L1_U1 “DAVID Y GOLIAT: LAS

TRIBULACIONES DE UN DIRECTOR DE

PROYECTO.

2011

RESEÑA

El personaje principal es David Director de Gestión de Proyectos de la empresa, cuyos problemas

iniciales son los avances estancados del proyecto Alfa, su manera de realizar las cosas se basa en la

experiencia vivida y los dichos que por excelencia son evidentemente acertados.

Necesita elaborar y presentar un informe que previamente pre elaborará, pero se da cuenta que

su proyecto comienza a presentar ciertos síntomas que no le parecen los mas apropiados, por eso

decide: “estar allí donde se producen los acontecimientos”, ya que el director de proyectos debe

saber antes que nadie donde se van a presentar los problemas y a forma de detenerlos.

Hace todo lo posible por quedarse libre de otros asuntos y poder dedicarle más tiempo al proyecto

Alfa, al tratar de leer los correo de los informes de las diferentes partes que conforman el proyecto

solo encuentra los de 4 departamentos (ingeniería, suministros, fabricación y puesta en marcha),

haciéndole falta 2 (planificación y costos).

Las fallas o defectos encontrados en los informes son:

Carlos no ha finalizado el diseño de la sala de Calderas ya que Miguel no había

definido las características básicas de la caldera en un tiempo superior a lo

previsto en la panificación

El retraso es de 3 meses que es el resultado de los 2 meses iniciales y el retraso de

1 que adquirió sin que se ponga en marcha alguna medida correctiva.

Miguel ha puesto en primer lugar otros proyectos en prioridad que el proyecto

Alfa, siendo que él no puede tomar las decisiones de prioridad sino acatar las de su

director.

En la mente de David, nuestro director, se elaboran reflexiones sobre lo que sucede y sabe que la

alternativas son pocas: o sea cumplido o no sea cumplido. Se acuerda que los proyectos son como

las personas “adquieren las virtudes y los vicios de pequeños”.

Cuando existen este tipo de problemas e inconsistencias en los proyectos en oportuno

solucionarlos de la forma más rápida, haciendo que este proyecto adquiera una virtud de eficacia

que traducido es: “hacer bien las cosas necesarias”.

A David le llama el director de operaciones, y piensa ¿Qué pasará?, le pide que vaya a su

despacho, y nuevamente su cerebro acelera su función e imagina que quizá es por causa de la

L1_U1 “DAVID Y GOLIAT: LAS

TRIBULACIONES DE UN DIRECTOR DE

PROYECTO.

2011

reunión a la que ha convocado el mismo para resolver los asuntos del proyecto Alfa, pero si así

fuera le hubiese pedido que llevara todo preparado implementando la directriz de la empresa que

enseña: “Se lo que vale el tiempo de mis colaboradores e intento optimizarlo al máximo” sobre

todo cuando alguien acude a una reunión puesto que Gabriel de la Dirección General les decía:

“deben preparar a conciencia la reuniones… es una falta de respeto para con los asistentes el no

hacerlo, y además, es una medida del eficacia de nuestra empresa”

Mientras, camino a la oficina de Oscar su director de operaciones, piensa que si tarda más de lo

esperado no tendrá oportunidad de preparar a conciencia la presentación con los puntos

importantes para la reunión a la cuan ha citado a los colaboradores del proyecto Alfa.

Para su sorpresa y con tantos pendientes le proponen aceptar la demostración de cómo se

dirigen los proyectos en su empresa dado que el cliente es importante, dándole los criterios

necesarios para la misma:

-comenzaremos con ingeniería conceptual: fijando el alcance, haciendo una planificación

previa con los hechos claves que nos indiquen la dirección o limitaciones del camino (hito), dando

un avance de un posible cuadro de mando, preparando una Estructura de Desagregación de

Proyecto para tener los paquetes de trabajo, estableciendo un presupuesto fiable, diseñando la

organización adecuada, evaluando los riesgos que puede haber, calculado la Matriz de

Cuantificación de Riesgos, estableciendo la contingencia[…], es un compromiso de nuestro

director, se espera que se nos habrá un mercado importante.

Para David era la oportunidad perfecta, pero no en el momento de mas carga de trabajo, aun no

establecían bien la planificación del proyecto Alfa ,que es el más frecuente problema que se puede

presentar en los proyectos, por lo que se habían ocasionado tantos problemas e inconsistencias y

ahora tomar otro proyecto desplazaría de cierta manara al proyecto Alfa y además como

supervisaría la obra y algún taller para analizar ciertos temas y trabajar en bajar el nivel de

micromanagement su tiempo se reduciría a algunas pocas horas para invertir en el nuevo

proyecto, agregándole que el fin de semana tendría un compromiso (boda) al cual debía asistir con

su familia, la mejor solución era no aceptar.

