INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 20 de 2017

Por medio de la cual se adopta el reglamento de comisiones, viáticos, gastos de viaje para los Funcionarios de la Sociedad de Economía Mixta VALOR+

S.AS, que deban prestar sus servicios fuera de la sede habitual de trabajo y el reconocimiento de los gastos de desplazamiento reembolsables para los

contratistas de prestación de servicios.

EL REPRESENTANTE LEGAL de la sociedad de economía mixta VALOR+ S.A.S., en ejercicio de la facultad prevista en los estatutos de la sociedad y en uso de facultades legales, en concordancia con la Ley 489 de 1998, Ley 4 º de 1992, Ley 1042 de 1978, Instrucciones administrativas Nro 17 de 2017 y 19 de 2017

CONSIDERANDO:

Que mediante documento privado suscrito el 3 de mayo de 2016, se creó la Empresa de Economía Mixta denominada VALOR + S.A.S. y se constituyó como Sociedad por Acciones Simplificada, de carácter Comercial , con aporte de capital público superior al 90%.

Que el parágrafo único del artículo 97 de la ley 489 de 1998 establece que las Sociedades de Economía Mixta cuyo capital público sea superior al 90%, estarán sometidas al régimen de las empresas Industriales y Comerciales del Estado.

Que VALOR + S.A.S, es una entidad pública que hace parte de la Administración Pública, que integra la rama ejecutiva , específicamente el sector descentralizado por servicios de orden territorial.

Que mediante Instrucción Administrativa Nro 17 de abril 26 2017 se adoptó el Manual de Funciones de los empleados de VALOR + S.AS , como una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleados que conforman la planta de personal.

Que mediante Instrucción Administrativa Nro 19 de mayo 5 de 2017 , se adoptó la estructura organizacional de VALOR + S.AS , Como sistema de organización fuertemente unida a la importancia de establecer jerarquías y roles con el fin de ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la entidad .

Que los estatutos sociales de la entidad , facultan al gerente general para ordenar los gastos con cargo al presupuesto, de las erogaciones que en virtud de dichos conceptos se causen.

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Que la Comisión es una de las situaciones administrativas en que puede encontrarse los servidores públicos, la cual se presenta por disposición de autoridad competente, para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, o para cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación que interesen a la entidad o que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.

A) Que los artículos 61 y 71 del Decreto 1042 de 1978, señalan que los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte.

B) Que los viáticos están destinados a proporcionarle al servidor, el traslado, la manutención y el alojamiento, correspondiéndole al Gerente General, fijar y actualizar las escalas de viáticos para las comisiones de servicios y demás gestiones que se deban cumplir por fuera de la sede de VALOR+ S.AS, en cumplimiento de las funciones del cargo o de las asignadas por el superior.

C) Que es viable el reconocimiento y pago de gastos de desplazamiento y gastos de viaje a los contratistas de prestación de servicios de La sociedad VALOR+ S.A.S, siempre y cuando se estipule en el respectivo contrato la obligación de desplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual.

O) Que para el desarrollo del objeto y funciones asignadas a VALOR+ S.AS, se requiere la ejecución de trabajos en sitios diferentes a la sede habitual de trabajo, lo cual hace necesario conferir comisiones de servicio y desplazamientos de los empleados públicos y que se autorice a los contratistas de prestación de servicios que tengan dicha actividad expresa en su contrato, cuando deban ejercer sus actividades u obligaciones en lugar distinto del domicilio contractual o de ejecución del contrato.

E) Que así las cosas, se hace necesario adoptar mediante la presente Instrucción el reglamento sobre comisiones de servicios, viáticos y demás disposiciones atinentes, definidas por VALOR+ S.AS, con el fin de lograr la raciona lización del gasto y armonizar las directrices en la materia.

F) Que es competencia del Gerente General , autorizar las comisiones de servicio para los servidores públicos, el gasto que demanden dichas comisiones por conceptos de desplazamiento, manutención y alojamiento y la expedición de los Actos Administrativos que las reconozcan, con cargo al rubro presupuesta! de viáticos.

