INSTRUCTIVO DE CORRESPONDENCIA

ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA

CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION DOCUMENTAL

INSTRUCTIVO DE CORRESPONDENCIA

INSTRUCTIVO Y

APLICATIVO

DE DOCUMENTOS

COMERCIALES

SAN JOSE DE CUCUTA, 14 DE ABRIL DE 2010




TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

1. OBJETIVOS 2. LA CORRESPONDENCIA

2.1.1 OBJETIVO 2.2 CONCEPTO Y CLASIFICACION

2.3 RECEPCION Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA 2.3.1. ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA RECEPCION DE CORRESPONDENCIA

2.3.2 CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA 2.4 ELABORACION DE LA CORRESPONDENCIA

a. Cartas b. Elaboración de Sobres c. Elaboración de Memorandos

d. Elaboración de Circulares e. Elaboración de Actas Administrativas

f. Elaboración de Certificados y Constancias g. Elaboración de la Hoja de Vida h. Informes Administrativos

i. Otros Documentos Comerciales 2.5. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

2.5.1. CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA 2.5.2. DISTRIBUCION Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA




INTRODUCCION

Este instructivo ha sido elaborado con el fin de aportar a la organización administrativa en el manejo de la correspondencia de la entidad, y facilitar a

los funcionarios de cualquier nivel la toma de decisiones a través de un manejo rápido y preciso de las comunicaciones escritas. Este instructivo contiene ejemplos prácticos que facilitan a los funcionarios su

comprensión y manejo cuando requieran usarlo como guía para el desarrollo de las funciones relacionadas con la correspondencia. La adecuada

aplicación de las normas y procedimientos que contiene este instructivo contribuirá a una buena organización para un mejor servicio.




1. OBJETIVOS

Establecer y reglamentar las normas para la administración de la

correspondencia de la empresa.

Orientar y servir de instrumento al personal de la institución para

unificar criterios sobre el proceso de la correspondencia.

Administrar y controlar las técnicas que existen sobre la elaboración de la correspondencia interna como externa.

Definir y clasificar la correspondencia según su destino o procedencia.

Establecer normas para el recibo y despacho de la

correspondencia.

Conocer las normas y procedimientos que se deben tener en cuenta en la elaboración, presentación y trámite de la correspondencia producida por la empresa.




FLUJOGRAMA DE RECIBO DE DOCUMENTOS




2. LA CORRESPONDENCIA

2.1. OBJETIVO

Teniendo en cuenta la procedencia de la correspondencia, clasificarla y archivarla según las normas establecidas para el

recibo y el despacho de la misma.

Mostrar las diferentes etapas que conforman el recibo y despacho

dela correspondencia, así como los elementos utilizados y el trámite respectivo.

2.2. CONCEPTO Y CLASIFICACION

Para propósito del instructivo, correspondencia es la comunicación escrita entre las dependencias y la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA y el

medio externo. Las cartas, memorandos y circulares constituyen la correspondencia.

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia según su destino se clasifica en: externa e interna.

La correspondencia externa es la que se dirige a personas o entidades fuera de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA, aunque también es

correspondencia externa aquella que se dirige a funcionarios de la entidad, como asuntos relacionados con su situación laboral (solicitud de vacaciones, permisos, licencias, llamados de atención o felicitaciones).

Para la correspondencia externa en la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA se utiliza:

La carta La correspondencia interna es la que se utiliza para comunicaciones entre las

diferentes dependencias dela ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA para la correspondencia interna de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA se

utiliza: me La circular




2.3. RECEPCION Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA

Los responsables de la tramitación y archivo de la correspondencia en

ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA deben seguir las siguientes normas.

La correspondencia que va dirigida a las diferentes dependencias dela ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA la recibe y controla el área o dependencia Centro de Administración e Información Documental.

Los encargados de las etapas de: la recepción (recibo, clasificación,

radicación, registro y distribución) son el receptor de documentos y el mensajero interno de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA.

La correspondencia externa que llega al Centro de Administración e Información Documental, es recibida, controlada y tramitada por el receptor

de documentos que cumple con sus funciones, este se encarga de:

Recibir la documentación del mensajero y usuarios o cuando llega por

fax o por intermedio de correos electrónicos.

Clasificar la documentación en:

a) Correspondencia personal: es toda la que está dirigida con nombre

propio y no tenga el cargo que éste desempeñe en la empresa o la que está marcada: “confidencial”, “personal” o “solo para abrir por el

destinatario”, “no abra esta correspondencia”.

Solamente imprima la fecha de recibo en el sobre o hágala llegar

directamente al interesado.

b) Correspondencia empresarial: son los sobres dirigidos a nombre

dela empresa o a una persona con el cargo que desempeñe. Luego de abrir esta correspondencia, proceda a leerla con el fin de:

Comparar las fechas de elaboración y recibo.

Revisar si está firmada Verificar la inclusión de anexos Comprobar si el documento trae dirección del remitente

Verificar a quien está dirigida la correspondencia. Después de esto proceda a:

Colocar en la parte superior derecha de los documentos el sello, con el fin de identificar de manera más ágil el número de radicación, la fecha, hora y el nombre del funcionario que realizó la recepción del

documento en la empresa.




Si es un “derecho de petición” se coloca el sello de “urgente” y fecha límite. Llevar el control de la numeración utilizada para la radicación.

c) Correspondencia publicitaria: está compuesta por revistas, folletos y

publicaciones. Son suscripciones oficiales que se les imprime a la fecha y se envía al destinatario.

Luego del recibo y trámite de la correspondencia el receptor de documentos de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA, dejará que el mensajero

interno de la empresa cumpla con las siguientes funciones: Confrontar la documentación con los listados que recibirá del receptor de

documentos, si existen procesos sistematizados, de lo contrario, organizar los documentos y elaborar el formato de aviso de traspaso interno de

documentos. Clasificar y colocar en el casillero de la documentación de acuerdo al código

empleado por cada dependencia.

Introducir los documentos en sus respectivas chuspas para su protección y confiabilidad.

Zonificar los diferentes recorridos de acuerdo al horario establecido. Programación del servicio interno de mensajería.

Reparto de correspondencia: En la mañana a las 10:30 horas y en la tarde a las 16:30 horas.

Entregar personalmente la chuspa (color azul) y hacer firmar el aviso de traspaso interno de documentos a las secretarias.

Recoger la documentación que se encuentra en la chuspa (Color verde).

Distribuir las chuspas en sus respectivos casilleros. Mantener absoluta reserva sobre las comunicaciones, documentos y hechos

conocidos en el desempeño de sus funciones.




CONTROL ENTREGA DE CORRESPONDENCIA

ALCALDIA MUICIPAL DE VALENCIA CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION DOCUMENTAL

TIPO FECHA RADICADO DESTINO DESCRIPCION NOMBRE DE QUIEN RECIBE




2.3.1. ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA RECEPCION DE CORRESPONDENCIA

En la elaboración de correspondencia se utilizan los siguientes elementos:

Sello de radicación Sellos para sobres marcados (confidencial o personal) Sellos para asuntos de inmediato tramite

Sellos para recepción de recursos o apelaciones contra actos administrativos

de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA. Planilla para registro y control de correspondencia recibida.

