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T (506) 2522-3600 • F (506) 2522 3609 • San José, Costa Rica. www.opcccss.fi.cr • [email protected]

Operadora de Pensiones Complementarias y de Capitalización laboral de la Caja Costarricense del

Seguro Social

Teléfono 2522-3600 Fax No. 2522-3634

INVITA A PARTICIPAR EN LA

CONTRATACIÓN DIRECTA

2018CD-000032-01

TÉRMINOS DE REFERENCIA

“Contratación para el uso de una plataforma web que

permita la interacción de la OPC CCSS con sus afiliados

de manera interactiva, segura y expedita a través de

WhatsApp”

FECHA DE RECEPCION DE LAS OFERTAS:

26 DE FEBRERO 2018

http://www.opcccss.fi.cr/

mailto:[email protected]


INVITACION A OFERTAR

La Operadora de Pensiones Complementarias y de Capitalización Laboral de la Caja Costarricense de

Seguro Social S.A (en adelante OPC CCSS), con cédula jurídica número 3-101-271020, ubicada en San

Pedro de Montes de Oca, OFICENTRO DENT, 300 mtrs oeste de la entrada principal de la facultada de

derecho de la UCR, frente a edificio del BANHVI., mediante la proveeduría de la OPC CCSS recibirá

ofertas hasta la 01:00 p.m. del día 26 de mes de febrero del año 2018, para la contratación de referencia,

de conformidad con la hora oficial que indique el servicio de hora del Instituto Costarricense de

Electricidad, el número 1112.

El horario para revisión de expedientes es lunes y miércoles de 8:30 am a 12:00 md, en proceso de

concurso estará habilitada la atención de lunes a viernes de 08:30 am a 12md, esto con el fin de poder

coordinar con el personal involucrado en el proceso, debido a que el expediente debe ser custodiado por

personal de la OPC CCSS en todo momento. Si el proveedor requiere sacarle copias al expediente puedo

hacerlo siempre y cuando este acompañado por el encargado de proveeduría o colaborador de confianza

de la OPC CCSS, además está permitido sacarle fotos al expediente.

El área encargada de tramitar el procedimiento de contratación del objeto arriba citado, es la Proveeduría

de la OPC CCSS, misma que proporcionará la información adicional necesaria respecto a las

especificaciones, documentación y trámites relacionados.




Contenido

1 CONDICIONES GENERALES __________________________________________________ 4

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN ____________________________ 4

2. CONDICIONES DE ADMISIBILIDAD __________________________ 4

1.1 4

3. PRESENTACIÓN DE OFERTAS ______________________________ 4

4. VIGENCIA DE LA OFERTA _________________________________ 6

5. CALIDADES DE LOS OFERENTES ___________________________ 6

6. IDIOMA _________________________________________________ 7

7. CERTIFICACIONES, DECLARACIONES JURADAS Y COMPROBANTES: 7

8. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES AL CARTEL _____________ 8

9. ACEPTACION ____________________________________________ 8

10. PRECIO _________________________________________________ 8

11. ELEGIBILIDAD __________________________________________ 10

12. PLAZO Y FORMA DE ADJUDICACIÓN _______________________ 11

14. LUGAR DE ENTREGA DEL SERVICIO _______________________ 11

15. INICIO DE LA CONTRATACIÓN ____________________________ 11

16. CONTRATO ________________________ ¡Error! Marcador no definido.

17. RESCISIÓN Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO: _______________ 12

18. FORMA DE PAGO: _______________________________________ 12

19. PLAZO DE ENTREGA _____________________________________ 13

20. CLÁUSULA PENAL ______________________________________ 13

21. NATURALEZA DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS ___________ 14

22. DERECHOS Y PRERROGATIVAS DE LA OPCCCSS ____________ 14

23. PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ____ 16

24. CONSULTAS ____________________________________________ 16

25. EVALUACIÓN DE OFERTAS _______________________________ 16

26. CRITERIOS DE DESEMPATE ______________________________ 18

27. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA CONTRATACIÓN _______ 19




1 CONDICIONES GENERALES

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

1.1. Contar con una plataforma web que permita a la OPC CCSS interactuar con sus afiliados de

manera ágil y confiable a través de la aplicación WhatsApp, a su vez que la plataforma

permita ver información importante para el control y gestión de información referente al

servicio al afiliado.

2. CONDICIONES DE ADMISIBILIDAD

1.1

2.1 Se admiten en este concurso a todas las empresas o personas físicas que cumplan con la

totalidad de los requisitos legales, técnicos y financieros solicitados en este cartel según la

Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y que se dediquen al giro propio del

objeto contractual específico.

2.2 Las ofertas presentadas en forma extemporánea no serán admitidas para el concurso.

2.3 Deben estar al día con las cuotas patronales de la CCSS y FODESAF, presentar certificación.

2.4 Deben tener experiencia al menos de 3 años en la prestación del servicio objeto de la

contratación, para lo cual el oferente deberá presentar una declaración jurada.

2.5 Las ofertas para ser admisibles deben ser firmadas, por quien tenga legitimación, según lo

dispuesto en los artículos 17, 18, 19 y 63 del R.L.C.A. Se tendrán como impedimentos para

contratar las personas físicas o jurídicas a que hace referencia el artículo 19 del R.L.C.A.

3. PRESENTACIÓN DE OFERTAS

3.1 Todos los documentos emitidos deben dirigirse a la Operadora de Pensiones

Complementarias de la Caja Costarricense de Seguro Social S. A.

3.2 Los oferentes deben presentar, en un sobre cerrado, todo lo relacionado con su oferta, la cual

se hará sobre la base de los mejores atestados de estudios y experiencia y que cumpla con los

requisitos técnicos solicitados y una vez en firme el acto de selección de ofertas elegibles.

3.3 La oferta debe presentarse sin tachaduras, borrones ni alteraciones que puedan producir dudas

sobre el texto, debiendo salvarse todo error por nota, antes de la apertura de ofertas.

