Instructivo Excel Completo y Tablas Dinamicas 02.08

7/24/2019 Instructivo Excel Completo y Tablas Dinamicas 02.08

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EXCEL EMPRESARIAL AVANZADO

Ing. Hctor Montero [email protected], CELULAR 506-376-9751 OFICINA 506-231-7858

www.geocities.com/hmonteros/

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SOLUCIONES SIMPLES A PROBLEMAS COMPLEJOS

INSTRUCTIVO

EXCELAVANZADO

ORIENTADO A RESULTADOS

Ing. Hctor Montero Sobrado


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INDICE

A

Acceso a los Men con la Tec la ALT......7

Administrador de Informes y VistasPersonalizadas....................................... 33

Al Iniciar Excel.............................................6Autoajuste de Celdas..............................10Autofiltros con la Funcin de Subtotales

................................................................. 20

B

Barras de Herramientas, su configuracin................................................................... 9

Bases de Datos, 6 Reglas para suconstruccin..........................................71

Buscar Objetivo para despeje deVariables................................................38

BUSCARH Buscar Horizontal.................... 43

C

Cambiar direccin del Cursor despusdel ENTER................................................73

Cambiar nombre del usuario del equipo

................................................................. 10Cdigos ASCII...........................................75COMBINACIN DE Algunas TECLAS y

SMBOLOS ASCII....................................... 4Combinacin de Teclas Rpidas

ESPAOL.................................................78Combinacin de Teclas Rpidas INGLES

................................................................. 76Componentes de la Pantalla de EXCEL.6CONCATENAR VALORES y el uso de &

Comercial..............................................28

CONFIGURACIN DE BARRA DEHERRAMIENTAS...................................... 28Configuracin de Excel............................9Configuracin de Pgina para Imprimir

................................................................. 24Consultas a Bases de Datos externas...63Convertir TEXTO EN COLUMNAS............. 34Copiado de formatos.............................73

D

Desaparecer ttulos de filas y columnas

en la pantalla.........................................73

E

ELEGIR DE LA LISTA ....................................11ESCENARIOS..............................................38EXCEL Elementos de la Pantalla...............7Excel TIPS resumidos.................................71

F

Filtros...........................................................20Filtros Avanzados......................................21Forma de Copiado Utilizando el ratn yTecla CTRL ........................................17, 35

Forma de Guardar los documentos........8Formas de Copiado varias................17, 35Formato Condicional...............................27Formatos de Celdas.................................12Formatos Especiales tabla con Ejemplos

.................................................................70Funcin BD Min y BD Max........................41

Funcin BD Suma ......................................40Funcin BUSCARV Buscar Vertical.........42Funcin Lgica SI......................................41Funciones de Base de datos..................40Funciones de Texto...................................40

G

Grficos......................................................30Guardar Archivos Excel con Contrasea8Guardar rea de trabajo ........................74

H

Hipervnculos.............................................11


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I

Impresin de Documentos.....................23IMPRIMIR....................................................29Incluir comentarios con un Short Cut....73Incluir Nombres en celdas y Rangos.....10Inmovilizar Secciones............................... 10INSERTAR COMENTARIOS........................ 28Insertar Funciones....................................74

M

Marcado de bases de Datos grandescon Short Cut.........................................73

Marcado de Rangos de datos grandes................................................................. 74

Modos de Presentacin de la HojaElectrnica...............................................8

Mover Hojas a otros Libros......................72Moverse entre hojas con Tec las............73Movimiento y Utilizacin de las teclas....7

O

ODBC cmo crear las conexiones........68Ordena una Base de Datos....................11

P

Pegado especial con Operac iones deSuma, Multiplicacin Resta y Divisin 19

Pegado especial su aplicac inespecfica ........................................18, 36

Proteger Hojas de clculo......................10

R

Reemplazar Valores.................................10

Referenc ias Absolutas y Relativas...18, 36

S

Salto de lnea en una nica celda........74

Subtotales..................................................22

T

Tablas dinmicas Agregar Campos

Calculados.............................................57Tablas dinmicas Agrupamientos.........55Tablas dinmicas Armado de la Tabla .47Tablas dinmicas Clculos

personalizados.......................................50Tablas dinmicas Configurac in del

Campo-OPCIONES...............................49Tablas Dinmicas Construccin a partir

de otro libro............................................60Tablas Dinmicas Ejemplo de tabla......46Tablas dinmicas Ejemplos de Subtotales

.................................................................52Tablas dinmicas Eliminar Subtotales....52Tablas dinmicas Ocultar Campos.......53Tablas dinmicas Operac iones........47, 48Tablas dinmicas Uso de la Barra de

Herramientas..........................................48Tablas dinmicas uso del Icono de

Configuracin de Campo...................48TABLAS PARA HIPTESIS...........................38Tip Copiado Rpido.................................72Tip Pase entre hojas con Teclado..........72Tip Pase entre Libros Abiertos con Teclas

.................................................................72Tip Resumido de Filtros.............................71Tip Resumido Uso de Referencias

Absolutas y Relativas............................72Tip Uso de tecla Ir a y Espec ial...............72Tip Volver al inicio de la Hoja de Clculo

.................................................................72Tips Teclas rpidas de Windows.............71

V

Validacion de listas..................................44Validacion de listas EXTERNAS................45Ver todos los comentarios del libro........73


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COMBINACIN DE Algunas TECLAS y SMBOLOS ASCII

La Tecla En Combinacincon

Es Utilizada en Y ejecuta la siguienteFUNCION

Wind EWindows Llama al explorador

Wind F Windows Buscar

Wind DWindows

Minimizar

Wind RWindows Ejecutar

Wind LWindows Bloquea el Equipo

ALT F4Windows

Cerrar

SHIFT F11Excel Inserta una hoja

CTRL RepagExcel Retrocede las hojas

de trabajo

CTRL AvpagExcel Avanza las hojas de

trabajo

CTRL ZExcel Deshacer

CTRL SCROLLERExcel Zoom, si est

activado en Opciones

CTRL Home (Inicio)Excel Regreso A1

SHIFT Barra(Espaciadora) Excel Selecciona Fila

CTRLBarra

(Espaciadora)

ExcelSelecciona columna

CTRL +Excel Inserta la seleccin

CTRL -Excel Elimina seleccin

CTRL+SHIFTTeclas

direccionales

Excel Marcar hacia la tecladireccional

CTRL *Excel

Marcar base de datos

CTRL XExcel Cortar


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La Tecla En Combinacincon

Es Utilizada en Y ejecuta la siguienteFUNCION

CTRL C EXCEL Copiar

CTRL V EXCEL Pegar

CTRL ENTEREXCEL Copia en celdas

adyacentes

CTRL J EXCEL Rellenar

SHIFT F2 EXCEL Insertar comentario

SHIFT F3 EXCEL Insertar funciones

ALT ENTEREXCEL Salta un rengln en

la misma celda

CTRL F3 EXCEL Insertar nombre

F3 EXCEL Muestra nombres

CTRL 1 EXCEL Formato de celda

F2 EXCEL Editar

F5 EXCEL Ir A.....

CTRL I EXCEL Ir A.....

