INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONALtesis.ipn.mx/jspui/bitstream/123456789/3973/1/APLICACIONDEUNA… ·...

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA UNIDAD ZACATENCO

SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN PROGRAMA DE POSGRADO EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

MAESTRÍA EN CIENCIAS EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

“APLICACIÓN DE UNA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORM ACIÓN EN UNA

PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA”

QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

PRESENTA:

LIC. SANTIAGO JACOBO CASTILLO MENDOZA

DIRECTOR DE TESIS:

M. EN C. LEOPOLDO ALBERTO GALINDO SORIA

MÉXICO D. F. A 15 SEPTIEMBRE 2008

“APLICACIÓN DE UNA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORM ACIÓN EN UNA

PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA”

RESUMEN

Este trabajo muestra la aplicación de la metodología de Planeación y Estrategia para el

Desarrollo de Sistemas de Información (PESI) para una pequeña empresa constructora. Esto se logra presentando primero el análisis, evaluación y diagnóstico de las funciones actuales y definición de necesidades. Luego se define el plan o propuesta de solución. Finalmente se determina la estrategia para el desarrollo de los sistemas de información y propuesta del plan de acción inmediato, para la construcción del sistema de información más prioritario en base a la metodología de desarrollo de Sistemas de Información Basados en Computadora (SIBC).

De esta forma se pretende contribuir al desempeño de las funciones de la pequeña

empresa constructora, esperando que ésta sea fortalecida.

2

“METHODOLOGY APPLICATION FOR CREATE PLAN AND STRATEG IC OF THE INFORMATION SYSTEMS DEVELOPMENT

FOR A LITTLE BUILDER COMPANY”

ABSTRACT

This work shows methodology application of Planning and Strategic of the Information Systems development, denominate (PSIS), for a little builder company. This reach presents first able the analysis, evaluation and diagnostic of the present functions and need requirements definition. After, to define the plan or solution proposed. Finally, to determine the strategy for the Information System development and immediately action plan for the construction for the most priority of information System Based on Computers (ISBC).

In this way to pretend to show the performance in the functions of the little builder company,

it hope this will be to grow stronger.

i

ÍNDICE

RESUMEN

ABSTRACT

ÍNDICE i

ÍNDICE DE FIGURAS iii

ÍNDICE DE TABLAS iv GLOSARIO DE TÉRMINOS v CAPÍTULO 0.- INTRODUCCIÓN AL PROYECTO DE TESIS

0.1. Presentación del proyecto de tesis. viii 0.2. Metodología empleada para el desarrollo del proyecto de tesis. ix 0.3. Presentación del documento del proyecto de tesis. xi

CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL

1.1. Marco contextual. 2 1.1.1. Características generales de las pequeñas y medianas empresas. 2

1.1.2. La pequeña empresa constructora bajo un enfoque de sistemas. 3 1.2. Marco conceptual. 5

1.2.1. Elaboración de la pirámide conceptual 5

CAPÍTULO 2.- ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA ACTUAL

2.1. Propuestas actuales de planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información. 8

2.2. Evaluación y diagnóstico de la situación al inicio del proyecto de tesis 11 2.3. Justificación del desarrollo del objetivo del proyecto de tesis. 12 2.4. Objetivos del proyecto de tesis. 12

CAPÍTULO 3.- APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA C REACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS EN U NA PYME DEL RAMO DE LA CONSTRUCCIÓN.

3.1. Aplicación de la metodología para la creación del plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información en una pequeña empresa constructora 17

3.1.1 Fase I.- Análisis, evaluación y diagnóstico de los procesos actuales y definición de necesidades. 17

3.1.1.1. Actividad I.1. Análisis de la situación actual. 17 3.1.1.2. Actividad I.2. Identificación del modelo funcional de la empresa. 21 3.1.1.3. Actividad I.3. Definición de las prioridades funcionales. 23

Índice

ii

3.1.1.4. Actividad I.4. Analizar, evaluación y diagnóstico de los sistemas actuales y definición de los posibles requerimientos de recursos necesarios. 28

3.1.1.5. Actividad I.5. Evaluación de la situación actual del área de desarrollo. 33 3.1.2. Fase II.- Definición del plan o propuesta de solución o desarrollo. 35

3.1.2.1. Actividad II.1. Definición de la arquitectura del plan de sistemas. 35 3.1.2.2. Actividad II.2. Definición de beneficios. 41

3.1.3. Fase III.- Definición de la estrategia para el desarrollo de los sistemas y propuesta del plan de acción inmediato. 42

3.1.3.1. Actividad III.1. Definir a detalle la estrategia de implantación. 42 3.1.3.2. Actividad III.2. Definición de las prioridades para el desarrollo de los sistemas. 43 3.1.3.3. Actividad III.3. Definir la estrategia tecnológica: redes, hardware y software. 46 3.1.3.4. Actividad III.4. Definición de los recursos humanos y la organización del área de desarrollo. 48 3.1.3.5. Actividad III.5. Definición de las prácticas gerenciales requeridas en la empresa. 50 3.1.3.6. Actividad III.6. Análisis de beneficios. 52 3.1.3.7. Actividad III.7. Proponer plan de acción inmediato. 53

CAPÍTULO 4.- DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MÁS PRIORITARIO, FASES: DISEÑO, CONSTRUCCIÓN E IMPLANTACIÓN

4.1. Fase de diseño para el desarrollo del Sistema de Control Principal. 58 4.2. Fase de construcción del Sistema de Control Principal. 60 4.3. Fase de implantación del Sistema de Control Principal. 63 4.4. Operación del Sistema de Control Principal. 64

CAPÍTULO 5.- EVALUACIÓN DE OBJETIVOS, TRABAJOS FUTU ROS Y CONCLUSIONES

5.1. Evaluación de objetivos. 66 5.2. Trabajos futuros. 68 5.3. Conclusiones. 69

BIBLIOGRAFÍA 70 REFERENCIAS A INTERNET 71 ANEXOS ANEXO A.- METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y L A ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS ( PESI) A-1 ANEXO B.- ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Q UE FORMAN PARTE DEL

PLAN DEL DESARROLLO E IMPLANTACIÓN. B-1 ANEXO C.- MANUAL DE OPERACIÓN DEL SISTEMA DE CONTRO L PRINCIPAL C-1 ANEXO D.- PROCESO DE JERARQUIZACIÓN ANALÍTICA EN LA SELECCIÓN DE LA

METODOLOGÍA D-1

Índice

iii

ÍNDICE DE FIGURAS.

Figura Descripción Pág. Figura 0.1 Diagrama del plan de acción del proyecto de tesis. x

Figura 0.2 Medio ambiente general para apoyar el desempeño de las funciones de una pequeña empresa constructora.

xi

Figura 1.1 Estructura de elementos conceptuales involucrados en el proyecto de tesis.

5

Figura 3.1 Metodología de Planeación y Estrategia para el Desarrollo de los Sistemas de Información.

14

Figura 3.2 Metodología para la creación del plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información (PESI)

16

Figura 3.3 Marco físico de la ubicación de la empresa. 18 Figura 3.4 Modelo formal del sistema empresa. 19 Figura 3.5 Organigrama de la empresa. 20 Figura 3.6 Esquema holístico de la empresa. 20 Figura 3.7 Arquitectura de los sistemas de información en la empresa. 36 Figura 3.8 Cruz de información de la empresa. 37

Figura 3.9 Relación entre los sistemas de información de la pequeña empresa constructora.

40

Figura 3.10 Actividades principales para el desarrollo de los sistemas de información a implantar.

42

Figura 3.11 Holograma de la prioridad, la estrategia y el tipo para el desarrollo de sistemas de información.

44

Figura 3.12 Plan de trabajo para el plan de sistemas de información de acuerdo al plan.

46

Figura 3.13 Configuración de tecnología de información y comunicación en la empresa constructora objeto de estudio.

47

Figura 3.14 Programa de trabajo para el desarrollo del plan de acción inmediata.

53

Figura 4.1 Esquema de los sistemas de información a desarrollar o modificar en la empresa de acuerdo al plan y estrategia propuestos.

57

Figura 4.2 Procesamiento de una petición en el Sistema de Control Principal. 58 Figura 4.3 Estructura del Sistema de Control Principal. 59 Figura 4.4 Página principal del Sistema de Control Principal de la empresa. 61

Figura A1 Metodología de Planeación y Estrategia para el Desarrollo de los Sistemas de Información.

A-2

Figura C1 Acceso directo en navegadores en la pantalla del escritorio. C-1

Figura C2 Presentación de dos Navegadores: Internet Explorer y Mozilla Firefox.

C-2

Figura C3 Página Principal del Sistema de Control Principal. C-3

Figuras C4 Información complementaria de la empresa, en el sitio Web de la misma.

C-4

Figuras D-1 Jerarquías para la selección de la metodología. D-2

Índice de Figuras

iv

ÍNDICE DE TABLAS. Tabla Descripción Pág. Tabla 0.1 Tabla sistémica de actividades del proyecto de tesis. ix

Tabla 1.1 Clasificación de empresas en base a número de personas empleadas y el sector de la empresa.

2

Tabla 2.1 Opciones identificadas para planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información.

8

Tabla 3.1 Historia de la empresa constructora. 17

Tabla 3.2 Funciones con sus respectivas actividades por departamento en la empresa objeto de estudio. 21

Tabla 3.3 Dependencias con sus respectivas funciones de responsabilidad. 22 Tabla 3.4 Priorización de funciones en base a su importancia. 24 Tabla 3.5 Priorización de funciones urgentes. 25

Tabla 3.6 Priorización de las funciones en base a su: importancia contra la urgencia.

26

Tabla 3.7 Determinación de las funciones sustantivas para el desarrollo de sistemas de información.

27

Tabla 3.8 Problemas manifestados en la aplicación del cuestionario. 29 Tabla 3.9 Impacto de los problemas en la organización. 30 Tabla 3.10 Nivel de sistematización de las funciones. 31 Tabla 3.11 Evaluación de la respuesta de sistemas de información. 32 Tabla 3.12 Evaluación técnica de sistemas de información. 33 Tabla 3.13 Evaluación funcional de sistemas de información. 34 Tabla 3.14 Evaluación global de sistemas de información. 34 Tabla 3.15 Evaluación de la situación de sistemas de información. 35 Tabla 3.16 Apoyo de los sistemas a otros sistemas. 38 Tabla 3.17 Sistemas que apoyan a ciertas funciones. 38 Tabla 3.18 Posibles beneficios en la aplicación del plan. 41 Tabla 3.19 Prioridad, estrategia y tipo de sistemas. 43 Tabla 3.20 Prioridad y riesgo para el desarrollo del plan informático. 45 Tabla 3.21 Orden para el desarrollo los sistemas de información analizados. 45 Tabla 3.22 Inventario de equipo de cómputo de la empresa constructora. 48

Tabla 3.23 Requerimientos de tiempo y de personal para el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.

49

Tabla 3.24 Temarios de cursos para personal operativo de la empresa. 50

Tabla 3.25 Definición de las funciones con sus respectivas actividades por departamento en la pequeña empresa constructora.

51

Tabla 3.26 Costos para el desarrollo, implantación y mantenimiento de los sistemas del plan.

52

Tabla A1 Fases principales de la Metodología PESI. A-1 Tabla D1 Escala para las comparaciones apareadas D-2 Tabla D2 Comparaciones para determinar la importancia de los criterios. D-2 Tabla D3 Tabla de la matriz de normalización para los criterios. D-3 Tablas D4 Alternativas con respecto a criterios. D-3 Tabla D5 Resumen de información D-5

Índice de Tablas

v

GLOSARIO DE TÉRMINOS Estrategias: Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas [Galindo, García, 1993]. HTML: Hyper Text Mark-up Language (“Lenguaje de Marcación de Hipertexto”). Lenguaje que interpretan los navegadores para ofrecer el contenido de una página Web [Gómez, Veloso, 2003]. Navegador: Programa que interpreta el código generado en lenguaje HTML para ofrecerlo visualmente en forma de página Web [Gómez, Veloso, 2003]. Metas: Las metas son los fines que podemos esperar alcanzar dentro del periodo cubierto por la planeación, pero no establecen cómo serán logradas [Steiner, 1983]. Objetivos: Los objetivos son los fines que no esperamos alcanzar dentro del periodo planeado, pero si en una fecha posterior [Galindo, García, 1993].

Página Web: Referencia al contenido que se puede ver bajo una sola pantalla presentada por el navegador [Gómez, Veloso, 2003].

Plan del Proyecto : Es un documento oficial, destinado a guiar a los involucrados en el proyecto en la realización, planeación y control del proyecto.

Planeación: El proceso de establecer y de definir el alcance de un proyecto, la manera en que el proyecto será realizado (los procedimientos y las tareas), los papeles y las responsabilidades, el tiempo y las valoraciones de costos [Galindo, García, 1993]. Políticas: Son reglas o guías que expresan los límites dentro de los que debe ocurrir la acción. Estas reglas, muchas veces toman la forma de decisiones de contingencias para resolver los conflictos que existen y se relacionan entre objetivos específicos [Steiner, 1983]. Programas: Especifican la secuencia de las acciones necesarias para alcanzar los principales objetivos. Los programas ilustran cómo, dentro de los límites establecidos por las políticas, serán logrados los objetivos. Aseguran que se asignen los recursos necesarios para el logro de objetivos y proporcionan una base dinámica que permitirá medir el progreso de tales logros [Steiner, 1983]. MIPyMES: Micro, Pequeñas y Medianas Empresas. Clasificadas por su número de trabajadores, Diario Oficial de la Federación del 30 de marzo de 1999. Requerimiento: Es una característica del sistema o una descripción de algo que el sistema es capaz de hacer con el objeto de satisfacer el propósito de sistema [Lawrence, 2002].

Glosario de Términos

vi

Tácticas : Son los realineamientos de corta duración son ajustables y asumen la acción y la interacción que las fuerzas contrarias usan para lograr metas específicas después de su contacto inicial [Steiner, 1983].

Glosario de Términos

INTRODUCCIÓN AL PROYECTO DE TESIS.

A1. Definir tema del proyecto de tesis

A1 A3 1 2

3

4

5

A5

A6 A7 A8 6 7 8

A4

10 A9

9

A2

viii

INTRODUCCIÓN AL PROYECTO DE TESIS. 0.1.- Presentación del proyecto de tesis.

El proyecto de tesis, es la oportunidad de manifestar como el estudiante del Posgrado en Ingeniería de Sistemas, se ha infectado con el virus sistémico, ya que éste, manifiesta un cambio en su manera de plantear, analizar y dar solución a los diferentes problemas que se le presentan en el trabajo laboral y en la vida cotidiana, aplicando ahora una visión sistémica.

Así, el conocimiento, la comprensión y la aplicación de la teoría de sistemas aunado con

metodologías, estrategias, técnicas y herramientas sistémicas se aplican para solución de problemas. Sin embargo, lo anteriormente señalado no seria factible, sin la enseñanza de los profesores, qué sin duda alguna también se encuentran infectados con el virus sistémico. Entonces, alumno-profesor establecen comunicación bajo el mismo entorno sistémico.

En este trabajo, se tiene la oportunidad de aplicar los conocimientos sistémicos a una organización socio-económica de importancia para la economía del país, debido a su gran capacidad de generar empleo en México. Éste sistema, es el de las micro, pequeñas y medianas empresas.

Por un lado el Gobierno Federal ha mostrado su interés en apoyar este tipo de empresas,

llevando a la práctica diversos programas de fomento, protección y fortalecimiento. Sin embargo, estos programas son insuficientes por el gran número de micro, pequeñas y medianas empresas que existen en todo el territorio nacional.

Entonces, para nuestro caso de estudio, el cual se trata de una pequeña empresa del ramo de

la construcción, que tiene la necesidad de apoyar sus funciones por medio de sistemas de información basados en computadora para su protección y fortalecimiento.

Pero antes de desarrollar los sistemas de información, se deberá realizar una actividad, la cual

es crear un Plan y una Estrategia para el Desarrollo de Sistemas de Información aplicando la metodología (PESI) [Galindo, 2006A]. Propósito de este proyecto de tesis.

Además, con la aplicación de esta metodología, se esperán obtener otros productos como: su

misión, visión, determinar su estructura organizacional, conocer sus funciones principales, un plan de acción a corto plazo y finalmente construir un primer sistema de información basado en computadora.

Finalmente se espera tener una empresa con plena identificación local y regional, que permita

dar un mejor servicio a la comunidad con una imagen de responsabilidad social. Así, la pequeña empresa constructora estará: protegida y fortalecida, para que pueda crecer y generar más empleos para contribuir a la economía del país.

Una vez definido el propósito del proyecto de tesis, se pasará a determinar la metodología

general a seguir para el desarrollo de éste, obteniendo una directriz para cada actividad del proyecto.

Capítulo 0.- Introducción al proyecto de tesis

ix

0.2.- Metodología empleada para el desarrollo del proyect o de tesis.

En la siguiente tabla sistémica [Galindo, 2007], tabla 0.1, se presenta la metodología general a seguir. En las filas se presentan las actividades y en las columnas las técnicas, herramientas y metas para cada una de las actividades del proyecto:

Tabla 0.1. Tabla sistémica de actividades del proyecto de tesis.

A continuación, se presenta, el plan de acción del proyecto de tesis, éste será de apoyo para

seguir un orden en las actividades y llevar un control en la ejecución del mismo:

Actividad ¿Qué hacer, para hacer?

Técnicas ¿Cómo hacer?

Herramientas ¿Con qué hacer?

Metas ¿Qué obtener, particular?

Definir tema del proyecto de tesis. -Observación. -Consultas.

-Internet. -Televisión. -Revistas. -Periódicos. -Procesador de textos.

Tema del Proyecto de Tesis definido.

Definir el marco contextual y conceptual del proyecto de tesis.

-Entrevistas con profesores y empresarios. -Consultas.

-Internet. -Libros. -Procesador de textos.

Elementos conceptuales para el desarrollo del proyecto de tesis.

Investigar y conocer el medio ambiente del proyecto de tesis.

-Observación. -Artículos. -Consultas. -Entrevistas.

-Internet. -Televisión. -Revistas. -Procesador de textos.

Visión global del medio ambiente del proyecto de tesis.

Análisis de los sistemas existentes al inicio del Proyecto de Tesis.

-Consultas. -Observación. -Entrevistas.

-Hoja de calculo -Procesador de textos

Diagnóstico de los sistemas de información existentes.

Definir la justificación y objetivos del proyecto de tesis, para el desarrollo de una PESI y de un Sistema de Información Basado en Computadora (SIBC).

-Notas de clase -Consultas -Artículos

-Procesador de textos. Justificación y los alcances u objetivos del proyecto de tesis.

Aplicar metodología seleccionada a la problemática de la empresa y construcción del sistema de información basado en computadora con mayor prioridad.

-Metodología PESI [Galindo, 2006A]. -Metodología para el desarrollo de Sistema de Información Basado en Computadora (SIBC). [Galindo, 2006B]. -Diagramas de flujo de datos.

-Procesador de textos -Diseñador de esquemas -Un lenguaje de cómputo, HTML. -Sistema de diseño de entornos de Internet, Dreamweaver. -Sistema de diseño de esquemas, Visio.

Plan y Estrategia para el desarrollo de SIBC en una pequeña empresa de la construcción. Sistema de Información basado en computadora con mayor prioridad el “Sistema de Control Principal”

Evaluación de los objetivos, trabajos futuros y conclusiones del proyecto de tesis.

-Técnicas de redacción.

-Procesador de textos -Diseñador de esquemas

Evaluar cumplimiento de los objetivos planteados

Redactar documento de tesis. -Técnicas de redacción.

-Procesador de textos -Diseñador de esquemas

Documento de tesis para presentar el examen de grado.

Presentar examen de grado -Técnicas de presentación de conceptos.

-Diseñador de presentaciones -Proyector -Computadora

Obtener el grado


x

PLAN DE ACCIÓN DEL PROYECTO DE TESIS

Figura 0.1 Diagrama del plan de acción del proyecto de tesis.

Actividades del proyecto de tesis

A1. Definir tema del proyecto de tesis. A2. Definir el marco contextual y conceptual del proyecto de tesis. A3. Investigar y conocer el medio ambiente del proyecto de tesis. A4. Análisis de los sistemas existentes al inicio del proyecto de tesis. A5. Definir la justificación y objetivos del proyecto de tesis, para el desarrollo de una PESI y de un

sistema de información basado en computadora. A6. Aplicar metodología seleccionada a la problemática de la empresa y construcción del sistema

de información basado en computadora con mayor prioridad. A7. Evaluación de los objetivos, trabajos futuros y conclusiones del proyecto de tesis.

A8. Redactar documento de tesis. A9. Presentar examen de grado.

En el diagrama anterior, los puntos de referencia 1 y 2 muestran el inicio y término de la

actividad A1, las actividades A2, A3, A4 se pueden realizar en forma paralela y se deben de concluir para dar inicio a la actividad A5, las actividades posteriores tienen un orden secuencial.

A continuación, se describe el contenido del documento del proyecto de tesis.

A1 A3 1 2

3

4

5

A5

A6 A7 A8 6 7 8

A4

10 A9

9

A2


xi

0.3.- Presentación del documento del proyecto de te sis . El siguiente modelo sistémico figura 0.2, tiene como fin el presentar la metodología que se sigue

para el desarrollo del proyecto de tesis:

Figura 0.2 Medio ambiente general para apoyar el desempeño de las funciones de una pequeña empresa constructora.

Capítulo 1. Marco Contextual y Conceptual 1.1 Marco Contextual 1.1.1 Características generales de las

pequeñas y medianas empresas. 1.1.2 La pequeña empresa

constructora bajo un enfoque de sistemas.

1.2 Marco Conceptual. 1.2.1. La Pirámide Conceptual.

SITUACIÓN ACTUAL

MODELO FUNCIONAL DE LA EMPRESA

PRIORIDADES FUNCIONALES

SISTEMAS Y REQUERIMIENTOS DE

ARQUITECTURA DE SISTEMAS

DEFINICION DE BENEFICIOS

DE INFORMATICA

SITUACIÓN

DE LA

EVALUACI

ESTRATEG

IA DE

PRIORIDA

DES DE

ESTRATEGIA DE

HARDW

RECURSOS HUMANOS

Y

PRACTICA

S GERENCIA

ANÁLISIS DE BENEFICIOS

PLAN DE ACCIÓN

“Después” “Cambio”

Empresa con funciones sin apoyo de sistemas información basados en computadora.

