La Funcion Almacenes y Su Organizacion 2

ADMNISTRACION LOGISTICA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

















Contenido...........................................................................................................................................................1

LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACION................................................................3

1. ORIGEN DEL ALMACEN.......................................................................................................3

2. ORGANIZACION DEL ALMACEN........................................................................................4

2.1 Finalidad.............................................................................................................................4

2.2 Actividades y Deberes.....................................................................................................5

2.3 Elementos del Almacén...................................................................................................5

2.4 Funciones de los elementos............................................................................................7

3. CICLO DE ALMACENAMIENTO..........................................................................................8

3.1 Recepción..........................................................................................................................8

3.2 Almacenamiento propiamente dicho............................................................................12

3.3 Despacho o Entrega.......................................................................................................13

3.4 Control..............................................................................................................................16

4. DISEÑO FÍSICO DEL ALMACÉN......................................................................................................16

4.1. CONTENIDO DE LOS ALMACENES.....................................................................................16

4.2. LAY-OUT...........................................................................................................................17

4.3. MODELOS DE GESTIÓN SEGÚN LA ORGANIZACIÓN FÍSICA DE LOS ALMACENES..............17

GESTIÓN DEL ALMACÉN ORGANIZADO............................................................................17

GESTIÓN DEL ALMACÉN CAÓTICO....................................................................................18

4.4. PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES...........................................................18

4.5. DISEÑO EXTERNO DE ALMACENES...................................................................................18

EDIFICIOS Y ZONAS EXTERNAS..................................................................................................18

4.6. DISEÑO INTERNO DE ALMACENES....................................................................................21

4.7. DISTRIBUCIÓN EN PLANTA DEL FLUJO DE UNIDADES.......................................................24

DISTRIBUCIÓN PARA UN FLUJO EN "U"....................................................................................24

4.8. IDENTIFICACIÓN DE UBICACIONES...................................................................................26


LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACIONEl almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el Almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la Empresa.

Actualmente las modernas técnicas de organización de empresas y la reunión de los elementos logísticos en una sola dependencia, hacen resaltar la enorme importancia que, en el desarrollo do una empresa, tiene el almacenaje en cualquiera de sus etapas y el efecto que ejerce, en los aspectos financieros, contables y técnico. El sobre stock y agotamiento de las existencias son los dos extremos entre lo que se debate el almacén, el uno conduce con cierta frecuencia a los obsoletos o artículos en desuso, y el otro a las paralizaciónnes de producción o ventas, falta de cumplimiento con los clientes, mayores gastos de obtención de los artículos, etc. La importancia del almacén ha resaltado en los últimos tiempos, llegándose a expresar que la organización de una empresa se inicia en el almacén, por ser el eje o núcleo de las actividades administrativo-contables. De allí que deba dedicarse tiempo y preocupación) a la organización y buen fun-cionamiento de los almacenes, buscando obtener eficiencia y rendimiento adecuados en el cumplimiento de sus tareas.

1. ORIGEN DEL ALMACENTratándose de Almacenamiento, es interesante determinar Cómo y Por qué se origina el Almacén; Cuál es la razón que determina que en todas las Organizaciones, sean Industriales o Comercia-los, existan almacenes; y para ello hay que recordar que producir es contar con la materia prima Conveniente, para que elaborada en la-fábrica, pueda convertirse en el Producto; y éste ofrecido o solicitado será vendido y darà lugar a una nueva producción. De esta manera se forma un ciclo, que se denomina CICLO. DE LA PRODUCCION, constituido por los siguientes elementos:

Materia Prima

Fábrica

Producto

Cliente


y que da origen a los almacenes, en razón de que nunca se podrá contar con la materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, sino se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se necesite (Almacenes Industriales) y tampoco una vez elaborado el producto, se dispondrá del cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboración, sino que es necesario guardarlo después de elaborado y mientras es adquirido (Almacenes Comerciales).

Profundizando un poco más ‘en el tema, existen factores tales como la demanda, la escasez, la obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de obtención, etc. que obligan a las organizaciones a abastecer de materias primas o de producto, en cantidad suficiente como para que puedan progresar y seguir adelante. Estos factores exigen que se controle el abastecimiento, de manera de estar alertas para evitar el agotamiento o la acumulación de. Las existencias, en vista de la influencia que estos dos aspectos tienen en la vida de la organización. También son estos factores los que obligan a disponer de locales donde guardar los materiales o productos que se adquieren y que, lógicamente deben organizarse para dar un buen servicio, saber lo que se tiene y proporcionarlo en tiempo y oportunamente.

2. ORGANIZACION DEL ALMACEN

2.1 Finalidad

Si se tiene en cuenta que el Almacén es la dependencia logística de la empresa, que guarda la materia prima, semiacabados, artículos de consumo o el producto terminado, para proporcionarlo con oportunidad cuando se necesite, es lógico que su finalidad será: "realizar las operaciones y actividades necesarias, para suministrar los materiales o artículos en condiciones de uso y con oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobre-existencias". Esto significa que el almacén debe disponer de su propio control sobre lo que guarda, a fin de asumir la responsabilidad por los materiales en stock, pudiendo apoyar a Control de Inventarios para la renovación e impulsar su movimiento haciendo presente la acumulación o falta de materiales.

La finalidad mencionada es comprensible, por cuanto el personal de almacén está en contacto permanente con los materiales, ya que sus actividades lo obligan a ello, es el que con mayor razón se da cuenta del movimiento que tienen las existencias, conoce donde se encuentran, quienes lo solicitan, en que forma sale, en que cantidades, etc. y en resumen su vida dentro de la empresa gira alrededor de los materiales que está obligado a cuidar y mantener para que se encuentre en todo momento en el almacén.


