1. Microsoft Access Access es un Gestor de bases de datos relacionales. Una base de datos esta compuesta por tablas que estn relacionadas.Conceptos bsicos de Access Con Access, una base de datos es un archivo que contiene datos y los objetosque manejan esos datos son: Tablas: divide los datos, son los almacenes de datos, se compone de filas ycolumnas. A las filas se le llama registros y a las columnas se le llama campos. Formularios: Son pantallas que permiten ver , agregar y actualizar datos de lastablas. Consultas: Por medio de operaciones y preguntas se permiten: buscar, recuperardatos de las tablas, tambin permite : limitaciones de acceso, insertar, modificar yborrar datos. Informes: Permite por formatos analizar o imprimir los datos. Macros: Conjunto de instrucciones que se puedan almacenar para automatizartareas repetitivas. Mdulos: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje de alto nivel comoVisual Basic.

2. Iniciando con AccessConociendo el ambiente de Microsoft Access:1. Pasos: damos clic en el botn Inicio, todos los programas, Microsoft Office, MicrosoftAccess. Nos debe aparecer una ventana segn la versin instalada. 3. La primera ambiente de Access 2007, nos muestra : El botn de office Men de acceso rpido. Las categoras de la plantillas. La presentacin a Access 2007 La lista de las bases de datos abiertas recientemente. Damos clic en el botn office, nos muestra la siguiente ventana: 4. Haga clic en el Botn de Office y ver:1. Un men de comandos bsicos para trabajar con archivos.2. Una lista de los documentos recientes.3. Un botn cuya activacin permite ver y seleccionar diversos valores deconfiguracin del programa.Si este men le recuerda al men Archivo de versiones anteriores de Access,ya sabe lo que tiene que buscar en l.Para salir de damos clic en Exit Access. damos clic en nuevo, nos debe aparecer una ventana como esta en la partederecha . Donde dice nombre de archivo escribimo: prueba, luego damos clic en crear. 5. En la ventana principal de Access se divide en:1. Cintas de Opciones.2. La barra de herramientas de acceso rpido.3. el botn office.4. El panel de exploracin: nos muestra los objetos de la base de datos. 6. La cinta de opciones, dirige la fuerza de Access al lugar donde se puede ver deforma inmediata, sin tener que buscarla a travs del programa. Adems, mejora notablemente el rendimiento de su trabajo.La cinta de opciones est organizada en torno a las actividades habituales. Cadauna de sus fichas contiene los comandos que necesita para dichasactividades, reunidos en grupos lgicos. Aqu puede ver los grupos de Tablasy de Formularios en la ficha Crear.Los comandos son fciles de encontrar y de utilizar. La cinta de opciones es elcentro de comandos para trabajar en Access 2007. 7. La barra de herramientas que usted rellena como mejor le convenga. 1. La barra de herramientas de acceso rpido bsica. 2. Una barra de herramientas de acceso rpido personalizada.Todo el mundo tiene comandos favoritos. Coloque los suyos en la barra deherramientas de acceso rpido y siempre los tendr a mano.Slo tiene que hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) y, acontinuacin, hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de accesorpido. Con independencia de la ficha en que se encuentre, estoscomandos permanecen a su alcance. 8. Haga clic en el Botn de Office y ver:1. Un men de comandos bsicos para trabajar con archivos.2. Una lista de los documentos recientes.3. Un botn cuya activacin permite ver y seleccionar diversos valores deconfiguracin del programa.Si este men le recuerda al men Archivo de versiones anteriores de Access,ya sabe lo que tiene que buscar en l.Para salir de damos clic en Exit Access. 9. En office 2003, el ambiente es como se muestra: barra de men, barra de herramientas, barra de estado. Al lado derecho, aparece el panel de tareas, donde se crea un archivo nuevo debases de datos. 10. 2. Crear una base de datos2.1 Vamos a crear la base de datos para el primer ejemplo visto en clase, de lapresentacin Ejemplosresueltos, para lo cual abrimos la presentacincorrespondiente2.2 primero que todo creamos una carpeta en el escritorio de Windows con elnombre de Ejemplos de bases de datos de la siguiente forma:2.3 damos clic derecho sobre el escritorio, escogemos Nuevo, luego Carpeta, luegodigitamos el nombre.2.4 Abrimos Access: inicio, todos los programas, Microsoft office, Microsoft Access.2.5 damos clic en el botn office ( men archivo en office 2003) , clic en nuevo. 11. 2.6 Aparecer el cuadro de dialogo Nuevo, damos clic en base de datos en blanco2.7 luego aparece el cuadro de dialogo: Archivo nueva base de datos.2.8 Debemos darle el nombre a la base de datos: escuela, La extensin delarchivo es .mdb o accdb en Access 2007.2.9 Vamos a guardar la base de datos en una carpeta que creamos en el escritoriopara eso, damos clic izquierdo en la flecha hacia abajo, escogemos escritorio,luego abrimos la carpeta Ejemplos de bases de datos.2.9.1Por ultimo vamos clic en crear. 12. 3.1 Luego nos muestra una ventana como esta:3.2 Nos aparece los objetos que maneja la bases de datos: Tablas, Consultas,formularios, Informes, paginas, Macros, Mdulos.3.3 tambin nos muestra los diferentes tipos de vista de diseo: Diseo o asistente.3.4 Los Men: Abrir permite ver el contenido del objeto seleccionado ( tabla,consulta, etc.). Diseo: permite ver la ventana de diseo para hacer modificacionesa los objetos. Nuevo: permite la creacin de un nuevo elemento en la carpetaactual. 