivo.

1.8 Las cuentas examinadas en el desarrollo de esta auditoría, fueron seleccionadas en razón de que representan el 100% de los activos y el 99.92% de los egresos, según la Balanza de Comprobación, cabe destacar que la única cuenta que no se consideró fue la de Gastos financieros por interés sobre préstamos, además se estudiaron los Activos y Pasivos Contingentes y la Caja Chica.

1 ¢1.066.514.531.244,2 - ¢38.598.615.883 (depreciación acumulada) = ¢1.027.915.915.361


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1.9 En el ámbito normativo, el MOPT se encuentra regulado por lo establecido en la LAFRPP, la cual indica que los entes custodios de fondos públicos se encuentran supeditados al cumplimiento de las directrices, circulares, suministro de información y demás ordenamientos generados por la Contabilidad Nacional.

1.10 Por otra parte, la responsabilidad sobre el registro, control y seguimiento de las transacciones financieras generadas recae sobre la Administración, la cual debe observar la normativa citada en el párrafo anterior, así como el acatamiento de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense.

METODOLOGÍA APLICADA

1.11 Se revisó la existencia, suficiencia y aplicación de controles y procedimientos que permitan la adecuada identificación y tratamiento contable de los bienes duraderos y gastos según corresponda. El examen abarcó la ejecución de procedimientos de auditoría, diseñados para obtener evidencia suficiente y apropiada en relación con la razonabilidad de las cuentas previamente citadas de acuerdo con el respectivo marco normativo y técnico aplicable.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS

1.12 Los resultados, conclusiones y disposiciones del presente estudio fueron expuestos el día 15 de diciembre de 2015 a los siguientes funcionarios del MOPT: Máster. Ing. Cristopher Cortés Zúñiga, Asesor de Despacho, Lic. Jorge Salazar Vargas, Asesor de Despacho y Licda. Katia Arley León, Asesora del Despacho.

1.13 Además, en esa misma reunión se le hizo entrega del borrador del informe a la Administración; según oficio N°DFOE-IFR-0534(18434) del 14 de diciembre de 2015 solicitándole hacer las observaciones que estimaran pertinentes de previo a la emisión final del producto, para lo cual se concedió un plazo de cinco días hábiles.

1.14 Cabe aclarar que al borrador del presente informe no se presentaron observaciones por parte del Ministro del MOPT.


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2. RESULTADOS

REGISTRO Y CONTROL DE BIENES DURADEROS

Registro Contable

2.1 Los Bienes Duraderos, presentan en la Balanza de Comprobación (SIGAF), un saldo de ¢1.027.915.915.361 al 31 de diciembre 2014, dicho valor mantiene una diferencia de ¢126.865.300.039, con el Sistema de Registro y Control de Bienes de Administración Pública (SIBINET) que registra un monto de ¢901.050.615.322. Además, específicamente para el período 2014 los registros contables de altas de la cuenta de bienes duraderos según el SIBINET y el SIGAF presentan una diferencia de ¢14.055.205.564. De conformidad con consulta realizada a la DGCN en relación con las diferencias entre SIGAF y SIBINET informó lo siguiente:

“En consecuencia al día de hoy el MOPT tiene serios atrasos, en el registro bienes duraderos en el auxiliar del SIBINET. Además a la Contabilidad Nacional, no se la (sic) reportado los bienes registrados anteriores lo cual es imposible para nosotros identificar. A continuación les detallo los registros de compras de períodos anteriores pendientes de registrar… / Por su parte la Contabilidad Nacional ha capacitado en varias ocasiones a los funcionarios del MOPT de cómo conciliar y últimamente se realizaron varias sesiones de trabajo con el fin de colaborar, diferencias pueden estar afectando el período 2013 y 2014.”.

2.2 Como se puede observar en el cuadro que se presenta seguidamente se detallan las diferencias de los saldos acumulados SIGAF y SIBINET por los diferentes rubros.


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2.3 Aunado a lo anterior, en la cuenta “Construcciones Infraestructuras” la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN) registró 408 puentes por un valor de ¢399.297.988.523,51 y el Departamento de Registro y Control Patrimonial (DEPATRI) los anotó en el SIBINET por ¢401.068.940.225,01, presentándose una diferencia de ¢1.770.951.701,50. En relación con lo anterior el Ministerio de Hacienda, “Dirección de Supervisión y Control”, informó a esta Contraloría General (CGR) lo siguiente:

“En verificación del archivo, efectivamente existen diferencias en los valores adquisitivos de los bienes, entre lo registrado por la Contabilidad Nacional y el archivo generado, “Inclusiones MOPT 2014”, este último, actualizado según oficio DGABCA‐CS‐0387‐2015. Lo anterior, se debe a la modificación del Valor de Compra de los bienes placas: 0209020383- 0209020392- 0209020395 –0209020521- 0209020656- 0209020417.”.

2.4 Las diferencias anteriores se deben a que no se realizan las respectivas conciliaciones mensuales oportunamente entre los sistemas SIGAF y SIBINET de la partida de Bienes Duraderos. El MOPT no envía el reporte con la información completa de los bienes que le sirvan de insumo a la DGCN para considerarlos en la elaboración de los Estados Financieros del Poder Ejecutivo y existen errores de registro de períodos anteriores que se deben a digitación incorrecta de los datos y que se han ido acumulando.

2.5 En virtud de lo anterior se inobservan el principio contable de registro y de la obligación de mantener los registros actualizados; además, se afecta la integridad y confiabilidad de las bases de datos de los sistemas citados, y ocasiona que tampoco se entregue información completa a la DGCN.

2.6 Al respecto la Directriz Nro. CN-001-2010, relativa a conciliación de los registros contables de la partida de bienes duraderos de los registros en el SIBINET y el SIGAF, establece que todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1, inciso a) de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), deberán realizar conciliaciones mensuales durante cada ejercicio económico y el principio contable de registro refiere a que todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se presenten, sin que existan vacíos, lagunas o saltos en la información registrada.

Integridad Base de Datos del SIBINET

2.7 La base de datos sobre el registro de bienes, SIBINET, al 31 de diciembre de 2014, contiene datos incorrectos e incompletos: 734 bienes, cuyo valor de compra corresponde a ₡58.625.268,28, se encuentran a nombre de cincuenta y un exfuncionarios, setenta (70) bienes no tienen anotado el nombre de la persona responsable de su custodia, ciento quince (115) terrenos tienen 2, 3 o más veces repetido el número de folio real, ciento cincuenta y siete (157) vehículos cuyo valor en libros asciende a ₡2.870.913.954,7; indican en el campo denominado “NUMERO_DE_PLACA_AUTOMOTORES” los caracteres "0", "00", "000", entre


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otros, setecientos noventa y dos vehículos (792) con valor en libros total de ₡1.573.196.251,03, tienen placas repetidas, en 20 casos una misma placa se repite hasta 11 u 10 veces, treinta y seis (36) funcionarios tienen asignados activos en diferentes dependencias o unidades. Cabe señalar que situación similar fue informada por esta Contraloría General en períodos anteriores. Adicionalmente, el registro de los bienes no se realizó con la oportunidad requerida, dado que cuatrocientos noventa y cinco bienes duraderos (495) cuyo valor asciende a ₡1.685.378.544,18, corresponde a activos adquiridos con una antelación que oscila entre 100 y 652 días previos al registro.

2.8 El artículo 2º del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central indica que es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales de cada Ministerio, mantener un registro actualizado del patrimonio de la Institución.

2.9 Además, el principio de registro señala que todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en estricto orden cronológico conforme éstos se produzcan, sin que se presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada.

2.10 Lo anterior obedece a la ausencia de una actividad de control eficaz que permita verificar la calidad de la información registrada para detectar registros de activos con errores de digitación u omisiones en la información; así como que las dependencias y ejecutores de programas que adquieren los bienes no reportan oportunamente la información requerida al DEPATRI para que proceda a su registro en el SIBINET; y además, las dependencias no gestionan la eliminación de bienes asignados a exfuncionarios, son hechos que generan la situación citada.

