Introducción a Access

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office, que permite crear tablas, consultas, formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos.

Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL, no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consultar fácilmente los datos almacenados.

1. -Bases de datos en Access

Una base de datos es una colección de datos organizada de tal manera que se facilite el acceso y la consulta de la información. Por ejemplo, una biblioteca es una base de datos compuesta de material impreso en papel y donde podemos encontrar el libro que necesitamos al consultar el catálogo de la biblioteca.

Podemos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel en donde solamente se almacena información relacionada a un tema específico.

Tablas, campos y registros en Access

Una tabla de Access está definida por campos donde cada uno de ellos tiene un tipo de datos específico como son los campos de tipo texto, los campos de tipo número, de tipo fecha, etc. Podemos pensar que un campo es similar a una columna de una tabla de Excel donde se ha especificado un título el cual indica el tipo de información contenida en dicha columna.

La información de una tabla se almacena en registros que no son más que las filas de la tabla y donde cada registro contiene una pieza de información específica. De esta manera podemos concluir que una base de datos en Access está siempre formada por tablas y las cuales a su vez se componen de campos y de registros.

2.-Crear una base de datos en Access

Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas predeterminadas que ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Nuevo y posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y enseguida se mostrarán las plantillas disponibles.

Pulsar la opción Base de datos en blanco que se encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo.

al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.

Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada. Por último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía llamada Tabla1 a partir de la cual podremos iniciar con la creación de nuestro diseño.

3.-Crear una tabla en Access

Una base datos en Access almacena la información en tablas. Una tabla es un conjunto de columnas y filas donde se guardarán los datos de una manera organizada. Una tabla en Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel.

Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos requisitos podemos proceder fácilmente a su creación dentro de la herramienta.Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.

Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla.

Definir el campo primario de la tabla: Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenaré la información de los empleados de una empresa con la siguiente información:

El campo primario de esta tabla será el campo IDEmpleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres que identificará de manera única a cada empleado.

Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú emergente.

Selecciona la opción Cambiar nombre de campo y podrás cambiar el nombre del campo directamente en el encabezado.

Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi diseño debe ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos, que se encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás una lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionaré la opción Texto.

Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como Tamaño del campo que también se encuentra dentro de la Ficha Campos.

Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya había colocado y lo hemos modificado. A continuación debemos crear nuevos campos el cual será un procedimiento diferente.

Definir los campos restantes de la tabla: en primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda “Haga clic para agregar” y se mostrará la lista de tipos de dato disponibles.

Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitirá capturar el nombre del campo en el encabezado.

Para los campos de texto podrás modificar la longitud de la misma manera que lo hicimos con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrás observar el cuadro de texto Tamaño del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.

De esta manera hemos terminado de crear la estructura nuestra primera tabla en Access pero ¡aún hace falta el paso final! Nunca olvides presionar el botón Guardar (en la barra de acceso rápido) de manera que se guarden los cambios. Access mostrará un cuadro de diálogo para salvar la nueva tabla.

Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar verás reflejado el nuevo nombre de la tabla.

4.-Crear una tabla en la vista Diseño de Access

Existen dos maneras de crear una tabla de Access: Crear la tabla en la vista Hoja de datos o crear la tabla en la vista Diseño. Con cualquiera de los dos métodos llegaremos al mismo resultado pero en  esta ocasión mostraré el método para crear una tabla en la vista Diseño de Access.

A continuación los campos que crearemos:

Crear una tabla en la vista Diseño: Lo primero que debemos hacer es pulsar el botón Diseño de tabla que se encuentra dentro del grupo Tablas en la ficha Crear.

Una vez que se muestra la cuadrícula en el panel derecho el procedimiento será el mismo para todos los campos.

En la columna Nombre del campo colocaremos los nombres de los campos de la tabla y en la columna Tipo de datos elegiremos el tipo de dato para cada campo de la tabla. De esta manera podemos crear todos los campos de nuestro ejemplo:

Como regla general siempre colocamos primero el campo clave. Para establecer el campo clave debemos seleccionar el campo correspondiente y pulsar el botón Clave principal que se encuentra en la ficha Diseño.

