INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO Noviembre

2014-Febrero 2015- LEY 1474 DE 2011

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Suscrita Jefe

de la Oficina Asesora de Control Interno de la EPS’S CONVIDA a continuación presenta

el informe pormenorizado cuatrimestral sobre el estado del sistema de control interno en

la entidad, correspondiente al periodo Noviembre de 2014 a Febrero 2015. Se genera

este informe, basándose en tres puntos centrales: Control de Planeación y Gestión,

Control de Evaluación y Seguimiento y el eje transversal de Información y Comunicación,

acorde con la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI, y según los

parámetros establecidos en el Decreto N° 943 del 21 de mayo de 2014, y en la norma

interna, según adopción por la Entidad mediante la Resolución 1166 del 15 de diciembre

de 2014. Incluye el detalle de avances en cada uno de los dos (2) Módulos y eje

transversal.

1. Módulo de Control de Planeación y Gestión

1.1 Componente del Talento Humano:

1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. La Entidad cuenta con Código de ética y Buen Gobierno, en su tercera versión, adoptado mediante Resolución N° 0871 del 13 de junio de 2013 y dado a conocer a los funcionarios a través del link Sistema Gestión de Calidad, en el portal de la página web, una de las estrategias de comunicación. La actualización y elaboración del Código es producto del trabajo conjunto y participativo e integral de los funcionarios, representados en el Equipo MECI de la entidad, a cargo de quienes estuvo la actualización del documento.

A través de los Boletines mensuales “Control Vida”, la Oficina Asesora de Control Interno, permanentemente resocializa los valores y principios contemplados en el Código y que identifican a la entidad:

Así mismo, desde el área de Personal de la Entidad, se gestionó ante el DAFP-Plataforma SIGEP, la asignación de contraseñas para cada uno de los Servidores públicos y mediante correos institucionales emanados del área de Personal, se promovió entre sus servidores, la incorporación y actualización de Hoja de Vida en el SIGEP, para dar cumplimiento a lo dispuesto por el Decreto 019/2012, que dispone en su el “ARTICULO 227. REPORTES AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y

GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO –SIGEP”, y así también ejercer el compromiso y proceder de acuerdo con una gestión pública efectiva.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano: El Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los empleos

públicos, de la planta de personal de la Entidad, se encuentra establecido mediante

Acuerdo de Junta Directiva 005 del 24 de mayo de 2006, modificado por el Acuerdo 006

del 4 de agosto de 2008.

Actividades realizadas para el Desarrollo del Talento Humano durante el 2014: Como

complemento a las acciones ejecutadas, la Oficina de Personal y su personal de apoyo

ofreció a los servidores de la EPS’S CONVIDA las siguientes actividades, con el ánimo de

fortalecer sus competencias:

Seguridad y salud en el trabajo:

ACTIVIDAD

Levantamiento Panorama de factores de riego.

Instalación de sofware de Pausas Activas

Reporte accidente de trabajo

Convocatoria Conformación COPASST

Pausas Activas con Gestor

Conformación de brigada de Emergencia

Evaluación de satisfacción laboral Psicosocial

Encuesta clima organizacional

Entrega de carnet de afiliación a ARL y Kit de bienvenida

Capacitación levantamiento de cargas area archivo

Reporte de afiliación y desafiliación a ARL

Seguimiento casos medicina laboral

valoraciones medicina laboral

Comité de trabajo seguimiento accidente laboral y casos de medicina laboral

Evaluación puesto de trabajo

Inspección a las áreas y acompañamiento

Elaboración de Plan de Emergencia

Actualización de datos de afiliados a ARL

Reunión Plan de evacuación

Participación en simulacro de evacuación

Campaña de un ambiente de trabajo sano: Programa de orden y aseo

Capacitación: Programa de capacitación y plan anual de capacitación aún sin adoptar, pero se

programaron y ejecutaron los siguientes eventos de capacitación:

Fecha Capacitación Soporte

Enero 31 de 2014 Actualización a promotores Registro de asistencia y acta

Marzo 12 de 2014 Resolución 5521 Registro control asistencia

Marzo 12 de 2014 Supervisión e interventoría Registro control asistencia

Marzo 26 de 2014 Atención al usuario y comunicación

asertiva Registro control asistencia

Abril 2 de 2014 Atención al usuario y comunicación

asertiva Registro control asistencia

Abril 8 de 2014 Supervisión e interventoría Registro control asistencia

Abril 14 de 20147 Idealización y mantenimiento Registro control asistencia

Abril 10 de 2014 información exógena año gravable 2013 Registro control asistencia