3.4 Si una oferta presenta dos manifestaciones contradictorias entre sí y una de éstas se ajusta al

cartel y la otra no, será válida la que se ajusta al cartel según el artículo 83 del R.L.C.A.




3.5 La oferta debe estar foliada y con su respectivo índice al inicio, debe corresponder en

numeración y contenido con los del cartel, y deberá ser presentada en el área de Proveeduría

de la OPC CCSS, antes de la hora de cierre de recepción, en un sobre cerrado. En el exterior

debe indicarse el nombre, dirección, teléfono, fax del oferente y debe contener la siguiente

leyenda:

CONTRATACIÓN DIRECTA No. ___

“Contratación para el uso de una plataforma web que permita la interacción de la OPC CCSS

con sus afiliados de manera interactiva, segura y expedita a través de WhatsApp”

NOMBRE DE LA PERSONA FÍSICA O JURÍDICA QUE PRESENTA LA OFERTA:

_____________________

3.6 Para todos los puntos, el oferente debe suministrar toda la información que la OPC CCSS

requiere para valorar la oferta, respondiendo con claridad a cada uno de los puntos de

conformidad con el qué, cuánto y cómo pretende ofrecer lo solicitado. Sin embargo, para

facilitar la presentación de la oferta, en los puntos que así se considere conveniente, el oferente

debe indicar por escrito que se da por enterado, acepta y cumple con lo señalado. Esto no

aplica para aquellos puntos en los cuales el oferente está obligado a dar una respuesta

ampliada que permita evaluar alguna característica que está ofreciendo como respuesta a un

requerimiento del cartel.

3.7 Una vez presentado el sobre que contiene la oferta, no podrá ser retirada y pasa a ser propiedad

de la OPC CCSS. Podrá ser modificada o dejada sin efecto mediante nota posterior presentada

antes de la hora de apertura.

3.8 Las ofertas deberán ser presentadas en forma ordenada, separando la información legal,

técnica y de precios en forma clara.

3.9 La persona que suscriba la oferta, por sí o en representación, deberá indicar su nombre y

apellidos, sus calidades y número de cédula de identidad o de residencia, número de teléfono,

fax, e-mail e iguales datos de sus representadas, si fuera el caso.

3.10 El oferente podrá incluir información adicional que a su criterio amplíe o aclare datos

relevantes para la calificación de su oferta cuando lo considere necesario y para un mayor

entendimiento. De ser requerida la incorporación de nueva información se deberá indicar en

el índice como un anexo, donde se señalará:

a) El número del anexo.

b) Si dicho anexo contiene más de un documento, indicar el título del documento.

c) Si el documento es extenso y se refiere a varios aspectos, indicar la página en donde se

trata el tema en cuestión.




3.11 Se deberá consignar en su oferta, el lugar donde recibir notificaciones, su dirección postal,

domicilio exacto, teléfono, dirección de correo electrónico y fax. Queda expresamente

autorizado el uso del fax o correo electrónico para hacer o recibir notificaciones. Las

notificaciones para la Operadora pueden ser enviadas al fax número 25 22 36 09 y/o al correo

electrónico [email protected] con copia a [email protected] y

[email protected].

3.12 La oferta debe presentarse por medio físico con firma original, en caso de no poder emitirla

por este medio puede enviarse por correo electrónico, siempre y cuando la firma del

documento sea con firma digital, según la Ley 8454. En caso de que la oferta se envíe de

forma electrónica, según lo antes descrito, en el asunto del correo se debe indicar el nombre

del procedimiento, con la presentación indicada anteriormente. No se recibirán ofertas por

medio digital que vengan con el registro de proveedores en un mismo archivo, tienen que

presentarse por separado.

3.13 En caso de presentar la documentación por medio de correo electrónico, escaneada, no se

tomará en cuenta para su valoración.

3.14 La oferta deberá contener, además de los datos generales y detalles necesarios, indicación

clara del plazo de entrega del objeto de este concurso, considerando para ello las condiciones

indicadas en este cartel.

4. VIGENCIA DE LA OFERTA

4.1 En la oferta se debe indicar el plazo de vigencia de la misma, el cual no podrá ser menor de

45 (cuarenta y cinco) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas,

inclusive, según lo dispuesto en el artículo 67 del R.L.C.A. y en relación con el artículo 100

del R.L.C.A.

5. CALIDADES DE LOS OFERENTES

5.1 El concurso está dirigido a empresas enfocadas en el desarrollo de aplicaciones funcionales

en Internet que permitan agregar el máximo valor a través de nuevas formas de realizar los

procesos, mejorar el servicio al cliente, e incrementar el beneficio económico por la eficiencia

que generan las plataformas relacionadas al objeto de la contratación,

5.2 El proveedor debe contar con un mínimo de 3 años de experiencia en el desarrollo de

soluciones como las requeridas por la OPC CCSS.

5.3 La OPC CCSS se reserva el derecho de verificar la información suministrada, para lo cual

puede efectuar una llamada a la empresa con el fin de validar la experiencia, o solicitar la

información que permita demostrar el cumplimiento de los requisitos.






6. IDIOMA

6.1 La oferta debe ser presentada en idioma español, el incumplimiento de esta condición dará

lugar a la exclusión de la oferta.

7. CERTIFICACIONES, DECLARACIONES JURADAS Y COMPROBANTES:

7.1 La oferta deberá adjuntar los documentos que se enumeran a continuación:

7.1.1 Declaración jurada que el oferente (socios, directivos o personeros) no está afectado

por ninguna causal de prohibición acorde con la Ley de Contratación Administrativa.

7.1.2 Declaración jurada que el oferente se encuentra al día en el pago de los impuestos

nacionales.

7.1.3 Certificación que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero

patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y con FODESAF (Fondo de Desarrollo

Social y Asignaciones Familiares) o bien, que tiene un arreglo de pago aprobado por ésta(s),

vigente al momento de apertura de las ofertas. En todo caso, la administración podrá constatar

en cualquier momento, el cumplimiento de las obligaciones obrero patronales.

