LAS ACTAS ADMINISTRATIVAS

Lic. Guillermo Terán Peña

Definición

• Un Acta Administrativa es un documento elaborado por el departamento de recursos 

humanos o jefe de personal, en el cual se describe con detalle la supuesta falta 

cometida por el trabajador y ésta se hace en presencia del trabajador infractor, 

representantes sindicales y de testigos de la misma..

Objetivo de las actas administrativas.

• Establecer de manera clara la narrativa de cómo sucedieron los hechos.• Para ello es fundamental. Plantearnos las siguientes preguntas.

• Dónde? El primer punto es precisar en que sitio fue en donde ocurrieron los hechos. Si fue en el área de producción, en la oficina, en los pasillos etc.

Del domicilio de la empresa.

• Cuándo? Un segundo aspecto a considerar es precisar en que momento ocurrieron los hechos. El día, la hora, el mes.

• Cómo? En un tercer punto es necesario precisar en que orden sucedieron los hechos estableciéndolos por orden cronológico.

• Qué o Quiénes Aquí es fundamental precisar que o quienes fueron las personas que incurrieron en las conductas que se quieren asentar en el acta.

• Un acta administrativa debe ser entendida por cualquier persona, de ahí que su redacción es fundamental. Debe ser clara y precisa.

• Para qué elaboramos un acta administrativa.

• El acta administrativa sirve como ya se dijo para describir de manera narrativa unos hechos que pueden ser sujetos a sanciones en las relaciones laborales.• El departamento de recursos humanos con apoyo en el 

departamento jurídico. Deberán evaluar considerando los antecedentes propios de cada caso. Cual será la sanción a 

imponerse, pudiendo en su caso.• 1.- Imponer una sanción disciplinaria. Es decir con fundamento en 

el reglamento interior de trabajo. Suspender sin goce de sueldo al empleado de 1 a 8 días dependiendo de la gravedad de la falta. Y con base en lo establecido previamente en el reglamento.

• 2.- Establecer si existe o no alguna de las causales que establece el articulo 47 de la ley federal del trabajo para dar por Terminada la relación laboral por medio de una RESCISION

• REGLAS GENERALES PARA LEVANTAR UN ACTA ADMINISTRATIVA.

1.- QUIENES INTERVIENEN.

.- EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

. EL TRABAJADOR (A)

. EL DELEGADO SINDICAL (Si se tiene sindicato).

. LOS TESTIGOS DEBEN SER POR LO MENOS DOS. Estos siempre se debe procurar que sean compañeros del área de trabajo del empleado. NUNCA pueden ser JEFES,

DIRECTORES, ADMINISTRADORES, SUPERVISORES ETC.

2.-

Pasos para elaborar un acta administrativa.

Valor de un acta administrativa ante la Junta de Conciliación

• Acta administrativa para sancionar• Cuando un colaborador incurre en una conducta catalogada como causal de rescisión, se

recomienda a las organizaciones que previo a la elaboración y entrega del aviso de rescisión, redacten un acta administrativa con la intervención de dos testigos sobre cómo sucedieron los hechos origen del despido justificado del infractor, con la intención de dejar constancia de los mismos.

• En caso de que el subordinado separado demande a la empresa ante la JCA respectiva, dicho documento debe ser ofrecido como prueba con la finalidad de que las declaraciones de los testigos sirvan para acreditar el origen de la rescisión.

• No obstante, para que dicho documento sea perfeccionado, es decir, que la JCA correspondiente le otorgue plena validez, es necesario que la empresa, en el momento de su ofrecimiento solicite la ratificación del contenido y firma de quienes intervinieron en su elaboración, ya que la autoridad citada no está facultada para ordenar de oficio el desahogo de la ratificación.

• De no hacerlo, la consecuencia inmediata es que el acta administrativa carecerá de valor probatorio en el juicio interpuesto por el subordinado rescindido.

• Esto queda de manifiesto en la siguiente contradicción de tesis resulta por la Segunda Sala dela Suprema Corte de Justicia de la Nación:

• ACTA ADMINISTRATIVA RELATIVA A LA CAUSA DE RESCISIÓN DE LA RELACIÓN DE TRABAJO. SU PERFECCIONAMIENTO EN EL PROCEDIMIENTO LABORAL

• . De los artículos 776, 780, 781, 784, 795, 796, 800, 802, 804, 805 y810 a 812 y demás relativos dela Ley Federal del Trabajo, se infiere que cuando se ofrece como prueba en el procedimiento laboral un acta administrativa levantada con motivo de una falta atribuible al trabajador, el oferente debe solicitar su perfeccionamiento mediante la ratificación de su contenido y firma, señalando los nombres y los domicilios de los signantes, esto es, el perfeccionamiento de dicho documento se efectuará a solicitud del oferente, para que pueda otorgársele eficacia probatoria, y su omisión no puede subsanarla la Junta respectiva, es decir, si el oferente no pide el perfeccionamiento ésta no está obligada a ordenar el desahogo de la ratificación y, por ende, la omisión de la autoridad bajo ese supuesto no actualiza violación alguna a las leyes del procedimiento laboral; así, sólo si el oferente solicita el perfeccionamiento, la Junta debe ordenar la ratificación aludida, y si no lo hace, se actualiza una violación a las leyes del procedimiento que amerita su reposición, siempre y cuando dicha violación haya trascendido al resultado del laudo y afectado las defensas del quejoso.