Abril 11 de 2014 Brigada de emergencia Registro control asistencia

Abril 23 de 2014 Salud Ocupacional y COPASO Registro control asistencia

Mayo 7 de 2014 Resolución 5521 Registro control asistencia

Mayo 7 de 2014 Articulación de acciones extramurales Registro control asistencia

Mayo 9 de 2014 Normas antiabuso en materia tributaria Registro control asistencia

Mayo 23 de 2014 impuesto sobre las ventas e impuesto al

consumo Registro control asistencia

Mayo 30 de 2014 Portabilidad - Autorizaciones - Pyp Registro control asistencia

Junio 9 de 2014 II Plenaria Registro control asistencia

Junio 13 de 2014 Control Interno, D. 0943 y Autocontrol Registro control asistencia

Julio 19 de 2014 Régimen Contributivo Registro control asistencia

Julio 15 - 17 - 22 de 2014 Archivo Registro control asistencia

Julio 23 de 2014 Control Interno, D.0943 y Autocontrol Registro control asistencia

Agosto 1 de 2014 Riesgos Laborales Registro control asistencia

Agosto 5 de 2014 Estados de cuenta y Glosas Registro control asistencia

Agosto 13 de 2014 Nuevo MECI Registro control asistencia

Septiembre 12 de 2014 Imagen Corporativa Registro control asistencia

Octubre 9 de 2014 Presentación Proyecto TI Registro control asistencia

Noviembre 19 de 2014 Fondo pensional Registro control asistencia

Diciembre 17 de 2014 Plenaria Registro control asistencia

En cuanto al programa de Inducción, en la fase de diagnóstico de la actualización MECI,

se determinó que se encuentra documentado un proyecto de plegable, pero aún sin

adoptar. La alta Dirección desde el mes de diciembre de 2013, institucionalizó la plenaria,

específicamente el 9 de diciembre/13, fecha de la primera plenaria, espacio donde se da a

conocer a la totalidad de servidores públicos de la entidad, el nuevo mapa estratégico,

metas y resultados. Durante el 2014 se llevaron a cabo la plenaria correspondiente al

primer semestre el 09/06/2014, y el 17/12/2014, la correspondiente al segundo

semestre/14, donde se sensibiliza al personal de la entidad sobre avances y logro de

metas; escenario que a su vez complementa la Reinducción al personal.

Sin embargo, teniendo en cuenta que es conveniente adoptar una política institucional en

cuanto al tema de Inducción y Reinducción, de manera que se garantice que todo nuevo

servidor público en Convida, registre su participación en jornadas de inducción, según

necesidades de programaciones periódicas, que a su vez se incluyan en los planes de

capacitación y formación, la entidad, a través del área de Personal, está creando un link

donde se gestione la autoreinducción, generando mediante los correos institucionales del

personal las instrucciones para el efecto.

1.2. Componente Direccionamiento Estratégico

De acuerdo con lo establecido por el Modelo MECI-2014, se gestionó la revisión y

actualización, con la participación del equipo MECI y del resultado de las diferentes

mesas de trabajo, se expidió la Resolución N°1166, del 15/12/2014, "Por medio de la cual

se actualiza y adopta el nuevo Modelo Estándar de Control Interno MECI, en EPS’S

CONVIDA", socializada a su vez en el Comité de Coordinación del Sistema de Control

Interno –CCSCI-, del 15 de diciembre de 2014, a sus integrantes según consta en acta

110.01.01.07 de 2014. Desde la Gerencia se impartieron las instrucciones para agendar

por Dependencias las socializaciones del Nuevo MECI, en el primer trimestre del año

2015, incluyendo la divulgación de los actos administrativos adoptando el nuevo

esquema.

Se formalizó la revisión del Manual de Procesos y Procedimientos, con el

acompañamiento de un gestor documental, y como resultado se aprobó en Comité de

Dirección el nuevo Mapa de Procesos, teniendo en cuenta la estructura orgánica vigente,

así:

Se determinó la clasificación de procesos, así. Procesos Estratégicos, Procesos

Misionales, Procesos de Apoyo y Procesos de Control. Adoptándose la actualización y

ajuste de Mapa de Procesos mediante la Resolución 1185 del 22 de diciembre de 2014,

incluyendo a su vez, cada uno de estas grandes clasificaciones, contempla, los siguientes

procesos:

A su vez cada uno de estos procesos desagrega varios procedimientos, identificándose 57 procedimientos en total, y de acuerdo con lo plasmado en el artículo 4° de la Resolución 1185/2014, se estableció un tiempo límite de 6 meses para la documentación y aprobación, contados a partir de la fecha de entrada en vigencia de la citada Resolución, y durante este periodo de transición continuará vigente la documentación actual hasta que se emita la nueva versión. La socialización de este acto administrativo quedó también para su inclusión en la agenda MECI.

