ITIL & PMI

Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014

CONGRESO INTERNACIONAL DE DIRECCION DE PROYECTOS

Un enfoque practico de la integración de ITIL y PMI

Elizabeth Tello Aragón


Expositor

Elizabeth Tello Aragon, PMP, ITIL v3

Ingeniera Informática de la PUCP , PMP , ITIL v3

Expositor Congreso PMI 2008 con el tema WBS ,herramienta practica para la gestión de proyectos

Expositor Congreso PMI 2010 con el tema Valor Ganado, una operativa a seguir para monitorear los proyectos

Actualmente Gestor de Proyectos de Infraestructura TI en Telefónica del Perú


Agenda1. Introducción

2. Comparativa Gráfica ITIL y PMI

3. Integración entre ITIL y PMI aplicado a la Gestión de

Proyectos TI

4. Casos de Estudio utilizando la Integración ITIL / PMI en

la Gestión de Proyectos TI

5. Identificación de Puntos de Control con la integración

ITIL / PMI

6. Beneficios de la integración de ITIL / PMI

7. Lecciones Aprendidas

8. Conclusiones

9. Información de Contacto


Introducción

Los proyectos cuentan con un objetivo y presupuesto definido de los cuales se espera un producto o servicio bajo una gestión temporal.

La gestión de proyectos implica un constante seguimiento con el objetivo de garantizar que las actividades del proyecto se mantengan según lo planificado y validar al cierre del mismo que la empresa alcanzó el retorno de la inversión.

La mayoría de empresas manejan una cartera de proyectos gobernados por una unidad interna o externa que los gestionan.


Introducción

Donde se encuentra el PMI & ITIL?

ITIL esta orientado a la prestación del servicio dentro de las operaciones de TI de una organización.

Sin embargo, cualquier cambio en los servicios solicitados pueden y deben ser manejados por la aplicación de las buenas practicas en la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos se ocupará de definir el comienzo de una iniciativa, entregando el producto final, y girando sobre los resultados de ese esfuerzo debe incorporarse el servicio o producto a la operación antes de cerrar finalmente el proyecto.


Comparativa Gráfica ITIL y PMI

ITIL PMI

Versión Actual

ITIL V3 2011 PMBOK 5ta Edición 2012

Objetivo Orientado a la Gestión del Servicio.

Orientado a la Gestión del Proyecto

Característica Ciclo de Vida del Servicio. Desde el nacimiento del servicio hasta su retiro

Ciclo de vida del proyecto . Inicio y fin definido.

Procesos 5 procesos :- Estrategia del Servicio- Diseño del Servicio- Transición del Servicio- Operación del Servicio- Mejora Continua del Servicio

5 grupos de procesos :- Iniciación- Planificación- Ejecución- Monitoreo y Control- Cierre


Comparativa Gráfica ITIL y PMIITIL : Information Technology Infrastructure Library

•Orientado a la creación y gestión de servicios IT

•Alineado al estándar ISO / EC 20000

•Requiere de la planificación de un proyecto o portafolio de proyectos para alcanzar el éxito.



Inicio Cierre

Control y Monitoreo

Ejecución

Desarrollar Plan para la DP.Planificar la Gestión del AlcanceRecopilar RequisitosDefinir el AlcanceCrear la EDT/WBSPlanificar la Gestión del CronogramaDefinir las Actividades

Desarrollar Plan para la DP.Planificar la Gestión del AlcanceRecopilar RequisitosDefinir el AlcanceCrear la EDT/WBSPlanificar la Gestión del CronogramaDefinir las Actividades

Secuenciar las ActividadesEstimar los Recursos Estimar la Duración de las ActividadesDesarrollar el CronogramaPlanificar la Gestión de los CostosEstimar los Costos

Secuenciar las ActividadesEstimar los Recursos Estimar la Duración de las ActividadesDesarrollar el CronogramaPlanificar la Gestión de los CostosEstimar los Costos

Determinar el PresupuestoPlanificar la Gestión de la CalidadPlanificar la Gestión de los RHPlanificar la Gestión de las Com.Planificar la Gestión de los RiesgosIdentificar los Riesgos

Determinar el PresupuestoPlanificar la Gestión de la CalidadPlanificar la Gestión de los RHPlanificar la Gestión de las Com.Planificar la Gestión de los RiesgosIdentificar los Riesgos

