LA DOCUMENTACIN: CONCEPTO Y CONTEXTO CIENTFICO.

0.Introduccin El proceso documental como proceso de produccin, transmisin y recepcin de informacin y conocimiento

El ser humano produce y consume informacin y conocimiento de forma continua y por una gran variedad de canales. Algunos de estos canales son privados, como las conversaciones personales o telefnicas, el correo tradicional o electrnico. Otros canales son pblicos y permiten transmitir informacin hacia muchas personas. As los peridicos o las emisoras de radio y las cadenas de televisin nos mantienen informados de forma permanente. Los estados o los gobiernos informan tambin de forma sistemtica y ponen en nuestro conocimiento toda la informacin relativa a la regulacin de nuestras vidas en el espacio pblico. Los creadores de entretenimiento y ocio ofrecen tambin sus productos, pelculas, libros, discos, comics, videojuegos, etc. Y los creadores de ideologa, como los polticos o las organizaciones religiosas, nos hacen llegar tambin sus mensajes.

Toda esta informacin, conocimiento o ideologa llega, en nuestra civilizacin, con mucha facilidad a sus destinatarios. Y produce enormes cantidades de documentos en los ms variados soportes que a veces, por inters personal, conservamos. Pero la conservacin sistemtica de todo esto es una necesidad para la sociedad puesto que muchas veces necesitar recurrir a lo antes escrito. Por ello desde muy pronto en la historia de la humanidad aparecen lugares que se encargan de conservar los documentos y casi a la vez que el ser humano inventa y desarrolla la escritura surgen las primeras colecciones de documentos, los archivos y las bibliotecas.

Conserva de lo escrito: Las bibliotecas, los archivos, las hemerotecas.

Conserva de los sonidos: Las fonotecas.

Conserva de las imgenes fijas: Las fototecas e iconotecas.

Conserva de las imgenes animadas: Las filmotecas y las videotecas.

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2. Concepto de Documentacin.

La construccin del concepto de Documentacin es un proceso complejo que se desarrolla a lo largo del presente siglo de forma paralela a la evolucin prctica, profesional y tecnolgica de este campo cientfico, tal como puede verse en la Teora de la Documentacin del profesor Lpez Yepes, obra clarificadora que explora las diferentes teoras, puntos de vista y denominaciones que este campo cientfico ha visto, o en el estudio de los profesores Terrada y Lpez Piero que revisaban la evolucin conceptual desde una perspectiva histrica.

Este proceso se ver caracterizado por un desplazamiento del ncleo de inters, del objeto de la propia ciencia documental, en funcin de la perspectiva escogida por cada tratadista: Documento, Informacin, Mensaje, Proceso comunicativo, Proceso informativo, Proceso lingstico son algunos de los conceptos que se sitan en el centro de la discusin. Y todo ello sin entrar en consideraciones terminolgicas sobre si la denominacin ms adecuada es Documentacin, Informtica, Ciencias/s de la Informacin, Informacin cientfica, Documentologa, etc. polmica que preside la definicin de Documentacin desde Paul Otlet, como puede observarse en la completa recopilacin de definiciones de Sagredo e Izquierdo.

En los orgenes de la conceptualizacin de la ciencia de la Documentacin est la obra de Paul Otlet, que sita el objeto de la Documentacin en el "documento, biblion o bibliograma", es decir, el conjunto inseparable de informacin y soporte, "el pensamiento ya fijado por escritura de las palabras o la imagen de las cosas, signos visibles, fijados en un soporte material", resultado de la creacin intelectual del hombre y objeto, una vez reproducido, de cultura y civilizacin. La documentacin es pues la ciencia de los documentos, pero tambin la ciencia auxiliar de todas las ciencias, porque sus actividades facilitan el desarrollo de sta, ordenando los materiales y facilitando el acceso a ellos por parte de los cientficos, y porque les impone sus normas desde que ellas deben plasmar sus resultados en forma de documento.

