Ingresar Datos en Excel 2013

8/17/2019 Ingresar Datos en Excel 2013

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1. INGRESAR DATOS EN EXCEL 2013

Existen dos métodos principales para ingresar datos en Exce. El primer métodoes seleccionar la celda deseada y capturar directamente el valor y pulsar la teclaEntrar para terminar con el ingreso del dato en la celda. El segundo método es

similar. Comenzamos por seleccionar la celda donde introduciremos el dato, peroen lugar de ingresar la información directamente en la celda lo hacemos en labarra de fórmulas.

Cualquiera de los dos métodos nos dará el mismo resultado, as que solo escuestión de preferencia. !e esta manera podemos ingresar valores numéricos,texto y fórmulas. Es importante notar que si ingresamos un texto muy grande enuna celda y sobrepasa el ancho de la columna, Excel mostrará el texto como siformara parte de las celdas adyacentes. "or e#emplo, en la siguiente imagen he

introducido en la celda $% el texto &Cómo ingresar datos en Excel '(%)*+

$ primera vista pareciera que parte del texto se encuentra en las celdas % y C%pero en realidad todo el texto se encuentra en la celda $%. -i seleccionamoscualquiera de las celdas adyacentes podrás observar que la barra de fórmulas nomuestra ningn valor lo cual indica que dichas celdas están vacas. "ara

comprobarlo podemos hacer doble clic en el lmite derecho de la columna lo cualmodificará el ancho para a#ustarse y nos daremos cuenta de que todo el textopertenece a la celda $%.

'. /01234$- !E E5CE4


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4as !"r#$as de Exce son lo que dan un tremendo poder a nuestras ho#as decálculo. -in las fórmulas nuestras ho#as de cálculo seran como cualquier otrodocumento creado en un procesador de palabras. 3tilizamos las !"r#$as deExce para realizar cálculos en los datos de una ho#a y obtener los resultadosactualizados cada vez que los datos cambien.

67ué son las fórmulas de Excel8

3na !"r#$a de Exce es un código especial que introducimos en una celda. Esecódigo realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en lacelda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la

fórmula que me#or se adapte a sus necesidades especficas. "ero sin importar lacantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas enespecial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un smboloigual 9:;. Considera la siguiente fórmula para la celda $% ingresada en la barra defórmulas+

$l pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cualserá mostrado en la celda $%+


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• Re!erencias de ceda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestrasfórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda quecontiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

• O%eradores. 4os operadores utilizados en Excel son los mismos operadoresmatemáticos que conocemos como el smbolo @ para la suma o el smbolo A parala multiplicación.

• &$nciones de Exce. !entro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones

de Excel. 3n e#emplo de una función de Excel es la función -32$ la cualpodemos incluir como parte de una fórmula.

•

"or e#emplo, la siguiente fórmula multiplica ' por ) y, después, suma B al resultadopara dar con la respuesta, %%.

:'A)@B


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4a siguiente fórmula usa la función "$= para calcular el pago de una hipoteca9%.(?),D dólares;, basado en un tipo de interés del B por ciento 9B F divididoentre %' meses es igual al tipo de interés mensual; durante un perodo de )( aGos9)D( meses; para un préstamo de '((.((( dólares+

:"$=9(,(BH%'.)D(,'(((((;

$ continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se puedenescribir en una ho#a de cálculo.

• 'A1(A2(A3 -uma los valores de las celdas $%, $' y $).

• 'RAI)*A1+ 3sa la función 1$IJ para devolver la raz cuadrada del valor

contenido en $%.

• ',O-*+ !evuelve la fecha actual.

• 'A-/SC*oa+ Convierte el texto KholaK en KL=4$K mediante la función2$M3-C.

• 'SI*A10+ Comprueba si la celda $% contiene un valor mayor que (.

&/NCIONES EN EXCEL3na función es una fórmula predefinida por Excel 9o por el usuario; que opera conuno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en lacelda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.4a sintaxis de cualquier función es+nombreNfunción9argumento%Oargumento'O...Oargumento


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:$%@$'@$)@$@$B@$D@$?@$Q@%@'@)@@B@D@?@Q@C%@C'@C)@C@CB@CD@C?@CQEn este e#emplo, se puede apreciar la venta#a de utilizar la función.4as fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funcionesanidadas dentro de la fórmula.