Casilleros Bolsas plásticas o chuspas de 2 colores.

SELLO DE RADICACION


RAD._____________________________________________________ ASUNTO: _________________________________________________ FECHA Y HORA: ___________________________________________

PASA A: TRAMITE ATENDIDO

__________ ____________ _______________ __________ ____________ _______________

RESP. N. ____________________FECHA ______________________

RAD. Consecutivo sin importar cambio de año

ASUNTO: tema del que trata la comunicación FECHA: Día, mes y año en que se recibe el documento. HORA: momento preciso en el que se recibe el documento.

PASA A: código de la dependencia que debe conocer o tramitar el documento.

TRAMITE: colocar letra indicando el tramite respectivo (Revisadoc) Códigos de trámites internos

R: responda para mi firma

E: encárguese del asunto




V: verifique o revise I: infórmese S: salir del trámite normal

A: aprobado D: divulgar

O: observaciones C: comentémoslo personalmente ATENDIDO: Para firma de quien se entera o tramita el documento

RESPUESTA No.: para indicar el número de la respuesta FECHA: indicar la fecha de la respuesta

Sello para sobres marcados confidencial, personal o privado (no se abren).

SI NO ES PERSONAL FAVOR DEVOLVER AL ARCHIVO

Sello para atender derechos de petición, tutelas, asuntos de inmediato

trámite o respuestas dentro del periodo de ley.

Sello para recepción de recursos o apelaciones contra actos administrativos de la entidad.

El documento solo puede ser presentado por el interesado o su apoderado.

RAD.__________________________________________________

PRESENTADO PERSONALMENTE POR: _________________________________________________ C.C. ________________________ DE ______________________ TP: _________________________ N. FOLIOS _______________ FECHA _____________________ RECIBE __________________

URGENTE: ___________________________

Fecha límite: __________________________




PLANILLA DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

En el siguiente formato se imprimen los principales datos de lacomunicación recibida y radicada.

ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION DOCUMENTAL

REPORTE PARA CONTROL ENTREGA DE DOCUMENTACION RECIBIDA

FECHA HORA HOJA 1/1 DESTINATARIO FIRMA

N. TIPO RADICADO FECHA REMITE DEPENDENCIA CIUDAD DESCRIPCION

Casilleros: en las áreas del Centro de Información y documentación deben

estar ubicados casilleros identificados con el código de cada dependencia del

ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA, para facilitar la distribución de la correspondencia. Además esta área debe poseer casilleros adicionales para

ubicar la correspondencia que se va a enviar por correo. Tula plástica o chuspas: Cada dependencia debe poseer dos bolsas en

percalina para la distribución de la correspondencia. Una chuspa roja y la otra azul; una permanece en el archivo central o centro de información y

documentación y la otra bolsa en las dependencias, y se intercambiaran en cada recorrido.




2.3.2. CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA

Para mantener informados a los interesados sobre el estado de la tramitación

de la correspondencia, el área del Centro de Información y Documentación de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA, elaborará periódicamente el

informe denominado Recordatorio de la Correspondencia Recibida. Este informe se produce con base en los registros de correspondencia recibida de la institución.

Del registro se extraen las comunicaciones que no aparezcan tramitadas ocho días después de recibidas. Esta relación se elaborará

sistematizadamente en original y copia, el original se pasa a las dependencias que poseen comunicaciones sin tramitar. En el Centro de Información y Documentación se guarda temporalmente la

copia hasta cuando el antecedente (original de la correspondencia recibida) sea devuelto junto con el original del recordatorio debidamente diligenciado.

2.4. ELABORACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

2.4.1. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES

a) CARTA: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones

comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las

relaciones entre las empresas y sus empleados.

Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iníciales y no

iníciales de una razón social. Anexo: documento o elementos que acompaña a la carta.

Apóstrofe: signo ortográfico („) que, para efectos de esta norma, se utiliza

para separas las cifras en dinero que indican millón. Asunto: síntesis del contenido de la carta.

Copia: fiel reproducción de un documento.

Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado,

teléfono, fax, teles y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación. Despedida: palabra o frase de cortesía

Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.




Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del

documento.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la

carta.

Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.

Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le

denomina renglón.

Líneas especiales: líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.

Logotipo. Símbolo que identifica a una empresa.

Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una

persona natural o jurídica. Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la

diagramación de su papelería. Número o referencia: identificación consecutiva del documento.

Razón social: nombre que identifica a una empresa

Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.

Sigla: abreviatura conformada por las letras iníciales de cada palabra de una

razón social. Texto: cuerpo del mensaje.

Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos

impresos o escritos.




CLASIFICACIÓN

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación

de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así: MODELOS

MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2

para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido).

MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3

que se deja libre).

ESTILOS

BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo

BLOQUE: Las líneas de número, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo

se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho REQUISITOS

MARGENES: Superior entre 3 y 4 cm

Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm

Lateral derecho Entre 2 y 3 cm

Inferior entre 2 y 3 cm

Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT

ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad




ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de

registro.

PARTES DE LA CARTA

NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder el código de la dependencia. De

2 a 3 interlíneas del margen superior.

FECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número,

en orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (Santiago de Cali, 20 de agosto de 2003) DATOS DEL DESTINATARIO

Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico. De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.

TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial

(Señor, Señora, Doctor, Ingeniero,...) NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida o mayúscula

inicial, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla. (Jhon Freddy Cuesta López) CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente). Cargos extensos

pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.

EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir,

razón social, sigla o acrónimo. (I.C.B.F., SENA o Sena, ICONTEC o Icontec)

DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma

dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o

ZONA 3 ZONA 1

ZONA 2




cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo

número (Apartado 43567). NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aun tratándose de

correspondencia local. (Bucaramanga, Santander) PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la

misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de

los datos. ASUNTO: (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro

palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 456890).

SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el

apellido. Como saludo independiente se escribe a dos interlíneas del asunto. (Apreciado señor Gómez)

Como parte inicial del texto se escribe a tres interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos...)

TEXTO: Se escribe a una interlínea, dos entre párrafos. Se debe tener en

cuenta:

Tratar un solo tema por carta Omitir temas personales en cartas comerciales

Hablar de usted Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación

Sin borrones ni repisados Comienza a tres interlíneas del asunto.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo. La calidad, color, tamaño del papel deben ser los mismos. El encabezado se ubica entre dos a tres cm del borde superior de la hoja en

papel blanco y a dos interlíneas del logo, con mayúscula inicial. La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario,

estos datos contra el margen izquierdo y la página al margen derecho. (Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2) El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro

interlíneas del encabezado. En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos

renglones y se pasan dos a la nueva página.




La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del

texto. (Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.)

REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la

despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre

del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sincentrar.

LINEAS ESPECIALES

ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después del

firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia

la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. (Anexo: uno (10 hojas)). COPIA: a dos interlíneas del firmante o de la línea de anexos contra el

margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se

relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E.S.P.). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida.

Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: a dos interlíneas del firmante o del

último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se

recomienda emplear letra más pequeña. (María S., Pablo Z.) ASPECTOS GENERALES DE LA CARTA

Las palabras escritas con mayúscula sostenidas no se dividen.

