Instrumento Normativo No. 5

EQUIPO COORDINADOR PARA LAIMPLEMENTACIÓN DE LA LEY DEACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

INSTRUMENTONORMATIVOLAIP - 005Instrumento para ellevantamiento delDiagnóstico Documental

Este documento constituye el instrumentonormativo número 5 en torno al proceso deimplementación de la Ley de Acceso a laInformación Pública. El documento como talconstituye la herramienta para ellevantamiento del diagnóstico documental.

Mediante el mismo se evalúan los aspectosrelacionados al manejo de los documentos yal estado de los archivos, a fin de establecer elestado de la institución frente a lasimplicaciones de la Ley de Acceso a laInformación Pública en el ámbito de laadministración de los documentos.

Preparado por:

2 Instrumento Normativo LAIP No. 5

DATOS DE REFERENCIA:

Elaborado por: Equipo coordinador para la implementación de la Ley deAcceso a la Información Pública

Subsecretaría de Transparencia y AnticorrupciónVarinia ArévaloMiriam ChávezLuis CruzJuan Escalante

Archivo General de la NaciónClaudia PonceOscar CamposMargarita Silva

Innovación Tecnológica e InformáticaJuan Francisco González

Fecha de elaboración Marzo 2011

Contenido delinstructivo

Instrumento para el levantamiento del diagnósticodocumental en las instituciones públicas obligadas alcumplimiento de la Ley de Acceso a la InformaciónPública.

Este es un documento de carácter público y de uso exclusivo para los fines propuestos en laimplementación de la Ley de Acceso a la Información Pública en El Salvador, por lo que se autorizaa las o los interesados en sus conceptos, copiarlo, reproducirlo por cualquier medio físico o digitalsiempre y cuando se cite su fuente y el documento preserve su espíritu.


ÍNDICE

Contenido Página

Introducción 4

Diagnóstico documental 5


Introducción

El 8 de abril de 2011 se aprobó mediante Decreto Ejecutivo No 534la Ley de Acceso a la Información Pública, en adelante la “Ley”. Lanueva normativa tiene por objeto “garantizar el derecho deacceso de toda persona a la información pública, a fin decontribuir con la transparencia de las actuaciones de lasinstituciones del Estado.”1. Dentro de los entes obligados a sucumplimiento se encuentran las instituciones públicas lo cual haobligado a que las mismas desarrollen las condiciones y lascapacidades necesarias para efectivamente cumplir con lo que laLey establece.

Para ello, se establece como punto de partida el desarrollo dediagnósticos que permitan conocer las condiciones y capacidadesen las que actualmente se encuentran las instituciones obligadas alcumplimiento de la Ley en los distintos ámbitos de la gestiónpública, como es el caso de los archivos y del manejo de ladocumentación institucional.

El presente instructivo proporciona las orientaciones sobre cómorealizar un diagnóstico de archivo, el cual puede ser adaptado alestado de cada institución pública y cuyo propósito es conocer, demanera detallada, el estado en que ésta se encuentra a fin de tomarlas decisiones necesarias para estar en las condiciones y capacidadesque se requieren. Para ello, se evalúan los siguientes aspectos:

a. Historia institucionalb. Recursos humanosc. Infraestructurad. Documentacióne. Condiciones de seguridadf. Calidad de servicio prestado

1 Art. 1, Decreto Legislativo No. 534. Ley de Acceso a la Información Pública.


DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL

1. Breve historia institucionalEsta parte del diagnóstico abarca dos aspectos: uno, la historia de la institución, y dos, lahistoria de los archivos de dicha institución.

1.1 Historia de la institución:a. Escribir el contexto histórico de la institución.b. Fecha de fundación de la institución con el nombre asignado en ese momento,

comprobada con el decreto de creación, la ley de salarios o el estatuto jurídico que dafe de su creación, entre otros.

c. Evolución de la estructura organizativa de la institución y grado de complejidad:diferentes organigramas de la institución, comenzando por el más reciente.

d. Funciones atribuidas al momento de su fundación y la evolución de estas en el tiempo.e. Explicar las funciones de las diferentes dependencias, por lo menos hasta el segundo

nivel en la jerarquía.f. Objetivos y políticas institucionales.g. Marco normativo y administrativo de la institución.h. Identificar los procesos y procedimientos de la institución, a través de sus diferentes

manuales para conocer las funciones, las subfunciones y las actividades de lainstitución, con el objetivo de comprender los tipos y clases de documentos que generala institución según su naturaleza.

i. Trámite documental: producción, ingreso con el objetivo de conocer los flujosdocumentales. Determinar el productor de los documentos, contexto en que fueproducido, con qué objeto, a quién se destina, cuándo y cómo ha sido recibido.

j. En la medida de lo posible elaborar esquemas simplificados de los dos últimosprocesos.

