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INVENTARIOSINVENTARIOSINVENTARIOSINVENTARIOSBIENES Y SERVICIOS -SEBBIENES Y SERVICIOS SEB

Aura Marina Salomón AvendañoProfesional EspecializadaProfesional Especializada

Jefferson Alberto Echeverry BeltránProfesionalProfesional

BIENES MUEBLESBIENES MUEBLES

Los bienes muebles de las InstitucionesLos bienes muebles de las InstitucionesEducativas forman parte del ambientepedagógico, siendo los que facilitan losp g g , qprocesos de aprendizaje. Es necesario, portanto, que los directivos y estudiantesreconozcan la importancia de los recursos y lanecesidad de mantenerlos en buenascondiciones para que cumplan con su funcióncondiciones para que cumplan con su función,así como dejarlos en buen estado para elservicio de otros.

BIENES Y SERVICIOS –SEB / Aura Salomón / Jefferson Echeverry – 2010.

OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL

Buscar que el manejo de los bienesBuscar que el manejo de los bienes,propiedad de la Institución Educativa, se

d d l denmarquen dentro de los principios deTransparencia, Eficacia, Economía y Equidad,consagrados en la Constitución Nacional y enla Ley.la Ley.


OBJETIVOS ESPECIFICOSOBJETIVOS ESPECIFICOS

• Mantener un sistema de información de bienesactualizados ágil claro oportuno veraz yactualizados, ágil, claro, oportuno, veraz yconfiable.

• Fijar, cuando sea necesario, las responsabilidadesde los funcionarios que tienen bienes a su cargode los funcionarios que tienen bienes a su cargo,en todas y cada una de las etapas del proceso deadministración custodia y manejoadministración, custodia y manejo.


INVENTARIOSINVENTARIOSINVENTARIOSINVENTARIOS

NORMATIVIDAD CONCEPTOS

FORMATOS


NORMATIVIDADNORMATIVIDAD

Ley 715 de 2001Normas orgánicas en materia de recursos, competencias y organización de la prestación de los servicios de educación y ysalud, entre otros.

Decreto 4791 de 2008Reglamenta la Ley 715/01 en relación con el Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos educativosDecreto 4791 de 2008

Ci l 09 d 2010

Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales.

Administración y organización Bienes y Servicios de los Fondos Circular 09 de 2010

y g yde Servicios Educativos 2010.

P é? Para qué? ……..


QUÉ ES UN BIEN?

Este término es utilizado para nombrar cosas que son útiles aquienes las usan o poseen.

QUÉ ES UN BIEN MUEBLE?MUEBLE?

Es aquel que puede trasladarse fácilmente de un lugar a otro,Es aquel que puede trasladarse fácilmente de un lugar a otro,manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se halladepositado. Se clasifican en fungibles o consumibles cuando su usoconduce a su extinción; y no fungibles cuando el uso no las destruye.; y g y


S ll i f t

BIEN FUNGIBLE O CONSUMIBLE

Son aquellos que se consumen en su primer uso o, por su uso frecuente, generan undesgaste acelerado, se extinguen o desaparecen. No se clasifican como devolutivos(papelería, tintas, cintas para máquina, aseo, alimentos, etc.).


Son aquellos que no se consumen en su primer uso, aunque con el tiempo se deterioran

BIEN NO FUNGIBLE O DEVOLUTIVO

q q p q pa largo plazo, así como los que por su estado no son útiles o se han desactualizadotecnológicamente. Están sujetos a depreciación y es exigible su devolución (pupitres,sillas, tableros, maquinaria y equipo etc.).


Según su ubicación, se clasifican en:

Bienes en almacén: son aquellos elementos materiales que seencuentran almacenados en el área física denominada “almacén” oen la bodega del establecimiento, con disponibilidad para su uso o porque han sido reintegrados como devolutivos inservibles.

Bienes en uso: son los entregados a funcionarios de las diferentesgdependencias del establecimiento para el cumplimiento de susfunciones y sobre los cuales tienen la responsabilidad por su adecuadaadministración y protección.

CÓMO SE ADMINISTRA UN

Organización: realización del inventario y su avalúorespectivo

ADMINISTRA UN BIEN MUEBLE? Administración: realización de mantenimiento ,

nuevas adquisiciones y actualización del inventario.


INVENTARIOINVENTARIOINVENTARIOINVENTARIO

¿QUÉ ES? Herramienta de planificación que permite generar información confiabley oportuna sobre la cantidad y estado de los bienes muebles einmuebles, para el análisis y toma de decisiones gerenciales frente a suestado y uso eficiente, así como el establecimiento de unos planes demejoramiento y la priorización de recursos para inversión.

Identificación general de los bienes.

¿CÓMO SE ESTRUCTURA?

Establecer su situación legal.

Determinar su información económica.

Determinar su información física.

Aplicación de parámetros y normas.


ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO

Ingresos al inventario: por compra, por traspaso de una entidad a otra, por no haberse contemplado en conteos anteriores o por donación.

Egresos del inventario: por traspaso a otra institución, por baja (se decide retirar un bien , p j (del patrimonio de la entidad) o porque se han determinado como inservibles.


¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA HACER UN INVENTARIO?

Registrar la información correcta y organizada de forma tal quese impida su duplicidad y asegure los datos necesarios para

li l j d i i l i bl l b lactualizar la tarjeta de inventario, el registro contable y elaborar losplanes de mantenimiento y reposición.

El inventario deberá hacerse sobre los bienes no fungiblesubicados en almacén y los que se encuentran en servicio. Estosbi d b d id tifi d l ódi l ibienes deben quedar identificados con el código que se les asigne,mediante una plaqueta de información adherida al bien.

