TEORIA BASICA DE EXCEL 2007Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Excel2007 es una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro).integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no te preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.

Esta característica de re cálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir

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un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.

En la celda D9 se ha calculado el IVA, debajo de la barra de herramientas puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D8*0,21 es decir, el producto de lo que hay en la celda D8 multiplicado por 0,21.

Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo.

También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de cálculo, incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería.

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Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel.

Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas.

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.

Excel se ha visto muy beneficiado por los cambios en esta versión. Sobre todo en cuanto a su rendimiento. Las hojas de cálculo son ahora mucho más potentes. Se ha aumentado su capacidad, y el uso de la memoria.

Excel 2007 es capaz de utilizar tanta memoria como Windows le permita, y no los limitados 1 GB que antes podía utilizar. Del mismo modo, la capacidad de las celdas se ha mejorado y son capaces de almacenar más información, igual que las funciones soportan muchos más argumentos y pueden ser llamadas desde otras hojas sin límite alguno.

Los comandos de Ordenar y Filtrar se han mejorado y ahora incluyen muchas más opciones y tienen una mayor capacidad para manejar los datos.

Hasta el momento se han añadido 51 nuevas funciones. Y algunas de las existentes se han visto mejoradas para que puedan trabajar con datos más grandes y tengan mayor rendimiento.

Igual que en Word, ahora los gráficos son mucho más ricos visualmente. Y los objetos SmartArt también están disponibles:

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Destacaríamos los nuevos formatos soportados, además de existir la opción de guardar los documentos como PDF, también se ha desarrollado en gran medida la integración XML en esta aplicación.

De este modo, los desarrolladores podrán crear aplicaciones que utilicen Excel como herramienta de base de datos e integrar sus resultados y hojas de datos fácilmente con otras aplicaciones no pertenecientes a Microsoft.

La valoración de este producto es muy buena, pues ha mejorado muchísimo su capacidad y rendimiento y se ha convertido en una aplicación mucho más poderosa.

Algo que nos ha llamado mucho la atención es el hecho de que los formatos abiertos de XML de la nueva versión de Office están basados en las mismas tecnologías que utiliza el formato XML de Open Office.

Iniciar Excel2007 Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

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Para cerrar Excel2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir

Usar la cinta de opciones

La primera vez que inicie algunos de los programas de 2007 Microsoft Office

system, quizá le sorprenda lo que vea. Los menús y las barras de herramientas

de algunos programas se han sustituido por la cinta de opciones.

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los

comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en

grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de

actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas

fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de

imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.

Minimizar la cinta de opciones

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los

comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos

lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad

(como escribir o diseñar una página). Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas

fichas sólo se muestran cuando son necesarias.

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No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de

herramientas y los menús de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante,

puede minimizar la cinta de opciones para que el área de trabajo sea mayor.

Mantener siempre la cinta de opciones minimizada

1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .

2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.

3. Para usar la cinta de opciones mientras esté minimizada, haga clic en la ficha

que desee utilizar y, a continuación, en la opción o comando deseados.

Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar texto en

el documento de Microsoft Office Word, hacer clic en el grupo Fuente de la

ficha Inicio y en el tamaño del texto que desee. Después, la cinta de opciones

se vuelve a minimizar.

Mantener la cinta de opciones minimizada durante poco tiempo

Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre

de la ficha activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta

de opciones.

Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones,

presione CTRL+F1.

Restaurar la cinta de opciones

1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .

2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.

Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones,

presione CTRL+F1.

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Usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones

Si prefiere usar el teclado en lugar del mouse (ratón), los programas que utilizan la

cinta de opciones en Microsoft Office proporcionan accesos directos de teclado para

permitirle realizar tareas rápidamente sin usar el mouse.

Obtener acceso a cualquier comando con unas pocas pulsaciones del teclado

Las claves de acceso proporcionan un medio para usar un comando rápidamente

presionando unas pocas teclas, sin importar dónde se encuentre en el programa.

Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones permiten el acceso

mediante una tecla de acceso. Puede llegar a la mayoría de los comandos usando de

dos a cuatro pulsaciones.

1. Presione y suelte la tecla ALT.

Se muestra información sobre teclas para cada función disponible en la vista

actual. El ejemplo siguiente procede de Microsoft Office Word.

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2. Presione la letra que aparece en la información sobre teclas acerca de la

función que desee utilizar.

3. En función de la tecla que presione, quizá se muestre información adicional

sobre las teclas. Por ejemplo, si está activa la ficha Inicio y presiona N, se

muestra la ficha Insertar junto con la información sobre las teclas relativa a los

grupos de esa ficha.

4. Siga presionando letras hasta que presione la letra del comando o control

específicos que desea utilizar. En algunos casos, en primer lugar debe

presionar la letra del grupo que contiene el comando:

SUGERENCIA Para cancelar la acción que esté realizando y ocultar la

información sobre teclas, presione y suelte la tecla ALT.

Cambiar el enfoque del teclado sin usar el mouse

Otra forma de usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones

es mover el enfoque entre las fichas y comandos hasta encontrar la función que se

desee usar. La tabla siguiente muestra algunas formas de desplazar el enfoque del

teclado sin usar el mouse.

Para: Presione

Seleccionar la ficha activa de la cinta de opciones y activar las teclas de acceso.

ALT o F10. Presione cualquiera de estas teclas para volver al documento y cancelar las teclas de acceso.

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Ir a otra ficha de la cinta de opciones. ALT o F10 para seleccionar la ficha activa y, a continuación, FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA

Minimizar o restaurar la cinta de opciones. CTRL+F1

Mostrar el menú contextual del comando seleccionado. MAYÚS+F10

Mover el enfoque para seleccionar cada una de las áreas siguientes de la ventana:

Ficha activa de la cinta de opciones

Ver la barra de estado situada en la parte inferior de la ventana

Su documento

F6

Mover el enfoque a cada comando de la cinta de opciones, hacia delante o hacia atrás.

ALT o F10 y, a continuación, TAB o MAYÚS+TAB

Subir, bajar ir a la izquierda o la derecha por los elementos de la cinta de opciones.

FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA

Activar el comando o el control seleccionados en la cinta de opciones.

BARRA ESPACIADORA o ENTRAR

Abrir el menú o la galería seleccionados en la cinta de opciones. BARRA ESPACIADORA o ENTRAR

Activar un comando o un control de la cinta de opciones para poder modificar un valor.

ENTRAR

Terminar de modificar un valor de un control de la cinta de opciones y devolver el enfoque al documento.

ENTRAR

Obtener ayuda sobre el comando o el control seleccionado en la cinta de opciones (si no hay ningún tema de la Ayuda asociado con el comando seleccionado, en su lugar se muestra un tema de la Ayuda general acerca del programa).

F1

Empezando a trabajar con Excel9

En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,...

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás cómo pone Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar En función de la memoria disponible y los recursos del sistema, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 1.048.576 filas por 16.384 columnas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

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Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,

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columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

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Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Haciendo un clic en esta pestaña se introducir una nueva hoja de cálculo.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

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Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes :

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón

Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

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Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :

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OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5

- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.

Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.

Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos .

Los operadores de comparación tienen todas las mismas prioridades, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:

COMPARACIÓN

Igualdad (=)

Desigualdad (<>)

Menor que (<)

Mayor que (>)

Menor o igual que (<=)

Mayor o igual que (>=)

Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor):

ARITMÉTICOS LÓGICOS

Exponenciación (^) Not

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Negación (-) And

Multiplicación (*) y División (/) Or

Adición (+) y Sustracción (-)  

Concatenación de caracteres (&)  

Nota: Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.

FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.

1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".

Ejemplo:

=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

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Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la

esquina superior izquierda tal como esto: .

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

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#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la

esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

Guardar un archivo

Cuando guarde un archivo, puede guardarlo en una carpeta de la unidad de disco duro, en una ubicación de red, en un disco, en un CD, en el escritorio o en otra ubicación de almacenamiento. Debe identificar la ubicación de destino en la lista Guardar en. Por lo demás, el proceso de guardar es el mismo sea cual sea la ubicación que elija.

Guardar un archivo

Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:

Word, Excel o PowerPoint

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S.

Nota Si va a guardar el archivo por primera vez, se le solicitará un nombre.

Guardar una copia de un archivo

1. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:

Word, Excel o PowerPoint

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

En la lista Guardar en, haga clic en la carpeta o en la unidad en la que desea guardar.

Sugerencia Para guardar la copia en una carpeta diferente, haga clic en otra unidad de la lista Guardar en o en una carpeta diferente de la lista de carpetas. Para guardar la copia en una

nueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta, el .

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

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3. Haga clic en Guardar.

Guardar un archivo en otro formato

1. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:

Word, Excel o PowerPoint

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo en el que desea guardar el archivo.

4. Haga clic en Guardar.

Guardar automáticamente información de Autorrecuperación

Autorrecuperación no sustituye la tarea de guardar normalmente los archivos. Si elige no guardar el archivo de recuperación después de abrirlo, el archivo se eliminará y los cambios no guardados se perderán. Si guarda el archivo de recuperación, reemplazará el archivo original (a menos que especifique un nombre de archivo nuevo). Cuanto más frecuentemente guarde los archivos, más información se recuperará si hay un corte de energía u otro problema mientras un archivo está abierto.

Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de EXCEL.

2. Haga clic en Guardar.

3. Active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada.

4. En el cuadro minutos, escriba o seleccione un número para determinar con qué frecuencia

desea guardar los archivos.

