iSupplier Portal

iSupplier PortalEl Portal de proveedores es una aplicación cooperativa que permite transacciones seguras entre VTR y sus proveedores a través de internet, con el fin de mantener una relación estratégica y una comunicación efectiva.

A través de este Portal los proveedores podrán:

Tener acceso a información en línea Reconocer y recibir sus despachos, Hacer avisos de envío anticipados Visualizar las recepciones de los despachos. Visualizar sus devoluciones

En un futuro podrán visualizar sus facturas con sus respectivos pagos, etc.

Usuarios RegistradosEsta es la dirección que usted se debe conectar para ingresar al ambiente REAL

Ingrese:

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Nota:Antes de que usted ingrese por primera vez al Portal, le llegará una notificación vía email informando su contraseña.

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Hacer clic en la opción iSupplier Portal Gestión.

iSupplier Portal GestiónIngresado su nombre de usuario y contraseña accederá a una página de bienvenida, en la

que aparece la opción de ingresar al iSupplier Portal Gestión.

Aparece la opción de ingresar a la página de inicio. Hacer clic

para ingresar del iSupplier Portal Gestión

Estas tres opciones tienen un botón “Lista Completa”, que permite ingresar a una ventana de cada una de las páginas.

Página Inicio iSupplier Portal La página principal es ordenada con el fin de encontrar la información que el proveedor necesita en

forma rápida y fácil. En este esquema mostramos los sitios donde el proveedor accede a los documentos que se generan, debido a la relación comercial que establece con VTR.

1.- Notificaciones: corresponde a los mensajes que envía VTR a la espera de ser revisados por el proveedor.

3.- Intorducción a Envíos: corresponde a todos los avisos de envío generados por el proveedor

2.- Intorducción a Pedidos: corresponde al listado de todos los despachos correspondientes al o los contratos que existen entre VTR y el proveedor.

Recibos: muestra los despachos que no han sido recepcionados por VTR y los detalles del embarque, los que pueden ser exportados para planificar las entregas. Esta sección también se puede acceder desde la aleta “Envíos”

Pedidos: proporciona la lista de los acuerdos de Compra que el proveedor ha realizado con VTR. Se puede revisar los detalles de esos acuerdos y las liberaciones.

Búsqueda rápida: de gran utilidad para encontrar información de Órdenes de Compra, Envíos, Pagos, etc otras cosas. Hay que ingresar el número específico del documento y lo guiará directo a la información requerida.

Envíos: muestra los despachos que no han sido recepcionados por VTR y los detalles del embarque, los que pueden ser exportados para planificar las entregas. Esta sección también incluye información acerca de “Recibos”.

Notificaciones, Introducción a Pedidos e Introducción a Envíos

A continuación se explicará cómo se navega en la sección -destacada en el cuadro rojo - y que corresponden a Notificaciones, Introducción a Pedidos y Envíos

1.- NotificacionesIncluye los mensajes que envía VTR a la espera de ser revisados por el proveedor. Los

mensajes también son enviados al mail del proveedor.

Al hacer clic en el botón “Lista Completa” se despliegan las notificaciones realizadas por VTR. Van ordenadas según las fechas más recientes.

En esta página los despachos se despliegan en orden según las más recientes ordenes de aprobación por parte de VTR.

Esta información permite al proveedor comenzar a gestionar el pedido aprobado previamente por VTR.

Al hacer clic en el botón “Lista Completa” se despliegan los pedidos realizados por VTR. Van ordenadas según las fechas más recientes.

Al seleccionar un despacho y hacer clic en el número de Orden de Compra se visualiza la información general y detalle de cada línea del despacho en una nueva página.

2.- Introducción a Pedidos Corresponde al listado de todos los despachos correspondientes al o los contratos que

existen entre VTR y el proveedor.

Cuando el proveedor tiene lista el material para despachar a VTR, tiene la opción de enviar un aviso en el que indica que va a enviar o está enviando el material (para saber cómo crear un aviso de envío ver slide 17).

Al hacer clic en el botón “Lista Completa” se despliegan, los avisos de envío realizados por el proveedor. Van ordenadas según las fechas más recientes.

Al seleccionar un número de envío, se despliega la información detallada del aviso, entre otras cosas indica la fecha del envío por parte del proveedor y la fecha de en que el material fue recepcionado por VTR.