Estas combinaciones corresponden al OFFICE en versin espaol


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Inicio de la pantalla explicativa

Para comenzar a trabajar con Excel lo podemos hacer de distintas formas :Desde el men INICIO :a.- Hacemos Clic el men de Programas.b.- Y dentro de esto, elegiremos EXCEL.Si tenemos un Acceso Directo solamente Hacemos Clic el que corresponda a EXCEL.Si tenemos la barra de acceso de Office le Hacemos Clic tambin.Si nos damos cuenta, y a lo largo del curso, para una misma cosa podemos ir por varios caminos.

PRIMERA ENTRADA EN EXCEL.Cuando iniciamos Excel por primera vez nos aparecer una cuadro de texto, en el cual, si lo tenemosiniciado la computadora con red nos pedir nuestro nombre y las iniciales para despus trabajar con ellos.Tambin sirve para saber quien crea los documentos por defecto.

Tambin aparecer un cuadro para elegir el tipo de documento que queremos escribir. Este ultimoaparecer cuando demos Nuevo.

A partir de este punto, iniciaremos un interesante recorrido por algunas de la principales herramientas conlas que cuenta EXCEL, para hacer ms productiva nuestra gestin en las compaas.

Barra de MenCom inmediatosCom con ventanasOtros men

Barra deformulas

Barra de etiquetasInsertar, EliminarNombre, MoverSeleccionar varias Consecutivas oAlternasOcultar Mostrar

Barra deformato

Barra de herramientasestndar

Barra dedesplazamiento

Desplazamientode Hojas

Barra deestado

Botones de minimizar,Restaurar, Cerrar(Excel)


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ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL.Al ejecutar Excel nos aparecer la siguiente pantalla :

Barra de ttulos : Aparece en la primera lnea y asigna el nombre del documento por el usuario o el

genrico asignado por la computadora. Un documento tendr nombre cuando se grabe .Barra de mens : Es la que aparece en la segunda lnea y corresponde a los mens (Archivo, Edicin,

Ver, ... ) que realizara una serie de funciones cuando se desplieguen.Barras de herramientas :En estas barras aparecen las acciones ms usuales de Excel, que se activancon solo una pulsacin sobre los Iconos. Normalmente aparece las barras Estndar y la de Formato,

aunque existen otras barras que las podemos Insertar o realizar unas barras especiales (Lo veremos enPersonalizar Excel).Zona de trabajo :es la que escribimos. Esta conformado por las celdas.Barras de desplazamientos: Se encuentran en el borde inferior y derecha de la pantalla y su funcin espara desplazar el punto de insercin (I) con rapidez por la zona de texto.Barra de estado : Es la ultima lnea de la pantalla y ofrece informacin adicional como el numero depagina actual, posicin del cursor y adems de describir una pequea ayuda de la opcin de men elegida.Tambin existen otros elementos que pueden aparecer en la pantalla de Excel, como son :

AGILIDAD DE MOVIMIENTO Y UTILIZACIN DE EXCEL,Cuando trabajas por primera vez en Excel, te puede ocurrir que no sepas como borrar, como pasar msadelante del documento, etc ...Solo tiene que saber unas normas o consideraciones iniciales :

La tecla Retroceso sirve para borrar hacia la izquierda.La tecla SUPR sirve para borrar hacia la derecha.La tecla INTRO/ENTER para ir a la siguiente lnea. Excel pasa automticamente al final de la lnea.Para entrar en una celda que esta escrita daremos a F2.Tambin existe un mtodo para acceder a los mens como es con la tecla ALT.y la teclas que estSubrayada en el men contextual


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MODOS DE PRESENTACION.Excel presenta la posibilidad de trabajar o visualizar los documentos que realicemos de diferentes modos oformas. Todos estas formas de visualizacin lo tenemos bajo elmen VER o en los botones de visualizacin que estn situados en elextremo inferior izquierdo de la pantalla junto a la barra de estado.

Podemos visualizar desde el 10% hasta el 500%.Vista normal.Es la pgina que esta predeterminada de Excel y es la quetrabajamos ms habitualmente.Cuando se escribe, una pgina en blanco tiene, de manerapredeterminada unos valores de 2,5 cm. De mrgenes superior einferior y 3 de izquierda y derecha.En este modo no se visualizara los mrgenes.

Vista Salto de pgina.Es una vista en la visualizaremos como se va a imprimir el archivo.

GUARDAR UN DOCUMENTO.Para guardar o grabar un documento se realizara de la siguiente forma :

Presionar en el men Archivo.A continuacin elegir una de estas dos opciones :Guardar como : Cuando se realiza por primera vez.Guardar : Las veces restantes.Cuando elegimos "Guardar como" nos saldr un cuadro para especificar el nombre del documento y donde

va a estar su ubicacin.Guardar Documentos con Contrasea.Presione la Opcin Men, Guardar como, luego la opcin Herramientas, Opciones Generales, aqu apareceun cuadro de dilogo, en el se debe de introducir LA CLAVE, y listo.

ELIMINAR ARCHIVO.Para borrar o eliminar un Archivo debemos de realizar los siguientes pasos :Presionar en el men Archivo.

A continuacin elegir la opcin Guardar como .Localizar el archivo a borrar.Una vez localizado dar al botn derecho del ratn para que nos salga un men. Dentro de este, elegirEliminar.

SALIR DE EXCELPara finalizar la sesin con Excel, tenemos que seguir cualquiera de estas opciones :Ir al men Archivo y dentro de este elegir Cerrar.Dar un doble clic a la X de la esquina superior izquierda.Dar al aspa de la esquina superior derecha un clic.


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Barras de Herramientas de EXCELExcel cuenta con barras de herramientas, compuestas de conos, los cuales a su vez ejecutan algunasacciones especficas ya sea sobre las celdas, grupo defrmulas, o bases de datos.Podemos agregar o quitar ya sea Barras de Herramientas obotones en los diversos mens.

Debes de ubicar el cursor a nivel de las barras deherramientas, o men, ubicado en la parte superior de la barrade Herramientas, se presiona el botn derecho y aparece unlistado de BARRAS de Herramientas, en caso que quierascolocar una Barra COMPLETA, en el men solamenteseleccinala, tpicamente las dos barras que estn en pordefault son, la de Estndar y Formato.NOTA: NO se recomienda tener en forma simultnea MUCHASbarras de herramientas, pues consumen uso de memoria enmuchos casos en forma Innecesaria.

En caso de que necesitemos, solamente ubicar un icono o

botn en nuestra configuracin de barra de Herramientas,seleccionamos la opcin PERSONALIZAR, y luego la OpcinComandos, ah podemos buscar por cada categora de Barrade que Comandos est Compuesta.

Configuracin de EXCEL

Desde la opcin Herramientas, Opciones, podremos cambiar algunos elementos de la configuracin Defaultde Excel, talescomo Nombre delUsuarios, hacerque podamos ver uocultar barras,cambiar elmovimiento delcursor despusdel ENTER, fijartiempos para

Autoguardar yotros .


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OTROS TIPS para el mejoramiento de la Productividad.

