Elaborado por el Mtro Alvaro Fernando Munguiacutea MartiacutenezTomado del Manual de Planificacioacuten Estrateacutegica e Indicadoresde Desempentildeo en el Sector Puacuteblico del ILPES CEPAL

Junio del 2013

bull La Planificacioacuten Estrateacutegica PE es unaherramienta de gestioacuten que permite apoyar latoma de decisiones de las organizaciones entorno al quehacer actual y al camino que debenrecorrer en el futuro para adecuarse a loscambios y a las demandas que les impone elentorno y lograr la mayoreficiencia eficacia calidad en los bienes yservicios que se proveen

bull La Planificacioacuten Estrateacutegica consiste enun ejercicio de formulacioacuten yestablecimiento de objetivos decaraacutecter prioritario cuya caracteriacutesticaprincipal es el establecimiento de loscursos de accioacuten (estrategias) paraalcanzar dichos objetivos

bull A partir de un diagnoacutestico de lasituacioacuten actual (a traveacutes del anaacutelisis debrechas institucionales) la PlanificacioacutenEstrateacutegica establece cuales son lasacciones que se tomaraacuten para llegar aun ldquofuturo deseadordquo el cual puede estarreferido al mediano o largo plazo

bull La definicioacuten de los ObjetivosEstrateacutegicos los indicadores y lasmetas permiten establecer el marco parala elaboracioacuten de la Programacioacuten AnualOperativa que es la base para laformulacioacuten del proyecto de presupuesto

bull Las caracteriacutesticas centrales de la gestioacuten orientada a resultados son

bull Identificacioacuten de objetivos indicadores y metas que permitan evaluar los resultados generalmente a traveacutes del desarrollo de procesos planificacioacuten estrateacutegica como herramienta para alinear las prioridades a los recursos y establecer la base para el control y evaluacioacuten de las metas

bull Identificacioacuten de niveles concretos de responsables del logro de las metas

bull Establecimiento de sistemas de control de gestioacuten internos donde quedan definidas las responsabilidades por el cumplimiento de las metas en toda la organizacioacuten asiacute como tambieacuten los procesos de retroalimentacioacuten para la toma de decisiones

bull Vinculacioacuten del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos

bull Determinacioacuten de incentivos flexibilidad y autonomiacutea en la gestioacuten de acuerdo a compromisos de desempentildeo

bull En el marco de las actividades deplanificacioacuten de las organizaciones esnecesario distinguir entre laplanificacioacuten estrateacutegica y laplanificacioacuten operativa Aun cuandoambas tratan de determinar losmejores cursos de accioacuten la primera serefiere al largo y mediano plazo y lasegunda se relaciona con el cortoplazo

Cuando hablamos de planificacioacutenestrateacutegica nos estamos refiriendo a lasgrandes decisiones al establecimiento de losObjetivos Estrateacutegicos que permitenmaterializar la Misioacuten y la Visioacuten

Cuando hablamos de planificacioacuten operativanos estamos refiriendo a la determinacioacuten delas metas de corto plazo las cuales permitenhacer operativas las estrategias A partir deesto es posible realizar la programacioacuten de lasactividades y la estimacioacuten del presupuestoque se requiere para llevarlas a cabo

Vinculo entre la Planificacioacuten Estrateacutegica y el Control de Gestioacuten

PlanificacioacutenEstrateacutegica

Metas Programacioacuten

Ejecucioacuten

PresupuestoEvaluacioacutenConsideracioacuten de nuevos

productos y objetivos estrateacutegicos

Revisioacuten de presupuestos y programas

Medidas correctivas

Presidencia

Directores

Nivel Operativo

Planificacioacuten

Control de Gestioacuten

Control de Actividades

Indicadores Gestioacuten Global de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Indicadores por Centro de Responsabilidad

Eficiencia Eficacia Economiacutea Calidad

Indicadores Operacionales

Programacioacuten

Insumos Productos

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIOacuteN Y

CONTROL

TIPOS DE INDICADORES

bull La planificacioacuten estrateacutegica en el aacutembitopuacuteblico es una herramienta que nos ayudaraacuteal establecimiento de prioridades objetivos yestrategias como apoyo a la definicioacuten de losrecursos que necesitamos para lograr losresultados esperados por lo tanto debe serun proceso simple e incorporado en la rutinade la toma de decisiones directivas en elproceso presupuestario

Desde esta perspectiva debemos contar conestaacutendares de confiabilidad para identificaraspectos claves que apoyen la gestioacutenorganizacional tales como la definicioacuten de laMisioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias definicioacuten de metas eindicadores

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

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naacutel

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dic

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r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull La Planificacioacuten Estrateacutegica PE es unaherramienta de gestioacuten que permite apoyar latoma de decisiones de las organizaciones entorno al quehacer actual y al camino que debenrecorrer en el futuro para adecuarse a loscambios y a las demandas que les impone elentorno y lograr la mayoreficiencia eficacia calidad en los bienes yservicios que se proveen

bull La Planificacioacuten Estrateacutegica consiste enun ejercicio de formulacioacuten yestablecimiento de objetivos decaraacutecter prioritario cuya caracteriacutesticaprincipal es el establecimiento de loscursos de accioacuten (estrategias) paraalcanzar dichos objetivos

bull A partir de un diagnoacutestico de lasituacioacuten actual (a traveacutes del anaacutelisis debrechas institucionales) la PlanificacioacutenEstrateacutegica establece cuales son lasacciones que se tomaraacuten para llegar aun ldquofuturo deseadordquo el cual puede estarreferido al mediano o largo plazo

bull La definicioacuten de los ObjetivosEstrateacutegicos los indicadores y lasmetas permiten establecer el marco parala elaboracioacuten de la Programacioacuten AnualOperativa que es la base para laformulacioacuten del proyecto de presupuesto

bull Las caracteriacutesticas centrales de la gestioacuten orientada a resultados son

bull Identificacioacuten de objetivos indicadores y metas que permitan evaluar los resultados generalmente a traveacutes del desarrollo de procesos planificacioacuten estrateacutegica como herramienta para alinear las prioridades a los recursos y establecer la base para el control y evaluacioacuten de las metas

bull Identificacioacuten de niveles concretos de responsables del logro de las metas

bull Establecimiento de sistemas de control de gestioacuten internos donde quedan definidas las responsabilidades por el cumplimiento de las metas en toda la organizacioacuten asiacute como tambieacuten los procesos de retroalimentacioacuten para la toma de decisiones

bull Vinculacioacuten del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos

bull Determinacioacuten de incentivos flexibilidad y autonomiacutea en la gestioacuten de acuerdo a compromisos de desempentildeo

bull En el marco de las actividades deplanificacioacuten de las organizaciones esnecesario distinguir entre laplanificacioacuten estrateacutegica y laplanificacioacuten operativa Aun cuandoambas tratan de determinar losmejores cursos de accioacuten la primera serefiere al largo y mediano plazo y lasegunda se relaciona con el cortoplazo

Cuando hablamos de planificacioacutenestrateacutegica nos estamos refiriendo a lasgrandes decisiones al establecimiento de losObjetivos Estrateacutegicos que permitenmaterializar la Misioacuten y la Visioacuten

Cuando hablamos de planificacioacuten operativanos estamos refiriendo a la determinacioacuten delas metas de corto plazo las cuales permitenhacer operativas las estrategias A partir deesto es posible realizar la programacioacuten de lasactividades y la estimacioacuten del presupuestoque se requiere para llevarlas a cabo

Vinculo entre la Planificacioacuten Estrateacutegica y el Control de Gestioacuten

PlanificacioacutenEstrateacutegica

Metas Programacioacuten

Ejecucioacuten

PresupuestoEvaluacioacutenConsideracioacuten de nuevos

productos y objetivos estrateacutegicos

Revisioacuten de presupuestos y programas

Medidas correctivas

Presidencia

Directores

Nivel Operativo

Planificacioacuten

Control de Gestioacuten

Control de Actividades

Indicadores Gestioacuten Global de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Indicadores por Centro de Responsabilidad

Eficiencia Eficacia Economiacutea Calidad

Indicadores Operacionales

Programacioacuten

Insumos Productos

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIOacuteN Y

CONTROL

TIPOS DE INDICADORES

bull La planificacioacuten estrateacutegica en el aacutembitopuacuteblico es una herramienta que nos ayudaraacuteal establecimiento de prioridades objetivos yestrategias como apoyo a la definicioacuten de losrecursos que necesitamos para lograr losresultados esperados por lo tanto debe serun proceso simple e incorporado en la rutinade la toma de decisiones directivas en elproceso presupuestario

