Introduccion a Microsoft Access

La información se ha convertido en uno de los temas de actualidad. En el mercado se dispone de potentes sistemas para tratarla. Access se define como un Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacional (SGBDR) que incorpora un entorno de desarrollo para la creación de aplicaciones informáticas basadas en bases de datos.

La información debe caracterizarse por su calidad, flexibilidad, valor y funcionalidad, para cubrir las necesidades actuales y soportar los requerimientos futuros. El desarrollo y progreso de las organizaciones actuales depende de la confiabilidad y efectividad del intercambio de información y éste a su vez de la confiabilidad y efectividad del Sistema Gestor de Base de Datos.

Conceptos

¿Qué es MICROSOFT ACCESS?

Microsoft Access es una aplicación informática que permite la creación y la administración de Bases de Datos y está integrada en Microsoft Office Windows.

Access es un sistema de gestión de Bases de Datos Relacionales (SGBDR). El sistema gestor de bases de datos es un programa que permite el almacenamiento de los datos y que facilita su consulta, y pueden relacionar datos de distintas tablas.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en tablas, dichas tablas están compuestas por filas (Registros) y columnas (Campos o Atributos). Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo.

¿Qué es un Dato?Un dato puede ser una letra, numero, símbolo, o palabra que no tiene valor semántico (sentido) por sí mismo, pero si recibe un tratamiento (procesamiento) apropiado, se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.

Tipos de datos en Access Texto: puede contener letras, signos de puntuación o números. Se puede introducir

máximo 255 caracteres en cada campo. Ejemplo: nombres, apellidos, direcciones, etc. Memo: se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información, se puede

almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Numérico: Almacenan datos de tipo numérico (números enteros). Ejemplo: Edades, Fechas/Hora: Se utiliza para almacenar datos de fechas y horas (tiempo). Ejemplo: fechas:

16/09/2014; horas: 14:15:20 Moneda: Almacena datos numéricos de tipo monetario. Ejemplo: $24,00 Autonumérico: almacena datos numéricos que serán generados automáticamente, Access

garantiza que los datos no sean repetidos. Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5… Sí/ No: Admite valores lógicos como son: Sí o No, Verdadero o Falso y Activado o

Desactivado.

Objeto OLE: Contiene datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, fichero de sonido, etc.

Hipervínculo: Son datos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervínculos con estos objetos.

¿Qué es Información?La información se define como un conjunto de datos procesados, estos datos pueden ser del mismo tipo o de diferente tipo.

¿Qué es una Base de Datos? Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí, que a través de un SGBD

facilita el almacenamiento, gestión y recuperación de datos. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.

Una base de datos es un sistema informático a modo de almacén. En este almacén se guardan grandes volúmenes de información. Por ejemplo, imaginemos que somos una compañía telefónica y deseamos tener almacenados los datos personales y los números de teléfono de todos nuestros clientes, que posiblemente sean millones de personas.

Características Principales de una Base de Datos

Toda base de datos debe tener una serie de características tales como: Seguridad (Sólo personas autorizadas podrán acceder a la información), Integridad (la información se mantendrá sin pérdidas de datos) Independencia (una Base de Datos debe ser independiente del sistema operativo o

programas que interactúen con ella). Consistencia (es decir, que la información se guarde sin duplicidades y de manera correcta

en la Base de Datos).

Tablas

Una tabla es el objeto principal de una base de datos, es donde se almacena toda la información acerca de una persona, cosa o evento. Las tablas están formadas por filas (Registro) y columnas (Campos o atributos).

Un registro es cada una de las filas de la tabla. Es una ficha que contiene toda la información de un mismo elemento.

Un campo Es cada una de las columnas de la tabla, Es una característica o atributo común a todos los registros (por ejemplo: Apellido, Nombre, Edad etc.).A un campo se puede definir como la unidad básica de una base de datos.

Clave o clave principalLas tablas utilizan lo que se denomina una clave o clave principal para identificar los registros de forma única, ésta clave puede estar formada por uno o más campos. La clave principal servirá para relacionar unas tablas con otras.

Toda la información de la tabla debe describir el tema para el que fue creada. Por ejemplo: una tabla que contenga la información de todos los productos que vende una compañía, debe estar definida por un conjunto de campos, que representen todas las características del producto que sean relevantes para la compañía.

Ejemplo:

Tabla: Productos

Ejemplos:Tabla: Perfumes

ID(Autonumérico)

Nom. Perfume(Texto)

Precio(Moneda)

Proveedor(Texto)

1 Dulce vanidad $45 Yambal2 Cielo $50 Yambal3 Sensitive $22 Avon

Tabla: Automóviles

ID (Placas del carro)(Texto)

Color(Texto)

Marca(Texto)

Precio (Moneda)

Fecha-compra(Fecha/Hora)

HBA-985 Gris Chevrolet $25000 12/05/2014POB-589 Blanco Mazda $40000 10/07/2014TOM-256 Azul Toyota $22500 16/09/2014

Microsoft Access A. Como ingresar 1. Clic en inicio 2. En la opción de búsqueda escribir Access, como se muestra en la imagen.

3. Dar clic sobre Microsoft Access

B. Como crear una base de datos en blanco.Una vez abierto Access, Elegir una plantilla (Base de datos en blanco.)

1. Clic en el menú archivo2. Seleccionar la opción nuevo 3. Elegir la plantilla, Base de datos en blanco4. Clic en crear

C. Entorno de trabajo de Access

D. ¿Cómo crear una tabla?1. Clic en el menú crear.2. En la sección tablas seleccionar tabla

E. ¿Cómo ingresar campos en la tabla?1. Clic en el menú inicio 2. En las sección vistas, dar clic en la pestaña de la opción ver3. Seleccionar vista diseño 4. En la vista diseño podremos ingresar el nombre de cada campo con su respectivo tipo de

dato.

F. ¿Cómo cambiar la cave principal a otro campo?.Por lo general en Access la clave principal corresponde al primer campo de la tabla.

1. Si queremos cambiar la clave principal de un campo a otro solo hay que seleccionar el campo y dar clic en el ícono de la clave principal (llave).

G. ¿Cómo Guardar los cambios realizados en la tabla?1. Clic derecho sobre el nombre de la tabla abierta2. Seleccionar la opción guardar.

H. Como ingresar registros en la tablaUna vez ingresado los datos y guardados los cambios realizados.

1. En las sección vistas, dar clic en la pestaña de la opción Ver2. Seleccionar Vista Hoja de Datos

3. En la vista Hoja de datos podremos ingresar los registros (los datos de cada uno de los campos).