E#emplo+ :-32$9$%+;H-32$9C%+!;Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculoque realizan. $s, hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadsticas,financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de bsqueda yreferencia y de información."ara introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cualintroducimos cualquier texto, precedida siempre del signo :.

3. &/NCIONES DE EXCEL

Excel es un programa diseGado por la empresa 2icrosoft, destinado a la creación,modificación y mane#o de ho#as de cálculo. -e trata de un programa diseGado paratraba#os de oficina, en especial en lo tocante al ámbito de la administración ycontadura, aunque gracias a la gran gama de funciones y herramientas queposee, es til para muchos otros campos, como la creación de ciertas bases dedatos, y demás.

-e trata de un programa que cuenta con funciones para el procesamiento de textoy diversas herramientas matemáticas y de gráficas, para traba#os de contadura yadministración, con los que se pueden llevar a cabo registros detallados de

diversas informaciones, en una forma ordenada gracias al sistema de casillas conque cuenta.

Este programa posee como antecedente directo, a las ho#as de cálculo de nombre2ultiplan, en la década de los aGos Q(s, surgiendo varias versiones que fueronevolucionando hasta la actualidad, agregando nuevas herramientas y capacidadesque permiten realizar el traba#o de forma más eficiente. El nombre de Excel seutilizó tanto para las versiones para sistemas 2acintosh y RindoSssimultáneamente, pero por problemas de derechos de autor, en el aGo de %TT),este programa cambió su nombre, especificándolo de esta manera &2icrosoft

Excel*, aunque actualmente por ser la ho#a de cálculo más extendida entre losusuarios, se le denomina simplemente como Excel.

4as versiones de este programa 9ya con el nombre Excel;, iniciaron en %TQ? conExcel '.(, pasando por diversas versiones me#oradas hasta la actualidad.


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"osee una gran gama de herramientas que facilitan la creación y modificación delas ho#as de cálculo, haciendo el traba#o más eficiente y fácil, es el caso deherramientas como la autosuma, que acorta el tiempo de las operaciones decontadura, el uso de celdas para la inserción de los datos, permitiendo que estosqueden ordenados, herramientas de formato, que permiten alinear los datos,

cambiar el tipo de fuente o letra, as como cambiar el color dela misma o eltamaGo que esta posean. $demás cuenta con una amplia variedad de plantillaspreestablecidas, que nos facilitan la realización del traba#o, evitando que hacer todo el traba#o desde &cero*, con lo quese pueden hacer rápidamente facturas,horarios de estudio, clasificaciones de mercancas, etc.

"eroU 6"ara que sirve 2icrosoft Excel8

2icrosoft Excel sirve para+

• 4a elaboración de tablas• 4a creación de graficas• Lacer sumas• Lacer restas• 1ealizar multiplicaciones• 4a elevación a potencias• Lacer calendarios especializados• Lacer facturas• 1ealizar horarios, de traba#o o escolares• Crear informes detallados 9por e#emplo informes contables;.• -irve para elaborar presupuestos• "ermite inserta vnculos a textos u ho#as de cálculo relacionadas• Insertar imágenes 9por e#emplo gráficas;, en las ho#as de calculo• Editar ho#as de cálculo de otros programas y plataformas similares compatibles,

como =pen office, V=ffice y -tar =ffice, entre outros.

=tras funciones de 2icrosoft Excel+

icroso!t Exce sir6e %ara reai7ar gr8!icas.9 Con el Excel, podemos utilizar gráficas que dan una idea visual de las estadsticas de los datos que estamosmane#ando.


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Crear 6:nc$os.9 Este programa permite que se puedan insertar vnculos, ya sea adirecciones de páginas Seb, a otras ho#as de cálculo, a secciones especiales deuna misma ho#a de cálculo, a gráficas, o imágenes, para que estas se habrán demanera automática al realizar clic en dicho enlaces.

icroso!t Exce sir6e %ara acer %antias.9 Con este programa, el usuariopuede hacer o modificar sus propias plantillas, especialmente adaptadas a susnecesidades, agregando por e#emplo funciones automáticas idóneas para la labor que realice cotidianamente, sistematizando y haciendo más eficiente el traba#o.