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Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

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La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una forma es hacer un clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Salir de EXCEL o en la opción CERRAR.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:

Haz clic sobre el botón:

Cancelar para no cerrar el documento.

No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que guardamos.

Sí para almacenar el documento antes de salir de él.

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En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de la cinta de opciones que cerraría el programa Excel.

Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.

Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir el archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que le impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre.

Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir el archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que le impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre

Abrir un archivo

1. Siga los procedimientos siguientes en los programas de 2007 Microsoft Office system que se indican:

Word, Excel, PowerPoint o Access

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione CTRL+A.

En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, unidad o ubicación de Internet que contiene el archivo que desee abrir.

En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo.

Nota De forma predeterminada, los archivos que se ven en el cuadro de diálogo Abrir son sólo los archivos creados por el programa que se está usando. Por ejemplo, si usa Microsoft Office Excel, no ve los archivos creados con Microsoft Office Word a menos que haga clic en Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo.

Haga clic en el archivo y, a continuación, en Abrir.

Abrir un archivo como copia

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Cuando abra un archivo como copia, el programa crea un duplicado del mismo y lo que ve es el duplicado. Los cambios que haga se guardarán en la copia. El programa asigna a la copia un nombre nuevo. El nombre predeterminado agrega Copia (1) de al principio del nombre de archivo.

1. Siga los procedimientos siguientes en los programas de 2007 Microsoft Office system que se indican:

Word, Excel, PowerPoint o Access

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione CTRL+A.

En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, unidad o ubicación de Internet que contiene el archivo que desee abrir.

En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo. Seleccione el archivo del que desee abrir una copia haciendo clic en la flecha situada

junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como copia.

Nota Al abrir un archivo como copia, se crea una copia nueva del mismo en la carpeta que contiene el archivo original.

Abrir un archivo como de sólo lectura

Al abrir un archivo en modo de sólo lectura, ve el archivo original, pero no puede guardar cambios en él.

1. Siga los procedimientos siguientes en los programas de 2007 Microsoft Office system que se indican:

Word, Excel, PowerPoint o Access

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione CTRL+A.

En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, unidad o ubicación de Internet que contiene el archivo que desee abrir.

En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo.

Seleccione el archivo que desee abrir en modo de sólo lectura haciendo clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo de sólo lectura.

Notas

24

Para crear un acceso directo a una carpeta de un servidor de archivos de red o de un servidor Web, utilice Mis sitios de red en la barra Mis direcciones del cuadro de diálogo Abrir.

La lista Archivos usados recientemente del menú Archivo o la lista Documentos recientes que

están disponibles al hacer clic en el botón de Microsoft Office muestran una lista de los últimos archivos abiertos. Haga clic en el nombre del archivo para abrirlo.

La carpeta Mis documentos recientes del cuadro de diálogo Abrir muestra una lista de los archivos y carpetas abiertos.

Fórmulas y Funciones

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

25

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Operadores más utilizados y las precedencias de los operadores

Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.

En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.

SIMBOLO DEL OPERADOR

OPERACIÓN QUE REALIZA

+ SUMA

- RESTA

26

* MULTIPLICA

/ DIVIDE

^ EXPONENCIACIÓN

& UNIÓN / CONCATENAR

= Comparación IGUAL QUE

> Comparación MAYOR QUE

< Comparación MENOR QUE

>= Comparación MAYOR IGUAL QUE

<= Comparación MENOR IGUAL QUE

<>Comparación DISTINTO

En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

Precedencia de los operadores

Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto.

En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel.

SIMBOLO DEL

OPERADOR

OPERACIÓN QUE

REALIZA

PRECEDENCIA

^EXPONENCIACIÓN

1

* MULTIPLICA 2

/ DIVIDE 2

+ SUMA 3

- RESTA 3

& UNIÓN / CONCATENAR

4

= Comparación IGUAL QUE

5

27

> Comparación MAYOR QUE

5

< Comparación MENOR QUE

5

>= Comparación MAYOR IGUAL QUE

5

<= Comparación MENOR IGUAL QUE

5

<>Comparación DISTINTO

5

Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operación que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis.

Veamos pues como resolvería la formula que hemos visto como ejemplo:

Podemos que hay 10 operaciones

- 5 SUMAS

- 3 MULTIPLICACIONES

- 1 DIVISIÓN

- 1 COMPARACIÓN

Primero resolvería por separado las operaciones de SUMA, después realizaría las operaciones de MULTIPLICACIÓN, seguidamente realizaría la DIVISIÓN y por último la COMPARACIÓN.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar.

Elegir la opción Función...

bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función.

28

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una

breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función:

y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro

29

variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será

una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .

En la ficha Inicio existe el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

30

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder ingresar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

31

MANIPULANDO CELDAS

Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz

gruesa blanca, tal como: .

Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

32

Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

El Portapapeles de Microsoft Office permite copiar varios elementos de texto y gráficos de documentos de Office u otros programas y pegarlos en otro documento de Office. Por ejemplo, puede copiar texto de un mensaje de correo electrónico, datos de un libro o una hoja de cálculo, y un gráfico de una presentación y pegarlos todos en un documento. Al utilizar el Portapapeles de Office, puede organizar los elementos copiados como desee en el documento.

33

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar. Seleccionar la ficha Inicio de cinta de opciones. Elegir la opción Copiar.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información situada en el portapapeles.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras. Seleccionar la ficha Inicio de la cinta de opciones. Elegir la opción Pegar.

34

Nota: Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias. Al copiar el elemento número 25, se elimina el primer elemento que contenga el Portapapeles de Office.

Tras cerrar todos los programas de Office, sólo queda en el Portapapeles el último elemento copiado. Al salir de todos los programas de Office y reiniciar el equipo, se borran todos los elementos del Portapapeles de Office.

Activar el Portapapeles de Office

Para ver el Portapapeles de Office en el panel de tareas, proceda como se indica en estos programas de Office:Access, Excel, Outlook, PowerPoint o Word

En la ficha Inicio en el grupo Portapapeles, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Portapapeles.

35

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .

Si no nos interesa ver el cuadro de dialogo Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar del panel.

Puede eliminar elementos del Portapapeles de Office uno por uno o todos a la vez.

En el panel de tareas Portapapeles, siga uno de estos procedimientos:

Para eliminar un elemento, haga clic en la flecha junto al elemento que desea eliminar y haga clic en Eliminar.

36

Para eliminar todos los elementos, haga clic en Borrar todo.

Mover o copiar celdas completas

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios.

1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar.

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover celdas, haga clic en Cortar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.

Para copiar celdas, haga clic en Copiar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

2. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

Sugerencia Para mover o copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, haga clic en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación, seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

37

Mover o copiar el contenido de una celda

1. Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea mover o copiar.

NOTA De forma predeterminada, puede editar y seleccionar los datos

directamente en la celda haciendo doble clic en ella, pero también puede

editar y seleccionar los datos de la celda en la barra de fórmulas.

2. En la celda, seleccione los caracteres que desea mover o copiar.

Cómo seleccionar caracteres en una celda

Para seleccionar el contenido de una celda Haga lo siguiente

En una celda Haga doble clic en la celda y, después, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar.

En la barra de fórmulas Haga clic en la celda y, después, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar en la barra de fórmulas.

Con el teclado Presione F2 para modificar la celda, utilice las teclas de flecha para colocar el punto de inserción y, a continuación, presione MAYÚS+tecla de FLECHA para seleccionar el contenido.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos

siguientes:

Para mover la selección, haga clic en Cortar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.

Para copiar la selección, haga clic en Copiar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

38

4. En la celda, haga clic donde desee pegar los caracteres o haga doble clic en

otra celda para mover o copiar los datos.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

6. Presione ENTRAR.

NOTA Si se hace doble clic o se presiona F2 para modificar la celda activa,

las teclas de desplazamiento del cursor solamente funcionarán dentro de esa

celda. Para utilizar las flechas de desplazamiento del cursor en otra celda; en

primer lugar, presione ENTRAR para completar los cambios en la celda activa.

Copiar sólo valores de celdas, formatos de celdas o fórmulas

Al pegar datos copiados, puede hacer lo siguiente:

Convertir las fórmulas de la celda en valores calculados sin sobrescribir

el formato existente.

Pegar sólo el formato de celdas, como el color de fuente o el color de

relleno (pero no el contenido de las celdas).

Pegar sólo las fórmulas (pero no los valores calculados).

1. Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene los valores, formatos de

celda o fórmulas que desea copiar.

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

39

2. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado o la celda en la que

desea pegar el valor, el formato de celda o la fórmula.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada bajo

Pegar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para pegar sólo los valores, haga clic en Pegar valores.

Para pegar sólo los formatos de celda, haga clic en Pegado especial y, a

continuación, haga clic en Formatos bajo Pegar.

Para pegar sólo las fórmulas, haga clic en Fórmulas.

NOTA Si las fórmulas copiadas contienen referencias de celda relativas,

Excel ajusta las referencias (y las partes relativas de las referencias de

celda mixtas) en las fórmulas duplicadas. Por ejemplo, supongamos que

la celda B8 contiene la fórmula =SUMA(B1:B7). Si copia la fórmula en la

celda C8, la fórmula duplicada hará referencia a las celdas

correspondientes de esa columna: =SUMA(C1:C7). Si las fórmulas

copiadas contienen referencias de celda absolutas, las referencias de las

fórmulas duplicadas no cambian. Si no obtiene los resultados deseados,

también puede cambiar las referencias de las fórmulas originales a

referencias de celda relativas o absolutas y volver a copiar las celdas.