Desde esta perspectiva debemos contar conestaacutendares de confiabilidad para identificaraspectos claves que apoyen la gestioacutenorganizacional tales como la definicioacuten de laMisioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias definicioacuten de metas eindicadores

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

Am

en

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Fo

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

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Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull La Planificacioacuten Estrateacutegica consiste enun ejercicio de formulacioacuten yestablecimiento de objetivos decaraacutecter prioritario cuya caracteriacutesticaprincipal es el establecimiento de loscursos de accioacuten (estrategias) paraalcanzar dichos objetivos

bull A partir de un diagnoacutestico de lasituacioacuten actual (a traveacutes del anaacutelisis debrechas institucionales) la PlanificacioacutenEstrateacutegica establece cuales son lasacciones que se tomaraacuten para llegar aun ldquofuturo deseadordquo el cual puede estarreferido al mediano o largo plazo

bull La definicioacuten de los ObjetivosEstrateacutegicos los indicadores y lasmetas permiten establecer el marco parala elaboracioacuten de la Programacioacuten AnualOperativa que es la base para laformulacioacuten del proyecto de presupuesto

bull Las caracteriacutesticas centrales de la gestioacuten orientada a resultados son

bull Identificacioacuten de objetivos indicadores y metas que permitan evaluar los resultados generalmente a traveacutes del desarrollo de procesos planificacioacuten estrateacutegica como herramienta para alinear las prioridades a los recursos y establecer la base para el control y evaluacioacuten de las metas

bull Identificacioacuten de niveles concretos de responsables del logro de las metas

bull Establecimiento de sistemas de control de gestioacuten internos donde quedan definidas las responsabilidades por el cumplimiento de las metas en toda la organizacioacuten asiacute como tambieacuten los procesos de retroalimentacioacuten para la toma de decisiones

bull Vinculacioacuten del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos

bull Determinacioacuten de incentivos flexibilidad y autonomiacutea en la gestioacuten de acuerdo a compromisos de desempentildeo

bull En el marco de las actividades deplanificacioacuten de las organizaciones esnecesario distinguir entre laplanificacioacuten estrateacutegica y laplanificacioacuten operativa Aun cuandoambas tratan de determinar losmejores cursos de accioacuten la primera serefiere al largo y mediano plazo y lasegunda se relaciona con el cortoplazo

Cuando hablamos de planificacioacutenestrateacutegica nos estamos refiriendo a lasgrandes decisiones al establecimiento de losObjetivos Estrateacutegicos que permitenmaterializar la Misioacuten y la Visioacuten

Cuando hablamos de planificacioacuten operativanos estamos refiriendo a la determinacioacuten delas metas de corto plazo las cuales permitenhacer operativas las estrategias A partir deesto es posible realizar la programacioacuten de lasactividades y la estimacioacuten del presupuestoque se requiere para llevarlas a cabo

Vinculo entre la Planificacioacuten Estrateacutegica y el Control de Gestioacuten

PlanificacioacutenEstrateacutegica

Metas Programacioacuten

Ejecucioacuten

PresupuestoEvaluacioacutenConsideracioacuten de nuevos

productos y objetivos estrateacutegicos

Revisioacuten de presupuestos y programas

Medidas correctivas

Presidencia

Directores

Nivel Operativo

Planificacioacuten

Control de Gestioacuten

Control de Actividades

Indicadores Gestioacuten Global de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Indicadores por Centro de Responsabilidad

Eficiencia Eficacia Economiacutea Calidad

Indicadores Operacionales

Programacioacuten

Insumos Productos

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIOacuteN Y

CONTROL

TIPOS DE INDICADORES

bull La planificacioacuten estrateacutegica en el aacutembitopuacuteblico es una herramienta que nos ayudaraacuteal establecimiento de prioridades objetivos yestrategias como apoyo a la definicioacuten de losrecursos que necesitamos para lograr losresultados esperados por lo tanto debe serun proceso simple e incorporado en la rutinade la toma de decisiones directivas en elproceso presupuestario

Desde esta perspectiva debemos contar conestaacutendares de confiabilidad para identificaraspectos claves que apoyen la gestioacutenorganizacional tales como la definicioacuten de laMisioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias definicioacuten de metas eindicadores

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull A partir de un diagnoacutestico de lasituacioacuten actual (a traveacutes del anaacutelisis debrechas institucionales) la PlanificacioacutenEstrateacutegica establece cuales son lasacciones que se tomaraacuten para llegar aun ldquofuturo deseadordquo el cual puede estarreferido al mediano o largo plazo

bull La definicioacuten de los ObjetivosEstrateacutegicos los indicadores y lasmetas permiten establecer el marco parala elaboracioacuten de la Programacioacuten AnualOperativa que es la base para laformulacioacuten del proyecto de presupuesto

bull Las caracteriacutesticas centrales de la gestioacuten orientada a resultados son

bull Identificacioacuten de objetivos indicadores y metas que permitan evaluar los resultados generalmente a traveacutes del desarrollo de procesos planificacioacuten estrateacutegica como herramienta para alinear las prioridades a los recursos y establecer la base para el control y evaluacioacuten de las metas

bull Identificacioacuten de niveles concretos de responsables del logro de las metas

bull Establecimiento de sistemas de control de gestioacuten internos donde quedan definidas las responsabilidades por el cumplimiento de las metas en toda la organizacioacuten asiacute como tambieacuten los procesos de retroalimentacioacuten para la toma de decisiones

bull Vinculacioacuten del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos

bull Determinacioacuten de incentivos flexibilidad y autonomiacutea en la gestioacuten de acuerdo a compromisos de desempentildeo

bull En el marco de las actividades deplanificacioacuten de las organizaciones esnecesario distinguir entre laplanificacioacuten estrateacutegica y laplanificacioacuten operativa Aun cuandoambas tratan de determinar losmejores cursos de accioacuten la primera serefiere al largo y mediano plazo y lasegunda se relaciona con el cortoplazo

Cuando hablamos de planificacioacutenestrateacutegica nos estamos refiriendo a lasgrandes decisiones al establecimiento de losObjetivos Estrateacutegicos que permitenmaterializar la Misioacuten y la Visioacuten

Cuando hablamos de planificacioacuten operativanos estamos refiriendo a la determinacioacuten delas metas de corto plazo las cuales permitenhacer operativas las estrategias A partir deesto es posible realizar la programacioacuten de lasactividades y la estimacioacuten del presupuestoque se requiere para llevarlas a cabo

Vinculo entre la Planificacioacuten Estrateacutegica y el Control de Gestioacuten

PlanificacioacutenEstrateacutegica

Metas Programacioacuten

Ejecucioacuten

PresupuestoEvaluacioacutenConsideracioacuten de nuevos

productos y objetivos estrateacutegicos

Revisioacuten de presupuestos y programas

Medidas correctivas

Presidencia

Directores

Nivel Operativo

Planificacioacuten

Control de Gestioacuten

Control de Actividades

Indicadores Gestioacuten Global de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Indicadores por Centro de Responsabilidad

Eficiencia Eficacia Economiacutea Calidad

Indicadores Operacionales

Programacioacuten

Insumos Productos

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIOacuteN Y

CONTROL

TIPOS DE INDICADORES

bull La planificacioacuten estrateacutegica en el aacutembitopuacuteblico es una herramienta que nos ayudaraacuteal establecimiento de prioridades objetivos yestrategias como apoyo a la definicioacuten de losrecursos que necesitamos para lograr losresultados esperados por lo tanto debe serun proceso simple e incorporado en la rutinade la toma de decisiones directivas en elproceso presupuestario

Desde esta perspectiva debemos contar conestaacutendares de confiabilidad para identificaraspectos claves que apoyen la gestioacutenorganizacional tales como la definicioacuten de laMisioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias definicioacuten de metas eindicadores