7.1.4 En caso que el oferente presente certificación de que no se encuentra inscrito como

patrono ante la CCSS y del objeto licitado se derive tal obligación, la administración le

solicitará explicación, la que en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo a los lineamientos

establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia respectiva ante

las autoridades correspondientes de cobro de la CCSS.

7.1.5 En caso de no presentar dicha documentación, la administración revisará en los

sistemas correspondientes que el oferente cumple con lo estipulado en la directriz No. 34 del

Poder Ejecutivo, publicada en La Gaceta No. 39 del 25 de febrero del 2002, con el deber

ineludible de cumplir las obligaciones laborales y de seguridad social que rigen en el país.

7.1.6 Deberán acompañar a la oferta, fotocopia legible de la cédula de identidad o DIMEX

(Documento de Identificación de Migración y Extranjería), en caso de personas físicas y

fotocopia legible de la cédula de identidad o DIMEX del representante legal, así como copia

de la cédula jurídica, en caso de personas jurídicas.

7.1.7 Los oferentes deberán aportar original de la personería jurídica con no más de dos

meses de emitida, en la cual se indique al menos el nombre, cargo y responsabilidad del

representante legal, así como la naturaleza jurídica del servicio y la cantidad de años de

constituida la empresa.

7.1.8 Todas las certificaciones y declaraciones juradas deberán ser recientes, no se aceptarán

si tienen más de dos meses de emitidas contados a partir de la fecha de apertura de ofertas.

7.2 La oferta deberá adjuntar los documentos que se enumeran a continuación:




7.2.1 Los oferentes deben estar inscritos en el Registro de Proveedores de la OPC CCSS, al

menos un día antes de la fecha de recepción de ofertas.

7.2.2 Para tal efecto, el interesado debe aportar los requisitos solicitados para el Registro de

Proveedores, cuyo detalle puede ser obtenido gratuitamente en el área de Proveeduría de la

OPC CCSS.

Dicha documentación deberá entregarse directamente a la encargada de Proveeduría.

8. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES AL CARTEL

8.1 Toda solicitud de aclaración a las disposiciones del cartel debe ser efectuada por escrito ante

la proveeduría de la OPC CCSS, dentro del primer tercio del plazo fijado para la apertura de

ofertas de conformidad con lo que establece el artículo 60 del R.L.C.A.

8.2 La OPC CCSS se reserva el derecho de efectuar las modificaciones y/o aclaraciones a las

condiciones o especificaciones del cartel, cuando se consideren necesarias, las cuales se

comunicarán a los potenciales oferentes por medio de fax o correo electrónico y serán

incorporadas de inmediato al expediente de la contratación. En todo caso debe entenderse que

no se subsanarán aspectos de admisibilidad o bien de valoración de ofertas que produzcan

ventaja al oferente.

9. ACEPTACION

9.1 El solo hecho de presentar la oferta implica plena aceptación de todas las cláusulas,

condiciones e instrucciones indicadas en el cartel, así como de las normas que al efecto

establece la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento, no obstante, en aquellos

puntos en que se indica que el proveedor debe hacer manifestación expresa que indique que

acepta la condición, deben indicarlo puntualmente.

10. PRECIO

10.1 El precio deberá ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en este cartel. Se

deberá indicar claramente cuando se trate de un pago único y un pago mensual.

10.2 El precio cotizado debe presentarse en números y letras coincidentes. En caso de divergencia,

prevalecerá la suma consignada en letras, salvo caso de errores materiales evidentes, en cuyo

caso prevalecerá el valor real, de acuerdo con lo que indica el capítulo IV artículo 25 del

R.L.C.A.

10.3 El adjudicatario proporcionará detalladamente bajo el precio ofertado, todos los materiales,

mano de obra y equipo necesario para el cumplimiento del objeto licitado.




10.4 Los precios cotizados serán en colones costarricenses. En caso de recibir propuestas en

distintas monedas, la OPC CCSS las convertirá a una misma para efectos de comparación, al

tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica,

vigente al momento de apertura.

10.5 En caso de que la propuesta sea en moneda distinta al colón, la orden de compra, para el

adjudicatario, se confeccionará al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el

Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la confección.

10.6 Los oferentes deberán desglosar detalladamente el monto de lo ofertado (depósito de garantía,

instalación, configuración, mensualidad, entre otros) con el fin de identificar claramente el

costo de cada componente que conformará la oferta, así como el periodo de vigencia que

tendrá el mismo.

10.7 La OPC CCSS no se obliga a aceptar la oferta de menor precio si considera que ésta

contraviene sus intereses o la misma resulta ruinosa o por el contrario excesiva, según lo

estipula el capítulo IV, artículo 30 del R.L.C.A.

10.8 La OPC CCSS no será responsable por los gastos en que incurran los oferentes en cuanto a la

elaboración de su oferta, resulte la misma adjudicada o no, asimismo no se reconocerá ningún

tipo de erogación adicional al precio contratado.

10.9 Cuando la oferta económica presenta el valor unitario por línea o renglones y sus respectivos

ítems, el precio debe ser totalizado sin dejar de considerar lo relacionado con la forma de pago

propuesta por la OPC CCSS.

10.10 Precios unitarios y totales: La OPC CCSS solicita a los oferentes que coticen precios unitarios

y totales. Si la sumatoria de los precios unitarios excede el precio total, la oferta se comparará

con el mayor precio, según lo establece el artículo 27 del R.L.C.A.

10.11 Descuentos: El oferente podrá ofrecer descuentos globales a sus precios. Además, podrán

ofrecerse descuentos a los precios unitarios, según lo estipulado en el artículo 28 del R.L.C.A.

