• LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DE SU MÁXIMO RESPONSABLE COMUNICACIONAL

• SE DEBEN ESPECIFICAR CLARAMENTE LOS NOMBRES DE LAS INSTITUCIONES QUE CONVOCAN CUANDO SON MÁS DE UNA.

• Cuando hay una noticia importante para comunicar

• Cuando concita gran interés en los medios de comunicación.

• Cuando se desea comunicarlo a muchos medios rápidamente.

• Si deben comunicarse malas noticias hacerlo lo más rápidamente posible. La demora en la comunicación no mejora la noticia, muy por el contrario produce confusión, rumores y alarma innecesaria.

•Por ejemplo partes médicos.•Situación de los mineros en Chile•Catástrofes climáticas

• EL HORARIO MAS RECOMENDABLE ES POR LA MAÑANA ( facilitando el horario de trabajo del periodismo)

• EN LOS CASOS QUE LA NOTICIA A DIFUNDIR SEA DE URGENCIA SE CONVOCARÁ EN CUALQUIER HORARIO.

• EN CONFERENCIAS PROGRAMADAS DEBE CONVOCARSE CON SUFICIENTE ANTELACIÓN.

• Se puede convocar en una oficina o en un salón adecuado.

• Puede convocarse al aire libre o en una tienda de campaña.

• El lugar debe ser cómodo, con suficiente espacio, acondicionado para esta actividad.

• Mesas sillas micrófonos, personal auxiliar.• Se puede ofrecer un servicio de cafetería y bebidas.• Puede ser necesario que haya intérpretes o

traductores

• Las instituciones deben tener una agenda actualizada, con teléfonos y correos electrónicos de los principales medios de comunicación locales, incluso internacionales.

• Deben ser de un alto rango dentro de la Institución. Responsable comunicacional.

• Cuando estén presentes representantes de más de una Institución debe haber un solo portavoz.

• Las preguntas de los reporteros deben ser derivadas, por el portavoz, a la autoridad que la responda .

• En algunas ocasiones los periodistas dirigen al pregunta directamente a uno de los representantes.

• Es mejor tener una ayuda memoria para no olvidar aspectos importantes a comunicar

• Dar la información lo más detallada y concreta, que sea posible.

• Ser claro, conciso, no decir más de lo que se sabe y está confirmado.

• No polemizar. • Atenerse a lo que se desea informar.• Se debe entregar a los periodistas una gacetilla donde

figuren nombres de los integrantes del panel convocante y una reseña de lo que se informó.

• Es una comunicación breve donde se informa sobre un tema determinado.

• Se envía a los medios de comunicación para que difundan una noticia.• Deben constar en la misma los datos precisos de la Institución que la

envía.• El motivo de la misma, la fecha , lugar y horarios en que se realiza el

evento, si de eso se tratara.• Debe constar el teléfono y dirección de mail de contacto por si los

medios de comunicación desean ampliar la información que se les ofrece en la gacetilla.

• En el caso puntual de la Conferencia de prensa, es necesaria para que el periodismo cuente con una sola versión fidedigna.

• LUGAR ADECUADO Y COMODIDAD• MATERIAL IMPRESO EN CANTIDAD SUFICIENTE• MICRÓFONOS• TOMA CORRIENTES• TELÉFONOS Y FAXES• PERSONAL AUXILIAR• ESPACIO ADECUADO PARA LAS CÁMARAS DE

TELEVISIÓN• SI SE CUENTA CON FOTOS O VIDEOS DEBEN

OFRECERSE A LOS REPORTEROS