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

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Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull La definicioacuten de los ObjetivosEstrateacutegicos los indicadores y lasmetas permiten establecer el marco parala elaboracioacuten de la Programacioacuten AnualOperativa que es la base para laformulacioacuten del proyecto de presupuesto

bull Las caracteriacutesticas centrales de la gestioacuten orientada a resultados son

bull Identificacioacuten de objetivos indicadores y metas que permitan evaluar los resultados generalmente a traveacutes del desarrollo de procesos planificacioacuten estrateacutegica como herramienta para alinear las prioridades a los recursos y establecer la base para el control y evaluacioacuten de las metas

bull Identificacioacuten de niveles concretos de responsables del logro de las metas

bull Establecimiento de sistemas de control de gestioacuten internos donde quedan definidas las responsabilidades por el cumplimiento de las metas en toda la organizacioacuten asiacute como tambieacuten los procesos de retroalimentacioacuten para la toma de decisiones

bull Vinculacioacuten del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos

bull Determinacioacuten de incentivos flexibilidad y autonomiacutea en la gestioacuten de acuerdo a compromisos de desempentildeo

bull En el marco de las actividades deplanificacioacuten de las organizaciones esnecesario distinguir entre laplanificacioacuten estrateacutegica y laplanificacioacuten operativa Aun cuandoambas tratan de determinar losmejores cursos de accioacuten la primera serefiere al largo y mediano plazo y lasegunda se relaciona con el cortoplazo

Cuando hablamos de planificacioacutenestrateacutegica nos estamos refiriendo a lasgrandes decisiones al establecimiento de losObjetivos Estrateacutegicos que permitenmaterializar la Misioacuten y la Visioacuten

Cuando hablamos de planificacioacuten operativanos estamos refiriendo a la determinacioacuten delas metas de corto plazo las cuales permitenhacer operativas las estrategias A partir deesto es posible realizar la programacioacuten de lasactividades y la estimacioacuten del presupuestoque se requiere para llevarlas a cabo

Vinculo entre la Planificacioacuten Estrateacutegica y el Control de Gestioacuten

PlanificacioacutenEstrateacutegica

Metas Programacioacuten

Ejecucioacuten

PresupuestoEvaluacioacutenConsideracioacuten de nuevos

productos y objetivos estrateacutegicos

Revisioacuten de presupuestos y programas

Medidas correctivas

Presidencia

Directores

Nivel Operativo

Planificacioacuten

Control de Gestioacuten

Control de Actividades

Indicadores Gestioacuten Global de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Indicadores por Centro de Responsabilidad

Eficiencia Eficacia Economiacutea Calidad

Indicadores Operacionales

Programacioacuten

Insumos Productos

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIOacuteN Y

CONTROL

TIPOS DE INDICADORES

bull La planificacioacuten estrateacutegica en el aacutembitopuacuteblico es una herramienta que nos ayudaraacuteal establecimiento de prioridades objetivos yestrategias como apoyo a la definicioacuten de losrecursos que necesitamos para lograr losresultados esperados por lo tanto debe serun proceso simple e incorporado en la rutinade la toma de decisiones directivas en elproceso presupuestario

Desde esta perspectiva debemos contar conestaacutendares de confiabilidad para identificaraspectos claves que apoyen la gestioacutenorganizacional tales como la definicioacuten de laMisioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias definicioacuten de metas eindicadores

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

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Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull Las caracteriacutesticas centrales de la gestioacuten orientada a resultados son

bull Identificacioacuten de objetivos indicadores y metas que permitan evaluar los resultados generalmente a traveacutes del desarrollo de procesos planificacioacuten estrateacutegica como herramienta para alinear las prioridades a los recursos y establecer la base para el control y evaluacioacuten de las metas

bull Identificacioacuten de niveles concretos de responsables del logro de las metas

bull Establecimiento de sistemas de control de gestioacuten internos donde quedan definidas las responsabilidades por el cumplimiento de las metas en toda la organizacioacuten asiacute como tambieacuten los procesos de retroalimentacioacuten para la toma de decisiones

bull Vinculacioacuten del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos

bull Determinacioacuten de incentivos flexibilidad y autonomiacutea en la gestioacuten de acuerdo a compromisos de desempentildeo

bull En el marco de las actividades deplanificacioacuten de las organizaciones esnecesario distinguir entre laplanificacioacuten estrateacutegica y laplanificacioacuten operativa Aun cuandoambas tratan de determinar losmejores cursos de accioacuten la primera serefiere al largo y mediano plazo y lasegunda se relaciona con el cortoplazo

Cuando hablamos de planificacioacutenestrateacutegica nos estamos refiriendo a lasgrandes decisiones al establecimiento de losObjetivos Estrateacutegicos que permitenmaterializar la Misioacuten y la Visioacuten

Cuando hablamos de planificacioacuten operativanos estamos refiriendo a la determinacioacuten delas metas de corto plazo las cuales permitenhacer operativas las estrategias A partir deesto es posible realizar la programacioacuten de lasactividades y la estimacioacuten del presupuestoque se requiere para llevarlas a cabo

Vinculo entre la Planificacioacuten Estrateacutegica y el Control de Gestioacuten

PlanificacioacutenEstrateacutegica

Metas Programacioacuten

Ejecucioacuten

PresupuestoEvaluacioacutenConsideracioacuten de nuevos

productos y objetivos estrateacutegicos

Revisioacuten de presupuestos y programas

Medidas correctivas

Presidencia

Directores

Nivel Operativo

Planificacioacuten

Control de Gestioacuten

Control de Actividades

Indicadores Gestioacuten Global de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Indicadores por Centro de Responsabilidad

Eficiencia Eficacia Economiacutea Calidad

Indicadores Operacionales

Programacioacuten

Insumos Productos

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIOacuteN Y

CONTROL

TIPOS DE INDICADORES

bull La planificacioacuten estrateacutegica en el aacutembitopuacuteblico es una herramienta que nos ayudaraacuteal establecimiento de prioridades objetivos yestrategias como apoyo a la definicioacuten de losrecursos que necesitamos para lograr losresultados esperados por lo tanto debe serun proceso simple e incorporado en la rutinade la toma de decisiones directivas en elproceso presupuestario

Desde esta perspectiva debemos contar conestaacutendares de confiabilidad para identificaraspectos claves que apoyen la gestioacutenorganizacional tales como la definicioacuten de laMisioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias definicioacuten de metas eindicadores

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

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dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull En el marco de las actividades deplanificacioacuten de las organizaciones esnecesario distinguir entre laplanificacioacuten estrateacutegica y laplanificacioacuten operativa Aun cuandoambas tratan de determinar losmejores cursos de accioacuten la primera serefiere al largo y mediano plazo y lasegunda se relaciona con el cortoplazo

Cuando hablamos de planificacioacutenestrateacutegica nos estamos refiriendo a lasgrandes decisiones al establecimiento de losObjetivos Estrateacutegicos que permitenmaterializar la Misioacuten y la Visioacuten

Cuando hablamos de planificacioacuten operativanos estamos refiriendo a la determinacioacuten delas metas de corto plazo las cuales permitenhacer operativas las estrategias A partir deesto es posible realizar la programacioacuten de lasactividades y la estimacioacuten del presupuestoque se requiere para llevarlas a cabo

Vinculo entre la Planificacioacuten Estrateacutegica y el Control de Gestioacuten

PlanificacioacutenEstrateacutegica

Metas Programacioacuten

Ejecucioacuten

PresupuestoEvaluacioacutenConsideracioacuten de nuevos

productos y objetivos estrateacutegicos

Revisioacuten de presupuestos y programas

Medidas correctivas

Presidencia

Directores

Nivel Operativo

Planificacioacuten

Control de Gestioacuten

Control de Actividades

Indicadores Gestioacuten Global de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Indicadores por Centro de Responsabilidad

Eficiencia Eficacia Economiacutea Calidad

Indicadores Operacionales

Programacioacuten

Insumos Productos

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIOacuteN Y

CONTROL

TIPOS DE INDICADORES

bull La planificacioacuten estrateacutegica en el aacutembitopuacuteblico es una herramienta que nos ayudaraacuteal establecimiento de prioridades objetivos yestrategias como apoyo a la definicioacuten de losrecursos que necesitamos para lograr losresultados esperados por lo tanto debe serun proceso simple e incorporado en la rutinade la toma de decisiones directivas en elproceso presupuestario

Desde esta perspectiva debemos contar conestaacutendares de confiabilidad para identificaraspectos claves que apoyen la gestioacutenorganizacional tales como la definicioacuten de laMisioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias definicioacuten de metas eindicadores

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

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naacutel

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Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Vinculo entre la Planificacioacuten Estrateacutegica y el Control de Gestioacuten