Participación de la Gerente en los seminarios de planeación estratégica y seguimiento al cumplimiento del plan de desarrollo Departamental, programados por la Administración Central y Planeación del Departamento de Cundinamarca.

Desde su rol estratégico, la Gerencia imparte los lineamientos y se priorizaron temas, en los Comités de Dirección, que durante toda la vigencia 2014, se llevaron a cabo 25 reuniones y las decisiones reposan en actas del Comité. Las convocatorias a este Comité a través de los correos institucionales, a cada uno de los integrantes, como son la Gerencia, los tres subgerentes, tres Jefes de Oficinas Asesoras, acompañados por los asesores de Gerencia.

El elemento “Planes, Programas y Proyectos”, de acuerdo con el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2014, incluye como producto mínimo los diferentes comités institucionales, su evidencia de cumplimiento son los Cronogramas de los diferentes Comités y sus actas. De acuerdo con la información referente a los Comités de Trabajo, y según acto administrativo de adopción, fecha de creación, integrantes y cronograma de las reuniones establecidas, se registra la siguiente información para toda la vigencia 2014 :

COMITES ACTO ADMINISTRATIVO N° Actas a 31/12/2014

COMITÉ DE DIRECCION Institucionalizado por Gerencia 25

COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE

Resolución 066 del 3 de febrero de 2011 y 0439 del 29/06/2014

5

COMITÉ DE ARCHIVO/ COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

Resolución 0222 del 29 de junio de 2007 Resolución 0121 (sic) del 05 de marzo de 2014

3

COMITÉ DE CONCILIACIONES JUDICIALES

Decreto 1716/2009 y Resolución 2120 del 04 diciembre de 2012.

12

COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Resolución 1758 del 12 de septiembre de 1997 y Resolución 585/99 0445 del 15 de septiembre de 2006, reglamenta funcionamiento

7

COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Resolución 0511 del 3 de septiembre de 2009

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

Resolución 491 del 18/07/0214, reglamento y 968 del 24/10/2014 conformación

1

COMITÉ TECNICO CIENTIFICO

Resolución 5595 del 30 de diciembre de 1998, “por medio de la cual se conforma el Comité Técnico de la EPS’S CONVIDA”,

85

OACI-LSJB

La Visión, Misión y Objetivos institucionales, se encuentran documentados y publicados en la página web de la entidad.

Los planes de acción formulados por Dependencia contienen indicadores y se determina el grado de avance de las actividades programadas, trimestralmente.

Respecto a las revisiones y ajustes a los procesos, se gestionaron reuniones para tal fin entre los meses de septiembre y noviembre de 2014. Teniendo en cuanta la Resolución 1185/2014, Continúa el proceso de la identificación de controles asociados a los riesgos determinados, durante la actividad de revisión y actualización de los procedimientos.

El seguimiento a la gestión se realiza sobre los planes de acción con sus respectivos indicadores y en reuniones del Comité de Gerencia, la primera semana de cada mes, se revisa el cumplimiento de los indicadores de resultado.

Las políticas de operación se encuentran documentadas en los diferentes procedimientos y se encuentra en elaboración un documento exclusivo con las principales políticas y directrices que operan en la actualidad.

Al cierre de la vigencia fiscal 2014, la Ejecución Presupuestal de gastos fue del 98.3% en total, y por conceptos se muestra a continuación:

Cifras en Millones de pesos ($)

Concepto Presupuestado Compromiso % Ejecución Pagado

Funcionamiento 8.403.3 7.087.2 84.3% 6.951.9

Operación Comercial 282.532.6 278.890.2 98.7% 252.600.8

Inversión 1.030.0 973.2 94.5% 973.2

Total 291.965.9 286.950.6 98.3% 260.525.9

Del total de compromisos con corte al 31 de diciembre de 2014, se han pagado el 90.8%, es decir la suma de $260.525,9 millones de pesos.

En cuanto a las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2013, por valor de $47.565,3 millones de pesos, según Resolución 006 del 17 de enero de 2014, frente a $31.083.335.800, a 31 de diciembre de 2012, según Resolución N° 03 del 10 de enero de 2013, se liberaron unos recursos, quedando finalmente en $33.143.9 millones, suma de la que se ejecutó, al cierre del año 2014, un valor de $30.218.8, que equivalen al 91.2%, del saldo del monto total constituido después de liberaciones. Al cierre presupuestal del año 2014 se constituyeron cuentas por pagar del orden de los $26.424,7 millones de pesos.

