iniciacion y planeacion mat 4.3
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Administración de Proyectos Características de los proyectos Ciclo de vida de un proyecto Diferencia entre Proyecto y Operaciones Características de la Administración de Proyectos El administrador de proyectos Iniciación y Planeación de un proyecto Guía para realizar un plan de proyecto Iniciación del proyecto Creación del Plan de Proyecto Asignación de recursos y cálculo del costo Asignación de dependencias Calendario de trabajo Terminar la presentación
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Administración de Proyectos
Características de los proyectos
Ciclo de vida de un proyecto
Diferencia entre Proyecto y Operaciones
Características de la Administración de Proyectos
El administrador de proyectos
Iniciación y Planeación de un proyecto
Guía para realizar un plan de proyecto
Iniciación del proyecto
Creación del Plan de Proyecto
Asignación de recursos y cálculo del costo
Asignación de dependencias
Calendario de trabajo
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2
Inicio del Proyecto
Inicio de la
aplicación
Al iniciar la aplicación
aparece la página
principal de Microsoft
Project
Se abre un proyecto nuevo
En el se definen los datos del
proyecto
Menús y botones
Definición de
TareasGráfica de
Gantt
- Por omisión -
Vistas
Panel de
tareas
3
Inicio del Proyecto – Datos críticos del proyecto -
En el menú Proyect, seleccionar Project Information
Proporcionar los datos solicitados:
Fecha de inicio (Start date)
Fecha de terminación (Finish date)
Programar según (Schedule from)
Fecha de inicio (Project Start date)
Fecha de terminación (Project finish date)
Un proyecto puede programarse de
acuerdo a la fecha de inicio o de
terminación y el sistema calcula
automáticamente la fecha en que
debe iniciar o terminar
Fecha actual (Current date)
Fecha de Status (Status date)
Tipo de calendario (Calendar)
Estándar, 24 horas, Turnos
Prioridad del proyecto (Priority)
4
Inicio del Proyecto - Estadísticas del proyecto -
En la ventana de Project Information, seleccionar
Aparecerá una ventana con las estadísticas resultantes del avance del proyecto:
Inicio / terminación
Duración, trabajo y costo
5
Inicio del Proyecto – Propiedades del proyecto -
Para definir las propiedades del proyecto se
selecciona la opción Properties del menú File
En esta ventana se introducen los datos
relacionados con el proyecto y su administrador:
Nombre del proyecto (Title)
Materia o tópico (Subject)
Autor (Author)
Administrador (Manager)
Compañía (Company)
Categoría (Category)
Claves (Keywords)
Comentarios (Comments)
Hiperliga (Hiperlink base)
6
Inicio del Proyecto – Vistas del Proyecto -
Una vista es un formato para analizar la información del
proyecto o para introducir datos
Existen tres formatos de vistas:
Hojas
Gráficas y diagramas
Formularios
Las vistas pueden combinarse mostrando dos vistas
individuales
Las vistas se seleccionan desde la barra de desplazamiento
que muestra las vistas más usadas o mediante la opción
More Views… del menú View
La vista por omisión es la Gráfica de Gantt
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Inicio del Proyecto – Gráfica de Gantt -
Muestra el avance del proyecto
Permite evaluar el estado individual de cada tarea
Cada tarea se representa en una barra relacionada con la escala de tiempo
Las líneas que conectan las tareas reflejan sus relaciones, llamadas
dependencias
Muestra el recurso asignado a una tarea
8
Inicio del Proyecto – Gráfica de Pert -
Es un diagrama de red
Permite enfocar la atención a las relaciones entre tareas más que al plan en sí
Cada tarea es un rectángulo llamado nodo que contiene información sobre la tarea
Usos del diagrama Pert:
Crear y afinar el calendario
Ligar las tareas y definir tiempos de inicio y terminación
Mostrar tareas no iniciadas, en avance y terminadas
Asignar personal y otros recursos
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Almacenamiento – guardar / abrir archivos -
Para almacenar el archivo se selecciona la opción Save del menú File
Cuando es la primera vez que se guarda el archivo, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
El baseline es el plan inicial con el que se comparará el avance del proyecto y que permite analizar los cambios
Cuando la base del proyecto no ha sido terminada, en cualquier otro momento del avance puede grabarse o eliminarse mediante la siguiente opción:
Para abrir un archivo se selecciona la opción Open del Menú File
10
Escala de tiempo – Ajuste -
Representa el tiempo en el que se realizan las tareas
Incluye una escala principal y una secundaria
Ajuste: En la vista Gantt, seleccionar el botón para reducir o aumentar la escala
O seleccionar la opción Timescale…. Del menú Format:
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Impresión de informes
Para imprimir la información de la
vista se selecciona la opción Print del
menú File
Es conveniente analizar el número de
páginas y la forma en que se hará la
impresión, seleccionando la opción
Preview del menú File
Ms Project genera diversos tipos de
reportes mediante la opción Report