PlanificacioacutenEstrateacutegica

Metas Programacioacuten

Ejecucioacuten

PresupuestoEvaluacioacutenConsideracioacuten de nuevos

productos y objetivos estrateacutegicos

Revisioacuten de presupuestos y programas

Medidas correctivas

Presidencia

Directores

Nivel Operativo

Planificacioacuten

Control de Gestioacuten

Control de Actividades

Indicadores Gestioacuten Global de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Indicadores por Centro de Responsabilidad

Eficiencia Eficacia Economiacutea Calidad

Indicadores Operacionales

Programacioacuten

Insumos Productos

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIOacuteN Y

CONTROL

TIPOS DE INDICADORES

bull La planificacioacuten estrateacutegica en el aacutembitopuacuteblico es una herramienta que nos ayudaraacuteal establecimiento de prioridades objetivos yestrategias como apoyo a la definicioacuten de losrecursos que necesitamos para lograr losresultados esperados por lo tanto debe serun proceso simple e incorporado en la rutinade la toma de decisiones directivas en elproceso presupuestario

Desde esta perspectiva debemos contar conestaacutendares de confiabilidad para identificaraspectos claves que apoyen la gestioacutenorganizacional tales como la definicioacuten de laMisioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias definicioacuten de metas eindicadores

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

Am

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

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Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Presidencia

Directores

Nivel Operativo

Planificacioacuten

Control de Gestioacuten

Control de Actividades

Indicadores Gestioacuten Global de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Indicadores por Centro de Responsabilidad

Eficiencia Eficacia Economiacutea Calidad

Indicadores Operacionales

Programacioacuten

Insumos Productos

NIVELES ORGANIZACIONALES

ACTIVIDAD DE PLANIFICACIOacuteN Y

CONTROL

TIPOS DE INDICADORES

bull La planificacioacuten estrateacutegica en el aacutembitopuacuteblico es una herramienta que nos ayudaraacuteal establecimiento de prioridades objetivos yestrategias como apoyo a la definicioacuten de losrecursos que necesitamos para lograr losresultados esperados por lo tanto debe serun proceso simple e incorporado en la rutinade la toma de decisiones directivas en elproceso presupuestario

Desde esta perspectiva debemos contar conestaacutendares de confiabilidad para identificaraspectos claves que apoyen la gestioacutenorganizacional tales como la definicioacuten de laMisioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias definicioacuten de metas eindicadores

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull La planificacioacuten estrateacutegica en el aacutembitopuacuteblico es una herramienta que nos ayudaraacuteal establecimiento de prioridades objetivos yestrategias como apoyo a la definicioacuten de losrecursos que necesitamos para lograr losresultados esperados por lo tanto debe serun proceso simple e incorporado en la rutinade la toma de decisiones directivas en elproceso presupuestario

Desde esta perspectiva debemos contar conestaacutendares de confiabilidad para identificaraspectos claves que apoyen la gestioacutenorganizacional tales como la definicioacuten de laMisioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias definicioacuten de metas eindicadores

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

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Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

iquestQuieacutenes somos iquestQueacute hacemos y para quienes iquestDoacutende estamos

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

iquestCoacutemo llegaremos

iquestCoacutemo mediremos el desempentildeo logrado

Marco Normativo e InstitucionalAnaacutelisis de las leyes y normativasPrioridades GubernamentalesIdentificacioacuten de la contribucioacuten de laorganizacioacuten a las prioridades del PED

Misioacuten Descripcioacuten concisa y clara dela razoacuten de ser de la Entidad propoacutesitofundamental

Visioacuten Valores de laorganizacioacuten como espera serreconocida futuro deseado de laorganizacioacuten

Objetivos Estrateacutegicos Logros queespera la Entidad para cumplir con sumisioacuten Claros realistas desafiantes ycongruentes entre siacute

Estrategias Plan de Accioacuten paraimplementar los Objetivos Estrateacutegicos ydeterminar el presupuesto

Indicadores de Desempentildeo para medir loslogros evaluar y tomar accionescorrectivas

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Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

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naacutel

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Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Requisitos de la Planificacioacuten Estrateacutegica en el aacutembito puacuteblico

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

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naacutel

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p

od

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os

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izar

a

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de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

El uso de la planificacioacuten estrateacutegicaapoya la toma decisiones endiferentes niveles de decisionesgubernamentales y los enfoquesmetodoloacutegicos que pueden apoyareste proceso son variados

Las mejores praacutecticas en la aplicacioacutende Planificacioacuten Estrateacutegica a nivelgubernamental insisten en lanecesidad de que la teacutecnica utilizadase apegue a los siguientes requisitos

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

1 Definir los responsables de losProgramas aacutereas o direcciones que tienen acargo la produccioacuten de los bienes y servicios

2 El proceso de planificacioacuten estrateacutegica debeser la base para la definicioacuten de los planesoperativos y la programacioacuten presupuestaria

Por lo tanto

bull Su realizacioacuten debe ajustarse con elcalendario presupuestario

bull La metodologiacutea y contenido del procesodebe responder preguntas baacutesicas paraavanzar hacia un presupuesto orientadoa resultados queacute productosgeneramos para quienes en queacutecondiciones que resultadoscomprometemos

bull Las metas y las liacuteneas de accioacuten de cortoplazo deben estar alineadas con lasdefiniciones estrateacutegicas Estealineamiento debe permitir laidentificacioacuten de los aspectosfinancieros y operativos paramaterializar el presupuesto

3 La PE debe permitir la definicioacuten de los resultados esperados de la gestioacuten anual

si los objetivos que se identifiquen sonirrelevantes desde el punto de vista de losustantivo del quehacer institucional o sonpoco desafiantes respecto de las mejorasinstitucionales yo del programa losindicadores que permitiraacuten monitorear yevaluar el desempentildeo tambieacuten seraacuten deacutebiles

4 Para saber si hemos cumplido con losObjetivos propuestos es necesario que la PEsea la antesala del control de la gestioacuten

Establecer los indicadores como fase final de laPE implica definir cuales son IndicadoresEstrateacutegicos y cuales seraacuten parte de losIndicadores Operativos del control deactividades necesarias para la implantacioacuten delos planes proyectos etc

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

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tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Planificacioacuten Estrateacutegica y Planificacioacuten Operativa Anual

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

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os

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a

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tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Los planes operativos anuales sonherramientas utilizadas en elPresupuesto por Programas yconstituyen un conjunto de actividadesque valorizan los insumos que serequieren para la realizacioacuten de eacutestas

El Plan Operativo Anual (POA) debe estararticulado adecuadamente con definicionesestrateacutegicas tales como la misioacuten losproductos y usuarios y los objetivosestrateacutegicos

En la praacutectica se observa que el POA es utilizadocomo un equivalente a la planificacioacuten estrateacutegicay encontramos documentos extensos quetranscriben la Misioacuten Visioacuten diagnoacutesticosinstitucionales y listados de objetivos que engeneral no tienen la caracteriacutestica deestrateacutegicos siendo que representan funcionespermanentes

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Formato tipo de un Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica Planificacioacuten Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacioacuten

MISION INSTITUCIONAL

VISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

RESULTADO FINAL

RESULTADO INTERMEDIO

MEDIANO

LARGO PLAZO

TIPOS DE INDICADORES METASAMBITOS

PLANIFICACIONINSTITUCIONAL

OPERATIVO

bull MISION PROGRAMA

bull OBJETIVOS ESTRATEGICOS

bull INDICADORES

bull PRODUCTOS FINALESProductos Intermedios

RESULTADO INTERMEDIO

PRODUCTO

GESTION

MEDIANO PLAZO

CORTO PLAZO

ANUALES

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

1 El plan operativoanual es la base parala elaboracioacuten delAnteproyecto dePresupuesto de ahiacutela importancia quehaya una adecuadasintoniacutea con lasprioridadesestablecidas a nivelde la PlanificacioacutenEstrateacutegica

2 La Planificacioacutenestrateacutegica debeser realizada tantoa nivelInstitucional asiacutecomo a nivel de lasdireccionesEjecutoras de losProgramas

3 El Plan OperativoAnual es un instrumentoque debe sistematizar losaspectos ldquooperativosrdquorelacionados con lasactividades que permitenmaterializar los productosen una expresioacuten anual