Realizar el Análisis Cualitativo de RiesgosRealizar el Análisis Cuantitativo de RiesgosPlanificar la Respuesta a los RiesgosPlanificar la Gestión de las AdquisicionesPlanificar la Gestión de los Interesados

Realizar el Análisis Cualitativo de RiesgosRealizar el Análisis Cuantitativo de RiesgosPlanificar la Respuesta a los RiesgosPlanificar la Gestión de las AdquisicionesPlanificar la Gestión de los Interesados

Elaborar Acta de ConstituciónIdentificar a los Interesados

Elaborar Acta de ConstituciónIdentificar a los Interesados

Dirigir y Gestionar el Trabajo del ProyectoRealizar el Aseguramiento de CalidadAdquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del ProyectoDirigir el Equipo del ProyectoGestionar las ComunicacionesEfectuar las AdquisicionesGestionar la Participación de los Interesados

Dirigir y Gestionar el Trabajo del ProyectoRealizar el Aseguramiento de CalidadAdquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del ProyectoDirigir el Equipo del ProyectoGestionar las ComunicacionesEfectuar las AdquisicionesGestionar la Participación de los Interesados

Cerrar Proyecto o FaseCerrar las AdquisicionesCerrar Proyecto o FaseCerrar las Adquisiciones

Monitorear y Controlar Realizar el Control Integrado de CambiosValidar el AlcanceControlar el AlcanceControlar el CronogramaControlar los CostosControlar la CalidadControlar las ComunicacionesControlar los RiesgosControlar las AdquisicionesControlar la Participación de los Interesados

Monitorear y Controlar Realizar el Control Integrado de CambiosValidar el AlcanceControlar el AlcanceControlar el CronogramaControlar los CostosControlar la CalidadControlar las ComunicacionesControlar los RiesgosControlar las AdquisicionesControlar la Participación de los Interesados

Planificación



PM – Grupo de Procesos ITIL – Ciclo de Vida del Servicios

Inicio Estrategia del Servicio

Planificación Estrategia del Servicio

Ejecución Diseño , Transición y Operación del Servicio

Monitoreo y Control Mejora Continua

Cierre



ITIL V3 2011 PMI – PMBOK 5ta Edición

Estrategia del Servicio Inicio & Planificación

Gestión de la Estrategia de TI Gestión de la Integración

- Definir el mercado - Desarrollo del Acta de Constitución

- Desarrollar las Ofertas - Desarrollo Plan de la Gestión del Proyecto

- Desarrollo de los Activos Estratégicos - Desarrollo Plan de la Gestión del Proyecto

- Prepararse para la implementación - Desarrollo Plan de la Gestión del Proyecto

Gestión del Portafolio de Servicios Gestión del Alcance

- Define el servicio - Planificar la Gestión del Alcance

- Define el servicio - Recopilar Requisitos

- Analiza el servicio - Definir el Alcance

- Analiza el servicio - Crear EDT

- Aprueba el servicio - Validar el Alcance

- Instituir servicio - Controlar el Alcance




Estrategia del Servicio Planificación

Gestión Financiera de TI Gestión de Costos

- Presupuesto - Estimación de Costos

- Contabilidad - Determinar el Presupuesto

Diseño del Servicio Ejecución

Gestión de Coordinador del Diseño Gestión de la Integración

- Coordinar - Gestionar el Trabajo del Proyecto

Gestión de la Calidad

- Gestionar los criterios de calidad - Realizar Aseguramiento de la Calidad

Gestión de Recursos Humanos

- Coordinar - Dirigir el equipo del Proyecto

Gestión de las Comunicaciones

- Modelo RACI - Gestionar las Comunicaciones




Operación del Servicio Ejecución

Función Gestión Técnica Gestión de las Adquisiciones

- Contratación de Recursos - Efectuar las Adquisiciones

Transición del Servicio Monitoreo y Control

Gestión de Cambios Gestión de la Integración

- Realizar el Control Integrado de Cambios

Mejora Continua Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Controlar la Calidad

Controlar el Alcance


Integración entre ITIL y PMI aplicado a la Gestión de Proyectos TI


Integración entre ITIL y PMI aplicado a la Gestión de Proyectos TI (1/3)

Presentar Solicitud

Elaborar Oferta Inicial

Solicitar Confirmación

Es conforme?

Elaborar Diseño Técnico

Elaborar Cronograma

No


Es conforme?

