INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO DIRECCIÓN GENERAL DE … · 2016-07-26 · Defina el Plan de...

Técnica de Gestión de Compra y Adquisiciones 2016

INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO

DIRECCIÓN GENERAL DE FORMACIÓN PROFESIONAL

MANUAL DEL PROTAGONISTA

TÉCNICAS DE GESTIÓN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

ESPECIALIDAD : ADMINISTRACION

NIVEL DE FORMACION : TECNICO GENERAL

Abril, 2016


INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO

Dirección Ejecutiva

Cra. Loyda Barrera Rodríguez

Sub-Dirección Ejecutiva

Cro. Walter Sáenz Rojas

Dirección General de Formación Profesional

Cra. Daysi Rivas Mercado

Sub Dirección General de Formación Profesional

Cro. Virgilio Vásquez

COORDINACIÓN TÉCNICA

Dirección Técnica Docente

Cro. Freddy Garay Portocarrero

Departamento de Currículo

Cra. Mirna Cuesta Loáisiga


BIENVENIDA DEL PROTAGONISTA

El manual de “TÉCNICAS DE GESTIÓN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES”

está asociado a la unidad de competencia: Aplicando técnicas TÉCNICO

GENERAL EN ADMINISTRACIÓN que se utilizan en el sector para mejorar la

atención al cliente.

Este manual está dirigido a los Protagonistas que cursan la especialidad del Técnico General en Administración con el único fin de facilitar el proceso enseñanza aprendizaje durante su formación. El propósito de este manual es proporcionar al Protagonista una fuente de información técnica que le ayudará a mejorar su proceso de enseñanza aprendizaje.

Este manual está conformado por tres unidades didácticas:

Programación de Compras y Adquisiciones

Sistema Legal de las Compras y Adquisiciones

El Proceso de las Compras y Adquisiciones

Cada unidad del manual ha sido estructurada de la siguiente manera:

Objetivo de la unidad Contenido Actividades prácticas Ejercicios de autoevaluación En los contenidos se presenta la información general, científica y técnica, que necesita saber el protagonista para el desarrollo de las unidades.

Al final de todas las unidades encontrará:

Glosario Índice de tablas Para saber más Bibliografía Esperamos que logres con éxito culminar esta formación, que te convertirá en un

profesional Técnico General en administración y así contribuir al desarrollo del

país.


RECOMENDACIONES

Para iniciar el trabajo con el manual, debes estar claro que siempre tu dedicación y esfuerzo te permitirán adquirir las capacidades del Módulo Formativo. Al comenzar el estudio de las unidades didácticas debes leer detenidamente las capacidades/objetivos planteados, para que identifiques cuáles son los logros que se proponen.

Analiza toda la información consultada y pregunta siempre a tu instructor cuando necesites aclaraciones.

Amplía tus conocimientos con los links y la bibliografía indicada u otros textos que estén a tu alcance.

Resuelve responsablemente los ejercicios de autoevaluación y verifica tus respuestas con los compañeros e instructor.

Prepara el puesto de trabajo según la operación que vayas a realizar, cumpliendo siempre con las normas de higiene y seguridad laboral.

Durante las prácticas en el campo, se amigable con el Medio Ambiente y no tires residuos fuera de los lugares establecidos.

Recuerda siempre que el cuido y conservación de los equipos y

utensilios, garantizan el buen desarrollo de las clases y que en el

futuro los nuevos Protagonistas harán uso de ellas.


OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Preparar los requerimientos y necesidades de bienes y/o servicios, de acuerdo a

normas y políticas internas

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Programar las compras de bienes y/o servicios, de acuerdo a requerimientos y

necesidades de la empresa Efectuar licitaciones de bienes y/o servicios, de acuerdo a leyes n°323, 349

y 737. Tramitar las solicitudes de compra, de acuerdo a normas y políticas

internas. Ejecutar las órdenes de compras, de acuerdo al manual de compras.


ÍNDICE

Contenido

Modulo: TÉCNICAS DE GESTIÓN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES ....... ¡Error!

Marcador no definido.

Unidad I: Programación de Compras y Adquisiciones ............................................ 1

Objetivo de la Unidad: 1.- Preparar los requerimientos y necesidades de bienes y/o

servicios, de acuerdo .............................................................................................. 1

Introducción ......................................................................................................... 1

Normas y políticas de adquisiciones. ................................................................... 2

NORMAS COMUNES A TODA ADQUISICION ................................................... 3

Solicitud de Requerimientos. ............................................................................... 3

Contenido ......................................................................................................... 4

Principales Características ............................................................................... 4

Normas de control interno de adquisiciones. ....................................................... 7

Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento ........................ 8

Solicitudes de necesidades de compra. ............................................................. 17

Informe globalizado de requerimientos .............................................................. 18

Concepto y las etapas de la planificación. ......................................................... 20

Elementos de la programación .......................................................................... 28

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE COMPRAS ................................................ 28

Programación de licitaciones y/o compras ......................................................... 30

1. Lote económico ........................................................................................ 31

2. Lote por lote ............................................................................................. 31

3. Cantidad fija de reorden ........................................................................... 31

4. Periodo fijo de reposición ......................................................................... 31

Actividades de aprendizaje.................................................................................... 32

Actividades de aprendizaje....................................... ¡Error! Marcador no definido.

8 pasos del proceso de compra de una organización de negocios ....................... 32

Identificar una necesidad ................................................................................... 32

Seleccionar el producto específico .................................................................... 32

Asignar a un equipo de compra ......................................................................... 32

Especificaciones técnicas .................................................................................. 33


Presupuesto para la compra .............................................................................. 33

Investiga a proveedores potenciales .................................................................. 33

Solicitar cotización ............................................................................................. 33

Adjudicación del contrato ................................................................................... 33

Actividades de Autoevaluación.............................................................................. 34

Defina el Plan de requerimiento de materiales ............................................... 34

Unidad II: Sistema Legal de las Compras y Adquisiciones ................................ 35

Objetivo de la Unidad: 2.- ................................................................................... 35

Introducción ....................................................................................................... 35

Análisis de la Legislación de Adquisiciones ....................................................... 35

Ley N° 323, Ley de Contrataciones del Estado .................................................. 35

Ley n°, 349, Ley de reforma a la ley N0. 323 "Ley de Contrataciones del Estado"

........................................................................................................................... 35

Ley No. 737, Ley de Contrataciones Administrativas del Sector Publico. .......... 38

Tipos de licitaciones y/o compras de bienes y servicios .................................... 40

Pliego de bases y condiciones de licitación. ...................................................... 40

Ingreso de la información de licitación en la página web oficial ......................... 41




Unidad III: El Proceso de las Compras y Adquisiciones ..................................... 47

Objetivo de la Unidad: 3.- ................................................................................... 47

2.- Ejecutar las órdenes de compras, de acuerdo al manual de compras ......... 47

Introducción ....................................................................................................... 47

Procedimiento para realizar solicitud de compras .............................................. 49

TIPOS DE COMPRAS ....................................................................................... 50

Clasificación de las solicitudes de compras. ...................................................... 52

Descripción de los procedimientos de compra. .................................................. 52

Planificación de las compras. ............................................................................. 53

Ejemplo de solicitudes / órdenes de compra ...................................................... 54

Requerimientos de una solicitud de compras para que sea aprobada............... 55

Descripción de la importancia de la negociación. .............................................. 56

Hechos comunes a todo proceso de negociación .......................................... 56

Determinación de las características de la negociación. .................................... 57


Recopilación de la información brindada por los proveedores. .......................... 58

Descripción del llenado de una solicitud de pedido a proveedores. ................... 58

Elaboración del pedido a los proveedores. ........................................................ 59

Características de los productos. ....................................................................... 59

EL PRODUCTO .............................................................................................. 60

CLASES .......................................................................................................... 60

Normas para la recepción de materiales .................................................................... 61

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIÓN DE MATERIALES 62

Manejar el sistema de compra. .......................................................................... 62

Informe de compras. .......................................................................................... 64

Informe y sus partes ........................................................................................... 64




Glosario ................................................................................................................. 66

PARA SABER MÁS ............................................................................................... 69

http://www.monografias.com/trabajos75/recepcion-materiales/recepcion-

materiales.shtml#ixzz40wCrdsha ....................................................................... 69

Bibliografía ............................................................................................................ 70

GESTION DE COMPRAS. NEGOCIACION Y ESTRATEGIAS DE

APROVISIONAMIENT O (4ª ED.) EMILIO MARTINEZ MOYA .......................... 70


1

Unidad I: Programación de Compras y Adquisiciones

Objetivo de la Unidad: Preparar los requerimientos y necesidades de bienes y/o

servicios, de acuerdo

Introducción

La principal función del área de Compras es mantener el abastecimiento de los insumos, en los niveles adecuados, y esto se logra únicamente a través de un buen sistema de comunicación y control, a fin de conocer las

necesidades reales e inmediatas de la Unidad Ejecutora y establecer una planificación oportuna de las necesidades que tiene que cubrir durante el período. Otro aspecto importante es que, dentro del Sistema Integrado Administrativo Financiero, la compra, constituye el inicio de la ejecución presupuestaria al reservar fondos del presupuesto aprobado para la adquisición de un bien o servicio, ésta es conocida como la etapa del compromiso; dicho compromiso se formaliza a través de la orden de compra autorizada que es entregada al proveedor. Dichas adquisiciones de bienes y servicios son llevadas a cabo mediante procesos de contratación, El uso de las Normas y Procedimientos de Compras contribuye a la estandarización de los procesos relacionados a las compras de bienes y/o contratación de servicios en las Áreas,


2

Normas y políticas de adquisiciones.

La adquisición de bienes,

obras y servicios es una

de las actividades que

mayores repercusiones

tienen sobre la ejecución

adecuada de un proyecto

de inversión. Del régimen

de adquisiciones va a

depender en buena parte la calidad del proyecto, su costo y su terminación a

tiempo. La aplicación de políticas y prácticas sólidas, con procedimientos

equitativos y transparentes, es una herramienta indispensable no sólo para crear

mercados confiables y estables, capaces de atraer proveedores y contratistas

eficientes, sino para resguardar los principios de responsabilidad de gestión y uso

efectivo de los fondos.

ADQUISICIÓN DIRECTA: Gestionar los trámites con un proveedor en específico para obtener los recursos materiales que servirán para el desarrollo de las actividades que realizan los departamentos de la organización. El departamento de adquisiciones, tendrá la facultad de realizar los trámites de adquisición de recursos materiales para los departamentos de la organización.


3

Toda petición de recursos materiales será responsabilidad de los gerentes de cada departamento, proporcionando al departamento de adquisiciones un listado trimestral de necesidades, así también se solicitará mediante un oficio. Se podrá adquirir en forma directa cuando el monto de lo que se pretende comprar sea hasta $15,000 más I.V.A., cuando exceda estas cifras se realizará por invitación a cuando menos tres proveedores. Cuando la adquisición sea de bienes muebles e inmuebles se efectuará únicamente con la debida autorización del gerente de la organización. Cuando el bien sea adquirido se mandará la factura al departamento de finanzas para el efecto de pago así como también una copia para el departamento de adquisiciones para el efecto de control patrimonial de la organización. La adquisición de recursos materiales se realizará a través del formato “Orden de Compra” (001) en original y copia, anexando la autorización del presupuesto (002) en original y copia.

NORMAS COMUNES A TODA ADQUISICION

Uso eficiente y económico de los recursos

Relaciones jurídicas diversas

Responsabilidades básicas

Licitación

Planificación de las adquisiciones

Elegibilidad de contratistas y bienes

Elegibilidad de contratistas de obras por nacionalidad

Criterios para establecer la nacionalidad de contratistas de obra

Origen de bienes

Transporte de bienes y servicio de seguros

Asociación de firmas

Elegibilidad de empresas afiliadas para presentar ofertas

Adquisición con otras fuentes de recursos

Conflicto de intereses

Métodos especiales de adquisición

Solicitud de Requerimientos.

Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que


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requiere los bienes o servicios.

La requisición de compra puede ser emitida por cualquier área de la empresa tal como: Producción, Marketing, Almacén, Logística, etc.

Este documento es interno por lo que no debe ser utilizada como Orden de Compra.