del menú View
Tipos de reportes:
Overview
Project summary
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Creación del Plan – Introducción de tareas -
La introducción de tareas se puede hacer en forma global o detallada
Golbal directamente en la vista Gantt
Detallada mediante la vista Task sheet de More Views…
Cada tarea es asociada con un número de identificación
Se hace clic en un campo de la columna Task name y automáticamente se asigna una duración a la tarea de 1 día
Puede introducirse la duración en este momento o posteriormente
La tarea puede ser una actividad o un resumen de un grupo de tareas que genera un esquema
Para indicar que una tarea es parte de un grupo se utiliza el botón de identación a la derecha.
La identación a la izquierda genera un grupo o tarea nueva
Las tareas se
apreciarán en forma de grupos:
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Creación del Plan – Vista, edición y desplazamiento de tareas -
Para insertar una nueva tarea:
Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se insertará la nueva tarea
Oprimir la tecla Ins o seleccionar la opción New Task del menú Insert
Para eliminar una tarea
Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se eliminará
Oprimir la tecla Del o seleccionar la opción Delete Task del menú Edit
Para desplazar una tarea de una posición a otra:
Seleccionar el identificador de la tarea o de varias tareas
Desplazarla(s) a la posición deseada
(No se requiere insertar un renglón)
Para ver las tareas de un grupo:
Se hace clic en el signo (+) de la
tarea, para cerrar el grupo, se
hace clic en el signo (-):
O se seleccionan los botones
teniendo el cursor sobre la tarea
deseada Para abrir todas las
tareas o nivelesdeterminados de ellas, se selecciona el botón Show
Estas funciones pueden ser realizados En la opción Outline del menú Project
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Creación del Plan – Tareas repetitivas y notas -
Las tareas repetitivas se presentan
consistentemente en un proyecto
Pueden representar juntas, reuniones
o revisiones del plan
Para introducirlas, se selecciona ls
opción Recurring Tasks del menú
Insert:
Las notas de las tareas contienen
información sobre la planeación de
la misma
Para introducir una nota se coloca el
cursor en la tarea y se selecciona la
opción Task Notes del menú
Project, o el botón
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Una WBS contiene la información de
las tareas en forma estructurada
Para crear la secuenciación de tareas:
Se abre la vista Task Sheet del
menú More Views…
Se inserta una nueva columna en la
que se colocará la secuenciación:
Creación del Plan – Información de la WBS -
Se selecciona la opción WBS-Define
Code del menú Project:
Para asignar una nueva numeración,
se selecciona la opción WBS-
Renumbering del menú Project
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Un milestone es una tarea que no
tiene duración pero que identifica
eventos importantes del calendario,
por ejemplo, la terminación de una
fase mayor
Para colocar un milestone, se
ingresa una tarea con duración cero
Si se quiere ingresar un milestone
con duración que represente un
evento especial como por ejemplo
una aprobación, se realiza lo
siguiente:
Se ingresa la tarea con duración 0
Seleccionar Task Information y
la etiqueta Advanced
Ingresar la duración
Marcar la celda Mark task as
milestone
Creación del Plan – Colocación de Milestones -
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Para asignar recursos y
representarlos, es necesario indicar
el calendario que será usado
Seleccionar Options del menú
Tools
Ingresar los datos en la ventana
de la etiqueta Calendar
Para definir el calendario estándar
del proyecto que representa las horas
de trabajo:
Se selecciona la opción Change
Working Time del menú Tools
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Calendario y Jornadas de Trabajo -
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La duración de las tareas puede
introducirse de la siguiente manera:
En la columna Duration
correspondiente de la gráfica de
Gantt
Colocando el cursor sobre la tarea
y seleccionando la opción Task
Information del menu Project o
mediante el botón
Se introduce el tiempo estimado
en horas, días, semanas o meses
La duración se introduce en
tareas individuales
Task Information:
Cuando se tiene poca experiencia o
dudas en la estimación, puede
utilizarse la vista Pert – Network
Diagram -
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Duración de las tareas -
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La duración de las tareas puede
asignarse a nivel de grupos de
tareas:
Esto queda representado en la
gráfica:
Cuando sea necesario establecer la
fecha de inicio de una actividad, sin
depender de otra, sólo se indica la
fecha
Fecha de inicio sin dependencia:
Una tarea puede tener restricciones
para su duración:
Una restricción para finalizar en una
fecha límite se representa en el
diagrama:
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Duración de las tareas -
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Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Duración de las tareas -
