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INSTRUCTIVO CONVENIOS DE ASOCIACIÓN O

CONTRATOS DE APOYO

CODIGO: JU-I13

VERSION: 02

FECHA: 05-02-2015

CONTROL DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Miguel Humberto Sarmiento - Contratista

Laura Fernanda Gómez Ramírez Asesora Jurídica

Carlos Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas

Representante de la Alta Dirección - SIG

02-02-2015

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INSTRUCTIVO

CONVENIOS DE ASOCIACIÓN O

CONTRATOS DE APOYO

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN

Primera Versión Angélica Torres 2011-11-04 01

Se incluye el comité de contratación y se reorganizan algunas actividades.

Miguel Sarmiento 2015-02-05 02


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Tabla de contenido

1. OBJETIVO 3

2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3

3. DEFINICIONES 3

4. DESCRIPCIÓN 5

5. CONTROL DE REGISTROS 16

6. ANEXOS 17


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1. OBJETIVO

Establecer el trámite para la celebración de convenios de asociación y de contrato de apoyo e

impulso a actividades de interés público en el Instituto Distrital de Turismo.

2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Aunque existan asignados en la dependencia para el desarrollo de las actividades, el

Líder de Proceso Jefe del asignado, es el responsable de la ejecución del presente

documento.

La carpeta con los documentos que se requieren para la elaboración del convenio

o contrato, se debe radicar en la Oficina Jurídica con 20 días hábiles de

anterioridad teniendo en cuenta la fecha esperada del contrato.

Únicamente se debe incluir el formato JU-F04 “Lista de chequeo convenio de asociación

o contratos de apoyo” en la carpeta inicial del contrato. El número máximo de folios de

cada carpeta es de 200; si es necesario generar una nueva carpeta para la continuidad

del contrato, el folio debe iniciar en el número 201.

3. DEFINICIONES

Análisis de Riesgos: Matriz mediante la cual la entidad lleva a cabo la administración de

Riesgos, entendida como el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal

de los eventos en el Proceso de Contratación, ello permite reducir la probabilidad de

ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación.

Contratación directa: Modalidad de selección de contratistas donde las entidades

estatales conservan la potestad de escoger libremente, sin la necesidad de realizar una

convocatoria pública, a la persona natural o jurídica que ejecutará el objeto del contrato.

Convenio de asociación: Es el que celebran las Entidades Estatales, cualquiera que sea

su naturaleza y orden administrativo, para asociarse con personas jurídicas particulares sin

ánimo de lucro, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y

funciones que les asigna a las Entidades la ley.

Contrato de apoyo e impulso a actividades de interés público: Es el que celebran las

Entidades estatales con Entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad

con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el plan

nacional o los planes seccionales de desarrollo.


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CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

CRP: Certificado de registro presupuestal.

Estudios previos: Documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del

contrato, mediante los cuales se analizará la conveniencia e inconveniencia del objeto a

contratar, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por

la entidad.

Plan Anual de Adquisiciones (PAA): Documento en el cual se encuentran proyectadas y

definidas las necesidades de bienes y servicios del IDT, que se requieren para lograr la

misión institucional en términos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del

Estado y del Distrito.


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4. DESCRIPCIÓN

FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN

01. El Líder de Proceso Solicitante realiza consulta con el Asesor de Planeación y Sistemas para verificar la preexistencia de la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad.

02. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante elabora solicitud de CDP, para ello debe diligenciar el formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad presupuestal” y gestiona firma del Líder de Proceso Solicitante.

03. El Asignado para el trámite en la dependencia solicitante remite al (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para su revisión y firma.

04. El (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas remite a la dependencia solicitante, el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal” firmado.

INICIO

LÍDER DE PROCESO SOLICITANTE

01. Realiza consulta con el Asesor de Planeación y Sistemas para verificar el plan anual de Adquisiciones (PAA).

FI-F01

ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA

DEPENDENCIA SOLICITANTE

02. Elabora solicitud de CDP diligenciando el formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad presupuestal” y gestiona firma del Líder de Proceso Solicitante.