Capítulo 2. Análisis de la problemática actual. 2.1 Propuestas actuales. 2.2 Evaluación y diagnóstico 2.3 Justificación del Proyecto 2.3 Objetivos del Proyecto

Situación Actual -Sistemas en Hoja de Cálculo. -Sistemas Manuales

Capítulo 3. Aplicación de la metodología PESI Fase I. Análisis, evaluación y diagnóstico de los procesos actuales y definición de necesidades

Capítulo 3. Aplicación de la metodología PESI Fase II. Definición del plan o propuesta de solución o desarrollo. Fase III. Definición de la estrategia para el desarrollo de los sistemas y propuesta del plan de acción Inmediato

Capítulo 0. Introducción al proyecto de tesis. 0.1 Presentación del proyecto de tesis. 0.2 Metodología para el desarrollo del proyecto de tesis 0.3 Presentación del documento de tesis.

“Antes”

Capítulo 4. Desarrollo del sistema de información con mayor prioridad.

4.1. Fase de diseño del Sistema de Control Principal. 4.2. Fase de construcción del Sistema de Control Principal. 4.3. Fase de implantación del Sistema de Control Principal. 4.4. Operación del Sistema de Control Principal. Capítulo 5. Evaluación de objetivos, trabajos futuros y conclusiones. 5.1. Evaluación de objetivos. 5.2. Trabajos futuros. 5.3. Conclusiones.

Bibliografía y Referencias de Internet. Anexos

Metodología PESI [Galindo, 2006A]

S1. SISTEMA INTERFAZ EN I NTERNET

S2. SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN

S5. SISTEMA DE SERVICIOS

S6. SISTEMA DE DISEÑO DE PROYECTOS

S7. SISTEMA ADMINISTRATIVO

S4. SISTEMA DE ADM. DE PROYECTOS

S3. SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD

April 2008 July 2008 October 2008 January 2009 April 2009 July 2009

Estrategia para desarrollo de sistemas de información.

Aplicación del plan

Funciones de la pequeña empresa constructora con apoyo de sistemas de información basados en computadora.

Microsoft Excel.lnk


xii

En este capítulo se estableció una metodología a emplear para el desarrollo del proyecto de tesis. Además, se determinaron los elementos del medio ambiente general del mismo.

En el siguiente capítulo, se presenta el marco contextual y conceptual para las pequeñas y

medianas empresas. Estos conceptos son fundamentales, debido a que el propósito es apoyar el desempeño de las funciones de una pequeña empresa constructora.


CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL. A2. Definir el marco contextual y conceptual del pr oyecto de tesis.

A1 A3 1 2

3

4

5

A5

A6 A7 A8 6 7 8

A4

10 A9

9

A2

2

CAPÍTULO 1 .- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL.

Es este capítulo, se presentan algunos conceptos fundamentales, tales como: • La empresa. • Clasificación de las empresas. • La pequeña empresa constructora bajo un enfoque de sistemas. • Características comunes de las empresas. • Características comunes de las pequeñas empresas constructoras.

Además, se analiza el esquema conceptual en forma de pirámide, en el cual se identifica a los

elementos conceptuales involucrados en el desarrollo del proyecto de tesis. 1.1 Marco contextual.

1.1.1 Características generales de las pequeñas y m edianas empresas.

En una empresa, no importando su tamaño, ni su lugar de origen y como se considera igual en cualquier parte del mundo, una definición es la siguiente: “Una unidad económica de producción y decisión que, mediante la organización y coordinación de una serie de factores (capital y trabajo), persigue obtener un beneficio produciendo y comercializando productos o prestando servicios en el mercado” [Andersen, 1999].

Una vez que se tiene la definición de la empresa, a continuación se determinará la clasificación de las empresas, ya que éstas pueden considerar varios criterios como: el número de trabajadores que emplean, el volumen de producción y ventas, el valor del capital invertido y el consumo de energía.

En México, la clasificación está basada en el número de personas empleadas y en el estrato de

la empresa, en el Diario Oficial de la Federación del 30 de marzo de 1999 [Diario Oficial, 1999], en el cual, se publicó dicha clasificación, ver tabla 1.1:

Tabla 1.1. Clasificación de empresas en base al número de personas empleadas y el sector de la empresa.

CLASIFICACIÓN SECTOR

Industria Comercio Servicios No. de trabajadores No. de trabajadores No. de trabajadores Micro Hasta 30 Hasta 5 Hasta 20 Pequeña De 31 a 100 De 6 a 20 De 21 a 50 Mediana De 101 a 500 De 21 a 100 De 51 a 100 Grande Más de 500 Más de 100 Más de 100

El hecho, que el rango de valores según el número de trabajadores proporciona la división de

las empresas, como: Micro, Pequeña, Mediana y Grande.

Capítulo 1.- Marco conceptual y contextual

3

En general, al conjunto de empresas: Micro, Pequeñas y Medianas Empresas se les conoce como MIPYMES.

Por otra parte, se tiene que en la actualidad la empresa mexicana esta compuesta en su mayoría por micros y pequeñas empresas que conforman más del 95% del total de la industria, esto demuestra la importancia de este tipo de empresas, que conforman una parte fundamental en los procesos de recuperación y de reordenación de la economía nacional y en el cambio estructural del aparato productivo que el país requiere.

Por lo tanto el Gobierno de México desde la década de 1950 ha mostrado su interés en apoyarlas, estableciendo programas de fomento e instrumentos de protección. El criterio rector fue que este tipo de empresa era clave para el desarrollo del país por su gran capacidad de generar empleo [De Maria, 2002].

Desde entonces, hasta este último sexenio, donde el Gobierno de México anuncio un fuerte impulso a los microcréditos y en espera de cuadruplicar al finalizar éste. Cuya meta es llevar 1.5 millones de pesos en 2009 y a 3 millones de pesos en 2012, último año del Gobierno actual.

Otro aspecto a señalar es que las pequeñas empresas tienen ciertas características en común, las más generales son:

• El capital es proporcionado por una o dos personas (normalmente, parientes) que

establecen una sociedad. • Los propios dueños dirigen la marcha de la empresa; su administración empírica. • Su número de trabajadores empleados en el negocio crece. • Utilizan más maquinaria y equipo para la producción. • La producción de las pequeñas empresas es básicamente para el mercado nacional,

pero incluso llagan a producir para el mercado internacional. • Están en proceso de crecimiento, es decir, la pequeña tiende a ser mediana y está

aspira a ser grande. • Obtiene algunas ventajas fiscales por parte del Estado que algunas veces las considera

causantes menores dependiendo de sus ventas y utilidades. • Su tamaño es pequeño o mediano en relación con las empresas que operan en el ramo.

1.1.2 La pequeña empresa constructora bajo un enfoq ue de sistemas. Las pequeñas empresas constructoras han tenido que aumentar su capacidad de operación

debido a un incremento de las necesidades de la infraestructura civil. La pequeña empresa constructora como cualquier otra, es susceptible de ser analizada bajo un

enfoque de sistemas [Arcudia, 2005]. Además, ésta es un sistema social pues esta formada básicamente por personas y es abierto ya que interactúa con su entorno al satisfacer las necesidades del cliente.

Para estudiar los sistemas es necesario considerar tanto los elementos externos que lo rodean,

así como los internos que lo constituyen.


4

Entonces, el entorno proporciona los insumos (Terrenos, Materiales, Mano de obra, Máquinas) necesarios para su operación; Así, la constructora transforma (Construir y Administrar) estos insumos en productos (Bienes materiales y Servicios) que proporciona al entorno con un valor agregado.

Finalmente el sistema recibe de su entorno información sobre los resultados de su

transformación, o sea una retroalimentación. Esta información le indica que los productos son los esperados, entonces, el sistema puede seguir marchando sin modificaciones. Cuando los productos no son los esperados, esta información debe servir para hacer las adecuaciones necesarias ya sea en los insumos o en los procesos, las cuales cumplirán con lo requerido.

Por lo que respecta a las pequeñas empresas constructoras su meta principal es entregar

productos o servicios de acuerdo con lo estipulado en un proyecto y su respectivo contrato. Para la clasificación de las pequeñas empresas del ramo de la construcción es la establecida en la tabla 1.1.

Ahora, las características comunes y genéricas son:

• Falta de una visión de largo plazo por parte del director de estas empresas para lograr un desarrollo sostenido. El director se preocupa porque la empresa sobreviva, por las urgencias y oportunidades del día y generalmente, nunca tiene tiempo de planear el crecimiento de la misma.

• Dependencia de la empresa constructora de la obra pública en los niveles federal, estatal y municipal.

• Falta de una visión integral sobre la gestión de recursos humanos de estas empresas. La rotación de personal en la construcción es la más alta en los sectores industriales del país.

• Visión escasa hacia el conocimiento, desarrollo e implementación de los sistemas de información, y los resultados favorables que puede traer la implementación de ellos en la competitividad de la empresa.

• Poca vinculación entre las pequeñas empresas constructoras y los institutos de investigación y centros de enseñanza superior, lo que genera una falta de oferta eficiente para responder a las demandas de recursos humanos profesionales en el sector.

• Escasez de recursos debido a una falta de cultura empresarial y de conocimientos administrativos y, sobre todo, de planeación estratégica de las mismas.

En esta sección, se revisaron conceptos fundamentales tales como empresa, su respectiva

clasificación de éstas (basadas en el número de personas y en el sector de la empresa) y las características en común de las empresas catalogadas como pequeñas empresas. Además, la pequeña empresa constructora bajo un enfoque de sistemas.

A continuación, se revisa una importante estructura sistémica, donde se mostrará desde los

conceptos más generales hasta los conceptos específicos que integran el proyecto de tesis.


5

1.2 Marco conceptual. 1.2.1 Elaboración de la pirámide conceptual.

Una manera de identificar los elementos conceptuales involucrados en el proyecto de tesis, es en base a la siguiente estructura en forma de pirámide conceptual [Galindo, 2005], para el proyecto de tesis, su estructura es mostrada en la figura 1.1 y posteriormente, sus elementos son descritos con mayor detalle:

Figura 1.1. Estructura de elementos conceptuales involucrados en el proyecto de tesis.

El análisis del esquema se realiza por línea conceptual, como se presenta a continuación: La primera línea es la metodología, la cual consiste en el conjunto de métodos o su descripción

[Mendieta, 1981]. Para la teoría general de sistemas se consideran dos tipos: la metodología para sistemas

rígidos (duros), en la cual se relacionan al dominio de las ciencias físicas y la metodología para sistemas flexibles (suaves), generalmente se encuentra el dominio de las ciencias sociales [van Gigch, 2006].

SITUAC IÓN ACTUAL

MODELO FUNCIONAL DE LA EMPRESA

PRIORIDADES FUNCIONALES

SISTEMAS Y REQUERIMIENTOS DE

ARQUITECTURA DE SISTEMAS

DEFINICION DE BENEFICIOS

DE INFORMATICA

S ITUACIÓN

DE LA

EVALUACI

ESTRATEG

IA DE

PRIORIDA

DES DE

ESTRATEGIA DE

HARDW

RECURSOS HUMANOS

Y

PRACTICA

S GERENCIA

ANÁLISIS DE BENEFICIOS

PLAN DE ACCIÓN


6

De esta manera para el proyecto de tesis se considera la metodología (PESI) [Galindo, 2006A], ya que se trata de un sistema suave.

Con la aplicación de la PESI se creará el plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de

información y posteriormente se desarrollará un sistema de información basado en computadora con mayor prioridad.

Como, segunda línea conceptual se tiene la administración, que en todo proyecto debe estar

presente, ya que todo esfuerzo coordinado de un grupo social es para obtener un fin con la mayor eficiencia [Galindo, García, 1993].

Dentro de la administración se consideran cuatro partes fundamentales, que son: planear,

ordenar, dirigir y controlar. Así, que si se tiene una buena administración como consecuencia se tomaran mejores

decisiones para el propósito que se persigue. Para la tercera línea de conceptos se tienen los sistemas de información, utilizados en toda

organización con diferentes propósitos. Éstos básicamente se consideran en sistemas de información operacionales, sistemas de

información gerenciales y sistemas de información estratégicos. Para crear el plan y la estrategia del desarrollo de los sistemas de información se consideran

los tres tipos de sistemas de información. Finalmente, la línea conceptual de la empresa, conceptos revisados en sección 1.1. Además, aplicando métodos, técnicas y herramientas de análisis, para converger y crear el

plan y estrategia de desarrollo del sistema de información basado en computadora del sistema con mayor prioridad.

Ahora, se tiene una visión integral para poder alcanzar el propósito del proyecto de tesis: “APLICACIÓN DE UNA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN UNA PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA”

De esta manera, se definió la pirámide conceptual en la cual proporciona los elementos básicos

que intervienen en el proyecto de tesis de una forma sistémica. En el siguiente capítulo, se tiene el análisis de la problemática actual, en cuanto investigar las

propuestas actuales de planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información. Posteriormente, se determinará la mejor opción para la solución de la problemática y por último

establecer los objetivos tanto generales como específicos del proyecto de tesis.


CAPÍTULO 2.- ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA ACTUAL. A3. Investigar y conocer el medio ambiente del pro yecto de

tesis. A4. Análisis de los sistemas existentes al inicio d el proyecto

de tesis.

A5. Definir la justificación y objetivos del proyec to de tesis, para el desarrollo de una PESI y de un sistema de información basado en computadora.

A1 A3 1 2

3

4

5

A5

A6 A7 A8 6 7 8

A4

10 A9

9

A2

8

CAPÍTULO 2 .- ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA ACTUAL.

En este capítulo, primero, se tiene un análisis de la investigación que se llevó a cabo para obtener ofertas del mercado en cuanto al mejoramiento de los sistemas de información a las MIPYMES.

Posteriormente, se justifica la elección de la metodología de planeación y estrategia para el

desarrollo de sistemas de información. Finalmente, se establecen el objetivo general y los objetivos específicos del proyecto de tesis. 2.1. Propuestas actuales de planeación y estrategia para el desarrollo de

sistemas de información.

La investigación realizada fundamentalmente en Internet para obtener información relevante y fidedigna, con el fin de conocer que ofrece el mercado en cuanto a planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información, se presenta en la tabla 2.1, la cual muestra las ventajas y desventajas que se tienen acerca de las opciones que se encontraron en las diferentes páginas Web:

Tabla 2.1. Opciones identificadas para la planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información. OPCIONES VENTAJAS DESVENTAJAS Consultoria para el Desarrollo de Sistemas de Información.

-Obtener ventaja competitiva en el mercado. -Aumentar el número de clientes -Mejora su estructura financiera -Incremento de la rentabilidad en algunas operaciones. -Realizar nuevas inversiones. -Desarrollar nuevas políticas para la empresa.

-Tratan de implantar en la empresa las últimas ideas y técnicas de moda en gestión, aunque no sean las adecuadas para la solución del problema. -La comunicación de la empresa con el consultor no es la adecuada. -El grado de implicación del consultor no es la adecuada. -No tiene credibilidad para la empresa. -La empresa no confía plenamente en el consultor. -La empresa no esta satisfecha con el grado de integridad y honestidad del consultor -La planeación y la estrategia requieren de mucho capital al margen de sus ventas. -Asimilan y adaptan la tecnología, sin una planeación y estrategia.

Capítulo 2.- Análisis de la problemática actual

9

Tabla 2.1 Opciones para planeación y estrategia de sistemas (continuación).

OPCIONES VENTAJAS DESVENTAJAS Diplomados en Metodologías de Planeación Estrategia de Desarrollo de Sistemas de Información.

-Formar profesionales calificados. -Personal capacitado para desempeñar funciones de Dirección. -Capacitado para analizar, desarrollar, implantar y controlar estrategias en empresas y organizaciones sociales y gubernamentales.

-Alto costo ($45 000.00) ó más. -Requieren de una gran infraestructura en Tecnologías de la Información, técnicas y métodos del desarrollo de información basado en computadora. -Los diplomados están dirigidos para profesionistas, ejecutivos y funcionarios. -No hay recursos financieros en las PYMES y las limita a no contar con estos tipos de especialización.

Metodología “BUSINESS SYSTEM PLANNING” BSP de (IBM) [sysrm.galeon.com/bspdoc.doc]

-Determinar la estructura estable de información. -Apoya todos los procesos de la organización mediante la generación de un plan priorizado de Sistemas de Información. -Toma en cuenta las necesidades de información. -Programa desarrollado por IBM.

-Gasto en la adquisición del software. -Tiempo para la capacitación del uso del software. -Herramienta que todo el equipo de trabajo debe conocer. -Alineación del plan estratégico de informática con el plan estratégico de la empresa. -Desconocimiento de la metodología. -A menos que el equipo BSP, incluya expresamente los requerimientos de información estratégica a largo plazo de la organización, los resultados del estudio no reflejarán estos requerimientos, ya que el proceso debe ser gradual. -El tiempo necesario para comprender cabalmente los requerimientos de la organización, incluyendo el tiempo necesario para conducir un número grande de entrevistas con los gerentes, es demasiado alto.


10

Tabla 2.1 Opciones para planeación y estrategia de sistemas (final).

OPCIONES VENTAJAS DESVENTAJAS La metodología de Planificación Estratégica SI/TI [alarcos.inf-cf.uclm.es/doc/pgsi/doc/teo/3/3pgsi-t3.pdf]

-Los SI pueden y deben ser parte fundamental de la estrategia del negocio, ya que pueden tener impactos muy importantes. -Los SI/TI pueden ayudar en calidad, diseño, disponibilidad y servicios.

-Se requiere la planeación estratégica de la empresa ya estudiada. -Buscar independencia en datos y aplicaciones respecto a cambios tecnológicos. -Buscar tecnologías de información que puedan reportar beneficios futuros para la organización y como alcanzarlos. -Desconocimiento de la Metodología ya que se necesitaría tiempo para conocer las Fases y actividades para cada una de éstas.

Metodología PESI [Galindo, 2006A] Ver Anexo A.

-Metodología ampliamente utilizada en ambientes de toma de decisiones en empresas como PEMEX. -Aplicada a un gran número de empresas con eficientes resultados. - Etapas entendibles y bien detalladas. -Define muy bien las actividades para desarrollar el plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información. -Contempla un buen análisis, organización y control del proyecto para planear y seleccionar las mejores técnicas en el desarrollo de sistemas de información. - Conocida y Aplicada en el curso de la Maestría.

-Compromiso amplio del dueño, directores y colaboradores de la empresa. -Se ha aplicado a empresas grandes o medianas.

En la tabla anterior, se recopila la información que se investigó, en la primera columna se

muestra las opciones, en la siguiente columna las ventajas que ofrece cada opción y por último las desventajas de las mismas.

En la siguiente sección, se evalúan las expectativas para apoyar la determinación de la

metodología para crear el plan y estrategia del desarrollo de sistemas de información a la pequeña empresa de la industria de la construcción.


11

2.2. Evaluación y diagnóstico de la situación al in icio del proyecto de tesis.

En base al la información de las opciones de la tabla 2.1, se presenta la evaluación siguiente:

+ En cuanto a contratar los servicios de una consultoria, se ha dado que muchos consultores no cuentan con una metodología, sólo tienen la idea de plantear un método de gestión que este de moda, sin medir las consecuencias de perdida para la empresa en todos sentidos (capital, tiempo, organización, etc.). Otra desventaja determinante de esta opción es el alto costo para contar con un consultor calificado ya que la pequeña empresa constructora va al día en cuanto a sus finanzas.

+ Los diplomados generalmente son para formar personas calificadas y están dirigidas

a profesionistas, ejecutivos y funcionarios, los altos costos de estos cursos no son alcanzables para personal de la pequeña empresa de la industria de la construcción.

+ Las metodologías BSP, tiene una ventaja sobre las otras dos metodologías. Contiene

un programa para realizar matrices y generas diversos informes. Sin embargo, obtener el programa y aprender a operarlo es dinero y tiempo, recursos escasos en la pequeña empresa constructora.

+ La Metodología de Planeación Estratégica SI/TI, ofrece el apoyo a la calidad, diseño,

disponibilidad y servicios para beneficio del cliente y debe ser tomada como parte fundamental como estrategia del negocio. Pero la desventaja que se tienen es seleccionar tecnología que pueda resultar benéfico para la organización en un futuro, debido a los rápidos cambios tecnológicos actualmente.

+ La metodología PESI, en primera instancia cuenta con más ventajas que

desventajas, otro factor a favor es que se conoce bien en cada una de las actividades para cada fase, ya que la metodología se estudio en un curso de la maestría. Además, ésta se ha aplicado en diversas organizaciones como: PEMEX, CFE, en una compañía aérea, entre otras. Obteniendo eficientes resultados para crear un plan y estrategia para el desarrollo de sistemas de información.

Sin embargo, en base al análisis anterior, se tiene una determinación subjetiva. Entonces se

realiza una toma de decisión más objetiva en base al proceso de jerarquización analítica, ver ANEXO D.

Bajo este método la metodología seleccionada es la PESI con un 48.1 %, seguida de la SI/TI

con un 41.01 % y por último la BSP con un 10.87%.


12

2.3. Justificación del desarrollo del objetivo del proyecto de tesis. Entonces, considerando el análisis, evaluación y diagnóstico, se justifica elaborar una

planeación y la correspondiente estrategia para el desarrollo de sistemas de información para la pequeña empresa objeto de estudio.

Para tal fin, se emplearían las dos metodologías, la PESI para crear el plan y la estrategia para

el desarrollo de información y la SIBC para el desarrollo de sistemas de información basados en computadora de la pequeña empresa constructora.

Por lo que, se requiere satisfacer con el proyecto de tesis, tener la pequeña empresa

constructora operando sus funciones apoyadas con sistemas de información basados en computadora.

Además, se contará con un plan de acción inmediato, él cual contempla la construcción del

sistema de información con mayor prioridad, terminado éste, se inicia el apoyo a las funciones de la pequeña empresa constructora.

