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Informe preparado por CFO Europe Research Services en colaboración con Amadeus

Más allá del control de costes:la agenda del director financiero para losviajes de empresa

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Informe preparado por CFO Europe Research Services en colaboración con Amadeus

Más allá del controlde costes:la agenda del director financiero para losviajes de empresa


SEPTIEMBRE DE 2008 © 2008 CFO PUBLISHING CORP.

Más allá del control de costes: la agenda del director financiero para los viajes de empresa es una publicación de CFOEurope Research Services, 25 St. James’s Street, Londres SW1A 1HG, Reino Unido. Las consultas y peticionesdeben dirigirse a Jason Sumner, en el teléfono +44 (0)207 576 8000 o en la dirección de correo electró[email protected].

CFOEuropeResearchServices formapartedeCFOPublishingCorporation, queedita la revistaCFOy laspublicacionesCFO en EE.UU., Asia, China e India. CFO Publishing forma parte de The Economist Group.

SEPTIEMBREDE 2008

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Más allá del control de costes:la agenda del director financiero para los viajes de empresa 1

© 2008 CFO PUBLISHING CORP. SEPTIEMBRE DE 2008

Índice

Acerca de este informe 2

Resumen y principales conclusiones 2

Sección 1—Coste frente a calidad: 4la agenda de viajes del directorfinanciero

Instantánea: justificación del 7presupuesto de viajes en Sightsavers

La cuestión del tiempo: 8¿Es la productividad una prioridad?

Luz verde: 9los viajes y el medioambiente

Sección 2—Unamayor integración: 10una visión de los viajes en la empresa

Caso práctico: la perspectiva 11unificada de Affinity Insurance

Sección 3—La combinación perfecta: 12cómo impresionar al director financiero

Hablando en lenguaje financiero: 14principales sugerencias paragestores de viajes

Conclusión 15

Metodología del estudio 16

Perspectiva del patrocinador del estudio 17


2 Más allá del control de costes:la agenda del director financiero para los viajes de empresa

ResumenEn laúltimadécada, el incrementodeherramientaspararealizar reservas online y los portales que ofrecen com-parativas de precios, así como la evolución tecnológicaen generación de informes y reembolsos de gastos, hanrevolucionado la gestión de viajes de empresa. Estosavances han permitido ahorrar costes, obtener mayordiversidaddeopciones ymásproductividad, yhanmejo-rado la experienciapersonal de los ejecutivosqueviajan.

Los gestores de viajes conocen las oportunidades desdehace tiempo. Pero, ¿qué ocurre con los directores finan-cieros que, al fin y al cabo, son quienes toman las deci-siones en materia de inversión en nuevas tecnologías ymétodos de trabajo?

Este informe viene a confirmar que los departamentosfinancieros abordan la gestión de viajes fundamental-mente a través del prismade control de costes. La posi-bilidad de ahorrar siempre captará la atención de losdirectores financieros, y si bien el control de los costesdiscrecionales ha sido en ciertamedida importante, nocabe duda de que para muchas empresas ha resultadofundamental a medida que crecen los costes fijos y laincertidumbre económica arroja dudas sobre el creci-miento de los ingresos.

El estudio revela exactamente dónde desean los direc-tores financieros que los gestores de viajes concentrensus esfuerzos de control de costes.

Por ejemplo, los sistemas informáticosqueproporcionanunavisiónunificadade losgastosdeviaje—yque refuer-zan la posición de la empresa en su conjunto frente a losproveedores—gozarán del favor de los departamentosfinancieros. Además, hemos observado que algunos deestos directivos miran más allá de los costes al tomardecisionesenmateriadeviajes relacionadas con laadop-cióndeherramientasmás innovadoras, las consideracio-nes de productividad y la agendamedioambiental.

En todoel informehemosdestacado lasprincipalesdife-rencias regionalesentreEuropa,AsiayEE.UU., allí dondese producen.

>> AAcceerrccaa ddee eessttee iinnffoorrmmee

En julio de 2008, CFO Europe Research Services, una divi-sión de CFO Publishing y parte de The Economist Group,inició este proyecto de investigación con Amadeus en elcurso del cual se recabó la opinión de directivos financierossobre la gestión de viajes.

El informe está basado en los resultados de una encuestaelectrónica a más de 120 directivos financieros de EE.UU.,Europa y Asia, así como en entrevistas e profundidad a eje-cutivos de las siguientes empresas:

• Affinity Insurance Services (Aon)• eBuilder• Logica• McCann World Group• Sightsavers International• Swiss Re

CFO Europe Research Services y Amadeus definieron con-juntamente el ámbito del estudio. Queremos agradecer aAmadeus, que ha financiado el proyecto y la publicación denuestras conclusiones, y a todo su equipo sus aportacionesy apoyo. Dentro de CFO Europe Research Services, EmilyWilliamson ha sido la encargada de redactar el informey realizar las entrevistas. Jason Sumner ha dirigido el pro-yecto y ha editado el informe.

Gracias también a todos los ejecutivos que dedicaron su tiempo a compartir con nosotros sus puntos de vista.

El estudio revela exactamente dóndedesean los directores financieros quelos gestores de viajes concentren susesfuerzos de control de costes



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A continuación presentamos las principales conclusio-nes del informe:

Es posible gestionar mejor los costes de viajeMientras que el 60% de los encuestados considera quela gestión de los costes de viaje es muy importante,menos de la mitad manifestó que sus empresas losgestionan bien o muy bien. Y a pesar de percibir suimportancia, los ejecutivos financieros señalaron que lagestión de estos costes ha hecho, por el momento, unaaportación mínima a la gestión de costes generales desus empresas.

Los directores financieros aseguran quelos gestores de viajes deben priorizar

la productividad de los empleados Los costes no son el único factor que algunos directo-res financieros toman en consideración. Prácticamentelas dos terceras partes de quienes respondieron a laencuesta deseaban que los gestores de viajes ayuda-sen a los empleados a ahorrar tiempo en sus salidas.Y el 45% manifestó su deseo de que los gestores de via-jes se centrasen en la productividad de los empleadosal reservar viajes.

En general, los directores financieros todavíano están convencidos de las ventajas de losviajes respetuosos con el medioambiente

Exige un considerable grado de ambivalencia en lo querespecta a las políticas de viajes respetuosos con elmedioambiente: más de la mitad de los encuestadosno ven en ellas ninguna ventaja empresarial. No obs-tante, algunas empresas —en especial las altamentereguladas o las que tienen que mantener una reputa-ción de respeto al medioambiente— sí tienen en cuen-ta estas consideraciones. Presentamos ejemplos deempresas que han convertido la cuestión ecológica en

una de sus principales inquietudes porque sus inver-sores y clientes esperan eso de ellas.