2.11 Y como consecuencia se genera información que no es confiable por lo que existe el riesgo de uso de los bienes en un fin diferente al definido por el MOPT y se incrementa el riesgo de pérdida, lo cual ocasiona incertidumbre y no se puede confiar en la información. Además se incumple el principio de registro.

Revelación Contable

2.12 La cuenta de Bienes Duraderos del MOPT en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2014, presenta un monto total neto de ¢1.027.915.915.361.42. Pese a la importancia cuantitativa de esta cuenta, en las notas de dichos Estados Financieros, para el año terminado en esa misma fecha, no se hace referencia a las altas de activos por traslado e inventario inicial, por la suma de ¢405.208.720.876,69, ni a información como la naturaleza de los registros, y otros datos de importancia.

2.13 El Principio de revelación suficiente establece que los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del ente y, de esta manera, sean la base para la toma de decisiones.

2.14 Esta situación se debe a que el Ministerio no tiene la práctica de comunicar a la DGCN la información de importancia para que se revele en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo.


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2.15 Lo anterior ocasiona que los usuarios de la información financiera no comprendan claramente las transacciones del Ministerio y que la insuficiente información financiera contenida en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, específicamente sobre las transacciones del MOPT pueden conducir a errores de interpretación y a toma de decisiones incorrectas por los competentes o usuarios.

Registro de Obras en Proceso

2.16 La cuenta denominada “Construcción en Proceso Edificios e Instalaciones” del MOPT presenta un valor en libros por ¢471.301.964.917, dicha cuenta se clasifica en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo en “Obras en proceso”, según la naturaleza de la cuenta dicha presentación no es correcta dado que parte de esos bienes no corresponden a obras en proceso sino a activos en uso y terminados.

2.17 Según consulta efectuada a la Unidad de Registro Patrimonial de la Dirección de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda sobre dicha situación se informó lo siguiente:

“En el momento que la obra en proceso se encuentra terminada el ministerio de acuerdo al procedimiento establecido procederá a registrar el bien ya terminado en una cuenta de activos fijos del SISTEMA SIBINET. En el momento que el ministerio ya registró el bien terminado, la Dirección General de Bienes envía a la Contabilidad Nacional cada cierre de mes un reporte certificado de las ALTAS del mes por cada ministerio registradas en el SISTEMA SIBINET. Este reporte lo utiliza la Contabilidad Nacional como soporte para hacer el registro contable en el SIGAF en las cuentas de activo fijo terminado y sujeto a depreciación. En caso de que el bien terminado se registre como inventario inicial el ministerio o la fuente primaria de registro está obligada a informar a la contabilidad del registro que hizo en el SISTEMA SIBINET y suministrar la documentación de respaldo.”.

2.18 Adicionalmente, la Directriz Nro. CN-002-2010, señala que dentro de la clasificación de Activos Fijos se debe contemplar la cuenta de “Construcciones en proceso” cuyo saldo es deudor, y comprende los costos y demás gastos incurridos para la construcción o ampliación de inmuebles, y hasta el momento en que dichos bienes se encuentren en condiciones de ser utilizados por el ente público para el destino o afectación que corresponda al cometido estatal.

2.19 Dado que como se puede observar existe un procedimiento para reportar las obras terminadas, esta CGR considera que por parte del Ministerio falta un análisis efectivo de la cuenta “Construcción en Proceso Edificios e Instalaciones” para determinar claramente la totalidad de las obras terminadas y comunicar a la DGCN los activos terminados para que se proceda a clasificarlas correctamente.

2.20 Dicha situación afecta la integridad y exactitud de la información contable, y se podría limitar la comprensión de dicha información para toma de decisiones.


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Activos y Pasivos Contingentes

2.21 El MOPT como actor y demandado ha definido la pretensión inicial por un monto de ¢135.471.233,35 y de ¢20.497.015.430,08, respectivamente, para el período 2014; no obstante, los reportes que se remiten a la DGCN sobre esta materia presentan omisiones de asuntos requeridos por dicha Dirección. Por ejemplo, en numerosos casos no se hace referencia alguna a los montos de “Pretensión Inicial” y “Resolución en firme”, tratándose del MOPT en calidad de Actor; y además, en la mayoría de los casos tampoco se indica ninguna cifra cuando ese Ministerio figura como Demandado, correspondiente a “Pretensión Inicial”, “Resolución Provisional” y “Resolución en firme”. Adicionalmente, se comprobó que esa información no es reportada en los primeros cinco días hábiles de cada mes, sino que en la mayoría de los casos se hace a destiempo. Aunado a lo anterior las Resoluciones en Firme reportadas por el MOPT no han sido registradas por la Contabilidad Nacional.

2.22 El oficio Nro. DCN-0536-2013 del 4 de junio de 2013 remitido por la DGCN indica que cada Ministerio debe remitir de manera mensual un informe que contenga toda aquella información relacionada a los procesos del Ministerio que se tramitan en Sede Judicial, tanto en condición de actor como de demandado, en los primeros cinco días hábiles de cada mes. La Norma 5.6. establece que se debe recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios y en la norma 5.7.3. se indica que la información debe comunicarse al destinatario con la prontitud adecuada y en el momento que se requiere, ambas contenidas en las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP).

2.23 Dicha situación se debió a una gestión inoportuna e ineficaz de las Direcciones Financiera y Jurídica del MOPT en materia de Activos y Pasivos Contingentes.

2.24 La situación planteada podría conllevar a que la información contable remitida a la DGCN no permita que los Estados Financieros del Poder Ejecutivo contengan datos útiles, significativos e íntegros. En general hay incertidumbre sobre la información que se remite a la DGCN.

Análisis y depuración de la información litigiosa

2.25 No se obtuvo evidencia de que para el período 2014 el MOPT realizara el estudio correspondiente para depurar la información remitida por la Procuraduría General de la República (PGR), de los procesos litigiosos en que ese Ministerio tiene participación; sino que es hasta el 31 de agosto de 2015, que se investigó y depuró aproximadamente en el 14,20% del total de casos recibidos de la Procuraduría General de la República (PGR), específicamente para los casos en que el MOPT es demandado; y además, cuando el MOPT actúa en calidad de Actor, no se logró establecer ni un porcentaje de casos depurados.

2.26 En relación con estos hechos, es preciso destacar la norma 4.4.5. de las NCISP sobre la competencia de realizar verificación para corroborar la exactitud de los registros con el propósito de determinar cualquier diferencia y adoptar cuando proceda las medidas correspondientes para su corrección.


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2.27 Adicionalmente, el principio de revelación suficiente establece que los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos de la institución.

2.28 La causa de esta falta de análisis y depuración de la información se debe a una confusión inicial de responsabilidades entre la Dirección Jurídica y la Dirección Financiera del MOPT.

2.29 De esta manera, no se cuenta con la información exacta y completa sobre los activos y pasivos contingentes del MOPT para permitir a los usuarios comprender la naturaleza, fecha de vencimiento e importes de las anteriores partidas, lo cual es útil para una toma de decisiones efectiva.

2.30 De seguido se presenta un Cuadro sobre la Revisión y depuración de los datos recibidos de la Procuraduría General de la República (PGR).

CUADRO NRO. 2

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES ACTIVOS Y PASIVOS CONTINGENTES DEL MOPT

REVISIÓN Y DEPURACIÓN DE LOS DATOS RECIBIDOS DE LA PGR AL 31 DE AGOSTO DE 2015

Cantidad de casos según

PGR

Cantidad revisada por

el MOPT

Porcentaje revisado por el

MOPT

MOPT-ACTOR 78 0 0

MOPT-DEMANDADO

851 132 15.5

TOTAL 929 132 14.2

Fuente: Elaboración propia a partir de oficio Nro. DAJ-2015-4887 del 8 de octubre de 2015, suscrito por el Director Jurídico del MOPT.