3.- Introducción a EnvíosCorresponde a todos los avisos de envío generados por el proveedor

Pedidos, Envíos y RecibosA continuación se detallará como navegar y acceder a la información de las secciones de Pedidos,

Enviós y Recibos desde la página de inicio del iSupplier Portal.

Para acceder a Pedidos y Envíos, se hace a través de las aletas ubicadas en la parte inferior derecha de la página de inicio - destacadas en el cuadro rojo -, como también del recuadro ubicado en la parte

derecha -destacado en el cuadro azul -.

Para acceder a la información de Recibos, se puede hacer desde el recuadro ubicado en la parte derecha de la página de inicio del iSupplier Portal -destacado en el cuadro azul- o através de la aleta Envíos.

PedidosAl acceder a la página de pedidos, esta contiene tres opciones de información para el proveedor, las

corresponden a Ordénes de Compra, Acuerdos e Historial de Compra, ubicados en la parte inferior izquierda del sitio - destacados en el cuadro azul -.

Pedidos / Órdenes de Compra

Al hacer clic en un número de la OC, se despliega una página que muestra el encabezamiento de las Órdenes de Compra e información en detalle de esta.

Al hacer clic en el número de la dirección de envío, aparece una página que indica la dirección de entrega de los artículos solicitados por VTR en el despacho.

Al seleccionar Órdenes de Compra (OC), permite al proveedor ver el encabezamiento de las OC y toda la información en detalle de cada una de éstas: como los recibos, facturas y pagos relacionadas a la orden. La página permite hacer una búsqueda avanzada al ingresar el número de OC -destacado en cuadro

rojo-. Además, permite modificar los criterios básicos de la búsqueda para ver todas las OC o las OC para Reconocer. La lista que se obtenga está disponible para Reconocer, Reprogramar o Exportar.

El sistema muestra opciones predeterminadas. Al selecciona una hay que hacer clic en el botón “ ir”. Luego se desplegará hacia abajo un documento con las OC del proveedor.

Explicación próximo slide*

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Al hacer clic en la imagen aparece una pantalla en la que viene un link para acceder al mensaje (cuadro azul). Hay que hacer clic sobre éste Luego aparece el mensaje que envía VTR al

proveedor.

El sistema mostrará aquellos OC que tienen una nota que VTR hace al proveedor, que viene atachada en la OC tanto en la página de resltados de búsqueda como al abrir lña información en detalle de la OC y que se identifica por el símbolo que aparece en los cuadros rojos.

Pedidos / AcuerdosAl seleccionar Acuerdos, el proveedor visualiza la lista de los acuerdos de Compra que ha realizado con

VTR. El proveedor puede revisar los detalles de los acuerdos y liberaciones (órdenes) que se han creado.

Para hacer una búsqueda básica de los acuerdos, hay que agregar el Número de OC, e indicar entre que fecha quiere la información (desde - hasta) y luego hacer clic en “ir”. La información se agrega en el cuadro rojo.

En caso de no ingresar un dato específico, al hacer clic en “ir”, el sistema mostrará todos los acuerdos que tiene el proveedor con VTR.

Se despliega una pantalla con los acuerdos de las OC realizados entre el proveedor y VTR. Los muestra según los más recientes acuerdos cerrados. Al hacer clic en el número de OC, el sistema mostrará una página de resumen de OC.

Al seleccionar un recibo, se despliega una pantalla con el N° de recibo, la fecha de recepción (cuadro azul) y las cantidades recibidas por cada despacho asociado (cuadro verde).

De la lista de las OC que se han creado bajo este acuerdo, el proveedor puede revisar detalles de cada una, recibos de vista contra esta orden, y además exportar el resumen.

Pedidos / Historial de CompraAl seleccionar Historial de Compra el proveedor revisa la historia de revisiones de una

Orden de Compra dada.

Para hacer una búsqueda básica del historial de compra de una OC, hay que agregar el Número de OC, e indicar entre que fecha quiere la información (desde - hasta) y luego hacer clic en “ir”. La información se agrega en el cuadro rojo.

En caso de no ingresar un dato específico, al hacer clic en “ir”, el sistema mostrará el Historial de Compra todas las OC que tiene el proveedor con VTR.

Se despliega una pantalla con el Historial de Compra de las OC realizados entre el proveedor y VTR. Los muestra según los más recientes OC realizadas.