Los directores financieros desean integrarlas herramientas informáticas con los siste-mas ERP, de RR.HH. y de gestión de gastos

Es posible que el objetivo sea la integración, pero lasempresas que han respondido están lejos de lograrlo. Porejemplo, prácticamente las tres cuartas partes de losencuestados consideran que la integración de los siste-mas de gestión de viajes con los sistemas de gestión degastos es muy importante, pero menos del 20% indicóque los dos sistemas estén “altamente integrados”.

Los gestores de viajes deberían centrarse enmejorar las relaciones con los proveedores

Casi tres de cada cuatro encuestados afirmaron quereforzar la posición de la compañía frente a los proveedo-res de viajes era importante o muy importante, perosolamente el 36% manifestó que sus empresas estuvie-sen llevando este asunto bien o muy bien. La encuestarevela que los directores financieros creen en las econo-mías de escala. Los sistemas de TI (tecnología de lainformación) que proporcionan una visión unificada delos viajes en toda la organización colocan a las empresasen una posición de fuerza frente a los proveedores.

Por último, analizamos cómo pueden los gestores de via-jes utilizar este estudio para justificar la inversión en tec-nologías nuevas y mejoradas, que podrían beneficiar aldepartamento de viajes y, en última instancia, a todos losempleados de la empresa. Este informe posiblementeanime a los gestores de viajes a adoptar una perspectivamás amplia de la que están habituados y a cuestionarseen qué medida los nuevos sistemas podrían cumplir losobjetivos que persiguen los directores financieros.




Sección 1 — Coste frentea calidad

la agenda de viajes del directorfinanciero

Los ejecutivos financieros creen que podríany deberían gestionar mejor los costes de viaje,pero el estudio demuestra que ahorrar en estamateria no es su única preocupación.

Los resultados de la encuesta confirman que el control decostes siempre está presente en la agenda financiera.Prácticamente el 60% de los encuestados consideró quela gestión de los costes de viaje era muy importante.Cuando se les preguntó en qué creían que debían centrar-se los gestores de viajes, el 80% seleccionó ahorros decostes “inmediatos”. Además, el 62% también expresósus preferencias por ahorros de costes “a más largo plazo”

No obstante, hasta ahora parecía que el ahorro de cos-tes de viaje no había tenido demasiadas repercusionesen la gestión de costes globales. Por ejemplo, las trescuartas partes de los equipos de gestión que participa-ron en la encuesta señalaron que en los dos últimos añoshabían dedicado más esfuerzo a la reducción general decostes. Al mismo tiempo, un porcentaje similar de direc-tivos dijo que el ahorro en viajes ha contribuido mínima-mente a los programas de control de costes.

Por otra parte, la encuesta demuestra que hay más mar-gen para conseguir los ahorros de costes en viajes quelos directores financieros dijeron que querían. Menos del40% afirmó que sus empresas gestionan bien los costesde viaje, y solamente el 10% que lo hacen muy bien.(Véase el Diagrama 1.) Incluso entre aquellas empresasen las que los viajes son uno de sus tres costes más altos,solamente una tercera parte cree que se están gestionan-do bien o muy bien.

De acuerdo con estos resultados, si los ejecutivos finan-cieros pudiesen gestionar mejor los costes de viaje, estospodrían representar una mayor proporción del progra-ma general de control de costes. Y esto suscita un inte-rrogante: ¿cuáles son los programas, sistemas o herra-mientas de gestión de viajes que los directores financie-ros creen que podrían utilizar para conseguir tal ahorro?

Herramientas de viajes: ¿cuán económicas son?De los diversos programas, sistemas informáticosy herramientas que les pedimos que clasificasen, casi lasdos terceras partes de los directores financieros señala-ron que los sistemas que generan automáticamenteinformes de gastos y la herramienta de reservas corpora-tiva tienen un potencial medio-alto de ahorro de costes.(Véase el Diagrama 2). Michael Casati, vicepresidente deLogística de Swiss Reinsurance Company (una reasegu-radora internacional) se ha fijado como objetivo reducirel volumen de gastos de viaje en unos 10 millones deeuros en 2009, y una de las maneras en que espera con-seguirlo es implantando en todo el mundo la herramien-ta de reservas online. “Esto nos ayudará a reducir loscostes de las comisiones por transacción en un 80%”,manifestó. El objetivo es alcanzar una de adopción global del 98% hasta finales de 2009

El nuevo mundo de las reservas directas online ha cam-biado la manera en que los directores financieros consi-deran el papel de las agencias de viaje. El Diagrama 2muestra que el 59% de los directores financieros conside-ró que las agencias de viajes internas (implants) teníanun bajo potencial de ahorro de costes. Según señalóBengt Wallentin, consejero delegado de eBuilder, undesarrollador de procesos empresariales automatizadosde Suecia: “Los servicios que queremos que nos prestela agencia de viajes han cambiado drásticamente. Nece-sitamos más servicios de valor añadido. Por ejemplo,saber qué vacunas necesitamos, en lugar de limitarse areservar billetes, ya que eso podemos hacerlo nosotrosmismos”.

Cuando se trata de otros servicios de viaje, los directo-res financieros califican sus ventajas operativas y de

> Diagrama 1 – Importancia frente a efectividad en la ges-tión de los costes de viaje

Muy bienMuy importante

Gestión decostes de

viaje

59%

10%

0 10 20 30 40 50 60



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calidad de servicio mucho más alto que su potencial deahorro de costes. (Véase el Diagrama 3). Como puedeverse en este diagrama, los encuestados consideraronque las herramientas de valoración (para compartircomentarios, opiniones y recomendaciones sobre aloja-mientos, restaurantes, líneas aéreas, etc.) ofrecían elmayor potencial de ahorro de costes de todos los nuevosservicios de viaje. Esta conclusión podría sorprender aalgunos gestores de viajes, quienes a veces se preocu-

pan por el hecho de que las herramientas para compar-tir comentarios son contrarias a las políticas de viajes desus empresas, por ejemplo desviando

volúmenes hacia proveedores no preferentes. El porcen-taje de encuestados que consideraba que las herramien-tas para compartir comentarios ofrecían potencial de aho-rro de costes era mayor entre los estadounidenses queentre los europeos (36% frente a 19%). No obstante, debe

> Diagrama 2 – De cada uno de los siguientes programas, sistemas y herramientas, indique el potencial de ahorro de cos-tes aproximado para su organización.

> Diagrama 3 – En su opinión, ¿podrían los siguientes servicios de viaje beneficiar a su empresa de alguna de las manerasindicadas?

