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InIcIatIva amazónIca contra la malarIa/ red amazónIca de vIgIlancIa

de la resIstencIa a los antImalárIcos

Buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos




sobre este documento: Este documento es parte de la Iniciativa Amazónica contra la Malaria (AMI, inglés) y fue financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID, inglés).

Fotos de la portada: Parte superior : © 2008 David ParsonsEsquina inferior izquierda: © 2005 James Gathany/CDCEsquina inferior derecha: © 2008 David Spitz/PAHO-WHO

citación recomendada: Espinoza, H. 2011. Buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. Preparado por el Programa Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS) de Management Science for Health (MSH) y Links Media, LLC. para la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) bajo la Iniciativa Amazónica contra la Malaria. Gaithersburg, MD: Links Media, LLC.

iii




cláusula de exención de responsabilidades El contenido de ésta publicación refleja los puntos de vista y opiniones de su autor y no reflejan necesariamente los puntos de vista o políticas de la USAID o del gobierno de los Estados Unidos. Abril 2011.

TaBla de conTenido

abreviaciones y acrónimos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .iii

¿cómo es un almacén que cumple con las buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

¿cómo implementar las BPa de medicamentos y dispositivos médicos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

anexo 1. Plan de implementación de las BPa en un almacén regional especializado de medicamentos (aeM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

anexo 2. diseño de la distribución interna de un almacén basado en las mejoras a su infraestructura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

i

iii

aBreviaciones y acróniMos

aeM Almacén Especializado de Medicamentos

aMi Iniciativa Amazónica contra la Malaria

BPa Buenas Prácticas de Almacenamiento

diGeMid Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas

diresa Dirección Regional de Salud

MsH/sPs Management Science for Health/Strengthening Pharmaceutical Systems

Minsa Ministerio de Salud de Perú

rUc Registro Único Contribuyente

Usaid Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional

1

¿cómo es un almacén que cumple con las buenas práctIcas de almacenamIento de medIcamentos y dIsposItIvos médIcos?

en un almacén que cumple con las buenas prácticas de almacenamiento (bpa):1,2

• Losproductossealmacenanenáreasacondicionadas,equipadas,organizadasydelimitadaspararecibirlos,almacenarlosydespacharlos;asegurándosesuintegridadycalidad,medianteunaorganizaciónyrotacióncorrecta,yeldesarrollodeoperacionesadecuadasalseguirlosprocedimientosdiseñados.

• Elpersonalcuentaconunáreaparallevaracabosuslaboresadministrativasylasrelacionadasconladocumentacióndelastareasdelalmacén(desdeelmanualdeprocedimientoshastalosregistrosdeactividades).Además,cuentanconservicioshigiénicos,casillerosyotrasfacilidadesfueradelalmacén.

• Elpersonaltienelascalificacionesyexperienciapararealizarsusfunciones,lascualesestánestablecidasydocumentadasclaramente,ysonconocidasycumplidasporellos.Elpersonalposeelosmaterialeseimplementosnecesariospararealizarsuslaboresdeformasegura,efectivayeficiente.

• Elpersonaltieneasualcanceyutilizaelmanualdecalidad,elmanualdeorganizaciónyfunciones,yelmanualdelosprocedimientosquesellevanacaboenelalmacén.

• Alrecibirlosproductosseverificansuscaracterísticasfísicasylosdocumentosquelosacompañan,sedocumentalaactividady,sesigueelprocedimientoparasualmacenamientoolaresolucióndecualquierdiscrepancia.

• Losproductossealmacenanconformeaunaclasificaciónbienestablecidayasuscondicionesdealmacenamiento,yaseanambientalesoespeciales,eninstalacioneslimpiasyenbuenestado.

• Sehaceuninventarioperiódicoysevigilalaexistencia,estadodeconservaciónyvigenciadelosproductos.

• Sedistribuyenlosproductosutilizándoseprocedimientos,técnicasy,materialesadecuadosparamantenerlosencondicionesóptimasduranteeltransporteyasegurarlaidentificacióndeloslotes.

