Instrumentos de Catalogación

Guía

Vicenta Cortés, “la guía jerarquiza el valor de los documentos entre sí, sitúa los

fondos estableciendo su sistemática estructuración dentro del conjunto de un

archivo en particular o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto de

archivos en particular, o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto

más amplio como puede ser el ámbito regional o nacional”.

E. Taillemite, “las guías pueden ser geográficas si cubren una región; metódicas

si se centran en un depósito; y de depósito si se refieren a un archivo”.

Manuel Vázquez, define a la guía como “una visión sinóptica de los fondos y

grupos documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar

su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotas

ideas de la archivalia. Si son por temas pueden ser generales, si se centran en

uno o más archivos; y especiales, si se refieren a un tema determinado”.

Schellenberg, “las guías pueden ser sumarias o descriptivas dependiendo de la

amplitud con que se describen los fondos”.

Francois Hildesheimer, “habrá guías por institución de archivo, guías

acumulativas para los archivos de una región o país, guías temáticas según se

trate de un tema o tipo documental, y guías de un fondo o sección”.

Haciendo una comparación de los tipos señalados por Hildesheimer y

Schellenberg, las dos últimas pueden incluirse en la categoría de guías

descriptivas enunciadas por Schellenberg y las dos primeras en la de sumarias.

Para Cruz Mundet “por lo menos, existen: el censo guía que informa sobre una

gran cantidad de archivos; la guía de fuentes cuyo objetivo es recopilar datos de

todos los fondos documentales que tengan información sobre un solo tema o un

área geográfica determinada; la guía orgánica en donde se incluye información

sobre los archivos que fueron generados por un organismo en particular”.

Inventarios

Para Cruz Mundet, “existen dos tipos que resumen las características de todos

los inventarios: el inventario somero y el inventario analítico”.

Instrumentos de Catalogación

Para Antonia Heredia, es “El instrumento que describe todas las series

documentales de cada fondo o sección de archivo, guardando la relación con su

origen y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de

instalación en el depósito.

Blanca Castro Badillo, lo define como “un listado completo del contenido y

localización de los documentos”.

El Archivo General de la Nación se definen los inventarios como:" ”Instrumentos

de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten

su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia), o

baja documental (inventario de baja documental).

Rousseau Jean Yves y Couture Carol, mencionan que el inventario “es un

instrumento que más se extiende en la descripción de un fondo de archivos, ya

que su unidad de descripción en la pieza”.

Aurelio Tanodi, concuerda con los autores anteriores en que el inventario “es una

descripción exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo”.

Catálogos

Antonia Heredia lo define, “catálogo es el instrumento que describe

ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades

archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas

una relación o unidad tipológica, temática o institucional”.

J.R. Cruz Mundet define el catálogo tiene la finalidad de describir

exhaustivamente, así en sus caracteres internos como en los externos, las piezas

documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas (expedientes),

seleccionadas según criterios subjetivos (por su valor histórico, para su

exposición, publicación). Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse

necesariamente a una agrupación documental (fondo, sección, serie), salvo que

sea muy pequeña, sino a grupos de documentos que presenten un interés

especial (mapas, sellos, pergamino) y limitados a un periodo cronológico concreto.

Instrumentos de Catalogación

Manuel Vázquez, considera que es una visión sinóptica de los fondos y grupos

documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor

y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotos

María Rosa Garrido. La catalogación es el proceso de descripción de los

elementos informativos que permiten identificar un documento y establecer los

puntos de acceso que van a permitir su recuperación. Por tanto, su fin es facilitar

la identificación física de los documentos y su producto final, el catálogo, actuará

de intermediario entre los usuarios y el fondo bibliográfico

Ana María Cordero.La catalogación es la operación por la cual se describe el documento en función

de sus características formales y externas, como el autor, el título, el lugar de

edición, el editor, el año de publicación, las características físicas, etc. Se trata de

una operación que debe estar sujeta a normas estrictas de la más amplia

extensión posible con el objeto de que los registros resultantes puedan ser

intercambiables y comprensibles a todos los niveles.

Instrumentos de Catalogación

Concepto Características Nivel de descripción Autor País

Guía La guía es el instrumento más general, lo mismo

puede hacerse de un fondo de archivo que de

todos los fondos que lo incluyan, podría hacerse

también de la totalidad de archivos de una nación

o de una región.

Su objetivo principal es el de brindar un panorama

general sobre el contenido del archivo destacando

lo más importante. Suele incluirse el desarrollo

histórico de los fondos, la manera como llegaron al

archivo, la relación entre los fondos y las

ausencias documentales, el tipo de servicios que

ofrece el archivo, los horarios y condiciones para

solicitar información.

Jerarquización del valor de los

documentos entre sí

Vicenta Cortés

AlonsoEspaña

Depende del contexto en que se

usan.E. Taillemita España

Ofrece al usuario una idea

general del contenido del archivo

Manuel

VázquezEspaña

Instrumento descriptivo Schellenberg USA

Depende del contexto en que se

usan.

Francois

Hildesheimer

Francia

Inventario Aunque en todos los países existe un consenso en

el sentido de que entre la guía y el catálogo,

necesariamente debe existir un tercero, que no

sea tan general como la guía pero tampoco tan

exhaustivo como el catálogo, que dé oportunidad

al investigador de obtener información suficiente

sobre la documentación conservada, pero al

mismo tiempo que permita una descripción

Inventario somero y el analítico Cruz Mundet España

Partiendo del rechazo total a

admitir que un inventario en un

archivo es una simple lista, su

función orientadora es superior a

la localizadora y de control,

sobre todo cuando estos

instrumentos han sido

completados con cuadros

Antonia

Heredia

España

Instrumentos de Catalogación

uniforme de cada serie documental. su tipología

es muy variada dependiendo de los países. En

Francia, por ejemplo, se habla del repertorio

numérico y el numérico detallado, además del

inventario sumario y el analítico; en Italia:

inventario sumario y analítico. En España, se

presenta mayor variedad: A. Matilla enuncia el

inventario esquemático, el sumario, el analítico y

el analítico de resúmenes; M. C. Pescador hace

referencia a: inventario somero, descriptivo,

analítico y mixto; Antonia Heredia habla

simplemente de inventario.

generales de clasificación del

fondo de que se trate”.

Herramienta para la localización

de documentos, es un listado

Blanca Castro

BadilloMéxico

Descriptivo, para los fondos de

archivos. Su unidad es la

descripción en la pieza.

Rousseau Francia

Couture Carol Francia

AurelioTanodi

Italia

Catálogo El término catálogo es muy utilizado en el contexto

bibliotecario, sin embargo, dentro de la archivística

este término en algunos casos, se utiliza como

sinónimo de la acción descriptiva. Para el

archivista la catalogación será la acción de

elaborar catálogos entendiendo como tal a un

instrumento de descripción que desciende hasta el

nivel de la pieza documental (documento suelto) o

a la unidad archivística (expediente).

Descripción de las piezas

documentales , unidades o

conjunto documental

Antonia

HerediaEspaña

Descripción exhaustiva de las

piezas documentales.

J.R Cruz

MundetEspaña

Visión sinóptica de los fondos

documentales.

Manuel

VázquezEspaña

Identificación de documentos

para su acceso.

María Rosa

Garrido España

Instrumentos de Catalogación

Describe las características

formales y externas.

Ana María

CorderoEspaña

Bibliografía:

ISLAS, María Estela. Teoría Archivística. En: La Archivística en México. México: Serie Formación Archivística, 2003