Anticipos de dinero a contratistas

2.31 En el artículo 35 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa se estipula, en lo que interesa, que aunque el pago al contratista procede una vez que se ha recibido a satisfacción el bien o servicio, pueden hacerse adelantos de pago por concepto de materiales, aplicable a contratos de obras pública. Además, se indica que existe la facultad de convenir pagos por anticipado cuando ello obedezca a una costumbre o uso derivado de la práctica comercial, debidamente comprobado; una consecuencia del medio de pago utilizado o las condiciones de mercado así lo exijan, como en el caso de suscripciones periódicas o alquileres. en


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los Contratos de Obra Pública de Construcción y Mantenimiento 2, se conceptualiza los anticipos de dinero en los contratos como el monto del precio contractual que se concede de previo al inicio de la obra y contra presentación de una garantía colateral adicional a la de cumplimiento, que deberá respaldar el total del monto dado en anticipo, siempre que se encuentre debidamente autorizado en el cartel o pliego de condiciones, recursos que deben ser destinados para adquirir o pagar insumos de los costos directos.

2.32 En resumidas cuentas, se admite que en los contratos de obra pública el ente contratante brinde una suma de dinero al momento de la suscripción del documento contractual, con el fin de que el contratista pueda financiar la compra o el pago de insumos de los costos directos para dar inicio a la obra contratada; posibilidad que debe estar contemplada desde el cartel del procedimiento que da lugar al contrato de obra en particular y respaldada obligatoriamente por los razonamientos técnico y jurídico correspondientes, siempre que los montos a pagar sean ponderados por la propia Administración contratante, a efecto de que la misma determine la razonabilidad de la suma a girar y sin que se caiga en erogaciones que luego sean de difícil recuperación.

2.33 No obstante la vasta normativa existente en materia de anticipos de pago, se comprobó que en el MOPT se efectuaron diversas contrataciones por un total de ¢1.634.343.087,91 y de este monto se giraron anticipos de dineros por la suma de ¢1.471.984.366,00, que corresponde al 90% del total contratado. En el 83% de esas contrataciones se anticipó el 100% del monto contratado sin haber iniciado las obras, y en el restante 17% se anticipó un 64,5% del monto total contratado, ya iniciada la obra.

2.34 La posibilidad de otorgar esos pagos de manera anticipada se hizo a través de adendas a los respectivos contratos y se sustentaron en oficios del Director de Edificaciones Nacionales del MOPT; todo lo cual contó con la aprobación interna de la Dirección Jurídica del Ministerio.

2.35 Dicha práctica resulta improcedente al efectuar anticipos de dineros sin observar la normativa técnica y jurídica aplicable, así como interpretación errónea de la normativa que rige para anticipos de dineros.

2.36 En razón de lo anterior, la Administración puede enfrentarse al riesgo de que no se construyan las obras o proyectos o que no se cumpla con lo acordado y por tanto no se satisfacen las necesidades públicas; y además, eventualmente el contratista podría utilizar los recursos en fines distintos para los que fueron girados.

2 Según Decreto Ejecutivo Nro. 33114-MEIC, publicado en La Gaceta Nro. 94 del 17 de mayo

de 2006.


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Archivo y soporte documental de expedientes

2.37 No se tiene la práctica de archivar de manera ordenada los expedientes que contienen la información de los terrenos propiedad del MOPT, los cuales carecen de la numeración correspondiente y no cuentan con un índice. Además, algunos expedientes no contienen documentos tales como la escritura o título de propiedad y aunado a lo anterior, no se suministró a esta Contraloría General el 20% de los expedientes del total de la muestra requerida; todo ello a pesar de que la mayoría de los inmuebles incluidos en la muestra analizada, fueron adquiridos en fechas recientes; esto es, entre el 2001 y el 2013.

2.38 La NCISP 4.4.1, establece que los actos administrativos deben documentarse oportunamente, y la 5.4 indica que debe existir una adecuada gestión documental; adicionalmente la Ley General de la Administración Pública (LPGA) no establece expresamente la foliatura del expediente, pero si se deduce la necesidad de que estén completos (artículos 217 y 296.1); además de que es un elemento esencial del debido proceso, sobre todo si se considera que eventualmente se pueden derivar procesos judiciales por eventuales demandas.

2.39 Dicha situación se debe a que no se ha aplicado un método eficaz de archivar los expedientes y organizar la documentación que éstos deben contener.

2.40 Por tanto, existe una alta probabilidad de materialización de riesgos relacionados con pérdida o extravío de documentos, dificultad para localizar documentos específicos que deberían encontrarse en los expedientes, se pierde la trazabilidad del proceso utilizado en la adquisición y uso de los terrenos, se materializa el riesgo de reprocesos en caso de ser necesario algún documento de los expedientes. Además, se limita conocer oportunamente el extravío de los expedientes y se les podría dar un uso no autorizado por la Administración.

FONDO CENTRAL DE CAJA CHICA

Control y requisitos documentales

2.41 Según el análisis realizado, en su mayoría relacionado con gastos por reparaciones de vehículos de la División Marítimo Portuaria, Programa 328, en promedio se emplearon 42 días calendario entre las fechas en que se establece la necesidad de un bien y/o servicio y la orden de pedido correspondiente, período que se considera excesivo para una adquisición con fondos de caja chica, situación que se agrava en virtud de que en el 64% de la muestra esa demora va desde uno hasta cuatro 4 meses.

2.42 Además, en el 41% del total revisado se observó que los servicios contratados corresponden a arreglos de vehículos que posteriormente también fueron objeto de otra reparación, a veces en fechas muy cercanas entre un servicio y otro. Hechos similares y otros fueron también considerados en documentos de la Auditoría General. La mayoría de los documentos que justifican los egresos revisados son omisos en cuanto a las características de los vehículos reparados (número de placa, motor, chasís) etc.


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2.43 En el 100% del total de la muestra no consta el recibido conforme del bien o servicio adquirido.

2.44 El Decreto Nro. 32874-H, Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, en su Artículo 2º. Definición del Fondo Fijo-Caja Chica, establece que para los efectos, los Fondos de Cajas Chica en las instituciones autorizadas del Estado lo constituyen los anticipos de recursos que concede la Tesorería Nacional para realizar gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente.

2.45 El Procedimiento Compras por Caja Chica Central PA-2013-618-(14), versión 4 (vigente) y el Procedimiento Solicitud de Compras por Caja Chica Central (PA-2014-588), versión 5, indican que el fondo de caja chica tiene como objetivo principal cubrir los gastos menores, no previsibles o urgentes y que no pueden ser provistos en tiempo y forma a través del proceso habitual de adquisiciones y contrataciones que se generan por medio de la Proveeduría Institucional.

2.46 La presente debilidad se debe a una incorrecta supervisión y descuido de los funcionarios que ejecutan la labor y se desvirtúa el objetivo del Fondo de la Caja Chica Central, el cual fue instituido para realizar gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente, la falta de información dificulta identificar que los vehículos son propiedad del MOPT, existe el riesgo de que se cancelen bienes y/o servicios que no cumplan con los requerimientos solicitados y se podría estar incurriendo en un indebido fraccionamiento de compras, para obviar los procesos normales de adquisición, con la consecuente evasión del impuesto sobre la renta en aquellas contrataciones que así lo ameriten.