AUTOAJUSTE DE CELDAS Y FORMATOS ESPECIALESDada la versatilidad de una hoja electrnica para poder introducir valores, fechas e incluso texto es muyimportante poder conocer la forma de alinear un texto en una celda determinada.En caso de necesitar incluir mucho texto en una celda o conjunto de celdas podramos primeramente

marcar el AREA y luego dar botn derecho, desde ah seleccionar FORMATO DE CELDA-ALINEACION yseleccionar la alineacin con respecto al eje VERTICAL como SUPERIOR y con respecto al EJE HORIZONTALGENERAL o SANGRIA IZQUIERDA, luego debe de presionarse la opcin AJUSTAR TEXTO.Para poder AUTAJUSTAR ya sea filas o COLUMNAS debe de marcarse las filas y columnas luego posicionarel cursor en l LIMITE de un par de filas y columnas y luego dar doble CLIC al botn izquierdo.Existe una forma de introducir RENGLONES o puntos y aparte en una celda, cada vez que se necesitecortar en un texto seguido la frase o introducir un rengln presione en forma simultnea ALT+ENTER.

REEMPLAZAR VALORES : Para poder reemplazar valores ya sea por una equivocacin o simplementeedicin de datos presione CTRL.+ L y aparece un cuadro de dilogo denominado REEMPLAZAR, escriba odigite el valor errneo o que desea reemplazar y luego marque la OPCION BUSCAR SOLO EN CELDASCOMPLETAS para garantizarse que solamente sern cambiadas las celdas que contienen ese valor, ya quede otro modo se podran efectuar cambios en celdas que contienen alguna parte de los valores por ejemplo

si quisiramos cambiar el nombre de ANA por ALBERTO, y no seleccionamos BUSCAR SOLO EN CELDASCOMPLETAS podramos hacer cambios en otras celdas o TEXTOS por ejemplo si tenemos un celda queCONTIENE ADUANA parecer ADUALBERTO.

HERRAMIENTAS OPCIONES MODIFICAR Nombre del USUARIO.Cuando se necesite ver en forma simultnea TODOS LOS COMENTARIOS presione en el menCONTEXTUAL VER y luego la opcin COMENTARIOS, aparece el cuadro de DIALOGO REVISIN, desde aquse mueve entre los comentarios, los edita e incluso podran eliminarse. Presionando Shift+F2, tambin seinserta comentariosPROTEGER Hojas: EXCEL viene por Default con TODO protegido, simplemente ubiqumonos en cualquiercelda y observamos el ICONO del Candado (BLOQUEAR CELDA), se nota como si estuviera activado, buenoesto quiere decir que las reas en las que yo me ubique estn dispuestas a ser protegidas formalmente

desde el Men contextual HERRAMIENTAS PROTEGER - PROTEGER HOJA, sin embargo de esta formaestaramos protegiendo ABSOLUTAMENTE TODO, la forma que nosotros proponemos se ejecuta de lasiguiente forma:Primeramente marquemos TODA la HOJA (CTRL.+ SHIFT + Barra Espaciadora), presionamos el CANDADO(Esto para desproteger las reas), luego seleccionamos los campos que necesitamos proteger con CTRL.Presionado y el botn izquierdo (marcados mltiples), luego presionamos el candado, nos vamos el menHERRAMIENTAS PROTEGER - PROTEGER HOJA, introducimos la contrasea y listo.

INMOVILIZAR SECCIONES: Primero determinamos la Fila y columna que deseamos inmovilizar, la columnaser el ttulo del campo que deseamos mantener conforme nos desplazamos hacia la derecha, para fijarlonos ubicamos sobre el campo y nos movemos hacia la derecha una celda, y luego hacia abajo el nmero defilas que nos interese mantener inmovilizadas, luego vamos al men Ventana, y seleccionamos la opcinInmovilizar secciones y listo, para desactivar lo hacemos desde el mismo men.

INCLUIR NOMBRES EN CELDAS Esta opcin permite moverse muy rpidamente entre hojas, primeramentese define la celda, lista o rango de celdas que se desea nombrar, esto se hace marcando o ubicando elcursor en el sitio definido, luego debe de colocarse el cursor en el cuadro de Nombre, y escribir SINESPACIOS el nombre que se desea tome la referencia, luego se presiona la Tecla ENTER, para editar,cambiar o eliminar nombres de presiona en forma simultnea las teclas CTRL+F3, y se hace la accinrequerida


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HipervnculosCrea un acceso directo o salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, intranet oInternet. Cuando haga clic en la celda que contenga la funcin HIPERVINCULO, Microsoft Excel abrir elarchivo almacenado en ubicacin_del_vnculo.Sintaxis

HIPERVINCULO(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo)Ubicacin_del_vnculo es la ruta y el nombre de archivo del documento que se desea abrir como texto.Ubicacin_del_vnculo puede hacer referencia a un lugar en un documento, como por ejemplo una celdaespecfica o un rango con nombre en una hoja de clculo de Microsoft Excel o libro, o a un marcador en undocumento de MicrosoftWord. La ruta puedeser a un archivoalmacenado en unaunidadNombre_descriptivo esel texto o valornumrico de celda alque se salta. El

nombre_descriptivo semuestra en azul y estsubrayado. Sicontenido_de_celda sepasa por alto, la celdamuestraubicacin_del_vnculocomo texto de salto.ObservacionesUbicacin_del_vnculopuede ser una cadenade texto encerrada entre comillas o una celda que contiene el vnculo como cadena de texto.Nombre_descriptivo puede ser un valor, una cadena de texto, un nombre o una celda que contiene el textoo valor al que se salta.Si nombre_descriptivo devuelve un valor de error (por ejemplo, #VALOR!), la celda mostrar el error enlugar del texto de salto.Si el salto especificado en ubicacin_del_vnculo no existe o no est permito desplazarse por l, aparecerun error cuando se haga clic en la celda.Para seleccionar una celda que contenga HIPERVINCULO, haga clic en una celda al lado de sta y, acontinuacin, utilice una tecla de direccin para desplazarse a la celda.ELEGIR DE LA LISTA: Para mantener la trazabilidad de los datos introducidos en una Base de datos esnecesario garantizarse que los datos sean los mismos, ubquese en cualquier columna que tenga datos deTEXTO y presione el botn derecho escoja la opcin ELEGIR DE LA LISTA y simplemente seleccione lo quenecesita (la lista aparece ORDENADA).

ORDENAMIENTOS de base de datos: No hace falta MARCAR ningn rea simplemente ubquese debajo dela columna o criterio que necesite ordenar y presione el botn AZ o ZA , en caso de necesitarordenamientos mltiples vaya al men DATOS ORDENAR y desde este cuadro se selecciona los campos aordenar as como su criterio (ascendente o descendente .


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Formato de celdasVeremos las diferentes opciones disponibles en EXCELrespecto al cambio de aspecto de las celdas de unahoja de clculo y cmo manejarlas para modificar eltipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes,

sombreados y forma de visualizar nmeros en lacelda.NOTA: Al final de este Documento se adjunta uncuadro con varios tipos de Formatos.

La tecla rpida de acceso a la pantalla de Formato decelda es CTRL+1 .

FuenteExcel nos permite cambiar la apariencia de los datosde una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos :1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2 Seleccionar el men Formato.3 Elegir la opcin Celdas...4 Hacer clic sobre la Opcin Fuente.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestraseleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro.Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida esTrue Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es unafuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaosdisponibles).Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de

fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o

bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.Subrayado: Observe como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se

abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs

elegir un color para la letra.Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y subndice. Para activar o

desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la izquierda.Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas los opciones de fuente que EXCEL tiene por

defecto.Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegirotro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la

negrita dependiendo del estado inicial.


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Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar laCursiva.

Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro

caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de

querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.Si no tiene muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de fuente.

AlineacinSe puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientadosde una forma determinada.

Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.2 Seleccionar el men Formato.3 Elegir la opcin Celdas...4 Hacer clic sobre la Opcin Alineacin.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.6 Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar.

A continuacin pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro.

Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decirrespecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una delas siguientes opciones:

GENERAL: Es la opcin de EXCEL por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de datointroducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stasindependientemente del tipo de dato. Observe como a la derecha aparece un recuadro de Sangra que pordefecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza uncarcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda.CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente deltipo de dato.LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el dato de la celda para rellenar laanchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celdaaparecer ************ hasta completar la anchura de la celda.JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derechacomo por la izquierda.CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blancoseleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos.

Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir,respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliadorespecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podr elegir entre una de lassiguientes opciones:SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por lainferior.


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Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal(opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas deun reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. EXCEL ajusta automticamente la altura de la fila paraadaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguaspara visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendrque visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido sevisualizar en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta quesu contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de lasopciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda.

Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos

centrar los datos.Si no tiene muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de alineacin.

BordesExcel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientespasos :1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.2 Seleccionar el men Formato.3 Elegir la opcin Celdas...4 Hacer clic sobre la Opcin Bordes.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccinen la celda.


Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.CONTORNO: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de laseleccin.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botonescorrespondientes.Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr

elegir un color para los bordes.


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En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma msrpida:

Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado enste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del

botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de Bordes.

TramasExcel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para

remarcarla de las dems. Para ello, seguir lossiguientes pasos:

1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.2 Seleccionar el men Formato.3 Elegir la opcin Celdas... o presione CTRL+14 Hacer clic sobre la Opcin Tramas.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre elbotn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccinen la celda.

A continuacin pasamos a explicar las distintas opcionesdel recuadro.

Color: Se elegir de la lista un color de fondodeterminado. Para quitar el efecto de sombreado, bastarcon elegir Sin Color.Trama: Se elegir de la lista un estilo de trama, as como

el color de la trama.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botn quenos permitir modificar el sombreado de forma msrpida:Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del

color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. Encaso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde laflecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a lacelda, para ello tendrs que utilizar el men.

NmerosExcel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda . Para ello, seguir los siguientespasos:1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros.2 Seleccionar el men Formato.3 Elegir la opcin Celdas...4 Hacer clic sobre la Opcin Nmero.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha:5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.


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6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccinen la celda.


Categora: Se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorasms utilizadas son:

GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.NMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los nmeros en formatos enteros, con decimales ycon punto de miles.MONEDA: Es parecido a la categora Nmero, pero en vez del separador de miles nos permite visualizar elnmero con un smbolo monetario como podra ser Pts. Siempre lleva junto con el smbolo monetario elseparador de miles.PORCENTAJE: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se leasigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, ycon 2 decimales lo mostrara como 15,28%.

FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al nmero introducido en la celda. As el 1 equivaldr a1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y as sucesivamente.


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FORMAS de CopiadoCopiar celdas

Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de clculopara utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos elportapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdasseleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles donde nosencontramos situados.Para copiar unas celdas a otra posicin, seguir los siguientes pasos:1 Selecciona las celdas a copiar.2 Selecciona el men Edicin.3 Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men.

O bien, haga clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas.Observe como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacinsituada en el portapapeles.

4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas.5 Selecciona el men Edicin.6 Elige la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men.O bien, haga clic sobre el botn Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas.

En el paso 4 no tiene por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si seselecciona una nica celda, EXCEL extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del reacopiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada.

Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas lalnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Copiar celdas utilizando el ratnPara duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguirlos siguientes pasos:1 Selecciona las celdas a copiar.2 Sita el ratn sobre un borde de la seleccin, mantn presionada la Tecla CTRL,.El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda, con una pequea cruzo signo +3 Pulsa la tecla CTRL.4 Manteniendo pulsada CTRL, y tambin el botn izquierdo del ratn, arrstralo hasta donde quieres copiarel rango.Observe como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del

ratn.5 Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.6 Suelta la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentesVamos a explicar un mtodo muy rpido para copiar frmulas en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza elCuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes,puede que no funcione tal como te explicamos a continuacin. Si deseas informacin sobre el uso delcuadro de relleno, aparte de la utilidad de copiado de celdas que te explicamos a continuacin, pulsa.


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Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la inicial, seguir lossiguientes pasos:

1 Selecciona las celdas a copiar.2 Sitate sobre la esquina inferior derecha de la seleccin.El puntero del ratn se convertir en cruz negra.

3 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde quieres copiar el rango.Observe como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn delratn.4 Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.

Referencias de Celdas.Cuando copiamos frmulas con referencias a otras celdas EXCEL, como por ejemplo =A2+3, la frmulavariar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es lo que denominamos REFERENCIASRELATIVAS. A veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por elloEXCEL dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante la fila y lacolumna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda en otra, nunca variar lareferencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo delo que queremos fijar, por ejemplo:=$A2, Se mantendr Fija la columna A, sin importar hacia donde copiemos la Frmula=A$2. Se mantendr Fija la fila 2, sin importar hacia donde copiemos la Frmula

Pegado EspecialEn algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar lafrmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Estaposibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:1 Selecciona las celdas a copiar.2 Selecciona el men Edicin.3 Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men.O bien, haga clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas.Observe como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacinsituada en el portapapeles.4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas.5 Selecciona el men Edicin.6 Elige la opcin Pegado especial...

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

En el recuadro Pegar, activar una de las opciones:Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda.Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato.Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.


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En el recuadro Operacin, elegir la operacin a realizar a partir de los datos copiados y de los datosiniciales de la celda donde se copia. As por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos lacelda A1 con valor 4 en B1 con la opcin Multiplicar, el resultado de B1 ser 2*4 es decir, 8.

La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que EXCEL ignore cualquier celda en blanco del rangode copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas en blanco, stas se pegarn sobre las

celdas correspondientes al rea de pegado y quedarn vacas independientemente del valor inicial, pero siactivamos esta casilla, las celdas correspondientes al rea de pegado no se vern afectadas y seguirnmanteniendo su valor original.

La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegadoseleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.7 Haga clic sobre el botn Aceptar.

Tambin podemos utilizar la opcin de pegado especial, para hacer operaciones bsicas de suma, resta,divisin y resta, siempre y cuando lNO se requiera almacenar los datos en los que se ejecutar laoperacin, funciona igual que una copia, se selecciona el datos que vamos a copiar con CTRL+C, luegoubicamos la celda o rango en el que deseamos hacer la operacin y se presiona botn derecho, pegadoespecial y se escoge la operacin a ejecutar, y luego aceptar, y se presiona la tecla ESCAPE.


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USO DE FILTROS EN EXCELQu SON LOS FILTROS?Cuando en una tabla, lista u hoja de clculo creada con Excel se cuenta con informacin variada yabundante sobre un tema, distribuida en las diferentes filas y columnas de la tabla de datos, el anlisis dela informacin puede llegar a complicarse, al estar presentada de una sola vez toda la informacindisponible.

Excel dispone de ciertas herramientas en el men Datos, llamadas Filtros, las cuales facilitan grandementeel anlisis de la informacin, mediante la aplicacin de criterios especficos indicados por el usuario parapresentar solamente la informacin que cumple con dichos criterios. La informacin filtrada mediante uno oms criterios se puede visualizar de inmediato por medio de una nueva tabla, de un nuevo grfico o deambas formas a la vez. En cualquier momento se puede volver a la tabla completa de datos de origen, sinms que desactivar el filtro aplicado.

