S.I.G.V.F.T.E 1.0 Sistema informático de gestión de ventas para la ferretería Tituana Espinoza

Investigación preliminar

HISTORIAL DE REVISIONES

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Ferretería Tituana Espinoza Avda. Montgomery Sánchez Km 1/2 Vía

Machala - El Cambio

Teléfono: 099982687

1. Introducción

La investigación preliminar o también conocida como planificación, es la primera

aproximación que tenemos nosotros como investigadores a la realidad del estudio de la

empresa, la cual nos permite reunir datos de primera mano para contextualizar y

delimitar el problema de investigación y así reunir suficiente información para hacer del

mismo un adecuado planteamiento.

La investigación preliminar consiste por lo general en la elaboración de entrevistas

informales, indagatorias a los actores participantes o sujetos de estudio, así como consulta

a especialistas del tema acerca de las causas y consecuencias del problema detectado y que

piensa abordar a través de la investigación para darle solución.

1.1. Propósito

El propósito de la investigación preliminar es recolectar toda la información necesaria

acerca de laempresa con el fin de conocer la verdadera situación de la empresa y

determinar cuáles son los diferentes problemasque aquejan a dicha organización.

La investigación preliminar durante la recopilación de datos nos puede ayudar revelar los

espacios vacíos en el orden y en el contexto del estudio de la empresa e indicar dónde se

deberían recoger más datos para completar los vacíos de información.

1.2. Definición, Siglas y Abreviaturas

S.I.G.V.F.T.E: Sistema Informático de Gestión de Ventas de la Ferretería Tituana Espinoza

es el nombre que le hemos decidido darle a nuestro sistema.

Software:Considerado como el producto que se compone de programas, datos y

documentos.

Ámbito:Espacio comprendido dentro de límites determinados definido como un pre-

requisito para la estimación.

Análisis: Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus

principios o elementos.

1.3. Referencias

Los estándares, metodología, documentación que sirven de base para la elaboración de la

presente Investigación Preliminar se hacen referencia a continuación:

2. solicitud de servicios del sistema

3. Cometido de la empresa

3.1. Nombre de la empresa

Ferretería Tituana Espinoza.

Gerente: Mercy Espinoza.

3.2. Razón de la Empresa

Esta empresa se dedica a la venta de materiales de construcción, cuenta con todos

los permisos necesarios para su libre funcionamiento.

3.3. Antecedentes

El nombre de la empresa surgió con la ayuda de sus hijos, esta empresa se creó con la

finalidad de ayudar a solventar gastos económicos en el hogar. El negocio comenzó a

producir hace 3 años en la avenida Montgomery Sánchez. La Gerente General de esta

empresa es la Sra. Mercy Espinosa.

Esta empresa se dedica a la venta de materiales para la construcción, la idea de la

creación de esta empresa que actualmente es una de las más grandes de este sector

empezó , desde un comercial pequeño con productos básicos, hoy en día contamos con

un surtido amplio en lo que es materiales para la construcción.

El espacio geográfico comprende la avda. Montgomery Sánchez, ubicado en la ciudad

de Machala, en la dirección vía al cambio.

Se dedica a la venta de materiales para la construcción. Se origino a partir de la

necesidad en el medio no había en este sector de la ciudad de Machala un negocio de

materiales para la construcción y había alguien que ofrecía materiales pero lo era muy

pequeño el negocio y nosotros gracias a los compradores hemos salido adelante y lo

hemos hecho grande la empresa.

3.4. Localización

La ubicación de la Empresa es en la Avda. Montgomery Sánchez Km ½ via Machala

– El Cambio

Croquis

3.5. Misión

Es la de brindar a sus clientes una atención muy amena, espera además suplir las

necesidades de todos las personas que actualmente acuden a demandar sus productos,

y pues que más que con una tecnología de punta.

3.6. Visión

Su visión es contribuir a la venta de materiales de construcción a esa zona y a toda la

ciudad de Machala ya q es una de las ferreterías más grandes que tiene dicha ciudad.