Es convenientemente mencionar que empresas como: PEMEX, CFE y una línea aérea

mexicana entre otras, han aplicado la metodología PESI. Considerando la justificación anterior, se definirá el objetivo general y los objetivos específicos

del proyecto de tesis:

2.4. Objetivos del proyecto de tesis. Objetivo general del proyecto de tesis.

Crear un plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información basados en

computadora para apoyar las funciones y la toma de decisiones en una pequeña empresa constructora.

Objetivos específicos del proyecto de tesis.

• Determinar el marco contextual y conceptual de la situación en estudio, para que se

proporcione una información real del entorno. • Definir los requerimientos de los sistemas de información para proponer soluciones en el

desarrollo de los sistemas de información basados en computadora. • Establecer la estrategia y un plan de acción inmediato para el desarrollo del sistema de

información basado en computadora con mayor prioridad. Una vez vistos los alcances y objetivos a obtener. Se pasará al siguiente capítulo, en el cual se aplicará la metodología PESI a la pequeña empresa constructora para crear el plan y la estrategia para el desarrollo de los sistemas de información.


CAPÍTULO 3.- APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS EN UNA PYME DEL RAMO DE LA CONSTRUCCIÓN. A6. Aplicar metodología seleccionada a la problemát ica de la

empresa.

A1 A3 1 2

3

4

5

A5

A6 A7 A8 6 7 8

A4

10 A9

9

A2

14

CAPÍTULO 3.- APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLL O DE SISTEMAS EN UNA PYME DEL RAMO DE LA CONSTRUCCIÓ N.

Como se comentó al final del capítulo anterior; ahora, es el momento de aplicar la metodología PESI [Galindo, 2006A] (ver anexo A para más detalle), cuyas fases y actividades se muestra, en general en el esquema presentado en la figura 3.1.

La misma, se define como un conjunto sistematizado de actividades necesarias para la

implantación de una planeación y estrategia para el desarrollo de los sistemas de información, prioritarios y necesarios, en una empresa o una institución e incluso en un País. En este caso, se aplicará en una pequeña empresa constructora de la industria de la construcción:

Figura 3.1. Metodología de Planeación y Estrategia para el Desarrollo de los Sistemas de Información.

Antes de la aplicación de la metodología PESI, se revisa su estructura, la cual consta de tres

fases principales, la cuales son:

AI.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

AI.2 IDENTIFICACIÓN DEL MODELO FUNCIONAL DE LA EMPRESA

AI.3 DEFINICIÓN DE LAS PRIORIDADES FUNCIONALES

AI.4 ANÁLISIS, EVALUACIÓN, Y DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS ACTUALES Y DEFINICIÓN DE LOS POSIBLES REQUERIMIENTOS DE RECURSOS NECESARIOS.

AII.1 DEFINICIÓN DE LA ARQUITECTURA DEL PLAN DE SISTEMAS

AII.2 DEFINICIÓN DE BENEFICIOS

ÁREA DE DESARROLLO

ACTUAL DEL

DE LA SITUACIÓN

AI.5 EVALUACIÓN

AIII.1 DEFINIR A DETALLE LA ESTRATEGIA

DE IMPLANTACIÓN

AIII.1.2 DEFINICIÓN DE

LAS PRIORIDADES

PARA EL DESARROLLO

DE LOS SISTEMAS

AIII.1.3 DEFINIR LA

ESTRATEGIA TECNOLOGIC

A: REDES HARDWARE Y

SOFTWARE

AIII.1.4 DEFINIR LOS

RECURSOS HUMANOS

Y ORGANIZACIÓN

DEL ÁREA DE DESARROLLO

AIII.1.5 DEFINIR LAS PRACTICAS GERENCIALES

REQUERIDAS EN LA EMPRESA

AIII.2 ANÁLISIS DE BENEFICIOS

AIII.3 PROPONER PLAN DE ACCIÓN INMEDIATO

Fase III.- Definición de estrategia para el desarrollo de sistemas y propuesta del plan de acción inmediato.

Fase II.- Definición del plan o propuesta de solución o desarrollo.

Fase I.- Análisis, evaluación, diagnóstico, de los procesos actuales y definición de necesidades

Capítulo 3.- Aplicación de la metodología

15

FASE I.- Análisis, evaluación y diagnóstico de los procesos actuales y definición de necesidades.

Tiene como objetivo: La definición de necesidades sectoriales. Aquí se tiene que identificar y analizar la situación actual del área o institución, para definir el: ¿Cómo esta?

FASE II.- Definición del plano o propuesta de soluc ión o desarrollo.

Se define la propuesta de soluciones o creación de la propuesta del plan de sistemas de

información. Es decir, se debe definir el: ¿Qué hacer? FASE IIII.- Definición de estrategia para el desarr ollo de sistemas y propuesta del plan de acción inmediato.

Se propone el: ¿Cómo, con quién, dónde hacer? Además, de ¿cuánto cuesta? y ¿qué hacer

prioritario?

Ahora, en la figura 3.2, se presenta la metodología PESI, con mayor detalle en forma sistémica,

debido a que muestra en forma integral las tres fases con sus respectivas actividades a realizar. Para un conocimiento más a detalle de la metodología PESI, consultar el ANEXO A.


16

Figura 3.2. Metodología para la creación del plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información (PESI).

FASE I.- ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS ACTUALES Y DEFINICION DE NECESIDADES

METODOLOGÍA LGS PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS (PESI) [Galindo, 2006A]

AI.1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL + Conocer el entorno general de la empresa, identificando, definiendo y hacer un análisis inicial de las partes involucradas, donde se aplicará la metodología. AI.2. IDENTIFICACIÓN DEL MODELO FUNCIONAL DE LA EMPRESA + Identificar las funciones que se realizan en la empresa con sus correspondientes actividades. AI.3. DEFINICION DE LAS PRIORIDADES FUNCIONALES + Priorizan las funciones sustantivas de la empresa, definiendo cuales son importantes y cuales son urgentes para definir que funciones requieren del apoyo de un sistema, a corto, mediano y largo plazo. AI.4. ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS ACTUALES Y DEFINICION DE LOS POSIBLES REQUERIMIENTOS DE RECURSOS NECESARIOS + Conocer los sistemas actuales con los que cuenta la empresa tomando en cuenta sus capacidades para definir los posibles requerimientos. AI.5. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL ÁREA DE DESARROLLO + Evaluar la infraestructura actual del área de desarrollo de sistemas.

AII.1. DEFINICIÓN DE LA ARQUITECTURA DEL PLAN DE SISTEMAS + Definir los sistemas que serán incluidos en el plan en base a una estructura o arquitectura según las prioridades de la empresa. AII.2. DEFINICIÓN DE BENEFICIOS + Realizar un análisis para obtener los posibles beneficios que se obtendrán con la aplicación del plan.

AIII.1. DEFINIR A DETALLE LA ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN + Definir las estrategias generales para el desarrollo e implantación de los nuevos sistemas. AIII.2. DEFINICIÓN DE LAS PRIORIDADES PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS + Definición de los sistemas que serán: creados o rediseñados o modificados o propuestos. Así como un programa de creación de acuerdo con la prioridad dentro de la empresa. AIII.3. DEFINIR LA ESTRATEGIA TECNOLOGICA: REDES, HARDWARE Y SOFTWARE + Definir las configuraciones técnicas para el equipo a emplear en el proyecto. AIII.4. DEFINICIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS Y LA ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE DESARROLLO + Definir la estructura organizacional para la creación y operación de los sistemas que serán propuestos en el plan. AIII.5. DEFINICIÓN DE LAS PRÁCTICAS GERENCIALES REQUERIDAS EN LA EMPRESA + Definir e implantar los cambios organizacionales, administrativos y de la operación, que serán necesarios ejecutar a partir de la ejecución del plan. AIII.6. ANÁLISIS DE BENEFICIOS + Realizar un análisis comparativo de los costos contra los beneficios AIII.7. PROPONER PLAN DE ACCIÓN INMEDIATO + Identificación de las acciones de implantación a corto plazo

FASE II.- DEFINICION DEL PLAN O PROPUESTA DE SOLUCIÓN O DESARROLLO

FASE IIII.- DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS Y PROPUESTA DEL PLAN DE ACCION INMEDIATO

ACTIVIDADES A DESARROLLAR PA RA C A D A F A S E

F A S E S

17

3.1. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORM ACIÓN (PESI). 3.1.1. FASE I. ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO D E LOS PROCESOS ACTUALES Y DEFINICIÓN DE NECESIDADES.

Tiene como objetivo: La definición de necesidades por departamento de la empresa. Aquí se tiene que identificar y analizar la situación actual del área, para definir el: ¿Cómo esta? 3.1.1.1. Actividad I.1. Análisis de la situación ac tual.

Como punto de partida: Se Identifica lo mejor posible el Medio Ambiente, en el cual se aplica la metodología PESI, esto con el propósito si la empresa cuenta con algunos conceptos fundamentales para toda organización como: misión, visión, y determinar la estructura organizacional de la empresa.

Pero primero, se conocerá como se fundo la empresa y cual ha sido su historia en el

transcurso del tiempo. El la tabla 3.1, se presenta el contexto histórico de la empresa constructora:

Tabla 3.1. Historia de la empresa constructora.

Los datos se obtuvieron de documentos en archivo y del buen recuerdo del propietario. Otro aspecto por conocer es el contexto espacial o sea la ubicación de la empresa, esto se

obtiene por medio de imágenes geográficas, utilizando una herramienta satelital.

Periodo Descripción 1999-2000 -La constructora FCJ, “Consorcio de Arquitectura, Ingeniería y Servicios

Administrativos”, inicia sus operaciones y es atendida por su propietario. -Los servicios con los cuales inicia son: Proyectos ejecutivos.

2000-2001 -La empresa se da a conocer en la región y extiende su radio de acción. -Amplia sus servicios a la rama de la construcción y supervisión como:

� Supervisión de conjuntos residenciales en Lomas de Besares, Cuajimalpa D.F.

� Construcción de residencia en Chalco, Estado de México. � Construcción de agencia de automóviles con taller mecánico

2001-2007 -La empresa tiende a crecer, con la necesidad de tener un Ing. Civil asociado y colaborador, una secretaria, un asistente en el diseño y con equipamiento de cómputo. -Se obtienen más proyectos y crece el número de servicios, algunos de éstos son:

� Dictámenes periciales de vivienda. � Construcciones de interés medio. � Remodelaciones y Ampliaciones de viviendas de interés social. � Tramites ante diferentes dependencias.

AI.1 ANALIZ AR LA SITU ACIÓN ACTU AL DE LA EMPR ESA

AI.2 ID ENTIFICAR EL M ODELO FUNCIONAL D E LA EM PRESA

AI.3 D EFINIR PR IOR IDAD ES FUNCION ALES

AI.4 ANALIZ AR LOS S.I . Y REQU ERIMIENTOS D E INF ORMAC IÓN

AII.1 D ESARR OLLAR LA ARQU ITECT URA D E SISTEM AS DE INF ORMACIÓN

AII .2 D EFIN IR LOS BEN EFIC IOS

DE INF ORMÁT ICA

SITU ACIÓN DEL ÁREA

LA

AI.5 EVALU AR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA DE

IMPLANTACI

AIII.1.2 ESTABLECE

R PRIORIDADE

S

AIII.1.3 ANALIZA

R ESTRATE

GIA:

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS

Y

AIII.1.5 ESTABLECER PRACTICAS

GERENCIALES

AIII.2 AN ÁLISIS DE BENEF ICIOS

AII I.3 PLAN DE ACC IÓN Fase II I.- Definici ón de l a Estrategi a de Implantaci ón de los Sistemas de Infor maci ón.

Fase II .- D efinici ón del Plan de Desarr ollo Sistemas de Infor maci ón.

Fase I.- Definici ón de la Situación Actual


18

Marco contextual físico de la empresa. Actualmente, la empresa se encuentra en la Av. Rivapalacio No. 2, en la población de

Miraflores, Municipio de Chalco, Estado de México, ver figura 3.3. Las siguientes imágenes muestran el sitio de las oficinas de la empresa constructora:

Figura 3.3. Marco físico de la ubicación de la empresa.

En las figura 3.3, se muestra una perspectiva sistémica de la ubicación de la empresa a nivel país, ciudad y región.

Ahora, se revisó si la empresa contaba con una identidad por medio de su misión, visión y una estructura organizacional.

En relación con lo anterior, como la empresa carecía de estos elementos fundamentales.

Entonces, se dio a la tarea de su elaboración.


19

- Misión de la empresa.

“Proporcionar calidad, en todo proyecto o servicio, utilizando los mejores recursos y experiencia en forma integral para cumplir las expectativas del cliente” - Visión de la empresa.

“Ser una empresa constructora con un alto grado de competitividad a nivel regional” Continuando con la definición del medio ambiente de la empresa, se desarrollaron los siguientes modelos sistémicos. - Modelos holísticos o sistémicos de la empresa.

El modelo formal, muestra una visión global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa se encuentran en el centro de los círculos concentricos, los círculos en línea punteada marcan la frontera y afuera de éstos se encuentra el entorno, el cual esta constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Además, se observan las relaciones entre los sistemas por medio de par de flechas con sentido contrario [Peón, 2006], ver figura 3.4:

Figura 3.4. Modelo formal del sistema empresa.

“Proporcionar calidad, en todo proyecto o servicio, utilizando los mejores recursos y experiencia en forma integral para cumplir las expectativas del cliente”


20

Otro esquema que se desarrolló en la empresa, fue el organigrama o estructura organizacional, como se muestra en la figura 3.5:

Figura 3.5. Organigrama de la empresa. En el organigrama se muestra la empresa con una organización casi horizontal, esto no es de

asombrarse, ya que en las pequeñas empresas da una buena comunicación y la información fluye con mucha facilidad en todos los departamentos de la organización.

En base a la estructura organizacional de la empresa se construye un modelo más, el modelo holístico de la empresa, ver figura 3.6. Este modelo se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la información fluye a todos los niveles de la organización, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa:

1.- CLIENTES. 2.- GERENTE DE LA CONSTRUCTORA. 3.- DEPARTAMENTO DE DISEÑO. 4.- DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA. 5.- DEPARTAMENTO DE ATENCION AL CLIENTE. 6.- DEPARTAMENTO DE SERVICIOS. 7.- DEPARTAMENTO DE FINANZAS. 8.- ALMACEN. 9.- BANCOS. 10.- HACIENDA. 11.- MUNICIPIO. 12.- CONSULTORIA.

Figura 3.6. Esquema holístico de la empresa.

CL IENTE

GERENTE FCJ-CAISA

DISEÑO INFORMÁTICA ATENCION AL CLIENTE FINANZAS SERVICIOS


21

Así, terminada la primera actividad, se obtuvieron los primeros productos de la aplicación de la metodología PESI, los cuales son:

� Marco contextual temporal. � Marco contextual físico. � Misión y Visión. � Organigrama. � Modelos holísticos.

La metodología PESI en un principio es muy productiva, y lo más importante, el propietario de la pequeña empresa; ahora, tiene plena confianza en ésta.

3.1.1.2. Actividad I.2. Identificación del modelo f uncional de la empresa. Una vez, identificado y analizado el medio ambiente de la empresa; ahora,

se requiere identificar las funciones que se realizan en la misma, con sus correspondientes actividades.

Lo anterior, se debe a que, las funciones, son su “razón de ser”, por lo tanto, son menos

susceptibles de ser cambiadas por el “jefe en turno” que en muchas ocasiones son “temporales y/o incluso, no saben ni que se realiza en la empresa.

Para conocer el modelo funcional de la empresa, se utilizó la tabla 3.2, en la cual se muestran

las funciones por departamento con sus respectivas actividades (aquí se presentan las más importantes):

Tabla 3.2. Funciones con sus respectivas actividades por departamento en la empresa objeto de

estudio. I. Funciones de la Gerencia. Atendida por un Ing. Arq.

II. Funciones del Departamento de Diseño. Atendido por un Ing. Civil.

III. Funciones del Departamento de Informática. Atendido por un Ing. En Sistemas Computacionales.

IV. Funciones del Departamento de Atención al Cliente Atendido por una Secretaria Comercial.

V. Funciones del Departamento de Servicios. Atendido por una Secretaria Comercial.

VI. Funciones del Departamento de Finanzas. Atendido por un Contador Público.

I. Atender a los clientes en forma personalizada. II. Dirigir y supervisar los proyectos de construcción. III. Determinar si se debe solicitar asesoria externa para los proyectos.

I. Diseñar los planos de los proyectos. II. Verificar las normas de construcción III. Solicitar y verificar el material para la construcción.

I. Atender todas las solicitudes de requerimientos informáticos de la empresa. II Proporcionar soporte técnico computacional. III. Asesorar los programas a utilizar para las diferentes operaciones de la empresa.

I. Gestionar todos los trámites del proyecto con los clientes. II. Administrar el Archivo de clientes.

I. Administrar los servicios de los clientes en otras instituciones.

I. Realizar la contabilidad mensual. II. Cumplir las obligaciones con las dependencias de gobierno.

AI.1 ANALIZAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA

AI.2 IDENTIFICAR EL MODELO FUNCIONAL DE LA EMPRESA

AI.3 DEFINIR PRIORIDADES FUNCIONALES

AI.4 ANALIZAR LOS S.I. Y REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

AII.1 DESARROLLAR LA ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

AII.2 DEFINIR LOS BENEFICIOS

DE INFORMÁTICA

SITUACIÓN DEL ÁREA

LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA DE

IMPLANTACI

AIII.1.2 ESTABLECE

R PRIORIDADE

S

AIII.1.3 ANALIZA

R ESTRATE

GIA:

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS

Y


GERENCIALES


AIII.3 PLAN DE ACCIÓN Fase III.- Definición de la Estrategia de Implantación de los Sis temas de Información.

Fase II.- Definición del Plan de Desarrollo Sis temas de Información.

Fase I.- Definición de la Situación Actual


22

Aunque estas funciones están determinadas por departamento, se da el caso (de manera frecuente), que una persona de un departamento puede ejecutar alguna función de otro departamento, ya que en las pequeñas empresas se da la multifuncionalidad.

Ahora, para mostrar quien debe de realizar la función y la participación de responsabilidad de los otros departamentos en dicha función, se realiza el siguiente modelo funcional en forma de matriz, ver tabla 3.3:

Tabla 3.3. Dependencias con sus respectivas funciones de responsabilidad.

Principal responsable: Tiene la autoridad de decisión y es responsable de la realización de la función. Participación mayor: Participa activamente en la realización de la función. Participación menor: Proporciona soporte o es impactado por la ejecución de la función.

AREA FUNCIONAL

I Gerencia

II Diseño

III Informática

IV Atención al cliente

V Servicios

VI Finanzas

FUNCIONES

DEPENDENCIAS

I. A

tend

er a

los

clie

ntes

en

form

a pe

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aliz

ada.

II. D

irigi

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III. D

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I. G

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II. V

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enci

as d

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bier

no.

Gerencia

Diseño

Informática

Atención al cliente

Servicios

Finanzas


23

El modelo funcional anterior, es determinante para el diseño del plan, ya que muestra las relaciones entre funciones de los diferentes departamentos de la empresa y la participación de responsabilidad con otros departamentos.

En el esquema se puede señalar, que la función más importante es la atención al cliente por

parte de todas las personas que laboran para la empresa, esto no es desconocido en las empresas, ya que el cliente es vital para la supervivencia de ésta.

También, se puede observar la participación del gerente (dueño de la pequeña empresa) en

todas las funciones de la organización. Ahora se pasará a la siguiente actividad, la cual consiste en dar prioridades a las funciones, con

el fin de poder auxiliar a determinar que sistemas de información formarán parte del plan de desarrollo de éstos.

3.1.1.3. Actividad I.3. Definición de las prioridad es funcionales.

Aquí, se tiene que definir; ¿Cuáles son las funciones más prioritarias para el área u organización? Para ello, se propone crear una estructura tipo matriz (“Importancia” contra “Urgencia”), en la cual se presenten las funciones.

La matriz resultado, identificará la prioridad de las funciones. Asimismo, permitirá definir que

funciones sustantivas de la empresa o área, requieren de apoyo de sistemas, a corto, mediano y largo plazo, lo que indicará aquellos sistemas, qué será necesario desarrollar en forma, también prioritaria.

Para así, aprovechar eficientemente los recursos financieros de la empresa y brindar un mejor

costo en el servicio al cliente, es por ello, que el resultado de esta actividad da como resultado realizar una buena toma de decisión para determinar que sistemas de información se desarrollarán.

Por lo que, si se tiene en puerta varios proyectos, el elegir la mejor opción no es cosa de

presentimiento, sino que se debe seleccionar la mejor. Para ello el siguiente método, puede auxiliar en la elección.

Por lo tanto, tomar en cuenta la clasificación de las funciones importantes y las urgentes es

una buena practica de estrategia, ya que por lo regular siempre se realizan las urgentes y se van dejando las importantes para después (posteriormente ya no se toman den cuenta). Ya que surgen otras funciones urgentes nuevamente.

Entonces, lo que se realizó primero, es tomar las funciones más importantes que se tienen de los distintos departamentos de la empresa, luego, se evaluó cada una de éstas con una determinada parametrización establecida, como se muestra en la tabla 3.4:







DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA DE

AIII.1.2 ESTABLECE

R PRIORIDADE

S

AIII.1.3 ANALIZA

R ESTRATE

GIA:

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS

Y

AIII.1.5 ESTABLECE

R PRACTICAS GERENCIAL






24

Tabla 3.4. Priorización de funciones en base a su importancia.

De la tabla anterior, se deduce que las funciones de mayor importancia, están relacionadas con

los clientes, sus proyectos y con todos sus insumos como son: los planos del proyecto y los materiales de construcción.