3. CONCLUSIONES

3.1 La Contraloría General evaluó en el MOPT la razonabilidad de los saldos incluidos en las cuentas de Bienes Duraderos, Depreciación Acumulada, los Gastos por Remuneraciones, Servicios, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y de Capital y Depreciación, así como Activos y Pasivos Contingentes y Caja Chica a partir de lo cual se determinó la necesidad de reforzar los esfuerzos que hasta el 31 de diciembre de 2014 se han realizado para mejorar en relación con el control interno y la gestión de riesgos en asuntos como: diferencias entre lo registrado en los sistemas del SIGAF y SIBINET en relación con los bienes duraderos, así como en el registro contable de las altas de los bienes duraderos de ese período, el registro incorrecto en la cuenta “Construcciones Infraestructuras” en relación con puentes, las deficiencias en los registros de las bases de datos del SIBINET, lo que afecta la calidad de la información; la revelación de las altas de activos por traslado e inventario inicial; la cuenta de “Construcciones en proceso” que considera en sus registros activos en uso y terminados; además, la información referente a Activos y Pasivos Contingentes a la DGCN y la información que contienen los reportes sobre dichos litigios, y la oportunidad con que se remiten; la concesión de anticipos de dinero a contratistas, por el total del valor de las obras sin haber iniciado las obras contratadas, los documentos que contienen los


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expedientes sobre terrenos que se encuentran incompletos y desorganizados, la revelación de los activos y pasivos contingentes, y el uso que se da a la caja chica central del Ministerio; debilidades que afectan la razonabilidad de los montos presentados en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2014.

3.2 En virtud de lo anterior, esta Contraloría General ha girado una serie de disposiciones a las autoridades competentes del Ministerio, con el propósito de que se instauren las medidas de control para corregir las debilidades detectadas y garantizar la presentación razonable de la información financiera.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, y sin perjuicio de otras eventuales acciones de fiscalización posterior que pudieren efectuarse posteriormente, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

AL LIC. CARLOS SEGNINI VILLALOBOS, EN SU CALIDAD DE MINISTRO DE OBRAS

PÚBLICAS Y TRANSPORTES O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.3 Instruir a la jefatura del DEPATRI realizar mensualmente y en tiempo las conciliaciones de los bienes registrados tanto en el SIBINET como en el SIGAF, durante el período en que ocurren, así como ordenar que se realice el estudio de las diferencias entre los registros de ambos sistemas para cumplir oportunamente con la remisión de la conciliación de los registros contables del período a la DGCN, y en caso de detectarse errores hacer la corrección de manera oportuna. Sobre el particular, remitir documento certificado a esta Contraloría General en el cual se haga constar el cumplimiento de lo solicitado, en un plazo de cuatro meses calendario, a partir de la recepción de este informe. (Ver párrafos 2.1 a 2.6).

4.4 Ordenar el fortalecimiento de los mecanismos de supervisión sobre la calidad de la información de los bienes contenidos en el SIBINET, de forma tal que se detecte oportunamente errores de digitación, se corrijan y se comuniquen a los interesados. También, definir una política que establezca eventuales responsabilidades en caso de incumplirse las diferentes actividades que permiten el correcto registro y control de bienes en el SIBINET, considerando el bloque de legalidad aplicable. Para la acreditación de esta disposición se deberá remitir certificación sobre el cumplimiento de esta disposición en los términos indicados


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en un plazo de cuatro meses contados a partir de la recepción del informe. (Ver

párrafos 2.7 a 2.11).

4.5 Instruir al DEPATRI del MOPT comunicar periódicamente información financiera de importancia sobre transacciones llevadas a cabo por ese Ministerio a la DGCN para que se revelen en las notas de los Estados Financieros del Poder Ejecutivo. Para la acreditación de esta disposición se deberá remitir certificación sobre su cumplimiento en los términos indicados en un plazo de cuatro meses contados a partir de la recepción del informe. (Ver párrafos 2.12 a 2.15).

4.6 Ordenar al DEPATRI realizar un estudio para determinar el valor de los bienes que se encuentran en uso y que no obstante, se registran como “Obras en proceso” e informar a la DGCN para que se considere dicha información en la elaboración de los Estados Financieros y se reclasifiquen. La acreditación de esta disposición se dará por cumplida con la remisión de una certificación que detalle su cumplimiento en los términos indicados en un plazo de seis meses contados a partir de la recepción del informe. (Ver párrafos 2.16 a 2.20).

4.7 Ordenar a la Dirección Financiera y la Dirección Jurídica que informen a la DGCN, en los primeros cinco días hábiles de cada mes, de manera completa, el reporte de los Activos y Pasivos Contingentes en los que el MOPT figura como actor o como demandado. El cumplimiento de esta disposición se acreditará mediante la remisión de oficio certificado, en un plazo de cuatro meses calendario, a partir de la fecha de la orden emitida por el Ministro donde se indique expresamente que la información de marras se está enviando a la DGCN en las condiciones solicitadas. (Ver párrafos 2.21 a 2.24).

4.8 Ordenar a la Dirección Jurídica y a la Dirección Financiera, ambas del MOPT, que en el plazo de un mes calendario contado a partir de la fecha de recibido del informe, presenten para la aprobación de ese Despacho y para su debida implementación, un plan de acciones con su respectivo cronograma, que incluya la fecha de inicio y conclusión de las acciones, los responsables de su cumplimiento y las metas a alcanzar, que permita la depuración de la información recibida de la PGR-cuyo plazo no podrá ser mayor a cinco meses calendario. El cumplimiento de esta disposición se acreditará mediante certificación donde se haga constar que se cumplió la disposición en los términos indicados, en seis meses calendario, contado a partir de la fecha de recepción del informe y se remita un reporte sobre los resultados de su implementación, en el que se indique en términos absolutos y porcentuales, la cantidad de casos verificados y depurados en ese Ministerio; así como el avance o logro de las metas establecidas en ese instrumento de trabajo; y si procede, de las acciones correctivas pertinentes. (Ver párrafos 2.25 a 2.30).

4.9 Ordenar a la Dirección Financiera que se elimine la práctica de efectuar anticipos de dineros a los contratistas en las condiciones descritas, acción que procede únicamente en casos excepcionales y una vez que la Administración tenga plena seguridad del cumplimiento previo de los requisitos o condiciones indicadas en la normativa que rige la materia. Sobre el particular, se le solicita remitir dicha orden debidamente certificada a esta Contraloría General en un plazo máximo de quince días hábiles posteriores al recibo del informe. Además, en el plazo de seis meses calendario a partir del mandato emanado de su Despacho, se requiere la remisión


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de oficio certificado, donde conste que en las contrataciones efectuadas en ese período se observó lo ordenado. (Ver párrafos 2.31 a 2.36).

4.10 Ordenar al DABI que se elabore, divulgue e implemente un método para archivar los expedientes y organizar la documentación contenida en éstos, que permita su resguardo, de manera que se tenga una seguridad razonable de que no se extravíe ningún expediente ni los documentos que éstos contienen, así como que en caso necesario se pueda determinar la trazabilidad de la adquisición y uso de los terrenos y permita de manera fácil su localización. Para dar por acatada esta disposición se otorga un plazo de 4 meses calendario contados a partir de la fecha de recepción del presente informe. (Ver párrafos 2.37 a 2.40).

4.11 Ordenar al Director Financiero, que en adelante debe velar por el cumplimiento de lo establecido en la normativa que rige el uso y administración del Fondo de Caja Chica de ese Ministerio, de tal manera que esos dineros se destinen al pago de gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente. Para el cumplimiento de esta disposición se otorga un plazo de 1 mes calendario contado a partir de la fecha de recepción del presente informe y se acreditará con la remisión de oficio certificado donde conste que en los futuros desembolsos de caja chica se ha observado puntualmente el acatamiento de la normativa aplicable. (Ver párrafos 2.41 a 2.46).