10.12 El contratista será el responsable por el pago de los impuestos directos e indirectos, cargas

sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria que establezca el

ordenamiento jurídico costarricense, derivados de la ejecución de la presente contratación,

para lo cual deberá indicar dentro de su oferta el monto y la naturaleza de los impuestos que

la afectan. Si se omite esta referencia se tendrán por incluidos en el precio cotizado, tanto los

impuestos, tasas, sobretasas y aranceles de importación, como los demás impuestos del

mercado local. Lo anterior de conformidad con el artículo 25 del R.L.C.A. Con el fin de

verificar el monto de los impuestos correspondientes, el adjudicatario deberá presentar dentro

de sus facturas un desglose de los bienes y/o servicios adquiridos y los impuestos en forma

separada.

10.13 La oferta deberá indicar por separado los impuestos que la afecten, de no hacerlo se le aplicará

el artículo No. 25 del R.L.C.A.




10.14 Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, la OPC CCSS realizará la

retención correspondiente al 2% del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar

el pago y cuyo detalle en la actualidad se encuentra incluido en el artículo 23 inciso g) de la

Ley del Impuesto sobre la Renta. Para el caso de los pagos que se deban acreditar en el

extranjero, se realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre las remesas al exterior

vigente al momento de acreditar el pago y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 59

de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

10.15 El oferente debe incluir dentro de la cotización todos los costos necesarios para dejar

funcionando correctamente la totalidad del servicio solicitado en el cartel.

10.16 Cualquier dispositivo adicional, ya sea de software o hardware, o cualquier otro componente

necesario para el correcto funcionamiento del servicio debe ser cotizado por el oferente.

10.17 En la oferta, se deben detallar por separado el costo de los equipos y todos sus accesorios, en

caso que aplique.

10.18 La OPC CCSS se reserva el derecho de consultar en otras fuentes, la razonabilidad del precio

cuando lo considere conveniente.

10.19 En ningún caso la OPC CCSS reconocerá: tiempo en ruta, ni viáticos, ni kilometraje para los

servicios objeto de este concurso.

11. ELEGIBILIDAD

11.1 La elegibilidad de las ofertas está condicionada a su ajuste a las condiciones y

especificaciones del cartel y a lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa y su

respectivo Reglamento, de manera que cualquier incumplimiento relativo a condiciones o

especificaciones significativas del pliego constituyen motivo de descalificación de la oferta.

Serán elegibles las ofertas que obtengan una calificación total de 80 o más puntos.

11.2 Una vez que se haya determinado que las ofertas cumplen con los aspectos legales, generales

y las condiciones específicas y que se determine cuáles son admisibles para una eventual

adjudicación, se procederá con su calificación según el sistema de valoración y comparación

de las ofertas y de acuerdo con el método establecido en el capítulo II del presente cartel.

11.3 La OPC CCSS se reserva el derecho de declarar desierto el proceso, si se considera que

ninguna oferta conviene a sus intereses o se incumple con las disposiciones legales, las

reglamentarias, o las del pliego de condiciones o es infructuoso en caso de declarar fallido el

concurso, por no haber recibido ofertas o las que se recibieron no se ajustan a las condiciones

cartelarias, Artículo 86 de la LCA y artículo 172 del RLCA.




12. PLAZO Y FORMA DE ADJUDICACIÓN

12.1 La OPC CCSS contará con un plazo máximo para adjudicar de 10 días hábiles, prorrogable

por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a partir de la apertura de

ofertas.

12.2 La OPC CCSS se reserva el derecho de prorrogar tal plazo, en cuyo caso los oferentes estarán

obligados a prorrogar la vigencia de sus ofertas y de sus garantías de participación. Para lo

anterior se enviará la comunicación respectiva por los medios señalados por los oferentes para

notificar.

12.3 Después de la notificación del acto de adjudicación a los participantes, estos podrán poner

recurso de revocatoria en un plazo de dos días hábiles, vencido el cual, la administración

resolverá en tres días hábiles.

12.4 El adjudicatario dispondrá de un máximo de dos días hábiles para retirar la orden de compra

y/o contrato de servicio, contados a partir del comunicado emitido (vía correo electrónico o

llamada telefónica) por el encargado de proveeduría de la OPC CCSS. Una vez enviada la

orden de compra y/o contrato de servicio (no antes), el adjudicatario deberá dar inicio a la

prestación del servicio ofertado.

13. LUGAR DE ENTREGA DEL SERVICIO

13.1 El servicio deberá ser entregado en San Pedro 300 metros oeste de la facultad de derecho de

la UCR a un costado del BANVHI en barrio Dent.

14. INICIO DE LA CONTRATACIÓN

14.1 La prestación del servicio será a partir de la comunicación formal mediante correo electrónico

o fax, misma que se hará una vez aprobada la orden de compra que formalizará la prestación

del servicio.

14.2 La disposición de inicio de la contratación debe ser inmediata, a partir de la firma del

contrato, en caso contrario se descalificará la oferta.

15. ORDEN DE COMPRA

15.1 Según la directriz DGABCA-15-2012 correspondiente al Ministerio de Hacienda, se

procederá a cobrar los timbres fiscales correspondientes una vez firmado el contrato para su

verificación, el cálculo del mismo se cobrará según lo indicado en esta directriz, considerado

lo establecido en el Código fiscal, artículo 272 y el Reglamento de la Ley de Contratación

Administrativa artículo 190. El mismo puede ser entregado con la factura de cobro de los

servicios contratados.

15.2 A partir de la entrega de la orden de compra se deberá tomar en cuenta como inicio de la

ejecución del contrato, este documento formalizaría como contrato el servicio solicitado.




15.3 El plazo del contrato para pagos mensuales será de un año prorrogable por tres períodos

adicionales, los cuales serán automáticos. En caso de que no se requiera el servicio, la OPC

CCSS tendrá que notificar con un mes de anticipación que no se va a prorrogar el mismo.

16. RESCISIÓN Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO:

16.1 De conformidad con la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento, el cartel y

cláusulas del contrato, la OPC CCSS se reserva el derecho de rescindir o resolver el contrato

ante incumplimiento del contratista. De acuerdo con lo indicado en los artículos 204 al 208

del RLCA.

17. FORMA DE PAGO:

17.1 La OPC CCSS cancelará contra factura, una vez recibido de conformidad el producto

entregado.