FI-F01 ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA


03. Remite al (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para su revisión y firma.

FI-F01 ASESOR(A) DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

04. Remite a la dependencia solicitante el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal” firmado.


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05. El Asignado para el trámite en la dependencia solicitante remite a la Dirección General el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para gestionar su firma por parte del (la) Director(a) General, el cual debe ser devuelto al área solicitante.

06. El Asignado para trámite en la dependencia solicitante recepciona el Formato FI – F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, saca copia de la solicitud del CDP que irá archivado en la carpeta que se radicará en la Asesoría Jurídica, y envía el original de la Solicitud de CDP al (la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para trámite y expedición de CDP.

07. El (la) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario remite el CDP, una vez se haya expedido y firmado, a la dependencia solicitante.

08. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante, solicita y recepciona los documentos de la parte a Asociarse, de acuerdo con el formato JU-F04 “Lista de chequeo convenios de asociación o contratos de apoyo”.

FI-F01 ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA


05. Remite a la Dirección General el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para gestionar su firma por parte del (la) Director(a) General, el cual debe ser devuelto al área solicitante.

FI-F01

ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA DEPENDENCIA

SOLICITANTE

06. Recepciona el Formato FI – F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, saca copia de la solicitud del CDP y envía el original al (la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para trámite y expedición de CDP.

CDP SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN

CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO

07. Remite el CDP, una vez se haya expedido y firmado, a la dependencia solicitante.

JU-F04 ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA


08. Solicita y Recepciona los documentos de la parte a Asociarse, verifica que estén completos y sean los correctos teniendo en cuenta el formato JU-F04 “Lista de chequeo convenios de asociación o contratos de apoyo”.

A


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09. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante diligencia formato JU-F42 “Verificación de requisitos y condiciones de idoneidad” y tramita firma por parte del Líder de Proceso Solicitante.

10. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante elabora los riesgos que afectan la contratación diligenciando el Formato JU-F36 “Matriz de Riesgos”, teniendo en cuenta el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación diseñado por la Agencia Nacional de Contratación Pública y publicado en el portal www.colombiacompra.gov.co Del anterior documento tramita firma por parte del Líder de Proceso Solicitante.

JU-F39



09. Diligencia el formato JU-F42 “Verificación de requisitos y condiciones de idoneidad” y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante.

Anexo Análisis del Sector y Análisis de Riesgos JU-

F36

ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA DEPENDENCIA

SOLICITANTE

10. Elabora el Formato JU-F36 Matriz de Riesgos

y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante.

A

http://www.colombiacompra.gov.co/


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11. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante elabora los estudios previos por medio del formato JU-F41 “Estudios previos – para convenios asociación o contratos de apoyo o convenio o contratos interadministrativos” y tramita firma por parte del Líder de Proceso Solicitante.

12. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante realiza el montaje de la carpeta (la marca) según lo establecido en el formato JU-F04 “Lista de chequeo convenios de asociación o contratos de apoyo”, teniendo en cuenta incluir los registros enunciados en la etapa precontractual debidamente foliados.

Nota: Se deben incluir los registros de la etapa precontractual en la carpeta y diligenciar el número de folios en el formato JU-F04 “Lista de chequeo convenios de asociación o contratos de apoyo”; para las columnas:

No. de folios con el que inicia el documento.

Cantidad de folios que contiene el documento.

JU-F04



12. Realiza el montaje de la carpeta (la marca) con los registros de la etapa precontractual debidamente foliados teniendo en cuenta el formato JU-F04 “Lista de chequeo convenios de asociación o contratos de apoyo”.



11. Elabora los estudios previos por medio del formato JU-F41 “Estudios previos – para convenios asociación o contratos de apoyo o convenio o contratos interadministrativos” y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante.