La ruptura con el punto de vista otletiano, dejando aparte las discusiones de enfoque sobre las relaciones existentes entre Biblioteconoma y Documentacin, vendra dada por la perspectiva norteamericana que pasa a denominar a la Documentacin con el trmino Ciencia de la Informacin. No es un simple cambio terminolgico, sino el resultado de la observacin del hecho de que con la aparicin de la tecnologa informtica y su inclusin en los procesos y actividades relacionados con la Documentacin, el binomio informacin/soporte, caracterstico de la teora otletiana, se vea roto. Los tericos de la Information Science, y sus seguidores de las escuelas sovitica y alemana, centran el inters en el proceso de transferencia de informacin, independientemente de su contenido, y, en concreto, en la recuperacin de la informacin (Information Retrieval) previamente tratada en un proceso anterior, el proceso documental. La perspectiva informativa "nace de la consideracin del proceso documental como proceso informativo; se aprovecha, por tanto, de la metodologa de las ciencias informativas y establece sobre la categora de los depsitos documentales -archivo, biblioteca, museo, etc.- la aplicacin del flujo informativo y la dinamizacin de las fuentes para obtener nuevo conocimiento".

El profesor Desantes avanza substancialmente en la cuestin al situar en el contenido del documento el objeto de la Documentacin cuando afirma que "el mensaje es el centro objetivo del proceso informativo y se puede afirmar que es el ncleo mismo del proceso documentario", estableciendo una compleja tipologa en funcin de su disposicin en el proceso comunicativo-documental. Proceso que es situado en el centro de la concepcin "ordinaria" de la Documentacin de Sagredo e Izquierdo que sealan que "la Documentacin es el proceso de comunicacin por el que un individuo (persona o colectividad) recibe las referencias de unos objetos (los "documentos") debidamente tratados -opcionalmente tambin esos mismos objetos referidos- expresa o presuntamente pedidos (demandados), relativos a un determinado dominio de la actividad social que el individuo desempea, tales que le hacen competente (en su doble sentido) para el ejercicio de esa actividad, cuando atinadamente los maneja.

Ahora bien, el problema central de todo el proceso documental est en cmo representar los documentos que posteriormente ser preciso recuperar. La tecnologa informtica y la telemtica han incrementado la velocidad y precisin del proceso de bsqueda, pero ni siquiera el programa de recuperacin de informacin ms desarrollado, basado en los algoritmos de bsqueda ms complejos, puede recuperar el documento mal representado. La perspectiva lingstica de la Documentacin iniciada por el profesor Garca Gutirrez aborda este punto e incide en el significado del documento y en su correcto anlisis y representacin, operacin de carcter lingstico que marca el funcionamiento efectivo de cualquier sistema documental.

1.1. Contexto cientfico de la Documentacin.

La Documentacin, actividad de comunicacin humana, se ocupa de los procesos de transferencia de la informacin, desde su generacin hasta su uso. Estos procesos incluyen la seleccin y adquisicin, organizacin, interpretacin, almacenamiento, recuperacin y difusin de informacin contenida en cualquier tipo de soporte.

Informacin, en este contexto, es todo elemento de conocimiento, cualquiera que sea su nivel o su dominio, susceptible de ser transmitido o hecho pblico. Se incluyen pues todos los aspectos de la produccin cultural: literaria, cientfica, tcnica, econmica, jurdica, etc., cualquiera que sea el medio, el tema o el nivel de especificidad. Toda esta produccin, materializada en diferentes soportes fsicos y conservada a travs del tiempo, constituye el objeto de la Documentacin que acta sobre ella para explotarla y ponerla a disposicin de cualquier individuo. El trabajo del documentalista, por tanto, es una funcin de comunicacin en un contexto social: Es un intermediario entre el conocimiento registrado acumulado y el individuo, persona o grupo, que requiere informacin. En un universo saturado de informacin, el documentalista es el gestor capaz de extraer de ella su significado esencial con el objeto de erigirse como mediador entre los siempre crecientes stocks de informacin y sus mltiples usuarios.