• Sereúnenloselementosadecuadosdeinfraestructura,equipamiento,documentación,procedimientosypersonal;comosehaseñaladoarriba.

1Ministerio de Salud de Perú. 1999. Manual de buenas prácticas de almacenamiento. (Adaptado). (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).

2 Ministerio de Salud de Perú. 2000. Guía de inspección de buenas prácticas de almacenamiento: Acta de inspección para establecimientos que almacenan y distribuyen productos farmacéuticos y afines. (Adaptado) (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).

3

¿cómo Implementar las bpa de medIcamentos y dIsposItIvos médIcos?

1. Identifique aliados

HagaunalistadelosinteresadosencontarconunalmacénquecumplaconlasBPA(ej.,actoresprotagónicos:directorregionaldesalud,personaldelalmacén,personaldecentrosdesalud,pacientes).IdentifiqueloquemotivaríaacadaunodeellosaapoyarelplanparaimplementarlasBPA,einvolúcrelostantempranocomoseaposible.Yasea,paraconseguirsuaprobaciónoapoyoaltrabajoqueseinicia.

2. Identifique qué le falta a su almacén para cumplir con las bpa

Ustedpuedemejorarlascondicionesyprácticasdealmacenamientoensualmacén.Paralograrlo,ademásdeiniciativa,necesitaconocerlosdocumentosnormativosquecombinadosconsuexperienciaenelmanejodealmacenesdemedicamentosleayudaránenesteemprendimiento.

RealiceunaevaluacióndelascondicionesyprácticasdealmacenamientoyhagauninventariodelosprocedimientosoperativosqueexigenlasBPA.Puedeutilizar,laGuía de inspección de buenas prácticas de almacenamiento: Acta de inspección para establecimientos que almacenan y distribuyen productos farmacéuticos y afines y el Manual de buenas prácticas de almacenamiento de productos farmacéuticos y afinesdelaDirecciónGeneraldeMedicamentos,InsumosyDrogas(DIGEMID)delMinisteriodeSaluddePerú(MINSA),disponiblesenhttp://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).

Alrealizarelinventariodeprocedimientosidentifiquelosiguiente:

• Nombredelprocedimiento

• Objetivo

• Normaslegalesvinculadas

• Políticasinstitucionales

• Secuenciadeactividades,tareasyresponsables

• Tiempoestimadodeduración

• Documentosyregistrosutilizados

3. planifique cómo llegar a cumplir con las bpa

Paradocumentarlasituaciónactualyplantearlapropuestaquemejorelascondicionesyprácticasdealmacenamientodesualmacén,cadaaspectodebeserevaluado,analizadocríticamenteycomparadoconlosrequisitosexigidosporlasBPA.Deberáincluirunaestimacióndelosrecursosquenecesitaparaponerlaenprácticayuncronograma.Elanexo1,muestraunatablaquelepuedeservirdeguíapararealizarestaactividad.

4

Lamagnituddeltrabajonecesario(ej.,tiempo,recursos,esfuerzoyfinanciamiento)dependerádelasituaciónencontrada.Pararealizaralgunastareas,elpersonaldelalmacénseráelprincipalrecursoquenecesitará;mientrasqueotrastareas,requerirándelaparticipacióndeotrotipodefuncionariosodedinero.Programeacortoplazo,aquellastareasquepuedarealizarconlosrecursosquetengadisponible.Noobstante,siescreativopuedereducirconsiderablementelosrecursosrequeridos,comoporejemploustedpuede:(1)acondicionarelalmacénconmaterialesdebajocostoenlugardeconstruir,(2)mejorarladisposicióninterna,(3)utilizarlaestanteríademayorcarga,(4)utilizarpaletasestándares,(5)reducirlosnivelesdelinventariodeproductosy,(6)sincronizarlarecepciónyeldespacho,entreotras.

