DerechoAUTOMATIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

8/18/2019 DerechoAUTOMATIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

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ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERA

DERECHO CIVIL Y PENAL TEORIA DEL DELITO

AUTOMATIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADESADMINISTRATIVAS

Actualmente la Administración está mostrando cada vez más interés en ser eficaz y

eficiente en el desempeño de todos sus amplios y diversos cometidos. En este sentido, juega un papel fundamental los avances informáticos en la gestión de los procesos

administrativos, tanto para agilizar la tramitación, como para obtener datos que

debidamente interpretados nos puedan ser tiles para e!traer conclusiones sobre la

calidad de los servicios prestados, volumen de trabajo de las unidades o cumplimiento de

objetivos. Automatización de procedimientos es la gestión de las tareas administrativas

mediante la asistencia del computador, mediante una sucesión de pasos ordenados yestructurados que deben cumplir reglas, que culminan en la decisión administrativa.


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• Agilización de la Administración. Mediante una herramienta

ofmática predefnida y exible al mismo tiempo, se eliminan

dudas de tramitación en el gestor y se ayuda a la necesaria

interpretación de las normas.

• Efcacia en la prestación de servicios.

• a automatización lleva apare!ada una mayor celeridad en laresolución y además conlleva obligatoriamente unaracionalización de los procedimientos, con supresión de trámitessuperuos o reiterativos.

•

Me!ora del rendimiento. "on la fnalidad de evitar al principionuevas culturas de traba!o #ue puedan ralentizar el proceso, seha de empezar por proyectos de no excesiva envergadura #uepermitan una asunción ase#uible por el traba!ado.

OBJETIVOS


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FIMATICA$fmáticas %e le llama ofmática al e#uipamiento hard&are yso't&are usado para idear y crear, coleccionar, almacenar,manipular y trasmitir digitalmente la in'ormación necesaria enuna ofcina para realizar tareas y lograr ob!etivos básicos. aofmática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientosofmáticos existentes.


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os (rogramas automatizados pueden ser utilizados para)

• *ncorporar, almacenar y utilizar in'ormación sobre el registro electora

• "apturar y analizar resultados electorales+

• "onservación de inventarios+

• $perar un sitio de internet y una red interna

• "ompartir archivos a travs de una red

• $rganizar un sistema de administración fnanciera, etc.

USO DE LOS PROGRAMAS DEAUTOMATIZACIÓN


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PROGRAMAS MÁS

USUALES EN EL ENTORNOOFIMÁTICA

%on programas #ue permiten crear archivos, texto y programas'uente.

• Están pensados para 'acilitar la elaboración de textos y

posibles modifcaciones 'uturas. Entre sus tareas

'undamentales se pueden mencionar, editar, visualizar, borrar,insertar y buscar-sustituir caracteres.

Editores de te!tos"


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TIPOS DE EDITORES DE TEXTOS

Editores de líneas: #e opera l$nea a l$nea. Ejemplo A%&'( de )#*%+# y E%de ('-. Editores de antalla"

#e puede manejar toda la pantalla.

#e utilizan para la creación y edición de arc/ivos de te!tos.


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#on programas de edición de te!to que permiten borrar o modificar segn se va escribiendo.

ermiten intercalar párrafos, en algunos casos se puede cambiar el tipo y tamaño de la letra e

imprimir y0o guardar el documento.

En el campo de la edición de te!to se /a avanzado muc/o y los editores de te!to /an pasado a

ser procesadores de te!to. #on más avanzados, incorporan nuevas /erramientas, por ejemplolos correctores ortográficos y de errores gramaticales, diferentes formatos de párrafos, letras,

colores y efectos especiales.

&os más conocidos1 2ord 3)icrosoft4

2or5s 3)icrosoft4

2ord erfect 36orel4 2ord #tar 3#oft5ey4

Amiro7 3&otus4

2riter 3#un4

PROCESADORES DE TEXTO.


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ermiten manejar diferentes tipos de datos normalmente de tipo numérico o tipo te!to pero

también /ay otros formatos" alfanumérico, moneda, fec/a.

6uentan con la posibilidad de realizar directamente cálculos sencillos y también incorporan las

funciones para operaciones más complejas.