A continuacin se explica el uso de Autofiltros y Filtros Avanzados, sobre una Hoja Excel a datos de Datosficticios de una BD de Ventas.

AUTOFILTROSLos Autofiltros permiten aplicar varios filtros simultneamente sobre una columna de una lista o sobre

varias columnas a la vez, incluyendo la posibilidad de usar los conectivos lgicos Y (conjuncin) y O(disyuncin), todo ello con mayor sencillez que con la herramienta Filtros Avanzados.

Para aprovechar al mximo la herramienta de Filtros, nos permitimos hacerte la siguiente sugerencia, en laparte superior de la base de datos,coloca el nombre de algn campo quequieras SUBTOTALIZAR, luego en elcampo adjunto presiona la combinacinde TECLAS Ctrl.+F3, aparecer elcuadro de dilogo de Funciones, buscaen Categora Matemticas la funcinSUBTOTALES, en el campo deNum_funcin coloca el nmero 9, lo quesignifica que har una SUMA, si pusierasun nmero 1, obtendras el promedio,para obtener ms ayuda sobre estafuncin busca en el ayuda, para ver elcuadro de Funciones.Luego en el campo Ref1, marca elrango que quieres subtotalizar, quedebe de coincidir con el nombre delcampo a totalizar.Luego presiona ACEPTAR, a partir deeste momento, slo tendrs que utilizarel Filtro simple, y automticamente,

obtendrs el resultado a subtotalizar..


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FILTROS AVANZADOS

Esta herramienta filtra campos ms complejos.Debes primeramente crear el cuadro con el RANGO de Criterios, este puede estar ubicado en cualquierparte de la hoja, los Ttulos de los campos deben de ser IGUALES a los de la base de datos, sin embargoNO, importa el orden en que los Ubiques.

Luego coloca el cursor en cualquier lugarde la base de Datos, y presiona, Datos,Filtro, Filtro avanzado. Aparecer lasiguiente ventana.

Marca el rango de CRITERIOS Incluyendolo ttulos, el rango de la lista se automarcasi en primera instancia ya estabas ubicadoen cualquier lugar de la BD , ahora siquieres Filtrar la lista SIN MOVERLA deLugar, marca la opcin, pero si lo que necesitas es que el resultado sea copiado en otro lugar, solamentedebes de ubicar el cursor en un nica celda pero DENTRO de la Misma Hoja en la que se halla la BD.

Si hacen un cambio en la lista de CRITERIOS, debes de volver hacer la rutina, Datos, Filtro, FiltroAvanzado, y luego ACEPTAR.

Si quieres ver todos los Datos, debes de presionar datos Filtro, MOSTRAR TODO.


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SUBTOTALES :Cada vez que necesitamos subtotalizaruno de los campos de una base de datos, debemosprimero ORDENAR en FORMA ASCENDENTE el criterioque necesitamos SUBTOTALIZAR, luego nos ubicamosen el men contextual DATOS-SUBTOTALES, aparece

entonces un cuadro de dilogo en el que tenemos queseleccionar el CRITERIO PREVIAMENTE ORDENADO,luego seleccionamos la funcin que necesitamos (Suma,diferencia, Desvstd etc.), ahora seleccionamos loscampos que necesitamos sean SUBTOTALIZADOS, seselecciona normalmente sumatorias de datosNUMERICOS.Luego ACEPTAR.

Aparece entonces una pantalla en donde se muestra eldetalle de cada uno de los criterios seleccionados y a suvez un ESQUEMA (parte superior izquierda numeradacomo 1,2,3), la cual nos muestra segn el nivel de

detalle que escojamos la SUBTOTALIZACION o NO de la base de datos.

Salto de pgina entre Grupos, ser utilizada cuando necesitemos que en el Reporte Impreso, quede enHojas separadas cada uno de los SUBTOTALES.


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Impresin

Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser laconfiguracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar laimpresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.

Vista preliminarLa vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestrahoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de pgina,mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de lahoja.Para ir a vista preliminar, seguir los siguientes pasos:1 Selecciona el men Archivo.2 Elegir la opcin Vista preliminar... Si esta opcin no aparece situarseprimero sobre el botn para ampliar el men.

O bien, hacer clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas.


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En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observe como en la parteinferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista

previa: Pgina 1 de 1).

En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones:para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado.para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado.

Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de talforma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la pgina dondenos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera.

Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn .

Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn , para queaparezca el cuadro de dilogo de Impresin explicados a continuacin.

Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn , para que aparezcael cuadro de Configurar pgina explicado a continuacin.En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn para cerrar la Vista preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn dondehar EXCEL los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.

Configurar pginaAntes de imprimir una hoja de clculo, EXCEL nos permite modificar factores que afectan a la presentacin

de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel,...Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos :1 Selecciona el men Archivo.2 Elige la opcin Configurar pgina...

Aparecer el cuadro de dilogo inferior. Dicho cuadro consta de 4 Opciones.La primera de las Opciones se denomina Pgina.3 Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel siempre dela misma forma).


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4 En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinadopor un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmerode pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, y as se imprimira en una sola hoja,...).Observe como en la parte derecha disponemos de 3 botones:Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadrodesde vista preliminar, este botn no aparecer.

Otro para ir a la impresin, explicado en el punto siguiente.Y otro para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir.

5 Haga clic sobre la Opcin Mrgenes.6 En esta Opcin podrs modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas aimprimir. Por defecto stos estn a 0.7 Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del bordedel papel queremos que se site.8 Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto vertical como horizontalmente, EXCEL nos lorealizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente.9 Haga clic sobre la Opcin Encabezado y pie de pgina.Hay dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie depgina asignado a nuestra hoja de clculo.

Tambin nos lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha aparecernposibles encabezados o pies de pgina a utilizar.10 Si deseas modificar el encabezado, haga clic sobre el botn Personalizar encabezado...11 Si deseas modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...

Para conocer cmo personalizar los encabezados o pies de pgina .12 Haga clic sobre la Opcin Hoja.13 En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:LNEAS DE DIVISIN para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.BLANCO Y NEGRO por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora enblanco y negro.CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slotendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.TTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de laizquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, sera aconsejable guardarla, y despus, seguir lossiguientes pasos:1 Selecciona el men Archivo.2 Elegir la opcin Imprimir... Si esta opcin no se encuentra en el men, situarse primero sobre el botnpara ampliar el men.O bien, hacer clic sobre el botn Imprimir de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha, slo en caso de acceder mediante el men, no con el botnde la barra de herramientas.3 En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la que se supone que se va a

imprimir.En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de lalista desplegable que se abrir.4 En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo la Hojas activas(seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de lahoja.5 En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las pginas, obien slo un rango, especificndolo a continuacin.6 En Copias, indicar el nmero de copias a realizar.


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7 Haga clic sobre el botn Aceptar.


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Formatos Condicionales

Estos formatos, cmo su nombre lo indica, sern aplicados, en casos en los que necesites, que el formatode una celda o rango de celdas, adquieran un FORMATO ESPECIAL, que dependa de mximo trescondiciones.