2.2 Actividades y Deberes

A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo del personal de almacenes y que consisten en:

a) Recibirlos materiales que envía el proveedor u otro almacén.

b) Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.

c) Entregarlos a los depósitos

d) Guardarlos ubicados

e) Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o pérdida.

f) Controlar su estado y ubicación

g) Entregarlos cuando los soliciten con autorización

Controlar su movimiento físico para solicitarlos en caso necesario.

Estas actividades se reúnen por su afinidad o similitud y pueden constituir los deberes del Almacén que se inician con la recepción y terminan con la solicitud. De renovación o reposición, como se puede apreciar a continuación.

Recibir los materiales

Clasificarlos

Almacenarlos ubicados

Mantenerlos y cuidarlos

Entregarlos con autorización

Controlarlos

Solicitar su reposición

Y que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovación se volverá al primer paso, es decir recibir los materiales, y se continuará con los otros. Este ciclo es conocido como CICLO DE ALMACENAJE y su realización está encomendada al personal de almacenes y control de inventarios.

2.3 Elementos del Almacén.

Conforme se indicó al tratar la Organización en la Primera Parte de este libro, el cumplimiento eficiente de las actividades requiere su agrupación por afinidad o

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similitud y la asignación a elementos idóneos que con su labor permitirán lograr la finalidad u objetivo asignado al almacén. Se debe tener en cuenta que la asignación de las actividades reunidas, como deberes o funciones, trae aparejada una responsabilidad que debe asumir el personal del almacén.

Si se analizan las actividades expuestas y su agrupación se podrá determinar los elementos que deben existir y conformar la función de Almacenes. Así se tiene que al recibir, descargar, desembalar y controlar los materiales que llegan al almacén, constituye una función bastante amplia y de gran, responsabilidad, cuyo cumplimiento requiere minuciosidad y sobre todo dedicación. Es por eso a un solo elemento que asuma la responsabilidad de autorizar el ingreso de los materiales a la empresa.

La clasificación de los materiales facilita el control y permite mejorarlo, dando lugar a que se soliciten oportunamente y Compras pueda disponer de suficiente tiempo para la renovación de los stocks.

Por ello deben constituir- otro elemento que en muchas empresas yorganizaciones actúa fuera del área de almacenaje con el nombre de Control de Inventarios. En este caso la labor del almacén se centralizara en la revisión de la clasificación, dé las ubicaciones y de la oportunidad de la renovación, debiendo intervenir para recordar o archivar esta cuando no se le ha comunicado el inicio ,de la renovación o cuando constata que el material se está agotando. La preocupación del personal de almacenes, por la renovación de las existencias, no cede aunque exista el elemento Control de Inventarios como dependencia aparte dentro del sistema logístico; de allí que deba alertar al sistema cuando constatan problemas de agotamiento, o de sobre existencias

Almacenar los materiales significa guardarlos en un lugar determinado en el cual se puedan encontrar fácilmente, en razón de la señalización o codificación de cada lugar, para que su entrega sea rápida al ser solicitados

El mantenimiento o cuidado de los materiales, consiste en cuidarlos y evitar su deterioro mediante tratamientos especiales en función del tipo de material y del deterioro que pueda sufrir por acción del clima, manipuleo o del mismo almacenaje. La tarea es delicada y requiere de tiempo y de control constante para prevenir las posibilidades de que se malogren o deterioren los materiales, por lo que el personal que la ejecute debe tener experiencia al respecto.

Hecho el análisis, completamente simple, de las actividades que se realizan en el almacenamiento, se puede concluir indicando que en todo almacén' deben existir, cuando menos, cuatro elementos que se denominan dela siguiente manera:


Recepción

Almacenaje y entrega

Control

Mantenimiento

Y que al desempeñar las tareas inherentes a sus funciones deberán, actuar coordinadamente para cumplir con la finalidad o el objetivo del almacén. La mencionada coordinación se logra si todos los almacenes actúan bajo un sólo comando o jefatura que dirige y coordina el trabajo, asumiendo la responsabilidad de que el almacén cumpla su finalidad dentro de la organización.

2.4 Funciones de los elementos

Se han indicado las denominaciones que corresponden y las actividades y deberes a su cargo, de ellos se deduce la finalidad o función básica de cada uno, que se asignará en el Manual de Funciones correspondiente, como por ejemplo:

Jefatura de Almacenes. Dirigirá y coordinará la labor de los diferentes elementos que constituyen la dependencia de almacenes, responsabilizándose por su buen funcionamiento y control y por eí cumplimiento de la finalidad designada.

Recepción. Recibirá los artículos que lleguen al almacén, comprobando si son los solicitados, por medio de la confrontación con el pedido u orden de compra y determinando el estado en que llegan, la cantidad y calidad, procediendo a entregarlos posteriormente a las bodegas o depósitos de almacenaje y de despacho, donde se guardarán hasta su utilización.

Almacenamiento propiamente dicho. Recibirá los artículos, que le entrega Recepción, confrontándolos con el Parte de Ingresos que éste debe elaborar; después de recibidos, los ubicará de manera de saber exactamente dónde se encuentran, guardándolos hasta que les sean solicitados y los entregará a cambio de la orden de salida o despacho correspondiente.

