GESTION DE PROYECTOS

Gestin de Proyectos de Ingeniera de Sistemas UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

FACULTAD DE INGENIERIAE.A.P. INGENIERIA DE SISTEMAS Y COMPUTACIN ING. CIP ALEJANDRO ARBILDO GRNDEZ GESTION DE PROYECTOS INTRODUCCINQU ES UN PROYECTO?Conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin especfico, con una duracin establecida.Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos.El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirn o no pueden ser cumplidos o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

2Ejemplos de proyectos:Lanzamiento de un nuevo producto.Construccin de una nueva PlantaRealizacin de un viaje.Desarrollo de un programa de entrenamiento.Instalacin de un nuevo software.

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QU ES LA DIRECCION DE PROYECTOS?

Aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.Se logran mediante la aplicacin e integracin adecuadas de procesos de la direccin de proyectos, agrupados lgicamente , que conforman los 5 grupos de procesos , que son: INICIACION, PLANIFICACION, EJECUCION, SEGUIMIENTO Y CONTROL, CIERRE. 45Identificar requisitos.Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados segn se planifica y efecta el proyecto.Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con: EL ALCANCE, CALIDAD, CRONOGRAMA, PRESUPUESTO, LOS RECURSOS , RIESGO.DIRIGIR UN PROYECTO IMPLICA GESTIN DEL PORTAFOLIOEl trmino portafolio se refiere a un conjunto de proyectos o programas y otros tipos de trabajos que se agrupan para facilitar la direccin eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratgicos del negocio. Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes ni estn directamente relacionados.Ejemplo : un portafolio puede estar conformado por proyectos en el mbito del petrleo y gas, energa, los caminos, ferrocarriles y aeropuertos.La gestin del portafolio se refiere a la gestin centralizada de uno o ms portafolios, que incluye identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros tipos de trabajos relacionados para alcanzar los objetivos especficos y estratgicos del negocio.6GESTION DE PROGRAMASUn programa se define como un grupo de proyectos administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendran si se gestionaran en forma individual.Ejemplo: Un nuevo sistema de comunicaciones va satlite con proyectos para el diseo y construccin del satlite y las estaciones terrestres, la integracin del sistema y el lanzamiento del satlite.La direccin de programas se define como la direccin coordinada y centralizada de un programa para lograr los objetivos y beneficios estratgicos de la organizacin.7Proyectos y planificacin estratgicaLos proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratgico de una organizacin. Por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o ms de las siguientes consideraciones estratgicas:Demanda del mercadoOportunidad estratgica/necesidad comercial.Solicitud de un cliente.Adelantos tecnolgicos.Requisitos legales.Dentro de programas o portafolios, los proyectos resultan un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organizacin, a menudo en el contexto de un plan estratgico.8Oficina de direccin de proyectos PMOUna oficina de direccin de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una organizacin que tiene varias responsabilidades asignadas con relacin a la direccin centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdiccin. Las responsabilidades de una oficina de gestin de proyectos pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la direccin de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir proyectos directamente.

Una funcin fundamental de esta oficina es brindar apoyo a los directores del proyecto de diferentes formas, entre ellas:9Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la oficina de direccin de proyectos;Identificar y desarrollar una metodologa, mejores prcticas y normas para la direccin de proyectos;Instruir, orientar, capacitar y supervisar;Vigilar el cumplimiento de las polticas de normas, procedimientos y plantillas de la direccin de proyectos mediante auditoras del proyecto;Desarrollar y gestionar polticas, procedimientos, plantillas y otra documentacin compartida del proyecto.Coordinar la comunicacin entre proyectos.1011Existen diferentes tipos de estructuras de PMOs en las organizaciones, en funcin del grado de control e influencia que ejercen sobre los proyectos en el mbito de la organizacin. Por ejemplo: De Apoyo. Las PMOs de apoyo desempean un rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas, mejores prcticas, capacitacin, acceso a la informacin y lecciones aprendidas de otros proyectos. Este tipo de PMO sirve como un repositorio de proyectos. Esta PMO ejerce un grado de control reducido. De Control. Las PMOs de control proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios. Este cumplimiento puede implicar la adopcin de marcos o metodologas de direccin de proyectos a travs de plantillas, formularios y herramientas especficos, o conformidad en trminos de gobierno. Esta PMO ejerce un grado de control moderado. De Directiva. Las PMOs directivas ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia direccin de los mismos. Estas PMOs ejercen un grado de control elevado. el director del proyectoEl director del proyecto es la persona asignada por la organizacin ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto.Segn la estructura de la organizacin, el director del proyecto puede estar bajo la supervisin de un gerente funcional.En otros casos, el director del proyecto puede formar parte de un grupo de varios directores de proyecto que rinden cuentas a un director del programa o del portafolio, quien en ltima instancia es el responsable de los proyectos de toda la empresa.12CARACTERISTICAS DEL DIRECTOR DE PROYECTOAdems de las habilidades especficas a un rea y de las competencias generales en materia de gestin requeridas para el proyecto, la direccin de proyectos efectiva requiere que el director del proyecto cuente con las siguientes caractersticas:Conocimiento. Se refiere a lo que director del proyecto sabe sobre la direccin de proyectos.Desempeo. Se refiere a lo que el director del proyecto puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en direccin de proyectos.13Personal. Se refiere a la manera en que el director del proyecto se comporta cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas. La capacidad personal abarca actitudes, caractersticas bsicas de la personalidad y liderazgo (la capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las restricciones del mismo).14