40

Mover o copiar celdas completas utilizando el mouse

De manera predeterminada, la edición con arrastrar y colocar está activada, de manera

que pueda usar el mouse (ratón) para mover y copiar celdas.

1. Seleccione las celdas o el rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las

celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas que

desea mover o copiar.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover una celda o rango de celdas, sitúe el puntero sobre el borde

de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de

movimiento , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla

CTRL mientras coloca el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el

puntero se transforme en un puntero de copia , arrastre la celda o

rango de celdas hasta otra ubicación.

Copiar en celdas adyacentes utilizando el mouse

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes.

Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo

utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea

adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que

contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se

41

convertirá en una cruz negra.

Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,

arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará

el rango.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior

derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno

.

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de

copiado:

Mover o copiar filas y columnas

Al mover o copiar filas y columnas, Microsoft Office Excel mueve o copia

todos los datos que éstas contienen, incluidas las fórmulas y sus valores

resultantes, los comentarios, los formatos de celda y las celdas ocultas.

Se puede utilizar los comandos Cortar o Copiar para mover o copiar las filas y

columnas seleccionadas, pero esto también se puede hacer con el mouse

(ratón).

1. Seleccione la fila o columna que desea mover o copiar.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover filas o columnas, en la ficha Inicio, en el grupo

Portapapeles, haga clic en Cortar .

42

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.

Para copiar filas o columnas, en la ficha Inicio, en el grupo

Portapapeles, haga clic en Copiar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en una fila o una columna

situada debajo o a la derecha del punto desde el que desea mover o

copiar la selección y, a continuación, siga uno de los procedimientos

siguientes:

Cuando mueva filas o columnas, haga clic en Insertar celdas

cortadas en el menú contextual.

Al copiar filas o columnas, haga clic en Insertar celdas copiadas

en el menú contextual.

Nota Si hace clic en Pegar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles (o

presiona CTRL+V), en lugar de hacer clic en un comando del menú contextual, se

reemplazará el contenido de las celdas de destino.

Mover o copiar filas y columnas con el mouse

1. Seleccione la fila o columna que desea mover o copiar.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover filas o columnas, sitúe el puntero en el borde de la

selección. Cuando el puntero pase a ser un puntero de

movimiento , arrastre las filas o columnas hasta la nueva

ubicación.

Para copiar filas o columnas, mantenga presionada la tecla CTRL

mientras sitúa el puntero sobre el borde de la selección. Cuando

el puntero pase a ser un puntero de copia , arrastre las filas o

columnas hasta la nueva ubicación.

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Importante Asegúrese de que mantiene presionada la tecla CTRL durante toda

la operación de arrastrar y colocar. Si suelta la tecla CTRL antes de soltar el

botón del mouse, las filas o columnas se moverán en lugar de copiarse.

Notas

Si utiliza el mouse para insertar columnas o filas copiadas o cortadas, se

reemplazará el contenido existente en las celdas de destino. Para

insertar filas y columnas copiadas o cortadas sin reemplazar el contenido

existente, deberá hacer clic con el botón secundario del mouse en la fila

o columna situada debajo o a la derecha del punto donde desea mover o

copiar la selección y, a continuación, hacer clic en Insertar celdas

cortadas o Insertar celdas copiadas en el menú contextual.

No se puede mover ni copiar filas y columnas no adyacentes con el

mouse.

Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación

decidas borrarla.

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a

continuación...

Escoger la opción Borrar del grupo Modificar de la Ficha Inicio, entonces

aparecerá un submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

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Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios

ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la

altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $1200, borramos

la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 2300 aparecerá tal

como lo acabamos de escribir sin formato.

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a

asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.

Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en

el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $1400, borramos

la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 1400 ya que

únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o

no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000,

borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor

23000 aparecerá con el formato anterior, es decir $23.000.

Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las

celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de

los comentarios no es objeto de este curso.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar. Pulsar la tecla SUPR Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

Formato de celdas

45

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

Aplicar formato a celdas

Aplicar formato a celdas utilizando cuadro de dialogo formato de celdas.

Utilice el cuadro de diálogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de las celdas seleccionadas, esta es una forma. Pasos para desplegar el cuadro de dialogo formato de celdas:

Seleccione la celda, el rango de celdas, el texto o los caracteres a los que desea aplicar formato.

En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Formato de fuente de celda situado junto a Fuente.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+MAYÚS+F o CTRL+ 1 para mostrar rápidamente la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas.

otra forma para ingresar al cuadro de dialogo formato de celdas es hacer un clic en el derecho del mouse sobre la celdas, rango o conjunto de celdas seleccionadas, y seleccionar Formato de celdas.

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En el cuadro de dialogo Formato de celdas se puede observar las siguientes paletas.

Número

Alineación

Fuente

Borde

Relleno

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Protección

Número

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda.

Categoría Haga clic en una opción del cuadro Categoría y, a continuación, seleccione las opciones para las que desea especificar un formato de una celda. Se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no ocupa por completo la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

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Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

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Alineación del texto

Horizontal Seleccione una opción en el cuadro de lista Horizontal para cambiar la alineación horizontal del contenido de la celda. De forma predeterminada, Microsoft Office Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y se centran los valores de errores y lógicos. La alineación horizontal predeterminada es General. El cambio de la alineación de datos no cambia el tipo de datos.

Vertical Seleccione una opción en el cuadro Vertical para cambiar la alineación vertical del contenido de la celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineación horizontal predeterminada es General.

Sangría Aplica sangría al contenido de una celda desde cualquier borde de la misma, en función de si elige Horizontal y Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es equivalente al ancho de un carácter.

Orientación Seleccione una opción en Orientación para cambiar la orientación del texto en las celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén disponibles si se seleccionan otras opciones de alineación.

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Grados Establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un número positivo en el cuadro Grado para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el texto desde la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda seleccionada.

Control del texto

Ajustar texto Ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneas ajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda.

Reducir hasta ajustar Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El tamaño de carácter se ajusta automáticamente al cambiar el ancho de la columna. No cambia el tamaño de la fuente aplicada.

Combinar celdas Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La referencia de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior izquierda del rango original seleccionado.

De derecha a izquierda

Dirección del texto Seleccione una opción en el cuadro Texto para especificar el orden de lectura y la alineación. La configuración predeterminada es Contexto pero puede cambiarla a De izquierda a derecha o De derecha a izquierda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

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Fuente Seleccione el tipo de fuente para el texto de las celdas seleccionadas. La fuente predeterminada es Calibri.

Estilo de fuente Seleccione el estilo de fuente para el texto en las celdas seleccionadas. El estilo de fuente predeterminado es Normal.

Tamaño Seleccione el tamaño de fuente para el texto de las celdas seleccionadas. Puede escribir cualquier número entre 1 y 1638. El tamaño de fuente predeterminado es 11.

Nota Los tamaños de la lista Tamaño dependerán de la fuente seleccionada y de la impresora activa.

Subrayado Seleccione el tipo de subrayado que desea utilizar para el texto de las celdas seleccionadas. El subrayado predeterminado es Ninguno.

Color Seleccione el color que desea utilizar para texto o celdas seleccionadas. El color predeterminado es Automático.

Fuente normal Active la casilla de verificación Fuente normal para restablecer la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos al estilo Normal (predeterminado).

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Efectos Le permite seleccionar uno de los siguientes efectos de formato.

Tachado Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas seleccionadas como tachado.

Superíndice Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas seleccionadas como superíndice.

Subíndice Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas seleccionadas como subíndice.

Vista previa Vea un ejemplo de texto que aparece con las opciones de formato que selecciona.

Borde

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Línea Seleccione una opción en Estilo para especificar el estilo y el tamaño de la línea para un borde. Si desea cambiar un estilo de línea en un borde que ya existe,

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seleccione la opción de estilo de línea que desea y, a continuación, haga clic en el área del borde en el modelo Borde donde desea que aparezca el nuevo estilo de línea.

Preestablecidas Seleccione una opción de borde predefinida para aplicar bordes o quitarlos de las celdas seleccionadas.

Color Seleccione un color en la lista para cambiar el color de las celdas seleccionadas.

Borde Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y después haga clic en los botones bajo Preestablecidas o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas. Para quitar todos los bordes, haga clic en el botón Ninguno. También puede hacer clic en las áreas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes.

Relleno

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás.

Color de fondo Seleccione un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizando la paleta de colores.

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Efectos de relleno Seleccione este botón para aplicar degradado, textura y rellenos de imagen en las celdas seleccionadas.

Más colores Seleccione este botón para agregar colores que no están disponibles en la paleta de colores.

Color de Trama Seleccione un color de primer plano en el cuadro Color de Trama para crear una trama que utilice dos colores.

Estilo de Trama Seleccione una trama en el cuadro Estilo de Trama para aplicar formato a las celdas seleccionadas con una trama que utiliza los colores seleccionados en los cuadros Color de fondo y Color de Trama.

Muestra Vea una muestra de las opciones de trama, color y efectos de relleno que selecciona.

Protección

Bloqueado Evita que las celdas seleccionadas se cambien, muevan, cambien de tamaño o se eliminen. El bloqueo de celdas no tiene ningún efecto a menos que la hoja esté protegida.