6% 22% 59% 13%

23% 40% 27% 10%

10% 27% 51% 12%

23% 33% 32% 12%

18% 31% 40% 10%

17% 32% 44% 8%

31% 35% 26% 8%

Alto Medio Bajo No sabe

0 4020 6010 5030 80 9070

Ahorro de costes Calidad de servicio Eficiencia operativa Cumplimiento de la normativa No sabe

0 4020 6010 5030 80 9070

Agencia de viajes interna (implant)

Herramienta corporativa de reservas online

Centro de llamadas – agente de viajes físico

Agencias de viajes por Internet (portales de consumo)

Portales de aerolíneas y hoteles

Tarjetas de crédito corporativas

Sistemas automatizados de generación de informes de gastos

Atención al viajero (por ejemplo, alertas de seguridad, retrasos o incidencias)

Servicios de viaje a través de dispositivos móviles

Medioambiente (cálculo de emisiones de CO2, propuesta de viajes más ecológicos, compensación de CO2)

Herramientas para compartir comentarios sobre viajes, hoteles, restaurantes, etc.

5% 49% 27% 8% 11%

4% 33% 42% 1% 20%

25% 41% 17% 2% 15%

4% 14% 7% 24 51%




señalarse que si tomamos el conjunto de los encuesta-dos, el potencial de ahorro de costes percibido de lasherramientas para compartir comentarios era superado,con mucho, por las ventajas percibidas en materia de cali-dad de servicios, una opción seleccionada por el 41% delos encuestados. Los entrevistados demostraron exacta-mente en qué aspectos muestran una preferencia por lacalidad del servicio:

� George Yeoh, vicepresidente ejecutivo y directorfinanciero para Asia-Pacífico de McCann WorldGroup,una agencia internacional de marketing, explicó quesu empresa cuenta con una página de comentarios ensu intranet. “Examinamos las recomendaciones y, sison razonables, tomamos medidas basándonos enellas”, explicó. “Por ejemplo, algunos de los hotelesdesignados pueden estar lejos del lugar al que se diri-ge los empleados. Quienes se alojan en ellos lo sabenmejor que nosotros, así que tomamos nota de esasrecomendaciones y en la siguiente ronda de negocia-ciones no los incluimos en la lista de hoteles”.

� Ernie Caponetti, vicepresidente ejecutivo de Opera-ciones de Affinity Insurance Services (una empresadel Grupo Aon), también aprecia los méritos de unaherramienta para compartir comentarios. Por elmomento, la empresa pide valoraciones de los via-jes de manera anecdótica y ad hoc. “Creo que unaherramienta de este tipo permite responder a ciertascosas y solucionarlas de manera un tanto más pre-ventiva”, explicó.

� Bengt Wallentin, de eBuilder, explica por qué algu-nos directores financieros pueden ser escépticosacerca del potencial de ahorro de costes de las herra-mientas para compartir comentarios: son demasiadosubjetivas y, en su opinión, no tienen demasiadopeso en la empresa a la hora de negociar con los pro-veedores. “Puedes preguntar a dos personas quépiensan de un hotel y, en la misma situación, puedenevaluarlo de manera diferente”, explicó. “Necesita-mos también una red de medición imparcial. Inten-tamos apuntar más a la racionalización de costes yal cumplimiento de las normas. Se trata de aquellas

cosas indiscutibles que podemos utilizar al negociarcontratos con nuestros proveedores”.

� James Scott, director financiero para operaciones desubcontratación de Logica, un proveedor de serviciosempresariales e informáticos, coincide: “Los comen-tarios son informales. Si alguien vive una experienciaterrible, lo dirá a quienes reservan nuestros viajes. Noestoy seguro de en qué medida una herramienta asípodría sernos realmente de ayuda desde un punto devista financiero. Obviamente, podemos retirar hote-les infestados de pulgas y asegurarnos de no enviarallí a nuestros clientes. Pero si alguien ha tenido unamala experiencia en un vuelo, una comida inacepta-ble, un asiento roto o su vuelo se retrasó tres horas,no estoy particularmente interesado. Eso es algo queel afectado o quienes nos reservan los billetes tienenque resolver con la línea aérea”, manifestó.

Calidad: ¿hasta qué punto puede sacrificar-se en nombre del ahorro de costes?

De nuestras conversaciones con directores financieros,se desprende que han estado evaluando otros modos deahorrar dinero en los viajes. Uno de ellos ha sido esta-blecer un umbral de calidad de los viajes con dos niveles:uno para viajes de empleados o reuniones internas,y otro para actividades y reuniones

McCann Group ha cambiado recientemente sus normassobre vuelos en clase business como respuesta alaumento de los precios del carburante y la inflación.Según Yeoh, “la norma era que se viajaba en businesscuando el vuelo era de más de tres horas; ahora, lohemos aumentado a cinco horas. Así que los vuelos apaíses cercanos son todos en clase turista”.

Scott señala que Logica ha impuesto estrictas restric-ciones a los viajes en business: “Somos muy estrictosen las clases de vuelos que los empleados pueden utili-zar. Tienen que viajar en turista prácticamente a todoslados, salvo si se trata de un vuelo de largo recorrido,como por ejemplo a la India. Si el vuelo tiene una dura-ción de menos de ocho horas, ningún miembro del per-sonal puede viajar en otra clase que no sea turista”.



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No obstante, como señala Ernie Caponetti de AffinityInsurance, existe un nivel mínimo admisible en lo querespecta a hoteles. “Si se trata de una reunión interna ode una visita a una delegación, todo lo que se necesitaes un lugar que ofrezca lo básico en cuanto a calidad. Noobstante, si se trata de reuniones con clientes, la calidades fundamental. No podemos sacrificar la calidad”.

McCann también considera que la empresa no puedesacrificar la calidad de servicio. Eligió a Cathay Pacificcomo proveedor preferente, en lugar de a sus competido-res más económicos, porque: “Tienen vuelos directosdesde Hong Kong a todos los países de la región y delmundo… Son más cómodos y eficientes”, explicó Geor-ges Yeoh. Obviamente, la productividad de los emplea-dos es otro coste de viaje, aunque indirecto, como vere-mos más adelante en esta sección.

Búsqueda de alternativas a los viajesAdemás de los sistemas informáticos y herramientasque reducen los costes totales de los viajes, algunasempresas recortan costes reduciendo la necesidad deviajar. Por ejemplo, hacia finales del año pasado, LogicaOutsourcing había reducido un 15% sus gastos mensua-les de viajes pidiendo a su personal que los limitase. “Sirecurres a medidas como el cambio de horarios de sali-da y de aeropuertos, posiblemente puedas ahorrarte un5%. Si quieres ahorrar entre un 15 y un 20%, hay quehacer que la gente deje de subirse a un avión. Hay queimponer medidas como el uso del teléfono o de lasvideoconferencias, o planificar viajes trimestrales enlugar de mensuales. Es una cuestión de actitud. Ves quela gente empieza a concienciarse de su responsabilidadde ahorrar dinero y de ser sensato”, explica Scott.

McCann también está pidiendo a su personal que sus-tituya los viajes por otros métodos de comunicación.“Estamos instaurando las conferencias web de mane-ra muy seria para que la gente reduzca los viajes y uti-lice con más frecuencia esta herramienta”.