13. 3.5 Cerrar una base de datos Existen 2 pasos.1. Abrir botn office en office 2007 ( men archivo en office 2003), escoger cerrar.2. Dar clic en el botn cerrar ( la X), de la ventana de la base de datos. Cierre la base de datos, con cualquiera de los dos pasos.3.6 Abrir una base de datos Existen dos pasos:1. Abrir botn office ( men Archivo), seleccionar abrir, ir a Escritorio, abrir la carpeta Ejemplos de bases de datos, dar doble clic en el icono de la base de datos Escuela.2. estando cerrado Access, abrimos la carpeta donde tenemos la base de datos en este caso, la carpeta Ejemplos de bases de datos, damos clic sobre la base de datos escuela. Abra la base de datos Escuela, con cualquiera de los dos mtodos. 14. 4. Creacin de tablas Una tabla esta compuesta por filas y columnas. Las columnas son los campos ( atributos de las entidades ), identificadospor nombres. las filas son los registros ( Es conjunto de informacin sobre el mismoelemento, ejemplo: Alumno). Vamos a crear la primera de la tabla de la base de datos.4.1 Seleccionamos Tablas, Seleccionamos Nuevo, seleccionamos Creartabla en vista de diseo. En office 2007, seleccionamos la ficha Crear, luegodamos clic en tabla. 15. 4.2 En Access 2003, Seleccionamos vista de diseo: la cual nos muestra losnombres de los campos y propiedades. Nos aparece la ventana tabla1. 16. 4.3 Para vista de diseo en Access 2007, escogemos Ver en Cintas de Opciones.4.4 Luego escogemos Vista de Diseo.4.5 Nos aparece guardar como .4.6 Escribimos el nombre de la primera tabla: alumno, luego aceptar.4.7 Nos aparece, la barra con el nombre de la tabla, las columnas : nombre decampo, Tipo de datos, y la Descripcin, a bajo aparece la propiedades de los campos.4.8 Para cada atributo de la tabla, digitamos su nombre, el cual debe cumplir conciertas normas que se muestran a continuacin.4.9 Para cada tipo de dato, damos clic en la flecha de la celda correspondiente, paraseleccionar el tipo de dato. 17. Nombre de campo: permite identificar al campo en la tabla ( Evite colocar elmismo nombre a varios campos de distintas tablas, para evitar problemas con lasrelaciones. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de loscampos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. Nopueden llevar puntos, ni signos de exclamacin o corchetes. Si pueden tenerespacios en blanco en el medio.5.0 En esta parte, el campo nombre descompngalo en dos: para los dos nombres.Los mismo para el campo apellido. 18. La descripcin de un campo, permite aclarar informacin referida a los nombresdel campo . El tipo de campo, permite especificar el tipo de informacin que cargaremos endicho campo, esta puede ser:1. Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 2552. Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres3. Numrico: para introducir nmeros enteros o reales.4. Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora5. Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario6. Autonumrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente elcontenido.7. S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido deltipo S/No, Verdadero/Falso, etc.8. Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.9. Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web10. Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otratabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.5.1 Para las tablas, los cdigos serian tipo autonumerico, lo dems campos seriande tipo texto, las cantidades serian de tipo numrico. 19. 5.2 Para cambiar tipo de dato: de clic en la casilla Tipo de dato, luego clic en laflecha, lo cual muestra los tipos de datos disponibles. 20. Cada tipo de datos, tiene unos atributos propios o propiedades del campo:: Formato : define mediante una expresin el formato de los datos almacenados.Por ejemplo en campos numricos define si se utilizan separadores de miles, o si elvalor de interpreta como un porcentaje (%); en campos de texto puede forzar a quelos caracteres se almacenen en maysculas; en campos lgicos si se utiliza SI/NOo VERDADERO/FALSO; etc. Mscara de entrada: Fuerza a que los datos se introduzcan en un formatoadecuado. Por ejemplo para un telfono se puede ser interesante mostrar alusuario algo como "(__) ___-__-__", de manera que no pueda introducir caracteresextraos. La mscara de entrada es un conjunto de tres datos que definen loscaracteres admitidos, el formato presentado al usuario y el formato almacenado. El atributo Formato prevalece sobre la mscara de entrada, de manera que, aleditar los datos del campo, una vez introducidos siguiendo una determinadamscara, el contenido del campo se mostrar con el aspecto definido en el Formatoy no con el de la mscara. Ttulo: Es el ttulo de la columna que aparecer en el modo de ver datos (al editarlos datos almacenados) para el campo. Valor predeterminado: Un valor que automticamente introducir Access en elcampo si el usuario no indica otro. Regla de validacin: Una condicin que debe cumplir el dato introducido paraque sea aceptado. Por ejemplo, para un campo Edad se puede forzar a que el valorintroducido est comprendido entre 18 y 65 aos con una expresin como ">=18AND