Envíos Al acceder a la página de Envíos, esta contiene cinco opciones de información para el proveedor que corresponden a Cronogramas de Entrega, Avisos de Envío, Recibos, Devoluciones y Recibos

Vencidos (estas últimas tres corresponden a la sección Recibos), ubicados en la parte inferior izquierda del sitio - destacado en el cuadro rojo -.

Pantalla que muestra todos los despachos que NO han sido recepcionados por VTR. En caso de que VTR reciba una parte del pedido, señala cuánto ha recibido. Cuando VTR haya recibido todo el pedido acordado, esta desaparece del Cronograma de Entrega. A través de esta página el proveedor puede

determinar rápidamente las entregas que requieren más urgencia.

Envíos / Cronograma de Entrega

Para buscar los Cronogramas de Entrega de una OC, se puede agregar el Número de OC, el artículo, la descripción del artículo y la fecha de vencimiento, luego hacer clic en “ir”. La información se agrega en el cuadro rojo.

En caso de no ingresar un dato específico, al hacer clic en “ir”, el sistema mostrará todos los Cronogramas de Entrega de las OC que tiene el proveedor con VTR.

Se despliega una pantalla con los Cronogramas de Entrega de las OC realizados entre el proveedor y VTR. Los muestra según los más recientes OC realizadas.

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Envíos / Avisos de EnvíoAl seleccionar Avisos de Envío, se despiegan dos opciones, Crear Avisos de Envío por Adelantado y Visualizar/Cancelar Avisos de Envío por Adelantado ubicados en la parte izquierda del sitio -destacado en el cuadro rojo-.

A continuación el proveedor debe seleccionar las líneas de cada OC, haciendo clic en el o los puntos ubicados a la izquierda del número de OC (círculos rojos) y luego hacer clic en agregar Aviso de Envió (cuadro verde).

El proveedor tiene la opción de elegir una o varias líneas. Si selecciona dos o más despachos, se creará una sola guía para estos. Si cada línea quiere enviarse con guías distintas, debe seleccionarlas por separado.

Avisos de Envío / Crear Aviso de EnvíoAl seleccionar Crear Aviso de Envío, permite a los proveedores informar a VTR con anticipación los artículos que serán despachados. Además permite la visibilidad inmediata a envíos del proveedor

contra OC especificadas.

Para ingresar un Aviso de Envío, existe un sistema de búsqueda con varias opciones predeterminadas. Luego de elegir una, hay que hacer clic en “Buscar”.

Además existe un sistema de búsqueda avanzada. Ambas búsquedas se realizan en el cuadro rojo.

Se despliega una pantalla donde hay que ingresar la cantidad por cada artículo que el proveedor despachará (cuadro azul), luego hacer clic en siguiente.

Explicación en slide 23*

*

Aparecerá esta página que debe llenarla en caso de enviar una importación directa a VTR. Hacer clic en siguiente.

Los campos de “Información de Flete” (cuadro azul), es en caso de que el porveedor esté enviando a VTR un producto desde el exterior en forma directa, por lo que no es obligatorio llenarlo.

A continuación el proveedor debe agregar información de aviso como Número de Envío, Fecha de Envío y fecha de Recepción Esperada. Esta información es obligación agregarla, por lo que está destacada con un asterisco en la página (cuadro rojo). Luego hacer clic en siguiente.

Finalmente aparece la confirmación Aviso de Envío con el número de guía correspondiente.

El proveedor al crear el Aviso de Envío, la información no aparecerá en la página inicial de Aviso de Envío .

Se despliega una pantalla en la que aparece en detalle el aviso de envío por adelantado que se realizó: el número de guía de despacho, fecha de envío y fecha de recepción esperada (cuadro azul). El número de guía corresponde al número de aviso de envío, que aparecerá en la pág. inicial de Introducción a Envíos (ver slide 9).

Además, muestra en detalle de cada línea de envío previamente seleccionadas y de la cual se realizaron los avisos de envío por adelantado. Datos como el número de OC, MU (código de VTR) y la fecha de vencimiento (cuadro rojo).

Luego hay que hacer clic en siguiente

En la pantalla donde el proveedor puede ingresar la cantidad por cada artículo que despachará a VTR existen dos opciones Fraccionar y Remover (cuadro azul).

Fraccionar: El proveedor debe de elegir entre una de las OC previamente seleccionadas y luego hacer clic en “Fraccionar”.

Remover: El proveedor luego de fraccionar su envío y se dio cuenta que cometió un error esta opción le permite borrar la información.