Control. Controlará el movimiento de las existencias, estableciendo el momento de pedir y las cantidades mínimas y máximas por mantener de cada artículo; procederá a clasificar las existencias y solicitará su reposición cuando sea conveniente.

Mantenimiento. Se encargará de mantener en buen estado de conservación y limpieza las existencias y los depósitos, y realizará la manipulación y transporte de los artículos dentro de la zona de almacenaje.


3. CICLO DE ALMACENAMIENTOAl citar en líneas anteriores el ciclo de almacenamiento, se indicó que está constituido por los deberes que tiene' el almacén, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organización a la cual pertenece, y que estos deberes constituían las funciones de los elementos que formaban el almacén. Por ello se verá en este capítulo lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que los agrupa.

3.1 Recepción

Este elemento del almacén es el encargado de recibir los artículos que Compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consiste en:

Descarga Desembalaje Inspección, Verificación o chequeo Ingreso o entrega a los depósitos, informando su llegada y elaborando un

parte o informe de recepción e ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para decepcionar el o los artículos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilización.

3.1.1 Descarga.- Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que serán recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecánicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artículos sepa anteladamente, cual es la mercadería que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mínimo de tiempo posible y con los medios adecuados.

Su principal preocupación debe ser reducir al mínimo los gastos de recepción y evitar pérdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la descarga, ya que ésta puede dar lugar a deterioro de los materiales.

Para poder realizar la descarga, el encargado de la recepción tendrá que disponer de espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, al mismo tiempo que este espacio deberá estar situado de manera tal que los vehículos q medios en que han sido transportados los materiales, puedan acercarse a él lo más posible, evitando así largos recorridos que demoran la tarea. Contará también con personal experto en la descarga, logrando así un. Buen manipuleo de los bultos. En muchos casos son los propios medios de transporte los que con su personal efectúa la descarga, luego es preocupación primordial del que recibe vigilar que


ésta se lleve a cabo en las mejores condiciones y lo más rápidamente que se pueda.

Desembalaje.- Es la labor manual de retirar los artículos de los bultos en que han llegado, es decir, quitar a los artículos el embalaje que traen, para ello se debe contar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores pérdidas por deterioro, sobre todo cuando se trata de materiales o artículos frágiles. Ello requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artículo y colocándolos en él o los lugares donde se efectuará la verificación o chequeo sin que se mezclen. Muchas veces esta labor de verificación se realiza conforme se va desembalando, en este caso debe evitarse que los artículos ya verificados se confundan con los por verificar.

Aunque el desembalaje es una labor prácticamente sencilla, debe realizarse con el mayor cuidado y de manera tal que facilite el siguiente paso o sea, la verificación o chequeo.

Inspección, Verificación o chequeo.- Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad de los requisitos técnicos exigidos en el pedido corresponde con los artículos llegados.

Esta parte de la recepción, es posiblemente la más importante, por cuanto de ella depende el que los artículos llegados puedan ser usados y por ello es que el encargado de la recepción se preocupará por realizar una inspección organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea. Es conveniente guiarse en este caso por la orden de compra, de manera de ir verificando los artículos en el orden en que se encuentran en dicho documento, evitándose así equivocaciones que posteriormente darán lugar a lamentaciones que no se podrán remediar.

La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra cualitativa, es decir que se establecerá un resultado en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones técnicas que debe reunir el artículo.

La primera de estas inspecciones puede ser realizada por personal que solo sepa contar; la segunda requiere de personas que conozcan los artículos y en muchos casos de verdaderos técnicos en la materia. Por ello muchas veces el almacén solicita ayuda a las dependencias que usan el material o lo venden, a fin de que ellos mismos constaten la calidad y condiciones técnicas de los artículos llegados,


evitando así una mala recepción. Si la empresa dispone de una dependencia de Control de Calidad, es éste elemento el encargado del control cualitativo.

Es conveniente tener en cuenta que la verificación de los artículos a su llegada debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los errores que en ella se produzcan repercutirán posteriormente en devoluciones, rendimientos inferiores, errores de inventarios y de distribución, por la inexacta identificación y clasificación de los artículos, errores de comprobación por la falta de peso, volumen, capacidad, etc. lo que producirá generalmente pérdidas para el almacén y dife-rencias entre la situación contable y la física.

Además del personal que tiene que verificar los artículos, se debe disponer de medios necesarios para que este personal pueda identificarlos, es decir, debe contar con los catálogos apropiados, winchas, metros, calibradores, etc. que le permitan certificar las medidas, denominaciones, códigos, etc., de cada uno de los artículos que está recibiendo. El que recibe debe ser desconfiado por sistema, y creer solamente en lo que ve y comprueba, debe tener en cuenta que los medios para pesar, medir, calibrar, son sus mejores herramientas de trabajo y todo lo que llega debe hacerlo controlando a conciencia antes de poner su Visto Bueno, ya que la responsabilidad que le cabe al dar ingreso a los artículos obliga a la entidad y por ello sólo debe ponerlo ante la seguridad absoluta de que está recibiendo lo que se solicitó.

Para llevar a cabo una buena verificación o control de los artículos que llegan al almacén, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y le faciliten su labor. Ellas se refieren a:

Igualdad de terminología y clasificación entre Compras, Almacenes y los usuarios.

Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los artículos, lotes o forma en que deben llegar, guías de remisión que deben enviar, etc.

Modalidad de recepción para cada tipo de material, estableciendo:

Criterios de comprobación cuantitativa

Criterio de estibaje antes del control

Registros a efectuar

Métodos y medios a usar en el transporte interno

Responsabilidad en cuanto a recepción en sí, al control de la calidad, condiciones técnicas exigibles, cantidad etc.


Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderías que no reúnan las condiciones necesarias, o que lleguen deterioradas, reclamos al seguro en caso de que la mercadería esté asegurada.

En resumen, hay que prever todos los problemas que puedan presentarse en la verificación y definir la forma de solucionarlos rápidamente, para evitar el aumento en el costo de la recepción de los artículos y la pérdida de tiempo'.

Entrega a los depósitos, ingreso de los artículos, informes o partes por emitir. Realizada la verificación o control, para dar por terminada la recepción hay que entregar el o los materiales o artículos a los depósitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados y al Jefe del Almacén de la llegada de la mercadería, indicando las novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la recepción. Para hacerlo hay que pre : parar un parte o informe de recepción, en el cual se consideren todos los datos correspondientes y necesarios para que Compras, Producción o Ventas, Control y Contaduría, además de Almacenes tengan los elementos convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilización de la mercadería llegada.

Recepción debe entregar un informe indicando detalladamente los artículos llegados y que entregan a los depósitos en que deben guardarse, recibiendo a su vez la conformidad del jefe de dicho depósito de que ha recibido los artículos en buenas condiciones y donde .o en qué lugar se han colocado; en esta forma, el informe o parte hecho por recepción es completado en el almacén y posteriormente enviado al jefe de almacenes para que proceda a informar a su Vez a los elementos interesados de acuerdo a lo expresado líneas arriba.

Es necesario insistir en la importancia de la recepción y el ingreso de los artículos a los depósitos y para ello se debe establecer como norma el no pagar ninguna factura sino tiene la conformidad del almacén, que comprueba haber recibido el o los artículos de acuerdo a las especificaciones y cantidades en que fueron solicitadas y que se han recibido de acuerdo con la orden de compra y la guía de remisión del proveedor.

Recomendaciones a los encargados de la recepción. Para terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuación alguna recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente.

La desconfianza sirve más en la recepción de materiales que la excesiva confianza o la indiferencia


Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se está seguro, de que es exactamente lo solicitado.

No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario para ingresar los artículos sin una buena revisión y control.

Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe medirse y contar lo que debe contarse; no fiarse de facultades innatas para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy grande..

Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehículo o medio en que llega el artículo.

Revisar la documentación que traen los bultos, ella servirá para efectuar la recepción y los controles correspondientes.

Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos, por segundad del personal y del artículo que se está recibiendo.

Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que denoten alteraciones.

Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan líquidos, no sea que se hayan derramado.

Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligrosos.

Utilizar la Orden de Compra para efectuar la verificación y realizar ésta en orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan.

Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un artículo, con ello solamente se está asegurando que lo que so recibe es conforme.

Preparar los medios para realizar la identificación, no buscarlos a última hora.

Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en' recepción, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia, pero no por ello descuidar el control.

3.2 Almacenamiento propiamente dicho.

Consiste en guardar los artículos, ubicándolos y cuidándolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el (momento que los necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos relacionados con el espacio de que se dispone y los artículos que se deben almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en la forma más adecuada


posible, permitiendo que todos los artículos puedan ser alcanzados fácilmente por el personal de despachadores, o por el personal de inventarios para su control.

Es función del personal del almacén ubicar los materiales de acuerdo a lo ya establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho ingreso para que pueda ser retirado cuando lo necesiten, definiendo el código de ubicación que indica el lugar en que se encuentran los materiales ingresados.

La forma de almacenar depende del artículo. En sí y de las disposiciones que la jefatura de almacenes haya dictado, al respecto, teniendo en cuenta el sistema de despacho que hay que ‘seguir y que se tratará posteriormente.

Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento propiamente dicho son:

Ubicación de los artículos

Distribución de los locales

Métodos o procedimientos de almacenaje

Control de los artículos

Clasificación y simbolización de los artículos

Reposición

Que se tratarán minuciosamente más adelante.

3.3 Despacho o Entrega.

Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una orden o vale de salida, también denominada Nota de Entrega y que constituye un comprobante del movimiento efectuado.

El despacho constituye la última parte del almacenamiento y en él hay que tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los artículos, por cuanto con la entrega se efectúa la rotación de ellos, y ésta debe ser planificada para evitar la formación de pequeños saldos que generalmente llegan a constituir existencias sin movimiento, en vista de su pequeña magnitud. Además, hay que salir de los artículos antes de que hayan alcanzado el límite de conservabilidad, y por ello es que en todos los artículos debe adoptarse el método o sistema de que lo que entra primero sale primero, que se explica a continuación:

3.3.1 Sistema de lo que entra primero sale primero.


Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en muchos casos al ser ubicadas y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuar en el depósito mientras las nuevas son despachadas. Para evitar esto, se acostumbra a retirar de su ubicación las existencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando aquellas encima de manera que obligadamente sean despachadas primero.

Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias más antiguas, o mejor dicho, que un artículo de gran movimiento permanezca en el Almacén sin efectuar su rotación.

La forma de realizar lo que se ha explicado puede efectuarse en determinadas mercaderías pero en muchos casos en que los artículos son pesados resulta sumamente costoso por los movimientos que hay que hacer. Por esta razón se han previsto variaciones de este sistema que eviten el manipuleo innecesario de las existencias antiguas pero que al mismo tiempo aseguren su salida.