1.2 Historia del o de los archivos de la institución:

Esta parte permite determinar si se posee un sistema integrado de archivos2, osimplemente diferentes archivos, un solo archivo, una oficina o una bodega. Si se trata deun archivo de gestión y/o de oficina, intermedio y/o central (s), que resguardan ladocumentación producida y acumulada por su institución. Si tiene un centro dedocumentación que hace las veces de archivo, explique.

a. ¿Cuándo inicia el archivo?b. ¿Cuáles han sido sus diferentes sedes y sus diferentes directores o encargados?c. ¿De cuál dependencia forma parte el archivo?d. ¿Posee un archivo electrónico o físico, o ambos? Explique

2 Un Sistema de Archivos es el conjunto integrado de archivos de una institución, vinculados por un ente coordinadorque normaliza los procesos archivísticos.


2. Recursos humanos

2.1 ¿Existe uno o varios archivistas o encargados de archivos?2.2 ¿Qué edad tienen?2.3 ¿Con qué tipo de conocimiento cuenta el personal actual del archivo?2.4 ¿Qué tipo de formaciones necesitaría para desempeñar sus labores de manera

profesional y actualizada?2.5 ¿Tiene sus empleados elementos de protección básicos como gabachas,

mascarillas, guantes, alcohol para efectuar su trabajo de manera segura?2.6 ¿Posee personal especializado para realizar la limpieza en los depósitos de

documentos?

2.7 Nivel educativo (marque con x, puede marcar más de una):

a. Bachillerato ( )b. Diplomado ( )c. Licenciatura ( )d. Maestría ( )

2.8 Años de trabajar como Encargado o Jefe de Archivo

a. Menos de un año ( )b. De 1 a 2 años ( )c. De 3 a 5 años ( )d. Más de 5 años ( )

2.9 Mencione la experiencia acumulada y funciones realizadas (del Encargado o Jefe deArchivo) ejerciendo labores archivísticas

2.10 Cantidad de funcionarios que laboran en el Archivo Central.

a. Uno ( )b. Dos ( )c. Tres ( )d. Más de 3 ( ), especifique: _________

2.11 Formación archivística del personal que labora en el Archivo: ¿Qué tipo de capacitaciónarchivística ha recibido el encargado o Jefe de Archivo?


2.12 ¿Considera que el Archivo Central cuenta con el apoyo institucional necesario? Cite almenos tres razones para fundamentar su respuesta afirmativa o negativa.

Si ( ) No ( )

Razón 1:Razón 2:Razón 3:

3. Infraestructura

3.1 ¿Cuenta con un edificio, salones o bodegas asignado para archivo (s)? Especificar,cuántos, así como el tamaño y distribución del espacio en metros cuadrados.

3.2 ¿Cuáles son las condiciones del edificio?: posee ventilación natural o artificial para losdocumentos; está ubicado en una zona de baja o alta contaminación ambiental(humo, ruido, desordenes sociales, etc.)

3.3 Condiciones de conservación (marque con equis la opción vigente en el ArchivoCentral):

Condiciones mínimas de conservación Si No¿El acceso a los depósitos documentales se restringe, permitiendo la entradasolamente para los funcionarios del archivo o las personas autorizadas?¿Existe alguna política que prohíba el fumado dentro o cerca de los depósitosdocumentales?¿En qué tipo de cajas se resguardan los documentos. Ej. En cajas especiales dearchivo?¿Existe un plan de limpieza periódica para la estantería, cajas y documentos?¿Se utilizan niveles bajos de luz artificial?En caso de existir filtraciones de luz natural en los depósitos ¿se toman

medidas correctivas como polarizado de ventanas y puertas, utilización depersianas o cortinas?¿Se controla la humedad relativa dentro de los depósitos, con la utilización dedeshumidificadores?¿Se controla la temperatura dentro de los depósitos, utilizando equipos deaire acondicionado?¿Los pisos, suelos y cielo raso del local de archivo son de materiales noflamables?¿Existen en el local, equipos que permitan controlar el fuego en caso de unsiniestro, tales como: alarmas contra incendios, interruptores de fluidoeléctrico y equipos de extinción?¿Existe suficiente estantería para colocar los documentos y evitar la colocaciónde documentos en el suelo?

Tomado de: Informe Anual de Desarrollo Archivístico 2010-2011, Archivo General de Costa Rica.


4 Documentación

4.1 Actualmente, ¿los documentos se encuentran ordenados? Si la respuesta es favorable, ¿sesigue una tabla de clasificación? Explique.

4.2 ¿Cuál es el sistema de clasificación?

a. Orgánico ( )b. Funcional ( )c. Orgánico-funcional ( )d. Orgánico-funcional-asuntos (ORFUAS) ( )e. Otro (especifique) ( )

4.3 ¿Qué métodos de ordenación se utilizan?

a. Numérico ( )b. Alfabético ( )c. Cronológica ( )d. Geográfico ( )e. Codificado ( )

4.4 ¿Qué clases documentales produce la institución y en qué soporte?