Si

Cliente IT

Gestor IT

Especialista IT

No

Aplicar Modificaciones

2

Si

Inicio Fin

Inicio - Estrategia del Servicio Planificación - Estrategia del Servicio



2

Solicitar Conformidad Técnica

GestionarCompras

Cliente IT

Gestor IT

Especialista IT

Es conforme?

Realizar Ajustes Técnicos al Doc.

Requiere Compras?

GestionarTareas Implantación

Ejecutar Actividades

Habilitar Servicios

Registrar CIs

Realizar Seguimiento

Informar al Cliente

3

No

Si

Ejecución - Diseño y Transición del Servicio



3

Elaborar Documentación Técnica

Validar Documentación

Cliente IT

Gestor IT

Especialista IT

Es conforme?

Consolidar Documentos

Es conforme?

Entregar Servicio Operaciones

Firmar Doc. Cierre

Entregar Doc. Cierre

FIN

Actualizar Documentación

No

Si

SiNo

Ejecución - Transición y Operación del Servicio


Caso de Estudio Nro. 1 (1/3) Implementar de un servicio de mensajería y video conferencia en una empresa de consultoría IT

Objetivo : Mantener la comunicación con los clientes y equipos de trabajo, agilizando la productividad en los proyectos. Requerimientos :

•Atender a 3000 usuarios entre empleados y clientes.

•Mantener sesiones de videoconferencia para grupos de 5 a 6 personas.

•La entrega debe estar para dentro de 3 meses.

•Se debe utilizar el producto A para la implementación de la solución y considerar los requisitos TI que demanda este producto.

•La solución debe mantener alta disponibilidad del servicio.


Presentar Solicitud



Es conforme?


Elaborar Cronograma

No


Es conforme?

Si

Cliente IT

Gestor IT

Especialista IT

No


2

Si

Inicio Fin

Caso de Estudio Nro. 1 (1/2)

Documento de Estrategia

Costo del Servicio

Diseño de la Solución e Infraestructura Lógica & Física

- Objetivos , Alcances y Restricciones del servicio.- Alta Disponibilidad de la Solución - Infraestructura Exclusiva

Presentar los costos involucrados en la implementación del servicio y de la operación del mismo.

Licencias de Software por 2 años.Nuevos ServidoresUnidades de Almacenamiento y BackupsEquipos de Balanceo FísicoCostos Operativos

Detalle de la arquitectura física requeridaDescripción y ubicación gráfica de los equipos y elementos de la soluciónCapacidad requerida a implementarseActividades a realizar al ejecutar la implantación de los equipos y solución elegida.Cronograma del proyectoReferencia a información de las autorizaciones y costos utilizados.

Servicio de Mensajería y Videoconferencia en una empresa de consultoría IT



2


GestionarCompras

Cliente IT

Gestor IT

Especialista IT

Es conforme?


Requiere Compras?



Habilitar Servicios

Registrar CIs


Informar al Cliente

3

No

Si

Problemas y Lecciones Aprendidas presentados durante la ejecución del proyectoDemora en la confirmación técnica de la disponibilidad del ancho de banda para las funcionalidades presentadas en la solución.Demora en la recepción de equipos y software solicitado para el proyecto.Actividades y pasos no detallados en la definición de la estrategia.

Servicio de Mensajería y Videoconferencia en una empresa de consultoría IT



Objetivo : Implementar un sistema de facturación en la nube que contemple las normativas del organismo fiscal e integre los procesos de negocio actuales de la empresa. Requerimientos:

•Integrar los 9 sistemas internos que brindan la información necesaria para la facturación actual de la empresa.

•Se debe garantizar la continuidad del servicio dentro de los tiempos acordados de recuperación con el organismo fiscal.

•La solución debe contemplar las políticas de negocio según lo especificado por el organismo fiscal aplicado a los documentos generados por el proceso de facturación.

Implementación de un sistema de facturación en la nube


Presentar Solicitud



Es conforme?


Elaborar Cronograma

No


Es conforme?

Si

Cliente IT

Gestor IT

Especialista IT

No


2

Si

Inicio Fin


Documento de Estrategia

Costo del Servicio

Diseño de la Solución e Infraestructura Lógica & Física

- Objetivos , Alcances y Restricciones del servicio.- Alta Disponibilidad de la Solución - Infraestructura Exclusiva

Presentar los costos involucrados en la implementación del servicio y de la operación del mismo.