Contenido

Una Requisición de Compra o solicitud estándar debería contener lo siguiente:

1 Nombre del solicitante

2 Departamento del solicitante

3 Centro de costos del solicitante

4 Número de proyecto

5 Nombre del artículo

6 Código o número del artículo

7 Cantidad solicitada

8 Proveedor o sugerencia del mismo

9 Fecha de entrega requerida

Principales Características

Una requisición de compra es propiedad del Departamento que la origina y no debe ser cambiada por el Departamento que compra sin antes obtener la aprobación del Departamento que la originó. Esto último (control esencial) es importante y actualmente no está claramente definido en algunos de los sistemas de software de abastecimiento más populares en el mercado.

En algunos "ambientes" industriales (ej. la línea de producción), al Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad de solicitar y comprar bienes. Esto es especialmente cierto para las compras

https://es.wikipedia.org/wiki/Centro_de_costos


5

de materia prima donde el Departamento de Compras también es responsable de la administración del inventario.

Una requisición de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorización de pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.


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Página:

FECHA

COMPRAS

ITEM U/ MEDIDA* CANT

Persona a cargo de los bienes (Funcionario de planta)

Telefóno móvil

SERVICIOS

ITEM DURACION

Télefono móvil

Correo electrónico

FIRMA DEL DIR. DEL CONVENIO (Especificar Nombre Completo y N° de Cédula)

3. DETALLE DE BIENES O ELEMENTOS A ADQUIRIR

PERSONA A CARGO DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS ( Diligencie solamente si se adquieren bienes devolutivos: ej:

equipos de computo, scaner,impresoras, muebles de oficina.)

Area

Cargo

INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE Y DIRECTO RESPONSABLE

Correo electrónico

Cédula N°

Teléfono Fijo

2. VALOR PRESUPUESTADO PARA ESTA COMPRA $ ( EN LETRAS)

DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO RUBRO PRESUPUESTAL AFECTADO

Convenio Solicitante

Cédula N°

Teléfono Fijo

Télefono móvil

1. JUSTIFICACIÓN DE LA COMPRA (Diligenciar este espacio en todos los casos )

Nombre del Director

Explique de manera clara, detallada y concisa los motivos por los cuales es necesario este servicio

OBJETO DE LA COMPRA Y/0 SERVICIO

Explique de manera clara, detallada y concisa según lo establecido en el presupuesto aprobado por el ordenador del gasto y acorde a la propuesta

del proyecto el objeto de la compra o servicio

Nombre del Supervisor

Ubicación de los bienes devolutivos

*EJEMPLLO: GALON, RESMA, PAQUETEX.., CAJA, UNIDAD, ETC.

Explique de manera clara, detallada y concisa los motivos por los cuales es necesario este servicio

JUSTIFICACION DEL SERVICIO

2. VALOR PRESUPUESTADO PARA ESTE SERVICIO $ (EN LETRAS)

Teléfono Fijo

Cédula N°

FIRMA DEL SUPERVISOR (Especificar Nombre Completo y N° de Cédula)

DESCRIPCION DEL SERVICIO

PARA SOLICITAR EQUIPOS DE OFICINA SOLICITAMOS CONSULTAR LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS REQUERIDAS POR EL COMITÉ DE INFORMATICA: PAGINA PRINCIPAL DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL-

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA-COMITÉS-VERSION ACTUALIZADA DE LA PROPUESTA DE CONFIGURACION DE EQUIPOS VIGENCIA 2010

FORMA DE PAGO PARA COMPRAS O SERVICIOS

E-Mail

PROCESO: EXTENSION Y PROYECCION SOCIAL

SUBPROCESO: GESTIÓN DE CONVENIOS

FORMATO SOLICITUD ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO

Explique de manera clara, detallada y concisa la forma de pago

DURACION COMPRA O SERVICIO

Explique de manera clara, detallada y concisa la duración

RUBRO PRESUPUESTAL

NOTA: EN CASO DE REQUERIR VARIOS SERVICIOS DILIGENCIAR UN NUEVO INSTRUCTIVO, O INSERTAR NUEVAS FILAS PARA DESCRIBIR CADA UNO DE ELLOS


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Normas de control interno de adquisiciones.

Podemos definir el control interno como el proceso, ejecutado por la junta directiva, o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiente confiabilidad de la información financiera y por último el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

En el caso del departamento de compras sería la aplicación del concepto anterior de control en la gestión y administración de las compras, ejecutada en forma efectiva y con responsabilidad profesional.

La palabra Control debemos considerarla como una de las más importantes dentro del léxico administrativo del nuevo siglo XXI. Hemos definido en este artículo la palabra Control así como la evaluación de este ya que ambas conforman de manera prioritaria el proceso necesario para que las organizaciones o departamentos marchen en forma coordinada y dinámica.

http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/dinamica-grupos/dinamica-grupos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos33/responsabilidad/responsabilidad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conce/conce.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/cinematica-dinamica/cinematica-dinamica.shtml


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Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento

1. Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario este control del organigrama funcional del departamento de compras para saber con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando.

2. Fijar claramente los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones

políticas, organización, ubicación, recurso humano, documentos, flujo de documentos y otras.

Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos así como los documentos y manuales de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del departamento.

3. Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el departamento de auditoria o revisoría fiscal ha hecho para el mejoramiento del proceso y gestión de las compras.

Para este punto de Control es necesario que se aplique las recomendaciones y sugerencias como un sistema de seguimiento de sus aplicaciones ordenadas por estos entes de Control.

4. Elaborar las estadísticas e información sobre compras, así como la comparación de cifras y precios anteriores con los existentes.

http://www.monografias.com/trabajos11/organig/organig.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/maca/maca.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/control-fiscal/control-fiscal.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/estadistica/estadistica.shtml


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Con estas estadísticas se podrá llevar un mejor Control para la toma de decisiones, la evaluación y comparación de los datos producidos en Compras.

5. Mantener actualizado el kardex o registro de proveedores para una oportuna información sobre estos, sus productos y servicios.

Es necesaria la actualización del kardex de Proveedores para en esta forma tener la información necesaria para consulta de precios, costos y servicios e información general de proveedores.

6. Comprobar los precios, datos, calidad de la mercancía y servicios.

En este control es importante conocer y hacer seguimiento a los precios, datos y la calidad de los productos y servicios que nos ofrecen.

7. Existencia de flujos y procedimientos de compras.

Es necesario contar con este manual de flujos y procedimientos para así tener un mejor cumplimiento a estos procesos.

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml


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8. Existencia de manual de funciones del departamento.

Este manual es necesario, cumpliendo el control de conocer las funciones de cada trabajador en la organización.

9. Investigación sobre rotación de inventarios.

La rotación de Inventarios debe controlarse e inventariarse continuamente para efecto que no se conviertan en Inventarios obsoletos, dañados o de poco movimiento.

10. Evaluar continuamente los procedimientos, procesos y política referente al área de compras.

El área de Compras debe evaluarse continuamente para así implementar los procesos, procedimientos y gestión corrigiendo los controles que estén operando mal o no estén operando.

11. Elaboración del presupuesto anual de compras, analizado por meses y su verificación de cumplimiento.

Es importante mantener al día el presupuesto y estar informando a la sección su gasto real y variaciones si las hay.

12. Elaboración de informes mensuales sobre estadísticas en compras.

Es necesario mantener estadísticas actualizadas de compras para tomar decisiones sobre adquisiciones y aspectos relacionados con las compras.

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/kinesiologia-biomecanica/kinesiologia-biomecanica.shtml

http://www.monografias.com/Politica/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/clapre/clapre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/informeauditoria/informeauditoria.shtml


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13. Autoridad y definición en el proceso de la compra.

Con este control se trata que los Directivos en el proceso de Compras tengan la suficiente autoridad para solicitar descuentos así como evaluar la calidad del producto ó servicio.

14. Conocimiento suficiente de los proveedores por el parte del personal de compras.

Con este control se trata que el personal de compras conozca suficientemente los proveedores con los cuales nosotros negociamos, dando mayor garantía en su responsabilidad y calidad del servicio o negocio.

15. Centralización de todas las compras en este departamento, excepto aquellas de menor valor que pueden realizarse en las secciones o departamentos por medio de un fondo de caja menor.

Buscamos que se aplique este control para que sea solamente el departamento de compras el responsable en la empresa ya que son los únicos que conocen los términos de negociación con los proveedores.

16. Existencia de un comité de compras,

http://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/descent/descent.shtml#_Toc480978441

http://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml


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especialmente para todas aquellas adquisiciones significativas llevando actas de sus reuniones.

Este control es indispensable para así tener un Comité que defina con criterios y responsabilidad las compras necesarias en la empresa.

17. Existencia de políticas precisas para la contratación de transporte de mercancía, así como de personal y empleados de la empresa.

Con este control se garantiza la contratación de transportes y los responsables que otorguen garantías a su cumplimiento.

18. Existencia de un seguimiento continuo por parte de directivos, al cumplimiento de las normas éticas del personal que conforman el departamento de compras.

Así garantizamos que se cumplan las normas éticas existentes en la empresa.

19. Exigencia de por lo menos tres (3) cotizaciones, especialmente en las compras importantes de la compañía.

Estas tres (3) cotizaciones son necesarias para efecto de escoger la más aceptable a nuestros requerimientos.

20. Exigir la autorización según el caso, de asamblea, junta directiva o gerencia para la compra de propiedad planta o equipo.

Con este control se busca que los activos fijos de gran valor sean autorizados su compra por los máximos organismos o directivos de la empresa.

21. Exigir la consecución de pólizas de seguros para la protección de activos y cumplimiento de contratistas.

Es necesario este control de pólizas, para garantizar así la protección de los activos de la compañía así como el cumplimiento de contratos por proveedores o contratistas.

22. Programar capacitación especializada del personal del departamento.

http://www.monografias.com/trabajos/transporte/transporte.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/romano-limitaciones/romano-limitaciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/impu/impu.shtml#acti

http://www.monografias.com/trabajos5/segu/segu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/cont/cont.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtml


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Para un efectivo control a las compras debe capacitarse suficientemente a los miembros del departamento en aquellas áreas que soliciten artículos o servicios especializados.

23. Información oportuna a directivos interesados, de las diferentes variaciones entre el presupuesto y el precio real del artículo o servicio solicitado.

Con esta información el control al presupuesto será más oportuno y efectivo.

24. Existencia de políticas precisas para la venta de activos fijos o inventarios obsoletos, malos, o de poco movimiento, que por motivo de sus relaciones con el medio, le asignan esta función al departamento de compras.

Con este control buscamos un seguimiento continuo a los artículos o mercancía de la compañía.

25. El departamento de auditoría debe rutinariamente hacer visitas a proveedores para constatar precios, políticas, descuentos, procesos, documentos, etc.

Este control es fundamental para evitar sobreprecios en los pedidos.

26. Llevar un efectivo control a la mercancía e importaciones pendientes y en tránsito, como también un control del tiempo de estas entre el pedido y su llegada.

Debemos tener en cuenta este control para verificar la mayor seguridad en el cumplimiento de las condiciones pactadas con los proveedores, respecto a precios y fechas de entrega y llegada de la mercancía.

http://www.monografias.com/trabajos12/curclin/curclin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/import/import.shtml

http://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtml


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27. Debe existir políticas escritas de descuentos, plazos o garantías dadas por los proveedores.

Este control a las políticas nos garantiza su cumplimiento y seguimientos a los mismos.

28. Debe exigirse por parte del departamento de compras la información oportuna de máximos y mínimos de existencias de materia prima y demás elementos necesarios al proceso productivo y administrativo de la compañía.

El control es indispensable para conocer oportunamente los máximos o los mínimos de mercancía que deben existir en la compañía para el cumplimiento del presupuesto de Producción e Inventarios.

En lo que respecta a la manera de lograr este objetivo se ha diseñado un método que puede proporcionarle al personal encargado de controlar el inventario un instrumento eficaz para determinar las cantidades correctas sobre una base científica. Este se conoce con el nombre de "Cantidad económica de un pedido" (sigla en ingles EOQ)[2] y puede calcularse según lo exijan las distintas condiciones.

29. El departamento de compras debe conocer suficientemente la distribución del área en el almacén o bodega de inventarios, así como el sistema de almacenamiento y protección de los productos y materiales.