Es una herramienta til en la administración de las empresas en general. En lafoto planilla de pago.

-irve para hacer operaciones matemáticas &automáticas*, dentro de las ho#as decálculo, en tanto se ingresan los datos o nmeros correspondientes as como

tablas automáticas y gráficas automáticas que se acomodan igualmente con elingreso de datos, un e#emplo es el caso de la autosuma.

icroso!t Exce a;$da a e6ar as c$entas.9 -irve para llevar cuentas, en estaaplicación se realizan las sumas en forma automática, también sirve para realizar listas de existencias, de nómina, de ventas, etc.

En general los datos aplicados y expuestos en el Excel se pueden autoPcompletar y sumar haciendo uso de sus ecuaciones, autoPsumas y la perspectiva gráfica delos datos se aprecia mediante gráficas y tablas que expresan visualmente losmovimientos realizados, por e#emplo en las operaciones diarias de una empresa.

icroso!t Exce sir6e %ara di6ersos ca#%os aOS DE CELDA EN EXCEL

En una ho#a de cálculo, puede especificar un ancho de columna comprendidoentre ( 9cero; y 'BB. Este valor representa el nmero de caracteres que puede


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mostrar en una celda con formato de fuente estándar. El ancho de columnapredeterminado es de Q,) caracteres. -i especifica un ancho de columna de (, lacolumna se oculta.

"uede especificar un alto de fila comprendido entre ( 9cero; y (T. Este valor

representa la medida en puntos del alto 9% punto es aproximadamente igual a %H?'pulgadas o (,()B cm;. El alto de fila predeterminado es de %',?B puntos9aproximadamente %HD pulgadas o (, cm;. -i especifica un alto de fila de (, la filase oculta.

-i está traba#ando en la vista !iseGo de página 9pestaGa ?ista, grupo ?istas dei


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S$gerencia4 "ara establecer rápidamente el ancho de una sola columna, hagaclic con el botón secundario en la columna seleccionada, haga clic en Anco deco$#na y escriba el valor que desea.

Cambiar el ancho de columna para a#ustarlo automáticamente al contenido9autoa#ustar;

%. -eleccione la columna o columnas que desea cambiar.

'. En la pestaGa Inicio, en el grupo Cedas, haga clic en la opción &or#ato.

).

. En Ta#a@o de ceda, haga clic en A$toa$star anco de co$#na.

Nota4 "ara a#ustar rápidamente todas las columnas de la ho#a de cálculo, haga clicen el botón Seeccionar todo y haga doble clic en cualquier borde entre dosencabezados de columnas.

Lacer coincidir el ancho de columna con otra columna


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%. -eleccione una celda en la columna que tenga el ancho que desee usar.

'. "resione Ctrl@C o, en la pestaGa Inicio, en el grupo Borta%a%ees, haga clic enCo%iar .

).

. Laga clic con el botón secundario en una celda de la columna de destino, seGaleBegado es%ecia y haga clic en el botón antener anco de co$#nas de

origen .

Cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una ho#a de cálculo oun libro

El valor predeterminado para el ancho de columna indica el nmero medio decaracteres de la fuente estándar que pueden caber en una celda. "uedeespecificar un nmero diferente para el ancho predeterminado de columna de unaho#a de cálculo o de un libro.

%. -iga uno de estos procedimientos+

o "ara cambiar el ancho predeterminado de columna de una ho#a de cálculo, hagaclic en la pestaGa de la ho#a.

o "ara cambiar el ancho predeterminado de columna de todo el libro, haga clic conel botón secundario en la pestaGa de una ho#a y haga clic en Seeccionar todasas oas en el men contextual.

o


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).

. En Ta#a@o de ceda, haga clic en Anco %redeter#inado.

B. En el cuadro Anco est8ndar de co$#na, escriba una medida nueva y haga clicen Ace%tar .

S$gerencia4 -i desea definir el ancho predeterminado de columna de todos loslibros y ho#as de cálculo nuevos, puede crear una plantilla de libro o de ho#a de

cálculo y basar los libros u ho#as de cálculo nuevos en dichas plantillas.

