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En cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011.

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

Periodo Marzo - junio de 2017

Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca – CAR Oficina de Control Interno

República de Colombia

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Contenido I. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN .................................................... 3

1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO .......................................................................... 3

1.1.1. Acuerdo, Compromisos y Protocolos Éticos. ........................................................... 3

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano .................................................................................. 3

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ......................................... 7

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos ................................................................................. 7

1.2.2. Modelo de Operación por Procesos .......................................................................... 8

1.2.3. Estructura Organizacional ........................................................................................... 9

1.2.4. Indicadores de Gestión .............................................................................................. 10

1.2.5. Políticas de Operación ............................................................................................... 10

1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ............................................................................... 11

II. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ................................................................... 12

2.1. Autoevaluación Institucional ......................................................................................... 12

2.2. Componente Auditoria Interna ...................................................................................... 14

2.3. Planes de Mejoramiento ................................................................................................ 16

III. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ....................................... 16



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La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) en cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 presenta el informe del estado del Sistema de Control Interno, en los dos módulos y el eje transversal del Modelo Estándar de Control Interno- MECI-2014, previstos en el Manual Técnico adoptado por el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, compilado en el Decreto Único del Sector de Función Pública- Decreto 1083 de 2015.

I. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Fuente: Manual Técnico

1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO

1.1.1. Acuerdo, Compromisos y Protocolos Éticos.

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) viene adelantando acciones tendientes a la Actualización del Código de Ética, para lo cual ha efectuado reuniones con el Comité de Ética y equipo de Agentes de Cambio, con el fin de concertar el plan de trabajo a seguir en la actualización de los “Protocolos Éticos CAR”. 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano

En el elemento Desarrollo del Talento Humano, se realizaron las siguientes actividades: 1.1.2.1. Plan de Bienestar Social



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La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) en virtud de los dispuesto en el artículo 2.2.10.6 del Decreto 1083 de 2015 diseñó el Programa de Bienestar Social, el cual fue adoptado mediante Resolución CAR No. 820 del 30 de marzo de 2017, que responde al estudio técnico realizado que permitió identificar las necesidades y expectativas de los empleados, determinar actividades y grupos de beneficiarios bajo los criterios de equidad, eficiencia y mayor cubrimiento institucional. Lo anterior, con el objetivo de promover condiciones propicias en el ambiente de trabajo que favorezca el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los servidores de la entidad.

1.1.2.2. Clima organizacional

La Corporación ha venido adelantado capacitaciones en las Direcciones Regionales, con talleres como manejo del estrés, de trabajo en equipo, también efectuó visita de apoyo al Comité de Convivencia en la Dirección Regional de bajo Magdalena, así mismo, se ha brindado Capacitación de Trabajo en Equipo, Liderazgo y Comunicación Asertiva. 1.1.2.3. Plan Institucional de Capacitación

Se continuó con la ejecución del Plan Institucional de Capacitación. Durante el periodo evaluado se adelantaron las siguientes actividades: Inducción Funcionarios Nuevos Capacitación Trámites Sancionatorios Reinducción Procesos de selección meritocráticos para la provisión de empleos de carrera administrativa Capacitación de Información exógena Capacitación Servicio al cliente y competencias laborales Reinducción Normatividad convocatoria provisión de empleos de carrera administrativa. Capacitación Seminario Taller nuevos modelos de contratación con entidades sin ánimo de lucro Capacitación Sistema de Información ARCGIS Capacitación Ley 734 Disciplinarios Capacitación Diplomado Derecho Disciplinario Capacitación Sistema Integrados de Gestión Capacitación Actualización en materia de normas y directrices de administración de personal Capacitación Actualización en Contratación Estatal Decreto 1082 de 2015 Capacitación quinto Congreso de Seguridad Salud y Ambiente Capacitación Diplomado Sistemas integrados HSEQ Capacitación Seminario Evaluación de Desempeño y Comisiones de Personal



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1.1.2.4. Evaluación del desempeño:

Mediante el Acuerdo 565 de 2016, la Comisión Nacional del Servicio Civil estableció el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba y modificó los formatos para evaluar a los servidores públicos. Así, la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), expidió la Resolución No. 2466 del 30 noviembre de 2016 “Por la cual se reglamenta la evaluación del desempeño laboral de los empleados públicos de la entidad”; hasta cuando la entidad cuente con un sistema propio de evaluación del desempeño laboral. La Oficina de Talento Humano ha venido capacitando al personal, con el objetivo fortalecer conocimientos sobre la evaluación del desempeño laboral de los empleados públicos de carrera administrativa y en periodo de prueba, teniendo en cuenta el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de la CNSC - Acuerdo 565 de 2016. A continuación se describen las actividades desarrolladas en atención a la evaluación del desempeño laboral:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Seguimiento Trimestral evaluación de desempeño laboral y competencias comportamentales

Se expidió la Circular OTH 20174100102, en la cual se dieron los lineamientos para realizar el seguimiento trimestral al proceso de evaluación de desempeño por parte de los evaluadores de los meses de febrero, marzo y abril de 2017.