• Contradicción de tesis 47/2012. Entre las sustentadas por los Tribunales Colegiados Segundo en Materias Civil y de Trabajo del Décimo Sexto Circuito y el entonces Primer Tribunal Colegiado en Materias Administrativa y de Trabajo del Séptimo Circuito, actual Primer Tribunal Colegiado en Materia Administrativa del Séptimo Circuito.30 de mayo de 2012. Mayoría de tres votos. Disidentes Margarita Beatriz Luna Ramos y Sergio A. Valls Hernández. Ponente Luis María Aguilar Morales. Secretario Aurelio Damián Magaña.

• Tesis de jurisprudencia 65/2012 (10a.). Aprobada por la Segunda Sala de este Alto Tribunal, en sesión privada del6 de junio de 2012.

• Fuente: Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta. Décima Época, Tomo 2, Libro X, p. 856, Materia Laboral, Tesis 2a./J. 65/2012 (10a.), Jurisprudencia, Registro200 1057, julio de 2012.

• El sentido de esta resolución es atinado, pues corresponde al oferente de la prueba asumir y ejecutar las acciones tendientes a perfeccionarla, porque es quien exhibe el documento y tiene la responsabilidad de hacerlo valer, porque la autoridad laboral no está obligada a ordenar la ratificación de las firmas de quienes intervinieron en la elaboración del documento del que se trate.

TIPOS DE ACTAS

Las actas administrativas mas comunes. Son.

1.- POR INASISTENCIAS.

2.- DESOBEDIENCIA A LAS ORDENES DEL PATRON

3.- FALTAS DE PROBIDAD Y HONRADEZ.

4- CONCURRIR EN ESTADO DE EBRIEDAD

5.- ACTOS DE VIOLENCIA.

Consideraciones generales de acuerdo al tipo de acta.

Acta por inasistencias.FUNDAMENTO LEGAL DE LA OBLIGACION.

1.- EN LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO.Obligaciones de los trabajadoresArtículo 134.- Son obligaciones de los trabajadores:I.- Cumplir las disposiciones de las normas de trabajo que les sean aplicablesV.- Dar aviso inmediato al patrón, salvo caso fortuito o de fuerza mayor, de las causas justificadas que le

impidan concurrir a su trabajo

2.- En el Contrato Individual de Trabajo.3- En el Reglamento Interior de Trabajo.4.- En las políticas de la empresa.

Las inasistencias al trabajo sin causa justificada. Pueden ser sancionadas de dos formas.1.- Aplicando el reglamento interior de trabajo con días de descanso sin goce de salario.2.- Analizando si se configura o no la causal de rescisión de mas de 3 faltas en un periodo de 30 días.

• Si las inasistencias las sancionamos disciplinariamente con el reglamento interior de trabajo. Entonces no podemos usar esta misma falta para integrar una causa de rescisión.

• UNA DE LAS CONSIDERACIONES QUE TENEMOS

• QUE TENER PRESENTE ES. • Artículo 784.- La Junta eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en

posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. En

todo caso, corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre:

• III. Faltas de asistencia del trabajador;

• IV. Causa de rescisión de la relación de trabajo;

• Entonces. ANTES DE TOMAR CUALQUIER DECISION TENEMOS

• QUE DETERMINAR QUE PRUEBAS TENEMOS PARA PROBAR QUE LAS INASISTENCIAS DEL EMPLEADO SON INJUSTIFICADAS Y QUE POR TANTO PODEMOS PENSAR EN RESCINDIR LA RELACION LABORAL POR ESTA CAUSA.

Los pasos para poder determinar cual es la sanción o la forma como

podemos proceder son.

1.- LEVANTAMOS EL ACTA ADMINISTRATIVA

Esta prueba documental que contiene un testimonio de los compañero s de trabajo nos sirve para acreditar que el empleado no asistió a sus labores.

2. Checamos los controles de asistencia.

Este elemento debe reforzar los testimonios del acta.

3.- Pedimos al IMSS informe si la empleada (0). Tiene o no certificado de incapacidad medica.

Prueba que nos permite determinar que las inasistencias no se encuentran justificadas con un certificado.

4.- Recibos de pago de nómina. Donde se apliquen los descuentos por las faltas

Esta prueba nos sirve para acreditar que oportunamente le fueron descontadas las faltas injustificadas.

5.- Pedimos informes al supervisor para que nos informe sobre si se extendió algún permiso al empleado para faltar a su empleo.

Este elemento probatorio nos permitirá reforzar la injustificación de la falta.

Qué hacer cuando un empleado acumuló mas de 3 faltas en un mes y se presenta a

laborar.

CUESTIONARIO.• Adicionalmente al levantamiento del ACTA ADMINISTRATIVA es importante plantearle al empleado un cuestionario con las

preguntas centrales del problema

• Que diga el declarante.• 1.- Cuál es su puesto? • 2.- Cuál es su horario de trabajo.• 3.- Quién es su jefe inmediato• 4.- Porqué razón falto usted a su trabajo el día del mes de ______• 5.- Si obtuvo usted algún permiso de parte de la empresa para faltar el día ______• 6.- Si tiene en su poder algún certificado medico del IMSS que ampare las inasistencias a su empleo los

dias______del mes___________________• 7.- Si sabe que en su contrato individual de trabajo esta establecido que el único documento que sirve

para acreditar una falta injustificada a su empleo es el certificado medico expedido por el IMSS.• 8.- Cuál es el domicilio donde se encuentra su centro de trabajo.• 9.- Si como consecuencia de sus faltas injustificadas estas le fueron oportunamente descontadas de su

salario en las semanas correspondientes.