La Documentacin, como cualquier ciencia, establece unas relaciones entre pensamiento, conocimiento y sociedad, relaciones que se manifiestan en aspectos diferentes que estudiaremos aqu en la parte que corresponda a nuestro campo de inters: La ciencia es un fenmeno social y econmico. La Documentacin tiene por objeto bsico la informacin (elementos de conocimiento producidos por el hombre) contenida en documentos (vehculos de transmisin y dinamizacin de ese conocimiento) y, especialmente, el tratamiento de esa informacin para facilitar su difusin a los usuarios que la necesiten. Si consideramos a la Documentacin como ciencia de la informacin cientfica, su papel social estar directamente relacionado con el propio de la ciencia, motor social del conocimiento y del desarrollo. La dimensin que adquiere la Documentacin al extender su campo de accin a otras reas del conocimiento no estrictamente cientficas (Documentacin social) reafirman an ms sus caractersticas de fenmeno social. En cuanto a su consideracin como fenmeno econmico no hay sino constatar las caractersticas de verdadera industria del conocimiento que la Documentacin ha llegado a ser gracias a los avances tecnolgicos. En la sociedad actual, la llamada sociedad postindustrial, el conocimiento y, por tanto, la informacin toman un papel de motor econmico.

Por otro lado toda ciencia constituye un rea en la dimensin social del trabajo. El desarrollo de la Documentacin ha hecho que el campo profesional se ample y diversifique: a los clsicos bibliotecarios y archiveros se han sumado los documentalistas, analistas de informacin, agentes de informacin, especialistas en informacin cientfica y tcnica, especialistas en bsqueda en lnea, profesionales activos en el campo de la Documentacin, especialistas en el manejo de la informacin contenida en documentos que desarrollan su trabajo para todo tipo de instituciones y empresas y que se organizan en asociaciones profesionales.

La ciencia, adems, es un proceso en el desarrollo del conocimiento. Junto a su consideracin como ciencia informativa la Documentacin se sita en el mbito de la Ciencia de la ciencia. Como afirma Jos Lpez Yepes en su artculo "Qu es Documentacin?", "la Documentacin busca las causa ltimas de la comunicacin de la ciencia en todos los procesos que posibiliten la transmisin ltima de los conocimientos cientficos con el fin de convertirse en nuevos conocimientos". En este sentido puede considerarse que la Documentacin contribuye al desarrollo del conocimiento humano en dos sentidos: en primer lugar, en el ya sealado de auxiliar interdisciplinar de las dems ciencias y, en segundo lugar, en su propio desarrollo y conceptualizacin, mediante la puesta en escena de nuevos fundamentos cientficos que ayuden a la comprensin del fenmeno de la transmisin de conocimientos.

Desde un punto de vista conceptual, la Documentacin se sita en el marco terico de las Ciencias de la Informacin. Es informacin social especializada al actuar sobre reas de especializacin cientfica, social, profesional o industrial, pero tambin, de forma creciente, es informacin social general, al socializarse sus productos y ampliar sus reas de accin erigiendose como garante de la conserva de la comunicacin y la cultura.

Considerada en sentido estricto la Documentacin coincide en este contexto con otras actividades como la Biblioteconoma y la Archivstica que, en un sentido ms generalista y, sin duda, ms pragmtico, forman parte con ella de un mismo tronco comn ya que las tres se ocupan de un mismo objetivo: conserva e informacin del conocimiento y de las actividades humanas registradas, an situndose las tres en posiciones diferentes frente a la bipolaridad Informacin/Conservacin. En efecto, el documentalista trabaja fundamentalmente para informar, para difundir lo que recoge y procesa. El archivero, por su parte, conserva informacin registrada, emanada por un determinado organismo o actividad, siendo ste su principal objetivo, y, slo en segundo trmino, la difunde. El bibliotecario, por ltimo, oscilar entre ambos polos en funcin de su marco de trabajo; as, el bibliotecario especializado no difiere, en sus objetivos, del documentalista, como tampoco lo hace el bibliotecario que ejerce su funcin al servicio de la educacin, pero habr un bibliotecario cuya funcin primordial sea la conservacin del patrimonio bibliogrfico, lgicamente menos orientado a la difusin de los documentos por los que vela.