4 Las direcciones Ejecutorasde Programas deben estimarcual es el volumen preliminarde la produccioacuten final ointermedia o lasprestaciones que se deberaacutencumplir anualmente parasatisfacer los requerimientosdeterminados por el PlanEstrateacutegico especiacuteficamentea nivel de los ObjetivosEstrateacutegicos

Los proyectos de inversioacutendeberaacuten quedar claramentedeterminados en esta fase

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

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e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Problemaacutetica en la Planeacioacuten de Organismos Puacuteblicos

Las instituciones elaboran su POA sin referencia del PE institucional

La Unidad de Presupuesto estaacute desvinculada de la Unidad de Planificacioacuten

No siempre los ProgramasPresupuestarios tienen UnidadesEjecutoras con clarasresponsabilidades directivas por loque no hay un traslado de loscompromisos establecidos a nivelinstitucional con la parte ejecutora

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

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naacutel

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p

od

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os

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izar

a

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de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Componentes del Proceso de Planificacioacuten Estrateacutegica

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

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Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

La misioacuten es una descripcioacuten de la razoacutende ser de la organizacioacuten establece suldquoquehacerrdquo institucional los bienes yservicios que entrega las funcionesprincipales que la distinguen y la hacendiferente de otras instituciones yjustifican su existencia

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

1 Cuaacutel es el propoacutesito de la Organizacioacuten

2 Queacute hace descripcioacuten de los Productos Finales (Bienes y servicios

que entrega)

3 Para quieacutenes identificacioacuten de los

Usuarios o beneficiarios a

quieacutenes van dirigidos los

productos finales (bienes y servicios)

4 Cuaacutel es el efecto que se espera lograr (resultado final) en la poblacioacuten objetivo a

la que se dirige su accionar a traveacutes de

los productos provistos

MISIOacuteN

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

iquestQueacute aspectos no deben ser incluidos en una misioacuten

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad

Los mejoramientos que la entidad piensa realizarpara ser maacutes eficiente o eficaz (estos debenquedar registrados como objetivos estrateacutegicos)

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

La visioacuten corresponde al futurodeseado de la organizacioacuten Serefiere a coacutemo quiere ser reconocidala entidad representa los valores conlos cuales se fundamentaraacute suaccionar puacuteblico

iquestQueacute no debe faltar

bull Los valores de la entidad

bull Coacutemo quiere ser vista o percibida la institucioacuten en el futuro

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Importancia de la declaracioacuten de Visioacuten

para la gestioacuten institucional

Compromete puacuteblicamente las

aspiraciones institucionales

dando un efecto de cohesioacuten a la

organizacioacuten

Permite distinguir y visualizar el

caraacutecter puacuteblico y coacutemo la

intervencioacuten gubernamental

se justifica desde el punto de vista de lo

que entrega a la sociedad

Complementa el efecto

comunicacional de la misioacuten y enmarca el

quehacer institucional en los

valores que la sociedad espera de la

entidad puacuteblica

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull Ejemplo 1 Institucioacuten de Agricultura

bull Queremos ser reconocidos como una organizacioacuten consolidada dinaacutemica conliderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agriculturasustentable que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programaintegral de servicios a productores campesinos

bull Ejemplo 2 Institucioacuten de Turismo

bull Ser reconocido como liacuteder en el desarrollo turiacutestico en la regioacuten constituyeacutendonosen un destino turiacutestico preferido por la conservacioacuten y manejo sustentable de losrecursos naturales y consolidar el eacutexito de la actividad turiacutestica en el paiacutes medianteun modelo de gestioacuten puacuteblica descentralizado efectivo y eficiente

bull Ejemplo 3 Institucioacuten de Educacioacuten

bull Un Ministerio de Educacioacuten Puacuteblica renovado y moderno al servicio de losestudiantes y sus familias de los docentes de los directores de centros educativosy en general de las comunidades Un Ministerio caracterizado por una gestioacutenadministrativa eficiente oportuna y transparente que promueve el desarrollointegral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir eintegrarnos en una sociedad global

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

iquestDoacutende queremos ir iquestQueacute resultados esperamos lograr

bull Los objetivosestrateacutegicos constituyen elsiguiente paso a definir unavez que se ha establecidocuaacutel es la Misioacuten Lapregunta a responder es

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

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de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

iquestDoacutende queremos ir que resultados queremos lograr

Objetivos EstrateacutegicosLogros que espera la Entidad para cumplir con su misioacuten Claros realistas desafiantes y congruentes entre siacute

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Los objetivos estrateacutegicos son los logros que el Instituto Electoral espera concretar enun plazo determinado (mayor de un antildeo) para el cumplimiento de su misioacuten de formaeficiente y eficaz

MISIOacuteNVISIOacuteN OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS

LARGO PLAZO10 12 15

ANtildeOS

MEDIANO PLAZO5 6 ANtildeOS

CORTO PLAZO2 3 ANtildeOS

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Los objetivos estrateacutegicos empleadas en los manuales metodoloacutegicosde varios paiacuteses es posible distinguir las siguientes caracteriacutesticas

bull Se vinculan directamente con la misioacuten

bull Estaacuten orientados a definir los resultados esperados para concretarla misioacuten en un periacuteodo determinado de tiempo

bull Expresan las variables relevantes o criacuteticas del desempentildeo esperadoy eacutestas son la base para la definicioacuten de indicadores de resultadofinal o impacto

bull Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos deaccioacuten preferentes en un plazo determinado (en general a medianoplazo) sobre los cuales se establecen los grandes iacutetems de losrecursos necesarios

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

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e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estrateacutegicos debe partirnecesariamente de un diagnoacutestico institucional que permita identificar las brechas desde elpunto de vista organizacional

Anaacutelisis SituacionalDoacutende y Coacutemo

estamos

Doacutende queremos estar y doacutende debemos estar

Anaacutelisis de Problemas Anaacutelisis FODA

OBJETIVOSYESTRATEGIAS

Definicioacuten debull Programasbull Planbull Indicadoresbull Metas

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

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naacutel

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p

od

em

os

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izar

a

par

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de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Anaacutelisis Situacional

bull A queacute problemas criacuteticos respondemos a traveacutes de los bienes y servicios que la institucioacuten entrega bull Queacute capacidades tenemos bull Queacute calidad e impactos tenemos bull Coacutemo somos eficaces y eficientes bull Cuaacuteles son las expectativas de los usuariosbull del servicio bull Coacutemo se miden los resultados de la bull organizacioacuten

Prioridades Institucionales

Problemas que atendemos hoy

Impactos Resultados

Fortalezas y Debilidadesbull Capacidadesbull Recursos

Oportunidades y Amenazas

bull Necesidades de la poblacioacuten objetivo

bull Entorno social econoacutemico tecnoloacutegico y poliacutetico

Restricciones presupuestarias e Incentivos

DIAGNOSTICO

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

iquestCoacutemo se redactan los objetivos estrateacutegicos

A nivel institucional

bull Sentildealar la expresioacuten de logro evidenciar el cambio o transformacioacuten que se esperacon las poliacuteticas a cargo de la Institucioacuten como por ejemploo Mejorar los estaacutendares de competitividad disminuir niveles de pobreza garantizarniveles de seguridad etc

bull Evitar su redaccioacuten en teacuterminos de ldquoContribuirrdquo ldquoFomentarrdquo ldquoProcurarrdquo

bull Responder a la ciudadaniacutea hacia doacutende se dirigen los recursos asignados de laInstitucioacuten en su globalidad

bull Responder a un problema o aspecto especiacutefico relacionado con el cumplimiento dela misioacuten

bull Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los cuales van dirigidaslas poliacuteticas yo programas de la institucioacuten

bull Permitir a los usuarios yo beneficiarios conocer hacia donde se dirige lapriorizacioacuten de los recursos presupuestarios

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Los objetivos estrateacutegicosconstituyen la base para elestablecimiento de losindicadores que permitiraacuten medirel avance de las accionesgubernamentales hacia losresultados

El objetivo estrateacutegico permiteconstatar la intencioacuten de uncambio o transformacioacuten en lacalidad eficiencia economiacuteao resultado en los productoscon los cuales se relaciona

El objetivo estrateacutegico debeexpresarse en teacuterminosconcretos de resultadosesperados y no serestablecidos en teacuterminos defunciones permanentes delPrograma

NOTA Los objetivos estrateacutegicos deben sermonitoreados y evaluados a traveacutes de indicadoresTanto la institucioacuten como losciudadanos usuarios deben conocer el progreso quetienen las entidades y los programas en elcumplimiento de sus objetivos estrateacutegicos dado quealliacute estaacuten depositadas las prioridades en la asignacioacutende los recursos