Dichos sistemas son:

Sistema a base de cupones: Consiste en utilizar un cupón desglosable formado de dos partes iguales,, que tienen el mismo número y donde se indica la ubicación del artículo. Al llegar la mercadería se coloca el cupón desglosando una parte y guardándola en cajones especiales en orden correlativo y de llegada. Cada vez que el artículo sea solicitado, se saca el cupón más antiguo y se despacha el artículo que tiene el mismo número, asegurándose así la rotación de todos los artículos.

Sistema de doble área: Este sistema asigna a un artículo doble área de la que necesita para su almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se almacena en el espacio libre de la ubicación y no se despacha hasta terminar con la. Que ya existía. Como inconveniente de este sistema, podemos mencionar la necesidad de contar con el doble de espacio, lo que muchas veces no es posible tener.

Sistema de separación móvil: Es utilizado generalmente con artículos que pueden apilarse, es decir, colocarse unos encima de otros, y consiste en despachar siguiendo una dirección, una vez formada la pila o ruma, por ejemplo de derecha a izquierda. A la llegada de una nueva remesa, sé colocan los artículos recién llegados, en el espacio libre dejado por los sucesivos despachos efectuados, o sea, a la derecha, y se comienza a despachar del lado contrario es decir de izquierda a derecha, cambiando en esta forma el sentido o dirección en que se toman los artículos para su entrega. Hay que tener especial cuidado en vigilar los que quedan al centro para evitar que al cambiar de Dirección no se


despachen y se produzca 16 que queremos evitar, es decir, su envejecimiento en "el almacén.

d) Sistema de alimentación por gravedad: Consiste en el ordenamiento de los artículos nuevos en la parte superior del estante o ubicación que ocupan; e irlos despachando por la parte inferior, de manera que siempre se despachen los más antiguos y queden los más nuevos. Se utiliza generalmente con artículos envasados en cilindros o cajas circulares, pudiendo utilizarse ranflas o estantes inclinados y diseñados especialmente de manera que los cilindros o cajas se deslicen. En este caso se colocan los nuevos en la parte alta o superior. Y se despacha de abajo. Todos estos sistemas son variaciones del denominado "lo que entra primero sale primero", depende de los artículo para adoptarlos, sobre todo si se tiene en cuenta que permite la renovación o rotación de todas las mercaderías.

Entrega de Artículos.-Los artículos sólo pueden ser entregados por el almacén a cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente, es conveniente establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas. Por ejemplo, es conveniente diseñar las órdenes o notas de salida o entrega de manera que contengan todos los datos que requiere contaduría y almacenes para efectuar su control y así se tendrá que colocar el nombre y símbolo del artículo deseado, la cantidad que se solicita y-la unidad de medida o despacho, quien lo solicita y para qué, etc., está demás decir que dichas órdenes deben considerar las firmas de las personas que entregan, reciben y autorizan la salida del artículo.

También resulta muy conveniente que en el almacén exista un catálogo de las firmas que pueden autorizar la salida de los artículos, para que el despachador pueda efectuar la confrontación de las firmas que autoriza y que figura en la orden, evitando así que salga la mercadería con cualquier firma.

Formas de Entrega: La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo almacén o puede ser éste el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de entrega del volumen de las salidas y sobre todo de la preparación o planeamiento que realicen en su trabajo los que necesitan los artículos.

En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas formas, pues se entrega en el propio almacén o se envía al consumidor por medio del elemento o dependencia Transportes de la entidad.

Lo esencial en ambas formas es que exista la Nota, Vale u Orden de Salida y que sea firmada por la persona que retira el artículo, por cuanto constituye comprobante de la salida o entrega-efectuada y representan para el almacenero lo


que los cheques para el Banco, salvo que en vez de entregar dinero se entrega su equivalente en el artículo que se está despachando.

3.4 Control.

Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en último lugar en el ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el, desde la recepción hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del almacén, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendrá que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones técnicas que debe requerir el artículo, es decir Control de Calidad.

En muchas empresas por la magnitud de artículos y del movimiento de éstos, existe una dependencia especial separada del almacén que se encarga del control de las existencias, es decir, del control del movimiento de ellas para así poder evitar su agotamiento o su inmovilidad. El estudio del Control de Existencias lo

veremos posteriormente.

4. DISEÑO FÍSICO DEL ALMACÉNEl papel de los almacenes en la cadena de abastecimiento ha evolucionado de ser instalaciones dedicadas a almacenar a convertirse en centros enfocados al servicio y al soporte de la organización. Un almacén tiene un impacto fundamental en el éxito global de la cadena logística. Para ello este centro debe estar ubicado en el sitio óptimo, estar diseñado de acuerdo a la naturaleza y operaciones a realizar al producto, utilizar el equipamiento necesario y estar soportado por una organización y sistema de información adecuado. Los objetivos del diseño, y layout de los almacenes son facilitar la rapidez de la preparación de los pedidos, la precisión de los mismos y la colocación más eficiente de las existencias, todos ellos en pro de conseguir potenciar las ventajas competitivas contempladas en el plan estratégico de la organización, regularmente consiguiendo ciclos de pedido más rápidos y con mejor servicio al cliente.

4.1. CONTENIDO DE LOS ALMACENES

El diseño de las instalaciones hace parte de los procesos estratégicos que debe

ejecutar la gestión de almacenes, dicho diseño debe incluir:

Número de plantas: preferentemente almacenes de una planta.

Planta del almacén: diseño en vista de planta de la instalación.

Instalaciones principales: Columnado, instalación eléctrica, ventilación,

contra-incendios, seguridad, medio ambiente, eliminación de barreras

arquitectónicas.


Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener

presente la resistencia al movimiento de los equipos de manutención, la

higiene y la seguridad.

4.2. LAY-OUTComo se describe en la segunda fase del diseño de almacenes, el Lay-Out corresponde a la disposición de los elementos dentro del almacén. El Lay-Out de un almacén debe asegurar el modo más eficiente para manejar los productos que en él se dispongan. Así, un almacén alimentado continuamente de existencias tendrá unos objetivos de Lay-Out y tecnológicos diferentes que otro almacén que inicialmente almacena materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido. Cuando se realiza el Lay-Out de un almacén, se debe considerar la estrategia de entradas y salidas del almacén y el tipo de almacenamiento que es más efectivo, dadas las características de los productos, el método de transporte interno dentro del almacén, la rotación de los productos, el nivel de inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la preparación de pedidos.

4.3. MODELOS DE GESTIÓN SEGÚN LA ORGANIZACIÓN FÍSICA DE LOS ALMACENES

Un óptimo diseño de las instalaciones de un almacén y un centro de distribución

debe redundar en un adecuado flujo de materiales, minimización de costes,

elevados niveles de servicio al cliente y óptimas condiciones de trabajo para los

empleados.

Cuando la organización opta por ejercer la gestión física del almacén, se debe

decidir acerca del modelo de gestión que se aplicará a nivel operativo, con base

en su organización física. Según la organización física se considera dos tipos de

modelos de gestión operativa de los almacenes, estos son el Almacén

Organizado y el Almacén Caótico.

GESTIÓN DEL ALMACÉN ORGANIZADO

Principio: Cada referencia tiene asignada una

ubicación específica en almacén y cada ubicación

tiene asignadas referencias específicas.

Características:

Facilita la gestión manual del almacén

Necesita preasignación de espacio (independientemente de existencias).


GESTIÓN DEL ALMACÉN CAÓTICO

Principio: No existen ubicaciones pre-

asignadas. Los productos se almacenan

según disponibilidad de espacio y/o criterio del

almacenista.

Características:

Dificulta el control manual del almacén

Optimiza la utilización del espacio disponible en el almacén

Acelera el almacenamiento de mercancías recibidas

Requiere sistemas de información electrónicos

4.4. PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES

Existen una serie de principios que deben seguirse al momento de realizar la

distribución en planta de un almacén, estos son:

Los artículos de más movimiento deben ubicarse cerca de la salida para

acortar el tiempo de desplazamiento.

Los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse de tal

manera que minimicen el trabajo que se efectúa al desplazarlos y

almacenarlos.

Los espacios altos deben usarse para artículos predominantemente ligeros

y protegidos.

Los materiales inflamables y peligrosos o sensibles al agua y al sol pueden

almacenarse en algún anexo, en el exterior del edificio del almacén.

Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artículos que lo

requieran.

Todos los elementos de seguridad y contra incendios deben estar situados

adecuadamente en relación a los materiales almacenados.

4.5. DISEÑO EXTERNO DE ALMACENES

EDIFICIOS Y ZONAS EXTERNAS

Cuando abordamos la infraestructura de un

almacén es intrínseco el abordaje de aspectos

claves como los son la seguridad y la


productividad de las operaciones se efectúen. Tener la posibilidad de trabajar el

diseño del edificio y las zonas externas del almacén partiendo de las necesidades

logísticas de la organización es una ventaja vital, y al mismo tiempo una gran

responsabilidad de gestión, dado que de las decisiones que se tomen al respecto

dependerá el rendimiento de los tiempos que tardan en realizarse las operaciones

de traslado y manipulación de unidades, la optimización de las condiciones de

seguridad y el máximo aprovechamiento del espacio disponible.

El diseño externo del almacén abarca la orientación del edificio, las vías de

acceso, muelles, andenes, plataformas, pasarelas, rampas, puertas, dimensiones

del edificio destinado al almacenamiento (superficie, altura).

ACCESOS

El diseño de accesos es un aspecto fundamental cuando se busca minimizar la

interferencia entre los vehículos que participan del proceso de entrega y recogido

desde y hacia el almacén, así como también busca minimizar la interferencia entre

los medios de carga y descarga y el personal que transita por las vías de servicio.

Para planificar de la mejor manera los accesos y cerramientos se debe tener en

cuenta que:

Los accesos en forma de "Y" son los que ofrecen mayores ventajas; los

vehículos que entran en el almacén pueden abandonar rápidamente la

carretera sin bloquear el tráfico; y los que salen pueden incorporarse al

tráfico con mayor facilidad.

La carretera de acceso directo al almacén deberá ser - preferentemente -

de doble calzada, y su longitud no será inferior al doble del camión más

largo.

Las vías de servicio pueden ser dobles (de anchura superior a 8 metros) o

simples (de anchura superior a 4 metros), siendo estas últimas las que

permiten la circulación más segura.

Las superficies de rodadura deben soportar el peso de los camiones (entre

25 y 70 toneladas), y grandes escarchas (bloques de hielo que la superficie

debe soportar eventualmente) si las condiciones medioambientales dan

lugar a ello.


El tráfico debe ordenarse en el sentido contrario a las agujas del reloj, de

esta manera la visibilidad del conductor (sentado al lado izquierdo) es mejor

cuando maniobra y retrocede hacia los muelles.

Las puertas de acceso tienen que ser independientes para peatones y para

vehículos.