1.2. Relaciones de contribucin.

La Documentacin es un campo interdisciplinar al que contribuyen distintos saberes cientficos y tcnicos. La aparentemente principal relacin de contribucin es la que se establece con la tecnologa informtica, protagonista excesiva del panorama actual de la Documentacin, sobre todo en la vertiente profesional, pero tambin en la investigadora. As hay otras disciplinas muy importantes para el desarrollo y el trabajo documental que no siempre se vern reflejadas en los programas de formacin, como la lingstica, la teora de sistemas, la lgica, la psicologa, la sociologa, las matemticas, la estadstica, las ciencias jurdicas, la filosofa de la ciencia o las ciencias de la gestin (management).

Particular importancia tienen las aportaciones de la Lingstica, concretamente la Semntica, la Psicologa cognitiva y la Lgica en el proceso de anlisis y recuperacin documental. El estudio del anlisis documental exige comprender en primer lugar el contenido del documento expresado en lenguaje natural, por lo que ser necesario precisar cmo el documentalista lee, percibe e interpreta lo escrito, como lo analiza y como lo representa en nuevo lenguaje. En suma, toda teora del Anlisis documental deber estar basada en una teora clara del lenguaje y el significado.

1.3. Factores constituyentes de la Documentacin.

La documentacin en su dimensin de ciencia social acta en el conjunto de la sociedad desarrollando una actividad profesional caracterizada por un conjunto de factores que determinan su propio funcionamiento.

El primer factor a considerar es el factor humano, que obliga a estudiar, desde un punto de vista psicosociolgico a los actores de la documentacin: Productores de informacin, Documentalistas y Usuarios. El estudio de los comportamientos, de las actitudes, de las motivaciones, de las opiniones y de las esperanzas de los protagonistas de la Documentacin, integrados en su propio contexto social, constituye uno de los aspectos, a veces subestimado, absolutamente necesarios para el progreso de la Documentacin. El segundo factor constituyente en el factor metodolgico: La Documentacin, como actividad humana, est sujeta a la normalizacin, pero es cierto que, en s misma, por propia vocacin, es una ciencia normalizadora. La mayora de los servicios de informacin y documentacin trabajan en reas especficas y necesitan de otros centros para atender con la mayor precisin al usuario. Para ello realizan intercambios y prstamos de documentos o consultas directas va ordenador. Todo esto, unido al hecho de que sera un grave obstculo para los usuarios que cada centro utilizara normas diferentes, obliga a utilizar siempre que sea posible procedimientos normalizados. De este modo en la Documentacin estarn normalizados los siguientes aspectos: La presentacin de los documentos (Normas de edicin); El tratamiento fsico de los documentos (Normas de catalogacin); El tratamiento intelectual de los documentos (Lenguajes documentales); La transliteracin, es decir la transcripcin de caracteres de un idioma a otro cuando el alfabeto es diferente; Los locales y los equipos (Normas de superficie de una biblioteca, dimensiones de las estanteras); La informtica documental (Soportes de datos, lenguajes de programacin, software).Especial transcendencia, por lo sobrevalorado, conlleva la revisin del factor tecnolgico. Si bien es obvio el papel transformador que ha jugado y juega la tecnologa en la evolucin de la Documentacin, tambin es cierto que la continua evolucin de estas tecnologas, en las que lo que era nuevo y til hace un ao hoy est superado por algo ms completo, ms rpido y ms barato, plantea enormes problemas. Es cierto que la informtica y sus aplicaciones estn avanzando de forma muy rpida, pero lo que avanza ms rpido es el hardware (la "mquina"), despus el software (los programas de aplicacin) y, por ltimo, el uso de ambos, que fcilmente se queda rezagado. La informtica no es el centro de nuestro trabajo, no es un fin en s misma, como desgraciadamente a veces se cree, sino un medio para poder desarrollar mejor nuestras actividades. Ahora bien, al afectar a todas las operaciones del Centro de Documentacin, tanto a las propiamente documentales como a las de carcter administrativo, los previsibles cambios influyen sobre el desarrollo global de la Documentacin.Por ltimo, pero no menos importante, el factor econmico-poltico determinado por el valor de la documentacin y la informacin como bien econmico necesario para el progreso y el desarrollo. La fabricacin de bienes depende del conocimiento que va siendo producido, adquirido, promovido y aplicado. La documentacin, como gestor privilegiado de informacin, es parte integrante de este proceso. La documentacin es un servicio esencial si han de progresar los planes de desarrollo econmico.Sin embargo, la consideracin de la documentacin como bien econmico ha provocado un encarecimiento de su coste, por lo que un bien social que debiera estar garantizado por los propios estados se ha transformado en un bien de consumo.