De los $282.532.6 millones de gastos de operación comercial, apropiados, el 84,7%, corresponde a servicios médicos, promoción y prevención y medicamentos, es decir, 239.312.6, que frente a la ejecución del año inmediatamente anterior, en porcentaje bajó, cuando representó el 96,4% y los $234.293.3, millones de pesos. De esta cifra se comprometió para este tipo de gastos $237.598.3 millones, y se pagó $212.502 que representa el 89.4%. Se observa un mayor dinamismo en los pagos por este concepto, frente al 2013, cuando del monto comprometido para servicios médicos se pagó sólo la suma de $191.201,8 que representó el 81.75% de lo comprometido.

El disponer de un aplicativo para registro y control de Peticiones, quejas y reclamos, el

que permite llevar un consecutivo y clasificación de estas PQR. En el seguimiento a

quejas y reclamos, durante el año 2014, se registran los siguientes resultados, que

comparativamente con vigencias anteriores arroja el siguiente comportamiento:

AÑO N° PQR VARIACION %

2011 860

2012 1.426 65.8 %

2013 1.291 (9.5%)

2014 1.440 11.5%

El seguimiento al Plan de Acción ajustado y presentado el 10 de diciembre de 2013, ante

la Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales de la Superintendencia de

Salud, con el fin de lograr el cumplimiento a la medida especial definida por la Resolución

002639 de 24 de agosto de 2012, por medio de la cual se adopta medida cautelar de

vigilancia especial a la ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD DEL REGIMEN

SUBSIDIADO EPS’S CONVIDA, como instituto de salvamento y protección de la

confianza pública. En dicho documento se definen las acciones a seguir a fin de enervar

la situación que dio origen a la medida. Replanteamiento que corresponde al segundo

ajuste, por cuanto, con radicado en la Superintendencia de Salud, con número NURC:1-

2012-112777, el 17 de diciembre del 2012, se presentó el primero. Lo más importante el

seguimiento mensual a éste plan. Al cierre de la vigencia fiscal 2014, se habían

presentado veintiun avances de ejecución del plan de acción, tanto a la Superintendencia

de Salud como a la Contralora, con funciones de revisor fiscal, quien fungió hasta el inicio

de la vigencia de la resolución mediante la cual se levantó la medida, informes los cuales

los primeros ocho se encuentran publicados en la página web de la entidad. Los avances

e informes de seguimiento a este plan de acción, radicados en la Superintendencia de

Salud durante el año 2014, se registran a continuación, enunciando N° NURC asignado,

fecha del radicado y mes y asunto al que corresponde el informe:

NURC FECHA ASUNTO

1-2014-005996 24/01/2014 Informe de Gestión y avance plan

acción para el mes de

diciembre/2013

1-2014-014641 21/02/2014 Informe de Gestión y avance plan

acción para el mes de Enero/2014

1-2014-023924 20/03/2014 Informe de Gestión y avance plan

acción para el mes de Febrero/2014

1-2014-035929 29/04/2014 Informe de Gestión y avance plan

acción para el mes de Marzo/2014

1-2014-035935 29/04/2014 Acciones frente a la medida de

vigilancia especial

1-2014-039543 08/05/2014 Plan Mejoramiento a Visita auditoria

Supersalud

1-2014-047584 29/05/2014 Informe de Gestión y avance plan

acción para el mes de Abril/2014

1-2014-056050 20/06/2014 Informe de Gestión y avance plan

acción para el mes de Junio/2014

1-2014-060344 04/07/2014 Respuesta Oficio JAHV-747, Informe

Contralor Evaluación Plan Acción

Marzo/14

1-2014-061353 08/07/2014 Informe de Gestión y avance plan

acción para el mes de Mayo/2014

1-2014-079538 20/08/2014 Informe de Gestión y avance plan

acción para el mes de Julio/2014

1-2014-080688 22/08/2014 Seguimiento plan acción abril N°2-

2014-59585 y mayo 2-2014-060937.

1-2014-092794 19/09/2014 Informe de Gestión y avance plan

acción para el mes de Julio/2014

Con Resolución N° 01658 del 29 de agosto de 2014, notificada el 5 de septiembre de 2014, la Superintendencia Nacional de Salud, levantó la medida preventiva de vigilancia especial a la EPS’S CONVIDA, a partir del 1° de septiembre de 2014 y ordena la presentación, en los quince (15) días hábiles siguientes de un Programa de Recuperación, cuya ejecución no puede superar el 31 de agosto de 2015, con el fin de adoptar medidas a corto plazo que coadyuven al equilibrio financiero y al adecuado y oportuna prestación del servicio a sus afiliados. Por tal razón la Entidad con oficio N° 100.08.03.0731, del 26 de septiembre de 2014 y NURC 1-2014-095256 del 26/09/2014, 10:23:09 radicó el programa de Recuperación del 1° de septiembre de 2014 al 31 de agosto de 2015, como respuesta a la Resolución 1658/2014, con los siguientes informes de seguimiento en el último trimestre del 2014:

100.08.03.0767 del 04/11/2014, NURC 1-2014-110342 del 5/11/2014 9:11:32, Informe Programa de Recuperación Eps’s Convida Septiembre de 2014.