PrepareunaversióninicialdelplandeimplementacióndelasBPAeidentifiquelassituacionesquedebenserresueltas,lasecuenciadeaccionessugeridaspararesolvercadaunay,losrecursosnecesariosylasposiblesfuentesdeellos.ElplanutilizadoporlaDirecciónRegionaldeSalud(DIRESA)Callaolepuedeservirdereferencia(vea,http://www.digemid.minsa.gob.pe/daum/acceso/ProymejorAlmacenesMed/proyalmmedic.html).

Discutaelplancontodoslosinteresadosdirectos,comoporejemplo:elresponsableregionaldemedicamentos,elresponsabledelsuministro,elresponsablefinanciero,eljefeyauxiliaresdealmacény,algúnusuariodelosserviciosdelalmacén.Estaactividadlepermitiráafinardetalles,lograrelinvolucramientodetodoslosactores,definirresponsablesencadatareay,facilitarlaimplementacióndelapropuesta.

Prepareunaversiónrevisadadelplan.Introduzcaloscambiosquepuedanresultarnecesariosamedidaqueavanzaensuejecución.

4. gestione los recursos necesarios

Obtengadelosdirectivosregionaleslaaprobacióndelplan.Esprobablequeencuentreobjecionesporlafaltaderecursosfinancieros,sinembargo,debequedarclaroqueestonoesunlimitanteparaejecutarelplanmientrassegestionanlosrecursosfinancieros.

Identifiquedentroyfueradesuorganizaciónfuncionariosyoficinas(ej.,administración,planificaciónypresupuesto,mantenimiento,agenciasdecooperación,etc.)quepuedanserfuentesderecursosydeasistenciatécnica.Inclúyalosensuplandetrabajo.

5. ejecute el plan de trabajo

Debeexistirunapersonaresponsabledetodoelprocesodeimplementaciónquedesarrollealgunasactividadesyrealiceelseguimientodelplandetrabajo.Serecomiendalasiguientesecuenciadeimplementación:

• Desarrollarlosmanualesdecalidad,organizaciónyfunciones,yprocedimientos.Esteúltimomanualsetrabajaapartirdelinventariodeprocedimientosqueustedrealizó.EstosprocedimientossonanalizadosysiesnecesarioseadaptanalasBPA.Enesteproceso,tambiénseidentificanydesarrollanlosnuevosprocedimientosquesenecesiten.Lapropuestadelmanualdeprocedimientosdeberáserrevisada,parasucorrespondientevalidación,porelpersonalresponsabledesuaplicación.

5

EnestadirecciónelectrónicaencontraráelManual de políticas y procedimientos operativos: Almacén especializado SISMEDdelaDireccióndeSalud(DISA)Callaoquepuedeutilizarcomoguíaparadesarrollarsuspropiosmanuales,http://www.digemid.minsa.gob.pe/daum/acceso/ProymejorAlmacenesMed/Manual%20de%20proced.%20AEM%20DISA%20Callao-Abril%2008.pdf

• Realizarunexamenmédicodelpersonal.

• SensibilizarycapacitaralpersonalsobrelasBPAyelusodelmanualdeprocedimientos.Estassesionesdecapacitacionesdebenconcluirconuncronogramadecompromisosdelpersonalparalaimplementacióndelosprocedimientosquehastaesemomento,sonfactiblesdeimplementar.Paramotivarmásalpersonal,identifiquelasnecesidadesindividualesdecapacitaciónydiseñeunplandecapacitaciónanual.

• Dotaralpersonaldetrabajoconropaeimplementosdeseguridadapropiados.

• Mejorarlainfraestructuradelalmacén.Serecomiendainiciarestaactividadtanprontosecuenteconlaaprobaciónylosrecursoscorrespondientes.Noobstante,sinquedependadeesto,puedeiniciarlasmejorasdelasprácticasdealmacenamiento.

SitieneplanificadorealizarunacondicionamientodelainfraestructuraesimportantetenerpresentelasrecomendacionesdelmanualdelasBPAeneldiseño.Tambiéndeberátenerencuentacómoserálaorganizacióninternayelflujodelosproductosdentrodelalmacén,puesdeestodependeráelmejordiseñoyutilizacióndelainfraestructura.Asítieneundiseñoactualizadodeltamañoydistribucióninternadelalmacén,entreotros(ej.dóndevanlaspuertas,luces,losairesacondicionados,etc.).(Vea,http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).