&os datos en las /ojas de cálculo de presentan en un formato que el usuario puede manipularpara obtener el resultado más óptimo también incluyen creación de gráficos.

&os más conocidos"

E!cel 3)icrosoft4

&otus897 3':)4

;uattro ro36orel4 6alc 3#un4

HOJAS DE CÁLCULO.


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Conocidos como estores de !ases de datos "uando se mane!a mucha in'ormación esta se distribuye en fcheros,cuando la in'ormación esta repartida en muchos fcheros hablamosde bases de datos. Esta base de datos suele estar organizada con unprograma gestor #ue permite la recuperación sencilla de la in'ormación,como puede ser la ordenación, la b/s#ueda ba!o ciertos criterios, larelación entre fcheros etc.

0ay varios programas, algunos muy comple!os y otros más sencillospero para todos es necesario conocer los 'undamentos de la gestióndebase de datos y comprender conceptos como relaciones, registros,integridad, campos, claves.


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Los más cooc!"os so#

• Access 1Microso't2

• $racle 1$racle2.

• (rogress 1(rogress2.

• (aradox 1"orel2.

• d3ase 1d3ase2.

• otus Approachment-4otes 1*3M2.


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6on la llegada de 'nternet los clientes de correo electrónico /an aumentado muc/o.

n cliente de correo electrónico es un programa que instalado en nuestro ordenador

nos permite enviar y recibir mensajes v$a 'nternet. &os primeros gestores permit$an

enviar solamente mensajes de tipo te!to. Actualmente se pueden adjuntar fic/eros de

todo tipo y cada vez de mayor tamaño.


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SU%TES O&%'ÁT%CAS&os distintos programas ofimáticas se agrupan en conjuntos completos llamadossuites. =eneralmente se forman cuando un fabricante decide reunir todos sus

productos bajo un conjunto funcional comn, incluso añadiendo nuevas funciones.

&as caracter$sticas de los productos t$picos que forman una suite son su versatilidad y

su amplitud de funciones, /acer que su utilización se /aya e!tendido no solo en elmundo empresarial sino también en el ámbito domestico. &a tendencia actual en el

desarrollo de suites ofimáticas avanza por dos caminos. rimero, la sencillez e

integración de sus componentes. #egundo, el trabajo en grupo.

6on respecto a la sencillez, las suites ofrecen lo siguiente"

Ayudas cada vez más interactivas, sencillas y potentes. 6onfiguración personalizada de las barras de /erramientas. so de plantillas, asistentes, esquemas, galer$as de dibujos y sonidos.

=ran potencia de los diccionarios y los correctores ortográficos.


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la compatibilidad entre suites viene determinada por el

uso de estándares admitidos por distintos pa#uetescomo el 567 17ormato de 6exto 5ico2 o el 8M1 enguade Margen Extensible2

• os pa#uetes más conocidos son)

• Microso't $9ce Edition (ro'essional :;;


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El uso de la tecnolog$a en la gestión empresarial es la aplicación de

un conjunto de prácticas que le permiten establecer una estrategia en materia de

tecnolog$a congruente con sus planes de negocio. En el ambiente empresarial la

gestión tecnológica se revela en sus planes, pol$ticas y estrategias tecnológicas

para la adquisición, uso y creación de tecnolog$a, as$ como cuando se asume

la innovación como eje de las estrategias de desarrollo de los negocios. crear una

mentalidad innovadora, enfocada /acia el aprendizaje permanente que sirva de

sustento al crecimiento de la acometividad en el largo plazo.

TEC$OLO"(A D'%$%STRAT%)A


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ACC%O$ES O PASOS PARA LA %$%C%AC%#$DE U$ PLA$ TEC$OL#"%CO

%$)E$TAR%AR: 6onsiste en recopilar tecnolog$as disponibles a

nivel mundial lo cual implica conocer las tecnolog$as utilizadas ydominadas por la empresa que constituyen su patrimonio tecnológico

)%"%LAR: #ignifica estar alerta sobre la evolución de nuevastecnolog$as, sistematizar las fuentes de información de la

empresa, vigilar la tecnolog$a de los competidores. 'dentificar elimpacto posible de la evolución tecnológica sobre las

actividades de la empresa.


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E)ALUAR" %eterminar la competitividad y el potencial tecnológico propio,estudiar posibles estrategias de innovación e identificar posibilidades de

alianzas tecnológicas.