Resolución No. 1475 de 13/06/2017

Se expidió la Resolución No. 175 de 2017 por la cual se fijan unas obligaciones en materia de evaluación del desempeño laboral de los empleados públicos de la entidad.

Informe Anual Evaluación de Desempeño

Se realizó informe anual de evaluación de desempeño laboral

Fuente: Datos Oficina de Talento Humano

1.1.2.5. Seguridad y Salud en el Trabajo

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) en cumplimiento a los establecido en la Ley 1562 de 2012, el Decreto 1443 de 2014 derogado por el Decreto 1072 de 2015 y la normatividad vigente, ha estructurado el sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), que tiene como propósito la construcción de acciones conjuntas entre la CAR, sus funcionarios y sus contratistas, en la aplicación de las medidas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a través del mejoramiento continuo de las condiciones y el medio del ambiente laboral y el control eficaz de los peligros y riesgos en el los lugares de trabajo. Para su efecto, la CAR aborda la prevención de las lesiones y enfermedades laborales, la protección y promoción de la salud de los funcionarios y contratistas, a través de la implementación de un método lógico y por etapas cuyos principios se basan en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) y que incluye la política, organización, planificación, aplicación, evaluación, auditoría y acciones de mejora. El desarrollo articulado de estos elementos, permitirá cumplir con los propósitos del SGSST.



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El SG-SST, se caracteriza por su adaptabilidad al tamaño, características, funcionares y procesos de la Entidad, para centrarse en la identificación y control de los peligros y riesgos asociados con su actividad. El esquema del sistema de gestión se describe en las siguientes etapas:

Política

Organización

Planificación

Aplicación

Evaluación

Auditoría

Mejoramiento

En la Administración del sistema, se ha realizado la actualización de documentos del mismo tales como procedimientos, formatos, instructivos, planes de emergencia, nomograma, programas, etc. Así mismo, se remitió informe para revisión por la Dirección. Se han efectuado todas las afiliaciones de ARL, registro de ausentismo, implementación de recomendaciones médicas y otras actividades administrativas propias del mantenimiento del sistema. Se han realizado visitas de seguimiento a contratistas para evaluar el cumplimiento legal en seguridad y salud en el Trabajo. Igualmente, se desarrollaron las siguientes actividades:

ACTIVIDAD DESCRIPCION

Programa de Vigilancia Epidemiológica en Riesgo Psicosocial.

Se han realizado talleres de riesgo intralaboral en el tema relaciones interpersonales en las áreas de Dirección Regional Bajo Magdalena, Oficina Asesora de Planeación, Dirección de Cultura Ambiental, Dirección Jurídica, Oficina de Talento Humano, Dirección de Evaluación, Seguimiento y control ambiental.

Programa Estilos de Vida y Trabajo Saludables.

Realización de Charla de 5 minutos en Temas como Prevención de Caídas, Prevención del Cáncer

Se han realizado jornadas de Pausas activas en todas las Sedes de la Entidad para la prevención de enfermedades osteomusculares.

Se han realizado jornadas de Pausas activas en todas las Sedes de la Entidad para la prevención de enfermedades osteomusculares.

Programa de Seguridad Industrial Se han realizado inspecciones de seguridad a todas las sedes y parques de la Entidad.

Programa de Medicina Preventiva y del Trabajo

Se realizó una estrategia pedagógica para la prevención de accidentes de trabajo, la cual fue desarrollada en todas las sedes de la Entidad.

Programa de Medicina Preventiva y del Trabajo

Se adelantó una jornada de capacitación al nivel Directivo en el Tema de Responsabilidad Civil, Penal y Administrativa.

Programa Seguridad Industrial

Se realizó una capacitación en todas las sedes en los temas básicos de primeros auxilios.



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Se realizó capacitación en el manejo seguro de máquinas y herramientas con los integrantes del grupo de trabajo del proyecto Checua.