Factores ambientales de la empresaLos factores ambientales de la empresa se refieren a elementos tangibles e intangibles, tanto internos como externos que rodean el xito de un proyecto o influyen en l. Los factores ambientales de la empresa pueden aumentar o restringir las opciones de la direccin de proyectos, y pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado.Procesos, estructura y cultura de la organizacin;Normas de la industria o gubernamentales (por ej., regulaciones del organismo de control, cdigos de conducta, normas de producto, normas de calidad y normas de fabricacin);Infraestructura (por ej., instalaciones existentes y bienes de capital);15Recursos humanos existentes (por ej., habilidades, disciplinas y conocimientos como los relacionados con el diseo, el desarrollo, las leyes, las contrataciones y las compras);Administracin de personal (por ej., pautas de retencin y manejo de personal, revisin del desempeo de los empleados y registros de capacitacin, poltica de horas extras y registro de horas trabajadas);Canales de comunicacin establecidos en la organizacin;

16Interesados O STAKEHOLDERSLos interesados son personas u organizaciones (por ejemplo, clientes, patrocinadores, la organizacin ejecutante o el pblico), que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin o terminacin del proyecto.Los interesados tambin pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo.Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad cuando participan en un proyecto y stos pueden cambiar durante el ciclo de vida del mismo. Su responsabilidad y autoridad pueden variar desde una participacin ocasional en encuestas y grupos de opinin, hasta el patrocinio total del proyecto, lo cual incluye proporcionar apoyo financiero y poltico. Los interesados pueden tener un impacto adverso en los objetivos del proyecto.17ALGUNOS DE ELLOS SON : Clientes/Usuarios. Los clientes/usuarios son las personas u organizaciones que usarn el producto, servicio o resultado del proyecto. Los clientes/usuarios pueden ser internos o externos a la organizacin ejecutante. Incluso puede haber diferentes niveles de clientes. Por ejemplo, los clientes de un nuevo producto farmacutico pueden incluir a los doctores que lo recetan, a los pacientes que lo consumen y a las aseguradoras que pagan por l. En algunas reas de aplicacin, clientes y usuarios son sinnimos, mientras que en otras, clientes se refiere a la entidad que adquiere el producto del proyecto y usuarios hace referencia a aqullos que usan el producto del proyecto directamente.18Patrocinador. Un patrocinador es la persona o grupo que proporciona los recursos financieros, en efectivo o en especie, para el proyecto. Cuando se concibe inicialmente un proyecto, el patrocinador es quien lo defiende. Esto incluye servir de portavoz frente a los altos niveles de direccin, para reunir el apoyo de la organizacin y promover los beneficios que aportar el proyecto. El patrocinador gua el proyecto a travs del proceso de contratacin o seleccin hasta que est formalmente autorizado y cumple un rol significativo en el desarrollo inicial del alcance y del acta de constitucin del proyecto.NO SON LOS NICOS STAKEHOLDERS19Influencias de la organizacin en la direccin de proyectosLa cultura, estilo y estructura de la organizacin influyen en la forma en la que los proyectos son ejecutados. El grado de madurez de la direccin de proyectos de una organizacin, as como sus sistemas de direccin de proyectos, tambin pueden influenciar el proyecto.Cuando en el proyecto participan entidades externas, como resultado de una unin temporal de empresas o de un convenio para un proyecto determinado, el proyecto recibir la influencia de ms de una empresa. En las siguientes secciones, se describen caractersticas y estructuras de la organizacin dentro de una empresa, capaces de influenciar el proyecto.20Culturas y estilos de la organizacinLas culturas y estilos pueden tener una fuerte influencia en la capacidad del proyecto de alcanzar sus objetivos.Muchas organizaciones han desarrollado culturas nicas que se manifiestan de diferentes maneras, entre las que se incluyen:Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas,Polticas, mtodos y procedimientos,Percepcin de las relaciones de autoridad, ytica laboral y horario de trabajo.21Estructura de la organizacinLa estructura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.22

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Cmo nacen LOS PROYECTOS ?A partir de un problema, oportunidad, necesidad se genera una IDEA

Debemos Transformar esa idea en un OBJETIVO Luego alcanzar ese objetivo obteniendo un PRODUCTO Ese producto debe dar solucin al problema u oportunidad original.Esto lo haremos travs de la realizacin de un proyecto dentro el marco de las ORGANIZACIONES involucradas.

