Informes o Manuscritos

Dra. Mariel Nieves Hernández

Instituto de Administración de Oficinas

Recinto Universitario de Mayagüez

Tomado de: Quiñones, J y Acosta, M. (2006). Guía de Consulta para el Personal de Oficina. Publicaciones Puertorriqueñas.

Partes del informe

• Páginas introductorias– Portada o página titular – Carta de trámite o presentación– Tabla de contenido o índice general– Lista de tablas, gráficas e ilustraciones– Prefacio o prólogo– Resumen o sinopsis

Partes del informe

• Páginas de texto– Introducción– Cuerpo del informe– Conclusiones y recomendaciones

• Páginas suplementarias– Apéndices– Bibliografía– Índice de materias

Orden de las partes del informe• Portada

1. Disposición artística (modelos pgs. 412-414)

2. Información incluida• Título - Se escribe en mayúsculas y

centrado. Si toma más de dos líneas es a espacio sencillo entre ellas.

• Subtítulo – las palabras iniciales escriben con letra inicial mayúscula y las demás en minúsculas.

Orden de las partes del informe –Portada Cont.b. Información para quién es presentado

• Nombre del departamento, división, etc., nombre del director y nombre de la entidad.

• A espacio sencillo. • Puede preceder Informe para o Presentado a:• Las palabras principales se escriben con inicial

mayúscula o en mayúsculas sólidas. • Centrado en el papel.

Orden de las partes del informe –Portada Cont.

c. Información sobre quién lo presenta• Centrado al inferior de la página.• Nombre del autor-puede ir precedido de

la palabra Por o de la frase Preparado por (con o sin los dos puntos).

• Título del autor.

d. Lugar y fecha– Ciudad y país es opcional– Fecha – se escribe la de entrega o

presentación.

Orden de las partes del informe • Carta de trámite o presentación

– Debe incluir un mínimo de tres párrafos. El primero introductorio, el segundo el resumen y el tercero expresión de agradecimiento.

Orden de las partes del informe• Tabla de contenido

– Ubicación – puede preceder o seguir a la introducción, prefacio o prólogo.

– Título principal – en mayúsculas y centrado.

– Columnas – incluyen título y número de la página. La columna de páginas se identifica con la palabra Página.

– Contenido – sigue el orden de los temas del informe.

Orden de las partes del informe. Tabla de contenido (cont.)

• Tabla de contenido– Contenido – sigue el orden de los temas,

unidades, secciones y capítulos del informe.• Títulos de unidades o capítulos – se

identifican con números romanos. Luego de escribir el número romano se escribe un punto y se dejan dos espacios horizontales para escribir el título. Las palabras principales se escriben con letra inicial mayúscula. (Ejemplo pág. 417)

Orden de las partes del informe. Tabla de contenido (cont.)

• Tabla de contenido– Contenido

• Títulos de secciones y temas – Sólo la primera palabra se escribe con letra inicial mayúscula. (Ejemplo páginas 418-419)

• Subtítulos de secciones y temas – se conocen como títulos de primer, segundo y tercer orden. Pueden enumerarse o identificarse con letras. Sólo la primera palabra se escribe con letra inicial mayúscula.

Orden de las partes del informe. Tabla de contenido (cont.)

• Tabla de contenido– Contenido

• Puntos consecutivos – es aconsejable unir las columnas con puntos consecutivos.

• Números de páginas – se escriben en arábigo. Si el título ocupa más de dos líneas se escribe el número en la última línea.

Orden de las partes del informe• Lista de tablas, gráficas e ilustraciones

– Se utiliza cuando hay bastantes gráficas, tablas o ilustraciones.

– Se organizan según aparecen en el informe.

– Se coloca luego del Índice General o Tabla de Contenido.

Orden de las partes del informe• Prefacio o prólogo

– Se escribe en mayúsculas, centrado o al margen izquierdo o derecho.

– Se explica el propósito del trabajo, métodos utilizados, enfoque usado, utilidad del informe, recomendación sobre el uso del informe.

– Se da reconocimiento a los que han cooperado en el trabajo.

Orden de las partes del informe• Resumen o sinopsis

– Compendio de la materia incluida en el informe y de los resultados del mismo.

Orden de las partes del informe• Páginas del texto

– Introducción– Cuerpo del informe – cada unidad

empieza en una página distinta– Conclusiones y recomendaciones

Orden de las partes del informe• Páginas Suplementarias

– Apéndices – luego de la última página del texto.

– Bibliografía – se prepara en orden alfabético, por nombre del autor. Cada ficha se escribe a espacio sencillo con doble espacio vertical entre renglones.

Paginación del informe

• Encuadernado al borde izquierdo (leftbound)

• Sin encuadernar (unbound)• Encuadernado en el borde superior

(topbound).

Paginación del informe

• No se enumeran pero se consideran para la numeración:– Portada, Carta de trámite

• Llevan numeración consecutiva en números romanos y en minúsculas centrados en el borde inferior del papel:– Tabla de contenido, Listas de tablas,

Prefacio, resumen.

Paginación del informe

• Las páginas del texto se enumeran en arábigo y el lugar depende del estilo.– Ver ejemplo páginas 430-439

Márgenes

• Leftbound– Primer página

• Margen superior 1.5” o 2” (9 ó 12 líneas)• Margen inferior 1” (6 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1.5” y 1” • Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales

– Páginas subsiguientes• Margen superior e inferior 1” (6 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1.5” y 1” • Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales

Márgenes

• Unbound– Primera página

• Margen superior 1.5” o 2” (9 ó 12 líneas)• Margen inferior 1” (6 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1”• Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales

– Páginas subsiguientes• Margen superior e inferior 1” (6 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1” • Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales

Márgenes

• Topbound– Primer página

• Margen superior 2.5” o 2” (15 ó 12 líneas)• Margen inferior 1” (6 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1”• Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales

– Páginas subsiguientes• Margen superior e inferior 1.5” (9 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1” • Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales

Reglas generales

• Espacios– Cuerpo del informe

• Preferible a dos espacios• Sangradura a cinco espacios• Texto justificado horizontalmente• División de palabras

– Tablas de números• Espacio sencillo• Antes y después de la tabla dejar dos a tres

líneas verticales

Reglas generales

• Títulos y subtítulos– Centrado y en mayúsculas

• Título secundario o subtítulo– Centrado con letra inicial mayúscula– Separar del título por dos líneas– Después se dejan tres o cuatro líneas

• Título de capítulos, etc.– A 2” del borde superior, centrado y a tres

o cuatro líneas después del título.

Reglas generales• Título al margen

– Antes y después se dejan dos líneas.– Se escribe al margen izquierdo en

negrillas.– No lleva punto final.– Palabras principales en mayúscula.

Reglas generales

• Título de párrafos– Antes y después se dejan dos líneas– Se sangra a cinco espacios – Negrillas.– Las palabras principales en mayúscula.– Al final del título se escribe un punto– El texto del párrafo se escribe en la

misma línea del título y separado por dos espacios.

Reglas generales

• Citas– De menos de cuatro líneas van entre

comillas dentro del texto del párrafo.– Cuatro o más líneas van a espacio

sencillo si comillas y sangradas a cinco espacio del margen izquierdo (Según APA 5).

– Cita de un párrafo el comienzo se sangra a diez espacios y los demás a cinco.

Reglas generales

• Citas– De varios párrafos consecutivos- no se

sangran de los lados y cada párrafo se coloca entre comillas.

– Cita dentro de otra – se colocan encerrada entre comillas simples.

– Palabras señaladas en letras itálicas dentro de una cita no se subrayan.