Miembro de:

La Nueva Normalidad y las Auditorías Remotas

en Procesos de Certificación

Ing. María RivasPonente:

Notificación del Foro de la Calidad

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OBJETIVOS DE ESTE ENCUENTRO

Nueva normalidady la posibilidad de transitar los cambios.

Fondonorma y su mirada sobre como enfrentar estos nuevos cambios.La experiencia de transformarnos.

La transformación y la sensibilización a todas las partes interesadas para comprender los cambios en la gestión de Auditorías a los SG.

¿Factibilidad o viabilidad de una auditoría Remota?. Buenas prácticas para lograr con éxito los objetivos del ente certificador y de las organizaciones certificadas

Los roles y responsabilidades en el proceso de la auditoría de sitios remotos: elementos claves para el logro de los objetivos de la auditoría de certificación.

Resumen y aspectos más importantes de los principales documentos de referencia (IAF, ISO, APG, Directrices Fondonorma)

Experiencias de AuditoríasFondonorma.

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Propósito de la experiencia de Transformación

Informar sobre la metodología y criterios para la realización de auditorías remotas con un enfoque práctico para planificar y realizar de forma exitosa auditorías de

sitios remotos en los sistemas de gestión

Promover el uso de esterecurso para beneficios de lasorganizaciones y sus Sistemasde Gestión.

Compartir la experiencia derealización de AuditoríasRemotas llevadas a cabo porFONDONORMA Venezuela

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NUEVANORMALIDAD Expertos predicen el

modo en que la

pandemia cambiará

nuestra vida este 2020

#Covid19

La COVID-19 para los venezolanos cambio el 16 de marzo de 2020 desde allí, cambiará todo, desde el modo en que nos saludamos hasta los sueños que esperábamos cumplir.

"Es la peor crisis de nuestra vida”, señala Jeffery Cole,

director del Centro Digital del Futuro de la Universidad de

California

“El tipo de cambio que ha ocurrido en unos pocos meses transformará el

modo de hacer cosas durante años”. Esto es lo que sigue, lo que está en

peligro y lo que desafortunadamente podríamos perder para siempre en

esta crisis.

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CAMBIAMOS

2020

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Además, las descargas de aplicaciones de compras se han más que cuadruplicado en un

mes, según una encuesta.

“Es el uso de recursos en internet para cosas que nunca habíamos considerado antes, como comprar zapatos, bistecs y medicamentos, hasta tomar clases de ejercicios, y no va a cambiar”, señala Tim Wu, columnista de opinión del New York Times

o has encargado comidas para preparar en casa o si has encargado la cena con aplicaciones o por delivery tú también contribuyes y YA TE ESTAS TRANSFORMANDO.

Si has usado Zoom, Google metting, go to meeting

YA ESTAS CAMBIANDO

a medida que las compras en internet pasan a ser la norma para millones y una verdadera posibilidad de mantener el distanciamiento físico.

Con esa cautela surge toda una economía “sin contacto” y “a distancia”

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Nueva normalidad para las organizaciones vinculadas a Certificaciones de Sistemas de Gestión.

Mirada de la ISO / IAF y Fondonorma

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Nueva normalidad

Certificaciones de

para lasorganizacionesvinculadas a

Sistemas de

Gestión.

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Actores en el Proceso de Certificación de Sistemas de Gestión para auditorías de 3eras partes

ORGANIZACIÓN(implementa)

** ENTE DE ACREDITACIÓN

(Avala)

ENTE DE CERTIFICACIÓN(audita y certifica)

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Auditoría de 3° Parte "SITIO REMOTO"Existen Documentos obligatorios y directrices emitidos por partes interesadas, específicos para cada tipo de auditoría remota

AUDITORÍAS para el MANTENIMIENTO de la CERTIFICACIÓN

AUDITORÍAS para la RENOVACIÓN de la CERTIFICACIÓN

AUDITORÍAS INICIALES para OPTAR a la CERTIFICACIÓNAuditoría para la

transferencia de una CERTIFICACIÓN

CE-CER-DIR-002

Directrices Para La

Continuidad De

Actividades De

Certificación Frente

A Acontecimientos

Extraordinarios

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NOTAS

Notas de María Rivas

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Partes Interesadas

4. ENTE CERTIFICADOR3. AUDITADOS2. EMPRESAS1. AUDITORES

Miembro de:

Empiezan aparecer expresionescomo estas en los SG

AUDITORÍA

"VIRTUAL"

¿Es una auditoría

aparente, no real, la

cual permitiría obtener

evidencias objetivas

verificables?

