Los sistemas y sus componentes (1) Un sistema es un grupo de elementos que se integran con el propsito de lograr un objetivo comn.

(2) Un sistema se define como: un conjunto de elementos interactivos, que pueden ser diseados para que, en forma cooperativa, logren cumplir una funcin dada, o alcanzar propsitos determinados1. (3) Los componentes de los sistemas son los siguientes, aunque los mismos

pueden variar como una combinacin de elementos:

Elementos de entrada (inputs), que son los recursos que ingresan al sistema

para ser procesados. Por ejemplo: materias primas, energa, datos, etc.

Procesamiento, que comprende los procesos de transformacin que convierten

los elementos de entrada en elementos de salida. Ejemplos: procesos industriales, clculos matemticos, potabilizacin y tratamiento de aguas, etc.

Elementos de salida (outputs) es la transferencia de elementos que han sido

generados mediante un proceso de transformacin hacia su destino final. Ejemplos: productos terminados, servicios prestados, informacin procesada, agua

potable, etc.

Retroalimentacin, que se refiere a la comunicacin de los resultados y

consecuencias de las acciones y decisiones a quien las origina. Por ejemplo si se considera el rea de operaciones de la empresa como un sistema, la informacin

consolidada de calidad del agua potable constituye la retroalimentacin para la Gerencia de Operaciones Tcnicas.

Control, que comprende el monitoreo del desempeo del sistema y la evaluacin

de la retroalimentacin para verificar los resultados alcanzados y compararlos con los previstos, determinar las desviaciones, tambin adoptar las medidas correctivas

necesarias para regular la accin y asegurar el cumplimiento de objetivos.

(4) Una caracterstica importante de los sistemas es que stos no existen en forma aislada, porque forman parte de un entorno que contiene otros sistemas,

separndose de estos por el lmite o frontera. Solo en condiciones controladas de laboratorio se dan los sistemas aislados.

Fig. 1: Modelo general de un sistema (5) Algunos sistemas pueden estar conectados entre s mediante un lmite compartido o interfaz. Si el sistema interacta con otros de su entorno, es decir intercambia entradas y salidas, se dice que es abierto, en ese caso est

conectado con su entorno por interfaces de entrada y salida.

(6) El entorno de las empresas est compuesto por elementos que son individuos u organizaciones que existen fuera de la compaa pero que tienen

influencia directa o indirecta sobre ella. Aunque varan entre las distintas organizaciones, de forma general se pueden identificar los siguientes elementos del entorno de las empresas: proveedores, sindicatos laborales, comunidad

financiera, accionistas o dueos, competidores, gobierno y la comunidad con quienes se tiene un flujo de informacin, resultados y productos, tanto de entrada

como de salida.

(7) Como muestra la Fig. 2, el entorno del sistema de la Empresa, esta compuesto por otras empresas u organizaciones, por ejemplo: el Ente Regulador, dependencias estatales relacionadas con el Sector de Saneamiento y

Medio Ambiente, Municipios, Prefecturas entidades financieras, proveedores, comunidad, clientes, medios de prensa, etc.). El entorno de las empresas solo debe considerar sistemas con los que interactan stas.

Fig. 2: Sistema

(8) Una caracterstica elemental de todo sistema es que esta compuesto de sistemas menores o subsistemas o partes elementales Fig. 3, lo que implica que

los sistemas existen en ms de un nivel.

Fig. 3: Sistema y subsistemas

1.2 Las organizaciones y los sistemas (10) Una organizacin como una compaa, o un rea funcional, se ajustan a la definicin de sistemas ya que los recursos de una empresa son procesados para la

consecucin de los objetivos especficos determinados por sus gerentes como se ve en la figura 4

Fig. 4: La organizacin como un sistema (11) Los recursos que deben ser administrados por los gerentes de la forma ms

eficaz posible son:

recursos fsicos: son aquellos recursos tangibles, estos son: personal,

material, equipos y dinero.

recurso conceptual: es un recurso intangible pero muy valioso dentro de

cualquier organizacin y es la informacin.

1.3 Los gerentes y la informacin (12) La obligacin principal de un gerente es asegurar que la entidad alcance sus objetivos, por lo que deben organizar y juntas de manera correcta segn lo

planificado.

(13) Todos los gerentes, sea cual sea su nivel o rea funcional desempean importantes papeles que implican actividades comunicacin interpersonales y de toma de decisiones, por lo que necesitan habilidades de comunicacin y capacidad

de resolucin de problemas

(14) Durante el proceso de resolver problemas, los gerentes toman decisiones, que

no es ms que el acto de seleccionar uno de varios cursos de accin alternativos. Con la creciente complejidad de las actividades, con mayores exigencias legales,

sociales, ambientales, etc. y mayores restricciones, se necesita cada vez mayor cantidad y mejor calidad de informacin para resolver los problemas.