Deberán identificarse los bienes que se encuentren en poder deterceros o en servicio en dependencias ajenas al establecimientoeducativo, los cuales deberán ser revertidos a la institución, en casoeducativo, los cuales deberán ser revertidos a la institución, en casode encontrarse servibles, por tratarse de bienes con destinaciónespecífica, cuyo uso indebido acarreará sanciones a losfuncionarios responsables de la administración de los mismos.p


A PARTIR DE LA INFORMACIÓN REGISTRADA, ¿QUÉ SITUACIONES SE PUEDEN DETERMINAR?

Identificación, clasificación y ubicación de los bienes servibles en uso.

Identificación, clasificación y ubicación de los bienes inservibles, obsoletos einnecesarios, para darlos de baja.

Identificación de los bienes que no aparecen en el físico pero figuran en losregistros de la entidad, para ubicarlos o darlos de baja.

Identificación de bienes no registrados en inventarios para incorporarlos.

Identificación de bienes que figuran en inventario pero por suscaracterísticas pueden ser considerados de consumo, para retirarlos.

Identificación y clasificación de los bienes recibidos y entregados en comodato.


QUIÉNES DEBEN REALIZAR EL INVENTARIO?

Un equipo de trabajointerdisciplinario (constituido porpersonal con experiencia en manejo deinventarios y con conocimiento en aspectosy pespecíficos –laboratorios, equipos, maquinaria,

veterinaria, mobiliario escolar‐), dotado derecursos (planillas para diligenciar que serecursos (planillas para diligenciar que sedeben respaldar con las firmas de los

encargados de los bienes y del inventario) yactuando sobre la base de un plande trabajo (estrategias para recolectarinformación tiempo colaboradoresinformación, tiempo, colaboradoresadministrativos).


ANEXO 3SECRETARIA DE EDUCACION DE BOYACA

FORMATO TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE BIENES INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Nombre Institución Educativa Municipio

Codigo delNit

Codigo del Dane

Dirección Ubicación: Urbano ___ Rural ___

CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION MARCA No. DE SERIE VALOR ESTADO DE FECHA DE

FECHA DE ENTREGA VIDA UTIL ACTIVIDAD DEL RESPONSABLE

CONTABLEPOR

UNIDAD DEL ELEMENTO UNITARIO CONSERVACION COMPRA AL SERVICIO RESTANTE BIEN EN SERVICIO

BIEN EN BODEGA

NOMBRE CEDULA

B R M

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 121 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

162505 1

Computador negro, CPU,

mouse, teclado y audífonos

ACER 2544‐B14 1.250.000 X 12/11/2002 11/12/2002 0 XClara Martín

23.555.555

R i t d blRegistro de muebles:

Código 16 Propiedad, planta y equipo.

Código 1635 Bienes muebles en bodega.

Código 1536 Propiedad, planta y equipo en mantenimiento.

Código 1655 Maquinaria y equipo.

Código 1665 Muebles, enseres y equipo de oficina.g , y q p

Código 1670 Equipos de comunicación y computación.

Código 1680 Equipo de comedor cocina despensa y hoteleríaCódigo 1680 Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería.


VIDA ÚTIL DE BIENES MUEBLESVIDA ÚTIL DE BIENES MUEBLES

DENOMINACIÓN AÑOS VIDA ÚTILDENOMINACIÓN AÑOS VIDA ÚTIL

Muebles, enseres y equipos de oficina

10oficina

Equipo de comunicación 10

Equipo de cómputo 5

Equipo de comedor, cocina y despensa

10

Redes líneas cables aéreos y 25Redes, líneas, cables aéreos y sus accesorios

25

Equipo médico y científico 10

Equipo de transporte, tracción y elevación

10


ANEXO 4

SECRETARIA DE EDUCACION DE BOYACA

FORMATO RELACION DE BIENES PARA DAR DE BAJA

Nombre Institución Educativa Municipio

Nit Codigo del Daneg

Dirección Ubicación: Urbano __ Rural __

CODIGO DESCRIPCION DEL COSTO CANTIDAD VALOR RAZON PARA DAR DE

CONTABLE ELEMENTO UNITARIO UNIDAD ACTUAL BAJA

INSERVIBLE OBSOLETO INNECESARIO

1 2 3 4 5 63 4 5 6

166502Máquina de escribir eléctrica

‐ OLIVETTI300.000 1 0 X

ANEXO 5

SECRETARIA DE EDUCACION DE BOYACA

FORMATO DE TOMA DE INVENTARIOS DE SEMOVIENTES

Nombre Institución Educativa Municipiop

Nit Codigo del Dane

Dirección Ubicación: Urbano ______ Rural _____

CODIGO CANTIDAD CLASE RAZA EDAD VALOR VALOR RESPONSABLE

OBSERVACIONESCONTABLE POR UNIDAD MESES AÑOSDE

COMPRA COMERCIAL NOMBRE CEDULA

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1610 1 Bovino Normando 3 1.000.000 1.500.000Rafael Ortiz

2.333.333Es una vaca lechera y tiene una cría.

SEMOVIENTESSEMOVIENTESSEMOVIENTESSEMOVIENTES

La información requerida para inventarios sepresentará en tres avances programados así:presentará en tres avances programados así:

30 de agosto de 2010 – 35% de avance30 de agosto de 2010 35% de avance.

29 de octubre de 2010 ‐ 35% de avance.

30 de marzo de 2011 ‐ 30% de avance30 de marzo de 2011 ‐ 30% de avance.


GRACIASGRACIASBIENES Y SERVICIOS –SEB

Aura Salomón Jefferson EcheverryJefferson Echeverry

2010

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