Sifueraposiblebusqueasesoramientodeunespecialista.Elanexo2,muestraladistribucióninternadeunalmacénenbasealcualselerealizaronmejorasenlainfraestructura.

• Dotaralalmacéndematerialesyequiposdemanipulacióndecarga.Deacuerdoconlosrecursosdisponibles,debedefinirlosmaterialesquesonmásurgentesparalaimplementacióndelosprocedimientos,comoporejemplo:señalesdeseguridadydeáreasinternas,paletas,materialesdeembalaje,tarjetasdevencimiento,termohigrómetrosyextintoresdefuego.Losequiposdemanipulacióndecargaqueseutilizarán(ej.,transpaletas,montacargas,carretas,estanteríadecargapesada)dependerándeldiseñofinaldelalmacén,seaestemanualomecanizado.

• Diseñaryejecutarunplandemantenimientoysaneamiento,preferiblemente,luegodelacondicionamientodelainfraestructuradelalmacén.

• Realizarelacopioyarchivodedocumentos.DurantelaimplementacióndelasBPAsegeneranregistrosydocumentosquedebensercompletadosyarchivadosadecuadamente.AlgunosdelosdocumentosexigidosenlasBPAsonrequisitoslegalesdefuncionamientoyquealavezdanformalidadalalmacén,estosincluyenelregistroantelasautoridadesdesaludytributaria.

6

6. seguimiento

LapersonaresponsabledelprocesodeimplementacióndelasBPAdebeverificarmensualmenteelavancedelplandetrabajoeidentificarlaslimitaciones.Latabladelanexo1servirápararealizarestaactividad,desernecesarioestablezcanuevosplazos.

Conelcumplimientodelplandetrabajoseentiendequemejoraránlascondicionesyprácticasdealmacenamiento.SedeberealizarunaevaluacióndelasBPAcadatresmeses,identificándoselasnoconformidadesquedebenserexplicadasalpersonaly,desernecesario,actualizarelplandetrabajo.ParaestaactividadutilicelaGuía de inspección de BPAdelaDIGEMID(http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).

7. obtención de la acreditación en bpa

Cuandofinaliceelplandetrabajo,lapersonaresponsabledelprocesodeimplementacióndelasBPAdeberealizarunaevaluacióndelascondicionesyprácticasdealmacenamiento;utiliceunavezmás,laguíadeinspeccióndelaDIGEMID.Aunquesecumplantodoslosrequisitosesrecomendableunasegundaevaluaciónporunapersonaajenaalalmacénpero,conexperienciaeneltema.Dichaevaluaciónpuedeserrealizadaporuninspectordeladirecciónquevigilalacomercializacióndemedicamentosenelpaís.

Silasegundainspecciónessatisfactoria,yaestálistoparainiciareltrámiteparalacertificaciónenlasBPAqueotorgalaautoridaddesaluddelpaís.Recuerdequelacertificaciónpuedequenoseaobligatoria,perosíloesmantenerlasBPA.

7

No Asunto Situación Sugerencia CantidadPrecio(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la

ejecución Jul Ago Sep Oct Nov Dic

II. Almacén

A. Infraestructura

1 Condición de propiedad Es propiedad de la beneficencia y están en proceso de donación.

Continuar con la gestión de donación.

0 0 0 Región 0

2 Cantidad de ambientes Cuenta con 3 ambientes: •1 almacén de medicamentos

•2 almacenes de insumos médicos

Mejorar la organización interna del almacén de medicamentos para optimizar su capacidad de almacenamiento e integrar los insumos médicos y, dejar en los antiguos ambientes sólo materiales no sensibles.

0 0 0 Jefe de almacén y auxiliares

0

3 Ubicación Aceptable Ninguna

4 Distribución de áreas No cuenta con todas las áreas, con las que cuenta no están distribuidas adecuadamente.

Redistribuir las áreas del almacén de acuerdo a la propuesta entregada al jefe del almacén.