Alta Disponibilidad de los elementos de red requeridos para la transferencia de información hacia la solución en la nube.Presentar los costos involucrados en la implementación del servicio y de la operación del mismo. Unidades de Almacenamiento y BackupsEquipos de Balanceo FísicoCostos Operativos

Detalle de la arquitectura física requeridaDescripción y ubicación gráfica de los equipos de intercambio.Capacidad requerida a implementarseActividades a realizar al ejecutar la implantación de los equipos.Cronograma del proyectoReferencia a información de las autorizaciones y costos utilizados.

Sistema de Facturación en la Nube



2


GestionarCompras

Cliente IT

Gestor IT

Especialista IT

Es conforme?


Requiere Compras?



Habilitar Servicios

Registrar CIs


Informar al Cliente

3

No

Si

Problemas y Lecciones Aprendidas presentados durante la ejecución del proyectoSolicitudes de cambio y ajuste para la integración de los servidores de intercambio y la solución en la nube.

Sistema de Facturación en la Nube


Identificación de Puntos de Control (1/3)

Presentar Solicitud



Es conforme?


Elaborar Cronograma

No


Es conforme?

Si

Cliente IT

Gestor IT

Especialista IT

No


2

Si

Inicio Fin

Solicitar Conformidad de los Costos y Alcance que comprende el proyecto de implantación de la Infraestructura.

Solicitar Conformidad del Diseño de la infraestructura que se implantara y que forma parte del proyecto



2


GestionarCompras

Cliente IT

Gestor IT

Especialista IT

Es conforme?


Requiere Compras?



Habilitar Servicios

Registrar CIs


Informar al Cliente

3

No

Si

Informar retrasos y modificaciones que puedan afectar el cronograma del proyecto de infraestructura

Solicitar Conformidad Técnica del Diseño que se aplicara para la implantación de laInfraestructura del Proyecto



3

Elaborar Documentación Técnica

Validar Documentación

Cliente IT

Gestor IT

Especialista IT

Es conforme?

Consolidar Documentos

Es conforme?

Entregar Servicio Operaciones

Firmar Doc. Cierre

Entregar Doc. Cierre

FIN

Actualizar Documentación

No

Si

SiNo

Validar la Documentación de la infraestructura entregada con el objetivo que Operaciones tenga toda la información para la administración del servicio

Controlar que se cumpla la documentación del servicio que se aloja en la infraestructura entregada para su posterior administración por Operaciones

Solicitar Conformidad del Cliente por la infraestructura entregada


Beneficios de la integración de ITIL / PMI

Sinergía entre la Gestión de Proyectos e ITIL .

Contar con un responsable o PMP como un valor agregado a la generación del servicio.

Combinar ITIL y la gestión de proyectos permite ejecutar proyectos con un mayor nivel de calidad.

Los puntos de control en el proceso de generación del servicio desde un enfoque de proyecto asegura resultados satisfactorios.

ITIL y PMI pueden tener un impacto muy positivo sobre la organización de los departamentos de TI .


Lecciones Aprendidas Mayor comunicación en la generación de servicios para evitar

re-trabajos.

Entender la necesidad del negocio y la estrategia a implementar para aligerar el proceso de generación del servicio.

Alinearse a los procedimientos basados en los estándares como ITIL y PMI permite asegurar una adecuada gestión de cambios.

Llevar al Comité de Cambios (CAB) las modificaciones en el alcance que realmente afecten drásticamente al proyecto.

Comunicar al equipo del proyecto los objetivos del negocio de esta manera no se sentirán ejecutores de actividades repetitivas.


Conclusiones Adecuar los estándares o marcos metodológicos al proceso

del negocio.

No aumentar complejidad a los procesos de negocio para adaptarlos a los estándares seleccionados.

Calcular o identificar el retorno de inversión que involucra adoptar estándares que mejoren el proceso del negocio.

Comunicación de los objetivos y beneficios que se obtendrán con el fin de reducir la resistencia cultural.

Liderazgo para proponer el momento adecuado para la implantación de un determinado estándar.


Información de Contacto

• Compañía : Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C.

• Teléfono: 998737717

• Email : [email protected]

• Sesión:


CONGRESO INTERNACIONAL DE DIRECCION DE PROYECTOS

Un enfoque practico de la integración de ITIL y PMI

Elizabeth Tello Aragón

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