Sin embargo, Oscar y Gabriel le prometieron ayudarlo y delegar su carga de trabajo para que su

personal fuera usado con distintos fines para desarrollar distintas capacidades (polivalente),

agregando: hasta que la gente no se echa a la piscina no aprende a nadar (un argumento

motivador para crecer en experiencia laboral). Pensando David “las causas deben tener una cara y

una cruz” …lo que hay que intentares manejarlas de tal manera que los beneficios superen a los

esfuerzos para conseguirlas, Gabriel le comentó que deseaban poner a alguien con grandes

L1_U1 “DAVID Y GOLIAT: LAS

TRIBULACIONES DE UN DIRECTOR DE

PROYECTO.

2011

capacidades al frente del proyecto para que fuera capaz de ganarse al Cliente y que solo él podía

lograrlo – que gran gancho-.

Ya delegado David como director del proyecto comenta - parafraseando convenientemente- que

el trabajo debe hacerse en equipo puesto que las individualidades alcanzan grandes cosas pero

todavía se alcanzan metas más altas se trabaja en equipo.

Ahora que están de lleno en la presentación, establecen lo necesario para la plática con el cliente

potencial importante y acuerdan algunos puntos básicos, pero David aun sigue maquilando los

otros puntos y la técnica de acción para llevar a cabo a junta del proyecto Alfa para que este no

resienta, sin embargo se da cuenta que no podría dirigir una junta y estar a tiempo en la otra y

preparar a conciencia ambas, así que aplaza la junta para después que egrese de la plática con el

cliente misma que se alarga un poca más de lo pesado, pero para no desgastar el tiempo de sus

compañeros delega la responsabilidad de dirigir la junta del proyecto Alfa a Carlos, si llegase a

regresar a tiempo e informaran de lo visto de lo contrario le dejaran una nota.

Con el tiempo mal distribuido por los imprevistos, David saca a delante la presentación del cliente,

pareciendo mas una plática de trabajo, dejando claramente a los 2 colaboradores del Cliente y a

él mismo, proponiendo realizar los puntos de suma importancia para el cliente lo antes posible,

como la Metodología de trabajo a Realizar, los permisos, la rentabilidad y los equipos principales.

Aun mas trabajo, despiden al cliente y regresan al despacho de David, no ve ninguna nota pero si

recibe una motivación al estar sus jefes en su despacho. No le queda más que escuchar a Gabriel

decir: como siempre haremos un poco más de lo que podamos.

Se lleva ambos proyectos a su casa dejando hecha la estructura de sus actividades mediante un

diagrama de barras, puesto que presionado por su esposa debe llegar a convivir con los pequeños

antes de dormir y descansar para que al siguiente día puedan disfrutar sin complicaciones del

compromiso de la boda. Trabaja muy gusto en la mañana sin que nadie lo interrumpa. Está muy

claro que cuando no aparecen los denominados ladrones del tiempo, el tiempo se multiplica.

Trabaja asignando responsabilidades y estableciendo plazos para cada una de las actividades que

hay que realizar.

Ya han regresado de la boda y descansa. El domingo por la mañana no hace más que bañarse y

desayunar que en ponerse a trabajar. Lee los comentarios de los colaboradores del proyecto Alfa:

subraya y transcribe los aspectos que merecen más atención.

L1_U1 “DAVID Y GOLIAT: LAS

TRIBULACIONES DE UN DIRECTOR DE

PROYECTO.

2011

Nuevamente la parte familiar lo acoge. Pero el lunes por la mañana pide a Sara su secretaria

redacte los puntos importantes resueltos por él y llama a Ignacio para preguntar sobre lo

acordado sobre Alfa teniendo como respuesta que lo esperan a él para comentarlo en la reunión

de las 12.

Prepara rápidamente el Plan para Alfa acabándolo casi a las 11. Mientras sube el ascensor repasa

las notas del proyecto Goliat (nombre que se le dio para quedar en confidencialidad) aun que no

puede apartar de su mente a Alfa. “Prisionero de lo inmediato”, piensa. Hay que huir, aun que a

veces no es nada fácil, que lo urgente se convierta en lo importante.