Conveniente tildar vocales escritas con mayúscula sostenida.

No exagerar uso de mayúsculas sostenidas.

Escribir con mayúscula inicial nombres propios, asimismo distinguir nombre propio de término genérico.

Utilizar debidamente la separación silábica y mecanográfica.




Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, éstos se separan por un espacio en blanco. (1 cm, 1 g).

Al mencionar fecha en texto se escribe completa (día, mes y año).

Las cifras de dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto en unidades de mil y apóstrofo para unidades de millón. El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresiónen

letras. En la escritura eventual de números dentro de un texto, del uno al nueve en

letras y del 10 en adelante en cifras. Cuando los números hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se

escriben en cifra.

Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras. Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, indicativo

entre paréntesis.

Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional de 24 horas.

Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre o razón social.

Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas convencionales:

3 interlíneas entre el margen superior y el número

3 interlíneas entre el número y la fecha 6 interlíneas para iniciar destinatario

El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida. Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas.

No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y

remitente.




PLEGADO DE LA CARTA

Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de la mitad se efectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajo

dejando pestaña de 1 cm se efectúa segundo doblez.

SOBRE CON VENTANILLA: Se hace de acuerdo con la posición de la

ventanilla.


NIT. 890.345.675-1

1

2




ESTRUCTURA DE LA CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO

Entre 3 a 4 cm

3 y 4

cm

2 y

3

cm

Entre 2 y 3 cm

2 a 3 interlíneas

Número o referencia

2 a 3 interlíneas

Ciudad y fecha

4 a 6 interlíneas

Datos del destinatario

1 interlínea

4 a 6 interlíneas

Texto con saludo incluido

...........................................................................................................................

................................................................ 1 interlínea

2 interlíneas

...........................................................................................................................

........................................................................................

Despedida




ESTRUCTURA DE LA CARTA ESTILO BLOQUE

Entre 3 a 4 cm

2 a 3 interlíneas

Número o referencia

2 a 3 interlíneas

Ciudad y fecha

4 a 6 interlíneas

Datos del destinatario

1 interlínea

2 a 3 interlíneas

Asunto: (opcional)

2 a 3 interlíneas

Saludo: (opcional)

3 interlíneas

Texto..................................................................................................................

......................................................................... 1 interlínea

2 interlíneas

...........................................................................................................................

........................................................................................

Despedida




ALCALDIA MUNICIPAL

DE VALENCIA NIT. 890.345.675-1

380 San José de Cúcuta, 25 de Abril de 2011

Doctor Luis Alberto Rangel Becerra Gerente

Centrales Eléctricas del Norte de Santander Avenida Aeropuerto 5N – 220 Sevilla

San José de Cúcuta Asunto: Presentación Cotización

Respetado doctor Rangel:

En atención a su solicitud tenemos el gusto de presentar a su consideración nuestra propuesta para la prestación del servicio de digitalización e indexación,

de conformidad con lo establecido en el pliego de Condiciones de la Convocatoria Pública N. 380-10-2010 realizada por Centrales Eléctricas de Norte

de Santander. Cordialmente,

CARLOS ALBERTO FORERO DIAZ

Representante Legal

Anexo: uno (90 folios) Elsa G




a) ELABORACIÓN DE SOBRES

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.

PARTES

Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican

centradas en la parte inferior.

Tercio central: para ubicar datos del destinatario. Tercio derecho: para uso exclusivo de la oficina de correo.

ASPECTOS GENERALES SOBRES

El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.

Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.

En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño.

El tamaño debe ser el adecuado según anexos.

Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio.

La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la

solapa al lado derecho. Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir

número telefónico antes de la ciudad. Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y

se recomienda un tamaño apropiado.

Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.




DATOS DEL REMITENTE

1

DATOS DEL DESTINATARIO

2

ESPACIO PARA

EL CORREO

3

ZONA 1

ZONA 2

ZONA 3




ZONA 1

REMITENTE

ZONA 2

DOCTOR

JUAN LUIS RESTREPO

GERENTE

INCORA

APARTADO 1250

NEIVA, HUILA




b) ELABORACION DE MEMORANDOS

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se uti liza para

transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales. CLASIFICACIÓN:

BLOQUE EXTREMO BLOQUE REQUISITOS

Márgenes (Igual a la carta) ZONAS (igual a la carta)




Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y

centrada.

Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia,

de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3

interlíneas del número. Encabezamiento:

A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del

destinatario con mayúscula inicial.

A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en

mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente

con mayúscula inicial. A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida

de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento con mayúscula inicial.

Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente:

Alternativa 1:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma.

Remitente: Nombre y cargo separados por coma.

En este caso se omite el nombre al final el nombre mecanografiado del

remitente y sólo aparece su firma. Alternativa 2:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo

Remitente: Cargo y dependencia o cargo

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el

estilo elegido.




Alternativa 3:

Destinatario: Cargo y dependencia

Remitente: Cargo y dependencia

La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del

texto. REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma

provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E. Seguida de punto. Después del cargo.

Asunto: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con

mayúscula inicial.

Texto:

Se inicia de 3 a 4 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo. Se redacta en primera persona del singular o del plural según el caso.

Se usa tratamiento de usted.

No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Presentación impecable, sin borrones ni repisados. PAGINAS SUBSIGUIENTES

Se puede utilizar hojas en blanco o con logotipo, de igual color, calidad y

tamaño. El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del

logotipo con mayúscula inicial.

La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el número de la página a la derecha.

Doctor Fabio Lara Fuentes 2




El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto,

contra el margen izquierdo en los dos estilos. Expresión breve o frase

terminada en punto. Remitente: Cuando se aplican las alternativas 2 y 3 en el encabezamiento,

el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida con mayúscula inicial.

Si se utiliza estilo bloque extremo, parte del margen izquierdo y en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.

Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor, seaplican

igual que en la carta.





NIT. 890.345.675-1

340

MEMORANDO

San José de Cúcuta, 13 de marzo 2010

PARA: Ingeniero Samuel Sandoval, Jefe de Nómina

DE: Claudia Pulido, Jefe de Talento Humano

ASUNTO: Relación nuevos salarios Me permito enviarle relación con el valor de los nuevos salarios que devengará

el personal del Centro de Administración Documental: CARGO SALARIO

Ingenieros 1.800.000

Coordinadores 900.000

Auxiliares 870.000 Cordialmente,

Elsa G.




c) ELABORACION DE CIRCULARES

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el

mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios CLASIFICACIÓN

De acuerdo con el destinatario:

EXTERNA O CARTA CIRCULAR

INTERNA O GENERAL De acuerdo con el estilo:

BLOQUE EXTREMO BLOQUE

REQUISITOS

MÁRGENES: Superior entre 3 y 4 cm

Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm

CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de

cartas. CIRCULAR INTERNA O GENERAL DENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la

palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada. NÚMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede

anteceder el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.

FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.

DESTINATARIO: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en

mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)




ASUNTO: Opcional. Síntesis en máximo en cuatro palabras, a 3 interlíneas

de con mayúscula inicial y seguida de dos puntos. TEXTO: De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación senci lla y doble

entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del

plural. (Con agrado informamos al personal…., La Gerencia se complace en…) PÁGINAS SUBSIGUIENTES

Utilizar hojas en blanco o con logo Igual calidad, color y tamaño

Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior o a 2 del logo

La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o número y el número a la derecha.

