INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Seguimiento y Evaluación de Políticas...
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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA
Seguimiento y
Evaluación de Políticas
Públicas
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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA
1. Definición, importancia y características de un sistema de seguimiento
2. Gestión Integral de Proyectos: Enfoque del Ciclo de Vida
3. Elementos del seguimiento
Ámbitos
Niveles
Responsabilidad del seguimiento
Periodicidad del seguimiento
Instrumentos. Indicadores
Calidad
Tipología
4. Ejercicios prácticos
Sistema de Seguimiento
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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA
Consiste en la recopilación sistemática de información sobre lo realizado y sus resultados, tanto en su vertiente física como financiera, para comprobar el avance del programa o proyecto
Definición de Seguimiento
Diferencias entre evaluación y seguimientoEVALUACIÓN
Emitir juicios críticos sobre la validez, bondad y utilidad de la intervención
Se puede realizar tanto internamente como por evaluadores externos
Conclusiva
SEGUIMIENTO
Información aislada sobre el progreso de los elementos del Programa
En principio, se debe realizar internamente por la gestores del plan o proyecto
Informativa
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Conocer quién hace qué y cómo y determinar los procedimientos que se han institucionalizados para la gestión y ejecución de las actuaciones
Obtener la información con la calidad, agregación organización y estructuración que, al inicio, a medio camino y una vez finalizado el programa, será necesaria para evaluar su impacto, su eficacia y eficiencia.
Describir la evolución de las actividades del programa, estableciendo criterios sobre la marcha de la intervención a través de índices y ratios de acuerdo con un esquema y secuencia predeterminados (ruta de análisis).
Identificar los puntos críticos en la gestión y ejecución, permitiendo detectar problemas y alertar a los/las responsables sobre los riesgos de implantar un programa distinto del diseñado, facilitando la toma de decisiones sobre las acciones correctivas a emprender.
Importancia del Seguimiento
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Deber estar integrado coherentemente con la estructura organizativa de los órganos gestores y ejecutores del plan o programa ya que es:
a) Una labor eminentemente administrativa
b) Y existe un estrecho vínculo con la gestión de proyectos
Deber ser fiable, ágil, oportuno y eficaz, de manera que contribuya a la gestión diaria de los proyectos y actuaciones
Debe considerar las necesidades informativas de los agentes que participan o están afectados por el proyecto o programa
Debe abarcar todos los aspectos (ámbitos y niveles) de los proyectos y programas
Debe contar con los recursos necesarios (humanos, materiales y financieros) para que se realice en tiempo, coste y calidad.
Características de un sistema de seguimiento
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Indicaciones para la programación:
Principios generales y directrices a seguir para el desarrollo de los proyectos
Líneas de actuación
Seguimiento y EvaluaciónSeguimiento y Evaluación
Planificación:Formulación de programas en términos de problemas/objetivos/ resultados/ actuaciones
Análisis de coherencia de los programas con otros programas
Diseño de la Implementación:
Diseño del sistema para la puesta en marcha de las actuaciones
Ejecución/Gestión:Ejecución y Gestión de los proyectos sobre la base de los recursos disponibles
Resultados e Impactos
Efectos provocados por el programa sobre la realidad que se pretende transformar
Gestión integral de un proyecto
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Planificación MotivaciónOrganización Dirección Evaluación
• Desarrollar los objetivos y alcance del proyecto
• Establecer la relación lógica de las actividades y fechas del proyecto a través de diagramas
• Desarrollar un calendario de tiempos
• Planear los recursos necesarios para el proyecto
• Establecer la estructura organizacional del equipo
• Identificar y asignar los roles a las personas del equipo
• Definir las políticas, procedimientos y técnicas de la administración de proyectos
• Establecer los estándares de desempeño del equipo de trabajo
• Determinar las necesidades de las personas del equipo
• Analizar los factores que motiva a la gente para hacer el mejor trabajo
• Proporcionar asesoría para apoyar la efectividad y satisfacción del equipo
• Establecer un programa de reconocimiento para los/las integrantes del equipo
• Dar autoridad al líder para la asignación de recursos
• Ejercer un estilo de liderazgo de acuerdo a las necesidades del proyecto
• Fortalecer las habilidades interpersonales
• Fomentar la participación de la gente en la administración del proyecto
• Toma de decisiones efectivas promoviendo el consenso del equipo de proyecto y la organización funcional
• Seguimiento de los costes, calendario y estándares de desempeño
• Evaluación del Plan y toma de decisiones
• Establecer un sistema de información para la administración del proyecto
• Informar oportunamente sobre desviaciones o riesgos del proyecto
¿qué queremos lograr y porqué?