El visón a futuro de su propietaria es que su empresa siga creciendo y abarque más

mercado tanto en dicha ciudad cono en el resto de partes de la provincia y de esta

manera siga siendo una de las ferreterías más exitosas de la ciudad.

3.7. Objetivos

Es seguir creciendo como empresa y también mejorar la atención al cliente por eso

desea q todas las ventas y ganancias sean controladas de manera automatizada.

Además que toda su mercadería sea controlada para sabes que materiales no más hay

en stop y saber lo q no tenemos para poder hacer pedidos.

3.8. Organigrama

4. Análisis de Áreas de Empresas

Actualmente la ferretería Tituana Espinoza cuenta con dos departamentos, el

departamento de ventas y el de administración, además de ello encontramos también

una bodega, equipos de mostrador para exhibir la mercadería, vehículos para poder

transportar los materiales e insumos.

El departamento de ventas actualmente está compuesto así:

Actualmente la empresa no cuenta con un sistema de facturación, este proceso es

manual, el principal inconveniente en este departamento es que se pierden los datos,

Mercy Espinoza

(Gerente)

Area de comercializacion

Santiago Tituana (Ventas)

Mercy Espinoza

(Departamento de compras)

Santiago Tituana

(Area de Bodega)

Mercy Espinoza

(Contabilidad)

Dertamento de ventas

Jefe de ventas

(Mercy Espinoza)

Personal de ventas

(Santiago Tituana)

Jefe de Bodega

(Santiago Tituana)

al no mantener un registro de sus clientes e inventario, no pueden controlar el flujo de

productos de entrada y salida de sus productos, además de que pierden tiempo al

realizar la misma, por lo cual se hace menester la adquisición de un sistema

automatizado que ayude a agilitar todos estos procesos.

5. Matriz de Estudio de Problemas/Oportunidades

Problemas/Oportunidades Urgencia Visibilidad Beneficio actual

Prioridad Solución

Perdida del registro de ventas

Seis meses

Alta Ninguno 2 Desarrollo aplicativo

No hay control de inventario

Arreglo inmediato

alta Ninguno 1 Desarrollo aplicativo

No hay control de flujo de caja

Tres meses

Alta Ninguno 1

Luego del desarrollo del inventario

5.1. Definición del Problema

Problema: Perdida del registro de ventas.

Causa: Control de las ventas diarias de manera manual.

Efecto: Pérdida de tiempo que afecta a los empleados y por ende a la empresa.

Pérdida de dinero para los empleados y a la empresa misma.

Solución Exitosa: Implementar un sistema que permita llevar a cabo un control

adecuado de las ventas realizadas día a día.

Problema: No hay control del inventario.

Causa: Control del stock de mercadería en bodega, por la pérdida de información.

Efecto: No hay control de stock, no se sabe la cantidad de productos existentes en

bodega

Solución Exitosa: Implementar un sistema que permita llevar a cabo un control

adecuado de las ventas realizadas día a día.

Problema: No hay control de flujo de caja.

Causa:Por el problema anterior, al no haber control del inventario no se puede

establecer un balance.

Efecto: no hay control de ingresos y egresos, no sabemos si está ganando o perdiendo

la empresa

Solución Exitosa: Implementar un sistema que permita llevar a cabo un control

adecuado de las ventas realizadas día a día.

6. Ámbito del Proyecto

El sistema a implementarse deberá ser capaz de suplir esta necesidad la cual es la de

mantener sus productos ordenados, controlando el stock, y el inventario así mismo lo

registros de las ventas (facturas).

El sistema estará enfocado al área de ventas, en la plataforma de WINDOWS XP, ya que con

este sistema el usuario está totalmente familiarizado y de esta manera evitar posibles

inconvenientes en el uso del sistema.

Además la persona autorizada en manejar los procesos de ventas, será un usuario y el

encargado de la parte administrativa como contabilidad será la persona encargada del

negocio en este caso “La gerente”.

Facturacion

Inventario

Compras

Ventas

Clientes