El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.

Demás recomendaciones de la carta comercial. DESPEDIDA: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el

margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto.

REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula

sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin

centrar. (Tener en cuenta esti lo elegido). Preferiblemente firma a manuscrita.

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta. “LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO”





NIT. 890.345.675-1

CIRCULAR

450

San José de Cúcuta, 15 de marzo de 2010

PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: Capacitación nuevo software

Con agrado informamos al personal que del 18 al 20 de marzo se estará realizando la capacitación del nuevo software de la consulta de la digitalización

de documentos “Powerfile” de las 8:00 a las 10:00 y de las 15:00 a las 17:00 horas, en la sala de juntas Manuela Chávez.

La ingeniera Sandra Delgado, estará a cargo de la capacitación. Esperamos contar con su participación.

Santiago Sánchez Guzmán Profesional Universitario División Sistemas Lenys G.




a) ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

CLASIFICACIÓN

Registrada y no registrada REQUISITOS

MARGENES: a la carta

TITULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter

extraordinario. PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo

pasado. No se inicia con gerundio.

No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Sin borrones ni repisados.

SUBSIGUIENTES

Papel del mismo color, calidad y tamaño.

Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Se identifica con el nombre de la reunión y el número separado con guión, al

margen derecho se escribe el número.

Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado. REQUISITOS ESPECÍFICOS

RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página

TITULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula

sostenida a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).

DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el

número.




FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se escribe FECHA: en mayúscula sostenida y seguida de dos

puntos. Al frente se escribe la fecha.

HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se

escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De 09:15 a

las 10:30 horas) LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en

mayúscula sostenida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante)

ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida

y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con

mayúscula inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente).

Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120

personas)

INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.

AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.

ORDEN DEL DIA: El margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y

con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo

se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas. DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula

sostenida. A 2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea).

A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla. CONVOCATORIA: Se programa una nueva reunión. Contra el margen

izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión. FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo

con mayúscula inicial. ANEXOS: Si los hay.

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Si se desea.

b) ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS




CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que

asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen

hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden

ser: Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo,

jornada laboral, comportamiento, etc. Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos,

documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc.. ESTILOS

BLOQUE EXTREMO: (Número, fecha y firmante parten del margen

izquierdo)

BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho. REQUISITOS

MÁRGENES: Igual a los demás documentos. PARTES

NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el estilo.

FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa

CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-LA.

IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula

sostenida.(Puede uti lizarse negrilla). TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la

conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayúscula sostenida e identificación).




Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos.

Se redacta en tercera persona.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.

FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas y según el esti lo.

TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROSEDUCATIVOS: Escribir los dos cargos responsables (Director y

Secretario).

g) ELABORACIÓN HOJA DE VIDA

Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que

califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad. REQUISITOS MÁRGENES:

Igual anteriores documentos.

PARTES

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: La expresión HOJA DE VIDA se

escribe de 2 a 3 interlíneas del margen superior, centrada, mayúscula

sostenida. Se puede usar negrilla. DATOS PERSONALES: Mayúscula sostenida, margen izquierdo, de 3 a 4

interlíneas.

Se presentan en dos columnas y constan de nombre, identificación, fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono (opcionales: licencia conducción, pasaporte, tarjeta profesional)

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen

izquierdo, seguidos de dos puntos.




NOMBRE: A 3 interlíneas de DATOS PERSONALES. Al frente nombre y

apellidos en mayúscula sostenida. IDENTIFICACIÓN: A 2 interlíneas, al frente se especifica tipo de documento

y ciudad de expedición.

FECHA DE NACIMIENTO: A 2 interlíneas, al frente con mayúscula inicial se

nombra la ciudad y fecha completa.

DOMICILIO: A 2 interlíneas. Al frente dirección y ciudad de residencia.

TELÉFONO: A 2 interlíneas, al frente el número separado por espacios.

ESTUDIOS: Título contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, a 3

interlíneas. Los estudios se presentan a dos columnas y constan de

ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, POSTGRADO y otros. ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: A 3 interlíneas del título

ESTUDIOS. Al frente nombre del establecimiento, título obtenido o periodos

cursados, ciudad y año de terminación. Esta información se puede suprimir. ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: Título en mayúscula sostenida, al

margen izquierdo y a 3 interlíneas.

A 3 interlíneas se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos con negrilla o mayúscula sostenida. Luego duración, nombre institución, ciudad y fecha.

EXPERIENCIA: Título contra el margen izquierdo, mayúscula sostenida, a 3

interlíneas. A 3 interlíneas se relacionan los nombres de las empresas, cargos y tiempo de servicio, comenzando por el último cargo desempeñado.

En orden: Nombre de la empresa con mayúscula inicial, cargo desempeñado destacado negrilla o mayúscula sostenida y tiempo de servicio. REFERENCIAS:

LABORALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3

interlíneas.

A 3 interlíneas se escribe nombre de la empresa y los datos de la persona de la referencia (nombre, cargo, dirección y teléfono).




PERSONALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3

interlíneas.

A 3 interlíneas, datos de la persona que referencia (nombre, profesión o dignidad, ciudad y teléfono).

NOMBRE Y FIRMA: De 4 a 6 interlíneas contra el margen izquierdo y en

mayúscula sostenida se escribe el nombre completo.

FECHA DE PRESENTACIÓN: 3 a 4 interlíneas se escribe la ciudad y fecha.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

Igual color, calidad y tamaño del papel Todas las hojas deben finalizar párrafo completo

Encabezado entre 2 y 3 cm del borde superior con mayúscula inicial Línea de identificación consta de nombre del documento y de la persona, y número de la página a la derecha.

El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas. ASPECTOS GENERALES

Debe ser enviada en original y acompañada por carta

Datos veraces Fotografía reciente parte superior derecha primera hoja

Cuando se desee se pueden citar fortalezas y experiencias.




HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES

NOMBRE: SANDRA PATRICIA CORTÉS D.

IDENTIFICACIÓN: C.C. 60.246.567 de Cali

FECHA DE NACIMIENTO: Santa marta, 5 de julio de 1963

ESTADO CIVIL: Casada DOMICILIO: Calle 45 67-98

TELÉFONO: 545 67 89

ESTUDIOS

SECUNDARIOS: Colegio Nuestra Señora del Rosario Bogotá, Bachiller Técnico en Comercio, 1984

UNIVERSITARIOS: Universidad Externado de Colombia, cinco

años. Administración de Empresas, 1990.

ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS

Seminario de Relaciones Públicas, Colegio Mayor de Antioquia, 80 horas, Medellín, agosto de 1991.

Formadores en Calidad Total. Escuela Superior de Negocios, 50 horas, Bogotá DC, noviembre de 1993.

Hoja de Vida de Sandra Patricia Cortés Duarte 2




EXPERIENCIA

Cotrasal. Asistenta Relaciones Industriales, desde abril de 1992 hasta la

fecha. Funciones: Programar, controlar y dirigir el proceso de selección de personal.