E$R%*UECER:En esta etapa se trata de"

%iseñar estrategias de investigación y desarrollo.

riorizar tecnolog$as emergentes, clave y periféricas.

%efinir una estrategia de adquisición de equipo y tecnolog$as e!ternas.

%efinición de proyectos conjuntos o alianzas.

%eterminar estrategia de financiamiento a proyectos.


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AS%'%LAR:na vez que /aya repasado los pasos anteriores a/ora procede asimilar y actuar, en la e!plotación

sistemática del potencial tecnológico mediante"

rogramas de capacitación.

%ocumentación de tecnolog$as de la empresa.

%esarrollo de aplicaciones derivadas de tecnolog$as genéricas.

=estión eficiente de recursos.

PROTE"ER:

or ltimo resta proteger la tecnolog$a de su empresa a través del establecimiento de una pol$tica depropiedad intelectual que incluya" patentes, derec/os de autor, marcas, diseños industriales y

secretos.

6abe indicar que equivocadamente se piensa que la tecnolog$a es un aspecto que tiene que ver

solamente con actividades de la producción a través de los cuestionamientos sobre cómo mejorar un

producto e!istente, cómo ingeniar uno nuevo y cómo /acer más productos.


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)ejorar la competitividad de las empresas aumentando el nivel tecnológico

mediante la creación de nuevas tecnolog$as aplicadas a productos y

procesos. =estionar la concesión de ayudas pblicas para la mejora de la tecnolog$a.

?omentar las tareas de investigación y desarrollo.

otenciar la colaboración entre empresas, universidades y centros de

investigación.

romover la transferencia de tecnolog$a y organiza sesiones de divulgación

que ponen en contacto la oferta y la demanda de tecnolog$a.

O+JET%)OS DE LA %$$O)AC%#$TEC$OL#"%CA


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"$4"?"*$4E%

• 0ace unos a@os los ma#uinas autómatas o robots tan solo

se vean como un producto de la ciencia fcción, hoy en

da es más #ue una realidad. %in embargo, aun 'altan

avances para llegar a contar con ese robot #ue podemos

ver en las pelculas #ue habla e interact/a conrazonamiento hacia los humanos, pero sin duda, tan solo

es cuestión de tiempo, para poder encontrarlo en cada

uno de nuestros hogares, ya #ue como he demostrado en

el presente traba!o, dichas ma#uinas automatizadas

traerán una serie considerable de benefcios para la vida

diaria.

• El uso de productos autómatas permitirá a las personas

realizar sus actividades de manera más rápida, precisa, y

con menores costos, además de brindarles mayor

seguridad en hogares, industrias y cual#uier lugar en #ue


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5E"$ME4BA"*$4

Be los propietarios de la empresa, depende el tener una buena

automatización al C;;D, siempre y cuando esto les garantice

remuneración económica, lo cual se les podra demostrar con los

resultados obtenidos al fnal del proyecto de automatización.


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LA DEPARATA'E$TAL%,AC%#$#e entiende por departamentalización la acción de organizar la actividad empresarial por

departamentos

&a departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada

organización, actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas. En un primer momento se

reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que permite obtener ganancias de

productividad. A continuación, se procede a la departamentalización con el objetivo de lograr unagestión eficiente.

El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres maneras distintas,

originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a saber"

%ivisión por jerarqu$a

%ivisión por funciones

%ivisión por división 3unidad0 delegación, grupo de clientes, grupo de productos, proyecto, etc.4


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T%POS DE DEPARTA'E$TAL%,AC%#$ POR &U$C%O$ES:


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POR ÁREA "EO"RÁ&%CA #e denomina departamentalización territorial o registral o por ubicación geográfica. @equiere

diferenciación y agrupación de las actividades de acuerdo con la ubicación donde el trabajo se

desempeñara, o con un área de mercado a ser servida por la empresa.

&a departamentalización territorial es bastante comn en empresas que operan en amplias áreasgeográficas. En este caso, puede ser importante que las actividades en una determinada área del

territorio se agrupen y se asignen a un gerente.