REUNIÓN

"VIRTUAL"¿Es un encuentro

aparente, no real, el cual

no permitiría realizar las

entrevistas?

REALIDAD

"VIRTUAL"

¿Efectos de la tecnología

que pueden producir en el

auditor estímulos auditivos

y visuales diferentes que

distorsionen su percepción

de la realidad?

Empiezan a aparecer expresionescomo estas en los Sistemas de Gestión

Sistemas de Gestión

AUDITORÍA "VIRTUAL"

¿Es una auditoría aparente, no

real, la cual permitiría obtener

evidencias objetivas verificables?

REUNIÓN "VIRTUAL"

¿Es un encuentro aparente, no real, el cual no

permitiría realizar las entrevistas?

REALIDAD "VIRTUAL"

COMUNICACIÓN "VIRTUAL"

SITIO "VIRTUAL"

¿Efectos de la tecnología que producen en el

auditor estímulos auditivos y visuales que

distorsionen su percepción de la realidad?

¿Es una información aparente, no real, la cual no permite la

interacción de un mensaje entre dos o más personas?

¿Es una ubicación aparente, no real, a la cual el

auditor nunca podrá acceder?

Miembro de:

Conceptualmente no cambia la Definición dada en la ISO 19011

AUDITORÍAProceso IndependienteEvaluación

Objetiva

SistemáticoProviene del griego systematikos

y significa "Relativo a la

organización de las cosas"

Documentado

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Criteriosauditoría

Evidenciaauditoría

Competencia auditores

Recursos Métodos

Tics Sitio Remoto

Auditados

SE NOS INVITA A DESARROLLAR UN "NUEVO MODELO MENTAL"

Disponible y de fácil acceso

Soporte y apoyoTécnico

TicsCompetencia

auditado

TICs Métodos¿PERMITEN HACERLO?

PROCESO

VERIFICABLE

Miembro de:

Ubicación que está fuera de la vista o

alcance para el Auditor

Es muy sencillo "Se necesitan hacer las auditorías"

CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Poder lograr los OBJETIVOS DE LA auditoría

Hacer un uso racional del recurso TICs

Ahorrar tiempo, esfuerzo y recursos

Facilitar el proceso a las partes interesadas(OA, OC, Organizaciones, Auditores, Auditados)

y GENERAR CONFIANZA

¿PARA QUÉ UN ENFOQUE PRÁCTICO DE LA

AUDITORÍA REMOTA?

Miembro de:

NOTAS

VENTAJAS

- Se pueden realizar de forma sincrónica o asincrónica sin

la presencia del auditor en los sitios que se requieren

evaluar.

- Permite esquemas más flexibles en el manejo y

administración del tiempo.

- El uso de la TICs como tecnología facilita su desarrollo

ASPECTOS A CONSIDERAR- Necesita una mayor y mejor

PLANIFICACIÓN

- Definir bien los OBJETIVOS DE LA

auditoría

- En algunas situaciones será necesaria la

AUDITORÍA PRESENCIAL

BeneficiosAhorro significativo de recursos para la empresa

asociados a la movilización de los auditores e

incluso para algunos auditados cuyos procesos lo

permiten

Riesgos- Inherentes a la SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

- Retrasos involuntarios por habilidades no desarrolladas

en cuanto al uso de las TICs lo cual puede incidir en la

entrega y verificación evidencias

- Imposibilidad de buena conexión para algunos sitios

remotos

Miembro de:

Posibilidades

Metodologías para realización de Auditorías

APLAZAR

totalmente

la auditoría

(IAF ID3)

AUDITORÍA ON SITE

AUDITORÍA REMOTA

APLAZAR

PARCIALMENTE (IAF ID3)

Miembro de:

Miembro de:

24

Metodologías para realización

de AuditoríasPlanificación y Coordinación de

auditoríasAnálisis por parte de la Gerencia de

Certificación respecto a la

factibilidad de su realización.

Informe y comunicación de decisión al

Cliente y al Equipo Auditor o asignación

de Auditor Líder.

Contacto del Auditor

Líder con el Cliente.

Validación y pruebas de

funcionamiento de los sistemas

de telecomunicaciones o TIC.

Previo a la auditoría para

confirmar la viabilidad.

Realización de auditoría.