B


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13. El Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante entrega la carpeta al Asignado como Auxiliar Administrativo de Jurídica, adjuntando el formato AD-F07 “Memorando” en el cual se hace la solicitud de contratación.

Nota: El envío de documentos debe ser por medio del formato AD-F07 “Memorando” con radicado en el Sistema Distrital de Correspondencia (CORDIS).

14. El Asignado a Auxiliar Administrativo de Jurídica verifica si la documentación entregada o radicada está completa y foliada según el formato JU-F04 “Lista de chequeo convenios de asociación o contratos de apoyo”.

SI: Ir a la actividad 16.

NO: Ir a la actividad 15.

15. El Asignado a Auxiliar Administrativo de

Jurídica devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a la actividad 12.

16. El (la) Asesor(a) Jurídico(a) asigna Abogado para realizar el trámite.

AD-F07

No

14.

¿Documentos

completos y

foliados según

el formato

JU-F04?

Si

12

ASESOR(A) JURÍDICO(A)

16. Asigna abogado para realizar el trámite.

ASIGNADO A

AUXILIAR

ADMINISTRATIVO

(JURIDICO)

15. Devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante.



13. Entrega la carpeta al Asignado como

Auxiliar Administrativo de Jurídica, adjuntando el formato AD-F07 “Memorando” en el cual se hace la solicitud de contratación.

B

D

C


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17. El (La) Abogado (a) Asignado (a) verifica que la documentación entregada o radicada está vigente, completa según el formato JU-F05 “Lista de chequeo contratos Interadministrativos”, así mismo debe verificar que los estudios y documentos previos se encuentren ajustados a las exigencias técnicas y legales correspondientes de conformidad con el bien, servicio u obra a contratar. SI: Ir a la actividad 19.


18. El (La) Abogado (a) Asignado (a) devuelve

la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a la actividad 12.

19. El abogado(a) asignado(a) realizará vía correo electrónico convocatoria a quienes de conformidad con la Resolución que se encuentre vigente, son integrantes del Comité de contratación.

No

17.

¿Documentos

completos,

vigentes según

formato JU-F04 y

con el lleno de

requisitos legales y

técnicos

mínimos?

Si

12

ABOGADO(A) ASIGNADO (A)

18. Devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante.

ABOGADO(A) ASIGNADO(A)

19. Convocatoria a Comité de

Contratación.

D


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COMITÉ DE CONTRATACIÓN

20. El Comité de Contratación Revisará el Convenio o Contrato y realizará la aprobación u observaciones al mismo.

SI: Ir a la actividad 22 NO: Ir a la actividad 21

21. El Comité de Contratación realiza las

observaciones al Abogado(a) Asignado(a) para que realice los ajustes correspondientes. Ir a la actividad N. 18.

22. El (La) Abogado (a) genera la minuta del convenio o contrato y la remite al-a Asesor(a) Jurídico (a) para su revisión.

23. El (La) Asesor(a) Jurídico (a) verifica si la minuta del convenio o contrato esta correcta.



24. El (La) Asesor(a) Jurídico (a) devuelve la minuta del contrato al-a Abogado (a) Asignado (a) para su correspondiente ajuste. Ir a la actividad 22.

Minuta del convenio o

contrato

No

23. ¿La

minuta del

convenio o

contrato está

correcta?

Si 22


24. Devuelve minuta del contrato al-a Abogado (a) Asignado (a) para su correspondiente ajuste.

E

E

ABOGADO ASIGNADO

22. Genera minuta y la remite para revisión del-a Asesor(a) Jurídico (a).

20.

¿Aprobación

del Convenio

o Contrato?

No

COMITÉ DE

CONTRATACIÓN

21. Realiza las observaciones al Abogado(a) Asignado(a) para los ajustes correspondientes.

18 Si


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Formato Oficio

AD-F12


25. El (La) Abogado (a) Asignado (a) elabora el oficio mediante Formato AD-F12 “Formato Oficio”; remisorio del Convenio o Contrato para la firma del Director (a) General, el cual tiene como fin, enviar a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, la carpeta precontractual del convenio o contrato para su aprobación.