0

5 Delimitación de áreas No están identificadas ni delimitadas.

Identificar y delimitar las áreas del almacén pintándose líneas de color en el piso y colocándose letreros en las paredes.

1 350 350 Responsable Regional de medicamentos y jefe de almacén

350

6 Área administrativa Se encuentra fuera del almacén.

Ninguna 0 0 0 0

7 Cadena de frío No se ha evaluado Ninguna 0

ANexO 1: PlAN De ImPlemeNtACIóN De lAS BPA eN uN AlmACéN RegIONAl eSPeCIAlIzADO De meDICAmeNtOS (Aem)

8


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

8 Sustancias inflamables No tienen ambiente especial y externo.

Se recomienda utilizar el cuarto del almacén de insumos para el almacenamiento de productos inflamables.


0

9 Estupefaciente No están en el almacén de medicamentos bajo llave.

Acondicionar una vitrina con llaves dentro del almacén de medicamentos.


500

10 Área de recepción No está delimitada Delimitar el área de recepción de acuerdo a la propuesta entregada al jefe de almacén y dotar de una mesa desarmable.


0

11 Área de despacho No está delimitada Delimitar el área de despacho de acuerdo a la propuesta entregada al jefe del almacén.


0

12 Tamaño del almacén El área y volumen actual del AEM resulta insuficiente para el almacenamiento adecuado de los productos. Sin embargo, se observa que no se utiliza la altura del almacén y que hay existencias superiores a 4 meses, en una zona donde se tienen fácil acceso a las empresas proveedoras de medicamentos y por lo tanto los tiempo de reposición son cortos.

•Ampliar la capacidad de almacenamiento al utilizar estantes metálicos de dos niveles (mini estantes).

•Optimizar el proceso de compras para reducir los niveles de existencias de medicamentos.

•Optimizar el proceso de programación de compras de medicamentos de manera que ingresen los productos en el momento y cantidad que se necesitan.

0 0 0 Responsable Regional de medicamentos y jefe de almacén (ver detalles adicionales en la Parte B. Materiales/ Equipos, ítem 5)

0

9


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

13 Servicio de luz Las instalaciones son recientes.

Programar mantenimiento de las instalaciones eléctricas para el 2011.

1 0 0

14 Servicios de agua Si cuenta Acondicionar los servicios higiénicos y vestuarios, y destinarlos para el uso exclusivo del almacén.

1 2000 2000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

2000

15 Vestuarios No tienen

16 Servicios higiénicos Cuenta con servicios higiénicos en malas condiciones.

17 Paredes Son adecuadas y están en buen estado pero, requieren limpieza.

Limpiar las paredes 3 150 450 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

450

18 Pisos Son de loseta, están a nivel y presentan agujeros debido al deterioro de las losetas.

Cambiar el piso de los dos ambientes del almacén (medicamentos e insumos) con concreto pulido.


5000

19 Drenajes No cuentan con drenajes dentro del AEM.

Instalar drenajes en lugares apropiados dentro del almacén.


1000

20 Ventanas Cuentan con ventanas grandes, cubiertas con madera corrediza para evitar el paso de la luz; requieren mantenimiento y limpieza.

Reducir el tamaño de las ventanas, dar mantenimiento y limpieza.


2400

21 Techos Son de fibrocemento cubierto con material aislante de calor.

Ninguna 0 0 0

10


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

22 Puerta de ingreso Brinda seguridad y, permite el paso de las personas y productos.

Ninguna 0 0 0

23 Iluminación Natural y artificial. Los centros de luz artificial presentan una orientación longitudinal respecto del almacén que no es apropiada para su organización interna.

Reorientar los centros de luz artificial en forma trasversal.


200

24 Ventilación Cuentan con aire acondicionado en buen estado.

Ninguna 0 0 0 0

Subtotal 0 6550 3350 2000 0 0

B. materiales/equipos

1 Señalizadores de áreas de almacén

No cuentan Imprimir letreros para cada área y colocarlos.