Distribuidora Colombia. Auxiliar de Personal, 1991-1992

REFERENCIAS LABORALES

Distribuidora Colombia. Doctor Jorge Alberto Reyes Soto, Jefe de

Relaciones Industriales. Avenida de las Américas 4-92, Bogotá. Teléfono 283 47 65.

Cotrasal. Señor Carlos Eduardo Gamboa, Jefe de Recursos Humanos. Avenida 68 10-34, Bogotá. Teléfono 480 05 06.

REFERENCIAS PERSONALES

Doctor Roberto Ramírez Andrade, Asesor Financiero del banco de la República. Bogotá, teléfono 267 47 56.

Doctora Julia Emma Álzate, Senadora de la República. Santa marta, teléfono 285 34 76.

SANDRA PATRICIA CORTÉS DUARTE

Bogotá D.C., 25 de abril de 2011




c) INFORME ADMINISTRATIVO

DEFINICIÓN: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier

actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo. CLASIFICACIÓN

De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En periódicos o

esporádicos.

De acuerdo con el número de hojas: En cortos, hasta la página número 10 y en extensos, a partir de la página 11. REQUISITOS

MARGENES: Los mismos de la carta; para el encabezado de segundas hojas, igualmente.

INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

CUERPO DEL INFORME: Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y

recomendaciones (Opcional) Consúltese la Norma Icontec 3588

INFORME CORTO: De las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.

RAZÓN SOCIAL: Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el

margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa.

DEPENDENCIA: A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo.

NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el número o el código de

identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así: CM-023




TITULO: A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y en mayúscula sostenida.

FECHA: A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos ( : ). Al

frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial. AUTORÍA DEL INFORME: A interlineación de uno y medio a dos debajo de

la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos ( : ), ELABORADO

POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.

OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve,

el propósito del mismo y se presenta, así: De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos ( : ), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de

este enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan

contra el margen izquierdo. ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un

capítulo único, de requerir numerales se escriben contra el margen izquierdo.

CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede así: la palabra CONCLUSIÓN o CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglón del

texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.

FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis

renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.

TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante.




INFORME EXTENSO

MATERIAL PRELIMINAR

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

LOGOTIPO EMPRESA

4 interlíneas

NOMBRE INFORME

4 interlíneas FECHA:

(1.5 a 2 interlíneas) ELABORADO POR:

2 a 4 interlíneas

OBJETIVO: 2 a 4 interlíneas

TEXTO ( 1.5 o 2 interlíneas). _____________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________.

CONCLUSIONES

2 a 4 interlíneas _____________________________________________________________

____________________________________.

4 a 6 interlíneas

NOMBRE COMPLETO Cargo

Transcriptor




CUBIERTA

Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contenerlos

datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada,

incluye los siguientes elementos básicos: Razón social, Título del informe y subtítulo, si lo hay. Número o código de identificación: El autor puede emplear un número o

código alfanumérico de identificación. En el informe extenso, esta se anota en la parte superior derecha tanto en la cubierta como en la portada,

precedido de la palabra número o presentado en un recuadro. Ejemplos: Margen derecho

SG-02

Para códigos

7506-02

002

Para números:

Número 002

Con excepción del código o número de identificación, los demás elementos

pueden aparecer en la posición estética deseada. Portada

De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula

sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de información y constituye la primera página del informe. Adiciona la los elementos de la cubierta, contiene los siguientes datos:

Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre

otros. Nombre de la o de las personas que elaboraron el informe.

Ciudad de origen del informe en cualquiera de las siguientes opciones:




Fecha completa. Ejemplo: San José de Cúcuta, 17 de julio de 2010

Mes y año: Tunja, junio de 2010

Año: Bucaramanga, 2010 Tabla de contenido

Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de:

capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de página. El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula

sostenida, centrado a 5 cm del borde superior. La relación se inicia de dos a cuatro interlíneas del título.

Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la primera línea después del título, y la relación comienza a dos interlíneas.

Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo, igualmente contra el

mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: glosario, introducción, bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.

Título de cada capítulo y subdivisiones. Los títulos de los numerales de primero y segundo niveles se escriben en mayúscula sostenida; los títulos de

la subdivisión de tercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una tabulación a dos espacios del tercer nivel, máxima subdivisión que aparece en la tabla de contenido.

La Tabla de Contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando

algunos de ellos ocupen más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior.

Número de página. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le corresponde.

Nota: Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el

número de página. Tablas. Figuras, ilustraciones y anexos. Cuando el informe los requiera, éstos

se pueden enunciar al final de la tabla de contenido o en la lista separada.




Cuando la relación se efectúa al final de la tabla de contenido, cada uno de los títulos se ubica centrado, en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones después de la última línea.

Para ambos casos, la primera línea d escritura se inicia de dos a cuatro

renglones del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. El número de la página se escribe en el mismo renglón,

contra el margen derecho.

Glosario (último elemento del material preliminar). Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para

facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético.

El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del borde superior de la hoja.

De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de

dos espacios se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un reglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas.

CUERPO DEL INFORME

Constituye la parte central del documento y está conformada por introducción, núcleo del informe y conclusiones y recomendaciones

(opcional).

Introducción. El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos de trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino título.

La palabra INTRODUCCIÓN se escribe en mayúscula sostenida, centrada y a 5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a

cuatro renglones del título; las subsiguientes a interlineación de uno, uno y medio o dos.

Núcleo del informe. El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y éstos a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo.

Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:




Escritura de texto. Se redacta en forme impersonal (se proyecta, se estudió...) y los párrafos comienzan contra el margen izquierdo.

La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones del título. Queda a libre criterio escribir a interlineación de uno, o

de uno y medio. Entre párrafos se deja el doble de la interlineación elegida. Capítulos. Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo

identifica, el cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior, precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva

punto final. Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula

sostenida, contra el margen izquierdo, el texto se inicia al doble de la interlineación elegida. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se

escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia al doble de la interlineación elegida.

Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si lo hay) se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el

texto, en el mismo renglón. Nota: Si se desea, los títulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con

otro tipo de letra.

Cada capítulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma página del anterior. Si se escoge esta segunda opción se tiene en cuenta lo siguiente:

Numeración e identificación de páginas. La paginación del informe

administrativo debe efectuarse de la siguiente manera: Se utiliza numeración arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la

portada. Cuando el informe se imprime por ambas caracas de la hoja, las páginas

derechas llevan los números impares. Se procura que no queden páginas izquierdas en blanco.

Nota: No se adicionan páginas tales como: 4 bis, 7ª.

Páginas subsiguientes. Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de la primera hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja.




Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y el número de página, que se ubican entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja, así:

Margen izquierdo Margen derecho

Informe Propuesta Salarios 2

Informe OCSA-CR-137 2

La escritura de texto se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado. Numerales. Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se

emplean números arábigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel.

En estas figuras se puede observar que la colocación del punto (.) va después del primer nivel y entre los dígitos que designan las subdivisiones.

El punto se omite al final del último dígito, a partir del segundo nivel. Se pueden utilizar los literales, guiones y viñetas con uso moderado.