Se debe definir elrango o celda, en elque se desee hacerel formato, en casode aplicar elFormato a una Basede datos, en el quese desee, queTODA la lneaadquiera ciertascaractersticasespeciales deFuentes, Bordes o

Tramas, debemosde marcarSOLAMENTE elrango, de la BD, sinincluir los ttulos,luegoseleccionamos en elmen Formato-FormatoCondicional, ypodemosseleccionar ya seaFORMULA o Valor de Celda, cuando hablamos de valores numricos.

ATENCION: En caso de necesitar Editar o Cambiar, un Formato Condicional debe de marcarse la Celda orango ORIGINAL, bajo el cual el Formato Fue hecho, ya que de otra forma, correremos el riesgo de quesolamente se aplique el nuevo cambio, en forma parcial.


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CONCATENAR VALORES y el uso de & comercial: Algunas veces se necesita agrupar en unaUNICA CELDA, datos dispersos en diversas celdas.Existe varias formas la primera es ubicndonos en la celda en la que deseamosaparezca agrupada la informac in luego presionamos el icono de la funciones, luegola opcin TEXTO y CONCATENAR, desde ah se selecciona la celda que contiene eltexto que buscamos aparezca de primero y as sucesivamente, en caso de necesitar dar

espacio entonces entre cada TEXTO del cuadro de dilogo introducimos COMILLAS.La otra forma es utilizando la tecla de &: esta forma se ejecuta de la siguiente manera:Supongamos que en A1 tenemos un nombre como LUIS en B1 tenemos San Jos, y en C1tenemos 895-3564, nos gustara que en B3 aparezca LUIS San J os 895-3564Nos ubicamos en B3 y presionamos + o =, como para iniciar una frmula, luego tocamos A1 yagregamos & luego abrimos comillas y espacio , luego de nuevo & y presionamos B1 y denuevo la &, de nuevo abrimos comillas y espacio, y otra vez la & y C1.Notemos que por cada celda que quiero que aparezca la inicio y cierro con un &.

REEMPLAZAR VALORES: Para poder reemplazar valores ya sea por una equivocacin osimplemente edicin de datos presione CTRL.+ L y aparece un cuadro de dilogodenominado REEMPLAZAR, escriba o digite el valor errneo o que desea reemplazar y luegomarque la OPCION BUSCAR SOLO EN CELDAS COMPLETAS para garantizarse que solamentesern cambiadas las celdas que contienen ese valor, ya que de otro modo se podranefectuar cambios en celdas que contienen alguna parte de los valores por ejemplo siquisiramos cambiar el nombre de ANA por ALBERTO, y no seleccionamos BUSCAR SOLO ENCELDAS COMPLETAS podramos hacer cambios en otras celdas o TEXTOS por ejemplo sitenemos un celda que CONTIENE ADUANA parecer ADUALBERTO.

CONFIGURACIN DE BARRA DE HERRAMIENTAS: Es necesario configurar la barra deherramientas con algunos ICONOS que nos ayuden a incrementar, el procedimiento parapoder CONFIGURAR la barra de HERRAMIENTAS es bastante simple, solamente ubique elcursor sobre el nivel de los ICONOS ya existentes y luego presione el BOTON derecho apareceentonces un cuadro en forma de LISTA con las diversas barras de HERRAMIENTAS, presionePERSONALIZAR y luego la opc in COMANDOS.

Los siguientes cuatro iconos son muy importantes.rPrimeramente configuremos nuestra barra deherramienta actual.

El primer ICONO en el orden usual se denominaESTABLECER AREA DE IMPRESIN y se encuentra en la CATEGORA ARCHIVO,solamente bsquelo en cuadro comando y arrstrelo a la barra de herramientas.El siguiente ICONO denominado INMOVILIZAR SECCIONES se halla en la CATEGORAVENTANA Y AYUDAEl icono que sigue se le llama BOTON se encuentra en la CATEGORA FORMULARIOS,tambin en esta categora se encuentra el siguiente ICONO denominado CUADRO

COMBINADO.El ICONO del candado se denomina BLOQUEAR CELDA se encuentra en laCATEGORA FORMATO

INSERTAR COMENTARIOS: Ubquese en la celda que desea introducir su nota o cometario ypresione el botn derecho INSERTAR COMENTARIOS o presiones Shift F2 Y escriba lo quedesee, el nombre que aparec e como quin emite el comentario puede cambiarse desdeHERRAMIENTAS OPCIONES MODIFICAR Nombre del USUARIO.


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Cuando se necesite ver en forma simultnea TODOS LOS COMENTARIOS presione en el menCONTEXTUAL VER y luego la opcin COMENTARIOS, aparece el cuadro de DIALOGOREVISIN, desde aqu se mueve entre los comentarios, los edita e incluso podran eliminarse.

IMPRIMIR: Quizs la forma ms frec uente de comunicar los diversos reportes, resultados u otrosdocumentos

planeados en EXCELes a travs de laimpresin dedocumentos.Sin embargo algunasveces necesitamosimprimir una base dedatos bastanteextensa y nosencontramos con elproblema demantener en TODASlas hojas losencabezados de labase de datos.Para ejecutar estaac cin primeramentemarcamos la base dedatos SIN INCLUIR LOS

TITULOS DECOLUMNA, presionamos el botn denominado AREA DE IMPRESIN, Luego VISTA PRELIMINARy ajustamos los mrgenes segn necesitemos, la cantidad de hojas por imprimir lasobservamos en la parte inferior izquierda la cual contiene un texto como Vista Previa: pginade . Desde el men que aparece en la VISTA PRELIMINAR podemos hac er todos los ajustenecesarios en la OPCION CONFIGURAR, y de ah en las opciones PAGINA MARGENES

ENCABEZADO y PIE de PAGINA menos el de HOJ A, presionamos luego AC EPTAR.Para poder incluir los Ttulos de la BASE DE DATOS ubicamos el cursos en el campodenominado REPETIR FILAS en el EXTREMO SUPERIOR y seleccionamos las FILAS que loscontenga.En caso de que necesitemos incluir los TITULOS DE LAS FILAS Y COLUMNAS, en los que fuemontada la base de datos para fines de discusin, as como la necesidad de incluir lasdirecciones y los COMENTARIOS en las opciones de IMPRIMIR debemos de marcar lasopciones TITULOS DE LAS FILAS Y COLUMNAS as como COMENTARIOS al Final de la Hoja.


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GrficosVamos a ver cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. As resultarms sencilla la interpretacin de los datos.Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin.

A la hora de crear un grfico, EXCEL

dispone de un asistente que nos guiar enla creacin de ste, de forma que nosresulte ms fcil.Los pasos a seguir para crear un grficoson los siguientes:1 Selecciona los datos a representar en elgrfico, tpicamente recomendamos quelos datos tengan una configuracin delTIPO de Base de datos, antes descrita.2 Selecciona el men Insertar.3 Elige la opcin Grfico... Si esta opcinno aparece, sitate primero sobre elbotn para ampliar el men.

O bien haga clic sobre el botn Grficode la barra de herramientas.

Aparecer el primer paso del asistentepara grficos: TIPO DE GRFICO.4 Elige un tipo de grfico.Observe como existen ms tipos degrficos en la Opcin o Opcin Tipospersonalizados.5 Una vez elegido el tipo de grfico, en elrecuadro de la derecha, elige un subtipo.Si no tiene muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una brevedescripcin de ste.6 Si pulsas sobre el botn Presionar para ver muestra y lo mantiene pulsado, aparece en lugar de lossubtipos, una muestra de nuestro grfico segn los datos seleccionados en el paso 1.