17.2 La OPC CCSS cuenta con una plataforma tecnológica de pagos electrónicos por lo que los

pagos que por diferentes conceptos realiza la misma se realizan por medio de transferencia

electrónica en la cuenta corriente o de ahorros (en colones) que tenga la empresa adjudicataria

con cualquier entidad del Sistema Bancario Nacional.

17.3 Por lo anterior, junto con los documentos de incorporación al Registro de Proveedores, el

proveedor deberá presentar la certificación de Banco que indique el número de cuenta cliente

o IBAN, donde desea se le realicen los pagos, en caso de resultar adjudicatario.

17.4 Antes de tramitar cualquier pago, la OPC CCSS verificará que el adjudicatario se encuentre

al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S.) y

con FODESAF.

17.5 Importante: La OPC CCSS no tramitará pago alguno sobre facturas que no estén debidamente

autorizadas, según lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda, Dirección General de

Tributación.

17.6 El pago se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la

factura en la recepción de la OPC CCSS, conforme al artículo 34 del R.L.C.A., siempre y

cuando conste en la factura el Visto Bueno del responsable técnico de la contratación, así

como de la proveeduría de la OPC CCSS sobre el recibido conforme del servicio acorde con

las condiciones definidas en el cartel.

17.7 Las facturas por concepto del servicio deben ser emitidas específicamente a nombre de la

OPC CCSS y desglosadas acorde con el servicio prestado a la entidad.

17.8 La(s) factura(s) de la ejecución del servicio deben estar claramente relacionadas a los

productos citados y serán pagadas de acuerdo con el cumplimiento de condiciones, la oferta

y el contrato.




17.9 Cualquier retraso o irregularidad en la presentación de las facturas por parte del adjudicatario,

retrasará proporcionalmente el pago, sin que implique responsabilidad alguna para la OPC

CCSS.

17.10 Si la oferta se hizo en otra moneda diferente del colón, el pago se realizará en colones

costarricenses al tipo de cambio de venta indicado por el Banco Central de Costa Rica vigente

al día del pago.

17.11 La OPC CCSS no asumirá gastos adicionales en los cuales haya incurrido el oferente por un

mal cálculo de costos al momento de haber presentado la oferta.

17.12 En caso de que, al momento de presentar las facturas al cobro, el adjudicatario le adeude

dinero a la OPC CCSS por concepto de las cláusulas penales previstas; éstas podrán ser

deducida de los pagos o bien de los saldos pendientes de pago.

Las facturas originales timbradas, deberán ser entregadas en la recepción de la OPC CCSS.

18. PLAZO DE ENTREGA

18.1 El plazo de entrega, una vez que la Operadora suministre la información necesaria para que

el adjudicado realice las configuraciones correspondientes, no puede ser mayor a 5 días

hábiles.

19. CLÁUSULA PENAL

19.1 Para los efectos de este aparte, únicamente se considerará atraso justificado lo siguiente:

circunstancias no imputables al contratista originadas por caso fortuito, fuerza mayor o hechos

imputables a la OPC CCSS, debidamente demostrados por escrito ante la Administración. Lo

anterior deberá realizarse dentro del impostergable plazo de un (01) día hábil posterior a la

fecha en que debió hacerse efectiva la entrega, de acuerdo con los términos ofertados.

19.2 Si existiera atraso imputable al adjudicatario en la entrega de los servicios requeridos, éste

autoriza a la OPC CCSS para que, por concepto de cláusula penal, le rebaje del pago

respectivo por los servicios, la suma correspondiente al 1% (uno por ciento) del valor del

servicio no entregado, por cada día hábil de atraso (con respecto al plazo ofrecido), hasta un

máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual

se tendrá por definitivo el incumplimiento contractual.

19.3 El control y trámite atinente a lo aquí dispuesto, estará a cargo de la Administración de la

OPC CCSS.

19.4 Las multas se aplicarán directamente a las facturas tramitadas para el pago de los respectivos

bienes o del depósito de la Garantía de Cumplimiento, si no es aceptado el atraso, por la

Administración de la OPC CCSS.




19.5 Se advierte que para efectos de ejecutar esta cláusula, no es necesario que la Administración

constituya en mora al adjudicatario, por lo tanto puede aplicarla siguiendo el debido proceso.

19.6 La OPC CCSS se reserva la posibilidad de cobrar otros daños y perjuicios no derivados del

atraso en la entrega de los servicios, además de iniciar el respectivo proceso de cobro, una

vez demostrada en instancia administrativa la culpa del adjudicatario, si el incumplimiento se

da fuera del plazo de vigencia de la garantía de cumplimiento.

20. NATURALEZA DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS

20.1 La presente contratación es sin relación de subordinación jurídico-laboral, en consecuencia,

no existirá responsabilidad alguna de la OPC CCSS respecto del pago del seguro contra riegos

del trabajo ante el Instituto Nacional de Seguros, así como tampoco con los regímenes de

enfermedad y maternidad e invalidez, vejez y muerte ante la Caja Costarricense de Seguro

Social, ni cualquier otra carga social.

20.2 Es deber ineludible de los adjudicatarios cumplir estrictamente con las obligaciones laborales

y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del

contrato respectivo.

21. DERECHOS Y PRERROGATIVAS DE LA OPCCCSS

21.1 Queda a criterio de la OPC CCSS durante el plazo de estudio de las ofertas, requerir a los

participantes, las explicaciones y aclaraciones que considere necesarias.

21.2 La OPC CCSS se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se

ajusta a la realidad.

21.3 En la aplicación del principio de eficiencia, la OPC CCSS pedirá subsanar en cualquier

momento los errores de tipo material o aritmético que se detecten, de conformidad con lo

establecido en el artículo 81 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

21.4 Cualquier condición no prevista en el cartel se regirá por las disposiciones pertinentes de la

normativa interna de la OPC CCSS, la Ley de Administración Financiera, Ley de la

Contratación Administrativa y su respectivo Reglamento.