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lor G) Que es competencia del Gerente General , autorizar las erogaciones que se

causen con ocasión de desplazamiento, manutención y alojamiento a manera de gastos reembolsables para los contratistas, previstos en los respectivos certificados de disponibilidad y registro presupuesta! del contrato en particular.

Por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

TITULO 1

PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO Y LIQUIDACIÓN DE COMISIÓN DE SERVICIO, VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

CAPITULO 1 COMISIONES DE SERVICIO

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el reglamento para los servidores públicos de VALOR+ S.AS, para prestar sus servicios fuera de la sede habitual de trabajo, previa autorización y establecer las respectivas directrices frente al gasto que demanden las comisiones por concepto de viáticos y gastos de viaje, teniendo en cuenta las solicitudes de disponibilidad presupuestal correspondientes y los Actos Administrativos que reconocen los viáticos y gastos de viaje en virtud del otorgamiento de la comisión de conformidad con el art 65 del Decreto 1042 de 1998. Cuando se trate de comisiones al exterior se liquidarán los viáticos y gastos de viaje de acuerdo con la escala de viáticos y gastos de viaje adoptada por la empresa mediante Instrucción Administrativa Nro 006 de septiembre 22 de 2016 para este tipo de comisiones.

ARTÍCULO SEGUNDO. Competencia para conferir las comisiones de servicio y las autorizaciones de desplazamiento: Le corresponde al Gerente general, expedir los actos administrativos que autorizan las comisiones de servicio de los empleados de VALOR+ S.AS.

ARTÍCULO TERCERO. Procedimiento, Solicitud y autorización para la Comisión de servicios. Para el ejercicio de sus funciones por fuera de la sede habitual de trabajo, todo servidor que vaya a cumplir una comisión de servicios, una comisión al exterior referente a estudios o servicios, o para atender invitación de un gobierno extranjero, organismo internacional o entidad particular y requiera la liquidación de viáticos y/o gastos de viaje , deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento:

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a. Mediante comunicación escrita, dirigida al Gerente General , el servidor solicitará la comisión expresando claramente el objeto de la misma, la duración, la ciudad, país, justificación y aporte y/o beneficio para la dependencia en la cual se desempeña.

b. Una vez tenga visto bueno por parte de la Gerencia General, se remitirá a la Dirección Administrativa , para que tramite la comisión de servicios.

c. La Dirección Administrativa , procederá a realizar la liquidación de los viáticos; así mismo, diligenciará los formatos de trámite presupuesta! con la respectiva firma del Gerente General y solicitará la reserva de los tiquetes en caso que se requiera.

PARAGRAFO PRIMERO: La solicitud de comIsIones de serv1c10 y de reconocimiento de viáticos o gastos de viaje debe estar firmada por el interesado y el Gerente General.

PARAGRAFO SEGUNDO. La Dirección Administrativa, velará 'por el cumplimiento de las comisiones y por la legalización de las mismas dentro de los Términos establecidos en el presente reglamento; así mismo será responsable de controlar y racionalizar los gastos causados por comisiones del personal, ajustándose al presupuesto anual asignado.

ARTÍCULO CUARTO. De la duración de las comisiones: Las comisiones dentro del país como en el exterior tendrán lugar por el tiempo que se requiera para el cabal cumplimiento de estas, sin que haya lugar a establecer límites en cuanto a su duración.

ARTICULO QUINTO. Interrupción de las comisiones: Cuando se interrumpa una comisión antes del tiempo estipulado, el servidor públ ico deberá reembolsar o consignar el dinero sobrante dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suspensión de la comisión en la cuenta que para el efecto señale la Dirección Financiera . No podrá utilizar este dinero para legalizar otra comisión diferente.