POR CL%E$TELA &a departamentalización tomando como base a la clientela involucra la diferenciación y la

agrupación de las actividades segn el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el

trabajo. &as caracter$sticas que se deben tener en cuenta son" edad, se!o, nivel socioeconómico,

tipo de consumidor, etc.4.


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POR PROCESOS


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SELECC%#$ DE ALTER$AT%)AS DE LADEPARTA'E$TAL%,AC%O$

&os tipos de departamentalización e!puestos no indican con claridad cómo se establecen

las interrelaciones entre los diversos departamentos ni cómo deben estar subordinados.


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&a departamentalización es un medio para organizar las actividades de la empresa, con elfin de facilitar la consecución de sus objetivos. E!isten cuatro principios que en buena parte

permiten adecuar el problema de la departamentalización"

Permite de maor /so. El departamento que más se utiliza una actividad debetenerla bajo su jurisdicción.

Princi0io de maor inter1s. El departamento que presente el mayor interés poruna actividad debe supervisarla, pues se /ace proficiente en ella.

Princi0io de se0araci2n del control. &as actividades de control deben serautónomas.

Princi0io de s/0resi2n de la com0etencia. #e debe eliminar la competenciaentre departamentos agrupando diversas actividades en un nico departamento.


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Es conocer y entender la aplicación y los tipos más comunes para la división de las

funciones de la organización.

A través de la división del trabajo las diversas labores se subdividen de la manera

más lógica posible para permitir la especialización tanto de un actividad mentalcomo física. Su objetivo es conforme y vino a incrementar la eficiencia en la

ejecución de las funciones.

OBJETIVOS DE LA

DEPARTAMENTALIZACION

istar todas las 'unciones de la empresa.

"lasifcarlas.Agruparlas seg/n un orden !erár#uico.

Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

Especifcar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación

entre las 'unciones y los puestos.


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7omenta un cierto tipo de coordinación y permite el uso máximo de lashabilidades personales y del conocimiento especializado.

(ermite el crecimiento y la diversidad de los productos y serviciosproporcionados por la empresa.

Este tipo de departamentalización o'rece un campo de capacitaciónmedible para gerentes generales.

(ermite a las personas identifcarse con un producto en particular ydesarrollar un gran espritu de solidaridad.

%e concentra la atención en las lneas de productos.

%e permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios.

a responsabilidad recae sobre el nivel divisional.

VENTAJAS


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a necesidad de contar con más personas con capacidadesadministrativas generales.

4ecesitan tener sufcientes decisiones y control a nivel de las ofcinas

centrales para asegurar #ue no se desintegre toda la empresa.

6iende a hacer más di'cil el mantenimiento de servicios centraleseconómicos y presenta cada vez más problemas de control de la altagerencia.

%e concentra la atención en las lneas de productos.

%e permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios.

&a responsabilidad recae sobre el nivel divisional.

%emasiada especialización e!ige un grupo numeroso de personas con saberes especializados a

DESVENTAJAS


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"$4"?"*$4

%e puede afrmar #ue la departamentalización no es un fn en smisma, sino un medio para 'acilitar la obtención del ob!etivo de

la empresa.

Es necesario realizar la 'unción de departamentalización de una

empresa, ya #ue esta tarea permita el buen desarrollo de lasactividades #ue se establecen en la misma y por ende sirven de

soporte para el alcance de cada uno de los ob!etivos #ue ha

planteado la empresa.

a descripción de puestos no solamente es un 'actor importante

para la buena organización de traba!o, sino #ue tambin permite#ue cada uno de los empleados se adapten a sus puestos de

traba!o y por su propia voluntad asuman sus responsabilidades y

deberes al momento de desempe@ar sus tareas.


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ara realizar una buena departamentalización tenemos que tener en cuenta la división y el

agrupamiento de las funciones y actividades en unidades espec$ficas con la finalidad de aplicar un

modelo de organización especifico. ara llegar a determinar esos criterios se tiene que aplicar el

siguiente procedimiento"

a4 &istar todas las funciones de la empresa

b4 6lasificar segn su función

c4 Agruparlas segn orden jerárquico

d4 Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas

e4 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y lospuestos.

f4 Establecer l$neas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

g4 El tamaño, la e!istencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el

tamaño y las necesidades espec$ficas de la empresa y las funciones involucradas.

RECO'E$DAC%O$ES

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