De manera similar, Swiss Re tiene previstos menos viajespara 2009 y está promoviendo las videoconferenciasy conferencias web. La empresa tiene unas 200 salas de videoconferencia y en 2007 celebró unas 24.000 conferencias web, cifras que, según Casati, serán másaltas este año y el próximo.

Caso práctico: Justificación del pre-supuesto de viajes en Sightsavers¿Cómo pueden las empresas racionali-zar más cuando los costes de viaje estánya al mínimo?

Sightsavers International, una ONG que luchacontra la ceguera en países en desarrollo, ya exigea su personal que viaje en turista y reserve los vue-los más económicos. Para finales de este año,explica Petra Ingram, directora financiera y de ser-vicios de apoyo de Sightsavers, tiene previsto rea-lizar una revisión de los viajes con el objetivo desacar el máximo partido de cada uno de ellos.

“Queremos seguir mejorando nuestros procesos,y dichas mejoras probablemente tengan que vermás con el aspecto del valor que de los costes”,explica. Así, se tendrán en cuenta cosas como lamanera en que se reserva el viaje, el número depersonas que viajan y cómo comparten las venta-jas del viaje con otros. Por ejemplo, con “documen-tación que justifique el viaje, sus referencias, el informe posterior al viaje, etc., para asegurarnosde que el resultado ha justificado el gasto”, seña-la Ingram.

Ingram también prevé una base de datos de via-jes vinculada al calendario de actividades de Sight-savers. De ese modo, “sabremos quién viaja. Y, si por ejemplo, viajo a Bangladesh, puedo averi-guar si puedo hacer algo en lugar de otra personamientras estoy allí. Esto contribuye a sacar mayorpartido al viaje y a evitar traslados innecesarios”,señala.




La cuestión del tiempo: ¿Es la productividad una prioridad?Los directores financieros se muestran interesados en las mejoras de productividad,pero no necesariamente tienen las herramientas para medirla.Prácticamente las dos terceras partes de los directoresfinancieros encuestados apuntaron que los gestores deviajes deberían demostrar que sus programas de viajesresultaban más efectivos ahorrando tiempo a losempleados. Y el 45% manifestó que en los dos añossiguientes les gustaría que los departamentos de via-jes de sus empresas se centrasen en la productividadde los empleados al realizar las reservas. Asimismo,para más de las dos terceras partes de los encuestados,la productividad de los empleados debería ser un obje-tivo entre moderado e importante al preparar el viaje.(Véase el Diagrama 4).

El tiempo es dinero. Preguntamos a los directores finan-cieros si estarían dispuestos a invertir en nuevas herra-mientas que les permitiesen medir la productividad delos empleados. Algunos, como Caponetti, creen quesería difícil justificar este tipo de inversión: “En compa-ración con otras opciones de inversión, creo que paramí sería difícil considerarlo más prioritario que algo queestuviese mucho más relacionado con la actividad de laempresa. Si se piensa en ello como algo aislado, creoque es fácil justificar en qué medida [la medición de la

productividad durante los viajes] resultaría útil, perosería difícil evaluar si va a ser un tema prioritario encomparación con otros posibles usos de la inversión”,explicó.

Después de todo, prosiguió “si lo comparamos con,digamos, cinco o diez años atrás, es mucho más fácil serproductivo durante el denominado tiempo de inactivi-dad” gracias a los Blackberry y a los portátiles. “Proba-blemente haya más tolerancia hacia el tiempo de inac-tividad porque las herramientas que tienes a tu dispo-sición te permiten seguir siendo productivo”.

McCann World Group ofrece otra visión sobre la medi-ción de la productividad. En lugar de medir el tiempoque un empleado dedica a viajar, la empresa mide la efi-cacia global de un proyecto: “Solo medimos la produc-tividad indirectamente, sobre la base del tiempo asig-nado a la tarea. Todo empleado que viaja tiene que car-gar el tiempo al cliente. Si alguien ha estado sentado encasa y no ha cargado al proyecto nada del tiempo fac-turable, resultará que no ha sido productivo durante elmes”, señala Yeoh, director financiero de McCann.

> Diagrama 4 – Indique en qué medida las siguientes consideraciones son tenidas en cuenta en las políticas de contrata-ción de viajes de su empresa

Mínima consideración Consideración moderada Máxima consideración

0 4020 6010 5030 80 9070

27% 46% 27%

38% 41% 21%

36% 48% 15%

33% 46% 22%

Productividad del empleado durante el viaje (es decir, tiempo improductivo esperando en aeropuertos, viajes en taxi largos)

Tiempo dedicado por los empleados a planificar el viaje

Tiempo dedicado por los empleados a preparar los informes de gastos

Tiempo dedicado por los directivos a autorizar los viajes



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Luz verde: los viajes y el medioambienteLa encuesta demuestra ambivalencia por parte de los directores financieros hacia las cuestionesmedioambientales. En esta sección nos centramos en los viajes respetuosos con el medioambientey vemos por qué el tema es más importante para algunas empresas que para otras.Más de la mitad de los encuestados no sabían cómo unviaje más respetuoso con el medioambiente podía benefi-ciar a sus empresas, una proporción muy superior a la cuar-ta parte que manifestó que supondría un mejor cumpli-miento de la normativa. (Véase el Diagrama 5.)

En las empresas más pequeñas (es decir, aquéllas con fac-turación inferior a los 500 millones de dólares), el porcenta-je de “No sabe” alcanza casi el 60%. En las más grandes(las que facturan más de 500 millones), casi el 40% de losencuestados seleccionó ‘No sabe’. En consecuencia, pare-ce que las empresas más grandes están más concienciadassobre las ventajas de los viajes respetuosos con el medio-ambiente. No obstante, más encuestados de las pequeñas(25%) que de las grandes empresas (11%) manifestaron quedesearían que los servicios de viaje promoviesen políticasmás respetuosas con el medioambiente en los dos próxi-mos años, en comparación con el 19% del total de quienesrespondieron a la encuesta (véase el Diagrama 6).

Los viajes respetuosos con el medioambiente son unaconsideración menor para los encuestados estadouni-denses. Sólo el 8% de ellos manifestó desear serviciosde viaje centrados en la promoción de políticas más“verdes”, en comparación con el 25% de encuestadoseuropeos y un porcentaje similar de los asiáticos. (Véaseel Diagrama 7.) En la estadounidense Affinity Insuran-

ce, encontramos un fiel reflejo de este resultado. Capo-netti señaló que las consideraciones ecológicas nuncaentraron en juego en lo que a viajes se refiere. Por otrolado, cuando pasamos a la cuestión de cumplimiento denormativas, un porcentaje de encuestados estadouni-denses, europeos y asiáticos señaló que sería prudenteconsiderar el impacto ambiental de los viajes. (Véase el Diagrama 7.)