CAPITULO 11

LIQUIDACION Y TRAMITE PRESUPUESTAL DE VIATICOS Y/ O GASTOS DE VIAJE

ARTICULO SEXTO: reconocimiento y pago de viáticos: VALOR+ S.A.S, en los casos previstos por la Ley y en el presente reglamento , reconocerá y pagará a los servidores públicos los viáticos que se desprendan de las comisiones de servicio debidamente autorizadas, observando el siguiente procedimiento:

a. La Dirección Administrativa o a quien esta delegue, procederá a realizar la liquidación de los viáticos y/o gastos de viaje; así mismo, diligenciará

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los formatos de trámite presupuesta! con la respectiva firma del Gerente General.

b. Los viáticos se liquidarán de acuerdo con la escala de viáticos y gastos de viaje adoptada por la empresa mediante Instrucción Administrativa Nro 006 de septiembre 22 de 2016.

c. Debe aportarse al Area financiera para la reserva de los recursos, lo siguiente: la solicitud con el visto bueno del Gerente General, copia de la invitación respectiva si fuere el caso y el formato de solicitud de trámite presupuesta! (solicitud de disponibilidad presupuesta!) debidamente diligenciado.

d. La Dirección Administrativa , entregara el formato de solicitud de registro presupuesta! del compromiso al área de financiera , para que realice el registro presupuesta! de los viáticos y/o gastos de viaje.

e. La Dirección Administrativa, realizará la Instrucción de comisión de servicios que apruebe y asigne los viáticos y /o gastos de viaje requeridos, la cual será firmada por el Gerente General.

Parágrafo1 . Se reconocerá el cien por ciento (100%) de los viáticos por día, cuando el comisionado deba pernoctar en el lugar de la comisión fuera de la sede habitual de trabajo.

Parágrafo 2. Se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado por día, cuando para el cumplimiento de la comisión no se requiera pernoctar.

Parágrafo 3. Cuando la comisión se cumpla por varios días , el día de regreso se reconocerá por el 50% del valor dia fijado.

ARTICULO SEPTIMO. De las condiciones de pago: Corresponde a la Dirección Financiera, el desembolso de los viáticos y/o gastos de viaje que debidamente soporten para tal fin en la presente Instrucción Administrativa, los servidores públicos pertenecientes a VALOR+ S.AS .

ARTICULO OCTAVO. Gastos de Transporte: Entiéndase por gastos de transporte el valor correspondiente a los pasajes de ida y regreso , terrestre , aéreo o fluvial , a que haya lugar por el desplazamiento del servidor público fuera de la sede habitual de trabajo.

PARAGRAFO PRIMERO: A los funcionarios que se desplacen por fuera de su sede habitual de trabajo, se les reconocerá o hará entrega de pasajes aéreos, terrestres o fluviales , o el valor que este establecido oficialmente por las empresas de transporte en el momento de la comisión .

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PARAGRAFO SEGUNDO: La autorización del pago de tiquetes aéreos para los miembros de la junta directiva deberá estar sustentado con el pasabordo de la aerolínea respectiva, así como el valor del desplazamiento desde y hacia el aeropuerto o terminal terrestre.

PARAGRAFO TERCERO: Los funcionarios que precisen transporte aéreo para realizar comisiones en cumplimiento de sus funciones, deberán anexar el pasabordo de la aerolínea respectiva.

PARAGRAFO CUARTO: Cuando VALOR+ S.A.S, suministre al empleado el medio de transporte terrestre para el cumplimiento de una comisión, o este tenga asignado vehículo de la entidad , no habrá lugar a reconocer gastos de transporte.

ARTICULO NOVENO. De la legalización de los viáticos: Sera responsabilidad del servidor público legalizar ante la Dirección Administrativa , de la entidad, los gastos de viáticos que ocasione la comisión de servicios autorizada dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al término de la misma. Para la legalización de viáticos el funcionario deberá presentar los siguientes documentos:

1 . Certificación de comisión y/o desplazamiento cumplido o en su defecto, certificado de asistencia a eventos y/o certificado de aprobación de estudios.

2. Informe escrito completo sobre el cumplimiento de la comisión y/o desplazamiento en los casos que aplique según criterio del jefe inmediato.

3. Formato cumplido comisión 4. Recibo de reintegro de recursos si es el caso.

TITULO 11

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACION Y TRAMITE PRESUPUESTAL DE GASTOS DE DESPLAZAMIENTO REEMBOLSABLES DE UN CONTRATISTA DE PRESTACION DE SERVICIOS.