El departamento de compras debe continuamente realizar como control, una inspección a las bodegas para conocer sus procesos y formas de protección de los Inventarios.

30. El departamento de compras debe exigir que los documentos enviados por los proveedores, llenen los requisitos de orden interno y legal.

http://www.monografias.com/trabajos14/costosbanc/costosbanc.shtml#MATER

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml


http://www.monografias.com/trabajos11/travent/travent.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/dispalm/dispalm.shtml


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Es importante este control para garantizar la buena elaboración de los documentos de los proveedores cumpliendo con los requisitos de la empresa y los de carácter legal.

31. Los productos o activos fijos que se reciban en demostración deben

tener un adecuado control.

Este control es necesario para diferenciar los activos fijos de la compañía, de los que nos envían para demostración los respectivos proveedores.

32. El jefe de departamentos de compras debe participar en actividades de asociaciones y gremios de directivos de compras.

Este control es indispensable ya que en esta forma el Jefe de Compras con sus relaciones personales, puede obtener beneficios de los proveedores que conozca en estas reuniones o asociaciones.

33. El departamento de compras debe informarse continuamente sobre las últimas políticas emitidas por el gremio, estado y entidades del sector referente a compras y comercio exterior.

En esta forma estará el Jefe de Compras más actualizado y ejercerá un control más efectivo.

34. El departamento de compras debe asesorarse de personal experto, para la adquisición de productos y equipos técnicos especializados y en el caso de estos últimos de profesionales expertos en su montaje y mantenimiento.

Es fundamental este control para que especialistas en equipos y montaje de estos, hagan su trabajo en forma efectiva y profesional.

http://www.monografias.com/trabajos34/el-caracter/el-caracter.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/comerci/comerci.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/comerci/comerci.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/mantenimiento-industrial/mantenimiento-industrial.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtml


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35. Necesidad de unas políticas claras de segregación y delegación de funciones del departamento.

Este aspecto debe aplicarse desde el punto de control de funciones y responsabilidades de cada cargo.

36. El departamento de compras debe prestar un servicio eficiente, adecuado, de calidad, cumplimiento, presentación e imagen.

Como un efectivo control es importante que los Directivos y Jefes de Compras, estén muy atentos al cumplimiento eficiente de este departamento para garantizar el servicio a las demás áreas y secciones de la empresa.

37. Las instalaciones donde labora el personal del departamento de compras deben ser las más cómodas, higiénicas, aceptables y necesarias.

Para una correcta labor debe establecerse y controlarse, con un continuo seguimiento a la imagen y presentación de las instalaciones del Departamento de Compras.

38. En los casos de activos comprados por el sistema leasing, el departamento de compras debe conocer suficientemente toda la información de este sistema en lo relativo al aspecto financiero, administrativo, de proceso, etc.

Es fundamental este proceso de control para actualización y conocimiento de este sistema por el personal del departamento.

39. Debe llevarse un registro control de pedidos, llegada de mercancía, pedidos pendientes y servicios cumplidos.

Este registro desde el punto de vista del Control es necesario para detectar fallas que se puedan presentar en el proceso de compras.

40. Debe tenerse información actualizada del sector y de artículos relacionados con la empresa, por medio de suscripciones a revistas, periódicos, boletines, avisos e Información obtenida por Internet.

Por medio de estas informaciones, controlaremos los posibles avances tecnológicos o nuevos precios, proveedores y productos de nuestro interés

http://www.monografias.com/trabajos7/imco/imco.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/elleasin/elleasin.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Internet/


17

41. Debe hacerse evaluación y auto evaluación de la gestión de compras. Con este control se busca obtener los respectivos índices de gestión.

42. Debe existir buenas relaciones entre el personal del departamento de compras y demás departamentos de la empresa. Así se garantiza una buena atención y servicio del departamento.

Solicitudes de necesidades de compra.

Las compras comprenden un proceso

complejo que va más allá de la negociación y

del trámite burocrático. Con una buena

gestión de compras la empresa consigue

ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo

y cantidad, y obtener beneficios empresariales

directos, pues la gestión de compras y

aprovisionamiento son decisivas para que

la empresa tenga éxito o fracaso.

Una solicitud es un pedido que se realiza.

Una compra, por su parte, es una

adquisición (quedarse con la propiedad

de algo mediante la entrega de un pago).

La noción de solicitud de compra, por lo tanto, refiere a un pedido que alguien realiza con el objetivo de adquirir un bien. Es habitual que el concepto se utilice a nivel interno de una corporación, cuando un cierto sector solicita al responsable de las compras que adquiera determinados productos.

http://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtml

http://definicion.de/solicitud/

http://definicion.de/compra/

http://definicion.de/producto


18

Supongamos que el Departamento de Marketing de una empresa necesita una nueva impresora para desarrollar sus actividades cotidianas. De este modo, el gerente de dicho sector presenta una solicitud de compra al Departamento de Compras de la compañía, detallando las necesidades. El encargado del Departamento de Compras, tras analizar el pedido, procede a la compra de la impresora y la entrega al Departamento de Marketing.

Como se puede apreciar, en este caso, la solicitud de compra obedece al funcionamiento interno de la empresa. De no existir un Departamento de Compras, la adquisición de la impresora la podría haber realizado directamente el Departamento de Marketing. En las pymes, por lo general no se emplean solicitudes de compra, ya que el dueño decide directamente qué comprar y cuándo hacerlo.

La solicitud de compra, por otra parte, puede ser un pedido realizado por un cliente o consumidor. Ese sería el caso de una firma que ofrece cosméticos a través de venta directa. La compañía cuenta con un sitio web donde los interesados pueden completar una solicitud de compra: una vez recibida dicha solicitud, un representante comercial de la firma se comunica con el cliente para definir el método de pago y coordinar la entrega de los productos.

Informe globalizado de requerimientos

Computadora de Escritorio para uso secretarial o de oficina

Windows 8 posiblemente no sea compatible con todas las aplicaciones que actualmente utiliza en su unidad o dependencia, es responsabilidad del comprador realizar esta verificación. Cada unidad académica debe asegurarse que el personal esté debidamente capacitado en las herramientas informáticas que adquiere.

Consideraciones específicas:

http://definicion.de/empresa

http://definicion.de/pyme/

http://definicion.de/sitio-web/


19

1. De las siguientes, debe elegir una opción y agregarla como parte del texto de su solicitud de compra:

1. Herramienta de oficina versión profesional en español con sus respectivos discos de instalación y licencia.

2. Se solicitará por escrito al Departamento de Procesamiento de Datos la instalación de la herramienta de oficina en español versión profesional. (Tomando en cuenta que el Departamento de Procesamiento de Datos cuenta únicamente con licencia de Microsoft Office versión 2007. --La solicitud la debe dirigir adjuntando fotocopia de la orden de compra. En respuesta obtendrá la instalación del software--).

3. Ya se cuenta con la licencia disponible (no instalada en ningún equipo) de herramienta de oficina versión profesional para el equipo a adquirir.

4. Herramienta de oficina con licencia libre. 5. Por el uso que se dará al equipo, la herramienta

de oficina no es requerida. 2. Todo equipo de cómputo (computadora, impresora, multifuncional, servidor,

switch y otros) debe estar protegido con un Sistema de Alimentación Ininterrumpida (UPS), por lo que, de las siguientes, debe elegir una opción y agregarla como parte del texto de su solicitud de compra:

1. UPS, con las siguientes características: Capacidad de administración de potencia 750VA/450Watts, tensión nominal de salida soportada 115V/120V, regulación automática de voltaje, seis tomacorrientes integrados tipo Nema 5-15R.

2. No se requiere UPS, ya se cuenta con UPS disponible y funcionando adecuadamente.

3. Si no se requiere licencia de sistema operativo propietario, debe agregar lo siguiente como parte de su solicitud de compra: "Sistema operativo con licenciamiento libre."

Requerimientos técnicos mínimos

Computadora de escritorio de marca con reconocido prestigio internacional, con 1 año de garantía en sitio, con las siguientes especificaciones técnicas mínimas:

Procesador de cuatro núcleos con velocidad de reloj desde 2.0 GHz y 3M de Cache

Memoria instalada: 4GB DDR3


20

Disco duro interno, capacidad: 500GB. Serial ATA (SATA) de 3.5 pulgadas a 7200rpm

Unidad óptica: DVD±R/RW Mouse óptico con scroll Teclado con distribución de teclas en español Adaptador de video integrado de 256MB Tarjeta de red Ethernet 100/1000 Mbps Adaptador de audio integrado Seis puertos USB Pantalla LCD 15" en diagonal Sistema Operativo instalado de 64bits, versión Profesional, en español, con

sus respectivos discos de instalación y licencia Licencia de antivirus con antispyware instalada, compatible con el sistema

operativo instalado, y con vigencia de un año de actualizaciones La empresa debe entregar los discos de restauración y controladores de

todo el hardware.

Concepto y las etapas de la planificación.

La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional.

Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control.

Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es

http://www.monografias.com/trabajos34/planificacion/planificacion.shtml


http://www.monografias.com/trabajos13/ripa/ripa.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/plan-negocio/plan-negocio.shtml

http://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/llave-exito/llave-exito.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml


http://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml




21

facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas.

La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.

Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización.

Un programa integral de planificación y control de utilidades, incluye la planificación y control de las materias primas y partes componentes que se utilizan en la fabricación de los artículos terminados. Esta fase de la actividad productiva entraña un problema de coordinación ya que ha de planificarse y controlarse: 1) las necesidades de materiales y partes componentes para la producción, 2) los niveles del inventario de materias primas y partes, y 3) las compras de materias primas y partes. Cuando se especifican en el plan de producción las cantidades requeridas de cada producto que habrá de fabricarse, el siguiente paso en la planificación del programa de manufactura implica la consideración de las distintas necesidades y costos de la producción (materiales directos y partes componentes, mano de obra directa y cargos indirectos de fabricación).

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Una de las funciones del departamento

de compras es anticiparse a las

necesidades de la empresa. La

planificación anticipada consiste en

conocer las fuentes de suministro de

bienes y servicios. Los proveedores se

pueden encontrar en:

Guías telefónicas, páginas web.

Organismos Oficiales.

Asociaciones empresariales y profesionales.

Prensa y revistas especializadas.

Ferias y exposiciones del sector.

Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos36/naturaleza/naturaleza.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

http://www.monografias.com/trabajos15/medio-ambiente-venezuela/medio-ambiente-venezuela.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/frenos/frenos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/henrym/henrym.shtml


22

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para

obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan

son:

Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.

Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que concentran las fábricas de determinados productos.

Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.

Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central.

Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.

ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES

Generalmente, las empresas

centralizan las compras a través de su

departamento de compras o

aprovisionamiento utilizando para ello un

documento interno denominado “boletín

de compras”; en él se detalla las

características del material que necesita y

cuando tiene que estar disponible.

El departamento de compras, una

vez recibidos los boletines, procede a su

clasificación antes de iniciar los trámites

del encargo, por si fuera necesario

solicitar presupuesto o información de los

materiales. El proceso es el siguiente:

Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.

Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez.


23

Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.

Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.

SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO

La fase de petición de ofertas y

presupuesto, dentro del proceso de compras, es una

práctica que realizan las empresas en los casos

siguientes:

Cuando inicia por primera vez la actividad.

Cuando tiene que comprar un producto nuevo.

Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.

Para ampliar la cartera de proveedores.

Para responder a la publicidad recibida.

Sin embargo, como el proceso de petición de

ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos

de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta

incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos

dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.

Además, dependiendo de la política de compras que adopte la empresa

también existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al

fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores

son:

El tipo de producto.

La cantidad solicitada en cada periodo.

La ubicación de la tienda.

Los servicios ofrecidos por el proveedor.


24

¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?

Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos

contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que

necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:

Condiciones económicas.

Precio por unidad y por lote.

Descuento comercial.

Rappels y su aplicación.

Gastos de envases y embalajes.

Gastos de transporte y seguro.

Forma de pago.

Recargo por aplazamiento del pago.

Condiciones técnicas.

Características técnicas.

Calidad.

Embalajes especiales.

Instalación y montaje.

Tiempo de garantía.

Formación de los usuarios.

Repuestos y mantenimiento postventa.