ANEXO ÚNICO



MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES

DETALLE DE CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES DE AUDITORÍA FINANCIERA AÑOS ANTERIORES

Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación

Auditoría Número Fecha Oficio Fecha

DFOE-SAF-IF-03-2013

28/02/2013 4.3. Proceder al levantamiento del inventario de los bienes duraderos que se encuentran bajo la administración del MOPT y efectuar los ajustes que correspondan en el sistema SIBINET. Esta disposición deberá ser cumplida a más tardar el 30 de noviembre de 2013. Para acreditar su cumplimiento, se deberá remitir a esta Contraloría una declaración jurada sobre el grado de

DMOPT-6037-2014 (4)

DMOPT-6115-2014 (4)

DMOPT-1347-2015 (4)

DMOPT-2008-2015 (4)

27/11/2014

03/12/2014

23/03/2015

30/04/201

En oficio Nro. DMOPT-6037-2014 (4) del 27/11/2014, el Ministro indicó que: a) bienes muebles e intangibles: el proceso de contratación administrativa Nro. 2014-LA-000038-32600 fue declarado desierto, por lo que se giraron instrucciones para que el Departamento de Registro y Control Patrimonial realizara ese proceso; b) bienes inmuebles: se estima que a junio del 2015 se tendrá el 100 % de la información levantada y registrada en SIBINET; y luego se efectuará la verificación física de cada terreno; c) Red Vial Nacional: se estima que en junio del 2015 se tendrá levantada y registrada el 100% de bienes en el

En proceso de cumplimiento


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Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación


avance de dicho inventario, y el registro de los bienes respectivos en dicho sistema, así como de las acciones que se emprenderán para inventariar los pendientes a esa fecha. Ver puntos 2.9 a 2.23 de este informe.

DM-2015-3332

5

14/07/2015

SIBINET. Pendiente ajustes al SIBINET por parte de la DGABCA para incluir los datos de las carreteras. d) puentes: se estima que en enero del 2015 se tendrá levantada y registrada el 100% de bienes en el SIBINET. Pendiente ajustes al SIBINET por parte de la DGABCA para incluir los datos de los puentes.

Oficio Nro. DMOPT-6115-2014 (4) de 03/12/2014, el Ministro remitió el cronograma con la estimación de duración del inventario total de bienes muebles e intangibles, la cual se valora en un tiempo aproximado de 1 año y seis meses, iniciando en el mes de marzo del año 2015 y terminando en el mes de setiembre del 2016.

Oficio Nro. DMOPT-1347-2015 (4) de 23/03/2015, el Ministro informó que el Departamento de Registro y Control Patrimonial efectuó la inclusión de la información referente a 1457 puentes de la Red Vial Nacional en el sistema SIBINET.

Oficio Nro. DMOPT-2008-2015 (4) del 30/04/2015, el Ministro remitió informe de avance sobre las acciones realizadas para atender esta


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Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación


disposición; e indicó que respecto al inventario de bienes muebles e intangibles, se realizó el inventario físico de bienes de 25 dependencias y que se está analizando la información recopilada para proceder con los ajustes que correspondan en SIBINET. Sobre el inventario de la Red Vial Nacional, se está analizando la información suministrada por el Departamento de Medios de Transportes de la Dirección de Planificación Sectorial para el registro en el referido sistema. En relación con el inventario de bienes inmuebles, el Departamento de Adquisición de Bienes Inmuebles está finalizando con el análisis de la información para remitirlos al Departamento de Registro y Control Patrimonial a fin de que sean ingresados en el SIBINET.

Oficio Nro. DM-2015-3332 del 14/07/2015, el Ministro informó que se ingresó en el SIBINET la información de 406 carreteras.

4.4 Conciliar los saldos de las cuentas que

DM-2015-3332

14/07/2015

Según oficio Nro. DM-2015-3332 del 14/07/2015, el Ministro de Obras


Es importante


4




Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación


componen el rubro de Bienes Duraderos correspondientes al Ministerio de Obras Públicas y Transportes, registrados en el sistema SIBINET, con los correspondientes saldos contables que ese Ministerio mantiene registrados en el módulo de contabilidad en el sistema SIGAF. Para su cumplimiento, ese Ministerio deberá remitir, a más tardar el 30 de noviembre de 2013, un documento que certifique la conciliación efectuada entre ambos registros. Ver puntos 2.1 a 2.8 de este informe.

DM-2015-4684

02/10/2015

Públicas y Transportes indicó que se realizó reunión con la Contabilidad Nacional para aclarar algunas inquietudes con relación a la conciliación de las cuentas. Al respecto se determinó que la información remitida por la Contabilidad Nacional para hacer la conciliación era errónea, por lo que se debió gestionar nuevamente. La Contabilidad Nacional ya remitió la información correcta. Conforme a lo anterior, se realizaron la mayoría de los ajustes al SIBINET; sin embargo, se hacen consultas a los Ejecutores de Programas para determinar si corresponde el plaqueo y registro de otros bienes.

Según oficio Nro. DM-2015-4684 del 02/10/2015, el Ministro de Transportes a. i. informó que todas las diferencias de las cuentas tanto de la conciliación de compras como la conciliación de saldos del año 2011 se identificaron y se envió la información a las Unidades Ejecutoras para su análisis. Adjunta cuadro con la conciliación de las

resaltar que esta situación identificada en el DFOE-SAF-IF- 03-2013, corresponde a debilidades que se presentan en el periodo 2013 estudiado por esta auditoría, donde la diferencia entre el auxiliar de bienes SIBINET y el SIGAF.


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Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación


cuentas. Aún persisten algunas diferencias, pero esto se debe a que la Unidad Ejecutora aún está procesando la información.

4.5 Comunicar a la Dirección General de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda, los ajustes realizados para el reconocimiento y registro de bienes duraderos en el SIBINET, originados en el cumplimiento de las disposiciones 4.3 y 4.4 de este informe. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a más tardar el 30 de noviembre del 2013 a este órgano contralor, los documentos en los que consten las comunicaciones realizadas por el MOPT a la Contabilidad Nacional.

DMOPT-4472-2014

DM-2015-4684

05/09/2014

02/10/2015

Esta disposición se encuentra correlacionada con el cumplimiento de las disposiciones 4.3 y 4.4, y refiere a que los resultados de labores llevadas a cabo en el cumplimiento de las disposiciones deben ser comunicadas a la Contabilidad Nacional.

Mediante el oficio Nro. DM-2015-4684 del 02/10/2015, el Ministro de Transportes a. i. informó que por medio del oficio Nro. DVA-DSGT-RCP-2015-0564 del 28 de setiembre se remitió la conciliación de saldos entre SIGAF y SIBINET correspondiente al año 2011, al Contador Nacional y al Director de Bienes. Se aclara que en algunas cuentas aún persisten diferencias ya que se espera la información de los Ejecutores de Programa.



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Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación


4.6 Corregir las debilidades determinadas en la información que se encuentra registrada en el sistema SIBINET, respecto de los bienes duraderos de ese Ministerio, que se detallan en los puntos 2.24 a 2.26 de este informe. Esta disposición debe ser cumplida a más tardar el 30 de noviembre de 2013. Al respecto, se debe informar a este órgano contralor, el detalle de las correcciones efectuadas, para acreditar el cumplimiento de esta disposición.

DMOPT-1079-2015(4)

DMOPT-1347-2015

DM-2015-3332

DM-2015-4453 (4)

9/03/2015

23/03/2015

14/07/2015

22/09/2015

La Administración informó de algunas correcciones efectuadas, así como de asuntos que siguen pendientes.

Según el oficio Nro. DMOPT-1079-2015(4) del 23/03/2015, el Ministro de Transportes indicó:

a)bienes sin responsable: en trámite dar de baja 76 bienes, a otros 21 que estaban pendientes se les asignó responsable en SIBINET.

b) duplicado el número de folio real: ya corregido. c)bienes sin número de finca y sin folio real: ya corregido d) funcionarios del ministerio que tiene más de 100 activos bajo su responsabilidad: ya corregido

e) funcionarios que tienen asignados activos en diferentes dependencias del MOPT: ya corregido.

