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PROTECCIÓN DE DATOS PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE LA COMUNIDAD

Pregunta ¿La administración de fincas puede publicar en su web los contratos con empresas, de empleados, similares, cuentas corrientes de los propietarios, bancos y contabilidad en general sin conculcar la Ley Orgánica de Protección de Datos? El Art. 10 de la LOPD regula de forma concreta el deber de secreto de quienes tratan datos personales, dentro del título dedicado a los principios de protección de datos. Este deber de secreto pretende que los datos personales no puedan conocerse por terceros, salvo de acuerdo con lo dispuesto en otros preceptos de la LOPD, como el art. 11 (comunicación de datos) o 12 (acceso a los datos por cuenta de terceros). El artículo 10, junto con el artículo. 9 LOPD, que regula las medidas de seguridad, contiene una regla que afecta a la confidencialidad como parte de la seguridad, por lo que se refiere especialmente al responsable del fichero y a las personas que hayan participado en el tratamiento. Este deber de secreto está lógicamente relacionado con el secreto profesional. Según el ATC de 11-12-89 "el secreto profesional se entiende como la sustracción al conocimiento ajeno, justificada por razón de una actividad, de datos o informaciones obtenidas que conciernen a la vida privada de las personas". Ahora bien, hay que tener en cuenta que en ocasiones la propia normativa exige la transmisión de la información y no existe un deber de secreto que resulte ilimitado y aplicable en cualquier caso. En la Comunidad de Propietarios lo normal es que los datos personales que obren de los demás, puedan ser visualizados pues podrán figurar en actas de la comunidad por ejemplo, pero no el de la cuenta bancaria, de uso individualizado para el pago del sostenimiento de la propiedad común, y que en este caso identifica a cada propietario con dicha cuenta, no siendo correcto el conocimiento a todos y cada uno de los componentes de la comunidad, así como tampoco dato alguno que permita conocer otros datos no relativos a la comunidad común como por ejemplo, las cuotas de consumo de agua que , no debieran ser conocidas por el resto, pues se refieren a información personal que no tienen por que conocer. La Agencia de Protección de Datos, considera “ que la difusión entre los copropietarios de los números de cuenta bancaria sí supone una infracción del deber de secreto y una cesión de datos inconsentida.” Sigue diciendo la APD “ La transmisión a cada uno de los propietarios de los datos correspondientes a los restantes no supondría una comunicación de los datos, toda vez que los mismos estarían siendo conocidos y tratados dentro de ámbito del responsable del tratamiento la propia Comunidad.” En el artículo 20 e) de la Ley de Propiedad Horizontal establece que la documentación que custodie el administrador de la comunidad en su condición de secretario de la misma se encontrará "a disposición de los titulares".

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Del mismo modo, el artículo 19.3 de la Ley dispone que "el acta de las reuniones (que contendrá, según el artículo 19.2 d) una "relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación en todo caso de sus cuotas de participación se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9". Es por ello que los datos correspondientes a los propietarios estarán siempre a disposición de la comunidad, por resultar datos necesarios para el adecuado desarrollo de las actividades previstas en la legislación de propiedad horizontal, debiendo en todo caso ser comunicados a los propietarios en caso de asistencia a la Junta. En conclusión, podemos decir que se considera que la transmisión a los propietarios que lo soliciten entre ellos los que componen la Junta Directiva de la Comunidad, de los datos de los restantes propietarios será lícita, siempre y cuando la finalidad para la que los solicitantes justificasen la comunicación se encontrase amparada por la Ley de Propiedad Horizontal. Es decir que la comunicación de datos deberá limitarse a aquellos datos que en cada caso resultan "adecuados, pertinentes y no excesivos" para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, viene referido al control del buen gobierno de la comunidad de propietarios. Para mayor claridad, la Agencia de Protección de Datos señala a título de ejemplo “…que no cumple el requisito de idoneidad la comunicación de los directorios con los datos de domicilio de los propietarios o sus números de cuenta corriente, en tanto que en nada contribuyen a la finalidad de control de la buena administración de la comunidad de propietarios. igualmente, y en lo que se refiere a nóminas de los empleados de la comunidad, debe tenerse en cuenta que junto con la información referida a sus retribuciones, aparecerán otros datos, como el domicilio fiscal de los interesados, la cuenta corriente en que se produzca los pagos e incluso datos especialmente protegidos si se refieren a salud o ideología, como el descuento, en su caso, de la cuota sindical de los afiliados a un sindicato, etc., estos datos no resultan relevantes para la finalidad de control de la gestión de la comunidad, por lo que la exhibición de los directorios antes citados o las nóminas de personal resultará contraria al principio de proporcionalidad y, en consecuencia, darán lugar a una vulneración de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, sin perjuicio de que se deba informar a los propietarios de las retribuciones satisfechas a los empleados, con el adecuado desglose de conceptos retributivos. de este modo el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, debe ser interpretado de conformidad con las previsiones de la Ley Orgánica 15/1999, de modo que no permite un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los