7 En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de dilogo,hacer clic sobre el botn deseado:

CANCELAR para no realizar el grfico.ATRS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botn aparecerdesactivado ya que no tiene sentido.SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el ltimo paso, este botn no tendrsentido.FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el grfico con todas las opciones que tiene por defecto.

En caso de elegir el botn SIGUIENTE, aparecer el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.Este pasos es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan enel grfico. Dispone de dos Opciones:8 En el recuadro Rango de datos aparecer el rango seleccionado en el primer paso. Si ste ltimo serealiz correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botn elasistente se convertir en una barra ms pequea tal como:

Selecciona el rango a representar y haga clic sobre le botn para volver con el asistente para grficos.


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9 Selecciona la opcin Filas o Columnas dependiendo de cmo estn introducidas en la hoja de clculo cadaserie de datos.En caso de no tenerlo claro puedes Observe en la parte superior del cuadro de dilogo, una muestra denuestro grfico.10 Haga clic sobre la Opcin Serie para completar el segundo paso del asistente para grficos.11 En el recuadro Serie aparecer cada serie de datos representada en nuestro grfico, nombradas como

Serie1, Serie2,...,Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente elnombre, o si ste est en alguna celda de la hoja de clculo sera aconsejable indicar la celda donde seencuentra, utilizando el botn del recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8.12 En el recuadro Valores estar el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para estaserie de datos. stos aparecen segn la seleccin realizada en el paso 8.13 Si quieres aadir alguna serie de datos, dispones del botn Agregar. Al utilizarlo aparecer otra serienueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos11 y 12.14 Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrs que seleccionarla y hacer clic sobre el botnQuitar.15 El recuadro Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series dedatos. Si este recuadro est vaco utilizar los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre

puedes utilizar celdas de la hoja de clculo utilizando el botn (explicado en el paso 8) o bien escribiendodirectamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.Dependiendo del tipo de grfico puede que esta opcin vare.

Observe la muestra del grfico en la parte superior.16 Haga clic sobre el botn Siguiente para seguir con el grfico.

Aparecer el tercer paso del asistente para grficos: OPCIONES DE GRFICO, que consta de seis Opcinspara especificar detalles sobre el aspecto del grfico.

Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de grfico.17 En la primera Opcin Ttulos, escribir en el recuadro Ttulo del grfico el nombre que deseamos queaparezca en la parte superior de ste.18 Escribe en el recuadro Eje de categoras el ttulo que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (ejehorizontal).19 Escribe en el recuadro Eje de valores el ttulo que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (ejevertical).20 Haga clic sobre la Opcin Eje, para seguir con las opciones del grfico.21 Activa el Eje de categoras si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X.22 Junto con el eje de categoras podremos especificar la escala utilizada para ver los rtulos.Estas opciones slo tienen sentido en caso de que los rtulos del eje sean fechas. Con la opcin Categoraslo aparecern en el eje las fechas de los rtulos, y con las otras opciones aparecern todas las fechasentre los distintos rtulos.

En cualquier caso, si elige la opcin Automtico, EXCEL tomar la decisin, y generalmente lo hace bien.23 Haga clic sobre la Opcin Lneas de divisin, para seguir con las opciones del grfico.Las lneas de divisin son lneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posicin de los

marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.Las lneas de divisin principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduacinprincipales. Las lneas de divisin secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas degraduacin secundarias.24 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de categoras (X).25 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de valores (Y).26 Haga clic sobre la Opcin Leyenda, para seguir con las opciones del grfico.


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Generalmente, EXCEL presenta una leyenda en la parte derecha del grfico para identificar cada una de lasseries de datos representadas en el grfico.27 Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.28 Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejar elegir entre distintos tipos de ubicacioneso posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.Haga clic sobre la ubicacin o posicin deseada.

29 Haga clic sobre la Opcin Rtulos de datos, para seguir con las opciones del grfico.El asistente para grficos permite asociar distintos tipos de rtulos a los marcadores de datos.30 Selecciona el tipo de rtulo que deseas que aparezca junto con los datos en el grfico.31 En caso de elegir cualquier opcin distinta de Ninguno, nos permitir activar la casilla Clave de leyenda

junto a rtulo para que aparezca junto con el rtulo el color de la serie representada.32 Haga clic sobre la Opcin Tabla de datos, para completar las opciones del grfico.Dependiendo del tipo de grfico que se est creando, EXCEL puede darte la opcin de incluir una tabla dedatos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el grfico.33 Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el grfico.34 Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitir activar o desactivar la casilla Mostrarclave de leyenda segn si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.35 Haga clic sobre el botn Siguiente para completar el asistente para grficos.

Aparecer el cuarto y ltimo paso del asistente para grfico: UBICACIN DEL GRFICO, que nos permitirelegir si deseamos el grfico junto con los datos de la hoja de clculo, o como otra hoja independiente.36 Haga clic sobre la opcin En una hoja nueva si deseamos que nuestro grfico aparezca en una hoja dellibro de trabajo distinta de la de los datos. A continuacin podrs especificar cmo deseas que se llame lanueva hoja.O bien, haga clic en la opcin Como objeto en si deseas que nuestro grfico aparezca junto con los datosde la hoja de clculo. Se puede elegir en qu hoja situarlo.37 Haga clic sobre el botn Finalizar para terminar el grfico.Si has elegido la opcin de grfico como objeto en una hoja de clculo, EXCEL crea el grfico en unaposicin y con un tamao predeterminados, no te preocupes ya que a continuacin te explicamos cmomodificar dichas opciones.

Adems el grfico aparecer remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y puntomedio de cada borde. Esto nos indica que el grfico est seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionarcualquier grfico, basta con hacer clic sobre l.

Modificar la posicin y el tamao de un grficoPara cambiar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo:1 Selecciona el grfico.2 Sita el puntero del ratn sobre el grfico.El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda.3 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde desees colocar el grfico.4 Suelta el botn del ratn.

Para cambiar el tamao de un grfico:

1 Selecciona el grfico.2 Sita el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del grfico (como si sedeseara cambiar de tamao una ventana).El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas.3 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta la posicin deseada.Si deseas mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura, mantnpulsada la tecla CTRL o MAYUS.4 Suelta el botn del ratn.


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ADMINISTRAR INFORMES y VISTAS PERSONALIZADASNormalmente hay ocasiones en las que necesitamos imprimir varias vistas o reasque se encuentran ya sea en hojas diferentes de un mismo libro o diferentes.Para utilizar el administrador de INFORMESdebemos extraer esta herramienta desdelos componentes (HERRAMIENTAS-

COMPLEMENTOS).

Ahora lo primero que debemos de haceres seleccionar las AREAS que deseamosque aparezcan en nuestro INFORME.

Primeramente marcamos y seleccionamoslas diversas AREAS DE IMPRESIN denuestro informe. Es recomendable hacer un VISTA PRELIMINAR de cada una de las

Hojas

Luego a cada una de las diversas VISTAS seleccionadas las nombramos y definimosdesde el men VER-Vistas Personalizadas., presionamos AGREGAR y aparecen en

forma respectiva los siguientescuadros

En nombre ponemos un NOMBRE que seaafn al entorno de lo que vamos apresentar (ejem si estamos en la Hojadenominada ventas el rea que definimoscomo la vista de esa hoja debemos de

ponerle un nombre relacionado con lasventas, as en todas las hojas.Luego desde el men Agregar Informes enel campo Nombre del Informe ponemos elnombre de el mismo.Como cada informe puede diferir en sucontenido seleccionamos en cada hoja ya

sea las vistas o escenarios necesarios que sen el CUERPO central del Informe


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Para imprimir el informe lo hacemos desde Ver Administrador de Informes IMPRIMIRy Listo.