1.4. El proceso documental.

La documentacin tiene como objeto de trabajo el anlisis del documento, entendido ste como "el conjunto formado por un soporte de informacin, los datos registrados sobre o en ese soporte y su significacin, que sirve para la consulta, el estudio o la prueba", y son los datos registrados, la informacin, y su significado lo que ha de trascender al usuario, fin ltimo del proceso documental que de forma global puede verse en el esquema siguiente:

Como puede observarse, el proceso no se cierra totalmente en lo que se refiere al soporte, ya que este no tiene por qu llegar siempre al usuario sin sufrir cambios. La definicin de Documentacin propuesta por Antonio Garca Gutirrez est basada precisamente en este doble proceso. Este autor define la Documentacin como "la informacin acumulada externamente por el hombre y/o su proceso lingstico-informativo".

DOCUMENTO

Soporte

Informacin

Conservacin

Proceso

Lingstico-interpretativo

Almacenamiento

Resultado

Mensaje documental

USUARIO

2 Conceptos bsicos de Informacin y Documentacin.

Norma UNE 50 113

Documentacin (1)

Recogida y tratamiento de informacin registrada, de forma continua y sistemtica y que permita su almacenamiento, recuperacin, utilizacin y transmisin.

Documentacin (2)

Conjunto de documentos reunidos para un fin determinado.

Documentacin. Definicin de Paul Otlet

Ciencia general que abarca el conjunto sistemtico clasificado de los datos relativos a la produccin, conservacin, circulacin y utilizacin de escritos y documentos de cualquier especie.Documentacin. J.Lpez Yepes

Ciencia general que tiene por objeto el estudio del proceso de transmisin y recuperacin de las fuentes para la obtencin de nuevo conocimiento.Documentacin. Garca Gutirrez

Exomemoria: Informacin acumulada externamente por el ser humano y/o su proceso lingstico e informativo.Documentacin Periodstica. Galdn

Saber prctico que tiene por objeto la valoracin, seleccin, clasificacin y archivo de los textos y referencias que, una vez recuperados, sirven para elaborar una informacin periodstica verdadera, inteligible y adecuada y/o difundir informacin de base periodsticaDocumento

Informacin registrada que puede considerarse como una unidad en un proceso de documentacin.

Recuperacin de informacin

Accin, mtodos y procedimientos para recuperar informacin especfica, previamente almacenada.

Recuperacin de documentos

Accin, mtodos y procedimientos para recuperar documentos especficos, previamente almacenados.

Recuperacin de referencias

Accin, mtodos y procedimientos para recuperar referencias especficas, previamente almacenadas.

Informacin (1)

Hechos que se comunican.

Informacin (2)

Mensaje utilizado para representar un hecho o un concepto en un proceso de comunicacin, con el fin de aumentar los conocimientos.

Informacin registrada

Informacin almacenada en o por medio de un soporte de informacin.

Centro de documentacin

Organismo que desarrolla tareas de documentacin y de manejo y difusin de informacin en diversos grados.

Biblioteca

Cualquier coleccin organizada de libros y publicaciones en serie impresos, u otro tipo de documentos grficos o audiovisuales, disponibles para prstamo o consulta.Archivo

Conjunto de documentos de archivo conservados permanentemente por los responsables de su produccin o sus sucesores para su propio uso, o por archivos adecuados en razn de su valor permanente.