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Uno de los recursos para realizar una tarea, es el responsable de realizarla
Cuando se asigna un recurso, por su capacidad máxima para realizarla es de 100% (omisión)
Es posible asignar dos o más recursos a una tarea, colocando el porcentaje de participación, por ejemplo, 50%
Existen dos niveles de asignación
La definición del recurso una sola vez
La asignación del recurso a las tareas del proyecto
Si no se conoce el nombre del recurso, puede colocarse la especialidad
Definición del recurso:
Opciones:
Opción Resources-Assign Resources del menú Tools
O el botón
Aparecerá el cuadro de diálogo para ingresar los nombres o la especialidad:
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Definición del recurso -
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Hoja de recursos
Permite introducir mayor información de cada recursos
Para definir la información, se utiliza la vista Resource Sheet:
El tipo de recurso puede ser Trabajoo Material
Si se introduce un material se coloca la etiqueta del mismo en la columna Material Label
Automáticamente se coloca la inicial de cada recurso en la columna Initials
En la columna Groups se indica si el recurso es un equipo de trabajo
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Definición del recurso -
Max. Units indica el número máximo de unidades de tiempo en el que el recurso puede ser asignado
En Std. Rate se coloca el pago por hora para el recurso
Ovt Rate significa el pago por hora extra del recurso
En Cost/use se coloca el costo por usar el recurso, normalmente se aplica a materiales
En Accrue at se indica la forma de aplicar el recurso: Inicio, final o prorrateado
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Para asignar un recurso a una tarea se tienen varias opciones:
Columna Resource Names de la vista Gantt
Doble clic en la tarea para visualizar la información de la tarea
En ambos casos, se hace clic en la lista de desplegado para seleccionar el nombre y se le asigna el porcentaje de participación:
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Asignación del recurso -
En el caso de utilizar la columna Resource Names, solo se ingresará el nombre del responsable y las unidades de asignación serán en un 100% por omisión
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Detalles de los miembros del equipo
(Responsables)
Abrir la ventana de asignación
de recursos:
Hacer doble clic en el nombre
del responsable al que se le
actualizarán los datos
Ingresar los datos en la ventana
de información.
En el caso de asignar dos
recursos a una misma tarea, se
ingresa el porcentaje de
participación de cada uno:
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Definición del recurso -
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Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Asignación del recurso -
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Asignación de dependencias
Por omisión, las dependencias entre dos
tareas es de fin a inicio
Es conveniente iniciar la vinculación entre
tareas con esta definición y
posteriormente identificar y modificar las
excepciones
Para definir una dependencia:
Se seleccionan las tareas que
dependerán entre sí
Se oprime el botón
O se selecciona la opción Link Tasks
del menú Edit
Otra opción es describirla en la
ventana Task Information
También pueden introducirse las
dependencias en la columna
Predecessors de la vista Gantt
Para eliminar una dependencia:
Se seleccionan las tareas que
dependerán entre sí
Se oprime el botón
Si las tareas no están contiguas, se
selecciona la primera tarea y
oprimiendo la tecla Ctrl se selecciona
la segunda
Pueden seleccionarse varias tareas
a la vez
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Asignación de dependencias
Cuando se crea el calendario, MS Project
calcula la duración del proyecto a través
de las dependencias entre las tareas
predecesoras y sucesoras
Cuando se han definido las dependencias
de las tareas, éstas se representan en la
gráfica a través de líneas de unión
Para cambiar el tipo de dependencia, se
hace doble clic en la línea y se selecciona
la deseada:
Existen tareas que dependen de
otras pero que requieren un tiempo
adicional adicional para su inicio. El
tiempo necesario se introduce en el
cuadro de demora –Lag-
En el caso de requerir un adelanto en
el tiempo, el número introducido
deberá ser negativo
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Asignación de dependencias - Diagrama del Calendario -
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Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades -
La duración de una tarea
depende de los recursos
asignados y al tipo de tarea,
Por omisión la programación se
condiciona al esfuerzo
Se incrementa o disminuye la
duración de acuerdo a los
cambios en los recursos pero no
se modifica la duración de la tarea
El trabajo es la cantidad de
esfuerzo o numero de horas
dedicados por un recurso a
una tarea
Métodos de ProgramaciónTools -Options- Calculation
30
El tipo de la tarea influye en su
programación.