Servicios postventa.

Plazo de entrega.

Devolución de excedentes.

Revisión de precios.

Otros servicios.

CÁLCULO DEL PRESUPUESTO

Para conocer el coste unitario de los

materiales que figuran en la oferta o

presupuesto enviado por el proveedor, la

mayoría de las veces es preciso hacer unos

cálculos previos respecto a elementos como

rappels, embalajes, portes que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y

son comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como


25

“prorrateo de gastos comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente

descuentos, embalajes, portes, etc… entre los distintos artículos.

Una forma de reducir el cálculo consiste en realizar el reparto con la

denominada constante de proporcionalidad (K), que se aplica así:

K = Coste neto / Importe bruto

Importe bruto = C1 x P1 + C2 x P2 + …+ Cn x Pn

C1 = Cantidad del artículo uno P1 = Precio del

artículo uno

C2 = Cantidad del artículo dos P2 = Precio del

artículo dos

Coste neto = Importe bruto – descuentos + gastos (portes, seguros, embalajes …)

Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artículo será igual

a K por el precio de cada unidad; sin embargo, cuando en la oferta se incluye un

solo tipo de producto es suficiente con dividir el importe de cada elemento por el

número de unidades.

El plan de compras considera las

siguientes recomendaciones

1. Reflexiona: ¿qué hace falta?

Lo primero –y fundamental– es realizar un inventario de necesidades. Según se explica en el libro Optimizando las compras, de R. Perrotin y P. Heusschen, “no todas las compras representan retos idénticos”. Por eso, debemos saber qué necesitamos, en qué cantidad, en qué momento y a qué precio.

Para ello, hay que tener en cuenta los distintos tipos de productos y servicios que se precisan para el desarrollo de tu actividad empresarial. Los más importantes son aquéllos que los expertos Perrotin y Heusschen denominan “estratégicos”. Se llaman así porque son fundamentales para la empresa, tanto por sus prestaciones como por su precio. Es el caso de los equipos informáticos necesarios para el


26

funcionamiento de una correduría de seguros o las propias pólizas que ese tipo de empresa ofrece.

Por otro lado, hay compras más específicas y cotidianas que tienen un menor valor añadido. Por ejemplo, el papel y la tinta de la fotocopiadora.

Al hacer este análisis de necesidades debemos valorar tres aspectos distintos: beneficio, calidad y servicio. El equilibrio entre todos ellos será la clave de nuestro éxito. Es imprescindible tener muy en cuenta estas tres cuestiones a la hora de enfrentarse al siguiente paso.

2. Estudia a los candidatos

Después de saber qué necesitamos comprar, habrá que decidir a quién. Hay proveedores de dos tipos: los que ofrecen liderazgo en costes y los que ofrecen la mejor calidad. O lo que es lo mismo: aquéllos que son muy baratos, pero por los que no podemos poner la mano en el fuego porque sean buenos, o aquéllos que son indudablemente buenos y estamos seguros de que su precio es igual de alto. Entre ambos suministradores hay una serie ilimitada de matices en función de la mayor presencia de una u otra cualidad.

Aunque quizás resulte obvio, no hay que olvidar nunca que se debe tener un conocimiento exhaustivo del producto que se desea adquirir. De hecho, hay que ir más allá e informarse sobre la situación del mercado y sobre los proveedores que lo proporcionan. Asociaciones profesionales, cámaras de comercio, bases de datos y anuarios o, simplemente, las referencias que de esas empresas puedan darnos nuestros conocidos, clientes, etcétera, pueden proporcionarnos la información necesaria para realizar la mejor selección.

3. Haz los primeros contactos

Llega entonces el momento de concertar reuniones y entrevistas con distintos proveedores. “No le pida a los candidatos que vengan a verle. Preferentemente, acuda usted a sus empresas y obsérvelos”, aconseja Charles L. Gay en su libro La contratación de bienes y servicios. Será una buena ocasión para observar su trabajo en directo y recabar una valiosa información.


27

Trata de comprobar sus sistemas de trabajo, sus habilidades y debilidades, si te consideran importante entre el resto de su clientela y qué tipo de compromisos puedes esperar de esa empresa.

4. Piensa: dos mejor que uno

El estudio del CEF para EMPRENDEDORES aconseja “mantener siempre más de un proveedor para cada producto que se compre. Si él incurre en una rotura de stocks, por ejemplo, tu empresa evitará no poder cumplir los plazos comprometidos con los clientes”.

Lo ideal, siempre que sea posible, es conocer las ofertas de distintos proveedores y estimular la competencia entre unos y otros. Acostúmbrate a realizar pequeñas pruebas con los nuevos proveedores para comprobar cómo funcionan antes de lanzarte a operaciones importantes. Ello redundará siempre en tu propio beneficio.

5. El tamaño te importa, y mucho

Otra conclusión del estudio pone el acento en la relevancia del tamaño del proveedor. Se trata de una cuestión importante para no crear “excesivas dependencias en la adquisición de determinados productos vitales para el funcionamiento de una empresa”.

Si el proveedor es una compañía más grande que tu empresa, puede que no le importe quedar mal contigo. Pero, por otro lado, si es demasiado pequeño quizá no tenga capacidad suficiente para atenderte de forma eficaz.

6. Implanta un sistema de control

Lo primero que debemos valorar de un proveedor es la calidad de su producto. Asimismo, hay que tener en cuenta el servicio que acompaña al producto.

Para mantener un control adecuado sobre estos objetivos, el estudio del CEF asegura que se pueden desarrollar sencillos sistemas de evaluación por medio de “herramientas poco automatizadas, utilizando hojas de


28

cálculo en las que se haga un seguimiento de los pedidos realizados y los albaranes recibidos”.

Por su parte, Perrotin y Heusschen indican que en este control hay que valorar también cuestiones como la demora en las entregas, las garantías vinculadas al producto, el precio, el sistema de comunicación, la reputación corporativa del proveedor, etcétera.

Elementos de la programación

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE COMPRAS

¿Que es lo que busca todo ente con giro

comercial? Obviamente obtener una ganancia,

lucro o utilidad, al ser Empresa Industrial o de

Servicios los recursos que se utilizan tienen que

representar un COSTO bajo para tener un mayor

margen de utilidad, en la industria manufacturera

los COSTOS de PRODUCCION representan

cerca del 50% del costo total.

Los siguientes elementos nos ayudaran

a comprender más a detalle este

sistema:

--- NECESIDAD DE COMPRAR

Materiales y suministros para producir

--- PLANEACION Y PRONOSTICO DE

COMPRAS

Presupuestos, proyecciones y objetivos

--- OBJETIVOS

a) Mejor Precio

Los costos son representativos en los precios finales y

en la competitividad de la empresa,

PRECIO=COSTOS+UTILIDAD

Costo de Materia Prima

Costo Mano de Obra

Costos Indirectos

Gastos de Operación

Volumen de Compra

Transportación

Condiciones del Mercado

Imprevistos


29

b) Mejor Calidad

No se puede sacrificar la calidad de insumos por el

precio

Empaque, Embalaje deben salvaguardar al producto

c) Volumen de Compras

Volumen requerido, según programas previstos, la falta

(paro de producción) o el exceso (sobrantes, obsoletos,

inversión excesiva, ociosa, manejo, mermas,

desperdicios, seguros)

d) Control de Inventarios

Sistemas de registro según necesidades,

existencias físicas, almacén.

Máximos y Mínimos

e) Políticas de Compra

Planteamientos Generales que orientan para

que los incisos anteriores sean cumplidos y

lograr el objetivo de toda empresa.

Elementos complementarios a la

programación de las compras y la adquisición.

1. PRECIOS: Algunas de las consideraciones que se deben tomar para definir la información de precios en el presupuesto son:

- Contratos de material que contengan cláusulas de escala de precios

- Exactitud de las fuentes estadísticas

- Factores políticos y económicos

- Situación laboral

- Historial de los precios

- Posición de la compañía en la industria

- Condiciones climáticas (mercado agrícola o agrario)


http://www.monografias.com/trabajos6/dige/dige.shtml#evo

http://www.monografias.com/trabajos10/formulac/formulac.shtml#FUNC

http://www.monografias.com/trabajos13/mercado/mercado.shtml


30

- Legislación

- Disponibilidad de mercancías

2. ROTACIÓN DEL INVENTARIO

Se debe tener en cuenta la política de inventario que maneja la compañía y el costo que estos representan para la planeación del presupuesto.

3. ESTIMACIÓN DE VENTAS

El presupuesto que prepara ventas es la base para el presupuesto de producción y por lo tanto a la vez del de compras, las consideraciones básicas que se tienen en cuenta para la estimación de las ventas son:

- Las estimaciones deben definirse si son respecto a pedidos recibidos o ventas facturadas, esto se puede definir si el ciclo de producción es corto o largo; si es corto las ventas y la producción tienen casi la misma relación y si es largo la base es los pedidos recibidos ya que la facturación puede durar varios meses.

Programación de licitaciones y/o compras

El programa o política de compras de una

empresa hace referencia a la programación de las

compras que le vamos a hacer a nuestros

proveedores, para un periodo de tiempo

determinado, de los insumos o productos que

vamos a necesitar para la producción o

comercialización de nuestros productos (bienes o

servicios).

El programa de compras debe tomar en cuenta, además de la cantidad de

productos que vamos a producir o comercializar, nuestra capacidad financiera,

administrativa, logística, y de disposición o capacidad física de los almacenes.

El Plan de Compras es el programa de compras a realizar en un período

determinado, ya sea de materias primas y materiales, productos terminados y

otros. Todo esto se inicia estableciendo volúmenes o cantidades de productos a

comprar, a los cuales se les aplica el precio estimado que los proveedores van a

http://www.monografias.com/Politica/index.shtml


http://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml#costo

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/estrategia-produccion/estrategia-produccion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos54/produccion-sistema-economico/produccion-sistema-economico.shtml


31

cobrar. Este plan valorizado se convierte en el Presupuesto de Compras, el cual

se integra al Presupuesto General de la empresa. Toda esta información está

contemplada por cuotas mensuales, por cada uno de los ítems que se van a

necesitar que estén en la compañía para proceder, ya sea a producir bienes para

la venta o para vender y atender el mercado

Para determinar el programa de compras,

podemos hacer uso de los siguientes

métodos:

1. Lote económico

2. Lote por lote

3. Cantidad fija de reorden

4. Periodo fijo de reposición


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ACTIVIDADES

a. Elabore un cuadro sinóptico del contenido de esta unidad

b. En grupo de 5 expondrán el contenido del cuadro sinóptico

c. investiga los métodos de programa de compra.

d. Exponer los hallazgos de la investigación en el inciso anterior.

e. Analice y Discuta en grupo de 5 protagonistas sobre los 8 pasos del proceso de

compra para exponer en plenario sus conclusiones.

8 pasos del proceso de compra de una organización de negocios

El proceso de compra para las compañías se compone de seis pasos claros. En el primer paso la compañía identifica una necesidad, para la cual la respuesta es la compra de un producto. El paso final es la ejecución de un contrato de compra. Los pasos intermedios construyen un proceso organizado e informado que tiene como resultado que la compañía compre el producto correcto para cubrir su necesidad de un proveedor calificado cuyo producto es el más duradero por el precio.

Identificar una necesidad

Identifica la necesidad para la compra de un producto. Por ejemplo, una compañía de césped quiere ofrecer servicios de podado a sus clientes. Para hacer esto necesita comprar una podadora. Entonces, se identifica la necesidad de realizar la compra de un producto, una podadora.

Seleccionar el producto específico

Selecciona un producto específico para cubrir la necesidad. Por ejemplo, la compañía de césped debe seleccionar qué tipo de podadora de entre las múltiples variedades del mercado de empujar y montar cubre la necesidad de la compañía de una podadora de mejor manera.

Asignar a un equipo de compra

Reúne a un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la lista de especificaciones técnicas requeridas para el producto y el proceso de solicitud de cotización y realización del contrato.


33

Especificaciones técnicas

Haz una lista de especificaciones técnicas requeridas para asegurar que el producto cumpla las necesidades de la compañía.

Presupuesto para la compra

Establece un presupuesto para la compra dependiendo del rango de precios identificado en la investigación hecha en el paso 3.