2728OBJETIVOideaExpresin concreta del resultadoa obtener en trminos de :Alcance, desempeo, tiempo y costo.Problema, necesidad, oportunidadGESTION DE PROYECTOSCmo nacen?Cuando Cumpli con los objetivos dentrode las especificaciones tcnicas, de costo yde plazo de trmino

3 DIMENSIONES DE XITO DEL PROYECTO

DESEMPEO: el producto del proyecto cumple con lo esperado.TIEMPO: Se completa en el tiempo requerido.COSTO: Se completa dentro del presupuesto asignado29cuando tuvo xito un proyecto?30triple restriccin CalidadTiemposCostosAlcance31

GESTION DE PROYECTOStriple restriccin extendidaQu tienen en comn los proyectos exitosos? Definieron una misin acorde a la visin Fijaron OBJETIVOS (claros, medibles) Implementaron una ESTRATEGIA ADMINISTRACIN EFICIENTE => Plan

32Definir el problemaPlan EstratgicoMisinObjetivosMetas

proyectos exitosos!!!Es una gua de fundamentos especializados para la direccin de proyectosEs el documento donde esta reflejado toda una metodologa para administrar cualquier clase de proyectos, el mismo que es entregado por Project Management Institute (PMI) que es una organizacin mundial sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la gestin de proyectoswww. pmi.org (Pagina Oficial)www.pmi.org.pe (Per)

33 QU ES PMBOK ?34

Estructura Componentes del PMBOKEl PMBOK describe Procesos de Gestin de Proyectos, los cuales pertenecen a reas de Conocimiento de Gestin de Procesos y se ejecutan como parte de Grupos de Procesos de Gestin.Grupo deProcesosrea deConocimientoProceso deGestin5 grupos de procesos InicioPlanificacinEjecucinSeguimiento y controlCierre

10 reas de ConocimientoIntegracinAlcanceTiempoCostosCalidadR.H.ComunicacinRiesgoAdquisiciones ( Stakeholders )

EntradasHerramientasSalidas

Etapas del Proceso de gestin

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PMBOK - Grupos de procesos36IniciacinCierreControlEjecucinPlanificacinError fatal: pensar que esto es el proyectoGESTION DE PROYECTOSPMBOK - Grupos de procesos37InicioPlanificacinEjecucinControlCierreTiempo Nivel de ActividadInicio Planificacin Ejecucin Control Interaccin entre los procesos del ProyectoGESTION DE PROYECTOSPMBOK - Grupos de procesos-interaccinLos proyectos varan en tamao y complejidad. Todos los proyectos, sin importar cun pequeos o grandes, o cun sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vidainicio,organizacin y preparacin,ejecucin del trabajo ycierre.Esta perspectiva general puede proporcionar un marco de referencia comn para comparar proyectos, incluso si son de naturaleza diferente38

PMBOK ciclo de vida del proyecto39GESTION DE PROYECTOSPMBOK ciclo de vida del proyecto

Niveles tpicos de costo y dotacin de personal duranteel ciclo de vida del proyectoLas reas de Conocimiento de la Gestin de Proyectos Las reas de Conocimiento de la Gestin de Proyectos, describe el conocimiento y la prctica de la gestin de proyectos en trminos de sus procesos integrados. Estos procesos se han organizado en nueve reas de conocimiento, como se describe ms abajo. Gestin de Integracin del ProyectoGestin del Alcance del ProyectoGestin de Tiempos del ProyectoGestin de Costos del ProyectoGestin de la Calidad del ProyectoGestin de los Recursos Humanos del ProyectoGestin de las Comunicaciones del ProyectoGestin de Riesgos del ProyectoGestin de las Adquisiciones del Proyecto(Gestin de los STAKEHOLDERS) 5TA EDICIN 2013 40GESTION DE PROYECTOSreas de conocimiento41Interaccin de las reas del conocimientoreas de conocimiento

Gestin de Integracin de Proyectos, describe los procesos requeridos para asegurar que se coordinen adecuadamente los distintos elementos del proyecto. Esta consiste en el desarrollo de un plan de proyecto, la ejecucin del plan de proyecto y en el control integrado de cambios.