21.5 El área de Proveeduría de la OPC CCSS será quien tramitará el procedimiento de adquisición

y proporcionará cualquier información adicional necesaria respecto a las especificaciones y

documentación relacionada con esta contratación, previa coordinación con la unidad técnica

responsable.

21.6 La OPC CCSS se reserva el derecho de suspender el desarrollo del proyecto en forma

definitiva o cuando lo considere de conveniencia institucional.




21.7 La OPC CCSS podrá gestionar la veracidad de cualquier información que aporten los

oferentes haciendo sus propias investigaciones ante cualquier otra entidad nacional o

internacional, de acuerdo con su propio criterio.

21.8 Los oferentes deberán indicar la ubicación exacta (calles, avenidas, nombre de edificio,

número de piso, entre otros) en donde se encuentran las oficinas del proveedor, la OPC CCSS

se reserva el derecho de verificar en sitio dicha información.

21.9 El adjudicado deberá estar anuente a firmar un acuerdo de confidencialidad producto de la

información a la que podría tener acceso.

21.10 La OPC CCSS se reserva el derecho de aceptar la ejecución de alguna de las tareas en un sitio

externo a la OPC CCSS, siempre y cuando lo considere conveniente a sus intereses.

21.11 El adjudicatario NO podrá conectar equipo alguno a la red de la OPC CCSS sin la autorización

respectiva del Área de Tecnologías de Información para lo cual el oferente debe aceptar,

cumplir y respetar los lineamientos al respecto de la OPC CCSS.

21.12 El adjudicatario deberá proveer todo lo referente a equipos y software utilizado por sus

técnicos o funcionarios, requeridos para la correcta configuración de la solución a

implementar, por ejemplo: sistema operativo de las máquinas del equipo de trabajo, antivirus,

aplicaciones generales, ofimática, herramientas de configuración y cualquier otro software

complementario. Todos los costos asociados correrán por cuenta del oferente que resulte

adjudicado.

21.13 En caso de requerir acceso a Internet, el oferente que resulte adjudicado se compromete a

cumplir las disposiciones administrativas y tecnológicas de la OPC CCSS para el uso de

recursos tecnológicos de la OPC CCSS y manejo de claves de acceso en caso de que aplique.

21.14 El oferente que resulte adjudicado deberá aceptar las condiciones sobre políticas y

reglamentos internos de la OPC CCSS que le apliquen durante la ejecución de sus labores,

para lo cual deberá expresamente en la oferta dejar constancia sobre su aceptación.

21.15 El oferente que resulte adjudicado no deberá almacenar información de la OPC CCSS sin

previa autorización. No se permitirá el uso de discos flexibles, cintas, unidades de

almacenamiento externo, “quemado” de discos compactos, ni cualquier otro dispositivo

similar; ni envío de papelería con información crítica o altamente sensible ya sea por fax,

carta u otros.

21.16 El producto que se brinde, una vez firmado el contrato, deberá ser idéntico en todo detalle al

indicado previo a la firma del mismo, no aceptándose la entrega de un tipo diferente de

producto y/o servicio.




22. PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

22.1 El adjudicatario y su personal deberán comprometerse a utilizar y procesar todos los datos

institucionales dentro de un ámbito de discreción, privacidad e integridad, de acuerdo con las

políticas de control y seguridad institucionales. En ninguna circunstancia el adjudicatario

podrá utilizar información de la OPC CCSS para propósitos no contemplados en los

procedimientos normales de desarrollo del servicio solicitado. La utilización indebida o

negligente de los recursos institucionales, por prácticas imputables al adjudicatario, serán

consideradas factores de incumplimiento a la contratación y objeto de las sanciones

administrativas y penales correspondientes.

22.2 Es obligación del adjudicatario presentar firmado, ante la proveeduría institucional, dentro de

los tres días hábiles siguientes al envío de la orden de compra y/o firma del contrato de

servicio, un documento como compromiso de confidencialidad de cualquier información que,

debido a su trabajo, la empresa o el personal de la misma conociere. De requerirse la salida

de información de los sistemas de la OPC CCSS, se hará bajo permiso expreso del responsable

técnico de la contratación; el adjudicatario deberá efectuar la solicitud por escrito con la

respectiva justificación. La OPC CCSS no está obligada a permitir la salida de dicha

información si contraviene sus intereses.

22.3 Si el adjudicatario incumple con lo estipulado en la ley n°. 8968 protección de la Persona

frente al Tratamiento de sus Datos Personales y su Reglamento, la OPC CCSS S.A, tendrá

derecho a ser indemnizada en su totalidad por cualquier daño en sus bienes y sus derechos.

23. CONSULTAS

23.1 La OPC CCSS se reserva el derecho de solicitar ampliaciones o aclaraciones que no

impliquen modificación de la oferta, así como verificar cualquier información suministrada.

23.2 Asimismo, cualquier consulta o solicitud de aclaración con respecto a los términos del

presente pliego de condiciones y demás condiciones del concurso, deberá hacerse por escrito

en el primer tercio del plazo otorgado para la presentación de las ofertas. La consulta debe

dirigirse a Maria Alejandra Zúñiga, Encargada de Proveeduría.

24. EVALUACIÓN DE OFERTAS

24.1 Los renglones o líneas definidas en las especificaciones técnicas, así como los ítems

contenidos en las mismas para la presente contratación, podrán ser adjudicados en su totalidad

a una sola empresa, por tal motivo, no se aceptarán propuestas que consideren solamente una

de las líneas o renglones del cartel.

24.2 Serán valoradas las ofertas que guarden un ajuste total a las especificaciones de este concurso

e incorporen o brinden la información atinente. Las ofertas que incumplan con lo

anteriormente establecido resultarán declaradas inadmisibles.




24.3 Respecto a la información aportada, es claro que la OPC CCSS se reserva el derecho de

verificar, en cualquier momento sin previo aviso, y confirmar los datos que a su juicio, se

considere necesario investigar. La falsedad de algún dato o información descalificará

inmediatamente la oferta del concurso.