10 1 10 10

2 Señalizadores de seguridad e instrucciones (no comer, no fumar, ni beber, prohibido el ingreso de personas ajenas, zona segura, extintores, etc.).

Son insuficientes Adquirir señales de seguridad e instrucciones:•(4) no comer•(2) no fumar•(6) prohibido el ingreso de personas ajenas

•(10) zona segura•(10 salida•(8) extintores•(2) riesgo eléctrico•(2) use faja•(2) use zapatos de seguridad


132

11


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

3 Termo higrómetros Si cuentan pero son insuficientes.

Adquirir dos termo higrómetros


240

4 Paletas Insuficientes Adquirir 100 paletas de tamaño estándar (1 m x 1.2 m)


6000

5 Estantes Cantidad insuficiente, en mal estado y pequeños para el volumen de productos que se maneja.

Adquirir estantes de carga ligera (ángulos ranurados) para productos de pequeño volumen como inyectables.


1500

Adquirir estantes metálicos de carga pesada de tres niveles (mini estante) para productos de mayor carga.

10 600 6000 6000

6 Equipos de refrigeración Tienen uno pero es insuficiente.

Adquirir un equipo de refrigeración para el almacenaje de medicamentos con cadena de frío.


1000

7 Materiales de cadena de frío: cajas térmicas y paquetes fríos

Son insuficientes Adquirir 2 cajas térmicas y paquetes fríos para el área de cadena de frío.


0

8 Ventiladores No se requieren Ninguna 0 0 0

12


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

9 Equipo electrógeno No se requiere para el almacenaje de medicamentos.

Ninguna 0 0 0

10 Extintores de bióxido de carbón (CO2)

No cuentan Adquirir un extintor para la oficina administrativa.


400

11 Extintores de polvo químico seco (PQS)

No cuentan Adquirir 10 extintores de polvo químico de 18 libras para los almacenes.


1000

12 Dispositivos de alarma, seguridad

Cuenta con servicio de vigilancia las 24 horas

Ninguna 0

13 Implementos de seguridad No cuentan Adquirir implementos de seguridad (botas con punta de acero, fajas de seguridad y guantes).


400

14 Implementos de aseo (toalla, jabón y otros)

No cuentan Adquirir implementos de aseo (toalla, jabón y otros).


160

15 Materiales e insumos de limpieza

No cuentan Adquirir materiales e insumos de limpieza.


150

16 Transpaletas No cuentan Adquirir un transpaleta


2000

13


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

17 Carritos transportadores de cajas

No cuentan Adquirir carritos 1 300 300 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

300

18 Alarma de corte de energía No cuentan Adquirir e instalar una alarma de corte de energía eléctrica.


150

19 Escalera pequeña para estantes

Si cuentan Ninguna 0 0 0 0

20 Escalera para estantes No cuentan Adquirir dos escaleras de diseño, tamaño y material apropiado para colocar carga en los estantes.


2000

21 Armario Se requiere para estupefacientes.

Ver estupefacientes 0

22 Materiales de embalaje Inadecuados e insuficientes

Adquirir materiales de embalaje adecuados (cintas de embalaje, dispensador de cintas, cartón corrugado, burbujas de plástico, rollos de plástico). (kit)


600

23 Tarjeta roja de vencimiento No cuentan Preparar tarjetas de vencimiento con papel brillante rojo.


20

24 Balanza No se requiere Ninguna 0

14


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

25 Mesa desarmable No se tiene Adquirir mesa desarmable para el área de recepción.


350

26 Gabinetes para vestuarios No cuentan Adquirir gabinetes para vestuarios.


700

Subtotal 7500 1262 10140 4210 0 0

C. mantenimiento

1 Plan de mantenimiento No se tiene Elaborar un plan de mantenimiento de la instalación, equipos del almacén y extintores.

0 0 0 Jefe de almacén

0

2 Mantenimiento de instalaciones eléctricas

Las instalaciones son recientes.

Programar mantenimiento de las instalaciones eléctricas para el 2011.


3 Mantenimiento de extintores

No tienen extintores Adquirir extintores (ver sección de materiales y equipos).