1) Lista de terrenos incluidos en los datos del MOPT, pero no en el SIBINET: no ha finalizado estudio de las 783 propiedades

2) Lista de terrenos registrados en el SIBINET, pero no en los datos del MOPT: ya corregido

3) Lista de activos incluidos en los datos del MOPT, con inconsistencias



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Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación


en el nombre del propietario actual, que no aparecen registrados en el SIBINET: en trámite estudio de los 38 terrenos propiedad del Estado. Según el oficio Nro. DMOPT-1347-2015 (4) de 23/03/2015, el Ministro de Obras Públicas informó con relación a la lista de activos incluidos en los datos del MOPT, con inconsistencias en el nombre del "propietario actual" que no aparecen registrados en el SIBINET, lo siguiente: La información de las 38 propiedades con esta inconsistencia, ya fue incluida en el SIBINET.

Según el oficio Nro. DM-2015-3332 del 14/07/2015, el Ministro de Obras Públicas y Transportes indicó lo siguiente: bienes sin responsable: Para dar de baja 76 bienes sin responsable se deben hacer primero los procedimientos administrativos correspondientes para determinar la verdad real de los hechos y establecer posibles responsabilidades. Adicionalmente, producto del inventario físico de los bienes muebles e intangibles que lleva el Departamento de Registro y


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Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación


Control Patrimonial se encontraron algunos de esos bienes, procediendo de inmediato a su asignación. Quedan 63 bienes sin responsable pendientes.

Lista de terrenos incluidos en los datos del MOPT pero no en el SIBINET: De los 1358 propiedades la situación actual es la siguiente: 364 propiedades se están enviando a patrimoniar 640 propiedades ya tienen patrimonio 354 propiedades que no hay forma de ubicarlas ya que no tienen folio real ni plano catastrado, están sujetas a la existencia del expediente administrativo.

Mediante el oficio Nro. DM-2015-4453 (4) del 22/09/2015, el Ministro de Obras Públicas y Transportes remitió los oficios DAJ-ABI-2015-1361 del 25 de agosto del 2015 y DAJ-ABI-2015-1518 de 21 de setiembre de 2015, relacionados con las 349 propiedades pendientes de patrimoniar. Al respecto, indicaron que "...aun realizando el inventario físico de bienes inmuebles en el


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Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación


campo con las respectivas cuadrillas de topografía si no existe el folio real correspondiente a nombre del Estado, igualmente no podrán patrimoniar las 349 celdas indicadas por la Contraloría General de la República por cuanto no son patrimonio del Ministerio de Obras Públicas y Transportes...". Agrega que esas propiedades no serán eliminadas de los registros ya que se tienen identificadas; además, se hace un estudio de cada caso para determinar los motivos por los cuáles no se inscribió.

DFOE-IFR-IF-01-2015

16/01/2015 4.3 Ordenar al Departamento de Almacenamiento y Distribución y a los ejecutores de programas, según su ámbito de acción, identificar los riesgos y elaborar el plan de administración respectivo, todo lo anterior en concordancia con la normativa aplicable. Remitir certificación a

DMOPT-1823-2015 DM-20 15-4242

17/04/2015

03/09/210

5

Oficio DMOPT-1823-2015 del 17-04-2015, el Ministro señaló que según oficio DMOPT-1450-2015, se instruyó al personal competente para identificar los riesgos asociados con el control de inventarios a su cargo y para que elaborara los planes de administración; y que a su vez se remitió a los ejecutores de programa la matriz de riesgos para realizar el análisis e incorporar en dicha matriz las actividades de control propuestas para disminuir el nivel de riesgos de aquellos que sea alto a moderado, con plazo hasta el 21/04/2015.



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Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación


esta Contraloría General de que se ha realizado la identificación de riesgos y el correspondiente plan de administración de éstos de conformidad con los términos indicados, lo anterior en un plazo de tres meses a partir de la recepción del presente informe.

Oficio Nro. DPS-2015-0267 el Director de Planificación Sectorial solicitó una ampliación para el 08/04/2015, por esta razón por medio del oficio DMOPT-1823-2015 se solicitó una ampliación en el plazo, hasta el 04/05/2015, para el cumplimiento de dicha disposición. Oficio DM-2015-4242, del 03-09-2015, se certifica de manera parcial que el Ministerio realizó la identificación de riesgos así como el correspondiente plan de administración, esto dado que el Programa Presupuestario No. 327 no remitió la información respectiva en el plazo establecido.

DFOE-IFR-IF-01-2015

16/01/2015 4.4. Instruir al Departamento de Programación y Control y a los ejecutores de programas, incluir en la programación que realizan y ejecutar inventarios periódicos y al menos una vez al año inventarios totales en los diferentes almacenes y bodegas del MOPT. Sobre el particular, remitir

Sin respuesta

Sin respuesta

El plazo rige hasta el 19/11/2015. Falta únicamente inventariar una bodega. Se encuentra cumplida casi al 100%.


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Informe Detalle

Disposición

Respuesta Acción

Correctiva Estado

Observación


certificación a esta Contraloría General donde conste la incorporación en la programación y la ejecución de inventarios en las diferentes bodegas y almacenes del Ministerio, realizar dicha labor en un plazo de 10 meses a partir de la recepción del presente informe.

DFOE-IFR-IF-01-2015

16/01/2015 4.5. Exigir al Departamento de Almacenamiento y Distribución, Dirección de Planeamiento Administrativo y Dirección Jurídica, estudiar el Reglamento de Administración de Almacenes y Bodegas del MOPT para ajustarlo conforme las necesidades, normativa aplicable y situaciones actuales del Ministerio, así como oficializarlo y comunicarlo, considerar, entre otros,

DM-2015-3407

17/07/2015

Oficio DM-2015-3407 del 17/07/2015 del Ministro, se señala que según oficio 20153147 del 09/07/2015, se le remitió a ese Despacho el proyecto de Reglamento de Almacenes y bodegas del MOPT, el cual contempla además de los aspectos señalados en el informe DFOE-IFR-IF-01-2015, otros efectuados por la AG y la DPI. Aunado a esto se informó que resulta necesario contar con una serie de manuales e instructivos, que constituyan una guía para los funcionarios a cargo de la ejecución de las distintas tareas relacionadas con esa materia. Por otro lado se señala que en la actualidad el

En proceso de cumplimiento.


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la modificación necesaria al artículo 25 de dicho Reglamento, para que se ajuste a la normativa técnica aplicable citada en este informe. Remitir oficio donde se certifique que se cumplió con cada uno de los asuntos dispuestos en los términos indicados, lo anterior en un plazo de seis meses a partir de la recepción del presente informe.

proceso de entrega y recepción a satisfacción y distribución de bienes en los procesos de contratación administrativa, se realizan en distintos almacenes, los cuales en su mayoría no están bajo la administración de la DPI; por lo que según criterio de la Dirección de Planeamiento Administrativo y la Asesoría Jurídica, todos esos almacenes deben estar bajo la administración de la DPI a la luz de las competencias de dicha dependencia. Ese criterio no es compartido por el Departamento de Almacenamiento y Distribución de bienes, el cual estima que la DPI podría ejercer las funciones que el ordenamiento jurídico le asigna, aun cuando tales almacenes no se encuentren dentro de su administración. Por la discrepancia descrita se consultó a la DGABCA, quien es del criterio que la existencia de almacenes fuera de la estructura de la DPI, es una decisión que compete al máximo jerarca de la Institución. Por lo anterior se señala que el Despacho debe analizar con detenimiento la propuesta de reglamento y tomar la decisión


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correspondiente en torno a cuál dependencia recaerá la Administración de los almacenes del Ministerio. Por otro lado se realizó consulta a los ejecutores de programa para este fin, por lo que se solicita una prórroga para el cumplimiento de la disposición de 6 meses. Oficio DM-2015-3407, adjunta el proyecto de Reglamento de Almacenes y bodegas del MOPT. Mediante oficio DFOE-IFR-0353 del 25/08/2015 se aprobó la prórroga solicitada.