Al emplear el guión, éste se escribe contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicia el texto; al utilizar literales, la letra debe ser minúscula,

seguida de punto (.), contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicial el texto, a partir de la segunda línea y subsiguientes es opcional conservar la

misma sangría o retornar al margen izquierdo. Al emplear viñetas, éstas se colocan contra el margen izquierdo y el texto

conserva la sangría si hay más de un renglón.

Figuras y tablas. Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después de ser mencionadas y, de ser posible, en la misma página.

Citas. En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales, propuestas y otros, se tienen en cuenta las siguientes recomendaciones:

La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma línea del texto.

Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final y se escribe a una interlínea sin comillas. Se separa

del texto por dos interlíneas. La cita se identifican en el texto con un número (superíndice o número arábigo entre paréntesis). El uso de una de las dos

formas de identificación se conserva a través de todo el documento.




Referencia bibliográfica de un artículo.

SAMBLER, Ricardo. Contra la corriente. En: Clase Empresarial. Santa fe de Bogotá: No.24 (mayo 1995); p.5-15

a) OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES

CHEQUE:

Elemento comercial más usual, en virtud de las seguridades que ofrece y el ahorro de tiempo que significa. Ya no llevamos dinero en efectivo para nuestras compras; basta diligenciar correctamente un cheque del talonario

que nos ha suministrado el Banco.

El Banco es una institución de crédito, creada bajo leyes y reglamentos especiales, que tienen por objeto promover la movilización y desarrollo de la riqueza facilitando así las operaciones de comercio y consecuentemente el

progreso y mejoramiento social.

Una de las principales actividades que desarrollan los bancos es recibir depósitos de dinero a personas y empresas que desean mantener su capital en lugar seguro y evitar el inconveniente de realizar pagos en efectivo.

La movilidad constante de estas operaciones de depositar y retirar dinero con

los fines expuestos anteriormente, se denomina cuenta corriente. El cheque es una orden de pago contra un banco y a favor de una persona o una empresa.

Las personas que intervienen en la negociación con cheque son:

El Girador, que es la persona o entidad que extiende el cheque, o sea, quien

da la orden de pago.

Beneficiario, que es la persona o entidad a favor de la cual se extiende el

cheque.

Girado, que siempre será el banco que hace la entrega del dinero al

beneficiario. Las partes que contiene un cheque son: Nombre del banco, serie y número,

lugar y fecha, valor en números, nombre del beneficiario, valor en letras, firma del girador, número de la cuenta corriente. La distribución de estas

partes varía según la institución bancaria a la que pertenece el cheque.




La escritura mecanográfica sigue las mismas normas del diligenciamiento de formatos. Los espacios que queden en blanco después de llenar el cheque

se anulan con guiones.

CLASES DE CHEQUES:

Cheque Ordinario: aquel que en la línea “páguese a la orden de” lleva el

nombre del beneficiario para ser cobrado por él mismo o endosarlo a otra persona para su cobro.

Cheque al Portador: En la línea “páguese a la orden de” lleva el término

“Portador”. No es conveniente girar cheques al portador porque en caso de pérdida pueden ser cobrados por cualquier persona. Cheque cruzado: La misma forma que el cheque ordinario, se gira a la

orden de una persona o una institución. Sin embargo, tiene una diferencia

especial: CRUZADO POR UNA DOBLE LÌNEA PARALELA Y OBLICUA. Este cruce confiere mayor seguridad al beneficiario, pues no puede ser

cobrado directamente en el banco (como ocurre con los ordinarios), sino que debe consignarse.

Cheque especialmente cruzado: Con el empleo de esta clase de cheque, la

seguridad aumenta. A la característica de cheque cruzado que ya

señalamos, se agrega otra condición: colocar, dentro de las líneas paralelas, el nombre de la persona o entidad beneficiario o la leyenda “Páguese al

primer beneficiario”. Consecuentemente, sólo el beneficiario está facultado para hacer efectivo su cobro, a través de la consignación respectiva. Cheque certificado: Esta clase de cheque da a la operación que con él se

cierra, una mayor seguridad. El cheque certificado, como su nombre lo indica, debe ser certificado por el banco responsable de su pago. El margen

de seguridad que señalamos radica en que el banco certifica que en la cuenta corriente del girador existe, por lo menos, la cantidad de dinero

indicada en el cheque. La certificación de un cheque requiere los siguientes datos:

El sello de certificado

La fecha de certificación




La firma del empleado autorizado por el banco

El dueño de la cuenta corriente, especialmente las empresas, registran en el banco un sello, que se imprime al lado de la firma en el cheque.

En ningún caso el cheque puede tener enmendaduras, borrones ni repisados. CONSIGNACIONES

Tener una cuenta corriente significa haber depositado una suma de dinero en un banco, de la que en cualquier momento se puede disponer valiéndose de los cheques. El depósito puede hacerse con dinero en efectivo o mediante

cheque. Para que quede constancia de los depósitos, existen unos formatos de consignación que deben diligenciarse y anexarse con cada depósito.

Estos formatos son impresos directamente por el banco. La copia, registrada por el banco, será la única constancia de la consignación realizada. CLASES DE CONSIGNACIONES

De acuerdo con el lugar de origen de los cheques que se van a consignar, las consignaciones pueden ser de dos clases: Ordinarias: En éstas, se hace referencia al efectivo y a los cheques locales,

o sea, que pertenecen a la misma ciudad.

Las partes habituales del formato en este caso, son: Nombre de la oficina, esto es, de la sucursal del banco donde se hace la

consignación.

Lugar y fecha Nombre del titular de la cuenta

Número de la cuenta

Cantidad que se va a consignar en efectivo

Detalle de los cheques que se consignan . En este caso deben anotarse nombre del banco, número y serie del cheque,

valor.

Monto total de la consignación.




Firma del depositante (o enterante), es decir, de quien hace la consignación. Para diligenciar mecanográficamente debemos seguir las normas de llenado

de formatos. LETRA DE CAMBIO:

En las transacciones comerciales a crédito, o sea aquellas en las cuales el

vendedor otorga al comprador un plazo para cubrir su valor, se hace necesario por parte del cliente respaldar la deuda con una garantía formal.

La letra de cambio constituye esta garantía.

Letra de cambio es una orden incondicional de pago, escrita, dirigida por una persona a otra y firmada por quien la extiende, mediante la cual se exige a la

persona a quien está dirigida, pagar en un tiempo determinado la suma indicada en el documento.

En este documento intervienen las siguientes personas: Girador o acreedor: Es quien da la orden de o pagar el valor de la letra.

Girado o deudor: Es quien recibe la orden de pagar la suma indicada en la

letra; y quien a la vez se compromete junto con el codeudor o fiador, a pagar solidariamente la obligación.

Beneficiario: Es quien debe recibir finalmente el valor de la letra.

Generalmente el beneficiario es el mismo girador, a excepción de los casos

en que las letras han sido negociadas a través de su endoso. La letra de cambio viene ya impresa en formatos especiales. Estos pueden variar en su

distribución pero deben contener espacios para diligenciar las siguientes partes:

Número de la letra Fecha de expedición

Valor en número

Nombre del girado

Fecha de vencimiento

Lugar donde se efectuará el pago




Nombre del beneficiario

Valor en letras

Interés (si lo tiene) Firma del girador

Firma del girado

Firma del fiador

Dilección y teléfono del girado.