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

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izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

OE 1 Fortalecer y desarrollar elfuncionamiento de los mercadosagrarios y aumentar la cobertura ycalidad de la provisioacuten de bienes yservicios puacuteblicos para el agroOE 2 Reducir los niveles de pobrezarural y aumentar la calidad delempleo ruralOE 3 Apoyar la institucionalidad y laorganizacioacuten privada y puacuteblica delSector AgrarioOE 4 Mejorar los niveles de gestioacuten yel aprovechamiento sostenible de losrecursos naturales que proteja elmedio ambiente y genere lascondiciones para el desarrolloeconoacutemico y social

Objetivos estrateacutegicos institucionales

Del objetivo estrateacutegico 1

OEP 11 Generar mayores oportunidades deacceso a los mercados externos concertificacioacuten de calidad acuerdoscomerciales incentivos a la agroexportacioacuten y reduccioacuten de los efectos deplagas y enfermedades en los 10 cultivos ycrianzas de importancia econoacutemicapriorizadosOEP 12 Ampliar la cobertura de asesoriacutea paraobtener seguridad juriacutedica de la propiedadrural y formacioacuten de un mercado de tierrasOEP 13 Implementar un sistema deinformacioacuten agraria uacutetil y accesible a losproductores que produzca y difunda sentildealesdel comportamiento del mercado de losproductos campesinos considerando elordenamiento de rubros y cadenascomerciales

Objetivos estrateacutegicos programas (Direcciones)

Ejemplos

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

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naacutel

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p

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a

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tir

de

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dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir las accionesadecuadas para alcanzar las metas de la organizacioacuten Permiten la definicioacutende las metas los Programas y planes de accioacuten y la base para las prioridadesen la asignacioacuten de recursos

Objetivo Estrateacutegico 1

Alcanzar estaacutendares ISO9001 deSupervisioacuten del Instituto Electoral

Estrategias

Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarizacioacutende los procesos

Ejemplo

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

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naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Los diferentes tipos de estrategias deben considerar aspectos como por ejemplo

bull Posicioacuten de la institucioacuten respectode la competencia o de entidadessimilares (respecto de loscostos coberturas satisfaccioacuten de losclientes etc)

bull Anaacutelisis de los productos (bienes yservicios) costo coberturageograacutefica tecnologiacutea utilizada etc

bull Anaacutelisis de los usuarios nivel desatisfaccioacuten capacidad de cubrir lademanda potencial etc

NOTA El beneficio social es determinante a lahora de establecer la rentabilidad del producto y laexistencia de la institucioacuten

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

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naacutel

isis

p

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a

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de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Los planes de accioacuten se realizan una vezque tenemos claro cuales seraacuten lasestrategias que permitiraacuten ldquocerrar lasbrechasrdquo entre lo que deseamos alcanzary las dificultades que enfrena laorganizacioacuten actual y el entorno

Estos planes son caraacutecter operativo y se desarrollan anivel de cada uno de los centros de responsabilidadque tienen a cargo la generacioacuten de un productofinal y establecen los respectivos requerimientos derecursos humanos y financieros que permitenposteriormente la formulacioacuten del presupuesto

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

En el aacutembito de la medicioacuten del sector puacuteblico un Indicador de Desempentildeopuede ser definido como

Una herramienta que entrega informacioacuten cuantitativa respecto deldesempentildeo (gestioacuten o resultados) en la entrega de productos (bienes oservicios) generados por la Entidad cubriendo aspectos cuantitativos ocualitativos

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

FOCO DE LA EVALUACION

MEDICION DEL DESEMPENtildeO LOGRADO POR LA INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION

INSUMOS

PROCESOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

Evaluacioacuten del desempentildeo (gestioacuten y resultados)

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Algunos elementos que nodebemos olvidar respecto delas caracteriacutesticas de losindicadores

Los indicadores son factoresmedibles y la idea es quemidan aspectos de resultadosclaves para la toma dedecisiones

Los indicadores identifican loque seraacute medido no cuaacutento nien queacute direccioacuten Las metasasociadas a esos indicadoresnos representan lo queesperamos obtener comodesempentildeo

Para que los indicadores tenganutilidad en la entrega deinformacioacuten sobredesempentildeo idealmente debenser factores que se pueden medirde forma continua

NOTA Es importante considerar que el indicador porsiacute solo no permite la evaluacioacuten solo permitedemostrar el comportamiento de una variable sujetode medicioacuten contra ciertos referentes comparativos

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

dic

ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

PRODUCTO INDICADOR FORMULA DESEMPENtildeO METAS

Cursos de cultura ciacutevica escuelas primarias puacuteblicas

Porcentaje de atencioacuten de cobertura de cursos de cultura ciacutevica

Ndeg de escolares que reciben cursos en el estadoTotal de escolares con potencial de demanda

2010 201125 50

2012 Logrado75 75

iquestQu

eacute t

ipo

d

e a

naacutel

isis

p

od

em

os

real

izar

a

par

tir

de

este

in

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ado

r

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Con base en estos propoacutesitos de anaacutelisis es que podemos determinar el tipo de indicador que interesa construir

Porcentaje de Cobertura de atencioacuten en aacutereas criacuteticas desde la nula construccioacuten ciudadana

Costo por Beneficiario

Porcentaje de los beneficiarios que declaran estar muy satisfechos con los cursos (claridad objetividad etc)

Porcentaje de los cursos impartidos que estaacuten en el estaacutendar nacional pedagoacutegico

Porcentaje de material didaacutectico que se provee que tienen un nivel de ejecucioacuten presupuestaria entre 95 y 100

EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD CALIDAD ECONOMIacuteA

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Indicadores que entregan informacioacuten del desempentildeo desde el punto de vista de la actuacioacuten puacuteblica en la generacioacuten de los productos

Insumos (Inputs)Procesos o actividadesProductos (outputs)Resultados finales (outcomes)

Indicadores desde el punto de vista del desempentildeo de dichas actuaciones en las dimensiones

EficienciaEficaciaCalidadEconomiacutea

Tipos de Indicadores

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

EFICACIAGrado de cumplimiento de los objetivos de la organizacioacuten sin referirse al costo de los mismos Por esta razoacuten podemos obtener indicadores de eficacia tanto de los productos (outputs) o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes)

EFICIENCIADescribe la relacioacuten entre dos magnitudes La produccioacuten fiacutesica de un producto(bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccioacuten Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

CALIDADCapacidad de la institucioacuten por responder en forma consistente raacutepida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas Mejorar los atributos y caracteriacutesticas de los productos B) Mediciones Directas Grado de satisfaccioacuten de los usuarios

ECONOMIAMide la capacidad de la institucioacuten para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA

PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de ex-reclusos participando en el programa de reinsercioacutenTotal poblacioacuten ex-reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Tasa anual de variacioacuten de ex-reclusos con contrato de trabajo

Porcentaje de desempleo de la poblacioacuten ex reclusa que aproboacute Programa

Talleres de capacitacioacuten realizadosTalleres de capacitacioacuten programados

Participantes que consiguen certificarse Total de participantes

(Productividad de los participantes antildeo t -Productividad participantes antildeo t-1Productividad participantes antildeo t-1)100

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

EFICIENCIA-Producto Medio carga de trabajo

Nuacutemero de inspeccionesnuacutemero de inspectores

Nuacutemero de expedientes resueltos por semestredotacioacuten de personal en la tarea

Tasa de variacioacuten de casos ingresados por juez

Carga de trabajo ponderada por la complejidad

Tasa de congestioacuten (Nuacutemero de casos registrados en el antildeo+pendientes inicio periacuteodo)Asuntos resueltos en el antildeo

EFICIENCIA ndash costo medio

Costo total programaBecasnuacutemero de beneficiarios

Costo total inspeccionesTotal de inspecciones

Costo total de auditoriaTotal de auditorias

Tasa de variacioacuten anual del costo puacuteblico por tipo de caso

Indicadores de Eficiencia

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

RESULTADO FINAL O IMPACTO (OUTCOME)

RESULTADOS INTERMEDIOS

PRODUCTO ndash (OUTPUT)