Se realizó visita de acompañamiento a salidas de campo al área de toma de muestras del laboratorio ambiental.

Se han realizado las investigaciones de los accidentes de trabajo y se han implementado las acciones de control

Se actualizaron las fichas técnicas para la adquisición de los elementos de protección personal.

Se realizó y socializó un instructivo de máquinas y herramientas

Se realizó el programa e instructivo de orden y aseo en puestos de trabajo.. Fuente: Datos Oficina de Talento Humano

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), en atención a la Resolución CAR No. 2864 del 29 diciembre de 2016 “Por la cual se adopta la Estructura de Planeación de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca, se deroga la Resolución CAR Nº 2662 de 2013 y se dictan otras disposiciones”, adoptó el Plan de Acción por Procesos (PAP), instrumento de planeación operacional a corto plazo, que contiene las metas asociadas a cada una de las dependencia responsables del proceso y enmarcados en el Sistema Integrado de Gestión Pública de la Corporación. La Oficina Asesora de Planeación realizó monitoreo de los Planes de Acción por Procesos (PAP), para evaluar el avance y cumplimiento de las metas establecidas para el primer trimestre, como muestra piloto para verificar el funcionamiento del instrumento, el cual permitirá generar valor agregado a la gestión de los procesos de la Entidad. Otros Planes Institucionales:

Fuente: Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano



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En atención al diagnóstico realizado por el Departamento Nacional de Planeación, en cumplimiento del Plan Nacional de Servicio al Ciudadano adelantado en el 2016, la CAR aprobó el Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano (PIASC) CAR 2016-2019, mediante Resolución 2396 del 24 de noviembre de 2016, con el objetivo de fortalecer la Cultura del Servicio fomentando los principios de respeto, inclusión, trato digno, accesibilidad, logrando la excelencia del servicio, garantizando el cumplimiento de los derechos y buscando la plena satisfacción de las necesidades y expectativas de los Ciudadanos, a través de la atención eficiente, eficaz y efectiva como actores activos de la gestión ambiental del territorio CAR. Seguidamente, la Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano solicitó el avance de cumplimiento del plan de trabajo del PIASC, a las diferentes Direcciones Regionales y dependencias del nivel central con el propósito de consolidar y verificar la información. Por otro lado, la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) alineada a la política de “Transparencia, participación y servicio al ciudadano” continúa realizando el seguimiento a las actividades enunciadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC), para lo cual efectuó mesas de trabajo con los responsables de cada proceso y consolidó el seguimiento al PAAC con corte a 30 de abril de 2017, y fue publicado en la página de la Corporación, en el enlace: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71550. 1.2.2. Modelo de Operación por Procesos

La Corporación en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes cuenta con un Modelo de Operación por Procesos con enfoque integral, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. En el marco de la Implementación de la Herramienta de Automatización del Sistema Integrado de Gestión Pública de la Corporación - SIGESPU denominada Link Único de Procesos y Procedimientos LUPPE, la Oficina Asesora de Planeación efectuó lanzamiento de esta plataforma el pasado 30 de mayo de 2017 con la participación de los servidores públicos de entidad. Igualmente, se realizó Capacitación acerca del Ingreso, manejo y flujo dentro de la Herramienta LUPPE, a los Integrantes del Grupo de Mejoramiento de cada uno de los Procesos de la Corporación, con el propósito de mejorar el nivel de aprehensión y entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos, en pro del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Pública. La documentación del Sistema, las Caracterizaciones de los Procesos del Sistema de Gestión Pública (SIGESPU), los instructivos, las guías, los procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad pueden ser consultados a través del link: “S:\ Procesos y Procedimientos”, lo cual facilita el conocimiento y aplicación de los elementos del “Modelo de Operación por Procesos”.

https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71550



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Durante el período de análisis, se realizaron cambios y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Pública. 1.2.3. Estructura Organizacional

La Corporación viene operando con su estructura organizacional dispuesta en el Acuerdo 22 de 2014, que determinó la estructura interna de la entidad y asignó funciones y responsabilidades a las diferentes dependencias de la entidad, que ha facilitado la coordinación y articulación integral de todos los procesos.

Fuente: Informe de gestión

Durante el periodo de análisis se presentaron los siguientes movimientos en la planta de personal de la Corporación:

Nivel Vinculaciones Encargos Re-ubicaciones Retiros

Libre nombramiento y remoción 5 10 0 4

Provisional 15 N/A 4 4

Carrera administrativa 0 13 3 1



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OTRAS NOVEDADES

Terminación encargo Comisión para desempeñar

empleos de L.N.R.