¿quién está involucrado y
porqué?
¿qué hace que la gente tenga mejor desempeño?
¿quién decide qué y cuándo?
¿quién evalúa los resultados y sobre qué
estándares?
Funciones del Proceso de Gestión de Proyectos
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Elementos del sistema de seguimiento
Instrumento de
seguimiento
Periodicidad
Elementos a evaluar del sistema
de seguimiento
Ámbitos
Responsabilidad
Niveles
Criterios
INDICADORES:
• Fichas biográficas• Cuestionarios• Guiones de
entrevistas
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Población objetivo
• Análisis de la población diana u objetivo del plan o programa
• Análisis cuantitativo y cualitativo del grado de cobertura del plan o programa (adecuación del programa a la población beneficiaria)
Ámbitos del seguimiento
Ejecución de las actuaciones
• Seguimiento cuantitativo y cualitativo de lo realizado (físico y financiero) en función de la ruta de análisis de los proyectos o programas
Gestión
• Promoción y difusión
• Coordinación y comunicación
• Calidad y capacidad de los recursos
• Delimitación conceptual de la población objetivo y sus características
• Medición de la participación de la población objetivo
• Todos los aspectos clave deben tener un indicador relevante
• Los indicadores deben permitir el análisis de la lógica de la planificación
• Eficiencia de los mecanismos• Necesidades de información,
coordinación y comunicación de diversos agentes (descentralización)
• Dotación de medios, en cantidad y calidad
Criterios específicos para definir los
indicadores
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Contexto
• Datos demográficos• Contexto económico: indicadores
de empleo, producción y renta, etc.
• Contexto social, político e institucional
Ámbitos del seguimiento
Normativa y otros planes y
políticas
• Legislación• Directrices• Intervenciones públicas en el
mismo entorno y período temporal
• Todos los aspectos clave deben tener un indicador relevante
• Diferencia entre indicadores del plan e indicadores de contexto
• Medir grado de cumplimiento de la normativa legal aplicable (local, regional, nacional y comunitaria)
• Analizar la sinergia con las directrices y guías
• Evaluar la coherencia externa con otras intervenciones públicas
Criterios específicos para definir los
indicadores
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Niveles de seguimiento
Programa Medida Acción Proyecto
Impacto global
Impacto específico
Impacto global
ResultadoImpacto
específico
Realización ResultadoImpacto
específico
Realización Resultado Resultado
Realización Realización
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Responsabilidad del seguimiento
Constituye una tarea propia e inseparable de la gestión
El/la técnico o gestor tiene la obligación, el derecho y la facilidad de acceder a la información necesaria
El/la técnico o gestor conoce el programa, su origen, desarrollo y conclusión
Seguimiento interno:
ÓRGANOS DECISORES
CENTROS GESTORES
UNIDADES ADMINISTRATIVAS O EMPRESAS
Conjunto del programa:
CONVENIOS/ PLAN
Gestión:MEDIDAS
Ejecución de obra:
ACCIONES
- Secretaría de Seguimiento del PAVS
- Delegación Provincial
- Delegación Municipal
- EPSA- GU- EMVISESA- Promotores
privados y/o cooperativas
- EPSA- GU- EMVISESA- Delegación
Municipal de Juventud y Deportes
- Promotores privados y/o cooperativas
- Constructoras
COORDINADOR GENERAL
DE LA INFORMACIÓ
N
Responsabilidad del seguimiento del PMVS
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Responsabilidad del seguimiento
Definición de tareas y responsabilidades
Unidades Administrativas
Tareas y responsabilidade
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Unidades Administrativas
Órganos Decisores
Centros Gestores
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Periodicidad del seguimiento
Registro:
La recogida de información sobre el desarrollo de las acciones debe ser continua y automática, tras su finalización
Análisis:
Los plazos anuales fijados presupuestariamente para la ejecución del Plan
Las reuniones de las Comisiones de Seguimiento
Por fases del proceso: Tras la finalización de cada paso clave del proceso es el momento idóneo para la revisión de los indicadores que miden la marcha de la ejecución de las acciones
Informe de
Seguimiento
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Los Indicadores traducen los objetivos en metas cuantificables.