Funciones 1. Casi nunca

2. De vez en Cuando

3. Regularmente 4. Demasiado

I. Gerencia de la empresa I.I Atender a los clientes en forma personalizada. I.II Dirigir y supervisar los proyectos de construcción. I.III Determinar si se debe solicitar asesoria externa para los proyectos. II. Departamento de Diseño II.I Diseñar los planos de los proyectos. II.II Verificar las normas de construcción II.III Solicitar y verificar el material para la construcción. III. Departamento de Informática III.I Atender todas las solicitudes de requerimientos informáticos de la empresa. III.II Proporcionar soporte técnico computacional. III.III Asesorar los programas a utilizar para las diferentes operaciones de la empresa. IV. Departamento de Atención al Cliente IV.I Gestionar todos los trámites del proyecto con los clientes. IV.II Administrar el Archivo de clientes. V. Departamento de Servicios V.I Administrar los servicios de los clientes en otras instituciones. VI. Departamento de Finanzas VI.I Realizar la contabilidad mensual. VI.II Cumplir las obligaciones con las dependencias de gobierno.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


25

Las funciones en orden de importancia, son las relacionadas con las finanzas y el cumplimiento de obligaciones con el fisco. Por último, todas las operaciones restantes como lo relacionado con soporte técnico computacional.

Otro análisis que se realiza es la priorización de las funciones urgentes por departamento

(tomando la misma escala que el caso anterior), ver tabla 3.5:

Tabla 3.5. Priorización de funciones urgentes.

Funciones 1. Casi nunca

2. De vez en Cuando

3. Regularmente 4. Demasiado

I. Gerencia de empresa I.I Atender a los clientes en forma personalizada. I.II Dirigir y supervisar los proyectos de construcción. I.III Determinar si se debe solicitar asesoria externa para los proyectos. II. Departamento de Diseño II.I Diseñar los planos de los proyectos. II.II Verificar las normas de construcción II.III Solicitar y verificar el material para la construcción. III. Departamento de Informática III.I Atender todas las solicitudes de requerimientos informáticos de la empresa. III.II Proporcionar soporte técnico computacional. III.III Asesorar los programas a utilizar para las diferentes operaciones de la empresa. IV. Departamento de Atención al Cliente IV.I Gestionar todos los trámites del proyecto con los clientes. IV.II Administrar el Archivo de clientes. V. Departamento de Servicios V.I Administrar los servicios de los clientes en otras instituciones. VI. Departamento de Finanzas VI.I Realizar la contabilidad mensual. VI.II Cumplir las obligaciones con las dependencias de gobierno.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


26

Para las funciones más urgentes se tienen la atención al cliente y el proyecto de construcción, para el cual paga el cliente (su construcción), como secundarias son prácticamente las funciones con relación a la construcción.

Una vez que se tienen definidas las funciones importantes y urgentes se realiza el cruzamiento

de éstas, como se muestra a continuación en la tabla 3.6:

Tabla 3.6. Priorización de las funciones en base a su: importancia contra la urgencia.

4

Demasiado II.I, II.III I.I, I.II

3 Regularmente

IV.I , VI.I, VI.II II.II, IV.II

2 De vez en cuando

III.II, V.I I.III , III.I

1 Casi nunca

III.III

Importancia (y) (x) Urgencia

1 Casi nunca

2 De vez en cuando

3 Regularmente

4 Demasiado

Del esquema anterior se pueden determinar el orden de las funciones que son apropiadas para el desarrollo de los sistemas de información, Por medio de las coordenadas (4,4), (3,4) y (4,3), se muestran las funciones más factibles a realizar y considerarlas de alta prioridad.

Las que se encuentran en las (2,4), (2,3), (3,3), (3,2) y (4,2), se consideran de media prioridad y

las restantes de baja prioridad. La síntesis de los resultados arrojados en el análisis anterior se muestran en la siguiente tabla

3.7. En este esquema se indica cuales funciones tienen una alta, mediana y baja prioridad. Sin lugar a duda con esta herramienta se toma la mejor decisión de elección de una manera

objetiva y así a las funciones se les pueda sistematizar para desarrollar su sistema de información en apoyo a su operación en la empresa:


27

Tabla 3.7. Determinación de las funciones sustantivas para el desarrollo de sistemas de información.

En la tabla anterior, se observa que la funciones más sustantivas son aquellas relacionadas con el cliente y su proyecto de construcción; tomando en cuenta: el diseño de los planos, normas, material de construcción, dirigir y supervisar su obra, reafirmando lo que, anteriormente, se había determinado.

Funciones Alta Media Baja I. Gerencia de la empresa I.I Atender a los clientes en forma personalizada. I.II Dirigir y supervisar los proyectos de construcción. I.III Determinar si se debe solicitar asesoria externa para los proyectos. II. Departamento de Diseño II.I Diseñar los planos de los proyectos. II.II Verificar las normas de construcción II.IIISolicitar y verificar el material para la construcción. III. Departamento de Informática III.I Atender todas las solicitudes de requerimientos informáticos de la empresa. III.II Proporcionar soporte técnico computacional. III.III Asesorar los programas a utilizar para las diferentes operaciones de la empresa. IV. Departamento de Atención al Cliente IV.I Gestionar todos los trámites del proyecto con los clientes. IV.II Administrar el Archivo de clientes. V. Departamento de Servicios V.I Administrar los servicios de los clientes en otras instituciones. VI. Departamento de Finanzas VI.I Realizar la contabilidad mensual. VI.II Cumplir las obligaciones con las dependencias de gobierno.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


28

Entonces, de la determinación de las funciones proporciona un factor para crear el plan de desarrollo de sistemas de información.

Sin embargo, se puede considerar realizar uno de los sistemas de media prioridad que son

quizá más cortos y factibles a desarrollar, para poder dar confianza al dueño de la empresa. En la siguiente sección, se continúa con el análisis de los sistemas que se tienen en la empresa

y posibles requerimientos de algunos otros sistemas de información.

3.1.1.4. Actividad I.4. Análisis, evaluación y diag nóstico de los sistemas actuales y definición de los posibles requerimientos de recurs os necesarios.

Se tiene que identificar y analizar los sistemas, que existen actualmente, para así, evaluar su

calidad técnica y desempeño y en esa base empezar a definir la actividad que se realizará con cada uno de ellos, que pueden ser: rediseñado, rehacer, sustituir totalmente o sólo modificar o adecuar.

En las primeras dos actividades de la Fase I de la metodología PESI, se conocieron; el medio

ambiente de la empresa y las funciones con sus respectivas prioridades que se tienen dentro de la empresa.

Ahora, se inicia esta actividad con la extracción de requerimientos por parte del dueño de la

pequeña empresa para su análisis sistémico. Más adelante, se analizarán las funciones en cuanto a:

� Nivel de sistematización. � Evaluación de respuesta de los sistemas a las funciones.

Por lo tanto, para conocer las necesidades de la empresa, se aplicó un cuestionario al dueño

de la empresa. Cuestionario al dueño de la empresa. Objetivos y problemas

1. ¿Cuáles son los problemas que tiene para lograr sus objetivos? 2. ¿Qué es lo que ha impedido resolver estos problemas?

Necesidades de información. 3. ¿Cuál es la información clave que usted requiere para realizar sus funciones? 4. ¿Para que sistemas actuales sirve esta información?

Evaluación de informática.

5. ¿Qué sistemas existen y/o están en proceso? 6. ¿Qué clase de beneficios se tiene de ellos?

Necesidades de interoperatividad y conectividad


AI.2 IDENTIFICAR EL MODELO FUNCIONAL DE LA


AI.4 ANALIZAR LOS S.I. Y REQUERIMIENTOS DE



DE INFORMÁTICA

SITUACIÓN DEL

LA

AI.5

AIII.1

DEFINIR ESTRATEGIA

AIII.1.2 ESTABLECER

PRIORIDADES

AIII.1.3

ANALIZAR ESTR

AIII.1.4 DEFINIR RECURS

OS HUMAN

AIII.1.5 ESTABLECER

PRACTICAS






29

7. ¿Se puede comunicar actualmente con los sistemas existentes, o existe problemas de conectividad?

8. ¿Qué tipo de redes existen en la empresa?

En base a las respuestas por parte del gerente se manifestaron diversos problemas que son analizados en la tabla 3.8, la cual muestra el problema, la solución , el beneficio que arrojará, la información necesaria, la respectiva función que causa el problema, así como la función impactada y el tipo de problema que se tenga:

Tabla 3.8 Problemas manifestados en la aplicación del cuestionario.

EMPRESA Problema Solución Beneficio Información

necesaria Función que

causa problemas

Función impactada

Tipo

Falta de capital para tener más recursos. Desconocimientos de créditos a PyMES, otorgados por el Gobierno Federal. Difusión de la empresa a nivel zona y regional. Atención deficiente e insuficiente para obtener datos técnicos de las necesidades del cliente. Falta de actualización de datos en los sistemas de información (catálogos de clientes, inventarios).

Solicitar el crédito que ofrece el Gobierno Federal. Consultar, como obtener el crédito. Desarrollo de una página Web Consultar en tiempo real una base de datos para cubrir las necesidades del cliente. Modificación en los sistemas de información existentes.

Se mejora la situación financiera de la PyME. Tener conocimiento de los requisitos. El cliente cuente con la información de la empresa Tener capacidad para atender al cliente en sus requerimientos Tener actualizada la información de los sistemas de información.

Evaluar el riesgo del crédito. Consultar las páginas web de la Secretaria de Economía. Información para el desarrollo de la página Web. Tener los datos actualizados. Contar con datos actualizados de la empresa.

---

---

I.I Atender a los clientes en forma personalizada.

IV.I Gestionar todos los tramites de proyecto con los clientes.

---

Todas las funciones. Todas las funciones. IV.II Administrar el archivo de clientes. IV.II Administrar el archivo de clientes. I.I Atender al cliente en forma personalizada

Problema de sistemas. Problema de información pero no de sistemas. No es problema de información ni de sistemas.


30

A partir del resumen anterior, se tienen argumentos necesarios para determinar cuales requerimientos deben ser satisfechos, deseables pero no indispensables y posibles pero que podrían no tomarse en cuenta para el plan de desarrollo de sistemas de información.

Además, los problemas pueden impactar en otras funciones de la empresa, para mostrar este

impacto se realiza la siguiente tabla 3.9, ésta consta de dos columnas: la primera muestra el problema de la empresa y la segunda columna su respectivo impacto en la funcionalidad de la empresa:

Tabla 3.9 Impacto de los problemas en la organización.

EMPRESA

Problema Impacto Falta de capital para tener más recursos. Desconocimientos de créditos a pequeñas empresas, otorgados por el Gobierno Federal. Difusión de la empresa a nivel zona y regional. Atención deficiente e insuficiente para obtener datos técnicos de las necesidades del cliente. Falta de actualización de datos en los sistemas de información (catálogos de clientes, inventarios).

Recesión de la empresa. Proyectos y servicios cancelados o no contratados. Falta de clientes. Mala calidad en atención a clientes. Mala calidad en servicio prestado. Falta de administración en las operaciones la empresa

Como se observa uno de los problemas de las pequeñas empresas es no contar con capital

para recursos de capacitación. Además, falta de conocimiento en créditos otorgados por el Gobierno Federal.

También, estas pequeñas empresas no cuentan con la difusión vía electrónica (pagina Web)

para su difusión en la zona. Otro problema, que se presenta, es la deficiencia en datos técnicos para la información proporcionada al cliente y falta de información en los sistemas actuales con los que cuenta la empresa.

El impacto de los problemas mencionados anteriormente propicia que se tenga rezagos en la

empresa por falta de capital, proyectos cancelados, ausencia de clientes así como mala administración en las funciones de la empresa.


31

Por lo que, para determinar el nivel de sistematización de las funciones de la empresa. Se construye la tabla 3.10, con un nivel de sistematización a determinar por medio de una escala de: total, parcial, poco y sin automatización:

Tabla 3.10 Nivel de sistematización de las funciones.

Sin sistematización. + Poco sistematizada. ++ Parcialmente sistematizada. +++ Totalmente sistematizada.

Área Función Nivel de Sistematización I. Gerencia de la empresa II. Departamento de Diseño III. Departamento de Informática IV. Departamento de Atención al Cliente V. Departamento de Servicios VI. Departamento de Finanzas

I.I Atender a los clientes en forma personalizada. I.II Dirigir y supervisar los proyectos de construcción. I.III Determinar si se debe solicitar asesoria externa para los proyectos. II.I Diseñar los planos de los proyectos. II.II Verificar las normas de construcción II.III Solicitar y verificar el material para la construcción. III.I Atender todas las solicitudes de requerimientos informáticos de la empresa. III.II Proporcionar soporte técnico computacional. III.III Determinar los programas a utilizar para las diferentes operaciones de la empresa. IV.I Gestionar todos los trámites del proyecto con los clientes. IV.II Administrar el Archivo de clientes. V.I Administrar los servicios de los clientes en otras instituciones. VI.I Realizar la contabilidad mensual. VI.II Cumplir las obligaciones con las dependencias de gobierno.

+++

++

+

+

+++

+++


32

Por lo tanto, de la tabla anterior, se tiene que:

1. Las funciones totalmente sistematizadas son: el departamento de diseño y el departamento de finanzas, esto debido a que se tiene el personal (un contador y técnico en diseño) y software para la sistematización de las funciones.

2. Las funciones parcialmente sistematizadas son las normas para la construcción que se

tienen por medio de un catálogo.

3. Las funciones poco sistematizadas son las funciones que se encuentran en parcialmente en archivos electrónicos.

4. Las funciones sin sistematizar son las complementarias y que representan el 57% del

total de las funciones del la empresa.

De los puntos anteriores se tienen aun más argumentos para darle mayor importancia al proyecto del plan y estrategia para el desarrollo de sistemas de información.

Así, pues, de los resultados obtenidos de la prioridad de funciones y sistematización de

funciones, se procede a realizar un cruzamiento de la información. Por medio de la matriz, que se muestra con la tabla 3.11:

Tabla 3.11 Evaluación de la respuesta de sistemas de información. Función

(Prioridad) Soporte de Sistemas (Áreas)

Baja Media Alta

Alta (Totalmente Sistematizada)

VI.I VI.II II.I

Media (Parcialmente Sistematizada)

II.II

Baja (Poco Sistematizada)

V.I IV.II

Ninguna (Sin Sistematizar)

III.II III.III I.III III.I IV.I I.I I.II II.III

Por medio de este cruzamiento se confirma lo que se había comentado en cuanto a las

funciones con alta prioridad y totalmente sistematizadas, las cuales son: las funciones de de diseño y finanzas.

En la siguiente sección, se analizará la situación del área de desarrollo de sistemas.


33

3.1.1.5. Actividad I.5. Evaluación de la situación actual del área de desarrollo

En esta actividad, se tiene que evaluar al área que desarrolla los sistemas de información. Para así saber las capacidades que tiene y a partir de ahí, definir los cambios que será necesario efectuar para tener la infraestructura de personal y tecnología requerida para aplicar el plan que se propondrá con la metodología.

Por último, las practicas o procesos administrativos que se tienen, para poder definir y proponer los caminos que se requieren de acuerdo con las necesidades de aplicación del plan.

En relación con lo anterior, se tiene que, para una pequeña empresa que se dedica al giro de la

construcción, es imprescindible (en la actualidad) contar con un mínimo de recursos computacionales.

Así que, para evaluar la situación técnica de los sistemas de información, se establece la tabla

3.12, la cual muestra una evaluación técnica y de calidad tanto en el diseño como en la programación, nivel de integración, uso eficiente, facilidad de mantenimiento y una evaluación global:

Tabla 3.12 Evaluación técnica de sistemas de información.

Simbología: Alta Media Baja

El resultado de la evaluación arroja que los departamentos de diseño y finanzas son de una calificación alta y los departamentos de atención al cliente y de servicios un calificación baja.

Evaluación Técnica Calidad Diseño

Calidad Programación

Nivel de Integración

Eficiente uso de Equipo

Facilidad de Mantenimiento

Evaluación Global

II. Departamento de Diseño Sistema de diseño. IV. Departamento de Atención al Cliente Sistema de atención al cliente, en hoja de cálculo. V. Departamento de Servicios. Sistema de servicios, en hoja de cálculo. VI. Departamento de Finanzas Sistema administrativo


AI.2 IDENTIFICAR EL MODELO FUNCIONAL DE LA EMPRESA AI.3 DEFINIR PRIORIDADES FUNCIONALES




DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA

AIII.1.2 ESTABLECE

R PRIORIDADE

AIII.1.3 ANALIZA

R ESTRATE

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS

AIII.1.5 ESTABLECE

R PRACTICAS






34

Otra evaluación es la funcionalidad de los sistemas de información, en base a los elementos de soporte funcional, actualización de datos, precisión, oportunidad y finalmente con una evaluación global, se crea la siguiente tabla 3.13:

Tabla 3.13 Evaluación funcional de sistemas de información. Evaluación Funcional Soporte

Funcional Actualización

de Datos Precisión Oportunidad Evaluación

Global II. Departamento de Diseño Sistema de diseño. IV. Departamento de Atención al Cliente Sistema de atención al cliente, en hoja de cálculo. V. Departamento de Servicios. Sistema de servicios, en hoja de cálculo. VI. Departamento de Finanzas Sistema administrativo


Por lo mostrado en las dos últimas tablas la síntesis de los sistemas de información en cuanto a

calidad funcional y calidad técnica se muestran en la tabla 3.14:

Tabla 3.14 Evaluación global de sistemas de información.

S i s t e m a Calidad Funcional

Calidad Técnica Estrategia

Sistema de diseño. Sistema de atención al cliente, en hoja de cálculo. Sistema de servicios, en hoja de cálculo. Sistema administrativo.

Equipo con mayores recursos. Diseñar sistema de información basado en computadora. Diseñar sistema de información basado en computadora. Actualizaciones



35

Esta sección se concluye con la evaluación de la situación de sistemas de información, tabla 3.15, en la cual se muestra si existe o no el sistema de información, si se cuenta con éste, se determina si es adecuado o no y por último que se debe realizar con el sistema de información:

Tabla 3.15 Evaluación de la situación de sistemas de información.

Adecuado. Inadecuado. De la evaluación anterior se obtienen las siguientes actividades:

+ 3 sistemas que no existen y se desarrollaran para su implantación. + 1 sistema que existe y para el cual se realizarán ciertos ajustes en su operación. + 2 sistemas que existen y que pueden ser mejorados.

3.1.2. FASE II. DEFINICIÓN DEL PLAN O PROPUESTA DE SOLUCIÓN O

DESARROLLO . Se define la propuesta de soluciones o creación de la propuesta del plan de sistemas. Es decir,

se debe de definir el: ¿Qué hacer? Actividad AII.1 Definición de la arquitectura del plan de sistemas.

Una vez evaluada la situación actual de la empresa desde el punto de vista de su desarrollo de sistemas de información; ahora, se debe definir los sistemas de información de este tipo que serán incluidos en la metodología PESI.

Para ello, se debe hacer un cruzamiento entre, los sistemas actuales contra: las funciones, los

grupos de datos y entre ellos mismos, Así como la distribución de: funciones, sistemas y datos, etc.

Todo, lo anterior será definido en base a la prioridad de funciones obtenida en la actividad AI.3.

Esta sección se inicia con la arquitectura de sistemas de información que se definió para la

empresa, la cual muestra tres capas; una para los sistemas de operación básica de la empresa, la segunda para los sistemas gerenciales y la tercera para los sistemas institucionales, ésta se ilustra en la siguiente figura 3.7:

Sistema Existe Evaluación Mejorar Ajustar Implantar Sistema de comercialización NO

Sistema de procedimientos de calidad NO

Sistema de administración de proyectos NO

Sistema de servicios SI

Sistema de diseño de proyectos SI

Sistema administrativo SI






DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA

AIII.1.2 ESTABLECE

R PRIORIDADE

AIII.1.3 ANALIZA

R ESTRATE

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS

AIII.1.5 ESTABLECE

R PRACTICAS






36

Figura 3.7. Arquitectura de los sistemas de información en la empresa.

Aunque se trata de una pequeña empresa constructora, la taxonomía de los sistemas de información es común no importando su tamaño. Para esta pequeña empresa la clasificación que se tiene es la siguiente:

� Sistemas operacionales, es la que se encarga de las transacciones cotidianas de cualquier actividad que afecta a la empresa, y éstas se encuentran dentro de los sistemas, como: el catálogo de clientes, cotizaciones, movimientos del inventario.

� Los sistemas gerenciales proporcionan la información qué será empleada en los

procesos de decisión.

� Los sistemas institucionales, proporcionan información a los directivos para que éstos puedan tomar decisiones sobre situaciones particulares de la empresa.

Otra estructura de suma importancia por su visión integral de los elementos y sus relaciones

entre éstos, es la cruz de información (o cruz de Malta), la cual se muestra en la figura 3.8:

NORMAS; MANUALES; REGLAMENTOS; PROCEDIMIENTOS; DIRECTORIOS; CATÁLOGOS.

COMERCIALIZACIÓN; ADM. PROYECTOS; SERVICIOS; DISEÑO; ADMINISTRACIÓN

SISTEMAS INSTITUCIONALES

CALIDAD; RECURSOS HUMANOS; PRESUPUESTO; BIENES INMUEBLES

SECTOR

PÚBLICO

Y

BANCOS

ARQUITECTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

SISTEMAS

OPERACIONALES

SISTEMAS

GERENCIALES

37

Figura 3.8. Cruz de información de la empresa.

En la cruz de información se establecen las intersecciones de las funciones de la empresa con los grupos de datos (entradas), los procesos o sistemas con los grupos de datos (entradas), los sistemas con la información (salidas), y la información con las funciones.

Otra matriz que se debe realizar es la matriz de los sistemas contra los mismos sistemas, con la finalidad de obtener el nivel de apoyo que hay entre sistemas, esta matriz se muestra en la tabla 3.16:

�� VI.II Cumplir las obligaciones con las dependencias de gobierno. ��

�� VI.I Realizar la contabilidad mensual. ��

�� V.I Administrar los servicios de los clientes en otras instituciones. ��

�� IV.II Administrar el archivo de clientes �� IV.I Gestionar todos los trámites del proyecto con los clientes. ��

�� III.III Asesorar los programas a utilizar para las diferentes operaciones de la empresa.