Muelles

Los muelles son plataformas de hormigón adosadas al almacén, cuyo propósito es

que el suelo de este quede a la misma altura de la caja del camión. Antes de

decidir dónde situarlos es necesario contemplar los siguientes factores:

Utilización del almacén: Se debe realizar un estudio de los tipos de carga,

la frecuencia de los ingresos, la necesidad de espacio para los camiones,

etc. También se puede asignar las entradas que se pueden atender en

cada muelle y destinar unos muelles para entradas JIT (Justo a Tiempo) y

otras para el resto.

Camiones de gran capacidad: La zona adyacente a los muelles debe ser

de hormigón para evitar que los semi remolques se hundan cuando están

separados de las cabezas tractoras y quedan suspendidos sobre las patas

de apoyo. También se debe reservar una zona para aproximación,

maniobra de camiones grandes.

Rampas y pendientes de acceso: Son necesarias para que las carretillas

elevadoras puedan acceder a la zona de rodadura y al interior de los

camiones, pero estas deben reducirse al mínimo en las zonas de los

muelles. Para camiones de gran volumen es necesario contar con

dispositivos especiales como muelles de regulación hidráulica o tijeras

elevadoras instaladas en el suelo.

Ubicación de los muelles: Según los expertos, la mejor ubicación de los

muelles es en la calle lateral del edificio, lo cual permite un diseño funcional

en forma de "U" , combinando así en una misma área la recepción y la

expedición, permitiendo una mayor flexibilidad en la carga y la descarga de

vehículos, dado que se puede dar una mayor utilización al personal y al

equipo; sin embargo esta no es la única alternativa, también existen

diseños en forma de "T" y en línea recta, cuya necesidad de aplicarlos la

indicará el flujo de mercancías.


Posición de camiones: La cantidad de muelles o posiciones de camión

dependen del volumen de entregas, del tiempo que se requiere para

efectuar las descargas y el traslado de las mercancías recibidas, además

de los medios de manipulación existentes. El número de puestos debe ser

igual al número máximo de camiones que cargan al mismo tiempo,

considerando que los transportistas, generalmente hacen entregas en las

horas de la mañana y las recogidas en la tarde. Un factor no menos

importante a considerar es la posibilidad de expansión e instalación de

muelles adicionales.

Zonas de Carga y Descarga

La ubicación de las zonas de carga y descarga está sumamente condicionada por

la orientación del edificio y la distribución de los edificios colindantes. Si el

almacén se encuentra situado en una parcela con acceso desde varias calles,

podemos diseñar zonas de carga y descarga en cualquiera de los frentes, pero si

solo se cuenta con una entrada por una calle, la apertura será en una sola

dirección. Un factor vital que influye en el diseño de las zonas de carga y descarga

es el flujo deseado de mercancías, en este caso y según el flujo conveniente se

puede optar por un diseño de zonas de carga y descarga que faciliten un flujo en

"U", en "T" o en línea recta.

Según el medio de transporte que se utilice en el almacén se deberá decidir si es

conveniente que estas zonas de carga y descarga se encuentren ubicadas en el

almacén o fuera de él (pero en su entorno), esta última alternativa es muy utilizada

en plataformas logísticas y en centros integrados de mercancías, lugares donde

predomina el transporte por buques, aviones o trenes.

4.6. DISEÑO INTERNO DE ALMACENES

Efectuar la distribución del espacio interno de un almacén es un proceso

sumamente complejo que requiere de superar las restricciones de espacio físico

edificado y las necesidades proyectadas de almacenamiento (necesidades futuras

de expansión). Las decisiones que desde la gestión de almacenes se tomen

respecto a la distribución general deben satisfacer las necesidades de un sistema

de almacenamiento que permita la consecución de los siguientes objetivos:

Aprovechar eficientemente el espacio disponible


Reducir al mínimo la manipulación de materiales.

Facilitar el acceso a la unidad logística almacenada.

Conseguir el máximo índice de rotación de la mercancía.

Tener la máxima flexibilidad para la ubicación de productos.

Facilitar el control de las cantidades almacenadas.

Estos objetivos nacen del reconocimiento de los siguientes siete principios básicos

del flujo de materiales:

Principio Descripción

Unidad MáximaCuanto mayor sea la unidad de manipulación, menor número de movimientos se deberá de realizar, y, por tanto, menor será la mano de obra empleada.

Recorrido MínimoCuanto menor sea la distancia, menor será el tiempo del movimiento, y, por tanto, menor será la mano de obra empleada. En caso de instalaciones automáticas, menor será la inversión a realizar.

Espacio MínimoCuanto menor sea el espacio requerido, menor será el coste del suelo y menores serán los recorridos.

Tiempo MínimoCuanto menor sea el tiempo de las operaciones, menor es la mano de obra empleada y el lead time del proceso, y, por tanto, mayor es la capacidad de respuesta.

Mínimo número de manipulaciones

Cada manipulación debe de añadir el máximo valor al producto o el mínimo de coste. Se deben de eliminar al máximo todas aquellas manipulaciones que no añadan valor al producto.

AgrupaciónSi conseguimos agrupar las actividades en conjuntos de artículos similares, mayor será la unidad de manipulación y, por tanto, mayor será la eficiencia obtenida.