La definición de indicadores requiere de un proceso que implica:
Instrumentos: indicadores
Lo más importante en el diseño de indicadores es vincularlos a los
objetivos
Ruta de análisis UnidadFormulaciónPeriodicidad y responsable
Categoría de actuación
Categoría de las medidas
ProyectoÁrea temática
Nº de… Fecha de… Colectivos beneficiarios
de… Lugar donde… Socio que…
Numérica Descriptiva Valorativa
A los 3 semestres
A la finalización de los proyectos
Técnicos/as Evaluador/a
externo
Fuente
Primaria Secundaria
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PERTINENCIA Y RELEVANCIA: medir los elementos más significativos del Programa
EXACTITUD Y CONSISTENCIA:suministrar medidas exactas y proporcionar las mismas mediciones ante mismos procedimientos
OBJETIVIDAD:reflejar hechos y no impresiones subjetivas
ACCESIBILIDAD:basarse en datos fácilmente disponibles y a un coste aceptable
COMPARABLES:espacial y temporalmente
FÁCILES DE INTERPRETAR
UNICIDAD:debería medir un solo aspecto
Calid
ad
de los I
nd
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ore
s
Instrumentos: indicadores
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INDICADORES DE SEGUIMIENTO
INDICADORES DE EVALUACIÓN
Indicadores de Base
Indicadores Complementario
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Indicadores de contexto
Indicadores de población diana
Indicadores del marco legal
Indicadores de ejecución
Indicadores de gestión
Tipología de indicadores
Indicadores de otros planes
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Miden la ejecución física y financiera de las distintas medidas que encuadran los programas. Los indicadores físicos tienen un carácter cuantitativo, acerca del avance o ejecución de cada medida, mientras que los financieros recogen los gastos realizados en el transcurso de la ejecución de éstas
Km. de carreteras construidos, nº de empresas que han recibido ayuda financiera.....
Indicador de Realización
Representan los efectos directos e inmediatos causados por un programa.
Proporcionan información acerca de los cambios que afectan al comportamiento de los beneficiarios directos.
También pueden ser de carácter material (reducción del tiempo de un trayecto, nº de personas que han tenido acceso a la formación) o financiero (inversión inducida por el sector privado, descenso en el coste del transporte)
Indicador de Resultados
Representa consecuencias las del programa más allá de los impactos inmediatos en sus beneficiarios directos:
Aumento del empleo femenino tras el 1 año (% de aumento o disminución)
Indicador de impactos
Tipología de indicadores: definición
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DE BASE Complementarios
Cuadro de Indicadores
Realización Resultado Eficacia Eficiencia
FísicosKm.
construidos
Disminución del tiempo
de transporte
Nº Km. construidos/n
º km. previstos
Km. construidos
en relación al tiempo
FinancierosGastos
realizados
Disminución coste de
transporte
Gasto real/gasto previsto
Nº Km. construidos
en relación al coste
Indicadores de base y complementarios
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Fichas de Seguimiento
CRITERIOS
A. Asegurar que en las fichas existe una correspondencia de los indicadores con los ámbitos y niveles diseñados para el sistema de seguimiento y validados en las mesas de trabajo.
B. Asegurar que en las fichas existe una correspondencia entre los indicadores y las fases claves del proceso de ejecución del Plan.
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Fichas de Seguimiento: implementación
• Recopilación de información por el equipo de evaluación con el objeto de realizar un primer acercamiento a las fichas y depurar disfuncionalidades del diseño, previamente a su aplicación definitiva en los centros gestores.
• Acceso a los datos: Fuentes primarias
Información que se obtendrá mediante la investigación directa (entrevistas y encuestas a promotores públicos y privados de cada promoción y a beneficiarios).
Fuentes secundarias
Información que se obtendrá de estadísticas, documentos y datos ya publicados.
OtrasAmbas fuentes o una de ellas, dependiendo de la accesibilidad de los datos.
FASE 1 Verificación de fichas de seguimiento: Pruebas piloto
FASE 2 Implantación del sistema de seguimiento en centros gestores
• Capacitación de recursos humanos de los centros gestores para rellenar la fichas.
• Cambio del soporte de las fichas biográficas a soporte informático: Base de datos.
• Funcionamiento continuo del sistema de seguimiento en los centros gestores.