Gestin del Alcance del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, a fin de completar el proyecto exitosamente. Esta consiste en la iniciacin, planificacin del alcance, definicin del alcance, verificacin del alcance y control de cambios en el alcance.

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reas de conocimientoGestin de Duracin (Tiempo) del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar el trmino a tiempo del proyecto. Esta consiste en la definicin de las actividades, la secuencia de las actividades, estimacin de la duracin de las actividades, desarrollo del programa y control del programa.

Gestin de Costos del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar la ejecucin total del proyecto dentro del presupuesto aprobado. Esta consiste en la planificacin de los recursos, estimacin de los costos, preparacin de presupuestos de costos y control de costos.

Gestin de Calidad del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto satisfar las necesidades para las cuales fue ejecutado. Esta consiste en la planificacin de la calidad, aseguramiento de la calidad y control de calidad.

43reas de conocimientoGestin de Recursos Humanos del Proyecto, describe los procesos requeridos para realizar un uso ms eficiente y eficaz de las personas involucradas con el proyecto. Esta consiste en la planificacin organizacional, la adquisicin de personal, y en el desarrollo del equipo.

Gestin de Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar la generacin, recopilacin, diseminacin, almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto en forma adecuada y a tiempo. Esta consiste en la planificacin de las comunicaciones, distribucin de la informacin, reporte del rendimiento / desempeo y cierre administrativo.

Gestin de Riesgos del Proyecto, describe los procesos que tienen que ver con la identificacin, anlisis y respuesta al riesgo del proyecto. Esta consiste en la planificacin de la gestin de riesgos, identificacin de los riesgos, anlisis cualitativo de los riesgos, anlisis cuantitativo de los riesgos, planificacin de las respuestas a los riesgos, y monitoreo y control de los riesgos

44reas de conocimientoGestin de Abastecimiento de Proyectos, describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios desde fuera de la organizacin ejecutante. Esta consiste en la planificacin de la adquisicin, planificacin del requerimiento, requisicin, seleccin de la fuente, administracin del contrato y trmino del contrato.

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reas de conocimiento

46La gestin de proyectos con las reas de conocimiento segn PMBOKGESTION DE PROYECTOSreas de conocimiento - resumenreas de experiencia que necesita el equipo de direccin del proyecto

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GESTION DE PROYECTOSreas de experiencia del equipo lderLas estadsticas recogidas desde hace aos por diferentes analistas, mantienen aotras ao altsimos ratios en los ndices de proyectos fracasados en tecnologas de la InformacinEl 70% de lo proyectos no alcanzan las metas de plazos, costos y calidad (Gartner)El 50% de los proyectos de TI exceden su presupuesto (Gartner)En general, el 66% de los proyectos de TI fracasan, el 52% se cancela, el 82% se entrega fuera del plazo Menos del 40% alcanzan sus objetivos comerciales un ao despus (KPMG)

48GESTION DE PROYECTOSfracasos de proyectosRAZONES DE FRACASO

Planificacin InadecuadaProblemas con Recursos HumanosControles InapropiadosFactores Externos49GESTION DE PROYECTOSfracasos de proyectosPlanificacin Inadecuada

No participan en la planificacin los responsables de implementar las tareas.

No incluir todos los recursos necesarios para cumplir con los objetivos y alcance.

Objetivos o agendas irreales. No comprender la restriccin triple.50PersonasTecnologaEquiposMaterialesFondosEdificiosRECURSOSGESTION DE PROYECTOSfracasos de proyectosProblemas con recursos humanos

El rol del administrador del proyecto no est bien definido. Falla de autoridad.Falta de comunicacin y coordinacin para trabajar en equipo. Rotacin excesiva de personas en las actividades de trabajo. Menor especializacin51GESTION DE PROYECTOSfracasos de proyectos3. Controles inadecuados

No realizar informes de avance peridico.

El administrador del Proyecto pierde la visin de conjunto al controlar detalles minuciosos.

No comparar el estado del proyecto con el plan original. Anlisis del valor ganado52GESTION DE PROYECTOSfracasos de proyectos4. Factores exgenos

53Riesgo programticoOriginado por factores fuera del control del administrador.Riesgo de soporteAsociado al mantenimiento de sistemas que estn en desarrollo.Cmo mitigarlos => Gestin de RiesgoEl riesgo no se puede eliminar pero si administrarGESTION DE PROYECTOSfracasos de proyectosLeer PMBOK no sirve, hay que llevarlo a la prctica.Difcil su implementacin de una vez, debe ser gradual.Una buena intuicin soportada por experiencia documentada (informacin histrica) puede ser ms precisa que cualquier modelo.Reflexin sobre Metodologas giles.

54GESTION DE PROYECTOSconclusiones55