Balance de líneasTodo proceso no equilibrado implica que existen recursos sobredimensionados, además de formar inventarios en curso elevados y, por tanto, costosos.

http://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-industrial/producci%C3%B3n/balanceo-de-l%C3%ADnea/


El Lay-Out de un almacén debe evitar zonas y puntos de congestión, a la vez que

debe facilitar las tareas de mantenimiento y poner los medios para obtener la

mayor velocidad de movimiento; de esta forma se reduce por principio de flujo de

materiales el tiempo de trabajo. La distribución interior de la planta del almacén se

hace conjugando la conexión entre las distintas zonas del almacén con las puertas

de acceso, los obstáculos arquitectónicos (pilares, columnas, escaleras,

restricciones eléctricas, etc.), los pasillos y pasos de circulación (pasos seguros).

Sin embargo, los factores de mayor influencia en la planificación de las zonas

interiores son los medios de manipulación y las características de las mercancías,

aunque vale la pena aclarar que:

"Los flujos de materiales deben condicionar el equipamiento a utilizar y nunca al

contrario".

Por ello, antes de organizar los espacios se debe analizar las siguientes

necesidades:

Carga máxima de los medios de transporte externo, así como el equipo de

transporte interno (carretillas, elevadoras, montacargas, grúas) y el tiempo

necesario para cada operación.

Características de las unidades a almacenar, tales como la forma, el peso,

propiedades físicas.

Cantidad que recibimos en suministro y frecuencia del mismo: diario,

semanal, quincenal, mensual.

Unidades máximas y mínimas a almacenar de cada una de las unidades, en

función de las necesidades y la capacidad de almacenamiento.

En todo almacén existen cuatro zonas que deben de estar perfectamente

delimitadas, estas son: recepción, almacenaje, preparación de

pedidos y expedición. Es muy común encontrar que estas zonas se subdividan

en una o varias áreas en función de las actividades que se realicen, el volumen de

la mercancía, del número de referencias, etc.

Distribución Interna del Almacén

Zona de recepción Área de control de calidad Área de clasificación Área de adaptación


Zona de almacenamiento

Zona de baja rotación Zona de alta rotación Zona de productos especiales Zona de selección y recogida de mercancías Zona de reposición de existencias

Zona de preparación de pedidos Zonas integradas: Picking en estanterías Zonas de separación: Picking manual

Zona de expedición o despacho

Área de consolidación Área de embalajes Área de control de salidas

Zonas auxiliares

Área de devoluciones Área de envases o embalajes Área de materiales obsoletos Área de oficinas o administración Área de servicios

4.7. DISTRIBUCIÓN EN PLANTA DEL FLUJO DE UNIDADES

Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores respecto al flujo de materiales,

se puede implementar una distribución del flujo de materiales en forma de "U", de

"T" o en línea recta.

DISTRIBUCIÓN PARA UN FLUJO EN "U"

Entre sus principales ventajas podemos destacar:

La unificación de muelles permite una mayor flexibilidad en la carga y descarga de

vehículos, no sólo en cuanto a la utilización de las facilidades que tengan los

referidos muelles, sino que a su vez permite utilizar el equipo y el personal de una

forma más polivalente.

Facilita el acondicionamiento ambiental de la nave, por constituir un elemento más

estanco sin corrientes de aire.

Da una mayor facilidad en la ampliación y/o adaptación de las instalaciones

interiores.


DISTRIBUCIÓN PARA UN FLUJO EN LÍNEA RECTA

Las características más importantes se derivan precisamente de esa

especialización de muelles; ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la

recepción de productos en camiones de gran tonelaje, tipo trailers, lo que obliga a

unas características especiales en la instalación del referido muelles, mientras que

otro puede ser simplemente una plataforma de distribución para vehículos ligeros

(furgonetas), cuando se efectúa, por ejemplo, un reparto en plaza. Indudablemente

este sistema limita la flexibilidad, obligando largo plazo a una división funcional

tanto del personal como del equipo destinado a la carga y descarga de vehículos.

El acondicionamiento ambiental suele ser más riguroso para evitar la formación de

corrientes internas.

DISTRIBUCIÓN PARA UN FLUJO EN FORMA DE "T"


Este Lay-Out es una variante del sistema en forma de U, apropiado cuando la

nave se encuentra situada entre los viales, porque permite utilizar muelles

independientes.

4.8. IDENTIFICACIÓN DE UBICACIONES

Tal como se mencionó en el módulo de Gestión de Almacenes, el manejo de la

información sustenta la eficiencia y la efectividad de los flujos físicos. Por esta

razón todas las zonas que componen el almacén deben de permanecer

perfectamente identificadas (esta codificación debe ser conocida por todo el

personal habilitado para entrar en el almacén). Las prácticas más comunes

abordan la delimitación de las zonas por colores, o la presencia de carteles con la

denominación de las zonas, ya sean colgados o posados en el suelo.

Toda ubicación que se encuentre en el almacén debe poseer su respectiva

codificación (única) que la diferencie de las restantes. El método de codificación

que se utilice es decisión propia de la empresa, ya que no existe un estándar de

codificación perfecto para todas las empresas.


Las ubicaciones en la zona de almacenamiento pueden codificarse tanto por

estantería como por pasillo.

Codificación por estantería: Cada estantería tendrá asociada una codificación

correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques también

estarán identificados con numeración correlativa, así como las alturas de la

estantería, empezando por el nivel inferior y asignando números correlativos

conforme se asciende en altura.

Codificación por pasillo: En este caso, son los pasillos los que se codifican con

números consecutivos. La profundidad de las estanterías se codifica con

numeraciones de abajo hacia arriba, asignando números pares a la derecha e

impares a la izquierda, y empezando por el extremo opuesto en el siguiente

pasillo.

La Funcion Almacenes y Su Organizacion 2

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