Instructivo de Comunicacion Interna y Externa

7/25/2019 Instructivo de Comunicacion Interna y Externa

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INSTRUCTIVO DE COMUNICACIN INTERNA Y

Versin :03

Elabor: Suer!isor S"I

Re!is: suer!isor #SE

Arob: Dire$$in "eren$ial

CO%IA NO CONTRO&ADA 'Versin :03




1.- OBJETO

El presente instructivo tiene por objeto establecer los criterios y las

responsabilidades para asegurar la correcta comunicacin interna en

materia del sistema de gestin en marinos cia sas, as como regular y

asegurar la comunicacin eterna entre marinos cia sas y terceras

partes en materia !"#.

$.- %&'%('E

Es de aplicacin a todo el personal y a todas las actividades de marinos

cia sas, )ue est*n dentro del alcance del !istema de gestin integral.

%lcan+a las actividades relacionadas con

'omunicar la poltica, los objetivos y las metas en el !"#, as como

inormar sobre la evolucin del comportamiento del sistema de marinos

cia sas a todo el personal.

/ecidir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones

relativas al sistema de gestin integral.

'omunicar los resultados de car0cter general de las auditoras y

revisiones del sistema de gestin a todas las personas implicadas.

/ar a conocer la poltica y los aspectos m0s relevantes del sistema degestin al eterior, as como recibir y responder a las preocupaciones de

todas las partes interesadas eternas.

ueda epresamente uera del alcance del presente instructivo, de las

comunicaciones de marinos cia sas estable+ca con la direccin gerencial

o %utonmica de car0cter rutinario.

2.- "E(E3%&

2.1. /e4niciones

'omunicacin interna %)uella )ue se estable+ca cuando tanto emisor

como receptor pertene+can a los departamentos, 0reas o servicios de los

cuales consta marinos cia sas.

5ersin 1Elaboro coordinador !"#

3eviso supervisor 6!E%prob /ireccin "erencial


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'omunicacin eterna 7or eclusin, a)uella )ue no sea

interna. Estas comunicaciones incluyen las )uejas, reclamaciones,

denuncias, etc. con car0cter del sistema de gestin.

7arte interesada #ndividuo o grupo relacionado o aectado por

actuaciones del sistema de gestin en marinos cia sas, tanto eterno

como interno a la organi+acin y )ue tienen un inter*s en el desempe8o

o *ito de *sta.

2.$. 3eerencias

!er0n de reerencia los documentos siguientes

(ormas 9O!6%! 1:;;; #!O ieran a un sistema de gestin y auditoras

internas y eternas.

?anual de "estin integral.

=.- /E!%33O&&O

=.1.-'omunicaciones internas 9'.#.@.

'.#. /escendentes 7or parte de cual)uier departamento, 0rea o servicio

de marinos cia sas, se establecer0n las '.#. del sistema de gestin

integral )ue se estimen convenientes. &os canales de comunicacin

ser0n tales )ue aseguren )ue el destinatario recibe la comunicacin

emitida por el remitente.

'.# %scendentes El personal de marinos cia sas )ue desee comunicarse

con un estamento superior de la misma, dispondr0 de los medios y

canales necesarios para ello boletines de empresa, bu+n de sugerencia

yAu otros. 'uando la comunicacin sea dirigida a una persona en

concreto, se seguir0 obligatoriamente la cadena jer0r)uica. Todas lascomunicaciones internas relevantes 9desde el punto de vista del

receptor@ ser0n obligatoriamente contestadas.

7ara la comunicacin de la 7oltica del sistema de gestin, marinos cia

sas distribuir0 una copia de la misma a todo el personal del mismo, )ue

se entregar0 con la nmina o con el contrato en caso de incorporacin

de personal nuevo.




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&os canales de comunicacin eistentes en marinos cia sas

ser0n los siguientes

'orreo ordinario 9entrada y salida@.

'orreo interno 9entrada y salida@.

'orreo electrnico.

a.

Orales.

Bu+ones de sugerencias.

&as comunicaciones internas se registrar0n de acuerdo con el ormato

CCCCCCCCC, o bien se arc>ivar0 una copia de la original junto con la

respuesta.

Estos canales de comunicacin ser0n utili+ados para recoger las

preocupaciones del personal en cuanto al comportamiento del sistema

de gestin integral de la organi+acin.

3especto al correo electrnico, estas comunicaciones no se registrar0n,

)uedando arc>ivadas en ormato digital.

Est0 inormacin ser0 anali+ada mensualmente por el 3esponsable del

sistema de gestin, )ue contestar0 de orma particular al interesado, si

procede, yAo la dar0 a conocer al personal )ue considere oportuno a

trav*s del correo electrnico. El 3esponsable del sistema de gestin es el

responsable a su ve+ de transmitir toda esta inormacin al gerente a

trav*s de inormes, con el objeto de )ue la opinin del personal sea

tenida en cuenta en las revisiones del sistema.

=.$.-'omunicaciones eternas 9'.E.@.

El "erente, con el 4n de >acer pDblico su compromiso con el sistema de

gestin, diundir0 las polticas de gestin integral de marinos cia sas,

poni*ndola a disposicin del pDblico en el tabln de anuncios del mismo.

7or su parte, el coordinador del sistema de gestin diundir0 cual)uier

cuestin de car0cter del sistema de gestin integral )ue considere

relevante y pueda impulsar la gestin integral en su 0mbito de

inuencia. 7ara ello podr0 utili+ar los siguientes canales comunicaciones

directas, participacin en oros, publicacin de artculos en prensa y




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revistas o medios de comunicacin en general. Estas

mismas vas podr0n ser utili+adas para responder a cual)uier cuestin

de car0cter general planteada por otras administraciones, clientes

internos y eternos, proveedores, etc.

&os aspectos del sistema de gestin derivados de comunicacioneseternas inormales ser0n controlados por el 3esponsable del !"# de

marinos cia sas. &as peticiones de inormacin !"# as como todo tipo de

denuncias, )uejas, reclamaciones, etc. pueden ir dirigidas a marinos cia

sas 9mediante tel*ono, a, o por correo@ con car0cter general o a

dierentes t*cnicos con car0cter particular, como pueden ser el

3esponsable de !"#, etc., en uncin de su naturale+aF en este caso las

peticiones ser0n anali+adas por el coordinador del !"# )ue las >aya

recibido. 'uando vayan dirigidas a marinos cia sas, la persona )ue

recibe la comunicacin la pondr0 en conocimiento al responsable del

sistema.

'uando mere+can respuesta, el 3esponsable del sistema de gestin

correspondiente emitir0 comunicado de respuesta en base a su

procedimiento interno. El 3esponsable de !"# )ue recibe la peticin,

denuncia o )ueja llevar0 un registro de tales cuestiones, donde dejar0

constancia de la respuesta, y, en caso )ue se estime necesario, se

utili+ar0 con el ormato para el registro del comunicado.

G.- 3E"#!T3O!



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