26. El (La) Abogado (a) Asignado (a) remite Memorando para firma del-a Director(a) General.

Nota: Se deja registro en el Libro de Correspondencia de la Dirección General.

27. El (la) abogado (a) asignado (a) recepciona el Memorando firmado por parte del Director (a) General y luego envía la carpeta precontractual a la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico-SDDE para su aprobación y expedición de la resolución correspondiente.

28. La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico verifica el Convenio o Contrato para su aprobación a través de la Oficina Asesora Jurídica.



29. El (La) Asesor(a) Jurídico (a) devuelve la carpeta Precontractual a la Dependencia

Solicitante.

Minuta del contrato -

SISCO ABOGADO (A) ASIGNADO (A)

27. Recepciona el Oficio firmado por parte del-a Director(a) General y envía la carpeta precontractual a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

Formato Oficio AD-F12

ABOGADO (A) ASIGNADO (A)

26. Remite carpeta para firma del Oficio por parte del-a Director(a) General.

E


25. Elabora el Oficio de Envío del Convenio o Contrato para la firma del-a Director (a) General del IDT.

28. ¿Se

aprueba el

Convenio o

contrato por

SDDE?

No

Si


29. Devuelve la carpeta Precontractual a la Dependencia Solicitante.

FINN


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30. El (La) Abogado (a) Asignado (a) remite carpeta para firma del-a Director(a) General.

Nota: Se deja registro en el Libro de Correspondencia de la Dirección General.

31. El Área Jurídica una vez firmado la minuta por el-a Director(a) General se comunica con el Contratista para que proceda a firmar la minuta.

32. El Área Jurídica una vez firmada la minuta por las partes, entrega copia de la misma al Contratista para que realice los correspondientes trámites de expedición de la póliza (Si aplica). De otra parte solicita a la persona encargada la publicación de la minuta en los portales correspondiente.

33. El (La) Abogado (a) Asignado (a) diligencia debidamente el formato FI-F02 “Solicitud de registro presupuestal” y lo envía al-a Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para su correspondiente trámite.

34. El (La) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario remite el CRP al Área Jurídica.

CRP

SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN

CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO

34. Remite CRP al Área Jurídica.

F


SISCO ABOGADO (A) ASIGNADO (A)

30. Remite carpeta para firma de la minuta por parte del-a Director(a) General.


SISCO ÁREA JURÍDICA

31. Tramita firma de la minuta con el Contratista.


SISCO

E


SISCO

FI-F02


33. Diligencia debidamente el formato FI-F02 “Solicitud de registro presupuestal” y lo envía al-a Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para su trámite.

ÁREA JURÍDICA

32. Entrega copia de la minuta al Contratista, para expedición de Póliza.


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35. El Área Jurídica recibe e incluye en la carpeta el CRP enviado por el Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario.

36. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica recibe para Revisión de Póliza (Si aplica).



37. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica para Aprobación de Póliza recibe del Contratista la póliza del contrato (si aplica), tramita la aprobación de la póliza teniendo en cuenta el formato JU-F14 “Aprobación de Póliza”. Posteriormente archiva los registros en la carpeta.

38. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica una

vez cuente con la carpeta completa procede a foliar los documentos de la etapa contractual y diligencia el formato JU-F04 “Lista de chequeo convenios de asociación o contratos de apoyo” para las columnas:

No. de folios con el que inicia el documento.

Cantidad de folios que contiene el documento.

Posteriormente entrega la carpeta a la persona encargada del archivo de la asesoría jurídica.

39. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica comunica vía correo electrónico la designación del Supervisor del Contrato.

CRP

JU-F05

ÁREA JURÍDICA

35. Recibe el CRP enviado por el Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario y lo archiva en la carpeta.

Póliza JU-F14

Si

36. ¿Se

requiere

póliza para el

contrato?