Como puede verse en el Diagrama 5, solamente el 4% delos encuestados consideró que los viajes respetuosos conel medioambiente podrían generar ahorros de costes. Noobstante, Casati, de Swiss Re, tiene previsto vincular unareducción de emisiones de CO2 con una reducción de gas-tos de viaje. “Todas las divisiones deberán reducir sus emi-siones de CO2 en un 25% en 2009. Esta información secomunicará en informes anuales y trimestrales. En últimainstancia, la reducción de emisiones de CO2 está directa-mente relacionada con el ahorro de costes” porque redu-cirá el volumen de tráfico aéreo.eBuilder, un desarrollador de procesos empresariales auto-matizados, también se ha fijado como objetivo los viajesrespetuosos con el medioambiente. ¿Por qué? Porque esoes lo que esperan sus clientes e inversores. “Cada vez másclientes, parte de los cuales se sitúan en el sector público,se verán obligados a hacer negocios con empresas respe-tuosas con el medioambiente”, explica su consejero dele-gado, Bengt Wallentin.Con oficinas en todo el mundo, como por ejemplo delega-ciones de ventas en Pekín y Sidney, eBuilder dedica el 7%de su facturación anual a los viajes. Wallentin pretendereducir esta cifra al 5% en los próximos dos años y, de serposible, vincular esta iniciativa a los objetivos de emisio-nes de CO2 de la empresa.Yeoh también entiende la necesidad de demostrar concien-ciación ecológica. “En nuestra memoria anual destacamosel hecho de que somos una empresa respetuosa con elmedioambiente, por lo que creo que se trata de algo quetenemos que tomarnos más en serio”

Ahorro de costesCalidad del servicioEficacia operativaCumplimiento de normativasNo sabe

> Diagrama 5 – ¿En qué medida los viajes respetuosos con el medioambiente podrían beneficiar a su empresa?

7%

24%

51%

4%

14%

Grandes empresas Pequeñas empresas

> Diagrama 6 – Comparativa de la actitud hacia los viajesrespetuosos con el medioambiente entre grandes y peque-ñas empresas

40%

60%

11%

25%

No sabe cómo los viajes res-petuosos con el medioam-

biente podrían ser ventajosos

Directores financieros que deseanque los gestores de viajes se centrenen promover políticas de viajes másrespetuosas con el medioambiente

0 20 40 60

Asia Pacífico

> Diagrama 7 – Respuesta regional a los viajes respetuososcon el medioambiente

América del Norte Europa

Directores financieros quedesean que los gestores de via-

jes se centren en promoverpolíticas de viajes más respe-tuosas con el medioambiente

Los viajes respetuosos conel medioambiente podríanbeneficiar al cumplimientode las normas reguladoras

0 10 20 30

8%25%

30%

25%25%

30%




Sección 2 — Una mayorintegración:

una visión de los viajes en la empresaLos departamentos financieros desean contarcon una visión unificada de los viajes, pero seven obstaculizados por la falta de integracióncon otros sistemas informáticos.

Pedimos a los directores financieros que enumerasenlas tres ventajas más importantes de contar con unavisión exacta de los gastos de viaje de toda la organi-zación. El primer lugar lo ocupó la posibilidad de reco-mendar a las empresas cómo mejorar la rentabilidad,lo cual encaja con la prioridad de generar ahorros decostes inmediatos que vimos en la Sección 1. La posi-bilidad de realizar un seguimiento por proyecto o por

empleado fue la segunda ventaja más importante,y la posibilidad de elaborar mejores presupuestosy previsiones fue la tercera. (Véase el Diagrama 8).Analizando las respuestas de las empresas con factu-raciones superiores e inferiores a los 500 millones dedólares observamos algunas desviaciones del resulta-do general. En las empresas con facturaciones supe-riores a los 500 millones de dólares, los encuestadosasignaron más importancia a la negociación de des-cuentos con los proveedores a partir de una visión

exacta y unificada de los viajes. Tiene sentido: cuantomayor el número de viajeros, mayores descuentos pre-tenden conseguir.

Ernie Caponetti, de Affinity Insurance, es fiel reflejo deesta opinión. “[Una visión unificada de los viajes] permi-te un análisis más detallado para detectar dónde se pro-ducen los mayores gastos, lo que puede utilizarse comobase para seleccionar proveedores preferentes. Sin duda,esto nos aporta mayor ventaja a la hora de negociar con-tratos con los proveedores preferentes, ya que podemosmedir de manera fiable los costes en los que estamosincurriendo y qué ventajas nos suponen determinadosproveedores. Así, al poder negociar contratos más ade-cuados, será posible reducir todavía más los costes”,explica. (Consulte información más detallada en el casopráctico de la página 11.)

La integración es fundamental¿Cómo pueden los directores financieros obtener estapanorámica unificada de los gastos de viaje? La respues-ta de los encuestados es que la integración de las tecno-logías de viajes con otros sistemas empresariales es muyimportante. No obstante, los resultados también sugie-ren que es precisamente en esta área donde las empre-sas están lejos de cumplir sus objetivos. Por ejemplo, casilas tres cuartas partes de los directores financieros reco-nocen que la integración de los sistemas informáticos degestión de viajes con el sistema de gestión de gastos esmuy importante para procesar los costes de viaje, aun-que solamente el 18% manifestó que lo están consiguien-do. (Véase el Diagrama 9).

Por ejemplo, el sistema de eBuilder combina sus propiaspolíticas de viajes y remuneración, e “incorpora una fun-ción de integración que toma datos relevantes del siste-ma de RR.HH. y del sistema operativo, y automatiza elflujo de información entre las diferentes partes del pro-ceso. Por ejemplo, si se reserva un hotel, dicha informa-ción será incluida en el informe de gastos de viaje y enlas facturas electrónicas”, explica el consejero delegadoWallentin. Esta funcionalidad no solamente es útil paracontrolar costes. También lo es para obtener una visiónclara de los viajes que realiza cada persona. “No sola-mente se trata de costes, sino de tener una mayor trans-parencia y control del personal, y de imponer políticasglobales de viajes”, señaló.

> Diagrama 8. Se pidió a los directores financieros que enumerasen las tresventajas más importantes de contar con una visión unificada de los gastos deviaje de toda la empresa.

Elaborar mejores presupuestos y previsionesControl de gastos por proyecto o por empleado

25%16%

15%23%

12%

19%30%

22%12%

19%19%

13%11%

32%

Clasificación (1 es la más importante)

1

2

3

Negociar descuentos con los proveedores

Como base para recomendar a los departamen-tos medidas de mejora de la rentabilidad

9%

9%

7%

0 10 20 30

Identificar gastos no autorizadosPara identificar/seleccionar proveedores

10%



11

Esta transparencia, como puede verse en el Diagrama 8,fue considerada la segunda ventaja más importante detener una visión unificada de todos los costes de viaje.

También Swiss Re está integrando su herramienta dereservas online con sus sistemas de gestión de gastos.Esto ayudará a tener una mejor visibilidad de los datos degastos, lo cual a su vez permitirá obtener mejores con-diciones en las negociaciones con los proveedores.

