Las 10 reglas de oro para un optimo desempeño con Microsoft Project

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Julio Cesar Barrera GiraldoConsultor Senior

10 "Reglas de Oro" para un óptimo desempeño con Microsoft Project®


Historia


Pregunta

Quién ha escuchado la frase:

“MS Project calcula mal y hace lo que le da la gana!”


Las 10 Reglas de oro

Regla1: Defina el Inicio del proyecto en “Proyecto – Información del Proyecto“Regla 2: Defina el tipo de tarea en “Archivo- Opciones”Regla 3: Siga el “principio de la caja negra”Regla 4: Deje que Project cálcule – No edite las fechas!Regla 5: Use Hitos para eventos y fechas específicasRegla 6: Use “Fechas Límites” en vez de restriccionesRegla 7: Controle el cierre de todas las tareas de resumenRegla 8: El Principio “Highlander“– una tarea, un recursoRegla 9: No asignar recursos a las tareas de resumenRegla 10: Actualizar el proyecto a la fecha de estado

Julio Cesar Barrera Giraldo


Regla #1 Defina la fecha de comienzo

No use la primer actividad para definir el inicio del proyecto

Project siempre calcula desde la fecha de inicio pactada

La opción para una programación temprana:

Programar desde la fecha de fin


Defina la fecha de comienzo

Demo


Regla #2 Definir el tipo de tarea

Trabajo= Duración* Unidades* Horas/Día

Dato de Tarea= Variable

Asignación de recurso= variable

Configuración del calendario= fixed


Mas en la Regla #8

Enfocarse en la planeación es fundamental

Cuando asigna recursos

Costo o fechas

Project programa de acuerdo al tipo de tarea



Trabajo

Trabajo

Unidades de asignación

Trabajo

Duración

Duración

Unidades de asignación

Duración

Duración

Duración Unidades Trabajo

Si cambia una de estas variables:

Duración fija

Unidades fijas

Trabajo fijo

Si la tarea está configurada como:

Project calcula :

Cómo calcula Project



Fase 2

Fase 3Fase 1

Proyecto Caja Negra

Inicio del ProyectoFin del Proyecto

Cada caja es independiente

Un camino entra un camino sale

Cada caja actúa como un pequeño proyecto

Regla #3 El principio de la caja negra



Aún si cierra las fases se puede obervar la estructura lógica del proyecto



Inicie la estructura a nivel de la fase

Las tareas de resumen siempre serán las de primer nivel…

Cada caja negra tiene un fin definido (hito)

Cómo se definen las cajas negras?

Cada tarea tiene un resumen

Cómo configuro las dependencias?

Conecte las tareas dentro de la tarea de resumen, nunca a través de las tareas de resumen

Nunca conecte a un alto o bajo nivel

Una tarea de resumen puede estar conectada a un hito

Rápida revisión


El principio de la caja negra

Demo


Regla #4 Deje que Project calcule

Las columnas de fecha permiten edición

Editar fechas incurre en restricciones

El comienzo y el fin deben ser campos calculados

Hay efectos secundarios para el calculo de Project


Regla #4 Deje que Project calcule

Las restricciones acarrean mensajes de paso a paso de planeación (hay que leerlos…)

Tenga cuidado de simplemente dar click en todos los “Aceptar”

Recomendación:

No edite las fechas de comienzo ni de fin!!

En cambio siga las Reglas #5 y #6


Deje que Project calcule

Demo


Ingrese una línea única para cada Hito

Ingresando un “0” en la duración crea automáticamente un hito

Esto resalta una fecha específica en el cronograna

Los hitos aparecen con una forma especial en el Gantt

Regla #5 Use hitos para eventos y fechas específicas


Regla #6 Use fechas límite

Project muestra un indicador gráfico en el Gantt

Aparecen mensajes en la columna de indicadores

El margen de demora total (holgura) muestra el atraso exacto a la fecha límite


Regla # 5 y regla #6

Demo


Llevar el proyecto solo al nivel 1 de visualización

El primer y el último elemento del plan puede ser un Hito

Cada elemento del plan debe tener al menos una sucesora

Solo el hito de cierre del proyecto no tiene sucesora

Regla #7 Controle el cierre de todas las tareas de resumen


Controle el cierre de todas las tareas de resumen

Demo


Regla #8 El principio “Highlander“

Quién ha visto la película Highlander (Los Inmortales)?

Quién ha visto la película Highlander (Los Inmortales)?

Sólo puede haber uno!

Una tarea un recurso!


El principio “Higlander”

Demo


Regla #8 El principio “Higlander“

Siempre establecer una relación 1:1 entre tarea y recurso

Asigne el recurso y el trabajo a la tarea que pertenecen

Evite el calculo extraño de trabajo para las tareas

Conocer el funcionamiento de los tipos de tareas ya no es importante

Puntos Clave


Regla #9 No asignar recursos a las tareas de resumen

Versión 2: 9 días * 100% * 8 hrs = 72 Horas

2 métodos2 resultados diferentes

Trabajo= Duración* unidades de asignación* Horas/DíaVersión 1: 3 días* 100% * 8 hrs = 24 Horas

2 días * 100% * 8 hrs = 16 Horas

6 días * 100% * 8 hrs = 48 Horas

Resumen: 88 Horas


Regla #10 Actualizar el proyecto a la fecha de estado

Actualice el proyecto para conocer la verdad acerca de sus fechas proyectadas

El trabajo incompleto debe estar en el futuro


Actualizar el proyecto a la fecha de estado

Demo


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Basado en la presentación realizada en el Microsoft Project Conference 2012 (Phoenix Arizona)Realizada por: Steffen Reister (TPG).Nombre original: “10 Golden Rules for working with MS Project”

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