24.4 Es obligación del oferente, velar porque su propuesta, de acuerdo con el objeto del contrato y

los requerimientos cartelarios, reúna todos los elementos informativos que inciden en la

evaluación.

a. La calificación se realiza con base cien, lo cual implica que la máxima calificación que

puede obtener un oferente es cien por ciento.

b. Para efectos de la obtención de los puntajes, se utilizará únicamente una posición decimal,

sin redondeo al momento de realizar los cálculos en cada uno de los puntos o apartados a

evaluar.

c. La adjudicación se hará a favor de la oferta que obtenga el mayor puntaje entre todas las

elegibles.

d. En caso de empate, la adjudicación se hará al oferente que oferte el menor costo (oferta

económica).

e. El puntaje asignado a los diferentes aspectos que se evalúan se establece según se detalla

a continuación:

CONCEPTO Puntos

PRECIO 60

EXPERIENCIA 20

GRADO DE CONFORMIDAD DE CLIENTES CON EL

SERVICIO BRINDADO POR EL PROVEEDOR 20

TOTAL 100

Evaluación del precio (60)

La evaluación del precio se hará en forma inversamente proporcional. Al menor precio

ofrecido se le dará el mayor puntaje definido para esta característica; los cálculos se

realizarán usando la siguiente fórmula:

P= (X/Y) *60

Donde:

X= Precio mínimo cotizado de entre todas las ofertas.

Y= Precio ofertado a evaluar por parte del proveedor.

60= Valor de la variable precio dentro de la calificación total.

P= Puntos Obtenidos




Experiencia (20)

Para la evaluación de la experiencia se considerará la cantidad de años en los que el oferente

ha brindado servicios como el requerido por la OPC CCSS:

Se le asignará un puntaje máximo de 20 puntos, según lo siguiente:

De 0 a 1 año 10 puntos

De 1 a 2 años 15 puntos

De 3 años a más 20 puntos

Para evaluar la experiencia, el oferente debe aportar una declaración jurada de los y trabajos

similares al requerido por la OPC CCSS, estos deben haberse realizado en los últimos 4 años,

indicando al menos:

a. Nombre de la institución o empresa, así como los datos de contacto de ésta, en donde se

brindó el servicio similar al requerido por la OPC CCSS.

b. Nombre del encargado de la oficina de la entidad que supervisó el trabajo.

c. Descripción del trabajo realizado y fecha en que fue ejecutado.

Grado de conformidad del cliente con los servicios brindados (20)

Los oferentes deberán contar con la competencia y experiencia técnica necesaria para cumplir

con el objeto de contratación del servicio y los requisitos establecidos en el cartel, para lo

cual el oferente debe demostrar el nivel de satisfacción de clientes a los que haya brindado

un servicio similar o igual al objeto de esta contratación.

A tal efecto, el oferente deberá aportar una carta de cada uno de los clientes a los cuales se

haya prestado igual o similar al requerido por la OPC CCSS, en los últimos 4 años, indicando

la conformidad del servicio recibido, además del nombre y teléfonos, fecha en que realizó el

servicio y duración del mismo. La OPC CCSS se reserva el derecho de verificar los datos

consignados.

Se otorgarán 10 puntos por cada carta aportada por el oferente siempre y cuando la misma

indique un grado de satisfacción de “conformidad con el servicio” o superior, hasta un

máximo de 20 puntos.

25. CRITERIOS DE DESEMPATE

25.1 Si el resultado de la evaluación de ofertas que se reciban en este concurso arroja un empate

entre dos o más oferentes, se tomarán en cuenta, de manera independiente, los criterios de

desempate que a continuación se detallan, de acuerdo con el siguiente orden:

a. La oferta que tuviere mayor puntuación en el rubro de Precio.

b. Si persiste el empate, la oferta que tuviere mayor puntuación en el rubro de

Experiencia.




c. De persistir el empate la Administración convocará por escrito, con dos (2) días

de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes

legales de los oferentes que se encuentren en situación de empate, para efectuar

una rifa que se realizará en el área de Proveeduría de la OPC CCSS para

seleccionar al adjudicatario. Cada oferente tomará al azar un papel donde en uno

de ellos se detallará la palabra “adjudicatario”, el resto estarán en blanco; el

oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada, será el adjudicatario.

La no asistencia de las partes no impedirá la realización de la rifa. De lo actuado se levantará un acta que

se incorporará al expediente.

26. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA CONTRATACIÓN

26.1 La solución ofertada debe ser una herramienta que permita establecer un canal de

comunicación con el cliente de forma rápida y ágil, y que sea de fácil uso tanto para los

usuarios como para los clientes, asegurando una alta eficiencia en el servicio que se brinde.

26.2 La OPC CCSS actualmente cuenta con número de teléfono por el cual brinda el servicio de

WhatsApp a sus afiliados. El proveedor deberá garantizar a través de la solución ofertada que

se seguirá utilizando el mismo número que usa la Operadora en esa aplicación, así como tener

la facilidad de poder contar con el redireccionamiento de acuerdo con la consulta.

26.3 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir contar con múltiples sesiones de Chat

simultáneas, en una sola interfaz, distribuidas entre los funcionarios de cada servicio de chat

contratado.

26.4 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir a cada usuario atender simultáneamente

múltiples chats para brindar servicio a varios clientes al mismo tiempo.

26.5 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir la configuración para enrutamiento de

chats por grupos de operadores u operador individual, a través de un menú inicial textual.

26.6 La aplicación o plataforma ofertada debe contar al menos con tres tipos de perfiles:

Administrador, Supervisor y Operador.

26.7 La aplicación o plataforma ofertada debe tener, para todos los perfiles, como mínimo los

estados de conexión: En línea, Ocupado, Ausente.

26.8 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir para todos los perfiles, el cambio manual

en el estado de conexión que tenga el usuario.

26.9 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir habilitar las opciones básicas de edición

del texto (Copiar, Cortar, Pegar) para facilidad del operador del sistema.