Respuesta a Oficio 100.08.03.0731 del 26/09/2014: 1-2014-110345 05/11/2014 9:12:31 y

1-2014-110347 05/11/2014 9:13:36.

Oficio Superintendencia Nacional de Salud 2-2014-112515 07/11/2014 9:04 respuesta a 1-2014-09256

Radicado 024473 10/11/2014 10:38 solicita definir ajustes

Oficio 100.08.03.779 del 11/11/2014, radicado 1-2014-113873 12/11/2014 12:06:21 presenta programa de recuperación I-2014-095256-2. 2014-112515; 100.08.03.826 02/11/2014 1-2014-

121565 03/12/2014 9:31:55 informe programa de recuperación mes octubre 1-2014-121565 Gobernación 03/12/52014 10:04:20

Oficio 100.08.03.833, del 05/12/2014, radicado 1-2014-122313, 05/12/2014 1:27:15 p.m., correspondiente informe noviembre 2014 primer corte 05/12/2014 1:28:42 p.m.

Oficio 100.08..03.001, 05/01/2015, radicado 1-2015-000746, 06/01/2015 8:51:04

1-2015-000748 06/01/2015 8:52:10 c.c. gobernación, informe correspondiente al mes de diciembre de 2014, avances del Plan de Recuperación.

Oficio 100.08.04 26/01/2015 NURC 1-2015-008625 27/01/2015 09:32:51 con corte a Diciembre.

En la fase de ejecución y seguimiento de la actualización del MECI, a 31 de diciembre de 2014, se registra que la entidad aún se encuentra en la etapa de revisión y actualización de la documentación de Procesos y procedimientos, incluyendo también la revisión de los Indicadores de gestión, tal como quedó estipulado en el Artículo 4° de la Resolución 1185/2014.

La Estructura organizacional,. Vigente la establecida en el decreto ordenanzal 0274 del 15 de octubre de 2008.

1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

La Entidad presentó y publicó en la página Web el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Se han elaborado y colgado en el link de informes los seguimientos cuatrimestrales al Mapa de Riesgos de corrupción. En cuanto a los riesgos de los procesos, se evalúan en el seguimiento y auditoría interna de. Gestión a los procesos, donde se identifican oportunidades de mejora, en los elementos de control relacionados con la administración del riesgo. En la Fase de Ejecución y Seguimiento de las actividades del MECI 2014, se solicitó a cada Dependencia los Puntos de control de los procesos, los que se encuentran compilados y deben ser objeto de revisión periódica por parte de cada líder de proceso. Sin embargo, se recomienda a los líderes de proceso y procedimientos la detección permanente de los riesgos inherentes a cada procedimiento y la implementación de controles, con su respectivo autoseguimiento.

2. Módulo de Evaluación y Seguimiento

Para fortalecer la capacidad institucional de la Entidad, la Oficina Asesora de Control Interno organizo capacitaciones para los servidores públicos de EPS’S CONVIDA con tres charlas de los temas y actividades de Control Interno. Reposa la evidencia de los registros de asistencia de los días 13 de junio, 23 de julio y 14 de agosto de 2014.

La Contraloría de Cundinamarca a inicios del presente año, con Oficio C14105300277 del 27 de enero de 2014, radicado en la Empresa con número 018524 del 30/01/2014, fecha del recibido, remitió el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, practicada a la EPS’S CONVIDA, vigencia fiscal 2012, y se suscribió el Plan de mejoramiento, el cual fue aprobado según radicado C14116000040 del 06/03/2014 y el que culminó su ejecución, con corte al 31 de diciembre de 2014. También realizó Auditoria Integral a la vigencia fiscal 2013, a partir del 25 de agosto de 2014 y con fecha 14 noviembre de 2014 la entidad recibió el preinforme de esta auditoría, dándose la

respectiva controversia. Con radicado C14105301427 del 30/12/2014 de la Contraloría de Cundinamarca, se expide el Informe Final, con los siguientes resultados:

DETALLE RESULTADO

N° Hallazgos Administrativos 25

INCIDENCIA DE LOS HALLAZGOS

Disciplinarios 0

Fiscales 0

Penales 0

Funciones de Advertencia 1

Concepto sobre la Gestión Con observaciones

Concepto sobre los Estados Contables Con salvedades

Fenecimiento Se fenece

2.1 Componente Auto Evaluación Institucional

Opera en la Entidad el Comité de Dirección, desde donde se gestiona la planeación Estratégica, y se evidencian reuniones quincenales, constituyéndose la primera reunión de cada mes, el escenario donde se efectúa el seguimiento a las metas e indicadores de resultado.