Cambiar el ancho de las columnas con el mouse

-iga uno de estos procedimientos+

• "ara cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho delencabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que desea.

•


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• "ara cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que deseacambiar y arrastre un borde hacia la derecha de un encabezado de columnaseleccionado.

• "ara cambiar el ancho de columnas y a#ustarlo al contenido, seleccione lacolumna o columnas que desea cambiar y haga doble clic en el borde de laderecha del encabezado de columna seleccionado.

• "ara cambiar el ancho de todas las columnas de la ho#a de cálculo, haga clic en elbotón Seeccionar todo y arrastre el borde de cualquier encabezado de columna.

Establecer un alto especfico para una fila

%. -eleccione la fila o filas que desea cambiar.



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). En Ta#a@o de ceda, haga clic en Ato de !ia.

. En el cuadro Ato de !ia, escriba el valor que desee.

Cambiar el alto de fila para a#ustarlo al contenido

%. -eleccione la fila o filas que desea cambiar.


). En Ta#a@o de ceda, haga clic en A$toa$star ato de !ia.

S$gerencia4 "ara autoa#ustar rápidamente todas las filas de la ho#a de cálculo,haga clic en el botón Seeccionar todo y haga doble clic en el borde inferior deuno de los encabezados de fila.

Cambiar el alto de las filas con el mouse

-iga uno de estos procedimientos+

• "ara cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado defila hasta que la fila tenga el alto que desea.


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•

• "ara cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar yarrastre el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado.

• "ara cambiar el alto de todas las filas de la ho#a de cálculo, haga clic en el botónSeeccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila.

• "ara cambiar el alto de fila y a#ustarlo al contenido, haga doble clic en el bordeinferior del encabezado de fila.

. ORDENAR DATOS EN EXCELCada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de flecha ensu extremo derecho el cual es conocido como el botón de filtro y cuando hacemosclic sobre él se muestran diferentes opciones para ordenar ; !itrar datos enExce.Ordenar $na ta


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"or el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremosordenar de menor a mayor o también podremos hacerlo de mayor a menor. En elcaso de que tengamos fechas podremos ordenar de más antiguo a más reciente oviceversa.=tra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color y eso haráque las celdas se ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opciónes relevante solamente cuando hemos aplicado algn formato condicional a las

celdas para modificar su color de fondo o el color de la fuente.ti%es criterios de ordenaci"nEs posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. "or e#emplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, después por pas yposteriormente por región. "ara lograr este tipo de ordenación haremos uso delcomando Inicio W =rdenar y filtrar W =rden personalizado lo cual mostrará elsiguiente cuadro de diálogo+


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4a parte superior del cuadro de diálogo =rdenar contiene botones que nospermiten establecer mltiples niveles de ordenación. $ continuación explico cadauno de esos botones+

• Agregar ni6e+


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$parecerá el cuadro de diálogo Ordenar .

En la lista Ordenar %or , seleccione la primera columna en la que deseaordenar.En la lista Ordenar segn, seleccione ?aores, Coor de ceda, Coor de!$ente o Icono de ceda.En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operaciónde ordenación+ de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente9es decir, de la $ a la J o de la J a la $ para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los nmeros;.

D. GRA&ICAR EN EXCEL

3n gráfico en Excel es una representación de valores numéricos que me#ora lacomprensión de los datos que se encuentran en nuestra ho#a. 4os gráficos sonuna excelente herramienta para resumir la información e identificar fácilmentecualquier tendencia en los datos.H$ es $n gr8!ico de Exce4os gráficos en Excel son ob#etos que podemos crear en el momento que lonecesitemos y que representan visualmente una o varias series de datosnuméricos. !ependiendo el tipo de gráfico que utilicemos será la apariencia decada una de las series. En la siguiente imagen puedes observar un gráfico delneas con dos series de datos+

4a información de cada serie está almacenada en una columna diferente. 4a lneaazul representa los datos de la columna Ingresos y la lnea ro#a los datos de lacolumna Egresos. $demás, cada pequeGo crculo sobre la lnea representa elvalor de cada una de las celdas en los datos. Es as como un gráfico estávinculado a la información contenida en una ho#a de Excel y si modificamos losdatos, entonces el gráfico se actualizará automáticamente para refle#ar loscambios.Basos %ara crear $n gr8!ico en Exce


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Crear $n gr8!ico en Exce es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos+%. -elecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores

numéricos.