Hay tres tipos de tareas:
Unidades fijas
Duración fija
Trabajo fijo
Para consultar o modificar el tipo de
la tareas se utiliza la vista Task Entry
en More Views
Unidades fijas:
Es el tipo por omisión
Se modifica su duración
si se incrementan o reducen recursos
Unidades fijas
Si se agrega un nuevo recurso, la
duración de la tarea se reduce:
Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades -
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Duración fija:
La duración de la tarea siempre es la
misma aún si se incrementan o
reducen recursos:
La tarea representa la impartición de
un curso en 24 horas, si se agrega un
recurso de apoyo, la duración del
curso será la misma:
Trabajo fijo
El trabajo total de la tarea será el
mismo y los cambios en recursos
modifican la duración y las unidades:
Si se agrega un nuevo recurso, la
duración de la tarea se reduce:
Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades -
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Calendario de trabajo – Vista Uso de recursos -
33
Calendario de trabajo – Vista Uso de tareas -
34
La vista Hoja de recursos –
Resource Sheet- permite la
redistribución en caso de ser
necesario
Un recurso está sobrecargado
cuando tiene asignado más
trabajo del que puede realizar en
un horario laboral
Cuando un recurso está
sobreasignado el texto se muestra
en rojo y contiene un indicador:
Se puede utilizar la gráfica de
recursos – Resource Graph - para
apreciar el porcentaje de uso de
recursos:
Calendario de trabajo – Cargas de trabajo -
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Para el balance de las cargas en forma manual se utiliza la opción Resource
Management de la barra de herramientas View– Toolbars –
Calendario de trabajo – Cargas de trabajo -
Se divide la pantalla
Window-Split y se
señala el recurso que
se quiere administrar:
36
Calendario de trabajo – Cargas de trabajo -
El balance de las cargas de trabajo en forma automática puede ser realizado en
MS Project:
Examina las sobreasignaciones, sus dependencias, tiempo de demora y
prioridades y determina si una tarea puede ser retrasada o dividida para
resolver un conflicto
Se utiliza la opción
Level Resources del menú
Tools
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En Ms Project, existen dos tipos de
calendario:
Calendario Estándar
Calendario por recurso
El calendario estándar es el
calendario por omisión para cada
recurso
Pueden crearse calendarios
especiales para controlar la
disponibilidad del recurso
Otros dos tipos de calendario
pueden asignarse a un recurso:
Calendario 24 horas
Calendario turno de noche
El calendario estándar se accesa
mediante la opción Tools-Options y
la etiqueta Calendar:
Calendario de trabajo – Calendarios por recurso -
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Para asignar modificaciones al
calendario estándar de un recurso, se
selecciona la opción Change
Working Time del menú Tools
Se indica el nombre del recurso al
que se le hará un calendario especial
El calendario especial, se verán
reflejados los cambios, como días
laborables (No estándar) y días de
trabajo en los que no participará:
Calendario de trabajo – Calendarios por recurso -
Administración de Proyectos
Características de los proyectos
Ciclo de vida de un proyecto
Diferencia entre Proyecto y Operaciones
Características de la Administración de Proyectos
El administrador de proyectos
Continúe en la siguiente actividad
Guía para realizar un plan de proyecto Iniciación del proyecto
Creación del Plan de Proyecto
Asignación de recursos y cálculo del costo
Asignación de dependencias
Calendario de trabajo
Terminar la presentación