Se lleva a cabo el Comité de Coordinación de Control Interno, en el cual se dan a conocer la gestión de la Oficina de Control Interno, y al cierre del año 2014, con corte a 31 de Diciembre, se evidencian siete reuniones del Comité.

La Oficina de Control Interno, durante la vigencia fiscal 2014, presentó los siguientes informes:

Informe Pormenorizado de Control Interno. Tres, del periodo comprendido entre los meses de noviembre 2013 a Febrero 2014; marzo a junio de 2014 y julio a octubre 2014.

Informe Ejecutivo del Sistema de Control Interno para la vigencia fiscal 2014, reportado a la plataforma del DAFP, el 25/02/2015, con radicado 1519, según certificado de recepción de la información, de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites.

Informe Control Interno Contable del periodo 01-01-2014 al 31-12-2014, reportado a la Plataforma Contaduría General de la Nación, el 26/02/2015, con evaluación de 3,93.

Informe Derechos Autor, en el aplicativo especial para recepcionar la información de La Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, el 27/02/2015, con Id 550, informe soportado con reporte del Jefe de la Oficina Asesora de Informática de la Entidad mediante oficio 130.10.01.049 del 20 de febrero de 2015.

Informe de seguimiento al trámite de peticiones, quejas y reclamos que ingresaron a la Entidad en el primer semestre de 2014 y consolidado del año.

Austeridad en el Gasto, correspondiente al último trimestre y consolidado 2013; primer segundo y tercer trimestre 2014.

Seguimiento a los Procesos Disciplinarios y a los procesos judiciales que cursan en las diferentes instancias contra la entidad, con corte a octubre del 2014.

Seguimiento y evaluación al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: tres (3), con corte a 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre de 2014. El resultado se encuentra publicado en la página web de la EPS’S CONVIDA, link Informes Ley 1474/2011.

Fomento de la Cultura del Auto Control

La Oficina Asesora de Control Interno fomentó la cultura del autocontrol en la Entidad frente a los avances del plan de acción, plan de mejoramiento e indicadores por proceso y a la Implementación de las Políticas Institucionales.

2.2 Componente de Auditoria Interna

La Oficina de Control Interno en ejercicio de sus funciones, reportó oportunamente los informes de Ley correspondientes a: Informes de seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, Informes de Austeridad en el gasto público, Informe de avance y cumplimiento del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría de Cundinamarca. Se evidencia el reporte de los siguientes informes: Informe consolidado anual del sistema de control interno 2013: La OACI presentó, radicó y colgó en la plataforma del Departamento Administrativo de la Función Pública, el 04 de Febrero de 2014, con número radicación 481. Informe control interno contable: se envió vía página web Contaduría General de la

Nación CGN, Sistema CHIP, período enero-diciembre 2013, el 12 de febrero de 2014.

Derechos de autor sobre sotfware 2013: Reporte sobre cumplimiento de normas derechos

de Autor, registro vía página web DAFP-Dirección Nacional Derecho de Autor, el 06 de

marzo de 2014, con Id 577.

Las auditorías internas de gestión, uno de los roles más importantes de la Oficina de Control Interno, se realizaron a los Procesos de Gestión Administrativa Financiera, Gestión Jurídica, Gestión de Informática, Gestión comercial y Gestión Técnica, según programa de auditoria 2014, aprobado en el primer comité de Coordinación del Sistema de Control Interno; y los informes producto del mencionado proceso auditor, presentados a la Representante legal de la entidad y al respectivo dueño de proceso. De otra parte se efectuó seguimiento al proceso de contratación, periodo de enero a octubre de 2014, informe presentado a la Gerencia.

2.3 Componente Planes de Mejoramiento

Se mencionan específicamente los seguimientos trimestrales a los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría de Cundinamarca, durante la vigencia fiscal 2014, se remitió el avance con corte a 30 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y con corte a 31 diciembre de 2014.