26.10 La aplicación o plataforma ofertada debe tener la funcionalidad de contar con respuestas

predeterminadas desde el sistema, con opción de Grupos o de forma individual.




26.11 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir la personalización de frases que sirvan de

respuesta predefinida a través de selección manual o comando rápido por el operador, según

el protocolo de atención que defina la Operadora.

26.12 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir registrar todas las conversaciones

sostenidas entre un cliente y los agentes. El registro debe estar completo para dar seguimiento

a cada conversación, en caso de requerirlo.

26.13 La aplicación o plataforma ofertada debe asegurar que todas las conversaciones deben quedar

registradas sin poder borrarse o modificarse.

26.14 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir que el administrador o supervisores puedan

revisar el historial completo de conversaciones cuando se requiera por medio de un acceso a

la aplicación. Los operadores deben tener la opción de poder ver su propio historial de chats.

26.15 La aplicación o plataforma ofertada debe disponer de filtros que faciliten la búsqueda de los

registros de conversaciones.

26.16 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir el ingreso de operadores al sistema,

validando: nombre de usuario y contraseña.

26.17 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir el restablecimiento de una nueva

contraseña utilizando algún módulo de recuperación de contraseña por medio de correo

electrónico para facilidad de los usuarios.

26.18 La aplicación debe contar con un módulo para Usuarios de Atención que permita, al menos,

lo siguiente: 26.18.1 Transferir clientes entre operadores, transferir clientes entre grupos, cambiar manualmente los estados de

conexión del chat (En línea, Ocupado, Ausente) 26.18.2 Admitir el envío y recepción de archivos multimedia, como mínimo en los siguientes formatos, según el tipo

de usuario, Clientes: mensajes de audio, videos, imágenes y archivos de texto, documentos de Office, PDF; Operadores: Imágenes y archivos de texto, links o url, documentos de Office y PDF.

26.18.3 Enviar direcciones URL, dentro de la conversación, para que el cliente pueda accesar a los sitios web que requiera.

26.18.4 Alertar sobre nuevas solicitudes de conversación que están en espera de ser atendidas (Mediante sonido/visual o alertas emergentes, con previo permiso concedido).

26.18.5 Alertar sobre respuestas obtenidas del cliente que ya estaba en línea. 26.18.6 Visualizar la información del cliente, como por ejemplo el número de teléfono.

26.19 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir tener una ficha de datos del cliente para

tener mayor entendimiento de con quien se está conversando. Al momento de almacenar el

número de teléfono del cliente, debe desplegar una pantalla que permita almacenar el nombre

completo, la identificación y la consulta.




26.20 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir que el operador pueda establecer etiquetas

visuales ya preestablecidas, con el fin de identificar un proceso, tipo de cliente, tipo de

evento, tipo de consulta, etc.

26.21 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir visualizar cuales conversaciones están

activas y cuales inactivas.

26.22 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir visualizar reportes que contengan

información del desempeño de la aplicación, donde se pueda visualizar como mínimo de que

canal ingresan las conversaciones, cuál es el número de teléfono, nombre del cliente,

operador que lo atendió, hora de inicio de la conversación, las ultimas 3 etiquetas que le haya

colocado al cliente, cuantos mensajes se interactuaron, estados de los operadores; además

tener la opción de exportar en formato Excel dichos reportes.

26.23 La aplicación o plataforma ofertada debe ser compatible al menos con los siguientes

navegadores: Google Chrome, Mozilla Firefox y Explorer.

26.24 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir el funcionamiento de ingreso a través de

la nube de internet sin la necesidad de instalar algún programa al computador, es decir, que

sea una aplicación web. Debe ser un sitio seguro y contar con los certificados de seguridad

requeridos para su adecuado funcionamiento y resguardar así la seguridad de la OPC CCSS

y sus clientes. El oferente deberá asegurarse de que el sitio mantenga los certificados

vigentes.

26.25 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir la personalización de elementos como: las

alertas de audio con las opciones disponibles, logo en foto de perfil de operadores, fondo

para ventana interna de charla del operador e idioma de la herramienta.

26.26 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir configurar el horario de atención de la

empresa.

26.27 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir la configuración de al menos cuatro

mensajes automáticos que se mostrarán al cliente en los siguientes casos:

26.27.1 Cuando un cliente nuevo nos contacta por primera vez. 26.27.2 Cuando un cliente nuevo nos contacta por primera vez en horario no disponible. 26.27.3 Cuando un cliente recurrente nos contacta. 26.27.4 Cuando un cliente recurrente nos contacta en horario no disponible.

26.28 La aplicación o plataforma ofertada debe tener la opción “robot”, para enviar respuestas pre

definidas según un conjunto de palabras.

26.29 La aplicación o plataforma ofertada debe contar con emoticones para personalizar las

respuestas que se le brindan al cliente.




26.30 La aplicación o plataforma ofertada debe permitir clasificar aquellos mensajes con contenido

innecesario como Spam, o bien permitir bloqueo de números de teléfono.

26.31 El oferente debe considerar en su propuesta la realización de al menos una capacitación, tanto

para Operadores, como Supervisores y Administradores.

26.32 El oferente debe presentar en su oferta, su propuesta de los acuerdos de niveles de servicio

para la solución contratada, en donde al menos incluya su propuesta de: tiempo de respuesta,

disponibilidad horaria, documentación disponible, personal asignado al servicio de soporte.

27. PRESUPUESTO ANUAL: El presupuesto reservado es de ¢2.100.000,00 monto anual,

ubicado en la partida 1.03.07 Servicio de transferencia electrónica de información.

-------------------------------------------------ULTIMA LINEA-----------------------------------------------------

Los aspectos no contemplados anteriormente, se regirán por lo dispuesto en la Ley de Contratación

Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y normas conexas que

sean aplicables.

____________________________ ______________________

Graciela Mora Rodriguez Alejandra Zúñiga Angulo

Directora Financiera Administrativa Encargada de Proveeduría



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