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Oculta Oculta una fórmula de una celda para que no aparezca en la barra de fórmulas cuando la celda está seleccionada. Si selecciona esta opción, no tiene efecto a menos que la hoja esté protegida.

Cómo proteger una hoja

1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

2. Asegúrese de que la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas está activada.

3. En el cuadro Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione las actividades que permite que los usuarios ejecuten en una hoja protegida que contiene celdas bloqueadas.

Aplicar formato a celdas utilizando las opciones de los diferentes grupos de la ficha Inicio.

En la ficha Inicio, en el grupo Fuente disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

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Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

En la ficha Inicio, en el grupo Alineación disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.

Este botón nos alineará el texto en la parte superior de la celda.

Este botón nos alineará el texto para que este centrado con respeto a la parte superior e inferior de la celda.

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Este botón nos alineará el texto en la parte inferior de la celda.

Este botón gira el texto a un ángulo diagonal y a una orientación vertical.

En la ficha Inicio, en el grupo Numero disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

Este botón Formato de número se elige la manera en que se mostraran los valores en una celda: porcentaje, moneda, fecha y hora, etc.

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €).

Este botón es para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

Este botón es para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineación).

Este botón es para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Este botón es para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Gráficos

Introducción

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

En Microsoft Office Excel 2007, es fácil crear gráficos de aspecto profesional. Sólo con seleccionar un tipo, un diseño y estilo de gráfico (opciones de fácil acceso en la nueva

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cinta de opciones de Office Excel 2007), obtendrá resultados profesionales inmediatos cada vez que cree un gráfico. Para hacerlo aún más sencillo, puede guardar sus gráficos favoritos como una plantilla de gráfico que podrá aplicar rápidamente cuando cree un nuevo gráfico.

Crear gráficos en Excel

Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante, debe especificar, en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Gráficos).

1. Datos de la hoja de cálculo2. Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo

Excel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia de forma elocuente. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (gráfico de columnas o circular) y subtipos (gráfico de columnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también un gráfico combinado utilizando varios tipos de gráficos en uno solo.

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Ejemplo de gráfico combinado que usa un tipo de gráfico de columnas y líneas.

Tipos de gráficos disponibles

Microsoft Office Excel 2007 admite varios tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia uno existente, puede elegir entre una amplia gama de subtipos de gráficos disponibles para cada uno de los tipos de gráficos siguientes.

En este artículo

Gráficos de columnas

Gráficos de líneas

Gráficos circulares

Gráficos de barras

Gráficos de área

Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Gráficos de cotizaciones

Gráficos de superficie

Gráficos de anillos

Gráficos de burbujas

Gráficos radiales

Gráficos de columnas

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Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Columna agrupada y columna agrupada en 3D Los gráficos de columna agrupada comparan valores entre categorías. Un gráfico de columna agrupada muestra valores en rectángulos verticales en 2D. Una columna agrupada en un gráfico 3D muestra sólo los rectángulos verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Nota Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de columna 3D.

Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías que representan:

Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos de un histograma).

Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).

Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de artículos, nombres geográficos o los nombres de personas).

Columna apilada y columna apilada en 3D Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribución de cada valor con un total entre categorías. Un gráfico de columnas apiladas muestra valores en rectángulos apilados verticales en 2D. Un gráfico de columnas apiladas en 3D muestra los rectángulos apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Puede utilizar un gráfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y desea destacar el total.

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Columna 100% apilada y columna 3D apilada 100% Estos tipos de gráficos de columnas comparan el porcentaje que cada valor contribuye a un total entre categorías. Un gráfico de columnas 100% apiladas muestra valores en rectángulos verticales 2D apilados 100%. Un gráfico de columnas 3D apiladas 100% muestra los rectángulos 100% apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos con formato 3D. Puede utilizar un gráfico de columnas 100% apiladas cuando tenga tres o más series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categoría.

Columnas 3D Los gráficos de columnas 3D utilizan tres ejes que puede modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes horizontal y de profundidad.

Puede utilizar un gráfico de columnas 3D cuando desea comparar de una manera igual datos entre categorías y entre la serie.

Cilindro, cono y pirámide Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, apilados 100% y en 3D proporcionados para gráficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindro, cono y pirámide en lugar de rectángulos.

Gráficos de líneas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

Debería utilizar un gráfico de líneas si las etiquetas de categoría son texto, y representan valores de espacio uniforme como meses, trimestres o ejercicios fiscales. Esto es especialmente cierto si hay varias series: para una serie, debería pensar en utilizar un gráfico de categorías. Debería utilizar un gráfico de líneas si tiene algunas etiquetas numéricas con espacio uniforme, especialmente años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión.

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Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Línea y línea con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas son útiles para mostrar tendencias en el tiempo o categorías ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas sin marcadores.

Línea apilada y línea apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas apiladas son útiles para mostrar la tendencia de la contribución de cada valor en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas apiladas sin marcadores.

Sugerencia Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede pensar en utilizar en su lugar un gráfico de áreas apiladas.

Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas 100% apiladas son útiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas 100% apiladas sin marcadores.

Sugerencia Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede pensar en utilizar en su lugar un gráfico de áreas 100% apiladas.

Líneas 3D Los gráficos de líneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de opciones 3D. Un gráfico de líneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede modificar.

Gráficos circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular.

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Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.

Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.

Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.

No tiene más de siete categorías.

Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Circular y circular en 3D Los gráficos circulares muestran la contribución de cada valor a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente los sectores de un gráfico circular para destacarlos.

Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras Los gráficos circulares con subgráfico circular o circular con subgráfico de barras con valores definidos por el usuario extraídos del gráfico circular principal y combinados en un segundo circular o en una barra apilada. Estos tipos de gráficos son útiles cuando desea que los pequeños sectores del gráfico circular principal se vean mejor.

Gráfico circular seccionado y gráfico circular seccionado 3D Los gráficos circulares seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras que destacan valores individuales. Los gráficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Debido a que no puede mover los sectores de un gráfico circular seccionado de manera individual, puede que desee pensar en utilizar un gráfico circular o un gráfico circular en un gráfico 3D en su lugar. A continuación, puede extraer los sectores manualmente.

Gráficos de barras

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

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Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas.

Los valores que se muestran son duraciones.

Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los gráficos de barras agrupadas comparan valores entre categorías. En un gráfico de barras agrupadas, las categorías se organizan normalmente en el eje vertical y los valores en el eje horizontal. Un gráfico de barras agrupadas en 3D muestra los rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Barra apilada y barra apilada en 3D Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de elementos individuales con el conjunto. Un gráfico de barras apiladas en 3D muestra los rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Barra 100% apilada y barra 100% apilada en 3D Este tipo de gráfico compara el porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categorías. Una barra 100% apilada en un gráfico 3D muestra los rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Pirámide, cono y cilindro horizontal Los gráficos de cilindros, conos y pirámides horizontales están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados y 100% apilados proporcionados para gráficos de barras rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindros, conos y pirámides en lugar de rectángulos horizontales.

Gráficos de área

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total.

Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

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Los gráficos de área tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Área y área en 3D Los gráficos de área muestran la tendencia de valores en el tiempo o categorías. Un gráfico de área en 3D muestra lo mismo pero presenta las áreas en un formato 3D; no muestra los datos en un formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de área 3D. Como regla general, debería pensar en utilizar un gráfico de líneas en lugar de un gráfico de áreas no apiladas.

Área apilada y área apilada en 3D Los gráficos de áreas apiladas muestran la tendencia de la contribución de cada valor en el tiempo o categorías. Un gráfico de área apilada en 3D muestra lo mismo pero presenta las áreas en un formato 3D; no muestra los datos en un formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de área 3D.

Área 100% apilada y área 100% apilada en 3D Los gráficos de áreas 100% apiladas muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categorías. Un gráfico de áreas 100% apiladas en 3D muestra lo mismo pero presenta las áreas en un formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de área 3D.

Áreas 3D Los gráficos de áreas 3D muestran la tendencia de valores en el tiempo o categorías utilizando tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que puede modificar.

Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas y filas de una hoja de cálculo en un gráfico de tipo XY (dispersión). Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.

Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores, mostrando un conjunto de datos numéricos en el eje horizontal (eje x) y otro en el eje vertical (eje y). Combina estos valores en puntos de

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datos únicos y los muestra en intervalos uniformes o agrupaciones. Los gráficos de dispersión se utilizan normalmente para mostrar y comparar valores numéricos, como datos científicos, estadísticos y de ingeniería.

Piense en utilizar un gráfico de dispersión cuando:

Desea cambiar la escala del eje horizontal.

Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.

Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.

Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.

Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para revelar más información acerca de los valores agrupados.

Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos.

Desea comparar grandes números de puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo; cuanto más datos incluye en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que puede realizar.

Para organizar los datos de una hoja de cálculo para un gráfico de dispersión, debería colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuación, escribir los valores y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

Los gráficos de dispersión tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Dispersión con sólo marcadores Este tipo de gráfico compara pares de valores. Utilice un gráfico de dispersión sin líneas cuando tenga datos en un orden específico.

Dispersión con líneas suavizadas y dispersión con líneas suavizadas y marcadores Este tipo de gráfico se puede mostrar con o sin una curva suavizada en la

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que se conecten los puntos de datos. Estas líneas se pueden mostrar con o sin marcadores. Utilice el gráfico de dispersión sin marcadores si hay muchos puntos.

Dispersión con líneas rectas y dispersión con líneas rectas y marcadores Este tipo de gráfico se puede mostrar con o sin líneas rectas de conexión entre puntos de datos. Estas líneas se pueden mostrar con o sin marcadores.