3. Eje Transversal Información y Comunicación En el 2014 se ha fortalecido el sitio web de la Entidad (www.convida.com.co) como canal directo de comunicación frente a la ciudadanía. Entre los puntos a resaltar sobresale la conexión promovida entre sus contenidos y la cuenta oficial de la Entidad en redes sociales como Facebook. Se cuenta con canales de información y comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica. A continuación, se hará referencia a algunos de ellos:

Canal escrito

El principal canal de información y comunicación de la Eps Convida, es a través de la ventanilla de correspondencia, por medio del cual se recibe y tramita toda la correspondencia. En el siguiente cuadro se muestran las entradas y salidas para el periodo comprendido entre el 1° de enero y 31 de diciembre de 2014:

Periodo Entradas Salidas

1° Enero -31 Diciembre

2014

7.391 1.578

Es así como desde el 1° de enero y hasta el día 31 de diciembre de 2014, se han recepcionado 7.391 documentos y solicitudes, debidamente registradas en el libro radicador de recibidos, que inicia en enero con el número 17.904 y a 31 de diciembre termina con el número consecutivo 25.294, así mismo se evidencia que se ha despachado un número de 1.578 guías a diferentes lugares y destinatarios, guías que iniciaron con el número radicado de salida 6.285 y hasta el 7.862, el 31 de diciembre de 2014, fecha de corte del presente informe. De esta forma, se cumple con la Radicación de comunicaciones oficiales: “procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.”. El hecho de otorgar un radicado tanto al documento de entrada como de salida, nos conlleva al cumplimiento del Registro de Comunicaciones oficiales :”procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.”. De otra parte frente al tema de la recepción y trámite de quejas y reclamos, el Grupo de

Atención al Usuario presentó el Informe sobre PQR correspondiente al periodo 1°de

enero a 31 de diciembre de 2014, del cual se destaca:

El 99,8% medio escrito; el 0.13% presencial y el 0.07% medio telefónico. En el período

Enero a Diciembre del año 2014, según consolidado, el total de PQR ascendió a 1.440, es

decir se incrementaron en un 11,5%, frente a igual periodo del año inmediatamente

anterior, cuando se radicaron 1.291. del total de los 1.440, 369 corresponden a quejas

como tal, que equivalen al 25.6% , frente a 609 (47.2%) en 2013; 781 a peticiones, que

son el 54.2%, respecto a 662 (51.3%) en año anterior; 255 a solicitud de información, que

representa el 17.7%, cuando en 2013 fueron sólo 17 (1.3%) y el restante 2.5% son 35

radicaciones relacionadas con sugerencias. Se observa que el índice de peticiones ha

tenido un crecimiento progresivo, puesto que de representar el 2.91% en 2011, pasó a ser

más de la mitad del total de PQR, y de otra parte, la proporción que corresponde a quejas

sufrió una disminución, por cuanto en el 2011 representó un 96,74%. De este total un 86%

son de resolución inmediata, y el restante 14% son objeto de trámite de pruebas, para

sus respuestas y atención, situación que mejoró notablemente, por cuanto en 2013

representaron el 30%. Por tipo de motivo se clasificaron las quejas, así: 37.9% (546) por

oportunidad, 25.4% (366) por accesibilidad, 14.2% (204) por seguridad, 15.8%(228) por

pertinencia, y 6.7% (96) por continuidad. En cuanto a motivo, los más frecuentes fueron

consulta y tratamiento médico 742, que representan el 51,5%, cuando en la vigencia

inmediatamente anterior fueron 514, con un 39.8%; medicamentos 226, que equivalen al

15.7%, donde se exalta la mejora, considerando que de 809 en 2012, con un 56.7%,

pasó a 515, en 2013, representando el 39.9% del total de PQR; y, seguidos por el motivo

de cirugía con el 12.7% (183), que en 2013 participó con el 10,6% (140).

Durante los dos primeros meses del año 2015, se han registrado 268 PQR, así. 148 en el

mes de enero y 120 en el mes de febrero. De este total, el 92% mediante medios escritos,

el 7% telefónico y el 1% presencial; por referido el 28% corresponde a consulta externa,

sólo el 5% medicamentos, el 11% hospitalización y otros motivos el restante porcentaje.

El sitio oficial de Página web (www.convida.com.co). Para facilitar la atención al

ciudadano se habilitaron los siguientes correos oficiales: conciliaciones@convida.com.co,

invitacionespublicas@convida.com.co, movilidad@convida.com.co, y

portabilidad@convida.com.co,

De otra parte la Oficina Asesora de Informática Administra el portal, registrando las siguientes visitas, con corte a 31 de diciembre de 2014, según el contador de visitas: 387.815 y con corte al 28 de febrero de 2015, 431.915, es decir que durante los dos primeros meses del año 2015, registra 44.100 visitas la página web de la entidad.

La EPS’S CONVIDA cuenta en la actualidad con una plataforma de telefonía PBX instalada, y consta de 30 líneas o abonados telefónicos, herramientas de comunicación que son utilizadas por los funcionarios de la Entidad para el cumplimiento de sus funciones, facilitando la interacción de voz entre las dependencias de la Entidad, las Oficinas Municipales y los ciudadanos en general.