Su diligenciamiento mecanográfico obedece a las mismas normas vistas anteriormente para los documentos comerciales. Sin embargo, debemos tener en cuenta lo siguiente:

Número: Debe figurar en forma de quebrado, donde el numerador indica,

dentro de una misma obligación el orden consecutivo de las letras, y el denominador en todas, la cantidad total de letras que se han firmado. Fecha de expedición: Se escribe la del día en que gira la letra. Toda letra

debe ser registrada en la DIAN, para que tenga validez.

Fecha de vencimiento: Se escribe la fecha del día en que el deudor debe cancelar su deuda.

Firmas:

Del girador o acreedor: Va al final de la letra, con el número del documento de identificación, después de la palabra atentamente o las letras S.S.S., Del girado o deudor: Siempre debe aparecer después de la palabra

ACEPTADA, también debe llevar el número del documento de identidad. Del Codeudor o fiador: Cuando intervenga, su firma, nombre y número de

documento de identidad deben figurar después de la firma del deudor.

RECUERDE QUE: Todo espacio en blanco debe llenarse con guiones. En la letra de cambio como en cualquier otro documento comercial, no deben aparecer enmiendas, tachaduras ni borrones.

LAS FORMAS IMPRESAS




Los comerciantes registran cuidadosamente todas las transacciones de su empresa, para tal efecto, las diversas entidades se proveen de numerosos y variados formularios o formas impresas, sobre las cuales nos detendremos

antes de entrar a considerar las cotizaciones. FORMA IMPRESA O FORMULARIO

Es un formato en el cual vienen ya impreso los datos y referencias de las

negociaciones, redactados de tal manera que son guía suficiente para comprender su uso y completar con pocos datos su contenido.

Los formatos tienen como finalidad simplificar las tareas de registro y control de las operaciones de una empresa. Vienen en juegos con varias copias en

diferentes colores para facilitar su distribución. A continuación indicamos las normas generales que deben tenerse en cuenta para mecanografiar los

formularios. El formato impreso debe leerse detenidamente antes de comenzar su

escritura, con el fin de saber si se dispone de todos los datos necesarios para llenarlo.

La hoja del formato debe alinearse en la maquila, teniendo en cuenta su rayado y no los bordes del papel.

El regulador de interlíneas debe aislarse con el liberador indefinido del rodillo.

Cada renglón de escritura se ubica girando la perilla, con el fin de asegurar que las letras queden escritas sin tocar la línea inferior.

Los nombres de quien envía el formulario y el de la persona a quien va

dirigido deben escribirse con mayúscula fija. Antes de llenar cada columna es necesario cerciorarse que los datos

corresponden a ella. Es importante que todos los datos estén correctamente alineados.

Para escribir los datos correspondientes a las columnas, se tabula la

máquina en cada una de ellas y se llena con interlineación sencilla y mayúsculas iníciales.

Las entidades deben quedar bien escritas en cada columna, con el fin de poder realizar las operaciones aritméticas a que haya lugar.




Los símbolos monetarios deben figurar en la primera partida de cada columna y cada vez que se totalice.

Cuando se totalizan las cantidades de una columna, debe trazarse doble raya debajo del total, dejando una separación mínima entre las rayas.

Cuando el espacio es insuficiente deben utilizarse las abreviaturas usuales.

Cada tipo de formato debe llevar una numeración consecutiva para facilitar su archivo, control y localización.

Los cálculos y datos consignados en cada formato deben ser revisados cuidadosamente.

Las cantidades en letras, deben escribirse con mayúscula fija.

LA COTIZACIÒN

Es la información suministrada por un vendedor a un posible comprador sobre determinados artículos, estipulando para ellos un precio dentro de un

plazo determinado. Toda cotización nace de una solicitud de información por parte de la persona interesada en adquirir servicios o mercancías quien generalmente efectúa dicha solicitud por medio de una carta.

Esta debe elaborarse en estilo bloque o bloque extremo.

PEDIDOS

Una vez obtenidas diferentes cotizaciones y tomada la determinación de comprar, se formula un pedido (o sea una orden de compra), en el cual se

especifican los datos necesarios para identificar los artículos solicitados, el número de la cotización y de más condiciones de la compra. El pedido u orden de compra es un documento por el cual una empresa se compromete

a adquirir mercancías a otra, de acuerdo con las condiciones ya definidas por el vendedor. Puede elaborarse por medio de carta, en cuyo caso utilizamos el estilo bloque o el bloque extremo.

REMISIONES

La empresa vendedora, al recibir el pedido, ordena el despacho de las mercancías solicitadas en él, y elabora una remisión en la cual se detallan los

artículos con todas sus características, la cantidad despachada, el número del pedido correspondiente y la vía por la cual ha sido despachada la

mercancía.




EMISIÒN: Es entonces, el comprobante que elabora la empresa vendedora para registrar la venta de mercancías y la salida de bodega.

FACTURAS

Una vez despachada la mercancía, y con base en los documentos anteriores (cotización, pedido y remisión), se procede a elaborar la factura.

Factura es el documento en que se registran las ventas realizadas por una

entidad comercial, incorporándose en él todos los datos relacionados con la operación efectuada. Se especifican también descuentos, si los hay, valor del transporte, condiciones de pago, financiación impuestos a las ventas, etc.

Las facturas se elaboran de una u otra forma, según la compra sea a crédito

o al contado. Cuando el pago es de contado, generalmente el vendedor hace un descuento especial, el cual debe especificarse en la factura, y restarse del

valor total. Cuando es a crédito hay un recargo o financiación que se suma el valor de la

mercancía. En este caso los artículos se entregan mediante el pago de una cuota inicial y el saldo se cancela en cuotas y en fechas fijas a partir de la compra.

Tanto a las compras a crédito como a las de contado, se les recargo el

impuesto más ventas, que algunas empresas incorporan al valor total de la mercancía y otras lo estipulan por separado, en la factura. La forma de pago en las facturas de crédito debe presentarse, así:

Cuota 1/3 vencimiento 2004.10.09

Cuota 2/3 vencimiento 2004.10.10 Cuota 3/3 vencimiento 2004.10.11

Si el número de cuotas es superior a seis, se relacionan en una sola línea, así:

Diez cuotas mensuales cada una $15.000 - $150.000

Primer vencimiento: 2004.10.09 El valor de estas cuotas sumando a la inicial debe ser igual al valor total de la

factura.




En las facturas de crédito, lo mismo que en las de contado, se escribe al final en mayúscula fija el valor total. Así mismo, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

Los datos alineados dentro de cada columna

El nombre de cada artículo se escribe en singular

El valor total de la factura va en números y en letras

Inmediatamente después del total se traza doble línea, cerrando la factura. ESCRITURA DE TARJETAS

Toda organización requiere de algunos medios, como son las tarjetas, que le

permitan cumplir con las normas sociales y d protocolo. Las tarjetas buscan mejorar las relaciones interpersonales entre los

trabajadores y en muchas ocasiones son el contacto con el público externo allegado a la empresa.

Una tarjeta es un detalle, es una manifestación, es un deseo; por lo tanto, hay que tener mucho cuidado con su diseño, redacción y presentación.