La integración es un factor incluso más importante en elcaso de una fusión o adquisición, situaciones en las queentran en juego nuevas y, en ocasiones, contrapuestastecnologías. Affinity Insurance amplía su concepto deuna visión unificada de los viajes también a las adquisi-ciones. “Prácticamente sin excepciones, no permitimosexcluir las adquisiciones”, explica Caponetti. “No pasamucho tiempo hasta que alguien se conecta y obtiene unidentificador para acceder al sistema de informes de via-jes y gastos. De este modo, podemos obtener rápida-mente gran cantidad de datos e informes”.

Caso práctico: La perspectiva unificada de AffinityCómo una visión unificada de los gastos de viaje supone ventajas de cara a los proveedoresAffinity Insurance Services, una empresa de Aon Corpo-ration, dispone de una visión unificada de los costes deviaje en toda la empresa. El departamento de viajes esun grupo centralizado que opera desde Chicago. “Tene-mos un sistema centralizado de reservas y de reembol-so de gastos que todos tienen que utilizar para que seles reintegren los gastos, y una tarjeta de empresa queposibilita generar una serie de informes”, explica ErnieCaponetti, vicepresidente de Operaciones de Affinity.

El poder capturar datos de esa manera permite a laempresa medir de manera fiable los costes en los queestá incurriendo y qué volumen se canaliza a través dedeterminados proveedores. Esto ayuda a negociar loscontratos.

“De ese modo, podemos decir que ‘en los últimos 12meses, nuestros ejecutivos realizaron ‘x’ número de via-jes y gastaron ‘y’ dólares”. Esto puede aprovecharsepara determinar el tipo de descuento por volumen que

nos corresponde. Y con estos datos abordamos lasnegociaciones”, explica Caponetti.

Para este proceso, es esencial que todos los empleadosutilicen a los proveedores preferentes. “Exigimos que,una vez negociado el contrato, todos los que viajan uti-licen al proveedor preferente. Si no lo hacen, deben pre-parar un ‘informe de excepción’ al solicitar el reembol-so de los gastos de viaje. Por ejemplo, si opto por utili-zar un proveedor no preferente, esto aparecerá desta-cado en mi informe de gastos y no podré procesarlo sinexplicar por qué elegí dicho proveedor. A la gente no legusta eso de las excepciones, por lo que es necesarioun motivo muy justificado. Y de este modo se les obli-ga a cumplir la política interna”.

A su vez, demuestra a la línea aérea que la empresapuede persuadir y convencer a sus viajeros para queusen el proveedor preferente, lo que también posibilitanegociar descuentos todavía mayores.

> Diagrama 9 – Comparativa entre la importancia de inte-grar los sistemas de viajes y el nivel actual de integración

Muy importante Altamente integrados

71%

18%

37%

9%

36%

10%

Sistema degestión de

gastos

Base de datosde RR.HH.

ERP

0 20 40 6010 30 50 70




Sección 3 — La combinaciónperfecta:

cómo impresionar al director financieroLos directores financieros desean mejores rela-ciones con los departamentos de viajes y decompras. Para facilitarlas, es necesario que losgestores de viajes sepan hablar el lenguajefinanciero.

Cuando preguntamos a los directores financieros cómoson sus relaciones con los diversos departamentos desus empresas, observamos una clara disparidad entrequienes las consideraban muy importantes y aquellosque las calificaban de muy eficaces. (Véase el Diagrama10.) Por ejemplo, el 51% dijo que las relaciones de sudepartamento con Compras eran muy importantes, perosolamente el 33% las calificaron de muy eficaces. Y el50% consideró que las relaciones de su departamentocon Viajes eran muy importantes, pero solamente el 27%las calificó de muy eficaces. ¿Cómo sería posible cerraresta brecha?

¿Cómo pueden los gestores de viajescontribuir a cerrar esta brecha?

Como puede verse en el diagrama, la mayor disparidad la encontramos entre la importancia y la eficacia de lasrelaciones del departamento financiero con los departa-mentos de viajes. Entonces, ¿en qué quieren los directo-res financieros que los gestores de viajes se centren en losdos próximos años? La mayoría (58%) manifestó su deseode que los gestores de viajes mejorasen lo relativo a gas-tos y reembolsos de viaje y representación. (Véase el Dia-

grama 11.) Este deseo fue especialmente pronunciadoentre los encuestados estadounidenses, de los que el 72%señaló que les gustaría que los departamentos de viajesmejorasen los informes y reembolsos de gastos de viaje yrepresentación, en comparación con el 59% de los euro-peos y la mitad de los asiáticos. (Véase el Diagrama 12.)

El 58% de los directores financieros seña-ló su interés en que los gestores de viajesmejorasen la gestión de los gastos deviaje y representación y su reembolso.

> Diagrama 10 – Comparativa entre la importancia y la eficacia percibidas en las relaciones de los departamentos financieros

Muy importante Muy eficaz

35%

17%

51%

33%

50%

27%

34%

18%

18%

11%

TI

Compras

Servicios de viaje

RR.HH.

Seguridad

0 20 4010 30 50



13

Como puede verse en el Diagrama 11, el 48% de losdirectivos expresó su deseo de que los departamentosde viajes mejorasen la exactitud de los datos sobre via-jes, lo cual no es de sorprender considerando lo quehemos visto hasta ahora. Esto les ayudaría a crearbaremos para negociar contratos con los proveedores,algo que pidió más de la mitad de los directores finan-cieros y un área que consideran susceptible de mejora.El 36% de los encuestados manifestó que reforzar laposición de negociación de la empresa frente a los pro-veedores de viajes era muy importante, aunque nadamás que el 6% dijo que sus empresas lo hacían bien eneste sentido. (Véase el Diagrama 13.) Observamos

mucha menor preocupación por impulsar políticas deviajes más respetuosas con el medioambiente y pormejorar la seguridad de los viajeros.

De hecho, solamente el 18% de los encuestadosafirmaron que la relación entre el aspecto económicoy la seguridad era muy importante, pero esto no puedepasarse por alto si el personal viaja a países peligro-sos. Por este motivo, hace un año McCann se suscri-bió a una empresa de control de riesgos que presentainformes inmediatos sobre diversas situaciones peli-grosas. “Si se produce un atentado en Pakistán,dos horas después recibimos un informe recomendan-do abstenerse de viajar a ese país por lo que está ocu-rriendo. Yo recibo los informes por los que pagoy puedo transmitírselos al personal”, explica Yeoh.

> Diagrama 13 – Comparativa entre eficacia e importan-cia de reforzar la posición de la empresa frente a los pro-veedores de viajes

> Diagrama 11 – ¿En qué le gustaría que su departamento de viajes se centrase en los dos próximos años?