��

�� III.II Proporcionar soporte técnico computacional �� III.I Atender todas las solicitudes de requerimientos informáticos de la

empresa ��

�� II.III Solicitar y verificar el material para construcción. �� II.II Verificar las normas de construcción. �� II.I Diseñar los planos de los proyectos. �� I.III Determinar si se debe solicitar asesoria externa para los proyectos. �� I.II Dirigir y supervisar los proyectos de construcción. �� I.I Atender a los clientes en forma personalizada. ��

Catálogo de Instituciones G

ubernamentales

Catálogo de proveedores de servicios externos

Catálogo de proveedores de m

ateriales

Catálogo de procedim

ientos

Catálogo de reglam

entos

Catálogo de servicios

Catálogo de norm

as

Catálogo de clientes

Actividades o funciones

Grupos Información de datos (Salidas) (Entradas)

Procesos o sistemas

Con

sulta

gen

eral

de

la e

mpr

esa

cons

truc

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Cot

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ione

s de

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os d

el e

stad

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eria

les

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s

Seg

uim

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el e

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l dis

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Cum

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o co

n ob

ligac

ione

s an

te e

l est

ado

�� Comercialización �� Procedimientos de Calidad ��

�� Administración de proyectos �� Servicios ��

�� Diseño de proyectos �� Administrativo ��


38

T

abla 3.16. Apoyo de los sistem

as a otros sistemas.

El sistem

a de servicios administrativos apoya a los sistem

as de comercialización, de calidad y

de administración de proyectos. O

tra matriz es la de sistem

as contra las funciones, ver tabla 3.17:

Tabla 3.17 S

istemas que apoyan a ciertas funciones.

S

istemas de Inform

ación

A

poyo entre sistemas

Sistem

as de Información

Comercialización

Procedimientos de Calidad

Adm. de Proyectos

Servicios

Diseño de proyectos

Administrativo

Com

ercialización

x

x

P

rocedimientos de C

alidad x

x

x x

x A

dm. de pro

yectos

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x

S

ervicios x

x x

D

iseño de proyectos

x x

x

Adm

inistrativo

x

F

unción

A

poyo a la función

Sistem

as

I.I Atender a los clientes en forma personalizada.

I.II Dirigir y supervisar los proyectos de construcción.

I.III Determinar si se debe solicitar asesoria externa para los proyectos.

II.I Diseñar los planos de los proyectos.

II.II Verificar las normas de construcción.

II.III Solicitar y verificar el material para construcción.

III.I Atender todas las solicitudes de requerimientos informáticos de la empresa.

III.II Proporcionar soporte técnico computacional.

III.III Asesorar los programas a utilizar para las diferentes operaciones de la empresa. IV.I Gestionar todos los trámites del proyecto con los clientes.

IV.II Administrar el archivo de clientes

V.I Administrar los servicios de los clientes en otras instituciones.

VI.I Realizar la contabilidad mensual.

VI.II Cumplir las obligaciones con las dependencias de gobierno.

Com

ercialización

x

x

P

rocedimientos de

Calidad

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

Adm

. de proyectos

x x

x x

x x

x

Servicios

x

x

Diseño de pro

yectos

x x

x x

x

x

Adm

inistrativo

x

x x

x x

x

x

Capítulo 3.- A

plicación de la metodología

39

El análisis de la tabla anterior, muestra por ejemplo que el sistema de administración de proyectos apoyará a las funciones I.I; I.II; I.III; II.I; II.II; II.III Y IV.I.

A continuación, se pasará con la descripción detallada de uno de los sistemas de información

que se contemplan en el plan: Sistema de información: Comercialización. Clasificación: Alta prioridad. Tipo: Gerencial. Estado del sistema: Análisis. Estrategia: Emplear nuevas tecnologías (página Web) para la difusión de la empresa. Componentes:

Entradas Catálogo de clientes. Catálogo de proveedores de materiales. Catálogo de proveedores de servicios externos. Catálogo de las Instituciones Gubernamentales.

Procesos Datos generales de la empresa. Proyectos y servicios que ofrece la empresa. Cotizaciones de proyectos y servicios. Estado de un proyecto o servicio. e-mail para mensajes con el Ing. - Arq. Salidas Consulta general de la empresa constructora. Consulta de cotización de un proyecto o servicio. Consulta del estado de un proyecto o servicio. Beneficios Potenciales: El cliente obtenga la información necesaria de la empresa vía Internet. Tener mayor radio de acción en proyectos y servicios. Atender al cliente en un espacio diferente al de oficinas de la empresa.

Para cumplir con los beneficios anteriores, se pensó en una aplicación Web, algunas de sus ventajas son:

1. Permite al usuario localizar información en un sitio Web. 2. La navegación por las páginas de información, las cuales son muy sencillas de manipular 3. Posibilidad de Recoger, guardar y tener algún tipo de comunicación con el sitio Web. 4. Administración sencilla del sitio Web.


40

Para consultar la descripción detallada de los otros sistemas de información, ver Anexo B. Una vez que se tienen los sistemas de información que integraran el plan para el desarrollo de

los mismos. En la figura 3.9, se presenta la relación de los sistemas de información y el flujo de información entre los mismos:

Figura 3.9. Relación entre los sistemas de información de la pequeña empresa constructora.

En el diagrama anterior la entidad cliente realiza un requerimiento (un proyecto, servicio o solo

información), el cual llega al sistema de comercialización para ser procesado. Posteriormente, la información (salida) fluye al sistema correspondiente, si es un proyecto,

llegará al sistema de administración de proyectos, pero si se trata de un servicio, entonces llegara la información al sistema de servicios.

Finalmente, ya sea un proyecto o un servicio la salida se dirige al sistema administrativo para

que en éste se realice la transacción del pago correspondiente, por el servicio prestado al cliente. Se debe hacer notar que el sistema de procedimientos de calidad, está presente en todo el

recorrido de la información ya que la calidad debe contemplarse en todo proceso de la empresa. Otro aspecto a señalar son los beneficios que se tendrán con el desarrollo de los sistemas de

información, que es el tema de la siguiente actividad.


41

3.1.2.2. Actividad AII.2 Definición de beneficios.

Aquí, se realizó un estudio del cual se obtuvo la definición de los posibles beneficios que se obtendrán con la aplicación del plan, ver tabla 3.18:

Tabla 3.18 Posibles beneficios en la aplicación del plan.

Sin lugar a dudas con la aplicación del plan, la empresa obtendrá buenos beneficios en todas

las funciones de la empresa, esperando, así, que la empresa tenga una mejor estabilidad y un pronto crecimiento.

Una vez que se tienen los sistemas que integraran el plan. Ahora se pasa a la última fase de la metodología, la cual consiste en la estrategia de aplicación para el plan.

Sistemas Beneficios

Comercialización

• El cliente obtenga la información necesaria de la empresa vía Internet.

• Tener mayor radio de acción en proyectos y servicios. • Atender al cliente en un espacio diferente al de las oficinas de la empresa.

Procedimientos de Calidad

• Proporcionar un servicio de calidad. • Obtener un mayor número de proyectos y servicios. • Ayudar a la empresa a ser más competitiva. • La empresa crezca en un menor tiempo.

Administración de proyectos

• Cumplimiento en tiempo de un proyecto. • Satisfacción del cliente. • Monitoreo en tiempo real de estado de un proyecto. • Prestigio de la empresa.

Servicios

• Cumplimiento en tiempo de un servicio. • Satisfacción del cliente del servicio proporcionado. • Monitoreo en tiempo real del estado de un servicio. • Retroalimentación para disminuir tramites en servicios. • Prestigio de la empresa.

Diseño de proyectos • Programa de actividades en el diseño de un proyecto. • Aplicar normas, reglamentos y procedimientos en el diseño del proyecto.

Administrativo • Evitarse problemas ante las Instituciones Gubernamentales. • Tener buena imagen de la empresa.






DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA DE

AIII.1.2 ESTABLECER PRIORIDADES

DE

AIII.1.3 ANALIZAR ESTRATEG

IA:

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS

AIII.1.5 ESTABLECER PRACTICAS GERENCIALE






42

3.1.3. FASE III. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS Y PROPUESTA DEL PLAN DE ACCIÓN INMEDIA TO.

En esta fase se propone el: ¿Cómo, con quién, dónde hacer? Además, de ¿cuánto cuesta? y

¿qué hacer prioritario? 3.1.3.1. Actividad AIII.1 Definir a detalle la estr ategia de implantación.

Para esta subfase, se definió como se crearan los sistemas de información, es decir se define la estrategia de desarrollo de los sistemas, ver figura 3.10:

Figura 3.10. Actividades principales para el desarrollo de los sistemas de información a implantar.

En relación al esquema anterior, se tiene que para la estrategia de desarrollo de los sistemas de información, hay que tomar en cuenta cuatro aspectos, los cuales son:

• Priorizar los sistemas de información para su desarrollo. • Determinar la plataforma tecnológica en Internet. • Definir los recursos humanos y la estructura organizacional del área de desarrollo. • Definir las actividades administrativas para la implantación del plan.

Cada uno de estos puntos se detallan en las siguientes secciones.







DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA DE


DE

AIII.1.3 ANALIZAR ESTRATEGI

A:

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS


GERENCIALES





SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PRIORIDADES DEL SISTEMA

PLATAFORMA TECNOLÓGICA EN INTERNET.

PRÁCTICAS GERENCIALES

RECURSOS HUMANOS Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFOR MACIÓN


43

3.1.3.2. Actividad AIII.2 Definición de las priorid ades para el desarrollo de sistemas.

Aquí, se define perfectamente los sistemas, qué serán: creados o rediseñados o modificados o propuestos; de acuerdo con la: “prioridad de las funciones que apoyaran” y la “mejor capacidad para su implantación”.

Es decir, se define también un programa de creación de acuerdo con la prioridad dentro de la

empresa de la función que pueden apoyar, y de la complejidad de la actividad y de los recursos necesarios para implantarlos.

Para determinar la prioridad de construcción de los sistemas de información, es imprescindible incluir como primera instancia el desarrollo de un Sistema de Control Principal, ya que sin éste, no se podrá tener acceder a los otros sistemas de información a construir.

Por lo tanto, de lo mencionado anteriormente y de la definición a detalle de los sistemas en la actividad AII.1 se construye la tabla de prioridades, mostrando también la prioridad del sistema, la estrategia a realizar y el tipo de sistema. Ver tabla 3.19:

Tabla 3.19 Prioridad, estrategia y tipo de sistemas.

A: Alta P: Planear O: Operacional M: Media D: Diseño G: Gerencial B: Baja M: Mejorar I : Institucional

Desde un punto de vista sistémico, lo anterior se ilustra mejor por medio de un modelo

holístico, figura 3.11. El holograma se compone de los siguientes componentes: � El círculo más interno contiene los sistemas de información que se considerará en el plan. � El siguiente círculo, se indica la prioridad que tiene el sistema.

� El posterior círculo denota como se desarrollará el sistema.

� Finalmente, el último círculo indica el tipo de sistema. Por ejemplo para el sistema de comercialización se tiene que la prioridad es alta, la estrategia a

seguir para el desarrollo e implantación del sistema es desde la fase de planeación y el tipo que corresponde al sistema es de tipo operacional:

Sistemas Prioridad Estrategia Tipo Control Principal A P O Comercialización A P G Procedimientos de Calidad M P I Administración de proyectos A P G Servicios M D O Diseño de proyectos B M O Administrativo B M O






DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA

AIII.1.2 ESTABLECE

R PRIORIDAD

AIII.1.3 ANALIZA

R ESTRATE

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS

AIII.1.5 ESTABLECE

R PRACTICAS






44

PRIORIDAD ESTRATEGIA TIPO

A: Alta P: Planear O: Operacional M: Media D: Diseño G: Gerencial B: Baja M: Mejorar I : Institucional

Figura 3.11. Holograma de la prioridad, la estrategia y el tipo para el desarrollo de sistemas de

información.

Otro aspecto a considerar para el desarrollo de los sistemas de información es el riesgo. Los riesgos a considerar son: riesgo operativo (Violación de patentes, de reputación, de mantenimiento), financieros (liquidez, flujo de caja, gastos financieros, mercado), puros (responsabilidad legal, civil, incendio, políticas, contaminación) o estratégicos (cliente, producto, cambios industriales).

Tomando en cuenta la relación de los sistemas con sus respectivas prioridades y riesgos para

tener una mejor elección en la estrategia del plan. De esta manera se construye la tabla 3.20, considerando prioridades y riesgos:

HOLOGRAMA


45

Tabla 3.20. Prioridad y riesgo para el desarrollo del plan informático.

En la tabla anterior se clasifica a los sistemas de información, de acuerdo a la prioridad y al

riesgo a considerar para la construcción de éstos. Ahora, el siguiente paso es realizar el esquema, tabla 3.21, para obtener un orden de los

sistemas de información:

Tabla 3.21. Orden para el desarrollo los sistemas de información analizados.

De esta forma, el orden para desarrollar los sistemas de información, considerados en el plan son:

Prioridad 1 (P1): Sistema de Control Principal (SCP). Prioridad 2 (P2): Sistema de Información de Comercialización (SIC). Prioridad 3 (P3): Sistema de Información de Diseño de Proyectos (SIDP). Prioridad 4 (P4): Sistema de Información para la Administración (SIA). Prioridad 5 (P5): Sistema de Información de Administración de Proyectos (SIAP). Prioridad 6 (P6): Sistema de Información de Procedimientos de Calidad (SIPC).

Prioridad Riesgo Sistemas Baja Alta Bajo Alto

S1: Control Principal X X S2: Comercialización X X S3: Procedimientos de Calidad X X S4: Administración de proyectos X X S5: Servicios X X S6: Diseño de proyectos X X S7: Administrativo X X

Alto S6, S7

3o

S3, S4

4o

Bajo S5

2o

S1, S2

1o

Riesgo

Prioridad

Baja Alta


46

Una vez que se tiene el orden de los sistemas de información. Se continúa con la elaboración del programa de los sistemas de información. Como se muestra en la siguiente figura 3.12: ………...….……..2 0 0 8………. …….........2009............................

DESCRIPCIÓN MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FE B MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP

Figura 3.12. Plan de trabajo para el desarrollo de sistemas de información de acuerdo al plan.

Para la estimación de tiempos en la elaboración de los sistemas se consideraron los siguientes elementos:

� Metodología para el desarrollo del sistema de información basado en computadora. � Tiempo necesario en las diferentes fases del desarrollo de sistemas de información, su

implantación y su capacitación de los usuarios. � Complejidad, la cual depende de la cantidad de funciones y el número de actividades

que intervienen en la función.

El sistema contemplado a desarrollar e implantar en este trabajo es el Sistema de Control Principal. Los otros sistemas son trabajos futuros. Así, los tres sistemas de información: Comercialización, Servicios y de Diseño de Proyectos, deberán ser desarrollados e implantados de julio a diciembre. Para el sistema de Diseño de Proyectos y el Administrativo sólo se considera un mes, ya que en éstos sistemas sólo se revisarán y propondrán mejoras. Por último, se desarrollarán los sistemas de Administración de Proyectos y Procedimientos de Calidad.

3.1.3.3. Actividad AIII.3 Definir la estrategia tec nológica; Redes, Hardware y Software.

Una vez que se definió, con precisión, los sistemas que se deben de crear o modificar, se consideran los recursos materiales que se deberán tener para poder construirlos, por lo tanto será necesario precisar las características siguientes:

Hardware; se define la estructura tecnológica “base” de hardware y elementos relacionados, ya

que, la misma, cambia constantemente y entonces, la tecnología que ahora se tiene, no necesariamente, será la adecuada para el desarrollo e implantación de los nuevos sistemas.

P1. SISTEMA DE CONTROL PRINCIPAL

P2. SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN

P3. SISTEMA DE SERVICIOS

P4. SISTEMA DE DISEÑO DE PROYECTOS

P5. SISTEMA ADMINISTRATIVO

P6. SISTEMA DE ADM. DE PROYECTOS

P7. SISTEMA PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD







DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA DE


DE


A:

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS


GERENCIALES






47

Software; también las herramientas de software, empleadas en la creación de sistemas, cambian en forma impresionante; por lo tanto, será necesario definir lo mejor posible cuáles de estas herramientas serán las más adecuadas de acuerdo con la arquitectura y estructuras definidas con anterioridad.

Redes de comunicación; en la actualidad, se puede decir, que todos los sistemas son distribuidos y con resultados en o hacia Internet, de donde también es necesario, definir la estructura y la topología de las redes de telecomunicación que se emplearán tanto: para su construcción como para su operación rutinaria.

Se tiene que recordar que si existe una tecnología que cambia con mayor rapidez es la

referente a la de las comunicaciones basadas en la electrónica. Como la empresa ya contaba con una infraestructura computacional, primero se convino en

conocer la configuración tecnológica. Para, así analizar y determinar si esta en condición para soportar los requerimientos de los sistemas de información a desarrollar de acuerdo al plan y la estrategia. A continuación se presenta la configuración de la empresa, ver figura 3.13:

Figura 3.13. Configuración de tecnología de información y comunicación en la empresa constructora objeto de estudio.


48

La configuración de la red local con la que cuenta la empresa es adaptable a una configuración parcialmente distribuida (Ya que parte de la información puede se consultada en cualquier otro sitio por medio de un navegador en Internet)

Del análisis anterior se define que la configuración es suficiente para el desarrollo de los

sistemas de información de acuerdo al plan. Ahora, se presenta el inventario del equipo de cómputo de la empresa, ver tabla 3.22: Tabla 3.22 Inventario de equipo de cómputo de la empresa constructora.

Ya que el Sistema de Interfaz en Internet solo requeriría del desarrollo de un sitio Web para

consultar algunas paginas Web y que contribuirá con la infraestructura para los otros sistemas de información.

De la capacidad del volumen de datos no hay problema ya que se cuenta con capacidad de

disco duro. 3.1.3.4. Actividad AIII.4 Definición de los recurso s humanos y la organización de área de desarrollo.

Al final de cuentas, los sistemas serán construidos por y para personas, por lo tanto, independientemente, de la tecnología empleada, será más importante, tener a las más adecuadas tanto en la preparación para su desarrollo, como para su operación.

Para ello, se requiere contratar o preparar o capacitar al personal idóneo, lo cual, demanda de

habilidades definidas en el desarrollo humano. Además, de definir o redefinir, la estructura organizacional del área mas adecuada para la

creación o aplicación u operación de sistemas, de acuerdo a la nueva estructura de sistemas, que serán propuestos por el plan que se esta definiendo y proponiendo.

Desde el punto de vista de estimar el personal y tiempo para el desarrollo e implantación de los sistemas de información de acuerdo al plan se realizó la tabla 3.23:

Equipo de cómputo Cantidad PC´s Pentium 4. Disco Duro 80 Gb. 2.8 GHz 512 RAM

3

Notebook Celeron 1 Concentrador 1 Impresora Láser (una con escáner) 2






DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA DE


DE


A:

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS


GERENCIALES






49

Tabla 3.23 Requerimientos de tiempo y de personal para el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.

Esta estructura permite visualizar las necesidades del personal y habilidades con las que debe

de contar para el desarrollo e implantación de los sistemas. En primera instancia, se contempla el apoyo de estudiantes que deban de realizar sus

residencias profesionales de las instituciones de estudios superiores cercanas a la empresa, para apoyar el desarrollo de los sistemas de información.

Contando con estos recursos humanos, sólo se necesitará de proporcionar al residente una

introducción en las funciones involucradas en el desarrollo del sistema a desarrollar y determinar sus responsabilidades dentro de la empresa.

Para la fase de implantación de los sistemas de información, también puede requerirse de

personal de informática más especializado, que también se esta considerando con algunos servicios de consultores (personas conocidas, que colaborarán con el dueño).

FASE DE DESARROLLO MANTENIMIENTO

SISTEMA TIPO RECURSO

DISEÑO CONCEPTUAL

(Mes)

DISEÑO

DETALLADO (Mes)

IMPLANTACIÓN

(Mes)

PRIMER AÑO

CONTROL PRINCIPAL

ANALISTA-PROGRAMADOR

0.5 1 0.5 -

LIC MERCADOTECNIA

1 1 1 -

COMERCIALIZACIÓN ANALISTA-PROGRAMADOR

1 1 1 -

ING. INDUSTRIAL

1 1 1 -

SERVICIOS ANALISTA-PROGRAMADOR

1 1 1 -

ING. CIVIL

0.33 0.33 0.33 1 DISEÑO DE PROYECTOS

ING. SISTEMAS

0.33 0.33 0.33 -

ADMINISTRATIVO CONTADOR PUBLICO

0.33 0.33 0.33 1

ING. CIVIL

1 1 1 - ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

ING. SISTEMAS

1 1 1 1

PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD

ING. INDUSTRIAL

1 1 1 1


50

Teniendo considerado los recursos humanos a emplear temporalmente. También, se consideran los cursos de capacitación al personal operativo que actualmente labora en la empresa, éstos son descritos en la siguiente tabla 3.24. Los cuales se impartirán por el Ing. Arq. Gerente de la empresa:

Tabla 3.24 Temarios de cursos para personal operativo de la empresa.

Recordando que la capacitación impacta al costo y la disponibilidad de sus recursos humanos.

Todos los elementos de la empresa deben de tomar todos los cursos ya que hay que recordar que cualquier persona de la pequeña empresa puede realizar otra una función operativa.

Puntualizando que el curso de calidad total no sólo es benéfico para la empresa sino que lo es

también para su desarrollo personal y familiar del empleado. 3.1.3.5 Actividad AIII.5 Definición de las práctica s gerenciales requeridas en la empresa.

Una cosa es, la estructura organizacional del área de desarrollo pero la estructura de todos los procesos organizacionales, con sus correspondientes actividades, que se tienen que definir o redefinir de acuerdo con la implantación de la metodología PESI.

Es decir, la creación y operación los nuevos (o los antiguos, modificados) sistemas, involucra,

posiblemente, a todas las áreas o dependencias de la empresa. Definir e implantar los cambios organizacionales, administrativos y de operación, que serán

necesarios ejecutar, en esas áreas, a partir de la aplicación de plan. El normalizar, lo anterior, puede ocasionar que el área o la empresa a las cuales se les

desarrollarán los sistemas no estén preparadas, tanto para el apoyo en su creación, como para su adecuada implantación y operación.

La estructura organizacional (figura 3.5) no se modifica ya que para el desarrollo de los

sistemas de información no es necesario un cambio organizacional, sólo algunas funciones son añadidas dentro de cada departamento.