Podrás diferencia el campo de la clave principal por un pequeño icono que se mostrará a la izquierda del nombre. Para cada uno de los campos creados se pueden modificar ciertas propiedades, solamente selecciona alguno de los campos y podrás ver mayor detalle en el panel Propiedades del campo.

En la imagen superior puedes observar que he modificado el tamaño del campo Nombre de acuerdo al diseño que se realizó de la tabla. De esta manera puedes seleccionar cualquier campo de la tabla y modificar sus propiedades.

Finalmente debemos pulsar el botón Guardar que nos permitirá asignar un nombre a la tabla y guardar las modificaciones que hemos realizado.

5.-Agregar registros en Access

Una vez que hemos creado la estructura de la base de datos, ya sea en la vista Diseño o en la vista Hoja de datos, el siguiente paso es agregar registros en Access. Un registro es una fila de datos la cual tendrá un valor para cada campo de la tabla.Abrir la tabla en la vista Hoja de datos: El primer paso para iniciar con la inserción de un registro es abrir nuestra base de datos de Access y posteriormente abrir la tabla donde insertaremos la información. Es importante abrir la tabla en la vista Hoja de datos y para ello es suficiente con hacer doble clic sobre el nombre de la tabla o hacer clic derecho y seleccionar la opción Abrir.

Una vez abierta la tabla de nuestra base de datos podremos observar una cuadrícula con los títulos de los campos de la tabla en la parte superior. Para iniciar con la captura de datos en la tabla solamente debes hacer clic por debajo del título del primer campo y capturar la información correspondiente.

De inmediato observarás un pequeño icono al lado izquierdo de la fila que indicará que has iniciado con al captura de los datos de ese registro. Para capturar la información de otro campo tenemos dos opciones: pulsar la tecla Tabulador lo cual nos llevará a la siguiente columna o simplemente hacer clic sobre el campo que deseamos capturar.

Ingresar una fecha en Access: Cuando tengas un campo que ha sido previamente definido como un campo de tipo Fecha observarás que Access muestra un pequeño icono en forma de calendario a la derecha de la celda de captura.

Al pulsar sobre este icono se mostrará un calendario de donde podrás seleccionar la fecha adecuada.

Si no deseas utilizar este calendario simplemente introduce la fecha directamente en el campo con el formato adecuado que es utilizando una diagonal “/” como separador del día, mes y año. Por ejemplo, la siguiente fecha sería un dato válido en Access: 23/02/12.

Ingresar datos monetarios en Access: Para ingresar un dato en una columna de tipo Moneda no es necesario capturar el símbolo “$” ni tampoco será necesario capturar el carácter separador de miles. Por ejemplo, si deseo especificar  un salario de $45,000 para un registro de la tabla solamente debo ingresar el valor: 45000.

Una vez que sea capturado este dato Access presentará la información adecuadamente es decir, agregará el símbolo “$” y también colocará los separadores de miles correspondientes. Para capturar la información de un nuevo registro solamente debes hacer clic en el inicio de la nueva fila y capturar la información para cada uno de los campos.

Finalmente debemos pulsar el botón Guardar para asegurarnos que los datos ingresados sean permanentes en la tabla.

Una alternativa para agregar registros en Access: El método que acabamos de revisar es muy útil cuando tú mismo agregarás datos a una tabla. Sin embargo, cuando será una tercera persona la que hará el ingreso de información a la base de datos es recomendable utilizar Formularios especialmente si la otra persona no tiene conocimientos en Access ya que los Formularios nos ayudarán a evitar errores de captura.

En un próximo artículo revisaremos el método de Formularios como una alternativa para agregar registros en Access.

5.-Importar datos de Excel a Access

Es difícil pensar en capturar manualmente todos los registros de una tabla. Es por eso que Access nos permite importar datos de Excel de una manera sencilla. A continuación describiré este proceso de importación de datos.