(15) Si los gerentes ven a su organizacin como un sistema, les ser ms fcil resolver los problemas y lo harn de forma ms eficaz, por las siguientes razones:

Evita que el gerente se pierda en la complejidad de la estructura de la

organizacin y los detalles del trabajo.

Reconoce la necesidad de tener buenos objetivos.

Destaca la importancia del aporte de todas las partes de la organizacin.

Reconoce las interconexiones de la organizacin y su entorno (interfaz).

Asigna mucho valor a la informacin de la retroalimentacin para la aplicacin de

medidas de adecuacin.

1.4 Los datos y la informacin (16) Aunque frecuentemente ambos trminos se usan de manera indistinta, los datos y la informacin tienen diferente significado.

(17) Los datos son medidas objetivas de los atributos (caractersticas) de las

entidades (personas, lugares, objetos y eventos), es decir que consisten en observaciones y cifras en bruto sobre cantidades fsicas, valores comerciales, y

otros, que tienen relativamente poco significado para el usuario. Los datos consisten en hechos y cifras que son relativamente insignificantes para el usuario. Ejemplos son horas trabajadas, cantidad de agua, precio unitario, etc.

(18) En contraste, la informacin se define como datos que han sido convertidos

a un contexto significativo y til para los usuarios finales; consiste en datos con un valor agregado a travs de su procesamiento y que tienen significado para el

usuario final especfico. (19) Por ejemplo, datos podran ser el nmero de clientes, consumos y tarifas. Si

se multiplica ese nmero de clientes por sus consumos de agua y la tarifa correspondiente se tendra como resultado informacin sobre la facturacin bruta

por concepto de consumo de agua. (20) La transformacin de datos en informacin est a cargo de un procesador

de informacin (sistema), el cual puede incluir elementos computacionales, elementos no computacionales o una combinacin de los dos.

(21) Los atributos de la calidad de la informacin se enfocan a tres

dimensiones:

Tiempo

Contenido

Forma

Dimensin / Cualidad de la informacin

Tiempo:

Oportunidad La informacin debe suministrarse en el momento en que sea necesaria. Actualidad La informacin debe ser reciente al momento de suministrarse. Frecuencia La informacin debe suministrarse con la frecuencia que sea necesaria. Perodo La informacin puede entregarse sobre periodos pasados, presentes y futuros

Contenido:

Exactitud La informacin debe estar libre de errores. Pertinencia La informacin debe estar relacionada con las necesidades de informacin de un destinatario especfico para una determinada situacin. Integridad Debe suministrarse toda la informacin que sea necesaria. Brevedad Debe entregarse slo la informacin que se necesite, cuando se necesite. Alcance La informacin puede tener un alcance amplio o estrecho, o un enfoque interno o externo. Desempeo La informacin puede revelar el desempeo, al mediar las actividades logradas, el progreso alcanzado o los recursos acumulados

Forma:

Claridad La informacin debe suministrarse en un formato que sea fcil de entender Detalle La informacin puede proporcionarse en un formato detallado o resumido. Orden La informacin puede ordenarse en una secuencia predeterminada. Presentacin La informacin puede presentarse en forma narrativa, numrica, grfica u otras formas. Medios La informacin puede proporcionarse en la forma de documentos de papel

impresos, presentaciones de video u otros medios

Tabla 1: Atributos de la informacin

1.5 Los sistemas de informacin (22) Los sistemas de informacin son componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y visin en una organizacin.

(23) Los sistemas de informacin han ido evolucionando conforme las

organizaciones han ido desarrollndose y fueron creciendo las necesidades de informacin. Inicialmente los sistemas de informacin estaban basados en la

observacin y en mecanismos muy simples como lpiz y papel (sistemas de

informacin manuales) y se utilizaban canales de comunicacin informales

(verbales), posteriormente se utilizaron mquinas de escribir y calculadoras, y actualmente se emplean los sistemas de informacin basados en computadoras,

que dependen de una variedad de sistemas computacionales conectados en red para lograr la actividad de procesamiento de informacin.

(24) Los sistemas de informacin usan recursos conceptuales: informacin y datos en imgenes mentales del cerebro, cifras o diagramas en papel, o en forma

electrnica en el almacenamiento de una computadora, para dirigir finalmente los sistemas fsicos.

(25) Los productos generados pueden adoptar una serie de formas: informes en papel, presentaciones visuales, documentos multimedia, mensajes electrnicos,

imgenes grficas y respuestas de audio.

(26) Los sistemas de informacin desempean tres funciones esenciales en cualquier tipo de organizacin:

Respaldar las operaciones empresariales

Respaldar la toma de decisiones

Respaldar la ventaja competitiva estratgica

(27) Los sistemas de informacin en general son sistemas de apoyo a la toma de

decisiones, son recursos de las organizaciones para proporcionar informacin a los gerentes, ayudarlos a resolver sus problemas y facilitar la comunicacin

empresarial.