Las funciones con sus respectivas actividades por departamento y a las cuales se añaden

algunas, éstas se muestran en la tabla 3.25:

DURACIÓN (Mes) TEMARIO DE CURSOS SOBRE ACTIVIDADES DE LA EMPRESA 1 2 3

GESTION COMERCIAL.

OPERACIÓN DE INTERNET.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS.

INTRODUCCIÓN A LA CALIDAD.






DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA

AIII.1.2 ESTABLECE

R PRIORIDADE

AIII.1.3 ANALIZA

R ESTRATE

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS

AIII.1.5 ESTABLECE

R PRACTICAS






51

Tabla 3.25. Definición de las funciones con sus respectivas actividades por departamento en la pequeña empresa constructora.

Como se mostró en la tabla 3.3, el gerente esta involucrado en todas las actividades de la

empresa. Por lo que se le recomienda que tenga un buen control en las tareas, cuando se desarrollen los sistemas de información. Algunas de estas recomendaciones, son:

• Seguir una metodología estándar para el desarrollo de sistemas de información. • Planear y programar los proyectos para asegurar una terminación puntual de los mismos,

incluyendo: o Planes de trabajo detallados. o Identificación de productos finales. o Fecha de entrega y responsabilidades.

• Revisar y establecer practicas estándares de documentación y programación. Establecidas algunas practicas gerenciales; ahora, se pasa al análisis de costo/beneficio, con el fin de evaluar la factibilidad económica de la estrategia de los sistemas de información.

I. Funciones de la Gerencia

II. Funciones del Departamento de Diseño

III. Funciones del Departamento de Informática

IV. Funciones del Departamento de Atención al Cliente

V. Funciones del Departamento de Servicios

VI. Funciones del Departamento de Finanzas

I. Atender a los clientes en forma personalizada. II. Dirigir y supervisar los proyectos de construcción. III. Determinar si se debe solicitar asesoria externa para los proyectos. IV. Operar y conservar los Sistemas implantados en la empresa como medio de apoyo a las funciones para ofrecer servicios de calidad.

I. Diseñar los planos de los proyectos. II. Verificar las normas de construcción III. Solicitar y verificar el material para la construcción. IV. Operar y proporcionar una mejora continua en los procedimientos del sistema “Diseño de proyectos” desarrollado en apoyo a sus funciones.

I. Atender todas las solicitudes de requerimientos informáticos de la empresa. II Proporcionar soporte técnico computacional. III. Asesorar los programas a utilizar para las diferentes operaciones de la empresa. IV. Cumplir con los procedimientos establecidos para cumplir con un servicio informático o técnico de calidad en apoyo a las funciones.

I. Gestionar todos los trámites del proyecto con los clientes. II. Administrar el Archivo de clientes. III. Operar el sistema de “Comercialización” ; “Servios”, en apoyo de las funciones del área.

I. Administrar los servicios de los clientes en otras instituciones. II. Operar el sistema de “Servicios” para cumplir con las expectativas de cliente.

I. Realizar la contabilidad mensual. II. Cumplir las obligaciones con las dependencias de gobierno. III. Operar el sistema “Administrativo” en apoyo a las funciones financieras de la empresa.


52

3.1.3.6. Actividad AIII.6 Análisis de beneficios.

Una vez que se definieron todos los elementos técnicos, de recursos humanos, de estructura organizacional, de procesos administrativos y de operación; ahora, se evalúa con detalle, tanto los: costos de todo tipo que se tendrán que realizar; comparándolos así mismo, contra los beneficios, también de todo tipo que se esperan obtener con la aplicación del plan.

Para determinar el costo en recursos humanos, sólo se toma en cuenta al personal faltante en la empresa. Los cuales se auxiliará con alumnos que realizan residencias profesionales de los Tecnológicos de Estudios Superiores cercanos a la empresa.

En cuanto a los costos únicos como compra de hardware, software o infraestructura (aire

acondicionado, lugar, luz,…). Además el mantenimiento, solo se paga por evento (Soporte técnico al equipo de cómputo). El resumen de costos se establece en la siguiente tabla 3.26: Tabla 3.26. Costos para el desarrollo, implantación y mantenimiento de los sistemas del plan.

El conocimiento de los costos permite determinar la utilidad que se obtendrá y esta se calcula del valor estimado por una consultora externa, menos el costo que se tiene al aplicar la metodología PESI:

$45,000.00 – $10,500.00 = $34,500.00

Sin embargo, todo el trabajo realizado no tiene sentido si no se pone en marcha inmediatamente el proceso de construcción de los sistemas de información.

Por lo que, se pasa a la última actividad del la metodología PESI, en la que se establece el plan

de acción a corto plazo.

FASE DE DESARROLLO FASE DE MANTO.

SISTEMAS RECURSOS

AYUDA MENSUAL

A ALUMNOS

($) MESES

SUB TOTAL

($) MESES

SUB TOTAL

($)

TOTAL

CONTROL PRINCIPAL ANALISTA-PROGRAMADOR 500.00 1.5 1,250.00 0.5 250.00 1500.00 1500.00

LIC MERCADOTECNIA 500.00 2 1,000.00 1 500.00 1500.00 COMERCIALIZACION

ANALISTA-PROGRAMADOR 500.00 2 1,000.00 1 500.00 1500.00 3000.00

ING. INDUSTRIAL 500.00 2 1,000.00 1 500.00 1500.00 SERVICIOS

ANALISTA-PROGRAMADOR 500.00 2 1,000.00 1 500.00 1500.00 3000.00

ING. CIVIL -------- -- ---------- -- -- -- DISEÑO DE PROYECTOS ING. SISTEMAS -------- -- ---------- -- -- --

--

ADMINISTRATIVO CONTADOR PUBLICO -------- -- ---------- -- -- -- --

ING. CIVIL -------- -- ---------- -- -- -- ADMINISTRACION DE PROYECTOS ING. SISTEMAS -------- -- ---------- -- -- --

--

PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD

ING. INDUSTRIAL 500.00 2 1,000.00 1 500.00 1500.00 1500.00

CURSOS PAPELERIA 1,000.00 500.00 1500.00

TOTAL 7,250.00 3,250.00 10500.00







DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA DE

IMPLANTACIÓN


DE SISTEMAS

AIII.1.3 ANALIZAR

ESTRATEGIA: HW, RED Y SOFTWARE

AIII.1.4 DEFINIR RECURSOS HUMANOS

Y ORGANIZACIÓN


GERENCIALES






53

3.1.3.7. Actividad AIII.7 Proponer plan de acción i nmediato.

Normalmente, cualquier proceso de implantación falla, si no existen sistemas o actividades de control y seguimiento o monitoreo de su aplicación.

Pero también falla, si no se define lo mejor posible, una parte del plan, que considere

resultados inmediatos o cercanos en el tiempo, para así, crear el medio ambiente o motivación para continuar su implantación en plazos más lejanos.

Esta parte del plan, llamada de “plan de acción inmediato”, tendrá que ver con los sistemas de

información, que cumplan con dos características:

• La primera su prioridad en cuanto su apoyo a funciones (tabla 3.21). • Segundo, su facilidad o capacidad de creación e implantación, es decir, que los recursos

necesarios para desarrollarlos estén disponibles. Tomando en cuenta las anteriores aserciones se crea el siguiente programa para el plan de

acción inmediato, ver figura 3.14: _______2 0 0 8_______

TAREA DESCRIPCIÓN MAY JUN JUL AGO SEP Figura 3.14.

Program

a de trabajo para el desarrollo del plan de acción inmediata. El Sistema de Control Principal, es el sistema con mayor prioridad a construir ya que éste es la

interfaz para poder tener acceso a los otros sistemas de información a construir. Finalmente, se pone en marcha el plan de acción inmediato, involucrando al personal de la

pequeña empresa constructora y asignándole las tareas correspondientes, con el propósito de llegar a cumplir con los primeros resultados esperados con la aplicación de la metodología PESI.






DE INFORMÁTICA


LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA



AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS






SISTEMA DE INFORMACIÓN CON MAYOR PRIORIDAD

1 DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL PRINCIPAL

1.1 Fase I. Análisis del Sistema de Control Principal

1.2 Fase II. Diseño del Sistema de Control Principal

1.3 Fase III. Construcción del Sistema de Control Principal

SISTEMA INF. CON UN SEGUNDO NIVEL DE PRIORIDAD

2 DESARROLLO DEL S I DE COMERCIALIZACIÓN

2.1 Fase I. Análisis del SI de Comercialización

2.3 Fase II. Diseño del SI de Comercialización

2.4 Fase III. Construcción SI de Comercialización

21/04

04/08


54

Con lo anterior, se concluye este capítulo, en el cual se ha aplicado la metodología PESI, conociendo la empresa y los requerimientos de ésta. Además de crear el plan y la estrategia para el desarrollo de los sistemas de información.

Como un último resultado se realizo el programa de trabajo para el desarrollo del plan de

acción inmediato para crear el sistema de información con mayor prioridad basado en computadora, el “Sistema de Control Principal”, cuyo desarrollo es el tema de nuestro próximo capítulo.


CAPÍTULO 4.- DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MÁS PRIORITARIO, FASES: DISEÑO, CONSTRUCCIÓN E IMPLANTACIÓN. A6. Desarrollo del sistema de información basado en

computadora con mayor prioridad.

A1 A3 1 2

3

4

5

A5

A6 A7 A8 6 7 8

A4

10 A9

9

A2

56

CAPÍTULO 4.- DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MÁS PRIORITARIO, FASES: DISEÑO, CONSTRUCCIÓN E IMPLANTA CIÓN.

En este capítulo, se presenta el esquema general de los sistemas de información establecidos en el plan, posteriormente se pasa a desarrollar el sistema con mayor prioridad propuesto en el plan y estrategia para el desarrollo de sistemas de información basados en computadora, el llamado “Sistema de Control Principal”.

Por último, éste se construirá y se implantará para su disposición pública en Internet. El "World Wide Web" representa la plataforma para las organizaciones que están construyendo

una economía aprovechando la información. Por lo que, establecer ésta ha generado un cambio radical para todo negocio, creando en las empresas oportunidades para penetrar en mercados nuevos. Así, el “Sistema de Control Principal” se creará en base a la red Internet.

Iniciando, con una revisión del ciclo de vida del desarrollo de la metodología LGS [Galindo,

2006B] para construir Sistemas de Información Basado en Computadoras, consta de 5 fases, las cuales son:

1. Planeación y/o Análisis. 2. Diseño. 3. Construcción. 4. Implantación. 5. Soporte del sistema en producción y mantenimiento.

Ahora, se efectúa una breve descripción de las mismas:

Fase 1: El análisis constituye, normalmente, la primera fase y se enfoca totalmente al intento de

seleccionar un posible problema en las partes que lo conforman para intentar comprenderlo, así como desarrollar soluciones de carácter general que fuesen aplicables.

Fase 2: El diseño es la segunda fase del ciclo y aquí se reciben los productos finales del

análisis (es decir, la propuesta general de solución) y fundado en ellos, traduce, los lineamientos que de ahí emanan en postulados de carácter técnico, que sirvan de guía a las etapas posteriores, sin perder nunca de vista el contexto determinado, por el concepto de sistema aprobado en la propuesta de análisis.

Fase 3: Fase de programación o construcción. La escritura o desarrollo de programas o

procesos en la computadora es normalmente la actividad individual más operativa (e incluso tediosa), en el desarrollo de un sistema de información basado en computadoras.

Fase 4: La implantación o instalación del sistema tiene que ver, en primera instancia, con las

consideraciones de hardware y software del mismo y usualmente, se lleva a cabo posteriormente a la prueba del sistema.

Capítulo 4.- Desarrollo del sistema de información

57

Fase 5: La etapa de operación del sistema, es aquella en la cual el sistema instalado, se transfiere del área de desarrollo a la de operación y queda totalmente bajo el control de la instancia encargada de la producción. En esta etapa, por lo tanto, el sistema ha pasado finalmente de la fase de desarrollo a su fase de operación y será necesario evaluarlo para comprobar sus resultados.

En particular, en las actividades que se desarrollan a continuación, sólo se consideran las fases

de: diseño, construcción e implantación. Por lo qué respecta a la fase de planeación y/o análisis se toma la información previamente recopilada y analizada en la metodología PESI (ver capítulo 3).

Y para la última fase, se capacitará al personal acerca de la operación y mantenimiento del

sistema de información.

Los sistemas obtenidos del análisis debido a la aplicación de la metodología PESI se muestran en la siguiente figura 4.1:

Figura 4.1 Esquema de los sistemas de información a desarrollar o modificar en la empresa de acuerdo al plan y estrategia propuestos.

SISTEMA DE

CONTROL PRINCIPAL

SISTEMA DE INFORMACIÓN

DE COMERCIALIZACIÓN

SISTEMA DE

INFORMACIÓN DE

SERVICIOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE DISEÑO DE PROYECTOS


PARA LA ADMINISTRACIÓN

SISTEMA DE INFORMÁTICA


DE PROCEDIMIEN

TOS DE CALIDAD

Sistema de cotizaciones en línea.

Sistema de información de requisitos para proyectos.

Sistema de promociones.

Sistema de Cotizaciones del los servicios

Sistema del estado del proyecto.

Sistema de Proyectos en Desarrollo.

Sistema normatividad para la construcción

Sistema de inventario de materiales.

Sistema de contabilidad.

Sistema de emisión de los estados financieros

Sistema de los pagos automáticos vía Internet

Sistema de requerimientos informáticos

Sistema de inventario informático

Sistema de procedimientos para las operaciones de la empresa


58

En el esquema anterior se observa que para tener acceso a la operación de la empresa se tiene que desarrollar un Sistema de Control Principal. El desarrollo de éste, también proporciona información de la empresa, que será presentada en Internet.

4.1 Fase de diseño para el desarrollo del Sistema d e Control Principal.

En esta fase se recibe los productos del plan (los sistemas a desarrollar e implantar), en base a los lineamientos que se establecieron.

Es importante señalar que es aquí, donde, se plantea la siguiente pregunta: ¿Cómo hacerlo?,

una vez que se respondió a la pregunta ¿Qué hay qué hacer?

Ahora podemos, iniciar el diseño del Sistema Control Principal, el cual tiene como fines específicos los siguientes:

1. Dar a conocer la empresa por la red de información, Internet. 2. Ubicación de la empresa. 3. Que servicios ofrece la empresa. 4. Trayectoria de la empresa. 5. Misión y Visión. 6. Compromisos qué ha adquirido la empresa. 7. Interfaz a los sistemas de operación de la empresa.

Otro aspecto a señalar es la arquitectura para el Sistema de Control Principal la cual se

muestra en la siguiente figura 4.2:

Figura 4.2 Procesamiento de una petición en el Sistema de Control Principal.


59

En la arquitectura del sistema se muestra los elementos principales, los cuales son: la interfaz con la red Internet, una aplicación construida a través de un programa y la operación, que es por medio de un navegador.

El siguiente elemento es un servidor de seguridad, el cual tiene como objetivo detectar

programas no deseables que puedan alojarse y perjudicar la información del usuario. Como tercer elemento se tiene un servidor de servicios, en éste se encuentran los sistemas de

información de la empresa. Finalmente, la base de datos la cual aloja los datos de la empresa, Bien, ya que se sabe como funciona en forma general la aplicación Web, se pasa a mostrar el

diseño de la estructura del Sistema de Control Principal, ver figura 4.3:

Para el diseño del Sistema de Control Principal, es importante definir el color de fondo de la aplicación, éste debe ser muy tenue para no molestar la vista del visitante.

Seleccionar un fondo en realidad no es cosa fácil, ya que se debe seleccionar una con color

agradable y que no moleste a la vista del visitante. El color de fondo que se eligió fue un azul cielo muy tenue por crear una sensación agradable

al visitante (se revisaron algunas páginas en la red y se constato que muchas utilizaban este color de fondo).

Ahora, para el diseño de la Interfaz principal. Se tomó la información que se tenia del análisis

de la metodología PESI, aquí se pudo constatar el ahorro del trabajo cuando se realiza una planeación.

Agregando algunas imágenes en el diseño se tienen más elementos en el Sistema de Control

Principal para reforzar la información que se encuentra en la interfaz principal.

Interfaz Principal

¿Quiénes Somos?

Nuestra Historia

Misión y Visión

Compromisos

Organización

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL PRINCIPAL

Figura 4.3 Estructura del Sistema de Control Principal.

Sistemas de Información


60

Así, el cliente conoce otros aspectos de la empresa, con la finalidad de ganarse su confianza. También, para el diseño del sistema interfaz se consultaron otros sistemas que se encuentran

en la red, ya que de ahí surgieron algunas ideas para el diseño del Sistema de Control Principal.

4.2 Fase de construcción del Sistema de Control Pri ncipal.

El desarrollo del programa debe considerar la identificación de los propósitos, sus alcances y sus especificaciones generales y particulares.

Si se considera datos de entrada ha ser procesados, así como traducir del planteamiento lógico

a códigos de programación o sea la codificación de los sistemas, para su posterior compilación a fin de depurar los errores de sintaxis.

Cuando el sistema está listo para ser ejecutado, se inicia la prueba de éste, suministrando

datos al proceso para observar su ejecución, para un análisis a detalle del comportamiento del proceso, las herramientas actuales cuentan con un rastreador de y corrección de errores “debuger”.

Por último, se realiza una descripción de actividades a realizar por el personal que manejará el

sistema. Una vez que se definieron los conceptos generales de ésta fase, se inicia la construcción el

Sistema de Control Principal. Se inicia la construcción del Sistema de Control Principal utilizando una paquetería de diseño

de páginas Web. El primer paso es conocer el ambiente de desarrollo para crear un espacio de trabajo,

seguidamente se configura un sitio el cual consta de dos partes, un conjunto de archivos en la computadora local y una ubicación en un servidor Web remoto donde se cargaran los archivos cuando estén preparados para la disposición pública.

Ahora, es tiempo de crear la Interfaz en Internet, la cual se muestra en la figura 4.4. En esta primera página se da la bienvenida al usuario y contiene las siguientes ligas a las

diferentes opciones que contiene el Sistema de Control Principal, como son:

1. Menú de Navegación.

• ¿Quiénes Somos? • Nuestra Historia • Misión y Visión • Organización


61

• Compromisos • Contacto: e-mail

2. Sistemas de Información.

• Sistema de comercialización • Sistema de servicios • Sistema de diseño de proyectos • Sistema administrativo • Sistema de administración de proyectos • Sistema de procesos de calidad

Figura 4.4. Página principal del Sistema de Control Principal de la empresa.

Para consultar las páginas que complementan el Sistema de Control Principal. Consultar el

Anexo C.


62

El código que se genera en la realización del sistema, es Lenguaje de Marcación de Hipertexto HTML (Hyper Text Mark-up Language).

En una parte de la página principal, el código generado se muestra en el siguiente bloque de código:

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd"> <html> <head> <title>Pagina Principal</title> <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1"> <style type="text/css"> <!-- .Estilo2 { font-size: 24px; font-family: "Comic Sans MS"; color: #3333FF; } .Estilo5 { font-family: Verdana, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12px; color: #3366CC; } body { background-image: url(Imagenes/GE-fondo18.jpg); } .Estilo16 { font-size: xx-large; font-family: Verdana, Arial, Helvetica, sans-serif; color: #3366CC; } .Estilo24 {color: #3366CC} #LogoFCJ { float: left; } .Estilo31 { font-family: Verdana, Arial, Helvetica, sans-serif; font-weight: bold; color: #3366CC; } .Estilo34 { color: #3300CC; font-family: Verdana, Arial, Helvetica, sans-serif; font-weight: bold; } .Estilo42 {color: #3333FF; font-family: "Comic Sans MS";}

63

.Estilo47 {color: #3333FF; font-family: "Comic Sans MS"; font-size: large; } --> </style> // RUTINA PARA ACTUALIZACIÓN DE LA FECHA. <script> var mydate=new Date(); var year=mydate.getYear(); if (year<1000) year+=1900; var month=mydate.getMonth(); var day=mydate.getDay(); var daym=mydate.getDay(); if(daym<10) daym="0"+day; var dayarray=new

Array("Domingo,","Lunes,","Martes,","Miercoles,","Jueves,","Viernes,","Sabado,"); var montharray=new

Array("Enero","Febrero","Marzo","Abril","Mayo","Junio","Julio","Agosto","Septiembre","Octubre","Noviembre","Diciembre");

</script> En ésta fase de construcción, la mayoría de las personas comenta que no es necesario “pensar

mucho” en los desarrollos de los procesos (Algoritmos). Sin embargo, se ha comprobado (por muy pocos, por cierto) que es en esta fase, es cuando se

deben de hacer todos los algoritmos, ya que “más vale un borrón en papel que cambiar un proceso cuando el sistema esta en producción”. Si no se toma el consejo anterior, se tendrá como consecuencia un alto costo en dinero y en tiempo.

Por último, se sugiere utilizar alguna metodología para el desarrollo de sistemas, para obtener

buenos sistemas y no trabajar a base de prueba y error en la construcción del sistema. Ya que, si no se cuenta con una metodología pueda implicar en tener mucho mantenimiento del sistema.

4.3 Fase de implantación del Sistema de Control Pri ncipal.

La implantación o instalación del sistema no es más que considerar el hardware y el software. Algunas de las actividades a considerar para ésta fase son:

1. Capacitación del usuario. 2. Al personal administrativo. 3. Efectuar una completa revisión del sistema. 4. Conversión del sistema.

Para la entrega del Sistema de Control Principal de la empresa se consideró lo siguiente:


64

Para los puntos 1 y 2 antes mencionados sólo se le mostró los elementos que componen la interfaz principal del sistema, ya que el usuario al que se atendió tiene experiencia en la navegación por la red Internet.

En el punto 3, el sistema se revisó junto con el dueño de la empresa para su autorización. Finalmente, evaluar un proveedor de servicios para que la página esté para disposición publica. Con el Sistema de Control Principal implantado en la empresa, se apoyará a la empresa en

tener algunas ventajas, como son:

• Conocimiento de la empresa. • Ubicación de la empresa. • Contacto con la empresa. • Algunas promociones por parte de la empresa. • Servicios que ofrece la empresa. • Consultas en cualquier ubicación (si cuenta con privilegios). • Dar cotizaciones en línea de algún servicio o proyecto.