Libre nombramiento y remoción 4 N/A

Carrera administrativa 3 0

Fuente: Datos oficina de Talento Humano

1.2.4. Indicadores de Gestión

Se ajustó el procedimiento GSG-PR-04 Indicadores de Gestión por Proceso, a la guía de construcción de indicadores del Departamento Administrativo de la Función Pública y se describió la actualización del formato de indicadores, el cual tiene como objetivo: Establecer los métodos, responsabilidades y períodos para crear, revisar, reportar y evaluar los indicadores de gestión por procesos del Sistema Integrado de Gestión Pública SIGESPU. La Oficina Asesora de Planeación efectuó mesas de trabajo con los diferentes líderes de procesos, con el fin de revisar las recomendaciones efectuadas en el último informe de indicadores presentado por la OCIN; a su vez, se hizo presentación del nuevo formato de las hojas de vida de los indicadores, en el que se efectuarán los reportes, se socializó la guía de indicadores del DAFP, se efectuaron recomendaciones respecto a la reformulación de indicadores. Al respecto, la OCIN hizo énfasis en que después de realizar la medición de los indicadores, los responsables de los procesos realicen el análisis de datos de los resultados e implementen las acciones correctivas y preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y de ser necesario la modificación de los indicadores que lo requieran. Igualmente, reiteró la importancia que los líderes de proceso hagan uso del resultado de sus indicadores como elemento de seguimiento y mejora del desarrollo de sus procesos, verificar que las unidades de medición del reporte del indicador sean coherentes con la fórmula de cálculo, con el fin que el resultado sea confiable y demostrable con las fuentes establecidas en la hoja de vida del indicador. 1.2.5. Políticas de Operación

El Sistema de gestión de la Corporación cuenta con políticas formuladas, que dan línea para la operación de sus procesos. Las Políticas de Operación de la Corporación han sido definidas y documentas en los procedimientos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Pública y se difunden a través de la Oficina Asesora de Planeación y su publicación en la plataforma documental de la entidad, Link: “S:\ Procesos y Procedimientos”.



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1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

La Administración de Riesgos busca que la Corporación a través de la identificación, análisis, evaluación, tratamiento y monitoreo de los riesgos asociados a los procesos minimice pérdidas y maximice oportunidades, es por esto, que la Administración de los Riesgos, se convierte en una herramienta fundamental para la CAR, debido a que su correcta aplicación tiene como resultado evitar la ocurrencia de hechos o situaciones que afecten la gestión de la entidad. Durante el periodo evaluado la Oficina Asesora de Planeación ajustó el Procedimiento GSG-PR-05 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS, el cual describe la metodología para identificar, valorar y monitorear los riesgos de gestión y corrupción de los procesos de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), con el objetivo de prevenir su ocurrencia. Así mismo, se describe el seguimiento periódico a realizar con el fin de que la gestión del riesgo sea efectiva, evitando así las consecuencias negativas de su materialización. En este procedimiento se describen las etapas de la metodología, para la administración de los riesgos, así:

Fuente: ProcedimientoGSG-PR-05 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

La Oficina Asesora de Planeación efectuó mesas de trabajo con los diferentes líderes de procesos, con el fin de revisar y ajustar el mapa de riesgos de acuerdo a la Guía para la Administración del Riesgo del DAFP, también efectuó presentación de la metodología, se dieron a conocer los cambios del procedimiento y cada proceso ajustó su mapa de riesgos, como producto de la socialización dada por la Oficina Asesora de Planeación (OAP).



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La OCIN, en los seguimientos generó algunas recomendaciones que deben ser emprendidas por los líderes de los procesos, como:

Los líderes de procesos dentro del ejercicio del Autocontrol y desde el grupo de mejora de cada uno de ellos, adelantarán las acciones necesarias para que se evalúe periódicamente la pertinencia y oportunidad de las acciones de control identificadas y registradas en el mapa de riesgos.

Revisar la coherencia entre de la información registrada en los mapas de riesgos (descripción del riesgo, causas, acciones planeadas, indicadores, entre otros).

Mantener debidamente organizadas y disponibles las evidencias con el soporte de la ejecución de las actividades, para facilitar el seguimiento.

Adicionalmente, se formularon y publicaron los Riesgos de Corrupción, de acuerdo con las directrices emitidas por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2" y se realizó el seguimiento a las actividades previstas en el Plan Anticorrupción, atendiendo las fechas establecidas para tal fin. El informe de seguimiento a la gestión de riesgos de la Corporación, se encuentra publicado en el link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos\SIGESPU\calidad\matrices.

II. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1. Autoevaluación Institucional

El Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014 en el numeral 2.1.1. Establece “La Autoevaluación, comprende el monitoreo que se le debe realizar a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso”, para lo cual la OCIN ha venido realizando diferentes actividades desde su rol de evaluador independiente, observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la Corporación, sirviendo como parte interesada y asesor de la totalidad del Rol de las Oficinas de Control Interno y los lineamientos del SIGESPU.



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La entidad realiza Comités Directivos, donde la Alta Dirección realiza evaluación y seguimiento a los controles, a la gestión institucional, a los proyectos de inversión, a la contratación, entre otros temas, lo que ha permitido tomar decisiones sobre el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión Pública (SIGESPU) y sobre el mejoramiento y encauzamiento de la gestión presupuestal, contractual y cumplimiento de las metas organizacionales y se encaminan los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales planteados . La Oficina Asesora de Planeación (OAP), en cumplimiento de su función de “Realizar el monitoreo del avance y cumplimiento de los Planes de Acción por Procesos (PAP)”, establecida en la Resolución CAR N° 2864 de 2016, solicitó el avance de monitoreo a los Planes de Acciones por Procesos (PAP), correspondiente al primer semestre del año en curso, para que cada líder de proceso consolide la información y posteriormente reporte a la OAP para el monitoreo. La Oficina de Control Interno cuenta con el Procedimiento Seguimiento MSM-PR-05, el cual tiene como objetivo realizar seguimiento a la planeación y ejecución a la gestión de los programas, planes, proyectos o cualquier línea de acción que se encuentre en ejecución o concluida en la Corporación, desde la perspectiva del evaluador independiente. Su finalidad es generar información, recomendaciones y alertas dirigidas a lograr la eficacia y eficiencia en la toma de decisiones oportunas que contribuyan al mejoramiento de la gestión. De acuerdo a lo dispuesto por la Ley 87 de 1993, sus Decretos reglamentarios 2145 de 1999 y 1537 de 2001, y demás normas legales concordantes, la Oficina de Control Interno viene ejecutando el plan de trabajo fijado para la vigencia 2017, herramienta que ha permitió dar cumplimiento a los objetivos propuestos, con un enfoque hacia el mejoramiento continuo. De otra parte, la Oficina de Control Interno en el marco de sus competencias conferidas en la Ley 87 de 1993, Decreto 943 de 2014, Acuerdo CAR No. 022 de 2014, especialmente con la verificación de la eficacia y efectividad de los controles implementados para el funcionamiento y operación de los diferentes Comités Institucionales, de acuerdo con normativa vigente, realizó seguimiento a la operatividad de los diferentes Comités de la Corporación. De acuerdo con la verificación realizada al cumplimiento de las resoluciones que reglamentan los Comités Institucionales, se pudo establecer que en términos generales se cumplen los objetivos para los cuales fueron conformados, aunque se presentan debilidades de control principalmente en lo relacionado con la operatividad, para lo cual la OCIN realizó algunas recomendaciones, que fueron remitidas a los responsables, para que se implementen las acciones de mejora. Por otra parte, la Oficina de Control Interno viene realizando muestreo de contratos, para lo cual elaboró una matriz de seguimiento donde se verifica el cumplimiento de los documentos o requerimientos de las etapas de contratación (precontractual, contractual, pos contractual), en donde se detallan las observaciones específicas para cada contrato de la muestra y se solicita la implementación de las acciones de mejora.