Dos opciones para importar datos:: Lo primero que debemos decidir antes de iniciar con la importación de datos a Access es decidir si haremos la importación hacia una nueva tabla o hacia una tabla ya existente de Access. En caso de que la importación se realice a una nueva tabla, Access intentará asignar el tipo de datos adecuado para cada campo pero será necesario realizar una revisión posterior para asegurarnos de que Access haya asignado los tipos de datos adecuados en cada campo.

La otra opción es crear una tabla anticipadamente de manera que la importación se haga directamente a ella. De esta manera podremos definir los campos apropiados y el tipo de dato adecuado para recibir la información proveniente de Excel.

De manera personal prefiero utilizar el primer método y dejar que Access cree una nueva tabla y posteriormente realizar las adecuaciones pertinentes, pero puedes elegir cualquiera de estos dos métodos. En este artículo seguiremos la opción de crear una nueva tabla.

Importar una hoja de Excel: El proceso de importación de datos en Access se realiza a través de un Asistente el cual nos llevará de la mano para importar los datos. Debes ir a la ficha Datos externos y pulsar el comando Excel.

Este botón mostrará la primera pantalla del Asistente la cual nos permitirá especificar el archivo de Excel que contiene la información. Solamente debemos pulsar el botón Examinar para localizar el libro de Excel adecuado.

Adicionalmente debemos especificar el lugar donde se almacenarán los datos. La primera opción creará una nueva tabla que contendrá los datos importados. Si por el contrario deseas importar los datos a una tabla ya existente debes elegir la segunda opción la cual mostrará una lista de las tablas existentes de manera que puedas elegir.

Elegir la hoja de Excel a importar: El Asistente de importación detectará las hojas existentes dentro del libro de Excel. Solamente debemos asegurarnos de elegir la hoja adecuada antes de avanzar. Adicionalmente podrás observar una muestra de los datos contenidos en la hoja seleccionada.  Cuando estés listo pulsa el botón Siguiente.

Encabezados de columna: El tercer paso es muy simple ya que solamente nos pregunta si los datos de la hoja de Excel tienen un encabezado de columna.

En caso de que así sea solamente marca la caja de selección que indica que la Primera fila contiene encabezados de columna. Pulsa el botón Siguiente para continuar con el Asistente de importación.

Detalle de cada campo: El siguiente paso nos dará la posibilidad de indicar el tipo de dato que contienen las columnas de nuestro archivo Excel.

Si haces clic sobre cada columna podrás especificar el tipo de dato adecuado dentro de la lista de opciones. La opción Indexado nos permite indexar una columna.  Una columna indexada permite que la base de datos responda de una manera más rápida. Los índices son un tema avanzado que trataremos más adelante pero este paso del Asistente nos permite indicar si un campo será indexado o no al momento de importarlo.La otra opción que tenemos en esta ventana es No importar el campo y en caso de seleccionarlo  se omitirá dicha columna de la importación. Una vez que hayas revisado los campos de la hoja debes pulsar el botón Siguiente.

Definir una clave principal: El siguiente paso del Asistente nos permite establecer una clave principal para la nueva tabla que será creada en la importación de datos. La primera opción sugiere Permitir a Access agregar la clave principal lo cual se traduce en una nueva columna que contendrá un identificador único para cada registro de la tabla.

Si por el contrario, nuestra hoja de Excel ya contiene una clave principal definida, podemos seleccionar la opción Elegir clave principal para entonces seleccionar la columna que contiene dicha clave.La última opción nos deja avanzar sin especificar una clave principal en la nueva tabla. Haz clic en Siguiente para ir al paso final.

Finalizar la importación de datos a Access: El último paso del Asistente nos permite asignar un nombre a la nueva tabla que se creará en Access.

Para terminar con el proceso debes especificar el nombre de la tabla y hacer clic en el botón Finalizar. Finalmente Access preguntará si deseas guardar los pasos de la importación que acabamos de realizar, lo cual es recomendable si repetirás continuamente la exportación.

Al cerrar el Asistente podrás ver la nueva tabla creada en Access con los datos importados desde Excel.

exceltotal.com/introduccion-a-access-2010/Entrada publicada el 1 de junio, 2012 por Moisés Ortíz