Gráficos de cotizaciones

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja de cálculo en un gráfico de cotizaciones. Como su nombre implica, un gráfico de cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este gráfico también se puede utilizar para datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear gráficos de cotizaciones.

La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en su hoja de cálculo es muy importante. Por ejemplo, para crear un gráfico de cotizaciones de máximos, mínimos, cierre, debería organizar los datos con Máximos, Mínimos, Cierre escritos como los encabezados de columnas, en dicho orden.

Los gráficos de cotizaciones tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Máximos, mínimos y cierre El gráfico de máximos, mínimos y cierre se utiliza a menudo para ilustrar precios de cotizaciones. Requiere tres series de valores en el orden siguiente: máximos, mínimos y cierre.

Apertura, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico requiere cuatro series de valores en el orden correcto (apertura, máximos, mínimos y cierre).

Volumen, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico requiere cuatro series de valores en el orden correcto (volumen, máximos, mínimos y cierre). Mide el volumen empleando dos ejes de valores: uno para las columnas que miden volumen y el otro, para los precios de acciones.

Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico requiere cinco series de valores en el orden correcto (volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre).

Gráficos de superficie

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Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de superficie. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores.

Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores numéricos.

Los gráficos de superficie tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Superficie 3D Los gráficos de superficie 3D muestran tendencias en valores entre dos dimensiones de una curva continua. Los colores de un gráfico de superficie no representan las series de datos; representan la distinción entre los valores.

Trama de superficie 3D Mostrado sin color, un gráfico de superficie 3D se denomina gráfico de trama de superficie 3D.

Nota Sin color, un gráfico de trama de superficie 3D no es fácil de leer. Puede que desee utilizar en su lugar un gráfico de superficie 3D.

Contorno y trama de contorno Los gráficos de contorno y trama de contorno son gráficos de superficie vistos desde arriba. En un gráfico de contorno, los colores representan rangos específicos de valores. Un gráfico de trama de contorno se muestra sin color.

Nota Los gráficos de contorno o de trama de contorno no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar en su lugar un gráfico de superficie 3D.

Gráficos de anillos

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más de una serie de datos.

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Nota Los gráficos de anillos no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar un gráfico de columnas apiladas o un gráfico de barras apiladas en su lugar.

Los gráficos de anillos tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Anillos Los gráficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada anillo representa una serie de datos. Por ejemplo, en el gráfico anterior, el anillo interior representa los ingresos por impuestos de gas y el anillo externo representa los ingresos por impuestos de la propiedad.

Anillos seccionados De manera muy similar a los gráficos circulares seccionados, los gráficos de anillos seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras se destacan los valores individuales, pero pueden contener más de una serie de datos.

Gráficos de burbujas

En un gráfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de cálculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y los valores y correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se muestran en columnas adyacentes.

Por ejemplo, organizaría los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.

Los gráficos de burbujas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Burbuja y burbuja con efecto 3D Los gráficos de burbujas son similares al gráfico de tipo xy (dispersión), pero comparan conjuntos de tres valores en lugar de dos. El tercer

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valor determina el tamaño del marcador de la burbuja. Puede elegir una burbuja o una burbuja con un subtipo de gráfico con efectos 3D.

Gráficos radiales

En un gráfico radial se pueden representar datos organizados en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Los gráficos radiales comparan los valores agregados de un número de series de datos.

Los gráficos radiales tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos individuales, los gráficos radiales muestran cambios en valores relativos a un punto central.

Radial relleno En un gráfico radial relleno, el área cubierta con una serie de datos se rellena con un color.

Crear un gráfico

Crear un gráfico en Microsoft Office Excel es rápido y sencillo. Excel proporciona una variedad de tipos de gráficos entre los que puede elegir. Para obtener más información acerca de los tipos de gráficos que puede utilizar, vea Tipos de gráficos disponibles.

En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente datos que están organizados en filas o columnas en una hoja de cálculo. Sin embargo, algunos tipos de gráfico, como el gráfico circular o el gráfico de burbujas, requieren una disposición de datos específica.

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1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.

Cómo organizar datos para tipos de gráficos específicos

Para este gráfico Organice los datos

Columnas

Barras

Línea

Área

Superficie

Radial

En columnas o filas, de la siguiente manera:

Lorem Ipsum

1 2

3 4

O:

Lorem

1 3

Ipsum 2 4

Circular

Anillos

(con una serie)

En una columna o fila de datos y una columna o fila de rótulos de datos, de la siguiente manera:

A 1

B 2

C 3

O:

A B C

1 2 3

Circular En varias columnas o filas de datos y una

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Anillos

(con más de una serie)

columna o fila de rótulos de datos, de la siguiente manera:

A 1 2

B 3 4

C 5 6

O:

A B C

1 2 3

4 5 6

XY (dispersión)

Burbujas

En columnas, con los valores X en la primera columna y los valores Y correspondientes o los valores de tamaño de burbuja en las columnas adyacentes, de la siguiente manera:

X Y Tamaño de la burbuja

1 2 3

4 5 6

Cotizaciones En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas como rótulos:

valores máximos, valores mínimos y valores de cierre

Como:

Fecha Máximo Mínimo Cierre

1/1/2002 46,125 42 44,063

O:

Fecha 1/1/2002

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Máximo 46,125

Mínimo 42

Cierre 44,063

2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.

Sugerencia Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente todas las celdas que contienen datos que rodean directamente esa celda en un gráfico. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección forme un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico.

En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.

Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Todos los tipos de gráfico para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico; por último, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de gráficos disponibles y haga clic en los que desea utilizar.

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Sugerencia Cuando sitúe el puntero del mouse (ratón) sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico, aparecerá la información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico.

Notas

El gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado (gráfico incrustado:

gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de

gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.). Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo

un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico

dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.) independiente, puede cambiar su ubicación.

Cómo cambiar la ubicación de un gráfico

1. Haga clic en el gráfico incrustado o en la hoja de gráfico para seleccionarlos y mostrar las herramientas de gráfico.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

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3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva. Sugerencia Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede

escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva. Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo,

haga clic en Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.

Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el gráfico se muestra como un gráfico incrustado. Al presionar F11, el gráfico aparece en una hoja de gráfico independiente.

Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el subtipo de gráfico en el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en Establecer como predeterminado.

Al crear un gráfico, las herramientas de gráfico aparecen disponibles y se muestran las fichas Diseño, Presentación y Formato. Puede utilizar los comandos de estas fichas para modificar el gráfico con el fin de que presente los datos de la forma que desea. Por ejemplo, utilice la ficha Diseño para mostrar las series de datos por filas o por columnas, realizar cambios en el origen de datos del gráfico, cambiar la ubicación del mismo, cambiar el tipo de gráfico, guardarlo como una plantilla o seleccionar opciones de diseño y formato predefinidas. Utilice la ficha Presentación para cambiar la disposición de los elementos del gráfico, como los títulos del gráfico o los s de datos, utilizar herramientas de dibujo o agregar cuadros de texto e imágenes al gráfico. Utilice la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar efectos especiales.

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Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico

Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el estilo de cada uno de los elementos del gráfico.

No puede guardar un diseño o un formato personalizados, pero si desea volver a utilizarlos, puede guardar el gráfico como una plantilla de gráfico.

¿Qué desea hacer?

Seleccionar un diseño de gráfico predefinido

Seleccionar un estilo de gráfico predefinido

Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico

Cambiar manualmente el estilo de elementos de gráfico

Guardar un gráfico como una plantilla de gráfico

Seleccionar un diseño de gráfico predefinido

1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.

Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee utilizar.

Nota Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los diseños de gráfico estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.

Sugerencia Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más .

Seleccionar un estilo de gráfico predefinido

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1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.

Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee utilizar.

Nota Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos estarán disponibles en la galería Estilos rápidos de gráfico del grupo Estilos de diseño.

Sugerencia Para ver todos los estilos y diseños de gráficos disponibles, haga clic en Más .

Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico

1. Haga clic en el gráfico o seleccione el elemento de gráfico al que desea cambiar el diseño.

Cómo seleccionar un elemento de gráfico de una lista de elementos de gráfico

1. Haga clic en un gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Presentación, siga uno o varios de estos procedimientos:

En el grupo Etiquetas, haga clic en la opción de diseño de etiqueta que desee.

En el grupo Ejes, haga clic en la opción de eje o de línea de división que desee.

En el grupo Fondo, haga clic en la opción de diseño que desee.

Nota Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento que haya seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se aplicarán a todas

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las series de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarán solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.

Cambiar manualmente el estilo de elementos de gráfico

1. Haga clic en el gráfico.

Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha del cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, seleccione el elemento de gráfico al que desea dar formato.

3. En el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.

Sugerencia También puede aplicar un estilo rápido a cada uno de los elementos, o hacer clic en Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas en el grupo Estilos rápidos de forma de la ficha Formato y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

Guardar un gráfico como una plantilla de gráfico

1. Haga clic en el gráfico que desea guardar como plantilla.

Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla.

3. En el cuadro Guardar en, asegúrese de que la carpeta Gráficos está seleccionada.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre adecuado para la plantilla de gráfico.

Sugerencia Cuando cree un gráfico nuevo o desee cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente, puede aplicar la nueva plantilla de gráfico.