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Igualmente, la OCIN ha reiterado la importancia de dar cumplimiento en los plazos establecidos por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.7.1, sobre la obligatoriedad de publicar en el SECOP, los actos contractuales de la entidad que determinan que la Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. Así mismo, la Oficina de Control Interno (OCIN) en el marco de su independencia y objetividad permanente en el ejercicio de sus funciones en el rol de asesoría o acompañamiento, continúa con la aplicación de los diferentes mecanismos de Autoevaluación y Seguimiento a la Gestión, generando recomendaciones y alertas dirigidas a lograr la eficacia y eficiencia en la toma de decisiones oportunas que contribuyan al mejoramiento continuo. Además, producto de la gestión desarrollada por la Oficina de Control Interno, se emiten informes en forma periódica, dentro de los cuales algunos son reportados a los organismos de control externo y a los directivos de la entidad, que permiten dar a conocer los resultados, especialmente en lo referente a la labor evaluadora y a la de acompañamiento o asesoría. Por mencionar algunos tenemos: Seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, Seguimiento a Riesgos de Corrupción, informe de Austeridad, entre otros. Así mismo, la OCIN efectuó visitas de asesoría o acompañamiento a las diferentes Direcciones Regionales y dependencias en general. Producto de ello, generó sugerencias y recomendaciones tendientes a fortalecer los procesos y a la consecución de los resultados esperados. De igual modo, la OCIN interesada en promover la cultura de Autocontrol emite mensajes referentes a la autoevaluación, con el propósito de fomentar la mejora continua. De igual manera, la Oficina de Control Interno continúa dando cumplimiento a su rol de relación con Entes Externos a través de la respuesta oportuna de los requerimientos de los Entes de Control, entre los cuales se encuentra la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio Ambiente y Desarrollo Sostenible, entre otros. 2.2. Componente Auditoria Interna

El seguimiento al Sistema de Control Interno de la Corporación se realiza a través de las auditorías ejecutadas por la Oficina de Control Interno, con el propósito de identificar las oportunidades de mejora a la gestión y contribuir al logro de los objetivos institucionales. La Oficina de Control Interno ejecutó las auditorías y seguimientos correspondientes

programados conforme al cronograma establecido para la vigencia. En éstas verificó y

validó la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y de la ejecución de los

recursos, entre otros y realizó las recomendaciones de mejora procedentes.



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Fuente: Informe de Auditorías Internas

Resultado de las auditorías al sistema de gestión de calidad (ISO 9001:08)

Fuente: Informe de Auditorías Internas

Este resultado corresponde a las Auditorías internas efectuadas a los siguientes procesos: Gestión Estratégica, Gestión de las TIC, Gestión de la Comunicación, Gestión del SIGESPU, Ordenamiento Ambiental, Autoridad Ambiental, Gestión Documental, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Gestión de Apoyo Logístico, Gestión de Servicio al Ciudadano. Al respecto, se generaron algunas recomendaciones, por mencionar algunas:

Identificar y documentar puntos de control al actualizar la documentación, para

mejorar el desempeño del proceso.

Fortalecer la comunicación con las partes interesadas que interactúan con cada

proceso, con el fin de potencializar el uso de la información resultante del proceso, de

modo que sea de insumo para la toma de decisiones en diferentes procesos de la

Corporación.

Fortalecer los canales de comunicación y la toma de conciencia por parte de los

involucrados en el sistema, respecto a la importancia de sus actividades y de cómo

contribuyen al logro de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión Pública de la

Entidad.



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Fomentar la implementación de los grupos de mejora de los procesos.

Adoptar las recomendaciones / sugerencias descritas en los informes de auditoría con

el fin de optimizar el desarrollo de las actividades.

2.3. Planes de Mejoramiento

A partir de los resultados de los diversos seguimientos y ejercicios de auditoría, la Oficina de Control Interno (OCIN) presta asesoría y acompaña a las áreas en el análisis de causas y la formulación de los respectivos planes de mejoramiento. Igualmente, consolida la información correspondiente en la matriz del Plan de Mejoramiento Institucional, el cual se publica en el link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos\SIGESPU\Medición Seguimiento y Mejora\ reportes También, exhortó a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos, dentro de los tiempos programados y que permitan solucionar de fondo las deficiencias, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 2,3 Planes de Mejoramiento del Manual Técnico del MECI. Así mismo, invitó a los líderes de los procesos a fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, y así garantizar que las actividades estén dirigidas a la eliminación de la causa raíz inicialmente identificada.

III. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Las comunicaciones de la Entidad, tanto internas como externas, manejan una dinámica permanente bajo el liderazgo de la Oficina Asesora de Comunicaciones, que mantiene informados y actualizados a todos los servidores de la CAR y a la ciudadanía en general. La Corporación cuenta con el nuevo Centro de Investigación Ambiental, que se encuentra ubicado en el Parque Industrial Santo Domingo en el municipio de Mosquera, y que busca mejorar la capacidad técnica, tecnológica y científica de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), El Centro de Investigación Ambiental cuenta con tres áreas especializadas para las matrices de agua, aire y suelo, lo que permite ampliar la cobertura de los servicios de monitoreo, muestreo y análisis especializados. Igualmente, el laboratorio cuenta con áreas específicas de recepción de muestras, suministros, área de gases, áreas de separación de residuos peligrosos y no peligrosos, y un auditorio con una capacidad para 50 personas. A través de su página WEB, la Corporación informa la participación de la Entidad con las diferentes instancias, la cual contribuye al fortalecimiento Institucional.