PROCESO

INSUMO (INPUTS)

iquestCoacutemo estaacuten cambiando las condiciones objetivas que estamos interviniendo y la solucioacuten de los problemas

iquestCoacutemo estaacute cambiando el estado o comportamiento de los beneficiarios

iquestCuaacutentas unidades de productos y servicios estamos generando

iquestCon queacute rapidez lo estamos haciendo iquestCuanto nos cuesta

iquestCuaacutentos recursos invertimos cuanto personal contratamos cuantos materiales

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Construccioacuten de Indicadores 10 pasos baacutesicos

3Formular el indicador para medir

el producto u objetivo y describir

la foacutermula de caacutelculo

4Validar los indicadores aplicando

criterios teacutecnicos

5Recopilar los datos

6Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la

periodicidad de la medicioacuten

2Establecer las aacutereas de

desempentildeo relevantes a

medir

7Sentildealar la fuente de los

datos

8Establecer supuestos

9Evaluar establecer referentes

comparativos y establecer juicios

10 Comunicar e Informar el desempentildeo

logrado

1Establecer las definiciones

estrateacutegicas como referente para la

medicioacuten

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Una primera pregunta que debe hacerse lapersona que desarrollaraacute los indicadores es silas definiciones estrateacutegicas baacutesicas de laorganizacioacuten estaacuten clarasMisioacuten Visioacuten ObjetivosEstrateacutegicos Estrategias y Plan de Accioacuten

iquest

iquest

PASO 1 Establecer las definiciones estrateacutegicas como referente para la medicioacuten

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Como sabemos que llegamos

Indicadores de Desempentildeo Misioacuten

Quienes somos que hacemos y para quienes

Objetivos

Donde queremos ir

Coacutemo podemos llegar

Estrategias

La medicioacuten del desempentildeo es parte de un largo proceso de planeamiento

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

PASO 2 Establecer las aacutereas de desempentildeo relevantes a medir

Los indicadores de desempentildeo en una organizacioacutenestaacuten presentes en toda la extensioacuten del sistema decontrol de gestioacuten y como tal aportan a los tresniveles de decisiones de la planificacioacutenestrateacutegica control de gestioacuten y operativa

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Misioacuten Aspectos relevantes de medicioacuten ()

Indicadores TipoAacutembito de Controldesempentildeo

Formula

Promover en lapoblacioacuten engeneral estilos de vidaactiva por medio de lapraacutectica perioacutedicadel ejercicio fiacutesico eldeporte y la recreacioacutenen todas susManifestaciones contribuyendo almejoramiento de la calidad devida de la poblacioacuten

Resultados a nivel del estilos de vida activa de la poblacioacuten

Praacutecticas perioacutedica del ejercicio fiacutesico deporte y la recreacioacuten

Tasa Variacioacuten de la poblacioacuten entre x antildeos que practica deporte en forma perioacutedica

Porcentaje de la poblacioacuten objetivo que praacutectica alguna actividad deportiva de forma perioacutedica

ResultadoFinal o Impacto

ResultadoIntermedio

(Poblacioacuten que practica deporte antildeo n Poblacioacuten antildeo n-1)-1100)

(Poblacioacuten participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semanaPoblacioacuten inscrita Programa)100

() Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las variables de los objetivos

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull Los indicadores deben informar sobre las diferentes aacutereas de la organizacioacuten

bull El nuacutemero de indicadores debe limitarse a una cantidad que apunte a loesencial y que ayude a captar el intereacutes de los diferentes usuarios a los cuales vadirigido

bull El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del desempentildeo demanera integrada

bull Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempentildeo de los procesos(resultados intermedios) para identificar los cuellos de botella las demoras ytiempo de ldquocolardquo y el ciclo de maduracioacuten del servicio

bull Los indicadores deben informar sobre como se avanza es decir ser medidas delnivel de progreso hacia los resultados finales

bull El nuacutemero de indicadores que construyamos debe ser capaz de ser utilizados ycontrolados

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FNAL

IND

ICA

DO

RES

TIP

OU

SUA

RIO

S

CUANTOS RECURSOS NECESITAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS

HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE USUARIO

Costos planilla Costos unidades de productos

Nuacutemero de funcionarios

Licitaciones realizadas

Actividades

Costo por vivienda

Costo por kilometro construido

Tiempo de respuestaFallo judicial

Tiempo promedio

Nuacutemero de viviendas

Kiloacutemetros construidos

Resoluciones

Sentencias judiciales

Porcentaje de viviendas con estaacutendares de calidad en la normal

Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia

Porcentaje de tribunales de familia que resuelven

Disminucioacuten del deacuteficit habitacional estado X

Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccioacuten por calidad y entorno

Tasa de variacioacuten en la percepcioacuten de los ciudadanos respecto de la justicia

Porcentaje de reduccioacuten de criminalidad

Insumos o inputs

EficienciaCalidadEconomiacutea

Eficacia (cobertura focalizacioacuten)Calidad

EficaciaEficienciaCalidad

EficaciaEficienciaCalidad

Sistema de informacioacuten interna

Entidades

Contraloriacutea

Presupuesto(productos finales)

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten interna (productos intermedios productos finales)

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Presupuesto

Sistema de informacioacuten Directivo

Organismo de planificacioacuten Hacienda

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull PASO 3 Formular el indicador para medir el productou objetivo y describir la foacutermula de caacutelculo

bull Una vez que tengo claro cuaacuteles son los aspectosrelevantes que deben ser medidos queacute aacutembitos se vana medir y cuaacuteles dimensiones corresponde construircada uno de los indicadores

bull Lo anterior implica establecer el nombre delindicador las foacutermulas las fuentes de los datos omedios de verificacioacuten y los supuestos

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull Formular el nombre del indicador y la foacutermula de caacutelculo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible sobre lo que se quiere medir y la foacutermula debe permitir informar sobre los paraacutemetros o variables que se estaacuten midiendo

bull El nombre del indicador debe ser lo maacutes ilustrativo posible de lo que se quiere medir

ndash Debe ser claro preciso y autoexplicativondash Que cualquier persona entienda queacute se mide con ese indicadorndash Si se usan siglas o aspectos teacutecnicos deben definirse en una nota

explicativa

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull Por ejemplo

bull ldquoPorcentaje de aeropuertos que cuentan consistema ILSrdquo

bull Es fundamental en este caso incorporar unanota

bull ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizajeinstrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condicionesde baja visibilidad

La foacutermula de caacutelculo es una relacioacuten matemaacutetica de lasvariables que deben entregar como resultado lo que dice elnombre del indicador

En el ejemplo anterior la foacutermula seriacutea

Total de aeropuertos con sistema ILS Total de aeropuertosdel paiacutes) 100

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Paso 4 Validar los indicadores aplicando criterios teacutecnicos

bull Un chequeo miacutenimo desde el punto de vista de su validezpara la toma de decisiones y la rendicioacuten de cuentasdeberiacutea cumplir al menos con los siguientes

ndash bull Estar vinculados a la misioacutenndash bull Medir resultados intermedios y finalesndash bull Ser mensurablesndash bull Los datos deben ser vaacutelidos y confiablesndash bull Tener identificados a los responsables por su cumplimientondash bull Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestioacuten integrada

(aacutembito de eficiencia eficacia calidad economiacutea)ndash bull Uacutetil para el personal clientes internos y

externos interesados y hacedores de poliacuteticas

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla cada institucioacuten para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales La medicioacuten de todos los productos o actividades que realiza la institucioacuten genera una saturacioacuten de informacioacuten tanto al interior de la organizacioacuten como fuera de eacutesta

Pertinencia

Asegurarse que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo estrateacutegico Cuando se trata de organizaciones que tienen maacutes de un producto o servicio es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que represente su accionar estrateacutegico vinculado a su misioacuten

Relevancia

CRITERIOS DE VALIDACIOacuteN PARA LA CONSTRUCCIOacuteN DE INDICADORES

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Este criterio implica preguntarse cuaacutel es la unidad de producto(atenciones meacutedicas asesoriacuteas legales visitas inspectivas etc) y maacutesimportante procurar que dichas unidades de producto seanequivalentes entre siacute en teacuterminos los recursos institucionales queconsumen (horas hombre cantidad de insumos materiales etc) Sedebe procurar que sean de igual costo en un sentido amplio delteacuterminoSi no se da la equivalencia para alcanzar las metas se tenderaacute a ejecutarsoacutelo las acciones que demandan relativamente menosrecursos postergando o anulando las maacutes costosas o complejas que amenudo son las que tienen un mayor impacto sobre la gestioacuteninstitucional