Con la implantación del Sistema de Control Principal se espera obtener los primeros beneficios.

Con la finalización de todos los sistemas de información, se espera que la empresa este protegida y fortalecida. Para crecer y generar más fuentes de trabajo.

4.4 Operación del Sistema de Control Principal.

Para la operación del sistema, es aquélla en la cual, una vez el sistema instalado, se transfiere

del área de desarrollo a la operación. Por lo que el sistema ha pasado finalmente de la fase de desarrollo a su fase de operación.

La operación del sistema impone algunos requisitos de cómputo, tales como:

• Estándares de instalación. • Uso de manuales. • Mantenimiento de programas o módulos. • Mejoras en la operación. • ¿Satisfacción del usuario con las salidas del sistema?

Para la operación de Sistema de Control Principal consultar el ANEXO C. En este capítulo se ha descrito de manera general el diseño, construcción e implantación del

Sistema de Control Principal, éste sistema es fundamental por ser la interfaz para los otros sistemas de información a desarrollar. Es importante señalar que el Sistema de Control Principal ocasionó una motivación en el dueño de la empresa. Para continuar con la aplicación de la metodología PESI.

El siguiente capítulo, se muestra la evaluación de los objetivos planteados, trabajos futuros y

conclusiones del proyecto de tesis.


CAPÍTULO 5.- EVALUACIÓN DE OBJETIVOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES. A7. Evaluación de objetivos, trabajos futuros y con clusiones

del proyecto de tesis.

A1 A3 1 2

3

4

5

A5

A6 A7 A8 6 7 8

A4

10 A9

9

A2

66

CAPÍTULO 5.- EVALUACIÓN DE OBJETIVOS, TRABAJOS FUTU ROS Y CONCLUSIONES DEL PROYECTO DE TESIS.

En este último capítulo, se realiza una valoración de los objetivos que se plantearon. También, se determinarán algunos trabajos futuros. Finalmente, se dan las conclusiones del proyecto del trabajo de tesis. 5.1. EVALUACIÓN DE OBJETIVOS.

Para determinar si se cumplió con el objetivo general propuesto para el proyecto de tesis,

primeramente se revisarán los objetivos específicos.

PRIMER OBJETIVO ESPECÍFICO. • Determinar el marco contextual y conceptual de la situación en estudio, para que se

proporcione una información real del entorno. Para el marco contextual, se realizó una recopilación de información de conceptos básicos de

las pequeñas y medianas empresas, características generales comunes para éstas. También, se dio un contexto de las pequeñas empresas constructoras bajo un enfoque sistémico.

Con respecto al marco conceptual, se utilizó una herramienta sistémica: “la pirámide

conceptual”. La cual se presento por línea de conocimientos los elementos que se consideraron en el desarrollo de proyecto de tesis.

Además, se recopiló la información real y verídica de opciones que ofrece el mercado para el

desarrollo de sistemas de información. Para cada una de éstas se analizaron sus ventajas y desventajas para apoyar la elección de la metodología. Sin embargo se tuvo que utilizar el proceso de jerarquización analítica, para tener una selección más objetiva en la selección de la metodología PESI.

Determinando que el primer objetivo especifico, se cumplió satisfactoriamente.

SEGUNDO OBJETIVO ESPECÍFICO.

• Definir los requerimientos de los sistemas de información para proponer soluciones en el

desarrollo de los sistemas de información basados en computadora.

Se realizó una recopilación de la información la cual se analizó por medio de los métodos con los que cuenta la metodología PESI. Posteriormente, se evaluó para determinar los requerimientos de los sistemas de información. Para así, definir una solución de los sistemas de información actuales a modificar o desarrollar.

Éste objetivo también se cumplió satisfactoriamente.

Capítulo 5.- Evaluación de objetivos

67

TERCER OBJETIVO ESPECÍFICO. • Establecer la estrategia y un plan de acción inmediato para el desarrollo del sistema de

información basado en computadora con mayor prioridad. En la última actividad Fase III de la metodología PESI se establece y se crea un plan de acción

inmediato el cual contiene el sistema de información con mayor prioridad. Éste se construye y se implanta obteniendo otro resultado de la metodología PESI.

Para este otro objetivo especificó también se cumplió satisfactoriamente.

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO DE TESIS. • Crear un plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información basados en

computadora para apoyar las funciones y la toma de decisiones en una pequeña empresa constructora.

Como resultados de la aplicación de la metodología PESI se obtuvieron dos productos

principales el plan para el desarrollo o mejora de sistemas de información y la estrategia a seguir para la aplicación del plan.

Determinando que el objetivo general del proyecto de tesis se ha cumplido satisfactoriamente. A continuación, se definen los trabajos futuros tanto académicos como para la empresa, los

cuales son:


68

5.2. TRABAJOS FUTUROS. Para los trabajos futuros se propone lo siguiente: TRABAJOS ACADEMICOS: � Construcción de programa de cómputo para la metodología PESI.

� Adecuar una versión de la metodología PESI para pequeñas empresas.

TRABAJOS PARA LA EMPRESA:

� Crear una consultoria para aplicar la metodología PESI a pequeñas empresas. � Diseño de la base de datos.

� Continuar con la construcción de los sistemas de información de acuerdo al plan. � Construir un sistema de seguridad para el acceso a los sistemas de información.

� Proporcionar cotizaciones de proyectos a la primera visita del cliente.

� Proporcionar requisitos a un cliente que solicite un servicio de gestión a instituciones

gubernamentales.

� Tener actualizados los catálogos de inventarios, clientes y materiales.

� Poseer un manual de procedimientos de calidad de las operaciones de la empresa.

� Evaluar los servicios que presta la empresa.

� Tener un buen seguimiento controlado en los proyectos y servicios que presta la empresa.

� Selección de los mejores proveedores para los requerimientos de materiales de la empresa constructora.

Ahora, se dan las conclusiones del proyecto de tesis.


69

5.3. CONCLUSIONES. Diseñar sistemas de información que contribuyan al mejoramiento de las funciones de una

organización, es un trabajo que mucha gente realiza. Sin embargo, aunque el desarrollador sigue una metodología para la construcción de los

sistemas de información, muchas veces (casi siempre) no realiza un análisis correcto, pues carece de conocimientos de la teoría general de sistemas, ya que ésta proporciona una visión sistémica.

Con esta visión integral se puede contemplar varios elementos (frecuentemente, no se toman en

cuenta), como son:

• Análisis, evaluación y diagnóstico, en base al medio ambiente en el que se encuentra la organización; Además, considerar las opiniones en el diseño final del sistema de información en cuestión.

• Definir la propuesta de solución para la oportunidad que se presenta.

• Tener un plan y la estrategia a seguir para el proyecto, así como, considerar los recursos,

riesgos y beneficios para la construcción e implantación de los sistemas. Finalmente crear un plan de acción inmediato para proporcionar resultados a corto plazo y que el gerente de la organización se motive a continuar con los sistemas a largo plazo.

Con la metodología PESI utilizada en el desarrollo del proyecto de tesis y en la cual contempla

una serie de técnicas, que nos ayuda a tomar decisiones correctas para contar con un proceso en creación de un plan y estrategia en el desarrollo de sistemas de información.

Además, de contar con esquemas sistémicos, los cuales tienen una visión integral y global que

pueden ser utilizados en alguna problemática organizacional. Finalmente deseo comentar que, muchos años de programador de sistemas de información

basados en computadoras me habían proporcionado gran habilidad de construir este tipo de sistemas de información.

Sin embargo, sabía que una parte importante se estaba dejando sin realizar, el análisis de los

sistemas de información, esto por: urgencia para la gerencia de tener el sistema lo más pronto posible, carecer de estrategias para el desarrollo de sistemas y tener gerentes que no contaban con conocimientos de la teoría general de sistemas para el desarrollo de sistemas de información.

Por lo que, buscando una alternativa para cubrir esta fase de análisis en el desarrollo de

sistemas, encontré la Maestría en Ciencias en Ingeniería de Sistemas, de la cual, he tenido la oportunidad de adquirir metodologías, estrategias, técnicas, herramientas y conocimientos sistémicos para desarrollar sistemas de información.


70

Bibliografía

[Andersen, 1999], Andersen, A.; Diccionario de Economía y Negocios., 1999, Editorial, ESPASA, España. [Galindo, 2005], Galindo L.; “Una Metodología para el Desarrollo y Redacción de un Proyecto de Tesis de Maestría”, Memorias del 1er. Congreso Internacional de Metodología de la Ciencia y de la Investigación para la Educación, Instituto Tecnológico de Sonora y Asociación Mexicana de Metodología de la Ciencia y de la Investigación A.C., 12 de enero de 2005, Ciudad Obregón, Sonora. Pp.1505-1522. [Galindo, 2006A], Galindo L.; “Una Metodología para la Planeación Estratégica de Sistemas de Información”, Memorias del 2do. Congreso Internacional de Metodología de la Ciencia y de la Investigación para la Educación, Asociación Mexicana de Metodología de la Ciencia y de la Investigación, A. C. y ESIME Unidad Culhuacán, 24 de mayo de 2006, México, D.F. [Galindo, 2006B], Galindo L.; “Una Metodología para el Desarrollo de Sistemas de Información Basados en Computadoras”, Memorias del 2do. Congreso Internacional de Metodología de la Ciencia y de la Investigación para la Educación, Asociación Mexicana de Metodología de la Ciencia y de la Investigación, A. C. y ESIME Unidad Culhuacán, 24 de mayo de 2006, México, D. F. Pp143-164. [Galindo, 2007] Galindo L.; “Reporte Técnico: Planeación Estratégica de Sistemas de Información”, Maestría en Ciencias en Ingeniería de Sistemas, SEPI, ESIME-Z del IPN, México, D. F., Enero-Junio 2007. [Galindo, García, 1993], Galindo M., Garcia M.; “Fundamentos de Administración”, Editorial Trillas, México, 1993. [Garza, 2000], Garza, R; “Creación de PYMES” Artículo tomado de la revista Ingenierías, Octubre-Diciembre 2000, Vol. III, No 9. [Gómez, Veloso, 2003], Gómez Vieites Á., Veloso Espñeira M.; “Redes de computadoras e Internet”, Editorial Alfaomega, México D. F., 2003. [Lawrence, 2002], Lawrence S.; “Ingeniería de Software”, Prentice Hall, Sao Paulo, Brasil, 2002. [Mendieta, 1981], Mendieta A.; “Métodos de Investigación y Manual Academico”, Editorial Porrúa, México, 1981. [Peón, 2006], Peón; “Reporte Técnico: Teoría General de Sistemas”, Maestría en Ciencias en Ingeniería de Sistemas, SEPI, ESIME-Z del IPN, México, D. F., Agosto-Enero 2006. [van Gigch, 2006], van Gigch J.; “Teoría General de Sistemas”, Editorial Trillas, México, 2006.

Bibliografía

71

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Pequeñas y medianas empresas industriales y política tecnológica: el caso mexicano de las tres últimas décadas.

� http://www.cepal.cl/cgi-bin/getProd.asp?xml=/noticias/Autores/4/25424/P25424.xml&xsl=/tpl/p41f.xsl&base=/tpl/top-bottom.xsl

PyMES recibirán 900 mdp en créditos.

� http://www.cnnexpansion.com/emprendedores/2007/2/pymes-recibiran-900-mdp-en-creditos/view

Sistemas y Tecnologías de Información en las Micro y Pequeñas Empresas.

� http://www.cem.itesm.mx/dacs/publicaciones/logos/anteriores/n39/lorozco.html Metodología “BUSINESS SYSTEM PLANNING” BSP de (IBM)

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� alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/pgsi/doc/teo/3/pgsi-t3.pdf

Proceso de Jerarquización analítica � http://www.mag.go.cr/rev_agr/v30n01_107.pdf

Referencias de Internet

1

ANEXO A.- METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS (PESI).

La metodología PESI [Galindo, 2006A], se define como un conjunto sistematizado de

actividades necesarias para la implantación de una Planeación de los sistemas de información, prioritarios y necesarios, en una empresa o una institución o incluso en un País.

Consta de tres Fases o Etapas principales, las cuales se muestran en la Tabla 3.1:

Tabla A1. Fases principales de la Metodología PESI.

Los objetivos principales de la metodología de PESI [Galindo, 2006] son:

1. Definir un plan maestro de sistemas de cómputo o informática que contenga y aglutine todas

las necesidades de información apoyadas de las áreas de la empresa, conjuntándolas de manera ordenada y congruente a las estrategias y políticas de una empresa.

2. Definir las estrategias, políticas, prioridades, y metas para el desarrollo de la función

informática dentro de la empresa.

3. Establecer controles que auxilien a la empresa en la administración de sus recursos para un mejor cumplimiento de sus funciones.

4. Crear la estructura organizacional informática personal, departamental e institucional. En la siguiente figura 3.1, se muestra la estructura o enfoque global para la aplicación de la

metodología de Planeación y Estrategia para el Desarrollo de Sistemas de Información:

FASE I Definición de Necesidades

FASE II Propuesta de Soluciones

FASE III Planeación Estratégica

-Situación Actual -Modelo Funcional -Priorizar Funciones -Identificación de Sistemas -Evaluación de Sistemas de Información Actual

-Desarrollo de la Arquitectura de Sistemas

-Definición de Beneficios

-Estrategias de sistemas -Análisis Costo/Beneficio -Plan de Acción

Anexo A.- Metodología PESI

2

Figura A1. Metodología de Planeación y Estrategia para el Desarrollo de los Sistemas de Información.

En la pirámide de la estructura de la metodología, se muestra de manera global, las fases y actividades a seguir, es una manera de tener siempre en cuenta y en cualquier fase esta visión sistémica, es de gran apoyo para no perder cualquier detalle de la aplicación de la metodología, ya que esta cuenta con un gran numero de técnicas que se aplican para alcanzar los objetivos específicos en cada fase.

A continuación, se pasará a detallar en que consiste cada una de las fases de la planeación y estrategia de la metodología PESI:




AI.4 ANALIZAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN



DE INFORMÁTICA

SITUACIÓN DEL ÁREA ACTUAL

LA

AI.5 EVALUAR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA DE

IMPLANTACIÓN


DE SISTEMAS

AIII.1.3 ANALIZAR

ESTRATEGIA HARDWARE,

RED Y SOFTWARE

AIII.1.4 DEFINIR RECURSOS HUMANOS

Y ORGANIZACIÓN

AIII.1.5 ESTABLECER PRÁCTICAS

GERENCIALES

AIII.2 ANALIZAR LOS BENEFICIOS

AIII.3 ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN INMEDIATO

Fase III.- Definición de la Estrategia de Implantación de los Sistemas de Información .

Fase II.- Definición del Plan de Desarrollo de Sistemas de Información.



3

Fase I.- Definición de la situación actual.

Tiene como objetivo: La definición de necesidades sectoriales. Aquí se tiene que identificar y analizar la situación actual del área o institución, para definir el: ¿Cómo esta?

AI.1 Analizar la situación actual de la empresa.

Punto de partida: Identificar lo mejor posible el Medio Ambiente, en el cual se definirá la PESI.

Se tiene qué contestar a preguntas cómo las siguientes; ¿Dónde empezar? Definir por ejemplo: prioridades, impacto, puntos de referencia, facilidad de conversión e implantación obstáculos, etc.

¿Cuánto investigar al inicio?, ¿Qué cambiar? Por ejemplo: Misión, Visión, Estrategias, Funciones, Organización, Procesos o Sistemas: de Producción, Ventas, Informáticos, etc.

¿Qué capacidad se tiene?, ¿Compromisos?, ¿Competencias?, ¿Tiempo?, ¿Recursos?, etc. ¿Cuáles son las alternativas? Por ejemplo: Desarrollo interno o subcontratación (outsourcing).

En general, identificación de los procesos de gestión y supervisión de la empresa o área, para:

Definir el compromiso compartido de todos los involucrados y plantear constancia de los riesgos. Acordar metas, Prioridades, y Plan de Acción inmediato.

En si, para la identificación, definición y análisis inicial de las partes involucradas, se requieren técnicas de apoyo, tales como las empleadas para la: Definición de objetivos. Elaboración de cuestionarios y aplicación de encuestas a clientes, proveedores, ejecutivos, operarios, y demás involucrados. Observación, Identificar la prioridad de funciones o procesos, identificación de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (Análisis FODA). Diagramas de Procesos: Diagrama de Flujo de Datos DFD´s, Pareto, Causa-Efecto, Mapas Mentales o Conceptuales, etc.

En resumen, se requiere identificar la estructura organizacional de la empresa o institución o

área para la que se aplicará la PESI, obteniendo su Visión, Misión estructura organizacional, políticas y reglas de operación.

AI.1 ANALIZ AR LA SITU ACIÓN ACTU AL DE LA EMPR ESA

AI.2 ID ENTIFICAR EL M ODELO FUNCIONAL D E LA EM PRESA

AI.3 D EFINIR PR IOR IDAD ES FUNCION ALES

AI.4 ANALIZ AR LOS S.I . Y REQU ERIMIENTOS D E INF ORMAC IÓN

AII.1 D ESARR OLLAR LA ARQU ITECT URA D E SISTEM AS DE INF ORMACIÓN

AII .2 D EFIN IR LOS BEN EFIC IOS

DE INF ORMÁT ICA

SITU ACIÓN DEL ÁREA

LA

AI.5 EVALU AR

AIII.1 DEFINIR

ESTRATEGIA DE

IMPLANTACIÓ


DE SISTEMAS


A: HW, RED Y

AIII.1.4 DEFINIR

RECURSOS HUMANOS

Y


GERENCIALES

AIII.2 AN ÁLISIS DE BENEF ICIOS

AII I.3 PLAN DE ACC IÓN Fase II I.- Defi nición de la Estr ategia de Implantaci ón de l os Sistemas de Infor maci ón.

Fase II .- D efinici ón del Plan de Desarr ollo Sistemas de Infor mación.

Fase I.- Definici ón de la Situación Actual


4

AI.2 Identificar el modelo funcional de la empresa.

Una vez, identificado y analizado el medio ambiente de la empresa o área, se requiere identificar las funciones que se realizan en la misma, con sus correspondientes actividades.

Lo anterior, se debe a que, las funciones de un área, son su “razón de ser”, por lo tanto, son

menos susceptibles de ser cambiadas por los directivos, que en muchas ocasiones son “temporales y/o incluso, no saben ni que se realiza en el área. AI.3 Definir prioridades funcionales.

Aquí, se tiene que definir; ¿Cuáles son las funciones más prioritarias para el área u organización? Para ello, se propone crear una estructura tipo matriz (“Importancia” contra “Urgencia”), en la cual se presenten las funciones.

Ambas jerarquías tendrán que ser definidas por el comité de usuarios, representantes de las

áreas involucradas, que colaboren con el área de informática en la definición del Plan de Sistemas de Información. La matriz resultado, identificará la prioridad de las funciones. Asimismo, permitirá definir que funciones sustantivas de la empresa o área, requieren de apoyo de sistemas de información, a corto, mediano y largo plazo, lo que indicará aquellos, qué será necesario desarrollar en forma, también prioritaria.

Para lo anterior, se requiere de usar técnicas adecuadas de prioridades de procesos y de

funciones y designar a las personas más idóneas para ejecutar el análisis de los procesos actuales. AI.4 Analizar los sistemas de información y requerim ientos de información.

Ahora, se tiene que identificar y analizar los Sistemas de Información Basados en Computadora

(SIBC), que existen actualmente, para así, evaluar su calidad técnica y desempeño y en esa base empezar a definir la actividad que se realizará con cada uno de ellos, que pueden ser: rediseñado, rehacer, sustituir totalmente o sólo modificar o adecuar. AI.4 Evaluar la situación del área de informática.

En esta actividad, se tiene que evaluar al área que desarrolla los Sistemas de Información, en la actualidad. Para así saber las capacidades que tiene y a partir de ahí, definir los cambios que será necesario efectuar para tener la infraestructura de personal y tecnología requerida para aplicar el Plan que se propondrá con la metodología.

Los elementos a evaluar son: Conocimiento de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), que se requieren para la aplicación del plan y conocimiento de las actividades de la empresa o área. Es decir, su experiencia en “el hacer diario”, para así proponer un plan más adecuado a las necesidades de la misma.


5

Las TIC, que será necesario actualizar o adquirir, tales como: equipo (hardware), paquetes o lenguajes de desarrollo, de redes de telecomunicaciones; e incluso, la definición de la infraestructura física: edificio, áreas aisladas, pisos falsos, ventilación, etc.

Por último, las prácticas o procesos administrativos que se tienen, para poder definir y proponer los caminos que se requieren de acuerdo con las necesidades de aplicación del plan. Fase II.- Definición del plan de desarrollo de sist emas de información.

Se define la propuesta de soluciones o creación de la propuesta del plan de sistemas de información. Es decir, se debe de definir el: ¿Qué hacer? AII.1 Desarrollar la arquitectura de sistemas de in formación.

Una vez evaluada la situación actual de la empresa desde el punto de vista de su desarrollo de

sistemas de información; ahora, se debe definir los sistemas de este tipo que serán incluidos en el PESI.

Para ello, se debe hacer un cruzamiento entre, los sistemas actuales contra: las funciones, los

grupos de datos y entre ellos mismos, Así como la distribución de: fusiones, sistemas y datos, equipos de trabajo, etc.

Se debe de definir una estructura o arquitectura de tres niveles de SIBC de apoyo a las

funciones, de acuerdo los niveles de organización de la empresa: Departamentales, gerenciales e institucionales.

Todo, lo anterior será definido en base a la prioridad de funciones obtenida en la actividad AI.3.

AII.2 Definir los beneficios.

Aquí, se tendrá que hacer un estudio o análisis para obtener la definición de los posibles

beneficios que se obtendrán con la aplicación del plan. Ésto, es muy importante, ya que servirá de base para la “venta" del proyecto a los directivos que lo deberán de autorizar y sobre todo “pagar”.

Las técnicas, que se sugiere emplear son las relacionadas con el análisis financiero.