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Así mismo, el Director de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), Nestor Guillermo Franco González, interactúa con la comunidad en los diferentes temas de interés general haciendo partícipe a los usuarios en la Administración del Sistema de Gestión Ambiental, para lo cual a través de la página web de la entidad se emiten los comunicados de prensa y se publica información de interés, mediante los boletines de noticias, como: “Expertos de entidades nacionales e internacionales participaron en el Primer Seminario de Investigación Ambiental En las instalaciones del Centro de Investigación Ambiental (CIA) de la CAR, ubicado en el municipio de Mosquera, se desarrolló el Primer Seminario de investigación Ambiental, un espacio de intercambio de conocimientos para la investigación y trasferencia de tecnología. Durante la jornada, expertos en investigación de Colombia y Venezuela trataron temas como” Riego en Sustratos”, “Erosión hídrica y captura de carbono en el suelo”, “La ecología del pastoreo y su importancia en el cambio climático”, “Servicios ecosistémicos de los estuarios”, ”Ecosistema del nacimiento del Río Bogotá”, ”De los genes a los ecosistemas”, y “Estado de la calidad del aire 2016 CAR-CIA” (Boletín 25 de mayo de 2017).

Desde 2012, la Corporación ha apoyado 58 proyectos de infraestructura en saneamiento básico para manejo de aguas residuales. La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) viene ejecutando 40 proyectos de diseño, construcción, ampliación y mejora de Plantas de Tratamiento de Aguas Residuales (PTAR) en 33 municipios de la jurisdicción como Bogotá, Chocontá, Suesca, Sesquilé, La Calera, Tabio, Tenjo, Zipaquirá 2, Cajicá, Chía 1, Nemocón, Cogua, Subachoque, El Rosal, Gachancipá, Mosquera, Madrid 1 Y 2, Facatativá, Cota, entre otros. Estos municipios se benefician del apoyo técnico y la cofinanciación de la CAR, a través del proyecto de infraestructura para la gestión ambiental, específicamente en saneamiento básico, trabajando de la mano de las administraciones municipales y sus empresas de servicios públicos. “Nuestro interés como autoridad ambiental es lograr que todos los municipios puedan contar con la infraestructura necesaria de saneamiento básico para disminuir el impacto ambiental a las fuentes hídricas en pro de la sostenibilidad de la región” señaló Néstor Guillermo Franco González, director general de la CAR Cundinamarca. (Boletín 19 de mayo de

2017)”.

Por otro lado, dentro de la Política de Producción Más Limpia (PML) de la Corporación, se ha innovado en la implementación de técnicas a la vanguardia como las mejores prácticas ambientales, que sigue tomando fuerza en el Territorio CAR. En esta oportunidad se escogieron las empresas que han sido reconocidas ambientalmente por medio del programa Reconocimiento Ambiental a Empresas Sostenibles (RACES) de la Corporación para que otros productores tengan la oportunidad de dar a conocer sus procesos de producción y hacer uso de algunas de esas metodologías frente a otros gremios. (Política

Producción más limpia).



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ATENCIÓN Y TRÁMITE DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS. Para el trámite de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias se tienen en cuenta los plazos legales contenidos en la Constitución Política de Colombia, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011, sustituido en su Título II por la Ley 1755 de 2015, que viene aplicándose de julio de 2012), el Manual para la atención y trámite interno del derecho de petición y el Procedimiento GSC-PR-02. La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), cuenta con el documento Protocolo de Servicio al Ciudadano dirigido a los funcionarios y contratistas en el cual se unifican criterios y herramientas de cultura del servicio y atención al ciudadano, resaltado en los principios y valores que deben estar presentes en el contacto permanente con los usuarios internos y externos que tiene la corporación, bajo el enfoque de calidez, excelencia y calidad, generando en los usuarios la confianza, eficiencia, eficacia y efectividad de la prestación del servicio en la totalidad del territorio CAR1. INFORMES TÉCNICOS, AUTOS Y RESOLUCIONES DIGITALES EN SIDCAR

La Corporación continúa interactuando con la plataforma diseñada para la elaboración,

revisión, firma y numeración de Informes Técnicos, Autos y Resoluciones digitales en

SIDCAR con integración el Sistema de Administración de Expedientes (SAE) y versión

móvil de Informes Técnicos, con el objetivo de:

1. Reducir consumo de papel. 2. Agilizar los tiempos de elaboración, revisión, firma, radicación y digitalización. 3. Correcciones y firmas en línea con las versiones respectivas. 4. Evitar el traslado de expedientes (evita pérdidas, demoras, deterioro). 5. Informes en línea con app para Android, Windows, IOS (Todos los dispositivos). 6. Iniciar los Expedientes electrónicos. 7. Digitalización completa de Expedientes nuevos. 8. Agilizar digitalización de Expedientes antiguos. 9. Ahorro de trámites en SAE, cargue histórico en línea con SIDCAR. 10. Indicadores de trámites, productividad y tiempos.