Miembro de:

De acuerdo a la normaISO 19011:2018 de “ Directrices para

auditorías de Sistemasde Gestión” e ISO

9001:2015 requisito 9,2 “Auditoría Interna”

Auditorías Remotas – Proceso auditoríasDesarrollado en base a los siguientes criterios

De acuerdo a procedimientos internos del organismo y

experiencia en realización de auditorías remotas por parte

de su equipo auditor Procedimiento auditorías

Remotas. Sistemas de Gestión CE-CSG-PRO-010 Rev 0.0

2020

MD 04:2018: “Uso de tecnología de la comunicación para realización

de auditorías”IAF ID 03:2011: “ Gestión de

auditorías en contexto de eventos o circunstancias Extraordinarias”.

De acuerdo a los siguientes comunicados mandatorios e

informativo:

Miembro de:

Sugerencias Técnicas

ACCESO A INTERNETExperto Técnico de soporte para

lograr la Conexión a internet mediante cable LAN, Evite W-

LAN, debido a la estabilidad de la conexión a Internet (si es posible)

SOFTWAREZOOM / GO TO MEETING/ CISCO

WEBEX/ GOOGLE MEET (Preferentemente), Skype

Empresarial o Cualquier otra herramienta para salas

virtuales.

HARDWARECámara Externa (min

2 megapíxeles) , Auriculares o sistema

de conferencia

IMPORTANTESesión de Prueba con el

cliente (Asegurar requerimientos

técnicos), Se comparte con los colaboradores.

Miembro de:

Rol y Competencias del auditor y del Auditado en auditorías Remotas

Los auditores de auditorías remotasdeberían cumplir los lineamientos delCapítulo 4 de la Norma ISO 19011:2018,resumidas en la figura a continuación:

Competencias en la

disciplina y sector

específicos

Procesos y métodos

de Auditoría

Normas de Sistemas

de Gestión y otras

referencias

Procesos y métodos

de Auditoría

Competencias

de liderazgo

Principios de

Auditoría

facilitar la comunicación remota, la recopilación

centralizada de pruebas y la coordinación dentro del

equipo de auditoría.

Manejar conferencias web, teletrabajo, gestionar sistemas de

gestión de documentos electrónicos. Usar herramientas de colaboración y comunicación que se ejecutan de forma remota en

sistemas en la nube y accesos a través de internet .

El equipo auditor debe

tener competencias

comprobadas en el

manejo de TICs

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Plan de la auditoría Remota

Plan de Auditoría Objetivos y Criterios Plan y Agenda Disponibilidad auditado Fuentes de Evidencia

Equipos y herramientas tecnológicas disponibles

Entrenamiento usuario

Decisión método de Auditoría

Plan de Auditoría Checklist

CorridaChecklist y Notas

Revisión del Checklist notas y hallazgos

Fortalezas Debilidades No Conformidades

Hallazgos y reportes de

auditoría

Desarrollo para acción y

seguimiento

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Ejecución de la auditoría Remota

25

Las mejoras en la tecnología han permitido nuevas formas de auditar de forma remota, y utilizan

algunas herramientas que deben considerarse como necesidades para procedimientos exitosos de

auditoría remota. LAS más utilizadas son:

Videoconferencia/Tele conferencia

Portales web Documentos de trabajoelectrónicos

Acceso a las Nube/Base de Datos

en la Red

Miembro de:

Experiencia de auditoría a la Fecha

13Productos

alimenticios, bebidas y tabaco 1Cuero y productos

del cuero 2 Pulpa, papel y productos de papel

7 Químicos, productos químicos y fibras

8 Caucho y productos plásticos

1 Hormigón, cemento, cal y yeso

7 Metales básicos y fabricación de productos metálicos9 Equipos electrónico

y óptico

3 Construcción

3Comercio,reparación de vehículos a motor,motocicletasy artículos personales y de uso doméstico8 Transporte,

almacenamiento y comunicaciones

1 Intermediación financiera, actividad inmobiliaria y alquiler de máquina.

5 Servicios de Ingeniería

2 Otros servicios1 Educación 3 Salud y asistencia social 1 Otros servicios

sociales

62 AUDITORÍAS 7 de ISO 14001

6

Miembro de:

Sí, hemos tenido un año

complicado…

Miembro de:

Pero NO es momento

de deternos

Miembro de:

Es momento de buscar

herramientas que nos permitan

fluir con los cambios

Miembro de:

Es momento de…

RESISTIR

INSISTIR

Y PERSISTIR

Miembro de:

Por las

organizaciones…

Miembro de:

Por nuestra

gente

Miembro de:

Por VENEZUELA

¡GRACIAS

!