Investiga a proveedores potenciales

Investiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus proveedores para identificar el modelo más durable al mejor precio. Si la compañía de césped decide comprar una podadora de montaje, se realiza una investigación sobre qué marca y fabricante proporciona el producto más duradero por el precio solicitado.

Solicitar cotización

Solicita cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto identificado que cubra todas las especificaciones técnicas requeridas.

Adjudicación del contrato

Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el contrato de compra.


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AUTOEVALUACIÓN

1. Defina el Plan de requerimiento de materiales

2. Importancia dela planificación de las compras y las adquisiciones

3. Explicar las normas comunes de las adquisiciones

4. Explique los pasos de la planeación

5. Defina el control en las adquisiciones

6. Explique que es Programar las compras de bienes y/o servicios, de acuerdo a requerimientos y necesidades de la empresa


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Unidad II: Sistema Legal de las Compras y Adquisiciones

Objetivo de la Unidad: 2.-

Efectuar licitaciones de bienes y/o servicios, de acuerdo a leyes n°323, 349 y 737..

Introducción

Las licitaciones son la regla general para las adquisiciones, de arrendamientos y servicios, son convocadas mediante una convocatoria pública para que se presenten propuestas libremente, en sobre cerrado mismo que es abierto públicamente para que sean aseguradas al Estado las mejores condiciones en cuanto a calidad, precio, financiamiento, oportunidad, crecimiento económico, generación de empleo, eficiencia energética, uso responsable del agua, optimización y uso sustentable de los recursos, así como la protección del medio ambiente

Los tres procedimientos que pueden utilizar las dependencias para adquirir productos son: - Licitación Pública. - Invitación a cuando menos tres personas - Adjudicación directa.

Análisis de la Legislación de Adquisiciones

Ley N° 323, Ley de Contrataciones del Estado

Capítulo I Objetivo, ámbito, régimen jurídico y principios generales

Capítulo II Requisitos Previos e Inicio del Proceso de Licitación.

Capítulo III De la Capacidad para contratar y Prohibiciones.

Capítulo IV De las unidades de adquisiciones, la unidad normativa y los registros.

Capítulo V Los Procedimientos de Contratación

Capítulo VI Regulaciones especiales sobre tipos contractuales

Capítulo VII De las Sanciones.

Capítulo VIII Formalización y Derechos de las Partes.

Capítulo IX De los Recursos.

Ley n°, 349, Ley de reforma a la ley N0. 323 "Ley de

Contrataciones del Estado"

LEY DE REFORMA A LA LEY No. 323

https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwj29pWE3ovLAhVFcD4KHZ5LDu8QFggcMAA&url=http%3A%2F%2Fwww.oas.org%2Fjuridico%2Fspanish%2Fmesicic3_nic_ley323.pdf&usg=AFQjCNHcHxlf-CSZErqVO_6LBcHsdVUlEQ


36

"LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO"

Arto. 1. Se reforma el numeral 7) del Artículo 2, el que se leerá así:

"7) Los municipios solamente en cuanto a los fondos que les son transferidos vía Presupuesto Nacional".

Arto. 2. Adicionase un párrafo al literal a) y refórmense los literales b) y f)

del Artículo 3, del Capítulo 1 de la Ley No. 323 "Ley de Contrataciones del

Estado", publicada en La Gaceta, Diario Oficial No. 001 del 3 de enero del

2000, el que se leerá así:

“a) Adquisiciones del Ministerio de Defensa para el uso del

Ejército Nacional de la República que se realicen con fines exclusivamente

militares, necesarias para salvaguardar la integridad, independencia,

seguridad y defensa nacional. Se exceptúan de esta modalidad aquéllas

adquisiciones para avituallamiento del Ejército en tiempo de paz.

De igual manera, las adquisiciones de la Policía Nacional a través del

Ministerio de Gobernación que se realicen con fines exclusivamente

policíacos necesarias para mantener el orden y la seguridad pública."

"b) Las compras realizadas con fondos de caja chica según las

normas de ejecución presupuestaria y su reglamentación correspondiente,

dictadas por cada Institución, y las normas técnicas de control interno

dictadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público yla Contraloría

General de la República."

Arto. 3. Se derogan los párrafos segundo, tercero, cuarto y quinto del

Artículo 7, del Capítulo I de la Ley No. 323, por lo tanto, el Artículo 7 se

leerá así:

"Arto. 7. Principio de Igualdad y Libre Competencia. Todo potencial

oferente que cumpla con los requisitos legales y reglamentarios, estará en

posibilidad de participar en los procedimientos de contratación

administrativa en condiciones de igualdad y sin sujeción a ninguna

restricción no derivada de especificaciones técnicas y objetivas propias del

objeto licitado.

La escogencia de la oferta más conveniente al interés general se hará con

aplicación del método objetivo de evaluación y comparación, que

necesariamente se incluirá en las bases de licitación.

Arto. 4. Refórmese el Artículo 8 del Capítulo II de la Ley No. 323, el cual se leerá así:


37

“Arto. 8. Programación de Contrataciones. Dentro del primer mes de cada periodo presupuestario, cada ente y órgano sujeto a la presente Ley publicará el programa de contrataciones proyectadas con un detalle de los bienes, obras y servicios que se contratarán por licitación.

La publicación de este programa será requisito para la utilización de los procedimientos de licitación por registro y licitación restringida, caso contrario, deberá utilizarse el procedimiento de licitación pública.

Estos programas no implicarán obligación de contratar o de iniciar los procedimientos y podrán ser modificados para incluir contrataciones no consideradas en la proyección inicial.

Arto. 5. Se adiciona al Artículo 11 del Capítulo III, un nuevo inciso e), que dice:

“e) En los casos de contrataciones de obras del Estado, las empresas que hayan prestado el servicio de diseño, individualmente o en consorcio, no podrán participar en las convocatorias para la contratación del servicio de supervisión. De igual forma, las empresas que hayan prestado los servicios mencionados de diseño o de supervisión, no podrán participar en la oferta de construcción de la obra. Quedando en consecuencia prohibida la colusión en la prestación de dichos servicios en cualquiera de los casos."

Arto. 6. Refórmese el Artículo 16 del Capítulo IV, sección primera de la Ley 323, el cual se leerá así:

"Arto. 16. Comité de Licitación. En las licitaciones públicas o por registro y en los demás casos que lo estime conveniente, la máxima autoridad designará un Comité de Licitación que intervendrá en todas las etapas del procedimiento, desde la elaboración y aprobación del pliego de bases y condiciones hasta la recomendación de la adjudicación.

El Comité de Licitación se constituirá mediante una resolución de la máxima autoridad del organismo y deberán ser personas de reconocida calidad técnica y experiencia, estando integrada por cinco miembros:

El Coordinador de la Unidad de Adquisiciones.

El Jefe de la Entidad que solicita la adquisición o requiere los bienes o servicios.

El Coordinador de los asuntos administrativos.

El Asesor Legal.

Un funcionario de la institución experto en la materia de qué trata la adquisición."

Arto. 7. Modifíquese el Articulo 25 del Capítulo V, Sección Primera de la Ley No.323, en su literal "d", separando en dos párrafos el contenido del mismo, por lo que el artículo se leerá así:


38

"Arto. 25. Procedimientos de Contratación. Las contrataciones del Estado se celebrarán mediante uno de los siguientes Procedimientos:

a) Licitación Pública: para contrataciones que superen dos millones y medio de córdobas. Esta modalidad requerirá el llamado a licitación por los medios previstos en la presente Ley y su reglamentación.

b) Licitación por Registro: para contrataciones superiores a setecientos mil córdobas y hasta dos millones y medio de córdobas. Esta modalidad requerirá la invitación a participar por los medios previstos en la presente Ley y su reglamentación.

c. Licitación restringida para contrataciones mayores a C$ 100,000 hasta

setecientos mil córdobas netos. Esta modalidad requiere solicitar cotizaciones de precios y otras condiciones de suministro del bien, obra o servicio ofertado mediante invitación a concursar, por medio escrito ó por correspondencia electrónica, de lo cual se deberá dejar constancia documentada, según los términos de esta Ley y su reglamentación.

d. Compra por Cotización: para aquellas contrataciones que no superen el monto

equivalente a cien mil córdobas. Las contrataciones realizadas por esta modalidad serán autorizadas por la máxima autoridad de la institución contratante conforme a la reglamentación respectiva.

Los montos establecidos en este Artículo serán actualizados por acuerdo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público cada vez que la tasa de cambio del córdoba respecto al dólar de los Estados Unidos acumule variaciones superiores al diez por ciento, a partir de la entrada en vigencia de la presente Ley. El organismo adquirente deberá considerar los términos y obligaciones derivadas de convenios comerciales bilaterales que dispongan tratamientos de notificación particular para diferentes montos de contrataciones.

Ley No. 737, Ley de Contrataciones Administrativas del Sector

Publico.

Revise la Ley No. 737 y su respectivo Reglamento, para verificar que su consulta

no tiene respuesta en dichos textos. El servicio de Mesa de Ayuda tiene por objeto

aportar elementos de juicio a los usuarios, que les permitan interpretar de mejor

manera el correcto sentido y alcance de la normativa relativa a la contratación

pública. En razón de lo anterior, las respuestas y criterios que entrega este

servicio no implican una postura oficial de la Dirección General de Contrataciones

del Estado sobre las materias que versan, sino son sólo la base de estudio, para

que los propios usuarios establezcan sus conclusiones interpretativas y acciones.

Dirección General de Contrataciones del Estado.

1.-¿Quiénes conforman el Comité de Evaluación?

https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=4&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwj29pWE3ovLAhVFcD4KHZ5LDu8QFggvMAM&url=http%3A%2F%2Fwww.hacienda.gob.ni%2Fdocumentos%2Fdocumentos-organos-de-apoyo%2Fdocumentos-division-general-de-adquisiciones%2Fbase-legal%2FLey737-Contrataciones-Administrativas-Sector-Publico.pdf&usg=AFQjCNE_kzlQXxZHreNDUxEJZVNXBnPtwQ


39

De conformidad al Artículo. 31 del Reglamento General a la Ley No. 737 dicho Comité deberá estar conformado al menos por tres integrantes, sin suplentes:

1. Responsable del Área de Adquisiciones.

2. Asesor jurídico institucional.

3. Al menos deberá tener conocimiento técnico sobre el objeto de la convocatoria.

El número de miembros del Comité de Evaluación puede ser ampliado, siempre y cuando sean número impar (Arto 15 Ley).

2.-¿Quiénes conforman el Comité Técnico de Contrataciones?

De conformidad al artículo .35 del Reglamento General a la Ley No. 737, este comité deberá estar conformado por tres miembros, preferentemente por un delegado del área solicitante o el experto en la materia, un delegado del área de adquisiciones y un asesor legal.

3.-¿La contratación o ejecución de un proyecto puede subdividirse?

De conformidad al arto 25 de la Ley No. 737, establece que un procedimiento de contratación no debe subdividirse en cuantías menores con la intención de eludir los procedimientos establecidos en la misma, salvo lo dispuesto en el artículo 68 del Reglamento General.

4-¿Qué Garantías se deben establecer en los procesos de Contratación Administrativas para el Sector Público?

De conformidad al artículo 65 al 69 de la Ley y del artículo 207 al 215 del Reglamento, las garantías a rendirse en los procesos de Contratación son

Tipos Condiciones

De la Fianza o Garantía de Seriedad de la Oferta

Es aquella que debe presentar el oferente como condición de participar en el procedimiento de selección mediante la cual se obliga a mantener la validez de la oferta presentada durante el plazo previsto en el PBC, así como la suscripción del contrato que le fuere adjudicado y rendir la garantía correspondiente .

Esta fianza o garantía podrá consistir en una declaración rendida ante Notario Público.

De la Fianza o Garantía de Cumplimiento de

Es aquella que asegura el fiel y oportuno cumplimiento del contrato, por parte del contratista/proveedor, se exigirá obligatoriamente en las licitaciones públicas o licitación


40

Contrato selectiva y facultativamente en los demás procedimientos establecidos en la ley.

Garantía de Anticipo

Es aquella que garantiza la correcta utilización de parte del contratista del anticipo otorgado por la entidad contratante para la ejecución del contrato , la que debe respaldar el cien por ciento (100%), del monto recibido en concepto de adelanto contenido en el PBC

Otras Clases de Garantías y Recaudos

Garantía de calidad y rendimiento.