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Cómo aplicar una plantilla de gráfico

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para crear un gráfico nuevo basado en la plantilla, en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, en Todos los tipos de gráfico.

Sugerencia También puede hacer clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Gráficos en el grupo Gráficos de la ficha Insertar.

Para basar el tipo de gráfico de un gráfico seleccionado en la plantilla, en la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.

2. Haga clic en Plantillas en el primer cuadro y, a continuación, haga clic en la plantilla que desee utilizar en el segundo cuadro.

Nota Si guardó una plantilla de gráfico en una carpeta diferente a la carpeta Gráficos, haga clic en Administrar plantillas, busque la plantilla de gráfico y, después, cópiela o muévala a la carpeta Gráficos de Plantillas.

Cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente

En la mayoría de los gráficos 2D, puede cambiar el tipo de gráfico de todo el gráfico para aportarle un aspecto totalmente diferente, o puede seleccionar un tipo de gráfico diferente para cualquier serie de datos, lo que convertirá el gráfico en un gráfico combinado. En cuanto a los gráficos de burbuja y a la mayoría de gráficos 3D, puede cambiar únicamente el tipo de gráfico del gráfico completo. Para obtener más información acerca de los tipos de gráficos que puede utilizar, vea Tipos de gráficos disponibles.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para cambiar el tipo de gráfico del gráfico entero, haga clic en el área del gráfico (área de gráfico: todo el gráfico junto con todos sus

elementos.)o en el área de trazado  (área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, los rótulos de marcas de graduación y los

títulos de eje.) del gráfico para mostrar las herramientas de gráfico.

Para cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos únicos, haga clic en la serie de datos.

Sugerencia Se mostrarán las herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

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2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.

3. En el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en un tipo de gráfico en el primer cuadro y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.

Si guardó algún tipo de gráfico como plantilla, haga clic en Plantillas y, a continuación, haga clic en la plantilla de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.

Nota Sólo puede cambiar el tipo de gráfico de serie de datos por vez. Para cambiar el tipo de gráfico de más de una serie de datos del gráfico, debe repetir todos los pasos de este procedimiento por cada una de ellas.

Sugerencia Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el subtipo de gráfico en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en Establecer como predeterminado.

Trazar serie de datos de columnas o filas de hoja de cálculo

Después de crear un gráfico, puede cambiar fácilmente la manera en la que se trazan las columnas y las filas de la hoja de cálculo en el gráfico.

1. Haga clic en el gráfico que contiene los datos que desea trazar de forma diferente.

Sugerencia Se mostrarán las herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Cambiar entre filas y columnas.

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Nota Al hacer clic en este botón se cambia rápidamente entre trazar la serie de datos en el gráfico desde las filas de la hoja de cálculo o desde las columnas.

Informe de gráficos y tablas dinámicas

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Información general sobre informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico

Utilice un informe de tabla dinámica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. Utilice un informe de gráfico dinámico para ver esos datos de resumen contenidos en un informe de tabla dinámica y ver fácilmente comparaciones, patrones y tendencias. Ambos informes le permiten tomar decisiones informadas sobre datos críticos de su empresa. Las secciones siguientes ofrecen información general sobre los informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico.

En este artículo

Informes de tabla dinámica

Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica

Informes de gráfico dinámico

Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico

Diferencias entre gráficos e informes de gráficos dinámicos

Trabajar con datos de origen de tabla dinámica y gráfico dinámico

Informes de tabla dinámica

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Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:

Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el usuario.

Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.

Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.

Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de los datos de origen.

Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.

Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

A menudo utiliza un informe de tabla dinámica cuando desea comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para sumar y desea realizar comparaciones distintas con cada número. En el informe de tabla dinámica mostrado a continuación, puede ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con las ventas totales.

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Datos de origen, en este caso de una hoja de cálculo

Los valores de origen del resumen del Trim3 de Golf en el informe de tabla dinámica

El informe de tabla dinámica entero

Resumen de los valores de origen en C2 y C8 desde los datos de origen

En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un solo elemento Golf.

Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3. De forma predeterminada, los datos del área Valores resumen los datos de origen subyacentes en el informe de gráfico dinámico de la siguiente forma: los valores numéricos utilizan la función SUMA, y los valores de texto la función CONTAR.

Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica

Después de crear el informe de tabla dinámica inicial definiendo el origen de los datos, organizando los campos en la Lista de campos de la tabla dinámica y eligiendo un diseño inicial, a menudo se llevan a cabo las tareas siguientes cuando se trabaja con un informe de tabla dinámica:

Explorar los datos haciendo lo siguiente:

Expandir y contraer los datos, y mostrar los detalles subyacentes de valores.

Organizar, filtrar y agrupar los campos y los elementos.

Cambiar las funciones de resumen y agregar cálculos y fórmulas personalizados.

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Cambiar el diseño haciendo lo siguiente:

Cambiar la forma de la tabla dinámica: compacta, de esquema o tabular.

Mostrar los subtotales encima o debajo de sus filas.

Mover un campo de columna al área de filas, o mover un campo de fila al área de rótulos de columnas.

Cambiar cómo se muestran lo errores y las celdas vacías, y cambiar cómo se muestran los elementos y los rótulos sin datos.

Cambiar el orden de los campos y los elementos y agregar, reorganizar y eliminar campos.

Ajustar el ancho de las columnas al actualizar.

Activar o desactivar los encabezados de campo de columnas y filas, o bien mostrar u ocultar líneas las en blanco.

Cambiar el formato haciendo lo siguiente:

Dar formato a las celdas y rangos manual y condicionalmente.

Cambiar el estilo de formato general de la tabla dinámica.

Cambiar el número de formato para campos e incluir el formato de Servidor OLAP.

Informes de gráfico dinámico

Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un informe de tabla dinámica. Puede modificar el diseño y los datos que se muestran en un informe de gráfico dinámico tal y como se hace con un informe de tabla dinámica. Un informe de gráfico dinámico siempre tiene un informe de tabla dinámica asociado que utiliza el diseño correspondiente. Ambos informes tienen campos que se corresponden. Cuando modifica la posición de un campo en uno de los informes, también se modifica el campo correspondiente del otro informe.

Además de las series, categorías, marcadores de datos y ejes de los gráficos estándar, los informes de gráficos dinámicos tienen algunos elementos especializados que se corresponden con los informes de tablas dinámicas, como se muestra en la siguiente ilustración.

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Campo de filtro del informe

Campo de valores

Campo de serie

Elementos

Campo de categoría

Campo de filtro del informe Campo que se utiliza para filtrar datos por elementos específicos. En el ejemplo, el campo de página Región muestra los datos de todas las regiones. Para mostrar los datos de una sola región, puede hacer clic en la flecha de lista desplegable junto a (Todas) y seleccionar la región.

Utilizar campos de filtro de informe es una forma cómoda de resumir y centrarse rápidamente en un subconjunto de datos sin modificar la información de la serie y la categoría. Por ejemplo, si está realizando una presentación, puede hacer clic en (Todos) en un campo de filtro Año para mostrar las ventas de todos los años y luego centrarse en años concretos haciendo clic en un año cada vez. Cada página del filtro del informe del gráfico tiene el mismo diseño de categorías y series para distintos años, de modo que resulta fácil comparar los datos de cada año. Además, al permitir recuperar sólo una página del filtro a la vez de un conjunto grande de datos, los campos de página del filtro conservan la memoria cuando el gráfico utiliza datos de origen externo.

Campo de valores Campo del origen de datos subyacente que proporciona valores para comparar o medir. En el ejemplo, Suma de ventas es un valor de datos que resume las ventas trimestrales por región para cada deporte. El marcador de datos de primera categoría (Trim1) llega casi a 250 en el eje de valores (y). Esta cantidad es la suma de las ventas correspondientes a Tenis, Safari y Golf durante el primer trimestre. Según el origen de datos utilizado para el informe, puede cambiar la función de resumen a Promedio, Contar, Producto u otro cálculo.

Campo de serie Campo que se asigna a una orientación de serie en un informe de gráfico dinámico. Los elementos del campo proporcionan las series de datos individuales. En el ejemplo, Deporte es un campo de serie con tres elementos: Tenis, Safari y Golf. En el gráfico, las series se representan en la leyenda.

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Elemento Los elementos representan entradas únicas en un campo de columna o de fila, y aparecen en las listas desplegables de los campos de filtro del informe, en los campos de categoría y en los campos de serie. En el ejemplo, Trim1, Trim2, Trim3 y Trim4 son elementos del campo de categoría Trimestre, mientras que Tenis, Safari y Golf son elementos del campo de serie Deporte. Los elementos de un campo de categoría aparecen como rótulos en el eje de categorías del gráfico. Los elementos de un campo de serie aparecen en la leyenda y proporcionan los nombres de las serie de datos individuales.

Campo de categoría Campo de los datos de origen que se asigna a una orientación de categoría en un informe de gráfico dinámico. Un campo de categoría proporciona las categorías individuales cuyos puntos de datos se representan gráficamente. En el ejemplo, Trimestre es un campo de categoría. En un gráfico, las categorías suelen aparecer en el eje x, o eje horizontal, del gráfico.

Personalizar el informe Puede cambiar el tipo de gráfico y otras opciones, como los títulos , la ubicación de las leyendas , los rótulos de datos , la ubicación del gráfico, etc.

Puede crear un informe de gráfico dinámico cuando primero crea un informe de tabla dinámica, o bien puede crear un informe de gráfico dinámico desde un informe de tabla dinámica existente.

Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico

Al crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica, el diseño del informe de gráfico dinámico, es decir, la posición de sus campos, está determinado inicialmente por el diseño del informe de tabla dinámica. Si crea primero el informe de gráfico dinámico, determina el diseño del gráfico arrastrando campos de la Lista de campos de tabla dinámica hasta las áreas de la hoja de gráfico.

Los siguiente informes de ventas de tabla dinámica y gráfico dinámico muestran la relación entre los dos.

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Campos de filtro del informe

Campos de valores

Un rótulo de fila corresponde a un campo de categoría

Un rótulo de columna corresponde a un campo de serie

Diferencias entre gráficos e informes de gráficos dinámicos

Si ya conoce los gráficos normales, verá que la mayoría de operaciones de los informes de gráficos dinámicos son las mismas. Sin embargo, hay algunas diferencias:

Interacción Con los gráficos normales, se crea un gráfico para cada vista de los datos que se desea mostrar, pero no son interactivos. Con los informes de gráficos dinámicos puede crear un gráfico y ver los datos interactivamente modificando el diseño del informe o los detalles que se muestran.

Tipos de gráficos El tipo de gráfico predeterminado para un gráfico normal es un gráfico de columnas agrupadas, que compara los valores de las categorías. El tipo de gráfico predeterminado para un informe de gráfico dinámico es un gráfico de columnas apiladas, que compara la contribución de cada valor a un total en todas las categorías. Puede cambiar el informe de gráfico dinámico por cualquier tipo de gráfico, menos xy (dispersión), de cotizaciones y de burbuja.

Ubicación de los gráficos Los gráficos normales están incrustados de forma predeterminada en hojas de cálculo. Los informes de gráfico dinámico se crean en

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hojas de gráficos de forma predeterminada. Una vez creado, el informe de gráfico dinámico se puede cambiar a otra ubicación en una hoja de cálculo.

Datos de origen Los gráficos normales están vinculados directamente a las celdas de la hoja de cálculo. Los informes de gráfico dinámico se pueden basar en varios tipos de datos del informe de tabla dinámica asociado .

Elementos de gráficos Los informes de gráfico dinámico contienen los mismos elementos que los gráficos normales, pero además contienen campos y elementos que pueden agregarse, girarse o quitarse para mostrar vistas distintas de los datos. Las categorías, series y datos de los gráficos normales son campos de categoría y campos de serie, y en los informes de gráfico dinámico, también campos de valor. Los informes de gráfico dinámico también pueden contener campos de filtro del informe. Cada uno de estos campos contiene elementos, que en los gráficos normales se muestran como rótulos de categorías o nombres de serie en las leyendas .

Formato La mayoría del formato, incluidos los elementos, el diseño y el estilo, se guarda cuando se actualiza un informe de gráfico dinámico. Sin embargo, no se guardan las líneas de tendencia , los rótulos de datos , las barras de error u otros cambios realizados en las series de datos. Los gráficos normales no pierden estos cambios de formato cuando se les aplican.

Mover o cambiar el tamaño de los elementos En un informe de gráfico dinámico, no es posible mover ni cambiar el tamaño del área de trazado , la leyenda, los títulos de gráficos ni los títulos de ejes, aunque se puede seleccionar una de las distintas posiciones preestablecidas para la leyenda y modificar el tamaño de fuente de los títulos. En un gráfico normal, se pueden mover todos estos elementos y cambiar su tamaño.

Trabajar con datos de origen de tabla dinámica y gráfico dinámico

Al crear un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, puede utilizar unos de los diversos tipos de datos de origen.

Utilizar datos de hojas de cálculo

Puede utilizar los datos de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel como la base de un informe. Los datos deberían estar en formato lista, con rótulos de columna en la primera fila y con elementos similares en las filas restantes de la misma columna, y sin filas o columnas en blanco dentro del rango de datos. Excel utiliza los rótulos de columna para los nombres de campo en el informe.

Utilizar un rango con nombre Para facilitar la actualización del informe, asigne un nombre al rango de origen y utilice dicho nombre al crear el informe. Si se amplía el

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rango con nombre para incluir más datos, puede actualizar el informe para que incluya los datos nuevos.

Tablas de Excel Las tablas de Excel ya tienen formato de lista y son buenas candidatas para los datos de origen de las tablas dinámicas. Cuando se actualiza el informe de tabla dinámica, se incluyen automáticamente los datos nuevos y actualizados de la tabla de Excel. Para obtener más información, vea Descripción general de las tablas de Excel.

Incluir totales Excel generará subtotales y totales generales automáticamente en un informe de tabla dinámica. Si los datos de origen contienen subtotales y totales generales automáticos creados con el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos, utilice dicho comando para eliminarlos antes de crear el informe.

Utilizar orígenes de datos externos

Para resumir u analizar datos de fuera de Excel, como los registros de ventas de su empresa en una base de datos, puede recuperar datos de orígenes externos, incluidos bases de datos, cubos OLAP y archivos de texto.

Archivos de conexión de datos de Office Si utiliza una conexión de datos de Office (ODC) para recuperar datos externos para el informe, puede devolver los datos directamente a un informe de tabla dinámica. Los archivos de conexión de datos de Office son el método recomendado para recuperar datos externos para los informes. Para obtener más información, vea Conectarse con datos externos (importar), Crear, editar y administrar conexiones a datos externos y Propiedades de la conexión.

Datos de origen OLAP Si recupera datos de origen de una base de datos OLAP o de un archivo de cubo, únicamente podrá devolver estos datos a Excel como un informe de tabla dinámica o como un informe de tabla dinámica que se ha convertido en funciones de hoja de cálculo. Para obtener más información, vea Conectarse con datos externos (importar).

Datos de origen no OLAP Los datos subyacentes de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico que provienen de un origen diferente a una base de datos OLAP. Estos orígenes incluyen bases de datos relacionales y archivos de texto.

Utilizar otro informe de tabla dinámica

La memoria caché de la tabla dinámica Siempre que cree un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, Excel almacenará una copia de los datos del informe en la memoria y guardará esta área de almacenamiento como parte del archivo de libro. De este modo, cada nuevo informe requiere memoria y espacio de disco adicional. Sin embargo, cuando se utiliza un informe de tabla dinámica existente como el origen de un nuevo informe en el mismo libro, ambos informes comparten la misma

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copia de los datos. Al volver a utilizar la misma área de almacenamiento, el tamaño de ese archivo de libro se reduce y se mantienen menos datos en la memoria.

Requisitos de ubicación Para utilizar un informe de tabla dinámica como origen de otro informe, ambos deben formar parte del mismo libro. Si el informe de tabla dinámica de origen está en un libro diferente, cópielo en la ubicación del libro donde desee que aparezca el nuevo informe. Los informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico de distintos libros son informes separados, cada uno con su propia copia de los datos en la memoria y en los archivos de libro.

Los cambios afectan a ambos informes Al actualizar los datos del nuevo informe, Excel también actualiza los datos del informe de origen y viceversa. Cuando se agrupan o desagrupan los elementos de un informe, ambos informes se ven afectados. La creación de campos calculados o elementos calculados afecta a ambos informes.

Informes de gráfico dinámico Puede basar un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico en otro informe de tabla dinámica, pero no puede basarlo directamente en otro informe de gráfico dinámico. No obstante, como Excel crea un informe de tabla dinámica asociado a partir de los mismos datos siempre que se crea un informe de gráfico dinámico, puede basar un nuevo informe en el informe asociado. Los cambios realizados en un informe de gráfico dinámico afectan al informe de tabla dinámica asociado y viceversa.

Cambiar los datos de origen de un informe existente

Los cambios realizados en los datos de origen pueden hacer que estén disponibles diferentes datos para analizar. Por ejemplo, puede que usted desee cambiar de una base de datos de prueba a una base de datos de producción. Puede actualizar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico con nuevos datos que sean similares a la información de conexión de datos original actualizando el informe.

Para incluir datos adicionales o diferentes, puede volver a definir los datos de origen del informe. Si los datos son considerablemente diferentes, con muchos campos nuevos o adicionales, tal vez sea más fácil crear un informe nuevo. Para obtener más información, vea Seleccionar datos de origen diferentes para un informe de tabla dinámica.

Mostrar datos nuevos agregados por actualización Actualizar un informe también puede modificar los datos que se pueden mostrar. Para informes basados en listas de hojas de cálculos, Excel recupera campos dentro del rango de origen o el rango con nombre que usted especifique. Para informes basados en datos externos, Excel recupera datos nuevos que cumplen los criterios de la consulta subyacente o datos que se vuelve disponibles en un cubo OLAP. Puede ver cualquier campo nuevo en la

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Lista de campos y agregar los campos al informe. Para obtener más información, vea Actualizar datos conectados (importados).

Cambiar los cubos OLAP que cree Los informes basados en datos OLAP siempre tienen acceso a todos los datos del cubo. Si ha creado un archivo de cubo sin conexión que contiene un subconjunto de los datos en un cubo de servidor, puede utilizar el comando OLAP sin conexión y editar el archivo de cubo para que contenga otros datos del servidor. Para obtener más información, vea Crear un archivo de cubo sin conexión de una base de datos de servidor OLAP.

Crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico

Para analizar datos numéricos en profundidad y para responder a preguntas no anticipadas sobre los datos, utilice un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.

¿Qué desea hacer?

Crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

Crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica existente

Convertir un informe de gráfico dinámico en un gráfico estático

Crear un gráfico estático con los datos de un informe de tabla dinámica

Eliminar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

Crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

Para crear un informe de tabla o gráfico dinámico, necesita conectar con un origen de datos y especificar la ubicación del informe.

1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de inserción dentro de una tabla de Microsoft Office Excel.

Asegúrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

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Para crear un informe de tabla dinámica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Gráfico dinámico.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.

3. Seleccione un origen de datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccione la tabla que desea analizar

1. Haga clic en Seleccione una tabla o rango.

2. Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla, por ejemplo =BeneficiosTrimestrales, en el cuadro Tabla o rango.

Si seleccionó una celda de un rango de celdas o si el punto de inserción estaba en una tabla antes de iniciar el asistente, el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla se muestra en el cuadro Tabla o rango.

Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer

cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el

rango en la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo .

Nota Si el rango se encuentra en otra hoja de cálculo del mismo libro o de otro libro, escriba el nombre del libro y de la hoja de cálculo utilizando la siguiente sintaxis:([nombredellibro]nombredelahoja!rango).

Utilizar datos externos

3. Haga clic en Utilice una fuente de datos externa.

4. Haga clic en Elegir conexión.

Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes.

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5. Vaya a la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de diálogo y seleccione la categoría de conexiones para la cual desea elegir una conexión o selecciones Todas las conexiones existentes (que es el valor predeterminado).

6. Seleccione una conexión del cuadro de lista Seleccionar una conexión y haga clic en Abrir.

Nota Si elige una conexión de la categoría Conexiones en este libro, estará reutilizando o compartiendo una conexión existente. Si elige una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y se usa como la nueva conexión para el informe de tabla dinámica.

Escriba una ubicación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, escriba la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica.

O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación,

presione Expandir diálogo .

Haga clic en Aceptar.

Un informe de tabla dinámica vacío se agregará a la ubicación que especificó en la Lista de campos de tabla dinámica que se muestra de modo que puede comenzar a agregar campos, crear un diseño y personalizar el informe de tabla dinámica.

Si está creando un informe de gráfico dinámico, se crea un informe de tabla dinámica asociado directamente debajo del informe de gráfico dinámico para la ubicación que escriba. Este informe de tabla dinámica debe estar en el mismo libro que el informe de gráfico dinámico. Si especifica una ubicación en otro libro, el informe de gráfico dinámico también se creará en dicho libro.

Crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica existente

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.

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2. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico.

Puede utilizar cualquier tipo de gráfico excepto los gráficos xy (dispersión), de burbujas o de cotizaciones.

Convertir un informe de gráfico dinámico en un gráfico estático

1. Busque el informe de tabla dinámica asociado que tenga el mismo nombre que el informe de gráfico dinámico haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico.

2. Para determinar cuál es el nombre del informe de tabla dinámica asociado, en la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos para mostrar el cuadro de diálogo Modificar origen de datos, anote el nombre de la tabla dinámica asociada, que es el texto que sigue al signo de exclamación (!) en el cuadro de texto Rango de datos del gráfico y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Para encontrar el informe de tabla dinámica asociado, haga clic en el informe de tabla dinámica del libro, vaya a la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones hasta que encuentre el mismo nombre en el cuadro de texto Nombre.

2. Haga clic en Aceptar.

3. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda la tabla dinámica.

4. Presione SUPR.

Crear un gráfico estático con los datos de un informe de tabla dinámica

Este procedimiento crea un gráfico normal no interactivo, en lugar de un informe de gráfico dinámico.

1. Seleccione los datos del informe de tabla dinámica que desee utilizar en el gráfico. Para incluir botones de campo y datos en la primera fila y columna del informe, comience a arrastrar desde la esquina inferior derecha de los datos que está seleccionando.

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2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .

3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinámica.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada al lado de Pegar y, a continuación, haga clic en Pegado especial.

5. Haga clic en Valores y, a continuación, en Aceptar.

6. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico.

Eliminar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

Eliminar un informe de tabla dinámica

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.

2. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda la tabla dinámica.

3. Presione SUPR.

Nota Al eliminar el informe de tabla dinámica asociado de un informe de gráfico dinámico, se crea un gráfico estático que no será posible modificar.

Eliminar un informe de gráfico dinámico

1. Seleccione el informe de gráfico dinámico.

2. Presione SUPR.

Nota El informe de tabla dinámica asociado al eliminar el informe de gráfico dinámico no se elimina automáticamente.

Crear una macro

Para automatizar tareas repetitivas, puede grabar rápidamente una macro (macro:

acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de

programación de Visual Basic para Aplicaciones.) en Microsoft Office Excel. También puede crear una macro utilizando el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que

puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de

ejecución y problemas lógicos en el código en uso.) en Microsoft Visual Basic para escribir sus propias secuencias de comandos de macro o para copiar toda o parte de una macro en una nueva macro. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de barra de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si ya no es necesario utilizar una macro, puede eliminarla.

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Grabar una macro

Crear una macro mediante Microsoft Visual Basic

Copiar parte de una macro para crear otra

Asignar una macro a un objeto, gráfico o control

Eliminar una macro

Grabar una macro

Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones que desea grabar. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de opciones.

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.

3. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

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4. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

Nota El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres siguientes pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es válido.

5. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee utilizar.

Nota La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.

En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro.

Sugerencia Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si no existe todavía, y guarda la macro en este libro. En Microsoft Windows XP, este libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart para que se pueda cargar automáticamente cada vez que se inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

6. Para incluir una descripción de la macro, escriba el texto que desee en el cuadro Descripción.

7. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

8. Realice las acciones que desee grabar.

9. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación

.

Sugerencia También puede hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra de estado.

Crear una macro mediante Microsoft Visual Basic

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1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.

3. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic.

4. Si es necesario, en el menú Insertar, haga clic en Módulo.

Nota Se crean módulos automáticamente para todas las hojas del libro.

5. En la ventana de código del módulo, escriba o copie el código de macro que desea utilizar.

6. Para ejecutar la macro desde la ventana del módulo, presione F5.

7. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel cuando termine de escribir la macro.

Copiar parte de una macro para crear otra

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

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1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.

3. Abra el libro que contiene la macro que desee copiar.

4. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

5. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee copiar.

6. Haga clic en Modificar.

7. En la ventana de código del Editor de Visual Basic, seleccione las líneas de la macro que desee copiar.

Sugerencia Para copiar toda la macro, asegúrese de incluir las líneas Sub y End Sub en la selección.

8. En el menú Edición, elija Copiar.

Sugerencia También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) y después hacer clic en Copiar en el menú contextual, o bien, puede presionar CTRL+C.

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9. En el cuadro Procedimiento de la ventana de código, haga clic en el módulo en el que desea colocar el código.

10. En el menú Edición, elija Pegar.

Sugerencia También puede hacer clic con el botón secundario del mouse y después hacer clic en Pegar en el menú contextual, o bien, puede presionar CTRL+V.

Sugerencia El archivo de libro de macros personal (Personal.xlsb) no se puede modificar porque es un libro oculto que siempre está abierto. Primero debe mostrarlo utilizando el comando Mostrar. También puede abrirlo en el Editor de Visual Basic presionando ALT+F11.

Asignar una macro a un objeto, gráfico o control

1. En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto, gráfico o control al que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro en el menú contextual.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

Eliminar una macro

1. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.

2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. En la lista Macros en, seleccione Este libro.

4. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar.

5. Haga clic en Eliminar.

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Imprimir una hoja de cálculo o un libro

Los libros y hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno a uno o varios al mismo tiempo. Si los datos que desea imprimir están en una tabla de Microsoft Office Excel, sólo se podrá imprimir la tabla de Excel.

También se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora; esta opción resulta muy útil cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la que se utilizó para imprimirlo originalmente.

Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir.

Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.

Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.

3. En Imprimir, seleccione una opción para imprimir la selección, la hoja u hojas activas o todo el libro.

Nota Si la hoja de cálculo cuenta con un área de impresión definida, Excel sólo imprimirá dicha zona. Si no desea imprimir un área definida, active la casilla de verificación Omitir áreas de impresión.

Sugerencia Para imprimir rápidamente u obtener una vista previa de la copia impresa

antes de imprimirla, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Imprimir y, a continuación, haga clic en Impresión rápida o Vista preliminar.

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez

1. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.

Cómo seleccionar varias hojas de cálculo

Para seleccionar Haga lo siguiente

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Una hoja individual

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.

Sugerencia Para imprimir rápidamente u obtener una vista previa de la copia impresa

antes de imprimirla, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Imprimir y, a continuación, haga clic en Impresión rápida o Vista preliminar.

Imprimir varios libros de forma simultánea

Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Abrir.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+A.

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2. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en el nombre de los libros que desea imprimir.

3. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Herramientas y, a continuación, en Imprimir.

Imprimir una tabla de Excel

1. Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.

3. En Imprimir, seleccione Tabla.

Imprimir un libro en un archivo

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.

2. En el cuadro Nombre, seleccione la impresora en la que desea imprimir el archivo.

3. Active la casilla de verificación Imprimir a archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro de diálogo Imprimir a archivo, en Nombre del archivo de salida, escriba el nombre del archivo que desea imprimir.

Nota Si imprime un libro en un archivo para poder imprimir éste posteriormente en un tipo de impresora diferente de la que se utilizó originalmente para imprimir el documento, es posible que cambien los saltos de página y el espaciado de la fuente.

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