CAPITULO 1

RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE DESPLAZAMIENTO REEMBOLSABLES

ARTICULO DECIMO: El Gerente General de VALOR +S.A.S, o quien este delegue la facultad de contratar, podrá incluir en la minuta de los contratos de prestación de servicios que celebre y de conformidad con los estudios previos que soportan la modalidad , la cláusula de desplazamiento en virtud de la naturaleza del objeto contractual, y solo se reembolsaran los desplazamientos soportados en el

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respectivo certificado de disponibilidad y registro presupuesta! que forman parte integral del contrato.

ARTICULO DECIMO PRIMERO: Trámite para la autorización de gastos de desplazamientos reembolsables: El contratista de prestación de servicios que requiera una autorización de desplazamiento y pretenda el reembolso de los mismos deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento:

a. Mediante comunicación escrita dirigida al Gerente General , firmado por el contratista y el supervisor del contrato, solicitarán la autorización de gastos de desplazamiento reembolsables, expresando claramente el objeto de desplazamiento, duración, ciudad y justificación enmarcada dentro del clausulado contractual respectivo.

b. El Gerente General mediante Instrucción Administrativa, autorizará al contratista los desplazamientos con gastos reembolsables, que se deriven de las actividades relacionadas con el cumplimiento de su objeto contractual que deben desarrollarse fuera de la sede de la entidad, previo visto bueno del supervisor del contrato. La autorización de la Gerencia general y el visto bueno del supervisor del contrato deben hacerse por escrito y constar en el formato respectivo .

ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. De la legalización de los gastos de viaje y transporte: Sera responsabilidad del contratista legalizar ante el respectivo supervisor del contrato, los gastos de viaje y transporte ( reembolsables) que ocasione el desplazamiento autorizado dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al término del mismo. Para la legalización de los desplazamientos el contratista deberá presentar los siguientes documentos:

1. Certificado de cumplimiento de la actividad expedido por la entidad , institución o dependencia pública o privada.

2. Tiquetes aéreos (electrónico) y/o pasabordo, terrestre y/o fluviales . 3. Facturas de gastos de viaje y documentos de soporte idóneos del tercero

prestador del servicio en caso de aplicar. 4. Relación detallada de gastos. 5. Cuenta de Cobro.

PARAGRAFO UNICO: En el evento de que el contratista no cumpla con la anterior disposición, no procederá el reembolso de los gastos en que se incurrió y no podrá solicitar una nueva autorización de desplazamiento.

ARTICULO DECIMO SEGUNDO: Reconocimiento y pago: Para efectos de reconocimiento y pago de los gastos de viaje reembolsables de contratistas de prestación de servicios, el contratista deberá presentar ante el supervisor la respectiva cuenta de cobro y los respectivos soportes que evidencian el

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desplazamiento y justificación del gasto. Cuando el contratista presente todos los soportes para el reembolso, será responsable el supervisor del contrato de hacer entrega de los mismos a la Dirección Financiera para su respectivo reembolso.

CAPÍTULO 11

PROCEDIMIENTO ANTE LA DIRECCION FINANCIERA PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS COMISIONES Y/O Y RECONOCIMIENTO

POSTERIOR DE VIÁTICOS Y/O GASTOS DE VIAJE

ARTÍCULO DECIMO TERCERO. Trámite ante la dirección financiera para las comisiones y/o gastos de viaje. Para adelantar los trámites ante Dirección Financiera, el servidor comisionado, deberá entregar los documentos, antes de la comisión.

a. Avances: Para que la Dirección Financiera realice el desembolso, se requiere aportar:

1. Instrucción de Autorización de comisión de servicios.

2. Orden de pago

Parágrafo: Todos los documentos aportados son requisito indispensable para la autorización del desembolso y quedarán en custodia de la Dirección Financiera.

b. Legalización: Para llevar a cabo la legalización de los viáticos y/o gastos de viaje, el servidor comisionado, deberán presentar ante la Dirección Administrativa , dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la terminación de la respectiva comisión y/o desplazamiento, lo estipulado a continuación:

5. Certificación de comisión y/o desplazamiento cumplido o en su defecto, certificado de asistencia a eventos y/o certificado de aprobación de estudios.