Garantías contras vicios ocultos y redhibitorios.

Cláusulas Penales

Tipos de licitaciones y/o compras de bienes y servicios

Pliego de bases y condiciones de licitación.

Pliego de Base y Condiciones Licitación para Ejecución de Obras Públicas PARTE 1 PROCEDIMIENTOS DE LICITACIÓN Sección Instrucciones a los Oferentes (IAO) Esta sección proporciona información para asistir a los Oferentes en la preparación de sus ofertas. También proporciona información sobre la presentación, apertura y evaluación de las ofertas y la adjudicación de los contratos. Sección II. Datos de la Licitación (DDL) Esta sección contiene disposiciones específicas para cada contratación y complementa la Sección I, Instrucciones a los Oferentes. Sección III. Criterios de Evaluación Esta sección detalla los criterios que se utilizarán para evaluar la oferta y las calificaciones que deberá poseer el Oferente para ejecutar el contrato. PARTE 2 ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBRASPÚBLICAS Sección IV Especificaciones y Condiciones de cumplimiento Esta sección detalla los criterios que se utilizarán para evaluar la oferta y las calificaciones que deberá poseer el Oferente para ejecutar el contrato. Sección V. Planos


41

Esta sección es estrictamente documentaria. Aquí se deben especificar los Tipos de plano surgidos de los estudios y diseños respectivos Sección VI Lista de Cantidades Los objetivos de la Lista de Cantidades son: proporcionar información suficiente acerca de las cantidades de las Obras que deberán realizarse a fin de que las Ofertas puedan ser preparadas adecuadamente y con precisión, y cuando se haya celebrado el Contrato, contar con una Lista de Cantidades valoradas, para ser utilizada en la valoración periódica de las Obras ejecutadas. Sección VI Formularios de la Oferta Esta sección contiene los formularios de Oferta, que el Oferente deberá presentar con la oferta. PARTE 3 CONTRATO Sección VIII Modelo del Contrato Esta sección incluye el modelo del Contrato, el cual, una vez perfeccionado deberá incluir las correcciones o modificaciones que se hubiesen hecho a la Oferta seleccionada dentro del procedimiento

Ingreso de la información de licitación en la página web oficial

Toda información relacionada a las compras públicas, tendrá carácter de oficial

debidamente publicada, debiendo ser el portal www.nicaraguacompragob.ni quien

le de sostenibilidad a la accesibilidad de la ciudadanía de dicha información.

Artículo 98.- Aviso de la Licitación. El llamado a licitación, indistintamente de la

modalidad aplicada, deberá publicarse en el portal único de contratación, además

se deberá publicar un aviso en la Gaceta Diario Oficial de la disponibilidad del

aviso en el SISCAE, el que deberá indicar:

a. Número del proceso licitatorio

b. Objeto de la Contratación

c. Designación del Organismo Adquirente

d. Lugar donde se podrá acceder a la Convocatoria al PBC y los estudios cuando

corresponda.

En todo caso, la publicación a que se refiere el inciso final del artículo 21 de la Ley

No.737 se hará en el SISCAE.

Artículo 99.- Convocatoria a la Licitación. El llamado a licitación, indistintamente de

la modalidad aplicada, deberá publicarse en el portal único de contratación y en la

página web del Organismo Contratante y cuando convenga a los intereses


42

nacionales e institucionales, la convocatoria podrá además darse a conocer en

publicaciones internacionales.

La convocatoria a licitación deberá contener al menos la

siguiente información:

a. El nombre y la dirección de la entidad adjudicadora y el tipo de procedimiento.

b. La índole y la cantidad, así como el lugar de entrega, de los bienes que hayan

de suministrarse, la índole y ubicación de las obras que hayan de efectuarse, la

índole de los servicios y el lugar donde hayan de prestarse.

c. El plazo conveniente o necesario para el suministro de los bienes o la

terminación de las obras o el plazo o el calendario para la prestación de los

servicios.

d. La fecha y forma de obtener el pliego de bases y condiciones y el lugar donde

podrá obtenerse.

e. Cuando proceda El precio que cobre la entidad licitante por el pliego de bases y

condiciones, que no podrá exceder su costo de reproducción, para lo que deberá

indicarse la moneda y la forma de pago del precio del pliego de bases y

condiciones.

f. El idioma en que podrá obtenerse el pliego de bases y condiciones.

g. El lugar y el plazo para la presentación de ofertas.

h. Origen de los fondos con que se financia la licitación.

Publicación de la convocatoria, pliego de bases y condiciones de licitación. Las

convocatorias por Licitación Pública serán publicadas simultáneamente en el

Diario Oficial de Nicaragua, en un diario de circulación nacional y en uno de la

entidad dónde haya de ser utilizado el bien, prestado el servicio o ejecutada la

obra conteniendo: * Nombre de la dependencia. * Lugar, fecha y horario para

obtener las bases de licitación, y su costo. * Fecha, hora y lugar del acto de

apertura de proporciones. * Descripción general de los bienes a adquirir o la obra

a adjudicar. * Plazo de entrega o fecha de terminación de los trabajos. El Pliego de

Bases y Condiciones de toda Licitación, conforme lo dispuesto en el artículo 31 de

la Ley, deberá incluir toda la información necesaria para que el interesado pueda

formular válidamente su oferta. Este documento contendrá al menos la siguiente

información.


43

a. Instrucciones para preparar las ofertas.

b. Calendarios de contratación que incluyan la fecha de la homologación del

pliego, de aclaración de las bases y condiciones de la licitación, de discusión del

pliego de bases y condiciones, presentación y apertura de ofertas, del análisis y

evaluación, de recomendación de adjudicación, de firma del contrato.

c. Los criterios y procedimientos que se aplicarán para evaluar la idoneidad de los

proveedores o contratistas, de conformidad a lo establecido en la Ley y el presente

Reglamento, los que deberán ser proporcionales al objeto a contratar.

d. Los requisitos en materia de documentos probatorios y demás datos que deban

presentar los contratistas o proveedores para demostrar su capacidad legal para

contratar y en el caso de Empresas Extranjeras los documentos deberán estar

debidamente certificados por las Autoridades Competentes del país de origen y

por el Ministerio de Relaciones Exteriores siendo éstos, al menos: Escritura de

Constitución debidamente inscrita en el Registro Competente, Certificación de su

inscripción como Contribuyente al Fisco, al Seguro Social y cualquier otro Registro

Público obligatorio de su país de origen, tales como, Licencias y Matriculas

requeridas para ejercer la actividad económica a que se dedicare.

e. La índole y las características técnicas y las normativas regulatorias de la

materia y de calidad que deban tener los bienes, las obras y los términos de

referencia de los servicios que se hayan de adquirir o contratar, con indicación de,

por lo menos, lo normado en las regulaciones legales, especificaciones técnicas y

los planos, dibujos o diseños que correspondan, la cantidad de los bienes, el lugar

donde hayan de efectuarse las obras o donde hayan de prestarse los servicios y,

si procede, el plazo conveniente o necesario en que hayan de entregarse los

bienes, efectuarse las obras o prestarse los servicios.

f. Los criterios que habrá de emplear la entidad adjudicadora para determinar la

oferta ganadora, así como cualquier margen de preferencia y cualquier criterio

distinto del precio que haya de emplearse y el coeficiente relativo de ponderación

correspondiente a cada uno de esos criterios, debe de además incluir la forma

específica de evaluación, la que deberá ser numérica y libre de criterio subjetivo.

g. Las clausulas y condiciones del contrato y el formulario que hayan de firmar las

partes.

h. De estar permitido presentar variantes de las características de los bienes, de

las obras, de los servicios, de las cláusulas y condiciones del contrato o de otros

requisitos fijados en el pliego de condiciones, una declaración en ese sentido y

una descripción de la manera en que habrán de evaluarse y compararse las

ofertas alternativas.


44

i. Debe estar permitido que los proveedores o contratistas presenten ofertas que

correspondan únicamente a una parte de los bienes, de las obras o de los

servicios que se han de contratar, una clara descripción de la o las partes

correspondientes.

j. La forma en que habrá de expresarse el precio de las ofertas, así como una

indicación de si ese precio habrá de incluir otros elementos distintos del costo de

los bienes, de las obras o de los servicios, como gastos por concepto de

transporte y seguros, derechos de aduana e impuestos que sean aplicables;

k. La moneda o las monedas en que habrá de expresarse el precio de las ofertas.

I. Indicación de que la oferta se debe preparar en idioma español.

m. Cualquier exigencia de la entidad adjudicadora relativa a la institución emisora,

la índole, la forma, la cuantía y otras cláusulas y condiciones importantes de la

garantía de la oferta que hayan de dar los proveedores o contratistas que

presenten una oferta, así como a las garantías de ejecución del contrato

adjudicado que haya de dar el proveedor o contratista que celebre el contrato

adjudicado, tales como las garantías relativas a la mano de obra o los materiales;

así como los plazos de entrega.

n. Una declaración en el sentido que, un proveedor o contratista no pueda

modificar ni retirar su oferta una vez presentada y abierta la oferta, sin ejecutar la

garantía de oferta.

o. La forma, el lugar y el plazo para la presentación de ofertas.

p. Los medios por los cuales los proveedores o contratistas podrán, pedir

aclaraciones respecto del pliego de condiciones, y una indicación de si la entidad

adjudicadora se propone convocar, en esta ocasión, una reunión de proveedores o

contratistas.

q. El plazo de validez de las ofertas.

r. El lugar, la fecha y la hora de apertura de las ofertas.

s. Los trámites para la apertura y el examen de las ofertas, las que deberán

realizarse en acto público.

t. La moneda que se utilizará a efectos de evaluar y comparar las ofertas y el tipo

de cambio que se utilizará para la conversión a esa moneda, o una indicación de

que se utilizará el tipo de cambio publicado por el Banco Central vigente en

determinada fecha.

u. El nombre, el cargo y la dirección de los funcionarios o empleados de la entidad

adjudicadora que hayan sido autorizados para tener comunicación directa con los


45

proveedores o contratistas en relación con el proceso de contratación sin

intervención de un intermediario.

v. Las obligaciones que haya de contraer el proveedor o contratista al margen del

contrato adjudicado, tales como las de comercio compensatorio o de transferencia

de tecnología.

w. Una notificación del derecho de recurso previsto en la presente Ley contra los

actos o decisiones ilícitos de la entidad adjudicadora o contra los procedimientos

por ella aplicados en relación con el proceso de contratación.

x. Las formalidades que sean necesarias, una vez aceptada una oferta, para la

validez del contrato adjudicado, inclusive, cuando corresponda, la firma de un

contrato escrito o la aprobación de una autoridad más alta o del gobierno y una

estimación del tiempo que, una vez expedido el aviso de aceptación, se necesitará

para obtener esa aprobación.

y. Cualquier otro requisito establecido por la entidad adjudicadora de conformidad

con la presente ley y la reglamentación de la contratación pública en relación con

la preparación y presentación de ofertas y con otros aspectos del proceso de

contratación.

El pliego de bases y condiciones que se elabore contraviniendo este artículo será

culo de pleno derecho.

El área de adquisiciones no podrá continuar con la tramitación del procedimiento

de contratación si no ha cumplido con publicar los PBC definitivos a través del

portal único de contratación, so pena de nulidad y sin perjuicio de las

responsabilidades a que hubiere lugar. Se exceptúa de la publicación en el portal

único de contratación los Planos, dibujos y diseños, los que deberán ser

adquiridos pagando el valor de reproducción de los mismos, en las oficinas de la

entidad contratante en la dirección que indique la misma.


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ACTIVIDADES

a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta unidad

b. En grupo de 5 expondrán el contenido del mapa conceptual

AUTOEVALUACIÓN

1. Explique en qué consiste la Ley n° 323

2. Explique en qué consiste la Ley n°, 349

3. Explique en qué consiste la Ley n° 737

4. Explique los tipos de licitaciones y/o compras de bienes y servicios

5. Explique en qué consiste el Pliego de bases y condiciones de licitación.

6. Explique en qué consiste el Ingreso de la información de licitación en la página web oficial

7. Explique en qué consiste la Publicación de la convocatoria, pliego de bases y condiciones de licitación.


47

Unidad III: El Proceso de las Compras y Adquisiciones

Objetivo de la Unidad: 3.- 1.- Tramitar las solicitudes de compra, de acuerdo a normas y políticas internas.