1 Protocolo de Servicio al Ciudadano



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11. Actualización de formatos en línea. 12. Acceso desde cualquier lugar por internet 13. Información en línea y completa 14. Trazabilidad de los trámites. 15. Otros. Por último, de acuerdo a lo reglamentado en la Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los ciudadanos, establecida en el documento Conpes 3654 de 2010, y de conformidad con lo preceptuado en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Componente Tres “Rendición de Cuentas”, la OCIN, elaboró y presentó el Informe evaluación Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Conclusiones y recomendaciones de la Oficina de Control Interno Las comunicaciones de la Entidad, se manejan en una dinámica tanto interna como externa, amplia y permanente, manteniendo informados y actualizados a los servidores y a la ciudadanía en general, sobre la gestión institucional en la cual se muestran logros significativos; y gran visibilización de la CAR. Se efectúa una activa gestión de Rendición de Cuentas Institucional, con la entrega permanente de información mediante diversidad de medios y espacios de diálogo e interacción con los grupos de valor. Aspectos sobre los cuales la Oficina de Control Interno recomienda revisiones y fortalecimiento Se observa necesidad de implementar de acciones de mejora, que en el informe de la Auditoria Interna presentaron debilidad cómo:

• Identificar y documentar puntos de control al actualizar la documentación, para mejorar el desempeño del proceso,

• Evaluar la necesidad de replantear los indicadores, con el fin de que permitan reflejar el nivel de cumplimiento de los objetivos del proceso y que se consoliden como herramientas claves para mediciones oportunas y alarmas tempranas, que en la práctica ayuden a la toma de decisiones.

• Incrementar las actividades autoevaluación a fin de fortalecer las actividades de mejora continua.

• Llevar a cabo la revisión y actualización de los procedimientos que lo requieran, de acuerdo con la dinámica de la entidad y la normatividad vigente.

Se exhorta a los líderes de proceso a reforzar la identificación y formulación de acciones en el marco del principio de Autocontrol, las cuales conllevan a detectar desviaciones y efectuar correctivos oportunos para el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, evidenciando mejora continua. Afianzar en los comités técnicos el seguimiento a cada una de las actividades de competencia de las áreas (metas, indicadores, riesgos, planes, programas), con el propósito de tomar medidas preventivas en el caso de encontrar desviaciones.



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Fomentar actividades de autoevaluación y autorregulación en los procesos, a fin de evidenciar una gestión conforme con los requisitos del SIGESPU, así como verificar el ciclo PHVA. Fortalecer el análisis y clasificación de la información relacionada con peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía para que sea utilizada como insumo en el mejoramiento de la gestión institucional y mejorar los mecanismos existentes para el seguimiento a las respuestas oportunas a los derechos de petición Fortalecer los controles para garantizar que la totalidad de la documentación generada en las etapas precontractuales, contractual y postcontractual repose en las carpetas contractual y técnica, así como, el cumplimiento de la publicación en el SECOP en términos. Igualmente, se invita a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos, dentro de los tiempos programados y que permitan solucionar de fondo las deficiencias, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 2,3 Planes de Mejoramiento del Manual Técnico del MECI. La Oficina de Control Interno, en función de su rol de evaluación y seguimiento, de conformidad con el artículo 39 de la Ley 909 de 2004, las disposiciones del Acuerdo 565 de 2016 de la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC), recomienda fortalecer el proceso de Autoevaluación y seguimiento al Plan de Acción por Procesos (PAP), para aportar en el cumplimiento del Plan de Acción 2016-2019. (Original firmado) CLAUDIA ROCIO SANDOVAL Jefe Oficina Control Interno-CAR. Fecha de elaboración: 10 de julio de 2017

Elaboró: Gladys Bonilla Pineda Revisó: Oscar Fernando Miranda Miranda Aprobó: Claudia Roció Sandoval Ruiz

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