DFOE-IFR-IF-01-2015

16/01/2015 4.6. Definir a través de las unidades administrativas y funcionarios correspondientes un plan para mejorar integralmente el manejo de inventarios obsoletos en bodegas y almacenes, el cual deberá incluir acciones, al menos, para la actualización del Reglamento de Almacenes y Bodegas, capacitación del

DPC179-2015 DMOPT-2539-2015

21/05/2015 01/06/2015

Oficio DPC179-2015 del 21/05/2015, remitido por el Departamento de Programación y Control al Ministro del MOPT, se certifica que se procedió con la elaboración e inicio de ejecución del "Plan para mejorar integralmente el manejo de inventarios obsoletos en bodegas y almacenes". El plan de acción para ejecutarlo se planea gestionar en 3 etapas: 1) Se planea gestionar los bienes de desecho de los almacenes 01 y 81; 2) Segunda etapa se pretende intervenir los almacenes del área metropolitana Nos. 05, 06, 07, 83, 87 y 99; y 3) Se planea


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personal responsable de bodegas y almacenes, dar de baja inventario obsoleto, disposición de equipos para movilizar y organizar los inventarios, mejoras a la infraestructura adecuada y seguridad en las Sedes. Para dar por cumplidas las disposiciones contenidas en este punto se deberá remitir a esta Contraloría General oficio donde se certifique que se ha elaborado el plan que contenga las estrategias, actividades, responsables y plazos de cumplimiento, así como que el citado plan se encuentra en estado de implementación, para ello se concede en un plazo de cuatro meses a partir de la recepción.

continuar en las bodegas regionales del MOPT No. 11, 14, 16, 18, 19, 25, 30, 32, 46, 60, 72, 86 y 88. También se señala que por medio de varios oficios se informó a los ejecutores de programa, Departamento de almacenamiento y distribución y al Departamento de registro y control patrimonial, las acciones requeridas para continuar y ejecutar el "Plan para mejorar integralmente el manejo de inventarios obsoletos en bodegas y almacenes". Se recibieron varios oficios que incluyen la descripción del plan, como las etapas y la colaboración requerida en los plazos correspondientes; y se adjunta el "Plan para mejorar integralmente el manejo de inventarios obsoletos en bodegas y almacenes", el cual incluye los plazos de ejecución de las acciones. Oficio DMOPT-2539-2015 del 01/06/2015 del Ministro, se certifica que el Departamento de Programación y Control de la Proveeduría Institucional procedió a elaborar el "Plan para mejorar integralmente el manejo de inventarios obsoletos en bodegas y


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almacenes".

DFOE-IFR-IF-01-2015

16-01-2015 4.8. Exigir al Departamento de Adquisición de Bienes Inmuebles documentar y archivar toda aquella información que permita verificar el valor y la ubicación de los terrenos e instruir a la Dirección de Edificaciones Nacionales para que se indique en los avalúos de cada edificación los elementos mínimos que brinden validez jurídica y técnica de su contenido, tal como el nombre y firma de quien realizó el avalúo y la fecha de realización. Sobre el particular, remitir documento certificado a esta Contraloría General en el cual se haga constar el cumplimiento de lo solicitado, en un plazo de un mes, a partir de la recepción de este

DEN-144-2015 DMOPT-0800-2015

20/02/2015 24/02/2015

Oficio DEN-144-2015 del 20/02/2015, el Director de Edificaciones Nacionales le indicó al Ministro que los fallas que originaron esa disposición ya fueron subsanadas. Se incluye una muestra de los avalúos practicados por esa Dirección con firma, fecha y nombre de quien lo elaboró; y se señala adicionalmente que los controles se estarán incluyendo para las próximas actividades. Oficio DMOPT-0800-2015 del 24/02/2015 el Ministro certifica que según el oficio DMOPT-0614-2015 se instruyó al Jefe del DABI para que la información que se recopile, producto del inventario de bienes inmuebles que dicha dependencia debe realizar, contenga, entre otros datos, el valor y ubicación de los terrenos inventariados. Oficio DMOPT-0790-2015 se instruyó al Director de Edificaciones Nacionales para que tome las medidas necesarias para garantizar que se indique en los avalúos los elementos mínimos que brinden validez jurídica y técnica de su contenido.



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informe.

DFOE-IFR-IF-01-2015

16-01-2015 4.9. Exigir establecer la práctica de registrar los equipos muebles e inmuebles propiedad del MOPT, no obstante no requieran revisión técnica, y dar seguimiento a su implementación. Remitir certificación a esta Contraloría General donde se ordenó el registro de los bienes en el Registro Nacional, lo anterior deberá atenderse en un plazo de cinco meses a partir de la recepción del presente informe.

DM-2015-3338

14/07/2015

Oficio DM-2015-3338, del 14/07/2015, el Ministro informa: 1) Por medio del oficio CEM-2014-0979, del 24/09/2014, se realizó consulta a la Dirección de Bienes Muebles del Registro Nacional relativa a si los equipos estacionarios como plantas, procesadoras de asfalto, quebradores, compresores, etc., deben ser inscritas; 2) En respuesta según oficio SB-BM-00007-2014, del 02/10/2014, se informa que los bienes en cuestión, por sus características, no son susceptibles de revisión vehicular, ni tampoco pagan derechos de circulación requeridos para transitar por las vías públicas terrestres. Por lo anterior, se puede colegir que si bien el registro inscribe bienes muebles, no son todos los que existen, ni son todos los que deben inscribirse, sino solamente aquellos que puedan categorizarse como vehículos y que estén destinados a transitar por las vías públicas terrestres. Adicionalmente, se requiere que esos bienes puedan ser objeto de revisión técnica vehicular y que cuenten con el Documento Único



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Aduanero (DUA), que respalde la nacionalización del bien. Se informa que el Departamento de Control de Equipo, para continuar con el trámite de bienes muebles no tradicionales ante el Registro Nacional, solicitó al Subdirector de Registro de bienes muebles, indicar la factibilidad de poder inscribir los activos señalados en el informe emitido por la CGR y de ser posible indicar los pasos a seguir. Asimismo, dicho Departamento estaba realizando los trámites correspondientes ante la Dirección de Exenciones del Ministerio de Hacienda a efecto de obtener las boletas de exención de inscripción.

DFOE-IFR-IF-01-2015

16-01-2015 4.10. Exigir revisar la razonabilidad del plazo y realizar el ajuste que se estime necesario en el Procedimiento de Registro y Control Patrimonial de los bienes en lo referente a la entrega de la documentación de los bienes de nuevo ingreso al Departamento de Registro y Control Patrimonial, así como

PA/2015/332 DMOPT-2352-2015 DMOPT-2948-2015

19/05/2015 19/05/2015 22/06/2015

Oficio PA/2015/332 del 19/05/2015, se remite al Departamento Registro y Control Patrimonial, por parte del Director de Planeamiento Administrativo, el procedimiento actualizado "Registro y control patrimonial de los bienes adquiridos por el MOPT" (versión 4), que se oficializa de acuerdo al análisis efectuado. Se indica la necesidad de divulgar a los colaboradores y dependencias. Oficio DMOPT-2352-2015 del 19/05/2014, el Ministro informa que



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supervisar que el plazo se cumpla. Remitir certificación a esta Contraloría General de que se efectuó cada uno de los asuntos solicitados en esta disposición, lo anterior deberá acatarse en un plazo de cuatro meses a partir de la recepción de este informe.

por medio del procedimiento oficializado, se incluye la ampliación del plazo para la entrega de la documentación de los bienes de nuevo ingreso al Departamento de Registro y Control Patrimonial; y que según oficio DMOPT-2349-2015, se instruyó al Departamento de Registro y Control Patrimonial, para que procediera con la divulgación del procedimiento, debiendo remitir la certificación de ese acto. Oficio DMOPT-2948-2015 del 22/06/2015, se remite la certificación para acreditar el cumplimiento de la disposición, tomando en consideración que se realizó la revisión del procedimiento denominado, "Registro y Control Patrimonial de los bienes adquiridos por el MOPT", para la entrega de la documentación de los bienes de nuevo ingreso al Departamento de Registro y Control Patrimonial efectuando la modificación respectiva. Asimismo, se procedió con la divulgación del citado procedimiento, para el conocimiento y aplicación de todo el personal del Ministerio, mediante circular Nro. 10-2015 del 20/05/2015.