DE INFORMÁTICA

SITUACIÓN DEL

LA

AI.5

AIII.1 DEFINIR ESTRATE

GIA

AIII.1.2 ESTABLE

CER PRIORID

AIII.1.3 ANALIZ

AR ESTRA

AIII.1.4 DEFINIR RECURSO

S

AIII.1.5 ESTABLE

CER PRACTIC


AIII.3 PLAN DE ACCIÓN Fase III.- Definición de la Estrategia de Implantación de los

Fase II.- Definición del Plan de Desarrollo Sistemas de Información.



6

Fase III.- Definición de la estrategia de implantac ión de los sistemas de información.

Se propone el: ¿Cómo, con quién, dónde hacer? Además, de ¿cuánto cuesta? y ¿qué hacer

prioritario? AIII.1 Definir la estrategia de implantación.

En esta subfase, se define como se crearán los SIBC, es decir se define la estrategia de

desarrollo o construcción.

Consta de cuatro actividades principales, en las que se define a detalle los elementos a implantar:

• Prioridades de desarrollo de SIBC. • Plataforma tecnológica. • Definición de recursos humanos y la estructura organizacional del área de desarrollo. • Definición de las actividades administrativas para la implantación del plan.

AIII.1.2 Establecer prioridades de sistemas.

Aquí, se definen perfectamente los SIBC, qué serán: creados o rediseñados o modificados o

propuestos; de acuerdo con la: “prioridad de las funciones que apoyaran” y la “mejor capacidad para su implantación”.

Es decir, se definirá también un programa de creación de acuerdo con la prioridad dentro de la

empresa de la función que pueden apoyar, y de la complejidad de la actividad y de los recursos necesarios para implantarlos. AIII.1.3 Analizar estrategia de hardware, red y soft ware

Una vez definidos, con precisión, los sistemas que se deben de crear o modificar, se debe definir lo recursos materiales que se deberán tener para poder construirlos, por lo tanto será necesario precisar las características siguientes:

Hardware; se tiene que definir la estructura tecnológica “base” de hardware y elementos

relacionados, ya que, la misma, cambia constantemente y entonces, la tecnología que ahora se tiene, no necesariamente, será la adecuada para el desarrollo e implantación de los nuevos sistemas.

Software; también las herramientas de software, empleadas en la creación de SIBC, cambian en forma impresionante; por lo tanto, será necesario definir lo mejor posible cuáles de estas herramientas serán las más adecuadas de acuerdo con la arquitectura y estructuras definidas con anterioridad.






DE INFORMÁTICA

SITUACIÓN DEL

LA

AI.5

AIII.1 DEFINIR ESTRATE

GIA

AIII.1.2 ESTABLE

CER PRIORID

AIII.1.3 ANALIZ

AR ESTRA

AIII.1.4 DEFINIR RECURSO

S

AIII.1.5 ESTABLE

CER PRACTIC


AIII.3 PLAN DE ACCIÓN Fase III.- Definición de la Estrategia de Implantación de los

Fase II.- Definición del Plan de Desarrollo Sistemas de Información.



7

Redes de comunicación; en la actualidad, se puede decir, que todos los SIBC son distribuidos y con resultados en o hacia Internet, de donde también es necesario, definir la estructura y la topología de las redes de telecomunicación que se emplearán tanto: para su construcción como para su operación rutinaria. Se tiene que recordar que si existe una tecnología que cambia con mayor rapidez es la referente a la de las comunicaciones basadas en la electrónica. AIII.1.4 Definir recursos humanos y organización.

Al final de cuentas, los sistemas de información serán construidos por y para personas, por lo tanto, independientemente, de la tecnología empleada, será mas importante, tener a las más adecuadas tanto en la preparación para su desarrollo, como para su operación.

Para ello, se requiere contratar o preparar o capacitar al personal idóneo en las tecnologías

correspondientes, lo cual, demanda de habilidades definidas en el desarrollo humano. Además, de definir o redefinir, la estructura organizacional del área de informática mas

adecuada para la creación o aplicación u operación de sistemas, de acuerdo a la nueva estructura de SIBC, que serán propuestos por el plan que se esta definiendo y proponiendo. AIII.1.5 Establecer prácticas gerenciales.

Una cosa es, la estructura organizacional del área de desarrollo, en este caso, la de informática o de computación o incluso, de toda la Tecnología de Información y comunicaciones y otra; la estructura de todos los procesos organizacionales, con sus correspondientes actividades, que se tienen que definir o redefinir de acuerdo con la implantación del PESI. Es decir, la creación y operación los nuevos (o los antiguos, modificados) sistemas de información, involucra, posiblemente, a todas las áreas o dependencias de la empresa; por tanto, será necesario trabajar conjuntamente, tanto el área de informática como las mismas, para definir e implantar los cambios organizacionales, administrativos y de operación, que serán necesarios ejecutar, en esas áreas, a partir de la aplicación de plan. El normalizar, lo anterior, puede ocasionar que las áreas a las cuales se les desarrollarán los SIBC no estén preparadas, tanto para el apoyo en su creación, como para su adecuada implantación y operación. AIII.2 Analizar los beneficios.

Una vez definidos todos los elementos técnicos, de recursos humanos, de estructura organizacional, de procesos administrativos y de operación; ahora, se tiene que evaluar con detalle, tanto los: costos de todo tipo que se tendrán que realizar; comparándolos así mismo, contra los beneficios, también de todo tipo que se espera se obtengan con la aplicación del plan.

Se recomienda emplear las técnicas de análisis financiero.


8

AIII.3 Elaborar el plan de acción inmediato

Normalmente, cualquier proceso de implantación falla, si no existen sistemas o actividades de control y seguimiento o monitoreo de su aplicación; pero y también falla, si no se define lo mejor posible, una parte del plan, que considere resultados inmediatos o cercanos en el tiempo, para así, crear el medio ambiente o motivación para continuar su implantación en plazos mas lejanos. Esta parte del plan, llamada de “acción inmediata”, tendrá que ver con los sistemas de información, que cumplan con dos características; la primera su prioridad en cuanto su apoyo a funciones, también prioritarias; y segundo, su facilidad o capacidad de creación e implantación, es decir, que los recursos necesarios para desarrollarlos estén sumamente disponibles.

Las técnicas ha emplear, son las clásicas de la programación de proyectos, tales como: los

diagramas de Gantt y los de PERT.

Ahora, que se tiene conocimiento de la metodología PESI, se comenzará la aplicación para el caso de estudio de la pequeña empresa dedicada al ramo de la construcción.


1

ANEXO B.-

ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE FORMAN PARTE DEL PLAN DE DESARROLLO E IMPLANTACIÓN. Sistema: Procedimientos de Calidad. Clasificación: Media prioridad. Tipo: Institucional. Estado del sistema: Análisis. Estrategia: Obtener un manual de calidad. Componentes: Entradas Catálogo de clientes. Catálogo de normas. Catálogo de servicios. Catálogo de reglamentos. Catálogo de procedimientos. Catalogo de proveedores de materiales. Catálogo de proveedores de servicios externos. Catálogo de las Instituciones Gubernamentales.

Procesos

Clasificación de clientes potenciales. Tener normas, reglamentos y procedimientos. Servicios que presta la empresa. Proveedores de materiales. Proveedores de servicios externos. Requerimientos de las Instituciones Gubernamentales.

Salidas Tener la información general de la empresa constructora. Obtener el procedimiento para las cotizaciones de proyecto y servicios. Verificar el procedimiento para el estado del proyecto, servicios y materiales.

Anexo B.- Análisis de los sistemas del plan

2

Obtener los procedimientos de operación para crear el manual de procedimientos Procedimiento para cumplir con las obligaciones con el Estado. Beneficios Potenciales: Proporcionar un servicio de calidad. Obtener un mayor número de proyectos y servicios. Ayudar a la empresa a ser más competitiva. La empresa crezca en un menor tiempo. Sistema: Administración de proyectos. Clasificación: Alta prioridad. Tipo: Operacional. Estado del sistema: Análisis. Estrategia: Aplicar una metodología para la administración de proyectos. Componentes: Entradas Catálogo de clientes. Catálogo de normas. Catálogo de reglamentos. Catalogo de proveedores de materiales. Catálogo de proveedores de servicios externos. Catálogo de las Instituciones Gubernamentales.

Procesos Planeación de un proyecto. Organización de un proyecto. Dirección de un proyecto. Control de un proyecto. Salidas Cotizaciones de un proyecto. Seguimiento del estado de un proyecto. Seguimiento del estado de materiales solicitados. Seguimiento del estado del diseño de un proyecto. Beneficios Potenciales: Cumplimiento en tiempo de un proyecto. Satisfacción del cliente. Monitoreo en tiempo real del estado de un proyecto. Prestigio de la empresa. Sistema: Servicios.


3

Clasificación: Media prioridad. Tipo: Operacional. Estado del sistema: Análisis. Estrategia: Aplicar una metodología para la administración de servicios al cliente. Componentes: Entradas Catálogo de clientes. Catálogo de servicios. Catálogo de procedimientos. Catálogo de proveedores de servicios externos. Catálogo de las Instituciones Gubernamentales.

Procesos Planeación de un servicio. Organización de un servicio. Dirección de un servicio. Control de un servicio. Salidas Cotizaciones de un servicio. Seguimiento del estado de un servicio. Seguimiento del estado de un servicio externo solicitado. Beneficios Potenciales: Cumplimiento en tiempo de un servicio. Satisfacción del cliente. Monitoreo en tiempo real del estado de un servicio. Retroalimentación para disminuir tramites en los servicios. Prestigio de la empresa


4

Sistema: Diseño de proyectos. Clasificación: Baja prioridad. Tipo: Operacional. Estado del sistema: Mejorar. Estrategia: Aplicar una metodología para el diseño de proyectos. Componentes: Entradas Catálogo de normas. Catálogo de reglamentos. Catálogo de procedimientos. Catálogo de proveedores de servicios externos.

Procesos Desarrollar las actividades de la metodología. Salidas Seguimiento del estado del diseño de un proyecto. Beneficios Potenciales: Programa de actividades en el diseño de un proyecto. Aplicar normas, reglamentos y procedimientos en el diseño del proyecto. Sistema: Administrativo. Clasificación: Baja prioridad. Tipo: Operacional Estado del sistema: Mejorar. Estrategia: Emplear nueva tecnología computacional. Componentes: Entradas Catálogo de las Instituciones Gubernamentales.

Procesos Crear procedimientos para pagos automatizados. Salidas Cumplir con las obligaciones de la empresa ante el Estado. Beneficios Potenciales: Evitarse problemas ante las Instituciones Gubernamentales. Tener buena imagen de la empresa.


1

ANEXO C.-

MANUAL DE OPERACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL PRINCIPAL. ACERCA DE ESTE MANUAL.

El manual de operación va destinado a los usuarios nuevos y experimentados de uso de herramientas en Internet. En éste aprenderá las características básicas de Navegadores, Sitios Web y Páginas Web, incluyendo el Sistema de Control Principal.

Además, está diseñado para que empiece a trabajar rápida y fácilmente, ofrece paso a paso

para ponerse en marcha. Finalmente, se listan los requisitos del sistema computacional para ejecutarse de manera

eficiente el Sistema de Control Principal.

SISTEMA DE CONTROL PRINCIPAL.

Iniciar una sesión en el Sistema de Control Principal es un proceso que inicia con la selección de un navegador que inicie una sesión en Internet: Internet Explorer o Mozilla Firefox, los cuales se encuentran normalmente en la pantalla del sistema operativo, como acceso directo en la pantalla del escritorio de la computadora, ver figura C1:

Navegadores Mozilla Firefox e Internet Explorer

Anexo C.-Operación del Sistema de Control Principal

2

Figura C1. Acceso directo en navegadores en la pantalla del escritorio. Una vez seleccionado cualquiera de las dos opciones, nos manda a la pantalla de operación del

navegador, como se muestra en la siguiente figura C2. Una vez que se encuentra uno en el Navegador y conectado al Internet se tipifica la dirección IP

(Internet Protocolo), www.sitioFCJCAISA.com.mx:

Figura C2. Presentación de dos Navegadores: Internet Explorer y Mozilla Firefox.


3

Una vez dada la petición, localiza el Sitio Web, mostrando la página principal del Sistema de Control Principal, como se muestra en la siguiente figura C3:

Figura C3. Página Principal del Sistema de Control Principal.

Para acceder a la información que se muestra en la página principal, sólo hay que posicionarse encima del título y dar “clic” al botón derecho del “ratón”.

Las opciones con las que cuenta actualmente el Sistema Interfaz de Internet son: • ¿Quiénes Somos? • Nuestra Historia • Misión y Visión • Organización • Compromisos Lo mostrado en las figuras C4, presenta la información complementaria de la pequeña empresa

constructora, la cual, el público puede acceder a través del sitio Web de la misma.


4

Figura C4.1. La pequeña empresa constructora a través del tiempo.

Figura C4.2. Identidad de pequeña empresa constructora, a través de la misión y visión.


5

Figura C4.3. Estructura organizacional de la pequeña empresa constructora.

Figura C4.4. Compromisos de la pequeña empresa constructora. Por lo que respecta a los sistemas de información se encuentran en procesos de construcción. Los requerimientos mínimos para poder acceder al Sistema de Control Principal, son: Procesador Pentium IV Memoria RAM 512 Mb Disco Duro de 40 Gb Servicio de Internet. El manual de operación en sus versiones posteriores seguirá creciendo conforme se desarrollen los sistemas de información de acuerdo al plan.


1

ANEXO D.-

PROCESO DE JERARQUIZACIÓN ANALÍTICA EN LA SELECCIÓN DE LA METODOLOGÍA.

Primero, se Identificaron los criterios en la selección de la metodología para el desarrollo de los sistemas de información, los cuales fueron determinados por 4 analistas de sistemas de información, los criterios son:

1. Tiempo (Ti). Tiempo estimado para crear un plan y estrategia de desarrollo de los sistemas de información.

2. Mejor Costo (MC). Ya que se cuenta con un muy bajo presupuesto asignado para el

desarrollo del proyecto.

3. Independencia Tecnología (IT). La plataforma tecnológica debe ser independiente del tipo de proyecto.

4. Recursos (Re). Personas necesarias con sus respectivos perfiles de conocimientos y

experiencia en el tipo de proyecto, metodología de trabajo y tecnología. Después, se investigaron algunas opciones existentes en el mercado con la finalidad de obtener

una lista y de las metodologías que serian evaluadas. Como resultado de esta actividad se consideraron solo tres alternativas:

a) La metodología “Business System Planning” BSP de IBM.

b) La metodología “Planeación y Estrategia para el desarrollo de Sistemas de Información” PESI.

c) La metodología de Panificación Estratégica SI/TI.

La figura D1, se muestran las jerarquías. En la parte superior está el propósito, la selección de

la metodología, en un segundo nivel se encuentran los cuatro criterios para la toma de decisiones y finalmente el tercer nivel indica las decisiones que se tienen.

Anexo D.- Proceso de Jerarquización Analítica

2

Figura D1. Jerarquías para la selección de la metodología. El proceso de jerarquización analítica trabaja en base a comparaciones y decidir cual de los de

criterios es tiene más importancia. Para lo cual se establece las ponderaciones para facilitar la comparación, tabla D1.

Tabla D1. Escala para las comparaciones apareadas.

Como se vio en la figura D1, cada uno de los criterios afecta en la elección de una alternativa, por lo que se evalúa la importancia de cada uno de éstos. Ahora, para realizar las comparaciones se toma la columna comparándola con la fila y se evalúa, si la fila es llega a ser más importante que la columna se pone el valor inverso. Este procedimiento se sigue, dando como resultado el siguiente cuadro de comparaciones, ver Tabla D2.

Tabla D2. Comparaciones para determinar la importancia de los criterios

PJA Ti MC IT Re Ti 1 5 3 1/3

MC 1/5 1 1 1/7 IT 1/3 1 1 1/3 Re 3 7 3 1

1 3 5 7 9 Los elementos de la columna y la fila tienen la misma importancia.

El elemento de la columna es ligeramente más importante que el elemento de la fila.

El elemento de la columna es más importante que el elemento de la fila.

El elemento de la columna es fuertemente más importante que el elemento de la fila.

El elemento de la columna es muy fuertemente más importante que el elemento de la fila.

Selección de la Metodología para el Desarrollo de Sistemas de Información.

Criterio Tiempo (Ti)

Criterio Mejor Costo

(MC)

Criterio Independencia Tecnología (Te)

Criterio Recursos (Re)

Metodología BSP

Metodología PESI

Metodología SI/TI


3

A continuación, se determina la matriz de normalización en la cual se tiene para cada fila un renglón promedio y una columna sumatoria. En cada una de las celdas se pone el valor original dividido entre la sumatoria de la fila. Para una comprobación la sumatoria de cada uno de los valores obtenidos deben de sumar uno. Así la tabla queda como se muestra en la tabla D3:

Tabla D3. Tabla de la matriz de normalización para los criterios.

PJA Ti MC IT Re Sumatoria Ti 1 / 9.33 =

0.11 5 / 9.33 =

0.54 3 / 9.33 =

0.32 (1/3) / 9.33 =

0.04 9.33

MC (1/5) / 2.34 = 0.09

1 / 2.34 = 0.43

1 / 2.34 = 0.43

(1/7) / 2.34 = 0.06

2.34

IT (1/3) / 2.66 = 0.12

1 / 2.66 = 0.38

1 / 2.66 = 0.38

(1/3) / 2.66 = 0.12

2.66

Re 3 / 14 = 0.21 7 / 14 = 0.5 3 / 14 = 0.21 1 / 14 = 0.07 14.00

Promedio 0.53 / 4 = 0.13

1.85 / 4 = 0.46

1.34 / 4 = 0.34

0.29 / 4 = 0.07

1

En esta tabla de resultados significa que el Mejor Costo representa el 46 % de la importancia, la

Independencia Tecnológica representa el 34%, el Tiempo el 13% y los recursos el tan solo el 7%. Ahora, para comparar alternativas, en cada criterio, se emplea la escala de la tabla D1. Las matrices se muestran el las tablas D4:

Tabla D4.1. Alternativas con respecto al Tiempo .

PJA BSP PESI SI/TI BSP 1 7 5 PESI 1/7 1 1/5 SI/TI 1/5 5 1

PJA BSP PESI SI/TI Sumatoria BSP 1 / 13 = 0.08 7 / 13 =

0.54 5 / 13 = 0.38

13.00

PESI (1/7) / 1.34 = 0.11

1 / 1.34 = 0.75

(1/5) / 1.34 = 0.15

1.34

SI/TI (1/5) / 6.2 = 0.03

5 / 6.2 = 0.80

1 / 6.2 = 0.16 6.20

Promedio 0.22 / 3 = 0.07

2.09 / 3 = 0.7

0.69 / 3 = 0.23

1


4

Tabla D4.2. Alternativas con respecto al Mejor Costo .

PJA BSP PESI SI/TI BSP 1 7 7 PESI 1/7 1 1 SI/TI 1/7 1 1

Tabla D4.3. Alternativas con respecto a la Independencia Tecnología .

PJA BSP PESI SI/TI BSP 1 9 9 PESI 1/9 1 1 SI/TI 1/9 1 1

PJA BSP PESI SI/TI Sumatoria BSP 1 / 15 = 0.07 7 / 15 = 0.47 7 / 15 = 0.47 15

PESI (1/7) / 2.14 = 0.07

1 / 2.14 = 0.47

1 / 2.14 = 0.47

2.14

SI/TI (1/7) / 2.14 = 0.07

1 / 2.14 = 0.47

1 / 2.14 = 0.47

2.14

Promedio 0.21 / 3 = 0.07

1.41 / 3 = 0.47

1.41 / 3 = 0.47

1

PJA BSP PESI SI/TI Sumatoria BSP 1 / 19 = 0.05 9 / 19 =

0.47 9 / 19 =

0.47 19.00

PESI (1/9) / 2.11 = 0.05

1 / 2.11 = 0.47

1 / 2.11 = 0.47

2.11

SI/TI (1/9) / 2.11 = 0.05

1 / 2.11 = 0.47

1 / 2.11 = 0.47

2.11

Promedio 0.15 / 3 = 0.05

1.41 / 3 = 0.47

1.41 / 3 = 0.47

1


5

Tabla D4.4 Alternativas con respecto al Recursos .

PJA BSP PESI SI/TI BSP 1 1/7 1/7 PESI 7 1 1/5 SI/TI 7 5 1

A continuación se organiza la información con el fin de obtener la ponderación final correspondiente a cada una de las alternativas, ver Tabla D5:

Tabla D5. Resumen de la información.

ALTERNATIVA PRODUCTO FACTOR BSP PESI SI/TI BSP PESI SI/TI Ti (0.13) 0.07 0.7 0.23 0.0091 0.0910 0.0299 MC (0.46) 0.07 0.47 0.47 0.0322 0.2162 0.2162

IT (0.34) 0.05 0.47 0.47 0.0170 0.1598 0.1598 Re (0.07) 0.72 0.20 0.06 0.0504 0.0140 0.0042 SUMA 0.1087 0.4810 0.4101

En las evaluaciones realizadas en la tabla anterior, si se hace referencia solamente al mejor

costo, se podría escoger entre la metodología PESI y la metodología SI/TI. Sin embargo el proceso de jerarquización analítica permite tomar decisiones en base en diferentes criterios, en este caso se tomaron 4 criterios y se observa que la alternativa para la metodología PESI obtiene la preferencia más alta con un 48.1%, la SI/TI obtuvo un 41.01% y por último la BSP con un 10.87%; Por lo que la metodología PESI debe ser seleccionada bajo este método y criterios de evaluación.

PJA BSP PESI SI/TI Sumatoria BSP 1 / 1.29 =

0.76 (1/7) / 1.29 =

0.11 (1/7) / 1.29 =

0.11 1.29

PESI 7 / 8.2 = 0.85 1 / 8.2 = 0.12 (1/5) / 8.2 = 0.02

8.20

SI/TI 7 / 13 = 0.54 5 / 13 = 0.38 1 / 13 = 0.07 13.00

Promedio 2.15 / 3 = 0.72

0.61 / 3 = 0.20

0.2 / 3 = 0.06

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