0 0 0 0

4 Mantenimiento de los equipos de refrigeración

No se han realizado Realizar mantenimiento de los equipos de refrigeración.


200

5 Plan de contingencia No se tiene Elaborar un plan de contingencia en caso de corte de energía eléctrica.


200

15


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

6 Plan de fumigación No se tiene Elaborar un plan de fumigación semestral.


0

7 Saneamiento No se ha llevado a cabo Realizar y documentar el saneamiento mediante una empresa privada.


200

8 Vigilancia Si cuentan Ninguna 0 0 0

Subtotal 0 0 600 0 0 0

D. Procedimientos

1 Manual de procedimientos operativos

Si cuentan, pero no se cumple en su totalidad.

Capacitar al personal y desarrollar supervisiones periódicas.


75 75

2 Retiro del mercado Tiene procedimiento pero, no se realiza la evaluación de la eficacia del sistema de retiro de productos.

Realizar un simulacro de retiro de productos.


0

3 Control de temperatura Si se realiza control y se tiene procedimiento

Ninguna 0 0 0 0

4 Control de humedad Si se realiza el control y se tiene procedimiento

Ninguna 0 0 0 0

5 Normas de seguridad de personal.

Tiene en el manual de procedimiento aprobado.

Capacitar al personal y desarrollar supervisiones periódicas.


50

16


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

6 Limpieza Tiene procedimiento pero, no se toma en cuenta al momento de realizar la limpieza.

•Capacitar al personal de limpieza e implementar registros.

•Dotar de materiales e insumos de limpieza.


0

7 Inventarios Tiene procedimiento pero, no se aplica.

Capacitar al personal y supervisar el cumplimiento del procedimiento.

0 0 0 Responsable regional de medicamentos

0

8 Registro de existencias por producto, lote y fecha de vencimiento

No se tiene Implementar el uso de tarjetas de control visible de almacén donde se registren los ingresos y salidas de productos con sus respectivos lotes y fecha de vencimiento.

1000 0.2 200 Jefe de almacén

200

9 Rotación del inventario y fecha de vencimiento

•Tienen procedimientos, registran la fecha en el software pero, no identifican físicamente los productos próximos a vencerse.

•Distribuyen los productos según la fecha de vencimiento.

Implementar el uso de tarjeta roja para los productos próximos a vencerse.


0

10 Inspecciones al almacén Tienen procedimientos para el desarrollo de auto inspecciones pero, no se aplican.

Implementar los procedimientos de auto inspecciones.


0

17


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

11 Devoluciones Tienen procedimientos para las devoluciones pero, no se aplican.

Implementar los procedimientos de devoluciones.


0

12 Recepción Tienen procedimiento de recepción y lo aplican.

Ninguna 0 0 0 0

13 Almacenamiento Tienen procedimientos para el almacenamiento pero, no se aplican completamente.

Implementar y supervisar el cumplimiento de los procedimientos de almacenamiento.


0

14 Distribución Tienen procedimiento escrito y lo aplican.

Ninguna 0 0 0 0

15 Embalaje y despacho Tienen procedimiento pero, no se cumple completamente debido a la falta de materiales y capacitación.

Adquirir materiales de embalaje adecuados y realizar capacitación al personal sobre embalaje y despacho.


0

16 Inspección y supervisión al personal

Tienen procedimiento pero, no lo aplican.

Implementar el procedimiento.


0

17 Archivo de protocolos de análisis

Si tienen pero, algunos medicamentos estratégicos y vacunas no tienen protocolo.

Completar los protocolos de los productos que no lo tienen.


0

18 Ubicación de suministros Semifluido Ninguna 0 0 0 0

Subtotal 0 275 125 0 0 0

18


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

e. Personal/Capacitación

1 Plan de capacitación No cuentan Elaborar un cronograma de capacitaciones del personal.


0

2 Registro de capacitación Tienen procedimiento y registro pero, no se ha puesto en práctica.

Aplicar el procedimiento de capacitación.