54%

48%

45%

58%

43%

19%

24%

4%

Crear baremos para negociar contratos

Mayor precisión de los datos de viajes

Productividad de los empleados al reservar viajes

Mejora de los informes y reembolsos de gastosde viaje y representación

Mejor previsión de los gastos de viaje

Impulso de políticas de viajes más respetuosascon el medioambiente

Mejora de la seguridad de los viajeros

Otros

0 20 4010 30 50 60

> Diagrama 12 – Los directores financieros desean que losgestores de viajes se centren en mejorar los informes degastos de viaje y representación y su reembolso en los dospróximos años

50%

59%

72%

Asia Pacífico

Europa

América delNorte

0 20 4010 30 50 60 70

6%

36%

Muy eficaz

Muy importante

0 10 20 30



14

Hablando en lenguaje financiero: principales recomendaciones para el gestor de viajes

Ahorrar dinero, tanto a corto como a largo plazo, es fundamental para el director financiero. Peroel estudio demuestra que también le preocupa la calidad y el valor de los viajes. Un planteamien-to acertado deberá contener la combinación adecuada de argumentos sobre costes, calidad y valor.Los elementos en los que debe hacerse hincapié al exponer un planteamiento dependerán de la cul-tura de cada empresa y de si el director financiero considera los viajes como un componente esen-cial para hacer negocios o un mal innecesario.� Demuestre ahorro de costes inmediato y a largo

plazo: el 78% de los encuestados manifestó que sudeseo de que los gestores de viajes demostrasenahorros de costes inmediatos (es decir, en el ejerci-cio en curso), y el 62% que demostrasen ahorro alargo plazo (es decir, en futuros ejercicios).

� Destaque las ventajas de integrar cualquier nuevosistema informático en términos con los que eldepartamento financiero esté familiarizado: laintegración de tecnologías de viaje con el sistema degestión de gastos, la base de datos de RR.HH. yotros sistemas operativos empresariales ayudará aobtener una visión unificada de los viajes en laempresa. Como hemos señalado, esto será indis-pensable para negociar mejores contratos con losproveedores, un factor que la mitad de los directo-res financieros reclama a los gestores de viajes.

� Una estructura unificada de datos de viajes ayudaa justificar los gastos: un conjunto unificado dedatos de viaje coherentes incrementará la transpa-rencia y el control de los gastos de los viajeros y, porconsiguiente, contribuirá a justificar cada viaje anteel departamento financiero.

� Formule las propuestas de calidad teniendo encuenta a los clientes: los resultados de la encues-ta demuestran que a los directores financieros lesinteresa la calidad de los servicios y ni que decir

tiene que cuando se trata de realizar viajes parareunirse con clientes, la calidad es un factorimprescindible. Las propuestas que incluyan el daruna buena imagen de la empresa de cara a losclientes contarán con el favor de los responsablesde finanzas.

� Busque una manera de medir la productividad:el estudio sugiere que a los directores financierosles interesa cómo pueden los empleados ahorrartiempo en sus viajes. Los presupuestos de viajesdeben ser eficientes y permitir ahorrar dinero por-que, después de todo, los viajes ineficientes son uncoste indirecto. En la actualidad, los gestores deviajes no cuentan con un método para medir efi-cazmente la productividad. Pero a los directoresfinancieros les impresionará una rentabilidad de lainversión plausible, incluso una basada en eviden-cias anecdóticas de altos ejecutivos de la empresasi se presentan de manera rigurosa.

� Seleccione cuidadosamente los argumentos enmateria de respeto al medioambiente: en el sectoradecuado y con el equipo directivo adecuado, laincorporación de objetivos de reducción de emisio-nes de CO2 a las políticas de viajes captará la aten-ción de los directores financieros, en especial en unmomento en que la concienciación ecológica ganapuntos en la agenda global y los clientes e inverso-res esperan que se tome en consideración.


Más allá del control de costes:la agenda del director financiero para los viajes de empresa


15

ConclusiónEste informe analiza las prioridades de los directoresfinancieros en materia de gestión de viajes, en un tras-fondo de avances tecnológicos de las herramientas deviajes, de incertidumbre económica y de concienciaciónecológica.

Los directores financieros consideran que es posibleahorrar más en los viajes, pero el estudio demuestraque las empresas que pretenden hacerlo implantandoherramientas como las reservas online y los sistemasde generación automática de informes de gastos debe-rían centrarse en integrarlos con los demás sistemasinformáticos para obtener un conjunto de datos cohe-rentes. Esto les ayudará a negociar mejores contratoscon los proveedores y a realizar un seguimiento porproyecto y por empleado para una mayor transparen-cia y control. Un sistema plenamente integrado permi-tirá también ahorrar tiempo de los empleados al reser-var, obtener autorizaciones y reembolsar gastos, asícomo sacar el máximo partido de cada viaje.

Mientras los gestores de viajes de empresa se esfuer-zan por recortar costes, saben que no pueden permi-tirse renunciar a mantener ciertos niveles de calidad,por ejemplo en lo que respecta a la imagen ante los

clientes, quienes, como catalizadores de futurosnegocios, siempre han sido y seguirán siendo unaspecto fundamental. Las empresas deberían consi-derar si los nuevos servicios de viaje, como las herra-mientas para compartir comentarios, las alertassobre incidentes de seguridad y tecnologías móviles,conllevarán una rentabilidad adecuada de la inver-sión. En este aspecto, cada empresa es diferente.Y, como se ha observado en este estudio, varias hanconseguido mejoras en la calidad de los servicios y enla eficacia operativa como resultado de la adopciónde tales herramientas.

Las empresas tampoco pueden permitirse pasar por altola concienciación ecológica, un tema que ha ido ganan-do en importancia. Al parecer, cada vez más se les pedi-rá cuentas por sus emisiones de CO2, sea a través deleyes o como consecuencia de la presión de los clientes.Pero también llegarán a la conclusión de que abordareste tema tiene la ventaja añadida de ahorrar dinero. En este aspecto, parte de la respuesta podría consistiren sustituir algunos viajes por conferencias web u otrosmétodos de comunicación de alta tecnología. Pero, una vez más, no debe ser a costa de distanciarse de losclientes ni de socavar la posición de la empresa.

El estudio demuestra que las empresas que pretenden implantar herramientas como lasde reservas online o los sistemas automatizados de generación de informes sobre gastosde viaje deberían centrarse en integrarlos totalmente con otros sistemas informáticospara obtener un conjunto único y coherente de datos.



16

Metodología del estudioEn julio de 2008, CFO Europe Research Services encues-tó a 127 altos ejecutivos de Europa (50%), EE.UU. (25%)y Asia (25%). En la encuesta estuvieron representadosla mayoría de los principales sectores. A continuaciónpresentamos un desglose demográfico más detallado.