Homogeneidad

Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que desarrolla y controla la institucioacuten o a las variables del entorno que se vean afectadas directamente por esas acciones No puede estar condicionado a factores externos tales como la situacioacuten general del paiacutes la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros (puacuteblicos o privados)

Independencia

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

La obtencioacuten de la informacioacuten para la elaboracioacuten del indicador debe ser a costos que tengan correlacioacuten con los recursos que se invierten en la actividad Costo

Digno de confianza independiente de quieacuten realice la medicioacuten En principio la base estadiacutestica de los indicadores debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucioacuten y examinada por observadores externos

Confiabilidad

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Existe una tensioacuten entre ambos criterios se deben cubrir los aspectos maacutes significativos del desempentildeo (integrar todas las dimensiones del desempentildeo) pero la cantidad de indicadores no puede exceder la capacidad de anaacutelisis de los usuarios tanto internos como externos Los indicadores deben ser de faacutecil comprensioacuten libre de complejidades

Simplicidad e Integralidad

Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de indicador y de la necesidad de su medicioacuten y difusioacuten

Oportunidad

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Debe ser uacutenico y no repetitivo No-redundancia

Focalizado en aacutereas susceptibles de corregir en el desempentildeo de los organismos puacuteblicos generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y el personal

Focalizado en aacutereas controlables

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Su elaboracioacuten debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores resultantes Esto implica ademaacutes que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo maacutes consensual posible al interior de la organizacioacuten

Participacioacuten

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Paso 5 Recopilar los datos

bull Los datos pueden provenir de distintas fuentes

ndash 1048708 Informacioacuten contable-presupuestaria

ndash 1048708 Estadiacutesticas de produccioacuten fiacutesica cargas de trabajo del personal

ndash 1048708 Encuestas estudios especialesndash 1048708 Benchmarking etc

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Paso 6 Establecer las metas

bull Expresan el nivel de desempentildeo a alcanzar

bull Se vinculan a los Indicadores proveen la base para laplanificacioacuten operativa y el presupuesto

bull Cuatro caracteriacutesticas generalesndash 1048708 Especifica un desempentildeo mediblendash 1048708 Especifica la fecha tope o el periacuteodo de Cumplimientondash 1048708 Debe ser realista y financiables pero representar un

desafiacuteo significativo

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Para identificar las metas puedo considerar los siguientes elementos

bull Desempentildeo histoacuterico

bull Liacutenea base

bull Objetivos definidos

bull Desempentildeo logrado en instituciones similares procesos o programas

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

PASO 7 Establecer la fuente de los datos o medios de verificacioacuten

Pueden provenir por ejemplo de

bull Registros de la institucioacuten (posibles de auditar)

bull Estadiacutesticas oficiales

bull Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Paso 8 Establecer supuestos

Los supuestos son

bull Aspectos no controlables por la institucioacuten

bull Variaciones del tipo de cambio o de determinados preciospueden afectar niveles de ingresos esperados tarifas etc

bull Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hayprobada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puedealterar la programacioacuten)

bull Flujo de recursos internacionales etc

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Paso 9 Monitorear y Evaluar

bull El monitoreo de los indicadores es elproceso que nos permite ir verificando elcomportamiento de eacutestos en algunafrecuencia determinada la cual puede sermensual trimestral semestral anual etc

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

iquestCoacutemo interpretar los resultados

bull En primer lugar no hay una medida uacutenica que demuestre porsi sola el desempentildeo de la institucioacuten por lo que esfundamental contar con una combinacioacuten de ellas quemuestre el desempentildeo desde el punto de vista de lagestioacuten asiacute como de los resultados

bull Esto principalmente por que ciertos indicadores pueden sercontradictorios entre ellos y tenemos que asegurarnos sobreque el desempentildeo en su conjunto ha sido adecuado

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

bull Aumentar la cobertura del programa de raciones a un55 de la poblacioacuten escolar

bull Llegar a un costo promedio de $5

bull Alcanzar1000 caloriacuteas por racioacuten

INDICADOR DE EFICACIA

Poblacioacuten escolar en programa poblacioacuten escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones gasto total programa nuacutemero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD Caloriacuteas por racioacuten Porcentaje de aceptacioacuten de los escolares (encuesta)

INTEGRALIDAD DE LAS METASEjemplo

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

PASO 10 Comunicar e informar

La comunicacioacuten e informacioacuten deldesempentildeo logrado es un temaclave que estaacute relacionado con laelaboracioacuten de informes

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Sistema de Justicia Criminal del Reino UnidoMisioacuten

Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econoacutemicos y sociales yentregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo seguridad en lasleyes

Objetivos Estrateacutegicos y Metas

bull Objetivo 1 Reducir el crimen en un 15 en las aacutereas de alta criminalidadpara 2007-2008

bull Objetivo 2 Mejorar la entrega de la justicia incrementando porcentaje decaptura (medido por el nuacutemero de criacutemenes por los cuales los victimariosson capturados por la justicia) a 125 millones16 para 2007-2008

bull 0bjetivo 3 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen ylos comportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

EJEMPLO

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de losObjetivos

En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son LaSecretariacutea de Interior la Secretariacutea de Estado de AsuntosConstitucionales y el Contralor General

bull El monitoreo y evaluacioacuten de estas metas se realiza a traveacutes delinstrumento ldquoPublic Services Agreement (PSA)rdquo17 el cual seacompantildea de un documento denominado ldquoTechnical Notesrdquo dondese establecen los teacuterminos usados por las metas de loscompromisos

bull Este instrumento sentildeala entre otros que el logro de las metasdepende de forma criacutetica de que se cumplan un rango de serviciosde liacutenea vinculados a metas que son prioridad nacional las cualesse coordinan con las prioridades y necesidades locales

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Ejemplo de coacutemo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacioacuten

En primer lugar se establece cual es la institucioacuten responsable de las metas En estecaso el ldquoHome Officerdquo es responsable del cumplimiento del PSA 1 PSA 3 y PSA 4 ycontribuye al PSA 1

En segundo lugar se definen como seraacuten medidos cada una de las categoriacuteas de losindicadores de impacto

Nivel de crimen es medido usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen incluye criacutemenescontra las personas y contra la propiedad

El nivel de crimen tambieacuten puede ser medido por los registros policiales delcrimen pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de lapoliciacutea y pueden ser usados para el anaacutelisis de los aspectos de criacutemenes a nivel local Eltipo de criacutemenes que cubren los registros policiales son muy similar a los que cubre laencuesta por los tanto pueden ser comparados

Se define ademaacutes lo que se entiende por aacutereas de alta criminalidad las cuales son 40que tienen los mas altos iacutendices de criminalidad per caacutepita de poblacioacuten y los maacutesaltos niveles de criacutemenes (cada uno de los cuales se define con el mismo peso) comomedicioacuten se usa la comparacioacuten de la encuesta en 2003 y 2004

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Se establece la liacutenea base en este caso 20022003 no obstante el20032004 puede ser usado para las aacutereas de mayor criminalidad

Finalmente se establecen cuales son los criterios de eacutexito

a) La meta estaraacute bien lograda si entre el antildeo base y el antildeo 20072008la reduccioacuten del crimen es mayor o igual del 15

b) El promedio de reduccioacuten en las 40 aacutereas de maacutes alta criminalidades mayor que el promedio de reduccioacuten en el resto de las aacutereas lascuales son medidas por los registros de crimen comparados con laencuesta

PSA2 Tranquilizar a la poblacioacuten reduciendo el temor del crimen y loscomportamientos antisociales y construir confianza en el sistema dejusticia criminal sin comprometer la imparcialidad

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito

Definicioacuten de responsables

Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales La responsabilidad por losfactores de eacutexito a) a la C) estaacuten vinculados con el Home Office los d) a la f) estaacutencompartidos entre el Home Office el Departamento de Asuntos Constitucionales y elCrown Prosecution Service

bull Definiciones y Sistemas de Medicioacuten

bull Se sentildeala que todos los elementos de las metas con excepcioacuten de la e) seraacutenmedidos usando la Encuesta Britaacutenica del Crimen Se utilizaraacute la Encuesta deCiudadanos de la Home Office para medir la meta e)

bull La Liacutenea Base se establece para el antildeo 20022003 o cuando el dato de la primeraliacuteneas base esteacute disponible

bull Factores criacuteticos de eacutexito