6. Informe escrito completo sobre el cumplimiento de la comisión y/o desplazamiento en los casos que aplique según criterio del jefe inmediato.

7. Relación de gastos. 8. Recibo de reintegro de recursos sí es el caso.

Parágrafo. En el evento de cancelación, suspensión de viaje o reintegro de excedentes, el dinero entregado como avance para viáticos, gastos de viaje y/o tiquetes deberán ser devueltos dentro de un plazo máximo de 24 horas, en caso de encontrarse por fuera de la ciudad, será devuelto a su regreso.

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ARTÍCULO DECIMO CUARTO. Reconocimiento posterior de viáticos y/o gastos de viaje: Con base en el principio de legalidad del gasto se podrá proceder al reconocimiento posterior de viáticos y/o gastos de viaje, siempre que se haya expedido un certificado de disponibilidad presupuesta! previo que los ampare o que sea una comisión extraordinaria.

Parágrafo. La regla general del procedimiento en materia de viáticos y/o gastos de viaje es la contemplada en el capítulo 11 de la presente Resolución y el reconocimiento posterior, contemplado en este artículo, es la regla excepcional.

ARTÍCULO DECIMO QUINTO. Procedimiento para el reconocimiento posterior de viáticos, y/o gastos de viaje: El servidor comisionado, para lograr el reconocimiento posterior de viáticos y/o gastos de viaje, deberá seguir el procedimiento que se describe a continuación :

a. Documentos que deben entregarse previos al v1aJe al servidor comisionado, para tramitar viáticos y/o gastos de viaje:

1. Oficio dirigido al Gerente General justificando el reconocimiento de viáticos y/o gastos de viaje.

2. Solicitud de comisión con Visto bueno del Gerente General. 3. Certificado de Disponibilidad Presupuesta! previo a la real ización de la

comisión . 4 . Oficio de casos urgentes, imprevistos o extraordinarios , que tienen su origen

en peticiones expresas de autoridades judiciales u otros entes gubernamentales o particulares, cuando sea el caso de las comisiones extraordinarias y/o desplazamientos extraordinarios.

b. Documentos posteriores al viaje, que el servidor comisionado debe entregar:

1. Certificación de comisión , cumplido o en su defecto, certificado de asistencia a eventos y/o certificado de aprobación de estudios.

2. Informe escrito completo sobre el cumplimiento de la comisión en los casos que aplique según criterio del jefe inmediato.

3. Pasabordos y/o comprobantes de gastos de viaje , según el caso. 4. Relación de gastos.

Parágrafo 1. Todos los requisitos son indispensables para el reconocimiento posterior de viáticos y/ gastos de viaje.

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CAPÍTULO 111

ESCALA DE VIÁTICOS

ARTÍCULO DECIMO SEXTO. Valor de los viáticos y/o gastos de viaje: El valor de los viáticos y/o gastos de viaje ocasionados por comisiones de servicios, se liquidará conforme a la escala de viáticos y gastos de viaje adoptada por la empresa mediante Instrucción Administrativa Nro 006 de septiembre 22 de 2016, tanto para comisiones al interior del país como al exterior

PARAGRAFO PRIMERO. Se fijará el valor de los viáticos según la remuneración mensual del servidor comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar donde debe llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo establecido en la escala de viáticos y gastos de viaje adoptada por la empresa.

PARAGRAFO SEGUNDO: Para la liquidación de los gastos de desplazamiento reembolsables en el caso de los contratistas de prestación de servicios, se tendrá en cuenta lo establecido para tal fin en la cláusula respectiva , de acuerdo a las condiciones convenidas en el respectivo contrato y soportada en los estudios previos de necesidad, oportunidad y conveniencia.

ARTÍCULO DÉCIMO SEPTIMO. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias .

Dada en Medellín , a los cinco (05) días día del mes de mayo de 2017.

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