> Facturación anual (en millones de $)

< 500 millones500 – 1.0001.000 – 5.0005.000 – 10.00010.000 – 20.000> 20.000

62%10%

10%

6%

10%2%

> Cargo

49%10%

19%

1%

6%

2%

13%

Director financiero o equivalenteResponsable de Servicios CompartidosAuditorVicepresidentes de FinanzasTesoreroJefe de ContabilidadOtros (especificar)

> Sector

18%

7%

4%

1%

14%

3%

3%

4%

5%

3%

4%

4%

1%

2%

6%

4%

16%

Automoción/Industrial/Manufactura

Servicios empresariales/profesionales

Químicas

Energía/Servicios públicos

Servicios financieros

Administración pública

Seguros

Alimentos/Bebidas/Bienesde consumo envasados

Hardware/Software/Redes

Atención sanitaria

Medios de comunicación/Entretenimiento/Viajes/Ocio

Farmacéuticas/Biotecnología

Comercio minorista

Telecomunicaciones

Transportes/Almacenamiento

Comercio mayorista

Otros (especificar)

0 4 82 6 10 12 14 16 18



17Perspectiva del patrocinadordel estudio

Coste, calidad y viajes corporativos

Aunque en el pasado la función de los directores financie-ros en el proceso de los viajes de empresa no ha sidoobjeto de un estudio continuado, es obvio que es funda-mental. Además, seguirá creciendo en importancia amedida que las empresas de cada sector sientan los efec-tos de la contracción del crédito y busquen, en conse-cuencia, recortar costes. Los gestores de viajes deempresa y los equipos de compras se ven obligadosconstantemente a demostrar el valor de sus programasal departamento financiero. Y, en el difícil entorno eco-nómico actual, más que nunca.

Por consiguiente, el objetivo de Amadeus al encargareste informe ha sido averiguar exactamente cómo estasáreas pueden colaborar de manera más eficaz y qué fun-ción puede desempeñar la tecnología para alcanzardicho propósito.

Al analizar las principales conclusiones del estudio,vemos que las TI pueden facilitar lo siguiente:

Aportar datos concretos para presentar argumentosal departamento financiero y a los proveedoresMediante el uso y aplicación de datos concretos losgestores de viajes podrán a comenzar a hablar mejor ellenguaje financiero. Tanto si se trata de facilitar lasnegociaciones con los proveedores como de realizar unseguimiento de los gastos o de obtener baremos devalor y coste de los programas, la demanda de unafuente de información transparente que consolide losdatos de diversas fuentes crece exponencialmente. Noes suficiente poder alegar ventajas abstractas. Eldepartamento financiero necesita trabajar con cifrastangibles, al igual que los equipos de gestión de com-pras y proveedores.

Ahorros presupuestarios y recortes de gastos mediantela integración de sistemasLos participantes en la encuesta coincidieron en recono-cer la importancia de integrar los sistemas de las diver-sas áreas —tanto si influyen en las decisiones como silas adoptan— involucradas en la compra de viajes. Noobstante, también existe un reconocimiento generaliza-do de que las empresas han sido lentas a la hora de lle-var a cabo dichas integraciones. Especialmente para elárea de Finanzas, este proceso —que incluye una inte-gración más estrechar con la infraestructura informáti-ca corporativa (ERP, CRM, etc.)— posibilitaría determi-nar las repercusiones de los gastos de viaje en lo que res-pecta a su relación con conceptos financieros básicos,como los costes de ventas. También facilitaría la planifi-cación y seguimiento de presupuestos entre todas lasunidades de negocio y proyectos.

Baremos sectorialesSegún el estudio, los responsables financieros conside-ran que los baremos sectoriales son uno de los factoresmás importantes para que los gestores de viajes y equi-pos de compras avancen en el proceso. Esto proporcio-naría a las empresas diversos puntos de vista de lo quepodría considerarse un nivel adecuado de gastos o aho-rros de viajes en relación con empresas de similar perfil,tamaño, estructura organizativa, sector, etc. Estos bare-mos requerirán una respuesta coordinada de cada sec-tor y, quizá, podrían ser impulsados por asociaciones sec-toriales. Las TI desempeñarán una función preponde-rante en la consolidación y análisis de los diversos datosy en la preparación de los baremos adecuados para losequipos de compras y finanzas.

CCoosstteess ffrreennttee aa ccaalliiddaadd:: ¿¿SSiieemmpprree ddeebbee sseerr lloo uunnoo oo lloo oottrroo??¿Pueden los directores financieros trabajar en dos direc-ciones a la vez y recortar costes sin sacrificar la calidad?



18 Perspectiva del patrocinadordel estudio

El trabajo del responsable financiero es gestionar lasactividades ponderando los costes de viaje con la satis-facción de los clientes. Ya no se trata de una cuestión decontrolar los gastos directamente a través de la reduc-ción de los que resulten innecesarios. En su lugar,comienzan a tomarse en consideración asuntos relativosa la productividad de los empleados en cada fase del pro-ceso de los viajes. Ciertamente, la aparición de redessociales, como los comentarios online y las herramien-tas para compartir opiniones, son un interesante reflejode este fenómeno. Lo que a menudo se considera como“algo conveniente” para mejorar el servicio a los viaje-ros también puede aplicarse para limitar los gastos. Porejemplo, a través de empleados que recomienden a suscompañeros las opciones más valoradas. En última ins-tancia, con estos se satisfacen los objetivos de servicio yde costes.

Los directores financieros perciben claramente que toda-vía existe margen para conseguir sustanciales ahorrosen el área de viajes. No queda exactamente claro por quéexiste esta percepción generalizada. Pero para los ges-tores de viajes y equipos de compras, supone que tienenque esforzarse más y trabajar de manera más inteligen-te. Deben poner de relieve la rentabilidad de sus iniciati-vas por limitar los efectos negativos en los resultados dela empresa. Y deben demostrar claramente que estánsacando al máximo partido a lo que sus empresas gastanen viajes.



CFO Europe Research Services:CFO Europe Research Services es una división de estudios patrocinados de CFO Publishing Corporation, quepublica la revista CFO Europe y las cabeceras CFO en EE.UU., Asia, China e India. CFO Publishing forma parte deThe Economist Group.

AmadeusLa compañía ofrece soluciones de distribución, gestión y venta que ayudan a los clientes a adaptarse, crecery tener éxito en el cambiante mercado de los viajes. Entre los grupos de clientes de la compañía, destacanproveedores (aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de coches, compañías ferroviarias, líneas de ferry,líneas de crucero, empresas de seguros y touroperadores), distribuidores de productos turísticos (agenciasde viajes) y compradores de viajes (empresas y viajeros). Con más de 7.800 empleados en todo el mundo,Amadeus está presente en 76 países y presta servicios a clientes en 217 mercados.

Más de 2.500 empresas de todo el mundo gestionan sus programas globales de viaje con las solucionesde Amadeus, que integran todos los elementos de dichos programas en una solución intuitiva y fácil deadministrar. Esto permite a los viajeros de empresa planificar, personalizar y adquirir sus viajes respetandola política de viajes global. Entre sus clientes, destacan Altría, Cemex, Daimler, Ericsson, Huntsman, Nestlé,Total y Thales.


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