2.- Ejecutar las órdenes de compras, de acuerdo al manual de compras

Introducción

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

En esta unidad estudiaremos en qué consiste el proceso de compras, la solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluación de las mismas para adquirir el producto más idóneo en cada momento.

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

icipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.


48

de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

e se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.


49

Procedimiento para realizar solicitud de compras

El Ciclo de Adquisición y Pago

El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:

Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra Pago de adquisiciones Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó

Principales funciones típicas de compras

Selección de proveedor Solicitar compras Comprar

Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como:

1. Recepción 2. Crédito y Cobranzas 3. Caja-Pagaduría 4. Contabilidad 5. Financiero 6. Contraloría 7. Compras

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml


50

La función de Compras tiene como objetivos:

Reducir el nivel de inventario Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes Implantar control de calidad en las compras Establecer políticas de adquisición y licitación Mantener registro de los productos

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior 2. Total de compras/Número de compras 3. Porcentaje de compras rechazadas 4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima 5. Inventario/Ventas 6. Costo promedio de Orden de compra 7. Tiempo promedio de entrega de pedidos 8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior

TIPOS DE COMPRAS

Las compras tienen su origen en

las necesidades y éstas pueden ser:

Compras especiales.

Las compras especiales tienen

lugar cuando hay que adquirir bienes

de uso (ordenador, máquina,

mobiliario, vehículos…); es decir, no

compramos materiales para

transformar o artículos para la venta.

La característica general de estas compras es que la inversión es grande y

la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras anticipadas.

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá

lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede

aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos

anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/elciclo/elciclo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/valoracion/valoracion.shtml#TEORICA

http://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtml

http://www.monografias.com/trabajos54/produccion-sistema-economico/produccion-sistema-economico.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/lamateri/lamateri.shtml


51

Compras estacionales.

Son compras que se

hacen para productos de

temporada; su finalidad es

atender la demanda estacional

de ciertos artículos. La previsión

de estas compras se hace

partiendo de las ventas

realizadas en el mismo periodo

del año anterior.

Compras rutinarias.

Son las compras que se

hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica

es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.

Compras oportunidad.

La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de

comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es

positivo dará un beneficio extra.

Compras de urgencia.

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan

para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una

solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la

empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.

Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se

dispone de tiempo para comparar presupuestos.


52

Clasificación de las solicitudes de compras.

Una solicitud de compra (SC) es una

solicitud por escrito emitida internamente a

un departamento de compras para solicitar

partes o servicios. La creación de una

solicitud de compra pone en marcha una

reacción en cadena de actividades

perfiladas en el proceso de compra.

Se pueden crear los siguientes tipos de solicitudes de compra:

Solicitudes de compra internas: para solicitar la transferencia de materiales de otro almacén de la empresa.

Solicitudes de compra externas: para solicitar a un distribuidor externo la compra de materiales que se necesiten. Puede especificar el distribuidor.

Descripción de los

procedimientos de compra.

Las compras comprenden un

proceso complejo que va más allá

de la negociación y del trámite

burocrático. Con una buena gestión

de compras la empresa consigue

ahorrar costes, satisfacer al cliente,

en tiempo y cantidad, y obtener

beneficios empresariales directos,

pues la gestión de compras y

aprovisionamiento son decisivas

para que la empresa tenga éxito o fracaso.

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.


53

de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

a vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.

Planificación de las compras.

Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:

Guías telefónicas, páginas web.

Organismos Oficiales.

Asociaciones empresariales y profesionales.

Prensa y revistas especializadas.

Ferias y exposiciones del sector.


54

Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son:

Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.

Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que concentran las fábricas de determinados productos.

Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.

Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central.

Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.

Ejemplo de solicitudes / órdenes de compra


55

Requerimientos de una solicitud de compras para que sea

aprobada.

- Lugar y fecha de emisión.

- Nombre y número de orden del comprobante.

- Nombre y domicilio.

- Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación

municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos

impresos.

https://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Documento_Comercial&action=edit&redlink=1


56

Descripción de la importancia de la negociación.

La negociación es el proceso de interacción comunicativa en que dos o más

partes intentan resolver un conflicto de intereses, utilizando el diálogo y la

discusión, descartando la violencia en sentido amplio como método de actuación y

avanzando hacia el acercamiento gradual mediante concesiones mutuas. La

negociación no deja de ser una técnica que se aprende. Negociar es una tarea

que se puede hacer sin saber negociación, pero si además se sabe negociar, se

cuenta con la ventaja de conocer estrategias de negociación ajenas. La

importancia de la negociación es innegable. En cualquier circunstancia cotidiana la

negociación se utiliza aunque uno no se dé cuenta.

Hechos comunes a todo proceso de negociación

o Intereses en conflicto en la relación: lo que se desea que ocurra. o Ganancias propias en la relación: lo que se ha obtenido.

En función de estos hechos, hay cuatro alternativas en la negociación: 1. En primer lugar, cuando todo dios desea conseguir lo posible, cuando la

ganancia es alta y los intereses son conflictivos. Todas las partes luchan con todos sus recursos por la consecución de lo máximo en disputa. Estamos hablando pues de conseguir la beca que a lo mejor el Estado no te quiere conceder.

2. En segundo lugar, se puede colaborar cuando las ganancias a conseguir son altas y los objetivos a conseguir son comunes, por lo que a veces se producen coaliciones. Un contrato de arrendamiento o alquiler puede ser un buen ejemplo.

3. En tercer lugar, se puede pasar cuando las ganancias son bajas y los intereses son conflictivos. Una negociación por un objeto en el gran bazar de Estambul, a lo mejor el vendedor no está motivado o a ti no te interesa el objeto en cuestión.

4. En cuarto lugar, las partes no se retiran, pero una de ellas se adapta a lo que diga la otra. No hay intereses conflictivos ni altas ganancias.


57

Determinación de las

características de la negociación.

Las características de la negociación son

las siguientes:

Existe un conflicto entre dos partes o

más sobre algún tema, es decir, una

parte quiere una cosa y la otra está en

desacuerdo con ella.

Las partes negocian de manera voluntaria porque prefieren hacerlo por ellas

mismas que aceptando lo que diga la otra. No se obliga a nadie a que negocie

ya que si no quiere negociar existen otros métodos que posibiliten el acuerdo.

Las partes prefieren llegar a un pacto en lugar de forzar el acuerdo

violentamente, de manera agresiva o acudir a una autoridad superior para que

la solucione.

Toda negociación tiene un proceso por el cual ambas partes esperan que una

de ellas ceda para establecer el acuerdo.

No existen reglas, normas o procedimientos fijados para resolver el

desacuerdo, o las partes prefieren hacerlo sin contar con normas o

procedimientos para alcanzar el acuerdo o solución.

Existen una serie de factores que intervienen en el proceso de negociación

para que las negociaciones tengan éxito, estos son:

1. Necesidad de defender unos valores o un principio que se considere

importante.

2. Capacidad de una parte de comunicarse con claridad, persuadir o

presionar a la otra para que adopte su punto de vista.

3. Mostrarse firme y convincente ante las personas a las que se

representa.

4. Metas e intereses de las partes.

5. Parecer justo y honrado para proteger la reputación.


58

Recopilación de la información brindada por los proveedores.

La Dirección General de Contrataciones del Estado es el Órgano Rector del

Sistema de Administración de

Contrataciones del Sector Público,

Municipios y Sector Municipal, que

promueve con la mejora continua, un

Sistema Nacional de Compras Públicas

eficiente, transparente y legal,

implementando la tecnología de la

información, estrategias de compras,

políticas públicas y normativas;

optimizando a través del Acuerdo

Marco la gestión y operación de las

contrataciones, reorientando el gasto

hacia la lucha y reducción de la

pobreza.

Acuerdos Marco es una nueva

modalidad de adquisiciones que viene siendo aplicada en la mayoría de países a

sus sistemas de compras públicas por las múltiples ventajas que conlleva su

ejecución.

Se engloba en la realización de compras de bienes y servicios estandarizados y

de consumo común por parte de las entidades públicas haciendo uso de un

catálogo electrónico facilitado con información brindadas por proveedores

cuidadosamente seleccionados.

Las compras electrónicas por Acuerdos Marco permiten que incluso las pequeñas

empresas puedan acceder de una manera rápida y sencilla a las oportunidades de

negocios que significa ser proveedor del Estado. Acuerdo Marco establece en su

normativa la preferencia al desarrollo local exigiendo que se tomen como prioridad

las ofertas de bienes y servicios realizadas por proveedores locales.

Descripción del llenado de una solicitud de pedido a proveedores.

Descargue de nuestra página Web el archivo que contiene el formato de la Solicitud.

Llevar un control numérico de las solicitudes de Compra

Poner fecha de elaboración de la solicitud de compra

Indicar el centro de costos al que se cargará el gasto

Descripción exacta y detalla de las especificaciones técnicas de los ítems


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Firma del Jefe de la Unidad que emite la solicitud de compra

Elaboración del pedido a los proveedores.

Los productos que se van a agregar a la solicitud de compra son seleccionados de una

lista de productos ya existentes, si no se

encuentran en ella, se ingresan a la solicitud

como productos nuevos. La solicitud debe tener

al menos un producto.

Además el solicitante debe ingresar la

información de la entrega, fecha, dirección, ciudad, y especificaciones de o de los

productos, incluyendo si es necesaria la inspección de ellos.

Características de los productos.

Se trata de las características a tener en cuenta en el momento de su comercialización:

Atributos Físicos:

· Composición, cualidades organolépticas y en definitiva todas aquellas perceptibles por los sentidos.

Atributos Funcionales:

· (Los atributos físicos también pueden ser funcionales) · Color, sabor, olor · Surtido · Tamaño, envase y embalaje · El etiquetado · El diseño


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Atributos Psicológicos:

1. La calidad 2. La Marca

El Product Mix se puede definir como el conjunto de atributos que se incorporan al producto como lo es el diseño, marca, envase y calidad, estas características logran cubrir en cierto aspecto las exigencias del consumidor.

Estas características pueden ser tangibles e intangibles, como su nombre lo indica: tangible que puede ser palpable a los sentidos como lo son el peso, forma, color, textura, etc., e intangibles que no se pueden palpar por ejemplo, imagen de la marca, garantía, servicios, beneficios, etc. Se puede decir también que de esta mezcla de elementos o características depende la aceptación del producto en el mercado, estos elementos deben ser debidamente aplicados para que el producto tenga una imagen o apariencia positiva en el mercado.

EL PRODUCTO

Es un conjunto de atributos o características tangibles e intangibles bajo una forma fácilmente reconocible e identificable que el comprador puede aceptar para satisfacer sus necesidades.

El consumidor advierte tres características en un producto.

Los tangibles como el color, el peso o el tamaño. Las sicológicas es el uso o disfrute que se le da a un producto. Las que proporcionan la utilidad prevista. Por ejemplo, una radio que permite

captar todo tipo de frecuencias.

Basta cambiar uno de los atributos del producto para que pueda ser presumido como uno nuevo, una lata de coca cola de 500 cc es un producto distinto del mismo refresco envasado en botella “igloo” aunque la bebida sea idéntica. El consumidor percibe atributos o utilidades que son diferentes.

CLASES

Los productos pueden ser clasificados en diversos criterios. Los productos se clasifican en bienes de consumo y en bienes industriales. Los bienes de consumo, de acuerdo con los hábitos de compra del consumidor se clasifican en:

Bienes de Conciencia: Son productos cuya adquisición se realiza frecuentemente por costumbre, pueden ser bienes corrientes, adquiridos con mucha regularidad, como el periódico, bienes de compra impulsiva (un pastel que se ve en una


61

panadería y bienes de compra de emergencia que se adquieren en circunstancias especiales y repentinas.

Bienes de Compra: En este tipo de producto el cliente se fija en cuatro características esenciales; la calidad del producto, su precio, su diseño o estilo y su carácter exclusivo. Es el caso de un automóvil deportivo, ropa de alta costura o joyas de alto precio.