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DFOE-IFR-IF-01-2015

16-01-2015 4.11. Ordenar al Departamento de Registro y Control Patrimonial del MOPT revisar las matrices de obras en procesos suministradas por las diferentes dependencias para que se remitan con la información correcta a la DGABCA. Sobre el particular, remitir documento certificado a esta Contraloría General en el cual se haga constar el cumplimiento de la elaboración, oficialización y comunicación de las actividades de control o procedimiento y su puesta en práctica, lo anterior en un plazo de tres meses, a partir de la recepción de este informe.

DVA_ DSGT_ 2015-0544 DFOE-IFR-0406

23/08/2015 23/09/2015

Oficio DVA_DSGT_2015-0544 del 23/08/2015, el Departamento de Registro y Control Patrimonial informó que producto de la capacitación sobre el llenado de la Matriz de Obras en Proceso, realizada el 10/09/2015, se acordó con la DGABCA y la DGCN realizar modificaciones a la matriz de obras en proceso, las cuales se aplicarían en las matrices del 4to trimestre de 2015 a remitirse en enero de 2016, por lo que se solicitó una prórroga. Oficio DFOE-IFR-0406, del 23/09/2015, se autorizó una ampliación para el 29/01/2016.

Proceso de cumplimiento

DFOE-IFR-IF-01-2015

16-01-2015 4.12. Exigir a las dependencias del Ministerio cumplir con las gestiones para dar de baja los bienes,

Circular Nro. 007-2015

09/04/2015

Circular Nro. 007-2015 del 09/04/2015, dirigida a Directores de División, Directores Regionales, Directores Generales, Encargados Administrativos, Jefes

Proceso de Cumplimiento


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según los plazos definidos en el MOPT, para que la DRCP proceda a realizar los registros de inmediato. Para acreditar esta disposición se debe remitir certificación a esta Contraloría General de que se emitió la respectiva orden a las dependencias y a la DRCP para que se tramiten y registren oportunamente los bienes dados de baja, según competa a cada una, lo anterior se deberá acatar en un plazo de tres meses a partir de la recepción del presente informe.

Departamentales, Personal del MOPT y consejos, en la cual se instruye a cumplir con el procedimiento establecido para la baja de bienes; debiéndose observar a su vez la regulación contenida en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central. Adicionalmente se instruye a la Dirección Informática, para que brinde la colaboración necesaria a aquellas dependencias que posean dentro de sus activos, equipos de cómputo que puedan ser declarados en desuso o mal estado, a fin de brindar el criterio técnico que se requiera en el menor plazo posible.


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DFOE-IFR-IF-01-2015

16-01-2015 4.13. Instruir al Departamento de Control de Equipos para que en los expedientes se resguarde debidamente ordenada toda la documentación que fundamente y respalde los diferentes mantenimientos y reparaciones realizadas a los equipos y maquinaria. Sobre el particular remitir a esta Contraloría General certificación del cumplimiento y puesta en práctica de lo dispuesto, para su cumplimiento se concede un plazo de cuatro meses a partir del recibo del informe.

DMOPT-2973-2015

24/06/2015 Oficio 2015-0343: el Sub-jefe del Departamento de Contratos, remitió al Subdirector de Equipo y Maquinaria, la documentación que respalda las reparaciones realizadas en el 2014. El 23/06/2015 el Ministro certificó que el Departamento de Control de Equipo cumplió a cabalidad la instrucción girada para resguardar en los expedientes la documentación de reparaciones y mantenimiento realizado al equipo. Oficio DMOPT-2973-2015 del 24/06/2015, el Ministro informó que por medio de oficio 2015-0343, se trasladó el respaldo de todas las reparaciones del 2014; y que además, se instruyó para que esa labor se continuara realizando, con el fin de mantener actualizados los respectivos expedientes.

DFOE-IFR-IF-01-2015

16-01-2015 4.14. Exigir el cumplimiento del Procedimiento “Donación de Bienes en Desuso o en Mal Estado” y del Reglamento de Registro y Control de Bienes de la Administración Central,

DMOPT-1664-2015

16/04/2015 El 16/04/2015 el Ministro certificó que según el oficio DMOPT-1664-2015 del 09/04/2015, se instruyó a los funcionarios que integran la comisión de donaciones, cumplir con el procedimiento establecido para la donación de bienes en desuso o en mal estado, así como


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en relación con la donación de bienes. Para acreditar el cumplimiento de lo dispuesto se deberá remitir certificación de su cumplimiento en los términos definidos, en un plazo de tres meses a partir de la recepción de este informe.

la regulación contenida en el Reglamento y Control de Bienes de la Administración Central.

DFOE-IFR-IF-01-2015

16-01-2015 4.15. Ordenar al Departamento de Registro y Control Patrimonial el establecimiento de mecanismos de control que permitan detectar errores de digitación de parte de los funcionarios; emitir circular para recordar a los encargados de las dependencias que adquieren bienes reportar la información de las adquisiciones según lo normado; además, exigir a las jefaturas o dependencias informar sobre cambios en la asignación de bienes de exfuncionarios para que el DRCP

Circular interna No. 08-2015

16/04/2015 Circular interna No. 08-2015 del Departamento de Registro y Control Patrimonial: se solicita a los funcionarios de ese Departamento, emitir diariamente el reporte de bienes por desglose de tipo de movimiento, con el fin de verificar la información registrada de cada bien contra los datos de la documentación soporte. Emisión de la circular No. 008-2015, dirigida a los Ejecutores de programas presupuestarios, sub- ejecutores de programas presupuestarios, funcionarios encargados de ejecución de presupuesto, encargados de bodega, funcionarios del MOPT, por parte del Ministro: se solicita cumplir con el Decreto Ejecutivo 30720-H y sus reformas "Reglamento para el Registro y


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registre y actualice el responsable de los bienes en SIBINET. Para la acreditación de esta disposición se deberá remitir certificación sobre su cumplimiento en los términos indicados en un plazo de tres meses contados a partir de la recepción del informe.

Control de Bienes de la Administración Central"; y en la circular 130718 del 06-06-2013 de la Directora de Servicios Generales y Transportes, para el registro de bienes adquiridos en el SIBINET, para lo cual deberán comunicar en forma oportuna, al Departamento de Registro y Control Patrimonial, sobre las adquisiciones que se realicen.

DFOE-IFR-IF-01-2015

16-01-2015 4.16. Ordenar a la Dirección Financiera, Dirección de Asesoría Jurídica y a la Dirección de Planeamiento Administrativo coordinar para elaborar y oficializar un procedimiento para el tratamiento de los activos y pasivos contingentes que contenga las diferentes actividades, responsables y plazos para cumplir con la Directriz No. DCN-536-2013. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse a esta Contraloría General, una

DMOPT-2360-2015

19/05/2105 Oficio DMOPT-2360-2015 del 19/05/2105, el Ministro certificó la elaboración y oficialización del procedimiento "Elaboración del informe de activos y pasivos contingentes para la Dirección General de Contabilidad Nacional (Procesos Litigiosos en condición de actor y demandado)", tomando en consideración los aspectos señalados en el informe DFOE-IFR-IF-01-2015.

Proceso de cumplimiento


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certificación de que se ha elaborado y oficializado dicho procedimiento, y que éste subsana las deficiencias comentadas, lo anterior deberá cumplirse en un plazo de cuatro meses a partir de la recepción de este informe.

Fuente: Contraloría General de la República, Sistema de Seguimiento de Disposiciones. Información al 24 de noviembre de 2015.


INFORME NRO. DFOE-IFR-IF-01-2016 12 DE ENERO, 2016 ... · realizada en el ministerio de obras...

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