No

Designación como

supervisor del contrato

ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA

39. Comunica vía correo electrónico la designación del Supervisor del Contrato.


38. Folia los registros de la etapa contractual incluidos en la carpeta y diligencia formato JU-F04 “Lista de chequeo convenios de asociación o contratos de apoyo”, etapa contractual y entrega la carpeta a la persona encargada del archivo de la asesoría jurídica.

ASIGNADO (A) DEL

ÁREA JURÍDICA

(APROBACIÓN DE

PÓLIZA)

37. Recibe del Contratista la póliza del contrato (si aplica), tramita la aprobación de la póliza, mediante el formato JU-F14 “Aprobación de póliza” y posterior a ello archiva los registros de la carpeta.

38

G

G


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40. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica archiva la carpeta.

41. El Supervisor del Contrato realiza seguimiento al contrato teniendo en cuenta lo establecido en el “Manual de Supervisión” JU-M02. Ir al Fin.

FIN

SUPERVISOR DEL CONTRATO

41. Realiza seguimiento al contrato.


40. Archiva la carpeta.


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5. CONTROL DE REGISTROS

Código

Nombre

Responsable(*)

Ubicación

Tiempo de Retención

Disposición

Final Archivo Gestión

Archivo Central

JU-F04

Lista de chequeo convenio de asociación o contratos de apoyo

Asesor(a) Jurídico

Archivo oficina Jurídica

2

18

Selección

JU-F14

Aprobación de póliza Asesor(a)

Jurídico Archivo oficina

Jurídica

2

18 Selección

JU-F41

Estudios previos – para convenios asociación o contratos de apoyo o convenio o contratos interadministrativos

Asesor(a)


Jurídica

2

18 Selección

JU-F36 Matriz de Riesgos Asesor(a)


Jurídica

2

18 Selección

JU-F42

Verificación de requisitos y condiciones de idoneidad

Asesor(a) Jurídico


2

18

Selección

AD-F07 Memorando (solicitud elaboración contrato)

Asesor(a) Jurídico


2

18 Selección

AD-F12

Oficio (Solicitud a la

SDDE para autorización)

Asesor(a) Jurídico


2

18

Selección

FI-F01

Solicitud de disponibilidad presupuestal

Asesor(a) Jurídico


2

18

Selección

FI-F02 Solicitud de registro presupuestal

Asesor(a) Jurídico


2

18 Selección

N/A

Propuesta del Asociado Asesor(a) Jurídico


2

18

Selección

N/A

Verificación jurídica Asesor(a) Jurídico


2

18

Selección

N/A Resolución de autorización

Asesor(a) Jurídico


2

18

Selección

N/A Minuta del convenio o contrato

Asesor(a) Jurídico


2

18

Selección

N/A

CDP Asesor(a) Jurídico


2

18

Selección

N/A

CRP Asesor(a) Jurídico


2

18

Selección

N/A Póliza (si aplica) Asesor(a) Jurídico


2

18

Selección


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(*) Se deja claridad que la Responsabilidad señalada recae única y exclusivamente respecto del archivo y

custodia de los documentos más no de la elaboración con el lleno de los requisitos técnicos y jurídicos, ni de

la remisión y entrega de los mismos en los plazos que se señalen para el efecto en el Plan Anual de

Adquisiciones.

6. ANEXOS

Anexo 1. JU-F04 Lista de chequeo convenio de asociación o contratos de apoyo.

Anexo 2. JU-F41 Estudios previos de Convenios de Asociación o Contratos de Apoyo o convenio o

contratos interadministrativos.

Anexo 3. JU-F42 Verificación de requisitos y condiciones de idoneidad para Convenios de

Asociación o Contratos de Apoyo o convenio o contratos interadministrativos

Anexo 4. JU-F14 Aprobación de póliza.

Anexo 5. JU-F36 Matriz de Riesgos.

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