Clase documentalSoporte

(marque x)

Cantidad en metroso bytes en el casode los electrónicos

Formato (DVD, CD,cintas abiertas, cintas

magnéticas, VHS,Betacam, microfilm)

Papel ElectrónicoTextualGráfico

a. Fotografíasb. Mapasc. Planosd. Croquise. Afichesf. Materiales de pequeño

formato (trípticos, folletos,etc.)

Audiovisuala. Grabacionesb. Videos (películas,

documentales, entre otros)Tomado de: Informe Anual de Desarrollo Archivístico 2010-2011, Archivo General de Costa Rica.


4.5 ¿Existen documentos digitalizados en la institución? Si la respuesta es positiva, indique lacantidad de registros y el tipo de documentos digitalizados.

4.6 Los procesos archivísticos se realizan: en forma manual, hoja de cálculo (excel) o en base dedatos. Si la respuesta es positiva, indique la cantidad de registros.

4.7 ¿Cuál es la cantidad de metros lineales de documentos que custodia su institución y quéporcentaje aproximado se encuentra ordenado?

4.8 Físicamente, debe elaborar un croquis de los diferentes lugares donde se encuentranconcentrados los documentos producidos por las diferentes instancias de la institución.

4.9 ¿La documentación se encuentra dispuesta en estantes (de madera, de metal ocompactos), en mesas o apilada en el suelo? Describa. ¿Cuántos metros lineales deestantería posee su institución?

4.10 En caso de encontrarse en estantería, ¿cómo están instalados los estantes?, ¿se respeta lanorma del espacio reglamentado a 80 centímetros entre cada línea y a 10 centímetros delpiso, y separados de las paredes? Describa.

4.11 ¿Existen suficientes escaleras con la altura necesaria para acceder a los estantes?

4.12 ¿En qué tipo de resguardo físico se guarda la documentación? Ejemplo: ampos, cajasgrandes, cajas de archivos, paquetes amarrados, etc. Especifique.

4.13 ¿Los documentos de mayor valor se encuentran protegidos por un sistema de seguridad?

4.14 Valoración documental

Si Noa. Su institución practica la valoración y selección documentalb. ¿Se utiliza una tabla de retención o de plazos de la documentación?c. ¿Existe un Comité selección y eliminación de documentos?d. ¿El responsables de archivo comunica a las respectivas jefaturas cuáles

tipos documentales han sido declarados con valor científico-cultural?e. ¿Existe un procedimiento normalizado para realizar la transferencia de

documentos de los archivos de gestión al archivo central?f. ¿Hay calendarios establecidos para que las unidades administrativas

realicen transferencias documentales periódicamente al ArchivoCentral?

g. ¿El Archivo Central recibe documentos con listas de remisión?

5. Condiciones de seguridad

5.1 ¿Su archivo cuenta con un plan de seguridad contra incendios, sismos, robos, etc?

5.2 ¿El plan de seguridad contiene un sistema de detectores de humo o de movimiento?,


5.3 ¿Posee extintores y rociadores de espuma seca, rutas de evacuación señalizadas y comitésde emergencia?

5.4 Describir si se tiene infraestructura con las condiciones adecuadas, suficientes, seguras,que garanticen un buen funcionamiento del archivo.

5.5 Usos y aplicaciones tecnológicas para el resguardo de la información, (escaneado,microfilme, etc.)

6. Servicios

Si No6.1. ¿Cuenta con una sala de consulta?, indique cuánto mide, cuantas sillas y

mesas posee.6.2. ¿Es un área sin ruido?6.3. ¿Es un área iluminada?6.4. ¿Es un área de acceso libre, sin necesidad de transitar por zonas restringidas

y cercanas a los depósitos para reducir el tiempo de entrega de losdocumentos a los usuarios? Explique.

6.5. ¿Posee una guía general del archivo?6.6. ¿Posee instrumentos de consulta, tales como índices, catálogos o inventarios

impresos sobre la documentación que resguarda? Explique.6.7. ¿Existen bases de datos a disposición de los usuarios para que busquen la

información que requieren?6.8 ¿Hay documentos digitalizados al servicio de los usuarios? Explique

6.9 ¿Cuál es el horario de atención?

6.10 ¿Posee un reglamento?, describa el procedimiento para acceder a los documentos.

6.11 ¿El usuario debe rellenar una o varias boletas de acuerdo al tipo de documento?Explique

6.12 ¿Hay documentos digitalizados al servicio de los usuarios?

6.13 ¿Cómo calificaría el servicio que actualmente presta su institución?

Con el apoyo de:

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