Bienes de Especialidad: Son aquellas que sus características exigen un esfuerzo especial de compra. Es el caso de un equipo de sonido o ropa de cierta calidad.

Bienes no Buscados: Son aquellos que no son conocidos o que siéndolo no se desea comprar, aunque a veces el consumidor no le quede más remedio que hacerlo. Por ejemplo, un audífono, unas lentillas etc.

Los Bienes Industriales se clasifican en:

Materias Primas. Productos Semielaborados por ejemplo un bloque de hierro fundido con el que se

fabricará un motor o un tubo de cobre que se incorporará a un calentador de gas. Repuestos, o partes de bienes susceptibles de desgaste, que deben ser

sustituidos. Es el caso de unas bujías o unas pastillas de freno. Bienes de equipos destinados a la fabricación de bienes de consumo o de otros

bienes de capital.

Normas para la recepción de materiales

1) Recibir de una manera ordenada.

2) Planificar la Recepción con arreglo a la economía (Tiempo y Movimiento).

3) Delegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas.

4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.

5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.

6) Sistemas de seguridad y protección procedentes.

7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir

8) Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo

acompañan.

http://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtml


http://www.monografias.com/trabajos15/kinesiologia-biomecanica/kinesiologia-biomecanica.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml


62

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIÓN DE MATERIALES

Orden de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres,

domicilio, teléfono de la firma, computadora para su identificación.

Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes que utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturación de los materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho número en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparación. El departamento de Almacén tendrá una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia, el número debe estar ya impreso, nunca puesto a mano. Fechas de emisión y de entrega: Estas fechas permiten planificar la recepción, y uso de materiales Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago, en caso de algún reclamo Motivación y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la facturación se debe establecer el número de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compañías en la nota de pedido usan cláusulas indicando que no se admitirán letras, a menos que exista un acuerdo concreto en ese sentido Lugar de la entrega: Cuando la recepción de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incómodas. Transporte: Debe indicar la vía que se utilizará; por camión, ferrocarril o avión. Descripción de lo que se compra: La descripción de los diferentes artículos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designación o descripción clara de cada uno de ellos con medidas, tamaños o a las características que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificación suscrita de la forma o trabajo encargado Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos, cuando se recibe el pedido.

Manejar el sistema de compra.

Las compras representan una gran salida de dinero por parte del comprador, pero

también pueden significar una inversión eficiente cuando esta decisión se toma en

función de las necesidades internas y los deseos de los clientes. Lo importante es

http://www.monografias.com/trabajos/eltelefono/eltelefono.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/bane/bane.shtml


http://www.monografias.com/trabajos/histoconcreto/histoconcreto.shtml


http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtml

http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/fijacion-precios/fijacion-precios.shtml#ANTECED


63

recordar que el hacer compras no implica estar peleado con la organización y el

control.

En la actualidad, el Plan de Compras es la técnica más utilizada para llevar

eficientemente el control de las mismas, ya que contiene el programa de las

compras que se realizarán en un periodo determinado, ya sean materias primas,

materiales terminadas o hasta servicios.

Este plan se convierte en el Presupuesto de Compras, el cual se integra al

Presupuesto General de la empresa. Toda esta información se incluye en los

pagos que se realizarán a futuro, y se integra cada uno de los artículos que se

necesitan en la empresa para producir bienes o hacer ventas y atender el

mercado.


64

Informe de compras.

Un informe es la descripción detallada de las características y circunstancias de un asunto específico. Como tal, recoge de manera clara y ordenada los resultados y hallazgos de un proceso de investigación y observación, para ser comunicados a un público determinado, que bien puede ser una audiencia especializada (técnica, científica, académica), una instancia superior (empresas, organizaciones, entes gubernamentales) o público general (publicaciones de divulgación masiva). En este sentido, puede presentarse de manera oral o escrita.

La palabra informe deriva del verbo "informar", que proviene del latín informare, de allí que como informe también designemos la acción y efecto de informar.

En Derecho, como informe se conoce la exposición que, en un proceso, realiza el fiscal ante el tribunal encargado de dar sentencia.

Utilizado como adjetivo, la palabra informe hace referencia a la cualidad de lo que no tiene forma o figura. Asimismo, puede aludir a algo cuya forma es vaga e indeterminada.

Informe y sus partes

Un informe, por lo general, viene estructurado de la siguiente manera:

Título que refleje fiel y explícitamente el tema. Índice o tabla de contenidos de las principales partes o apartados que lo

constituyen. Introducción que brevemente exponga el asunto, los temas que se

abordarán, el enfoque que se empleará, su motivo e intensión. Desarrollo que contenga la información principal y completa, junto con

resultados y análisis. Conclusión donde se recogen los resultados más relevantes y, si fuera el

caso, recomendaciones. Bibliografía con las fuentes en que se apoya el texto, ordenadas y

especificadas. Anexos (si los hubiera) con alguna información adicional de interés, como

fotografías, planos, gráficos o documentos vinculados con el tema principal.

INFORME MENSUAL CORRESPONDIENTE AL MES DE OCTUBRE 2014

N.ORDEN FECHA SUPLIDOR DESCRIPCION MONTO TIPO DE COMPRAS

ORD137/2014 29/10/2014 MARIA DEL CARMEN SANTOS SERVICIOS DE ALMUERZOS MES SEPTIEMBRE 2014 RD$51,931.80 COMPRAS MENORES

ORD138/2014 29/10/2014 INVERSIONES MIGS,SRL COMPRA DE TICKET DE COMBUSTIBLE OCTUBRE 2014 RD$300,000.00 DIRECTA ESPECIAL

ORD139/2014 30/10/2014 PLAZA LAMA COMPRAS DE ADORNOS NAVIDEÑOS RD$41,989.83 COMPRAS MENORES

ORD140/2014 30/10/2014 GLOBAL SERV. Y CONSERG,SRL REPARACION Y MANT. DE AIRE ACONDICIONADO RD$100,536.00 COMPRAS MENORES

ORD141/2014 31/10/2014 MONEGRO AUTO PARTS,SRL ADQUISICION DE PIEZAS PARA VEHICULO. RD$33,470.70 COMPRAS MENORES

ORD142/2014 31/10/2014 JARDIN ILUSIONES, SRL. ADQUISICION DE CORONA DE FLORES RD$7,049.00 COMPRAS MENORES

ORD143/2014 31/10/2014 MONEGRO AUTO PARTS,SRL ADQUISICION DE PIEZAS PARA VEHICULO. RD$90,069.40 COMPRAS MENORES


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ACTIVIDADES

a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta unidad

b. En grupo de 5 expondrán el contenido del mapa conceptual

AUTOEVALUACIÓN

1. Enumere las principales funciones típicas de compras.

2. ¿Cómo se clasifican las solicitudes de compras?

3. ¿Qué debe contener una solicitud de compra para que esta sea aprobada?

4. Explique con sus palabras la clasificación de las compras.

5. ¿Qué significa para usted negociar? ¿En que radica su importancia?

6. Mencione las características de la negociación.

7. ¿Cómo puede ser recopilada la información que brindan los proveedores?

8. De acuerdo a lo aprendido, imagínese que usted es el encargado del departamento de compras de una empresa manufacturera, elabore una lista de pedidos para uno de sus proveedores.

9. Enumere las normas para la recepción de los materiales.

10. ¿Por qué considera que es importante elaborar un informe de compra?


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GLOSARIO

Artículos en existencia. - Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas

Bodegas.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.

Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:

Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores.

Ubicación, control de calidad y custodia de los productos Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los

usuarios solicitantes.

Bodegas de tránsito.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsitos locales o importados.

Bodegas centrales. - Son bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes.

Bodeguero.-Persona encargada de administrar y registrar las transacciones de la bodega.

Cantidad económica de pedido. - Permite identificar la cantidad económica por la cual se efectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o pedido rentable para la empresa.

Control. - Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo observados.

Control interno.-Evaluación de método y procesos que se interrelacionan en una entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en las operaciones y la observación de políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas.

Costos de ordenar.-Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden.

Costo de la orden.- Es igual al tamaño de la orden por el precio unitario. Es un costo variable

Costo fijo anual de todas las ordenes.- Es el número de pedidos que se hacen en el año, lo que es igual a la demanda anual dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido.

http://www.monografias.com/trabajos12/dispalm/dispalm.shtml

http://www.monografias.com/trabajos33/responsabilidad/responsabilidad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/lacali/lacali.shtml#influencia

http://www.monografias.com/trabajos7/herba/herba.shtml


http://www.monografias.com/trabajos14/propiedadmateriales/propiedadmateriales.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtml


http://www.monografias.com/trabajos11/conce/conce.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/la-estadistica/la-estadistica.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/metcien/metcien.shtml#OBSERV

http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/fijacion-precios/fijacion-precios.shtml#ANTECED

http://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml#costo

http://www.monografias.com/trabajos/ofertaydemanda/ofertaydemanda.shtml


67

Costo total anual del inventario. - Es igual al costo total de las órdenes más el costo total fijo por ordenar, más el costo de almacenamiento.

Costo de almacenamiento. - Es igual al costo de mantener el inventario por el inventario promedio.

Costos de mantenimiento. - Costos relacionados con el hecho físico de guardar inventario. Por ejemplo, el costo de oportunidad.

Demanda.- Número real de materiales solicitados por un cliente o departamento de servicio en un pedido específico.

Garantias. - El proveedor garantiza que la mercadería cumple con las siguientes características:

a. Correspondencia del bien a la orden de compra b. Óptima calidad de los bienes entregados c. Mercadería libre de todo dominio Legal d. Mercadería que cumpla con las condiciones estipuladas en la Orden de

Compra

Inspecccion. - La mercadería descrita en la orden está sujeta a inspección por parte del comprador en su lugar de destino.

El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte de la mercadería si no cumple con los requisitos establecidos.

Máximo. - Cantidad máxima que se debe mantener en stock, No sobre exceso.

Mercaderia. - Se denomina así a los artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo términos y condiciones descritas en la orden de compra.

Mínimo. - Número determinado que permite la satisfacción de la demanda normal

Es la cantidad mínima de un ítem que debe ser mantenida en inventario.

Lo ideal es que el inventario inicial de cada período se aproxime lo más posible a él.

Packing list.- Documento que permite el registro de información de los productos importados recibidos en la bodega.

Precontrato. - Es un compromiso establecido de forma verbal o escrita con proveedores de bienes. Estos precontratos establecen compromisos de pago en porcentajes, fechas de compromiso de entrega de bienes, descuentos por pronto pago, entre otras características.

Punto de reorden. - Cuando el nivel de inventario baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido que llegará algún tiempo después

http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/doin/doin.shtml


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Requisición de bodega y/o solicitud de compra.- Este documento es una solicitud que debe ser llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la entrega de bienes almacenados o la compra de bienes inexistentes en las bodegas de la empresa.

STock de seguridad. - Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de stock.

Tabla de autoridades financieras. - Está conformada por las personas que están autorizadas para firmar Requisiciones de Bodegas y/ o Solicitudes de compras.




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PARA SABER MÁS

http://www.monografias.com/trabajos75/recepcion-materiales/recepcion-

materiales.shtml#ixzz40wCrdsha

http://www.catastro.gob.do/transparencia/compras-y-contrataciones/informes-de-compras/

www.emprendedores.es/gestion/el-arte-de-comprar/gestion-de-compras www.gestiondecompras.com

www.pixelware.com/sn-gestion-compra

uacm123.weebly.com/9-gestioacuten-de-las-adquisiciones

biamericas.com/.../2012/gestionDeCompras/gestión-de-compras.

http://www.monografias.com/trabajos75/recepcion-materiales/recepcion-materiales.shtml#ixzz40wCrdsha

http://www.monografias.com/trabajos75/recepcion-materiales/recepcion-materiales.shtml#ixzz40wCrdsha



http://www.emprendedores.es/gestion/el-arte-de-comprar/gestion-de-compras

http://www.gestiondecompras.com/

http://www.pixelware.com/sn-gestion-compra


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BIBLIOGRAFÍA

Gestión de compras. negociación y estrategias de aprovisionamiento o (4ª

ed.) Emilio Martínez moya

Gestión de las adquisiciones del – wilson tineo moronta proyecto. – ledwin valdez

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