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1. DATOS IDENTIFICATIVOS DE LA ACCIÓN Y DEL CENTRO GESTOR
Casco antiguo Nombre
DS-AO-02 PORVENIR
Macarena Nervión Este Sur
Previsto VIMA
Distrito
Triana
Promoción Régimen de las viviendas
Final Nombre del barrio
El Porvenir
Avance visual de la promoción
1999-2002 Acción incluida en el acuerdo
COPT Junta Andalucía-Ayuntamiento 2003-2007
Convenio GU-GAESCO EPSA-GU Otros
Público Nombre EMVISESA Nombre del promotor
Privado Nombre
Fase en la que se encuentra la promoción Fase 1:
Planeamiento y gestión
Fase 2: Cesión / Oferta
Fase 3: Ejecución de obras
Fase 4: Entrega de viviendas
Fase 5: Control de uso
Centro responsable de la fase OFICINA DEL PLAN DE SEVILLA (OPS)
Unidad administrativa o departamento responsable
Sí Sí Sí Sí Sí No No No No No
Dependencia de otros órganos internos o externos
No procede No procede No procede No procede No procede
¿Con qué organismos?
Fichas de Seguimiento: ejemplo Plan de Vivienda
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FASE 1: FASE 1: Planeamiento y Planeamiento y gestióngestión
FASE 2: Cesión / FASE 2: Cesión / ofertaoferta
FASE 3: Ejecución FASE 3: Ejecución de obrasde obras
FASE 4: Entrega de FASE 4: Entrega de viviendasviviendas
FASE 5: FASE 5: Seguimiento y Seguimiento y control post-control post-entregaentrega
PLANEAMIENTO URBAN ÍSTICO
SISTEMAS DE GESTI ÓN
ELABORACI ÓN DE PROYECTOS
LICITACI ÓN DE OBRAS
EJECUCI ÓN DE OBRAS
ADJUDICACI ÓN A BENEFICIARIOS
CONTRATO COMPRA - VENTA Y ENTREGA DE LLAVES
CONTROL DE USO
ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COPTGMU
COPT/ EPSAGMU/EMVISESA
GMU/EMVISESAEPSAPromotores Privados
COPT/EPSAEMVISESA
ConstructorasGAESCO
EMVISESAEPSA
EMVISESAEPSAPromotores Privados
EMVISESAEPSAEntidades Financieras
1
2
4
5
6
7
8
9
OFERTA P ÚBLICA Y CESI ÓN DE SUELO
GMU
3
PLANEAMIENTO URBANÍSTICO
SISTEMAS DE GESTIÓN
ELABORACIÓN DE PROYECTOS
LICITACIÓN DE OBRAS
EJECUCIÓN DE OBRAS
ADJUDICACIÓN A BENEFICIARIOS
CONTRATO COMPRA-VENTA/ALQUILER
POST VENTA
ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COPTGU
COPT/ EPSAGU/EMVISESA
GU/EMVISESAEPSAPromotores Privados
COPT/EPSAEMVISESA
ConstructorasGAESCO
EMVISESAEPSA
EMVISESAEPSAPromotores Privados
EMVISESAEPSAEntidades Financieras
1
2
4
5
6
7
8
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OFERTA PÚBLICA Y CESIÓN DE SUELO
GU
3
SISTEMA DE
SEMÁFORO
Ruta de Análisis: Procesos
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Ejemplo de ruta de análisis e indicadores
COPTGU
COPTGU
GUEPSAGU
EMVISESAPromotores Privados y/o cooperativas
COPTEPSA
EMVISESAConstructorasPromotores privados y/o cooperativas
EPSAEMVISESA
Promotores Privados y/o Cooperativas
Entidades Financieras
EPSAEMVISESA
ÓRGANOSIMPLICADOS
FASES DEL PROCESO
INDICADORES Fecha
publicación lista definitiva
Fecha firma de contratos
Fecha de Oferta Pública y/o
Cesión gratuita
PLANEAMIENTO
URBANÍSTICO
SISTEMAS DE
GESTIÓN
TRANSMISIÓN DE SUELO
ELABORA-CIÓN DE
PROYECTOS
SEGUIMIENTO Y
CONTROL POST
ENTREGA
LICITACIÓN DE OBRAS
ADJUDICACIÓN A
BENEFICIARIOS
Fecha de Obtención calificación provisional
Nº de denuncias
Propio
Fecha concluido
sistema de gestión
Expropiación
Compensación
Cooperación
Certificados de obra
ContrataciónAnteproyecto
Proyecto básico
Proyecto de ejecución
Fecha obtención licencia de
obras
No urbanizable
Urbanizable
Urbano
Fecha clasificación
del suelo
Proyecto de edificación
Fecha primera piedra
CONTRATO COMPRA-VENTA O ALQUILER
EJECUCIÓN DE OBRAS
Baremo
Sorteo
Escritura pública
Entrega de llaves
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Ejemplo de características población objetivo
Beneficiario/a tipo
SexoMujeres
Situación laboralOcupados/as
Hombres Desempleados/as
Edad
Menos de 25 años
Antigüedad en el paro
Menos de 6 meses