El contenido de una tarjeta es corto pero muy diciente. Deténgase antes de

enviarla, póngase en el lugar del receptor y analice las posibles reacciones de éste. Sólo después ejecute el último pasado de esta tarea… envíela.

En el desarrollo de su actividad secretarial tiene la oportunidad de redactar diferentes tipos de tarjetas: agradecimiento, felicitación, invitación, pésame,

presentación, excusa, etc.. Según su contenido unas son sociales y otras comerciales o de negocios.

Las pautas que le daremos le servirán para realizar mejor este trabajo. Le recomendamos su aplicación.

Las tarjetas son comunicaciones escritas que permiten a las personas que tienen la representación de una entidad, cumplir con ciertos deberes de

cortesía y de negocios. Las tarjetas desempeñan una función primordial en las relaciones públicas,

por constituir una forma protocolaria y breve para agradecer, felicitar, presentar, invitar, informar, etc., así como para participar diversas actividades

como inauguraciones, promociones, instalación de seminarios, etc..




La ventaja de la tarjeta se fundamenta en la brevedad y en la calidad expositiva del mensaje. Ambas cosas obligan a la secretaria o el redactor, a

ejercitar dentro de este tipo epistolar y evitar confusiones y ambigüedades, ya que su redacción se hace en tercera persona, lo que le da el verdadero

valor social, a este tipo de comunicaciones. CLASES DE TARJETAS

TARJETAS DE NEGOCIOS

Son las que emplea una persona APRA identificarse como representante de una empresa.

Tiene las siguientes características:

TARJETAS PERSONALES Son las que se emplean para enviar regalos, flores o escritos propios.

TARJETAS DE PUBLICIDAD Son las que se emplean para dar a conocer el nombre y actividad de un

negocio, con fines publicitarios. Tamaño: 8.5 x 4.5 centímetros aproximados

Presentación: Debe ser vistosa por los fines que persigue. Su impresión debe

llevar:

Razón Social

Logotipo

Actividad económica

Dirección

Teléfono

Lugar

Promoción de la empresa

Utilización: Promocionar la empresa.

TARJETAS EN BLANCO

Son utilizaciones en la mayoría de las empresas, independientemente de su actividad económica. Sólo llevan impreso el logotipo de la empresa y en algunas ocasiones el nombre y cargo del representante de la empresa.




Se llaman tarjetas en blanco porque su contenido se escribe a máquina o manuscrito.

Utilización: Las tarjetas en blanco se utilizan para FELICITACIONES, con motivo de ascensos, menciones honoríficas, cumpleaños, aniversarios,

grados, etc.; AGRADECIMIENTOS, por servicios prestados, trabajos realizados, etc.;

INVITACIONES, para actos culturales, sociales o reuniones en general, etc.;

PRESENTACIONES, para relacionar a una persona con otra. Se recomienda 17 x 12 ò 16 x 11 centímetros aproximadamente.

Actualmente se utilizan en colores pasteles esfumados. En estos casos hay

que tener mucho cuidado con el sobre; debe ser del mismo color. Texto: Se escribe en la parte superior, teniendo en cuenta la ubicación del

logotipo y se redacta en tercera persona.

Fecha: Se escribe completa después del texto. Datos del remitente: El nombre mecanográfico va después de la fecha y se

escribe con mayúscula fija, partiendo de la mitad de la tarjeta hacia la derecha.

Cuando la tarjeta tiene nombre impreso, no es necesario volverlo a mecanografiar.

Cuando la persona envía la tarjeta lo hace en representación de una entidad

debe colocarse el cargo correspondiente escrito con mayúsculas iniciales. Datos del Destinatario: escriben en la esquina inferior izquierda encabezados

por el tratamiento. Nota: Cuando el texto de la tarjeta es extenso, los datos del destinatario se

escriben solamente en el sobre.

Clases de tarjetas en blanco: FELICITACIÒN: Se envían con ocasión de ascensos, menciones honoríficas,

cumpleaños, aniversarios, grados o a personas que se hayan destacado en alguna ocasión personal o profesional.




LE RECORDAMOS QUE LA TARJETA DEBE REDACTARSE EN TERCERA PERSONA

FLUJOGRAMA DE DESPACHO DE DOCUMENTOS




1.2. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

El Centro de Administración e Información Documental dela ALCALDIA MUNCIPAL DE VALENCIA recibe y envía la correspondencia. Las

dependencias para el cao de despacho de correspondencia, no escriben el consecutivo del radicado y la fecha a los documentos que elaboran, de esto

se encarga la unidad de correspondencia. En el Centro de Información y Administración Documental se encuentra el

despachador de documentos que se encarga de:

Verificar que el estilo de la presentación de la documentación corresponda al estilo de la empresa.

Cartas (estilo bloque extremo)

Sobres comercial Memorando

Circular general

Circular interna

Actas

Cerciorarse que el documento este firmado por la persona autorizada y sus anexos.

Colocar sellos a las comunicaciones que envían Correspondencia externa (número de radicación y fecha)

Correspondencia interna (sello fechador)

Conservar una copia de los documentos despachados para formar el consecutivo de la correspondencia.

Controlar la secuencia interrumpida de los números.

Embalar la correspondencia y determinar la forma del envió con que cuenta la empresa.




Elaborar la relación para el control de documentos despachados por la mensajería.

Descargar la correspondencia recibida que ha sido tramitada y que ha vuelto a su poder con la firma de “ATENDIDO” y se debe registrar en

el formato o digitar en las ultimas casillas el número y la fecha de respuesta.

1.2.1. CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA

Es el legajo organizado con esta clase de correspondencia, en su orden numérico- cronológico, para facilitar su consulta.

El consecutivo de correspondencia despachada está conformado por:

Una copia de las cartas Una copia de los memorandos

Un índice alfabético del contenido de cada tomo

1.2.2. DISTRIBUCION Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

EXTERNA

El despacho de la correspondencia al medio externo en la ALCALDIA

MUNICIPAL DE VALENCIA se realiza exclusivamente a través del Centro de Administración e Información Documental en el siguiente horario:

Primer recorrido: a las 10:00 horas

Segundo recorrido: a las 16:00 horas. Su distribución se entrega a mano por el mensajero externo de la empresa

para la correspondencia local o por medio de servicios especializados de correo.

El mensajero externo reparte la correspondencia en el perímetro urbano y cumple con las siguientes funciones:

Organizar la documentación por zonas.

Zonificar el recorrido diario de trabajo para la entrega de correspondencia.




Repartir la documentación de la empresa dentro de la ciudad y hacer firmar el recibido.

Mantener absoluta reserva sobre todas las comunicaciones, documentos y hechos conocidos en el desempeño de sus funciones.

Diligenciar el control de reparto de correspondencia local cuando no haya sistematización, en caso contrario confrontar la documentación con el listado

que recibirá del receptor de documentos.

CONTROL DESPACHO DE CORRESPONDENCIA



REGISTRO DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA: LOCAL, MUNICIPAL Y NACIONAL

ITEM No. RADICADO

FECHA DOCUMENTO

REMITE DESTINATARIO CIUDAD FOLIOS

INSTRUCTIVO DE CORRESPONDENCIA

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