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archivos de la comunidad que puedan contener datos personales, sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y no excesivos para la finalidad perseguida, por lo que, fuera de los supuestos en los que expresamente la ley de propiedad horizontal obliga a la comunicación a otros propietarios de determinados datos personales, deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida, tal y como señala la sentencia del tribunal constitucional, no procediendo el acceso directo al documento en otro caso.” Podemos citar dos informes de la APD de consultas realizadas Informe 2013-0261. Cesión de datos de comunidad de propietarios a propietario Objeto: La consulta plantea si resulta conforme a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, que un propietario de una vivienda en régimen de propiedad horizontal pueda acceder y tener copia de toda la documentación de la comunidad (salarios, honorarios profesionales, facturas, contratos, etc.) con la finalidad de conocer y comprobar la correcta gestión de las cuentas de la comunidad. Conclusiones del informe: "De este modo el artículo 20 de la Ley de propiedad Horizontal, debe ser interpretado de conformidad con las previsiones de la Ley Orgánica 15/1999, de modo que no permite un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los archivos de la comunidad que puedan contener datos personales, sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y no excesivos para la finalidad perseguida, por lo que, fuera de los supuestos en los que expresamente la Ley de propiedad horizontal obliga a la comunicación a otros propietarios de determinados datos personales, deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida, tal y como señala la sentencia del Tribunal Constitucional, no procediendo el acceso directo al documento en otro caso". (...) "En lo que a la obtención de copias respecta, la propia Ley de Propiedad Horizontal ordena en ocasiones la remisión de determinados documentos, mientras que en su artículo 20 se refiere a "custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad". No corresponde a esta Agencia interpretar si de dicha expresión se deduce o no una obligación por parte del administrador de la comunidad de propietarios de facilitar copia de la documentación obrante en la misma. No obstante, cabe recordar que, en el caso en que se considerase oportuno facilitar copia de la documentación, con las limitaciones derivadas de la aplicación de la normativa de protección de datos anteriormente expuestas, deberán adoptarse las debidas medidas de seguridad".

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Informe 2009-0333. Cesión datos a propietarios por la Comunidad de vecinos para control de gestión de cuentas Objeto: La consulta plantea si resulta conforme con lo dispuesto por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de Carácter Personal, la cesión por parte de los Órganos de Gobierno de una comunidad de propietarios, a los propietarios que así lo soliciten, de la documentación relativa a la gestión y administración del inmueble. Conclusiones del informe: "Por ello, la cesión de datos personales que puede derivarse de la consulta se encontraría amparada por el artículo 11.2 a) de la Ley Orgánica 15/1999, por cuanto existe una norma con rango de Ley que establece que la documentación de la comunidad estará "a disposición" de los titulares, siendo lícita la transmisión de los datos cuando la finalidad que justifique la comunicación de dicha documentación a los propietarios solicitantes se encuentre amparada por la Ley de Propiedad Horizontal. A dichos efectos, la consultante deberá estar al estricto cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 4.2 de la Ley Orgánica 15/1999, que exige que los datos sean tratados únicamente para las finalidades que motivaron su recogida, en el presente caso, conocer y comprobar la correcta gestión de las cuentas de la comunidad, función atribuida a la Junta de propietarios por el artículo 14 de la Ley 49/1960, sin que quepa emplear los datos personales que en la documentación se contengan para finalidades distintas de la mencionada". SUPUESTOS ESPECIFICOS PUBLICADOS EN LA ULTIMA GUIA DE LA AEPD a) Impago de recibos de la comunidad por parte de los propietarios. Con carácter general, la publicación en el tablón de avisos de la comunidad de una relación de propietarios que no se encuentran al corriente de pago de sus cuotas, no está amparada por la normativa de protección de datos. Ahora bien, la LPH permite publicitar la identidad de los deudores y de sus deudas con la comunidad, incorporando dichos datos a la convocatoria de junta. Excepcionalmente, cuando no exista constancia del domicilio de algún propietario, se podrá publicar en el tablón de anuncios de la comunidad – u otro lugar visible – la convocatoria de junta con una mención a los motivos de dicha publicación. b) Acceso y obtención de copias de la documentación de la comunidad por parte de los propietarios de viviendas en régimen de PH. El articulo 20 e) de la LPH establece que corresponde al administrador actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los