Entre 25 y 50 años Entre 6 y 12 meses
Más de 50 años Entre 1 y 2 años
Discapacidades
Sin discapacidad Más de 2 años
Con discapacidad
Estudios universitarios
Sin estudios
Nacionalidad
Nacionalidad española Estudios primarios
OtrasEstudios secundarios obligatorios
Discriminaciones
SexoEstudios secundarios
Edad
Raza o etnia Estudios universitarios
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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA
Área Temática
Número de beneficiarios/as % sobre el total
de beneficiarios/
asH M Total
Inserción y reinserción 81 426 507 8,23
Lucha contra el racismo y la xenofobia
16.955 5.435 22.390 88,25
Total 17.036 5.861 22.897 72,62
Ejemplos de cobertura de un Plan o programa
Dos Hermanas Sev illa Málaga Huelv a Córdoba Jerez Algeciras Almería
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
3309
1717
2932
2749
Habitantes en edad de emancipación por VPO de nueva planta programada en el período 2003-007 por los Acuerdos firmados entre la COPT y los ayuntamientos de los municipios andaluces con más de 100.000 habitantes
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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA
Necesidades informativas
Unidad Administradora del Fondo Social Europeo
Servicio Andaluz de Empleo
Entidad Clave de la Agrupación de Desarrollo
Entidades gestoras de las acciones
Necesidades informativas
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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA
Enlaces entre los indicadoresde contexto y los indicadores del Plan
INDICADORES DEL PLAN
INDICADORES DE CONTEXTO
FACTORES EXÓGENOS
CAMBIO GLOBAL
Efectos indirectos del Plan/ Impactos
Efecto directos del Plan/ Resultados
Ejecución del Plan Dificultade
s para ajustar el Plan y los indicadore
s de contexto
Indicadores del Plan
relacionados con la ejecución y sus efectos
Indicadores de contexto de la zona objeto de intervención
Inversión generada en el
mercado inmobiliario
Viviendas VPO realizadas
Aumento parque total de viviendas
Tasa aumento de inversión privada
en Sevilla
Nº de personas que necesitan
vivienda en Sevilla
Nº de viviendas adjudicadas por el
Plan
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Públic
as
Públic
as
INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA
Evaluación del cumplimiento de las de una directriz de Innovación
Baja Media
Alta
Alta
Media
Baja
Innovación en el proceso
Inn
ovació
n e
n e
l ob
jetiv
o
Inserción y reinserción
Creación de empresas
Conciliar la vida familiar y profesional
Reducir los desequilibrios de género
Adaptabilidad
Lucha contra el racismo y la xenofobia
Curs
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Públic
as
Públic
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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA
Niveles de seguimiento de un Plan de Vivienda
EJECUCIÓNGESTIÓN
POBLACIÓNNORMATIVA
EJECUCIÓN GESTIÓNPOBLACIÓNNORMATIVA
CONTEXTO
INDICADORES
CONVENIOS/PLAN
PROGRAMASMEDIDAS
ACCIONES
AGREGACIÓN
NIVELES
ÁMBITOS
Suelo: Preparación Vivienda: Venta y alquiler
Regímenes de protección
Promociones
Curs
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Curs
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Públic
as
Públic
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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONALFUNDACIÓN UNIVERSITARIA
Niveles de seguimiento de un Plan de Vivienda
Criterios de agregación de información para los niveles de seguimiento de un Plan de Vivienda
Localización Características de las
viviendas (superficie y precio)
Clasificación del Suelo Programación temporal
CENTROMACARENANERVIÓNESTESURTRIANA
GUEMVISESAEPSACOPTPromotores privados y/o cooperativas
ACTUACIÓN
MEDIDA
PROGRAMA
CONVENIO/PLAN