Convertir TEXTO EN COLUMNAS:Siempre que se presenten caso enlos que todo aparenta que est

bien, y sin embargo, al aplicaralgn ordenamiento u otra tarea,el resultado no es el deseado, laaplicacin de TEXTO ENCOLUMNAS, resuelve muchasinconsistencias de EXCEL. Estaaplicacin puede efectuarse devarias formas, supongamos quetenemos en A1 lo siguiente: ANAHEREDIA 1975, marca mos TODA lacolumna, luego desde el menDATOS, TEXTO EN COLUMNAS,

DELIMITADOS, SIGUIENTE, en estapantalla aparecen las diversasOPCIONES que el usuario puededefinir de cmo vienenseparadores de TEXTO, se puedever como c ambia en la vista previa.En caso de presionar siguiente se presenta la opcin de seleccionar cada columna y escogerel formato en que me gustara aparezca representado en la Columna, tambin podemosseleccionar el destino hacia el cual enviaramos los datos, luego FINALIZAR.


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FORMAS de CopiadoCopiar celdas

Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de clculopara utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos elportapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdasseleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles donde nosencontramos situados.Para copiar unas celdas a otra posicin, seguir los siguientes pasos:1 Selecciona las celdas a copiar.2 Selecciona el men Edicin.3 Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men.

O bien, haga clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas.Observe como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacinsituada en el portapapeles.

4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas.5 Selecciona el men Edicin.6 Elige la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men.O bien, haga clic sobre el botn Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas.

En el paso 4 no tiene por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si seselecciona una nica celda, EXCEL extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del reacopiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada.

Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas lalnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Copiar celdas utilizando el ratnPara duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguirlos siguientes pasos:1 Selecciona las celdas a copiar.2 Sita el ratn sobre un borde de la seleccin, mantn presionada la Tecla CTRL,.El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda, con una pequea cruzo signo +3 Pulsa la tecla CTRL.4 Manteniendo pulsada CTRL, y tambin el botn izquierdo del ratn, arrstralo hasta donde quieres copiarel rango.Observe como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del

ratn.5 Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.6 Suelta la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentesVamos a explicar un mtodo muy rpido para copiar frmulas en celdas adyacentes. Dicho mtodo uti liza elCuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes,puede que no funcione tal como te explicamos a continuacin. Si deseas informacin sobre el uso delcuadro de relleno, aparte de la utilidad de copiado de celdas que te explicamos a continuacin, pulsa.


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Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la inicial, seguir lossiguientes pasos:

1 Selecciona las celdas a copiar.2 Sitate sobre la esquina inferior derecha de la seleccin.El puntero del ratn se convertir en cruz negra.

3 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde quieres copiar el rango.Observe como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn delratn.4 Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.

Referencias de Celdas.Cuando copiamos frmulas con referencias a otras celdas EXCEL, como por ejemplo =A2+3, la frmulavariar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es lo que denominamos REFERENCIASRELATIVAS. A veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por elloEXCEL dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante la fila y lacolumna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda en otra, nunca variar lareferencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo delo que queremos fijar, por ejemplo:=$A2, Se mantendr Fija la columna A, sin importar hacia donde copiemos la Frmula=A$2. Se mantendr Fija la fila 2, sin importar hacia donde copiemos la Frmula

Pegado EspecialEn algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar lafrmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Estaposibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:1 Selecciona las celdas a copiar.2 Selecciona el men Edicin.3 Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el men.O bien, haga clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas.Observe como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacinsituada en el portapapeles.4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas.5 Selecciona el men Edicin.6 Elige la opcin Pegado especial...

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

En el recuadro Pegar, activar una de las opciones:Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda.Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato.Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.


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En el recuadro Operacin, elegir la operacin a realizar a partir de los datos copiados y de los datosiniciales de la celda donde se copia. As por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos lacelda A1 con valor 4 en B1 con la opcin Multiplicar, el resultado de B1 ser 2*4 es decir, 8.

La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que EXCEL ignore cualquier celda en blanco del rangode copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas en blanco, stas se pegarn sobre las

celdas correspondientes al rea de pegado y quedarn vacas independientemente del valor inicial, pero siactivamos esta casilla, las celdas correspondientes al rea de pegado no se vern afectadas y seguirnmanteniendo su valor original.

La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegadoseleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.7 Haga clic sobre el botn Aceptar.


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BUSCAR OBJETIVO (Buscar un resultado especfico de una celdaajustando el valor de otra celda)Este cuadro de dilogo lo encontramos en HERRAMIENTAS-BUSCAR OBJETIVO.Primeramente debe de ubicar el cursor en la frmula o celda quetiene el resultado este es el campo llamado Definir celda,.

En el cuadro Con el valor, introduzca el resultado que desee o queconoce en forma predeterminada.En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca la referencia de lacelda que contenga el valor que desee ajustar o encontrar, luegopresione aceptar NO DEBE DE SER OTRA FORMULA!!, presione aceptar.

ESCENARIOS:Seleccione en el men Datos la opcin ESCENARIOS.Agregar. Es recomendable haber fijado previamente los rangos con NOMBRESEn el cuadro Nombre de escenario, introduzca un nombre para el escenario.En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar.En Proteger, seleccione las opciones que desee.Aceptar.

En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para lasceldas cambiantes.

Para crear el escenario, Aceptar.

Para crear escenarios adicionales, Agregar y,a continuacin, repita los pasos del 3 al 7.

Cuando termine de crear los escenarios, elija

Aceptar y Cerrar en el cuadro de dilogoAdministrador de escenarios.Combinar escenarios

Es ms sencillo combinar escenarios cuando todos los modelos Y si son idnticos.

Abra todos los libros que contengan los escenarios que desee combinar.En el men Herramientas, elija Escenarios.Combinar.En el cuadro Libro, un nombre de libro.En el cuadro Hoja, los nombres de las hojas de clculo que contengan los escenarios quedesee combinar. Todas las celdas cambiantes en la hoja de clculo fuente debern hacerreferencia a las celdas cambiantes correspondientes en la hoja de clculo activa. MicrosoftExcel copiar todos los escenarios en las hojas de clculo fuente en la hoja de clculo activa.

TABLAS PARA HIPTESIS


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Cuando se necesite realizar una simulacin relacionada con un resultado en especfico y queadicionalmente intervenga la VARIACIN de dos variables del ESCENARIO o MODELOdiseado, se debe de utilizar la herramienta TABLA, la cual se ubica en la barra deherramientas de Herramientas-Tabla.

Primeramente debe de modelarse el escenario del cual quisiera conocer los diversos

resultados dependientes de los cambios en dos de las variables.En este ejemplo en especfico nos gustara conocer los diversos montos a pagar para cadauno de los valores, as como para cada una de las tasa mensuales.Para realizar la tabla se debe primero colocar en el eje vertical los valores de la VARIABLECOLUMNA, luego una fila arriba del primer valor colocado se ubican en forma

Instructivo Excel Completo y Tablas Dinamicas 02.08

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