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titulares la documentación de la comunidad. Este artículo debe ser interpretado de conformidad con la LOPD, de modo que no permite un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los archivos de la comunidad que pueda contener datos personales, sino solamente aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y no excesivos para la finalidad perseguida. En el caso que se considerase oportuno facilitar copia de la documentación, con las limitaciones derivadas de la aplicación de la normativa de protección de datos, deberán adoptarse las debidas medidas de seguridad y, especialmente, las relativas a la gestión y salida de soportes y documentos, y traslado de documentación. c) Exhibición del libro de actas de la comunidad de propietarios a entidades financieras. La certificación expedida por el administrador será documento suficiente para formalizar ante la entidad financiera la apertura de una cuenta corriente o para el cambio anual de firmas de los cargos de la comunidad. d) Video vigilancia en comunidades de propietarios. Legitimación: Para la instalación de cámaras en zonas comunes será necesario el acuerdo de la Junta de propietarios que quedará reflejado en las actas de dicha Junta. Se recomienda que en el acuerdo se reflejen algunas de las características del sistema de video vigilancia, así como el número de cámaras o el espacio captado por las mismas. Fichero: Siempre que vayan a grabarse imágenes de personas se procederá a la inscripción del fichero en el Registro General de Protección de Datos de la AEPD (obligatorio hasta mayo 2018). Deber de información: Se instalarán en los distintos accesos a la zona video vigilada y en un lugar visible uno o varios carteles de información indicando el responsable de la instalación y ante quién y dónde dirigirse en caso de querer ejercer los derechos que prevé la LOPD. Instalación: Las cámaras solo podrán captar imágenes de las zonas comunes de la comunidad. No podrán captarse imágenes de la vía pública a excepción de una franja mínima de los accesos al inmueble. La contratación de un servicio de video vigilancia externo o la instalación de las cámaras por un tercero no exime a la comunidad del cumplimiento de la legislación de protección de datos. Monitores y visualización: El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad de propietarios. En ningún caso resultaran accesibles a los vecinos mediante canal de televisión comunitaria. Sistema de grabación: A las imágenes grabadas accederá solo el personal autorizado. Las imágenes serán conservadas durante un plazo máximo de un mes desde su captación.

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Por último, en mayo del 2016 se aprobó el Reglamento General de Protección de Datos, será de aplicación a partir de mayo del 2018 Se establecen nuevos requisitos para garantizar a los cuidadnos el tratamiento de sus datos personales por parte de las empresas . Este reglamento obligará a las Comunidades Propietarios, a disponer de un fichero denominado Gestión de la Comunidad de Propietarios que se habrá de comunicar a la Agencia de Protección de Datos. Se regulará mediante contrato los posibles encargados del tratamiento de la Comunidad de Propietarios, se dispondrá de los correspondientes compromisos de confidencialidad firmados por parte del Presidente, Vicepresidente y de los trabajadores El RGPD prevé que los responsables aplicarán las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar y estar en condiciones de demostrar que el tratamiento de datos personales se lleva a cabo de conformidad con el propio RGPD. Tales medidas se revisarán y actualizarán cuando sea necesario. El principio de responsabilidad proactiva se describe en el RGPD como la necesidad de que El hecho de que en las comunicaciones personales a los propietarios aparezca, con

Fdo Mª Jesús castaño Tejero Abogado Fuentes Base de datos de Editorial Jurídica Sepin Agencia de Protección de Datos

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