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En el panel izquierdo tendrás el listado de los gráficos recomendados y alseleccionar alguno de ello se mostrará una vista previa en el panel derecho. 3navez que hagas tu elección deberás pulsar el botón $ceptar para crear efectivamente el gráfico.Seecci"n de datos %ara crear $n gr8!icoEn los e#emplos anteriores he mencionado que es suficiente con seleccionar unasola celda del rango de datos que deseamos graficar lo cual funcionaperfectamente, siempre y cuando deseamos graficar todos los datos de las celdasadyacentes. -i nuestros datos se componen de varias columnas de las cuales soloqueremos graficar una sola de ellas, entonces será necesario hacer la selecciónexplcita de todos los datos a graficar. En la siguiente imagen puedes notar que hehecho la selección solo de la columna Mes y de la columna Ingresos+

!espués de hacer la selección anterior pulsaré el comando Insertar W ráficos Wráfico de lneas W 4nea con marcadores y el resultado será el siguiente+


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Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos que fue laselección realizada previamente. Es importante mencionar que la primera columnaserá considerada como las categoras de los datos siempre y cuando dicha

columna tenga datos de tipo texto. Estas categoras las puedes ver refle#adas enlas etiquetas del e#e horizontal. -i en lugar de graficar la columna Ingresosqueremos graficar la columna Egresos, entonces debemos seleccionar ambascolumnas utilizando la tecla Ctrl la cual nos permite elegir mltiples rangos que noson adyacentes. !espués de seleccionar la primera columna pulsa la tecla Ctrl yhaz la selección de la segunda columna+

El resultado de la selección de datos anterior es una gráfica de la columnaEgresos+


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Es as como la selección de datos adecuada nos permite graficar la informacióndeseada. 1ecuerda que si deseas graficar todo el rango de datos entonces essuficiente con seleccionar una sola celda dentro del rango.&ica ,erra#ientas de gr8!ico3na vez que hemos creado un gráfico y hacemos clic sobre él se mostrará una

ficha contextual llamada Herramientas de gráfico la cual contendrá comandosespecficos para traba#ar con los gráficos creados.

4os comandos están agrupados en las fichas !iseGo y /ormato que contienen

comandos para cambiar el estilo del gráfico y su diseGo as como el comandonecesario para cambiar el tipo de gráfico entre otros comandos más queutilizaremos en lecciones posteriores. Como cualquier otra ficha contextual, almomento de remover la selección del gráfico, la ficha Lerramientas de gráfico seocultará.Crear oas de gr8!icos en Exce!e manera predeterminada los gráficos son colocados dentro de la ho#a donde seencuentran los datos y decimos que son gráficos incrustados los cuales flotansobre la ho#a. "ero existe otra alternativa para los gráficos de Excel y es quepodemos colocarlos en su propia ho#a donde no existirá nada más que el gráficomismo. 3na razón para crear una ho#a de gráfico es porque deseamos imprimir los

gráficos de manera independiente y ocupando la totalidad de la ho#a. $demás, sitenemos mltiples gráficos en nuestro libro será buena idea colocar un gráfico enuna ho#a diferente para ubicarlos rápidamente."ara crear una ho#a de gráfico debes seleccionar el gráfico deseado yposteriormente ir a Lerramientas de gráficos W !iseGo W 3bicación W 2over gráfico. $l pulsar este botón se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirácrear una nueva ho#a de gráfico permitiéndonos colocar el nombre que deseemos+


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$l pulsar el botón $ceptar notarás que se inserta una nueva ho#a en el libro y lonico que existirá en dicha ho#a será el gráfico de Excel. -i quieres regresar algráfico incrustado en la ho#a debes seguir el procedimiento inverso seleccionandode nuevo el comando Mover gráfico pero en esta ocasión seleccionando la opción

Objeto en Hoja. $prender c"#o acer gr8!icos en Exce es de suma importancia porque losgráficos nos ayudan a comprender de una me#or manera los datos contenidos enlas celdas y darles el significado e interpretación correctos.

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