0

3 Fichas del personal Tienen procedimiento y registro pero, no se ha puesto en práctica.

Poner en práctica el procedimiento y elaborar fichas de todo el personal.


0

4 Ropa de trabajo No tienen Adquirir ropa apropiada para el clima de la zona (pantalón y camiseta).


400

5 Implementos de seguridad personal

No tienen Adquirir implementos de seguridad (ver sección de materiales y equipos).

0 0 0

6 Inspecciones y supervisiones al personal

No se realiza Elaborar inspecciones según el procedimiento.


0

7 Examen médico al personal No se ha realizado Realizar examen médico al personal del almacén y gestionar carnet sanitario.


200

8 Pasantía en un almacén, certificado en BPA

Requieren El jefe de almacén y un auxiliar deben realizar pasantía en un almacén.

2 1200 2400 MSH/SPS (gastos de viaje de 2 personas)

2400

19


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

9 Capacitación sobre las BPA MSH/SPS capacitó al personal en junio de 2009.

Realizar un reforzamiento en las BPA para el personal del almacén.

1 100 100 Jefe de almacén con apoyo de personal especializado

100

10 Capacitación sobre procedimientos

Requieren Capacitar al personal sobre los procedimientos que aplica.


50 50 50

11 Capacitación en manejo de extintores

No están capacitados Elaborar capacitación con la Defensa Nacional sobre el manejo de extintores.


50

12 Capacitación en manejo de sustancias inflamables

No están capacitados Elaborar capacitación con los bomberos sobre manejo de sustancias inflamables.


50

Subtotal 400 2450 350 150 0 0

F. Certificado/Documentos

1 Constancia de la inscripción actualizada.

Si cuentan Ninguna 0 0 0 Jefe de almacén

0

2 Registro Único de Contribuyente (RUC)

No cuentan Extraer de internet una copia actualizada del RUC.


0

3 Organigrama general y manual de funciones del personal del almacén.

No cuentan con un organigrama general del AEM y manual de funciones actualizado.

Elaborar un organigrama y manual de organización y, funciones del almacén especializado.


0

20


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

4 Certificado de Saneamiento Ambiental

No se tiene Fumigar cada 6 meses, a través de los servicios de una empresa privada; solicitar el certificado y la ficha técnica de la actividad.


0

5 Planos de distribución del área

No cuentan Elaborar un plano de distribución de las áreas, con sus respectivas medidas y, de acuerdo al nuevo diseño.


0

6 Relación de empresas con las que trabaja (proveedores y establecimientos de salud)

No cuentan Elaborar una lista de de las empresas y establecimientos con los que trabaja, y que contenga:•proveedores: nombre, RUC, teléfono, dirección

•establecimientos de salud: nombre, teléfono, dirección


0

7 Relación de los productos que maneja

No cuentan Elaborar relación de productos que comercializa de acuerdo, y que contenga: producto, número de registro sanitario, vencimiento del RS.


0

21


Costo estimado

Responsable de la


II. Almacén

8 Lista de procedimientos operativos estándares

Si tienen, en el manual de procedimientos.

Ninguna 0 0 0

9 Certificación en las BPA No cuentan Una vez implementadas las recomendaciones, solicitar la certificación a DIGEMID.

1 3600 3600 Región de Salud/Consultor

3600

Subtotal 0 0 0 0 0 3600

total (nuevos soles) 42962 7900 10537 14565 6360 0 3600

22

ANexO 2. DISeñO De lA DIStRIBuCIóN INteRNA De uN AlmACéN BASADO eN lAS meJORAS A Su INFRAeStRuCtuRA

Vencidos Devoluciones Quarentena Recepción

Embalaje y

despachoAlmacenamiento

Almacenamiento

A

A

B

B

C

Almacenamiento

Almacenamiento

VIStA De PlANtA

3650

1000

1000

1000

1125

1125

1000

2150

2300

2300

2300

11800

La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional

1300 Pennsylvania Avenue, NWWashington, DC 20523

Tel: (202) 712-0000 Fax: (202) 216-3524

www.usaid.gov

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