Se despliega una pantalla que da la opción al proveedor de avisar a VTR que envía los artículos separados en dos despachos de una cantidad determinada cada una (cuadro verde). La suma de los números debe coincidir al número total, como se muestra en el ejemplo (círculos rojos).

Si quiere subdividir otra vez debe seleccionar la nueva OC y presionar fraccionar, y así sucesivamente. Luego hacer clic en siguiente y podrá seguir los pasos siguientes de la creación de aviso (ver slides 21 - 22)

Para Cancelar un Aviso de Envío, existe un sistema de búsqueda con varias opciones predeterminadas. Luego de elegir una, hacer clic en “Buscar”. Además existe un sistema de búsqueda avanzada. Ambas búsquedas se realizan en el cuadro rojo.

Luego debo seleccionar el número de envío que corresponde al número de guía que el proveedor quiere cancelar. Para eso hay que hacer clic en un punto ubicado a la izquierda del número de OC (círculos rojos) y luego hacer clic en Cancelar Aviso de Envió (cuadro verde).

Al seleccionar la opción Visualizar / Cancelar Aviso de Envío por Adelantado, permite a los proveedores cancelar con anticipación los artículos que estaban avisados que iban a ser

despachados a VTR en una fecha determinada.

Avisos de Envío / Cancelar Aviso de Envío

Aparece una pantalla que muestra el detalle de la guía que canceló el proveedor.

Para ingresar a Cancelar de Avisos de Envío hay que hacerlo a través de la página de inicio de Avisos de Envío (ver slide 19).

Al seleccionar Recibos, (desde la sección envíos o desde la página inicial del iSupllier Portal), se muestran todos los despachos que han sido recepcionados por VTR por parte del proveedor

C.- Recibos

Cuando VTR efectivamente recibe el despacho completo de los materiales, la información desaparece de la página de Cronograma de Entrega del portal iSupplier (ver slide 18)

Para buscar los Recibos se puede agregar el número del recibo, la fecha de recepción, el número de OC, la descripción del artículo y la dirección del recibo, luego hacer clic en “buscar”. La información se agrega en el cuadro rojo.

En caso de no ingresar un dato específico, al hacer clic en “buscar”, el sistema mostrará todos los despachos recibidos por parte de VTR.

Se despliega una pantalla en la que aparece el número de recibo, fecha de recepción y número de OC (cuadro azul), además la cantidad que fue recibida por VTR en sistema (cuadro verde).

Al hacer clic en el número de recibos, aparece una pantalla donde se da aviso si es que VTR devolvió por sistema al proveedor el producto, ya sea porque no cumple con los estándares exigidos por VTR o por que el producto no es el solicitado.

Esto se puede detectar ya que aparece la opción Devoluciones (cuadro azul). Hay que hacer clic sobre este.

Luego aparece en forma detallada el artículo, su descripción, la cantidad recepcionada, la cantidad devuelta por VTR y la fecha de recpeción (cuadro rojo).

Recibos / DevolucionesAl seleccionar devoluciones, el proveedor puede visualizar todas las devoluciones que VTR a

efectuado por diversos motivos.

Para buscar las Devoluciones se puede agregar el número del recibo, número de OC, número de envío, artículo y descripción del artículo, luego hacer clic en “buscar”. La información se agrega en el cuadro rojo.

En caso de no ingresar un dato específico, al hacer clic en “buscar”, el sistema mostrará todas las devoluciones realizadas por VTR.

Se despliega una pantalla en la que aparece la cantidad recibida por VTR, la cantidad devuelta, la fecha de devolución y los motivos por el cual se hace la devolución (cuadro azul).

Recibos / Recibos VencidosAl seleccionar Recibos Vencidos, el proveedor ve todos los despachos cuyos artículos no han sido

recepcionados por parte de VTR. Se pueden dar dos situaciones por esta causa:

1.- El proveedor no despachó los artículos antes de la fecha de vencimiento que había indicado como parámetro de envío.

2. - Se despacharon y recibieron los artículos, pero no han sido recepcionados por sistema por parte de VTR.

Para buscar las recibos vencidos se puede agregar el número de OC, artículo y fecha de vencimiento, luego hacer clic en “buscar”. La información se agrega en el cuadro rojo.

En caso de no ingresar un dato específico, al hacer clic en “buscar”, el sistema mostrará todos los recibos vencidos existentes.

Se despliega una pantalla en la que aparece la cantidad perdida, la cantidad recibida y la direccción del envío (cuadro azul).