El 28 de Febrero de 2014, la Gerente General de Convida, presentó la Rendición de Cuentas de la gestión 2013 desde el Municipio de Zipaquirá. El evento se publicitó a través de la Página web y emisora regional y local del municipio sede de la rendición. Al cierre del periodo de este informe se tiene programada la rendición de cuentas vigencia 2014 en el Municipio de Fusagasugá, para el 30 de abril 2015.

Recomendaciones Seguir fortaleciendo la cultura de autoevaluación como principio fundamental del Modelo Estándar de Control Interno- MECI, en su módulo de evaluación y seguimiento.

Como lo establece el Manual Técnico MECI-2014, fortalecer los mecanismos de socialización y tomar las acciones administrativas necesarias que permitan realizar el ejercicio de Auto-control con el fin de cumplir con el desarrollo eficiente del Sistema de Control Interno. Continuar con las mesas de trabajo para concluir la revisión y documentación de la actualización de los procedimientos y revisión y actualización de riesgos y puntos de control, según el periodo de transición y tiempo establecido en la resolución 1185/2014; así como dar cumplimiento a los cronogramas de socialización de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno y de Procesos, cronograma a cargo del equipo MECI, en la EPS’S CONVIDA.

Debilidades Es importante comentar que en materia de acuerdos y protocolos éticos, se gestionó la actualización al Código de Ética, mediante la Resolución Administrativa Número 871 del 13 de junio de 2013, pero aún falta fortalecer las inducciones a personal nuevo. Se requiere consolidar los programas de inducción y reinducción dirigidos a orientar y reorientar la integración de los empleados a la Entidad. Se debe socializar y sensibilizar el entendimiento conceptual y la aplicación del Modelo de Gestión por Procesos (Fundamento del Modelo Estándar de Control Interno MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad SGC). • Ausencia o deficiencias en Autocontrol y resistencia al cambio. Es importante que al interior de cada proceso, se fortalezca la cultura de seguimiento conforme lo establece la política general de administración del riesgo. • La Estructura Organizacional aplica de acuerdo al modelo de operación por procesos, sin embargo la planta de personal es insuficiente para cumplir con sus funciones y competencias, razón por la cual es necesario acudir a la contratación de prestación de servicios personales. • A pesar de que se tiene documentado todo lo referente al manejo del riesgo no se da total aplicación, se presentan inconformidades en el compromiso del autocontrol, que debe ser parte en el desarrollo de las actividades; mayor conocimiento y control sobre la administración del riesgo que exige un mejoramiento permanente para lograr su valoración, control y administración. • En la Entidad existe un Mapa de Riesgos por procesos, el que debe actualizarse una vez se finalice el programa de revisión y actualización documental, versión tres, y de la misma manera, implementar los controles por cuanto persisten debilidades respecto a la administración del riesgo, razón por la que se hace necesario realizar actividades de sensibilización a todo nivel para que se asimile la importancia de este componente en el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno. • En materia de normas internas y guías, es fundamental su implementación y la actualización a las existentes. Se presentan limitaciones técnicas, presupuestales, financieras y de personal para cumplir con los nuevos retos que se le han impuesto a la Entidad en cumplimiento de la ley. Se debe fortalecer el ambiente de control, compromiso y responsabilidad en cada uno de los servidores públicos. Diseñar e implementar la evaluación del desempeño, así no

aplique en la entidad la norma de carrera administrativa y ley 909. Los directivos deben procurar la aplicación de la evaluación del desempeño. Falta gestión y empoderamiento de los líderes de los procesos para identificar y conocer los eventos que ponen en riesgo el desarrollo de las actividades y tareas adelantadas por la entidad, así como precisar el grado de incidencia o impacto del riesgo que pueda afectar el desarrollo normal de las actividades y tareas. La Entidad se encuentra en proceso de adoptar, la nueva matriz de Riesgos del Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP-. Es importante dar aplicación teniendo en cuenta que la Ley 87 de 1993 plantea en su artículo tercero literales b y c que “en cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad Igualmente, es responsable por la implementación de Controles en los procesos a su cargo, la gestión de los riesgos y la verificación constante sobre la aplicación de los mecanismos de verificación y evaluación de su gestión”. Cambio de la normatividad que conlleva una revisión periódica para el desarrollo de las tareas, actividades, procesos frente a la gestión, control y riesgo.

ORIGINAL FIRMADO

LUZ STELLA JIMENEZ BALLEN

Jefe Oficina Asesora de Control interno

INFORME CODIGO: 110.07.03.01/2015 Preparó: Luz Stella Jiménez Ballén, Jefe OACI